GPCom TotalCom Marcello Beltrand / Victor Gomes Comunicação Estratégica de Projeto Melhoria da Gestão da Comunicação Porto Alegre - janeiro de 2009 GPCom Comunicação Estratégica do Projeto Marcello Vernet de Beltrand Victor Gomes Porto Alegre - Janeiro de 2009 GPCom Comunicação Estratégica do Projeto Objetivo • Garantir o fluxo de informações necessárias para o bom andamento do projeto apoiado pelo PGQP, considerando todas as partes interessadas, suas necessidades de informação, os interesses estratégicos do PGQP, bem como a dimensão estratégica dos projetos para as organizações envolvidas. GPCom Escopo Comunicação Estratégica do Projeto • Concepção, desenvolvimento e implementação de ferramentas e processos de comunicação em projetos apoiados pelo PGQP. • Elementos centrais da comunicação em projetos: – – – – – Públicos Conteúdo da comunicação Meios de comunicação Cronograma da comunicação Controle da comunicação GPCom Comunicação Estratégica do Projeto Premissas • A comunicação é um fator crítico de sucesso para a gestão de projetos; • O bom andamento dos projetos depende de equipes integradas, informadas e engajadas; • A informação deve fluir de maneira rápida e precisa entre os diversos envolvidos no projeto; • Os prjetos devem comunicar suas conquistas interna e externamente; • A centralização dos esforços de comunicação em projetos facilita sua gestão. GPCom Comunicação Estratégica do Projeto Benefícios • Alinhamento dos diversos agentes envolvidos no projeto; • Maior eficácia na distribuição e compartilhamento de informações relevantes; • Maior interatividade, com estímulo à participação dos envolvidos; • Maior interação e cooperação entre os tomadores de decisão dos projetos; • Maior conhecimento sobre a performance do projeto. GPCom Públicos-alvo Interno • Comitê de Governança (elo principal da comunicação) • Equipes de projeto • Credenciados • Comitês regionais • Gestores na organização • Colaboradores Externo • Imprensa • Formadores de opinião • Instituições, entidades e associações • Comunidade Comunicação Estratégica do Projeto GPCom Comunicação Estratégica do Projeto Processo 1 Plano de Comunicação Interno e Externo 2 3 Caracterização de ferramentas 4 Implementação Avaliação e Melhorias GPCom Comunicação Estratégica do Projeto Processo 1 Plano de Comunicação Interno e Externo 2 3 Caracterização de ferramentas - Contexto do projeto - Públicos envolvidos - Objetivos de comunicação - Ferramentas de comunicação - Itens de controle Método de trabalho: - Entrevistas - Levantamento de informações - Análise de documentos Entrega ao cliente: - Relatório impresso, CD. - Seminário de apresentação 4 Implementação Avaliação e Melhorias GPCom Comunicação Estratégica do Projeto Processo de entrega ao cliente 1 Plano de Comunicação Interno e Externo 2 3 Caracterização de ferramentas 4 Implementação Avaliação e Melhorias - Recomendação de ferramentas de comunicação - Especificação de conteúdo, circulação e periodicidade - Desenho de características técnicas e funções - Definição de requisitos para implantação Método de trabalho: - Reuniões - Análise da viabilidade das ferramentas - Desenvolvimento técnico das ferramentas Entrega ao cliente: - Recomendações técnicas. GPCom Comunicação Estratégica do Projeto Processo de entrega ao cliente 1 Plano de Comunicação Interno e Externo 2 3 Caracterização de ferramentas 4 Implementação Avaliação e Melhorias Implementação técnica Criação do material Definição dos critérios para gestão de ferramentas Gestão das ferramentas Método de trabalho: - Desenvolvimento técnico - Desenvolvimento criativo Entrega ao cliente: - Ferramentas em funcionamento - Gestão das ferramentas GPCom Comunicação Estratégica do Projeto Processo de entrega ao cliente 1 Plano de Comunicação Interno e Externo 2 3 Caracterização de ferramentas 4 Implementação Avaliação e Melhorias Indicadores Grau de conhecimento das informações pelos colaboradores Grau de absorção de conhecimento Grau de adesão ao projeto de gestão Ìndice de percepção da imagem do projeto junto a formadores de opinião Número de acessos ao portal Índice de abertura de emails Método de Controle Sondagens via telefone Mecanismos eletrônicos Matriz ferramentas X clientes GPCom Comunicação Estratégica do Projeto Cronograma 2009 Etapas Mês 1 S1 Plano de Comunicação Interno e Externo Desenvolvimento de Ferramentas Implementação S 2 S 3 Mês 2 S 4 S 1 S 2 S 3 Mês 3 S 4 S 1 S 2 S 3 Mês 4 S 4 S 1 S 2 S 3 Mês 5 S 4 S 1 S 2 S 3 Mês 6 S 4 S 1 S 2 S 3 S 4 GPCom Comunicação Estratégica do Projeto Orçamento Etapas Plano de Comunicação Interno e Externo Desenvolvimento de Ferramentas Implementação Total Carga horária estimada Equipe envolvida Entregas 100 horas 02 consultores seniores Realização de entrevistas, análise de documentos, reuniões e seminários de apresentação 80 horas 02 consultores seniores Pesquisa para conceituação, criação e seminários de apresentação 40 horas 01 técnico de TI Definição de requisitos de TI 60 horas 02 consultores seniores Supervisão da implementação 320 horas 04 técnicos (TI, criação e produção Criação e implementação de ferramentas 240 horas 02 consultores seniores 360 horas 04 consultores técnicos O valor do CEP nos meses 1, 2 e 3 representa três parcelas de R$ 29.600,00 Observações: - A partir do 4º mês o cliente poderá manter o contrato de assessoria mediante acordo de um fee mensal. - Não estão incluídos custos de produção, impressão, veiculação, distribuição, implementação de ferramentas de TI. GPCom Comunicação Estratégica do Projeto Profissionais responsáveis Marcello Vernet de Beltrand • Jornalista (UFRGS), Mestrando em Administração pela Unisinos, pós-graduado em Marketing (ESPM), professor dos cursos de MBA da ESPM entre 1996 e 2006. Curso de Extensão em processos de Fidelização de Clientes na Universidade Corporativa da Saturn (GM) no Tennesse (EUA). Atuação nas áreas de Comunicação e Marketing, com ênfase em programas de relacionamento com clientes. Experiência no setor automotivo, telecomunicações, Governo, Professor de MBA da ESPM. Organizador do livro “Cooperar para Competir”, do MBC e Sebrae. Publicou artigos em Exame, ZH e Gazeta Mercantil. Vice-chairman do Comitê de Marketing da AMCHAM nosanos de 2005 e 2006. Experiência de consultoria nas empresas Telet, General Motors do Brasil, Toyota do Brasil, WWF-Brasil, Grupo Sinosserra, Movimento Brasil Competitivo (MBC), Unimed, Sebrae, Senar, ESPM, IBGEN, Todeschini Móveis. Victor Gomes • Graduado em Comunicação Social/Publicidade e Propaganda, Especialista em Marketing, MBA Master of Business Administration (University of Dallas, TX, USA), Mestre em Administração (UNISINOS). Professor de disciplinas de marketing em cursos de graduação e pós-graduação (UNISINOS, FAPA, IBGEN, La Salle). Profissional com 15 anos de experiência em planejamento e implementação de programas de marketing, marketing de relacionamento / CRM, análise de mercado e desenvolvimento de produtos, tendo atuado em empresas como RBS, Claro, Dell Computadores e UNISINOS. TotalCom Melhoria da Gestão da Comunicação Marcello Vernet de Beltrand Victor Gomes Porto Alegre - Janeiro de 2009 TotalCom Melhoria da Gestão da Comunicação Objetivo • Promover a melhoria da gestão da comunicação interna e externa, considerando suas dimensões estratégicas e táticas, alinhadas com os Programas de Melhoria de Gestão do PGQP. TotalCom Escopo • Auditoria de comunicação, planejamento e implementação de programas de comunicação interna e externa. • Elementos centrais na melhoria da gestão da comunicação: – – – – – – – Estratégia da comunicação Visão integrada da comunicação Públicos Conteúdo da comunicação Meios de comunicação Cronograma da comunicação Controle da comunicação Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Melhoria da Gestão da Comunicação Premissas • Reconhecimento da relevância estratégica da comunicação; • Reconhecimento das dimensões interna e externa da comunicação organizacional; • Necessidade de alinhamento da comunicação com a estratégia organizacional; • Necessidade de alinhamento da comunicação com os programas de melhoria de gestão; • Necessidade de mensuração dos esforços de comunicação; • Necessidade de abordagens estruturadas e consistentes para a análise e melhoria dos processos de comunicação. TotalCom Melhoria da Gestão da Comunicação Benefícios • Maior consistência para as estratégias e ações de comunicação; • Desenvolvimento de métodos planejamento, de controle e de monitoramento da comunicação; • Melhoria nos resultados da comunicação; • Identificação de oportunidades de ganhos competitivos a partir dos processos de comunicação; • Melhoria no relacionamento com públicos interno e externo, bem como na imagem da organização. TotalCom Públicos Internos • Gestores • Colaboradores • Acionistas Externos • • • • • • • Clientes (potenciais, atuais) Intermediários (canais de distribuição) Fornecedores Imprensa Formadores de opinião Instituições, entidades, associações Comunidade Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Processo 1 2 Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo 3 Caracterização de ferramentas 4 Melhoria da Gestão da Comunicação 5 Assessoria para implementação Avaliação e Melhorias TotalCom Processo 1 2 Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo 3 Caracterização de ferramentas 4 - Definição do escopo e objetivos da avaliação - Identificação dos grupos (int. e ext.) para entrevistas - Análise: estratégia, ambiente organizacional, linha de comunicação, processos, ferramentas e resultados - Identificação de melhorias na comunicação - Recomendação estratégica Método de trabalho: - Coleta, classificação e análise das ferramentas de comunicação - Coleta e análise de dados primários: condução de entrevistas, focus groups e/ou surveys* Entrega ao cliente: -Relatório impresso, CD. - Seminário de apresentação Melhoria da Gestão da Comunicação 5 Assessoria para implementação Avaliação e Melhorias TotalCom Processo 1 2 Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo 3 Caracterização de ferramentas 4 5 Assessoria para implementação Avaliação e Melhorias - Diagnóstico - Definição de objetivos - Definição de estratégias - Proposição de ferramentas e ações de comunicação - Definição dos mecanismos de controle Método de trabalho: - Entrevistas - Reuniões - Pesquisa de dados secundários - Elaboração e síntese Entrega ao cliente: - Relatório impresso, CD. - Seminário de apresentação Melhoria da Gestão da Comunicação TotalCom Processo 1 2 Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo 3 4 Caracterização de ferramentas Melhoria da Gestão da Comunicação 5 Assessoria para implementação Avaliação e Melhorias - Avaliação dos canais existentes e TI; - Recomendação de ferramentas de comunicação; - Especificação de conteúdo, circulação e periodicidade - Desenho de características técnicas e funções; - Definição dos pre-requisitos de implantação Método de trabalho: - Reuniões - Análise de viabilidade das ferramentas - Desenvolvimento técnico das ferramentas Entrega ao cliente: - Recomendações técnicas TotalCom Processo 1 2 Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo 3 Caracterização de ferramentas 4 Melhoria da Gestão da Comunicação 5 Assessoria para implementação Avaliação e Melhorias - Implementação técnica - Criação do material - Definição dos critérios para gestão de ferramentas - Gestão das ferramentas Método de trabalho: - Desenvolvimento técnico - Desenvolvimento criativo Entrega ao cliente: - Ferramentas em funcionamento - Padrão técnico para gestão das ferramentas TotalCom Processo 1 2 Avaliação da comunicação Plano de comunicação interno e externo 3 Caracterização de ferramentas 4 Melhoria da Gestão da Comunicação 5 Assessoria para implementação Avaliação e Melhorias Indicadores Grau de conhecimento das informações pelos colaboradores Grau de absorção de conhecimento Grau de adesão ao projeto de gestão Ìndice de percepção da imagem do projeto junto a formadores de opinião Número de acessos ao portal Índice de abertura de emails Método de Controle Sondagens via telefone Mecanismos eletrônicos Matriz ferramentas X clientes TotalCom Melhoria da Gestão da Comunicação Cronograma 2009 Etapas Mês 1 S1 Avaliação da comunicação Plano de Comunicação Desenvolvimen to de ferramentas Assessoria para implementação S 2 S 3 Mês 2 S 4 S 1 S 2 S 3 Mês 3 S 4 S 1 S 2 S 3 Mês 4 S 4 S 1 S 2 S 3 Mês 5 S 4 S 1 S 2 S 3 Mês 6 S 4 S 1 S 2 S 3 S 4 TotalCom Orçamento versão grande empresa Etapas Carga horária estimada Equipe envolvida Melhoria da Gestão da Comunicação Entregas Avaliação da Comunicação 80 horas 02 consultores seniores Entendimento do campo organizacional mediante entrevistas, análise e reuniões Plano de Comunicação Interno e Externo Desenvolvimento de Ferramentas 100 horas 02 consultores seniores Realização de entrevistas, análise de documentos, reuniões e seminários de apresentação 80 horas 02 consultores seniores Pesquisa para conceituação, criação e seminários de apresentação 40 horas 01 técnico de TI Definição de requisitos de TI 60 horas 02 consultores seniores Supervisão da implementação 320 horas 04 técnicos (TI, criação e produção Criação e implementação de ferramentas 320 horas 02 consultores seniores 360 horas 04 consultores técnicos Assessoria à Implementação Total O valor do MGC nos meses 1, 2, 3 e 4 representa quatro parcelas de R$ 27.200,00 Observações: - A partir do 5º mês o cliente poderá manter o contrato de assessoria mediante fee mensal. - Não estão incluídos custos de produção, impressão, veiculação, distribuição, implementação de ferramentas de TI. TotalCom Melhoria da Gestão da Comunicação Orçamento versão pequena empresa Etapas Carga hor. estimada Equipe envolvida Entregas Avaliação da comunicação 40 horas 02 consultores seniores Entendimento do campo organizacional mediante entrevistas, análise e reuniões Plano de Comunicação Interno e Externo 40 horas 02 consultores seniores Realização de entrevistas, análise de documentos, reuniões e seminários de apresentação Desenvolvimento de Ferramentas 40 horas 02 consultores seniores Pesquisa para conceituação, criação e seminários de apresentação 40 horas 01 técnico de TI Definição de requisitos de TI 40 horas 02 consultores seniores Supervisão da implementação 200 horas 04 técnicos (TI, criação e produção Criação e implementação de ferramentas 160 horas 02 consultores seniores 240 horas 04 consultores técnicos Assessoria à Implementação Total O valor do MGC-PEQ nos meses 1, 2, 3 e 4 representa quatro parcelas de R$ 14.800,00 Observações: - A partir do 5º mês o cliente poderá manter o contrato de assessoria mediante acordo de um fee mensal. - Não estão incluídos custos de produção, impressão, veiculação, distribuição, implementação de ferramentas de TI. TotalCom Melhoria da Gestão da Comunicação Profissionais responsáveis Marcello Vernet de Beltrand • Jornalista (UFRGS), Mestre em Administração pela Unisinos, pós-graduado em Marketing (ESPM), professor dos cursos de MBA da ESPM entre 1996 e 2006. Curso de Extensão em processos de Fidelização de Clientes na Universidade Corporativa da Saturn (GM) no Tennesse (EUA). Atuação nas áreas de Comunicação e Marketing, com ênfase em programas de relacionamento com clientes. Experiência no setor automotivo, telecomunicações, Governo, Professor de MBA da ESPM. Organizador do livro “Cooperar para Competir”, do MBC e Sebrae. Publicou artigos em Exame, ZH e Gazeta Mercantil. Vice-chairman do Comitê de Marketing da AMCHAM nosanos de 2005 e 2006. Experiência de consultoria nas empresas Telet, General Motors do Brasil, Toyota do Brasil, WWF-Brasil, Grupo Sinosserra, Movimento Brasil Competitivo (MBC), Unimed, Sebrae, Senar, ESPM, IBGEN, Todeschini Móveis. Victor Gomes • Graduado em Comunicação Social/Publicidade e Propaganda, Especialista em Marketing, MBA Master of Business Administration (University of Dallas, TX, USA), Mestre em Administração (UNISINOS). Professor de disciplinas de marketing em cursos de graduação e pós-graduação (UNISINOS, FAPA, IBGEN, La Salle). Profissional com 15 anos de experiência em planejamento e implementação de programas de marketing, marketing de relacionamento / CRM, análise de mercado e desenvolvimento de produtos, tendo atuado em empresas como RBS, Claro, Dell Computadores e UNISINOS. Matriz estratégica da comunicação Marcello Beltrand Victor Gomes Janeiro de 2008 Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- Respons. mentas Ações 1 2 3 Conselhos Patrocinadores Executivos Comites, Voluntários, Técnicos Desenvolver / capacitar Empresas Privadas Gestores chave 4 Informar 1.Indicadores/resultados 2. Conhecimento teórico e metodológico 3. Status dos projetos (indicadores) 4. Lições apreendidas internamente 5. Agenda Conquistar adesão 7. Referencial comparativos 8. Benefícios para sociedade 5 6 Formadores Opinião Tornar advogados Email-marketing Time de B. Newsletter comuni- C. Portal cação D. Eventos/reuniões E. Assessoria de imprensa F. Relatórios G. Colunas em jornal e informativos de entidades H. Outdoor I. Rádio J. Capacitação presencial e virtual 6. Estratégia / Objetivo / Metas Governos Org. Soc. Civil A. esenvolvido por Marcello Beltrand Beneficiários Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- Respons. mentas Ações Beneficiários 1 Conselhos Patrocinadores Executivos Informar Tornar advogados Cerca de 70 pesssoas, ligadas ao PGQP, exercem influência sobre as políticas e programas do PGQP. 1.Indicadores/resultados 3. Status dos projetos (indicadores) A. Email marketing. B. Newsletter C. . D. Eventos/reuniões E. Assessoria de imprensa F. Relatórios 5. Agenda G. . 6. Estratégia / Objetivo / Metas H. . I. . J. . 7. Referenciais comparativos 8. Benefícios para sociedade Ilana Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Tipo de Comunicação Informação Ferra- Respons. mentas Ações Beneficiários 2 Comites, Voluntários, Técnicos 1.Indicadores/resultados Informar Desenvolver capacitar Conquistar adesão 2. Conhecimento teórico e metodológico 3. Status dos projetos (indicadores) 4. Lições apreendidas internamente 5. Agenda A. Email-marketing B. Newsletter C. Portal D. Eventos/reuniões E. Assessoria de imprensa F. . G. Colunas em jornal e informativos de entidades H. Outdoor I. Rádio J. Capacitação presencial e virtual 6. Estratégia / Objetivo / Metas ... 7. . 8. Benefícios para sociedade Catiucia Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Tipo de Comunicação Informação Ferra- Respons. mentas Ações Beneficiários 3 1.Indicadores/resultados Empresas Privadas Informar Gestores chave Desenvolver / capacitar Conquistar adesão 2. Conhecimento teórico e metodológico 3. . 4. Lições apreendidas internamente 5. Agenda 6. Estratégia / Objetivo / Metas 7. Referenciais comparativos ... 8. Benefícios para sociedade A. Email-marketing B. Newsletter C. Portal D. Eventos/reuniões E. . F. Relatórios G. . H. Outdoor I. Rádio J. Capacitação presencial e virtual Emanuela Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Comunicação Tipo de Informação Ferra- Respons. mentas Ações Beneficiários 4 A. Email-marketing B. Newsletter C. Portal 3. Status dos projetos (indicadores) D. Eventos/reuniões E. . 4. Lições apreendidas internamente F. . G. . H. . I. . J. Capacitação presencial e virtual 1.Indicadores/resultados Governos Informar Desenvolver / capacitar Conquistar adesão 2. Conhecimento teórico e metodológico 5. Agenda 6. Estratégia / Objetivo / Metas .... 7. Referenciais comparativos 8. Benefícios para sociedade ... Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Tipo de Comunicação Informação Ferra- Respons. mentas Ações Beneficiários 5 Org. Soc. Civil Informar Tornar advogados 1.Indicadores/resultados A. Email-marketing 2. . B. Newsletter C. Portal D. Eventos/reuniões E. Assessoria de imprensa F. . G. Colunas em jornal e informativos de entidades H. Outdoor I. Rádio J. . 3. Status dos projetos (indicadores) 4. . 5. Agenda 6. . ... 7. . 8. Benefícios para sociedade Ilana Modelo de Comunicação Matriz estratégica do planejamento de comunicação Objetivo de Tipo de Comunicação Informação Ferra- Respons. mentas Ações Beneficiários 6 Formadores Opinião Informar A. Email B. Newsletter C. . D. Eventos/reuniões E. Assessoria de imprensa F. Relatórios 5. Agenda G. . 6. Estratégia / Objetivo / Metas H. . I. . J. . 1. Indicadores/resultados 2. 3. . 4. . .... 7. . 8. Benefícios para sociedade Pierry Glossário • • • • • • • Objetivos estratégicos Públicos Objetivos de comunicação Informação/conteúdo Canais/Ferramentas/Meios Responsável Ações Glossário • Objetivos estratégicos Glossário • Públicos Glossário • • • • • • • Objetivos estratégicos Públicos Objetivos de comunicação Informação/conteúdo Canais/Ferramentas/Meios Responsável Ações Glossário • • • • • • • Objetivos estratégicos Públicos Objetivos de comunicação Informação/conteúdo Canais/Ferramentas/Meios Responsável Ações Glossário • • • • • • • Objetivos estratégicos Públicos Objetivos de comunicação Informação/conteúdo Canais/Ferramentas/Meios Responsável Ações Visão sistêmica da comunicação PGQP – 2009/2010 Visão sistêmica da comunicação - PGQP – 2009/2010 Felizzola Pierry Objetivos estratégicos Imagem de excelência Ampliação de Mais clientes vendas produtos Setor Público credenciados Captação de funding Partes interessadas Programas •Comitês Regionais e Setoriais Plano de Marketing Glauco •Organizações aderidas Plano de Captação Glauco •Voluntários Plano Ass. Imprensa Raquel •Fornecedores •Doadores •Governos •Entidades •Imprensa Comunicação de Projetos Metodologia A C P MVB Publicações Elisiário Rocha Portal Worbi - Ricardo D Conhecimento / Relacionamento Matriz “programas de comunicação X clientes” Partes interessadas Comitês regionais 11 e Setoriais Organizações 14 Aderidas / Voluntários Entidades 17 Governos 20 Doadores 17 Fornecedores 5 Imprensa 6 15 11 Imagem excelência Vendas Captação funding Mais clientes do setor público 12 15 14 22 Planilha de acompanhamento dos Programas de Comunicação e Marketing (a ser completada com as consultorias externas e Glauco) VISÃO SISTÊMICA DA COMUNICAÇÃO PGQP - 2009/2010 MACROPLANO DE AÇÕES Plano de Marketing Ação 1 Ação 2 Ação 3 Plano de Captação Ação 1 Ação 2 Ação 3 Assessoria de Imprensa Ação 1 Ação 2 Ação 3 Comunicação de Projetos Reuniões/cafés da manhã de apresentação para lideranças Divulgação através de assessoria de imprensa Produção de folder de apresentação Envio de e-mail marketing Publicações Ação 1 Ação 2 Ação 3 Portal Ação 1 Ação 2 Ação 3 Marcello/ Victor Marcello/ Victor Marcello/ Victor Marcello/ Victor Dez Nov Out Set Ago Resp. Jul Como Mai Vendas Jun Captação funding Abr Imagem excelência Mar Status Fev Programas / Ações Cronograma - 2009 Mais clientes setor público Jan Impacto nos objetivos Orça Indicad ment or o