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ACESSUS – Contabilidade Ltda. – CRC RS 3.677
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Documentos e procedimentos
1. Solicitação de serviços
Os serviços devem ser solicitados através da página www.acessus.com.br, no
link [ACESSO RESTRITO], digitando o login e a senha cadastrado. Não se lembrando da
senha e login, favor enviar e-mail para [email protected], escrevendo no
campo [ASSUNTO], “Senha” e o nome da empresa. Retornaremos o e-mail com o login e
senha novos.
Os serviços são separados por departamento. No momento do cadastro do serviço,
o responsável do departamento receberá notificação e imediatamente o colocará no
cronograma para execução.
Os serviços de reprocessamento de informações (ex.recálculo de folha de
pagamento devido aumento de salário para empregado) ou reemissão de documentos
(ex.cálculo de guias para pagamento fora do vencimento/em atraso) também deverão ter
suas solicitações anotadas no sistema WEB.
Não possuindo acesso a internet, a solicitação será feita por fax e/ou telefone,
onde o escritório registrará no sistema para controle interno.
Os procedimentos apresentados nesse manual deverão ser obedecidos.
Havendo dificuldade para o seu devido cumprimento, favor entrar em contato com o
setor responsável a fim de adequarmos o procedimento.
2. Trânsito de documentos
Toda a documentação, entrada e saída do escritório, deverá constar em
protocolo, em duas vias, preferencialmente discriminativo.
Trabalhamos com serviço de MOTOBOY. Por ocasião de firmado o contrato, foi
estimado média de uso desse serviço para as remessas e envios de documentos
possuem. Ultrapassando essa média, será cobrado valor adicional.
Os documentos, em suas remessas, deverão estar organizados conforme
estipulado nesse manual.
3. Prazos para os serviços
Sabendo que todos os serviços são prioridade para você, cliente, trabalhamos com
um cronograma organizacional para que as tarefas sejam executadas com a maior
breviedade possível.
À todo o serviço, será determinado prazo para execução. Esse prazo será
determinado pelo escritório, dentro do cronograma de prioridades.
4. Organização documentos Departamento Pessoal
A documentação relativa ao departamento pessoal deverá obedecer os seguintes
critérios:
• ADMISSÃO
Para admissão, considerando a necessidade de manutenção completa do cadastro do
empregado, devem ser enviados os seguintes documentos e informações:
–
CTPS Carteira de Trabalho e Previdência Social;
–
Cópia de Carteira de Identidade;
–
Cópia de comprovante de CPF/MF;
–
Cópia de comprovante de endereço;
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Cópia da carteira nacional de habilitação (para motoristas);
Cópia da carteira de registro profissional (quando profissional legalmente habilitado);
Cópia da certidão de nascimento dos filhos (se menores de 14 anos);
Cópia da certidão de nascimento dos dependentes para fins de Imposto de Renda;
Cópia da carteira de vacinação e do comprovante de matrícula, para fins de salário
família;
Valor do salário contratado e forma de pagamento;
Função do empregado;
Exame adminissional.
As admissões serão efetuadas para a folha de pagamento do mês em que forem
remetidas, se recebidas até o dia 23 (vinte e três) do mês. A partir dessa data, começam
as rotinas de processamento da folha de pagamento, o que inviabilizará a inclusão de
novos empregados sem o reprocessamento total da folha de pagamento.
• RESCISÃO CONTRATUAL
Para a rescisão contratual, é necessário verificar os seguintes procedimentos:
–
Dissídio sindical e sindicato: verificar prazos de pagamento do dissídio;
–
Formas de contratação e rescisão: verificar prazos para comunicação (aviso prévio),
bem como a forma de encerramento do trabalho (trabalhado ou indenizado) e os
prazos para pagamento das verbas rescisórias;
–
Agendamento com sindicato ou MTB (Ministério do Trabalho): verificação da
necessidade de homologar a rescisão, como e onde homologar, bem como a
documentação necessária exigida pelo ente homologador;
Para referência (exemplo), lembrar que o prazo para pagamento de rescisões de aviso
prévio indenizado é de 10 (dez) dias e término de contrato é o dia seguinte ao término.
Os documentos necessários para a rescisão:
CTPS;
Exame demissional;
Aviso prévio;
Extrato do FGTS;
Se menor, anuência dos pais/responsáveis.
–
–
–
–
–
Os prazos para envio e solicitação das rescisões deverão obedecer os prazos
determinados pela CLT, conforme procedimentos descritos nesse item.
• FÉRIAS
Documentos necessários para encaminhamento de férias:
–
CTPS;
–
Períodos de gozo das férias.
Aproveitamos e reiteramos das seguintes observações que se fazem necessárias:
Não deixar acumular períodos de férias para não incorrer na dobra;
Exigir exame de saúde de retorno de férias;
–
–
• FOLHA DE PAGAMENTO
O processamento da folha de pagamento mensal inicia-se no dia 23 (vinte e três).
Admissões, rescisões, concessão de férias, alterações de salários e funções deverão ser
comunicadas até esse dia, para que seja processada dentro dos prazos legais e
organizacionais.
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Para o processamento da folha, deverão ser observados:
–
Planilha de horas de trabalho, faltas e horas extras, deverão ser enviados até o dia 25
(vinte e cinco);
–
Empresa que possui obras, deverá já no envio das horas de trabalho, identificar as
obras laboradas por empregado;
–
Possuindo obras, identificar e remeter: CEI da obra, contratantes e NF's emitidas
correspondente aos serviços prestados;
–
Sendo necessário elaborar disquete para crédito em conta de empregados, identificar
os bancos para que possamos adequar o sistema de processamento;
–
Alterações e correções da folha devem ser comunicadas em tempo hábil para ajuste
nos relatórios, envelopes e demais obrigaçõe legais.
–
No processamento da flha de pagamento serão enviados os documentos de
arrecadação dos tributos e encargos incidentes, tais como GPS, SEFIP e DARF.
• ADIANTAMENTO QUINZENAL
Para adiantamento quinzenal, observar:
–
Dissídio sindical;
–
Empregados admitidos e empregados afastados (férias, doença, em período
rescisório): determinar inclusões e exclusões do adiantamento até o dia 10 (dez) de
cada mês para o correto processamento.
• DOCUMENTAÇÃO
Os documentos de departamento pessoal não deverão estar misturados com documentos
fiscais e contábeis:
–
GPS
–
SEFIP's
–
Envelopes de pagamento
–
Documentos rescisórios
–
Comprovantes sindicais
• RECLAMATÓRIA TRABALHISTA/ACIDENTE DE TRABALHO/NOTIFICAÇÕES
Quando da efetivação de acordo ou sentença trabalhista, enviar cópia do documento para
inclusão nos relatórios obrigatórios. Deve ser enviada a petição inicial e ata da audiência
para o cálculo.
Igual procedimento deverá ser adotado quando do recebimento de notificação ou da
ocorrência de acidente de trabalho (CAT). Também deve ser notificado, tão logo da
ocorrência, as movimentações de empregados em virtude de doença, benefícios, entre
outros.
5. Organização documentos Departamento Fiscal
A documentação fiscal deverá ser separada obedecendo o seguinte critério:
–
Comprovantes de recolhimento tributário: separar por tipo de documento (DARF,
Guias de ISSQN e Guias de ICMS) e separar dos demais documentos fiscais e
contábeis;
–
Notas fiscais deverão vir em ordem numérica (saídas) e/ou ordem de data (entradas);
–
Movimento até 70 (setenta) notas fiscais mensais, deverão ser enviadas até o dia 5
(cinco) do mês subseqüente;
–
Movimento acima de 70 (setenta) notas e abaixo de 150 (cento e cinqüenta) notas
fiscais, deverão vir em duas partes: até o dia 20 (vinte) referente primeira quinzena
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do mês e até o dia 5 (cinco) referente a segunda quinzena do mês;
–
Movimentos acima de 150 (cento e cinqüenta) notas fiscais, enviar semanalmente, na
segunda-feira, a documentação da semana anterior;
–
Nos itens acima, considerar notas fiscais de entrada e saída, bem como reduções de
ECF;
–
Separar comprovante de pagamento de ICMS antecipado e adicional de alíquota,
incluindo junto das demais guias enviadas para o devido aproveitamento de crédito;
–
Enviar mensalmente, relatório das notas fiscais emitidas (quando por emissão
eletrônica), até o dia 5 (cinco) para devida confrontação e conferência de
processamento;
–
Sempre que houver a compra/contratação de serviço ou mercadoria onde ocorra
retenção de tributos (tais como INSS, ISSQN, IRFonte e Contribuições Sociais), enviar
fax imediatamente para a emissão correta das guias.
–
Separar os documentos fiscais de entradas (compras e contratações de serviços) dos
documentos de saídas (vendas e prestações de serviços)
–
Enviar relação das notas fiscais anuladas, apresentando o motivo.
Importante: Quando recebido notas fiscais eletrônicas de fornecedores / prestadores de
serviço, é necessário sua conferência de validade após sete dias contados da sua
emissão. Esse procedimento decorre da possibilidade da NF’e ser anulada até sete dias da
emissão. Essa consulta é efetuada através do sítio http://www.sefaz.rs.gov.br/NFE/NFECOM.aspx. Sugerimos aposição de carimbo identificando a data e nome do conferente.
6. Organização documentos Departamento Contábil
A documentação contábil deverá vir destacada da documentação fiscal, onde constará:
–
Extratos bancários, inclusive de aplicações financeiras;
–
Documentos extra-caixa: cópias de cheques e comprovantes de pagamentos;
–
Quando o documento pago for comprovante de impostos (exemplo), anexar cópia da
guia paga;
–
Livro caixa: se diário, com cópia da folha e documentos que atestam a
movimentação;
–
Inventário de estoque: é necessário a elaboração de estoque mensal;
–
Contratos de financiamento e demais contratos contábeis (ex.:seguros): enviar cópia
do documento para contabilização;
–
Caso a empresa mantenha controle de estoque, livro caixa, contas a pagar e receber
em arquivo eletrônico, verificar a possibilidade de envio do mesmo em meio
magnético/digital.
7. Arquivo da documentação e trânsito da documentação
O escritório remeterá, em devolução, a documentação conforme os prazos abaixo:
Documentação contábil
- Caixa, extra caixa, contas a pagar e contas a receber: após o processamento serão
devolvidos para o devido arquivamento dentro dos prazos legais;
- Livros contábeis: após o registro no órgão competente, serão devolvidos ao cliente.
Documentação fiscal
- Notas fiscais entrada, saída e serviços: após o processamento serão devolvidos para o
devido arquivamento dentro dos prazos legais;
- Livros fiscais: após o registro no órgão competente, serão devolvidos ao cliente;
- Declarações e demais obrigações acessórias: após a entrega da última declaração do
ano fiscal, serão devolvidas para o cliente para o seu arquivo.
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Documentação de departamento fiscal
- Relatórios da folha de pagamento: após a entrega da última declaração do ano fiscal,
serão devolvidas para o cliente para o seu arquivo;
- Guias de pagamento e declarações: após a entrega da última declaração do ano fiscal,
serão devolvidas para o cliente para o seu arquivo;
- Documentação dos funcionários: sempre deverão ser mantidas na empresa.
Remessa, envio e recebimento de documentos
Todo o trânsito de documentos entre cliente e escritório deverá estar acompanhado de
protocolo em, no mínimo, duas vias, ficando, após o ciente do recebimento com a devida
conferência e possíveis ressalvas, uma em poder do cliente e outra em poder do
escritorio para devido arquivo.
Será disponibilizado malote para os clientes que serão utilizados exclusivamente para
envio e remessa de documentos entre escritório/cliente.
8. Contrato de serviço, faturamento e cobrança
O contrato de prestação de serviços contábeis estará disponível para consulta on-line no
item [ACESSO RESTRITO] da página da Acessus. Nesse item, estará discriminado os
serviços contratados bem como itens por serviço;
O faturamento é processado mensalmente, no dia 25 de cada mês. A cobrança é por
sistema de cobrança bancária, onde é enviado, juntamente com a Nota Fiscal, o bloqueto
para pagamento junto ao Banco do Brasil. Não recebendo o bloqueto, o mesmo poderá
ser enviado por e-mail ou poderá ser retirada segunda via, diretamente no Banco do
Brasil.
Nos pagamentos fora do prazo, incidem 1% de juros ao mês e multa contratual de 2%
sobre o valor.
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