Apresentação do Estudo: “Serviços
Partilhados na Administração
Pública”
20 de Outubro de 2010
Sala do Senado, Reitoria da
Universidade Nova de Lisboa
Sonae – Shared Services Centers
Domingos Sequeira
Patrocinadores
Específicos:
Patrocinadores
Globais
SONAE
SHARED SERVICES CENTERS
20 Outubro 010
SONAE SHARED SERVICES CENTERS
Índice:
• As Empresas Sonae
• O Grupo Sonae
• Evolução dos Serviços Partilhados nas Empresas Sonae
• Sonae Centro Corporativo
• Dados relevantes dos SSC das Empresas Sonae
• Os Serviços Administrativos das Empresas de Retalho
ƒ Organização
ƒ Os dados e indicadores
ƒ Os processos e sistemas
2
SONAE SHARED SERVICE CENTERS
As Empresas Sonae (2009):
VN €7.144M; T 41.868
VN €1.283M; T 6.127
VN €5.665M; T 34.061 (R 29.221); CI 4.781M
VN €3.106M; CI 484M
VN €156M; T 908; CI 1.661M
VN €1.132M; CI 250M
VN € 272M; T 1.652
VN €123M; CI 1.523M
VN €949M; T 2.081; CI 752
VN – Volume de Negócios; T – nº de trabalhadores; CI – Capital Investido; R - Retalho
3
SONAE SHARED SERVICE CENTERS
O Grupo Sonae (2009):
4
SONAE SHARED SERVICE CENTERS
Evolução dos Serviços Partilhados das Empresas Sonae:
2000
1995
Funções centrais
corporativas
Grupo Sonae:
legal, fiscal,
consolidação de
contas e
reporting,
finanças, PCG,
Comunicação e
Auditoria Interna
Funções centrais
corporativas das
sub-holdings:
legal, fiscal,
finanças, PCG.
Projecto do
Manual de
Procedimentos
das Empresas do
Grupo Sonae
Empresas de Retalho:
. serviços partilhados
administrativos, financeiros, RH,
PCG, legal, sistemas de
informação;
. Centralização de processos de
loja: conferência de facturas de
mercadorias e contabilidade;
. Implementação de sistemas: SAP
R3 FI, CO, AM e RH; conferência
central de facturas de
mercadorias.
. Implementação de processos de
EDI e outros processos de
colaboração com fornecedores:
encomenda, factura, pricechecking, etc.
2005
Empresas de Retalho:
. Processos e sistema de Work
Flow: despesas de colaboradores,
aprovação de facturas de bens e
serviços de consumo e imobilizado,
etc..
. Integração do processo de
conferência de facturas no ERP de
negócio.
. Factura electrónica, digitalização
e OCR de facturas.
Sonae Indústria:
. Centro de Serviços Partilhados
Internacional: AP, AR, Cash &
Banking, Reporting, IT.
. Implementação do SAP R3: FI,
CO, AM, AP, AR.
Sonae Sierra: IT, SAP R3 FI, CO,
AP, AR, RH e SAP Real Estate.
Sonaecom: IT, SAP R3 FI, CO,
AM, AP, AR e RH
Sonaecom: Serviços partilhados
administrativo-financeiros, RH,
Legal, Regulação, Instalações, etc.
Funções centrais corporativas
das sub-holdings: … +
consolidação de contas e reporting.
Funções centrais corporativas das
sub-holdings: … + Auditoria
Interna e Gestão de Risco
Geral: Serviço de Arquivo Central
para todas as Empresas Sonae
(capacidade para 500.0000
pastas); gestão em outsourcing
2010
Grupo Sonae:
. Criação dos Serviços Partilhdos
do Centro Corporativo; fusão dos
serviços do CC de Retalho com os
serviços do CC da Holding: Adm,
Finanças, RH, IT, Legal, Fiscal,
PCG, AGR.
Empresas de Retalho:
. Factura electrónica, gestão
documental e document handling.
. SAP SRM (Procure to Pay) para
bens e serviços de consumo e
imobilizado;
. Integração negócio Carrefour
Portugal e Boulanger em Espanha.
. Internacionalização para
Espanha: Worten, SportZone e
Zippy
Sonae Sierra:
. Centro de Serviços Partilhados
para a Europa: administrativofinanceiro; Recursos Humanos, IT.
Sonae Capital:
. SSC SC: administrativofinanceiro; Recursos Humanos, IT;
Implementação de SAP R3 FI, CO,
AM.
. SSC Grupo Selfrio:
administrativo-financeiro;
Recursos Humanos, IT.
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SONAE SHARED SERVICES CENTERS
Dados relevantes dos SSC das Empresas Sonae:
CC Sonae
Serviços
Sonae Sierra
Sonaecom
Sonae Industria
Sonae Capital
Total
Todos
Todos
Todos
Todos
Todos
-
Empresas
90
80
31
50
83
334
Nº Países
5
6
14
9
2
35,311
95,214
1,192,494
479,321
1,275,634
3,077,974
2,800,000
66,724
161,016
388,246
61,115
3,477,101
Nº items imobilizado
659,366
17,913
660,813
23,715
30,356
1,392,163
Nº contas bancárias
443
205
192
141
149
1,130
99,322
8,231
342,514
69,939
5,325
525,331
2,720
5,365
1,334,176
30,524
3,705
1,376,490
44,000,000
846,149
6,580,461
10,557,263
1,934,119
63,917,992
Facturas Clientes
Facturas Fornecedores
Nº contas fornecedores
Nº contas clientes
Nº registos contabilisticos
Legenda:
Serviços: AF-Administrativo e fiscal, TF-Tesouraria e Finanças; RH-Recursos Humanos; IT-Sistemas, Legal, AGR-Auditoria Interna e Gestão de Risco; O-Outros
6
SONAE SHARED SERVICE CENTERS
Sonae Centro Corporativo (2009)
7
SONAE SHARED SERVICE CENTERS
Sonae Centro Corporativo (2009)
8
SONAE SHARED SERVICES CENTERS
Os Serviços Administrativos de Retalho
Organização
Direcção
Serviços
Administrativos
Contas a
Pagar e
Suporte
Negócio
Contas a
Receber,
Stock,FrontOf
fice
•Gestão
Documental
• Accounts
Receivables
• Conferência
Facturas
• Processamento
Recebimentos
• Despesas
Colaboradores
• Controlo de
Crédito
• Pagamentos
• Stocks
•Gestão
Fornecedores
• Receitas
Comerciais
Controlo e
Desenvolviment
o
Gestão de
Activos
Contabilidad
e Empresas
Retalho
Contabilidad
e Empresas
Serviços
• Registo e
Capitalização
de Activos
• Contabilidade
Geral
• Contabilidade
Geral
• Conciliação
Intra-Grupo
• Contabilidade
Geral
• Movimentação
de Activos
•Conciliação
de Terceiros e
bancos
•Reporte
Estatutário
• Consolidação
de contas
•Suporte Local
Front-Office
• Inventariação
de Activos
•Reporte
Estatutário
• Sistemas de
Consolidação
•Processamento.
Recebimentos
Consolidaç
ão de
Contas
Escritórios
Internacion
ais
•Reporte
Estatutário
• Operações FrontOffice
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SONAE SHARED SERVICES CENTERS
Os Serviços Administrativos de Retalho
Benchmark
Peso da DSA no VN
k€
S/ Fee Imobiliário
0,375%
0,343%
0,32%
0,30%
0,28%
12.000
0,26%0,26%
0,24%
0,22%
0,19%0,18%0,18%
14.000
10.000
De acordo com benchemarck
internacional da Deloitte,
Optimising Finance &
Accounting Operations, de
Setembro 2008
8.000
7.580 7.661 7.444
8046
7.052 6.857
0,400%
0,300%
0,200%
8575
6.922
6.550 6.726 6.638 6.685
6.000
0,100%
0,000%
1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Orç_SF
% VN
0,18%
10
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Os Serviços Administrativos de Retalho
Dados: Total de Facturas de Fornecedores
2008
2009
2010
Viagens
Imobilizado 9%
1%
Serviços
9%
Viagens
10%
Serviços
7%
Viagens
15%
Imobilizado
1%
Serviços
9%
+20,2
5%
Total de 2M Unidades
Unidades
Mercadorias
75%
Mercadorias
81%
Mercadorias
83%
+13,6
4%
Total de 2.5M Unidades
NOTA: Não incluídas as facturas de lançamento manual
Total de 2.8M
11
SONAE SHARED SERVICES CENTERS
Os Serviços Administrativos de Retalho
Dados: Percentagem de Factura Electrónica
2008
2010
2009
Factura
Electrónica
43%
OCR
57%
OCR
48%
Factura
Electrónica
52%
+8%
51,94% Mercadorias
OCR
45%
Factura
Electrónica
55%
+3%
63,64% Mercadorias
71,54% Mercadorias
12
SONAE SHARED SERVICES CENTERS
Os Serviços Administrativos de Retalho
Dados: Lançamentos em SAP
44
39
M Lançamentos
35
2008
2009
+
12,87
%
2010
+
13,62
%
13
SONAE SHARED SERVICES CENTERS
Os Serviços Administrativos de Retalho
Processos e Sistemas
Processos com elevados níveis de eficiência:
Æ Gestão Documental
Æ Factura Electrónica
Æ Retek
(Document Handler)
(EDI e FE)
(RIM – Invoice Matching)
Æ Workflows
Æ SAP SRM
(Despesas, Facturas Viagens, B&S)
(Procure-to-pay)
14
SONAE SHARED SERVICES CENTERS
Os Serviços Administrativos de Retalho
Processos e Sistemas: Document Handler - Monitorização
15
15
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Os Serviços Administrativos de Retalho
Processos e Sistemas: Factura Electrónica - Integração
ERP
Internos
(RMS /
SAP)
• Ordem de
compra
• Relatório de
Inventário
• Nota de
recepção
• Nota de débito
Transporte
de
integração
RP
Logistico
(EXE)
Gateway /
Router
XM
L
ERP de
integração
BizT
alk
• Ordem de compra
VMI
• Aviso de Expedição
•Factura Electrónica
Arquivo
Electrónico
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Os Serviços Administrativos de Retalho
Processos e Sistemas: Factura Electrónica
Fornecedor
Sonae
Físico
Electrónico
„
Vantagens
‰
‰
Redução dos custos associados ao processamento
manual
Redução dos custos associados à impressão, arquivo e
envio
‰
Transparência dos processos de negócio
‰
Recepção de facturas, através de um sistema de
gestão, sem qualquer intervenção humana
‰
Eliminação do risco de extravio de facturas
Redução dos custos
directos envolvidos na emissão
de papel, portes e consumíveis
Redução nos custos
directos envolvidos de
recepção, tratamento e
arquivo
entre
0,70€ e
1,84€ por
factura
entre 3€ e
10€ por
factura
Fonte: APDSI – Estudo da factura electrónica –
Instrumento da Sociedade da Informação
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Os Serviços Administrativos de Retalho
Processos e Sistemas: Factura Electrónica
Curiosidade Publicação Online / envio EDI de
Avisos de
débito / crédito. (Até
Outubro 2010)
• 585.000 documentos (2 pag. no min)
• 2350 resmas de papel, equivalente a cerca de 500
árvores
• Com um custo médio de 1,80 € por envio de um
documento com aviso de recepção, evita-se um gasto de
cerca de:
• 585.000 envelopes
• 585 tinteiros pretos (30€ cada)
• 1.062.000 € (no total de custos)
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Os Serviços Administrativos de Retalho
Processos e Sistemas: Workflows
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Os Serviços Administrativos de Retalho
Processos e Sistemas: SAP SRM - Overview do Processo
O módulo SAP SRM é uma ferramenta de gestão baseada numa
plataforma de compras de bens e serviços em ambiente web, integrado
com outros módulos de SAP, o que torna o processo “Procure-to-Pay” mais
eficiente.
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