POLÍTICA DE ADIANTAMENTO DE DESPESAS E PRESTAÇÃO DE CONTAS
(para situações de viagens para fora do local de trabalho)
A empresa BK CONSULTORIA E SERVIÇOS LTDA (CNPJ 03.022.122/0001-77) cria a presente política visando,
com simplicidade e clareza, estabelecer normas e procedimentos para o adiantamento de caixa, realização
de despesas e correspondente prestação de contas, dando ciência de tudo aos seus funcionários,
especialmente aqueles que porventura façam despesas em razão das atividades laborais para a empresa.
Antes de mais nada, salienta-se que este documento está sendo entregue uma via ao empregado, de modo
que nenhum empregado tem como se dizer desconhecedor do mesmo.
Objetivo
Estabelecer diretrizes gerais para o uso dos recursos da empresa com transporte, hospedagem e
alimentação em situações nas quais empregado da empresa, no exercício efetivo de atividades laborais
para a empresa, necessite se dirigir e/ou estar em localidade diversa daquela que é a sede de seu trabalho.
Definições
EMPREGADO DESTINATÁRIO:
Todo empregado ou colaborador da empresa para o qual a mesma antecipe valores visando permitir a
realização de gastos decorrentes de suas atividades laborais;
DESPESA DE TRABALHO
Exclusivamente as despesas que devam ser feitas em razão do trabalho, aí incluídas as despesas de
hospedagem, alimentação e transporte necessários enquanto, em razão do trabalho, o empregado
permanecer fora da região metropolitana na qual esteja sua base habitual de trabalho.
Diretrizes Gerais
Os valores que vierem a ser antecipados pela empresa, devem ser utilizados exclusivamente pelo
empregado para o qual o valor tenha sido entregue (seja por creditamento em conta, seja por qualquer
outro meio), pois este será o primeiro e direto responsável pelo uso dos recursos que lhe forem confiados,
podendo vir a sofrer descontos e/ou ser penalizado funcionalmente caso não observe as regras aqui
estabelecidas, além do dever de boa-fé que é inerente à relação de trabalho.
Além das situações de uso dos valores antecipados, admite-se que empregados que tenham sido
autorizados a tanto - aí incluídos os que tenham recebido antecipações insuficientes - realizem despesas
com recursos próprios, a serem reembolsados pela empresa, desde que tais despesas possam ser aceitas
como despesas de trabalho.
Qualquer despesa só deverá ser feita e por isso somente será aceita se tiver sido feita enquanto o
empregado estiver a serviço da empresa, entendido isso não apenas como a despesa ocorrida em horário
de trabalho, mas aquela necessária à alimentação, transporte e hospedagem do empregado que estiver
fora de sua base habitual de trabalho (da região metropolitana na qual a mesma esteja situada).
1
Feita a despesa, deverá a mesma ser documentada apropriadamente e os comprovantes guardados para
envio em tempo hábil à empresa. Em razão da necessidade de documentar as despesas, o empregado deve
ter o cuidado de se informar acerca da possibilidade daquele a quem pretende fazer qualquer pagamento
de emitir o adequado documento comprobatório da despesa, de modo a ter meio de deixar de fazer a
despesa-pagamento. A empresa informará aos empregados o meio de preencher documento para
formalizar a ocorrência de despesa que não gere comprovante próprio e específico, como trem, ônibus e
metrô.
Havendo dúvida por parte do empregado, deve o mesmo consultar a empresa.
Prestação de Contas
Os funcionários que receberem valores na forma de adiantamento devem estar cientes de que tais valores
lhes são entregues como pagamento antecipado, de modo que podem vir a ser descontados de verbas
salariais e/ou indenizatórias que a empresa porventura lhe deva, inclusive decorrente de eventual rescisão
do contrato de trabalho.
O prazo para a realização da prestação de contas com o coordenador responsável pela região finaliza em
48 horas após o retorno do funcionário da viagem para o qual aconteceu o adiantamento dos valores.
Finalizado esse período será encaminhado para o RH a indicação para a realização dos descontos nas
verbas salariais e/ou indenizatórias. Da maneira que não ocorrerá um próximo adiantamento de despesas
de viagens, com a existência de alguma prestação de contas em aberto.
Os empregados que realizem despesas a serem pagas pela empresa, obrigatoriamente, deverão prestar
contas de 100% das despesas realizadas, devendo fazê-lo através de documentação adequada (havendo
dúvida, consultar a empresa) como, por exemplo, notas fiscais emitidas pelos estabelecimentos que
receberam valores. Do documento comprobatório da despesa deverá constar, de forma clara e
especificada, todos os itens de composição do valor final pago, com seus respectivos valores individuais,
bem como as respectivas quantidades.
É expressa e veementemente vedado o uso de recursos da empresa sem a possibilidade da efetiva
prestação de contas, ficando estabelecido que na ocorrência de tal situação, a empresa poderá não
aceitar a responsabilidade por aquele pagamento.
Sendo ainda que, mesmo que recuse o pagamento de uma despesa que não tenha sido paga com recurso
adiantado pela empresa, a mesma poderá vir a aplicar sanções disciplinares (sanções funcionais) aos
empregados que tentarem comprovar despesa de forma indevida, podendo tais sanções chegarem à
demissão por justa causa - considerando-se aqui de forma genérica, na alínea do "mau procedimento" se houver má-fé por parte do empregado.
Controles
Os empregados ficam cientes de que a empresa poderá controlar os gastos que lhe vierem a ser
apresentados, inclusive por meio de monitoramento dos veículos, aparelhos e quaisquer instrumentos de
trabalho que porventura sejam usados pelos empregados, aí incluídos aparelhos telefônicos e
computadores (e-mails, etc...), sem que tenha obrigação de informar quais os controles foram
efetivamente utilizados na apuração.
2
Toda e qualquer diferença entre os valores cedidos e os valores gastos serão de responsabilidade dos
funcionários e, caso haja irregularidades, os devidos descontos serão feitos nos vencimentos dos
funcionários, mesmo aqueles que sejam devidos em razão de rescisão. Caso porventura o empregado
não tenha crédito suficiente para que possa haver 100% de abatimento, a empresa poderá vir a cobrá-lo
pelos meios próprios.
Papéis e Responsabilidades dos Funcionários





Agir com boa-fé na utilização dos recursos da empresa (tal dever nada mais é do que uma
decorrência direta da idéia de que o trabalhador é responsável direto pelo sucesso da empresa,
devendo, portanto, ter a mais absoluta e honesta preocupação com a utilização dos recursos da
mesma);
Informar-se acerca da possibilidade daqueles a quem pretende realizar pagamentos de emitirentregar - na hora (somente assim evitar-se-á a possibilidade de problemas) - o adequado
documento comprobatório da despesa, demandando que de tais documentos constem de forma
especificada cada item componente da despesa total, com seus respectivos valores e quantidades;
Conferir, quando houver, o troco recebido para que não haja diferença;
Não permitir, em hipótese alguma, o pagamento de despesas de terceiros com os recursos da
empresa; também não incorrer em despesas próprias, mas que não sejam necessárias em razão do
trabalho;
Observar cuidadosamente os documentos comprobatórios que lhe são entregues, não apenas com
relação aos valores neles apontados como também com relação aos demais elementos
(discriminação específica das quantidades e valores individuais), mesmo que formais (elementos
formais das notas fiscais e demais documentos comprobatórios), salientando-se que eventuais
problemas na documentação podem vir a fazer com que a empresa não os aceite (consigna-se que
a empresa adota o regime fiscal "Lucro Real", tendo o dever de lançar e comprovar todas suas
despesas na forma que a legislação fiscal admite - dúvidas, favor esclarecer com a empresa).
Alterações, Inclusões e Exclusões
A Empresa se reserva o direito de alterar, inclusive por meio da inclusão ou de exclusão, quaisquer itens
desta política a qualquer momento, fazendo apenas a comunicação disso aos empregados.
São Paulo, ____/____/________.
_______________________________________
Nome:
RG:
3