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InfoReggae - Edição 73
Reunião da Equipe
27 de fevereiro de 2015
O Grupo AfroReggae é uma organização que
luta pela transformação social e, através da
cultura e da arte, desperta potencialidades
artísticas que elevam a autoestima de jovens
das camadas populares. Tem por missão
promover a inclusão e a justiça social,
utilizando a arte, a cultura afro-brasileira e a
educação como ferramentas para a criação de
pontes que unam as diferenças e sirvam como
alicerces para a sustentabilidade e o exercício
da cidadania.
Coordenador Executivo
José Junior
Coordenador Executivo Adjunto
Danilo G Costa
Coordenador Editorial
Marcelo Reis Garcia
Diagramação
O InfoReggae é uma publicação semanal e faz
parte dos conteúdos desenvolvidos pela
Editora AfroReggae.
Luiz Adrien
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Apresentação
Esta edição do InfoReggae segue tratando de assuntos fundamentais para que o trabalho
institucional possa se desenvolver com mais qualidade e com resultado.
Agora vamos falar do espaço da Reunião de Equipe.
Em grande parte das instituições, as reuniões acontecem sem planejamento, sem pauta e a todo o
momento. Gasta-se um tempo importante, que deveria ser usado com o usuário, em reuniões muitas
vezes intermináveis e sem sentido.
Durante toda minha carreira assisti equipes que justificavam seu trabalho em reuniões.
Quem muito se reúne, pouco faz.
Mas quem não se reúne com método, não consegue organizar o fazer.
Nesta edição do InfoReggae vamos abordar, de forma muito simples, esta estratégica ferramenta de
trabalho que é a Reunião de Equipe; pois é a partir dela que o planejamento ganha corpo e se
constrói uma unidade técnica, política e institucional para avançar no trabalho.
Marcelo Reis Garcia
Autor e Coordenador Editorial do InfoReggae.
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REUNIÃO DE EQUIPE
Uma instituição com a participação diária de equipe multidisciplinar precisa debater seu trabalho.
Uma equipe precisa trabalhar com o mesmo objetivo e com a mesma orientação.
Uma equipe precisa dialogar sobre os problemas que vão surgindo ao longo do trabalho para que
junta possa construir caminhos para solução.
Uma equipe não pode trabalhar de forma isolada e sem a interação de saberes especiais que cada
um tem.
É no espaço da Reunião que se partilha avanços e se reconhece retrocessos.
É no espaço da Reunião que decisões fundamentais para todo o trabalho são tomadas.
Reuniões de Equipe devem acontecer semanalmente, com hora marcada para começar e para
terminar.
Reunião de Equipe não é um espaço de planejamento mas de avaliar o planejamento.
Reunião de Equipe não é um espaço sindical e sim de avaliar os avanços e percalços do trabalho.
Reunião de equipe é estratégia de trabalho e deve contar com a presença de toda a equipe.
A Instituição pode definir um Plantonista semanal para atender a população no horário da Reunião,
mas as demais atividades devem ser suspensas para que a equipe tenha condições de avançar na
Reunião.
Uma Reunião de Equipe não pode ter menos de 1 hora e tão pouco mais de 3 horas. Também não
deve ocorrer mais de 1 vez por semana.
É evidente que, em alguns momentos, será necessária uma Reunião extra na semana; mas esta
deve ser para tratar de um assunto especial e urgente, não como rotina.
As reuniões devem ser registradas para que, na seguinte, o ponto de partida seja a avaliação das
decisões tomadas na anterior.
Uma questão muito importante e que devemos reafirmar é que uma Reunião nunca deve ser o início
de tudo. Ela é uma costura continuada do trabalho.
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PROPOSTA DE PAUTA
Uma reunião deve sempre ter dia e horário certos.
Se for feriado, não é necessário remarcar, apenas não haverá reunião naquela semana.
O horário deve ser o que, estrategicamente, garanta a presença de toda equipe.
Se a instituição trabalha em turnos ou em escalas, ela deve fazer duas reuniões, e garantir que um
representante de cada grupo se encontre para que a instituição não tenha práticas diferenciadas.
Sugestão de Pauta
A - Informes Gerais
Aqui o Coordenador faz os informes gerais do trabalho, da instituição, dos convites recebidos
para cursos, seminários e treinamentos.
Neste ponto, podem ser decididas as representações, da próxima semana, em atividades
externas.
B - Avaliação da última Reunião
O Coordenador pontua as decisões tomadas na última reunião e avalia com a equipe os
avanços ou os problemas que persistiram.
Deve-se sempre buscar agilidade para esta avaliação, pois não podemos correr o risco de
fazer uma reunião somente sobre a anterior.
A Coordenação deve encontrar outro encaminhamento para algum assunto que não avançou
por 3 reuniões consecutivas.
C- Rodada Geral
Este é o momento que cada membro da equipe, de forma sucinta, apresenta seu trabalho da
última semana, seus avanços, e destaca casos que estão com dificuldades de avançar e que
precisam de apoio do restante da equipe.
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O Coordenador deve estar atento aos casos que apareçam mais de 2 vezes, para avaliar se
vira um ponto de pauta.
O Coordenador deve fazer articulação de apoios, na própria reunião, para que os casos mais
complicados tenham encaminhamento e suporte.
D- Avaliação do Planejamento
Momento importante para que a equipe avalie se estão avançando em direção às metas
pactuadas e sobre o resultado do trabalho.
Uma instituição sem planejamento e metas não consegue avançar neste item da pauta e isso
deve provocar na equipe a necessidade de planejar.
E- Pontos Fortes e Pontos Fracos
A reunião deve sempre apontar os pontos fortes e fracos da semana de trabalho.
Os pontos fortes devem ser aperfeiçoados, e os fracos devem ser alvos de toda a equipe
para que sejam superados.
F- Registro
O Coordenador deve ler o registro básico da reunião para que todos possam opinar e
aprovar.
Uma lista de presentes na reunião deve estar anexada e assinada por todos os participantes.
O coordenador deve, de todas as formas, controlar o tempo para que a reunião seja
produtiva, apresente resoluções e tenha a participação de todos.
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NÃO É PARA A REUNIÃO
Uma reunião de equipe deve sempre seguir o caminho da avaliação e dos resultados.
Reunião não é seminário e, desta forma, não é a hora adequada para palestras ou debates
acadêmicos. Uma instituição deve ter sua política de capacitação e estudos bem definidos.
Reunião não é encontro sindical para se debater questão salarial, carga horária, mudança de setor ou
de função. Estas questões devem ser tratadas com o coordenador e cada instituição deve organizar
sua relação com seus trabalhadores de forma transparente e acessível. Não se deve usar o espaço
da reunião de equipe para este tema.
Reunião não é hora de festa de aniversariantes, chá de panela ou chá de bebê. Estes eventos são
especiais,
mas
devem
acontecer
na
hora
do
almoço
ou
depois
do
expediente.
A equipe deve sempre lembrar que existe muito trabalho a ser feito, e a reunião faz parte deste
trabalho.
Reunião não é espaço para que as rivalidades técnicas e políticas paute o trabalho. Em toda
instituição formam-se grupos e existem "rivalidades" deste tipo que, se bem dosadas, garantem
pluralidade à instituição. Mas não se pode transformar uma reunião em um espaço de disputa.
A disputa se dá no dia a dia do trabalho e na construção dos resultados.
Cabe ao coordenador dosar o ritmo dos debates mais acalorados.
Precisando de ajuda, nos procure. O interesse na renovação é total.
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UM DEBATE A SER FEITO
Ao longo dos últimos 30 anos, as instituições ganharam um ritmo cada vez mais acelerado e, em
muitos casos, perdeu-se em debates ou ações sem justificativa.
Faltou diálogo.
Faltou Agenda de trabalho.
A Reunião é um instrumento e uma estratégia fundamental para garantir a unidade institucional e seu
programa.
Mas uma instituição não pode ter como prioridade do seu trabalho a reunião.
A reunião não pode ser justificativa para que o trabalho não seja desenvolvido.
Outra questão que vale debater é sobre tecnologia. Grupo de Whatsapp não substitui reunião.
Rodada no Facebook não substitui a reunião.
Muita gente acha reunião perda de tempo.
Muita gente acha que reunião nunca é demais.
O desafio da instituição é achar o caminho correto para a importância da reunião.
Não vamos ter uma instituição integrada e organizada sem que o diálogo demarque bem onde
queremos e podemos chegar.
Reunir é ligar as pessoas para entender avanços e reconhecer problemas e fracassos.
Uma instituição viva produz reuniões de trabalho preocupada com o presente e compromissada com
um novo futuro sem se esquecer de sua trajetória e história.
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