Município de Vila Pouca de Aguiar
Procedimento de
Gestão
Data:
2012/12/10
PG 02 – Controlo de
Documentos e Registos
Revisão.1
Índice
1.0. Objectivo …………………………………………………………………….
2
2.0. Campo de aplicação …………………………………………………………
2
3.0. Referências e definições...……….…………………………………………...
2
4.0. Responsabilidades …………………………………………………………...
3
5.0. Procedimento ………………………………………………………………...
3
5.1. Generalidades……………………………………………………………
3
5.2. Controlo de documentos…………………………………………….......
4
5.3. Procedimentos……………………………………………………………
6
5.4. Impressos ………………………………………………. ………………
8
5.5. Registos da Qualidade …………………………………………………...
8
Lista de revisões efectuadas
Revisão n.º
Tipo de Revisão
Página(s)
Data
0
Elaboração inicial
Todas
2012/05/12
1
Alteração da forma de controlo de Todas
2012/12/10
revisões dos documentos
Elaborado:
Aprovado:
Mod.002/VPA.0
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Documentos e Registos
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1.0. Objectivo
Este Procedimento de Gestão tem como finalidade documentar o método de
gestão dos documentos relevantes para o Sistema de Gestão da Qualidade, de modo a
garantir a disponibilidade de informações actualizadas e adequadas nos locais em que
são necessárias.
Define também o processo de controlo dos documentos considerados registos
necessários para comprovar a conformidade e a operacionalidade do Sistema de Gestão
da Qualidade para com os requisitos especificados.
2.0. Campo de aplicação
Este Procedimento de Gestão aplica-se a todos os documentos do Sistema de
Gestão da Qualidade, quer sejam internos, quer sejam externos e que tenham significado
para a gestão da qualidade.
3.0. Referências e definições
 NP EN ISO 9001:2008 – Sistema de Gestão da Qualidade – Requisitos;
 NP EN ISO 9000:2005 – Sistema de Gestão da Qualidade – Fundamentos e
Vocabulário;
 Manual de Gestão da Qualidade;
 Tabela de Controlo dos Documentos (Mod.009/VPA);
 Tabela de Controlo de Documentos Externos (Mod.007/VPA);
 Tabela de Controlo de Registos (Mod.010/VPA);
 Lista de Impressos (Mod.006/VPA);
 Documento – Informação e respectivo meio de suporte;
 Informação – Dados com significado;
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 Registo – Documento que expressa resultados obtidos ou fornece evidências das
actividades realizadas;
 Impresso – Todo o suporte de papel ou informático utilizado para emitir
documentos ou registos da qualidade.
4.0. Responsabilidades
Gestor da Qualidade
 Preparar, rever e distribuir este Procedimento de Gestão;
 Coordenar as acções de elaboração, revisão e distribuição dos documentos
internos;
 Sempre que necessário reunir com os outros responsáveis para colmatar
eventuais falhas dos documentos, registos e impressos emitidos e distribuídos;
 Elaborar listas de distribuição de todos os documentos relevantes para o Sistema
de Gestão da Qualidade;
 Garantir aquando da elaboração ou revisão de procedimentos, o preenchimento
da tabela que descreve o controlo dos registos da qualidade e o controlo dos impressos.
Outros Serviços
 Colaborar com o GQ na elaboração, aprovação e actualização dos documentos,
sempre que solicitados e/ou por iniciativa própria;
 Providenciar o acesso aos impressos e documentos ao pessoal que os utiliza;
 Providenciar a formação necessária ao pessoal que utiliza os documentos e
impressos;
 Garantir o arquivo, manutenção e acesso aos registos da qualidade na sua posse.
Colaboradores
 Todos os colaboradores detentores de documentos e registos da qualidade, são
responsáveis por os conservar em bom estado de utilização.
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5.0. Procedimento
5.1. Generalidades
Eles descrevem modos de proceder, mas não fornecem necessariamente todas as
instruções detalhadas para o cumprimento de requisitos da qualidade. Tais informações
são definidas por exemplo, em Instruções de Trabalho.
5.2. Controlo de documentos
Controlo das revisões
Os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade são controlados ou por um
número de revisão ou pela data de emissão. Os originais são identificáveis com o n.º “0”
e as revisões seguintes são numeradas sequencialmente. A data de referência é aquela a
partir da qual a revisão passa a ter efeito. As revisões são efectuadas na páginas de cada
documento, assumindo estas um número de revisão n+1, sendo n o número da sua
revisão anterior. O número de revisões aos documentos é controlado pela lista de
revisões do respectivo documento e/ou pela Tabela de Controlo de Documentos
(Mod.009/VPA) sendo evidenciadas a sombreado.
Tabela da estrutura documental do Sistema de Gestão da Qualidade
Os responsáveis pela elaboração e aprovação dos diferentes documentos, estão
definidos na Tabela de Controlo de Documentos (Mod.009/VPA).
Encadernações
Sempre que praticável os documentos são arquivados em capas com argolas que
evitem perda de folhas, mas que permita a substituição de folhas.
Distribuição dos documentos e das alterações aos documentos
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A responsabilidade distribuir os documentos e por manter atualizadas as pastas
de documentos dos detentores de documentos relevantes para o Sistema de Gestão é do
GQ. Para tal, sempre que se proceda à revisão de um documento, o GQ retira a versão
obsoleta desse documento dos arquivos pelos quais foram distribuídas cópias,
substituindo-a pela versão actualizada. Todas as cópias obsoletas são destruídas.
O arquivo dos originais dos documentos é efectuado de acordo com a Tabela de
Controlo de Documentos (Mod.009/VPA).
Arquivo de documentos obsoletos
Os originais dos documentos obsoletos relevantes para o Sistema de Gestão da
Qualidade são arquivados pelo período definido na Tabela de Controlo de Documentos
(Mod. 009/VPA).
Controlo dos documentos ou registos armazenados informaticamente
A protecção de todos os documentos em suporte informático é garantida pela existência
de sistema de firewall e anti-vírus devidamente actualizado.
Compete ao Gabinete de Informática assegurar a manutenção do Sistema de Informação
e Comunicação (Telefone) do município de forma a que este esteja sempre adequado às
necessidades.
A gestão das solicitações de intervenção pelo Gabinete de Informática e efectuada
através do programa de Assistências Informáticas disponível na Intranet. Compete a
cada colaborador do município efectuar as solicitações emitindo um registo no referido
programa e ao Gabinete de Informática proceder às intervenções necessárias, registar o
respectivo resultado/fecho e notificar o requisitante da resolução do problema através de
um e-mail.
A actualização das ferramentas informáticas é efectuada pelo Gabinete de Informática
recorrendo ao respectivo fornecedor da ferramenta.
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O Gabinete de Informática produz cópias de seguranças diárias das Bases de Dados das
várias aplicações de Gestão Autárquica (Gestão de Pocal, Gestão de Armazéns, Pessoal,
Arquivo Documental, Intranet, Sistema de Informação Geográfica, Sistema de Controlo
de Assiduidade dos Funcionários, etc.)
A tecnologia usada na gestão das BD é SQL Server 2005 da Microsoft, os ficheiros de
backup são calendarizados e produzidos de forma automática pelo próprio sistema.
É realizado um backup diário mas de forma incremental, ou seja, é anexado ao backup
do dia anterior apenas as alterações efectuadas aos ficheiros, se um ficheiro não sofrer
modificações não é feito o seu backup.
O armazenamento dos backups é realizado numa unidade externa NAS (Uma unidade
NAS é essencialmente um computador conectado à rede, com a funcionalidade única de
promover serviços de armazenamento de dados). Este repositório de dados está
Localizado num edifício diferente do edifício onde se encontram os servidores, no final
do mês é guardado um backup do último dia do mês.
Existe ainda um servidor NAS só para armazenamento de ficheiros pessoais de cada
funcionário.
Controlo dos documentos de origem externa
O controlo destes documentos é realizado de acordo com a Tabela de Controlo
de Documentos Externos (Mod.007/VPA).
De forma a garantir a actualização relativamente a toda a legislação aplicável aos
processos e aos serviços os Chefes de Divisão consultam mensalmente o site do Diário
da República (http://dre.pt). A legislação quando identificada, é analisada pelo GQ e são
desencadeadas as acções necessárias tendo em vista o seu cumprimento. Toda a
legislação relevante é registada pelo Chefe de Divisão na Tabela de Controlo de
Documentos Externos (Mod.007/VPA).
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A actualização das Normas aplicáveis é garantida pelo GQ através da consulta
mensal do site do IPQ (Instituto Português da Qualidade). Todas as normas serão
registadas na Tabela de Controlo de Documentos Externos (Mod.007/VPA
5.3. Procedimentos
Secções introdutórias
Os Procedimentos de Gestão contêm duas secções introdutórias que não são
numeradas com capítulos:
 Índice – O índice identifica o conteúdo do documento, listando os títulos das
secções, subtítulos e refere o número das respectivas páginas.
 Lista das Revisões Efectuadas – Esta tabela descreve resumidamente as revisões
efectuadas ao Procedimento.
Tipos de procedimentos
A empresa elabora e aprova os seguintes tipos de procedimentos:
 Procedimentos de Gestão (PGQ): definem quem e como são realizadas as
actividades inerentes aos processos da organização, assim como aos requisitos da NP
9001.
 Instruções de Trabalho (IT): definem quem e como se realiza um conjunto de
“pequenas” acções inerentes a um posto de trabalho, a uma operação específica, a uma
actividade administrativa, etc.
Conteúdo de um procedimento
Os vários capítulos que podem constituir a estrutura dos procedimentos são os
seguintes:
1. Objectivo;
2. Campo de aplicação;
3. Referências e definições;
4. Responsabilidade;
5. Procedimento.
Elaborado:
Aprovado:
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Os Procedimentos de Gestão contêm estes cinco capítulos. As Instruções de
Trabalho contêm apenas os capítulos 1 e 5 (Objectivo e Procedimento).
Conteúdo de cada um dos capítulos
1. Objectivo
O capítulo “Objectivo” contém um enunciado claro e conciso explicando as
finalidades específicas do documento.
2. Campo de aplicação
Este capítulo define os locais ou actividades às quais o documento é aplicável.
3. Referências e definições
Os termos e conceitos usados no procedimento que possam causar dúvidas
devem ser identificados e definidos. Este capítulo identifica igualmente a bibliografia
das especificações, normas e outros documentos que servirão de base à elaboração do
procedimento.
4. Responsabilidades
Este capítulo especifica quem vai ser responsável por cada etapa ou processo.
5. Procedimento
Este capítulo descreve pormenorizadamente as acções requeridas para atingir o
“objectivo” do procedimento. Sempre que existam anexos estes são identificados no fim
do Procedimento.
5.4. Impressos
Elaboração de Impressos
Quando um órgão da organização da empresa sente a necessidade de criar ou
rever um impresso, este é responsável por enviar o esboço do impresso ao Gestor da
Qualidade. Esta codifica o impresso, actualiza a Tabela de controlo de impressos e
devolve-o à entidade emissora.
Elaborado:
Aprovado:
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Documentos e Registos
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À entidade responsável pela emissão do impresso, compete a distribuição dos
impressos alterados assim como a recolha e destruição dos obsoletos. O original
obsoleto é arquivado pelo GQ.
Codificação
Para além do título e campos para a introdução de dados, cada impresso deverá
conter uma codificação que consiste de um número de ordem geral com três dígitos
seguido da abreviatura do “Município de Vila Pouca de Aguiar” (VPA) e do número da
revisão.
Exemplo: Mod.031/VPA.0 (Modelo 031 emitido pelo “Município de Vila Pouca de
Aguiar” e encontra-se na revisão 0).
5.5. Registos
Identificação
Todos os registos da qualidade são identificados pelo seu nome e por um
conjunto de elementos que identifiquem o resultado ou o desempenho da actividade em
causa.
Arquivo
O local de arquivo, a organização de arquivo e as responsabilidades pelo arquivo
de cada registo da qualidade estão definidos na Tabela de Controlo de Registos
(Mod.010/VPA).
O arquivo é efectuado de acordo com a afinidade documental garantindo a sua
protecção e rápida recuperação.
Recuperação e protecção
A consulta aos registos da qualidade e o acesso dos colaboradores que deles
necessitem é autorizada pelo responsável pelo seu arquivo.
Elaborado:
Aprovado:
Mod.002/VPA.0
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Documentos e Registos
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Os registos são armazenados em capas de argolas de acordo com a sua afinidade
documental, em locais próximos dos responsáveis pelo seu arquivo, de tal forma que
não sejam deterioráveis durante o período de arquivo.
Tempo de Arquivo
O tempo de arquivo dos registos começa após o total preenchimento destes e é
definido com base em exigências regulamentares, contratuais e o tempo durante o qual o
produto poderá ser utilizados ou poderão ser recebidas reclamações.
Na Tabela de Controlo de Registos (Mod.010/VPA) encontram-se os tempos
mínimos de retenção dos registos até à sua eliminação.
Eliminação
Após o tempo de retenção previsto, os responsáveis pelo respectivo arquivo em
conjunto com a Gerência e após informarem o GQ, decidem da sua destruição.
Os registos que possuam dados confidenciais são destruídos por triturador.
Elaborado:
Aprovado:
Mod.002/VPA.0
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