11/3/2015
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DISCLAIMER: The screening of your application will be conducted based on the information
in your profile. Before applying, we strongly suggest that you review your profile to ensure
completeness, especially the education and experience sections.
Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the
closing date of the announcement.
Details
Vacancy code
VA/2015/B5414/8802
Position title
Assistente Administrativo/a e de Recursos Humanos
Department/office
LCR, AROH, Brazil
Duty station
Brasilia, Brazil
Contract type
Local ICA Support
Contract level
LICA­5
Duration
3 meses, com possibilidade de extensão.
Application period
27­Oct­2015 to 09­Nov­2015
United Nations Core Values: Integrity, Professionalism, Respect for Diversity
Background Information ­ UNOPS
“O UNOPS possui um papel fundamental na prestação de serviços de gestão para as nossas
operações salva­vidas, humanitárias, de construção da paz e de desenvolvimento. Eu tenho visto
muitos exemplos de como estas atividades ajudam pessoas em sofrimento, em partes
conturbadas do mundo” ­ Ban Ki­moon, Secretário Geral das Nações Unidas.
O Escritório das Nações Unidas de Serviços para Projetos (United Nations Office for Project
Services ­ UNOPS), é o organismo operacional das Nações Unidas que apoia diferentes parceiros
na implementação de projetos de construção da paz, de ajuda humanitária e de desenvolvimento.
O UNOPS ajuda a traduzir políticas em ações.
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A missão do UNOPS é servir aos necessitados, expandindo a capacidade da ONU, de Governos,
organizações privadas, ONGs e de outros parceiros, na gestão de seus projetos, de maneira
eficiente e sustentável; aumentando a rapidez, diminuindo os riscos, impulsionando o custo­
benefício e melhorando a qualidade.
Os principais serviços da UNOPS incluem gestão sustentável de projetos, infraestrutura
sustentável e compras sustentáveis. Nossos projetos vão desde o gerenciamento de rodovias no
Sudão do Sul e a construção de abrigos no Haiti, à compra de computadores para a educação na
Argentina.
O UNOPS emprega mais de 7000 pessoas, em nome dos parceiros, criando centenas de
oportunidade de emprego nas comunidades locais. Com sede em Copenhague, Dinamarca, uma
rede de 5 escritórios regionais e mais de 20 centros de operações e projetos, o UNOPS
supervisiona atividades em mais de 80 países.
O UNOPS ajuda seus parceiros a construir escolas, estradas, pontes, hospitais, prisões e quarteis
de polícia. Em nome de seus parceiros, o UNOPS treina trabalhadores de construção, oficiais de
compras e funcionários públicos, além de organizar complexas ações como capacitação para
eleições e de preparação em casos de desastres naturais. O UNOPS adquire mercadorias que
vão desde veículos a suplementos médicos, e ainda administra pequenos empréstimos e gerência
fundos.
Functional Responsibilities
Sob a supervisão direta da Gerente de Programas do UNOPS no Brasil, o/a Assistente
Administrativo(a) e de Recursos Humanos oferecerá serviços de suporte para os projetos sob
execução direta do Centro de Projetos do UNOPS no Brasil (BRPC), garantindo alta qualidade,
precisão e coerência nos trabalhos.
Serão responsabilidades do assistente de projeto as seguintes atividades operacionais elencadas
abaixo:
Tarefas Administrativas: · Conduzir as atividades cumprindo com as regras, alinhamentos, políticas e estratégias de
Administração do UNOPS;
· Trabalhar em colaboração com os Gerentes de Projeto na organização das atividades do
projeto para submissão à Gerente do Programa;
· Manter os arquivos e registros relevantes ao projeto organizados;
· Apoiar a organização da agenda de reuniões da equipe do Projeto;
· Oferecer suporte na organização de missões, reuniões, conferências, treinamentos e
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eventos;
· Coordenar viagens: cotar e reservar passagens áreas e hotéis, preparar autorizações de
viagens, preencher formulários para prestação de contas de diárias e despesas, etc; · Apoiar na condução de processos de compras;
· Preparar de ordens de compras e registrar fornecedores no sistema de ERP, além de recibos
para pagamentos a consultores e fornecedores;
· Manter o repositório central de documentos de projetos atualizado;
· Assegurar o registro das informações requeridas no respectivo sistema;
· Contribuir com o trabalho das redes de suporte e assegurar o fluxo de comunicação e
cooperação com o Hub América Latina e Caribe.
Tarefas de Recursos Humanos:
· Atuar como ponto focal para assuntos de Recursos Humanos no escritório do UNOPS no
Brasil;
· Conhecer e atuar em conformidade com as regras, políticas e procedimento de Gestão de
RH do UNOPS
· Apoiar na preparação e revisão de Termos de Referências para contratações de pessoal;
· Coordenar as entrevistas: verificar disponibilidade dos componentes do painel de
recrutamento, reservar salas, enviar convites para entrevistas;
· Preparar a Folha de Avaliação com o planejamento de horários, dados dos candidatos,
perguntas técnicas e ponderações;
· Preparar e enviar da ata das entrevistas para assinatura;
· Apoiar, quando necessário, no levantamento de referências dos candidatos selecionados;
· Providenciar todos os documentos de entrada para os novos recrutados (credenciais para a
Casa da ONU, acesso ao sistema, UN ID, assinatura de e­mail, cartões de visita, etc);
· Informar e orientar os contratados sobre os cursos mandatórios do UNOPS;
· Manter os dados da equipe atualizados nos sistemas internos de controle;
· Manter a lista de contatos em dia;
· Supervisionar e validar a planilha de férias da equipe com os respectivos Gerentes de
Projetos e Gerente de Programa.
Education/Experience/Language requirements
Educação
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Diploma universitário de Graduação em Administração de empresas, Recursos Humanos,
Psicologia ou outras áreas afins.
Experiência Profissional
Experiência mínima de 1 ano na área de administração e/ou recursos humanos.
Será valorizada também experiência em gestão pública ou em administração e gestão no
âmbito das Nações Unidas.
Idiomas
Fluência escrita e falada dos idiomas Português e Inglês.
O domínio do Espanhol será considerado uma vantagem.
Competencies
Além dos valores e competências da ONU / UNOPS:
· Capacidade de compartilhar conhecimento e experiências;
· Trabalho proativo e interesse em aprender fazendo uso de ferramentas online;
· Busca por desenvolvimento pessoal;
· Gosto por ambientes de trabalho diversos e multiculturais;
· Capacidade de executar, simultaneamente, uma variedade de tarefas relacionadas com a
gestão administrativa e de recursos humanos dos projetos;
· Orientação ao resultado para cliente/contraparte e vocação para o trabalho em equipe;
· Fortes habilidades de informática
· Capacidade de propor melhorias aos processos;
· Autogerenciamento e auto­organização para o cumprimento dos prazos, mantendo altos
níveis de qualidade;
· Resposta positiva e construtiva às críticas e feedbacks;
· Capacidade de comunicação oral e escrita em portugués e inglês.
· Capacidade para trabalhar sob pressão;
· Habilidade para permanecer calmo(a), mantendo o controle e o bom­humor, mesmo em
situações de estresse.
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Contract type, level and duration
Contract type: Individual Contract Agreement (ICA)
Contract level: Local ICA 5 ­ Support
Contract duration: 3 months with possibilities of extensión.
For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job­opportunities/what­we­offer/Pages/Individual­
Contractor­Agreements.aspx Additional Considerations
Please note that the closing date is midnight Copenhagen time (CET) 9 p.m. Brazil
Applications received after the closing date will not be considered.
Only those candidates that are short­listed for interviews will be notified.
Qualified female candidates are strongly encouraged to apply.
For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level
than the advertised level of the post
The incumbent is responsible to abide by security policies, administrative instructions, plans
and procedures of the UN Security Management System and that of UNOPS. It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential recruits/interns. Recruitment/internship in UNOPS is contingent on the results of such checks.
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