UNIVERSIDADE DO VALE DO RIO DOS SINOS - UNISINOS CIÊNCIAS ECONÔMICAS ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS IDENTIFICAÇÃO DO NÍVEL DE MATURIDADE DO ALINHAMENTO ENTRE O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE NEGÓCIOS E DE TI EM EMPRESAS DE PEQUENO E MÉDIO PORTE FABIO MIGUEL JUNGES São Leopoldo 2008 FABIO MIGUEL JUNGES IDENTIFICAÇÃO DO NÍVEL DE MATURIDADE DO ALINHAMENTO ENTRE O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE NEGÓCIOS E DE TI EM EMPRESAS DE PEQUENO E MÉDIO PORTE Trabalho de conclusão de curso apresentado como requisito para a obtenção do título de Bacharel em Administração de Empresas pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos – UNISINOS. Orientador: Prof. Dr. Claudio Gonçalo São Leopoldo 2008 “Sucesso é acordar de manhã – não importa quem você seja, onde você esteja, se é velho ou se é jovem – e sair da cama porque existem coisas importantes que você adora fazer, nas quais você acredita, e em que você é bom. Algo que é maior que você pensa, que você quase não agüenta esperar para fazer hoje.” Whit Hobbs SUMÁRIO LISTA DE FIGURAS .............................................................................................................. 6 LISTA DE TABELAS .............................................................................................................. 7 RESUMO ............................................................................................................................... 8 1. INTRODUÇÃO................................................................................................................ 9 2. DEFINIÇÃO DO PROBLEMA ....................................................................................... 11 2.1 Objetivos .................................................................................................................... 12 2.1.1 Objetivo Geral ...................................................................................................... 12 2.1.2 Objetivos Específicos ........................................................................................... 12 2.2 Relevância da pesquisa ............................................................................................. 13 3. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA .................................................................................... 15 3.1 Estratégia ................................................................................................................... 15 3.2 Administração Estratégica .......................................................................................... 17 3.3 Planejamento / Planejamento Estratégico .................................................................. 22 3.4 Planejamento estratégico de tecnologia da informação .............................................. 25 3.5 Metodologias de PETI ................................................................................................ 27 3.6 Alinhamento do PETI e do PEE .................................................................................. 35 3.7 Modelos de alinhamento do PETI ao PEE .................................................................. 37 3.7.1 Modelo de Rockart e Morton ................................................................................ 38 3.7.2 Modelo de Macdonald .......................................................................................... 39 3.7.3 Modelo de Walton ................................................................................................ 40 3.7.4 Modelo de Henderson e Venkatraman ................................................................. 40 3.7.5 Modelo de Yetton, Johnston e Craig .................................................................... 42 3.7.6 Modelo de McGee e Prusak ................................................................................. 42 3.7.7 Modelo de Rezende e Abreu ............................................................................... 43 3.8 Análise dos modelos de alinhamento PETI e PEE ..................................................... 45 3.9 Métodos de avaliação do alinhamento ....................................................................... 48 3.9.1 Modelo de Avaliação de Nível de Maturidade de Luftman .................................... 48 3.9.2 Modelo de Avaliação dos Fatores de Sustentação do Alinhamento de Rezende . 51 3.10 Comparação entre os modelos de avaliação ............................................................ 54 3.11 Modelo de avaliação selecionado ............................................................................. 55 4. METODOLOGIA DA PESQUISA .................................................................................. 56 4.1 Delineamento da pesquisa ......................................................................................... 56 4.1.1 Justificativa dos métodos de pesquisa ................................................................. 56 4.1.2 Etapas e fases da pesquisa ................................................................................. 57 4.1.3 Instrumento de pesquisa ...................................................................................... 60 4.2 Amostra / Unidade de análise..................................................................................... 60 4.2.1 Caracterização das empresas participantes......................................................... 61 4.3 Técnica de análise de dados da pesquisa .................................................................. 61 4.4 Limitações da pesquisa .............................................................................................. 62 5. CONCLUSÃO ............................................................................................................... 63 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ..................................................................................... 64 ANEXO A – Instrumento de Pesquisa (Questionário) .......................................................... 66 LISTA DE FIGURAS Figura 1 Modelo de Administração Estratégica .................................................................... 19 Figura 2 Modelo de Porter - Forças Competitivas ................................................................ 21 Figura 3 Exemplo de Cadeia de Mercado ............................................................................ 22 Figura 4 Níveis de Decisão em uma Organização ............................................................... 23 Figura 5 Modelo de Rockart e Morton (1984) ....................................................................... 38 Figura 6 Modelo de Macdonald (1991) ................................................................................ 39 Figura 7 Modelo de Walton (1993) ...................................................................................... 40 Figura 8 Modelo de Henderson e Venkatraman (1993)........................................................ 41 Figura 9 Modelo de Yetton, Johnston e Craig (1994) ........................................................... 42 Figura 10 Modelo de Mcgee e Prusak (1994) ...................................................................... 43 Figura 11 Modelo de Rezende e Abreu (2000) .................................................................... 43 Figura 12 Modelo de Sustentação do Alinhamento Estratégico ........................................... 44 Figura 13 Elementos de Alinhamento Estratégico................................................................ 49 Figura 14 Desenho da Pesquisa .......................................................................................... 57 LISTA DE TABELAS Tabela 1 Características dos Modelos de PETI ................................................................... 33 Tabela 2 Comparativo entre os Modelos de PETI ................................................................ 35 Tabela 3 Inibidores e Facilitadores do Alinhamento Estratégico de TI e Negócios ............... 37 Tabela 4 Características dos Modelos de Alinhamento PETI e PEE .................................... 46 Tabela 5 Comparação entre Modelos de Alinhamento PETI e PEE ..................................... 47 Tabela 6 Componentes do Modelo de Avaliação de REZENDE (2002) ............................... 53 Tabela 7 Comparação das Características dos Modelos de Avaliação ................................ 55 RESUMO A tecnologia da informação (TI) assumiu um papel importante em nossas vidas. Hoje utilizamos a tecnologia e seus derivados em situações do cotidiano para nos comunicar, trocar informações, interagir, comprar, vender, e em uma infinidade de outros aspectos. Nas empresas essa realidade também está presente, e cada vez mais a tecnologia da informação assume um papel estratégico no cenário de competitividade globalizado em que vivemos. Para atuar neste mercado e manter a sustentabilidade, as empresas precisam entender como a tecnologia da informação pode contribuir para aumentar a produtividade e tornar a empresa mais competitiva, seja na área comercial, produtiva, administrativa, a de gestão de recursos humanos, em todos os níveis e em toda a sua extensão. Para que tecnologia da informação se apresente como força e não como fraqueza para uma organização, é preciso que o planejamento de uso dos recursos de tecnologia estejam alinhados com o planejamento estratégico da organização. Este trabalho se propõe a realizar um estudo sobre os modelos de planejamento de tecnologia da informação, como estes modelos podem se alinhar ao planejamento estratégico da organização, identifica como mensurar o nível de maturidade deste alinhamento, e ao final se propõe à realização de uma pesquisa científica com empresas de pequeno e médio porte para identificar qual o nível de maturidade do alinhamento entre TI e negócios deste grupo. 1. INTRODUÇÃO A tecnologia da informação (TI) pode ser considerada como a mudança de maior impacto na sociedade moderna que vivemos. Alavancada com maior velocidade a partir da década de 1990, data em que no Brasil houve a abertura do mercado para as importações, a implantação da tecnologia da informação vem crescendo em velocidade significativamente superior à velocidade de crescimento da economia, e tem na Internet seu maior ponto de apoio. O mundo mudou a forma de comunicar, de fazer negócios, de comprar, de vender, de administrar, de aprender, de ensinar e, acima de tudo, mudou a forma como vivemos. No meio corporativo, a aplicação da tecnologia da informação é hoje uma das principais formas de aumentar a competitividade e maximizar o potencial de uma organização. No Brasil há ainda um processo de aprendizado neste sentido, principalmente em pequenas e médias empresas, pois a grande maioria destas ainda não utilizam ferramentas adequadas para a mensuração do valor adicionado com projetos de TI, do nível de utilização adequado para sua operação, bem como da correlação existente entre os investimentos em TI e os resultados da organização. Além disso, pequenas e médias empresas têm um posicionamento diferente em relação à implementação de modelos de planejamento estratégico empresarial. Muitas não possuem um planejamento explícito, guiado por uma metodologia ou seguindo conhecidas práticas de gestão a aplicação de planejamento, o que não significa que ele não exista, pois pode estar presente de forma implícita e integrada ao modo de operação da organização, tão ou mais eficiente e dinâmico se comparado com métodos tradicionais de planejamento. Complementando a estratégia da empresa, o planejamento da tecnologia da informação pode contribuir para tornar a empresa mais competitiva em seu mercado, mas muitas ainda não o tem de forma estruturada, nem tão pouco utilizam métricas que indiquem o alinhamento destes planos de TI com o planejamento da organização. Este trabalho tem como objetivo avaliar o nível de maturidade entre o planejamento estratégico organizacional e o planejamento da tecnologia da informação, bem como os facilitadores e barreiras para este alinhamento, em empresas de pequeno e médio porte da região metropolitana de Porto Alegre. Para isso serão analisados modelos de planejamento de TI, modelos de alinhamento entre TI e negócios, e modelos de mensuração destes aspectos. Os resultados da pesquisa que está proposta permitirão a identificação do nível de maturidade deste grupo de empresas, além de servir como subsídio para o estudo de caso da empresa que ao longo deste trabalho será chamada de “Empresa alfa”, complementando a aplicação prática da pesquisa. O capítulo da definição do problema procura detalhar os aspectos relacionados com a situação atual das empresas, no que diz respeito à utilização de TI, bem como contextualizar através da exposição de dados, estatísticas e considerações relevantes para o desenvolvimento da pesquisa. A fundamentação teórica busca subsídios em autores reconhecidos na área, bem como embasar as argumentações que serão utilizadas no decorrer do trabalho. Através da pesquisa bibliográfica buscam-se informações relevantes sobre o tema planejamento estratégico de TI e negócios, permitindo o entendimento dos aspectos sobre planejamento dentro das organizações, além de buscar autores que tratam da TI como meio estratégico para o crescimento das empresas. O capítulo seguinte apresenta a metodologia da pesquisa que será realizada, caracterizando as etapas em que será distribuída, o perfil das empresas a serem pesquisadas, bem como a caracterização do instrumento de pesquisa que será utilizado. A seguir, a forma como os dados serão coletados e analisados, bem como a apresentação dos resultados obtidos. A etapa final do trabalho será a realização de um estudo de caso com a Empresa alfa, após a coleta e análise dos dados. O objetivo é avaliar o posicionamento adequado desta empresa no cenário identificado, bem como ponderar sobre possibilidades futuras, e direcionamento estratégico indicado para atuação no mercado atual. 2. DEFINIÇÃO DO PROBLEMA A tecnologia da informação é hoje entendida como um dos principais diferenciais competitivos de que uma empresa dispõe. As tecnologias de filtragem de dados, segurança da informação, controle, gerenciamento, entre tantas outras, norteiam as empresas e podem servir realmente como impulsionadoras de organizações de qualquer tamanho. Segundo Torres (1995), o uso da tecnologia da informação deixa de ser uma preocupação essencialmente técnica para assumir uma importância estratégica, passando a ser responsável por grande parte do sucesso empresarial. Constata-se, portanto, que a tecnologia da informação é o principal elemento de mudança no mundo em que vivemos atualmente, e também um dos principais instrumentos de competitividade de que pode dispor uma empresa. A comunicação entre as empresas baseia-se em recursos de tecnologia, o meio utilizado para a troca de informações é a TI, a comunicação com clientes, o gerenciamento de suas relações, os controles internos, tudo passa pela aplicação de recursos de TI. Afinal, como as empresas estão lidando com esta profunda mudança na forma de administrar? O que o mercado demonstra é que algumas estão sabendo utilizar estes recursos em seu favor, e com resultados expressivos criam vantagens em relação aos outros competidores. Outras, no entanto, escondidas sobre os emaranhados de processos burocráticos e mal adminsitrados continuam tendo na TI um centro de custo apenas, ferramenta simples para otimização de processos inadequados. Mas como mensurar o valor da TI para uma determinada organização? Como entender a correlação existente entre um determinado projeto de TI e os resultados de uma empresa, de um projeto? Qual o nível de utilização de TI adequado para determinada organização? Qual o nível de maturidade em que se encontram, e quais os caminhos para maximizar o potencial desta relação? Embora existam inúmero teorias a respeito, não existe uma metodologia única que seja capaz de responder a todas estas questões. As empresas ainda dependem de administradores com a capacidade de avaliar questões altamente complexas através de experiência e um certa dose de feeling, o que nos dias atuais está cada vez mais escasso. Empresas de maior porte têm estruturas mais sedimentadas, e a TI, muitas vezes, ganhou espaço nas discussões estratégicas de nível mais elevado, mas nas empresas de pequeno e médio porte a situação ainda é diferente. Em grande parte das pequenas e médias empresas o responsável pela área de TI é, ainda, “qualquer um” que esteja disponível para acumular esta função, podendo ser o responsável pelo RH, contabilidade, custos, ou qualquer outra área, desde que demonstre um “conhecimento de informática” e um interesse mediano. Este trabalho procura explorar a relação negócios e TI, e definir o nível de maturidade do alinhamento entre o planejamento estratégico de negócios e de TI, através do estudos dos modelos e práticas existentes, bem como aplicação de uma pesquisa com empresas de pequeno e médio porte. É um tema recente, complexo, mas a discussão é de fundamental importância para a construção de um administrador completo, capaz de direcionar empresas de qualquer tamanho em um mundo realmente globalizado e competitivo. 2.1 Objetivos Os objetivos de uma pesquisa científica caracterizam o objeto a ser investigado, direcionam o trabalho do pesquisador e servem como uma espécia de linha de chegada para o trabalho proposto. Se a definição do problema é uma questão a investigar, o objetivo é um resultado a ser alcançado. O objetivo geral alcançado responde ao problema de pesquisa, sendo os objetivos específicos metas que devem ser atingida para responder plenamente ao objetivo geral. 2.1.1 Objetivo Geral Avaliar as práticas de gestão dos recursos de tecnologia da informação em empresas de pequeno e médio porte, identificando o nível de maturidade do alinhamento entre o planejamento de TI (PETI) e o planejamento estratégico empresarial (PEE), bem como identificando as principais barreiras e os facilitadores para este alinhamento. 2.1.2 Objetivos Específicos Identificar as práticas de gestão dos recursos de tecnologia da informação nas empresas pesquisadas; Identificar o nível de maturidade do alinhamento entre o planejamento estratégico organizacional e o planejamento estratégico de TI; Identificar desafios futuros para um melhor aproveitamento das oportunidades de mercado no que diz respeito à utilização da TI como diferencial competitivo para as organizações; Identificar as principais barreiras e os facilitadores para o alinhamento entre o planejamento estratégico de TI e de negócios. 2.2 Relevância da pesquisa A aplicação de recursos de tecnologia da informação já há muito tempo deixou de ser opção e se tornou condição fundamental para a sobrevivência de qualquer empresa. No entanto é uma difícil tarefa acompanhar a velocidade de crescimento e lançamento de novas tecnologias no mercado, o que torna o trabalho dos administradores mais complexo ainda. Em empresas de pequeno e médio porte a dificuldade aumenta, pois a grande maioria não tem condições de manter uma área de TI específica, e normalmente acumula esta responsabilidade em outras áreas, diminuindo a capacidade de aproveitamento dos benefícios do bom uso da tecnologia da tecnologia da informação. Algumas são as justificativas para a escolha deste tema de pesquisa, a velocidade de crescimento de TI é uma delas. Hoje a tecnologia da informação cresce ha uma velocidade vertiginosa, e superior à grande maioria dos demais setores da economia. Está presente em quase tudo que fazemos, direta ou indiretamente, com maior ou menor intensidade, em um processo contínuo e de reversão impossível. No mercado isso significa a necessidade de administradores mais qualificados, e capaz de lidar com o dinamismo deste mercado. A globalização, termo tão utilizado por todos e para justificar boa parte das mudanças na sociedade mundial, de fato trouxe um nível de competição alto, e global, sendo que o planejamento estratégico de qualquer organização, pequena, média ou grande, de qualquer natureza, deve considerar este fator em suas estratégias, e para isso a tecnologia da informação estará presente invariavelmente, sob pena de não garantir a sustentabilidade do negócio. O baixo nível de utilização dos recursos de tecnologia da informação é outro fator que estimula esta análise. Em geral as empresas não conseguem utilizar à pleno a sua capacidade instalada de tecnologia. Sistemas de gestão ERP, de apoio a decisão, recursos de comunicação, convergência, entre tantos outros, são apenas alguns exemplos de recursos que são, em grande parte, utilizados para atender necessidades básicas. Isso é conseqüência, também, de outro efeito do acelerado crescimento de TI: profissionais com capacidade limitada para entender o modelo sistêmico e altamente “plano” que o uso da a tecnologia da informação permite. Por fim, a tecnologia da informação trata, com muita freqüência, questões intengíveis dentro de uma organização, o que dificulta a mensuração dos resultados obtidos, ou até mesmo a definição de metas, métricas, e acompanhamento de resultados. Projetos de TI são com muita freqüência encaminhados e administrados pelo feeling dos adminsitradores, o que exige maior experiência e capacidade de visão sistêmica. Todos estes fatores sustentam a necessidade e direcionamento de um estudo científico sobre o tema, procurando identificar e aprofundar questões que podem auxiliar na resposta do objetivo geral apresentado neste trabalho. 3. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 3.1 Estratégia A palavra estratégia vem do grego stratègós (de stratos, “exército”, e “ago”, “liderança” ou “comando”), significando inicialmente “a arte do general”. A estratégia, segundo RASMUSSEN (1990), teve sua origem na ciência militar, em períodos turbulentos que ocorreram no início do século XVIII durante a Revolução Industrial da Inglaterra e da Alemanha. Neste período, acadêmicos do exército criaram manuais de estudos militares, planejaram contingências táticas e retiradas estratégicas, estabelecendo um plano de batalha. A meta era um confronto com tropas guerrilheiras, quem obtivesse grande baixa do contingente do inimigo venceria a batalha. Do ponto de vista militar, estratégia é geralmente definida como uma disposição das tropas com o objetivo de alcançar a vitória sobre o inimigo. Usada originalmente na área militar, a palavra é hoje amplamente utilizada na área de negócios, representando um conjunto de definições de como os recursos devem ser aplicados para atingir determinado objetivo. SIMON (1965) definiu estratégia como um conjunto de decisões que determinam o comportamento a ser exigido em determinado espaço de tempo. Henry Mintzberg (1995) define estratégia como uma forma de pensar no futuro integrada no processo decisório, com base em um procedimento formalizado e articulador de resultados, ou seja, afirma que a estratégia deve indicar um rumo futuro (caminho) por regras formalizadas (conjunto de definições) em estruturas flexíveis (articuladas), permitindo mudanças rápidas no rumo definido anteriormente (ciclo em movimento). Para OLIVEIRA (2002), estratégia é definida como um caminho, ou maneira, ou ação formulada e adequada para alcançar, preferencialmente, de maneira diferenciada, os desafios e objetivos estabelecidos, no melhor posicionamento da empresa perante seu ambiente competitivo. Oliveira defina a estratégia como um conjunto de linhas administrativas básicas que especificam a posição da empresa diante dos seus produtos e mercados, as direções em que ela procura desenvolver-se, os instrumentos competitivos que ela usará, os meios através dos quais encontrará novos mercados, a maneira como alocará seus recursos e potencialidades, além das fraquezas que procurará evitar. De acordo com MICHAEL PORTER, em seu livro Estratégia Competitiva, cada empresa que compete em uma indústria possui uma estratégia competitiva, seja ela explícita ou implícita. Esta estratégia tanto pode ter se desenvolvida explicitamente, ou seja, declarada e formalizada por meio de um processo de planejamento, como ter evoluído implicitamente através das atividades dos vários departamentos funcionais da empresa, de forma reativa ao ambiente em que está inserida. MINTZBERG (1991), aponta os diversos sentidos para o qual a palavra estratégia pode ser empregada. O autor amplia o conceito de estratégia, apontando cinco entendimentos que se pode ter do conceito, o que chama de 5Ps para a estratégia. São eles: Estratégia como plano: aqui a estratégia é entendida como sendo um curso de ação, algo intencional e planejado, através do qual se buscam objetivos prédeterminados. É a interpretação mais comum do termo; Estratégia como arranjo: a estratégia pode ser aplicada com a finalidade de confundir, iludir ou comunicar uma mensagem falsa ou não aos concorrentes; Estratégia como padrão: quando um determinado curso de ação traz resultados positivos, a tendência natural é incorporá-lo ao comportamento; se como plano as estratégias são propositais ou deliberadas, como padrão as estratégias são emergentes, surgindo sem intenção; Estratégia como posição: aqui a organização busca no nicho ou na indústria em que atua, um posicionamento que lhe permita sustentar-se e defender sua posição dentro desta indústria; refere-se ao modo como a empresa é percebida externamente pelo mercado; Estratégia como perspectiva: tem relação com o modo como a organização se percebe frente ao mercado; correlaciona-se com a cultura, a ideologia e a percepção interna da organização. ANSOFF (1977) define estratégia comom um conjunto de regras de tomada de decisão para a orientação do comportamento de uma organização. O autor identifica quatro tipos distintos de regras: Objetivos e metas: padrões pelos quais o desempenho presente e futuro da organização é medido, em termos qualitativos (objetivos) e quantitativos (metas); Estratágia empresarial: desenvolvimento do relacionamento da empresa com o seu ambiente externo, que produtos e tecnologias a empresa desenvolverá, onde e para quem os produtos serão vendidos, como conquistar a vantagem competitiva; Conceito organizacional: estabelecimento das relações e dos processos internos na organização; Políticas operacionais: regras pelas quais a empresa conduzirá suas atividades do dia-a-dia. Além disso, o autor define algumas características peculiares associadas ao termo estratégia: A formulação de estratégias em uma organização não resulta em ação imediata, ao contrário, em geral as estratégias definem direção e posição futura para uma determinada organização; A estratégia é usada como base para a geração de projetos, bem como para eliminar possibilidades que com ela sejam incompatíveis; Em geral, na formulação de estratégias de uma organização, não se tem todas as informações precisas, concisas, disponíveis e na quantidade desejada, ou seja, a estratégia deve basear-se não apenas em dados concretos, mas em percepções, análises e vivências dos envolvidos na formulação das estratégias; No momento da formulação da estratégia não é possível identificar todos os projetos e possibilidades que acabarão sendo necessários, por isso a estratégia deve ser flexível, permitindo mudanças dinêmicas para o alinhamento com os objetivos definidos. Fato é que as empresas devem possuir um conjunto de estratégias alinhadas ao longo de sua estrutura, objetivos de diversas áreas convergindo para uma grande estratégia corporativa. Esta estratégia pode não estar declarada, mas ela certamente existe, e é justamente disseminar esta estratégia para toda a organização o grande desafio das organizações. Ao longo dos próximos capítulos avaliaremos algumas nuances sobre o tema, e principalmente sobre como a tecnologia da informação (TI) está inserida neste contexto. 3.2 Administração Estratégica As empresas estão inseridas em um ambiente altamente competitivo. Esta frase já foi inúmeras vezes utilizada, mas ainda contém uma verdade inquestionável. Thomas Friedman, em seu livro O Mundo é Plano, faz uma abordagem absolutamente contemporânea sobre o achatamento do mundo e sobre o comportamento corporativo presente no cenário mundial atual. Cenário em que as empresas de todo o mundo precisam imprimir uma velocidade cada vez maior para que não sejam engolidas pelas megapotências que surgiram nas últimas décadas, ou não verem seus produtos na obsolescência imediatista que a tecnologia permite nos dias de hoje. Neste contexto, nada mais desafiador do que a administração estratégica. Conduzir uma organização complexa em um ambiente dinâmico e de mudanças rápidas requer um significativo preparo e uma capacidade de julgamento altamente desenvolvida. A administração estratégica é desafiadora, pois exige não só a definição de objetivos de uma organização, como também o entendimento do macroambiente (análises políticas, tecnológicas, sociais e ecológicas), conhecer as oportunidades e ameaças do mercado, atender satisfatoriamente os desejos internos da organização, funcionários, fornecedores, acionaistas, e ainda conseguir manter a sustentabilidade para garantir o futuro da organização. A administração estratégica, segundo WRIGHT, KROLL e PARNELL (1988), é um termo que abrange uma série de atividades que devem ser tratadas pela administração de uma organização, entre elas: Analisar oportunidades e ameaças ou limitações que existem no ambiente externo; Analisar os pontos fortes e fracos de uma organização; Estabelecer a missão e os obejtivos gerais da organização; Formular estratégias que permitam combinar pontos fortes e fracos com oportunidades e ameaças do ambiente; Implementar as estratégias; Realizar atividades de controle para assegurar o atingimento dos objetivos definidos na estratégia organizacional. WRIGHT (1998), define que existe um alto nível de inter-relacionamento entre estas atividades, e o papel da administração estratégica é justamente entender estas relações e conseguir direcionar as ações da empresas diante as mudanças nos cenários, nas políticas, no dinamismo do mercado, no posicionamento dos concorrentes e nas próprias mudanças internas. O autor definiu um modelo de administração estratégica, com base em avaliações de práticas de gestão e fundamentação de teorias precedentes, permitindo uma melhor compreensão das etapas que a compõe. O diagrama está representado na Figura 1. Oportunidades e Ameaças do Ambiente Externo Macroambiente Ambiente Setorial Ambiente Interno Recursos, Missão Organizacional, Objetivos da Empresa Formulação de estratégias Estratégias Empresariais Estratégias de Unidades de Negócio Estratégias Funcionais Implementação de Estratégias Estrutura Organizacional Lidernaça, Poder e Cultura Organizacional Controle Estratégico Processo de Controle Estratégico e Desempenho Figura 1 Modelo de Administração Estratégica WRIGHT (1998) No alto da figura observa-se a etapa de análise de externa de ameaças e oportunidades, de onde a organização identifica oportunidade de mercado. A seguir temos a análise interna, contemplando fatores como pontos fortes e fracos, missão organizacional e objetivos da empresa. No centro do modelo proposto está a formulação das estratégias nos três níveis: estratégico, tático e operacional. A etapa seguinte trata da implementação propriamente dita da estratégia, através das lideranças, das relações, da tecnologia aplicada, e dos demais meios que a organização dispões para colocar em prática suas estratégias. E na etapa final observa-se o que Parnell define como controle estratégico, ou seja, um processo de controle sobre o andamento da execução das estratégias e resultados que estão sendo atingidos. A estratégia empresarial ou de negócios pode ser entendida como um padrão ou um plano que integra de forma coesa os objetivos de uma organização, as suas políticas e as ações que deverão ser praticadas. Dentro de uma organização existem as estratégias globais e as setorias, dependendo do porte da organização, no entanto, uma estratégia empresrial deve conter algumas características: Definir objetivos claros: descrever claramente o que a empresa deseja atingir com a estratégia, como deseja posicionar-se e como deseja alcançar estes objetivos Baseadas em análise: devem ter como base a análise do ambiente Comprometer lideranças e equipe: criar sinergia através do comprometimento de todas as partes envolvidas Propiciar liberdade de ação: permitir a liberdade de ação desde que alinhada com os objetivos principais definidos Flexibilidade: permitir mudanças ao longo do processo, adequando definições diante mudanças de mercado, posicionamento ou tecnologias Propiciar competitividade: maximizar o potencial de competitivdade da organização em seu mercado, ou no mercado-alvo Visão de futuro: descrever claramente o posicionamento desejado pela empresa com a implementação desta estratégia Segurança: a estratégia deve ser realista, e deve “carregar” uma certa segurança de que a empresa tem condições de atingir estes resultados Compatibilidade com recursos: levar em consideração os recursos atuais e possíveis de serem alocados Coerência: devem ser carregadas de coerência com os princípios da empresa A estratégia empresarial pode ser, ainda, produto de um processo consciente e planejado, estruturado com base em metodologias científicas de planejamento da estratégia corporativa, ou pode estar colocado de forma implícita, internalizada na cultura da organização e de seus gestores, o que não descaracteriza a presença do conceito e prática da estratégia, desde que caracterize uma força que interligue a organização com seus ambientes interno e externo, e que permite flexibilizações a mudanças de rumo ao longo do processo, sempre visando o atingimento dos objetivos definidos pela organização (MINTZBERG, 1991). Para PORTER (1990), a estratégia de uma organização está relacionada com a lidernaça em custos, diferenciação e enfoque. Seu modelo de estratégia competitiva define que o potencial de rentabilidade de uma organização é conseqüência da relação entre cinco forças básicas que influenciam a organização: ameaça de novos entrantes, poder de barganha dos clientes, ameaça de produtos substitutos, poder de barganha dos fornecedores e intensidade da rivalidade entre os concorrentes. A abordagem de PORTER para a elaboração de uma estratégia competitiva é uma das mais amplamente aceitas no mercado, e vem ao longo do tempo se solidificando como um modelo comum de análise das organizações. O modelo de PORTER pode ser representado pelo diagrama na Figura 2. Figura 2 Modelo de Porter - Forças Competitivas Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Cinco_for%C3%A7as_de_Porter Observando o modelo acima fica explícito que, para o desenvolvimento de uma estratégia competitiva com base no modelo de PORTER, as informações de mercado são imprescindíveis, e que o poder de concentrar, integrar, relacionar e filtrar estas informações pode colocar a empresa em vantagem significativa. No entanto, a prática das organizações é ainda mais complexa do que apresentado no modelo de PORTER, pois a integração de cadeias de valor torna o entendimento das relações ainda mais dependente de informações do mercado, ou seja, não é suficiente apenas conhecer as informações sobre os componentes do modelo de forças competitivas de PORTER, mas sim conhecer as relações existentes entre um conjunto formado pela cadeia de mercado, que cada vez mais torna-se global. A Figura 3 representa um exemplo de cadeia de mercado e suas complexas relações, ou seja, fornecedores que ora são clientes, que são fornecedores em outras indústrias, e assim por diante. Nota-se que para o desenvolvimento de uma estratégia que crie efetiva vantagem competitiva a organização deve possuir um conjunto de informações de mercado e do ambiente amplamente capaz de sustentar as estratégias que a partir de então serão criadas. Figura 3 Exemplo de Cadeia de Mercado Fonte: Adaptado pelo autor 3.3 Planejamento / Planejamento Estratégico O planejamento é uma função gerencial básica. CHIAVENATO (1994) define as funções de um administrador: Embora existam diferentes escolas de pensamento a respeito do termo Administração e como esta deve ser praticada, é geralmente aceito que o processo de gestão possui cinco funções principais: Planejamento, Organização, Direção, Controle, Comunicação e Motivação (CHIAVENAT0, 1994, p.166). A habilidade com que esta função está sendo desempenhada determina o sucesso de todas as operações de uma empresa. É o processo de reflexão que precede a ação e tomada de decisão relacionada com o futuro da organização. Atualmente o planejamento deve ser transformado em um processo contínuo. É preciso avaliar permanentemente o que se está fazendo, de acordo com as informações obtidas sobre a concorrência, as novas tecnologias e os clientes. O planejamento dentro de uma empresa deve respeitar uma série de princípios gerais e específicos, para que os resultados de sua operação sejam os esperados. Segundo OLIVEIRA (2002), na subdivisão de níveis hierárquicos são distinguidos três tipos de planejamento: planejamento estratégico (institucional); planejamento tático (intermediário); planejamento operacional. Sendo assim podemos relacionar os tipos de planejamento aos níveis de decisão de uma “pirâmide organizacional” que pode ser dividida em três partes, como mostra a figura a seguir. Figura 4 Níveis de Decisão em uma Organização Fonte: OLIVEIRA (2002, p.45) No nível do planejamento estratégico são desenvolvidas estratégias macro da organização, que procuram direcionar as ações da empresa para o atingimento de suas metas. Neste nível as decisões envolvem a empresa no longo prazo, pois normalmente são decisões que estão intimamente ligadas à visão da organização, e procuram indicar o caminho que a empresa seguirá, bem como o posicionamento perante o mercado e a concorrência. No nível tático as decisões e as estratégias podem ser consideradas como em nível e intermediário, ou interno, isso significa como a empresa irá movimentar-se internamente para o atingimento das metas definidas no planejamento estratégico. As decisões e o próprio planejamento tático partem de uma premissa básica: os caminhos que a empresa deve seguir já estão trilhados, o desafio agora é desdobrar estes caminhos para torná-los factíveis e distribuí-los ao longo do tempo, encontrando caminhos para sua operacionalização. No nível operacional as definições são intimamente ligadas com as operações da empresa, ou seja, tratam de como transformar as ações e operações do dia-a-dia em resultados que atendam ao planejamento tático, e por conseqüência ao planejamento estratégico. Neste nível as decisões envolvem os setores da organização, procurando entender como as inter-relações entre estes podem estar mais alinhadas com os projetos alinhados nos níveis superiores. O planejamento estratégico de uma organização é um processo de determinação dos principais objetivos a serem atingidos, das políticas que governarão a empresa, das estratégias que serão implementadas, dos recursos disponíveis para a execução destas estratégias, e as formas que serão utilizadas para o controle do andamento da execução destas estratégias. O processo de elaboração do planejamento estratégico está normalmente associado às atividades gerenciais de algo nível dentro das organizações, e procura estabelecer os rumos que serão seguidos para que a mesma atinja os objetivos estabelecidos dentro de seu ambiente, sejam eles a liderança, expansão, diferenciação, entre outros posicionamento possíveis.. A definição de planejamento de MINTZBERG e QUINN (2001) também está relacionada a um processo dinâmico e interativo, descrito como uma série de atividades formalizadas para produzir e articular resultados, na forma de sua integração de decisões. Este processo deve retratar a definição de um futuro desejado para a organização. Dessa forma, o planejamento estratégico contitui-se em um sistema de decisões, capaz de produzir dados e informações para ajudar os gestores a pensar estrategicamente e apoiar a articulação de estratégias ou visões de futuro da organização, seja através de insights, experiências pessoais, ou números coletados em pesquisas (MINTZBERG, 1991). Quando uma empresa define pela utilização de um modelo de planejamento estratégico formal, torna-se necessário a implementação através de uma metodologia que relate um processo dinâmico, interativo, flexível e inteligente. Dinâmico e interativo, pois o planejamento estratégico é um processo que precisa estar distribuído ao longo das diversas áreas e níveis da organização, de forma a criar uma sinergia que potencialize a realização das ações definidas neste plano. Flexível e inteligente para que, ao longo da sua execução, possam ser realizadas mudanças rápidas para atender novas realidades do mercado, diante mudanças no contexto econômico, político ou outros fatores que afetem diretamente determinada organização. O dilema fundamental da formulação de estratégias é harmonizar a necessidade de conciliar forças para estabilidade e para mudanças – focar esforços e ganhar eficiência operacional – e simultaneamente manter e adaptar a atualidade à dinâmeica do ambiente externo (MINTZBERG, 1991). Em parte das organizações os processo de tomada de decisão são de natureza política, e uma nova estratégia pode ser encarada como uma ameaça ao contexto e à cultura tradicional da empresa (ANSOFF e MCDONNELL, 1993). As estratégias só tem valor quando as pessoas a quem se congiou algo emchem-se de energia. Se o staff não adotar as idéias concebidas na formulação das estratégias, a resistência à sua implementaçãoi será maior. Por isso, para uma efetiva implementação das estratégias de negócio, é fundamental que haja engajamento de todos os ombros envolvidos durante todo o processo de formulação das estratégias (BRODBECK, 2003). 3.4 Planejamento estratégico de tecnologia da informação O planejamento na área de tecnologia da informação enfrenta um primeiro problema que deve ser esclarecido para um melhor entendimento ao longo deste trabalho. Alguns autores, KING, LEDERER, SETHI, SALMELA, seguem a linha que considera a expressão “sistemas da informação” mais abrangente do que “tecnologia da informação”, de forma a registrar na bibliografia pertinente o termo PESI (Planejamento Estratégico de Sistemas da Informação). Outros autores, VENKATRAMAN, REICH, BRODBECK, centrados no estudo do alinhamento estratégico consideram o termo “tecnologia da informação” mais abrangente, atribuindo então o termo PETI (Planejamento Estratégico da Tecnologia da Informação). Neste estudo científico adotaremos o termo PETI, entendendo que este representa de forma mais completa a estrutura compreendida e objeto de nossa avaliação. O PETI é o processo de identificação de necessidades tecnológicas e computacionais para dar suporte à efetiva concretização das estratégias do planejamento da organização, atuando como um poderoso instrumento potencializador das estratégias definidas, disponibilizando amplos recursos tecnológicos para suprir necessidades de todas as demais áreas da organização. Nas últimas três décadas o mundo presenciou um crescimento inquestionável e desenvolvimento de tecnologias e da computação propriamente dita. A exploração comercial da internet foi um marco histórico e um divisor de águas que impactou diretamente em todo e qualquer tipo de negócio, pequeno ou grande, local ou global. Atualmente as empresas utilizam tecnologia da informação (TI) de forma constante, e a integração entre TI e negócio vem se tornando cada vez mais necessária para manter a competitividade e garantir o diferencial desejado no mercado. Hoje em dia não se discute mais se a TI deve ou não fazer parte do planejamento de uma organização, mas sim em nível, através de quais recursos, e como a TI pode tornar o negócio mais competitivo. Neste sentido, analisar de que forma a tecnologia da informação pode contribuir para o planejamento estratégico de negócios tornou-se pauta obrigatório para os executivos de qualquer organização, e observamos um crescente movimento de busca por metodologias que podem contribuir com o alinhamento de estratégias organizacionais com as estratégias de TI. Segundo REZENDE (2002), o PETI é o recurso usado para auxiliar o planejamento estratégico empresarial da organização, na identificação das oportunidades de sistemas da informação para apoiar os negócios empresariais, no desenvolvimento de arquitetura de informação baseada nas necessidades dos usuários e no desenvolvimento de planos de ação de TI a longo prazo (PREMKUMAR; KING, 1992, apud REZENDE, 2002). Complementando este conceito, STRECHAY (2000) descreve PETI como um plano para suprir direção, esforço de concentração, consistência de propósito, flexibilidade e continuidade dos recursos de TI. Plano que compreende preparação, coleção, transporte, recuperação, armazenamento, acesso, apresentação e transformação de informações nas mais variadas formas, movimentadas entre humanos e máquinas. No PETI, também se decide aonde a organização quer chegar e quais recursos de TI necessários para suportar as decisões, representando o movimento de passagem da estratégia presente para a estratégia futura, por meio da apresentação de direções, concentrações de esforços, flexibilidade e continuidade dos negócios em áreas estratégicas (BOARD, 1993). Para LEDERER e MAHANEY (1996) , apud REZENDE (2002), o PETI é o processo de identificação de software, hardware e banco de dados para suportar a clara definição e documentação do planejamento estratégico de negócios da organização. REZENDE (2002) define como principal objetivo do PETI a capacidade de estruturação de todas as informações e conhecimentos necessários para o funcionamento harmônico da organização. Concomitante a este objetivo, o PETI estrutura toda a TI e seus recursos emergentes. Essa dupla estruturação visa auxiliar a organização no apoio à tomada de decisões estratégicas, no que diz respeito a sua qualidade, produtividade, efetividade, rentabilidade, modernidade, inteligência competitiva e inteligência empresarial. Alguns outros objetivos que podem ser identificados a partir da concepção do PETI: contribuir com o desempenho da organização auxiliar as empresas na obtenção de um melhor desempenho com baixos custos atingir diferenciação dos concorrentes apoiar a geração de oportunidades e vantagens competitivas aos negócios fonte de produtividade e competitividade promover capacidades criativas e antecipar tendências agregar desempenho e valor empresarial Em relação ao planejamento da organização, e aos três níveis anteriormente citados – estratégico, tático e operacional, pode-se afirmar que o PETI interage com estes três níveis, contribuindo com as operações e permitindo um melhor desempenho organizacional. Entender as contribuições do PETI é uma forma de criar melhores condições de uso destes recursos, e direcioná-los de forma adequada. Entre as contribuições do PETI podemos citar: Melhoria da performance da área de TI, seja pela alocação mais eficiente de recursos, como pelo aumento de produtividade dos profissionais envolvidos; Alinhamento das estratégias de TI com as estratégias do negócio, possibilitando vantagens competitivas nos níveis estratégico, tático e operacional; Comprometimento da alta administração através da alocação dos recursos e resultados intermediários e incrementais; Antecipação de tendências futuras (inovação tecnológica contínua, evitando rupturas drásticas e altos investimentos); Aumento do nível de satisfação dos usuários ofertando tecnologia compatível e com facilidade de manuseio. A partir do entendimento dos conceitos do PETI partiremos para uma análise dos modelos que foram ao longo do tempo conceituados. Importante que se faça uma avaliação sobre a origem destes modelos, pois o crescimento da tecnologia da informação nas últimas décadas foi tão acelerado, que a grande maioria dos modelos foi conceituada em meio à grandes mudanças na prática de gestão de TI e das organizações propriamente ditas, ou seja, pode-se dizer que a teoria que conceitua estes modelos foi criada em meio à aplicação prática de gestão destes próprios modelos, que foram então identificados e, digamos, segmentados para receber uma justificativa conceitual e então a formação destes modelos. O que se busca no próximo capítulo não é a definição de uma metodologia correta ou adequada para um determinado tipo de organização, mas sim o entendimento das diferentes características apresentadas e como as empresas podem se posicionar em relação às suas práticas de gestão. 3.5 Metodologias de PETI Ao longo da história e evolução do uso da tecnologia da informação integrada aos negócios, muitos modelos e metodologias de implementação do planejamento estratégico de TI (PETI) surgiram. A tecnologia da informação pode e deve apoiar as organizações em todos os níveis operacional, tático e estratégico, através da gestão de sua infra-estrutura, permitindo gerar informações necessárias e estruturas de forma a contribuir para a criação de informações para uso estratégico. Além disso, uma metodologia de planejamento estratégico de TI pode contribuir no grande desafio que a TI vem enfrentando nos últimos anos, que pode ser nos seguintes itens definido: Gerenciar a infra-estrutura de tecnologia nas organizações Preservar o investimento em TI através de arquiteturas escaláveis Introduzir novas tecnologias que agreguem valor e propiciem vantagem competitiva Buscar novas arquiteturas necessárias à transformação organização Gerenciar a infraestrutura tecnológica alinhando com os interesses da organização As primeiras metodologias de PETI surgiram ao final da década de 60, e entre as precursoras destacam-se: BSP (Business Systems Planning); SSP (Strategic Systems Planning); BPR (Business Process Redesign); CSF (Critical Success Factors). De acordo com Rezende (2002), a metodologia BSP explora o planejamento de tecnologia da informação e as relações dele com os negócios, de maneira que os sistemas da informação possam dar suporte às necessidades empresariais. Esta metodologia contém as seguintes etapas: adesão da alta gestão; preparação do projeto; iniciação do projeto; definição dos processos de negócios; definição das classes de dados; análise dos atuais sistemas da informação; determinação das perspectivas da organização; classificação dos problemas; definição da arquitetura dos sistemas da informação; determinação de prioridades; revisão e desenvolvimento dos planos de ação. Por ter seu foco nos sistemas mais operacionais da empresa, a metodologia BSP acaba dando mais atenção aos sistemas transacionais1 e gerenciais básicos. A metodologia CSF procura identificar na organização quais são os fatores críticos de sucesso, e alinhar o desenvolvimento de sistemas da informação e tecnologias para suportar os direcionamentos destes fatores críticos. É uma metodologia do tipo top-down, ou seja, parte das definições da alta administração da organização para atender aos objetivos definidos, analisando e aplicando a TI como ferramenta de suporte para o atingimento dos objetivos. 1 Refere-se às operações e transações rotineiras de uma empresa, exemplo: faturamento, compras, controle de estoque, vendas, contabilidade, e outras funções que sustentam a operação da empresa. A SSP é uma metodologia que tem como base a análise funcional de cada área da organização, gerando arquitetura de TI e de sistemas para suportar a necessidade de informações destas áreas. Em 1978, KING W.R definiu que uma metodologia de PETI contempla três etapas para o processo de planejamento: diagnóstico (avaliação da situação atual), planejamento (definições das entradas e saídas informacionais, recursos e outros itens) e execução (implantação das definições e controle do cumprimento das metas por medidas de performance). Em estudos complementares, PRENKUMAR e KING (1991) consideraram o PETI como um processo, identificando como fator importante para o seu sucesso a existência de planos integrados pelos seguintes componentes: Missão: significando o papel que a TI exerce no contexto organizacional Objetivos da TI: medidas de performance do uso dos recursos de TI como parte do diagnóstico e formulação dos processos Políticas de TI: regrar gerais que deverão ser consideradas para a elaboração e desenvolvimento dos projetos Estratégias de TI: prescrições da “direção geral” para a composição dos sistemas e da infra-estrutura Programas de desenvolvimento: atividades e regras específicas para a implementação dos sistemas e tecnologias Para TORRES (1989), as questões elementares a serem consideradas numa metodologia de PETI são: filosofia de informações, carteira de aplicações e plano de desenvolvimento e capacitação de TI, e tem os seguintes componentes no processo de planejamento de TI (chamado de PDI): plano de capacitação em TI; filosofia da empresa quanto ao uso da TI; projeto de necessidades de sistemas e automação; projeto básico geral de TI; segurança; auditoria; documentação; normas de desenvolvimento e treinamento; projeto geral de hardware; seleção de softwares necessários; alternativas de hardware e software; análise econômica-financeira do projeto; e programação de ações e responsabilidades. Para FERNANDES e ALVES (1992), a metodologia de PETI deve contemplar a definição de oportunidades e vantagens competitivas com o uso da TI, seguindo as etapas: entendimento dos conceitos de forças competitivas e estratégias; definição das forças competitivas críticas para a empresa; definição das estratégias que a empresa adota; avaliação do impacto da TI; definição do grau de dependência da empresa em relação à TI; e definição das oportunidades de aplicação estratégica da TI. Estas fases permitem que os gestores e as organizações direcionem os recursos alocados a TI aos alvos importantes do PETI e do PEE, efetivando-os por meio do chamado Plano de Ação em Tecnologia, que endereça as questões mais críticas ao uso competitivo-estratégico da TI. Esse plano, de acordo com Fernandes e Alves, está dividido em 10 fases: quadro conceitual; análise prospectiva da TI; impacto da TI sobre o ramo do negócio; utilização da tecnologia pelos principais competidores; estágio atual de tecnologia da empresa; tecnologias com potencial estratégico para a empresa; modelo proposto para a gestão de tecnologia; estratégias de implantação; plano de trabalho; e plano de investimentos e despesas operacionais. A metodologia Navigator desenvolvida por LEDERER e MAHANEY (1996), apud REZENDE (2002), apresenta o PETI numa série de oito estágios: iniciação e preparação da equipe; análise estratégica da empresa; avaliação dos atuais sistemas da informação; análise das operações da empresa; elaboração dos modelos de negócio da empresa; desenvolvimento da arquitetura de informações da empresa; desenvolvimendo do plano de sistemas; e planejamento da avaliação e revisão das fases. Para AUDY e MARTINS (1997) , apud REZENDE (2002), a metodologia para o PETI tem uma abordagem top-down, ou seja, informação da empresa toda, vista de cima para baixo e não apenas em um setor. Essa metodologia é dividida em passos: objetivos organizacionais; diagnóstico organizacional; validação dos processos de trabalho; análise das estratégias de processamento; sistemas aplicativos propostos; dimensionamento da estrutura de hardware, software e peopleware; plano financeiro; opções de financiamento; cronograma físico; e cronograma financeiro. Dentre as metodologias de PETI, a BPR (Business Process Redesign) é uma das mais estudadas e que sofreu maiores adaptações. Surgida na década de 1990, foi considerada inovadora pelo caráter de reestruturação organizacional visando a contínua melhoria do negócio. É baseada em mudanças radicais, absolutas, revolucionárias ou incrementais, compreendendo um conjunto de metodologias, técnicas de gestão e implementação para atender ao negócio como um todo. Os principais passos da BPR são: Definição do projeto e identificação da equipe de trabalho Diagnóstico dos processos Busca de processos similares (clientes, fornecedores, benchmark) Criação de visão, valores e objetivos Brainstorm para definição e redesenho de processos de negócio e das tecnologias, modelando a arquitetura tecnológica e organizacional Validação do modelo Análise de priorização das oportunidades e preparação para as mudanças Seleção da melhor oportunidade, e plano de implementação das novas tecnologias e sistemas Avaliação de performance dos processos e medição de resultados Para REZENDE e ABREU (2000), o PETI deve ser dividido em fases que podem ser elaboradas concomitantemente por equipes multidisciplinares, visando facilitar a administração de tempos, recursos, qualidade, produtividade e efetividade. As etapas que podem ser adequadas para cada empresa e cada projeto são: organizar o projeto; capacitar equipe; identificar objetivos, informações e conhecimentos; avaliar e planejar sistemas da informação; avaliar e planejar a tecnologia da informação; avaliar e planejar a infra-estrutura; avaliar e planejar RH; organizar a unidade de TI; estabelecer prioridades; avaliar impactos; elaborar plano financeiro-econônico; elaborar planos de ação; gerenciar, documentos e aprovar. Estas fases devem ser individualmente apresentadas, desmembradas em subfases, avaliadas e aprovadas pelos envolvidos. GOTTSCHALK e LEDERER (1997) sintetizam os diversos estudos na área de planejamento estratégico de TI e identificam os principais objetivos deste processo como sendo: Melhorar a performance da área de TI, pela alocação mais eficaz de recursos e aumento de produtividade Alinhamento das estratégias de TI com as estratégias de negócio, buscando vantagens competitivas Comprometimento da alta administração, através da alocação de recursos e resultados incrementais. Antecipação de tendências, através de inovações tecnológicas contínuas, evitando rupturas drásticas e altos investimentos Aumento do nível de satisfação dos usúarios, oferecendo tecnologias compatíveis e de fácil manuseio A análise destes diversos modelos de PETI nos mostra que a elaboração deste planejamento não deve ser um processo estático, mas sim um processo dinâmico, flexível, integilente e adaptável às necessidades de cada organização. Ao longo do seu desenvolvimento deve proporcionar o envolvimento de pessoas de diversas áreas, e a análise dos subprodutos de cada etapa, permitindo à readequação de acordo com os objetivos definidos. Além disso, é fundamental que o PETI tenha alinhamento com estratégias organizacionais, e que seus resultados estejam em consoância com o planejamento estratégico da organização. A tabela a seguir procura identificar as principais características de cada modelo, permitindo um amplo entendimento sobre os benefícios e deficiências das metodologias de planejamento de TI analisadas ao longo do tempo. É importante ressaltar que estes não são os únicos modelos de PETI conceituados ao longo do tempo, e isso se explica pelo grande dinamismo da área e pela não existência de comprovação matemática ou explícita para definir um modelo como correto ou incorreto, coerente ou incoerente. O que se pode questionar são as características mais ou menos alinhadas com o modelo de gestão de cada organização. Metodologia BSP (Business Systems Planning) Características Etapas envolvidas Foco nos sistemas de operação; Adesão alta direção; Atenção aos sistemas transacionais; Preparação do projeto; Sistemas gerenciais básicos; Iniciação do projeto; Baixo Definição de processos de negócio; nível de informações estratégicas; Definição de classes de dados; Anális dos atuais SI; Determinação perspectivas da organização; Classificação dos problemas; Arquitetura dos SI; Definição de prioridades; Definição dos planos de ação; CSF (Critical Success Factors) SSP (Strategic Systems Planning) Baseado nos fatores críticos de Identificação dos fatores críticos sucesso da organização; sucesso; Metodologia do topo para baixo; Avaliação dos sistemas 32 apacitor 32 32 Atende exigências de níveis 32apacitor; para atender aos FCS; TI como ferramenta para suportar as Definir soluções de TI para atender ao decisões estratégicas; 32apacitor32; Análise 32apacitor32 da empresa; Analisar a estrutura operacional; Visão limitada de TI; Avaliar arquitetura de SI necessária; Suporte para operações funcionais; King W.R. Consideração avaliação situação atual; Missão; Prenkumar Análise das informações de entrada e Objetivos da TI; saída dos processos; Políticas de TI; Utiliza medidas de performance; Estratégias de TI; Modelo de planejamento com base em Programas de desenvolvimento; premissas; Etapas de 32apacitor32, planejamento e execução; Torres de Introduz o conceito de PDI (plano Plano de capacitação em TI; 32apacito de informática); Filosofia da empresa em relação à TI; Entende a necessidade de uma Avaliação necessidades de sistemas; filosofia de informações; Projeto básico de TI; Mais 32apacito e coesa; Segurança e Auditoria; Considera evolução ao longo do tempo; Documentação; Tem como base uma premissa a Normas de desenvolvimento; respeito de TI na organização; Treinamento; Projeto de hardware; Seleção de softwares; Análise econômica-financeira; Planos de ação e responsabilidades; Fernandes e Alves Navigator Necessidade de avaliação das Análise da TI impacto sobre o negócio; vantagens competitivas com a TI; Utilização de TI pelos concorrentes; Avaliação Atual estágio da TI; e definição 33 apaci competitivas e estratégias críticas; Tecnologias com potencial estratégico; Definição das estratégias utilizadas; Modelo de 33apaci da TI; Avaliação oportunidade de aplicação Estratégias de implantação; da TI; Plano de trabalho e de investimentos Mais voltada para sistemas da Iniciação e preparação da equipe; informação; Análise estratégica da empresa; Considera questões operacionais e Avaliação dos atuais SI; táticas; Análise das operações da empresa; Elaboração dos modelos de negócio; Definição da arquitetura de informações; Definição plano de sistemas; Planejamento da avaliação; BPR (Business Process Redesign) De caráter mais inovador; Definição do projeto e equipe; Visão mais sistêmica de TI e negócio; Diagnóstico dos processos; Promove mudanças mais radicais; Avaliação de similaridades; Considera ciclo de melhoria; Definição de visão, valores e objetivos; Redesenho e validação dos processos Análise de priorização; Plano de implementação; Avaliação de resultados; Rezende e Abreu Visão sistêmica de TI e negócio; Organizar o projeto e 33apacitor equipe; Maior integração; Identificar objetivos e informações; Maior amplitude de impacto; Avaliar e planejar SI; Avaliar e planejar TI; Avaliar e planejar infra-estrutura; Avaliar e planejar RH; Organizar a unidade de TI; Estabelecer prioridades; Avaliar impactos; Elaborar plano financeiro-econômico; Elaborar planos de ação; Tabela 1 Características dos Modelos de PETI Fonte: adaptado pelo autor Nenhum modelo de planejamento estratégico de TI pode ser considerado completo e unanimente viável em qualquer organização, em função de variáveis externas e internas de cada contexto em que estão inseridas, cabendo uma avaliação das características que são mais pertinentes em função das questões culturais, técnicas, financeiras, e de outras variáveis que contextualizam a empresa. Fato é que estes modelos apresentam características particulares, e muitos representam evoluções e eventuais correções de falhas de modelos anteriores. A Tabela 2 seguir apresenta uma análise diante fatores identificados nos modelos apresentados acima. A bibliografia analisada não apresenta estes fatores comparativos entre os modelos de PETI, mas esta comparação complementa a avaliação e pode ser realizada para uma possível classificação dos modelos estudados. A definição destes critérios é de responsabilidade do autor deste trabalho, tendo como base a experiência na área de TI e gestão, e classifica da seguinte forma: Quanto ao foco: procura identificar o objetivo principal e qual o foco de trabalho da metodologia. Procura definir uma característica básica do modelo que está sendo classificado. Quanto ao impacto: avaliado com base no entendimento da capacidade de mudança dentro da organização, ou seja, alguns modelos têm características ou foco reduzido, não impactando de forma macro a organização. Este fator pode ser definido em três níveis: limitado, intermediário e amplo. Quanto à abrangência e integração: procura identificar a capacidade de abranger todas as áreas da organização, bem como integrar diversos níveis do planejamento. Pode ser definido em três níveis: limitada, intermediária e ampla. Metodologia Quanto ao foco Quanto ao impacto Quanto à abrangência e integração BSP (Business Sistemas transacionais Limitado Limitada Fatores críticos da organização Limitado Limitada Operações e funções Limitado Limitada Intermediário Ampla Systems Planning) CSF (Critical Success Factors) SSP (Strategic Systems Planning) da organização King W.R. Análise de processos Prenkumar Baseada em premissas Torres Análise da organização Amplo Ampla Fernandes e Alves Vantagens competitivas Amplo Ampla Limitado Intermediária Amplo Ampla Oportunidades com a TI Navigator Sistemas transacionais e de informações táticas BPR (Business Process Redesign) Visão sistêmica e inovadora Mudanças radicais Rezende e Abreu Visão sistêmica de TI e da Amplo Ampla organização Tabela 2 Comparativo entre os Modelos de PETI Fonte: adaptado pelo autor A partir da análise destes diversos modelos de planejamento estratégico de tecnologia da informação fica evidenciada a importância de sua existência, bem como fica claro que o PETI constitui-se em uma efetiva ferramenta de gestão, desde que exista alinhamento com o planejamento estratégico organizacional em seus diversos níveis. Mais relevante do que discutir a importância da existência do PETI, é discutir quais são os meios para torná-lo presente nas organizações, bem como entender de que forma deve ser consolidado o alinhamento com o PEE para que a empresa atinja vantagens competitivas diante seus concorrentes e no mercado em que está presente, e para tornar os processos mais otimizados e a empresa melhor gerenciada. O alinhamento entre o PETI e o planejamento estratégico empresarial (PEE) será a discussão do próximo capítulo. 3.6 Alinhamento do PETI e do PEE Para um melhor entendimento de como o PETI pode contribuir com o PEE faz-se necessário entender os conceitos e modelos de alinhamento construídos ao longo do tempo, tendo respostas às questões práticas das organizações. Mais importante que a otimização e aplicação dos recursos tecnológicos de hardware e software é o correto entendimento das necessidades da organização, alinhadas em seu planejamento estratégico, e em que níveis determinadas tecnologias podem e devem ser aplicadas para atingir, de fato, os objetivos desejados. Neste sentido, entender as demandas da organização e seu planejamento, identificar de que forma a TI pode contribuir para potencializar as forças e eliminar as fraquezas, bem como aproveitar as oportunidades de mercado e adicionar valor à empresa torna-se objetivo principal dos gestores de TI, e ao longo das últimas décadas diversos autores buscaram estas respostas através dos modelos que analisaremos a seguir. Segundo STRASSMANN e BIENKOWSKI (1999), apud Rezende (2002), o alinhamento entre TI e negócios como a capacidade de demonstrar uma relação entre TI e os planos empresariais para melhorar os processos organizacionais com medidas aceitas de desempenho financeiro sem dispersão de dinheiro. O alinhamento entre PETI e PEE significa direcionar as metas da TI no mesmo sentido das metas empresariais, para tornar a organização mais competitiva. No entanto, atingir um bom nível de alinhamento é um grande desafio nas organizações, pois isso exige uma articulação entre diversas áreas, gestores e profissionais, bem como a utilização de metodologias, documentos, regras, padrões, definições de responsabilidade, confiança, credibilidade, e uma série de outras necessidades relacionadas à gestão de negócios, pessoas e tecnologias. O contrário disso é o desalinhamento organizacional de TI, conceituado por WANG (1995) como a desconexão entre os objetivos da alta administração e dos técnicos, que prejudica ou impede as empresas de obter um efetivo retorno sobre os custos do investimento em TI. O desalinhamento fica caracterizado em uma organização quando os objetivos da TI estão desalinhados com os objetivos do negócio, ou seja, quanto estão em direções opostas, com um baixo nível de interação e com comunicação limitada ou inexistência entre seus gestores. A conseqüência disso é uma desarticulação entre as ações da área de TI em relação às necessidade do negócio. Investimentos mal dimensionados, o não atingimento do retorno de investimentos em TI, e não potencialização das estratégias com base em tecnologia da informação. Em um artigo publicado no ano de 2000, JERRY LUFTMAN apresenta um estudo sobre a avaliação do nível de maturidade do alinhamento entre PETI e PEE. Neste artigo LUFTMAN declara a importância do alinhamento de TI com a estratégia organizacional, e apresenta uma tabela com os seis principais facilitadores e inibidores do processo de alinhamento, resultado de uma pesquisa com 25 das 500 maiores empresas americanas retiradas da revista Fortune. O entendimento destes fatores torna-se importante, pois permite identificar as principais dificuldades e tratá-las de forma adequada dentro das organizações. Uma das etapas da pesquisa científica proposta nesta monografia será identificar estes fatores na amostra de empresas que foco deste estudo. 1 2 Facilitadores Inibidores Executivos de negócio apoiados pela área de Falta de relacionamento próximo entre gestores de TI TI e de negócios Área de TI envolvida no desenvolvimento de Projetos de TI não serem priorizados adequadamente estratégias de negócio 3 Área de TI entender as necessidades de Área de TI não atingir metas e compromissos negócio assumidos 4 Parceria entre áreas de TI e negócio Área de TI não entender as necessidades do negócio 5 Projetos de TI priorizados adequadamente Executivos de negócio não serem apoiados pela área de TI 6 Área de TI demonstrando liderança Falta de liderança no gerenciamento da área de TI Tabela 3 Inibidores e Facilitadores do Alinhamento Estratégico de TI e Negócios Fonte: Luftman (2000) Observa-se que grande parte, provavelmente a maioria, das organizações de pequeno e médio porte, alvo desta pesquisa, não dispõe de uma metodologia aplicada de alinhamento entre PETI e PEE, sustentando a administração de TI apenas como um recurso ferramental necessário para as operações da empresa, sem direcionamento com foco em geração de competitividade, estratégia e lucratividade para a organização. A TI pode contribuir com efetiva ampliação da velocidade, flexibilidade, disponibilidade, segurança, aproximação e qualidade em escala, desde que utilizada em níveis adequados e alinhados à estratégia da empresa. A importância deste alinhamento fica evidenciada na observação dos resultados das organizações que têm maior desempenho em suas atividades, melhor orientação nas situações adversas, na utilização eficaz de seus recursos e na efetividade de sua atuação empresarial, principalmente quando o alinhamento entre PETI e PEE é utilizado como ferramenta de gestão. É importante destacar ainda outro aspecto que evidencia a importância da utilização de PETI e alinhamento com o PEE. Nos dias de hoje, a velocidade de criação de novas tecnologias é significativamente maior do que em qualquer outra área do conhecimento, e com isso observamos uma oferta crescente e uma proliferação de novos equipamentos, softwares, hardwares, dispositivos, periféricos, serviços e outros associados à TI, e a organização precisa dispor de um planejamento para o consumo destas tecnologias, alinhado com o planejamento organizacional, sem perder a flexibilidade e a capacidade dinâmica de mudança diante a esta oferta crescente de tecnologia. Identificar quais os recursos potencializam o negócio e agregam valor deve ser o foco destas ações. 3.7 Modelos de alinhamento do PETI ao PEE A TI foi, inicialmente, identificada como recurso para suportar as estratégias organizacionais, mas com a evolução dos recursos tecnológicos, tornou-se capaz de impactar, e muitas vezes alterar a estratégia da organização. A partir de então os modelos de alinhamento tornaram-se mais presentes no dia-a-dia e observados na prática das empresas. Diversos pesquisadores fundamentaram modelos de alinhamento que serão a seguir apresentados. É importante ressaltar, no entanto, que grande parte das organizações não utilizam formalmente modelos teóricos apresentados por pesquisadores da área, e isso não significa que estas empresas não pratiquem o alinhamento, ou que não se beneficiem por uma integração maior entre as áreas. O que veremos na seqüência é justamente de que forma podem ser estruturados modelos para a maximização do valor do alinhamento das estratégias de TI e de negócios. 3.7.1 Modelo de Rockart e Morton O modelo proposto por Rockart e Morton tem como base cinco elementos da organização, interdependentes e equilibrados: Estratégias da organização Tecnologias Estrutura organizacional e cultura corporativa Processos de gestão Indivíduos e papéis ROCKART e MORTON (1984), apud BRODBECK, 2003, definem que todos os elementos do funcionamento corporativo representados no modelo devem permanecer em equilíbrio. Estes cinco elementos são circundados pela fronteira imaginária da organização, conforme mostra a Figura 5. O alinhamento é observado com a contribuição da TI através de recursos tecnológicos para suportar as estratégias da organização Ambiente externo: Social, político e econômico Estrutura organizacional e cultura corporativa Estratégias da organização Processos de gestão Indivíduos e papéis Figura 5 Modelo de Rockart e Morton (1984) Ambiente externo: Tecnológico Tecnologias 3.7.2 Modelo de Macdonald Macdonald utilizou o modelo de Rockart e Morton como base, mas objetivou retratar melhor os objetivos e resultados organizacionais. Este modelo estabelece um coalinhamento transversal da estratégia de negócios com os processos e infra-estrutura de sistemas da informação, e da estratégia de TI com a organização e gestão dos processos e infra-estrutura organizacional, e entre esses dois eixos. Competição e reconfiguração de processos Plataformas globais de TI Estratégias de negócios Estratégia de TI Potencial competitivo Transformação Processos de alinhamento estratégico Valores ao negócio Processos e infra-estrutura organizacional Processos de mudança organizacional e RH Potencial tecnológico Tecnologias embutidas Processos e infra-estrutura de sistemas da informação Planos de serviços Implementação, processos, ferramentas e habilidades Figura 6 Modelo de Macdonald (1991) De acordo com REZENDE (2002), o modelo de Macdonald está baseado em um ciclo entre as estratégicas de TI e de negócios. A estratégia de TI é derivada das plataformas e modelos globais, a arquitetura de infra e SI é derivada da adoção de processos e habilidades internas, e a gestão de processos reflete a atual organização e seus recursos. Os processos e infra-estrutura organizacional agregam valor ao negócio, gerando novo potencial competitivo para a organização, em ciclo realimentado, da mesma forma que os processos e infra de SI geram novos planos de serviços e ações, que por sua vez geram novos potenciais tecnológicos nas estratégias de TI. 3.7.3 Modelo de Walton De acordo com REZENDE (2002), o modelo de Walton está baseado no chamado triângulo estratégico, conforme Figura 7. A estratégia de TI é responsável pela integridade da rede computacional, automação de funções, monitoramento de processos, etc. A estratégia da organização diz respeito ao envolvimento da alta administração da empresa, estrutura organizacional, estilo de gestão, relacionamento entre pessoas, etc. Por fim, a estratégia de negócio está associada à definição de produtos e serviços, redução de custos, crescimento empresarial, competitividade, inovação, etc. Estratégia de negócios Estratégia de TI Estratégia de organização Figura 7 Modelo de Walton (1993) 3.7.4 Modelo de Henderson e Venkatraman O modelo de HENDERSON e VENKATRAMAN analisa o alinhamento estratégico entre negócio e TI promovendo a adequação ou ajuste estratégico entra os ambiente internos e externos da organização e a integração funcional das habilidades pessoais, dos processos, da arquitetura de TI e da infra-estrutura administrativa de suporte às operações estratégicas de negócios e de TI (REZENDE, 2002). Uma preocupação percebida é a intenção dos autores em formalizar os componentes estratégicos, tanto do negócio quanto da TI, bem como garantir a similaridade dos processos, mostrando que podem evoluir em paralelo ou sustentar um ao outro em determinados momentos. Os caminhos de integração estão demonstrados com setas de mão dupla, mostrando relevância na multidimensionalidade do modelo, bem como no fluxo contínuo dos processos, o que demonstra a capacidade de contínuo processo de revisão e aprendizado organizacional. A Figura 8 apresenta o diagrama do modelo de Henderson e Venkatraman, onde podese perceber duas áreas distintas de formulação estratégica: de negócios e de TI, o que nos remete a um entendimento de evolução dos modelos propostas, normalmente apresentando estes dois planejamentos de forma isolada. Além disso, o modelo considera dois níveis de formulação estratégica: o nível mais alto, envolvendo elementos do ambiente externo, como escopo, competências, direcionamento do negócio, em que devem ser revistas ou projetadas as tendências do negócio frente à seus mercados; e o nível mais operacional, que abrange o ambiente e o suporte interno às estratégias estabelecidas no nível anterior, no qual os processos, as pessoas e a infra-estrutura devem ser redirecionadas para atender às novas prospecções de negócio. De acordo com BRODBECK (2003), o conceito de alinhamento estratégico de Henderson e Venkatraman é baseado em duas suposições: (a) que a performance econômica está diretamente relacionada à habilidade do gerenciamento para criar uma adequação estratégica (posição da organização na arena do mercado competitivo suportada por uma estrutura administrativa adequada); e (b) que a adequação estratégica é essencialmente dinâmica. Assim, o alinhamento estratégico não é um evento isolado, mas um processo contínuo de adaptação e mudança, o que nos leva novamente aos processos contínuos de revisão como centro de importância para a promoção do alinhamento. Estratégia de negócio - escopo do negócio - competências distintas - direção do negócio Estratégia de TI - escopo da tecnologia - competências sistêmicas - direção da TI Infra-estrutura e processos organizacionais - infra-estrutura - processos - pessoas Infra-estrutura e processos de TI - infra-estrutura - processos - pessoas Figura 8 Modelo de Henderson e Venkatraman (1993) 3.7.5 Modelo de Yetton, Johnston e Craig Segundo REZENDE (2002), o modelo de YETTON, JOHNSTON e CRAIG (1994) é uma adaptação do modelo de ROCKART e MORTON (1984), com base na análise dos resultados obtidos de um estudo de caso em uma empresa australiana que mostra a TI como impulsionadora da mudança e alinhamento estratégico, por meio da mudança das responsabilidades dos papéis e habilidades individuais, de processos de gestão, da estrutura organizacional e das estratégias de negócio. O modelo apresentado na Figura 9 evidencia a capacidade da TI e de seus recursos em promover mudanças radicais nas estratégias de negócio da empresa. Estrutura Estratégias Processos de gestão Tecnologias Indivíduos e papéis Figura 9 Modelo de Yetton, Johnston e Craig (1994) 3.7.6 Modelo de McGee e Prusak De acordo com McGEE e PRUSAK (1994), existe uma íntima relação entre o ambiente de TI e o ambiente competitivo. Isso é demonstrado no modelo da Figura 10, através do alinhamento paralelo entre as estratégia de TI e competitiva, demonstrando interação e continuidade no processo de desenvolvimento. Fica evidenciado neste modelo que a TI e a estratégia andam lado-a-lado, e que se complementam ao mesmo tempo. Além disso, o modelo mostra-se em três níveis: o primeiro representa o nível de desenvolvimento da estratégia, observando-se o alinhamento horizontal entre TI e negócios. No segundo nível observamos o desenvolvimento dos processos de TI e de negócios, e por fim o nível de execução das estratégias. Todos eles alinhados e com troca de informações bilateralmente. Ligação da estratégia com TI Ambiente competitivo Ambiente de TI Estratégia competitiva Estratégia de TI Processos de negócio e infra-estrutura Processos de TI e infraestrutura Operações do negócio Operações de TI Figura 10 Modelo de Mcgee e Prusak (1994) 3.7.7 Modelo de Rezende e Abreu O modelo de REZENDE e ABREU surgiu no ano de 2000, a partir de análise dos modelos teóricos já anteriormente apresentados, bem como a partir da vivência e experiência acadêmica e empresarial do autor. De acordo com REZENDE (2002), “o alinhamento ou integração acontece pela coerência total, vertical e horizontal, entre o PEE e o PETI”. No modelo proposto, o PEE está integrado às principais funções empresariais (produção, finanças, comercial, marketing, etc), e aos respectivos planos de sistemas de informação, infra-estrutura de TI e recursos humanos pelo PETI. O diagrama da Figura 11 demonstra o modelo de Rezende e Abreu. PEE Prod Co mer Mat er Fin an RH PETI SI TI RH Figura 11 Modelo de Rezende e Abreu (2000) Juri d Adicionalmente o autor define um modelo de sustentação, visando caracterizar os fatores que garantem a coexistência do alinhamento entre PETI e PEE. Este modelo pode ser representado de acordo com o a Figura 12. Planejamento Estratégico da Tecnologia da Informação (PETI) Planejamento Estratégico Empresarial (PEE) Alinhamento Estratégica (AE) Recursos sustentadores do alinhamento estratégico Tecnologia da Informação (TI) Sistemas de Informação (SI) Pessoas ou Recursos Humanos (RH) Contexto Organizacional (CO) Figura 12 Modelo de Sustentação do Alinhamento Estratégico O autor define que existem três dimensões para o modelo proposto: Planejamento de TI e seus recursos e ferramentas Planejamento empresarial e seus recursos e ferramentas Recursos sustentadores do alinhamento Os recursos sustentadores são os fatores determinantes para que haja alinhamento entre PETI e PEE e para que ele seja, como o próprio nome diz, sustentável dentro da organização. Podem ser da seguinte forma definidos: Tecnologia da Informação: recursos tecnológicos e computacionais para o tratamento, geração e uso da informação; Exemplos: hardware e seus dispositivos e periféricos, sistemas comunicação, colaboração, segurança, etc. Sistemas de informação: software e outras partes que geram, tratam e processam informações organizacionais, transacionais e relacionais. O principal objetivo dos sistemas da informação é a geração de informações para o processo de tomada de decisão. Pessoas ou Recursos Humanos: de acordo com Rezende (2002), “administrar uma organização é, sobretudo, lidar com pessoas e com a abordagem humanística das teorias das relações humanas e comportamentais”. Contexto organizacional: trata-se do conjunto de fatores que compõe o ambiente geral em que a empresa está inserida, suas crenças, valores, mercado, tamanho, cultura, entre outros fatores. É natural o entendimento de que para contextos diferentes, há necessidade de informações em níveis diferentes. A dimensão dos recursos sustentadores, de acordo com Rezende, “fornece uma visão geral das atividades, variáveis e fatores que facilitam o referido alinhamento” (Rezende, 2002), e é composta pelos quatro elementos anteriormente citados. 3.8 Análise dos modelos de alinhamento PETI e PEE Cada um dos modelos de alinhamento apresentados no capítulo anterior possui características únicas, e no entando tem o mesmo objetivo intrínseco: garantir a maximização da estratégia com o alinhamento do PETI ao PEE. Na prática as organizações não aplicam exclusivamente apenas um dos modelos, nem tão pouco operam com a intenção de escolher um deles para utilização em seu plano estratégico organizacional. O que se observa, na realidade, é que nas empresas há uma composição de práticas de gestão de TI, muitas vezes não explícitas e respondendo apenas à necessidades operacionais e transacionais. Na análise dos modelos apresentados, fica evidenciada a evolução ao longo do tempo, acompanhamento uma natural evolução que ocorreu na gestão e de recursos tecnológicos de uma forma geral. A internet, como já dito anteriormente, provocou uma profunda mudança na forma como a empresas e pessoas interagem com o mundo organizacional, e isso espelha uma mudança necessária nos modelos de negócios e alinhamento estratégico. A tabela a seguir apresenta algumas características de cada um dos modelos de alinhamento estratégico. Modelo de alinhamento 1 Rockart e Morton Características Equilíbrio entre 5 elementos da organização Interdependência destes elementos TI como suporte para as estratégias 2 Macdonald Estratégia de TI e de negócios “no mesmo plano” Processos de negócio e TI gerando potencial competitivo Retroalimentação em ciclo de evolução 3 Walton Alinhamento supercial Demonstra integração em nível mais operacional Não demonstra como o alinhamento pode ocorrer de fato 4 Henderson e Vekatramen Grande impacto na organização Ampla abrangência na integração Planejamento de TI e de negócios no mesmo nível Maior integração entre operações e estratégias 5 Yetton, Johston e Craig TI impulsionadora de mudanças na estratégia TI como apoio à estrutura Pouca interação em nivel estratégico 6 McGee e Prusak Ampla interação entre planejamento e TI e negócios Ambiente externo influenciando interno tanto na TI quanto nos negócios Influência maior da TI na estratégia 7 Rezende e Abreu Integração do planejamento de TI e negócios com as áreas da organização Definição dos fatores de sustentação Abordagem mais ampla e prática Grande impacto na estratégia da organização Tabela 4 Características dos Modelos de Alinhamento PETI e PEE Fonte: adaptado$ pelo autor Dos modelos apresentados muitos se mostram pela aplicação teórica, mas difícil entendimento na prática de gestão das organizações. O modelo de Rezende e Abreu, no entanto, demonstra a melhor capacidade de aplicação prática, pois define um conjunto de áreas de integração operacional nas organizações (finanças, produção, marketing, compras, etc), que é afetado e balanceado tanto pelo planejamento estratégico de negócios, quanto pelo planejamento estratégico de TI, ou seja, a operação destas áreas está intimamente ligada com o alinhamento entre os planejamento de TI e de negócios. Além disso, o alinhamento estratégico de TI e de negócios proposto por Rezende e Abreu apresenta um conjunto de fatores de sustentação do alinhamento, fatores estes que são facilmente identificados nas organizações, e que podem ser direcionados à medida que as estratégias são criadas e implementadas. Estes fatores de sustentação são visualizados apenas neste modelo, caracterizando-o como o mais completo e pela aplicação prática de fácil entendimento nas organizações. Assim como os modelos de metodologia de PETI foram classificados com base em fatores sugeridos pelo autor da pesquisa, os modelos de alinhamento também receberão uma classificação sob fatores pré-definidos. Estes fatores não foram encontrados na bibliografia analisada, mas são entendimos como relevantes para a composição do estudo, e para posterior argumentação da escolha do método escolhido para a aplicação da pesquisa cientifíca que responde ao objetivo geral deste trabalho. Os fatores escolhidos são os seguintes: Abordagem: este fator refere-se à capacidade do modelo em abranger a organização como um todo, ententendo de forma mais sistêmica as relações existentes em uma empresa. Impacto: capacidade que este modelo tem de causar impacto pela sua aplicação. Associado ao fator abordagem demonstra a capacidade de auxiliar no processo de transformação da organização. Aplicação prática: representa a capacidade de entendimento e aplicação prática, permitindo à empresa implementar práticas de gestão que se assemelham ao modelo proposto. Integração TI-Negócio: entendimento no nível de integração de TI com negócios, respondendo ao principal questionamento desta pesquisa, que trata justamente dos benefícios que o alinhamento entre TI e negócios pode trazer para as organizações. Todos estes quatro fatores pode ser classificados utilizando a seguinte escala: limitada(o), média(o) e alta(o). A tabela a seguir apresenta os resultados desta classificação. Modelo de alinhamento Abordagem Impacto Aplicação prática Integração TI-negócio 1 Rockart e Morton Média Médio Limitada Média 2 Macdonald Ampla Amplo Média Alta 3 Walton Limitada Limitado Limitada Média 4 Henderson e Vekatramen Ampla Amplo Média Alta 5 Yetton, Johston e Craig Limitada Médio Média Limitada 6 McGee e Prusak Ampla Alto Média Alta 7 Rezende e Abreu Ampla Alto Ampla Alta Tabela 5 Comparação entre Modelos de Alinhamento PETI e PEE Fonte: adaptado pelo autor A partir do entendimento dos modelos de PETI, e dos metodologias de alinhamento entre PETI e PEE, partimos para a análise dos modelos de análise efetiva deste alinhamento, ou seja, entender que tipo de mensuração pode ser realizada para avaliar como as empresas estruturam o planejamento estratégico, e como a TI está inserida neste contexto. O objetivo do próximo capítulo é analisar estes modelos de avaliação, permitindo assim a escolha do modelo que será utilizado na pesquisa a ser aplicada. 3.9 Métodos de avaliação do alinhamento A identificação do alinhamento entre planejamento de TI e de negócios permite aos gestores identificar falhas ou mudanças de direção necessárias para a organização. Servem como ferramenta de benchmark no mercado, e permite avaliar os resultados obtidos com aplicação de determinados recursos e práticas de gestão de TI. Para a análise da aplicação prática das metodologias de alinhamento nas organizações faz-se necessário o entendimento dos modelos concebidos de avaliação do nível de maturidade e de alinhamento entre o planejamento estratégico de TI e de negócios, permitindo assim responder ao problema de pesquisa proposto por este trabalho. Percebese, no entanto, que a bibliografia a respeito dos modelos de avaliação de alinhamento é escassa, e que a maioria foi concebida a partir de estudos e pesquisas aplicadas para fins científicos e empresariais. Neste capítulo serão apresentados os dois principais modelos identificados, o primeiro, de Jerry Luftman (2000), que procura determinar o nível de maturidade do alinhamento entre TI e negócios a partir da avaliação de seis elementos estratégicos, e o segundo, de Rezende e Abreu (2000), que faz a avaliação dos recursos utilizados por cada um dos quatro elementos de sustentação do alinhamento estratégico, definidos pelo autor anteriormente. A compreensão destes modelos permitirá a definição da metodologia que será utilizada para a aplicação prática desta pesquisa. 3.9.1 Modelo de Avaliação de Nível de Maturidade de Luftman O modelo de Luftman (2000) propõe avaliar o nível de maturidade do alinhamento estratégico entre TI e negócios a partir da análise de seis elementos, conforme demonstra a Figura 13. A proposta de Luftman parte do pressuposto que a TI hoje ocupa um espaço definitivo nas organizações, e que o alinhamento está presente de alguma forma, em maior ou menor nível de maturidade. Cada um dos seis elementos possui um conjunto de práticas de gestão que representam a capacidade da empresa em alinhar as estratégias de TI e de negócios. Neste modelo cada uma destas práticas é analisada individualmente, permitindo identificar a evolução ao longo do tempo dos seis elementos, bem como das diversas práticas de cada um dos elementos. Comunicação Medidas Valor/Competência (Medidas) C1. Entendimento dos negócios pela TI C2. Entendimento da TI pelos negócios C3. Facilidade de acesso C4. Compartilhamento de conhecimento C5. Proximidade entre pessoal de TI e Negócio M1. Métricas de TI M2. Métricas de Negócio M3. Métricas balanceadas M4. Acordos de níveis de serviço (SLA) M5. Benchmarking M6. Práticas de melhoria contínua Governança G1. Planejamento estratégico dos negócios G2. Planejamento estratégico de TI G3. Estrutura e Controle orçamentário G4. Gerenciamento de investimentos de TI G5. Reuniões de avaliação e acompanhamento (comitês direcionados) G6. Atingimento das metas SEIS ELEMENTOS DA MATURIDADE DE ALINHAMENTO NEGÓCIOS – TI Escopo e Arquitetura Parcerias P1. Percepção do valor da TI pelas áreas de negócio P2. Papel da TI no Planejamento Estratégico de Negócio P3. Compartilhamento dos riscos e recompensas pela TI P4. Gestão do relacionamento da TI E1. Extensão do papel da TI em relação aos processos de negócio E2. padronização da articulação entre áreas de negócios e TI E3. Integração de Arquitetura de TI E4. Transparência e Flexibilidade dos SI E5. Orientação da infraestrutura de TI Habilidades H1. Oportunidade de crescimento para a TI H2. Processos de educação e treinamento interfuncional para a TI H3. Interação social e político de confiança H4. Atração e retenção de talentos chaves Figura 13 Elementos de Alinhamento Estratégico Fonte: Adaptado de Luftman (2000) Cada uma destas práticas é analisada em relação ao seu nível de maturidade, utilizando como modelo de medição os níveis originados no estudo sobre Capability Maturity Model (CMM) desenvolvido pelo SEI (Software Engineer Intitute). Nível 1 – Inicial/Processo improvisado: empresas com práticas de gestão neste nível de maturidade têm dificuldade em alavancar seus investimentos em TI, e é pouco provável que estejam aptas a obter uma estratégia alinhada entre negócios e TI. Nível 2 – Processo comprometido: as atividades de negócios e TI tendem a apresentar uma consciência limitada em relação ao compartilhamento estratégico de TI e negócios, e um leve comprometimento com o processo de maturidade e alinhamento, e por começarem a reconhecer oportunidades potenciais. Nível 3 – Processo estabilizado e focado: práticas de gestão neste nível demonstram que a TI começa a fazer parte de forma mais impactante nos negócios. Apresentam tecnologias e sistemas mais voltados à gestão, e a informação começa a ser utilizada como apoio à tomada de decisão, ao contrário dos sistemas transacionais já mencionados anteriormente. Nível 4 – Processo gerenciado/Melhorado: as empresas que estão neste nível de maturidade demonstram e reforçam o conceito de TI como centro de valor, e o foco está em alavancar a TI em toda a extensão da organização, e direcionar melhorias de processos para obter vantagens competitivas. A TI já assume papel de contribuinte estratégico para o sucesso da organização. Nível 5 – Processo otimizado: processo de gestão de TI e práticas distribuídas por toda a sua extensão. Utilizam a TI em todos os níveis, e estendem para toda a cadeia de valor (clientes, fornecedores, parceiros, etc). Mantém práticas de sustentabilidade da integração e do alinhamento estratégico de TI e de negócios. No Brasil o modelo de avaliação do alinhamento de Luftman já foi aplicado em algumas ciscunstância, permitindo uma validação de sua aplicabilidade, bem como uma possível comparação com resultados obtidos. Teixeira (2003) foi o primeiro a utilizar o modelo no Brasil, através de uma avaliação das diferenças de percepções entre executive de TI e de negócios em uma Instituição Pública Financeira Federal. Em 2005, Bruhn analisou o nível de maturidade e a aplicação do alinhamento de TI e negócios em um estudo de caso de indústrias eletro-eletrônicas do estado do Rio Grande do Sul. Eduardo Rigoni (2006), aplicou o modelo de Luftman em uma pesquisa com 161 empresas industriais dos pólos de Porto Alegre, Canoas e Caxias do Sul, procurando identificar o nível de maturidade do alinhamento entre TI e negócios. É importante observar que as pesquisas foram aplicadas com uma amostra com características diferentes da amostra proposta para este trabalho. Em geral, observamos que os exemplos caracterizam empresas de médio e grande porte, normalmente com estruturas de TI solidificadas e independentes na organização, mantendo executivos de negócios e de TI diferentes, e com capacidade de investimento em TI em níveis superiores. Este cenário demonstra uma necessidade de adaptação do modelo, caso seja definido pela utilização deste para a realização da pesquisa proposta neste trabalho. Além da estrutura proposta pelo modelo de Luftman, um importante complemento ao modelo pode ser identificado. Como parte da pesquisa aplicada, mas com um objetivo diferenciado, Luftman propõe a avaliação dos inibidores e facilitadores do processo de alinhamento, resultando em uma informação qualitativa que representa as principais barreiras ao alinhamento estratégico, bem como os principais recursos que estimulam o alinhamento. De posse destas informações pode-se definir um plano de atuação para minimizar as barreiras identificadas, bem como utilizar os facilitadores para acelerar o processo de alinhamento nas organizações. 3.9.2 Modelo de Avaliação dos Fatores de Sustentação do Alinhamento de Rezende O modelo de alinhamento estratégico de TI e de negócios proposto por Rezende (2002) tem em sua base os quatro elementos de sustentação do alinhamento, que definem o nível de alinhamento e a capacidade de integração entre as áreas de TI e negócios dentro da empresa. Conforme visto anteriormente na apresentação do modelo, estes quatro elementos integrados permitem maximizar o potencial e alavancar competitividade organizacional com o uso da TI. O detalhamento dos recursos que compõe cada elemento, listados abaixo, foram definidos na conceituação do modelo. Tecnologia da informação Sistemas da informação e conhecimento Recursos humanos / Pessoas Contexto organizacional O modelo de avaliação de alinhamento proposto sugere a análise do comportamento e nível de utilização dos recursos e processos de cada elemento, com base em uma escala LIKERT, que permite a variação do grau de respostas entre dois extremos, exemplo: de totalmente adequado à totalmente inadequado, de totalmente planejado à sem nenhum planejamento. O resultado é composto pelas avaliações dos recursos de cada elemento, de acordo com a tabela a seguir, que contém os itens avaliados. Elemento de sustentação Recursos avaliados Tecnologia da Informação Computadores, (TI) periféricos dispositivos Enfoque de avaliação e Quanto à adequadação à estratégia Quanto ao planejamento em relação à estratégia Sistemas operacionais, utilitários e aplicativos Quanto à adequadação à estratégia Quanto ao planejamento em relação à estratégia Linguages de programação e recursos Quanto à adequadação à estratégia de automação Quanto ao planejamento em relação à estratégia Recursos de rede e telecomunicações Quanto à adequadação à estratégia Quanto ao planejamento em relação à estratégia Tecnologias para administração e Quanto à adequadação à estratégia gestão de banco de dados Quanto ao planejamento em relação à estratégia Guarda de dados (backup) e critérios Quanto de segurança, organização e volume critérios Recuperação de dados (restore) Quanto à existência de critérios Níveis de acesso, senhas, segurança, Quanto à existência de critérios à adequação a estes organização de dados, armazenamento Armazenamento de dados Quanto à integração com processos de negócio Recursos de hardware, software, Quanto à avaliação de viabilidade, redes, telecomunicações e gestão de custos e benefícios informações Quanto à planos de contingência Sistemas da informação e Sistemas de operações e transações Quanto à adequadação à estratégia do conhecimento Sistemas de operações das funções Quanto à geração de informações (SI) empresariais para a tomada de decisão (compras, vendas, estoques, etc) Sistemas operacionais Quanto ao atendimento da estratégia atual e futura da empresa Sistemas gerenciais Quanto ao atendimento da estratégia atual e futura da empresa Sistemas estratégicos Quanto à adequadação à estratégia Sistemas estratégicos Quanto à geração de informações para tomada de decisão Quanto à geração de informações gráficas, detalhadas, online, agrupadas, completa, antecipada, oportunas, sem redundância, confiáveis Quanto ao atendimento da estratégia atual e futura da empresa Sistemas do conhecimento Quanto à geração de cenários Quanto ao auxílio na tomada de decisão Quanto ao atendimento da estratégia atual e futura da empresa Recursos Humanos / Valores Quanto à existência e observação Pessoas (RH) nas atividades operacionais Comportamento em relação às Quanto à pró-atividade atividades de planejamento Remuneração Quanto à adequação à realidade da empresa Quanto à associação aos resultados da empresa Desenvolvimento de competências Quanto empresa à relevância para a Quanto ao incentivo para o desenvolvimento Equipe de TI Quanto à competência Quanto à capacitação Quanto ao envolvimento no PEE Gestor de TI Quanto à capacitação Quanto à evolução Quanto ao conhecimento do negócio Quanto à participação no PEE Gestor de negócios Quanto à capacitação Quanto à evolução Quanto ao conhecimento da área de TI Quanto à participação no PETI Comunicação Quanto à integração entre as áreas Elaboração do PEE e do PETI Quanto à formação da equipe Quanto à formação de parcerias Clima e ambiente de trabalho Quanto à colaboração para o planejamento Contexto organizacional Imagem institucional (CO) Quanto à posicional institucional no mercado Missão, objetivos e estratégias Quanto à divulgação e conhecimento das equipes Modelos decisórios Quanto à participação e justiça dos modelos Processos e funções operacionais Quanto à divulgação, clareza e definição Cultura, filosofia e políticas Quanto à compreensão e adequação Investimentos em TI, SI, RH e CO Quanto à adequação ao PEE Infra-estrutura tecnológica empresarial Quanto à complementação do planejamento Tabela 6 Componentes do Modelo de Avaliação de REZENDE (2002) Este modelo de avaliação foi desenvolvido em conjunto com a concepção da metodologia de alinhamento, e foi aplicado em um conjunto de 78 empresas listadas entre as 500 maiores empresas do Brasil no ano de 2000, da Revista EXAME, compreendendo empresas de diversos setores da indústria, de diversas regiões do País, com uma idade média de existência de 38 anos aproximadamente. 3.10 Comparação entre os modelos de avaliação Cada um dos modelos apresenta características que os diferenciam e proporcionam um entendimento de diferentes variáveis no contexto do alinhamento estratégico entre TI e negócios. O modelo de Luftman permite um entendimento mais organizacional de elementos intangíveis que, se devidamente tratados dentro de uma organização, facilitam o desenvolvimento de um alinhamento estratégico. No momento que a empresa questiona itens como comunicação, governança, mensuração de resultados, parcerias, arquitetura e recursos humanos, permite uma profunda avaliação de variáveis ambientais que influenciam todo o contexto em que está inserida. Em contrapartida, o modelo de Rezende está direcionado para uma avaliação mais explícita de questões práticas de uma organização, como por exemplo avaliar se a compra do parque de máquinas e periféricos atende requisitos do planejamento estratégico da organização, ou se os profissionais da área de TI possuem conhecimento da área de negócios. Da mesma forma que foi realizada uma comparação utilizando critérios definidos pelo autor desta pesquisa para os modelos de metodologia e de alinhamento, assim será feito para comparação dos modelos de avaliação de alinhamento. No entanto, são definidas características que diferenciam um modelo do outro, de forma qualitativa, e não quantitativa, conforme mostra a tabela a seguir. Critério Quanto ao resultado Modelo de Luftman (2000) Modelo de Rezende (2002) Proporciona entendimento do nível de Permite conhecer melhor a situação de maturidade de cada prática de gestão, cada um dos elementos que garantem a cada elemento, e da organização como um sustentação do alinhamento todo Existência de métricas Avalia e existência e o nível de maturidade Avalia questões operacionais, mas não a das métricas de desempenho existência de métricas destas práticas de gestão Acompanhamento Fácil acompanhamento da evolução do Acompanhamento da evolução dos fatores e evolução nível de maturidade de cada um dos de sustentabilidade, mas não diretamente elementos do alinhamento do alinhamento O resultado depende da sensibilidade da Requer um conhecimento mais amplo de pesquisa, diversos fatores e práticas de gestão de Limitações do modelo e da percepção dos entrevistados. Ideal que seja respondido uma organização por gestores de TI e de negócios de cada empresa Benefícios da sua Apresenta aplicação questionamentos reais sobre o nível de um resultado que permite Trata questões operacionais, táticas mais e práticas, estratégicas, maturidade do alinhamento permitindo um entendimento mais real destas questões Quanto à abrangência Facilidade de aplicação Histórico amostras e Aborda fatores organizacionais de forma Aborda fatores organizacionais de forma ampla ampla Relativa, pela extensão da pesquisa. Relativa, pela extensão da pesquisa. Requer um bom conhecimento de TI e de Requer um bom conhecimento de TI e de negócios negócios Aplicado em empresas de grande porte, Aplicado em empresas de médio e grande com exemplos nacionais e internacionais porte, essencialmente no Brasil. Limitado de aplicação número de resultados de pesquisa Tabela 7 Comparação das Características dos Modelos de Avaliação 3.11 Modelo de avaliação selecionado Para a aplicação da pesquisa proposta por este trabalho será utilizado o modelo de Luftman (2000), pois o mesmo contém um conjunto mais amplo de fatores e melhor se adequa ao objetivo desta pesquisa: identificar o nível de maturidade do alinhamento entre TI e negócios. O modelo de Luftman apresenta como resultado o próprio nível de maturidade do alinhamento, ao passo que o modelo de Rezende apresenta como resultado uma perspectiva sobre o que autor defende como recursos de sustentação do alinhamento, mas não diretamente o nível do alinhamento entre planejamento de negócios e de TI. 4. METODOLOGIA DA PESQUISA Através do referencial teórico apresentado foram identificados os modelos teóricos que sustentam a escolha do método para a pesquisa. Este capítulo apresenta o delineamento da pesquisa, seu escopo, a definição da amostra e participantes do processo de coleta de dados, a técnica que será utilizada para a coleta e análise de dados, bem como as suas limitações. 4.1 Delineamento da pesquisa A pesquisa científica será realizada utilizando como base o método de pesquisa survey, um tipo de pesquisa descritiva, que permite definir características e composição da amostra definida. A coleta de dados ocorrerá através da aplicação de um questionário quantitativo na amostra que será detalhada à seguir. “Pesquisa científica é procedimento formal, com método de pensamento reflexivo, que requer um tratamento científico e se constitui no caminho para se conhecer a realidade ou para descobrir verdades parciais.” (LAKATOS & MARCONI, 2002). Com relação à natureza de pesquisa, pode-se definir como pesquisa aplicada, pois partiu de uma conceituação teórica para a identificação de um conjunto de variáveis em uma amostra definida, gerando como resultado conhecimento científico aplicado à prática deste grupo de empresas. O questionário a ser utilizado é o resultante do modelo de LUFTMANN (2000), já aplicado e validado em outras pesquisas científicas, com dados publicados permitindo a comparação com os resultados desta pesquisa. 4.1.1 Justificativa dos métodos de pesquisa A pesquisa tem como objetivo a identificação de características de determinado grupo de empresas, o que justifica a escolha do método de pesquisa descritiva, e utilização do tipo de coleta de dados levantamento. O método survey foi escolhido por permitir a aplicação de questionários em uma determinada amostra, e a partir dos dados coletados identificar o perfil conclusivo de acordo com o tema proposto. 4.1.2 Etapas e fases da pesquisa A pesquisa proposta por este trabalho está dividida em cinco grandes etapas, e estas por sua vez subdivididas em etapas intermediárias, conforme mostra a figura a seguir. Etapa de fundamentação Planejamento estratégico Modelos de PETI Etapa exploratória Exploração do tema Análise dos modelos Aplicação piloto Questionário definitivo Aplicação definitiva Distribuição dos questionários Coleta de dados Análise dos dados Tabulação dos dados Análise dos resultados Aplicação piloto Modelos de alinhamento Modelos de mensuração Escolha do modelo de pesquisa Complementação da pesquisa Figura 14 Desenho da Pesquisa 4.1.2.1 Etapa de fundamentação A revisão da literatura foi realizada através de uma extensa pesquisa em autores da área de TI e de gestão. O objetivo desta etapa foi a identificação de modelos de planejamento de TI e de negócios, bem como identificação dos modelos de alinhamento e dos métodos de identificação do nível de maturidade do alinhamento entre PETI e PEE. Esta etapa permitiu identificar fatores relevantes e modelos que tiveram ao longo do tempo uma maior influência no pensamento de outros autores. Além disso, ao longo da fundamentação teórica ocorre uma reflexão constante sobre o objetivo geral e objetivos específicos, e ajustes necessários para uma coesão entre as partes da pesquisa. 4.1.2.2 Etapa exploratória A etapa da pesquisa exploratória tem como objetivo aprofundar o tema proposto através de métodos que permitam uma melhor compreensão do problema de pesquisa, de suas características, nuances, perspectivas, e permitir uma melhor qualidade da percepção sobre os temas, para uma melhor elaboração do instrumento de pesquisa final que será utilizado. No presente trabalho a etapa exploratória foi realizada para identificar quais dos instrumentos de pesquisa seriam mais adequados para aplicação na amostra que será na seqüência definida. Foram escolhidos três diferentes perfis para a execução da etapa exploratória, justificados da seguinte forma, sem a identificação nominal dos mesmos: Cliente 1: empresa de pequeno porte, indústria de componentes para área do calçado e vestuário, localizado na região do Vale do Sinos, atualmente com 20 computadores na estrutura da empresa, e uma série de sistemas da informação implementados. Esta empresa atualmente conta com um aparato tecnológico e de sistemas acima da média, um planejamento estratégico que considera a tecnologia da informação como parte integrante, bem como um gestor atuante e sempre acompanhando as tendências tecnológicas para avaliar de que forma podem agregar valor aos negócios. Profissional 1: gestor de uma empresa da área de TI, prestadora de serviços especializados de consultoria e projeto sem TI, atendendo clientes de pequeno e médio porte. Formação em administração e amplo conhecimento de tecnologias e infraestrutura tecnológica. Experiência de 15 anos no mercado de TI. Profissional 2: implementador de sistemas de gestão empresarial ERP, amplo conhecimento sobre métodos e processos empresariais, fruto do trabalho de consultoria realizado ao longo das implementações de ERP. Conhecedor das questões culturais, barreiras, influências, benefícios e principais dificuldades enfrentadas pelas organizações com a implementação de recursos de TI, A etapa exploratória foi realizada através de entrevistas pessoais, não estruturadas, sem a utilização de instrumentos específicos, mas discutindo questões presentes nos dois instrumentos propostos por este trabalho, Luftman (2000) e Rezende e Abreu (2000). 4.1.2.3 Aplicação piloto A aplicação piloto é a etapa oficial da pesquisa proposta. Considera a fase de levantamento e coleta de dados junto ao público alvo, e será realizada após a consolidação do instrumento modelo que será utilizado. A aplicação piloto tem o objetivo de experimentar o modelo, permitindo a correção de erros, ajustes e alinhamento com o objetivo do trabalho. A realização da etapa piloto precede a aplicação definitiva da pesquisa, e é a última etapa em que podem haver alterações no instrumento, método, bem como em questões relacionadas com instrumento de pesquisa que será utilizado. Para esta etapa foram escolhidos três empresas, clientes da Empresa alfa, que atendem os requisitos para paticipação da pesquisa: Localizadas na região do Vale do Sinos Porte pequeno ou médio Utilização moderada de TI Os resultados da aplicação piloto não serão utilizados na amostra final de dados, justamente por serem entrevistas prévias, as primeiras com o modelo definido. Importante ressaltar que o modelo selecionado, Luftman (2000), já foi aplicado em outros grupos de amostras, ou seja, já foi validado como instrumento que atende ao objetivo geral deste trabalho. No entanto, de acordo com a fundação teórica realizada anteriormente, o modelo citado foi aplicado em empresas de grande porte, e não no perfil definido para este trabalho. Diante disso, optou-se pela realização desta etapa piloto. 4.1.2.4 Aplicação definitiva Esta etapa consiste na aplicação propriamente dita do instrumento selecionado e validado nas etapas anteriores. A pesquisa será realizada através de questionários que serão enviados às empresas-alvo desta pesquisa. Conforme OLIVEIRA (1995), o questionário é considerado como o mais comum dos instrumentos técnicos de pesquisa. Trata-se de uma técnica quantitativa de pesquisa cujas respostas a cada questão são categorizadas, oferecendo, através de escalas de grandeza, informações sobre a freqüência de determinados fenômenos entre a população pesquisada. O público-alvo da pesquisa receberá uma carta-convite para a realização da mesma, que será enviada por email. Lembrando que todas empresas selecionadas para a pesquisa são clientes da Empresa alfa, ou seja, os questionários serão entregues diretamente ao responsável pelas respostas. Ao término da coleta de dados, estas empresas receberão, por email, uma cartaagradecimento pela participação e colaboração para a realização deste trabalho e pesquisa científica. 4.1.2.5 Análise dos dados A última etapa da pesquisa propriamente dita consiste na análise dos dados coletados, tabulação, interpretação, e encaminhamento às considerações e conclusões finais da pesquisa. A pesquisa transcorrerá em um período de 15 dias, após o término do recebimento dos questionários será realizada a tabulação dos dados para que tenhamos o resultado final previsto. Os dados serão tabulados na ferramenta Microsoft Excel 2 , e serão divulgados, individualmente, da seguinte forma: Resultados da empresa, indicando o nível de maturidade do alinhamento entre TI e negócio identificado na pesquisa. Um conjunto de informações sobre as médias obtidas, permitindo a comparação com empresas de mesmo porte e tipo. Cada empresa participantes receberá, ao término da análise dos dados, uma carta de agradecimento pela participação contendo os resultados acima comentados. 4.1.3 Instrumento de pesquisa Para a realização desta pesquisa definiu-se que modelo a ser utilizado é o modelo de Luftman (200). Este modelo contempla a abordagem de Luftman através dos seis elementos de alinhamento, e avalia o nível de maturidade de acordo com a escala de maturidade do modelo utilizado pelo CMM (Capability Maturity Model). O modelo do instrumento que será utilizado pode ser verificado no ANEXO A deste trabalho. 4.2 Amostra / Unidade de análise A pesquisa tem como foco pequenas e médias empresas da região metropolitana de Porto Alegre, em especial clientes da Empresa alfa, para fins de realização de um estudo de caso envolvendo a estratégia de posicinamento desta empresa. O objetivo é a coleta de dados em 50 organizações, para isso, a pesquisa será divulgada em um total de 75 empresas, com uma expectiva de aproximadamente 70% de retorno. Por 2 Aplicativo da Microsoft para tratamento de planilhas eletrônicas de dados tratarem-se de organizações com relacionamento regular com a Empresa alfa, e por ser o resultado da pesquisa de extrema importância para as duas partes envolvidas, é aceita a expectativa de 70% de retorno, significativamente superior à média do retorno em pesquisas descritivas como esta. 4.2.1 Caracterização das empresas participantes Os participantes serão, em sua maioria, empresas que mantém uma infraestrutura de TI dinâmica, ou seja, passam por constantes modificações devido à necessidade de crescimento, uso de determinadas aplicações, atualização tecnológca e outras necessidades. Estas organizações têm na TI uma ferramenta de otimização, mas em geral não como um centro de agregação de valor para as atividades da organização. Além disso, não têm um método de avaliação do nível de uso da TI, ou seja, administram projetos e priorizam ações de acordo com objetivos traçados por outras áreas, e não têm na TI um driver para ações de outras áreas. As empresas que foram selecionadas pertencem ao três tipos clássicos de empresas consolidadas no mercado: indústria, comércio e serviços. Não estarão na amostra nenhuma instituição governamental, bem como não serão nomidados os clientes ao longo do trabalho. A única identificação será o perfil do negócio, que contará com as seguintes classificações: Tipo de empresa Número de funcionários Número de computadores 4.3 Técnica de análise de dados da pesquisa Os dados da pesquisa serão analisados de forma quantitativa, através do software Microsoft Excel, já citado anteriormente. A tabulação dos dados obtidos através do questionário constituirá a parte fundamental e final deste trabalho. Através da tabulação de dados organizam-se e quantificam-se os dados, permitindo combinações, análises e interpretações dos mesmos. Após a tabulação dos dados serão realizados cruzamentos da população estratificada criando quadros comparativos. Além disso, para obter-se uma melhor compreensão dos resultados, após a aplicação da referida pesquisa, será utilizada também a forma de representação gráfica. Segundo SÂMARA e BARROS (1997, p.94), Os resultados do tratamento estatístico dos dados serão analisados de acordo com objetivos de estudo da pesquisa científica, buscando responder aos objetivos geral e específicos, para um melhor entendimento do tema proposto. 4.4 Limitações da pesquisa A pesquisa proposta por este trabalho apresenta algumas limitações que devem ser entendidas para o devido tratamento. A primeira delas diz respeito ao instrumento de pesquisa selecionado. O modelo de Luftman (2000) tem um carácter subjetivo em suas questões, ou seja, o respondente não fará identificação simples e rápida do seu posicionamento sem que seja realizada uma reflexão sobre como sua organização atua em relação à questão posta. Além disso, o instrumento, embora relevante, requer uma dedicação de tempo em função da sua extensão, o que pode diminuir o interesse do pesquisa em relação à pesquisa. Outra limitação da pesquisa trata da diversidade do instrumento selecionado. Como ele procura identificar o nível de maturidade com base em seis elementos, é possível que o respondente tenha domínio apenas parcial de alguns, permitindo uma superficilidade em algumas respostas. Um terceiro elemento de limitação da pesquisa diz respeito ao próprio conceito construído ao lonto deste trabalho. Avaliar a maturidade tem um nível de complexidade superior à avaliações financeiras, contábeis, de produção, ou tantas outras dentro presentes em organizações de qualquer tipo e tamanho. Avaliar o subjetivo é, por si só, algo complexo. Avaliar percepções e transformar em números e estatíscas carrega uma questão relacionadas com comportamento, perfil, percepção, momento, e isso naturalmente influenciará os resultados. 5. CONCLUSÃO Após a análise realizada ao longo da construção teórica deste trabalho percebe-se uma maior relevância do tema escolhido. Inicialmente complexo e de difícil coleta de material específico, o tema alinhamento estratégico de TI e negócios parece ganhar ênfase e tornarse necessário para a formação de um administrador. A pesquisa teórica e a proposta de pesquisa prática a ser realizada tem um caráter extremamente aplicado, devido à inexistência de resultados e pesquisas com o perfil da amostra deste trabalho, pois os resultados encontrados tratam apenas de pesquisas realizadas com empresas de porte significativamente superior ao proposto por esta trabalho. A resposta ao problema de pesquisa definido por este trabalho permitirá uma análise da situação atual do grupo pesquisado, bem como permitirá a execução do estudo de caso com a Empresa alfa, para avaliar de que forma deve se posicionar em relação aos tópicos prioritários identificados nas respostas da amostra desta pesquisa, atingindo uma diferenciação em relação aos serviços prestados para este grupo de clientes. A execução deste trabalho foi de extrema importância para a formação de um administrador com maior capacidade de análise crítica, para aprofundar conhecimentos de gestão estratégica, gestão de TI, fatores de sustentabilidade do alinhamento, bem como uma série de outros temas que levam a um melhor entendimento da importância do alinhamento entre TI e negócios. A próxima etapa do trabalho, a aplicação prática da pesquisa, traz outros desafios, e mais conhecimentos aplicados para uma melhor formação. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANSOFF, H.I. Estratégia Empresarial. São Paulo: McGraw-Hill, 1977. BRODBECK, A. F.; AUDY, J. L. N.. Sistemas de Informação, Planejamento e Alinhamento Estratégico nas Organizações. Porto Alegre: Bookman, 2003. CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da Administração. São Paulo: Makron Books, 1994. CHIAVENATO, Idalberto. Administração: Teoria, Processo e Prática. 2.ed. São Paulo: Makron Books, 1994. FERNANDES, A.; ALVES, M. Gerência Estratégica da Tecnologida da Informação. Rio de Janeiro: LTC, 1992. LAKATOS, E. M., MARCONI, M. A. Fundamentos de Metodologia Científica. São Paulo: Atlas, 1985. MALHOTRA, Naresch, K. Pesquisa de Marketing: Uma Orientação Aplicada. 3 ed. Porto Alegre: Bookman 2001. McGEE, James, PRUSAK, Laurence. Gerenciamento estratégico da informação. Rio de Janeiro: Campus, 1994. MINTZBERG, H.A.; LAMPEL, J.; QUINN, J.B.; GHOSHAL, S. O Processo da Estratégia. São Paulo: Bookman, 1991. __________. Criação Artesanal da Estratégia In: MONTGOMERY, C; PORTER, M. Estratégia: A Busca da Vantagem Competitiva. Rio de Janeiro: Campus, 1998. __________. Safári de Estratégia – Um Roteiro pela Selva do Planejamento Estratégico. Porto Alegre: Bookman, 2000. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Planejamento Estratégico: Conceitos, Metodologias, Práticas. 17.ed. São Paulo: Atlas, 2002. PORTER, Michael E. Estratégia Competitiva: Técnicas para a Análise de Indústrias e da Concorrência. 15.ed. Rio de Janeiro: Campus, 1990. RASMUSSEN, Uwe W. Manual da Metodologia do Planejamento Estratégico: uma Ferramenta Científica da Transição Empresarial do Presente para o Futuro Adotada para o Âmbito Operacional Brasileiro. São Paulo: Aduaneiras, 1990. REZENDE, D. A.; ABREU, A.F. Tecnologia da Informação Aplicada a Sistemas de Informação Empresarial. São Paulo: Atlas, 2000. _________. Tecnologia da Informação Integrada à Inteligência Empresarial – Alinhamento Estratégico e Análise da Prática nas Organizações. São Paulo: Atlas, 2002. _________. Planejamento de Sistemas de Informação e Informática. São Paulo: Atlas, 2007. ROESCH, Sylvia Maria Azevedo. Projetos de estágio do curso de administração: guia para pesquisas, projetos, estágios e trabalho de conclusão de curso. São Paulo: Atlas, 1996. ROESCH, S.. Projetos de estágio e de pesquisa em administração. São Paulo: Atlas, 1999. SAMARA, S. B. e BARROS J. C. Pesquisa de Marketing: Conceitos e Metodologia. 2. ed. São Paulo: Makron Books, 1997. SIMON, H.A. Comportamento Administrativo. Rio de Janeiro, USAID, 1965. SOUZA, Vera Lúcia de. Gestão de Desempenho: julgamento ou diálogo? 2. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2003. TORRES, NORBERTO A. Competitividade Empresarial com a Tecnologia da Informação. São Paulo: Makron Books, 1995 _________. Planejamento de Informática na Empresa. São Paulo: Atlas, 1989. WEILL, P.; ROSS, J.W. Governança de TI. São Paulo: Mbooks, 2006. WRIGHT, P.; KROLL, M.J.; PARNELL, J. Administração Estratégica: Conceitos. Sao Paulo: Atlas, 2000. ANEXO A – Instrumento de Pesquisa (Questionário) Nível de maturidade do alinhamento entre TI e Negócios - Instrumento de pesquisa - Alinhamento estratégico entre TI e negócios representa a capacidade da empresa em desenvolver projetos de TI que estejam alinhados com as estratégias de negócio da organização, e posicionar a estratégia da organização tendo como apoio os recursos que a tecnologia da informação disponibiliza. Esta pesquisa tem como objetivo identificar o nível de maturidade do alinhamento entre TI e negócios, e como resultado pode assumir os seguintes níveis: Nível 1 Nível 2 Nível 3 Nível 4 Nível 5 Processo inicial / Processo comprometido Processo estabelecido e Processo melhorado / Processo otimizado focado Gerenciado Dificuldade em alavancar Consciência limitada e leve TI começa a fazer parte nos TI como centro de valor. TI como gestão e em toda a seus investimentos em TI. comprometimento com o negócios. Tecnologias e Direcionar processos com TI extensão da empresa. TI em processo de maturidade e sistemas voltados à gestão. para obter vantagens. TI todos os níveis e para toda a alinhamento entre TI/negócios Informação apoiando decisão como papel estratégico cadeia d evalor. Ad-hoc Alinhamento inexistente. PARTE 1: 1. Após uma breve leitura no resumo acima, qual o nível de maturidade de alinhamento estratégico vc acredita que melhor representa sua organização atualmente? Nível 1 – Processo inicial / Ad-hoc Nível 2 – Processo comprometido Nível 3 – Processo estabelecido e focado Nível 4 – Processo melhorado / Gerenciado Nível 5 – Processo otimizado PARTE 2: As perguntas a seguir estão divididas em 6 seções, representando o nível atual de maturidade de alinhamento estratégico entre TI e negócios sob os seguintes aspectos: Comunicação Competências e valor da TI Mecanismos de governança de TI Parcerias entre TI e negócios Infraestrutura de TI Recursos e habilidades Para cada uma das questões a seguir, escolha uma resposta apenas, a que melhor representa sua opinião com relação ao tema apresentado. Se você estiver em dúvida em como responder uma questão, ou o item não se aplica a sua organização, marque a opção “não se aplica ou sem condições de opinar” Parte 2.1: EFETIVIDADE DAS COMUNICAÇÕES ENTRE NEGÓCIOS E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) 2. Em que medida os envolvidos com a TI (equipe de TI, terceiros e responsáveis internos) entende o ambiente de negócios da organização (ex. clientes, competidores, processos, parceiros/alianças): Equipe de TI, terceiros e responsáveis não entendem os negócios da organização Equipe de TI, terceiros e responsáveis possuem um entendimento limitado dos negócios Equipe de TI, terceiros e responsáveis possuem um bom entendimento dos negócios Equipe de TI, terceiros e responsáveis são encorajados e estimulados ao entendimento dos negócios Entendimento dos negócios é exigido (ex. vinculado a avaliações de performance) por toda a função de TI Não se aplica ou sem condições de opinar 3. Em que medida o pessoal das áreas de negócio entendem o ambiente de TI (ex. capacidades atuais e potenciais, sistemas, serviços, processos): Gerentes de negócio não entendem a TI Gerentes de negócio têm um limitado entendimento da TI Gerentes de negócio têm um bom entendimento da TI Gerência sênior encoraja e promove o entendimento da TI por todos os empregados Entendimento da TI é exigido (ex. vinculado a avaliações de performance) por todas as áreas de negócio Não se aplica ou sem condições de opinar 4. As próximas sentenças se referem aos métodos (ex. intranet, quadro de avisos, educação, encontros, e-mail) utilizados para promover educação/aprendizado organizacional (ex. de experiências, problemas, objetivos, fatores críticos de sucesso). Aprendizado organizacional ocorre primariamente por meio de: Métodos casuais/improvisados (observação de empregados, compartilhamento de notícias, encontro de colegas, etc.) Métodos informais (folheto informativo, notícias do quadro de avisos, relatórios, grupos de e-mail, etc.) Métodos claros e regulares por parte da gerência (treinamento, e-mail, intranet, encontros departamentais, etc.) Métodos formais, unificadores e de adesão por parte de todos os níveis de coordenação e gerência Métodos formais, unificadores e de adesão por parte de todos os níveis de coordenação e gerência, com medidas de feedback para monitorar e promover efetividade de aprendizado Não se aplica ou sem condições de opinar 5. As próximas sentenças se referem aos protocolos de comunicação. O estilo de comunicação (facilidade de acesso, familiaridade entre os interessados) entre TI e áreas de negócio tende a ser: Unidirecional, formal e inflexível, partindo das áreas de negócio Unidirecional, moderadamente informal e moderadamente flexível, partindo das áreas de negócio Bidirecional, formal e inflexível Bidirecional, moderadamente informal e moderadamente flexível Bidirecional, informal e flexível Não se aplica ou sem condições de opinar 6. As próximas sentenças se referem ao nível e forma de compartilhamento de conhecimento (entendimento intelectual e apreciação dos problemas/oportunidades, tarefas, papéis, objetivos, prioridades, metas, direção, etc.) entre as áreas de negócio e de TI: Compartilhamento de conhecimento ocorre de forma improvisada Compartilhamento de conhecimento é de certa forma estruturada e/ou a estrutura está começando a ser criada Há um compartilhamento estruturado em torno de unidades de processos funcionais chave Há um compartilhamento formal ao nível de unidade funcional e ao nível de corporação Ha um compartilhamento formal ao nível de unidade funcional, ao nível de corporação, e com parceiros/alianças de negócios Não se aplica ou sem condições de opinar 7. As próximas sentenças se referem ao papel e efetividade dos contatos entre as áreas de negócio e de TI: Nós não temos contatos entre TI e negócios, ou se fazemos, fazemos de maneira improvisada conforme a necessidade Nós regularmente mantemos contatos para transferir conhecimento de TI para os negócios e conhecimento dos negócios para a TI. Contatos não são utilizados freqüentemente para facilitar o desenvolvimento de relacionamentos Nós regularmente utilizamos contatos para transferir conhecimento de TI para os negócios e conhecimento dos negócios para TI. Eles ocasionalmente facilitam o desenvolvimento de relacionamentos Nós regularmente utilizamos contatos para facilitar a transferência de conhecimento de TI para os negócios e conhecimento de negócios para TI. Seu principal objetivo é facilitar o desenvolvimento de relacionamentos internos Nós regularmente utilizamos contatos para facilitar a transferência de conhecimento de TI para os negócios e parceiros externos e conhecimento das áreas de negócio para a TI. O objetivo principal é facilitar o desenvolvimento de relacionamentos através das áreas de negócio e de seus parceiros externos Não se aplica ou sem condições de opinar Parte 2.2: MENSURAÇÃO DA COMPETÊNCIA E VALOR DA TI 8. As próximas sentenças se referem às métricas e processos utilizados para medir a contribuição da TI para os negócios: A TI e seus projetos são mensuradas por feeling, sem a utilização de uma métrica formal e adequada As métricas e processos que utilizamos para medir a TI são principalmente técnicas (ex. disponibilidade do sistema, tempo de resposta) Nós formalmente avaliamos aspectos técnicao e custo-eficientes utilizando medidas financeiras tradicionais, tais como retorno sobre investimento (ROI) e custeio baseado em atividades (ABC). Estamos começando a introduzir processos de feedback formais e a tomar medidas baseadas nos resultados de nossas mensurações Nós formalmente avaliamos aspectos técnicos, custo-eficiente, e custo efetivos utilizando medidas financeiras (ex. ROI, ABC). Nós temos processos de feedback formais adequados para revisar e tomar medidas baseadas nos resultados de nossas mensurações Nós utilizamos uma abordagem multi-dimensional com pesos apropriados para os aspectos técnicos, financeiros, operacionais, e humanos. Possuímos processos de feedback formais adequados para revisar e tomar medidas baseadas nos resultados de nossas mensurações. Essas mensurações são estendidas a nossos parceiros externos (ex. fornecedores, terceiros, clientes) Não se aplica ou sem condições de opinar 9. As próximas sentenças se referem ao uso de métricas que permitem mensurar os resultados que as decisões de negócio geram para o próprio negócio. Nós não mensuramos o valor de nossos investimentos nos negócios, ou o fazemos de forma improvisada Estamos preocupados com medidas custo-eficientes apenas no nível funcional da organização. Temos processos de feedback limitados ou não formalizados a fim de revisar e tomar medidas baseadas nos resultados de nossas medidas Utilizamos de maneira formal medidas financeiras tradicionais, tais como retorno sobre investimento (ROI) e custeio baseado em atividades (ABC), através das unidades funcionais. Estamos começando a ter processos de feedback formais a fim de revisar e tomar medidas baseadas nos resultados de nossas mensurações Nós formalmente mensuramos valor baseado na contribuição a nossos clientes. Nós temos processos de feedback formais a fim de revisar e tomar medidas baseadas nos resultados de nossas medidas e avaliar contribuições das unidades funcionais Nós utilizamos uma abordagem multi-dimensional com pesos apropriados para os aspectos técnicos, financeiros, operacionais, e humanos. Possuímos processos de feedback formais adequados para revisar e tomar medidas baseadas nos resultados de nossas mensurações. Essas mensurações são estendidas a nossos parceiros externos (ex. fornecedores, terceiros, clientes) Não se aplica ou sem condições de opinar 10. As sentenças seguintes referem-se ao uso de métricas integradas de TI e de negócios para mensurar a contribuição da TI para os negócios. Nós não medimos o valor de nossos investimentos em TI, ou o fazemos de forma improvisada. As mensurações do valor da TI e dos negócios não estão vinculadas. Temos processos de feedback limitados ou não formalizados a fim de revisar e tomar medidas baseadas nos resultados de nossas medidas As mensurações de valor da TI e dos negócios estão começando a estar vinculadas e formalizadas. Estamos começando a ter processos de feedback formais a fim de revisar e tomar medidas baseadas nos resultados de nossas mensurações Nós vinculamos formalmente o valor das mensurações de TI e dos negócios. Temos processos de feedback formalizados a fim de rever e tomar medidas baseadas nos resultados de nossas mensurações e de avaliar as contribuições das unidades funcionais Nós utilizamos uma abordagem multi-dimensional com pesos apropriados para as mensurações de TI e de negócios. Possuímos processos de feedback formais adequados para revisar e tomar medidas baseadas nos resultados de nossas mensurações. Essas mensurações são estendidas a nossos parceiros externos (ex. fornecedores, terceiros, clientes) Não se aplica ou sem condições de opinar 11. As sentenças seguintes se referem ao uso de acordos de nível de serviço (SLA: contrato que garante um determinado nível de serviço, ex.: atendimento em até 4 horas, relatórios regulares de serviços, etc) com fornecedores terceiros: Não utilizamos SLAs ou fazemos de forma esporádica Possuímos SLAs entre a TI e as unidades funcionais que são principalmente orientadas aos aspectos técnicos (tempo de resposta, disponibilidade dos sistemas, etc.) Possuímos SLAs entre a TI e as unidades funcionais que começam se desenvolver por toda a empresa sendo orientadas aos aspectos técnicos e de relacionamento (satisfação do usuário/cliente, comprometimentos da TI com os negócios, etc.) Possuímos SLAs entre TI e as unidades funcionais assim como por toda a empresa que são orientadas aos aspectos técnicos e de relacionamento Possuímos SLAs entre a TI e unidades funcionais assim como por toda a empresa e com nossos parceiros/alianças externas sendo orientadas aos aspectos técnicos e de relacionamento Não se aplica ou sem condições de opinar 12. As sentenças seguintes referem-se às práticas de benchmarking. Práticas informais são aquelas tais como entrevistas informais, pesquisas na literatura, visitas a empresas, etc., enquanto que práticas formais são aquelas tais como varredura do ambiente, coleta e análise de dados, determinação das melhores práticas, etc. Nós raramente ou nunca realizamos ações de benchmark informal ou formal Nós ocasionalmente ou rotineiramente realizamos ações de benchmark informal Nós ocasionalmente realizamos ações de benchmark formal e raramente tomamos medidas com base nos achados Nós rotineiramente realizamos ações de benchamark formal e usualmente tomamos medidas com base nos achados Nós rotineiramente realizamos ações de benchmark e temos um processo regular a fim de tomar medidas e mensurar as mudanças Não se aplica ou sem condições de opinar 13. As sentenças seguintes referem-se à extensão da avaliação e revisão dos investimentos de TI: Nós não avaliamos e/ou revisamos formalmente Nós avaliamos e/ou revisamos apenas após termos um problema de negócio ou de TI (ex. projeto de TI fracassado, perda de participação de mercado) Avaliações e/ou revisões estão começando a se tornar ocorrências rotineiras Nós avaliamos e/ou revisamos rotineiramente e temos um processo formal a fim de realizar mudanças basedas nos resultados Nós avaliamos e/ou revisamos rotineiramente e temos um processo formal a fim de realizar mudanças baseadas nos resultados e mensurar as mudanças. Nossos parceiros externos estão incluídos no processo. Não se aplica ou sem condições de opinar 14. As sentenças seguintes referem-se à extensão da adequação de práticas de melhoria contínua (ex. círculos de qualidade, revisões de qualidade) e medidas de efetividade: Nós não temos nenhuma prática de melhoria implantada Temos poucas práticas de melhoria contínua implantadas, mas nenhuma medida de efetividade está implantada Temos poucas práticas de melhoria contínua implantadas e o uso de medidas de efetividade está surgindo Temos muitas práticas de melhoria contínua implantadas e nós freqüentemente mensuramos suas efetividades Temos práticas de melhoria contínua bem estabelecidas e mensurações de efetividade estão implantadas Não se aplica ou sem condições de opinar 15. A contribuição demonstrada pela função de TI para o cumprimento das metas estratégicas da organização é: Muito fraca De certa forma fraca Nem fraca e nem forte De certa forma forte Muito forte Não se aplica ou sem condições de opinar Parte 2.3: GOVERNANÇA DE TI 16. As sentenças seguintes referem-se ao planejamento estratégico de negócios com a participação da TI: Não fazemos planejamento estratégico formal de negócios ou se fazemos é quando necessário Fazemos planejamento estratégico formal de negócios ao nível de unidade funcional com ligeira participação da TI Fazemos planejamento estratégico formal de negócios ao nível de unidades funcionais com alguma participação da TI. Existe algum planejamento intra-organizacional Fazemos algum planejamento estratégico formal de negócios ao nível de unidade funcional e transversalmente pela empresa com participação da TI Fazemos planejamento estratégico formal de negócios ao nível de unidade funcional, transversalmente pela empresa, e com a participação de nossos parceiros/alianças e com a TI Não se aplica ou sem condições de opinar 17. As sentenças seguintes referem-se ao planejamento estratégico da TI com a participação das áreas de negócio: Não fazemos planejamento estratégico formal de TI, ou se fazemos é quando necessário Fazemos planejamento estratégico formal de TI ao nível de unidade funcional com ligeira participação das áreas de negócio Fazemos planejamento estratégico formal de TI ao nível de unidades funcionais com alguma participação das áreas de negócio. Existe algum planejamento intra-organizacional Fazemos planejamento estratégico formal de TI e transversalmente pela empresa com a participação das áreas de negócio Fazemos planejamento estratégico formal de TI ao nível de unidade funcional, transversalmente pela empresa, e com a participação de nossos parceiros/alianças de negócio Não se aplica ou sem condições de opinar 18. As sentenças seguintes se referem a como é orçada a TI. Nossa função de TI é orçada como: Centro de custo, com gastos erráticos/inconsistentes/irregulares/inconstantes Centro de custo, por unidade de negócios Centro de custos com algums projetos tratados como investimentos Centro de investimento Centro de lucros, onde a TI gera receita Não se aplica ou sem condições de opinar 19. As sentenças seguintes referem-se às decisões de investimento em TI. Nossas decisões de investimento em TI são baseadas principalmente na habilidade da TI em: Reduzir custos Ter como foco o aumento da produtividade e eficiência Ter como foco exames financeiros tradicionais. A TI é vista como uma habilitadora de processos Ter como foco a efetividade nos negócios. A TI é vista como um direcionador de processos estratégias de negócio ou um habilitador de Criar vantagem competitiva e aumentar os lucros. Nossos parceiros de negócio enxergam valor Não se aplica ou sem condições de opinar 20. As sentenças seguintes referem-se a existência de grupos/comitês diretivos específicos para tratar da questão TI, com participação da gerência e dos envolvidos com a TI e das áreas de negócio: Não temos comitê(s) diretivos formais/regulares. Temos comitê(s) que se reúnem informalmente quando necessário. Temos comitês formais, que se reúnem regularmente e têm uma efetividade emergente. Temos encontros formais e regulares de comitês com demonstrada efetividade. Temos encontros formais e regulares de comitês com demonstrada efetividade que inclui parceiros estratégicos de negócio com compatilhamento de responsabilidade de tomada de decisão. Não se aplica ou sem condições de opinar 21. As sentenças seguintes referem-se a como os projetos de TI são priorizados. Nosso processo de priorização de projetos de TI usualmente é: Em reação a uma necessidade de negócios ou de TI Determinado pela função de TI Determinado pela função de negócios Mutuamente determinado entre as gerências de TI e de negócio de nível sênior e médio Mutuamente determinado entre as gerências de TI e de negócio de nível sênior e médio e com consideração de prioridade de qualquer parceiro/aliança de negócio Não se aplica ou sem condições de opinar 22. A habilidade da função de TI em reagir/responder rapidamente às mudanças de necessidades das áreas de negócio da organização é: Muito fraca De certa forma fraca Nem fraca e nem forte De certa forma forte Muito forte Não se aplica ou sem condições de opinar Parte 2.4: PARCERIAS ENTRE FUNÇÕES DE NEGÓCIOS E DE TI 23. A TI é percebida pelas áreas de negócio como: Um custo de se fazer negócios Emergindo como um ativo Um habilitador fundamental de futuras atividades de negócio Um condutor de futuras atividades de negócio fundamental Um parceiro dos negócios que co-ajusta-se/improvisa em trazer valor para a firma Não se aplica ou sem condições de opinar 24. As sentenças seguintes referem-se ao papel da TI no planejamento estratégico dos negócios: A TI não tem um papel A TI é utilizada para habilitar processos de negócio A TI é utilizada para conduzir processos de negócio A TI é utilizada para habilitar ou conduzir a estratégia de negócio A TI co-ajusta-se com os negócios para habilitar/conduzir objetivos estratégicos Não se aplica ou sem condições de opinar 25. As sentenças seguintes referem-se ao compartilhamento (pela gerência de TI e de negócios) dos riscos e recompensas (ex. bônus) associados com as iniciativas de em TI (ex. projeto está atrasado e com orçamento “estourado” devido às mudanças de requisitos por parte da área de negócios): A TI sofre todos os riscos e não recebe nenhuma das recompensas A TI recebe a maioria dos riscos com poucas recompensas Começa a surgir o compartilhamento dos riscos e das recompensas Riscos e recompensas sempre são compartilhados Riscos e recompensas são sempre compartilhados e temos compensação formal e sistemas de recompensa adequados e induzem os gerentes a assumir riscos Não se aplica ou sem condições de opinar 26. As sentenças seguintes referem-se ao gerenciamento formal da relação TI/negócios. Em que extensão existem processos formais adequados que foquem na melhoria dos relacionamentos de parceria existentes entre a área de TI e às áreas de negócio (ex. times inter-funcionais, treinamento, compartilhamento de riscos/recompensas): Nós não gerenciamos nossos relacionamentos Nós gerenciamos nossos relacionamentos de uma maneira improvisada Nós temos programas definidos para gerenciar nossos relacionamentos, mas a TI ou as áreas de negócio nem sempre os obedecem. Conflito é visto como algo criativo em vez de produtor de rupturas Nós temos programas definidos para gerenciar nossos relacionamentos e tanto a TI como as áreas de negócio os obedecem Nós temos programas definidos para gerenciar nossos relacionamentos, tanto a TI como as áreas de negócio os obdecem, e estamos melhorando-os continuamente Não se aplica ou sem condições de opinar 27. As sentenças seguintes referem-se ao relacionamento e confiança entre TI e áreas de negócio. Existe um sentimento de conflito e desconfiança entre a TI e as áreas de negócio A associação é principalmente um estilo transacional de relacionamento do tipo “extensão do braço” TI começa a surgir como um fornecedor de serviços de valor A associação é principalmente um relacionamento do tipo parceria de longo-prazo A associação é uma parceria de longo-prazo e fornecedora de serviços de valor Não se aplica ou sem condições de opinar 28. As sentenças seguintes referem-se aos patrocinadores/promotores de negócios. Nossas iniciativas baseadas em TI: Geralmente não possuem um patrocinador/promotor de nível gerencial de TI ou negócios Freqüentemente têm apenas um patrocinador/promotor de nível gerencial Freqüentemente têm um patrocinador/promotor de nível executivo de TI e de nível gerencial de negócios Freqüentemente têm um patrocinador/promotor de nível executivo de TI e negócios Freqüentemente têm na alta direção um patrocinador/promotor forte para as iniciativas de TI Não se aplica ou sem condições de opinar Parte 2.5: ESCOPO E ARQUITETURA DA INFRA-ESTRUTURA DE TI 29. As sentenças seguintes referem-se ao escopo dos seus sistemas de TI. Nossos sistemas são principalmente: Suporte tradicional de escritório (ex. e-mail, contabilidade, processamento de texto, sistemas gerenciais) Orientado à transação (ex. suporte administrativo) Habilitadores de processos de negócio (TI apóia mudanças de processo de negócio) Condutores de processos de negócio (TI é um catalisador das mudanças de processos) Habilitadores/condutores da estratégia de negócios (TI é um catalisador de mudanças na estratégia de negócio) Não se aplica ou sem condições de opinar 30. As sentenças seguintes referem-se à articulação e execução de padrões elaborados pela área de TI: Inexistentes ou não são cumpridos Definidos e cumpridos ao nível de setores, mas não através de toda a organização Definidos e cumpridos ao nível de setores, com surgimento de coordenação através da organização Definido e cumprido através da organização Definido e cumprido através da organização, e com articulação comum entre parceiros/alianças estratégicas de negócios Não se aplica ou sem condições de opinar 31. As sentenças seguintes referem-se ao escopo de integração da arquitetura. Os componentes de nossa infra-estrutura de TI são: Não bem integrados. Integrados parcialmente internamente, e com surgimento de algumas iniciativas de integração entre áreas Integrados através de toda a organização Integrados através de toda a organização, e com parceiros/alianças estratégicas de negócio Desenvolvidos com nossos parceiros de negócio, altamente integrados Não se aplica ou sem condições de opinar 32. As sentenças seguintes referem-se ao escopo da flexibilidade da infra-estrutura de TI em relação às mudanças de negócios e tecnológicas. Nossa infra-estrutura de TI é vista como: Uma utilidade fornecendo serviços de TI básicos a um custo mínimo Começando a ser guiada pelas exigências da estratégia de negócios corrente Guiada pelas exigências da estratégia de negócios corrente Começando a ser vista como um recurso que permita respostas rápidas às mudanças do mercado Um recurso que permita e conduza respostas rápidas às mudanças de mercado Não se aplica ou sem condições de opinar Parte 2.6: HABILIDADES DE RECURSOS HUMANOS 33. As sentenças seguintes referem-se à extensão que a organização estimula um ambiente empreendedor e inovativo. Empreendedorismo é: Desencorajado. Moderadamente encorajado dentro dos setores Fortemente encorajado dentro dos setores Fortemente encorajado por toda a organização Fortemente encorajado por toda a organização, e com parceiros/alianças de negócios Não se aplica ou sem condições de opinar 34. As sentenças seguintes referem-se à prontidão da sua organização em relação às mudanças. Tendemos a resistir a mudanças Reconhecemos a necessidade para mudanças e começam a surgir programas de prontidão a mudanças Programas de prontidão a mudanças fornecem treinamento e habilidades necessárias para implementar mudanças estão em operação no nível funcional Programas de prontidão a mudanças estão em operação no nível corporativo Programas de prontidão a mudanças estão em operação no nível corporativo e somos proativos em antecipar mudanças Não se aplica ou sem condições de opinar 35. As próximas sentenças referem-se a oportunidades de carreiras interfuncionais entre pessoal de TI e de negócios. Transferências de trabalho raramente ou nunca ocorrem Transferências de trabalho ocorrem ocasionalmente dentro dos setores de TI ou negócios Transferências de trabalho ocorrem ocasionalmente entre as áreas de TI e negócios Transferências de trabalho ocorrem regularmente entre níveis e áreas da organização Transferências de trabalho ocorrem regularmente em todos os níveis, áreas, funções, estimulados por um processo de aprendizado organizacional Não se aplica ou sem condições de opinar 36. As próximas sentenças se referem às oportunidades de aprendizado para os empregados e sobre serviços de apoio fora do setor do empregado (ex. programadores treinados em funções de produção de produtos/serviços, prestadores de serviço aos clientes treinados na elaboração de análises de sistemas) utilizando programas tais como treinamento interfuncional e rotação de funções. A organização: Não fornece oportunidades de aprender sobre serviços de apoio fora do setor do empregado Oportunidades são dependentes do setor Programas formais são praticados por todos os setores Programas formais são praticados por toda a empresa Oportunidades são formalmente disponibilizadas através da empresa e com parceiros/alianças de negócio Não se aplica ou sem condições de opinar 37. As sentenças seguintes se referem à interação interpessoal (ex. ambiente de confiança, confidência, cultural, social, e político) que existe através das unidades de negócio e de TI de nossa organização. Existe um mínimo de interação entre unidades de TI e de negócios A associação é principalmente um estilo transacional de relacionamento do tipo “extensão do braço” Começa a surgir confiança e confidência entre pessoal de TI e áreas de negócio Confiança e confidência entre pessoal de TI e áreas de negócio é alcançada Confiança e confidência é estendida a a clientes externos e parceiros Não se aplica ou sem condições de opinar 38. As próximas afirmações se referem à habilidade da TI organizacional em atrair e reter os melhores profissionais técnicos e de negócios. Não existe um programa formal para reter profissionais de TI. Demandas de recrutamento são preencidas ineficazmente Contratação de TI é focada em aspectos técnicos Contratação de TI é focada igualmente em aspectos técnicos e de negócios. Programas de retenção estão em operação Programas formais de contratação estão em operação a fim de atrair e reter os melhores profissionais de TI com habilidades técnicas e de negócios Programas efetivos estão em operação a fim de atrair e reter os melhores profissionais de TI com habilidades técnicas e de negócios Não se aplica ou sem condições de opinar PARTE 3: Identificando os facilitadores para o alinhamento: Por favor, indique em que medida os seguintes itens facilitam, contribuem e habilitam o alinhamento entre as estratégias de TI e de negócios em sua organização. Assinale apenas uma opção para cada item. (Utilize a opção SCO – sem condições de opinar, se o item não estiver claro, ou se não tiveres informação suficiente) Facilita Não facilita SCO muito Diretores e gerentes apóiam a TI 1. 2. 3. 4. 5. A TI está envolvida com a estratégia dos negócios 1. 2. 3. 4. 5. A TI demonstra forte liderança 1. 2. 3. 4. 5. A TI entende o ambiente de negócios da empresa 1. 2. 3. 4. 5. Parceria próxima entre TI e negócios 1. 2. 3. 4. 5. Esforços de TI bem priorizados 1. 2. 3. 4. 5. Boa comunicação entre TI e negócios 1. 2. 3. 4. 5. Metas e visão de TI bem definidos 1. 2. 3. 4. 5. TI e negócios tem relacionamento próximo 1. 2. 3. 4. 5. Recursos de TI compartilhados 1. 2. 3. 4. 5. TI cumpre compromissos 1. 2. 3. 4. 5. TI atinge suas metas estratégicas 1. 2. 3. 4. 5. TI é utilizada para vantagem competitiva 1. 2. 3. 4. 5. Planos de TI vinculados com planos de negócios 1. 2. 3. 4. 5. Identificando as barreiras para o alinhamento: Por favor, indique em que medida os seguintes itens inibem e bloqueiam o alinhamento entre as estratégias de TI e de negócios em sua organização. Assinale apenas uma opção para cada item. (Utilize a opção SCO – sem condições de opinar, se o item não estiver claro, ou se não tiveres informação suficiente para opinar) Inibe Não inibe muito TI não compreende o ambiente de negócios da empresa 1. 2. 3. 4. 5. TI falha em cumprir seus compromissos 1. 2. 3. 4. 5. Falta de parceria próxima entre TI e negócios 1. 2. 3. 4. 5. Esforços de TI não são bem priorizados 1. 2. 3. 4. 5. Executivos seniores não apóiam a TI 1. 2. 3. 4. 5. Falta liderança por parte da gerência de TI 1. 2. 3. 4. 5. Planos de TI e de negócios não estão vinculados 1. 2. 3. 4. 5. Infra-estrutura de TI é antiquada 1. 2. 3. 4. 5. Resistência por parte dos executives seniores 1. 2. 3. 4. 5. Problemas orçamentários e de equipe 1. 2. 3. 4. 5. TI não se comunica bem com os negócios 1. 2. 3. 4. 5. TI falha em satisfazer as metas estratégicas 1. 2. 3. 4. 5. Metas/Visão são vagas 1. 2. 3. 4. 5. SCO PARTE 4: As perguntas seguintes permitem a identificação do perfil dos respondentes 39. Nome da empresa: 40. Nome do respondente: 41. Email do respondente: 42. Deseja receber o resultado da pesquisa por email: 43. Qual a quantidade de computadores em sua empresa: 44. Qual a quantidade de funcionários de sua empresa: 45. Qual o tipo/área de sua empresa (indústria, comércio, serviços ou governo): 46. Considerações adicionais: