Comunicação Empresarial
na Prática
Sandra Helena Terciotti
Isabel Macarenco
1ª Edição| 2009 |
Capítulo 8
Comunicação escrita nas
organizações
Capítulo 8
Comunicação escrita nas organizações
COMUNICAÇÃO ESCRITA
O que é necessário para escrever bem?
•
Para Izidoro Blikstein (1987), um texto poderá ser considerado
bem escrito quando:
 Obedecer às normas gramaticais;
 Primar pela clareza, sem frases ou palavras que gerem duplo
sentido;
 Primar pela polidez do discurso, por meio de formas de
tratamento adequadas ao interlocutor.
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Capítulo 8
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O que é necessário para escrever bem?
•
Outros aspectos que devem ser considerados:
 Observar o tripé da comunicação escrita;
 Usar o tipo de código adequado à comunicação escrita;
 Evitar ruídos, redundâncias, pleonasmos e tautologias;
 Saber “esfriar” a mensagem, ou seja, torná-la mais atraente e
persuasiva.
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Comunicação escrita nas organizações
O que é constitui o tripé de comunicação escrita?
•
Segundo Izidoro Blikstein, quem escreve deve procurar:
 Produzir uma resposta correta;
 Tornar seu pensamento comum;
 Persuadir seu interlocutor.
•
Principais motivos pelos quais a comunicação escrita pode não
produzir a “resposta certa”:
 Dificuldade de tornar o pensamento comum ao interlocutor;
 Falta de aptidão ou habilidade para persuadir o interlocutor.
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Qual é o tipo de código adequado à comunicação
escrita?
•
Código – conjunto de regras gramaticais por meio dos quais os
signos se combinam para permitir a expressão e a comunicação
entre os usuários de uma língua.
•
Tipos de códigos:
 Código aberto – apresenta mais de um significado e,
consequentemente, mais de uma resposta para um mesmo
significante, por isso, permite múltiplas interpretações.
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Qual é o tipo de código adequado à comunicação
escrita?


Código fechado – apresenta um único significado para
cada significante e, consequentemente, uma única
resposta;
É o que deve ser empregado nas comunicações escritas
organizacionais.
Caso de código fechado
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O que são ruídos na comunicação escrita?
•
Ruídos– qualquer elemento que dificulte a comunicação e que não
seja pretendido pelo emissor.
•
Os ruídos podem ser causados pelos seguintes fatores:
 Diferença de linguagem e de vocabulário entre o emissor e o
receptor;
 Diferença de repertório entre o emissor e o receptor;
 Falta de sequência de raciocínio lógico;
 Presença de ideias estereotipadas ou preconceituosas;
 Uso de canais ou veículos (e-mails, memorandos, relatórios
etc.) inadequados ao tipo de comunicação;
 Uso de redundâncias; pleonasmos; clichês e tautologias.
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O que é repertório?
•
É o conjunto de conhecimentos de determinada pessoa que é
constituído por sua experiência de vida, grau de escolaridade,
atividade profissional, pelos livros que leu etc.
Como o repertório pode comprometer a eficácia da
comunicação escrita?
•
Quando o emissor não procurar conhecer bem o repertório do
receptor de sua mensagem antes de iniciar seu texto.
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O que é redundância?
•
Caracteriza-se pela previsibilidade ou repetição do conteúdo da
mensagem, podendo ocorrer espontânea ou intencionalmente.
O que é pleonasmo?
•
Também é uma forma de redundância, como repetição de
termos, que em certos casos, têm o objetivo de dar mais força
ao texto.
•
Existem dois tipos de pleonasmo:
 pleonasmo vicioso
 pleonasmo literário
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O que é pleonasmo?
•
Pleonasmo vicioso – é caracterizado pela repetição desnecessária
de um termo na frase. É normalmente definido como “excesso de
palavra”.
•
Exemplos:
 A grande maioria deles (se é maioria, logo, é grande);
 Cair um tombo;
 Cursar um curso;
 Sair para fora.
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O que é pleonasmo?
•
Pleonasmo literário – é o uso do pleonasmo como figura de
linguagem para enfatizar algo em determinado texto com o
propósito, por exemplo, de acentuar sua poeticidade e de aumentar
sua força.
•
Exemplos:
 “E rir meu riso e derramar meu pensamento (Soneto da
Fidelidade, de Vinicius de Moraes);
 “Eu nasci há dez mil anos atrás.” (Música homônima de Raul
Seixas)
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O que são clichês?
•
Clichês – expressões que, por serem muito repetidas pelo povo,
pela imprensa etc., tornam-se completamente banalizadas e
perdem sua força original.
•
Exemplos:
 Agradar a gregos e troianos;
 A hora da verdade;
 Aparar as arestas;
 Apertar os cintos.
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O que é tautologia?
•
Tautologia – caracteriza-se pelo uso de palavras diferentes para
expressar a mesma ideia.
•
Algumas construções tautológicas que devem ser evitadas:
Evitar
Preferir
Abertura inaugural
Abertura/Inauguração
Amanhecer o dia
Amanhecer
A seu critério pessoal
A seu critério
Com certeza absoluta
Com certeza/Certamente
Comparecer pessoalmente
Comparecer
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Como esfriar a comunicação escrita para torná-la
mais atraente?
•
“Esfriar” uma mensagem – significa torná-la mais prazerosa e
menos complexa, exigindo, portanto, menos esforço do leitor para
compreendê-la e interpretá-la.
•
Esquema classificatório para tornar compreensível as diferenças
entre mensagens quentes e frias, proposto por Izidoro Blikstein
(1987):
Mensagem quente
Mensagem fria
Mais informação
Menos informação
Mais definição
Menos definição
Mais formalismo na linguagem
Menos formalismo na linguagem
Mais rigidez
Menos rigidez
Mais tensão
Menos tensão
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Como esfriar a comunicação escrita para torná-la
mais atraente?
Mensagem quente
•
Mensagem fria
Mais complexidade
Menos complexidade
Demanda mais esforço
Demanda menos esforço
Menos atraente
Mais atraente
Peças de comunicação classificadas como quentes:
 Artigos científicos;
 Dissertações de mestrado;
 Livros técnicos;
 Monografias;
 Teses de doutorado
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Como esfriar a comunicação escrita para torná-la
mais atraente?
•
Peças de comunicação classificadas como frias:
 Revistas em quadrinhos;
 Revistas femininas;
 Programas de rádio;
 Programas de televisão.
•
A opção por mensagens quentes e frias dependerá dos
seguintes fatores:
 Objetivos que o emissor pretende alcançar com sua
comunicação escrita;
 Repertório do receptor da mensagem.
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Como esfriar a comunicação escrita para torná-la
mais atraente?
•
Misturar signos linguísticos (letras, frases, parágrafos) a signos
icônicos (gráficos de barra, gráficos de pizza, tabelas etc.).
• Como tornar a comunicação escrita mais atraente:
 Considerar os objetivos da mensagem;
 Considerar o repertório do leitor;
 Esfriá-la;
 Misturar signos icônicos aos signos linguísticos;
 tornar sua decodificação menos linear e mais icônica.
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E-mail
•
O que é necessário para elaborar mensagens eletrônicas
bem escritas?
1. Refira-se às pessoas pelos nomes em vez de referir-se a elas
por sua função ou cargo;
2. Trate primeiramente da ação e somente depois forneça a
explicação;
3. Prefira a voz ativa à voz passiva analítica;
4. Informe ao leitor, de forma explícita e objetiva, o que deseja;
5. Prefira a ordem sintática direta (sujeito-verbo-complemento)
em lugar da transposição ou inversão da ordem natural das
palavras da oração;
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E-mail
6. Indique com precisão dados com números, valores e índices
percentuais;
7. Também é desejável formular perguntas ao receptor de sua
mensagem;;
8. Exerça a empatia e valorize a ação ou a participação do receptor
de sua mensagem;
9. Evite clichês e empregue frases curtas;
10.Evite usar jargões ou linguagem técnica;
11.Elabore o texto na 1ª pessoa do singular;
12.Não use figuras retóricas (metáforas, comparações etc.);
13.Evite o “gerundismo” (ir+ estar + gerúndio).
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Cartas
•
Saiba onde quer chegar
 Antes de redigir uma carta, faça um esboço listando e
organizando as principais ideias e argumentos.
•
Características para elaborar uma carta:
 Declarar a ideia principal;
 Fornecer detalhes necessários;
 Fechar com um pedido cordial para uma ação específica.
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Cartas
•
Como elaborar uma solicitação?
 Comece pela solicitação;
 Diga porque precisa da informação e qual o seu grau de urgência.
•
Como comunicar boas notícias?
 Utilize canais diretos da empresa;
 Recomendações:

Tenha uma ideia clara do que deseja dizer e tente ser claro e
objetivo;

Tenha em mente que está preparando o receptor de sua
mensagem para algumas informações que virão a seguir.
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Cartas
•
Como tornar a leitura fácil e agradável?
 Períodos e parágrafos curtos são mais fáceis de serem lidos;
 Para enfatizar as ideias principais, sublinhe as sentenças ou
enumere os pontos principais.
•
Como redigir más notícias de forma indireta?
1. Suavize;
2. Indique as razões;
3. Dê a má notícia;
4. Faça um fechamento positivo.
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Cartas
•
Como redigir más notícias de forma direta?
1. Dê a má notícia;
2. Indique as razões;
3. Faça um fechamento positivo.
•
Como ser criativo?
 Quando tiver de apresentar algum problema ao chefe, procure
vislumbrar e apontar soluções para resolvê-lo, demonstrando
iniciativa e criatividade.
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Curriculum Vitae
•
Procure elaborar um currículo que lhe permita ser o mais avançado
dos concorrentes, a fim de alcançar seu objetivo;
•
Construa o currículo a partir de suas competências, habilidades e
atitudes.
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