Área de Projectos Especiais
Controlo de Gestão
A Solução de Controlo de Gestão acompanha o
desenvolvimento e a execução das actividades
de uma organização. É particularmente útil em
organizações que prestam serviços altamente
qualificados, que requerem competências
específicas de vários intervenientes. A
actividade desenvolvida é estruturada em
programas, projectos e obras. Para a
prossecução de cada um destes níveis
contribuem vários órgãos, de modo integrado e
articulado.
Módulos do Sistema de Controlo de Gestão
Para toda a área do Controlo de Gestão, a
Quidgest desenvolveu quatro módulos
distintos:
• Controlo de Gestão
• Orçamentação
• Imputação de Custos Distribuída
• Orçamentação Distribuída
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Os módulos de Controlo de Gestão e de
Orçamentação destinam-se a uma utilização
central, por parte do Serviço de Controlo de
Gestão ou de um órgão responsável por esta
função na Direcção Financeira. Os módulos de
imputação de custos e de orçamentação
distribuída são utilizados por todos os Centros
de Responsabilidade.
Controlo de Gestão
Estrutura e Fluxo de Procedimentos
A arquitectura global do sistema de Controlo de
Gestão determina os fluxos de procedimentos.
A solução pressupõe um funcionamento com
tarefas centralizadas ao nível do Controlo de
Gestão (valorização de orçamentos, criação de
consultas, emissão de facturas, etc.) e tarefas
distribuídas ao nível das direcções, divisões,
serviços e secções (criação de obras, projectos
e programas, simulação de orçamentos e
propostas, criação de orçamentos, etc.).
Para efeitos de Controlo de Gestão, toda a
actividade de uma instituição é
consubstanciada em obras, que concorrem ou
se fundem num projecto contido num
programa. Os diferentes programas encontramse, por sua vez, reunidos em vários grupos. A
gestão faz-se a cada um dos níveis, sendo
disponibilizados os elementos necessários:
valores previstos, valores reais e desvios.
Ao nível das obras, distingue-se o órgão
requisitante (o serviço que pede a obra) e o
órgão executante (o serviço que a efectua). Para
cada obra, a Direcção, Divisão ou Serviço e
Projecto do Requisitante podem ser diferentes
da Direcção, Divisão ou Serviço e Projecto do
Executante.
É possível distinguir, do ponto de vista de cada
divisão/secção, quem executa e quem recebe
as diferentes tarefas (podem ser obras da
organização para um projecto desta ou obras da
organização para outros projectos).
O sistema de informação de Controlo de Gestão desenvolvido
pela Quidgest apresenta as seguintes funcionalidades:
• Quantifica e caracteriza os proveitos e custos, actuais e estimados, da instituição;
• Analisa os serviços prestados ou apenas encomendados, que orçamenta com vista à posterior
• facturação ao cliente;
• Enquadra, a nível macro, a gestão de cada área funcional: financeira, patrimonial e de recursos
• humanos;
• Acompanha a execução de projectos realizados com financiamento consignado ou em parceria
• com outros organismos ou empresas, nomeadamente pólos de I&D;
• Reporta informação tratada para o processo de tomada de decisão.
Vantagens do Sistema de Controlo de Gestão
Poder de decisão sobre a afectação
dos recursos disponíveis e
monitorização da execução da acção
Cada Divisão ou Serviço, por actividade
(projecto) preenche uma ficha de orçamento na
fase do planeamento de actividade anual.
Nessa ficha, o executante descreve a actividade
(integrada num programa e num projecto) e
afecta os recursos humanos, materiais e
financeiros que prevê envolver na sua
execução. Essa ficha sustenta a abertura da
actividade e a sua valoração e permite decidir
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sobre a afectação dos recursos disponíveis e
monitorizar a execução da acção.
Gestão das responsabilidades
distribuídas
Na solução de Controlo de Gestão, não há obras
subordinadas a outras obras. A existência de
apenas um nível de obras, directamente
dependente do projecto, conduz a uma boa
prática de organização e de gestão de
responsabilidades distribuídas.
Controlo de Gestão
Apuramento dos custos em cada ano
económico
Uma vez que as obras e os projectos são
fechados no final do ano, no início do ano
seguinte são abertas novas obras e novos
projectos correspondentes aos que não foram
concluídos no ano transacto. Neste caso é
transferida uma parcela correspondente aos
custos do projecto no ano anterior.
Elaboração de Custos Padrão
O Serviço de Controlo de Gestão coordena a
elaboração de uma tabela de “custos padrão”,
para pessoal, para equipamentos e para
agregadores de um conjunto de outros custos,
nos quais entram vários recursos em
proporções fixas (como análises laboratoriais ou
fotocópias).
Histórico de custos
Para efeitos de comparação e análise da
evolução temporal, é mantido o histórico dos
custos padrão e das fórmulas de preços. A data
indica a partir de que data o conjunto de custos
entrou em vigor. Os campos desactivados
contêm os valores actuais dos custos padrão
para esta categoria.
Consultas e Orçamentos
para Clientes
Para além da orçamentação de actividades
previsíveis, decorrentes da função regular da
instituição, a mesma tarefa é exigida em
resposta a consultas provenientes de potenciais
clientes. A apresentação de um orçamento a
um cliente pode incluir várias propostas de
orçamento, as quais são agrupadas numa
consulta. Nesta consulta podem ser feitas várias
propostas de orçamento, e posteriormente
enviar apenas a escolhida para o cliente.
Criação de um projecto a partir
de um orçamento
É possível criara um projecto orçamentado
através da simples selecção de um orçamento
já adjudicado. Apenas a obra global (0000) é
criada. No momento da abertura do projecto é
enviada uma mensagem de e-mail para o
responsável de cada um dos orçamentos
subordinados a informar que o projecto já foi
aberto e que podem abrir as respectivas obras.
Fluxo de trabalho apoiado por
mensagens de correio electrónico
De modo a alertar os serviços para as tarefas a
que são chamados a dar seguimento ou
colaboração, está incluído um sistema de emails, criado directamente no módulo de
Controlo de Gestão. Por omissão, essas
mensagens são emitidas em duas fases: quando
é pedido um orçamento e quando esse mesmo
orçamento é adjudicado, tendo como
destinatários todos os serviços que
contribuíram com orçamentos para esse
projecto
O software de Controlo de Gestão apenas se preocupa com
a Estrutura Funcional, não com a Estrutura Orgânica.
A distribuição de despesas e receitas por esta última é
controlada ao nível do SINGAP® – Gestão Orçamental e
Contabilidade Pública.
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Controlo de Gestão
Imputação de obra
Sub-orçamento
Quidgest - Portugal
R. Castilho n.º 63 – 6.º | 1250-068 Lisboa | Portugal | tel. (+351) 213 870 563 | fax. (+351) 213 870 697
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Quid, Software Engineering – United Kingdom
40 Bowling Green Lane, Clerkenwell| London EC1R 0NE | United Kingdom
tel. +44 (0)20 7841 2700 | fax +44 (0)20 7841 1001
Quidgest – Timor Leste
Bidau Mota Klaran | Díli | Timor-Leste
tel. (+670) 732 68 23
Quidgest – España
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Quidgest – Moçambique
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