Instruções de Contagens Físicas:
Os procedimentos de contagem física são definidos pelo órgão de gestão, servindo de base à
preparação das DF’s (inventário intermitente) ou para determinar a credibilidade do inventário
permanente.
A fim de conseguir uma inventariação fiável os procedimentos a adoptar devem incluir, entre
outros, os seguintes aspetos:
PROCEDIMENTOS DE PRÉ-INVENTÁRIO:
1. Supervisão do planeamento e execução do inventário por pessoal suficientemente experiente,
incluindo algum que provenha de funções não directamente responsáveis pelas existências;
2. Deve ser nomeado um responsável máximo pelas contagens que terá como função a
supervisão, coordenação e decisão sobre os problemas que ocorram durante o período de
contagem;
3. Composição das equipas de contagem, preferencialmente formadas por:
• Um funcionário administrativo que terá como função contar e anotar as quantidades;
• O responsável do armazém/secção que terá como função identificar os produtos e contar;
• Um auxiliar que terá como função ajudar à contagem e na movimentação de existências;
4. Deverão ser formadas tantas equipas de contagem quantas as necessárias, de forma a que as
mesmas se processem da forma mais rápida e precisa, tendo em conta os vários
armazéns/secções da empresa;
5. Concepção cuidadosa, com prévia numeração e controlo da emissão das folhas de inventário
para evitar substituições erradas ou fraudulentas, omissões, alterações ou acréscimos de folhas
de existências;
6. Arrumação, por famílias de existências, e respectiva marcação (v.g. etiquetas) de forma a
facilitar a contagem e a minimizar o risco de omissão ou contagem dupla dos elementos das
existências;
7. Os movimentos das existências (v.g. transferências entre armazéns) deverão ser suspensos
no(s) dia(s) da contagem e, caso ocorram, devem ser exaustivamente levantadas e justificadas
todas essas situações;
8. Os produtos de terceiros (v.g. matérias-primas para transformar ou produtos acabados já
facturados) devem estar devidamente identificados, de modo a não serem, por equívoco,
considerados como existência da empresa;
9. Deve ter-se o cuidado de se proceder à inclusão, nas contagens das existências, daquelas que
são da empresa mas que permanecem fora das áreas principais e das instalações (v.g. existências
em trânsito, existências em poder de terceiros por motivos de subcontratação de alguns
serviços);
10. Proceder ao “corte” de operações relativamente à recepção (compras) e expedição (vendas)
de existências.
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Os procedimentos de contagem devem estabelecer normas que permitam “cortes” na receção de
compras e vendas, que garantam a contabilização das transações no período contabilístico a que
respeitam.
Deve confirmar-se que todas as encomendas recebidas até à data da contagem foram incluídas
no inventário físico e que as correspondentes faturas foram contabilizadas. Deve também
assegurar-se que todos os inventários respeitantes a encomendas de clientes, até à data do
inventário, foram dele excluídas e as faturas emitidas e contabilizadas.
• “corte” de recepção e compras:
a) confirmar que todas as encomendas recebidas até à data da contagem foram incluídas no
inventário físico e que as correspondentes facturas foram registadas como um passivo;
b) confirmar que não foram considerados passivos correspondentes a
encomendas não recepcionadas;
• “corte” de expedição e vendas:
a) confirmar que todas as encomendas escrituralmente expedidas até à data do inventário foram
deste excluídas;
b) confirmar que não foram efectuadas expedições sem se ter registado o respectivo proveito;
11. As folhas de contagem (p.e. ANEXO N.º 2) deverão ser numeradas sequencialmente não
podendo ser destruídas. Deverá proceder-se ao registo da quantidade de folhas que foram
entregues a cada equipa de contagem, para posterior controlo. Em caso de engano, deve
inutilizar-se a folha com um traço, deixando-a na sua ordem;
PROCEDIMENTOS DURANTE O INVENTÁRIO:
12. A contagem deverá ser efectuada de forma linear e sistemática de acordo com a arrumação
dos artigos em armazém e de maneira a cobrir toda a existência física, sendo necessário
identificar a fase de fabrico para o caso dos produtos e trabalhos em curso;
13. As folhas de contagem devem ser preenchidas a tinta e devem ser assinadas pelos que a
executam;
14. As equipas de contagem deverão inscrever nas respectivas folhas, notas identificativas dos
artigos obsoletos, danificados e de baixa rotação;
15. Escolha de bases estatísticas válidas para amostras que se seleccionam sempre que não
sejam verificadas em pormenor todas as existências;
16. Deverão ser identificadas, contadas e registadas as existências em circunstâncias difíceis
(v.g., existências misturadas, a granel e em grandes quantidades, contentores fechados,
existências perigosas ou sujeitas a normas de segurança);
PROCEDIMENTOS APÓS O INVENTÁRIO:
17. Controlo da recolha das folhas de inventário e a sua salvaguarda após a contagem para
proteger contra substituição errada ou fraudulenta, omissões, alterações ou acréscimos de folhas
de existências;
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18. No final das contagens, as folhas recolhidas deverão ser entregues ao responsável pelo
inventário que procederá à sua conferência;
19. Os resultados das contagens deverão ser introduzidos numa folha de cálculo ou software
específico preparados para o efeito;
20. Dever-se-á proceder à comparação do resultado das contagens com os registos
contabilísticos, no caso de existência de programa de gestão de stocks e ou inventário
permanente.
21. A valorização das existências deverá ser efectuada de acordo com as regras definidas no
ponto 5.3 do Plano Oficial de Contabilidade (POC);
22. Sempre que o valor provável de venda não permita recuperar o valor inventariado (v.g.
artigos obsoletos, danificados e de baixa rotação), devem constituir-se e contabilizar-se
ajustamentos (anteriormente designados de provisões) para ajustar o valor das existências.
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