Circular
Série A
Nº. 1225
A TODOS OS DEPARTAMENTOS DO ESTADO SE COMUNICA:
ASSUNTO: NOVO REGIME DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA DO
ESTADO
INSTRUÇÕES: As que, a seguir, se transmitem, aprovadas por despacho de
Sua Excelência o Secretário de Estado do Orçamento, desta data.
I
INTRODUÇÃO
1. A última revisão da Constituição da República Portuguesa introduzida
pela Lei nº 1/89 de 1 de Janeiro permitiu, no seu artigo 108º, a
formalização e apresentação do Orçamento do Estado por Programas. A
publicação da Lei de Bases da Contabilidade Pública (Lei nº.8/90, de 20
de Fevereiro) estabeleceu as bases contabilísticas e os regimes
aplicáveis, tendo o Decreto-Lei nº 155/92, de 28 de Julho definido as
regras orientadoras do Novo Regime de Administração Financeira do
Estado.
2. A Reforma da Administração Financeira do Estado, pelas suas consequências, é uma das mais importantes reformas estruturais que o País
pretende concretizar, num enorme esforço de modernização técnica e
tecnológica, a fim de obter a informação aos mais diversos níveis para
melhor gerir os recursos existentes na Administração Pública.
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3. A Direcção-Geral da Contabilidade Pública (DGCP), dando resposta aos
conceitos expendidos pelo legislador (artº 17º da referida Lei nº 8/90),
conceptualizou um Sistema de Informação para a Gestão Orçamental
(SIGO), cujo escopo e preocupação fundamental se baseiam nas
seguintes vertentes:
- da gestão económica - consubstanciada na relevação das actividades e
dos programas, quer em termos de custos e de despesas efectuadas,
quer em termos de objectivos a atingir. A contabilidade analítica de
gestão é também um instrumento que potencia, quer um adequado
conhecimento da incidência da despesa e/ou da receita, quer dos
resultados a atingir;
- da gestão financeira - assente num adequado controlo orçamental de
receitas (liquidações, anulações, cobranças e reembolsos) e despesas
(cabimentos prévios, compromissos e pagamentos). A reforma
orçamental consubstancia um novo tipo de pagamento das despesas
públicas - a Transferência Electrónica Interbancária (TEI), que tem a
sua origem no sistema de informação contabilística. Todo este sistema
é o garante do cumprimento das "regras de ouro" da contabilidade
pública. Assim, o controlo do activo realizável e do passivo exigível,
juntamente com as previsões de tesouraria elaboradas pelos diferentes
Serviços e Organismos, permite quer uma gestão orçamental mais
adequada e consentânea com uma economia em mudança estrutural,
quer uma gestão financeira mais conforme com uma gestão optimizada
da dívida pública;
- da gestão de recursos humanos - a construção de uma base de dados
com as características inerentes e necessárias à gestão desta problemática, permite aos Serviços um conhecimento atempado de todas
as situações necessárias à gestão dos respectivos meios humanos e à
aplicação do algoritmo para cálculo dos abonos e descontos;
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- da gestão patrimonial - a "performance" do sistema conduzirá a um
elevado grau de desburocratização e normalização de procedimentos, a
par do conhecimento dos bens inventariáveis, da gestão dos aprovisionamentos do parque automóvel e da posição de terceiros.
4. As aplicações informáticas foram construídas com a finalidade de dar
suporte a um modelo de gestão que tem também como pontos essenciais
dois dos grandes objectivos da Reforma - a unidade orçamental e a
unidade de tesouraria - e apresentam uma arquitectura modular,
interdependente, amigável, navegando numa base de dados que é, por si
só, garantia da possibilidade de futuros melhoramentos qualitativos do
sistema.
5. O SIGO é o Sistema de Informação para a Gestão Orçamental concebido
e conceptualizado para implementar o modelo de gestão subjacente ao
Novo Regime Financeiro do Estado. A arquitectura do sistema assenta
numa forte componente informática, a qual é determinante para o seu
sucesso, constituindo a infraestrutura indispensável, a par da formação
dos recursos humanos, para a concretização da Reforma da Administração Financeira do Estado, em geral, e da Reforma Orçamental e da
Contabilidade Pública, em particular.
6. Esquematicamente o SIGO é composto por três sistemas informáticos
cujo modelo-tipo está disponível para ser fornecido aos diferentes
Serviços e Organismos com autonomia administrativa (artº 2º do
Decreto--Lei nº 155/92), contemplando genericamente as áreas comuns
da gestão, a saber:
•
•
•
SIC - Sistema de Informação Contabilística;
SGRH - Sistema de Gestão de Recursos Humanos;
SGP - Sistema de Gestão do Património.
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No SIC existem os seguintes módulos:
- Planeamento
- Orçamento
- Execução orçamental:
- Contabilidade de compromissos
- Emissão de meios de pagamento
- Contabilidade de caixa
- Contabilidade analítica de gestão
- Contabilização das guias de reposição
- Contabilização das receitas
No SGRH os módulos informáticos são os seguintes:
- Gestão de funcionários
- Processamento de abonos e descontos
- Balanço social
- Formação profissional
No SGP os módulos informáticos são os seguintes:
- Gestão de aprovisionamentos:
- Compras, "stocks" e armazéns
- Gestão de contratos
- Gestão de fornecedores
- Gestão de inventário
- Gestão de viaturas
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7. O SIGO "alimenta" o SCGP - Sistema Central de Gestão Pública através
da transferência regular de ficheiros para a Base de Dados Central
residente no Instituto de Informática.
8. A estratégia de implementação da Reforma da Administração Financeira
do Estado requer, necessariamente, a conjugação de meios materiais e
humanos, a par de uma forte vontade de viver a MUDANÇA, com o
objectivo de permitir à Administração Pública uma nova forma de gerir
através da utilização de novos instrumentos. Assim, promovem-se
simultaneamente, a desburocratização de processos imposta pelas novas
tecnologias, bem como, um novo modelo organizacional e a modernização dos Serviços.
9. Neste sentido e de acordo com a artº. 2º. do Decreto-Lei nº. 83/93,de 18
de Março (Decreto-Lei da Execução Orçamental) a Direcção-Geral da
Contabilidade Pública, por despacho de 93/05/21 de Sua Exª. a Senhora
Secretária de Estado Adjunta e do Orçamento oficializou, através da
circular nº 968-Série B, a Reforma para todos os Serviços do Ministério
das Finanças, com início em 1 de Janeiro de 1993.
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10. Em cumprimento da determinação expressa no artº.17º. da Lei nº 8/90, de
20 de Fevereiro, importa agora criar condições para a generalização da
Reforma nos Serviços de todos os Ministérios. Assim, as condições
mínimas indispensáveis a nível de infraestruturas informáticas são as
seguintes:
- EQUIPAMENTO/HARDWARE
• MÁQUINA UNIX
• CONTROLADOR X25
• LINHA X25
- SUPORTE LÓGICO/SOFTWARE
• SGBDR ORACLE
• OSI/FTAM
• COMPILADOR OU RUNTIME MF COBOL
10.1. Dada a experiência de implementação no Ministério das Finanças, recomenda-se a consulta prévia ao Instituto de Informática, no sentido de ser
obtida a configuração adequada às necessidades de cada Serviço.
10.2. A DGCP procedeu em 93/07/07, à assinatura de um protocolo com a
empresa que representa em Portugal o "software" de gestão de bases de
dados relacionais do SIGO para fornecimento do produto, em condições
preferênciais, a todos os Serviços abrangidos pela Reforma.
11. No sentido de operacionalizar o Sistema, respectivas características e
"performance", bem como o seu objectivo e a sua funcionalidade, a
DGCP disponibilizará os técnicos que forem considerados necessários
para o acompanhamento do início dos trabalhos de implementação da
Reforma nos Serviços, tendo em conta a sua posição de utilizadores do
SIGO.
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12. Sendo toda a arquitectura do sistema assente na filosofia das bases de
dados relacionais, a elaboração das tabelas que suportam o seu
funcionamento quer a nível micro, quer a nível macro, é de crucial
importância. Em qualquer dos subsistemas que compõem o SIGO - SIC,
SGRH e SGP - existem três tipos de tabelas, a saber:
Gerais - são comuns a todos os Serviços e partilhadas por todo o
sistema, têm suporte ou definição legal e são instaladas juntamente com o
"software" do SIGO, sendo a sua manutenção da responsabilidade da
DGCP.
Principais - são de definição própria (criação e actualização) de
cada Serviço. As tabelas principais, no âmbito exclusivo do SGRH,
tomam o nome de tabelas específicas.
Auxiliares - são instaladas com o "software", têm tratamento
centralizado e são da responsabilidade da DGCP.
12.1. Compete à DGCP a manutenção das tabelas gerais e auxiliares, sendo
da responsabilidade do Serviço qualquer alteração do seu conteúdo sem
a necessária autorização. Deste modo, sempre que se verifique
inconsistência, inadequação, inexistência de códigos ou qualquer
situação de ERRO, deverá ser contactada a DGCP, através da respectiva
Delegação.
12.2. As tabelas principais/específicas sendo próprias de cada Serviço, deverão ser previamente preenchidas com o adequado rigor e fiabilidade,
uma vez que são a garantia da informação suportada. A não
correspondência do conteúdo das tabelas entre as duas bases de dados
(micro e macro), inviabiliza o processamento automático dos
pagamentos através do Sistema Central de Contabilidade (SCC).
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"A tabela da unidade orgânica" deverá ser elaborada de harmonia
com a respectiva lei orgânica do Serviço.
A tabela da "analítica" é de concepção própria de cada Serviço,
devendo no entanto ser perceptível do ponto de vista organizacional,
pelo que, atendendo às diferentes necessidades dos Serviços, o seu
campo tem 6 dígitos.
13. Dado o desenho funcional do sistema de informação, assim como as
opções assumidas para segurança do mesmo, considera-se de particular
importância a construção da tabela de fornecedores - tabela principal ou
específica de cada Serviço. Quer isto dizer que, à semelhança da prática
actual, devem os Serviços exigir aos fornecedores os comprovativos da
sua identificação fiscal e bancária, a fim de que seja possível a
certificação e comprovação dos registos inseridos.
II PARTE
SIC - SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTABILÍSTICA
14. O Sistema de Informação Contabilística (SIC) é composto por três
grandes subsistemas, a saber:
- Orçamento de Funcionamento
- Orçamento de PIDDAC
- Orçamento de Receita
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Desta forma, pretende consubstanciar-se a estrutura de elaboração
do OE, a qual se encontra organizada pelo lado da despesa no Capítulo
50 para o PIDDAC e nos restantes capítulos para o chamado "Orçamento
de Funcionamento". Pelo lado da receita mantém-se nesta aplicação a
estrutura do mapa I.
15. A alteração ao Regime de Administração Financeira posta em execução
para o Ministério das Finanças em 1993, poderá suscitar algumas dúvidas
e consequentes períodos de perturbação pela sobreposição dos dois
regimes, esclarecendo-se o seguinte:
15.1. Os Serviços continuarão a adoptar o sistema de contabilização que vinham usando até à instalação do "hardware" e "software" /SIGO, que
se espera venha a ocorrer a breve prazo, de molde a minimizar a
posterior reposição no SIC de muitos movimentos respeitantes a um
grande período de execução orçamental.
15.2. Chama-se a atenção para a necessidade de os Serviços reporem contabilisticamente no SIC, aquando do seu próprio arranque, todos os registos
- cabimentos prévios, compromissos, pagamentos e outras modificações
orçamentais - que fora dele tenham sido feitos, desde o início do
corrente ano económico.
16. A DGCP assegurará o efectivo controlo dos pagamentos que já tenham
sido efectuados e que terão de ser registados no módulo de contabilidade
de caixa do SIC, sendo estes pagamentos registos do tipo 5 - pagamento
escritural ou contabilístico.
17. A responsabilidade financeira decorrente da autorização do pagamento
das despesas públicas é imputável aos dirigentes máximos dos diferentes
Serviços e Organismos ou em quem os mesmos tenham delegado ou
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subdelegado, ainda mesmo que a referida autorização de pagamento, por
transferência bancária ou por cofre público, tenha sido efectuada através
da Delegação da DGCP.
ORÇAMENTO DE FUNCIONAMENTO
Metodologia de Arranque
18. Os Serviços deverão proceder de acordo com as instruções ministradas
pelo Instituto de Informática, o qual em conjunto com a DGCP certificará
o momento do arranque operacional em termos informáticos e
contabilísticos.
19. O SIC é um sistema integrado de informação, baseado nas contabilidades
de compromissos e de caixa, contemplando todas as determinantes de
relevação contabilística, consubstanciadas no Novo Regime de Administração Financeira do Estado, a que alude o Decreto-Lei nº. 155/92.
20. No respectivo âmbito destacam-se alguns procedimentos:
- Registo dos cabimentos prévios, de acordo com o planeamento das
actividades e dos encargos prováveis (artigo 13º.).
- Registo atempado dos compromissos (artigo 10º.), para o qual é necessário o Número Fiscal de Contribuinte (NFC), no caso de se tratar
de pessoa singular ou o Número de Identificação de Pessoa Colectiva
(NIPC) e o Número de Identificação Bancária (NIB) do credor
(fornecedor ou beneficiário).
- Adequado registo da data previsível dos pagamentos dos compromissos
assumidos como suporte de uma boa previsão de tesouraria.
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21. Tipos de pagamento
21.1. O campo "tipo de pagamento", a preencher no momento da previsão do
pagamento de um compromisso, é de importância fundamental no
sistema, devendo a sua utilização ser feita com respeito pelas normas
que se seguem, por forma a garantir uma correcta articulação ao
Sistema Central de Contabilidade (SCC) e ao Sistema de Controlo e
Emissão dos Meios de Pagamento (MPT).
Tipo 1 - Pagamento de serviço/outro
Este tipo de pagamento será o mais usado. Tipifica todos os
pagamentos que não têm um tratamento excepcional. Sempre que o tipo
de pagamento for 1, haverá lugar, em regra, a uma TEI para a conta do
credor, implicando uma saída de dinheiro do Tesouro por conta do crédito
libertado ao serviço processador.
Tipo 2 - Antecipação
É uma variante do tipo de pagamento 1 de iguais consequências,
caracterizando os pagamentos que forem efectuados por adiantamentos.
Aquando da integração do SGP no SIC, este tipo de pagamento irá
garantir o controle dos adiantamentos registados no SGC - Subsistema de
Gestão de Contratos.
Tipo 3 - Pagamento agregado - SGRH
Este tipo de pagamento é criado automaticamente pelo programa e
destina-se a ser utilizado apenas quando estiver accionada a integração no
SIC do SGRH.
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Tipo 4 - Pagamento de fundos de maneio
O tipo de pagamento 4 caracteriza todos os pagamentos efectuados
através da conta bancária do Serviço para utilização do respectivo fundo
de maneio, garantindo a integração quando instalado o respectivo módulo.
A sua utilização permite ao sistema o registo, na contabilidade de
compromissos, dos pagamentos efectuados em fundo de maneio por
contrapartida da emissão da reposição do respectivo fundo.
Tipo 5 - Pagamento escritural (contabilístico)
Este tipo de pagamento só deverá ser utilizado durante o período de
reposição contabilística dos pagamentos já efectuados pelo anterior
sistema.
Tipo 6 - Pagamento desagregado
O tipo de pagamento 6 destina-se a contemplar as situações em que
o pagamento a um fornecedor deva ser efectuado a mais do que um
destinatário. As situações contempladas são:
- Recuperação de dívidas às Instituições de Previdência e de Segurança Social, com retenção de parte das quantias a entregar às
empresas que não tenham a sua situação contributiva regularizada
- cf. artº. 11º do Decreto-Lei nº 411/91, de 17 de Outubro;
- Retenção de IRS e IRC;
- Descontos para a CGA nas formalidades contratuais.
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Tipo 9 - Pagamentos por transferência para o Tesouro
O tipo de pagamento 9 engloba todo o tipo de transferências através
do Tesouro que não se destinem ao circuito interbancário através da SIBS.
A utilização desta instrução permite assegurar a centralização/gestão da
Tesouraria do Estado na Direcção-Geral do Tesouro (DGT). Neste âmbito
consideram-se, entre outras, as seguintes situações:
- Pagamento de vencimentos líquidos;
- Pagamento de Receitas do Estado (IRS, IRC, Selo, ADSE);
- Encargos com a Dívida Pública;
- Reposições não abatidas nos pagamentos;
- Pagamentos ao Banco de Portugal;
- Serviços Exteriores CE;
- Pagamentos a Fornecedores no Estrangeiro;
- Pagamento de rendas de casa do Estado;
- Outros que se vierem a julgar necessários.
Relativamente ao registo dos abonos e descontos, nos pagamentos
do "Tipo 9", deverá corresponder sempre o tipo de documento "005" Folha de vencimentos.
No caso das transferências para pagamento dos vencimentos e
outros abonos líquidos (processamento mensal pelo II ou por outro
sistema informático), este tipo de pagamento utilizar-se-á apenas
enquanto não for accionado o mecanismo de integração do SGRH no SIC,
momento em que o próprio programa registará automaticamente estes
pagamentos como do "Tipo 3" .
22. A DGCP assegurou no SIC o formato de informação de destino ao
fornecedor - extracto bancário - o qual contém a identificação do Serviço
pagador, a referência do documento ou assunto e respectivo montante.
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23. Pagamento de contribuições para a Segurança Social
23.1. O pagamento de contribuições à Segurança Social deverá ser efectuado
através do SIC, de acordo com as regras de registo de compromisso
(nº. fiscal de contribuinte do Instituto de Gestão Financeira da
Segurança Social) e pagamento (NIB do IGFSS), conforme se indica
no ponto 47 da presente circular.
23.2. Numa primeira fase e até determinação em contrário, os serviços processadores deverão enviar ao IGFSS as guias Mod. 511.45, devidamente preenchidas e anotadas do dia em que foi efectuado o pagamento por
TEI.
23.3. A fim de facilitar ao IGFSS a conciliação bancária dos pagamentos
transferidos para a conta "Contribuições para a Segurança Social" da
Caixa Geral de Depósitos, a data que deverá constar da guia de
pagamento será a de retorno dos pagamentos efectivos de DGT (ou
data do saque na DGT), assim como o número do meio de pagamento
que lhe corresponderá.
24. Pagamento de Penhoras (Judiciais e Execuções Fiscais)
24.1. O pagamento das penhoras aos Tribunais deverá ser efectuado através
do SIC de acordo com as regras de registo de compromissos (Tesouro Contribuinte nº 600006441) e pagamentos (Conta do Tesouro na
C.G.D. nº 003506970057181573091).
24.2. Deste modo, os Serviços processadores deverão enviar à Caixa Geral de
Depósitos as guias de depósito (modelo anexo a esta circular),
devidamente preenchidas, contendo os elementos identificadores do
funcionário a quem é feita a penhora ou a execução fiscal e com a
identificação do Juízo, da Comarca, da Secção e do nº do processo, ou
do Chefe de Repartição de Finanças.
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24.3. As guias deverão ainda conter a anotação da data em que foi efectuado
o pagamento por TEI e que corresponde no SIC à data saque do
pagamento.
25. Pagamento de emolumentos ao Tribunal de Contas
As importâncias relativas a emolumentos do Tribunal de Contas
devem ser pagas para o Tesouro conta nº 078100101000000003297 a que
corresponte a classificação económica de receita que lhe diz respeito.
25.1. O pagamento de despesas públicas que constituam receita própria de
outro Serviço ou Organismo deverá ser feito de igual modo, devendo
obrigatoriamente respeitar-se a conta bancária atribuída pelo Tesouro
para essa finalidade.
26. Pedido de libertação de créditos (PLC)
26.1. O PLC consubstancia a necessidade de financiamento do Serviço, cujo
montante deverá ser igual à diferença entre o somatório das aplicações
previstas e o saldo de caixa (nº. 1 do artigo 17º. do Decreto-Lei nº.
155/92).
26.2. O PLC será solicitado mensalmente, devendo os elementos justificativos referidos no artigo 18º. do Decreto-Lei nº. 155/92 ser
apresentados à DGCP nos primeiros 5 dias úteis de cada mês (nº. 1 do
mesmo artigo 18º), sem prejuízo de outros elementos que se afigurem
necessários.
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26.3. O PLC é efectuado por via electrónica, mediante o accionamento dos
mecanismos de envio e retorno, concebidos no sistema para esse fim,
havendo também o respectivo suporte em papel, a emitir em 4 versões,
de acordo com o esquema seguinte:
a) O serviço emitirá o Pedido de Libertação de Crédito (PLC) Mapa
LC-001, em 4 versões, ficando com a 1ª. versão em arquivo corrente
(A), a qual deverá ser substituída pela versão que receberá de
retorno da DGCP devidamente autorizada, que constitui prova
documental contabilística essencial para a prestação de contas.
b) A DGCP (Delegação) deverá fazer constar em arquivo (A) uma versão de cada PLC autorizado, remetendo 1 versão para o próprio
Serviço e outra para a DGT.
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26.4. O PLC deverá ser sempre assinado pelo dirigente máximo do Serviço
ou pela entidade por ele expressamente delegada ou subdelegada para o
efeito, só sendo válido mediante aposição do selo branco do Serviço na
assinatura do dirigente responsável.
26.5. O PLC deverá ser enviado à respectiva Delegação da DGCP (nºs.1 e 2
do artigo 17º. do Decreto-Lei nº, 155/92) referenciando os seguintes
elementos no exterior, como "remetente" do respectivo invólucro ou
sobrescrito:
- Identificação do serviço (classificação orgânica);
- Número do pedido de libertação de crédito;
- Data do pedido.
26.6. Os elementos a fornecer, de harmonia com o disposto no nº. 1 do artigo
18º. do Decreto-Lei nº. 155/92, são outputs do próprio sistema
construídos com os constrangimentos implícitos nos novos princípios e
regras da contabilidade pública. Os mapas informáticos a que se faz
referência são os seguintes:
LC-M001 - Pedido de Libertação de Crédito
LC-M002 - Balancete da Contabilidade de Compromissos
LC-M003 - Balancete da Contabilidade de Caixa
LC-M004 - Mapa das Alterações Orçamentais
LC-M005 - Mapa das Antecipações Duodecimais
LC-M006 - Mapa dos Pagamentos Previstos
LC-M007 - Mapa da Previsão de Tesouraria
OR-M003 - Balancete da Receita Consignada
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27. Autocontrolo
27.1. O sistema informático de suporte à aplicação do Novo Regime de
Administração Financeira contém algumas soluções de controlo automático que auxiliam a gestão. No entanto, chama-se a atenção para a
atribuição de acessos ao sistema ("passwords") e inerente responsabilização.
27.2. Consequentemente, torna-se indispensável a coordenação dos procedimentos inerentes a uma correcta gestão orçamental, assentando no princípio da segregação das funções quanto aos momentos de "processamento" , "verificação" e "autorização de pagamento".
27.3. A fim de garantir a necessária congruência das bases de dados SIC e
SCC considera-se indispensável, antes de se proceder ao envio de
ficheiros para a base de dados central - Instituto de Informática,
confirmar a coerência dos registos através da emissão de listagens de
envio de ficheiros, nomeadamente, verificando totais de controle global/detalhe. No retorno de ficheiros, o Serviço deverá igualmente
proceder à emissão das listagens por forma a verificar a existência de
registos devolvidos com ERRO. Estes registos deverão ser "tratados"
de imediato, de acordo com os requisitos relativos ao respectivo código
de erro assinalado.
28. Assunção de compromissos
28.1. O registo de compromissos, de acordo com o artigo 10º do Decreto-Lei
nº 155/92, deverá ser obrigatoriamente efectuado no primeiro mês do
ano.
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28.2. Como recordatória, salienta-se o facto de que deverão ser sempre
observados os princípios gerais baseados na existência de lei que
permita a realização da despesa, de dotação orçamental adequada onde
a mesma possa ser compreendida e classificada e de cabimento orçamental, orientados na perspectiva de uma maior economia, eficiência e
eficácia (artº. 22º. do Decreto-Lei nº. 155/92).
29. Alterações orçamentais
29.1. Dada a importância destas operações que modificam as dotações
orçamentais e a circunstância do seu registo contabilístico caber a cada
Serviço ou Organismo, o dirigente máximo, como gestor orçamental,
deverá procurar de uma forma periódica e sistemática certificar-se da
conformidade legal de todas as alterações, horizontais e verticais,
designadamente quanto ao uso da competência para a sua autorização e
com o respeito pelas classificações orgânica e funcional.
29.2. Os Serviços e Organismos deverão submeter a despacho, consoante o
nível de competências, as alterações orçamentais que durante o mês
forem necessárias registar, independentemente do nº sequencial de que
as mesmas tiverem sido objecto no sistema.
29.3. Numa primeira fase, e de acordo com a legislação em vigor, competirá à
Delegação da DGCP proceder ao envio para publicação no Diário da
República a qual se baseará no mapa mensal depois de devidamente
certificado.
29.4. Numa segunda fase, a comunicar oportunamente, as alterações orçamentais deverão ser publicadas mensalmente pelos Serviços, após certificação a efectuar pela respectiva Delegação da Direcção-Geral da Contabilidade Pública.
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30. Autorizações de pagamento
30.1. O processamento dos pagamentos, agora da responsabilidade financeira
dos diferentes Serviços e Organismos, é acompanhado pelo pedido da
respectiva autorização de pagamento (mapa CO-M088), devidamente
assinada pelo responsável pela área financeira e pelo dirigente com
competência para autorizar o respectivo pagamento, de harmonia com
as regras de delegação e subdelegação de poderes.
30.2. Na oportunidade destaca-se a importância deste documento, porquanto
constitui a única prova material do processamento dos pagamentos
emitidos, a qual ajuizará para efeitos de prestação de contas, auditoria
ou fiscalização.
31. Certificação dos meios de pagamento emitidos e pagos
31.1. Para efeitos de autocontrolo na contabilidade de caixa, deverá proceder-se sempre à validação dos meios de pagamento emitidos, bem como à
identificação do funcionário que registou no SIC a aprovação da
autorização e a correspondente emissão dos meios de pagamento.
31.2. A identificação do funcionário será feita através de "password" para
acesso a esta área de trabalho, devendo constar da listagem dos meios
de pagamento emitidos a assinatura do respectivo detentor
(responsável).
31.3. Deverá sempre ser feita a conferência das autorizações de pagamento
com os correspondentes meios de pagamento emitidos, a qual será
possível através da emissão das respectivas listagens.
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31.4. De igual modo, deverá proceder-se à conciliação bancária (mapa COM019 - meios de pagamento emitidos/meios de pagamento sacados do
Tesouro ou creditados na c/c dos credores), depois de accionado o
programa de retorno que actualizará o SIC com a informação relativa
aos pagamentos efectivos.
ORÇAMENTO PIDDAC
32. Todos os pontos referenciados nesta circular para o orçamento de funcionamento são válidos para os Investimentos do Plano (PIDDAC), considerando-se, obviamente, as particularidades do Capº. 50, nomeadamente
quanto aos projectos em lugar das actividades e, consequentemente, da
respectiva codificação.
ORÇAMENTO DE RECEITA
33. De acordo com o artigo 14º. do Decreto-Lei nº. 155/92, os diferentes
Serviços e Organismos deverão proceder ao registo contabilístico de
todas as fases do ciclo das receitas.
33.1. Deste modo, deverão os mesmos efectuar no SIC/Receitas o tratamento
informático dos registos que lhe estão subjacentes:
- Orçamento de receita;
- Orçamento de receita consignada;
- Registos de liquidação, anulação, cobrança e reembolsos.
33.2. As receitas liquidadas pelos diferentes Serviços e Organismos deverão
ser entregues nos cofres do Tesouro após a sua cobrança, devendo
proceder-se de igual modo ao respectivo registo.
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33.3. O cumprimento do disposto no artigo 20º. do mesmo diploma (despesas
sujeitas a duplo cabimento) efectua-se no orçamento de despesa,
interactivamente ao total de receita consignada já arrecadada e registada
no módulo de receitas.
33.4. Refere-se que também no SIC/Receitas, deverão ser registados contabilísticamente todos os movimentos que se efectuarem no período
compreendido entre 94-01-01, até à efectiva entrada em funcionamento
do sistema em cada Serviço, incluindo os saldos das receitas consignadas classificadas na rubrica do código de classificação económica
12.00.01 - Saldo na posse do Serviço.
33.5. Igualmente os saldos na posse do Tesouro e escriturados no encerramento do ano de 1993, na rubrica do código de CE 12.00.01 - Saldo
na posse do Tesouro, que vierem a transitar para 1994 após apuramento
pela Delegação e comunicação à Direcção dos Serviços Gerais da
Conta (DSGC), deverão ser escriturados no SIC/Receitas como receita
entrada em 1994 na CE 12.00.01 - Saldo na posse do Tesouro.
33.6. Enquanto não entrar em vigor o novo sistema de controlo de cobranças
do Estado (SCE), a implementar no âmbito do novo regime financeiro
do Estado, na elaboração da tabela Mod 28 deverão manter-se assegurados os procedimentos que continuem a permitir o envio à DSGC e
simultaneamente ficar assegurados os circuitos internos, nomeadamente
na DGT, na Direcção-Geral das Contribuições e Impostos e na
Direcção-Geral das Alfândegas , que permitam o registo mensal por
cofre, dos montantes da referida tabela para contabilização da receita
cobrada no SIC/Receitas.
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33.7. Os Serviços e Organismos liquidadores de receitas deverão assegurar a
correspondência dos movimentos constantes da tabela Mod. 28 com os
registados no SIC/Receitas.
33.8. A contabilização das receitas de acordo com o novo regime financeiro
do Estado é toda realizada no SIC/Receitas, pelo que este sistema
também garante o duplo cabimento das despesas que actualmente estão
orçamentadas nas subdivisões "98 - Despesas com compensação em
receita - sem transição de saldos" e "99 - Despesas com compensação
em receita - com transição de saldos", a que se refere a circular desta
Direcção-Geral, nº. 1 213, Série A, de 92-07-20.
33.9. Chama-se a atenção para o facto de a consignação da receita se dever
reportar apenas ao valor líquido da guia de receita a registar - receita
própria, sendo o imposto devido contabilizado na rubrica de receita
respectiva e entregue no Tesouro por conta da entidade administradora
da receita.
34. Encerramento e início do mês
34.1. Do ponto de vista contabilístico o encerramento mensal será obrigatoriamente feito até ao último dia do mês, desencadeando-se automaticamente o início do mês seguinte, pelo que, de imediato, o Serviço ou
Organismo deverá proceder ao envio da informação para a Base de
Dados Central (BDC) - II, constante do Sistema Central de
Contabilidade (SCC) a fim de manter-se a necessária congruência das
bases de dados micro-SIC e macro-SCC. Os balancetes mensais e
mapas, a que se refere o artigo 18º. do Decreto-Lei nº. 155/92,
reportar-se-ão á data do encerramento.
24
34.2. Os Serviços deverão proceder diariamente à verificação da existência,
ou não, de ficheiro de retorno de informação da base de dados central.
Para o efeito existe um ficheiro informático com o seguinte conteúdo:
RELATÓRIO II - XXXX (Cód.Serviço)
Data
aa-mm-dd
XXXX (Cod.Serv.) ............. mensagem
Mensagens possíveis:
Não houve transferência - significa que o Serviço não enviou
ficheiros para tratamento;
Tem retorno - significa que o Serviço deverá proceder à transferência do ficheiro e "correr" a opção de RETORNO de informação.
Esta opção actualizará a base de dados e emitirá os mapas para análise e
controlo;
Sem problemas - significa que o Serviço enviou ficheiro o qual foi
processado sem problemas, isto é, sem erros.
35. Arquivo de documentos contabilísticos
35.1. Os processos respeitantes à realização da despesa deverão ser devidamente organizados e mantidos em arquivo corrente, por forma a que
possa ser dada execução, a todo o tempo, ao disposto no nº. 3 do artigo
18º. do já citado Decreto-Lei nº. 155/92.
35.2. O Novo Regime de Administração Financeira do Estado remete para os
diferentes Serviços e Organismos responsabilidades acrescidas dos seus
procedimentos contabilísticos, sublinhando-se a importância que deverá
revestir a organização arquivística interna.
25
35.3. O arquivo dos documentos que serviram de suporte à emissão dos meios
de pagamento poderá ser efectuado de acordo com a ordem sequencial
dos registos a que respeitam:
- Número do PLC e anexos;
- Número de autorizações de pagamento;
- Número dos documentos de suporte aos pagamentos;
- Número das alterações orçamentais;
- Número da guia de receita ou documento de cobrança;
- Número da guia de reposição.
35.4. A cada pagamento deverá ser junto o documento que lhe serviu de
suporte legal (requisição oficial - factura ou/e recibo), bem como os
anexos ou anotações que demonstrem a conformidade legal e a
regularidade financeira.
36. Considerando, cumulativamente, que um dos principais objectivos do
Novo Regime é o de garantir a uniformização de procedimentos, e que o
módulo de execução orçamental integrado no SIC, exije a produção
informática de um conjunto de documentos instrutores dos Pedidos de
Libertação de Créditos formulados pelos Serviços do Regime Geral
(artigo 17º. e seguintes do Decreto-Lei nº. 155/92), são substituídos
pelos "outputs" do SIC os modelos documentais genericamente
utilizados no anterior sistema.
36.1. Neste âmbito, referem-se em especial os documentos instrutores do
PLC mencionados no item 26.6., bem como os balancetes
orçamentais (CO-M083 e CO-M015) e o mapa da Situação da Rubrica
(CO-M085).
26
III PARTE
SGRH - SISTEMA DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
37. O SGRH (Sistema de Gestão de Recursos Humanos), é um sistema
integrado de informação para a gestão que visa apoiar o processo de
modernização da Administração Pública, no âmbito da Gestão Financeira
de Recursos Humanos.
37.1. O SGRH tem como objectivo colocar à disposição dos Serviços do
regime geral - autonomia administrativa - (artigos 2ºs da Lei nº. 8/90,
de 20 de Fevereiro e do Decreto-Lei nº. 155/92, de 28 de Julho) o
"software" conducente à aplicação prática e plena da reforma da
administração financeira, na óptica financeira da gestão dos recursos
humanos, sendo concebido modularmente tendo em vista a articulação
com outros sistemas de Gestão de meios (Sistema de Informação
Contabilístico - SIC e Sistema de Gestão de Património - SGP).
37.2. A concepção do SGRH, em particular o seu modelo de dados, está
elaborado de molde a possibilitar não só a sua conjugação com os
outros sistemas de apoio à Reforma, como a permitir uma visão
histórica das diversas situações de desempenho funcional.
37.3. O SGRH é composto pelos seguintes módulos:
- Gestão de Funcionários;
- Processamento de Abonos e Descontos;
- Balanço Social;
- Formação Profissional.
27
- Gestão de Funcionários - O módulo de Gestão de Funcionários,
constitui uma base de dados contendo o novo cadastro do pessoal,
o qual abarca todos os elementos de informação respeitantes à
situação funcional dos trabalhadores da Administração Pública,
nas várias componentes que influenciam a sua situação profissional e remuneratória.
- Processamento de Abonos e Descontos - O módulo enunciado
engloba o processamento de vencimentos mensais e outros
abonos, bem como a emissão de guias de reposição e a produção
de todos os "outputs" inerentes e necessários ao processamento de
remunerações e tratamento da respectiva informação, designadamente:
•
Folhas de vencimentos;
• Notas de abonos e descontos;
• Integração com o SIC e SGP.
O módulo de Processamento de Remunerações é activado em
função dos movimentos inscritos, actualizados ou corrigidos na
base de dados de Gestão de Funcionários, consubstanciando-se
deste modo, automaticamente, o cálculo de abonos e descontos a
processar.
No decurso do cálculo, os erros que ocorrerem com o processamento dos abonos e descontos de qualquer funcionário, não serão
impeditivos de que todos os outros fiquem correctamente processados, sem prejuízo da identificação e edição desses erros num
mapa.
Balanço Social - Em termos genéricos, o Balanço Social é um
instrumento que visa, por um lado quantificar determinado tipo de
indicadores que permitam a análise dos recursos humanos das
organizações e por outro, com base nesses indicadores, servir de
suporte a tomadas de decisão nessa área, possibilitando
28
planeamentos assentes numa melhor coordenação e racionalização
dos recursos disponíveis, dado que constitui um instrumento de
medida, de decisão e planeamento indispensável para o correcto
desempenho da função dirigente nos Serviços da Administração
Pública.
Os indicadores em causa são aqueles que, genericamente, melhor
evidenciam a tipificação da organização neste âmbito:
•
Indicadores de Emprego;
• Indicadores de Despesas com Pessoal;
• Indicadores das Condições de Trabalho;
• Indicadores de Diferendos.
O Balanço Social, ao fazer transparecer os pontos fortes e fracos
em matéria de gestão social, contribuirá, igualmente, para tornar
mais eficientes os investimentos sociais e para permitir uma maior
identificação dos funcionários com a Administração Pública.
Formação Profissional - Representa a função pública uma
percentagem significativa da população activa do País, apresentando, contudo, como características, baixos índices de qualificação e
de tecnicidade.
A formação profissional tem por objectivo melhorar a produtividade mediante, designadamente, a adaptação às mutações tecnológicas, organizacionais ou outras, contribuindo para o desenvolvimento económico e social.
Em tal contexto, tem este módulo por objectivo essencial facultar
uma prévia e oportuna avaliação dos resultados obtidos, permitindo
também quantificar, com base no número de participantes, no total
de horas utilizadas e dos custos suportados, o esforço dispendido
com a Formação nas diversas modalidades, quer a nível interno do
Serviço, quer a nível externo.
29
38. Arquitectura do SGRH
O SGRH contempla 5 momentos distintos, a saber:
Inserção - é a inscrição do registo pela primeira vez, ou quando as
situações anteriores tenham sido canceladas;
Actualização - corresponde à modificação/alteração de um ou
vários atributos do registo, criando histórico do
movimento;
Correcção - é a alteração de um ou mais atributos do registo que no
momento da inserção ou da actualização tenham sido
objecto de ERRO. Esta opção actualiza a base de
dados, não criando histórico. A correcção permite ainda
a eliminação de registos incorrectos na base de dados.
Introdução de situações passadas - permite o registo de todas as
situações que relevam o "follow up" do funcionário,
possibilitando o carregamento dos dados curriculares do
funcionário.
Cancelamento - permite o cancelamento de todos os registos
relativos a um funcionário (saída definitiva do
funcionário);
- possibilita o cancelamento da situação remuneratória
(exº: requisição do funcionário para outro serviço);
- é a operação que possibilita "terminar" certos abonos
ou dívidas de descontos.
30
39. Tabelas
39.1. Tal como se refere no ponto 12, o preenchimento das tabelas no SGRH
tem que ter exacta correspondência de legalidade e materialidade dos
registos, sem o que não pode ser garantida a fiabilidade da informação.
39.2. Como se infere, o SGRH carece de um adequado levantamento de
informação para carregamento da base de dados. Para o efeito, estão
disponíveis os documentos de suporte ao carregamento, devendo os
mesmos ser completados com os códigos de situação das várias tabelas
que fazem parte do SGRH e que são da exclusiva responsabilidade da
DGCP/II.
39.3. O preenchimento e actualização das tabelas gerais do Sistema é da
exclusiva responsabilidade da Direcção-Geral da Contabilidade
Pública, em virtude de terem âmbito nacional. Sempre que se verifique
a necessidade de inserção ou actualização de algum código, deverão os
diferentes Serviços solicitá-lo à DGCP a fim de que, de imediato, se
proceda à respectiva alteração no sistema central. Efectivamente, este
tipo de tabelas é essencial à Base de Dados Central, onde é centralizada
a informação para análise macro, daí a necessidade de uniformização
dos códigos relativos às áreas abrangidas (exº.: grupos, carreiras e
categorias profissionais; abonos e descontos; faltas; IRS; ...).
39.4. A gestão das tabelas específicas é da responsabilidade de cada
Serviço, podendo as mesmas ser alteradas à medida das suas
necessidades (exº.: quadro de pessoal; formação promovida
internamente; local de trabalho;...).
31
39.5. Chama-se a especial atenção para o preenchimento das tabelas relativas a quadros de pessoal, específicas de cada Serviço, as quais,
pela responsabilidade que envolvem os procedimentos que lhe
estão subjacentes, deverão ser certificadas e validadas pela
Delegação da Contabilidade Pública. Esta validação deverá ser feita
nas listagens das tabelas emitidas pelo SGRH mediante declaração
de conformi-dade.
39.6. Tendo em atenção que é particularmente difícil, numa fase de
inserção maciça de dados, a sua conferência através dos écrans,
encontra-se disponível a opção Listagens de Conferência de Dados,
permitindo ao utilizador retirar da aplicação os "outputs" necessários à adequada e precisa execução do trabalho.
40. Regras de Cálculo
No SGRH existem regras de cálculo de abonos e descontos que são
visíveis apenas pela atribuição do respectivo código em determinada
situação. Deverá ter-se particular cuidado no controle deste procedimento porquanto a atribuição de um código de regra abono/desconto
de-sencadeia interna e automaticamente o cálculo respectivo.
1ª FASE
41. Metodologia de arranque
41.1. O SGRH carece de um adequado levantamento da informação residente
nos processos individuais dos funcionários.
32
41.2. Chama-se a atenção para a qualidade da recolha, porquanto a introdução
de dados obedece a uma cadência sequencial, implicando o prévio preenchimento de todos os campos obrigatórios dos Boletins de Recolha
de Dados.
40.3. Para implementação do SGRH, a DGCP e o II disponibilizarão aos
Serviços um conjunto de 19 fichas, contendo todos os campos dos ecrãs
do programa, cujo preenchimento contém alguns constrangimentos, que
para melhor compreensão se passam a enumerar:
Ficha Nº.1 - Ficha do funcionário
O SGRH contempla, como atrás se disse, um módulo de
"cadastro", o qual contém toda a informação relativa à situação do
funcionário enquanto profissional/emprego e cidadão/contribuinte/família.
•
Data início da situação
No momento de arranque, o Serviço deverá previamente determinar
qual a data início de situação a considerar. Todas as alterações à
situação, posteriores à data inscrita, terão de ser actualizadas no sistema, sendo-lhe atribuída uma data fim de situação e uma nova data
início de situação que entretanto ocorrer.
Esta data início de situação, será assim igual para todos os
funcionários e em todas as fichas no momento da inscrição,
exceptuando-se, naturalmente, as novas situações ocorridas após a data
definida para o arranque.
33
•
Número
O número do funcionário é atribuído pelo Serviço, devendo obedecer à ordem sequencial de antiguidade nesse Serviço. Quando houver
saídas de pessoal o reposicionamento na contagem será feito automaticamente, mas accionado pelo utilizador.
•
Data de validade do Bilhete de Identidade
Sempre que o Bilhete de Identidade do funcionário for "vitalício"
deve considerar-se a data 2999/09/09.
•
Deficiência/Incapacidade
O valor a inscrever neste campo tem de corresponder à deficiência
atribuída ao funcionário. Sempre que não houver qualquer deficiência
física ou incapacidade, deve indicar-se o valor 0 (zero).
•
Número de contribuinte
O número de contribuinte é validado pelo sistema através do
algorítmo da Direcção Geral das Contribuições e Impostos. Eventuais
dificuldades surgidas aquando da introdução dos dados deverão ser comunicadas à DGCP.
•
Residência fiscal
A residência fiscal aparece por defeito, no sistema, igual à morada
do funcionário. Deverá prodecer-se à necessária rectificação sempre que
for caso disso.
34
•
Local de trabalho
É uma tabela específica do Serviço que deve englobar todos os seus
departamentos ou delegações descentralizados (diferentes moradas
originam diferentes locais de trabalho). Sublinha-se a importância do
correcto preenchimento desta tabela, porquanto se encontra inteiramente
relacionada com a tabela Calendário.
•
Código de Unidade Orgânica
O código da unidade orgânica consta da respectiva tabela do SIC e
é elaborada de harmonia com a lei orgânica do Serviço.
•
Código de analítica
O código de analítica deverá constar da tabela do SIC. A garantia
de interligação ao SIC, é assegurada desde que na tabela de parâmetros o
Serviço opte por trabalhar com "analítica".
•
Antiguidade na função pública
A contagem inserida neste campo, deve ser referenciada a uma
determinada data escolhida pelo Serviço - data de referência - para
posteriormente efectuar os cálculos inerentes.
•
Distrito , Concelho e Freguesia
O código inserido em cada um destes campos tem que, em
conjunto, constar da tabela de Divisões Administrativas.
35
•
Data fim de situação
Deverá, obrigatoriamente,considerar-se uma data fim de situação.
No momento de arranque, a data fim é assumida pelo próprio sistema
(2999/09/09) para todas as situações activas. Sempre que houver
alteração a qualquer situação (campo), a data fim a inscrever tem de
corresponder ao momento em que a situação ocorrer.
Ficha Nº. 2. - Agregado Familiar
Os elementos a recolher neste âmbito deverão, obrigatoriamente,
ser os que influenciam o cálculo de abonos e descontos.
•
Data início de situação
A data início da situação deve corresponder à data de alteração ou
modificação do agregado familiar. No caso do agregado familiar
existente à data definida para a ficha do funcionário, deverá considerar-se a mesma data.
•
Código do familiar
Considera-se para este efeito, o cônjuge, os ascendentes e os
descendentes. A introdução deverá ser sequencial para cada funcionário.
•
Deficiência
O valor a inscrever neste campo tem que corresponder à deficiência
reconhecida ao familiar do funcionário.
36
Ficha Nº. 3 - Pensionista
Esta ficha contém a recolha de dados dos destinatários das pensões
de alimentos determinadas por ordem judicial. As situações tratadas
através da inserção destes elementos, correspondem ao actual procedimento para processamento das penhoras, substituindo o disposto na
Circular da Série A nº. 1219, de 93-07-27.
•
Data início da situação
Se o pensionista já existir aquando do carregamento inicial, deverá
inserir-se a data considerada na ficha do funcionário.
•
Código do pensionista
Este campo é de preenchimento obrigatório e deverá ser sequencial
para cada funcionário.
Ficha Nº. 4 - Situação Profissional
A recolha de dados relativos à situação profissional é, regra geral,
de crucial importância para o cálculo das remunerações. Exceptuam-se
desta situação, por exemplo, os funcionários que estando numa situação de
mobilidade, optem pelo vencimento que detenham no Serviço de origem.
Um funcionário pode ter mais do que uma situação profissional
activa, só podendo, no entanto, ter UMA situação de exercício activa.
37
•
Data início da situação profissional
A data início, deve coincidir com a data fixada na ficha do
funcionário. Posteriormente, a data indicada deve corresponder exactamente ao direito adquirido em determinado dia.
•
Grupo profissional, carreira profissional e categoria profissional
Os códigos relativos a estas situações estão definidos nas tabelas
gerais do SGRH construídas pela DGCP e da sua responsabilidade.
Os Serviços deverão previamente elaborar as tabelas específicas
correspondentes à estrutura definida nas respectivas leis orgânicas, isto
é, torna-se necessário criar as tabelas relativas a quadros de pessoal.
Qualquer situação que não se encontre definida previamente e que
exija a criação de um código nas tabelas gerais deve ser atempadamente comunicada à DGCP, a fim de ser contemplada no Sistema Central
de Gestão de Pessoal (SCP) da DGCP, residente no Instituto de
Informática.
Atendendo a que o pagamento dos abonos e descontos se operará
integradamente via SIC, SCC-MPT por T.E.I., é absolutamente
indispensável a prévia actualização da Base de Dados (Macro).
•
Nível
O nível é o modo de diferenciar sub-grupos profissionais que têm
exigências de formação distintas. O nível é 0 (zero), sempre que o
contrário não tenha sido indicado.
38
•
Grau
O grau é o modo de diferenciar sub-carreiras profissionais, com
base na autonomia e na sua complexidade funcional. Deverá ser
preenchido de acordo com o estipulado na lei orgânica do Serviço.
•
Natureza do cargo
Este campo só pode ser preenchido com um "T" (Titular) ou com
um "P" (Provisório).
•
Situação de exercício
Deverá considerar-se a situação "N" sempre que a situação
profissional não corresponde à de exercício. Quer dizer que um
funcionário pode ter mais do que uma situação profissional activa. No
caso de "S" será, em regra, esta que interage com a situação remuneratória.
•
Motivo de não exercício
Este campo só é preenchido se a situação de exercício for igual a
"N" , tornando-se assim um campo obrigatório.
•
Motivo de fim de situação profissional
Este campo só é preenchido se a data fim de situação profissional
for diferente de 2999/09/09, passando então a ser de preenchimento
obrigatório.
39
Ficha Nº. 5 - Situação de Mobilidade
A informação transmitida ao sistema destina-se, em especial, à
gestão de pessoal, pelo que constitui a base para a construção de
indicadores aos dois níveis - micro e macro.
Só deverão ser registadas as situações em que há mobilidade de
funcionários entre dois Serviços. Os casos de mobilidade interna não são
inseridos.
Ficha Nº. 6 - Situação Remuneratória
A situação remuneratória do funcionário, em regra, corresponde à
situação profissional activa. Os dados inseridos neste âmbito, constituem o
suporte do processamento dos abonos e descontos do funcionário.
•
Ano/mês de processamento
No momento de arranque o ano/mês inserido tem que corresponder
à data de início da situação remuneratória, que é coincidente com a
constante na ficha do funcionário.
•
Número da folha
O número inserido tem de constar na tabela de folhas de vencimento, a qual é da responsabilidade de cada Serviço.
40
•
Vencimento mensal
Consideram-se para este efeito, vencimento mensal, apenas as
situações dos funcionários não integrados no NSR, isto é, só será
preenchido se o campo Funcionário Integrado NSR = N .
•
Percentagem
A percentagem deve ser sempre 100 com excepção do pessoal
dirigente.
•
Limite máximo para cálculo de Horas Extraordinárias
Destina-se a contemplar as situações específicas para cada funcionário. A não inscrição desta informação implica perda de controlo.
•
Dependentes deficientes
Naturalmente, o valor inserido neste campo, não pode ser superior
ao número de dependentes, estando também relacionado com o campo
"deficiência" da tabela de Agregado Familiar.
•
Taxa de IRS
O campo taxa de IRS só poderá ser preenchido se o funcionário
optar, nos termos da lei, por taxa fixa.
41
Ficha Nº. 7 - Abonos Devidos
•
Referência
Corresponde ao número de anos, em relação ao ano corrente, a que
se refere o abono. Por defeito encontra-se preenchido a 0 (zero), uma
vez que o abono, normalmente, diz respeito ao ano em vigor.
•
Código do pensionista
Este campo só é diferente de 0 (zero) se o abono for referente não
ao funcionário mas a um seu pensionista.
•
Percentagem
Indica a percentagem associada ao cálculo do abono em causa. No
caso do abono 001 (vencimento mensal), esta percentagem tem de ser
igual à percentagem inserida na ficha da situação remuneratória.
•
Número de unidades a processar
É uma instrução a utilizar-se apenas quando o código de regra do
abono é igual a: 10 (dez) - (Exº.: abono de família, subsídio de nascimento); 35 - (Exº.: ajudas de custo).
•
Valor do Abono
O campo valor do abono só deve ser preenchido quando há um
abono em valor fixo, regra de cálculo 98 (Exº.: diferencial de
integração, adicional à remuneração), ou quando o valor é atribuído
directamente pelo utilizador, regra de cálculo 99.
42
•
Valor de acerto
Sempre que for impossível regularizar qualquer situação através do
próprio sistema poderá utilizar-se este campo. Pode assumir valores
positivos ou negativos. Nunca pode ser um registo em que a regra de
cálculo seja igual a 98 ou 99.
Ficha Nº. 8 - Descontos Devidos
•
Código do Organismo
Por código do organismo deve entender-se o número de
contribuinte fiscal do Serviço ou Organismo a favor do qual é feito o
desconto.
•
Referência
Corresponde ao número de anos, em relação ao ano corrente, a que
se refere o desconto. Por defeito encontra-se preenchido a 0 (zero),
uma vez que o desconto, normalmente, diz respeito ao ano em vigor.
•
Valor do desconto
Torna-se um campo de preenchimento obrigatório, se a regra de
cálculo é a 98 (descontos em valor fixo - caso dos descontos para o
Cofre de Previdência), ou a 99 (valor atribuído directamente pelo
utilizador).
•
Valor de acerto
Pode assumir valores positivos ou negativos. Nunca pode ser um
registo em que a regra de cálculo seja 98 ou 99.
43
•
Data início/fim do desconto
A data início deve corresponder ao momento a partir do qual existe
a obrigação ou dever de descontar. No momento de arranque deve ser
igual à constante da ficha do funcionário. A data fim deve ser
2999/09/09 para os casos sem limite de data salvo, nas situações em que
seja determinado exactamente o seu termo.
Ficha Nº. 9 - Dívidas de Descontos
A informação recolhida nesta ficha, destina-se a contemplar as
situações de descontos nos vencimentos dos funcionários a favor de
determinadas entidades:
Exº.: recuperação de dívidas à Caixa Geral de Aposentações.
•
Código de desconto
O valor inserido, juntamente com o de código do Serviço ou
Organismo, terá de constar na tabela de descontos.
•
Prestações do Tipo "A" e Tipo "B"
Entende-se por prestação tipo "A", o resultado da divisão do
montante da dívida pelo número de prestações autorizadas. Prestação
tipo "B", é a última prestação da dívida arredondada para a diferença
entre o total da dívida e o somatório das prestações do tipo "A".
44
Ficha Nº. 10 - Assiduidade
O tratamento da assiduidade do funcionário é assegurado pelo
próprio sistema, interagindo internamente quer em termos de abonos e
descontos, quer administrativos (Exº.: listas de antiguidades).
Ficha Nº. 11 - Horas Extraordinárias
•
Tipo de compensação
Só pode assumir duas posições:
"R" - Remuneração
"D" - Dedução posterior ao período normal de trabalho
•
Ano/Mês de processamento
Só são preenchidos se tipo de compensação = R, dizendo então
respeito à data a que deverá reportar-se a remuneração.
Ficha Nº. 12 - Segurança Social
Pretende-se com esta ficha a inserção, para cada funcionário, dos
registos relativos a : CGA, ADSE, Cofres de Previdência, Sindicatos,
Companhias de Seguros, Serviços Sociais, ...
45
•
Código do Organismo
O número inserido tem de corresponder à identificação das Entidades de que o funcionário é sócio.
Ficha Nº. 13 - Habilitações Literárias
Pretende-se nesta área de recolha de dados obter informação que
demonstre o nível das habilitações literárias do pessoal ao serviço da
Organização.
As tabelas curso literário e nível do curso obedecem à sistematização oficial do Ministério da Educação, sendo a sua actualização da
responsabilidade da DGCP.
Ficha Nº. 14 - Habilitações Profissionais
Serão aqui considerados, todos os cursos de formação que o
funcionário possua no seu curriculum, desde que não tenham sido
promovidos pelo Serviço.
Ficha Nº. 15 - Formação
As fichas de recolha de dados sobre habilitações profissionais e
formação, destinam-se à recolha de dados necessários não só à identificação do investimento de recursos nesta área, mas também a dar resposta
ao Decreto-Lei nº. 401/91, de 16 de Outubro.
46
Serão aqui consideradas as acções de formação em que o funcionário esteve presente e que tenham sido promovidas pelo Serviço em
que ele se encontra inserido.
Ficha Nº. 16 - Idiomas
Numa primeira fase foram apenas considerados, para efeito de
registo, os idiomas dos países pertencentes à CE.
O não preenchimento desta ficha não é impeditivo do arranque do
sistema.
Ficha Nº. 17 - Afectação Orçamental
A informação registada neste âmbito destina-se a fornecer os inputs
ao SIC.
É absolutamente necessário o seu correcto preenchimento e
actualização, para adequados resultados contabilísticos, bem como para
construção de indicadores de performance.
Ficha Nº. 18 - Classificação de Serviço - Louvores
•
Código da classificação
O código inscrito tem de constar na tabela de Classificação de
Serviço.
47
Ficha Nº. 19 - Processo Disciplinar - Pena Disciplinar
•
Número de processo
Este número deverá ser sequencial relativamente aos números de
processo, para o funcionário em questão, já registados na tabela.
•
Estado do Processo
Pretende-se, por exemplo, saber se o processo está em curso ou se
foi cancelado.
42. O SGRH só poderá ser accionado em plena integração com o SIC, depois
de estarem assegurados todos os "inputs" que influenciam o cálculo das
remunerações e outros abonos.
43. Enquanto não for possível accionar o módulo das remunerações e outros
abonos do SGRH, o processamento continuará a efectuar-se nos moldes
actuais, quer nos serviços que adquiram autonomia administrativa, quer
naqueles que já estavam dotados deste regime e disponham de
processamento próprio, desenvolvendo-se como se indica:
a) Os diferentes Serviços e Organismos anteriormente dotados de
autonomia administrativa e de autonomia administrativa e
finan-ceira, mantêm o mesmo regime até à integração do
SGRH, con-tabilizando no SIC os montantes pagos nos
correspondentes códigos das rubricas de classificação
económica por actividade e aos destinatários dos pagamentos.
48
b) Os ex-serviços simples, que nos termos do Decreto-Lei nº.
155/92 passam a ser dotados com a nova autonomia
administrativa, no período transitório para o novo regime, terão
de considerar as seguintes fases:
1ª. - O processamento informático das remunerações e outros abonos
continuará a ser feito pelo II e os respectivos pagamentos serão
efectuados pela Delegação da DGCP, como até agora, enquanto não
se verificar o arranque dos sistemas SIC e SGRH (neste caso, deverá
proceder-se contabilisticamente como se indica no ponto 15.2. da
presente circular);
2ª. - No período intermédio de preparação do SGRH e logo que os
serviços estejam em condições operacionais de fazer os pagamentos
pelo SIC, o processamento informático das remunerações e outros
abonos continuará a ser assegurado pelo II e a emissão dos meios de
pagamento deverá ser concretizada através do SIC;
3ª. - Quando se verificarem as condições necessárias à integração dos dois
sistemas (SIC e SGRH), o processamento informático das remunerações e outros abonos será feito através do SGRH e os meios de
pagamento emitidos electronicamente através do SIC (o acesso a
esta fase só será possível depois do consenso técnico e operacional
entre a DGCP, o II e o Serviço, após um período de transição
assegurado em paralelo).
44. Nos 2º. e 3º. casos, deverão os diferentes Serviços e Organismos proceder
ao envio às respectivas entidades (CGA, CPFAE, SOFE, SINDICATOS
etc.), das relações de descontos feitos nas remunerações e outros abonos
dos funcionários, devidamente anotadas da data em que foi efectuada a
TEI.
49
45. Para proceder-se à emissão dos meios de pagamento relativos às receitas
do Estado e vencimentos líquidos, deverão ser utilizados os seguintes
NIB's:
NIPC
FILIAL
TP
NIB
IRS
600006441
1
9
0781001010000000001
93
SELO
600006441
2
9
0781001010000000002
90
ADSE
600006441
3
9
0781001010000000003
87
VENCIMENTOS
600006441
4
9
0781001010000000004
84
REPOSIÇÃO CONTABILÍSTICA
600006441
5
5
0781001010000000005
81
REP. NÃO ABATIDAS
600006441
6
9
0781001010000000006
78
IRC
600006441
7
9
0781001010000000017
45
IVA
600006441
8
9
0781001010000000031
03
RENDAS DE CASA
600006441
10
9
0781001010000000005
81
EMOLUMENTOS DO TRIB.CONTAS
600006441
14
9
0781001010000000032
97
45.1. A conta Vencimentos - 0781001010000000004 84 -, destina-se ao
pagamento dos abonos líquidos aos funcionários, consubstanciando-se
desta forma a unidade de Tesouraria.
45.2. O pagamento à entidade bancária que assegura o crédito em conta dos
vencimentos dos funcionários é da responsabilidade da DGT.
45.3. A conta Reposições - 0781001010000000006 78 -, destina-se aos movimentos referentes às reposições não abatidas nos pagamentos
(receita geral do Estado), deduzidas nos vencimentos dos funcionários.
50
46. A DGCP, disponibilizará oportunamente a informação relativa às contas
bancárias existentes no Tesouro para efeitos de contabilização de receitas.
47. Relativamente a outros descontos nas remunerações, indicam-se os NIB's
e NIPC's das seguintes instituições:
NIPC
FILIAL
TP
NIB
CGA
500792968
1
1
0035000100000585030
42
CPFAE
500969442
1
1
0035067000017838130
92
SOFE
501523340
1
1
0035025700002199430
92
IGFSS
500715505
1
1
0035069700900428517
84
SERV. EXT. CEE
600006441
9
9
0781001010000000008
72
TRANSF. Pª BANC.PORT.
600006441
11
9
0781001010000000018
42
CAMBIAIS
600006441
12
9
0781001010000000009
69
PENHORAS
600006441
13
1
0035069700571815730
91
Nota: Ao código do Banco Tesouro (0781) terá que corresponder sempre o tipo de
pagamento 9.
47.1. Os Serviços e Organismos, deverão providenciar em ordem à obtenção
dos elementos identificadores (NIB e NIPC) dos destinatários de outros
descontos que venham a incidir sobre os abonos.
48. Para efeitos de controlo e auditoria por parte da DGCP, deverão os diferentes Serviços e Organismos enviar às respectivas Delegações, uma
relação nominal com as seguintes indicações: categorias e assinaturas dos
dirigentes máximos, dos responsáveis pela autorização da realização de
despesas (assunção de compromissos), bem como dos responsáveis pela
autorização e emissão dos meios de pagamento, devidamente actualizada
51
e confirmada pelo competente dirigente máximo e autenticada com o selo
branco.
2ª FASE
49. Logo que o Serviço considere concluído o carregamento da base de
dados, deverá comunicá-lo à Direcção-Geral da Contabilidade Pública, a
qual, através da Delegação respectiva, certificará os procedimentos a
seguir.
IV PARTE
SGP - SISTEMA DE GESTÃO PATRIMONIAL
50. O SGP (Sistema de Gestão Patrimonial), a disponibilizar oportunamente,
é composto por dois grandes subsistemas, a saber:
- Gestão patrimonial;
- Gestão de contratos.
51. O SGP, mantém as características referidas para os sistemas anteriores ao
nível da amigabilidade, da performance funcional e de autocontrolo,
potenciada pela integração com os outros Sistemas do SIGO.
52
52. Deste modo, encontram-se concebidos no SGP, os interfaces
considerados necessários e os indicadores não só para caracterizar os
aspectos gestionários definidos pelos Serviços, como para permitir o
exercício das funções de controlo "à posteriori", no âmbito das funções
de auditoria e do controlo sistemático e sucessivo que competem à
Direcção-Geral da Contabilidade Pública.
53. A Gestão Patrimonial, compreende todas as fases do ciclo da despesa
destinando-se, através da sua utilização, a suportar os procedimentos
administrativos obrigatórios na elaboração de um processo de despesa, de
acordo com as disposições legais em vigor.
53.1. Para o efeito, o SGP é constituído por uma entidade - Processo de
Aquisição - à volta da qual interagem as tabelas comuns aos três
sistemas.
53.2. Considerando a importância da tabela de fornecedores em qualquer destes subsistemas e no SIC, atendendo ainda, naturalmente, a que o
contacto com o fornecedor se inicia na fase de instrução do processo,
chama-se mais uma vez a atenção para a credibilidade dos dados
inicialmente inseridos.
54. O SGP é suportado por uma tabela geral gerida centralmente, a qual
contém a classificação geral dos bens inventariáveis de acordo com a
legislação em vigor.
54.1. As tabelas específicas que compõem esta aplicação são:
- natureza do processo;
- materiais;
- motivos de devolução;
53
- motivos de acerto.
56. Qualquer dos items comuns ao registo do compromisso e ao tratamento
processual do SGP (por exº: nº de contribuinte, nº de documento, nº da
requisição oficial, nº de contrato, montante ...), deve manter o paralelismo
da informação, prevalecendo a numeração sequencial dos registos
efectuados neste Sistema.
57. À medida que os Serviços já detenham o SIC, com a implementação do
SGP, alguns dos "outputs" (proposta e requisição oficial) deste sistema,
constituirão o suporte arquivístico documental na instrução dos processos
e dos comprovativos da conformidade legal na autorização de
pagamento.
58. De igual modo, encontram-se consubstanciados no sistema, os mapas
relativos a situação patrimonial anual dos Serviços, a fim de garantir
automaticamente, a informação para prestação de contas à DirecçãoGeral do Património do Estado.
59. A gestão de "stocks" dos bens armazenáveis, é garantida no sistema
através da existência do indicador de "stock" mínimo que é confrontado
com as existências em armazém, sempre que é efectuado um movimento
de entrada ou saída de bens.
60. Tal como nos sistemas anteriores, deverão os Serviços proceder ao
encerramento do mês de acordo com as regras estabelecidas para o SIC.
De igual modo, deverá proceder-se ao envio de ficheiros para a Base de
54
Dados Central de acordo com as regras a transmitir aquando da instalação
do software de envio de ficheiros.
61. Subsistema de Gestão de Contratos
O SGC (Subsistema de Gestão de Contratos), é uma aplicação
onde a entidade principal é o CONTRATO. Este, pelos aspectos
administrativos e implicações jurídicas que encerra, é objecto de
especificação e quantificação com fins gestionários, uma vez que é nesta
área que reside a informação necessária para controlo dos passivos (curto
médio e longo prazos).
61.1. A gestão de contratos, visa o conhecimento e monitoragem dos
compromissos assumidos. Este módulo, permite dois níveis de
informação distintos, consoante se trate de contratos com execução
financeira no orçamento de funcionamento ou no PIDDAC.
61.2. SGC, contempla os aspectos jurídicos da execução dos contratos ao
nível da execução financeira e controlo de pagamentos, do controlo de
adiantamentos, de garantias e dos aspectos plurianuais que lhe
estiverem subjacentes.
As tabelas auxiliares, da responsabilidade da DGCP, são:
- tipo de contrato
- tipo de abono
- tipo de desconto
- tipo de garantia
61.3. SGC é totalmente dependente do SGP, no pressuposto assumido de que
não pode haver contrato sem previamente terem sido cumpridas as
formalidades inerentes à aquisição do bem ou do serviço.
55
61.4. Os procedimentos inerentes ao determinado para o registo e envio dos
contratos à Delegação da Contabilidade Pública passam para o âmbito
do SGC.
61.5. O envio de ficheiros para a Base de Dados Central do Instituto de
Informática, será feito automaticamente com o Sistema de Gestão Patrimonial.
62. Tendo em conta que o SIGO está desenvolvido numa Base de Dados
Relacional, torna-se possível, em qualquer aplicação, a construção de
"ouptus" personalizados.
Direcção-Geral da Contabilidade Pública, em 94-03-04.
O DIRECTOR-GERAL,
(António Manuel Barbosa da Silva)