Instrução de Serviço Nº IS / 05 / 2012 - JUCEMG
Dispõe sobre os procedimentos de controle, utilização,
distribuição,
anulação
transporte,
de
selo
guarda,
de
armazenamento
segurança
destinado
e
à
autenticação de documentos registrados e arquivados
na JUCEMG, bem como de suas respectivas cópias
(certidão de inteiro teor), e dá outras providências.
A Secretária Geral da Junta Comercial do Estado de Minas Gerais - JUCEMG, no
uso de suas atribuições, conforme art. 11 do Decreto Estadual 45.790 de 1º de
dezembro de 2011 e art. 67 da Resolução Nº RP/03/2012- JUCEMG, de 14 de
fevereiro de 2012, e em observância ao disposto no art. 26 da Lei nº 8.934, de 19
de novembro de 1994, art. 28 do Decreto nº 1.800, de 30 de janeiro de 1996 e
ainda
Instrução Normativa/DNRC nº 55 de 6 de março de 1996 e Instrução
Normativa 93, de 5 de dezembro de 2002, – JUCEMG,
RESOLVE:
Art. 1º -O controle, utilização, distribuição, transporte, guarda, armazenamento e
anulação do selo de segurança destinado à autenticação de documento registrado e
arquivado na JUCEMG, bem como de suas respectivas cópias (certidão de inteiro
teor), obedecerão às regras e procedimentos previstos nesta Instrução de Serviço.
Parágrafo único. O selo de segurança somente será empregado para a autenticação
de documentos submetidos ao registro na JUCEMG, bem como de cópias (certidão
de inteiro teor), não podendo, em nenhuma hipótese, ter outra destinação, sob pena
de aplicação de sanções civis, administrativas ou penais, conforme o caso, ao
responsável pelo seu recebimento, guarda, controle e utilização.
Art. 2º -O selo de segurança para a autenticação de documento registrado e
arquivado, instituído pela Resolução Nº RD / 01 / 2007, obedecerá ao modelo e
especificações técnicas de confecção constantes do contrato firmado com a
empresa fornecedora.
Art. 3º -O selo de segurança a ser utilizado pela JUCEMG será entregue pela
empresa fornecedora, diretamente, ao Serviço de Almoxarifado, cuja logística
deverá garantir toda a segurança de transporte e entrega.
Art. 4º - Caberá à Diretoria de Registro Empresarial - DRE:
a) requisitar ao Serviço de Almoxarifado, via Sistema Integrado de Administração de
Materiais e Serviços – SIAD, o selo de segurança, observada a sua previsão de
consumo;
b) receber, mediante “Termo de Encaminhamento e Declaração de Recebimento”
(Anexo I), os selos requisitados;
c)providenciar o credenciamento do(s) responsável(eis) pela solicitação do selo de
segurança, por meio do “Termo de Indicação” (anexo II);
d)enviar às unidades administrativas da sede da JUCEMG, responsáveis pela
autenticação de documentos submetidos ao registro na JUCEMG, bem como pela
expedição de certidão de inteiro teor, os selos de segurança, conforme solicitação,
juntamente com o “Pedido de Selo de Segurança, Termo de Encaminhamento e
Declaração de Recebimento” (Anexo III);
e) enviar, via correios, por meio de malotes, ou via “SEDEX”, conforme o caso,
juntamente com o “Pedido de Selo de Segurança,Termo de Encaminhamento e
Declaração de Recebimento” (Anexo III), os selos de segurança aos Escritórios
Regionais e às unidades Minas Fácil
exclusivamente, para autenticação de
documentos submetidos ao registro na JUCEMG e cópias (inteiro teor);
f) enviar os selos de segurança, às unidades indicadas na alínea “d” e “e” deste
artigo, exclusivamente à(s) pessoa(s) formalmente designada(s), nos termos do
Anexo II,
responsável(is) pelo recebimento, guarda, utilização e controle dos
mesmos, devidamente preenchido e assinado.
g) acompanhar e controlar, com base nas informações extraídas do banco de dados
da JUCEMG, os pedidos de selos de segurança;
h) supervisionar, orientar, treinar sobre a utilização do selo de segurança, bem
como, observar as atribuições de sua competência previstas nesta Instrução.
§1º Os signatários do documento mencionado na alínea “f” deste artigo, bem como
os servidores da JUCEMG, responderão, solidariamente, civil, administrativa e
criminalmente, nos casos de inobservância ao disposto nesta Instrução de Serviço e
na Resolução nº RD / 01 / 2007.
§2º Caberá, ao responsável pela unidade solicitante, planejar o consumo do selo de
segurança, de forma a permitir a prestação de serviços de autenticação de
documentos submetidos ao registro e a expedição de certidão de inteiro teor, sem
solução de continuidade e obediência aos prazos legais para entrega.
Art. 5º -O Serviço de Almoxarifado da JUCEMG, por meio do seu responsável,
receberá os selos de segurança, da “Comissão de Recebimento do Objeto e
Fiscalização do Contrato”, devidamente acondicionados em caixas de papelão
etiquetadas, fechadas com lacre de segurança e inviolabilidade, de forma a permitir
a identificação da seqüência alfanumérica dos selos nelas contidos.
Art. 6º -Caberá ao Serviço de Almoxarifado, relativamente ao selo de segurança:
a) proceder ao registro de estoque;
b) guardar e armazenar em local seguro e em condições ambientais recomendadas
pelo fornecedor;
c) fornecer e entregar, exclusivamente, à DRE, única unidade administrativa
responsável pela requisição desse material.
§1º O “Termo de Encaminhamento e Declaração de Recebimento” (Anexo I) deverá
ser emitido em 2 (duas) vias, pelo Serviço de Almoxarifado, destinando-se uma via ao
seu controle, a segunda à DRE.
§2º A unidade mínima de fornecimento de selo de segurança será pacote, com
4.500 (quatro mil e quinhentos) selos cada um, contendo 18 selos em cada folha,
devidamente identificado quanto à seqüência alfanumérica dos selos.
§3º O Serviço de Almoxarifado poderá atender à requisição de material (selo de
segurança) em quantidade inferior àquela solicitada, desde que devidamente
justificada no “Termo de Encaminhamento e Declaração de Recebimento” (Anexo I).
Art. 7º -O responsável pelo recebimento, guarda, controle e utilização dos selos de
segurança, deverá:
a) emitir o “Pedido de Selo de Segurança” constante do Anexo III, em 2 vias, e
encaminhá-las à DRE;
b) receber e conferir os selos de segurança, observadas a(s) etiqueta(s) de
identificação do(s) pacote(s) ou da(s) caixa(s) com o “Termo de Encaminhamento e
Declaração de Recebimento”, constantes do Anexo III, de acordo com a quantidade
requisitada e a seqüência alfanumérica indicada;
c) após a conferência, assinar a “Declaração de Recebimento” constante do Anexo
III, arquivando uma via para o seu controle, e encaminhando a outra via à DRE;
d) guardar e armazenar os selos de segurança, em local seguro e em condições
ambientais recomendadas pelo fornecedor;
e) executar as atribuições de sua competência previstas nesta Instrução de Serviço.
Art. 8º - Se houver divergência entre os dados da etiqueta de identificação da
embalagem do selo de segurança e do “Termo de Encaminhamento e Declaração
de Recebimento” (Anexo III), bem como se detectada a violação ou avaria
na
embalagem, deverá ser providenciada, no prazo de 24 (vinte e quatro) horas, a
devolução do material:
a) à DRE, pelas unidades mencionadas nas alíneas “d” e “e” do art. 4º desta
Instrução;
b) ao Serviço de Almoxarifado, pela DRE.
§1º Deverão ser juntados ao material a ser devolvido, o “Termo de
Encaminhamento e Declaração de Recebimento” (Anexo I) e o de “Comunicação de
Ocorrência e Termo de Anulação de validade de Selo de Segurança ” (Anexo IV).
§2º
No caso de unidades solicitantes, localizadas fora da sede da JUCEMG, a
devolução tratada no caput deste artigo deverá ser feita, via correios, pela mesma
forma de seu recebimento.
§3º
Não caberá devolução de pacote de selo de segurança no caso previsto no §
3º do art. 6º desta Instrução de Serviço.
Art. 9º -A utilização do selo de segurança deverá obedecer, criteriosamente e
obrigatoriamente, a seqüência alfanumérica contida no corpo do selo, não sendo
permitida, em nenhuma hipótese, desconsiderá-la (“saltar numeração”).
Art. 10 -O extravio, furto ou roubo de selo de segurança, ou qualquer outro tipo de
ocorrência, deverá ser comunicado, via fax, à DRE, pelo responsável pelo seu
recebimento e controle, no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas de sua
constatação, por meio do Anexo IV desta Instrução de Serviço.
§1º Nos casos de furto ou roubo, o responsável pelo selo de segurança deverá, de
imediato, providenciar o “Boletim de Ocorrência Policial”, juntando-o ao Anexo IV
desta Instrução de Serviço.
§2º Compete à DRE, no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas, contados do
recebimento da comunicação mencionada no caput deste artigo, providenciar o
“Termo de Anulação de Validade do Selo de Segurança constante do Anexo IV e a
sua respectiva publicação no órgão de imprensa oficial do Estado.
§ 3º Após a publicação do “Termo de Anulação de Validade de Selo Segurança
(Anexo IV), a DRE deverá encaminhar, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas, o
processo de anulação de que trata este artigo à Secretária-Geral da JUCEMG, para
análise dos fatos ali contidos, e sugerir ao Presidente a apuração imediata, se for o
caso, mediante instauração de sindicância ou processo administrativo disciplinar.
Art.11 - Deverá ser anulado o selo de segurança que apresentar erro material e/ou
formal, defeito de impressão, “atolamento” na impressora, que comprometam o
texto, a forma física do selo ou a qualidade de impressão, bem como a ausência ou
baixa aderência quando de sua aposição no documento.
§1º O responsável pelo selo de segurança deverá comunicar mensalmente à DRE,
até o dia 5 (cinco) do mês seguinte, a ocorrência, conforme Anexo IV desta
Instrução, juntando o selo a ser anulado, ainda que fragmentado, colado a uma folha
de formato A4.
§2º Compete à DRE, no prazo máximo de 5 (cinco dias), contados do recebimento
da comunicação mencionada no §1º deste artigo,após conferência, assinar o “Termo
de Anulação de Validade de Selo de Segurança” constante
no Anexo IV e
providenciar o descarte dos selos anulados, por meio de fragmentação mecânica,
arquivando o “Termo de Anulação de Validade de Selo de Segurança”.
§3º - Anualmente, no mês de janeiro a DRE providenciará a publicação no órgão de
imprensa oficial do Estado das ocorrências registradas, constantes dos Termos de
Anulação de Validade de Selo de Segurança”.
Art.12 - A DRE manterá, sob sua guarda e responsabilidade no período de 5 (cinco)
anos, os
Termos de Anulação de Validade de Selo de Segurança contendo a
numeração dos selos anulados e publicações respectivas.
Art. 13-A JUCEMG somente se responsabilizará pela autenticidade do documento
nela registrado e arquivado ou de sua respectiva cópia (certidão de inteiro teor), que
contiver o selo de segurança, não se responsabilizando por qualquer processo de
sua reprodução, salvo certidão de inteiro teor digital.
Art. 14 -Os casos omissos serão resolvidos pela Secretária-Geral desta Junta
Comercial.
Art. 16 - Esta Instrução de Serviço entra em vigor na data de sua assinatura,
Art. 17 Revogam-se as disposições em contrário, em especial a Instrução de
Serviço Nº IS / 04 / 2007 de 11 de agosto de 2007– JUCEMG.
.
Registre-se. Cumpra-se.
Belo Horizonte, 26
de outubro de 2012.
Marinely de Paula Bomfim
Secretária-Geral
JUNTA COMERCIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS
ANEXO I
(INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº IS/ 05 / 2012 - JUCEMG)
TERMO DE ENCAMINHAMENTO
UNIDADE REQUISITANTE: Diretoria de Registro Empresarial
O Serviço de Almoxarifado da JUCEMG encaminha os selos de segurança, conforme discriminado
abaixo:
UNIDADE DE
FORNECIMENTO
QUANTIDADE
Caixa
ETIQUETA/NUMERAÇÃO
(indicar a seqüência alfanumérica enviada)
______ caixas
a
Total de selos:
Guia de Material Siad nº ............................
Data:
SERVIÇO DE ALMOXARIFADO:
DATA
ASSINATURA:
_____________________________
MASP:
____/____/____
Junta Comercial do Estado de Minas Gerais
DECLARAÇÃO DE RECEBIMENTO
Declaro o recebimento de papéis de segurança, conforme discriminado abaixo:
UNIDADE DE
FORNECIMENTO
Caixa
QUANTIDADE
ETIQUETA/NUMERAÇÃO
(indicar a seqüência alfanumérica enviada)
_________ caixas
Total de selos:
DATA
____/____/____
Diretoria de Registro Empresarial
Assinatura/ Masp
JUNTA COMERCIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS
ANEXO II
(INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº IS/ 05 /2012 – JUCEMG)
Termo de Indicação de Responsável e de Assunção de Responsabilidade Solidária
UNIDADE:
(IDENTIFICAÇÃO DO ESCRITÓRIO REGIONAL OU UNIDADE MINAS FÁCIL )
Por este termo, eu ______________________________________________________________
(NOME DO Representante Legal)
Carteira de identidade nº ________________________, expedida pelo(a) __________________
_________________________________, CPF nº ______________________, indico, para fins de
atendimento ao disposto no art. 4º, letra “f”, da Instrução de Serviços nº IS/05 /2012, editada pela
Junta Comercial do Estado de Minas Gerais – JUCEMG:
Nome completo: ________________________________________________________________
Carteira de identidade nº ________________________, expedida pelo(a) __________________
_________________________________, CPF nº ______________________, para receber,
guardar, utilizar e controlar os selos de segurança enviados pela JUCEMG, destinados,
exclusivamente, à autenticação de documentos submetidos a registro.
E, ainda,responsabilizamo-nos pelo recebimento, guarda, utilização e controle dos selos de
segurança, enviados pela JUCEMG a esta unidade de atendimento, destinados à autenticação de
documentos submetidos a registro, conhecendo as responsabilidades civis, administrativas e
criminais, imputáveis quando da inobservância do disposto na Instrução de Serviço nº IS/05 /2012
– JUCEMG.
RESPONSÁVEL INDICADO:
__________________________________,
_______/_______/_______
Local e Data:
ASSINATURA:
_____________________________________
REPRESENTANTE LEGAL da Unidade:
ASSINATURA:
__________________________________,
_____________________________________
_______/_______/_______
Local e Data:
JUNTA COMERCIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS
ANEXO III
(INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº IS/05 /2012– JUCEMG)
PEDIDO DE SELO DE SEGURANÇA
UNIDADE SOLICITANTE:
UNIDADE DE FORNECIMENTO
QUANTIDADE
Pacote (4.500 selos)
_________pacote(s)
Unidade: ____________________________
ASSINATURA:
NOME DO SIGNATÁRIO:
______________________________________________________,
Data:
_____________________________________
_____/_______/_______
TERMO DE ENCAMINHAMENTO
UNIDADE DE
FORNECIMENTO
QUANTIDADE
ETIQUETA/NUMERAÇÃO
(indicar a seqüência alfanumérica enviada)
_________Pacote(s)
a
a)
atendido integralmente o Pedido de Selo de Segurança.
b)
atendido parcialmente o Pedido de Selo de Segurança. (*)
c)
não atendido o Pedido de Selo de Segurança. (*)
(*) Justificativa
DIRETORIA DE REGISTRO EMPRESARIAL:
DATA
ASSINATURA:
Nome:
________________________________________
MASP:
____/____/____
DECLARAÇÃO DE RECEBIMENTO
Declaro o recebimento de selos de segurança, conforme discriminado abaixo:
UNIDADE DE
FORNECIMENTO
QUANTIDADE
Pacote (4.500 selos)
ETIQUETA/NUMERAÇÃO
(indicar a seqüência alfanumérica enviada)
a
NOME DO RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO:
___________________________________________
DATA
ASSINATURA:
________________________________________
____/____/____
Atenção: devolver uma via deste formulário devidamente assinada à DRE
JUNTA COMERCIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS
ANEXO IV
(INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº IS/05 /2012 – JUCEMG)
Comunicação de Ocorrência e Termo de Anulação de Validade de Selo de Segurança
(Extravio/ Furto/Roubo de Selo de Segurança e Defeitos e Erros de Impressão de Selo)
À Diretoria de Registro Empresarial:
Comunicamos a essa Diretoria, para as providências cabíveis, relativamente ao(s) selo(s) de
segurança identificado(s) no quadro abaixo:
NUMERAÇÃO
(indicar)
OCORRÊNCIA
(assinalar)
1234-
5-
6-
Extravio
Furto(*)
Roubo(*)
Forma física danificada
Qualidade/Defeito de impressão
Outros (indicar):
(*) em anexo Boletim de Ocorrência Policial nº ____________
Relato da(s) possível(eis) causa(s) da ocorrência acima assinalada:
NOME DO RESPONSÁVEL PELO SELO DE SEGURANÇA:
________________________________________________
Unidade:
ASSINATURA:
__________________________
DATA
____/____/____
Termo de Anulação de Validade de Validade de Selo de Segurança
Por este Termo de Anulação, fica(m) anulado(s) o(s) selo(s) de segurança acima identificado(s), para todos
os efeitos legais, em razão da Comunicação de Ocorrência acima, encaminhada a esta Diretoria .
Diretoria de Registro Empresarial:
Nome:
Data: ___/___/_____
Assinatura: __________________________
MASP: