2015
FACULDADE DE INDIARA
Regulamento da Secretaria de Controle
e Registro Acadêmico
REGULAMENTO DA SECRETARIA DE CONTROLE E REGISTRO ACADÊMICO
O presente Regulamento tem por objetivo normatizar, adequar e melhor orientar os
procedimentos operacionais da Secretaria de Controle e Registro Acadêmico, da Faculdade de
Indiara (FAND), com o objetivo de garantir a qualidade nos serviços oferecidos ao seu público:
alunos, professores, coordenadores, funcionários e comunidade em geral.
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REGULAMENTO DA SECRETARIA DE CONTROLE E REGISTRO ACADÊMCIO
SUMÁRIO
TÍTULO I – DAS NORMAS E PROCEDIMENTOS GERAIS ............................................................................ 3
CAPÍTULO I - DO FUNCIONAMENTO E SUA CARACTERÍSTICA ................................................................... 3
CAPÍTULO II – DOS OBJETIVOS .................................................................................................................. 3
CAPÍTULO III – DA POLÍTICA SETORIAL ...................................................................................................... 4
CAPÍTULO IV - DA COMPETÊNCIA DA SCRA E DA CAA ............................................................................... 4
CAPÍTULO V - DA COMPETÊNCIA DO SETRETÁRIO (A) ACADÊMICO (A) .................................................... 5
CAPÍTULO VI – DA POSTURA PROFISSIONAL DO PESSOAL DA SCRA ......................................................... 6
CAPÍTULO VII – DAS NORMAS ESPECÍFICAS ..................................................................................... 8
TÍTULO II - DISPOSIÇÕES GERAIS ............................................................................................................ 9
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REGULAMENTO DA SECRETARIA DE CONTROLE E REGISTRO ACADÊMCIO
DE CONTROLE E REGISTRO ACADÊMICO DA FACULDADE DE
INDIARA (FAIND)
TÍTULO I – DAS NORMAS E PROCEDIMENTOS GERAIS
Art. 1° Este Regulamento visa normatizar, adequar e melhor orientar os
procedimentos operacionais da Secretaria de Controle e Registro Acadêmico
(SCRA), da Faculdade de Indiara (FAND), com o objetivo de garantir a
qualidade nos serviços oferecidos ao seu público: alunos, professores,
coordenadores, funcionários e comunidade em geral.
CAPÍTULO I - DO FUNCIONAMENTO E SUA CARACTERÍSTICA
Art. 2° A Secretaria de Controle e Registro Acadêmico da FAIND funciona para
a comunidade interna de segunda à sexta-feira das 07:00h às 22:00h e aos
sábados das 8h às 12:00h.
Art. 3º Conforme disposição Regimental (Título I, Capítulo I, Seção III e
Subseção III.A do Regimento Interno) a Secretaria Acadêmica está estruturada
nos seguintes setores: Secretaria de Controle e Registro Acadêmico e Central
de Atendimento ao Aluno (CAA).
CAPÍTULO II – DOS OBJETIVOS
Art. 4º Estabelecer e manter um canal permanente de comunicação de
confiança e satisfação junto ao público interno e externo objetivando melhoria
nos serviços de registros acadêmicos tais como: notas de avaliações,
freqüência, evasão, trancamentos, matrículas e rematrículas, além da
expedição de documentos discentes: históricos escolares, diplomas e outros
relativos às atividades de ensino, desenvolvendo e aprimorando formas para
sua implementação a fim de possibilitar a realimentação dos processos
desenvolvidos pelos diversos órgãos da FAIND.
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CAPÍTULO III – DA POLÍTICA SETORIAL
Art. 5º A capacidade da Secretaria de Controle e Registro Acadêmico de
atender bem, oferecer respostas e soluções com agilidade e segurança são
certamente atributos que fixam uma imagem não só do próprio setor, como de
toda a instituição, sendo esta sua diretriz filosófica e operacional.
Art. 6º É objetivo da gestão que todos os envolvidos no setor da Secretaria de
Controle e Registro Acadêmico tenham consciência sobre sua importância e
responsabilidade, e aceitem o desafio de contribuir para a construção e
consolidação de uma imagem de seriedade, transparente e ética.
CAPÍTULO IV - DA COMPETÊNCIA DA SCRA E DA CAA
Art. 7º A Secretaria de Controle e Registro Acadêmico é órgão suplementar de
apoio administrativo e pedagógico que colabora diretamente com a Diretoria
Acadêmica-Pedagógica e está encarregada por toda a escrituração escolar e
operacionalização de serviços de controle e registro acadêmico. Assim recebe,
processa e distribui as informações e dados sobre a vida acadêmica dos
alunos, desde o momento de seu ingresso em um dos cursos da instituição, até
a sua conclusão que se efetiva com a colação de grau e expedição de registro
do diploma.
Parágrafo único. A Secretaria de Controle e Registro Acadêmico é
coordenada por um Secretário (a) Acadêmico (a), contratado (a) pela
mantenedora e nomeado (a) pela Diretoria Acadêmica-Pedagógica por meio
de Portaria Normativa.
Art. 8º A Central de Atendimento ao Aluno (CAA), é unidade e de apoio a
comunicação e informação, interligada a Secretaria de Controle e Registro
Acadêmico da FAIND, instalada em local privilegiado, e de excelente
acessibilidade, devidamente identificado, como recomenda a legislação
pertinente, com acesso aberto ao público em geral.
Art. 9º Compete a CCA gerenciar a comunicação e a informação no sentido de
atender, direcionar e orientar qualquer pessoa, inclusive o aluno, sobre as vias
de acesso a Instituição, a localização dos departamentos e das pessoas
responsáveis pela sua gerência, a tramitação de documentos na faculdade e
demais orientações indispensáveis aos serviços prestados, buscando sempre
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que possível seu atendimento imediato ou pré-agendado, obedecendo a prazos
previamente estabelecidos, em conformidade com número de protocolo gerado
para a demanda, a fim de proporcionar satisfação dos clientes nos serviços
prestados, tanto na forma presencial, via telefone e web site.
CAPÍTULO V - DA COMPETÊNCIA DO SETRETÁRIO (A) ACADÊMICO (A)
Art. 10 Compete ao Secretário (a) Acadêmico (a):
I - Responsabilizar-se por todos os serviços relativos à matrícula e ao
registro, controle e arquivo da documentação escolar dos discentes,
inclusive a expedição de diplomas, conforme orientação da Portaria MEC nº
1.224, de 18 de dezembro de 2013, que instituiu normas sobre a
manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação
Superior pertencentes ao sistema federal de ensino, sendo o caso da
FAIND.
II - Controlar e supervisionar o sistema de dados acadêmicos;
III - Prestar orientação das normas acadêmicas aos alunos, professores,
funcionários e membros da comunidade;
IV - Assessorar a Diretoria Acadêmica-Pedagógica e as Coordenações dos
Cursos nos assuntos de sua competência;
V - Manter atualizado, em ordem alfabética, por curso e período os arquivos
das pastas dos discentes, com todos os seus dados cadastrais;
VI - Promover a matrícula de todos os alunos da Instituição;
VII - Efetivar as matrículas, os trancamentos, cancelamentos de matrículas
e demais solicitações dos acadêmicos que encontra-se amparada pela
legislação educacional.;
VIII - Participar da elaboração do Calendário Acadêmico;
IX - Participar da elaboração do Caderno de Orientações ao Aluno (COA) e
do Manual de Informações ao Aluno (MIA);
X - Providenciar correções de lançamentos, quando autorizados pelos
professores;
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XI - Manter atualizado o quadro da população discente, com os indicadores
institucionais referente a cada status;
XII - Fazer o controle do histórico acadêmico do aluno em relação ao
cumprimento do currículo do curso ao qual pertence;
XIII - Promover o controle da frequência dos alunos;
XIV - Registrar os aproveitamentos de estudos;
XV - Expedir certidões, declarações, atestados e históricos, com visto do
Diretor Acadêmico-Pedagógica;
XVI - Formalizar processos para registro de Diplomas, tomando as
providências cabíveis;
XVII - Manter o registro de todos os diplomas expedidos;
XVIII - Emitir boletins de notas e frequência;
XIX - Organizar e controlar os processos que tramitam na SRCA;
XX - Responsabilizar-se pelo arquivo dos diários de classe e atas finais de
cada disciplina oferecida;
XXI - Responsabilizar-se por toda escrituração acadêmica, submetendo
seus atos à Diretoria Acadêmica-Pedagógica;
XXII - Cumprir e fazer cumprir o Regimento Interno e o presente
Regulamento, bem como as normas e regulamentos de todos os órgão que
compõe a FAIND.
CAPÍTULO VI – DA POSTURA PROFISSIONAL DO PESSOAL DA SCRA
Art. 11 Constituem-se requisitos básicos dos profissionais da Secretaria
Acadêmica:
I - Cultivar o espírito de equipe: Sempre existem inter-relações dos
trabalhos executados, dúvidas e principalmente soluções. Assim, as
pessoas devem buscar no colega um colaborador, um parceiro de trabalho.
Sonegação de informações ou indisposição para auxiliar são condutas
inadmissíveis num setor que aspire à qualidade nos serviços. Espera-se a
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atuação do (a) Secretário (a) Acadêmico (a) para conduzir o grupo a tornarse uma equipe.
II - Especialização da atuação: A SCRA não está autorizada a prestar
informações ou serviços relativos a questões financeiras, didáticopedagógicas ou administrativas a quem não tenham vínculo direto com sua
atuação, bem como a terceiros, mesmo que com grau de parentesco com o
aluno. Salvo o caso de aluno menor, com procurador devidamente
constituído.
III - Profissionalismo no atendimento: É sempre desejável uma boa relação
com o público, num clima de educação, respeito e cordialidade. No entanto,
deve-se ter sempre claro a condição de cliente e fornecedor de
serviço/informação. Cabe nessa situação observar limites no
relacionamento, não permitindo que questões pessoais influam no
atendimento. Aquele que busca a SCRA tem um problema que exige
solução. A Secretaria deve se empenhar para resolver a situação
apresentada, sem pendências, ou orientar o aluno a quem deverá se dirigir
a fim de sanar os seus problemas. Considerações irrelevantes devem ser
dispensadas.
IV - Uniformização da comunicação: Todos os funcionários devem ter o
mesmo discurso frente à comunidade acadêmica da FAIND sobre os
assuntos da SCRA. Dúvidas ou divergências de conhecimento devem ser
levadas ao Secretário (a) Acadêmico (a), prestar esclarecimentos e
certificar-se que todos os componentes da equipe tenham acesso à mesma
informação.
V - Instância de referência: Dificuldades na consecução das metas da
SCRA devem ser comunicadas e tratadas junto ao Secretário (a)
Acadêmcio (a). Este (a) se empenhará na solução cabível, solicitando, se
necessário, apoio ou orientação da Diretoria Acadêmica-Pedagógica.
VI - Fornecimento de informação: A prestação de informações ao público,
da FAIND ou externo, é de extrema importância. Cada assistente ou auxiliar
deve ter em mente que qualquer informação dada tem consequências,
inclusive legais. É necessário cautela e segurança ao divulgar informações.
Na dúvida, não arrisque. Peça tempo até certificar-se do que pode ser
informado ou concedido. Procure o (a) Secretário (a) Acadêmico (a) diante
de casos incomuns ou qualquer situação que gere dúvida entre os
assistentes da Secretaria.
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CAPÍTULO VII – DAS NORMAS ESPECÍFICAS
Art. 12 O (a) Secretario (a) Acadêmico (a) deverá observar normas específicas
em relação aos procedimentos rotineiros:
I - Como em toda organização, também na SCRA, deve prevalecer o
compromisso do funcionário com a empresa. Assim, é solicitado a todos
que observem o cumprimento de seus horários de trabalho. Atrasos devem
ser evitados e, se inevitáveis, devem ser comunicados ou justificados à
direção. Telefones, computadores, máquinas de xerox e quaisquer
equipamentos do setor devem ser utilizados somente para fins de trabalho.
II - O assistente deve permanecer no local de trabalho durante todo o tempo
de serviço.
III - Não é permitido o acesso a Internet para pesquisa que não contribua
para o trabalho da SCRA;
IV - O Secretario (a) Acadêmico (a) não está autorizada a fornecer
endereço, telefone ou e-mail de alunos, docentes ou pessoal administrativo.
Tais informações são consideradas pessoais.
V - Ausências do assistente ou auxiliar devido às férias, tratamentos de
saúde ou viagens devem ser tratadas junto o Secretario (a) Acadêmico (a)
com antecedência, a fim de programar o funcionamento da SCRA na falta
de um de seus membros.
VI - Eventuais solicitações de professores e funcionários que tenham
caráter pessoal não poderão ser atendidas pela SCRA, como por exemplo,
serviços de digitação, dentre outros.
VII - Todo documento deve ser solicitado à SCRA mediante requerimento
próprio. Nenhum documento, tampouco, poderá deixar a SCRA sem
conhecimento da Secretária (o) Acadêmico (a), sob pena de recair qualquer
responsabilidade sobre o funcionário que permitir a saída indevida.
Parágrafo único. A SCRA tem o prazo de cinco dias úteis para expedição
de documentos solicitados, podendo ser dilatado mediante adequada
justificação.
VIII - Documentos solicitados à SCRA terão prazo para atendimento de três
dias úteis. É, todavia, recomendável que o funcionário providencie o que
fora solicitado em prazo inferior, desde que haja condições adequadas para
isso.
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REGULAMENTO DA SECRETARIA DE CONTROLE E REGISTRO ACADÊMCIO
IX - A (o) Secretário (a) Acadêmico (a) deve ter pleno conhecimento do
Regimento Interno, do Caderno de Orientações ao Aluno (COA) e do
Manual de Informação ao Aluno (MIA) para o desempenho de suas funções.
X - Todo e qualquer documento que der entrada na SCRA deverá ser
encaminhado o Secretário (a) Acadêmico (a) para análise e despacho.
XI - Todos os documentos expedidos pelos setores anteriormente citados
para qualquer destinatário, interno ou externo, devem antes ser
encaminhados o Secretário (a) Acadêmico (o) para análise e despacho.
XII - Proibir a entrada de funcionários que não sejam da SCRA, ficando
autorizadas somente a entrada do (a) Secretário (a) Acadêmico (a), de seus
assistentes ou auxiliares e do responsável pela Central de Atendimento ao
Aluno (CAA) ou quem for autorizado pelo (a) Secretário (a) Acadêmico (a).
TÍTULO II - DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 13 Procedimentos desenvolvidos pela SRCA, encontra-se devidamente
avençados no Os procedimentos necessários para a realização dos atos
previstos por este Regulamento estão previstos no Regimento Interno da
FAIND, no Caderno de Orientações ao Aluno (COA) e Manual de Informações
ao Aluno (MIA).
Art. 14 Este regulamento entra em vigor nos termos de sua aprovação pelo
Conselho Acadêmico Superior (CAS).
Indiara, GO, agosto de 2015.
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