manual construtor de horários
Florianópolis, Agosto de 2012
Sumário
1
APRESENTAÇÃO DA PLANILHA....................................................................................................................... 2
2
CARACTERÍSTICAS DA PLANILHA .................................................................................................................. 2
3
4
2.1
Algumas Vantagens na Utilização do Recurso............................................................................................ 2
2.2
Observações Importantes Para os Usuários do Recurso ............................................................................ 2
CADASTRAMENTOS DE DADOS ...................................................................................................................... 3
3.1
Cadastro de Cursos, Horários dos Turnos e Créditos ................................................................................. 3
3.2
Cadastro dos Professores e Suas Disponibilidades .................................................................................... 5
3.3
Cadastro dos Recursos da IES ................................................................................................................... 5
3.4
Cadastro das Disciplinas dos Cursos da IES .............................................................................................. 6
CONSTRUÇÃO DOS HORÁRIOS DOS CURSOS ............................................................................................. 6
4.1
Indicadores de Posicionamentos................................................................................................................. 7
5
VISUALIZAÇÃO DO HORÁRIO E MÓDULO DE IMPRESSÃO .......................................................................... 8
6
PLACAS PARA SALA DE AULAS....................................................................................................................... 8
7
PLANILHA DE ALOCAÇÕES POR TURNO ....................................................................................................... 9
8
PLANILHA DE ALOCAÇÕES DE RECURSOS................................................................................................... 9
1
1
APRESENTAÇÃO DA PLANILHA
O Construtor de horários acadêmicos é um recurso desenvolvido com o objetivo de auxiliar e agilizar o trabalho de
elaboração de horários para cursos superiores. Com este recurso, coordenadores de cursos, secretárias (os)
acadêmicas (os) e todos incumbidos de montar horários de cursos superiores, poderão fazê-los com maior
agilidade e flexibilidade. Utilizamos o Excell por possuir características que atendem aos requisitos necessários
para a solução de algumas situações, tais como: permitir tentativas de forma rápida e visualmente agradável,
adequar a disponibilidade de horários de professores e alocar recursos (salas, laboratórios, etc.), entre outros. A
tarefa de montar horários é cansativa e envolvem inúmeras variáveis que dificultam muito o emprego de linguagens
de banco de dados, motivo pelo qual a nossa opção em utilizar o Excell.
Salientamos a importância da leitura deste manual, pois com as instruções aqui contidas o tempo necessário para a
elaboração dos horários será significativamente reduzido.
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CARACTERÍSTICAS DA PLANILHA
O Construtor de Horários Acadêmicos possui as seguintes funcionalidades:
a) Capacidade para 20 (vinte) cursos de graduação;
b) Construção de horários para 3 (três) turnos: matutino, vespertino e noturno;
c) Facilidade para evitar choques de horários de professores entre os diversos cursos;
d) Facilidade para locar recursos, a tais como: salas de aulas, auditórios, laboratórios, entre outros;
e) Encaixar horários de disciplinas com melhor aproveitamento do tempo dos professores;
f) Emissão de listagens, tais como: Indicadores para Portas de Salas de Aulas, Horários somente com as
fases oferecidas, Listagens conforme horários para retiradas de recursos (data show, microscópios, etc.),
tabela de horário por professor, entre outros, e
g) Concentrar em um único recurso todos os horários dos cursos de graduação da IES.
2.1
Algumas Vantagens na Utilização do Recurso
Ao utilizar o Construtor de Horários Acadêmicos a tarefa elaborar horários passa a ter algumas vantagens:
a) Expressiva redução do tempo dedicado à construção dos horários;
b) Otimiza a distribuição dos recursos disponíveis, tais como: salas, laboratórios, oficinas, etc.;
c) Encaixes de professores evitando-se “buracos” ou brechas nos respectivos turnos;
d) Controle on-line de choque de horários no curso e entre intercursos;
e) Evita a duplicação de tarefas, tais como listagens paralelas; e
f) Elaboração simultânea dos horários dos diversos cursos oferecidos pela IES.
2.2
Observações Importantes Para os Usuários do Recurso
Para um melhor aproveitamento do recurso disponível aconselham-se as seguintes atitudes:
a) Ler atentamente todo o manual;
b) Seguir as etapas recomendadas neste manual;
c) Manter um único arquivo, evitando-se salvar com diferentes nomes;
d) Não interromper por muitos dias a tarefa evitando recomeçar a construção dos horários, e
e) Resolver com antecedências todas as pendências, tais como: disponibilidades de professores, indefinições
das distribuições das disciplinas, indefinições de professores, indefinições de recursos (salas de aulas,
laboratórios, etc., assim como cadastros incompletos.
2
3
CADASTRAMENTOS DE DADOS
Este é o primeiro passo para a utilização do recurso Construtor de Horários Acadêmicos. Siga as etapas decritas a
seguir para um melhor funcionamento da Planilha.
3.1
Cadastro de Cursos, Horários dos Turnos e Créditos
O primeiro cadastramento deverá ser realizado na Planilha INÍCIO.
Figura 1.
A
B
A seguir o detalhamento do cadastramento.
3
D
C
Figura 2.
A – Dado pré-cadastrado pela LABES virtual.
B – Dado pré-cadastrado pela LABES virtual.
C – Código do Curso – faz link para a Planilha do horário do Curso.
D – Dados a serem cadastrados – utilize caixa maiúscula - abreviatura segundo critérios da IES
e defina o turno do respectivo curso.
F
E
Figura 3.
E – Cadastrar os intervalos de duração da carga-horária das disciplinas e os respectivos créditos
adotados pela IES.
F – Cadastrar os horários para os respectivos turnos de funcionamento dos cursos da IES.
4
3.2
Cadastro dos Professores e Suas Disponibilidades
O segundo cadastramento deverá ser efetuado na Planilha DISP = Disponibilidades.
D
A
E
C
B
Figura 4.
A – Cadastrar o código do professor, segundo critérios da IES.
B – Cadastrar o nome completo do professor.
C – Cadastrar a disponibilidade do professor segundo os dias da semana e respectivos turnos, ou seja:
M = matutino V = vespertino N = noturno. Digite o número 1 em cada campos em que o professor
está disponível.
D – Cadastrar o número do telefone celular do professor.
E – Cadastrar o e-mail do professor.
3.3
Cadastro dos Recursos da IES
O terceiro cadastramento deverá ser efetuado na Planilha CAD RECURSOS.
B
F
D
C
A
Figura 5.
A – Cadastrar a ordem dos itens.
B – Cadastrar o código adotado para identificar as salas, laboratórios e outros espaços disponíveis.
C – Cadastrar a capacidade (número de cadeiras, carteiras, bancadas, etc.
D – Cadastrar a ordem e o nome dos recursos da IES (audiovisuais, aparelhos, equipamentos, etc.).
E – Cadastrar o código individual de cada recurso.
F – Cadastrar os recursos fixos ou existentes em cada espaço.
5
E
3.4
Cadastro das Disciplinas dos Cursos da IES
O terceiro cadastramento deverá ser efetuado na Planilha CAD RECURSOS.
A
B
C
Figura 6.
Atenção: estas tabelas para cadastramento se encontram na parte inferior da Planilha de Construção dos Horários
dos respectivos cursos cadastrados.
A – Busque no meu de navegação o curso que for cadastrar o horário (Links em azul no alto da planilha) e cadastre
o código a disciplina e a nomenclatura da mesma (nome).
B – De acordo com as definições da IES e ou Coordenação de curso definir o professor para cada disciplina. Clique
no campo do nome do professor para abrir a caixa com a relação e selecionar o professor.
C – Cadastrar a carga-horária da disciplina. Clique no campo respectivo e selecione da lista a carga-horária da
disciplina. Obs.: o campo de créditos é preenchido automaticamente.
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CONSTRUÇÃO DOS HORÁRIOS DOS CURSOS
Para iniciar a construção dos horários todos os passos anteriormente descritos deverão estar concluídos.
Selecione o curso que deseja iniciar a construção do horário. A seguir explicações sobre a funcionalidade desta
planilha.
Figura 7.
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4.1
Indicadores de Posicionamentos
Para cada fase do curso a Planilha de Construção de Horários Acadêmicos possui alguns indicadores que auxiliam
o usuário. Observem na figura abaixo os detalhes destes indicadores.
C
D
B
A
E
Figura 8-A.
A – Indica a fase do curso.
B – Indica o período (1ª e 2ª aula – 3ª e 4ª aula).
C – Indica o turno ao qual o professor e disciplina estão lotados. No caso da figura acima: O professor
“Nelson José” esta lotado no curso 1 e respectivamente no turno “matutino”.
D – Caixa selecionadora da disciplina oferecida na respectiva fase do curso. Clique no campo e
selecione a disciplina que deseja alocar no dia desejado da semana. Se o nome da disciplina ficar
em vermelho significa que ela esta sendo alocada no mesmo período (choque) dentro da fase (para
disciplinas ofertadas em dias diferentes da semana)
E – Caixa selecionadora da sala de aula a qual será alocada para o respectivo período e dia da semana.
Clique no campo e selecione a sala na lista disponível.
G
F
I
H
Figura 8-B.
F – Campo que indica em qual curso o professor já está lotado. Este campo poderá apontar
choques de horários com professores em cursos distintos e oferecidos no mesmo turno.
G – Campo que indica se o professor está disponível para o dia da semana e respectivo turno. Se
campo apontando “0” indica a não disponibilidade do professor.
H – Campo preenchido automaticamente indicando o professor da disciplina. Caso este campo fique
preenchido em vermelho significa que está ocorrendo choque de horário (período idêntico) em
outras fases do mesmo curso.
I – Campo que indica os créditos da disciplina. Isto facilita indicando se ela é única no período ou se terá
que ser repetida em outro dia da semana para completar a carga horária.
7
5
VISUALIZAÇÃO DO HORÁRIO E MÓDULO DE IMPRESSÃO
Utilize a Planilha HORÁRIA para melhor visualizar a construção dos mesmos. Está planilha poderá ser utilizada
como módulo para impressão dos horários, sendo que já está formatada para tanto. Os campos são protegidos
com exceção aos campos de seleção (circundados em vermelho).
A
B
Figura 9.
A – Caixa selecionadora do curso a ser visualizado.
B – Campo destinado a movimentar as fases dos cursos. Caso uma fase não seja oferecida, as demais
poderão ser removidas, sendo sempre: o primeiro digito = Código do Curso, o segundo digito = fase
do curso que deseja reposicionar.
Obs.: Na versão original do Construtor de Horários Acadêmicos tem uma opção que não inclui o nome
do professor no horário. Isto é devido que algumas instituições publicam horários na WEB e não
desejarem que o nome do professor apareça na publicação.
6
PLACAS PARA SALA DE AULAS
Utilize este recurso para indicações em salas de aulas. Selecione a sala no campo da lista de salas e imprima as
listas para afixar nas salas.
Figura 10.
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7
PLANILHA DE ALOCAÇÕES POR TURNO
Utilize este recurso para administrar a distribuição das salas, laboratórios entre outros cadastrados. Esta planilha é
preenchida automaticamente, segundo a alocação doas salas efetuadas na montagem dos horários. Ela contribui
para otimizar os recursos, especialmente quando são escassos. Veja que no exemplo da figura abaixo na sextafeira no turno matutino no primeiro período a sala A11 está livre.
Figura 11.
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PLANILHA DE ALOCAÇÕES DE RECURSOS
Esta planilha poderá ser utilizada para o controle de reservas ou entrega de recursos aos professores, tais como:
recursos multimídia ou mesmo chaves de determinados recursos. Existe uma planilha para cada dia da semana e
os três períodos. Antes de imprimir cópia da mesma observe as instruções da figura 12-B.
Figura 12-A.
9
Detalhamento da figura 12-A:
A
B
Figura 12-B.
Para excluir as linhas vazias e imprimir a planilha, clique na seta da caixa de dialogo para abri-la e
desmarque as linhas “Vazias”, excluindo-as.
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