UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
A IMPORTÂNCIA DA SEÇÃO DE ALMOXARIFADO NA GESTÃO
DE MATERIAIS DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO
DE JANEIRO
Por: Felipe de Mello Santos
Orientador
Prof. Nelsom Magalhães
Rio de Janeiro
2010
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
A IMPORTÂNCIA DA SEÇÃO DE ALMOXARIFADO NA GESTÃO
DE MATERIAIS DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO
DE JANEIRO
Apresentação
Candido
de
Mendes
monografia
como
à
requisito
Universidade
parcial
para
obtenção do grau de especialista em Gestão Pública
Por: . Felipe de Mello Santos.
Rio de Janeiro
2010
3
AGRADECIMENTOS
Agradeço a todos que de alguma forma
se
fizeram
presentes
desenvolvimento desta monografia.
no
4
DEDICATÓRIA
Dedico esta monografia a minha esposa
que me ajudou na realização deste
trabalho.
5
RESUMO
O presente estudo visa ao entendimento de como a Seção de
Almoxarifado do Tribunal Regional Eleitoral pode contribuir para uma gestão
eficiente de materiais dentro de um contexto de racionalização dos custos,
através da redução dos gastos e do aumento da qualidade dos serviços
públicos, que predomina atualmente na administração pública brasileira.
Demonstra-se, inicialmente, como a área de materiais vem ocupar um
papel de grande relevância nas organizações privadas e públicas, diante da
existência materiais cada vez mais complexos e da necessidade de
coordenação específica das atividades ligadas a essa área.
Posteriormente, são apresentadas as atividades desempenhadas pelo
setor de almoxarifado, que contribuem para a gestão eficiente dos materiais e
que se encontram baseadas em técnicas e procedimentos modernos.
6
METODOLOGIA
Este trabalho foi desenvolvido a partir de levantamento bibliográfico e da
legislação existente acerca da área de administração de materiais, além de
consultas ao site da instituição objeto de estudo.
Na primeira parte desta pesquisa, é apresentado o surgimento da
administração de materiais no mundo e qual a sua importância nos dias atuais.
Logo em seguida, demonstra-se uma breve análise do desenvolvimento desse
ramo da administração no serviço público brasileiro. Para isso, recorreu-se a
autores como Renaud Silva e utilizou-se de dados constantes no Plano Diretor
da Reforma do Aparelho do Estado.
Nos capítulos seguintes, procurou-se demonstrar as atividades de
recebimento, armazenagem, controle, distribuição, e os procedimentos de
gerenciamento
de
estoque,
que
são
desempenhados
na
Seção
de
Almoxarifado do Tribunal Regional Eleitoral, contribuindo para uma gestão
eficiente dos materiais. Nesse caso, utilizou-se a experiência profissional vivida
pelo autor desta monografia nessa seção, o uso de dados existentes na
intranet do Tribunal, e a referência de conceitos de autores como Gerson
Santos e João José Viana.
7
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
08
CAPÍTULO I - A administração de material
10
CAPÍTULO II - A seção de Almoxarifado do
Tribunal Regional Eleitoral
19
CAPÍTULO III – Gestão de Estoque
33
CONCLUSÃO
45
REFERÊNCIA BIBLIOGRAFIA
47
ÍNDICE
49
FOLHA DE AVALIAÇÃO
50
8
INTRODUÇÃO
A administração de materiais é um ramo da administração que tem
ganhado destaque nos últimos anos por parte de organizações privadas e
públicas, uma vez que os recursos materiais pertencentes a essas entidades
geram custos e, consequentemente, interferem em seus resultados, ou melhor,
em suas atividades fim. Além disso, diante da complexidade de materiais
existentes no mercado, é fundamental que haja uma coordenação especifica
para esses itens, permitindo a racionalização na manipulação desses recursos,
que inclui as fases de aquisição, armazenamento e destinação final.
No caso de organizações públicas, é debatido, cada vez mais, que o
fundamental não é um Estado forte, e sim um Estado eficiente, que
desempenhe suas funções com qualidade, satisfazendo aos interesses da
sociedade. Uma das formas de alcançar essa eficiência seria através da
redução dos custos utilizados pelos órgãos públicos e do aumento da
qualidade dos serviços públicos prestados. Ressalta-se que essa concepção
de eficiência está pautada nos princípios do modelo gerencial de administração
pública, que avança em determinadas áreas do Estado brasileiro, com a
introdução de técnicas gerenciais modernas.
Neste sentido, a questão principal desse trabalho é demonstrar a
importância Seção de Almoxarifado na gestão de materiais do Tribunal
Regional Eleitoral do Rio de Janeiro, através das atividades que esse setor
realiza, e como esse setor contribui para dar maior eficiência na administração
dos recursos materiais do Tribunal. São detalhadas as atividades de
recebimento, armazenamento, controle e distribuição dos materiais de
consumo
adquiridos
pelo
Tribunal,
além
dos
mecanismos
utilizados,
atualmente, por essa seção para o gerenciamento de seus estoques, que, no
caso do setor público, representa, acima de tudo, dinheiro público imobilizado.
Com isso, pretendeu-se, também, desfazer o rótulo negativo atribuído a esse
setor e aos funcionários envolvidos no desempenho dessas atividades, que
9
auxiliam o Tribunal em sua atividade fim, demonstrando que o Almoxarifado
não é um simples “depósito” de materiais, ou então, que os bens estão
“guardados” esperando para serem usados.
Propõe-se,
também,
enfatizar
parte
dos
fatos
que
ocorrem
anteriormente ao uso pelos servidores dos recursos materiais existentes na
instituição, criando, assim, uma nova mentalidade no uso racional, cuidadosa,
com esses recursos que, além de serem patrimônio da instituição, são bens
públicos, pertencentes a toda a sociedade.
10
CAPÍTULO I
A ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL
1.1 – Histórico
A administração de materiais ainda é um ramo recente da
administração e que surgi como uma demanda das organizações privadas
quanto à solução dos problemas relacionados aos seus custos operacionais e
a garantia do lucro diante de um mercado cada vez mais diversificado.
De acordo com SANTOS, (pág.1, 2003), quando se falava em
Área de Material, o que vinha à mente era a figura de um velho de óculos,
sentado junto a uma mesa, tendo ao lado um fichário ou um ‘kardex’, e ao
fundo as prateleiras que guardavam os itens de estoque – era o Almoxarife,
exercendo uma das mais antigas profissões. Mas não se questionava se as
quantidades ali armazenadas estavam bem dimensionadas; se o capital
investido em estoque era grande ou pequeno; qual fora o critério adotado para
a compra dos materiais; se era feito um inventário periódico naquele
almoxarifado; se o espaço físico era suficiente; se o salário daquele
profissional era compatível com a sua função e a sua responsabilidade, etc.
Ainda de acordo com SANTOS, (pág.1, 2003), historicamente,
observa-se através dos tempos a presença de pessoas que, sem dúvida
alguma, eram os homens da Área de Material da sua época. Entre eles, temos:
- no Egito – José, provedor da Casa Real do Faraó Queóps (construtor da
maior das pirâmides), teve seu êxito em fazer o uso do conceito ‘prever para
prover’, evitando faltas de gêneros na casa do seu senhor nos ‘sete anos de
miséria’ que assolaram o Egito; - na Grécia – Licurgo, em Esparta, considerava
como base do seu sucesso contra Atenas dois fatores: a bravura dos seus
soldados e a conservação dos seus equipamentos, esta feita por homens
especializados; - na Antiga Romana – havia a figura do libripens que foi, sem
dúvida, um “precursor do administrador de material” e que era responsável
pela troca de mercadorias “por uma utilidade-padrão” (peles, metais, pedras
preciosas, etc.). Esta atividade era o mancipatio.
11
A evolução da Administração de Material (AM) está intimamente ligada
às transformações sociais, econômicas e tecnológicas provocadas pela
Revolução Industrial – marco divisório fundamental da História do mundo
contemporâneo (SILVA, pág.2, 1986).
De acordo com SILVA, (pág.2, 1986), as empresa industriais, com o
advento da máquina e a conseqüente produção em massa, sofreram
mudanças significativas, não só nas atividades-fim como também nas
atividades-meio, derivadas principalmente dos seguintes fatores:
.crescimento do volume das necessidades em material.
.velocidade das mudanças no processo produtivo com influência nas
previsões de demanda.
.qualificação dos recursos humanos.
A área de material sofreu um grande impacto em face de sua
característica de atividade-meio, crítica para o processo industrial. Até então,
empresas consideradas de grande porte empregavam um número limitado de
itens de material. Subitamente, a diversificação e os estoques destes itens
subiram a níveis multiplicados e com velocidade de demanda que desafiava
qualquer método de previsão até então empregado (SILVA, pág.2, 1986).
Deste modo, o despreparo técnico-administrativo para enfrentar a nova
situação só foi neutralizado com o advento da chamada Administração
Científica, iniciada por Taylor e Fayol e desenvolvida por Urwick, Gulick,
Mooney, Newman, Ford, Gilbreth e outros, mais recentemente (SILVA,
pág.2,1986).
Os novos métodos de trabalho, a preocupação em otimizar o processo
produtivo e, principalmente, o desenvolvimento do elemento humano criaram a
primeira infra-estrutura gerencial que pôde ser aplicada às situações
particulares de administração de materiais (SILVA, pág.2,1986).
O esforço inicial concentrou-se na atividade de Compras, de tal forma
que, ainda hoje, não há uma distinção total sobre o seu campo de ação e o de
outras atividades da Administração de Material, com quem muitas vezes se
confunde(SILVA, pág.2,1986).
12
Nos Estados Unidos e na Europa (particularmente na França),
surgiram os primeiros esforços no sentido de implantar padrões técnicos e
administrativos para melhor execução da atividade de Compras. Tais esforços
originaram a criação de associações profissionais especializadas, destacandose dentre elas, nos Estados Unidos, a tradicional NAPM – National Association
of Purchasing Management e, na Europa, a Compagnie des Ches
d’Approvisionement et Acheteurs de France e a European Federation of
Purchasing (SILVA, pág.2,1986).
Estabelecida e sedimentada a especialidade de Compras, voltaram-se
as atenções para as extremidades funcionais da mesma, ou seja, para a
Gestão de Estoque, de modo que, em 1939, Georges Bècquart publicou, na
França, um dos primeiros livros voltados exclusivamente para a resolução dos
problemas de estoque (SILVA, pág.2,1986).
A Segunda Guerra Mundial interrompeu o desenvolvimento dos
estudos sobre Compras e Estoques. Entretanto, os problemas logísticos
vividos durante o esforço bélico e o “boom” tecnológico do pós-guerra vieram
ratificar a necessidade e importância do estudo relativo aos assuntos de
aprovisionamento (SILVA, pág.2,1986).
Verifica-se que, a partir da Segunda Guerra Mundial, intensificaram-se
os estudos sobre Compras e Estoques, além do estudo de outras atividades,
que também estão vinculadas com o fluxo de material dentro de uma
organização, consolidando a administração de materiais como função
administrativa dessas atividades.
Segundo SILVA, (pág.11,1986), nos últimos anos, tem aumentado o
número de empresas que implementaram o conceito de Administração de
Material. Essa tendência, no futuro, é de aumentar essa taxa de adesão,
devido a três aspectos, que influenciam na gestão das empresas.
O primeiro aspecto é a tendência das indústrias a utilizarem, cada vez
mais, componentes e materiais altamente complexos e especializados, a fim
de atender às exigências de um mercado de crescente sofisticação. A
produção desses itens em pequena escala não permite alcançar preços
competitivos – formam-se empresas especializadas na fabricação de
13
componentes comuns a diversos usuários. Deste modo, as indústrias tendem a
comprar mais e fabricar menos grande parte de suas necessidades
de
material. Torna-se imperativo a montagem de um esquema adequado de
aquisição, controle e armazenamento dos materiais, implicando na possível
implantação da Administração de Material, (SILVA, pág.11,1986).
O segundo aspecto é relativo ao uso intensivo de sistemas
computadorizados para controle das funções administrativas das empresas. O
emprego efetivo dos modernos equipamentos de processamento eletrônico de
dados exige a integração de aplicações isoladas em sistemas de informação.
Isto significa que, na área de material, os arquivos de compras, controle de
estoques, identificação e armazenamento devem ser consolidados em um
único banco de dados. As saídas referem-se a níveis de estoques, ordens de
compra colocadas, materiais inativos, localização de materiais, descrição de
materiais etc, e devem ser estabelecidas segundo uma única orientação
funcional, no caso, da Administração de Material, (SILVA, pág.11, 1986).
Finalmente, o terceiro aspecto refere-se à tendência crescente da
automação fabril. Com o processo de fabricação cada vez mais automatizado,
as especificações dos materiais são mais estritas e a amplitude de aceitação
menor. Além disso, o processo automático depende de um fluxo ininterrupto de
materiais; caso haja falta de um único item na qualidade requerida e na
quantidade necessária, ocorrerá uma interrupção indesejável na produção,
(SILVA, pág.11,1986).
Atualmente, pode-se definir a área de administração de materiais como
o conjunto de atividades responsáveis pela coordenação das atividades de
aquisição, guarda e distribuição de materiais. Além disso, pode-se dizer que
todas as pessoas, certa forma, desempenham a função de administradores de
materiais quando realizam o abastecimento de suas residências como comprar
alimentos, produtos de higiene e limpeza, vestiários, dentre outros. Para isso,
realizam as seguintes tarefas: ao comprarem os materiais, observam a
qualidade, a quantidade do que vai ser consumido, e os preços oferecidos;
controlam as quantidades de materiais comprados para evitar desperdício ou a
falta de algum item; e armazenam os materiais em locais apropriados a fim de
14
evitarem perdas. A administração de materiais é uma atividade semelhante a
essa, só que em proporção maior.
Segundo SILVA, (pág.3, 1986), administração de material corresponde
no seu todo ao planejamento, organização, direção, coordenação e controle de
todas as tarefas necessárias a definição de qualidade, aquisição, guarda,
distribuição e aplicação dos materiais destinados às atividades operacionais de
uma empresa, seja ela de natureza industrial, comercial ou de serviços.
Nota-se a ausência de uniformidade na terminologia adotada para
identificar a composição ou estrutura administrativa da Administração de
Material, uma vez que há vários fatores como o tipo de organização ou sua
finalidade influenciam o organograma. Adota-se, como exemplo, o modelo
adaptado, abaixo, conforme FRAGA, (pág.4, 2010).
Orgãos
Superiores
Serviços
Gerais
Finanças
Planejamento
Material
Compras
Recursos
Humanos
Almoxarifado
São considerados como recursos materiais aqueles que englobam os
aspectos materiais e físicos que a empresa utiliza para produzir. (VIANA,
pág.39, 2008).
Além disso, a instrução normativa nº 205, de 8 de abril de 1988, define
material
como
designação
genérica
de
equipamentos,
componentes,
sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens
empregados ou passiveis nas atividades das organizações públicas federais,
independente de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolição ou
15
desmontagem,
aparas,
acondicionamentos,
embalagens
e
resíduos
economicamente aproveitáveis.
É fundamental para o sucesso de uma boa administração de material
em uma determinada organização que todos os setores e funcionários, que
atuam nessa área, estejam interligados através de rotinas, de normas
padronizadas instituídas para suprir a organização dos meios necessários para
a realização de suas atividades.
Com a globalização da economia e seus efeitos, há a necessidade das
organizações de se tornarem mais dinâmicas e eficientes para reagirem às
sinalizações e às tendências do mercado, continuando a serem competitivas.
Dentro desse contexto, é fundamental a administração de materiais como
ferramenta essencial a qualquer organização, auxiliando na agilidade e
eficiência na gestão de seus recursos e alcance de seus objetivos.
1.2 – A administração de material no serviço público brasileiro
Pode-se afirmar que a administração de materiais no serviço público
brasileiro
está
intimamente
ligada
à
evolução
de
três
modelos
de
administração pública: patrimonialista, burocrático e gerencial.
Do modelo de administração patrimonialista, em que havia confusão
do patrimônio do soberano e o patrimônio do Estado, ao modelo gerencial, que
prega, dentre outros preceitos, a redução de custos, pode-se afirmar que
esses três modelos apresentam características e princípios diferentes.
Ressalta-se que esses três modelos de administração pública se
sucederam no tempo, sem que, no entanto, qualquer uma delas seja
inteiramente abandonada (PLANO DIRETOR DA REFORMA DO APARELHO
DO ESTADO, pág.11, 1995).
Não há como definir o atual modelo de administração pública, pois o
Estado brasileiro ainda passa por uma transição do modelo burocrático para o
gerencial.
Além
disso,
também
encontramos
resquícios
do
modelo
patrimonialista na administração pública como a utilização de bens públicos
para fins particulares.
16
O modelo de administração pública gerencial é o que mais se aproxima
da regras e princípios adotados pela iniciativa privada atualmente quanto à
administração de material. Esse modelo está assentado em três pilares: a
eficiência da administração pública, a redução de custos e o aumento da
qualidade dos serviços prestados aos cidadãos.
Além disso, é importante ressaltar que a administração pública
gerencial inspira-se na administração de empresas, mas não pode ser
confundida com esta última. Enquanto a receita das empresas depende dos
pagamentos que os clientes fazem livremente na compra de seus produtos e
serviços, a receita do Estado deriva de impostos, ou seja, de contribuições
obrigatórias, sem contrapartida direta. Enquanto o mercado controla a
administração de empresas, a sociedade – por intermédio de políticos eleitos –
controla a administração pública. Enquanto a administração de empresas está
voltada para o lucro privado, para a maximização dos interesses dos
acionistas, esperando-se que, através do mercado, o interesse coletivo seja
atendido, a administração publica gerencial está explícita e diretamente voltada
para o interesse público (PLANO DIRETOR DA REFORMA DO APARELHO
DO ESTADO, pág.11, 1995).
O modelo de administração pública gerencial foi idealizado em 1995,
na gestão do Presidente da República, Fernando Henrique Cardoso, através
de uma proposta de reforma administrativa do Estado, tendo como fundamento
o Plano Diretor da Reforma do Aparelho do Estado. Além disso, destaca-se a
promulgação das emendas constitucionais de nº19/98 e nº20/98, que
introduziram artigos baseados em princípios do modelo de gerencial.
Vale destacar que nesse período de implantação da reforma
administrativa, o Estado brasileiro encontra-se inoperante, não conseguindo
atender aos interesses da sociedade e prestar os serviços públicos de forma
eficiente. A impressão da sociedade era a de que tudo aquilo que era público
era ruim, ou melhor, que não prestava. Além disso, o Estado arca com uma
enorme quantidade de obrigações como encargos sociais gerando um grande
déficit fiscal.
17
O objetivo da Reforma da Administração Pública iniciada em 1995 era
segundo o PLANO DIRETOR DA REFORMA DO APARELHO DO ESTADO,
(pág.11, 1995), permitir que a administração pública se torne mais eficiente e
ofereça ao cidadão mais serviços, com maior qualidade. Ou seja, fazer mais e
melhor com os recursos disponíveis. A redução de custos será perseguida ao
mesmo tempo em que se promove a contínua revisão a aperfeiçoamento das
rotinas
e
processos
de
trabalho,
simplificando
os
procedimentos,
desburocratizando e estabelecendo metas e indicadores de desempenho e de
satisfação do cidadão.
Na administração pública gerencial a estratégia volta-se para a
definição precisa dos objetivos que o administrador público deverá atingir em
sua unidade; para a garantia de autonomia do administrador na gestão dos
recursos humanos, materiais e financeiros que lhe forem colocados à
disposição para que possa atingir os objetivos contratados; e para o controle
ou cobrança a posteriori dos resultados (PLANO DIRETOR DA REFORMA DO
APARELHO DO ESTADO, pág.11, 1995).
Na área de materiais, buscou-se, com o modelo de administração
pública gerencial, a introdução de técnicas e mecanismos usados na iniciativa
privada, que reduzissem os custos e melhorassem a qualidade dos materiais
utilizados pelo Estado, desde a fase de aquisição até a fase de destinação dos
recursos materiais necessários ao seu funcionamento e à prestação de
serviços à sociedade. Alguns exemplos seriam: a flexibilização no momento de
aquisição e de alienação de materiais, sendo dispensável a licitação em
determinadas situações previstas em lei; a utilização do sistema de registro de
preços que evita a existência de grandes estoques de materiais; a exigência de
apresentação de certificados e laudos dos materiais a serem entregues pelas
empresas fornecedoras de bens; a busca por melhores especificações de
materiais recorrendo-se ao mercado; a implementação de uma cultura de uso
responsáveis dos materiais, combatendo o desperdício.
Infelizmente, verifica-se que, atualmente, a área de materiais de
algumas instituições públicas ainda sofre de certos problemas como a falta de
pessoal especializado ou sem treinamento adequado; a ausência de práticas
18
modernas de planejamento, armazenamento; atraso e morosidade na
aquisição de materiais; baixa qualidade de determinados produtos; falta de
integração entre os setores das instituições publicas. Apesar disso, destaca-se
que outras instituições públicas estão desenvolvendo projetos e ações com o
intuito de chamar a atenção para a importância da área de materiais e a sua
eficiente utilização, envolvendo as fases de aquisição, de destinação e
recolhimento. Um desses projetos seria a meta 6 ,definida no 3º Encontro
Nacional do Judiciário, para o ano de 2010, tendo como objetivo a redução a
pelo menos 2% do consumo de papel, água, combustível, energia e telefone
pelos órgãos da justiça brasileira.
19
CAPÍTULO II
A SEÇÃO DE ALMOXARIFADO DO TRIBUNAL
REGIONAL ELEITORAL DO RIO DE JANEIRO
2.1 – Histórico e definições
Desde os mais remotos tempos, quando ocorreu a invasão árabe na
Península Ibérica (765 a 1031) e a palavra al-xarif designava a pessoa de
confiança do Sultão, responsável pela guarda dos bens do seu senhor, a
atividade de almoxarifado já era exercida. A própria origem da palavra
almoxarife vem daquele vocábulo que, através de metaplasmos de
transformação, chega assim até os nossos dias, gerando também o nome do
setor ou da atividade – Almoxarifado (SANTOS pág. 7, 2003).
Segundo FRAGA, (pág. 8, 2010), pode-se dizer, sob a ótica
administração de material, que o termo almoxarifado define o setor
responsável pelo recebimento, armazenamento e distribuição das matériasprimas e materiais consumidos ou produzidos por uma empresa, utilizando
para tanto, técnicas adequadas e controles específicos.
Todavia, no setor público, a obrigatoriedade de se cumprir normas
legais e contábeis faz com que surja uma situação singular, ou seja, para ser
almoxarifado, os estoques de materiais resultantes das movimentações de
entrada e saída deverão possuir, ordinariamente, registros dos saldos
financeiros em evento contábil específico, dentro do plano de contas do órgão
(FRAGA, pág. 8,2010).
Quanto ao termo depósito, que ainda persiste em alguns órgãos
públicos, é o local utilizado para a guarda de materiais, sejam novos ou
usados, onde o objetivo principal é a segurança dos itens estocados, sem a
utilização de técnicas adequadas de armazenamento e o controle de entradas
e saídas em documentos oficiais.Além disso, só existe o estoque físico, e não
o contábil, o que não é aceito pelos órgãos de controle interno e externo das
20
instituições públicas. Por essa razão, não se utilizou essa nomeclatura para
denominar os almoxarifados públicos.
Um almoxarifado, para ter um funcionamento perfeito, precisa de duas
características básicas de organização que são: ordem e precisão. Estas darão
sempre a sensação de um serviço perfeito. Para que esses atributos sejam
alcançados é necessário que os funcionários envolvidos colaborem a fim de
que este aspecto seja mantido, não se permitindo lançar papéis amarrotados
ao chão, conservando-se todo o material de transporte e limpeza perfeitamente
arrumado em seus lugares, mantendo as vias de acesso às prateleiras
desimpedidas e zelando para que o material em estoque esteja em ordem nos
seus escaninhos, prateleiras ou espaços reservados. A limpeza e a ordem
permitem maior trabalho, (SANTOS, pág. 25,2003).
Impedir divergências de inventário e perdas de qualquer natureza é o
objetivo primordial de qualquer Almoxarifado, o qual deve possuir condições
para assegurar que o material adequado, na quantidade devida, estará no local
certo, quando necessário, por meio da armazenagem de materiais, de acordo
normas adequadas, objetivando resguardar, além da preservação da
qualidade, as exatas quantidades. Para cumprir sua finalidade, o Almoxarifado
deverá possuir instalações adequadas, bem como recursos de movimentação
e distribuição suficientes a um atendimento rápido e eficiente, (VIANA, pág
381, 2008).
Dentro do contexto de administração de material, é inegável que as
atividades desempenhadas no setor de Compras têm grande importância para
a administração de materiais e que influenciam as atividades realizadas no
setor de Almoxarifado. Segundo FRAGA,( pág. 5, 2010), podemos afirmar, por
razões óbvias, que é a atividade de compras quem define a existência do
Almoxarifado, e mesmo, que impacta decisivamente sobre a sua eficiência ,
uma vez que responde diretamente pela questão custo, tempo e qualidade dos
materiais.
De acordo com FRAGA, (pág. 5, 2010), as conseqüências da influência
da atividade de Compras no Almoxarifado quando realizada com pouca ou
nenhuma eficiência são:
21
. Recebimento de materiais de qualidade duvidosa, decorrentes de má
especificação ou ausência de análise de proposta;
. Atraso no ressuprimento de estoque que ocasiona desabastecimento
e interrupção da atividade produtiva;
. Valoração incorreta dos estoques em conseqüência de aquisições
com preços fora da realidade do mercado;
. Comprometimento da armazenagem em decorrência de não terem
sidos considerados fatores como: validade do produto, qualidade de
embalagem, acondicionamento, etc.
2.2
– A seção de Almoxarifado do Tribunal Regional Eleitoral
A Seção de Almoxarifado (Sealmo) está diretamente subordinada à
Coordenadoria de Material e Patrimônio, que por sua vez, encontra-se
subordinada a Secretaria de Administração do Tribunal Regional Eleitoral do
Rio de Janeiro (TRE).
O TRE é um órgão que junto com o Tribunal Superior Eleitoral, os
juízes eleitorais e as juntas eleitorais compõem a Justiça Eleitoral Brasileira. O
TRE-RJ é competente para cuidar das questões eleitorais no Estado do Rio de
Janeiro. Sua missão é garantir a legitimidade do processo eleitoral e o livre
exercício do direito de votar e ser votado, a fim de fortalecer a democracia,
(http://www.tre-rj.gov.br).
A Sealmo possui as seguintes competências, previstas no site do
Tribunal, (http://intranet.tre-rj.gov.br).:
.executar,
orientar
e
controlar
as
atividades
de
recebimento,
cadastramento, classificação, codificação e administração dos materiais de
consumo adquiridos;
.administrar a entrada de material de consumo até que esteja em
condições de incorporação ao estoque;
.emitir mensalmente relatório de movimentação de materiais de
consumo;
.suprir as unidades do Tribunal com materiais de consumo;
22
.auxiliar no levantamento das necessidades de materiais de consumo
para a elaboração da Proposta Orçamentária;
.estabelecer os níveis mínimo e máximo do estoque, para fins de
reposição, observando o consumo, os prazos de entrega, as condições e o
custo de armazenamento;
.solicitar a aquisição de materiais de consumo, fornecendo as
especificações mínimas;
.conferir periodicamente os materiais de consumo sob a sua guarda;
.receber e conferir os materiais de consumo adquiridos quanto à
especificação e à qualidade, solicitando o pronunciamento da comissão
nomeada para a sua análise e recebimento;
.informar à Coordenadoria sobre irregularidades observadas no
fornecimento de materiais de consumo;
.realizar inventário de bens de consumo ao final de cada exercício;
.realizar inventário de bens de consumo a qualquer tempo, a critério da
Coordenadoria de Material e Patrimônio.
É importante destacar que bem de consumo é aquele que, em razão
de se uso corrente, perde sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada
a dois anos, (http://intranet.tre-rj.gov.br).
Dentro das atribuições da Sealmo, passa-se a analisar quatro
atividades básicas realizadas por esse setor: recebimento, armazenagem,
controle e distribuição. Segundo FRAGA, (pág. 9, 2010), essas atividades bem
desenvolvidas representam não só a estrutura do almoxarifado, mas o nível de
organização de uma empresa.
Vale destacar que alguns autores da área de materiais costumam
classificar as atividades básicas do Almoxarifado em três: recebimento,
armazenagem e distribuição, sendo as atividades de planejamento de
materiais e de gestão de estoque desempenhadas por setores específicos.
Utiliza-se,
atualmente,
na
Sealmo
o
programa
informatizado
denominado ASIWEB – módulo Almoxarifado para a realização das operações
de recebimento, movimentação e distribuição dos materiais de consumo
existentes no Tribunal.
23
2.2. 1 – Recebimento.
Segundo SANTOS, (pág. 26, 2003), recebimento é a execução, pelo
setor especifico, de um conjunto de operações que envolvem a identificação do
material recebido, o confronto do documento fiscal com o pedido, a inspeção
qualitativa e quantitativa do material e a aceitação formal do mesmo.
Destaca-se que o recebimento de materiais na Administração Pública é
regulado pelos artigos 15, 73, 74 e 76 da Lei 8666/93, conhecida como a lei de
licitações e contratos, e da instrução normativa 205/88.
Nessa atividade, os servidores lotados na Sealmo realizam as
seguintes atribuições: conferência documental, qualitativa e quantitativa. Para
isso, é fundamental que esses servidores tenham certas informações sejam
elas técnicas, legais ou administrativas com o intuito de receber os materiais
que serão entregues pelos fornecedores. Essas informações deverão constar
de documentos formais como a nota de empenho.
Segundo o artigo 61 da lei 4.320/64, nota de empenho é o documento
que indica o nome do credor, a representação e a importância da despesa bem
como a dedução desta do saldo da dotação própria.
Na conferência documental, o servidor da Sealmo deverá, inicialmente,
solicitar ao representante da empresa fornecedora a Nota Fiscal de venda e
verificar se o material entregue pelo fornecedor coincide com os dados de
compra constantes na nota de empenho.
Essa primeira etapa do recebimento de material é fundamental, pois
qualquer divergência verificada posteriormente poderá dificultar a regularização
daquela aquisição e do pagamento.
Após examinar a documentação, o servidor da Seção de Almoxarifado
deverá conferir o material, de modo a garantir que o fornecimento obedeça às
especificações relativas à quantidade, à qualidade, à embalagem, à
identificação, à unidade de fornecimento, ao estado do material, dentre outros.
Passa-se, então, a inspeção quantitativa, que segundo VIANA, (pág.
289, 2008), é a atividade que se verifica se a quantidade declarada pelo
24
Fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida, portanto
típica de contagem.
Para a inspeção quantitativa, é adotado na Sealmo o método
conhecido como princípio da “contagem cega”, o qual consiste em um modelo
de conferência por acusação, no qual um estoquista realiza a inspeção,
apontando a quantidade recebida, desconhecendo o quantitativo descrito na
nota de empenho. A confrontação do recebido com o descrito na nota de
empenho é efetuada, posteriormente, por outro estoquista que analisa as
distorções detectadas e providencia recontagem, a fim de se dirimir as dúvidas
constatadas.
Por fim, realiza-se a conferência qualitativa que compreende a
verificação da qualidade do material entregue pelo fornecedor com base nas
especificações contidas na nota de empenho. Segundo FRAGA (pág. 20,
2010), no recebimento, a análise/inspeção do material entregue pelo
fornecedor torna-se imprescindível para perfeita identificação do material em
comparação com os requisitos técnicos exigidos.
São realizados pela Sealmo, dependendo do material a ser recebido,
dois tipos de inspeção:
.Inspeção 100%: Aquela em todos os materiais, um-à-um, devem ser
minuciosamente analisados, FRAGA, (pág. 20, 2010).
.Inspeção por amostragem: Utilizada quando o recebimento de grande
volume de um determinado material, onde faz-se necessário formar um lote de
inspeção, que se dará pela retirada aleatória de certa quantidade de unidades
para verificação de conformidade com o exigido e constante no contrato de
compras.A ABNT recomenda que uma análise por amostragem se dê em 5 a
10% do total de unidades entregues, FRAGA, (pág. 20, 2010).
Para
o
recebimento
de
materiais
e
dependendo
de
suas
características, são utilizados pela Sealmo os seguintes equipamentos:
estrados (paletes), estantes, caixas, câmara fria, empilhadeiras, carrinhos de
duas rodas, trena, estilete, balança, micrômetro, paquímetro, dentre outros.
A Sealmo possui dois locais denominados: sala de expedição e sala de
atesto. O primeiro é o local onde os materiais são descarregados quando da
25
entrega pelos fornecedores para fins de conferência. Já o segundo, é o local
em que são colocados todos os materiais recebidos e que só serão
armazenados, após o respectivo registro de entrada no sistema ASIWEB. Esse
registro será efetuado quando for realizado o recebimento definitivo do
material, que se dará após a unidade solicitante aprová-lo.
Caso haja divergência na etapa de recebimento, essa irregularidade
deverá ser apontada por um dos servidores da Sealmo no canhoto da nota
fiscal e, imediatamente, será feita uma comunicação ao setor de Compras do
Tribunal, através de um documento denominado de memorando de não
conformidade, no qual constam informações referentes ao motivo da recusa de
recebimento de determinado material.
2.2. 2 – Armazenagem.
Armazenamento é a atividade que consiste na guarda do material
recebido através da utilização de técnicas especificas com o intuito de
abastecer as unidades requisitantes de determinado órgão.
Segundo
VIANA,
(pág.
308, 2008), o objetivo primordial do
armazenamento é utilizar o espaço nas três dimensões, da maneira mais
eficiente possível. As instalações do armazém devem proporcionar a
movimentação rápida e fácil de suprimentos desde o recebimento até a
expedição. Assim, alguns cuidados essenciais devem ser observados:
.determinação do local, em recinto coberto ou não;
.definição adequada do layout;
.definição
de
uma
política
de
preservação,
com
embalagens
plenamente convenientes aos materiais;
.ordem, arrumação e limpeza, de forma constante;
.segurança patrimonial, contra furtos, incêndio etc.
Ao se otimizar a armazenagem, obtém-se:
.máxima utilização do espaço (ocupação do espaço);
.efetiva
equipamentos);
utilização
dos
recursos
disponíveis
(mão-de-obra
e
26
.pronto acesso a todos os itens (seletividade);
.máxima proteção aos itens estocados;
.boa organização;
.satisfação das necessidades dos clientes.
As áreas destinadas à armazenagem dos materiais denominam-se
instalações e de acordo com SANTOS. (pág. 33, 2003) apresentam-se em três
versões: armazém, galpão e área descoberta, sendo encontradas na Sealmo
as duas primeiras versões.
.Armazém: é a edificação dotada de piso, cobertura, paredes frontais e
laterais, com espaço útil dividido em áreas de serviços e armazenagem.
.Galpão: é a estrutura dotada de piso, cobertura e, quando necessário,
cercas de fechamento frontal e lateral, com espaço útil dividido em áreas de
serviço e armazenagem.
Área descoberta: também chamada de pátio. É aquela dotada de piso
nivelado, compactado, drenado e pavimentado, com cercas de fechamento
frontal e lateral, com todo seu espaço útil constituído em área de
armazenagem.
Ressalta-se que fazem parte da área de serviço, o escritório, vestiários,
banheiros, copa, rampas, etc.
Além disso, denominam-se de unidade de estocagem as estruturas
destinadas à arrumação, localização e segurança dos materiais em estoque.
Os principais equipamentos utilizados pela Sealmo na armazenagem de
materiais são: os paletes e as estantes. Segundo FRAGA, (pág. 26, 2010), o
primeiro é uma estrutura metálica, plástica ou de madeira tratada, de seção
retangular ou quadrada, destinada a estocagem de material que em face de
seu peso e/ou volume, características físicas e quantidade, não podem ser
estocados em estantes e armações, além de permitir a movimentação de um
número maior de unidades. O segundo é o conjunto estrutural desmontável,
metálico ou de madeira, destinado à estocagem de material com peso e/ou
volume
relativamente
horizontalmente
baixos.
formando
As
estantes
prateleiras,
poderão
horizontal
escaninhos, bem como poderão comportar gavetas.
e
ser
seccionadas
vertical
formando
27
A armazenagem pode ser simples ou complexa. Dependendo de
algumas características intrínsecas dos materiais, a armazenagem torna-se
complexa em virtude de: fragilidade; combustibilidade; volatização; oxidação;
explosividade; intoxicação; radiação; corrosão; inflamabilidade; volume; peso; e
forma, (VIANA, pág. 313,2008).
Além disso, nos procedimentos de armazenagem devem ser levados
em conta normas que façam o trabalho ser o mais racional possível e que
reduzam os custos.
Na Sealmo, realizam-se os seguintes procedimentos, mencionados por
SANTOS, (pág. 73,2003):
.concentração dos materiais de uma única classe em locais
adjacentes, a fim de facilitar as atividades de movimentação, inventário, etc.;
.separação dos estoques do mesmo material, em função de sua
condição (novo ou recuperado);
.arrumação dos estoques do mesmo material, de acordo com a data do
recebimento de cada um, de modo a permitir que os itens estocados há mais
tempo sejam fornecidos prioritariamente;
.estocagem dos materiais de movimentação constante em locais de
fácil acesso, proporcionando economia de tempo e de mão de obra;
.estocagem de materiais pesados e/ou volumosos nas partes inferiores
das unidades de estocagem, eliminando-se riscos de acidentes ou avarias e
facilitando as atividades de movimentação;
.uniformização do empilhamento de materiais, observando-se que as
pilhas devem ser formadas sempre do fundo para a frente e da esquerda para
a direita;
.conservação dos materiais nas embalagens originais, para efeito de
preservação, que somente devem ser abertas em ocasiões de fornecimento,
inspeção, etc.;
.posicionamento correto dos materiais, de modo a permitir fácil e
rápida leitura das informações registradas nas etiquetas de identificação do
material ou na codificação do material colocada na unidade de estocagem;
28
.registro permanente dos espaços disponíveis, visando o planejamento
racional de novas arrumações dos estoques e reduzindo-se a necessidade de
constantes movimentações e relocalizações;
.estocagem dos materiais exclusivamente nos espaços úteis das
unidades de estocagem e áreas livres, mantendo livre o acesso a portas,
circulações e corredores de acesso;
.estocagem adequada dos materiais soltos em escaninhos, por meio
de empacotamento ou amarração uniforme e marcação externa dos dados de
identificação;
A localização dos materiais armazenados na Sealmo é realizada
através da codificação do almoxarifado, que consiste em atribuir códigos,
numérico e alfabético, aos armazéns, aos galpões, às estantes, às prateleiras,
aos paletes, a fim de identificar a localização dos materiais, no momento de
guarda, de separação, e de realização de inventário.
Segundo VIANA, (pág. 347, 2008), os materiais armazenados estão
sujeitos a determinados eventos, os quais poderão originar transformações
e/ou alterações que resultarão em inutilização causando sérios prejuízos às
empresas. Merecem destaque, entre outros:
a.Combustão espontânea: referem-se aos materiais, em particular aos
produtos químicos, que por sua natureza podem inflamar-se e entrar em
combustão.
b. Compressão ou achatamento: quando os materiais são colocados
em grandes pilhas ou, então, acondicionados em excesso nas prateleiras,
dado à fragilidade de suas embalagens, por exemplo, pode ocorrer
deformação, como ocorre com as caixas de papelão e outros envoltórios
similares.
c. Decomposição: quando os materiais ou matérias-primas alteram-se
em virtude de fenômenos específicos.
d. Empenamento: deformação em suas linhas originais.
e. Outros, como: evaporação, excessos de calor e luz, explosão,
oxidação, etc.
29
Para evitar que esses eventos ocorram, a Sealmo adota os seguintes
procedimentos: definição de quais são os materiais explosivos ou altamente
inflamáveis, procedendo ao armazenamento especial desses materiais; quais
os materiais que devem ser armazenados em área de segurança como os
formulários de titulo de eleitor; inclusão da necessidade de proteção e de
embalagem de determinados materiais quando forem solicitadas suas
aquisições ao setor de Compras, fornecendo as especificações necessárias;
verificação dos itens proteção e embalagem na etapa de recebimento e
inspeção periódica dos materiais, a fim de verificar se há pontos de
deteriorização na embalagem ou na proteção do material; verificação de quais
os materiais que possuem data limite para permanecerem conservados; e
observância da capacidade de carga das unidades de estocagem.
Além disso, é importante que haja segurança na armazenagem dos
materiais, e segundo SANTOS, (pág.77, 2003), entende-se por segurança na
armazenagem o conjunto de operações e procedimentos promovidos
sistematicamente pelos grupos de empregados da armazenagem e grupos
específicos de segurança que envolvem medidas para prevenir incêndios,
furtos e roubos, acidentes pessoais, equipamentos e materiais, bem como
medidas que assegurem o patrimônio das empresas. São adotadas, dentre
outras, as seguintes medidas pela Sealmo:
.Restrição ao acesso e circulação de pessoas, que não são do quadro
da seção, nas instalações do Almoxarifado;
.Proibição ao uso do fumo nas dependências do Almoxarifado.
.Instalação de equipamentos contra incêndio e sua inspeção periódica;
.Utilização de equipamentos e acessórios de segurança por parte dos
estoquistas e servidores;
.Sinalização para orientar a estocagem, a movimentação e o transporte
dos materiais.
2.2. 3 – Controle.
30
A atividade de controle consiste no conjunto de ações integradas que
registram e garantam a eficiência da movimentação de estoque, bem como de
ações relacionadas a sua gestão, manutenção e segurança, sempre baseadas
em técnicas especificas e acobertadas por documentos, FRAGA, (pág. 31,
2010).
O processamento da movimentação dos materiais na Sealmo é
realizado manualmente e por meio do programa ASIWEB. No primeiro caso,
há o documento denominado Ficha de Prateleira, em que são colocadas
informações como a data de entrada e de saída de determinado material e a
quantidade
a
ser estocada
ou
separada.
Ressalta-se
que qualquer
movimentação de material deverá ser precedida de registro nesse documento.
Por meio do programa ASIWEB, são lançadas as entradas e saídas de
materiais no Almoxarifado. No caso de entrada de material, denominada de
lançamento, são necessárias as seguintes informações: número da nota fiscal
e data de emissão, no caso de compra; número e data da nota de empenho;
número do processo de aquisição, quantidade e valor total do material
adquirido. Já no caso de saída, denominada de baixa, é necessário o
formulário de requisição de material devidamente preenchido com as seguintes
informações: a unidade requisitante, o material e a quantidade necessária, e a
identificação do responsável pela requisição. A partir do registro dessas
informações no sistema, são emitidos relatórios, denominados de nota de
recebimento de material, no caso de entrada, e guia de remessa de material,
no caso de saída de material. Além disso, as entradas podem ser classificadas
de acordo com sua origem em: compra, compra extra-orçamentária, doação,
permuta, transferência, transferência entre órgãos, incorporação, devolução.
Há ainda um importante documento de controle, utilizado pela Sealmo,
denominado de relatório de movimentação mensal do almoxarifado (RMMA),
que tem como objetivo a realização de um diagnóstico dos materiais
movimentados no mês, verificando o total de entradas, de saídas e o saldo no
mês em curso. As informações são colocadas no relatório na forma de valores
e esses são classificados de acordo com o elemento da despesa as quais
pertencem. A análise desse relatório permite verificar se há materiais, que não
31
estão sendo “movimentandos’, ou seja, materiais que estão sem giro,
acumulando na área de armazenagem, tornando-se obsoletos, ou então, quais
são os materiais que são mais demandados pelas unidades requisitantes do
órgão.
2.2. 4 – Distribuição.
A distribuição é uma importante etapa dentro da gestão do
almoxarifado. Representa uma atividade que tem como fundamento principal o
fornecimento e entrega ao cliente do material certo, na hora certa e no local
certo. Caso não possua eficiência, pode colocar a perder todos os processos e
etapas anteriores da cadeia de material, FRAGA, (pág. 38, 2010).
Ressalta-se que na Sealmo, a atividade de distribuição refere-se ao
atendimento das solicitações das unidades requisitantes, através da análise do
formulário de requisição de material, da separação e da embalagem adequada
do material.
As solicitações de materiais de consumo à Sealmo deverão ser em
formulários específicos e enviados para o email da seção, com cópia para a
Coordenadoria de Material e Patrimônio, entre os dias primeiro e cinco do
respectivo mês. É atendido um formulário de requisição de material por mês
para as unidades da sede e bimestralmente para as zonas eleitorais. Para
preenchimento do formulário, é disponibilizado para os servidores do Tribunal,
um catálogo de materiais existentes na Sealmo.
Após a digitalizarem o formulário de solicitação de material no
programa ASIWEB, os servidores da Sealmo passam a analisar os materiais e
as quantidades, que foram requeridas, através dos seguintes critérios: a
disponibilidade do material em estoque; o histórico do consumo de
determinado material pela unidade requisitante; a função de determinado
material e a atribuição de determinada unidade do Tribunal; Nota-se que não
há uma regra geral para a definição da quantidade de material que a Sealmo
fornecerá às unidades requisitantes, sendo necessário o uso dos critérios
mencionados. Posteriormente, é realizada a baixa contábil no estoque, através
32
do programa ASIWEB, emitindo-se duas vias da guia de remessa, sendo que
uma retornará assinada pelo setor requisitante ao Almoxarifado e a outra será
arquivada na unidade de destino do material. Por fim, essas guias de remessa
do material auxiliarão os estoquistas, através do endereço físico constante em
um de seus campos, a localizarem o material nas unidades de estocagem e a
quantidade a ser separada, fazendo-se o registro na ficha de prateleira. O
material, enfim, é deslocado para a sala de expedição, onde será conferido por
outro estoquista, que não participou da separação, e embalado de acordo com
as suas características.
A entrega dos materiais é realizada por outro setor do Tribunal
denominado Seção de Transportes, detentora de veículos. Após, o material ser
separado, conferido e embalado, é requisitado um veículo para a realização da
entrega ao setor requisitante. É importante destacar que as instalações da
Sealmo estão localizadas no Núcleo Administrativo do Caju, no bairro de
Benfica, distantes da sede do Tribunal, localizada na Avenida Presidente
Wilson, no Centro e das zonas eleitorais, que estão espalhadas por diversas
regiões do Estado do Rio de Janeiro.
33
CAPÍTULO III
GESTÃO DE ESTOQUE
3.1 – Considerações iniciais
Estoques são fatores geradores de custo, ACCIOLY, (pág.25, 2008). A
manutenção dos estoques implica custos para qualquer organização como
despesas com segurança, energia elétrica, equipamentos de estocagem,
espaço físico, pessoal, dentre outros. E, uma vez que esses custos acabam
por afetar diretamente no resultado financeiro de uma organização, é
fundamental que o gerenciamento de estoque seja baseado em técnicas
cientificas em vez de palpites, objetivando manter o equilíbrio entre estoque e o
consumo, além de evitar que haja excesso ou falta de material.
A Gestão de Estoque é uma das atividades desempenhadas pela a
área de administração de material, que compreende as fases de planejamento,
de verificação da demanda e de controle dos materiais existentes no estoque,
com o intuito de atender aos usuários na quantidade, na qualidade e no prazo
solicitados.
De acordo com VIANA, (pág. 109, 2008), pode-se definir estoque como
materiais, mercadorias ou produtos acumulados para utilização posterior, de
modo a permitir o atendimento regular das necessidades dos usuários para a
continuidade
das
atividades
da
empresa,
sendo
o
estoque
gerado,
conseqüentemente, pela impossiblidade de prever-se a demanda com
exatidão.
Segundo SILVA, (pág.155, 1986), manter em níveis economicamente
satisfatórios o atendimento às necessidades em material de uma organização
para que as atividades-fim atinjam eficazmente os resultados planejados e
programados, constitui o seu mais amplo objetivo.
As razões para a manutenção do estoque seriam segundo FRAGA,
(pág.42, 2010):
34
.impossibilidade de se ter os materiais em mãos quando as demandas
ocorrerem;
.redução da necessidade de acionar constantemente o serviço de
compra, que além de gerar custos é, por via de regra, moroso.
.segurança contra riscos de falta do material junto ao mercado
fornecedor;
.garantia quanto a variação dos custos unitários, comum em períodos
inflacionários.
O gerenciamento de estoque do TRE fica sob a responsabilidade da
Sealmo, que realiza os procedimentos descritos nas páginas seguintes.
3.2 – Formação e Dimensionamento de Estoque
Na formação e no dimensionamento de estoque, uma questão deve
ser respondida: o que, quanto e quando vamos consumir de determinados
materiais. Essa pergunta será equacionada através do planejamento,
identificando os materiais que serão necessários para cada unidade de uma
organização.
O planejamento das necessidades é ponto central para qualquer
gerencia de estoques. Estas necessidades são identificadas a partir da análise
das informações coletadas em períodos anteriores, mediante o emprego de
instrumentos estatísticos disponíveis e de quaisquer outros dados que possam
afetar tais determinações. Estes dados, por sua vez, podem ser influenciados
pelos fatores intrínsecos e extrínsecos. Os primeiros se referem ao
comportamento usual da movimentação dos itens de material estocado em
relação às operações normais da empresa. Quanto aos fatores extrínsecos,
devemos considerá-los como aqueles que modificam todo o comportamento
dos dados, em função de ocorrências externas da empresa, tais como:
medidas governamentais, guerras, intermitência de fornecimento. E são de
regra geral, de natureza aleatória, SILVA (pág. 159, 1986).
Além disso, a classificação de materiais é um processo utilizado para
auxiliar a organização no gerenciamento do estoque, além de auxiliar no
35
processo de identificação e decisão de prioridades. Segundo VIANA, (pág.52,
2008), uma boa classificação deve considerar alguns atributos: abrangência,
deve-se tratar de uma gama de características em vez de reunir apenas
materiais para serem classificados; flexibilidade, deve permitir interface entre
os diversos tipo de classificação, de modo que se obtenha ampla visão do
gerenciamento de estoque; e praticidade, a classificação de ser direta e
simples. Para atender às necessidades do TRE, a Sealmo adota os seguintes
tipos de classificação: quanto ao valor, quanto à criticidade quanto ao
consumo, quanto à natureza.
3.2. 1 Quanto ao valor
Nesse tipo de classificação, utiliza-se o método denominado
Classificação ABC, que segundo, DIAS, (pág.76, 1993) permite identificar
aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua
administração. Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens
conforme a sua importância relativa.
A classificação ABC, de acordo com SILVA, (pág. 195, 1986), é
baseado nas conclusões de Pareto que, ao estudar a distribuição de renda
entre a população do sistema econômico em que vivia, estabeleceu um
princípio, segundo o qual, o maior segmento da renda nacional concentrava-se
em uma pequena parcela da população, enquanto a maioria desta absorvia a
menor parte da mesma renda. Nos últimos 30 anos, a partir dos esforços
iniciais da General Electric americana, o princípio de Pareto tem sido adaptado
ao universo de materiais, particularmente à gerência de estoques, com o nome
de Classificação ABC.
Esse método permite colocar em ordem de prioridade os materiais
estocados, através do agrupamento de todos os itens de consumo em três
classes diferentes, de acordo com o valor real de estoque ou consumo de cada
item.
Classe A: representa o grupo de maior valor de consumo e menor
quantidade de itens, que devem ser gerenciados com especial atenção.
Representam, normalmente, em conjunto, aproximadamente 70% a 75% do
36
valor
total
de
todos
os
itens
do
estoque,
(http://rjasi01:8080/asi/apresentacao/IndexASI.html);
Classe B: representa o grupo de situação intermediária entre as
classes A e C. Geralmente os itens B constituem aproximadamente 20% a
25% do valor do estoque, (http://rjasi01:8080/asi/apresentacao/IndexASI.html);
Classe C: representa o grupo de menor valor de consumo e maior
quantidade de itens, portanto, financeiramente menos importantes que
justificam menor atenção no gerenciamento. Representam, geralmente,
aproximadamente,
5%
do
valor
total
do
estoque,
(http://rjasi01:8080/asi/apresentacao/IndexASI.html).
3.2. 2 Quanto à criticidade ou importância operacional
Os materiais são agrupados em duas categorias de acordo com a
importância operacional, levando-se em consideração os riscos decorrentes de
sua falta no estoque.
Alta: materiais imprescindíveis ao funcionamento do órgão, cuja falta
pode
acarretar
paralisação
de
serviços
essenciais,
(http://rjasi01:8080/asi/apresentacao/IndexASI.html);
Baixa: materiais não imprescindíveis ao funcionamento do órgão, cuja
falta têm pouco impacto nas operações do órgão, não envolvendo riscos
relacionados à segurança pessoal e/ou patrimonial, possuindo ou não
equivalentes, (http://rjasi01:8080/asi/apresentacao/IndexASI.html).
3.2. 3 Quanto ao consumo
Os materiais são classificados em duas categorias:
Alta
freqüência:
materiais
de
consumo
constante
(http://rjasi01:8080/asi/apresentacao/IndexASI.html);
Baixa freqüência: há necessidade de seu estoque, mas não há
previsão
de
consumo,
portanto
seu
estoque
deve
ser
separadamente, (http://rjasi01:8080/asi/apresentacao/IndexASI.html).
3.2. 4 Quanto à natureza
Os materiais são classificados em quatro categorias:
definido
37
Estocável: Quando o estoque é resultante de um planejamento prévio
e
destinado
a
uma
utilização
conhecida,
(http://rjasi01:8080/asi/apresentacao/IndexASI.html);
Não-
Estocável:
material
de
consumo
imediato,
(http://rjasi01:8080/asi/apresentacao/IndexASI.html);
Inativo em uso: material estocado, sem perspectiva de entrada futura,
decorrente principalmente de mudanças na política de estoques, mas que
pode
ser
requisitado
até
o
fim
do
estoque,
(http://rjasi01:8080/asi/apresentacao/IndexASI.html);
Inativo em desuso: material cujo uso foi suspenso – não pode ser
requisitado
e
nem
comprado,
(http://rjasi01:8080/asi/apresentacao/IndexASI.html).
A tarefa de planejamento da demanda de materiais consumo do TRE é
realizada pelo Comap com o auxílio da Sealmo, que realiza os seguintes
procedimentos, dentre outros: buscas no sistema ASIWEB sobre a quantidade
atualizada dos materiais e o histórico de consumo de determinados materiais
pelas unidades requisitantes; a verificação da classificação dos materiais; a
análise do espaço existente para armazenamento nas instalações; a
verificação da possibilidade de deteriorização do material armazenado; o
cumprimento de prazo de entrega por parte dos fornecedores; a análise tempo
de aquisição, que inclui as fases de elaboração de edital, licitação, recursos; e
a realização de inspeções no estoque para verificar se há materiais sem
movimentação.
Além disso, em ano de eleição, são realizadas pesquisas junto aos
cartórios eleitorais com o intuito de descobrir a quantidade de determinados
materiais prefixados anteriormente pela Comap e que serão utilizados
especificamente para a preparação e a realização das eleições como canetas
para os eleitores assinarem o caderno de votação.
3.3 – Teoria do Estoque Zero
38
Após a derrota na Segunda Guerra Mundial, os japoneses copiaram na
íntegra e nos mínimos detalhes o modelo industrial americano. Arrasado pela
derrota na guerra, com falta de espaço e carente de recursos naturais, o
Japão, para poder competir com o mundo, industrializou-se, adotando a norma
de completa eliminação de qualquer tipo de perda, modelo esse absorvido por
sua farta mão-de-obra. Surge, assim, a filosofia de Perda Zero, alicerce das
técnicas de administração japonesas, fundamentada em que a perda eleva o
custo desnecessariamente, devendo-se produzir sem perdas, com a melhor
qualidade e ao menor custo, VIANA, (pág.48, 2008).
Dentro dessa filosofia, encontra-se o conceito “Just in time” que é
definido como a compra ou produção de determinado material na quantidade
estritamente necessária, no momento necessário para atender determinada
demanda, eliminando-se qualquer desperdício. Apoiado nesse conceito, surge
a Teoria do Estoque Zero, com o intuito de eliminar o estoque de uma
organização, transferindo para o fornecedor todos os custos advindos com a
sua manutenção.
Cabe observar que a aplicação da teoria do ESTOQUE ZERO se
restringe a determinados itens de estoque, geralmente aqueles significativos
em termos de valor operacional e financeiro, e ainda, aqueles que requerem
investimentos especiais de estocagem, FRAGA, (pág 43, 2010).
Ressalta-se que a meta é zero de estoque, mas, na prática, é difícil de
ser implantada essa teoria, devendo, então, o estoque ser o mínimo possível.
Além disso, acrescenta-se a dificuldade existente no mercado brasileiro de
fornecedores compromissados, ou então, com excelente padrão profissional
que atenda as organizações públicas e privadas sem que haja problemas no
fornecimento.
No âmbito do TRE, para a aquisição de bens, é adotado, dentre outros
instrumentos, o sistema de registro de preço, que é definido como conjunto de
procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços
e aquisição de bens, para contratações futuras, decreto nº 3. 931, de 19 de
setembro de 2001. Esse sistema é o que se aproxima da teoria do Estoque
zero, uma vez que determinado bem passa a ser adquirido em parcelas
39
menores permitindo, assim, que se reduza parte do estoque. Outras vantagens
de utilização desse sistema podem ser apontadas como menor imobilização
orçamentária, uma vez que não é necessário empenhar todo o material;
diminuição no tempo de reposição do material; diminuição no uso de
equipamentos de estocagem; maior aproveitamento de materiais deterioráveis.
Um exemplo de utilização desse sistema seria a aquisição de água mineral,
que é fornecida pela empresa contratada à medida que as unidades da sede e
as zonas eleitorais solicitam esse material à Sealmo.
3.4 – O inventário
Inventário é o processo de contagem física de itens de estoque,
comparando-a com as quantidades indicadas no registro contábil das áreas de
Controle de Estoque com o objetivo de identificar e corrigir divergências,
SANTOS, (pág.109, 2003).
Além disso, é através do inventário que se podem avaliar as condições
de armazenamento e de conservação dos materiais, a forma de identificação
dos materiais nas instalações do Almoxarifado, a qualidade dos materiais, a
situação dos equipamentos de segurança existentes, e as deficiências nas
embalagens dos materiais.
Há três modalidades de inventário, conforme SANTOS, (pág.109,
2003): geral, rotativo e especifico.
Inventário geral: consiste na contagem num mesmo período, de 100%
dos itens estocados num determinado almoxarifado.
Inventário rotativo/cíclico: é a execução do inventário em períodos
definidos para grupos de itens escolhidos de forma aleatória, de modo que, ao
final de um determinado período, todo o universo de itens estocados seja
inventariado.
Inventário específico: é a execução do inventário para um item
especifico de material, o qual será realizado sempre que se constatar
divergências físico-contábeis que determinem a necessidade de contagem
física do item para se proceder aos devidos acertos.
40
De acordo com SANTOS, (pág.110, 2003) há, também, os tipos de
inventário:
Inventário de portas abertas: Nesta modalidade a contagem é feita
simultaneamente às movimentações de materiais. Para os grupos de itens em
fase de contagem, faz-se uma paralisação do atendimento até o término da
contagem.
Inventário de portas fechadas: Nesta modalidade faz-se a contagem
física sem se permitir saídas ou entradas de qualquer material durante o
período de inventário, salvo nos casos de emergência.
Inventário de portas semifechadas: Recomenda-se a sua utilização
para inventários gerais em almoxarifados de grande porte. Nesta modalidade,
inventariam-se todos os itens do almoxarifado, mas fazendo paralisações de
partes para contagem, sob o sistema de portas fechadas para estes itens,
permitindo-se a movimentação dos demais.Essa modalidade permite minimizar
os problemas provocados aos usuários com a paralisação total dos itens no
inventário de portas fechadas.
Realizam-se na Sealmo as três modalidades de inventários e o tipo
portas fechadas, sendo que é realizado, anualmente, no final do mês de
dezembro o inventário físico, conforme determinação do Tribunal. Além desse,
podem-se realizar outros inventários por determinação da Coordenadoria de
Material e Patrimônio, por exemplo, quando houver a mudança de chefia da
Sealmo. A execução desses inventários é feita por uma comissão formada por
servidores do Tribunal de áreas diversas da Sealmo, com o intuito de dar maior
confiabilidade, credibilidade e transparência dessa atividade. Nesse período, o
Sealmo passa a ser dirigida e subordinada ao presidente dessa comissão.
Na contagem dos materiais realizada durante o inventário, a comissão:
efetua a contagem do material em estoque e depois, compara com os dados
constantes no relatório denominado estoque atual. Caso haja diferenças entre
a quantidade encontrada e a quantidade esperada, é realizada uma segunda
contagem, preferencialmente por outra pessoa e persistindo a diferença, essas
informações são registradas para posteriormente integrarem o relatório final do
inventário.
41
Após a contagem, a comissão do inventário elabora um relatório final,
apontado diferenças, caso existiam, e outras informações que julgar serem
pertinentes. Destaca-se que são discutidas, entre os componentes da
comissão e os servidores da Sealmo, lições aprendidas durante a realização
do inventário, com o intuito de que evitar erros no futuro. Os acertos nos saldos
do estoque somente serão realizados com o término do inventário e mediante
aprovação da administração superior do Tribunal.
3.5 – Ressuprimento
As
organizações
utilizam-se
de
determinados
parâmetros
de
ressuprimento para manter seus níveis de estoque ajustados com o consumo,
com o prazo de reposição, e com o valor de cada material. Além disso, esses
parâmetros são necessários para impedir o excesso ou a falta de materiais no
estoque. Assim, o controle nos níveis de estoque e a decisão de quanto e
quando comprar ocorrerão a partir do uso desses parâmetros.
O controle dos níveis de estoque não deve ser feito pela experiência,
intuição ou observação visual, apesar da importância que essas análises
também possuem na pratica diária, mas sim, baseado em fórmulas
matemáticas que garantam maior precisão e segurança na definição de
parâmetros de ressuprimento, impedindo assim que haja falta ou estoque
ocioso no almoxarifado, FRAGA, (pág. 31,2010).
São adotados pela Sealmo os seguintes parâmetros, descritos em
FRAGA, (pág.50, 2010):
3.5.1- Consumo Médio (CM): é a media do consumo dentro de uma
unidade de tempo: dia, semana, quinzena, mês ou ano. Na Sealmo, adota-se o
consumo médio mensal no período de 12 meses.
CMM=Qc1+Qc2+....Qc12/ Pc onde Qc é a quantidade consumida a
cada mês e Pc é o período de consumo.
3.5.2- Tempo de Reposição (TR): é o tempo decorrido entre a data da
requisição de compra e a data do efetivo recebimento do material. O TR varia
42
de item para item de acordo com a maior ou menor dificuldade de obtenção
junto ao mercado.No caso da Sealmo, a base de cálculo do TR é o mês.
3.5.3- Estoque de Segurança (ES): é a quantidade destinada a evitar o
desabastecimento decorrente do atraso de compra ou aumento do consumo.
Deverá ser o menor possível e para aqueles materiais de alta criticidade,
considerando a imobilização financeira e o seu caráter de proteção.
ES= CM x MS, onde MS é a margem de segurança.
3.5.4 – Ponto de Pedido ou Reposição (PR): é a quantidade de material
que ao ser atingida determina a emissão de um pedido de compra.
PR=CM x TR+ES
3.5.5 – Intervalo de Ressuprimento (IR): é o intervalo de tempo entre
dois ressuprimentos.
3.5.6 – Quantidade de Reposição (QR): é a quantidade de material a ser
solicitada a compra, sempre que o estoque atingir o ponto de reposição.
QR=CM x IR
3.5.7 – Estoque Máximo (EM): é a quantidade máxima de material
permitida para estoque.
EM= QR+ES
3.6 – Avaliação do estoque
Todas as formas de registro de estoque objetivam controlar a
quantidade de materiais em estoque, tanto o volume físico quanto o financeiro.
Contudo, a avaliação de estoque anual deverá ser realizada em termos de
preço, para proporcionar uma avaliação exata do material e informações
financeiras atualizadas. A avaliação dos estoques inclui o valor das
mercadorias e dos produtos em fabricação ou produtos acabados. Para se
fazer uma avaliação desse material, tomamos por base o preço de custo ou de
mercadoria, preferindo-se o menor entre os dois. O preço de mercadoria é
aquele pelo qual a matéria-prima é comprada e consta na nota fiscal do
fornecedor, DIAS, (pág.126, 1993).
43
Destacam-se dois métodos normalmente usados para a avaliação dos
estoques: o custo médio e o método PEPS, sendo este primeiro método
adotado pela Sealmo.
3.6. 1 – Custo médio.
A avaliação feita através do custo médio é a mais freqüente. Tem por
base o preço de todas as retiradas, ao preço médio do suprimento total do item
em estoque. Age como um estabilizador, pois equilibra as flutuações de
preços; contudo, a longo prazo, reflete os custos reais das compras de
material. Exemplo: no estoque de uma empresa entraram, em 7/8, 500
unidades de determinada peça ao preço de $15 cada uma e no dia 23/9
saíram de estoque 150 unidades. Com a aquisição de 500 unidades a $15,
totalizando $7.500, o preço médio é o próprio preço unitário da primeira
aquisição. Com a compra de mais 200 unidades a $20 cada uma, que
totalizam $ 4.000,00, ficam 700 unidades em estoque, no valor de $11.500.
Como existiram duas entradas de material no estoque com preços unitários
diferentes, o custo médio vai alterar-se, senão vejamos: através da média
aritmética obtemos uma medida central (média) do custo das quantidades
adquiridas. Como houve a saída de 150 unidades, o preço médio é aquele da
última aquisição, ou seja, $16, 43, DIAS, (pág.123, 1993).
3.6. 2 – Método PEPS
Primeiro a entrar, Primeiro a sair (First in, First out). A avaliação por
esse método é feita pela ordem cronológica das entradas. Sai o material que
primeiro integrou o estoque, sendo substituído pela mesma ordem cronológica
em que foi recebido, devendo seu custo real ser aplicado. Quando o giro dos
estoques ocorre de maneira rápida ou quando as oscilações normais nos
custos podem ser absorvidas no preço do produto, ou quando se dispõe de
material que esteja mantido por longo prazo, esse tipo de avaliação serve
também para controlar os estoques. Consequentemente, os estoques são
mantidos em contas do ativo, com valores aproximados dos preços atuais de
mercado. Exemplo: numa empresa entraram em estoque, no dia 6/5, 100
unidades, de determinada peça, ao preço de $15 cada uma; no dia 7/5
entraram mais 150 unidades a $20 cada uma, no dia 8/5 saíram de estoque
44
150 unidades.Com a saída do dia 8/5 de 150 unidades e como só entraram
100 unidades na primeira operação, damos saída a essas 100 unidades ao
preço de $15 e como faltam 50 unidades para completar a requisição das 150
unidades, damos saída a 50 unidades ao preço unitário de $20, ficando com
um saldo de 100 unidades no valor total de $2.000 no dia 8/5, DIAS,
(pág.123,1993).
45
CONCLUSÃO
Atualmente, diante da necessidade do Estado brasileiro em caminhar
para um Estado operante, mais eficiente, é fundamental que suas despesas
sejam bem executadas e que os seus serviços sejam prestados com
qualidade. Para isso, uma das medidas utilizadas é o uso eficiente dos
recursos materiais utilizados pelos órgãos públicos para a realização de suas
atividades. Nesse sentido, a administração de materiais passa a desempenhar
um papel importante na dinâmica das instituições públicas, através da
introdução de técnicas e mecanismos utilizados pela área de material do setor
privado, contribuindo, assim, para a racionalização das despesas públicas.
Com este trabalho, visou-se apresentar o setor de Almoxarifado de um
órgão público, no caso a Seção de Almoxarifado do Tribunal Regional Eleitoral,
demonstrando, através das atividades realizadas rotineiramente, como esse
setor pode propiciar uma gestão eficiente dos materiais do Tribunal.
Verificou-se, por exemplo, que, quanto às atividades de guarda, os
materiais devem ser recebidos adotando determinadas normas de inspeção e
baseados
em
informações
constantes
em
um
documento
específico
denominado nota de empenho, pois, caso haja divergência entre o que foi
comprado e o que foi recebido, não atenderá a unidade do Tribunal que
solicitou a compra desse material, prejudicando até mesmo a realização de
sua atribuição.
Já com relação às atividades de gerenciamento, demonstrou-se, por
exemplo, que não se devem armazenar todos os materiais no estoque para
futuramente serem utilizados, uma vez que há custos para manutenção desses
itens. Um dos procedimentos adotados pela Seção de Almoxarifado seria a
aquisição de determinados materiais pelo sistema de registro de preços, que
se assemelha com a Teoria do Estoque Zero, pois permite a redução do
estoque, além da aquisição de determinado material em parcelas menores.
Assim, é inegável o papel estratégico da Seção de Almoxarifado dentro
do Tribunal Regional Eleitoral, pois, além de realizar técnicas e procedimentos
46
modernos, busca-se gerenciar os recursos materiais ao menor custo para os
cofres do Tribunal.
47
REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS
ACCIOLY, Felipe; AYRES, Antonio de Pádua Salmeron; SUCUPIRA, Cesar.
Gestão de Estoques. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2008.
CARDOSO, Fernando Henrique. Plano Diretor da Reforma do Aparelho do
Estado. .Brasília, 1995.
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Makron Books, 1991.
DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: uma abordagem logística.
4ªedição.São Paulo: Atlas, 1993.
FRAGA, Renato Dias. Almoxarifado: Organização e Gestão no serviço
público.Rio de Janeiro, 2010.
SANTOS, Gerson dos. Gestão de Almoxarifados 2ªedição. Florianópolis:
Edição do autor, 2003.
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2ªedição.Rio de Janeiro: Associação Brasileira de Administração de Materiais,
1986.
VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São
Paulo: Atlas, 2008.
48
Congresso Nacional. Lei 4320. Brasília-DF, 1964.
Congresso Nacional. Lei nº 8.666 de 1993, Lei de Licitações e Contratos
Administrativos. Brasília-DF: 1993.
Congresso Nacional. Instrução Normativa 205. Brasília-DF, 1988.
http://intranet.tre-rj.gov.br – Portal interno do Tribunal Regional Eleitoral,
acessado em 7 de dezembro de 2010.
http://rjasi01:8080/asi/apresentacao/IndexASI.html)
–
site
do
ASIWEB módulo Almoxarifado acessado em 9 de dezembro de 2010.
programa
49
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO
2
AGRADECIMENTO
3
DEDICATÓRIA
4
RESUMO
5
METODOLOGIA
6
SUMÁRIO
7
INTRODUÇÃO
8
CAPÍTULO I - Administração de material
10
1.1 – Histórico
10
1.2 – A administração de material no
no serviço público brasileiro
15
CAPÍTULO II - A Seção de Almoxarifado
do Tribunal Regional Eleitoral
19
2.1 – Histórico e definições
19
2.2 – A seção de Almoxarifado
do Tribunal Regional Eleitoral
21
2.2.1 - Recebimento
23
2.2.2 - Armazenagem
25
2.2.3 – Controle
29
2.2.4 – Distribuição
31
CAPÍTULO III - Gestão de Estoque
33
3.1 – Considerações iniciais
33
3.2 – A formação e o dimensionamento do estoque
34
3.2.1 - Quanto ao valor
35
3.2.2 - Quanto à criticidade
ou importância operacional
36
3.2.3 - Quanto ao consumo
36
3.2.4- Quanto à natureza
36
3.3 – Teoria do Estoque Zero
37
3.4 – O inventário
39
50
3.5 – Ressuprimento
41
3.5.1 – Consumo médio
41
3.5.2 - Tempo de Reposição
41
3.5.3 – Estoque de Segurança
41
3.5.4 – Ponto de Pedido ou Reposição
42
3.5.5 – Intervalo de Ressuprimento
42
3.5.6 – Quantidade de Reposição
42
3.5.7 – Estoque Máximo
42
3.6 – Avaliação de Estoque
42
3.6.1 – Custo médio
42
3.6.2– Método PEPS
43
CONCLUSÃO
45
REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS
47
ÍNDICE
49
51
FOLHA DE AVALIAÇÃO
Nome da Instituição:
Título da Monografia:
Autor:
Data da entrega:
Avaliado por:
Conceito: