PRINCIPAIS FERRAMENTAS DE GESTÃO APLICADAS NA FACULDADE DE
CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS DO SUL DE MINAS - FACESM
CRISTIANE MORATTO FÉLIX DE FREITAS
Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas do Sul de Minas – FACESM
[email protected]
VIVIAN DE SOUZA MELO
Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas do Sul de Minas – FACESM
[email protected]
RESUMO
O setor acadêmico vem passando por intensas transformações, devido à globalização e os
avanços tecnológicos, fazendo com que a metodologia do ensino precisa-se de
aprimoramentos para se adaptar as novas realidades. As IES, atualmente passaram a utilizar
ferramentas de gestão organizacionais, devido aos constantes desafios em seu ambiente e o
aumento da concorrência. Por esta razão, este trabalho tem como objetivo apresentar uma
análise das principais ferramentas de gestão utilizadas pela Faculdade de Ciências Sociais
Aplicadas do Sul de Minas - FACESM, situada em Itajubá, Minas Gerais. A metodologia de
pesquisa consiste em um estudo de caso, desenvolvida por meio da utilização dos
instrumentos: referenciais teóricos, coleta de dados através de questionários aplicados nas
pessoas chaves das áreas pertinentes.
Palavras-chave: Ferramentas de gestão. Gestão acadêmica. Posicionamento de mercado.
1. INTRODUÇÃO
Vivemos em um mundo altamente competitivo, onde a sobrevivência das organizações
depende de como elas irão se comportar diante de seus concorrentes. Por esse motivo, as
organizações são forçadas a encontrar métodos eficazes que as coloque a frente do mercado
onde atuam. Frente a este contexto, onde as mudanças ocorrem a todo o momento, as
empresas estão incorporando em seu ambiente, ferramentas de gestão como um instrumento
importante para o sucesso, contribuindo para que as empresas tenham maior vantagem
competitiva e melhor gerenciamento de suas informações, o que influencia diretamente no
crescimento da organização.
Na atualidade, as ferramentas de gestão são cada vez mais necessárias nas
organizações, já que elas proporcionam um diferencial competitivo para as empresas, que por
meio de seu uso podem conhecer afundo seu comportamento, munindo-se de informações
precisas e antecipando-se aos acontecimentos futuros, tornando a tomada de decisão mais
efetiva e destacando melhor os resultados alcançados.
O presente estudo tem por objetivo geral abordar as principais ferramentas utilizadas
nos setores estratégicos da Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas do Sul de Minas FACESM, que se localiza em Itajubá, Minas Gerais e têm como objetivo especifico: (1)
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identificar as ferramentas de gestão mais utilizadas pela faculdade, (2) identificar as
ferramentas de gestão que são utilizadas eventualmente e (3) avaliar seus impactos dessas
ferramentas no resultado da instituição.
2. METODOLOGIA
A metodologia de pesquisa deste trabalho consiste em um estudo de caso e foi
desenvolvida por meio da utilização dos seguintes instrumentos: referenciais teóricos, coleta
de dados através de questionários com perguntas fechadas aplicados nos gestores e pessoas
chaves das áreas pertinentes.
3. GESTÃO DO ENSINO SUPERIOR
Segundo Rocha e Granemann (2003), nesses novos tempos é necessário que as
instituições de ensino superior comecem adotar métodos de gerenciamento atuais, que
valorizem seu planejamento estratégico, seus objetivos e metas, o seu planejamento financeiro
anual em curto prazo, enfim, todas as ferramentas capazes de levar a organização a alcançar
seus objetivos estratégicos.
De acordo com Tachizawa e Andrade (2006), o aumento da concorrência, as
instituições de ensino superior precisam admitir, entre outras coisas, modelos de preços
competitivos que considere para cada curso, as despesas diretas e indiretas necessárias para o
seu desenvolvimento. É necessário ainda ter em mente que as decisões estratégicas de uma
instituição de ensino superior dependem vigorosamente dos preços cobrados pelo serviço
prestado e de seus custos operacionais.
De uma maneira geral, nota-se o avanço das IES, na busca de adequação as novas
realidades impostas pelo mercado. Segundo Lima et al., (2010), essas alterações decorrem
principalmente da criação de leis educacionais, determinadas pelo MEC. A cada dia aparecem
mais credenciamentos de IES, apresentando ótimos projetos de melhoria para tanto corpo
docente , quanto para a infraestrutura geral e especificas das instituições de ensino superior
como bibliotecas, laboratórios, hardware e software, etc.
4. FERRAMENTAS DE GESTÃO NO ENSINO SUPERIOR
4.1. Visão, missão e valores
Missão é o motivo principal pelo o qual a organização existe, ou seja, o causa pelo
qual a mesma foi instituída. Normalmente a missão representa o que a organização se dispõe a
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fazer. De acordo com Oliveira (2004), a missão é o plano estratégico da empresa, onde ela
deseja ir.
É de extrema importância, que a missão seja compartilhada com todos os gestores e
funcionários da organização, pois inúmeras pessoas trabalham nas empresas e desconhecem o
principal motivo pelo qual deveriam fazer o serviço, acabam se perdendo e na maioria das
vezes não conseguem explicar o simples fato de sua organização ter sido fundada. Destaca
ainda Oliveira (2004), é necessário que a missão seja reconhecida como um exemplo a ser
alcançado e nunca uma obrigação a ser alcançada.
Visão é onde a empresa acredita chegar dentro de alguns anos, por isso é caracterizada
como médio ou longo prazo, ou seja, são propósitos especificados pela organização para
serem atingidos dentro de um determinado período. Relata Costa (2007), que a visão se
preocupa em expor a autoimagem de uma empresa, ou seja, como ela se enxerga, ou como
deseja estar no futuro.
Valores são atributos, aptidão que uma empresa possui. Costa (2007), ainda destaca
que os valores são as virtudes da organização, podendo servir como um objeto de avaliação da
empresa no mercado. Desde modo e imprescindível que os valores sejam preservados, pois é
através deles que a empresa será vista e avaliada, tanto por seus clientes, quanto por seus
concorrentes.
4.2. Planejamento estratégico nas instituições de ensino superior
Segundo Costa (2007), na atualidade transformações significativas acontecem a todo o
momento e em todos os lugares, provocando uma onda de desconforto nos dirigentes e
gestores das organizações. Por este motivo a palavra estratégia tornou-se frequente no
vocabulário empresarial. Para o desenvolvimento das estratégias, toda a empresa e seus
setores devem trabalhar de forma integrada, com o objetivo de garantir o sucesso e
sobrevivência da organização.
Planejamento estratégico é entendido como:
O estabelecimento de um conjunto de providências a serem tomadas
pelo executivo para a situação em que o futuro tende a ser diferente do
passado; entretanto, a empresa tem condições e meios de agir sobre as
variáveis e fatores de modo que possa exercer alguma influência; o
planejamento é ainda, um processo contínuo, um exercício mental que é
executado pela empresa independente de vontade especifica de seus
executivos (OLIVEIRA, 2004, p. 35).
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De acordo com Rocha e Granemann (2003), as operações de planejamento estratégico
são utilizadas para que a organização se antecipe aos fatos e oriente suas ações, alcançando
melhores resultados em função dos objetivos almejados.
As instituições de ensino superior (IES) precisam atentar-se para as novas exigências
do mercado atual, que são cada vez mais hostis no quesito competitividade e se manter forte
diante da introdução de métodos inovadores que são cruciais para seu desenvolvimento
(COLOSSI et al., 2001).
4.3. Sistema de informação
Para Laudon e Laudon (2007), o sistema de informação - (SI) pode ser explicado
como um conjunto de componentes que processam, coletam, armazenam e transmitem
informações com objetivo de ajudar na tomada de decisão e na analise de problemas, assim
obtendo uma vantagem estratégica.
Segundo O’Brien (2006), existem três motivos para que as empresas adotem os SI:
“suporte de seus processos operacionais, suporte na tomada de decisão de seus gerentes e
funcionários e suporte em suas estratégias em busca de vantagem competitiva”.
Ainda segundo O´Brien (2006), o SI transformou-se em uma importante ferramenta
para que as organizações alcancem sucesso em qualquer área.
4.4. Sistema de comunicação interna
De acordo com Curvello (2012), podemos definir comunicação interna como uma
ação realizada pela organização que tem por objetivo informar, mobilizar, educar e manter a
coesão interna, assim contribuindo para uma boa imagem e um ambiente agradável e
organizado.
Segundo Clemen (2006), são muitas as ferramentas utilizadas como apoio à
comunicação interna, como por exemplo, quadro de avisos, e-mail, comunicação face a face,
entre outras.
Cruz (2004) relata que deve ser constante o trabalho de comunicação interna, não
dever ser realizado somente quando houver processos de mudanças, assim terá uma maior
credibilidade e efetividade junto ao público interno.
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4.5. Marketing nas instituições de ensino superior
Segundo Kotler e Armstrong (2007), marketing é o método pelo qual as organizações
geram valor para os consumidores, construindo poderosos relacionamentos, com o objetivo de
capturar valores monetários, por meio da satisfação dos desejos e necessidades dos clientes.
De acordo com Bronnemann e Silveira (2003), a concorrência tem se mostrado cada
vez mais capaz, com melhores colocações no mercado, com produtos e serviços bem
elaborados, com canais de distribuição mais efetivos e com preços mais atrativos. Por tanto,
para conseguir derrotá-los no mercado atual, é necessário utilizar ferramentas eficientes como
o marketing.
Cobra (1992) cita que o marketing é adotado hoje como um assunto de destaque para
qualquer tipo de organização, sendo elas com fins lucrativos ou não, ou independente de seu
porte, essa ferramenta esta em foco por se tratar de algo capaz de diferenciá-las de seus
concorrentes, proporcionando vantagens competitivas, se bem utilizada.
5. RESULTADOS DA PESQUISA
Esta etapa mostra as análises dos gráficos da pesquisa quantitativa realizada na
instituição em estudo.
5.1. Impacto da ferramenta de gestão “Microsoft Office (planilhas do Excel, Word,
outros)” gerado na IES pesquisada.
Analisando a figura a seguir, pode-se notar que 100% do resultado da pesquisa
concentram-se nas opções “Elevado impacto positivo, com 88,89% e Médio impacto positivo,
com 11,11%“. Deste modo conclui-se que a ferramenta Microsoft Office representa um papel
muito importante dentro da instituição, pois a maioria dos entrevistados afirma utilizá-las em
seu cotidiano no auxilio das atividades de gestão da instituição de ensino.
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Figura 1: Impacto que a ferramenta de gestão “Microsoft Office (planilhas do Excel, Word, outros)” gera na IES.
Fonte: Dados da pesquisa realizada pelas autoras.
5.2. Impacto da ferramenta de gestão “Visão, missão e valores” gera para na IES
pesquisada.
De acordo com os resultados apresentados na figura 2, 88,89% das opiniões são
representadas por de “Elevado e Médio impacto positivo. Um alerta para a IES seria a opção
“Médio impacto negativo, com 11,11%. Desta forma pode-se concluir que a ferramenta
necessita de algumas melhorias, como divulgação e um maior conhecimento por parte dos
colaboradores.
Figura 2: Impacto que a ferramenta de gestão “Visão, missão e valores” gera na IES.
Fonte: Dados da pesquisa realizada pelas autoras.
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5.3. Impacto da ferramenta de gestão “Outdoors, Banners, Rádio, outros” gera para na
IES pesquisada
Observando os resultados analisados na figura 3, entende-se que a ferramenta possui
“Elevado a Médio impacto positivo” para a instituição, apresentando um total de 88,89%, dos
100%. Cerca de 11,11% desconhecem o impacto da mesma. Compreende-se deste modo, que
a ferramenta é fundamental para o desenvolvimento de seu marketing e para uma
comunicação eficaz da instituição com seu público alvo.
Figura 3: Impacto que a ferramenta de gestão “Outdoors, Banners, Rádio, outros” gera na IES.
Fonte: Dados da pesquisa realizada pelas autoras.
5.4. Impacto da ferramenta de gestão “quadro de avisos” gerado na IES pesquisada.
Ao analisar esta ferramenta conclui-se que a opinião das pessoas entrevistadas,
88,89% esta entre “Elevado e Médio impacto positivo” e 11,11% dizem que desconhecem seu
impacto, ou seja, esta ferramenta tem um papel muito importante na comunicação dos
docentes e discentes dentro da instituição, mas que nem sempre as pessoas prestam atenção
nas constantes atualizações que são realizadas, deixando algumas informações passarem
despercebidas.
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Figura 4: Impacto que a ferramenta de gestão “quadro de avisos” gera na IES.
Fonte: Dados da pesquisa realizada pelas autoras.
5.5. Impacto da ferramenta de gestão “sistema aula” gerado na IES pesquisada.
Com base na figura 7, observa-se que 100% das respostas encontram-se entre
“Elevado impacto positivo, com 44,44% e Médio impacto positivo, com 55,56%, ou seja, o
sistema aula é utilizado por todos os setores da faculdade para executar algum tipo de
atividade, embora nem sempre os controles mais importantes estejam ligados a este sistema,
sendo necessária a utilização outros métodos de controles como por exemplo, planilhas no
Excel.
Figura 7: Impacto que a ferramenta de gestão “sistema aula” gera na IES.
Fonte: Dados da pesquisa realizada pelas autoras.
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6. CONCLUSÃO
Com base nos objetivos propostos no trabalho e as análises dos dados coletados no
decorrer da pesquisa, foi possível evidenciar a importância da aplicação que tais ferramentas
proporcionam a faculdade e como é imprescindível para o cenário competitivo atual, que as
empresas busquem alternativas que possibilitem aos gestores mais eficiência nas tomadas de
decisão.
A pesquisa mostrou de maneira geral que a maioria das ferramentas utilizadas pelos
colaboradores na execução das tarefas é bem aceita e exercem impacto positivo dentro da IES.
Também ficou evidenciado que existem ferramentas importantes que alguns funcionários
desconhecem seu funcionamento ou aplicação, este resultado demonstra um sinal de alerta
para faculdade, que necessita disseminar melhor a importância que tais instrumentos
representam. Outro ponto a ressaltar são as ferramentas que apareceram na opinião dos
funcionários como impacto negativo, por exemplo, pode-se citar “Visão, missão e valores”,
uma ferramenta indispensável para o bom funcionamento das empresas e que todo
funcionário deveria conhecer.
Fica evidente que a FACESM faz uso de excelentes instrumentos de gestão para suas
atividades. Como sugestão para uma possível melhoria, seria difundir com maior clareza as
ferramentas atuais e colocar em funcionamento as ferramentas que já existem e que ainda não
são bem conhecidas ou usadas pelos colaboradores.
Dessa forma, é possível concluir que os objetivos geral e específicos propostos no
trabalho foram satisfatoriamente atingidos. Ficando claro que por meio das ferramentas de
gestão é possível ter maior controle sobre as informações, manter uma organização adequada,
gerir com excelência os processos, obter uma comunicação eficiente com os meios, garantir
retorno e lucratividade aos negócios, enfim agregar maior valor para a instituição.
7. REFERÊNCIAS
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