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VANTAGENS E DESVANTAGENS DA CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS:
UM ESTUDO DE CASO EM UMA MULTINACIONAL BRASILEIRA
Alex Donizete Mariano Ponce1
Prof. Me. Luiz Antonio Cabanas2
1
Acadêmico do Curso de Tecnologia em Logística da Faculdade de Tecnologia de Lins
Prof. Antônio Seabra - Fatec, Lins-SP, Brasil
2
Docente do Curso de Tecnologia em Logística da Faculdade de Tecnologia de Lins
Prof. Antônio Seabra - Fatec, Lins-SP, Brasil
RESUMO
A decisão sobre centralizar ou descentralizar o processo de compras, é uma das
estratégias logísticas mais importantes de uma empresa em relação aos administradores
de suprimentos. Em um ambiente totalmente globalizado e cada vez mais competitivo,
onde as organizações precisam desenvolver uma estratégia diferencial a fim de se
destacarem no mercado, a centralização de compras tem como objetivo fortalecer o poder
de negociação perante os fornecedores, diminuir seus custos com compras e obter
melhor administração de estoques, pois os responsáveis pela gestão de compras têm
uma visão global dos negócios da empresa. O presente trabalho tem como objetivo,
verificar qual a melhor opção para as compras realizadas por uma multinacional brasileira,
centralizar, descentralizar ou utilizar das melhores vantagens destas com o sistema misto
ou também conhecido como híbrido em suas compras. A partir da elaboração do estudo,
notou-se que a centralização oferece grandes vantagens competitivas e eficiência na
administração dos recursos utilizados em suas compras através de contratos negociados
e gerados pela matriz, contratos estes que atendem as demais unidades do país.
Detectou-se também, que o software utilizado pela empresa nas suas operações
comerciais, favorece o processo de negociação, pois um banco de dados de suas
compras anteriores pode ser consultado para análise de comparação das condições
oferecidas pelos fornecedores nas compras já realizadas. As principais dificuldades
encontradas são os itens em contrato com alguns fornecedores, que são adquiridos com
outros, causando divergências no histórico de compras; além da adaptação de novos
funcionários com os softwares utilizados pela empresa em suas operações.
Palavras-chave: Centralização. Descentralização. Compras. Estratégia.
ABSTRACT
The decision about centralizing or decentralizing the purchasing process, is one of the
most important logistics strategies for the supply manager of a company. In an
environment totally globalized and increasingly competitive, where organizations need to
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develop a differential strategy in order to stand out in the market, the centralization of
purchasing aims to strengthen the negotiation power with the suppliers, reduce the costs
with purchasing and have an improved inventory management, once the responsible for
the purchasing management have a global vision of the company's business. The present
work has as objective, to check what is the best option for the purchases made by a
Brazilian multinational, centralize, decentralize or use of the best benefits of these with the
mixed system or also known as hybrid in their purchases. From the elaboration of the
study, it was noticed that the centralization offers great competitive advantages and
efficiency in the administration of the resources used in their purchases through contracts
negotiated and generated by the matrix, which attend the other units in the country. It was
was also detected that the software used by the company in its business operations,
favors the negotiation process, once a database of their previous purchases can be
consulted for comparison analysis of the conditions offered previously by the suppliers.
The main difficulties are the items under contract with some suppliers, which are
purchased from others, causing differences in purchasing history as well as the adaptation
of new employees with the software used by the company in its operations.
Keywords: Centralization. Decentralization. Purchasing. Strategy.
RESUMEN
La decisión de centralizar o descentralizar el proceso de compras, es una de las
estrategias más importantes de la logística de una empresa y de los administradores de
suministros. En un entorno totalmente globalizado y cada vez más competitivo, donde las
organizaciones necesitan desarrollar una estrategia diferenciada para sobresalir en el
mercado, la centralización de las compras se propone fortalecer las negociación com lós
proveedores, reducir sus costos con las compras y obtener mejor gerencia de inventario,
pues lós responsables por la gestión de compras tienen una visión global de la empresa.
El presente trabajo tiene como objetivo, verificar cuál es la mejor opción para las compras
realizadas por una multinacional brasileña, centralizar, descentralizar o el uso de los
mejores beneficios de estos con el sistema mixto o también conocido como híbrido en sus
compras. Desde la elaboración del estudio, se observó que la centralización ofrece
grandes ventajas competitivas y la eficiencia en la administración de los recursos que se
utilizan en sus compras a través de los contratos negociados y generados por la matriz,
contratos que cumplan con las demás unidades del país. Además, se constató que el
software utilizado por la empresa en sus operaciones comerciales, favorece el proceso de
negociación, ya que una base de datos de sus compras anteriores se pueden consultar
para análisis de comparación de las condiciones ofrecidas por los proveedores de las
compras ya realizadas. Las principales dificultades son los elementos en virtud de un
contrato con algunos proveedores que se han adquirido con los demás, lo que provoca las
diferencias de historial de compras, así como la adaptación de los nuevos empleados con
el software utilizado por la empresa en sus operaciones.
Palabras clave: Centralización. Descentralización. Compras. Estrategia.
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1.
INTRODUÇÃO
Atualmente, percebe-se uma preocupação constante das organizações com a
grande concorrência encontrada em seus diferentes seguimentos de atuação. Isso
porque, os avanços tecnológicos vêm proporcionando às empresas, independente de seu
porte, a automatização de seus processos, tornando estas cada vez mais competitivas no
mercado. O maior evento responsável por tal transformação foi uma rápida propagação
da globalização, propagação esta, que vem tornando o espaço mundial dos negócios
cada vez menor. Um dos conceitos que apresentaram uma evolução notória e significativa
nas últimas décadas foi uma maior compreensão do que as ferramentas e técnicas de
uma logística eficiente poderiam oferecer. Porém, a logística e sua importante função, era
pouco utilizada no passado. Somente após a segunda guerra mundial as empresas
privadas e estatais perceberam seu real valor.
Martins e Alt (2001) argumentam que com o surgimento da crise do petróleo na
década de 70, mais precisamente entre os anos de 1973-1974, foi marcante para a
função compras, uma das principais atividades logística de uma organização, pois todo o
cenário mundial sofreu com a falta de matéria prima, causadas pela crise, exigindo dessa
função uma ação mais ativa e expressiva para que não faltassem os suprimentos
necessários para o funcionamento das empresas, trazendo para suas ações, uma
atenção mais significativa dos gestores.
O presente trabalho destaca e apresenta uma das principais funções da logística
nos dias atuais; a função compras, hoje mais conhecida como suprimentos. É necessário
analisar este importante processo encontrado no início da cadeia de suprimentos, onde se
negocia e adquiri produtos e serviços que darão andamento ao processo produtivo e
atendimento as necessidades de diversos clientes até chegar ao consumidor final. O
presente trabalho tem como objetivo, verificar qual a melhor opção para as compras
realizadas por uma multinacional brasileira, centralizar, descentralizar ou utilizar das
melhores vantagens destas com o sistema misto ou também conhecido como híbrido em
suas compras.
2.
LOGÍSTICA
A origem do termo é referente a objetivos e estratégias militares, mas após a
segunda guerra mundial, suas diretrizes e funcionalidades ampliaram-se aos interesses
das empresas privadas e estatais, que viram na logística uma forma de se destacarem no
mercado agregando valor aos produtos e serviços buscando uma melhor posição frente
aos seus concorrentes. Uma comum definição dicionarizada de logística descreve: O
ramo da ciência militar que lida com a obtenção, manutenção e transporte de material,
pessoal e instalações.
Segundo a definição do Council of Supply Chain Management Professionals
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Logística é o processo de planejar, implementar e controlar de maneira eficiente o
fluxo e a armazenagem de produtos, bem como os serviços e informações
associados, cobrindo desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o
objetivo de atender aos requisitos do consumidor (apud NOVAES, 2007, p.35).
De acordo com Faria e Costa (2012), até há pouco tempo, a logística era,
essencialmente, considerada em seu clássico papel de suporte operacional e de
marketing, exercendo funções de transportar, armazenar e disponibilizar bens para os
processos de transformação e consumo.
BALLOU (2006), afirma que qualquer produto ou serviço perde grande parte de seu
valor quando não está ao alcance dos clientes no momento e lugar adequado ao seu
consumo.
Os objetivos e metas do setor de logística de uma empresa estão estreitamente
ligados ao do setor de suprimentos. Segundo Arnold (2009), obter o material certo, nas
quantidades certas, com a entrega correta (tempo e lugar), da fonte correta e no preço
certo é todas funções de compras. O mesmo autor ainda descreve que a principal
responsabilidade do comprador é localizar fontes adequadas de suprimentos e de
negociar preços.
3.
A RELAÇÃO DA LOGÍSTICA COM A AREA DE SUPRIMENTOS
Ballou (2006) descreve a importância da gestão de compras como o fluxo de bens
e serviços entre instalações físicas, sendo este um dos principais focos da logística na
gestão da cadeia de suprimentos, pois decidir quanto, quando e como movimentar os
produtos e, igualmente, onde comprá-los, é preocupação constante.
Chopra e Meindl (2011) relatam que uma cadeia de suprimentos consiste em todas
as partes envolvidas, direta e indiretamente, na realização do pedido de um cliente. Ela
inclui não apenas o fabricante e os fornecedores, mas também transportadoras,
armazéns, varejistas e até mesmo os próprios clientes.
A cadeia de suprimentos inclui todas as atividades e processos necessários para
fornecer um produto ou serviço a um consumidor final. Qualquer número de empresas
pode ser ligado em uma cadeia de suprimento. Um cliente pode ser fornecedor de outro
cliente de modo que a cadeia total possua muitas relações do tipo fornecedor-cliente.
Hoje a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas,
ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos (supply chain). Por isso,
muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de
suprimentos ou simplesmente gerenciamento de suprimentos, um conceito voltado
para o processo, em vez da tradicional área de compras, voltado para as
transações em si, e não para o todo. (Martins e Alt, 2009, p. 82)
Com base nesta afirmação pode-se perceber que as empresas estão buscando
com uma frequência cada vez mais notável desenvolver novos fornecedores que lhe
ofereçam melhores condições que os atuais, com a mesma qualidade e eficiência ou
superior. Com base no conteúdo esclarecido acima, fica evidente, a necessidade de se
compreender, um pouco mais sobre a função compras.
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4.
A FUNÇÃO COMPRAS
A visão moderna de compras está relacionada diretamente com os atuais objetivos
do sistema logístico empresarial, onde Pozo (2010) coloca como atividades-pares
envolvidas em ações estreitamente homogêneas, e essas atividades estão voltadas para
a finalidade comum de operação lucrativa que é manter uma posição competitiva de
mercado.
Martins e Alt (2009) enfatizam que o posicionamento atual da função aquisição é
bem diferente do modo tradicional como era tratada antigamente. Antes da primeira
guerra mundial, tinha papel essencialmente burocrático. Depois, já na década de 1970,
devido principalmente à crise do petróleo, a oferta de várias matérias-primas começou a
diminuir enquanto seus preços aumentavam vertiginosamente.
Esta crise despertou nas organizações, segundo Martins e Alt (2001) uma maior
atenção em seus processos de aquisições, pois além da necessidade de obter materiais
em um cenário totalmente em crise de fontes fornecedoras com boas condições de
negociação, a inflação se destacava como um dos principais vilões que precisava ser
acompanhada de perto pelos administradores da época, deixando clara a importância de
se obter produtos e serviços sempre com as melhores condições do mercado.
A importância destas afirmações de redução de custos é a principal característica
que as empresas estão adotando em seu modo de gerenciar as áreas que envolvem
movimentação direta ao seu fluxo de caixa, como a área de compras. Para reforçar este
novo conceito das organizações modernas, fica simples entender à afirmação de Faria e
Costa (2011) onde relatam que na chamada “Nova Economia”, que requer uma nova
organização competitiva por parte das empresas, “é imprescindível que haja sinergia
entre recursos humanos, tecnologia, fornecedores, clientes, capital financeiro e
intelectual”.
Ballou (2006) também justifica que o setor de compras ocupa uma posição
importante na maioria das organizações, pois peças, componentes e suprimentos
comprados representam, em geral, de 40 a 60% do valor final das vendas de qualquer
produto.
Estes valores destacados pelo autor mostram o porquê das empresas estarem
dando cada dia mais valor aos profissionais de compras, pois estes estão diretamente
ligados com um dos principais objetivos dos administradores que é a redução de custos.
Dias (2009) conclui, portanto, que os objetivos básicos de um departamento de
compras seriam:
Obter um fluxo contínuo de suprimentos, a fim de atender aos programas de
produção;
Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento
que não afete a operacionalidade da empresa;
Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de
quantidade e qualidade definidas e adequadas;
Procurar, sempre dentro de uma negociação justa e honrada, os melhores
interesses da empresa.
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Para que todos esses objetivos sejam alcançados, o mesmo autor ainda afirma
que, é necessário um controle eficaz das principais atividades que se relacionam e fazem
a interface com os objetivos citados.
A função compras está diretamente ligada a diversas áreas da logística e contribui
de forma eficiente ou responsiva para que estas áreas não sofram com a falta de
suprimentos básicos ao seu andamento normal.
Pozo (2010) destaca o processo de compra com os seguintes objetivos:
Negociar contratos;
Efetivar compras;
Analisar cotações;
Analisar requisições;
Analisar condições dos contratos;
Verificar recebimento dos materiais;
Analise de estoque máximo e mínimo;
Contato com fornecedores;
Negociar condições comerciais;
Relacionamento interdepartamental.
Com base nas informações apresentadas até o momento, compreende-se a
importante eficiência que a administração de suprimentos pode oferecer ao desempenho
logístico de uma organização. Contudo, é evidente que para as diretrizes desenvolvidas
pelos executivos de suprimentos em obterem êxito em suas estratégias de aquisições, é
importante destacar um importante componente da cadeia de suprimentos; os
fornecedores. Estes que hoje, precisam se comportar como parceiros e não apenas como
fornecedores. Para que este ideal seja alcançado, é necessário realizar uma avaliação;
seleção e classificação de fornecedores.
4.1
NEGOCIAÇÃO
Após uma compreensão mais detalhada sobre a função, é de fundamental
importância, analisar a relação entre as partes, onde acontece o processo de negociação.
Toda negociação de compra e venda de algum produto ou serviço baseia-se na
negociação de preços e, logicamente, de descontos. Sem considerarmos descontos
de características ilícitas, os descontos podem ser obtidos através de negociação
de quantidades, prazos de pagamento legítimos, justos e lucrativos. (Dias, 2009, p.
268)
Uma negociação pode ser eficaz ou eficiente, o objetivo está em atender aos
pedidos solicitados e manter o fluxo contínuo da produção. Maximiano (2008) apresenta
eficácia e eficiência com a seguinte definição:
Eficácia é a palavra usada para indicar que a organização realiza seus objetivos.
Quanto mais alto o grau de realização dos seus objetivos, mais a organização é
eficaz.
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Eficiência é a palavra usada para indicar que a organização utiliza produtivamente,
ou de maneira econômica, seus recursos. Quanto mais alto o grau de
produtividade ou economia na utilização dos recursos, mais eficiente a organização
é. Em muitos casos, isso significa usar menor quantidade de recursos para
produzir mais.
Arnold (2009) observa que por meio da negociação, o comprador e o vendedor
tentam resolver as condições de compras para o benefício de ambas as partes. Ainda na
definição do autor, habilidade e um planejamento bem estruturado são necessários para o
sucesso da negociação.
Com base na definição acima, um planejamento estruturado e eficiente, exige
algumas informações por parte do comprador, para que o mesmo entre no processo com
maior vantagem e poder na negociação, onde podemos destacar:
Controle e registro de fornecedores
Controle e registro de compras
Controle e registro de consumo
Controle e registro de preços
Controle e registro de especificações
Com um sistema informatizado capaz de armazenar e disponibilizar os dados
acima quando necessário tais informações podem ser usadas para definirem critérios de
escolha de fontes fornecedoras com potencial.
4.1.1 Controle e registro de fornecedores
Todo setor de suprimentos, deve obter, um controle e registro das ações de seus
fornecedores, para que assim possam criar critérios construtivos quanto ao atendimento
de seus pedidos.
Ballou (2006) relata que se o fornecedor não oferece logística alguma no
atendimento de um pedido e o comprador não providencia o preenchimento dessa lacuna,
não há como preencher a lacuna de tempo e espaço que se cria entre os dois.
Impossibilitando assim a efetividade de atendimento de uma determinada necessidade
interna. Por isso que o controle e registro constante de fornecedores são tão importantes,
fazendo com que o processo de aquisição seja mais eficiente, pois devem ser
selecionados para uma cotação apenas os que apresentam um histórico positivo.
4.1.2 Controle e registro de compras
Se o controle e registro de fornecedores são fundamentais para o sucesso das
aquisições de uma empresa, é indispensável discutir sobre o controle e registro das
compras também, pois não somente a fonte deve ser avaliada, mas também aquilo que
foi adquirido.
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Um comprador eficaz deve manter um arquivo em que deve registrar a vida do
produto, controlando todas as fases do processo de compras, as variações de
preço, as modificações das quantidades solicitadas, a indicação de uma nova
condição de pagamento e as entradas de mercadorias correspondentes ao pedido
colocado. (Dias, 2009, p. 255)
Pozo (2010) reforça que tais registros devem ser mantidos atualizados
devidamente a fim de ser consultado a qualquer momento. O mesmo autor ainda coloca
que essas informações devem ser encontradas com fácil acesso dos usuários de seu
interesse para que o processo seja o mais eficiente possível.
4.1.3 Controle e registro de consumo
É de fundamental importância saber e controlar tudo aquilo que se utiliza para
qualquer projeto que tenha sido elaborado. Hoje uma empresa de sucesso é a empresa
que administra de maneira eficiente seus recursos, minimizando percas e avarias em
seus processos.
A eficiência de uma organização ou sistema depende de como seus recursos são
utilizados. Maximiano (2008) refere-se à eficiência com as seguintes definições:
Realizar tarefas de maneira inteligente, com o mínimo de esforço e com o melhor
aproveitamento possível de recursos.
Realizar tarefas de maneira econômica, empregando a menor quantidade possível
de recursos.
O mesmo autor justifica a definição dizendo que a antítese da eficiência é o
desperdício, e que eliminar tais prejuízos significa reduzir ao mínimo as atividades e
consumos que não agregam valor ao produto ou serviço.
4.1.4 Controle e registro de preços
O registro de preços das últimas compras realizadas pela empresa, independente
do que foi adquirido, é fundamental para que se tenha um controle dos custos de cada
pedido. Pois segundo Gonçalves (2010) um banco de dados eficiente pode servir como
forte argumento numa negociação, trazendo ótimos resultados financeiros em longo
prazo.
Ballou (2006) reforça que esses registros são extremamente valiosos quando se
negocia com monopólios. Pois tal registro e controle servem como argumentos valiosos
na busca de preços justos nas diversas aquisições realizadas com estes tipos de
fornecedores.
4.1.5 Controle e registro de especificações
Nem sempre o menor preço deve ser usado como critério para aquisição de
materiais e serviços. Pois além da fonte ser confiável, devem ser avaliadas as
especificações técnicas do que está sendo solicitado.
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A qualidade de um produto define-se através da comparação de suas características
com os desejos do consumidor ou com as normas e especificações de fabricação.
Um produto pode ter alta qualidade para o consumidor e qualidade apenas regular
para departamentos técnicos que o fabricam. (Dias, 2009, p. 255).
Para Arnold (2009) na compra de um item ou serviço de um fornecedor, vários
fatores estão incluídos no pacote comprado. Estes devem ser considerados quando as
especificações são desenvolvidas, e elas podem ser divididas em três categorias, sendo
elas:
Exigência de quantidade.
Exigência de preço.
Exigências funcionais.
É de extrema importância, abordar os temas relatados até o momento, para que se
possa avaliar e discutir, uma das decisões mais importantes dos administradores de uma
organização moderna, o de centralizar ou descentralizar seus processos de compras.
5.
VANTAGENS
COMPRAS
E
DESVANTAGENS
DA
CENTRALIZAÇÃO
DE
Ballou (2006) argumenta que uma das controvérsias persistentes em matéria de
organização é sobre se as atividades deveriam ser agrupadas perto da cúpula
administrativa ou dispersadas ao longo das divisões das empresas maiores.
Para Chiavenato (2011) a centralização e a descentralização referem-se ao nível
hierárquico no qual as decisões devem ser tomadas.
De acordo com as afirmações acima, percebe-se que as empresas maiores tendem
a se preocupar constantemente com a centralização ou descentralização de seus
processos administrativos, a fim de encontrarem o melhor método para alcançar suas
metas. Uma das decisões mais importantes a serem tomadas é a de centralizar ou
descentralizar seus processos de compras, onde as vantagens e desvantagens da
centralização deve ser previamente analisadas e discutidas.
5.1
CENTRALIZAÇÃO DE COMPRAS
Na concepção de Chiavenato (2011), a centralização enfatiza as relações
escalares, isto é, a cadeia de comando. A organização é desenhada dentro da premissa
de que o indivíduo no topo possui a mais alta autoridade.
A centralização de compras ocorre geralmente em pequenas empresas, onde os
gerentes ou proprietários decidem centralizar não somente as decisões sobre compras e
sim todos os processos decisório que envolva de forma direta ou indiretamente o capital
da empresa. Isso não significa que grandes e médias empresas também não optam por
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este tipo de política. Para uma maior compreensão desta estratégia, é importante que
suas vantagens e desvantagens sejam apresentadas.
5.1.1 Vantagens e desvantagens da centralização de compras
A centralização das compras pode ser definida pelos administradores de uma
empresa caso compreendam que esta será a melhor diretriz para alcançar suas
estratégias de gestão e custos. Entre as definições que competem às vantagens desta
estratégia, encontra-se a seguinte, onde relata que:
As vantagens desse procedimento são inúmeras. Evitam a duplicação e a
possibilidade de compradores de um mesmo órgão competir entre si, no que tange
às compras de materiais sob sua responsabilidade, levando-se em conta a situação
na qual dois ou mais compradores possam adquirir o mesmo material ou insumo
para produtos diferentes, de uma ou várias fontes de fornecimento com preços e
condições distintas. (Gonçalves, 2010, p. 250)
Conforme a definição do autor pode-se observar que um dos objetivos da
centralização de compras seria a padronização dos produtos e fornecedores para todo o
grupo, mantendo assim uma homogeneidade nos valores dos produtos e serviços a
serem adquiridos, como das fontes fornecedoras, onde estes tendem a se tornar
parceiros de longo prazo e não apenas, fornecedores comuns.
O quadro 1.1 apresenta uma visão macro das vantagens e desvantagens da
centralização de compras.
Quadro 1.1 - Algumas vantagens e desvantagens da centralização de compras
Centralização de Compras
Vantagens
Desvantagens
1. As decisões são tomadas por
administradores que possuem visão global
da empresa
1. As decisões são tomadas na cúpula que
está distanciada dos fatos e das
circunstâncias.
2. Os tomadores de decisão no topo são
mais bem treinados e preparados do que
os que estão nos níveis mais baixos.
2. Os tomadores de decisão no topo têm
pouco contato com as pessoas e situações
envolvidas.
3. As decisões são mais consistentes com
os objetivos gerais globais.
3. As linhas de comunicação ao longo da
cadeia escalar provocam demora e maior
custo operacional.
4. As decisões passam pela cadeia escalar,
4. A centralização elimina esforços
envolvendo pessoas intermediárias e
duplicados de vários tomadores de decisão
possibilitando distorções e erros pessoais
e reduz custos operacionais.
no processo de comunicação da decisões.
Fonte: Chiavenato, 2011, p. 162.
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De acordo com as análises realizas sobre centralização de compras e suas
vantagens e desvantagens, pode-se observar que ela apresenta pontos positivos e
negativos, ficando a critério dos administradores a decisão sobre esta importante
estratégia nas organizações.
6.
METODOLOGIA
A metodologia utilizada para realização deste trabalho foi embasada sobe uma
revisão bibliográfica, que segundo Gonsalves (2007) identifica e analisa dados escritos
em livros, artigos, entre outros textos produzidos a respeito do tema em questão. Um
estudo de caso também foi elaborado para discussão e analise do objetivo central do
tema onde Oliveira (2008) diz que o estudo de caso contribui para compreender melhor os
fenômenos individuais, os processos organizacionais e políticos da sociedade.
A pesquisa conta com uma abordagem qualitativa, caracterizada pelos atributos e
aspectos não mensuráveis podendo ser definida também como descritiva. Fachin (2006)
esboça que o objetivo deste tipo de pesquisa não é mensurar e quantificar, mediante o
emprego de procedimentos estatísticos, dados obtidos no estudo de caso, que serão
apenas descritos, interpretados e analisados em maior grau de profundidade.
Através de um questionário sobre o processo de compras da empresa e as
vantagens e desvantagens da centralização delas, a pesquisa foi complementada por
visitas e entrevistas, com o objetivo de compreender com maiores detalhes as
informações levantadas para o estudo de caso.
7.
ESTUDO DE CASO
O presente estudo de caso foi desenvolvido em uma empresa multinacional
brasileira, a mesma atua a cerca de cinco décadas no mercado.
Com foco destinado à aquisição de marcas nacionais e internacionais consagradas
no mercado, a empresa vem conquistando de maneira agressiva seu marketing share,
alcançando grandes destaques no cenário global, sendo hoje uma das maiores empresas
do setor de proteína animal do mundo. A mesma possui diversas unidades no Brasil.
Para que toda essa estrutura continue a apresentar resultados satisfatórios e
atenda às expectativas de seus clientes, acionistas e de seus colaboradores, é necessário
que exista um rigoroso controle e gestão de suas fontes de suprimento, para possibilitar o
atendimento de todas as necessidades destas unidades produtivas, mantendo o fluxo das
operações com níveis equilibrados de estoque, evitando a falta e a ociosidade do mesmo.
O processo de aquisição de mercadorias da empresa segue uma política
desenvolvida pela diretoria de suprimentos e pelos gestores da área, localizados na
matriz. Todos os profissionais envolvidos de forma direta ou indireta neste processo
devem ter o conhecimento desta instrução normativa. Apesar de tal exigência nem todas
as unidades contam com uma equipe de compras. Apenas as unidades em pontos
estratégicos, consideradas regionais, possuem estas equipes.
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A política é fundamentada, no passo a passo do processo, onde as diretrizes e os
critérios estabelecidos são contextualizados para cada tipo de aquisição. Em sua
composição, o processo de compra segue os seguintes procedimentos:
Solicitação: documento emitido para formalizar a solicitação de uma compra para
itens de consumo e reposição. Processo realizado pelo almoxarifado através do
sistema informatizado da empresa;
Requisição: documento emitido pelos usuários para formalizar a solicitação de um
material ou a contratação de um serviço. Também realizado através do sistema
informatizado. As requisições podem ser normais; urgentes (quando o Lead Time
do fornecedor é maior que o Lead Time da necessidade) e emergenciais (quando a
compra é para evitar uma situação de risco, que comprometa a Política de saúde,
segurança, meio-ambiente ou qualidade);
Cotação: toda cotação é realizada pelo comprador, através de um portal de
compras da empresa, após a solicitação e requisição terem sido aprovadas pelas
alçadas competentes. Todo processo de compra deve respeitar o número mínimo
de cotação exigido de acordo com o valor de cada aquisição. Exceto para os itens
de contrato que já foram negociados por um comprador corporativo da matriz,
processo centralizado que será abordado mais a frente;
Pré-pedido: o pré-pedido é gerado após passar pela cotação, onde o fornecedor
vencedor com a melhor condição é escolhido. Após aprovado pela alçada
competente, um pedido de compra é gerado e enviado ao fornecedor vencedor;
Pedido de compra: documento formal que autoriza a compra dos itens e serviços
aos fornecedores.
Todo pedido de compra para itens sem contratos passam por uma alçada de
aprovação, sendo o fator determinante para cada nível de aprovação o valor de cada um
deles. No quadro 2.1 é possível observar como são divididas as alçadas por aprovador.
Por se tratar de informação sigilosa, os valores serão representados de forma simbólica.
Pois o objetivo da pesquisa é a compreensão do processo.
Quadro 2.1 - Alçadas de Aprovação de Pedidos de Compras.
Faixa
Aprovadores
Até R$ 1.000,00
De R$ 1.001,00 a R$ 2.000,00
De R$ 2.001,00 a R$ 3.000,00
De R$ 3.001,00 a R$ 4.000,00
Gerente Administrativo Filial
1º Gerente Administrativo Filial
2º Comprador Corporativo
1º Gerente Administrativo Filial
2º Comprador Corporativo
3º Gestor da categoria
1º Gerente Administrativo Filial
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Acima de R$ 4.000,00
2º Comprador Corporativo
3º Gestor da categoria
4º Gestor Corporativo
1º Gerente Administrativo Filial
2º Comprador Corporativo
3º Gestor da categoria
4º Gestor de Suprimentos Corporativo
5º Diretor de Suprimentos Corporativo
Fonte: Desenvolvido pelo autor
O quadro acima foi elaborado, assim como todo o estudo de caso, através das
informações coletadas na visita e entrevista à empresa e com as informações adquiridas
pelo questionário respondido pelos compradores corporativo da matriz.
Para compra de itens como embalagens, insumos, produtos químicos, peças e
equipamentos de alto valor agregado de uso frequente, o processo de negociação é
centralizado na matriz, porém a decisão de compra é descentralizada, ficando a critério
das unidades, conforme suas necessidades.
No quadro 2.1 as compras até R$ 1.000,00 caracteriza um sistema
descentralizado, pois as compras até tal valor são decididas e aprovadas pela gerência
administrativa da unidade regional. Para as compras acima deste valor (independente de
qual seja) precisam ser aprovadas pela matriz, caracterizando um sistema centralizado.
Com isso, identificou-se que a empresa adota o sistema misto, conhecido também como
híbrido, em seus processos de compras, buscando um equilíbrio sobre as vantagens da
centralização e descentralização de suas aquisições. Para uma melhor analise de tal
decisão, os quadros 2.2 e 2.3 oferecem uma visão macro das vantagens e desvantagens
existentes de cada processo.
Quadro 2.2 - Vantagens e desvantagens da centralização de compras na empresa
Centralização de Compras na Empresa
Vantagens
1. Padronização das estratégias de
compras.
Desvantagens
1. Perda de autonomia das unidades para
resolução dos problemas urgentes.
2. Padronização dos processos e ganho na
negociação com preço e prazo melhor
2. Burocratização de processos.
devido volume.
3. Redução de equipe de trabalho, melhor
controle das informações, facilitando a
tomada de decisão.
3. Perda de peformance em compras.
4. Homogeneidade de preços, evitando
concorrência entre os compradores da
empresa.
4. Acompanhamento distante das
aquisições e da satisfação do usuário final.
Geralmente o feedback é recebido por
telefone ou e-mail.
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5. Insumos e embalagens padronizadas,
permitindo transferências entre filiais.
5. Nem sempre o item comprado para todas
as unidades é o melhor item para atender
uma determinada planta.
Fonte: Desenvolvido pelo autor
De acordo com o quadro 2.2, nota-se que nas vantagens da centralização,
apresenta-se uma grande preocupação sobre a gestão e controle de custos, visando
atitudes eficientes. Quanto à descentralização, observou-se que as atitudes são tomadas
de forma eficaz, buscando resolver os problemas com maior sensibilidade aos fatos. O
quadro 2.3 ilustra as vantagens e desvantagens da descentralização de compras.
Quadro 2.3 - Vantagens e desvantagens da descentralização de compras na empresa
Descentralização de Compras na Empresa
Vantagens
Desvantagens
1. Rapidez nas tomadas de decisão.
1. Redução do ganho por escala
2. Maior agilidade na negociação e compra. 2. Aumento dos estoques
3. Atendimento personalizado ao cliente
interno.
3. Fornecedor não atende o cliente com
prioridade. Pelo poder de barganha.
4. Maior sensibilidade das necessidades
urgentes da unidade.
4. Aumento de custo devido concorrência
entre as empresas do mesmo grupo.
5. Contato adequado com fornecedores
locais.
5. Falta de padrão entre os materiais
comprados pela empresa.
Fonte: Desenvolvido pelo autor
A descentralização de compras apresenta suas vantagens quanto à rapidez nas
tomadas de decisão e atendimento personalizado ao cliente interno como outras
vantagens. Porém, julga-se necessário o acompanhamento da matriz nas atividades de
compras das diversas unidades da empresa pelo país, havendo assim um controle direto
e indireto de suas operações.
Verificou-se, portanto, de acordo com o Quadro 2.1 (Alçadas de Aprovação de
Pedidos de Compras), que a empresa utiliza um sistema misto para suas operações de
compras. Pois compras até determinado valor, são aprovados sem passar pela matriz,
sendo o responsável pela aprovação os gestores administrativos de cada unidade
regional.
15
A centralização da maioria de suas operações comerciais implica sobre os itens de
maior consumo pelas unidades, sendo eles: insumos e embalagens. Produtos com
margem de 95% em contratos. Sempre quando se desenvolve um novo insumo ou
embalagem para determinado destino, a equipe de suprimentos entra em ação
negociando novos contratos de fornecimentos para tais itens.
Quanto às dificuldades encontradas, segundo informações coletadas nas
entrevistas com compradores, a mais pertinente na pesquisa, foi na adaptação do uso do
sistema interno informatizado por novos usuários, além de compras de itens em contratos
com fornecedores diferentes, o que causa divergência no histórico de compras realizadas,
e que são usadas para análises. Estas compras são permitidas apenas quando as
quantidades solicitadas para compra não atingem o faturamento mínimo do fornecedor,
ou em casos de emergência, onde as compras são realizadas com fornecedores locais
pela questão do prazo de entrega.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Pode-se analisar que o principal objetivo da empresa pesquisada de acordo com o
tema, está em controlar seus gastos inerentes a compras de materiais e serviços
diversos. Onde foi identificado que grande parte de suas compras são centralizadas na
matriz, e são geridas por profissionais com visão global do processo. A medida adotada
pela empresa de utilizar as vantagens da centralização junto aos da descentralização,
caracteriza-se um sistema misto ou também conhecido como híbrido, sobre suas
aquisições, disponibilizando para suas unidades o poder de compra até certo valor. Com
isso proporciona aos altos executivos se preocuparem com as grandes aquisições e
elaboração de contratos de fornecimento de embalagens e insumos que são os itens com
maior registro de compras pelas diversas unidades da empresa. E que são responsáveis
pelos maiores custos registrados.
Conclui-se, portanto que o objetivo específico deste trabalho de identificar o melhor
sistema de compras para a empresa pesquisada foi encontrado, sendo o processo misto
o mais adequado. Levando em consideração a sua grande demanda de compras, o limite
estabelecido para decisões internas, é fundamental para compras de suprimentos básicos
e aquisições de produtos e serviços emergenciais.
Como sugestão para futuras pesquisas, sugere-se um estudo mais abrangente
sobre a relação da logística com outras áreas de uma empresa, como: PCP
(Planejamento e Controle da Produção); transporte; armazenagem e movimentação; etc.
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