GESTÃO DO TEMPO ALESSANDRA VIEIRA FONSECA Coach, Instrutora, Palestrante e Consultora Organizacional Certified Executive Coach & Alpha Analist, Certified Personal & Professional Coach, Cer tified Leader as Coach, Trainer Licenciada Coaching Club, Instrutora do EMPRETEC. Formada em Psicologia pela Universidade de Brasília, especializada em Administração de Recursos Humanos pela Fundação Getúlio Vargas. Atua na área organizacional desde 1993, desenvolve trabalhos em empresas públicas e privadas tais como: Coaching, Treinamentos Empresariais e Motivacionais, Clima Organizacional, Avaliação de Desempenho,entre outros. Consultora Organizacional, especializada em Gestão de Pessoas e Recursos Humanos. Consultora, Instrutora e Palestrante vinculada ao SEBRAE, Consultora do Fórum Permanente de MPEs do MDIC. Atua como analista licenciada do Alpha Assessment, instrumento personalizado, para avaliar as lideranças. Sócia- proprietária da empresa ConsultaRH Ltda. Algumas pessoas não gerenciam o próprio tempo porque receiam ficar obsessivas e inflexíveis, perder a espontaneidade É mais fácil ficar obsessivo em relação ao tempo se ele for um fator de pressão que você sente que não consegue administrar O tempo perdido nunca será recuperado e o que chamamos de tempo bastante sempre se revela insuficiente. O tempo é ouro. Benjamin Franklin HISTÓRICO • O conceito de tempo tem desafiado povos, pensadores, poetas e artistas • Maias e egípcios: calendários baseados nos astros e na matemática • Antiguidade grega - dois conceitos de tempo: üCronos – tempo quantitativo e objetivo üKyros – tempo qualitativo, viver aqui e agora HISTÓRICO O conceito de tempo dos gregos se encontra em destaque atualmente: üExiste uma dimensão quantitativa – o tempo é finito üTambém existe uma dimensão qualitativa – o tempo é avaliado pelo tipo de experiência que vivemos Definições e Conceitos Gestão do tempo: Utilizar um sistema que ajude a adquirir controle sobre as horas do dia, para que possamos equilibrar as funções que desempenhamos, satisfazendo nossas necessidades e cumprindo nossas responsabilidades MAPEAMENTO DO TEMPO ü As diferentes propostas para a gestão do tempo destacam como essencial o mapeamento da forma como o gerenciamos e como nos sentimos a respeito do tempo: suficiente, recurso, fator de pressão? üA gestão do tempo requer investimento inicial de tempo para fazer essa análise e elaborar um plano, para acabar com a situação crítica de agir sob pressão üHá uma diferença entre a pressão que nos motiva a agir e a que cria pânico em relação a prazos. GESTÃO DO TEMPO E SAÚDE üpersonalidade tipo A: caracterizada pela impaciência, agressividade, competitividade, tensão e hostilidade; üpersonalidade tipo B: conseguem trabalhar sem ficar ansiosas nem agitadas, são tolerantes com atrasos e relaxam sem culpa; GESTÃO DO TEMPO E SAÚDE üO estado constante de estresse de tempo prejudica a saúde: enfraquece o sistema imunológico, causa dores musculares, insônia, dores de cabeça, pressão alta, doenças cardíacas e aumenta o risco de depressão e ansiedade üA gestão do tempo permite lidar com o problema da urgência do tempo e aqui também, a primeira providência é verificar como estamos lidando com ela GESTÃO DO TEMPO E SAÚDE üExercício descubra sua Zona de Pressa (apostila) GESTÃO DO TEMPO NO TRABALHO üA maioria das pessoas passa pelo menos 50% das horas em que se encontra acordada no trabalho üpode-se considerar também o tempo gasto em função do trabalho, como os deslocamentos no trânsito, os treinamentos e as atividades de atualização üAs pessoas mais bem sucedidas com freqüência reconhecem que o gerenciamento do tempo é um apoio fundamental para atingirem suas metas GESTÃO DO TEMPO NO TRABALHO Muitos profissionais são avaliados pelo modo como utilizam o tempo: üAlgumas empresas impõem perdas financeiras pelo não-cumprimento de prazos üEm várias organizações, o número de horas de trabalho é associado ao empenho, e quem sai no horário é visto como displicente GESTÃO DO TEMPO NO TRABALHO A gestão do tempo no trabalho envolve providências essenciais: ü ü ü identificação dos desperdiçadores de tempo; utilização de economizadores de tempo; execução e acompanhamento de agenda. Desperdiçadores de tempo üApresentamos muitas justificativas para a falta de tempo: os problemas inesperados, o telefone que não para de tocar, a falta de recursos humanos, financeiros, de TI, a falta de informações üde vez em quando esses obstáculos nos obrigam a mudar nossos planos, mas é possível prever e diminuir o impacto de cada um deles üos obstáculos para gerenciar o tempo com eficácia são os desperdiçadores de tempo Desperdiçadores de tempo üBrainstorming: Identificação de desperdiçadores de tempo Desperdiçadores de tempo üAlguns desperdiçadores são de ordem estrutural: falta de clareza sobre os resultados esperados, indefinição dos níveis de autoridade e responsabilidade üOutros são provenientes de características das instalações físicas, como o mobiliário inadequado, a falta de máquinas e equipamentos, ou mesmo a localização da empresa üExistem ainda as causas de caráter comportamental, como os valores, a postura, os hábitos. PRINCIPAIS DESPERDIÇADORES DE TEMPO NAS ORGANIZAÇÕES BRASILEIRAS (Bernhoeft) interrupções por telefone – alguns executivos atendem qualquer telefonema; desrespeito aos horários – o atraso gera descrédito, defensivos, demonstra desorganização e cria o hábito; falta de fixação de prioridades – anotações ou mesmo a agenda não resolvem se não forem fixadas prioridades: podem levar a gastar mais energia nas coisas erradas; incapacidade para dizer não – cobra preço alto que só é percebido ao longo de insatisfações ou frustrações por trabalhos inacabados ou resultados insuficientes; PRINCIPAIS DESPERDIÇADORES DE TEMPO NAS ORGANIZAÇÕES BRASILEIRAS (Bernhoeft) uso inadequado da secretária – ela é uma figura indispensável, desde que saiba claramente o que é esperado em termos de filtragem de atendimentos pessoais e telefônicos e recepção de correspondência; solicitações da hierarquia – o superior se sente autorizado a chamar e interromper a qualquer momento; os colegas se sentem no direito de entrar e sair da sala com base na relação horizontal; solicitações dos subordinados – os gestores que centralizam estão mais sujeitos ao desperdiçador; PRINCIPAIS DESPERDIÇADORES DE TEMPO NAS ORGANIZAÇÕES BRASILEIRAS (Bernhoeft) qualidade/quantidade de reuniões – excesso de reuniões; falta de pauta bem definida e de objetividade na condução envolvimento operacional – o expediente normal é utilizado para “tocar o barco” no seu trivial e rotineiro; o o trabalho com alguma exigência intelectual, como leitura, análise e redação, é feito após o expediente; falta de consciência sobre a importância do tempo como recurso que pode ser determinante do seu sucesso ou das organizações. OUTROS DESPERDIÇADORES DE TEMPO procrastinação – adiar uma tarefa até o último momento, podendo acarretar perda de prazos, sensação de culpa e inadequação: em geral causada por desmotivação em relação ao trabalho a ser feito ou falta de autoconfiança perfeccionismo – os perfeccionistas vivem num mundo de expectativas e padrões auto-impostos que os fazem se esforçar continuamente pelo inatingível, às vezes refazendo tudo OUTROS DESPERDIÇADORES DE TEMPO sobrecarga de informações – avanços tecnológicos tornaram mais fáceis e rápidas diversas tarefas, mas trazem também a sobrecarga de informações, das mais diversas fontes: televisão, rádio, e-mails, fax, mensagens de texto, internet, catálogos. bagunça no escritório – acúmulo de papéis, de itens desnecessários, obsoletos ou quebrados, pode gerar estresse, irritação e perda de tempo planejamento deficiente ou inexistente AUTO-ANÁLISE DE DESPERDÍCIO DE TEMPO Na apostila, você encontra uma lista de ações derivadas dos desperdiçadores, para que faça uma auto-análise com relação ao uso do seu tempo. Para tanto proceda da seguinte forma: ü Selecione na lista dez itens que se apliquem a você; ü Sinta-se com liberdade para incluir outros; ü Classifique as ações “desperdiçadoras” por ordem de importância para o seu caso: coloque 10 na frente do item que representa maior peso, nove para o seguinte e assim sucessivamente. ECONOMIZADORES DE TEMPO são as ações que permitem reduzir ou neutralizar os desperdiçadores: ü Superar a procrastinação ü Superar o perfeccionismo ü Aprender a dizer “não” ü Estabelecer prioridades ü Planejar ü Delegar ü Organizar o escritório ü Gerenciar reuniões ECONOMIZADORES DE TEMPO ü Superar a procrastinação: Refletir sobre o preço que paga por procrastinar: perda de oportunidades de se sair bem, de ser reconhecido como um bom profissional; o desgaste nos relacionamentos Anotar as tarefas que está evitando e identificar por que: não gosta delas, receia não conseguir fazê-las direito? Identificar como o atraso pode prejudicá-lo Dividir as tarefas que vem procrastinando em partes menores, mais controláveis, e estabelecer prazos curtos para concluir cada parte Conferir a conclusão e comemorar concedendo-se algum tipo de prêmio, como jantar num restaurante que você vinha querendo conhecer. ECONOMIZADORES DE TEMPO ü Superar o perfeccionismo Aceitar que faz parte da natureza humana cometer erros Procurar a excelência em vez de lutar pela perfeição. Ter paciência consigo mesmo à medida que se exercita em ser imperfeito e lembrar que nada é um fracasso completo, se tiver servido para você aprender alguma coisa. Usar o Princípio de Pareto para ajudá-lo a ter noção de onde empregar seu tempo e sua energia: conhecido também como a regra dos 80:20, consiste na idéia de que 20% do tempo e do esforço geram 80% dos resultados; o corolário também é verdadeiro: 20% dos resultados consomem 80% do tempo e do esforço. ECONOMIZADORES DE TEMPO ü Aprender a dizer “não” É comum as pessoas pedirem tempo para pensar como uma desculpa para não dizer logo “não” Esse procedimento é percebido e é irritante: leva o interlocutor a perder tempo esperando pela decisão Sempre que alguém lhe solicitar alguma coisa, avalie exatamente o que lhe custará Caso decida recusar o pedido, seja corajoso e honesto: se já sabe que dirá não, diga logo, delicadamente, apresentando um bom motivo ECONOMIZADORES DE TEMPO ü Aprender a dizer “não” Pode-se dizer “não” sem nunca pronunciar a palavra, usando habilidades assertivas Ser assertivo significa ser capaz de comunicar suas opiniões e sentimentos de maneira franca e clara, sem desrespeitar os direitos e os sentimentos dos outros Exemplo: seu superior hierárquico lhe pedir que assuma mais trabalho, quando você já está sobrecarregado – o que fazer? ü seja atencioso, porém mostre seu cronograma a ele e peça- lhe que decida qual trabalho gostaria que você interrompesse para priorizar o novo trabalho que lhe está repassando. ECONOMIZADORES DE TEMPO ü Estabelecer prioridades As pessoas que se sentem pressionadas em geral resolvem os problemas na ordem em que se apresentam, realizam primeiro as tarefas mais fáceis ou mais difíceis, com a idéia de que essa é a forma mais eficiente As ações não têm todas a mesma importância: a forma adequada é elaborar uma lista de prioridades que lhe indicará o que deve fazer, pela ordem de importância e urgência. ECONOMIZADORES DE TEMPO ü Estabelecer prioridades A maior parte dos especialistas em gestão do tempo sugerem que seja usado o sistema ABC para fazer a lista de prioridades: ü A = importante e urgente - tarefas que podem produzir resultados extraordinários e, se não forem cumpridas, as conseqüências podem gerar problemas sérios; ü B = tarefas importantes, mas não tão urgentes, mas se forem adiadas por muito tempo, podem alcançar o nível A; ü C = tarefas de rotina ou que podem ser adiadas sem conseqüências graves; algumas podem permanecer nesse nível indefinidamente e outras podem mudar de status ao longo do tempo. ECONOMIZADORES DE TEMPO ü Estabelecer prioridades Ao proceder à classificação, você pode se deparar com vários itens com o mesmo conceito Caso isso aconteça, crie subclasses A-1, A2, etc. Ao fazer isso, lembre-se de que o tempo de que você dispõe é, em geral, mais relevante do que a importância atribuída à tarefa, ou seja: um trabalho que seja mais urgente precisa ser feito antes de um que seja mais importante. Após estabelecer suas prioridades, convém elaborar seu planejamento pessoal e delegar tarefas que podem ser feitas por seus subordinados. ECONOMIZADORES DE TEMPO ü Exercício de estabelecimento de prioridades Considere a área profissional e mais uma área de sua vida (pessoal, educacional, familiar, social, espiritual) Liste as principais atividades que deve ou deseja realizar nessas duas áreas ao longo desta semana Utilizando o sistema ABC, coloque-as em ordem de prioridade Verifique se é possível delegar alguma dessas atividades e indique quais ECONOMIZADORES DE TEMPO Planejar ü O cotidiano tranqüilo é obtido pela programação das ações: todos os dias de trabalho devem ser uma mescla de atividades A, B e C ü As prioridades mudam à medida que o tempo passa, ou que recebemos informações: diante de dados novos, reorganize sua lista de prioridades ü Metas impossíveis são estressantes e frustrantes: seja realista sobre sua capacidade de trabalho e de seus subordinados dentro de um determinado período, reconhecendo seus limites ECONOMIZADORES DE TEMPO Planejar: uso do planejador ü É conveniente escolher o “planejador” correto, que o ajude a manter seus objetivos e lhe forneça acesso fácil a informações importantes. ü Há muitas escolhas: de calendários e agendas dos mais diversos tipos até programas de computador ECONOMIZADORES DE TEMPO Planejar: uso do planejador Os planejadores de papel apresentam algumas vantagens: custo menor, podem ser usados em qualquer lugar, mas têm as seguintes desvantagens: ü capacidade limitada para armazenar informações; ü dificuldade de reprogramar ações; ü necessidade de transferir anualmente informações recorrentes, como as datas festivas; ü impossibilidade de recuperar informações, a menos que se mantenha uma cópia O registro de compromissos em agenda de papel vem sendo substituído por agendas eletrônicas que oferecem também calculadoras e sistemas de memória ECONOMIZADORES DE TEMPO Planejar: uso do planejador Os programas de computador são bons instrumentos para auxiliar no gerenciamento do tempo: alertam para eventos agendados com algum dispositivo visual ou sonoro, e podem armazenar mais informações do que um planejador de papel; Quem usa computador costuma ter um sistema de programação ou de gerenciamento de contatos como parte do programa de correspondência, mas também é possível optar por um programa dedicado exclusivamente à gestão do tempo ECONOMIZADORES DE TEMPO Planejar: uso do planejador Convém optar por apenas um planejador e usá-lo para tudo que exija programação: contatos, números de telefone, horários Seja qual for o tipo, é preciso ter disciplina para usar o planejador: além de registrar o planejamento, ele deve servir para acompanhar a execução, que será consultada diariamente Se outra pessoa for responsável pela atualização do planejador, informe-a sobre o surgimento de compromissos assim que possível e pense na possibilidade de adotar um sistema de intranet para ter um acesso simultâneo. ECONOMIZADORES DE TEMPO Planejar: contingências Um plano só está completo se incluir previsões e táticas de contingência para o caso de o planejamento inicial falhar Cada situação é única e não existe plano de contingências típico, mas sempre se deve: 1. identificar os principais problemas que podem surgir 2. avaliar a probabilidade que eles aconteçam e o dano que causariam ao seu planejamento: ü se a probabilidade é baixa ou o dano é irrelevante, desconsidere ü se a probabilidade e o dano são médios ou altos, estabeleça táticas de contingência que lhe permitam solucionar o problema. ECONOMIZADORES DE TEMPO ü Delegar Um dos meios mais rápidos de liberar tempo, mas com freqüência apresentamos alguma resistência a utilizá-lo: falta de confiança na capacidade dos subordinados, sensação de perda de controle e falta de avaliação do que pode ser delegado A delegação pode obedecer as seguintes etapas: ü Identificação das tarefas a serem delegadas: serviços rotineiros que fiquem fora do conjunto de suas melhores habilidades; sem urgência ü Identificar as pessoas para executar essas tarefas: que tenham capacidade, tempo e interesse ECONOMIZADORES DE TEMPO Delegar – etapas: Uma vez identificada a pessoa certa: ü Deixar claro que benefício a pessoa poderá receber ü Explicar a tarefa cuidadosamente, comunicando regras e prazos e tendo o cuidado de conferir o entendimento; ü Registrar por escrito a delegação e as informações necessárias à execução da tarefa ü Providenciar que a pessoa disponha de autoridade e de acesso aos recursos necessários; ü Acompanhar e avaliar o desempenho do delegado; ü Reconhecer o trabalho realizado. ECONOMIZADORES DE TEMPO Organizar o escritório - organização física Se você puder, contrate um organizador profissional; Se não: ü procure criar um ambiente físico confortável e de aparência agradável ü use a tecnologia ajuda a poupar tempo: peça a ajuda do pessoal de TI da sua organização para avaliar que recursos poderiam ser implantados ou desenvolvidos especificamente para o seu setor ECONOMIZADORES DE TEMPO Organizar o escritório – controle dos papéis Pesquisa feita pela Universidade da Califórnia em 2002: os escritórios do mundo todo usavam 43% mais papel do que em 1999 Existem estimativas de que: ü 90% das informações profissionais estão em papel ü uma pessoa gasta 150 horas por ano na busca de informações perdidas ou mal colocadas em mesas e arquivos atulhados. ECONOMIZADORES DE TEMPO Organizar o escritório – controle dos papéis Medidas para lidar com os papéis na maioria dos escritórios: ü Ter caixa de entrada para o material que chega ü Ocupar-se dos papéis logo que cheguem ü Resolver o que vai guardar e o que vai jogar fora, considerando o que ainda pode ser útil no futuro; ü Criar pastas para classificar os papéis que vai guardar, com títulos como “Pendência”, “Ler” ü Criar lista de pastas para servir como guia de consulta rápida. ECONOMIZADORES DE TEMPO Organizar o escritório – controle de informações Táticas: ü Internet – utilize mecanismos de busca e estabeleça um tempo limite razoável para sua pesquisa; ü Selecione e reduza a quantidade de livros, CDs, revistas e jornais que adquire ü Utilize técnicas de leitura dinâmica ü Relatórios – olhe o sumário e percorra o texto rapidamente, a fim de encontrar as informações que lhe são necessárias; ü Sublinhe palavras ou frases fundamentais e faça anotações nas margens ü Faça uma triagem do material que recebe ü Peça a um assistente que resuma ou selecione trechos importantes das informações recebidas. ECONOMIZADORES DE TEMPO Organizar o escritório – gerenciamento de contatos Contatos pessoais Se conta com uma secretária, peça-lhe que faça triagem e agendamento dos contatos, considerando: as pessoas que podem interrompê-lo a qualquer hora (superior imediato); as que podem interrompê-lo quando não estiver ocupado demais (colegas e subordinados); as que não podem interrompê-lo; e as urgências que podem ser exceções à regra Informe às pessoas quando estará disponível e pendure um horário com os momentos em que estará de porta aberta. Desenvolva a assertividade para, com delicadeza, finalizar conversas: uso da linguagem do corpo, pedir desculpas por não poder continuar a conversa e marcar horário específico para tratar dos assuntos que ficaram pendentes. ECONOMIZADORES DE TEMPO Organizar o escritório – gerenciamento de contatos Socialização A socialização no trabalho é necessária a um bom entendimento Uma organização que exigisse 100% de aplicação de seus funcionários seria um lugar muito rigoroso, com tendência a reduzir a satisfação com o trabalho, a criatividade, a troca de experiências e de informações que podem ser valiosas Mas a socialização pode ser um dos maiores fatores de desperdício de tempo: encoraje seus subordinados a usar o tempo de forma criteriosa e produtiva, reservando algum espaço para a comunicação informal. ECONOMIZADORES DE TEMPO Organizar o escritório – gerenciamento de contatos E-mails: Estudos mostram que se gasta quase duas horas por dia de trabalho com e-mails, o que significa 25% do tempo trabalhado para a maioria das pessoas Para facilitar o gerenciamento desse meio de comunicação: ü Estabelecimento de freqüência para verificação de e-mails: uma vez pela manhã, uma no meio do dia e outra no final; ü Deixar na caixa de entrada apenas os e-mails que espera ler ou que exijam resposta; ü Utilizar o campo “Assunto” para ter e dar indicação precisa; ü Criar uma assinatura com informações para contato no final de cada email; ü Utilizar as pastas de e-mail para classificar os assuntos ECONOMIZADORES DE TEMPO Organizar o escritório – gerenciamento de contatos Telefonemas: podem ser tanto uma perda quanto uma economia de tempo, dependendo da adequação de sua utilização Economize tempo: ü programando em seu aparelho os números para os quais liga com mais freqüência ü Usando identificador de chamadas para ajudá-lo a selecionar as chamadas que vai atender ü Sendo objetivo e tendo ao seu alcance as anotações e documentos necessários, quando fizer ligações ü Identificando e avaliando como gasta o seu tempo ao telefone ECONOMIZADORES DE TEMPO Organizar o escritório – gerenciamento de contatos Exercício de avaliação do tempo gasto com telefonemas (para apresentar no último dia do curso): ü Use tabelas para registrar chamadas feitas e recebidas, destacando o nome da pessoa, o motivo, a duração e a utilidade (modelo da apostila); ü Some o total de tempo gasto ao telefone durante cada dia; ü Some separadamente o tempo gasto nas chamadas que considerou úteis e inúteis; ü Avalie o percentual de cada tipo de chamada (úteis e inúteis); ü Analise os motivos das ligações inúteis e veja se surge um padrão: a mesma pessoa, os mesmos motivos; ü Pense em como eliminar chamadas que desperdiçam tempo. ECONOMIZADORES DE TEMPO Gerenciamento de reuniões: Cuidados prévios: ü Planejar ü Conferir os itens relativos à preparação da reunião ü Conhecer os participantes ü Conhecer os tipos de manobras possíveis e como neutralizá-las REUNIÕES EFICAZES PLANEJAMENTO É preciso avaliar a necessidade de promover reuniões considerando o “Custo oportunidade”: o que os participantes poderiam ter feito naquele momento e o quanto isso teria sido valioso para a empresa O maior custo é o tempo gasto pelos participantes: leitura da pauta, preparação de documentos, participação, viagem até o local da reunião REUNIÕES EFICAZES OBJETIVOS A primeira providência é definir os objetivos, sendo os mais comuns: transmitir informações ou instruções, tomar decisões, gerar idéias criativas, lidar com reclamações Definidos os objetivos, é preciso verificar ü a reunião é a forma adequada para atingi-los? ü Quanto tempo será necessário? ü quem deve participar da reunião? ü serão tratados assuntos confidenciais? ü os objetivos estão claros para todos? REUNIÕES EFICAZES USO DE TI Os encontros presenciais estão cedendo lugar aos encontros virtuais, sendo os meios mais usados: ü Teleconferência – coloca várias pessoas em contato ao mesmo tempo, por telefone. É mais barata que a videoconferência ü Videoconferência – utiliza áudio em tempo real e links de vídeo. Permite que se visualize a linguagem nãoverbal dos participantes, fundamental para a comunicação ü E-mail – facilita a comunicação sem o deslocamento físico ü A internet permite a participação em fóruns e mesmo em chats REUNIÕES EFICAZES PREPARAÇÃO Seleção de participantes: pessoas necessárias para que o objetivo da reunião seja atingido; tipos certos de participantes: os que dão informações, os que oferecem conselhos, os que autorizam ações Marcar data e horário: que sejam adequados a todos; evite marcar horários “de consenso” (próximos à hora do almoço, por ex.) Definição e distribuição da pauta: curta, clara, contendo data, horário, local e objetivos, e todos os itens que serão tratados, em ordem lógica REUNIÕES EFICAZES PREPARAÇÃO Escolha do local – Alternativas: Ø Seu escritório: o material de referência está ao alcance; sua autoridade será realçada; telefones podem tocar e interrupções são previsíveis; Ø Escritório de um subordinado: pode levantar o moral do subordinado; pode ser desconfortável; Ø Sala de reuniões da empresa: em geral requer reserva Ø Sala de reuniões externa: pode ser útil se o sigilo for importante; pode ser caro; Ø Centro de conferências: instalações p/muitos participantes; pode prover assistência técnica e segurança; pode ser caro; Ø Local fora da cidade: pode dar charme à ocasião; garante distanciamento da rotina e de interrupções; é caro REUNIÕES EFICAZES PREPARAÇÃO Escolha do local – Distribuição dos assentos: Ø Pode ter um enorme impacto, por isso pondere sobre vários mapas de assentos antes de escolher Ø Se a reunião é entre duas pessoas, há 3 posições: ü Compreensiva: os assentos das duas pessoas estão dispostos em “L”, o que permite que se olhem nos olhos e contribui para derrubar barreiras ü Colaborativa: lado a lado, permitindo o trabalho em comum ü De confronto: em lados opostos da mesa, criando distância REUNIÕES EFICAZES PREPARAÇÃO Escolha do local – Distribuição dos assentos: Ø Se a reunião é de grupo: ü Enfrentamento – grupos com pontos de vista opostos em diferentes lados da mesa; condutor no meio dos grupos ü Participação democrática – uso de mesa redonda para valorizar a conversa aberta e diluir posições hierárquicas ü Pró-hierarquia – destaque o condutor, colocando-o na cabeceira da mesa ü Estratégia de influências – baseia-se no pressuposto de que os participantes são influenciados pelas pessoas próximas Ø Se não houver um mapa, observe o lugar onde as pessoas escolhem sentar, pois revelam como elas se colocam quanto aos temas em discussão REUNIÕES EFICAZES PREPARAÇÃO Providências práticas: Ø Providencie acessórios para os participantes: papel, caneta, lápis Ø Confira todas as instalações com alguma antecedência e infra-estrutura: água, café, sistema elétrico Ø Caso a reunião ocorra após uma refeição, evite o consumo de álcool Reuniões Produtivas TESTE COMO CONDUZO REUNIÕES? Preencher o teste Somar os pontos obtidos Avaliação: 12-24 – precisa melhorar consideravelmente 25-36 – pontos fortes, mas precisa melhorar 37-48 – bom nível, mas não se acomode REUNIÕES EFICAZES CONDUÇÃO Uma das táticas mais prejudiciais ao sucesso do encontro é a divulgação prévia de informações negativas, com o intuito de semear a discórdia ou de boicotar alguma medida que você quer levar a efeito. Exemplo: algum dos participantes pode não ter interesse no desenvolvimento do projeto que você vai propor na reunião, e pode tentar o boicote, divulgando informações negativas e mesmo falsas entre os participantes Lembre-se de que “uma fruta podre contamina a cesta”: essa pessoa terá tempo e argumento para minar a confiança dos participantes na utilidade e possibilidade de sucesso do projeto e mesmo em você e na sua competência. REUNIÕES EFICAZES CONDUÇÃO Alguns cuidados devem ser tomados para interceptar as manobras que poderiam prejudicar o sucesso da reunião: é possível que algumas figuras de peso dentre os participantes tenham táticas para alcançar seus objetivos, tais como: ü tentar alterar a pauta, mudando o rumo da discussão; ü abalar a confiança que os participantes têm em você e em sua competência; ü abalar a confiança de algum participante mais tímido para fazer valer o próprio ponto de vista; ü provocar o adiamento do voto final. REUNIÕES EFICAZES CONDUÇÃO Tipos de manobras: ü Dividir para dominar: informações contraditórias são passadas antes do evento para semear discórdia ü Intimidação: pessoa dominadora fala em voz alta e interrompe participantes • Defesa do Presidente ü Recapitulação de fatos: Esclarecer mal-entendidos antes da reunião ü Desafio ao Agressor: solicitação enérgica de conduta ordeira REUNIÕES EFICAZES CONDUÇÃO Tipos de manobras: ü Grandiloquência: desperdício de tempo, falando sobre assuntos irrelevantes ü Irritação: usada para interromper a discussão e transferir as decisões para outro dia • Defesa do Presidente ü Impor silêncio – isole o ü Manter a calma: grandiloquente potencial neutralizar o participante, inclusive retirando-o da reunião quando necessário REUNIÕES EFICAZES CONDUÇÃO Impor o ritmo: ü Chegue ao local com antecedência ü Comece os trabalhos no horário previsto ü Lembre aos participantes o tempo de duração ü Siga a pauta ü Não permita desperdício do tempo ü Mude de posição e de tom de voz para “acordar” participantes que estejam entediados ü Pule itens menos importantes da pauta se precisar acelerar a reunião ü Marque reunião adicional se ficar evidente que alguns itens não poderão ser examinados ü Evite prolongar a reunião além do horário previsto REUNIÕES EFICAZES CONDUÇÃO Controle da reunião – observe os sinais não verbais ü Há vários sinais não-verbais que indicam insatisfação dos membros de uma reunião: checar o relógio com freqüência, bocejar, cruzar os braços, olhar agressivo ou desinteressado ü Outros sinais indicam satisfação e interesse: sobrancelhas erguidas e leve sorriso, olhar contínuo e confiante nos olhos , corpo ligeiramente inclinado para a frente ü Alguns sinais não-verbais indicam interesse em falar, como a mão erguida e gestos exagerados REUNIÕES EFICAZES CONDUÇÃO Controle da reunião Avalie o ânimo – se o ambiente estiver tenso, intervenha logo Centralize – as perguntas e propostas devem ser encaminhadas por você, mas não interrompa quem estiver falando Promova a união do grupo, garantindo que cada participante se submeta aos interesses do grupo Estimule o debate e avalie: ü Todos tiveram chance de dar sua opinião? ü As disposições regulamentares foram seguidas? REUNIÕES EFICAZES CONDUÇÃO Manter a ordem: ü A natureza da reunião determina os limites do seu poder como presidente e os recursos que pode usar para manter a ordem ü Se for uma reunião pública, pode ser governada por estatutos locais ü Se for em ambiente privado, valem as regras da organização ü Uma quebra da ordem é o desacato às regras, como falar fora da vez: se isso ocorrer, suspenda o debate, convide os infratores a dividir as opiniões com todos Se a intervenção não funcionar, recorra a procedimentos disciplinares REUNIÕES EFICAZES CONDUÇÃO Encerramento: ü Concluir os “outros assuntos” ü Resumir as discussões e recapitular as decisões ü Lembrar o nome dos responsáveis por dar cumprimento a cada item das decisões ü Decidir se é necessária nova reunião ü Informar a data e horário prováveis da próxima reunião ü Agradecer a participação de todos ü Aprovar as atas ü Avaliar relatórios de desempenho acerca das decisões tomadas na reunião ü Comunicar os avanços a outros participantes ü Preparar pauta para o próximo encontro OBRIGADA!!! Alessandra Vieira Fonseca www.consultarh.com.br 61 8165-0524 70
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