Ministério da Economia e da Inovação
Secretaria-Geral
Apresentação Factura Electrónica
Data: 6 de Novembro de 2006
Ministério da Economia e da Inovação
Secretaria-Geral
Organismos do MEI
• Organismos do MEI no projecto-piloto de Factura
Electrónica:
–Secretaria-Geral
Secretaria Geral (integrando a prestação centralizada de
serviços a 10 organismos do MEI)
– IAPMEI
– ICEP
Factura Electrónica
Ministério da Economia e da Inovação
Secretaria-Geral
Índice
I.
Enquadramento
II.
Objectivos SGMEI (contexto da Factura Electrónica)
I
I.
Factura Electrónica – SGMEI
II.
Processo actual na SGMEI
III. Processo com factura electrónica na SGMEI
IV. Ganhos com a factura electrónica
III. Estratégia SGMEI
Factura Electrónica
Ministério da Economia e da Inovação
Secretaria-Geral
Enquadramento
• A Secretaria Geral do Ministério da Economia e da Inovação, no contexto da
prestação centralizada de serviços, apoia já 10 organismos nas áreas
financeira, gestão do património, gestão de recursos humanos, sistemas de
informação e comunicação, gestão de viaturas, aquisição de bens e serviços,
apoio jurídico e contencioso
contencioso, documentação e informação
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
GAB/MEI
GAB/SEAII
GAB/SECSDC
GAB/SET
DRE/LVT
DGGE
DGE
GEE
GAB/PRIME
CACMEP
Processos de Gestão
Documental em
funcionamento
regular
Integração com a
aplicação
“Sistema de
Informação
ç
Contabilística”
(SIC)
Factura Electrónica
Recente
implementação
p
ç
das compras
electrónicas
Implementação
de Factura
Electrónica
Ministério da Economia e da Inovação
Secretaria-Geral
Índice
I.
Enquadramento
II.
Objectivos SGMEI (contexto da Factura Electrónica)
I
I.
Factura Electrónica – SGMEI
II.
Processo actual no SGMEI
III. Processo com factura electrónica no SGMEI
IV. Ganhos com a factura electrónica
III. Estratégia SGMEI
Factura Electrónica
Ministério da Economia e da Inovação
Secretaria-Geral
Factura Electrónica – SGMEI (Sistema Piloto)
• Fornecedores enviam facturas de todos os
organismos apoiados pela SGMEI no âmbito da
PCS (11 organismos)
• Plataforma de Gestão de Factura Electrónica
processa facturas recebidas
– Conversão para formato standard
A i d
t
– Arquivo
dos d
documentos
• Facturas são integradas:
– Na aplicação de workflow documental existente
– No sistema SIC
• Os funcionários da SGMEI gerem a informação:
– Através do interface web da aplicação
– Através dos interfaces existentes de gestão
documental
– Através
At é do
d Sistema
Si t
SIC
Factura Electrónica
Ministério da Economia e da Inovação
Secretaria-Geral
Processo actual na SGMEI
Overview processo de facturação actual
Gestão Documental
Requisição
Electrónica
Requisição
Oficial
Contrato
ç em falta
Documentação
Custos de arquivo
Pedido de 2ª via –
reinício do processo
Classificação
Registo
manual
Numeração
automática
e
digitalização
Recepção de Factura
Erros associados ao
registo
Dificuldades em relacionar
com as requisições
Perda de documentação
Erros de
factura
Validação
manual
Validação de
factura e
arquivo
Registo no
SIC
Registo no
sistema de
compras
Pagamento
de Factura
SIC
Reconciliação
manual de
pagamentos
Custos e demora na
validação e arquivo das
facturas
Custos extraordinários
(juros de mora)
Custos
C stos de tempo
Factura Electrónica
Arquivo de
processo
Ministério da Economia e da Inovação
Secretaria-Geral
Processo com factura electrónica na SGMEI
Overview processo de factura electrónica
Gestão Documental
Requisição
Electrónica
Requisição
Oficial
Contrato
ç em falta
Documentação
Custos de arquivo
Pedido de 2ª via –
reinício do processo
Classificação
Registo
manual
Numeração
automática
e
digitalização
Recepção de Factura
Erros associados ao
registo
Dificuldades em relacionar
com as requisições
Perda de documentação
Validação de
factura e
arquivamento
Processo +
facilitado
Registo
automático
no SIC
Registo
automático
no sistema
de compras
Pagamento
de Factura
SIC
Reconciliação
manual de
pagamentos
Custos e demora na
validação e arquivo das
facturas
Custos extraordinários
(juros de mora)
Custos
C stos de tempo
Factura Electrónica
Arquivo de
processo
Ministério da Economia e da Inovação
Secretaria-Geral
Processo com factura electrónica na SGMEI
Overview processo de Facturação Electrónica
Registo
automático
na Gestão
Documental
Requisição
Electrónica
Requisição
Oficial
Contrato
Plataforma de
Factura Electrónica
Registo
automático
no SIC
Pagamento
de Factura
SIC
Reconciliação
manual de
t
pagamentos
Arquivo de
processo
Registo
automático
no Sistema
de compras
•Inexistência de erros de processamento de dados (processamento automático)
•Fácil relacionamento com pedidos de compra
•Não existe perda de documentação
•Recepção e aceitação instantânea
•Detecção eficiente e mais rápida de erros nas facturas
•Reconciliação de dados automática
•Redução de tempo/custo relacionado com processo
Factura Electrónica
Processo
com
factura
electrónica
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Número de Facturas
• Total de facturas processadas anualmente pela Secretaria-Geral: 6000
• Os fornecedores envolvidos no projecto-piloto representam 59% do total das facturas
recebidas
Número de Facturas processadas
Re
sta
nte
s
41
%
ED
P
6%
PT
51
%
CT
T
2%
EDP
PT
CTT
Restantes
Factura Electrónica
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Ganhos de Produtividade
Ganhos de Produtividade
Esforço
o alocado ao tratamento
o de Facturas %
100
• Com a adopção total da Factura
Electrónica o ganho de produtividade é
de cerca de 35%
95
90
85
80
75
70
65
60
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
Número de Facturas Electrónicas
Ganhos de Produtividade
• A adesão à factura electrónica pelos
fornecedores envolvidos no ProjectoPiloto (PT, CTT, EDP) permitirá nesta
SG um g
ganho de p
produtividade de cerca
de 12%
Esforço alocado
a
ao tratamento d
de Facturas %
100
95
90
85
80
75
70
65
60
Sem FE
Projecto Piloto
6 Maiores Emissores
Total
• A adesão pelos 6 maiores fornecedores
(82% das facturas), permitirá nesta SG
um
m ganho de prod
produtividade
ti idade de cerca de
29%
Número de Facturas Electrónicas
Factura Electrónica
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Secretaria-Geral
Índice
I.
Enquadramento
II.
Objectivos SGMEI (contexto da Factura Electrónica)
I
I.
F t
El t ó i – SGMEI
Factura
Electrónica
II.
Processo actual no SGMEI
III. Processo com factura electrónica no SGMEI
IV. Ganhos com a factura electrónica
III. Estratégia SGMEI
Factura Electrónica
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Secretaria-Geral
Estratégia SGMEI
Promotor
SGMEI
Facilitador
Factura
a Electrón
nica
Organismos do Ministério
Factura Electrónica
Entidades
Privadas - Fornecedores
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Secretaria-Geral
Estratégia SGMEI
Factura electrónica
Compras
Electrónicas
Gestão documental
Desmaterialização de Documentos
Optimização de processos
Ganhos de eficiência e eficácia
Processo de aquisição
de bens e serviços
Certificação digital
Factura Electrónica
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