SECRETARIA DA EDUCAÇÃO E CULTURA
UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA – UNEB
DEPARTAMENTO DE EDUCAÇÃO – CAMPUS
XIV
Av. Luis Eduardo Magalhães, 988
CEP: 48.730-000
Conceição do Coité – Ba
Telefax: (075) 3262-1077
MEMORANDO
Nº 45
DATA: 22/08/2012
DE: Camila Carneiro Mascarenhas – Coordenação Administrativo-Financeira
PARA: Comunidade Acadêmica – Campus XIV
ASSUNTO: Informes/esclarecimentos
Prezados(as) Senhores(as)
Desde sua implantação, a partir de janeiro de 2013, o novo Sistema Integrado de
Planejamento, Contabilidade e Finanças – FIPLAN – do Governo do Estado da Bahia, tem
provocado alguns transtornos referentes ao próprio processo de capacitação e adaptação ao
novo sistema e às inúmeras novas rotinas criadas, dentre elas, a exigência de cadastro de
fornecedores junto à Secretaria de Administração do Estado da Bahia – SAEB, para prestar
qualquer tipo de serviço às repartições públicas estaduais.
Vencidas as etapas de adaptação e segurança para executar todas as rotinas agora
exigidas - como a inclusão nos processos de documentos como Solicitação de Reserva de
Dotação – SRD, Licitação/Inexigibilidade/Dispensa – LID, Registro de Documento Hábil –
RDH, Reconhecimento de Passivo por Competência – RPC e Autorização de Documento
Hábil – ADH - o nosso Departamento de Educação – Campus XIV, permanece com um de
nossos maiores problemas com o novo sistema: conseguir efetivar a contratação de serviços
diversos e necessários ao desenvolvimento das atividades acadêmico/administrativas de
qualquer repartição de ensino.
A dificuldade reside – residiu para poucos casos – em realizar o cadastro das
empresas de nossa cidade junto à SAEB, tendo em vista as burocracias documentais para
efetivação desse cadastro. Além de, inicialmente, precisarmos explicar em detalhes a cada
empresa o objetivo do cadastro, nem sempre todas estão/estavam aptas a efetivá-lo uma vez
que necessitam/necessitariam emitir uma série de certidões negativas de débito, e, em outros
casos, não possuíram interesse. Além disso, devem/deveriam solicitar tal cadastro através do
preenchimento de formulário no site ComprasNet.com, enviar todas as certidões negativas e
documentações exigidas somente via fax para a SAEB e, por fim, monitorar frequentemente
seu cadastro para que sempre que qualquer certidão estiver com prazo de validade vencido,
reenvie a mesma para atualização, regularização e retorno à situação apto para participar de
cotações, pois, enquanto estiver com qualquer documentação vencida, a empresa fica
suspensa do direito de participar de cotações.
O número de empresas prestadoras dos mais diversos serviços encontradas já com
cadastro junto à SAEB na cidade de Conceição do Coité foi praticamente zero. E, por isso, o
Setor Administrativo-Financeiro deste Departamento tem tentado, desde o início desse
exercício financeiro, esclarecer as novas exigências aos fornecedores, convencê-los de fazer
o cadastro junto à SAEB e participarem das cotações eletrônicas de serviços, sendo que, em
boa parte das vezes, senão em todas, dedicou (e ainda tem dedicado) tempo exclusivo para,
junto com o fornecedor, reunir as documentações, preencher o formulário de solicitação de
cadastro e enviar as documentações via fax, confirmando depois o recebimento e efetivação
do cadastro da empresa. Muitas vezes, funcionários do setor administrativo-financeiro, com
o apoio de outros colegas do nosso Departamento, foram (e ainda vão), de empresa em
empresa, comunicar e orientar sobre as mudanças e solicitar que as mesmas façam seus
cadastros, ficando a disposição para ajudar durante todo o burocrático processo.
Conseguimos em alguns casos, efetivar o primeiro cadastro das empresas, mas,
infelizmente isso não nos tem garantido (garantiu) cotação para todos os serviços que
precisamos contratar, pois, outros problemas surgem (surgiram) no momento da participação
na cotação eletrônica, como: certidões que já venceram e não foram atualizadas pela
empresa junto à SAEB, esquecimento de senhas de acesso e outros.
Dentre os serviços mais dificultosos para contratar pelas novas regras, estão o de
fornecimento de alimentação e hospedagem, pois, para restaurantes e hotéis, além das
documentações regulares, são pedidos/exigidos outros registros específicos, como Contrato
com Nutricionista e registro no Conselho Regional de Nutrição do Estado da Bahia para
aqueles e registro no Ministério do Turismo para estes. Também desde o início do ano, temos
tentado enquadrar restaurantes e hotéis do nosso Município dentro dessas exigências para
cadastro, mas, apesar do acompanhamento e cobranças constantes desse setor, os ônus
gerados pelos registros específicos acima mencionados, ultrapassaram o interesse dos
fornecedores com os quais mantivemos contato.
Até então, alguns outros serviços tiveram sucesso em suas realizações, como os de
locação de veículo, coffee-breaks e impressões, mas, tal fato ocorreu porque empresas de
fora do nosso Município participaram das cotações. Para hospedagem e alimentação, no
entanto, as empresas precisam ter sede em Conceição do Coité.
Verificando a ineficácia nas tentativas de cadastro das empresas anteriormente
mencionadas, fomos a Salvador para buscar alternativas. Lá, recebemos a sugestão de
contratarmos empresa para fornecimento de tíquete refeição (no sistema já existem algumas
cadastradas, todas de Salvador ou de fora do estado) e para a hospedagem nos foi sugerido
que tentemos cotar através de empresas de turismo que possuam cadastro para terceirizar
esse tipo de serviço. Assim o fizemos e os processos foram montados, mas ainda não foram
finalizados, estando nas etapas que antecedem as cotações eletrônicas. Por isso, ainda não
podemos determinar prazo específico para que tenhamos esses serviços cotados, mas,
se nenhum imprevisto burocrático ocorrer, acreditamos estar próximo. Já mantivemos
contato com fornecedores que fornecem tíquete refeição e empresas de turismo que se
mostraram interessadas em participar da cotação. Esperamos que, realmente, participem e
deem lances compatíveis aos valores de referência para cada serviço.
Mais recente, prezada Comunidade Acadêmica do Campus XIV, especificamente no
Diário Oficial do Estado da Bahia do dia 14/08/13, fomos surpreendidos com o Decreto n°
14.710 do Governador do Estado que trata de contenção de despesas de custeio e de
pessoal e que devem ser observadas pelos órgãos e entidades da Administração Pública
do Poder Executivo Estadual, dentre os quais nos incluímos. Pedimos que, se possível,
tomem conhecimento desse decreto para que o mesmo seja lido/observado na íntegra, mas,
antecipamos e sintetizamos o que mais diretamente nos diz respeito: o decreto suspende
despesas públicas para realização de recepções, homenagens, solenidades e demais
eventos que impliquem contratação de empresa para prestar esses referidos serviços;
suspende aquisição de materiais permanentes e de consumo (ressalvados os destinados
ao desenvolvimento de atividades essenciais, mas que, para terem suas compras
liberadas, precisam ser submetidos à autorização/delegação prévia da Secretaria da
Administração do Estado da Bahia (c.f. Art. 2° do Decreto 14.710 de 14/08/13)).
Apesar de excetuar os serviços essenciais de saúde, segurança e educação voltados
diretamente à população, com relação à validade do artigo suspensivo anteriormente
mencionado, todos os serviços e compras a serem contratados passarão, no seu estágio
mais inicial (geração de Requisição de Material/Serviços no Sistema Integrado de
Patrimônio, Material e Serviços – SIMPAS), pela análise e posicionamento prévio da
SAEB. Tendo em vista essa nova realidade, até que vigore o decreto acima indicado, não
possuímos mais autonomia para encaminhar, sem a autorização da SAEB, qualquer processo
de compra/serviço mesmo possuindo disponibilidade orçamentária para tal. Queremos deixar
claro, que, por isso, o tempo de tramitação dos pedidos de compras e serviços, além de outras
dificuldades existentes, terão, de agora em diante, uma etapa a mais acrescida, a saber: a
solicitação de liberação junto a SAEB para encaminhamento da compra/serviço e o retorno
com posicionamento desta frente ao pedido.
Por tudo isso, e pelo, ainda, desconhecimento de como se dará na prática essas
novas rotinas impostas com o Decreto 14.710, informamos que poderão ser mal
sucedidas tentativas de cotações diversas, ou com tempos de efetivação superiores à
média, e, em consequência, solicitações poderão não ser atendidas (ou não ser atendidas
em tempo hábil), nos referindo mais especificamente aqui à serviços solicitados para
realização de eventos diversos no nosso Departamento, como hospedagens, alimentação
e lanches diversos, que já constam no setor Administrativo-Financeiro.
Além disso, as avaliações e deferimentos das solicitações já recebidas, e para as
outras que virão, possivelmente serão submetidas às orientações do Decreto já mencionado
por parte da Direção do Departamento, responsável pela autorização/ou não do que é
solicitado.
No mais, nos colocamos à disposição para dirimir eventuais dúvidas que tenham
permanecido e nos colocamos à Disposição deste Departamento de Educação dentro do que
for possível.
Atenciosamente,