Escola Básica Integrada de Angra do Heroísmo
Tecnologias da Informação e Comunicação
Guia de Estudo
Folha de Cálculo – Microsoft Excel
Estrutura geral de uma folha de cálculo: colunas, linhas, células, endereços
Uma folha de cálculo electrónica (“electronic spreadsheet”) é um programa que
proporciona uma área de trabalho ou “folha de trabalho” (“worksheet”), cuja configuração
genérica é a de uma tabela ou folha quadriculada, dividida em colunas e linhas.
COLUNAS: Dispostas na vertical e representadas por letras: A, B, C, etc.
LINHAS: Dispostas na horizontal e numeradas de 1 até um determinado número.
CÉLULAS: Intersecção das colunas com as linhas; unidades elementares da folha de
cálculo.
Cada célula é representada por um endereço ou referência:
- Uma letra - correspondente à coluna;
- Um número — correspondente à linha.
BLOCO,
INTERVALO OU FAIXA
(“RANGE”): conjunto de células contíguas, dispostas em forma
de rectângulo.
Tipos de dados com que se pode trabalhar numa folha de cálculo:
- STRINGS
OU CADEIAS DE CARACTERES:
Informação que, normalmente, serve para dar um
título a uma secção de trabalho, uma indicação em relação aos dados que se encontrem
ao lado ou por baixo, etc.
- NÚMEROS
OU DADOS NUMÉRICOS DIRECTOS:
Podem ser de vários tipos ou formatos:
números positivos ou negativos, com ou sem casas decimais, em formato de percentagem
ou de valores monetários, etc.
- DATAS E HORAS: Estes tipos de dados têm de ser escritos num formato reconhecido pelo
programa, normalmente semelhante ao que é usado na escrita habitual, mas dependendo
da configuração do ambiente de trabalho.
- FÓRMULAS: Normalmente, são expressões matemáticas ou lógico-matemáticas, através
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das quais se efectuam cálculos.
Os cálculos efectuados pelas fórmulas podem utilizar valores numéricos directos ou
valores contidos noutras células, através da indicação dos seus endereços.
Conceitos de livro e folha de trabalho
LIVRO
DE TRABALHO:
De cada vez que iniciamos um novo trabalho, é-nos aberto
automaticamente um novo livro. Permite-nos criar ou incluir (e retirar) folhas de trabalho,
bem como guardá-las em conjunto, associadas a um ficheiro informático.
Principais elementos do ambiente de trabalho
O ambiente de trabalho do Excel contém elementos comuns a qualquer outra janela de
programa de aplicação do ambiente Windows.
Sob a barra de título situa-se a habitual barra de menus, e, por baixo desta, as também
usuais barras de ferramentas – com um conjunto de botões que tornam mais fácil e rápida
a execução das principais operações.
Para além da barra de ferramentas principal, temos também uma barra de formatações,
bem como a possibilidade de incluir outras, para certas tarefas mais específicas.
Entre as barras de ferramentas e a área de trabalho da folha de cálculo situa-se
a
chamada barra de fórmulas.
Na barra de fórmulas introduzem-se e editam-se, não apenas as fórmulas, mas todos os
dados, qualquer que seja a célula activa.
Na parte inferior da folha de trabalho, temos uma barra dividida em duas partes:
- A parte esquerda, na qual pode ver-se um conjunto de quatro botões e uma série de
separadores ou indicativos das várias folhas do livro em que estamos a trabalhar;
- A parte direita, que corresponde à barra de deslocamento horizontal.
A última barra da janela do programa é a chamada barra de estado (status bar), que nos
dá indicações úteis acerca do trabalho que estamos a realizar.
Outras características da folha de cálculo Excel
O facto de trabalhar no ambiente Windows confere ao Excel todas as características e
potencialidades das aplicações concebidas para aquele ambiente, nomeadamente, o
facto de se poderem efectuar transferências de informação entre diferentes documentos –
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do Excel ou de outras aplicações – mediante as conhecidas técnicas “cortar, copiar e
colar”, bem como, a inserção de objectos e o estabelecimento de ligações dinâmicas
(técnicas OLE).
As potencialidades do Excel em matéria de gráficos são excelentes, quer devido à grande
variedade de tipos e formatos de apresentação, quer devido às possibilidades de inserção
e articulação dos gráficos com as folhas de trabalho, a partir das quais foram elaborados.
Assim uma eventual alteração dos dados, pode reflectir-se de imediato no gráfico.
O tratamento da informação à maneira de base de dados, no Excel, permite, de uma
forma bastante fácil e flexível, efectuar consultas em modo de formulário, reordenação dos
dados, aplicação de critérios de consulta e filtragem, etc.
Quando se fala de bases de dados relativamente a folhas de cálculo, devemos ter
presente que se trata de bases de dados em formato simples – “flat-file” ou monotabela.
Normalmente a primeira linha da tabela é reservada para escrever os nomes dos campos;
as linhas de dados que se lhe seguem correspondem aos registos.
O Excel permite a articulação de diferentes documentos ou folhas de trabalho, estando ou
não visíveis em simultâneo no ecrã. Esta característica possibilita um tipo de trabalho em
folhas de cálculo a que se costuma chamar de multitabela ou folha de cálculo 3D.
O Excel também oferece a possibilidade de trabalhar com macros, tornando assim
possível a automatização de tarefas. As macros têm por base a linguagem de
programação Visual Basic.
Tipos de endereços e referências
Um endereço ou referência é uma indicação para o programa tomar o valor contido na
célula referenciada e utilizá-lo nas operações da célula.
Endereços ou referências relativas: de um modo geral, os endereços ou referencias do
tipo relativo readaptam-se às novas posições para onde são copiados, mediante um
mecanismo de manutenção do paralelismo. Exp.: D2.
Endereços ou referências absolutas: Para onde quer que seja copiada uma referência
absoluta, ela manter-se-á sempre inalterada, não sofrendo, pois, nenhuma adaptação
relativa à nova posição. Exp.: $D$2.
Quando se fazem operações de mover, inserir ou excluir células, as referências incluídas
em fórmulas que possam ser afectadas por essas operações, serão adaptadas à nova
disposição dos, de modo a manter a lógica que tinham anteriormente.
Assim, as referências (relativas ou absolutas) podem sofrer alterações mas sempre no
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sentido de preservar a lógica dos cálculos, em conformidade com a disposição dos dados.
Endereços ou referências mistas. Enquanto que o mecanismo das referências relativas
permite que as cópias façam uma adaptação em relação à coluna e À linha e as
referências absolutas fazem fixar ao mesmo tempo a linha e a coluna, há, no entanto,
situações em que queremos fixar a coluna e deixar relativa a linha, ou vice-versa, fixar a
linha e deixar a coluna relativa. Exp.: $D2; D$2.
Referências circulares
Uma referência circular acontece quando em determinada célula se introduz uma fórmula
que faz referência à própria célula em que se situa a fórmula.
Uma referência circular pode acontecer de modo directo ou indirectamente:
- De um modo directo, se a referência à própria célula se situa directamente na fórmula;
- Indirectamente se a referência circular acontece por via de referência a uma outra célula
que, por sua vez, faz referência à célula onde se introduziu a fórmula.
O Excel não aceita este tipo de referências e dá origem a uma mensagem de erro e a
indicação CIRC na linha de status.
Referências por nome
Uma outra possibilidade de fazer referências a células ou blocos de células é a atribuição
prévia de nomes a essas células.
Menu “inserir” Æ comando “nome” Æ submenu “definir” Æquadro “definir nome”
Referências externas
Uma referência externa é uma referência em que se indica uma célula ou faixa de células
de uma outra folha de trabalho, exterior àquela em que estamos a trabalhar.
Para indicar uma referência externa numa fórmula, escreve-se o nome da folha externa
seguido de um ponto de exclamação (!) e, por fim, o endereço ou referência à célula, faixa
de células ou nome que pretendemos utilizar. Exp.: Folha!D2.
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Mensagens de erro
Mensagem
#DIV/0!
#N/D ou #N/A
Significado
Valor a dividir por zero
Valor não disponível (Not Available)
#NOME?
Nome ou designação não reconhecida
#NULO!
Intersecção nula de duas faixas
#NUM!
#REF!
#VALOR!
Problemas com um valor numérico na
fórmula
Problemas com uma referência a célula ou
faixa
Problemas com o tipo de valor numérico ou
de um operando
NOTA: Este guia não dispensa o estudo do manual adoptado para a disciplina de
Tecnologias de Informação e Comunicação – TIC. O acompanhamento presencial das
aulas é essencial.
In: http://www.setora.online.pt/guia_de_estudo_xls.htm
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