Gestão da informação de autoprodutor de energia
1. INTRODUÇÃO
Dominar a tecnologia e os processos para localizar documentos com agilidade e
eficiência, além de garantir seu armazenamento adequado e seguro, revela-se
exigência fundamental para qualquer empresa. Num contexto em que o volume de
documentos e informações cresce exponencialmente, o desenvolvimento de uma
solução completa para a gestão do conhecimento e documental pode ser considerado
um diferencial competitivo.
Este foi o desafio enfrentado por uma grande empresa autoprodutora de
energia que, além de implantar e operar usinas de geração de eletricidade, é
responsável pelo balanço energético do grupo empresarial ao qual pertence,
desenhando as estratégias para a aplicação desse importante insumo.
A empresa é uma das maiores autoprodutoras de energia do País, com mais de
30 usinas hidrelétricas. O grupo do qual faz parte atua nas áreas de agroindústria,
celulose e papel, cimentos, finanças, metais, novos negócios e química e tem um
quadro superior a 55 mil colaboradores.
Esse perfil sinaliza a complexidade inerente à atuação da empresa e sua grande
responsabilidade da definição de parâmetros para investimento e comercialização de
energia em todo o grupo. Mais que isto, pressupõe uma cadeia de relacionamentos
com diferentes atores econômicos em negociações com características e exigências
específicas.
Vale destacar que a importância do insumo energia no grupo caracteriza a
empresa como estratégica no negócio.
A gestão dos documentos na empresa demandava muito esforço pela
inexistência de um padrão de classificação da informação, tanto aquela produzida na
construção como a obtida na operação de unidades. Além da complexidade do sistema
e do elevado volume de documentos, a classificação não-padronizada gerava
duplicidade de arquivos e consequentes dificuldades de localização.
1.1. Objetivo do trabalho
A consultora Elaine Restier foi contratada para criar uma política de gestão
documental nesta empresa. O projeto previa a realização de um levantamento do
acervo para estabelecer uma taxonomia corporativa – conjunto de técnicas de
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classificação sistemática – adequada e a implantação dos procedimentos para o
tratamento de cada tipo de documento.
A Política de Gestão Documental definida deveria instituir uma governança dos
documentos, em etapas que determinariam o que deve ser controlado, como deve ser
controlado, por quem e por quanto tempo. Entre as vantagens da adoção dessa
política de gestão documental, merece destaque o registro dos procedimentos, como
forma para assegurar a autonomia de colaboradores específicos na busca de um
documento.
1.2. Situação anterior
A gestão dos documentos como vinha sendo executada na empresa demandava
muito esforço pela inexistência de um padrão de classificação da informação. Cada
área da empresa possuía um plano de classificação distinto. Além da complexidade do
método e do elevado volume de documentos, a classificação não-padronizada gerava
duplicidade de arquivos, resultando em dificuldades de localização.
Além disto, a classificação e o arquivamento conflituosos dos documentos
gerados e utilizados na empresa afetavam sua produtividade. No início das operações
de uma usina, por exemplo, apenas a herança dos documentos produzidos durante a
sua construção já representava um acervo bastante complexo. Esse problema era
agravado pela falta de um plano de descarte de documentos. Todo e qualquer material
era de guarda permanente, exigindo cada vez mais espaço físico.
Essa situação levava, por exemplo, à classificação de um documento como
‘Licenciamento’, na fase de implantação da usina, e como ‘Meio Ambiente’ na fase de
operação da mesma usina.
2. DESENVOLVIMENTO DA SOLUÇÃO
Além da consultora, o projeto envolveu os líderes das áreas de negócio, a área
de TI e a empresa terceirizada responsável pela manutenção do arquivo físico. O
projeto
foi
implantado
ao
longo
de
2008,
com
as
seguintes
macroetapas:
levantamento tipológico dos documentos, categorização dos documentos, estudo de
usuário, construção da taxonomia, elaboração de um tabela de temporalidade
documental e implantação de procedimentos.
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As atividades da empresa foram analisadas em suas particularidades, desde o
planejamento e implantação de uma usina de energia até as diferentes etapas da sua
operação.
2.1. Taxonomia
A avaliação de um acervo superior a 14.600 documentos levou à definição de
uma taxonomia de navegação, para ser implantada na plataforma de colaboração a ser
utilizada como repositório de documentos.
Essa taxonomia de navegação seguiu o conceito da cadeia de valor da empresa,
com os principais processos: planejamento, gestão de energia, implantação de ativos
etc. Subordinados a esses processos, conforme a área, são apresentados subgrupos
divididos por usinas, grupos de interesse ou atividades.
Além da taxonomia, foram estabelecidos três campos descritores que auxiliam
na
recuperação
dos
documentos,
conforme
atributos
afins.
Os
descritores
estabelecidos foram:

tipo de relacionamento: estabelece se o documento se refere a um cliente,
usina, fornecedor, órgão institucional ou corporativo.

parte relacionada: discrimina o nome da instituição contraparte.

categoria do documento: conforme a família pertencente.
Esses campos propiciam grande flexibilidade na recuperação dos documentos,
estabelecendo filtros e gerando uma busca mais assertiva.
2.2. Categorização de Famílias Documentais
Foram mapeados 657 tipos de documentos utilizados pelas áreas corporativas.
Estes documentos foram categorizados em 18 famílias.
Além do arquivo físico e dos sistemas utilizados para controle de documentos
(ativo e inativo), foi avaliada a estrutura de diretório da rede interna (e os respectivos
documentos), a estrutura dos e-mails e outros repositórios de informação (sistemas
jurídico e de otimização energética). Também foram levados em conta os documentos
físicos guardados pelas áreas em gavetas, mesas e estantes individuais.
Foi sugerido que os documentos técnicos (mapas, diagramas, fluxogramas,
plantas e quaisquer outras representações de desenhos) tivessem uma classificação
específica, mais adequada ao seu uso.
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Para a classificação dos documentos técnicos, foi sugerido o uso de legendas
que, além de padronizar a nomenclatura desse tipo de material, facilita sua ordenação
e recuperação. A legenda do desenho sugerida previa a seguinte sequência:

Empreendimento/Usina – composta por dois caracteres representativos.

Etapa do Projeto – composta por dois caracteres representativos.

Modalidade do Projeto - composta por dois caracteres representativos.

Data – data da geração da versão do desenho (AAAADDMM).

Exemplo: PC_AS_AR_AAAADDMM.
Esta identificação deveria estar presente também na versão impressa do
documento. Tal material deveria ser armazenado em uma mapoteca em ordem
alfabética.
2.3. Suportes dos Documentos
A partir desta etapa, foram definidos os suportes dos documentos, ou seja, os
critérios para armazenamento físico, digital ou em ambos os formatos. Além disto,
adotou-se a utilização de um carimbo para a indicação, pelos colaboradores, da
classificação do documento antes do seu encaminhamento para o arquivo. No caso do
arquivista discordar da classificação, é prevista uma discussão conjunta para validar
nova classificação. A dupla classificação garante a segurança do processo, permitindo
que qualquer colaborador saiba onde procurar os documentos.
2.4. Exigências legais de temporalidade
Todas as exigências legais que determinam a temporalidade de preservação de
documentos foram tomadas como referência para estabelecer tempos de guarda
específicos conforme o tipo de documento. Dessa forma, foi implantada uma Tabela de
Temporalidade Documental (TTD) para o controle do crescimento orgânico do acervo
físico, com o objetivo de prever descartes.
O tempo definido para cada etapa do ciclo de vida do documento considerou a
prática da empresa e sua necessidade de preservação da memória corporativa.
2.5. Metodologia Card Sorting
Todas as ações relacionadas nessa primeira etapa do trabalho de catalogação e
relacionamento das informações, entretanto, estavam vinculadas à aplicação de um
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teste que validasse a efetividade da proposta com os usuários da documentação. A
metodologia para realizar o teste da taxonomia foi a de Card Sorting.
Aplicados em 60% dos colaboradores da empresa, os testes permitiram
refinamentos para assegurar a adequação da proposta classificatória e segurança na
administração do acervo.
3. CONCLUSÃO
O projeto envolveu três gerências gerais, quatro departamentos de suporte,
além de cinco departamentos técnicos, totalizando doze áreas. Depois de um período
de nove meses de trabalho, desde o início da investigação até a conclusão dos
procedimentos para adequada classificação documental e organização do novo modelo
de gestão, a consultora formatou e produziu manuais de procedimentos com o objetivo
de registrar e salvaguardar os processos propostos para a gestão documental.
3.1. Vantagens da Taxonomia
A aplicação de taxonomia corporativa vem ganhando cada vez mais adeptos. O
crescente
volume
de
informações
espalhadas
nos
distintos
repositórios
das
organizações torna imprescindível a aplicação de procedimentos corporativos para a
classificação do seu conteúdo. A taxonomia permite que, independentemente do tipo
de material, qualquer colaborador possa reunir documentos com atributos afins. Ou
seja, documentos distintos que tratam do mesmo assunto (tarifa, gás etc.),
documentos de um mesmo fornecedor, ou enviados para um mesmo órgão regulador
ou o mesmo tipo de documento.
A taxonomia substituiu algumas práticas de padronização dos procedimentos na
criação de documentos. Independentemente de como o documento foi legendado ou
armazenado, a taxonomia permite sua recuperação por meio de sua classificação. O
grande desafio é o entendimento do conceito da taxonomia. A disseminação desse
conceito é que garantirá que o documento seja corretamente classificado.
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