Política de subsídio à viagem para a Assembleia Geral 2015
1. Elegibilidade
Para que a maior quantidade possível de pessoas possa participar da 4a Assembleia Geral, a
Associação 4C poderá disponibilizar recursos, conforme solicitação, para apoiar a adesão à este
importante evento. A Associação 4C poderá fornecer subsídio para apoiar os custos de viagem e
acomodação dos membros representantes de organizações que não tenham os fundos
necessários. Os membros elegíveis ao subsídio são aqueles das câmaras dos Produtores e
Sociedade Civil de países produtores de café, assim como membros associados (organizações)
afiliadas à estas duas câmaras. Considerando o orçamento limitado da Associação 4C, somente
solicite o subsídio se os custos não puderem ser absorvidos pela sua organização e caso a sua
participação não seja possível sem este apoio.
2. Extensão do Subsídio
O valor total disponível para subsídios para a Assembleia Geral 2015 é de 20.000 Euros.
Dependendo da solicitação, o subsídio poderá cobrir despesas de viagem e acomodação até 750
Euros por membro (somente para membros de países produtores de café).
O subsídio não será realizado à vista, cobrirá somente custos documentados e até o valor
máximo.
Para solicitar o subsídio de Viagem & Acomodação, preencha o formulário de
solicitação antes do dia 31 de marco de 2015.
3. Tipos de custos subsidiados:
Estarão sujeitos ao subsídio os seguintes tipos de despesas:
 Viagem (incluindo despesas legais conectadas à viagem, assim como custos com seguro)
 Acomodação
Custos com transporte: em geral, somente notas com preços de nível médio serão aceitas.
Para voos, a classe econômica é o nível apropriado; no caso de trens, 2a classe. Os custos com
transporte devem corresponder à uma conexão direta e devem estar temporariamente
relacionados à Assembleia Geral. É imperativo que os participantes economizem, realizando suas
reservas com antecedência.
Ajudas de custo: não será cedida ajuda de custo.
Hotel: o Secretariado não fará reserva de hotel para os participantes.
Seguro-viagem: encorajamos que os participantes solicitem e paguem o seguro-viagem.
Visto: o Secretariado poderá apoiar os participantes com suas solicitações de visto com o envio
de cartas-convite oficiais.
Coffee breaks e refeições: a Associação 4C fornecerá à todos os participantes (sem
reembolso) coffee breaks, almoços (dias 10 e 11 de junho de 2015), além de um jantar de
recepção no dia 10 de junho de 2015.
4. Processo de subsídio
4.1 Os participantes deverão enviar suas solicitações de subsídio antecipadamente, no mais
tardar até 31 de março de 2015, por meio do “Formulário de solicitação de subsídio para
viagem e acomodação_AG 2015”, listando os custos esperados da viagem. Este documento
também deverá incluir os detalhes bancários para posterior reembolso. Você poderá encontrá-lo
anexado ao convite da Assembleia Geral.
O email para envio do formulário de solicitação é: [email protected].
O Secretariado reserva-se o direito de rejeitar as solicitações, caso estas excedam o valor máximo
de 20.000 Euros (“por ordem de chegada”).
Desta forma, se um membro representante estiver considerando participar da AG e precise de
apoio financeiro, é aconselhável que ele envie a solicitação de reembolso o mais cedo possível.
Reforçamos que o prazo final para envio do formulário é 31 de março de 2015.
4.2 Após a AG, os participantes deverão enviar ao Secretariado os recibos das despesas reais
com viagem e acomodação, para os quais eles queiram subsídio (parcial, até o valor individual
máximo listado acima), até 30 de junho de 2015. Não serão considerados recibos enviados após
esta data. No caso de passagens de avião, também deverão ser enviados o cartão de embarque
e a nota fiscal do bilhete aéreo.
4.3 Os membros que não estiverem em posição de pré-financiar suas tarifas aéreas, poderão
requisitar o pagamento adiantado de seus subsídios. Nestes casos, eles deverão enviar uma
cópia da fatura do bilhete ao Secretariado, para receberem, posteriormente, o envio do valor,
desde que até a soma máxima permitida.
Disclaimer: esta política não se aplica aos membros do Conselho, que serão reembolsados da
forma convencional.
Política de subsídio à viagem 4C_Assembleia Geral Reimbursement General Assembly
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2012