A GESTÃO INTEGRADA DE INFORMAÇÕES NA FESPSP
Valéria Martin Valls1, Rosa Maria Andrade Grillo Beretta2
1
Doutorado em Ciências da Comunicação ECA/USP, FESPSP, São Paulo, SP
2
Graduação em Biblioteconomia FESPSP, FESPSP, São Paulo, SP
Resumo
Relata a experiência da Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo (FESPSP)
na implantação de sua Gerência de Informação, integrada à Coordenação do curso de
Biblioteconomia e Ciência de Informação. Apresenta os primeiros resultados desta parceria,
reforça a importância da integração dos processos de gestão da informação, propondo a
continuidade de ações integradas através da análise de pontos fortes e oportunidades
geradas através do corpo docente e discente do curso.
Palavras-Chave: FESPSP; gestão da informação; biblioteca universitária; gestão de
arquivos; memória institucional.
Abstract
This paper reports the implementation of information management process on FESPSP (São
Paulo Sociology and Politics School Foundation), integrated to the coordination Information
Science and Librarianship regular course. It shows the initial results of this partnership,
reinforce the process integration, and proposes the continuation of this approach by showing
the strong points and the opportunities raised from the staff initiatives to this course.
Keywords: FESPSP; information management; academic library; file management;
institutional memory.
1. Introdução
Este trabalho relata a experiência da Fundação Escola de Sociologia e
Política de São Paulo (FESPSP) na implantação de sua Gerência de Informação,
área responsável pelo gerenciamento dos acervos informacionais da Fundação –
acervo bibliográfico, acervo documental e acervo histórico.
Até a implantação da nova gerência, as áreas responsáveis pelos acervos
eram diferentes, sem uma visão estratégica única, o que ocasionava ações
desencontradas e sem foco. Além disso, a FESPSP mantém o mais tradicional curso
de graduação em Biblioteconomia do país e entende-se que sua Biblioteca e Arquivo
devem ser referências na área, sendo organizadas de forma a otimizar ao máximo
os recursos disponíveis e visando atender seus usuários de forma pró-ativa. O novo
modelo visa contribuir para a qualidade dos serviços e produtos prestados pela
Biblioteca Universitária e Centro de Documentação, dentro da visão de
gerenciamento integrado.
Além disso, a Gerência de Informação tem relação funcional com a
Coordenação da Faculdade de Biblioteconomia e Ciência da Informação, para que
ações em parceria sejam implantadas e os processos informacionais sirvam
diretamente de apoio didático-pedagógico ao curso de Biblioteconomia.
Desta forma, o objetivo desta comunicação é relatar o caso da FESPSP e
tem-se o entendimento que o breve panorama teórico tem como objetivo apenas
contextualizar o tema e apoiar o entendimento deste relato.
2. Revisão de Literatura
Em uma Instituição de Ensino Superior a criação do conhecimento, seu
compartilhamento e uso podem ser evidenciados de forma destacada, em razão de
sua própria natureza. Os limites entre os tipos de documentos e acervos são tênues
– um programa de disciplina vigente pode ser em um futuro bem próximo um
documento com caráter histórico, que pode evidenciar a evolução de determinada
disciplina e a maneira como o docente ministrava os conhecimentos relativos àquela
área do conhecimento, citando apenas um exemplo. Nesse sentido, na IES nota-se
a necessidade premente de integração dos processos relacionados à gestão da
informação, que não podem e não devem ser controlados de forma dissociada.
Apoiando esta afirmação, como apontam Crespo e Valls (2009, p. 41):
Na Sociedade do Conhecimento os processos de gestão da informação fazem parte dos
princípios fundamentais da gestão organizacional. O ambiente de informação de uma
empresa deve ser pensado e tratado em seu todo, proporcionando organicidade, e visar ao
atendimento do negócio principal da instituição.
Embora a natureza da Biblioteca e do Arquivo sejam conceitualmente
diferentes, há sinergias importantes que devem ser consideradas no seu
planejamento e gestão. Porém, tradicionalmente os serviços de informação têm sido
estruturados com base nas funções que realizam, podendo ser identificados três
divisões fundamentais: Administração, Processos Técnicos e Serviços aos Usuários.
Cada uma delas com seu próprio âmbito de atuação, fragmentadas, por sua vez, em
seções independentes entre si, segundo a função específica que realizam dentro do
serviço e muitas vezes dissociadas dos processos externos (VALLS, 2005).
A integração dos processos de gestão da informação é imprescindível para
que todas as atividades implantadas tenham sinergia e se complementem,
especialmente com o objetivo de atender as atividades acadêmicas previstas na IES,
caso do relato em questão. É necessário que as áreas de informação sejam
integradas para que elas possam oferecer produtos e serviços de qualidade para as
diversas áreas acadêmicas, atendendo seus diversos públicos, com base nas
necessidades específicas de cada curso, de acordo com sua especificidade e
característica.
3. Materiais e Métodos
As áreas envolvidas utilizam-se de pesquisa e consulta aos documentos
administrativos e históricos disponíveis na Fundação, além de embasamento teórico
relacionado à gestão de serviços de informação.
4. Resultados Finais
Com a implantação da Gerência de Informação pretende-se integrar a
Biblioteca Universitária que atende os cursos de graduação e pós-graduação, o
Centro de Documentação – CEDOC que possui em seu acervo documentos
administrativos e acadêmicos dos 77 anos de existência da FESPSP e a Biblioteca
Histórica com coleções especiais e raras nas áreas da Biblioteconomia e Ciências
Sociais.
A interface com a área acadêmica do Curso de Biblioteconomia visa
transformar estes setores em laboratórios de diferentes disciplinas do curso,
disponibilizando recursos da Tecnologia da Informação e Comunicação: softwares de
Gerenciamento Integrado de Biblioteca Universitária, de Biblioteca Digital, Periódicos
Eletrônicos, etc. Os setores envolvidos necessitam de recursos humanos
especializados em todas as áreas da Ciência da Informação e o envolvimento com
os docentes desta área viabilizará diferentes projetos de melhoria da qualidade na
gestão da informação da FESPSP.
Em seis meses de implantação da Gerência de Informação resultados
significativos estão sendo obtidos em parceria com o Curso de Biblioteconomia e
Ciência da informação:
- Elaboração de Projeto de Implantação da Biblioteca Digital Memória da
Biblioteconomia
e
das
Ciências
Sociais
de
São
Paulo,
onde
serão
disponibilizados documentos importantes como os primeiros trabalhos científicos do
país, na área da Sociologia e Política, documentos históricos e produção científica
da Museologia Brasileira assim como da Biblioteconomia.
A Coordenação do Curso de Biblioteconomia e Ciência da Informação e a
Gerência de Informação iniciaram no 2º semestre de 2009 ações conjuntas, visando
fortalecer os serviços de informações do Centro de Documentação e Memória,
disponibilizando recursos de infra-estrutura para desenvolver as ações com
docentes e discentes das áreas de interesse, objetivando transformar o Centro e a
futura Biblioteca Digital num espaço de desenvolvimento de pesquisa, laboratório
para aulas práticas do curso de graduação e cursos de extensão nas áreas da:
Biblioteconomia, Gestão de Unidades de Informação e Conservação e Preservação
de Acervos. Com a consolidação da Biblioteca Digital e a implementação de ações
de Preservação e Conservação dos Acervos, previstas para os próximos 2 anos, o
Centro de Documentação e Memória da FESPSP ultrapassará os seus objetivos
disponibilizando o seu acervo de forma ampla e de livre acesso, mas também estará
integrando todas as áreas de estudos das áreas das Ciências Sociais e
Biblioteconomia.
- Implantação do Setor de Conservação e Preservação de Acervos em
parceria com a disciplina da área, onde a equipe da Gerência de Informação e
alunos do curso de graduação estão envolvidos nas práticas de higienização de
acervos e pequenos restauros e avaliação de obras e documentos especiais e raros.
No período de fevereiro a junho de 2010 foram desenvolvidas as seguintes
oficinas:
Oficina sobre Higienização de Acervo: realizada no acervo da Biblioteca
Histórica. Esta ação sensibilizou e provocou interesse por parte da Direção e
providências quanto aos problemas de infra-estrutura que há tempos eram
solicitadas por parte da gerência estão sendo desenvolvidas. Participaram da
oficina quatro estagiários da Equipe que deram continuidade ao procedimento
de higienização do acervo com muita determinação e motivação.
Oficina sobre avaliação e detecção de pragas: realizada com documentos
do CEDOC e livros do acerco da Biblioteca Histórica. A mesma equipe
participou desta oficina, foram encontradas “brocas” numa parte do acervo.
Os conceitos e técnicas apresentadas estão sendo aplicadas em todo o
acervo beneficiando o setor e ao mesmo tempo enriquecendo os
conhecimentos práticos dos discentes do curso de Biblioteconomia e Ciência
da Informação.
Oficina sobre confecção de capa dura de livros: realizada na Biblioteca
Universitária.
Foram
apresentados
todos
os
procedimentos
técnicos.
Participaram desta oficina oito estagiários.
Oficina de costura de livros e montagem com capa dura: realizada na
Biblioteca Universitária com a mesma equipe.
Como resultado destas primeiras ações as instâncias superiores da FESPSP
estão providenciando um espaço adequado para efetivação do “Setor de
Conservação e Preservação de Acervos da FESPSP.
- Criação do Setor de Tecnologia da Informação e Comunicação da
Gerência de Informação, onde alunos do curso de biblioteconomia estão envolvidos
nos projetos de: atualização do site da Biblioteca Universitária, desenvolvimento de
Redes Sociais, implantação do Repositório da Produção Científica da FESPSP (em
parceria com a monitoria científica da FaBCI) e da Biblioteca Digital. Estão
envolvidos nesta atividade estagiários do curso que foram selecionados de acordo
com o perfil das atividades: conhecimento e experiência em TIC.
São visíveis os primeiros resultados: o projeto do novo site da Biblioteca
Universitária será implantado no início do 2º semestre de 2010, atuação dinâmica e
atualizada como canal de comunicação através da rede social (Twitter) e
desenvolvimento do Repositório da Produção Científica da FESPSP, em processo de
implantação.
- Práticas da Disciplina de Ação Cultural estão sendo desenvolvidas no
espaço e em parceria com a Biblioteca Universitária, oferecendo aos alunos a
oportunidade de apresentação, exposição e pesquisas junto aos clientes.
Durante o período de fevereiro a junho de 2010 foram desenvolvidos os
seguintes trabalhos:
Encontro com o autor: organizado por alunos no espaço da biblioteca
através da apresentação de autor de livro para os clientes da Biblioteca.
Blog “Manifesto Nosso” desenvolvido com objetivo de divulgar depoimentos
de discentes da FESPSP e apresentação dos resultados em exposição no
espaço da Biblioteca.
Blog História e Memória da FESPSP com o objetivo de apresentar dados,
fatos e fotos dos 77 anos da instituição. Os alunos puderam pesquisar
documentos e material iconográfico do CEDOC. Para dar continuidade ao
blog a Biblioteca Universitária assumiu a sua manutenção no mês de junho,
em razão da sua qualidade e relevância.
- Proposta de criação de uma revista eletrônica como um mecanismo de
comunicação e divulgação da produção acadêmico-científica dos alunos, ex-alunos
e professores, da FESPSP, englobando artigos dos cursos de Administração,
Sociologia e Biblioteconomia e Ciência da Informação.
- Pesquisa de docentes de graduação da FESPSP: um estudo de
usuários potenciais. Trabalho desenvolvido na disciplina Gestão de Estoques
Informacionais, tendo como proposta o estudo dos docentes de graduação não
usuários da Biblioteca da Fundação. A partir deste estudo foram identificadas as
necessidades de informação do usuário-docente potencial, com o intuito de
identificar a razão da não utilização da unidade e dos serviços por ela prestados.
- Parceria com a disciplina de Biblioteca Laboratório onde alunos poderão
ter a oportunidade de praticar os conhecimentos desenvolvidos nas disciplinas
teóricas transformando os setores em laboratórios.
A Gerência de Informação em conjunto com a docente da disciplina, nestes
primeiros meses, desenvolveu a análise da qualidade dos dados dos registros
bibliográficos do catálogo on-line. Foram estabelecidos padrões de qualidade destes
dados. As ações de correções e revisão estão sendo desenvolvidas pelos
estagiários, sob a supervisão da docente.
- Trabalhos de Conclusão de Curso com temas relacionados ao resgate
histórico e preservação de acervos documentais estão sendo desenvolvidos através
de pesquisas nos acervos do CEDOC e Biblioteca Histórica da FESPSP.
- Planejamento, organização e operacionalização do I Seminário de
Biblioteconomia e Ciência da Informação da FESPSP, evento promovido pelo
Curso de Biblioteconomia e pela Gerência de Informação, envolvendo docentes e
alunos. O I SBCI foi realizado nos dias 27 e 28 de maio de 2010. Foram 10 horas de
atividades, compreendendo seis etapas (abertura, homenagens, palestras, debate e
encerramento), além de coquetel de confraternização.
O mote do evento foi o aniversário de 77 anos da FESPSP e os 70 anos do
curso de Biblioteconomia. A proposta do evento foi relembrar e reverenciar o
passado da Biblioteconomia brasileira, discutir assuntos da atualidade com palestras
de profissionais renomados e refletir o futuro da profissão. O público-alvo foram
profissionais da grande São Paulo, além da comunidade fespiana (professores e
alunos - atuais e egressos).
O objetivo principal do evento foi fortalecer o posicionamento do curso de
Biblioteconomia da FESPSP, deixando-o em evidência perante o mercado paulistano
e nacional, além de fortalecer sua marca institucional.
- Reconhecimento do Conselho Superior e da Diretoria Executiva da
FESPSP onde a Gerência de Informação e Coordenação do Curso de
Biblioteconomia vem recebendo apoio de infra-estrutura e recursos humanos para o
desenvolvimento das propostas.
A gestão integrada oportunizada por este modelo já impulsionou mudanças
nas áreas envolvidas e certamente contribuirá decisivamente para a melhoria do
projeto pedagógico do bacharelado em Biblioteconomia, o que demonstra a
necessidade das Unidades de Informação estarem cada vez mais integradas ao
negócio da Instituição Mantenedora.
5 Considerações Finais
A fase inicial de implantação da Gerência de Informação da FESPSP já está
concluída. A partir do 2º semestre de 2010 novas ações estão sendo planejadas e
executadas para que os produtos e serviços da área possam atender as
necessidades informacionais dos docentes e discentes dos três cursos de
graduação, dos oito cursos de pós-graduação e dos novos cursos de extensão,
implantados a partir de 2009.
Nesta 2ª. fase novos projetos estão sendo implantados:
- Banco de Imagens FESPSP: organização e indexação de fotos desde 1933
(são 77 anos de informações!). Através de diagnóstico realizado durante o período
de maio a julho de 2010, foram localizados registros fotográficos dispersos em
diferentes setores, sem tratamento técnico e conseqüente dificuldade de localização.
Através do desenvolvimento de um banco de dados, coleta de imagens digitais,
tratamento de imagens impressas e posterior digitalização esta ação já está sendo
desenvolvida. Este projeto envolve alunos - estagiários do Curso de Biblioteconomia.
- Revista Sociologia Digital (1939 a 1966): Publicação histórica e importante
instrumento de disseminação da pesquisa e do conhecimento em Ciências Sociais
no Brasil. Projeto desenvolvido em parceria com o Núcleo de Pesquisa da FESPSP,
com atuação de alunos do curso de Biblioteconomia, em parte financiado pelo
CNPq. Tem como objetivo disponibilizar a coleção completa dos artigos em meio
digital. Inicialmente indexado no catálogo on-line da Biblioteca Universitária FESPSP
e criação de site específico com inclusão de estudos sobre a revista promovido pelo
Grupo Sociologia e Pensamento Social no Brasil.
- Dinamização da Biblioteca Histórica FESPSP: esta ação tem como
objetivo reorganizar e adequar o espaço físico, tratamento técnico do catálogo online e implantação de serviços de acesso ao acervo, visando a disponibilização para
toda a comunidade de pesquisa do país nas áreas das Ciências Sociais,
Biblioteconomia e Ciência da Informação. Estão envolvidos nesta ação, além da
Gerência de Informação, docentes e discentes do Curso de Biblioteconomia e
Ciência da Informação.
- Programa de Estágio Voluntário, visando atender as demandas de alunos
do Curso de Biblioteconomia e Ciência da Informação, para alunos que sentem a
necessidade de aprofundar os conhecimentos teóricos através da prática em
Biblioteca Universitária e Arquivística. Atualmente o programa conta com quatro
estagiários.
Consideramos que ainda há muito a ser refletido, planejado e desenvolvido,
principalmente tendo em vista que a FESPSP é uma Instituição sem fins lucrativos,
onde a tradição de ações isoladas, nem sempre bem sucedidas e em alguns casos
sem continuidade, contribuíram para o levantamento de dúvidas junto às instâncias
superiores, panorama que vem sendo alterado com a integração narrada nesta
comunicação. Certamente o ano de 2011 será marcado pela consolidação desse
projeto. No nosso ponto de vista, o importante é reforçar a importância da gestão da
informação em uma IES ser feita de maneira integrada, ligada diretamente aos
objetivos da Mantenedora e tendo com premissa básica o atendimento dos diversos
públicos com padrões elevados de qualidade.
6 Referências
CRESPO, Maria Rosa.; VALLS, Valéria Martin. A promoção do conhecimento em uma
empresa de engenharia consultiva: integrando Biblioteca, Acervo Técnico e Documentação.
Brazilian Journal of Information Science, Marília (SP), v.3, n.1, p.36-58, jan./jun. 2009.
Disponível em:
<http://www2.marilia.unesp.br/revistas/index.php/bjis/article/download/285/268>
VALLS, Valéria Martin. Gestão da qualidade em serviços de informação no Brasil:
estabelecimento de um modelo de referência baseado nas diretrizes da NBR ISO 9001.
2005. 147p. Tese (Doutorado) – Escola de Comunicações e Artes, Universidade de São
Paulo-USP, 2005.