UNIVERSIDADE FEDERAL DO TOCANTINS
CAMPUS UNIVERSITÁRIO DE GURUPI
FLUXOGRAMAS DOS SETORES DO CAMPUS UNIVERSITÁRIO DE GURUPI
Novembro 2011
GESTORES NO CAMPUS DE GURUPI
Eduardo Andréa Lemus Erasmo
Diretor do Campus Universitário de Gurupi
Leandro Gomes da Silva
Gestor da Assessoria Jurídica, Gestor de Patrimônio
Gestor de Manutenção
Jacinto Pereira Santos
Coordenador do Uso do Espaço Físico
Maíra Ignacio Sarmento
Coordenadora de Planejamento
Maurilio Antonio Varavallo
Coordenador de Cultura e Extensão
Paulo Vitor Brandão Leal
Coordenador Acadêmico
Renato de Almeida Sarmento
Coordenador de Pesquisa e Assuntos Internacionais
Tatiane de Sousa Soares Borges
Administradora do Campus
Fernanda Gonzaga Louça
Gestora de Recursos Humanos do Campus
Wederson Carlos Ferreira Pinheiro
Gestor do Setor de Audio-visual
Alexsandro Mota Sobrinho
Gestor do Setor de Transportes
Fabiano Vieira de Alvarenga
Gestor do Núcleo de Tecnologia da Informação - NTI
Rosemarilany Barbosa Guida
Gestora da Biblioteca
Vanderlan Carneiro Dias
Gestor da Área Experimental
Aloísio Freitas Chagas
Coordenador da Graduação em Agronomia
Gestor do Núcleo de Estágios
Berghem Morais Ribeiro
Coordenador da Graduação em Engenharia Biotecnológica
Maike de Oliveira Krauser
Coordenador da Graduação em Química Ambiental
Maria Cristina Bueno Coelho
Coordenadora da Graduação em Engenharia Florestal
2
Sueli Estel Soares Reis
Secretária Acadêmica
Gessiel Newton Scheidt
Coordenador da Pós-Graduação em Biotecnologia
Gil Rodrigues dos Santos
Coordenador da Pós-Graduação em Produção Vegetal
3
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ................................................................................................................................ 6
1. ADMINISTRAÇÃO ...................................................................................................................... 9
1.1 Fluxograma para solicitação de materiais e serviços............................................................. 9
1.2 Fluxograma para pagamento de compras ............................................................................. 1
1.3 Fluxograma para solicitação de Licitação para material de aulas práticas ........................... 11
1.4 Fluxo para suprimento de fundos ........................................................................................ 12
1.5 Fluxograma para solicitação de diárias e passagens .......................................................... 13
1.6 Fluxograma para gestão dos terceirizados .......................................................................... 14
2 RECURSOS HUMANOS ........................................................................................................... 15
2.1 Fluxograma para solicitação de Férias ................................................................................ 15
2.2 Fluxograma para solicitação de insalubridade ..................................................................... 16
2.3 Fluxograma para emissão de folha de ponto ......................................................................... 1
2.4 Fluxograma para emissão de declaração e certidão ........................................................... 18
3. TRANSPORTES ....................................................................................................................... 19
3.1 Fluxograma para solicitação de veículos ............................................................................. 19
4. BIBLIOTECA ............................................................................................................................. 20
4.1 Fluxograma para empréstimo de livro ................................................................................. 20
4.2 Fluxograma para compra de livro ........................................................................................ 21
4.3 Fluxograma para devolução de livro .................................................................................... 22
5. SECRETARIA ACADÊMICA ...................................................................................................... 23
5.1 Fluxograma para emissão do diploma para acadêmicos ..................................................... 23
5.2 Fluxograma para segunda chamada de prova .................................................................... 24
5.3 Fluxograma para aproveitamento de disciplinas .................................................................. 25
5.4 Fluxograma para correção/adequação de nota no diário ..................................................... 26
6 PÓS-GRADUAÇÃO ................................................................................................................... 27
6.1 Fluxograma para solicitação de materiais e serviços........................................................... 27
6.2 Fluxograma para pagamento de despesas ........................................................................... 1
6.3 Fluxograma para solicitação de diárias e passagens .......................................................... 29
6.4 Fluxograma para solicitação de diploma ............................................................................. 30
7 ASSESSORIA DE PESQUISA ................................................................................................... 31
7.1 Fluxograma para requisição de área* .................................................................................. 31
8. CENTRO DE IDIOMAS ............................................................................................................. 32
8.1 Fluxograma para programas de intercâmbio no exterior ..................................................... 32
8.2
Fluxograma de Inscrição em Curso de Idiomas ............................................................... 1
4
9 NUCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ....................................................................... 35
9.1 Fluxograma para serviços do núcleo de tecnologia da informação - NTI ............................. 35
10 ASSESSORIA DE USO DE ESPAÇO FÍSICO DO CAMPUS ................................................... 36
10.1 Fluxograma para solicitação de sala para professores ...................................................... 36
10.2 Fluxograma para solicitação de construções ..................................................................... 37
10.3 Fluxograma para solicitação de paisagismo ...................................................................... 38
11. CENTRAL DE ESTÁGIOS....................................................................................................... 39
11.1 Fluxograma de estágio obrigatório .................................................................................... 39
13. ASSESSORIA DE ESPORTES ............................................................................................... 40
13.1 Fluxograma de solicitação de evento para Assessoria de Esportes .................................. 40
14. PATRIMÔNIO .......................................................................................................................... 41
14.1 Fluxograma para alteração de localização de equipamento devido a alteração na locação
de servidor .................................................................................................................................. 1
14.2 Fluxograma para transferência de patrimônio entre servidores ......................................... 42
14.3 Fluxograma para tombamento de bens oriundos de projetos ............................................ 43
15 MANUTENÇÃO ....................................................................................................................... 44
15.1 Fluxograma para encaminhamento de solicitação de manutenção na estrutura predial e em
bens móveis, exceto equipamentos de informática e eletrônicos. ............................................. 44
16. AUDIO VISUAL ....................................................................................................................... 45
16.1 Fluxograma para solicitação de Aparelhos Audiovisuais para as aulas ou eventos ........... 45
17. ÁREA EXPERIMENTAL .......................................................................................................... 46
16.1 Fluxograma para solicitação de serviços relacionados a aulas práticas ou pesquisas que
ocorram na área experimental do Campus de Gurupi ............................................................... 46
5
INTRODUÇÃO
O sucesso de uma universidade depende da realização de ações coordenadas e
organizadas em busca de um futuro comum. Para a definição de tais ações as instituições
elaboram seus documentos de referencia como o Plano de Desenvolvimento Institucional
- PDI, Planejamento Estratégico e Plano Pedagógico Institucional – PPI.
No documento “Planejamento Estratégico da UFT 2006-2011”, consta a
orientação para que cada um de seus campi elabore seu próprio planejamento. Por este
motivo, a Direção do Campus Universitário de Gurupi, por meio de sua Assessoria de
Planejamento coordenou a elaboração participativa do seu planejamento para o período
2008 a 2012.
Para a elaboração do planejamento do Campus Universitário de Gurupi foram
realizadas reuniões para a sensibilização da comunidade acadêmica (professores,
funcionários e acadêmicos) e posteriormente foram realizadas as seguintes etapas:
a) reuniões com todos os representantes da comunidade e de áreas do Campus para
estabelecimento da missão e visão do Campus e apresentação dos cenários;
b) reuniões setorizadas para identificação de problemas estratégicos, causas, indicadores
e soluções estratégicas, metas ações, responsáveis pelas ações, prazos e custos;
c) apresentação dos resultados para a comunidade acadêmica e aprovação do
planejamento.
Para a realização das ações de planejamento o Campus foi setorizado da
seguinte forma:
1. Graduação – Coordenador – Professores : laboratórios e aulas práticas
2. Mestrado - Coordenador - Professores: Ensino (aulas práticas)
3. Biblioteca
4. Secretaria Acadêmica
5. Administração
6. Estação Experimental
7. Setor de Transporte
8. Informática - Audiovisual
Em cada setor os problemas, objetivos, soluções e metas foram divididos em
ações relacionadas a gestão, infra-estrutura e recursos humanos.
Além das reuniões realizadas pela Assessoria de Planejamento, foram utilizados
os dados das reuniões dos professores e demais servidores com a Assessoria de Uso do
Espaço Físico da Área para planejamento da distribuição da área do campus em setores
disponíveis para construção e experimentos. Também foram utilizadas informações
obtidas pela Comissão de Estruturação de Laboratórios e da Assessoria de Pesquisa e
Pós-graduação.
O planejamento está divido em três níveis: Estratégico, Tático e Operacional.
Considerando o NÍVEL ESTRATÉGICO foi definida a missão e visão do Campus, suas
linhas de pesquisa e orientação para sua expansão nas atividades de ensino e em
inovação tecnológica até 2012.
6
Para o planejamento em NÍVEL TÁTICO a Assessoria Uso do Espaço Físico da
Área prepôs a divisão territorial da área do Campus em 13 núcleos:
•
Núcleo de Engenharia e Ciências Exatas – com salas, laboratórios e demais
estruturas para as disciplinas: física, sensoriamento remoto, topografia, irrigação,
hidráulica e construções rurais.
•
Núcleo de Pós-Graduação – com salas de aula, salas das coordenações e
biblioteca.
•
Núcleo de Novas Tecnologias Educacionais (CNTE) – EAD – com salas das
coordenações e laboratório de tecnologias educacionais.
•
Núcleo de Ciências dos Solos - com salas, laboratórios e demais estruturas para as
disciplinas relacionadas.
•
Núcleo de Fitossanidade - com salas, laboratórios e demais estruturas para as
disciplinas: fitopatologia geral e fitopatologia agrícola, entomologia geral e
entomologia agrícola.
•
Núcleo de Biotecnologia – com salas, sala de coordenação, laboratórios e demais
estruturas para as disciplinas:
•
Núcleo de Química – com salas, sala de coordenação, laboratórios e demais
estruturas para as disciplinas:
•
Núcleo de Engenharia Florestal - com salas, sala de coordenação, laboratórios e
demais estruturas para as disciplinas:
•
Núcleo de Biologia - com salas, laboratórios e demais estruturas para as disciplinas
relacionadas.
•
Núcleo de Zootecnia - com salas, laboratórios e demais estruturas para as
disciplinas: Introdução à Zootecnia, Produção de Ruminantes, Produção de
Monogástricos, Apicultura e Pscicultura.
•
Núcleo de Agricultura/Fitotecnia - com salas, laboratórios e demais estruturas para
as disciplinas relacionadas.
•
Núcleo de Ciências Sociais e Desenvolvimento Rural Sustentável - com salas,
localizado no BALA.
•
Núcleo de Vivência – com centro poliesportivo e restaurante universitário
Ainda em NÍVEL TÁTICO, a Assessoria de Planejamento contribuiu com a
direção na construção da proposta de organograma para o Campus e da elaboração de
documentos relacionados a gestão, como regimento acadêmico, regulamento de uso da
área experimental.
Já no NÍVEL OPERACIONAL foram trabalhadas a alocação de recursos, com o
detalhamento das etapas do projeto, métodos, processos e sistemas aplicados, pessoas,
responsabilidade, função, atividades/tarefas, equipamentos necessários e prazos e
cronograma.
Em todos os anos são realizadas ações relacionadas aos níveis tático e
operacional.
No início de cada ano os setores são visitados por membros da Assessoria de
Planejamento para reelaboração de metas operacionais e no final do ano os setores são
revisitados para verificação da execução das metas. Observou-se que, nos setores
avaliados, foi possível cumprir em 2008 15% das metas operacionais planejadas e em
7
2009, 61%. Como a implantação do planejamento e avaliação é um processo novo na
gestão do Campus, é natural que a adaptação seja gradual.
Em 2009 nos aspectos relacionados a gestão dos setores, foi iniciado o processo
de organização interna que resultou, entre outras ações, na elaboração dos fluxogramas
1
para a dinamização dos serviços prestados.
Um exemplo de ações que constaram do planejamento dos setores, nos aspectos
de gestão, são o encaminhamento formal das solicitações como ocorre no setor de
transporte, área experimental, área de pesquisa, bibliografia, que se tornaram práticas
adotadas atualmente e seguidas pela comunidade acadêmica.
Embora os gestores de cada setor tenham feito a divulgação dos procedimentos
de solicitação de serviços, esta também uma ação prevista no planejamento, nem todos
representantes da comunidade acadêmica tem o conhecimento de todas as ações dos
setores. Por tal motivo foi elaborado este documento no qual estão os fluxogramas com
os procedimentos para realização das atividades dos setores.
Os fluxos foram elaborados pelos gestores e colaboradores de cada setor e
acredita-se que seja necessário, após um período de experiência, sua revisão, já que há
um aumento constante de número de docentes, discentes e administrativos usuários dos
serviços e os setores do Campus tem sido adaptados paulatinamente a nova realidade. A
criação já prevista no documento de planejamento, desde 2008, do Setor de Protocolo
deverá ser um dos motivos para alteração dos fluxogramas de todos os setores.
Para a elaboração dos fluxogramas os gestores dos setores foram visitados por
membros da Assessoria de Planejamento e foram orientados para execução da atividade
seguindo um padrão simplificado adotado na área de Administração. Por isso será
possível observar que no início e final dos processos usa-se formas ovais, quando há
possibilidade de aceite ou não da solicitação, usa-se a forma de losango e para o restante
dos passos no processo usa-se a forma retangular.
Componentes da Assessoria de Planejamento do Campus de Gurupi
Prof. Ms. Marcela C. A. C. Silveira - Gestora
Prof. Ms. Julcemar Didonet - Membro
Prof. Dr. Patrícia Aparecida de Souza - Membro
Edmar Vieira Neves Junior
Técnico Administrativo
1
Técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a
descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um processo, bem como sua análise e redesenho
8
1. ADMINISTRAÇÃO
1.1 Fluxograma para solicitação de materiais e serviços
O interessado solicita 3 (três) orçamentos em
empresas diferentes, justificando a aquisição. Envia
para a Coordenação Administrativa;
A Coord. recebe a solicitação de compra/serviço
e preenche a Planilha de formação de preços.
Verifica a regularidade do CPF do titular.
Verifica o CNPJ, o FGTS, o INSS e a
regularidade com a Receita Federal.
Formula a solicitação de materiais e
serviços (SMS), no sistema de
compras da universidade - SIE.
Coord. tramita a solicitação para a
Unidade Gestora do recurso no
campus, a Direção.
Unidade Gestora tramita a solicitação
para um dos Grupos de Tipos de
Materiais.
O Grupo analisa a solicitação e
tramita para a PROAD.
PROAD autoriza a compra comprometendo
o recurso e envia para o Grupo
O Grupo recebe a solicitação e
abre o processo de compra junto
ao CRM
CRM prepara a nota de empenho,
autorizando a compra.
9
1.2 Fluxograma para pagamento de compras
O servidor envia a Coordenação
Administrativa a mercadoria ou notifica
o serviço (já autorizados após seguir o
fluxo 1.1).
Coordenação Administrativa recebe Nota
Fiscal.
Coordenação Administrativa Atesta,
afirmando que recebeu a mercadoria ou
Serviço.
Encaminha Nota Fiscal para Palmas
(CRM).
CRM envia para financeiro
Financeiro verifica a Nota Fiscal e
autoriza o pagamento.
Pró-Administrativo efetua pagamento em
conta corrente.
10
1.3 Fluxograma para solicitação de Licitação para material de aulas práticas
Direção encaminha Ofícios para
Coordenações para Solicitação de
materiais para aulas práticas.
Coordenações dos Cursos
encaminham aos Professores.
Professores fazem o levantamento de
acordo com sua necessidade e
encaminham para os Coordenadores
de Curso.
Aguarda mercadoria chegar.
Coordenadores de Curso
encaminham as solicitações para
o Coordenador Administrativo.
Finalizando o Prazo, a compra e
empenhada
O Coordenador Administrativo
faz 3 orçamentos, preenchendo
a SMS, planilha de formações
de preço e termo de referência.
Recebidas propostas, aguarda o
prazo de recursos
O Coordenador Administrativo ,
preenche a solicitação de compra
no SIE, tramita para o Gestor do
recurso – Direção
CRM abre o Pregão eletrônico,
aguarda propostas.
Publica Edital
CRM encaminha para setor de
Pregão que elabora o Edital
NÃO
SIM
CRM encaminha para
procuradoria
Procuradoria analisa
11
1.4 Fluxo para suprimento de fundos
A Coordenação Administrativa solicita
recurso em formulário Próprio
Envia para setor de suprimento de fundo
(Palmas).
Suprimento de fundo empenha
o recurso, e libera a utilização
do mesmo.
NÃO
SIM
Coordenação Administrativa tem 90 dias para
utilizar recurso, 15 dias para prestar contas.
Coordenação Administrativa presta conta de
cada Nota Fiscal, no Sistema (SCP).
Coordenação Administrativa encaminha para
setor de suprimento de fundos.
Suprimentos de fundos confere e
encerra o processo.
12
1.5 Fluxograma para solicitação de diárias e passagens
O servidor (professor/técnico) envia a
convocatória necessariamente por email para a Coordenação
Administrativa.
O setor solicita a diária/passagem
no Sistema SCDP.
Pelo próprio SCDP, a solicitação
é enviada ao Diretor do Campus
O Diretor recebe o processo.
Diretor Aprova a
Prestação de contas.
Aprova/rejeita o processo.
Diretor Recebe o processo.
Diretor Envia para Setor de
Diárias em Palmas
Envia o processo para o Diretor.
O Setor de diárias recebe o
projeto.
Confere todos os Documentos,
Envia para ver o saldo de
empenho.
Com saldo aprovado é enviado
para Pró-Reitor de Adm. Para
aprovar o pagamento.
Pró-Reitor recebe o processo,
aprova o pagamento.
Anexa os documentos no
sistema SCDP.
Colhe a assinatura do Professor
e do Diretor.
Setor de diárias recebe o
relatório.
Após a viagem o professor envia o
relatório para o setor de diárias
(que funciona na Coordenação
Administrativa) para prestar
contas.
13
1.6 Fluxograma para gestão dos terceirizados
Após a execução do planejamento
anual de cada setor a Coordenação
Administrativa e Direção fazem
levantamento da necessidade de
contratação de pessoal.
A Coordenação Administrativa
encaminha solicitação para Palmas
(Dirad)
Dirad autoriza
contratação
Se o Funcionário atender a
demanda continua trabalhando
Se não atender a Coordenação
Administrativa solicita a
substituição dele para Empresa
14
2 RECURSOS HUMANOS
2.1 Fluxograma para solicitação de Férias
O Servidor preenche o formulário
da solicitação, sua chefia imediata
assina e encaminha ao Setor de
Recursos Humanos do Campus
O responsável pelo Setor de Recursos
Humanos do Campus pega a
assinatura do Diretor do Campus e
envia para Palmas.
Recursos Humanos envia para
Palmas.
DDH Processa
SIM
Notifica
NÃO
Indefere
15
2.2 Fluxograma para solicitação de insalubridade
O servidor preenche o formulário,
obtido no Setor de Recursos
Humanos do Campus, com a
solicitação de Insalubridade;
A chefia Imediata assina
formulário
RH junta laudo, onde Servidor faz
jus a insalubridade
RH encaminha para CAS
CAS analisa
SIM
Emite Portaria
NÃO
Indeferido
16
2.3 Fluxograma para emissão de folha de ponto
O Setor de Recursos Humanos
do Campus envia a folha de
ponto a cada servidor
Servidor Assina, chefia imediata
assina validando a folha de ponto
No inicio do mês seguinte entrega
para Recursos Humanos do
Campus
RH Gera relatório de freqüência
mensal
RH Assina juntamente com Diretor
do Campus e encaminha para Palmas.
DDH Processa.
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2.4 Fluxograma para emissão de declaração e certidão
O Servidor solicita ao Setor
de Recursos Humanos do
Campus de Gurupi o
documento, informando os
dados necessários a sua
confecção;
RH emite Certidão.
RH Entrega para o
solicitante.
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3. TRANSPORTES
3.1 Fluxograma para solicitação de veículos
O Professor ou Técnico-Administrativo
solicita viagem em formulário padrão
Entrega para o responsável pelo setor de
transportes localizado na administração do
Campus de Gurupi.
Retroação
O setor de transportes verifica a
tabela com as viagens já marcadas,
informando ao solicitante se há vaga.
SIM
A viagem é marcada através do lançamento
em tabela própria do Setor de Transportes.
NÃO
O solicitante deverá fazer uma
nova solicitação, adequando a
viagem em outra data.
Viagem ocorrida.
19
4. BIBLIOTECA
4.1 Fluxograma para empréstimo de livro
O leitor (acadêmico, técnico ou professor)
solicita o livro no balcão da Biblioteca do
Campus ou faz sua busca por meio das
placas de sinalização diretamente nas
estantes;
Se encontrou o livro, leva para
servidor da Biblioteca,
apresenta carterinha ou
documento com foto para
solicitar o empréstimo
Se não encontrou, pode
encaminha-se ao servidor da
Biblioteca para verificar se tem
previsão de data de retorno do
livro.
O servidor da Biblioteca
concretiza o empréstimo
20
4.2 Fluxograma para compra de livro
O Campus recebe orçamento
para compra de livros, “valor”.
O Coordenador da biblioteca
manda
e-mail
para
Coordenadores
de
Curso
informando a disponibilização
de verbas e solicita lista de
livros para a compra
O
Coordenador
envia
aos
professores a informação e solicita a
lista de livros para compra.
Biblioteca recebe a lista,
faz a formatação e envia
para a Coordenação Geral
de Biblioteca em Palmas,
para efetuar a compra ou
aquisição
SIM
Quando há o recebimento de
livros. Faz-se a conferência de
notas e envia a Palmas para
serem pagas.
NÃO
Livros não recebidos ou são
pedidos novamente em outra
lista, ou se tiverem edição
esgotada
devem
ser
substituídos por outros que a
coordenação indicará.
Faz-se listagem de tudo o que
foi
recebido
e
o
processamento técnico dos
livros para disponibilizados.
21
4.3 Fluxograma para devolução de livro
O leitor (servidores ou acadêmicos) dirige-se ao
balcão da Biblioteca do Campus de Gurupi para
a entrega do livro e apresenta sua carteirinha
para que o funcionário registre no sistema.
Funcionário registra a entrega no
sistema e devolve a estante.
22
5. SECRETARIA ACADÊMICA
5.1 Fluxograma para emissão do diploma para acadêmicos
O ACADÊMICO preenche o requerimento
específico de diploma na Secretaria Acadêmica
do Campus de Gurupi. Entrega cópia dos
documentos exigidos.
A SECRETARIA Monta o processo
anexando o dossiê do acadêmico.
Encaminha o processo a PROGRAD
PROGRAD: Emite a partir do SIE, o
Diploma e registra-o. Arquiva o dossiê
do acadêmico. Envia o Diploma a
Direção a do Campus.
DIREÇÃO: Confere o documento,
envia a Secretaria, colhe assinatura da
entrega do Diploma na secretaria.
SECRETARIA: Registra a entrada do documento,
elabora recibo de entrega de diploma, colhe
assinatura do acadêmico ou seu procurador.
entrega o diploma ao acadêmico. Envia recibo de
entrega do diploma a PROGRAD.
PROGRAD: Arquiva Recibo
de entrega de Diploma no
dossiê do acadêmico.
23
5.2 Fluxograma para segunda chamada de prova
O ACADÊMICO preenche requerimento
específico de 2° Chamada de Prova, na
Secretaria Acadêmica do Campus de
Gurupi, anexando atestado ou declaração.
SECRETARIA: Monta o processo
encaminha a coordenação.
COORDENAÇÃO: Submete o processo
para análise do Professor.
PROFESSOR :
Analisa o Processo .
Deferido
Indeferido
COORDENAÇÃO: Registra entrada do
documento recebido do professor. Avisa o
acadêmico. Disponibiliza o parecer do professor
ACADÊMICO: Dirige-se a coordenação do Curso
para se informar sobre parecer do professor se
deferido a data da prova.
COORDENAÇÃO: Elabora ato findo do processo
e encaminha para Secretaria Acadêmica.
SECRETARIA: Arquiva o processo
no dossiê do acadêmico.
24
5.3 Fluxograma para aproveitamento de disciplinas
ACADÊMICO: Preenche requerimento
na Secretaria Acadêmica do Campus de
Gurupi anexando ementa e histórico da
faculdade em que cursou a disciplina.
SECRETARIA: Monta o Processo e
encaminha a Coordenação de curso.
COORDENAÇÃO: Lista as disciplinas
requeridas na Ata de Aproveitamento,
Encaminha o Processo ao Colegiado
de Curso para Análise e Deferimento
ou Indeferimento.
COLEGIADO: Análise
do processo
Deferido
Indeferid
o
O Coordenador a partir do parecer elabora
Ata de Aproveitamento e encaminha a
Secretaria.
SECRETARIA: Informa o
acadêmico o parecer da
coordenação, caso tenha sido
deferido, lança no SIE. Anexa o
processo no dossiê.
25
5.4 Fluxograma para correção/adequação de nota no diário
ACADÊMICO: Preenche requerimento na
Secretaria Acadêmica do Campus de
Gurupi listando a disciplina que deseja
correção de nota.
SECRETARIA: Anexa ao processo
cópia do diário e histórico escolar do
acadêmico. Encaminha o processo a
coordenação.
COORDENAÇÃO: Elabora
documento que encaminha o
processo ao professor da disciplina
para verificação de nota.
ACADÊMICO: Procura a Secretaria
para saber sobre a retificação ou
não da nota.
PROFESSOR: Analisa
a necessidade ou não
de efetuar a correção
da nota.
Não Altera a nota
SECRETARIA: Efetua respectiva
Correção no SIE. Anexa o processo
no dossiê do aluno e arquiva o
diário.
Altera a nota
COORDENAÇÃO: Recebe diário e
anexa ao processo e envia a
Secretaria.
PROFESSOR:
Encaminha o processo a
coordenação.
COORDENAÇÃO:
Encaminha o Processo
a secretaria encaminha
o processo a Secretaria.
SECRETARIA: Arquiva o
processo no dossiê do
acadêmico.
PROFESSOR: Encaminha
o processo a coordenação
para emissão de um novo
COORDENAÇÃO:
Encaminha o processo
a PROGRAD,
Solicitando novo diário.
PROGRAD: Emite
novo diário, encaminha
a coordenação.
PROFESSOR: Corrige a nota e
envia diário à Coordenação;
COORDENAÇÃO: Recebe diário e
encaminha ao professor para
correção da nota.
26
6 PÓS-GRADUAÇÃO
6.1 Fluxograma para solicitação de materiais e serviços
O solicitante deve trazer 03 (três)
orçamentos de empresas
diferentes.
Após liberação do Coordenador do
Programa de Pós-graduação, a Secretária
do Programa preenche Planilha de
formação de preços.
Verifica a regularidade do CPF do titular.
Verifica o CNPJ, o FGTS, o INSS e a
regularidade com a Receita Federal.
Formula a solicitação de materiais e
serviços (SMS).
Preenche o Formulário de
Justificativa e Envia SMS para a
Proad.
Proad recebe a SMS.
Prepara a nota de empenho.
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6.2 Fluxograma para pagamento de despesas
Coordenação do Programa de Pósgraduação recebe mercadoria ou
serviço.
Coordenação do Programa de Pósgraduação recebe Nota Fiscal.
Coordenação do Programa de Pósgraduação atesta, afirmando que
recebeu a mercadoria ou Serviço.
Coordenação do Programa de Pósgraduação encaminha Nota Fiscal para
CRM
CRM envia para financeiro
Financeiro verifica a Nota Fiscal e
autoriza o pagamento.
Administrativo efetua pagamento, em
forma de depósito, em conta corrente.
28
6.3 Fluxograma para solicitação de diárias e passagens
O professor/mestrandos do programa
traz convocatória ao Coordenador. do
Programa
Após autorização do
Coordenador, a secretária solicita
a diária/passagem no Sistema
SCDP.
Depois envia para Pessoa
Responsável em Palmas PROAP - SCDP.
O responsável recebe o
processo.
Aprova/rejeita o processo.
Responsável aprova a
prestação de contas.
Responsável recebe o processo.
Envia o processo para o
responsável em Palmas PROAP - SCDP.
Secretária anexa os documentos
no sistema SCDP.
Colhe a assinatura do
Professor/mestrando e do
Coordenador.
Responsável Envia para o setor
de Diárias.
Secretária - Recebe o relatório.
O setor recebe o projeto.
Confere todos os Documentos,
envia para ver o saldo de
empenho.
Se houver saldo é enviado para
Pró-Reitor de Adm. para
aprovar o pagamento.
Após a viagem o
professor/mestrando envia o
relatório para a secretária do
mestrado para prestar contas.
Pró-Reitor recebe projeto,
aprova o pagamento.
29
6.4 Fluxograma para solicitação de diploma
O acadêmico que concluiu o curso de Pós-graduação do
solicita o requerimento de pedido de Diploma na
Secretaria do Programa de Pós-graduação
Secretária verifica dossiê do
solicitante e monta processo.
Secretária envia processo para
PROPESQ, junto com cópia de
Dissertação.
PROPESQ envia ao Dep. De
Expedição de Diploma.
Dep. de Expedição de Diploma
analisa processo – confecciona
diploma e envia para Secretaria
do Programa de Mestrado.
Secretaria do Programa entra em
contato com titulado solicitante
entrega o diploma e colhe
assinatura do recebimento do
mesmo.
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7 ASSESSORIA DE PESQUISA
7.1 Fluxograma para requisição de área*
O professor elabora o projeto de pesquisa
O Professor submete o projeto ao
colegiado do curso.
O colegiado delibera,
emite a ata da reunião
e devolve o projeto ao
professor.
NÃO
SIM
O professor prepara todos os documentos (o projeto, o
Formulário de solicitação de área e a cópia da ata da
reunião) e protocola na Assessoria de Pesquisa do Campus
de Gurupi
A Assessoria de Pesquisa verifica todos os
documentos e submete à comissão para
parecer.
A comissão** analisa o
projeto e emite parecer.
SIM
Concessão da área experimental
NÃO
Caso necessite de
reformulações o projeto é
devolvido ao requisitante e
recomeça o ciclo.
* Os pedidos de requisição de área deverão ser
feitos até o dia 15 dos meses de fevereiro, junho
e outubro para um período de utilização de
quatro meses: março a junho, julho a outubro e
Novembro a fevereiro. ( ou a critério da
Comissão)
** A referida comissão é composta pela
Assessoria de Pesquisa, pelo Coordenador da
área experimental e pelo Gerente da Fazenda.
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8. CENTRO DE IDIOMAS
8.1 Fluxograma para programas de intercâmbio no exterior
Diretoria
de
Assuntos
Internacionais (DAÍ): Publica
Edital
de
Seleção
de
ACADÊMICO(A): Com base no Edital, observa as
disposições preliminares, os pré-requisitos e
apresenta a documentação exigida diretamente na
DAI em Palmas/TO; ou por intermédio do
Coordenador do Convênio junto a UFT.
COORDENADOR DO CONVÊNIO:
Entrevista o candidato para averiguação
do conhecimento da língua estrangeira;
confere toda a documentação e
encaminha a DAÍ.
DAI: Recebe/Confere a documentação, procede à
seleção dos candidatos e num prazo máximo de 30
dias publica e homologa o resultado do processo
seletivo. O processo de seleção é conduzido por uma
Comissão, formada pela Diretoria da DAÍ e o
coordenador do Convênio junto a UFT.
ACADÊMICO(A): Caso seja selecionado(a) deverá
proceder a obtenção do passaporte e visto, e ainda
exame de proficiência na língua inglesa (TOEFL)
mediante condições estabelecidas no Edital.
OBS: aguardar recebimento da carta de aceite da
universidade estrangeira, para então providenciar a
obtenção dos referidos documentos.
Obs. O ACADÊMICO(A) deve acessar o site da embaixada americana no
Brasil ( www.visto-eua.com.br) e proceder o agendamento da entrevista
para obtenção do visto de estudante de intercâmbio J-1. Vale lembrar que
quando do dia da entrevista, o estudante deverá ter em mãos toda a
documentação necessária para tal, como por exemplo carta de aceite,
comprovante de rendimentos, comprovantes de vacina etc.
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ACADÊMICO(A): Acessa o site do TOEFL (www.toefl.org.br),
efetua inscrição e paga a taxa exigida para tal. Se aprovado,
deverá apresentar o comprovante ao Coordenador do Convênio
para que este envie tal comprovante a Universidade estrangeira
para a obtenção da Carta de Aceite.
UNIVERSIDADE ESTRANGEIRA: Após análise da documentação
e caso o acadêmico seja aceito, a carta de aceite será emitida e
encaminhada ao Coord. do Convênio.
COORD. CONVÊNIO: Recebe a carta de aceite e junta com o
formulário CAPES devidamente preenchido pelo acadêmico e
posteriormente encaminha a CAPES para obtenção de bolsa da
estudos.
ACADÊMICO(A): Deverá manter contato via e-mail com a
Universidade pretendida e preencher os formulários que o
coordenador estrangeiro solicitar; os quais também deverão ser
apresentados ao Coordenador do Convênio.
COORDENADOR DO CONVÊNIO: Mantém contato com o
coordenador estrangeiro e após ser informado dos trâmites finais
e finalizado todos os procedimentos o acadêmico está apto ao
intercâmbio.
ACADÊMICO(A): deverá possuir toda documentação exigida
pela universidade estrangeira e estar pronto para embarque
conforme calendário acadêmico daquela universidade,
observando condições estabelecidas no Edital.
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Fluxograma de Inscrição em Curso de Idiomas
CENTRO DE IDIOMAS: Divulga a
abertura de turmas.
Acadêmico: preenche ficha de inscrição
CENTRO DE IDIOMAS: Confecciona
contrato dos estudantes.
Acadêmico: assinta o contrato e paga a
taxa de matrícula via deposito ou
transferência bancária na conta da
FAPTO.
CENTRO DE IDIOMAS/UFT PALMAS:
Emite certificado, após término do
curso.
CENTRO IDOMAS: recebe certificado
e repassa ao acadêmico.
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9 NUCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
9.1 Fluxograma para serviços do núcleo de tecnologia da informação - NTI
Usuário solicita serviço via Intranet ou formulário
padrão ao Núcleo de Tecnologia de Informação –
NTI do Campus de Gurupi.
Diagnostico
Em até 5 dias úteis.
Serviço pode ser executado
no NTI (Campus de Gurupi)
SIM
NTI executa o serviço
Em até 10 dias úteis
Usuário é informado sobre o
termino do serviço.
NÃO
NTI solicita ao setor de Patrimônio
o envio para Palmas.
Usuário é comunicado sobre a
solicitação do envio.
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10 ASSESSORIA DE USO DE ESPAÇO FÍSICO DO CAMPUS
10.1 Fluxograma para solicitação de sala para professores
Professor solicita uso de espaço para
Assessoria de Uso de Espaço Físico do
Campus de Gurupi.
Retroação.
Assessoria recebe a
solicitação e analisa.
NÃO
SIM
Assessoria localiza a sala
Professor é alojado na
respectiva sala
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10.2 Fluxograma para solicitação de construções
Professor, detentor do recurso, solicita
construção para Assessoria de Uso do
Espaço Físico do Campus de Gurupi.
A Assessoria encaminha para Direção.
Diretoria de Obras (Palmas).
Execução da obra
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10.3 Fluxograma para solicitação de paisagismo
Professor envia solicitação a Assessoria
de Uso do Espaço Físico do Campus de
Gurupi
Retroação
Analise do uso do
espaço conforme
planejamento do
paisagista
NÃO
SIM
Implantação da solicitação.
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11. CENTRAL DE ESTÁGIOS
11.1 Fluxograma de estágio obrigatório
Acadêmico envia solicitação de estágio para
coordenador de estágio do CURSO.
Retroação
NÃO
O coordenador de estágio, do
CURSO, faz a articulação com a
empresa sobre estágio.
SIM
O coordenador de estágio do CURSO encaminha toda
a documentação ao coordenador do Núcleo de Estágio
do Campus de Gurupi.
O coordenador do Núcleo encaminha a
documentação para arquivo na
Secretaria Acadêmica do Campus de
Gurupi.
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13. ASSESSORIA DE ESPORTES
13.1 Fluxograma de solicitação de evento para Assessoria de Esportes
Interessado solicita evento para a
Assessoria de Esportes do Campus de
Gurupi.
Retroação.
Assessoria recebe a
solicitação e analisa.
NÃO
SIM
Assessoria executa ou apenas
acompanha a realização do
evento.
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14. PATRIMÔNIO
14.1 Fluxograma para alteração de localização de equipamento devido a alteração
na locação de servidor
O servidor responsável pelo equipamento
solicita remoção interna junto ao Setor
de Recursos Humanos do Campus de
Gurupi
O Servidor encaminhar solicitação ao Patrimônio
para realização de inventário dos bens com carga
para que o responsável pelo setor de Patrimônio
faça a emissão de certidão de baixa.
O servidor devolve o
processo ao RH para
demais encaminhamentos
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14.2 Fluxograma para transferência de patrimônio entre servidores
O professor deve encaminhar
ao Setor de Patrimônio de
Gurupi a relação escrita dos
bens transferidos com nome do
cedente de cessionário;
Emissão da guia (3 vias) de transferência e
coleta das assinaturas dos servidores; uma
via para cada servidores e uma para o
patrimônio;
Baixa dos bens do cadastro do servidor
cedente e inclusão no cadastro de servidor
cessionário;
Arquivar a guia de transferência
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14.3 Fluxograma para tombamento de bens oriundos de projetos
O professor deve encaminhar ao Setor de
Patrimônio no Campus de Gurupi as notas
fiscais dos bens e o convênio celebrado
com a UFT constando a cessão de uso;
É realizado o protocolo dos documentos e encaminhado ao
Patrimônio Central da Reitoria para tombamento e
cadastramento;
Recebimento das plaquetas oriundo do Patrimônio Central e
plaquetamento dos bens;
Notificação do professor para informar que
os bens já estão tutelados pela UFT.
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15 MANUTENÇÃO
15.1 Fluxograma para encaminhamento de solicitação de manutenção na estrutura
predial e em bens móveis, exceto equipamentos de informática e eletrônicos.
COMPETÊNCIA do Técnico de Manutenção:
I) cumprir as determinações da Coordenação Administrativa;
II) Cumprir as Ordens de Serviços, verificar procedência, executá-la de pronto ou levantar
as exigências;
III) acompanhar e fiscalizar os serviços de manutenção executados por outras empresas
e/ou profissionais dentro deste Campus;
IV) realizar inspeções preventivas nas áreas comuns a cada 15 dias e levar as demandas
ao conhecimento da Administração.
OBS1: Somente em casos urgentes/emergentes poderão as solicitações serem
diretamente ao técnico de manutenção da Fênix.
OBS2: As ocorrências dos equipamentos de informática e eletrônicos são de
responsabilidade do CPD.
O servidor deverá levar a demanda ao
conhecimento do Setor de Manutenção
do Campus de Gurupi por meio do email
“[email protected]”
Será aberta uma Ordem de Serviço (O.S) e determinar
que seja realizado visita in locu para levantamento das
providências.
O Setor de Manutenção e
Administração verificará a
possibilidade de solução
O solicitante será comunicado da providência a ser
adotada e/ou prazo estimado para execução do serviço
Execução e/ou arquivamento da O.S
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16. AUDIO VISUAL
16.1 Fluxograma para solicitação de Aparelhos Audiovisuais para as aulas ou
eventos
O professor solicita reserva de
Data show, Notebook no Setor de
Audiovisual do Campus de Gurupi
Há horário
disponível
Não há horário
disponível
O Audiovisual verifica a disponibilidade
de horários
O audiovisual faz a
reserva
Professor assina a guia de empréstimo
interno de bens móveis e retira o
equipamento no horário
reservado
Professor devolve o equipamento.
Até as 18 horas
No Setor de Audiovisual
Após as 18 horas
Entrega o equipamento ao
vigilante.
O vigilante guarda o
equipamento na sala 11 e
devolve ao audiovisual no dia
seguinte.
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17. ÁREA EXPERIMENTAL
16.1 Fluxograma para solicitação de serviços relacionados a aulas práticas ou
pesquisas que ocorram na área experimental do Campus de Gurupi
O professor solicita por meio de formulário
próprio, entregue no setor de gestão da
Área Experimental do Campus de Gurupi,
a realização do serviço.
Retroação.
O gestor recebe a
solicitação e analisa.
NÃO
SIM
Os técnicos ou funcionários
terceirizados executam o
serviço.
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