FACULDADE DE COMUNICAÇÃO SOCIAL
HABILITAÇÃO EM RELAÇÕES PÚBLICAS
ASSESSORIA DE RELAÇÕES PÚBLICAS
Professora Iara Silva
INTRANET E EXTRANET
CONCEITOS, OBJETIVOS, BENEFÍCIOS E TENDÊNCIAS
Renato Schumacher Santa Maria
Silvana Sandini
1. INTRODUÇÃO
Nesta época em que a necessidade de rapidez de transferência de
informações torna-se cada vez mais constante, um sistema que agiliza o processo
de comunicação entre seus funcionários, fornecedores ou até mesmo seus
clientes preferenciais é fundamental para aumentar as perspectivas de sua
empresa, seja comunicacional ou mercadologicamente.
A
Internet
proporciona,
além
dos
websites,
outros
dois
serviços
fundamentais para consolidar a presença organizacional na rede: Intranet e
Extranet. O site da empresa pode agregar valores importantíssimos, oferecendo
ações como compra e venda, além de servir como encurtamento das relações
entres os clientes e a organização.
Porém sua utilidade é mais focada para os clientes e prospects. Tanto na
forma institucional como de comércio eletrônico, o site apresenta os dados
relativos à organização, porém na ótica empresa-cliente.
A
necessidade
de
aprimorar
a
relação
interna
de
comunicação
organizacional, e até mesmo com as parcerias, tornou o uso do banco de dados
na principal ferramenta tecnológica para orientar o relacionamento entre os
públicos.
Entretanto, com a demanda cada vez maior de informações, o sistema de
banco de dados sofreu adaptações e mutações, levando-o a transformar-se na
Intranet. Esta, por sua vez, possibilitou a idealização do processo inverso: a
Extranet.
2. REDES PRIVADAS
2.1 Intranet
A Intranet consiste numa rede de comunicação privada utilizada
internamente pelas organizações, com objetivo de servir como meio de
comunicação digital para o público interno da empresa. O acesso, geralmente
restrito aos colaboradores, é feito diretamente do browser de cada computador.
Sua principal função é servir como um sistema de comunicação entre a
empresa e seus funcionários, oferecendo conteúdo e serviços úteis, facilitando a
integração entre os departamentos e reduzindo custos com impressão e
armazenamento de textos e documentos. Desta forma, proporciona agilidade de
comunicação entre os colaboradores, garantindo acesso rápido a diversas
informações de interesse.
Com o avanço da tecnologia de informação, foi possível idealizar um
sistema
de
informática
servindo
como
instrumento
da
comunicação
organizacional, “profissionalizando” a Intranet. Entre suas diversas ações
operacionais, destaca-se o envio de textos, pedidos entre setores, memorandos,
análises, relatórios, controle de estoque, reuniões virtuais, troca de informações e
outras atividades, encurtando o espaço físico e temporal, favorecendo a relação
custo versus benefício.
Atualmente, as grandes organizações fazem de seu uso uma ferramenta de
negócios, a partir da exploração máxima das ações mencionadas, gerando assim
os chamados módulos da Intranet: colaboradores e partilha de conhecimento;
gestão de projetos, documentos, avisos e permissões; propostas, contratos, subcontratos e orçamentos internos; notícias, legislação e novidades; workflow e
gestão de circuitos.
Para incentivar ainda mais o uso da Intranet por parte dos colaboradores,
as tendências atuais permitem agregar quatro valores estratégicas para a mesma:
identidade (relacionada com os esforços de construção da marca), impacto
(gerados pelas atividades proporcionadas), audiência (entendida como um reflexo
da capacidade da Intranet satisfazer ao target pretendido) e competitividade
(características que fazem a rede interna superar suas próprias expectativas).
Estes valores são agregados pela intersecção de quatro valores táticos:
design, conteúdo, produção e utilidade.
A evolução da Intranet comprova a adaptação constante que a rede
mundial de computadores vem proporcionando às organizações e pessoas em
geral. Como atrativo adicional, as redes privadas das empresas contam hoje com
clipping digital, classificados, exposição das estratégias de marketing e
comunicação e a política de qualidade adotada pela empresa, além de tantas
outras que podem ser adotadas pelas Intranets.
Dessa forma, seu uso está cada vez mais sendo adota como um estratégia
para implementar uma cultura saudável entre o público interno.
2.2. Extranet
A Extranet constitui-se no processo inverso da Intranet: seu objetivo é
garantir a comunicação entre a empresa e o público externo, como revendedores,
distribuidores, acionistas, franquias, fornecedores e terceirizados.
Assim como nas redes privadas de uso interno, a Extranet geralmente
restringe o acesso aos públicos mencionados. Vale lembrar que não é vantagem
para as empresas permitirem o acesso destes dois canais privados aos
consumidores em geral. Para estes, o website e as campanhas publicitárias online funcionam perfeitamente (quando bem elaborados) e trazem todas as
informações necessárias para auxiliar na decisão de compra.
Observando os benefícios proporcionados pela rede privada externa,
destaca-se o acompanhamento de processos, produtos e projetos elaborados,
processamento de encomendas, acesso à promoções, colaboração com
sugestões e críticas e interação com todos os departamentos da empresa.
Seu uso é fundamental para organizações corporativas e para aplicações
business-to-business,
pois
sua
utilização
torna-se
o
diferencial
para
o
relacionamento entre os parceiros. As ferramentas de Extranet permitem
compartilhar catálogos de produtos com fornecedores, realizando estratégias em
conjunto e integrando-os com os vendedores da empresa.
Ao contrário da Intranet, que não está acessível no website da empresa, a
Extranet geralmente possui link direto através dos sites das organizações
(devidamente gerenciados pelo controle de acesso).
Através disto, foi possível fazer uma interligação entre os dois canais: os
colaboradores, quando ausentes do espaço físico da organização, podem acessar
a Intranet através do prévio acesso à Extranet.
A exemplificação desta situação permite o seu melhor entendimento: o
colaborador está em casa, então ela acessa o site da empresa, acessa a Extranet
(com sua identificação de funcionário) e, dentro dela, têm acesso a Intranet
(somente os colaboradores e pessoas autorizadas terão acesso a Intranet, seja
pelo rede local da empresa ou pela Extranet).
O natural é que as empresas construam suas Intranets, e a partir daí
forneçam o serviço da Extranet, atingindo assim todos os públicos envolvidos no
processo organizacional, já que o website corporativo é destinado aos públicos
sem acesso às redes privadas.
3. FUTURO DA INTRANET E EXTRANET
A cultura das empresas está mudando timidamente em relação ao uso das
novas tecnologias digitais. Os sites corporativos, de conteúdo, micro-sites (ou hot
sites), as lojas virtuais e o uso de e-mails e grupos de discussão já estão
embrenhados nas organizações atuais. As redes privadas, Intranet e sua
conseqüência natural, a Extranet, ainda engatinham em relação ao uso das
ferramentas tradicionais da Internet.
As redes privadas constituem-se em novos meios de comunicação,
moldados de acordo com as necessidades de cada empresa. Neste contexto, a
utilização destes meios ainda não possui embasamento teórico, ou mesmo
estudos tão aprofundados como os relacionados ao próprio ciberespaço.
Naturalmente, os empenhos com a implantação e elaboração de estratégias
para estes novos canais estão começando. O quebra-cabeça de determinar quais
informações, exatamente, serão úteis na prática para melhorar o desempenho das
pessoas, gerar mais vendas ou produzir mais eficiência operacional será
constantemente estudado daqui para frente.
O conteúdo da rede estará sob o controle dos departamentos, mas estes
deverão trabalhar mais próximos dos técnicos de informática. Isso será essencial
para que a rede tenha uniformidade de apresentação e possibilidade de pesquisa
da informação. Se ela não estiver bem estruturada, os objetivos poderão ser
inatingíveis. A própria navegação em hipertextos poderá ficar comprometida.
Além disso, se as páginas não foram bem produzidas, com informações bem
apresentadas, serão os usuários (colaboradores para redes internas e o público
externo para redes externas) quem perderão o interesse em navegar pela Intranet
ou Extranet. Terá que haver controle dos dados, dos objetivos e da própria
interface gráfica. Mas se não houver liberdade de criação, para que as idéias
floresçam, o equilíbrio será extremamente difícil.
Ao longo dos próximos anos, à medida que mais empresas experimentem a
nova tecnologia, os altos e baixos das redes privadas ficarão mais visíveis. A
utilidade e os objetivos das redes ainda estão sendo discutidos e testados. Por
enquanto, as empresas estão caminhando numa direção promissora: usar
tecnologia barata (no sentido de menores custos em relação aos meios de
comunicação organizacionais tradicionais), integrativa, interativa, simples de usar
e efetiva do ponto de vista da gestão comercial.
No contexto da comunicação, o profissional das Relações Públicas,
trabalhando em sintonia com os profissionais da Informática, surge como o mais
qualificado para elaborar e administrar projetos para o desenvolvimento destas
novas mídias. Através delas, é possível realizar ações de comunicação dirigida
on-line, entre outras, que, se realizadas em sinergia com as estratégias de
comunicação e marketing da empresa, será beneficente para o bem-estar da
organização.
Podemos concluir que estes novos canais digitais, disponíveis através da
interligação entre os computadores, serão importantes para o futuro das
organizações e das próprias Relações Públicas, pois agregam valores e conceitos
inovadores.
BIBLIOGRAFIA
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