Revista EDUC-Faculdade de Duque de Caxias/Vol. 01- Nº 03/Jan-Jun 2015
LOGÍSTICA E ESTOQUE DE MATERIAL
Uma análise das consequências decorrentes da falha de comunicação do setor de estoque
Valeriano Roberto Vieira da Silva
Administrador, MBA em Logística Empresarial e Operações Globais
Docente do curso de Administração da Faculdade Duque de Caxias
Email: [email protected]
Agatha Caroline da Silva Fontoura
Monica Selhorst do Nascimento de Lima
Marcio Cristiano Pereira da Silva
Wilson Severiano da Silva Neto
Graduados em Administração de Empresas pela Faculdade de Duque de Caxias/RJ
Resumo: Este trabalho tem como objetivo destacar a importância de uma boa comunicação de
estoques para evitar custos desnecessários e aumentar a vantagem competitiva no mercado, cada
vez mais acirrada. Para o desenvolvimento do mesmo foi realizada uma pesquisa bibliográfica e
para a coleta de dados foram necessários a leitura de textos de orientação teórico-metodológica e
uma análise geral dos resultados. A administração de estoques trata de todas as etapas de
movimentação e de armazenagem de materiais, visando a garantir que o investimento em
estoques seja de rentabilidade segura, em termos de lucro e de atendimento às metas da
organização. O primeiro desafio para as empresas que não possuem essa útil ferramenta é
justamente criá-la. Muitas são as necessidades para que se tenha um sistema eficiente de
comunicação, entretanto, no setor de estoque, apenas conhecê-las não é suficiente para que a
comunicação seja eficaz, ou seja, inúmeras são as variáveis que precisam ser consideradas para
que bons resultados sejam obtidos pela empresa.
Palavras-chave: Comunicação. Logística. Estoque.
Abstract: This paper aims to highlight the importance of good communication stocks to avoid
unnecessary costs and increase competitive advantage in the market , more and more strained,
and its development was carried out a literature search and data collection were required reading
texts of theoretical and methodological guidance and overall results . Inventory management
deals with all stages of handling and storage of materials in order to ensure that investment in
stocks is secure profitability in terms of profit and meeting the organization's goals . The first
challenge for companies that do not have this useful tool is just create it. There are many needs in
order to have an efficient communication system in a storage area , however, only know them is
not enough for communication to be effective or are numerous variables that need to be
considered so that good results are obtained by company.
Keywords: Communication . Logistics . Stock .
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INTRODUÇÃO
A administração de estoques trata de todas as etapas de movimentação e de armazenagem
de materiais, visando a garantir que o investimento em estoques seja de rentabilidade segura, em
termos de lucro e de atendimento às metas da organização.
Sua importância nas empresas está diretamente ligada ao que se refere ao controle de
estoques e do almoxarifado. Afirma Francischini (2002) "o controle de estoques é um dos pilares
da administração de materiais, uma vez que não basta que os produtos entrem adequadamente nos
almoxarifados dos materiais, mas devem-se prever meios para que não haja excessos, faltas, nem
deterioração dos materiais estocados".
A metodologia implantada é baseada em uma pesquisa teórica utilizando autores da área
de logística para recolher dados e orientação para uma análise geral dos resultados, ou seja, o
presente estudo parte da visão de que a pesquisa é um procedimento formal, fornecendo métodos
reflexivo. Afirma Gil (2002):
pesquisa exploratória tem como objetivo proporcionar maior familiaridade com
o problema, com vista a torná-lo mais explicito ou a constituir hipóteses, tendo
como objetivo principal o aprimoramento de ideias ou a descoberta de
instituições, portanto, seu planejamento é bastante flexível, possibilitando
considerações dos mais variados aspectos ao fato estudado. (GIL, 2002, p. 12).
No estoque existe uma série de dificuldades em relação ao consumo e reposição de
materiais, pois o mesmo hoje não conta com nenhum tipo de controle e os processos de
comunicação influenciam diretamente na resolução de problemas e enfretamento das
adversidades. Sendo assim, o objetivo principal deste trabalho é destacar a importância de uma
boa comunicação de estoques para evitar custos desnecessários e aumentar a vantagem
competitiva no mercado em geral, cada vez mais acirrado.
1- GESTÃO DE MATERIAIS
1.1- Conceituações sobre Administração de Materiais
Segundo Viana (2000, p.41), a administração de materiais é o conjunto de tarefas que vai
proporcionar um fluxo contínuo com as compras e manutenção de estoques, que faz com que a
empresa tenha uma organização que impossibilite a falta de componentes, tanto para a produção
quanto para serviços. É também programar e gerenciar as funções que unem a compra de
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materiais para a formação de estoques, desde o momento de sua aquisição até seu consumo final.
Ainda de acordo com o autor (2000, p.40), "o administrador de materiais é o profissional que
prevê, planeja, organiza, comanda e controla o funcionamento das empresas, visando a aumentar
a produtividade e o controle de resultados, planejando assim o uso da mão de obra equipamentos,
material, serviços e capital".
Para Dias (1993, p.12), " a administração de materiais envolve o agrupamento de
materiais de várias procedências e a coordenação dessas atividades com a demanda de produtos
ou serviços da empresa". Em função disso é de extrema importância mencionar alguns avanços
na administração de materiais, como a logística que proporciona constante evolução nesta área.
Ao conceituar "logística" remetemo-nos à Vianna (2000, p.45), que estabelece que esta "é
uma operação integrada que cuida de suprimentos e distribuição de produtos de forma
racionalizada, sendo assim planeja, coordena e executa todo o processo, tendo por consequência a
redução de custos".
1.2- Gestão de Materiais do Setor de Compras
Compras é um setor de suma importância na organização, pois tem por finalidade um
conjunto de atividades significativas, interferindo diretamente no preço do produto ou serviço e
na satisfação do cliente. Através desses aspectos são estabelecidas as vantagens competitivas.
Para Dias (1993, p.259), " a função compras é um segmento essencial do Departamento
de Materiais ou Suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou
serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento e quantidade certa, verificar se
recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento".
Conforme Baily et al (2000), o tempo é um objetivo padrão da função compras, pois se
os bens e materiais chegarem atrasados ou o trabalho não for concluído no tempo correto, as
vendas podem ser perdidas bem como as cláusulas contratuais de danos invocadas por
insatisfação dos clientes. Para que se consiga uma fonte de abastecimento de materiais segura,
deve–se possuir algumas características, metas, tais como: entrega pontual, fornecer qualidade
consistente, oferecer bom preço, fornecer bom serviço, cumprir o prometido, dá apoio técnico,
entre outros.
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No setor de compras é necessário realizar planejamento para a solicitação de materiais,
porém deve ser feito com um período de antecedência e este período tem por finalidade
compensar algum tipo de contingência. Quando o planejamento não é bem elaborado, podem
ocorrer falhas nos processos acarretando prejuízo para a organização, (caso aconteça alguma
contingência no atraso da entrega de materiais, na elaboração do produto ou na realização do
serviço). Portanto, é necessário ter um planejamento eficiente, para o produto e/ou serviço ser
entregue ao cliente no prazo estipulado e com qualidade, marca da organização.
Ao se pensar em efetuar uma compra em uma organização, automaticamente pensa-se em
cotação de preços, entretanto, Francischini (2002), ao falar sobre cotação, esclarece que uma
compra nunca deve ser feita exclusivamente pelo critério de menor preço de aquisição, mas deve
obedecer a critérios qualificadores e critérios classificadores de fornecimento:
Os critérios qualificadores são estabelecidos pela empresa compradora e devem
abranger aspectos críticos que estejam de acordo com seus objetivos estratégicos e que garantam
a qualidade e a confiabilidade dos prazos de entrega dos produtos adquiridos. Esses requisitos,
geralmente, pedem a adequação da empresa candidata quanto: à conformidade da situação legal e
física, à situação econômico-financeira estável, às referências de outros clientes de bons serviços
prestados, ao sistema de garantia da qualidade adequado, às certificações por instituições
apropriadas, à existência de serviços associados especificados e ao histórico adequado de
fornecimento ao mercado.
Os critérios classificadores não possuem requisitos mínimos a serem atendidos pelos
fornecedores em potencial. Eventualmente, os compradores podem estabelecer um requisito
objetivo a ser atingido pelos fornecedores em certo período de tempo. Os critérios classificadores
também são chamados de critérios ganhadores de pedido, pois a empresa que representa melhor
desempenho nesses requisitos "ganhará o pedido de compra". Embora não seja o único, o preço é,
pelo menos, o principal critério ganhador de pedido para as empresas compradoras.
(FRANCISCHINI, 2002)
Ainda segundo o autor,
ao solicitar uma cotação, a lista de fornecedores selecionados deve oferecer
dados suficientes para possibilitar o contato comercial com fornecedores
potenciais. A solicitação de cotação é formalizada por meio de contato
telefônico com o preenchimento de formulário padronizado de solicitação de
cotação pelo comprador, envio de formulário padronizado, por fax, EDI, Internet
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ou outro meio adequado, com as especificações do material a ser adquirido,
solicitação de envio de proposta de fornecimento. (FRANCISCHINI, 2002, p.
27)
As solicitações de cotação devem conter as informações necessárias para que a
classificação dos fornecedores, segundo os critérios preestabelecidos, seja feita da maneira mais
possível. Assim as informações mais relevantes são: preço unitário, prazo de pagamento, prazo
de entrega, código do fornecedor do item comprado, fretes, seguro e outros itens relevantes.
Muitas organizações fazem cotações também no mercado internacional e hoje é difícil a
organização que não adquire parte de seus materiais de fornecedores estrangeiros. São várias as
razões para se comprar no exterior: muitas vezes por serem materiais de maior qualidade; outras
o comprador pode ser obrigado a comprar no exterior para atender algumas exigências; por
questão de preço, dentre outros. Porém existem problemas ao se comprar no exterior como o
problema de comunicação, a diferença de moeda, pagamento, transporte e alfândega.
A comunicação se estabelece pela diferente linguagem, a questão do fuso horário ser
diferente, e ainda as diferentes terminologias e do vocabulário técnico adotados no comércio
exterior são dificultosos. Assim é fundamental a validade de um contrato e é importante assegurar
entendimento mútuo. (BAILY et al, 2000).
Para Baily et al (2000), a conversão de uma moeda em outra não oferece qualquer
dificuldade se elas forem conversíveis, mas há problemas consideráveis quando as taxas de
câmbio flutuam. O risco e a incerteza associados à mudança dos valores relativos entre as
moedas dos exportadores e dos importadores têm que ser considerados e administrados.
Com relação ao pagamento, a transferência internacional de fundos apresenta dificuldades
peculiares, e uma parte, geralmente um banco, precisará estar envolvido para facilitar esse
processo, esse serviço se obtém através de um custo. Geralmente o cliente tem um mês para o
pagamento da fatura. (BAILY et al, 2000).
Os transportes são realizados nas transações internacionais de cinco modos: rodoviário,
ferroviário, aéreo, aquático e duto.
Segundo Baily et al (2000), os procedimentos de importação e exportação na alfândega
são importantes reduzir o tempo que os bens permanecem nos armazéns alfandegários para não
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aumentar os custos. Informações inexatas, incompleta em documentos, como faturas,
conhecimentos, licença de importação e cartas de crédito, causam atrasos.
Mediante todas essas informações é de extrema importância que se faça toda a compra de
forma correta e segura para que não haja nenhum prejuízo para a organização.
2. EVOLUÇÃO E IMPORTÂNCIA DA LOGÍSTICA COM AS DEMANDAS ATUAIS
De acordo com Chiavenato (1991, p. 36), a logística surgiu por volta do ano de 1670,
quando o exército francês adotou uma nova estrutura organizacional, na qual o “marechal general
deslogis” passou a ser o responsável pelo planejamento, transporte, armazenamento e
abastecimento das tropas.
Ainda de acordo com o autor acima, por volta dos anos 60, foi que a logística passou a
se preocupar com as empresas, adotando novas idéias de armazenamento dos produtos acabados
e sua distribuição física até o cliente.
Nos anos 70, as organizações não se preocupavam com as compras de matérias-primas e
sua administração e foi nesse período que os compradores ganharam fama de serem corruptíveis,
pois obtinham ganhos pessoais de fornecedores, para facilitar fechamentos. Nessa época, a
grande maioria dos compradores não tinham uma formação de nível superior e consequentemente
não tinham um salário considerado bom (VERLANGIERI, 2000).
No inicio dos anos 80, a situação se modifica por completo, terminando aquela fase de
“vamos produzir à vontade, fazer altos estoques e depois deixar para o departamento de vendas se
incumbir de desovar tudo”. Começava aqui um novo conceito de logística, onde qualquer ganho
nos custos era importante, dessa forma, comprar e administrar os materiais passou a ser tão
importante como as vendas da empresa.
Segundo Verlangieri (2000),
começa uma nova mentalidade de compras, com:





Profissionais de nível superior;
Boa fluência verbal, para argumentar/negociar;
Boa apresentação para representar a empresa;
Muitos com formação técnica, conforme os materiais comprados;
Bom salário, que representava sua importância para a empresa
Os profissionais que assumiam o setor de compras, nessa época, percebiam que
os antigos compradores:
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Abarrotavam os estoques com matérias-primas, para não ter o risco de faltar
material para produção e serem cobrados;
Não tinham controles históricos das aquisições (fornecedor, preço, condição de
pagamento, prazo de entrega, etc.);
Não tinham critérios técnicos para escolha de fornecedores consultados;
Não tinham um follow-up confiável (os fornecedores entregavam com atrasos,
com erros de materiais, com quantidades a mais propositalmente e muitas vezes
com preços diferentes do pedido);
Não havia uma verificação mais apurada e constante do padrão de qualidade dos
materiais dos fornecedores. VERLANGIERI (2000, p. 46)
Na visão de Verlangieri (2000), dos tempos remotos para os atuais, a administração de materiais
tem evoluído constantemente tonando-se um elo importantíssimo para a cadeia logística. Portanto, a
administração de materiais vai muito além do papel que exerce dentro de uma empresa e ganha papel
principal em vários negócios. Os profissionais de administração hoje são bem mais valorizados e o
quantidade de cursos de aperfeiçoamento nesta área são inúmeros.
2.1- Modais Logísticos
Nessa seção são apresentadas as diferenças dos modais: aéreo, marítimo, rodoviário,
ferroviário e dutoviário, suas vantagens e desvantagens mais consideráveis. Dessa forma, é
possível visualizar, com maior clareza, seus aspectos diferenciais mais importantes, o que facilita
a escolha do modal a ser utilizado pelas empresas.
TIPOS DE TRANSPORTE
AÉREO :
 Aeronaves
VANTAGENS
 Os aeroportos são localizados próximos de centros de produção.
 Os fretes internos para colocação das mercadorias nos aeroportos são menores e o tempo
mais curto.
 Redução de estoques em trânsito través de embarque continuo.
 Rapidez na utilização de materiais perecíveis
 Segurança no transporte.
 Segurança de transporte inferior ao transporte marítimo cerca de 30% em geral.
DESVANTAGENS
 Pouca capacidade de carga.
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 Frete aéreo é mais caro que o marítimo.
 Deve se considerar outras taxas e não só a do frete
DUTOVIÁRIO :
 Dutos
VANTAGENS
 Custo variável mais baixo.
 Não possui nenhum custo com mão de obra de grande importância.
 Apresenta poucas interrupções para causar variabilidade nos tempos e os fatores
meteorológicos não são significativos.
 Danos e perdas de produtos baixos.
DESVANTAGENS
 Utilização limitada.
 Movimentação lenta (inviabiliza transporte de produtos perecíveis).
 Custo fixo elevado.
FERROVIÁRIO
 Trem
VANTAGENS





Menor custo no transporte em relação ao rodoviário.
Está livre de congestionamento.
Tem caminho livre para seguir viagem.
Ter terminais de carga particulares dentro ou próximos das unidades produtoras.
Um vagão pode transportar de 25 a 100 toneladas.
DESVANTAGENS
 Por percorrer caminhos únicos pode provocar atraso na entrega das mercadorias em caso
de obstrução da ferrovia.
 Não é tão ágil quanto o rodoviário.
MARÍTIMO







Navio
General cargo
Cargueiro
Tanque
Rollon Rolloff
Porta Contêiner
Porta
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VANTAGENS




Pode ser utilizado para todo tipo de carga.
Possibilita a remessa de milhares de toneladas ou metros cúbicos.
Maior capacidade de carga.
Menor custo de transporte.
DESVANTAGENS





Necessidade de transbordo nos portos.
Distâncias do centro de produção.
Maior exigência de embalagens.
Espaço perdido dentro da unidade de carga.
Acréscimo no frete.
RODOVIÁRIO
 Carretas : Frigorífico, Tremião, Bitrem, Cegonheira, Baú, Granileira
VANTAGENS






Simplicidade no funcionamento.
Maior disponibilidade para embarques urgentes.
Permite ir a regiões mais afastadas.
As entregas geralmente são porta a porta.
Rapidez na entrega em curta distância.
Possibilidade de utilização de embalagens mais simples e de menor custo.
DESVANTAGENS
 Apresenta preço de fretes mais elevados do que os modais ferroviários, aéreos e
aquaviário.
 Não é recomendado para produtos agrícolas a granel
Para escolher o modal de transporte mais adequado não basta conhecer as vantagens e
desvantagens de cada modal ou suas características, é preciso organizar um sistema de transporte
com uma visão sistêmica, que envolva fases de planejamento (ALVARENGA & NOVAES,
2000). Entretanto, para que isso seja possível, é necessário conhecer os fluxos nas diversas
ligações da rede; o nível de serviço atual; o nível de serviço desejado; os tipos de equipamentos
disponíveis e suas características (capacidade, fabricante etc); as características ou parâmetros
sobre a carga; e, os sete princípios ou conhecimentos, referentes à aplicação do enfoque
sistêmico.
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A seleção do modal será realizada no momento em que todos estes dados forem
coletados. Para Ballou (2001), a seleção de um modal de transporte pode ser usada para criar uma
vantagem competitiva do serviço que a empresa presta aos seus clientes, para tanto, é importante
conhecer algumas características dos modais de transporte existentes.
Nesse sentido, Fleury et al (2000), aponta cinco pontos importantes para classificar o
melhor transporte de escolha: velocidade, disponibilidade, confiabilidade, capacidade e
frequência (Quadro 1).
Quadro 1 – Características Operacionais
CARACTERISTICAS
AEREO
1
3
5
4
3
16
TIPO DE MODAL DE TRANSPORTE
DUTOVIÁRIO FERROVIÁRIO MARITIMO
5
3
4
5
2
4
1
3
4
5
2
1
1
4
5
17
14
18
RODOVIÁRIO
Velocidade
2
Disponibilidade
1
Confiabilidade
2
Capacidade
3
Frequência
2
Resultado
10
Fonte: Fleury et al (2000).
Obs.: A pontuação menor significa que o modal possui excelência em determinada característica.
A velocidade é o tempo decorrido da rota, sendo o modal aéreo o mais rápido de todos. A
disponibilidade é a capacidade que cada modal tem de atender as entregas, sendo melhor
representado pelo transporte rodoviário. A confiabilidade reflete a habilidade de entregar
consistentemente no tempo declarado em uma condição satisfatória. Nesta característica, o
rodoviário ocupa lugar de destaque. A capacidade é a possibilidade do modal lidar com qualquer
requisito de transporte, como tamanho e tipo de carga. Neste requisito, o transporte marítimo é o
mais indicado. Finalmente, a frequência é caracterizada pela quantidade de movimentações
programadas e é liderada pelo rodoviário.
Na pontuação total percebe-se que a preferência geral é dada ao transporte rodoviário.
3- A IMPORTÂNCIA DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO PARA A ORGANIZAÇÃO
Segundo Maximiano (2009, p.74), Fayol foi pioneiro no reconhecimento de que a
administração deveria ser vista como função separada das demais funções da empresa e
estabeleceu que toda organização é segmentada em seis funções distintas, sendo elas:
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1 – Função técnica: Ligada com serviços da organização, produção de bens
manufaturados ou industrializados.
2 – Função comercial: Ligada com aquisição de bens, venda e permutação.
3 – Função financeiro: Ligada com demanda e utilização de capitais.
4 – Função se segurança : Ligada com proteção dos bens e das pessoas.
5 – Função contábil: Ligada com registros, análise, custos e estatística.
6 – Função administrativa: Ligada com a integração de outras cinco, sendo elas,
prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.
O maior impacto dessa ideia está em identificar o trabalho dos administradores e separá-lo
das atividades operacionais da empresa.
A Administração possui quatro tipos de processos estabelecidos por Fayol, sendo
segmentado em:
Planejar: estabelece metas, resultados e estratégias mais adequadas para alcançar o
objetivo.
Organizar: é estruturar as atividades e recursos, almejando os resultados estabelecidos
pelo planejamento.
Dirigir: é a coordenação das atividades e recursos com objetivo de alcançar os resultados
planejados.
Avaliar: é a análise dos resultados apresentados em relação aos objetivos programados,
incluindo a utilização das ações corretivas quando necessárias.
Também conhecida como base para agrupamento de tarefas em uma organização, a
departamentalização é um processo que tem por finalidade descentralizar os processos decisórios
nas organizações, promovendo maior velocidade e proporcionando melhor entendimento as
necessidades do cliente.
Para Maximiano (2009),
departamentalização é a forma de dividir as tarefas entre os departamentos
depende de princípios chamados critérios de departamentalização. Por exemplo:
pode-se atribuir a cada departamento a tarefa de atender a um tipo especifico de
cliente, ou de produzir um tipo especifico de produto, ou de cuidar de
determinada área geográfica. Esses e outros critérios de departamentalização
definem as responsabilidades especializadas das unidades da estrutura
organizacional. (MAXIMIANO, 2009, p.86),
A departamentalização é um processo que tende a gerar maior lucratividade às
organizações, devido às melhorias nos processos e o melhor entendimento às necessidades do
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cliente. Sua importância é fundamental, pois qualquer organização que vislumbre um crescimento
é necessário, primeiramente, fazer um planejamento, criando através de um organograma, sua
estrutura organizacional, verificando quais e quantos setores serão necessários.
Segundo Chiavenato (2003),
A departamentalização ocorre em qualquer nível hierárquico da organização. Ela
é um meio pelo qual se atribuem e se agrupam atividades diferentes por meio da
especialização dos órgãos, a fim de se obter melhores resultados no conjunto do
que se fosse necessário dispensar todas as atividades e tarefas de uma
organização indistintamente entre todos seus órgãos. (CHIAVENATO, 2003,
p.209)
3.1- Interdependência dos Departamentos
As organizações estabelecem as bases para departamentalizar suas unidades através dos
critérios de interdependência, associando os critérios com as variáveis organizacionais essenciais
para almejar suas metas.
Afirma Chiavenato (2007) que
A departamentalização forma o tipo de diferenciação que predomina no nível
intermediário das empresas. Há vários critérios de interdependência pelos quais
as empresas escolhem as bases para departamentalizar suas unidades ou
posições. Assim, uma empresa departamentaliza funcionalmente, seja por
produto, localização do produto ou projeto, tendo em vista os critérios de
interdependência entre as variáveis organizacionais mais importantes para
alcançar os seus objetivos empresariais. (CHIAVENATO, 2007, p. 250)
Ressalta, ainda, o autor que existem vários processos para se analisar a
departamentalização, todos fundamentados na interdependência, sendo os mais importantes os
seguintes:
Interdependência do fluxo de trabalho: Os grupos são selecionados através dos processos
de cada tarefa.
Interdependência no processo: Os grupos são selecionados de acordo com a
especialidades de cada um, com base nas pessoas integrantes do fluxo de trabalho distintos.
Interdependência de escala: os grupos são estabelecidos com o intuito de proporcionar um
desempenho eficiente. Se todas as unidades de uma organização necessitam de manutenção, em
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vez de alocar um profissional em manutenção para cada unidade, irá agrupar todas em uma
unidade só, criando uma nova unidade na organização.
Interdependências sociais: São grupos estabelecidos na base do trabalho em equipe,
relacionando com os aspectos sociais e não com a atividade a ser executada.
4- O PROCESSO DE COMUNICAÇÃO E SUAS FALHAS
A comunicação é definida como um processo no qual ocorre a emissão, recepção e a
compreensão das mensagens, que podem ser verbais (linguagem escrita e falada) e não-verbais. A
comunicação envolve relações interpessoais e, frequentemente, podem ocorrer problemas,
dificuldades e restrições, de maneira que a mensagem enviada não é decodificada corretamente,
ou seja, não é compreendida pelo ouvinte de maneira clara.
Reason (1997) destaca que,
os problemas de comunicação que podem gerar atos inseguros pertencem a três
categorias: falhas no sistema em que o canal de comunicação não existe, não
estão funcionando ou não são regularmente utilizado; fracasso na emissão das
mensagens, quando o canal de comunicação existe, mas a informação não é
transmitida; falhas na recepção, quando o canal de comunicação existe, a
mensagem foi enviada de maneira correta, mas o receptor a interpretou de forma
equivocada ou com atraso. (REASON, 1997, p. 38)
É comum, mesmo sendo inadmissíveis, falhas na programação da produção, e isso
acontece com frequência em muitas empresas. Segundo Corrêa, Gianesi e Caon (2009), um dos
principais motivos para que ocorram falhas na programação são falhas no fluxo de comunicação
entre os departamentos, principalmente quando se trata de alterações nos produtos e/ou processo
produtivo.
Além do mais, outro aspecto importante é a monitoração e realimentação das informações
sobre os estoques, pois no momento de controlar há fatores que precisam de muita atenção como
tentar fazer uma previsão de demanda que seja otimizada e chegue o mais próximo da realidade.
Outro aspecto importante é a veracidade e disponibilidade de informações.
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4.1- Comunicação Assertiva
Para Chiavenato (2003), uma comunicação acontece quando uma informação é
transmitida a alguém, e é então compartilhada também por esse alguém. Para que haja
comunicação, é necessário que o destinatário da informação recebe-a e compreenda.
Ainda segundo Chiavenato (2003), o ato de comunicar significa tornar comum a uma ou
mais pessoas determinada informação.
A presença da comunicação na sociedade é tão necessária para sua existência quanto para
as empresas e instituições. Os fluxos de comunicação nas empresas acontecem mesmo que não
exista um planejamento estratégico para seu direcionamento, pois a comunicação faz parte da
vida das pessoas, estabelecendo uma troca de conhecimentos e entendimentos mútuos (CHING,
2009).
Esta comunicação pode ser caracterizada como reflexo da cultura e normas da empresa,
que permite a aproximação entre os grupos de trabalho, gerando laços de amizade e de
identificação. Na realidade, a comunicação nas empresas é um processo fundamental no
relacionamento pessoal, indispensável na execução das atividades (MORAES, 2005).
4.2 Falhas de Comunicação do Setor de Estoque com os demais Departamentos da Empresa
Corrêa, Gianesi e Caon (2001), reforça em seu livro a importância do fluxo de informação
dentro das empresas. Às vezes a falta de comunicação das alterações nas especificações não são
repassadas para todos os setores envolvidos. Isso faz com que o cálculo do consumo seja inferior
ao realmente necessário, surgindo quebras ou falhas no processo. Um estoque regulador pode
fazer frente a essa dificuldade e evitar transtornos no processo ou até a parada da produção, sem
contar a desorganização que acontece quando falta material para cumprir uma ordem de produção
e é necessário retirar o material de outro pedido virando uma bola de neve que certamente no
final ou apuração dos resultados para balanço pode gerar impactos negativo para a empresa.
4.3 Consequências da Falha de Comunicação
As falhas de comunicação podem levar os profissionais a desenvolver atos inseguros
como: incompreensão das mensagens enviadas; falhas no preenchimento de requisições e
formulários que levam ao não fornecimento de produtos ao departamento solicitante; falhas no
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fornecimento de informações entre as equipes dos diferentes processos; uso de etiquetas de
identificação incompletas, assim como falta de comunicação entre as equipes, fazendo com que
informações relevantes deixem de ser transmitidas (BALLOU, 2006).
5- CONSIDERAÇÕES FINAIS
O controle de estoques é um dos pilares da administração de materiais, visto que não basta
apenas que materiais entrem no almoxarifado, mas sim que haja uma otimização dos mesmos,
evitando que haja a falta, sobra, desaparecimento, furto ou deterioração dos materiais.
Sendo assim, é possível sugerir que a implementação das técnicas administrativas como
parâmetros de ressuprimento e gestão de estoques pode facilitar a organização de um
almoxarifado eficiente, bem como permitir a melhoria das condições de trabalho dos que dele
usufruem.
O controle adequado torna possível um melhor planejamento quanto à reposição e
aquisição de materiais, proporcionando ao almoxarifado a diminuição dos valores de custeio e
redução de compras de caráter de urgência, sendo este o que tem gerado custos mais elevados,
precisando com urgência da implantação das medidas propostas.
Com relação ao processo de comunicação, a manutenção de um bom sistema é uma
necessidade real nos dias de hoje. O primeiro desafio para as empresas que não possuem essa útil
ferramenta é justamente criá-la e para as que têm implantado esta ferramenta na organização, vêse a necessidade de analisar e, principalmente, quantificar a eficiência desse sistema.
Muitas são as necessidades para que se tenha um sistema eficiente de comunicação.
Pensar, entretanto, que somente conhecer essas necessidades é suficiente para que a comunicação
seja eficaz, é um equívoco grave. Inumeráveis são as variáveis que necessitam ser consideradas
para que se obtenha bons resultados, dentre elas estar ciente que cada empresa tem um perfil
diferenciado e isso deve ser considerado.
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