SUMÁRIO
1 - ORGANIZAÇÃO DE EMPRESAS...................................................................... 4
Conceito de Organização................................................................................ 5
Princípios da Organização.............................................................................. 6
Tipos de Organização...................................................................................... 8
Recursos organizacionais............................................................................. 10
A abordagem sistêmica nas organizações empresariais............................11
2 - PROCESSO ADMINISTRATIVO...................................................................... 14
Administração: Conceito e Aplicação.......................................................... 15
Funções empresariais................................................................................... 18
O Processo administrativo............................................................................ 19
3 - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL.................................................................. 26
Tipos de estruturas organizacionais............................................................. 27
Departamentalização nas estruturas organizativas..................................... 29
Sistema de autoridade.................................................................................... 32
Gráficos de Organização................................................................................ 35
4 - ORGANIZAÇÕES COMERCIAIS..................................................................... 40
Constituição da empresa............................................................................... 41
Os tipos de firmas e as formas de sociedade comercial............................. 42
Classificação das empresas.......................................................................... 45
5 - TÉCNICAS COMERCIAIS................................................................................ 50
Organização comercial da empresa.............................................................. 51
Estudo do mercado: os processos de compra e venda.............................. 51
Propaganda, publicidade e promoção de vendas........................................ 53
O comercio e o mercado imobiliário ............................................................ 54
Comunicação empresarial............................................................................. 55
Processo de Marketing................................................................................... 56
Composição e estruturação da força de vendas.......................................... 57
Supervisão e controle de vendas.................................................................. 61
6 - AUXILIARES DO COMERCIO......................................................................... 64
Companhias de seguros................................................................................. 65
Estabelecimentos Financeiros....................................................................... 66
Bolsas.............................................................................................................. 67
Ações das S/As............................................................................................... 68
Outros serviços do comércio......................................................................... 68
7 - MERCADORIAS E TÍTULOS........................................................................... 72
Operações sobre mercadorias........................................................................ 73
Operações sobre títulos.................................................................................. 73
REFERÊNCIAS..................................................................................................... 75
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ORGANIZAÇÃO DE EMPRESAS
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CONCEITO DE ORGANIZAÇÃO
Organização é o processo administrativo por meio do qual se estrutura um todo,
um determinado sistema, seja ele empresa, instituição, entidade. E a organização que
possibilita a criação (estruturação) de um organismo econômico (empresa), dotando-o de
recursos materiais (equipamentos) e recursos humanos (pessoas).
Este é, portanto, o conceito de organização, do ponto de vista da administração.
Não se deve esquecer que, de um ponto de vista mais amplo, a organização deve estar
presente onde quer que o homem esteja: no lar, na escola, no clube etc. Por outro lado, a
vida moderna exige, cada vez mais, a adoção dos princípios e normas da administração e
da organização para a sobrevivência das empresas.
Objetivos da organização
O principal objetivo da organização é obter o máximo rendimento de toda e qualquer
atividade, tanto pela estruturação como pela indicação dos melhores métodos para a
realização dos serviços. Vistos por este ângulo, os objetivos de uma empresa ou instituição
determinam seus conceitos de sucesso.
A organização tem objetivos específicos. A sociedade moderna solicita cada vez
mais o exercício da organização, por isso é necessário que ela tenha e alcance objetivos
socialmente úteis.
Idalberto Chiavenato, em Introdução a Teoria Geral da Administração, dá-nos um bom
exemplo da estreita ligação entre objetivos e sucesso:
Há várias empresas que nos querem vender seus automóveis e sabonetes, e a mais
bem-sucedida é aquela que nos consegue transformar em seus clientes, e obter lucro.
Assim, receita de vendas e lucro são duas das possíveis medidas de sucesso que se pode
imaginar para um tipo específico de organização - as empresas.
Da mesma forma, pode-se dizer que um governo é bem-sucedido quando a população
de seu país desfruta de boas condições de vida - quando, por exemplo, não ha doenças
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e analfabetismo. Também é interessante que um país tenha equilíbrio em suas relações
comerciais; dessa forma, pode-se dizer que a qualidade de vida da população e o estado
da balança comercial são duas possíveis medidas de sucesso que podem caracterizar um
outro tipo de organização - os países.
Vimos dois exemplos nos quais os objetivos são diferentes. No primeiro, a preocupação
é com o lucro, em razão da natureza da organização. No segundo, a preocupação maior é
quanto à qualidade de vida da população e ao estado da balança comercial.
Para realizar seus objetivos, as organizações devem preocupar-se, também, com os
recursos disponíveis, pois não adianta lançar-se em grandes empreendimentos se não ha
recursos.
A organização pode ser de pequeno ou grande porte. Uma oficina, uma lanchonete,
ainda que de limitadas proporções, podem ser exemplos de organização de pequeno porte.
Um hospital, um órgão público, como um ministério, são exemplos de organização de
grande porte.
PRINCÍPIOS DA ORGANIZAÇÃO
Os princípios da organização são quatro:
A. Divisão do trabalho
B. Cooperação
C. Imitação
D. Coordenação
A. Divisão do trabalho
À medida que as instituições foram crescendo, aumentou também o nível de
complexidade das tarefas e dos serviços. Dessa forma, surgiu a necessidade da divisão do
trabalho, com vistas a melhorar a qualidade e a capacidade das instituições.
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A divisão do trabalho é o princípio por meio do qual as tarefas são distribuídas entre
as pessoas em razão de sua especialização ou da decomposição de um serviço em várias
fases.
A necessidade da divisão do trabalho advém, principalmente, do fato de haver
diferenças individuais que favorecem determinados tipos de trabalhos, bem como da
impossibilidade de uma mesma pessoa realizar duas coisas ao mesmo tempo.
Para uma empresa ou instituição funcionar eficientemente, é necessário ocorrer a
distribuição de tarefas e responsabilidades. Quando a empresa age dessa forma, está
criando seus departamentos e seções, portanto, o modelo de instituição que conhecemos
modernamente adota a divisão do trabalho.
B. Cooperação
Cooperação é outro princípio da organização. É impossível uma organização funcionar
sem o princípio de cooperação. É ele que impulsiona as pessoas a contribuírem para que
as tarefas e os serviços sejam realizados.
A cooperação é o princípio de organização por meio do qual as tarefas são distribuídas
entre as pessoas de forma espontânea, a partir do interesse que elas têm em colaborar
umas com as outras.
C. Imitação
Este princípio gera bons resultados na empresa, pois tem como base a demonstração.
As pessoas assistem a demonstrações dos procedimentos que são esperados delas.
A imitação é o princípio por meio do qual os serviços são demonstrados pelos
encarregados aos seus subordinados para que saibam como proceder para realizar
determinada tarefa.
Não fosse o princípio da imitação, toda experiência profissional acumulada seria em
vão e se estaria constantemente recomeçando.
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D. Coordenação
A coordenação tem como finalidade harmonizar todo funcionamento da empresa.
A coordenação deve estar presente em todos os serviços da empresa, bem como
durante o desempenho do administrador, por meio de planejamento, organização, direção
e controle das atividades administrativas.
A coordenação é o princípio da organização mediante o qual as ações da empresa
são integradas de forma a comporem um todo harmonioso.
TIPOS DE ORGANIZAÇÃO
Organização informal
É um processo de organização em que os objetivos não são definidos de forma
rígida e expressa, e que não dispõe de um conjunto de regras e procedimentos escritos
determinantes de sua ação. Um time de futebol amador, um grupo de música, cinema,
teatro, sem fins lucrativos, são exemplos de organizações informais.
Organização formal
É um processo de organização estruturado de acordo com normas e regulamentos
escritos rígidos (manual) nos quais é estabelecida uma hierarquia de autoridade, e as
responsabilidades são claramente definidas. As universidades, os hospitais, os clubes são
exemplos de organizações formais.
As organizações formais compõem-se de indivíduos que estão juntos para atingir
objetivos específicos, com maiores rendimentos e menores dificuldades.
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Organização formal e burocracia
Para coordenar suas atividades e alcançar seus objetivos, as organizações formais
utilizam-se da burocracia, uma hierarquia, rigidamente estabelecida, de autoridade e de
responsabilidade.
A burocracia é identificada por cinco características: especialização, hierarquia de
autoridade, tratamento impessoal, qualificações técnicas e indicação por mérito, regras e
regulamentos escritos.
De forma breve e sucinta, vamos ver cada uma dessas características.
1. Especialização – É a divisão do trabalho realizada de forma que cada pessoa se
ocupe de uma tarefa previamente definida e a ela confiada. Assim, por exemplo, cada
operário de uma linha de montagem pode ser encarregado de apertar um parafuso, colocar
uma boneca na caixa etc.
Charles Chaplin, conhecido cineasta, realiza no filme “Os Tempos Modernos” uma
crítica especialização, que comumente leva o homem ao tédio, pois o trabalho é executado
de forma alienada, mecânica, sem nenhum significado para a vida das pessoas. Essa
crítica é hoje generalizada. Muitas pessoas se indagam se a excessiva especialização não
prejudica também a própria eficiência da organização, uma vez que as pessoas, não se
sentindo satisfeitas, podem deixar de produzir eficientemente.
2. Hierarquia de autoridade – É a divisão de responsabilidades. Cada posição dentro
da hierarquia burocrática compreende direitos, deveres e responsabilidades.
3. Tratamento impessoal – Significa que os trabalhadores devem ser tratados de
acordo com a posição que ocupam e por aquilo que realizam, ou seja, o tratamento não
pode ser em função da pessoa. Em todas as organizações, as comunicações devem visar
ao interesse da organização e não dos indivíduos.
4. Qualificações técnicas e indicação por mérito – Para cada cargo, deve ser
selecionado o candidato que apresentar melhor qualificação para a posição.
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5. Regras e regulamentos escritos – Nas organizações formais, todos os
comportamentos dos indivíduos estão prescritos em regulamentos formais, escritos. Os
regulamentos dizem respeito não só ao comportamento dos indivíduos, mas também a vida
da instituição.
Para finalizar, podemos afirmar que, por mais rígida que seja a burocracia, sempre são
estabelecidas relações informais. Essas relações, embora teoricamente desaconselhadas,
são geralmente importantes na vida da organização.
Nem sempre a organização formal é inteiramente eficaz em seus procedimentos, pela
excessiva rigidez burocrática. Na pratica, alcançamos mais rapidamente nossos objetivos,
em algumas situações, quando agimos um pouco mais informalmente, isto é, com maior
flexibilidade. É importante que haja lugar para troca de experiências e idéias.
RECURSOS ORGANIZACIONAIS
Para realizar seus objetivos, as organizações devem preocupar-se também com os
recursos disponíveis, pois não adianta se lançar em grandes empreendimentos se não
há recursos. Os recursos empresariais são os meios de que dispõem as empresas para
poderem funcionar e alcançar seus objetivos. Eles podem ser de propriedade da empresa
(fazendo parte de seu patrimônio), alugados ou arrendados.
Os principais recursos empresariais são: recursos físicos ou materiais, recursos
financeiros, recursos humanos, recursos mercadológicos, recursos administrativos.
1. Recursos físicos ou materiais são todas as coisas físicas e materiais de que dispõe
uma empresa. Edifícios, instalações, equipamentos, matérias-primas etc. constituem os
recursos físicos de uma empresa. Normalmente, a gestão dos recursos físicos ou materiais
cabe a administração da produção da empresa.
2. Recursos financeiros correspondem ao fator de produção denominado capital.
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Abrangem, porém, muito mais que o capital, pois envolvem a totalidade dos recursos
financeiros da empresa, como o faturamento, o fluxo de caixa, os investimentos, as contas a
receber etc. A gestão dos recursos financeiros cabe a administração financeira da empresa.
3. Recursos humanos correspondem ao fator de produção denominado trabalho. Sua
abrangência, porém, é bem maior pois enquanto o trabalho focaliza apenas a mão de obra,
os recursos humanos envolvem todas as pessoas na empresa, do presidente ao operário.
A gestão dos recursos humanos cabe a administração de recursos humanos.
4. Recursos mercadológicos também chamados recursos comerciais, envolvem os
meios mediante os quais a empresa faz fluir seus produtos ou serviços até o consumidor
final. Pesquisa de mercado, vendas, promoção, propaganda e canais de distribuição são
exemplos de recursos mercadológicos. A gestão dos recursos mercadológicos cabe a
administração mercadológica ou administração de marketing.
5. Recursos administrativos correspondem ao fator de produção denominado empresa.
Envolvem os meios de coordenação interna de todos os demais recursos empresariais,
assegurando-lhes a integração necessária para o seu desempenho global. A gestão dos
recursos administrativos cabe a administração geral.
A ABORDAGEM SISTÊMICA NAS ORGANIZAÇÕES EMPRESARIAIS
A Teoria Geral dos Sistemas ensina-nos que um sistema é um “todo organizado
e unido, composto por duas ou mais partes interdependentes, delimitado por fronteiras
identificáveis do seu macrossistema ambiental”. O Sistema Solar, o corpo humano, um
ecossistema ou uma organização são exemplos de interação dinâmica interdependente
que caracterizam um sistema.
Um sistema é composto por subsistemas ou componentes e está integrado num
macrossistema. O todo formado por um sistema é superior a mera soma das partes que
o constituem. Chama-se a esse conceito holismo, que resulta das sinergias estabelecidas
entre os vários subsistemas.
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É preciso distinguir dois tipos de sistemas. Um sistema fechado não tem qualquer
relação com o respectivo ambiente, enquanto um sistema aberto estabelece uma interrelação com aquilo que o rodeia. A maior parte, se não a totalidade, dos sistemas sociais
corresponde a este segundo tipo.
A descrição de sistema aberto é exatamente aplicável a uma organização empresarial.
Uma empresa é um sistema criado pelo homem e mantém uma dinâmica interação com
seu meio ambiente. Influi sobre o meio ambiente e recebe influências dele. E um sistema
integrado por diversas partes relacionadas entre si, que trabalham em harmonia umas com
as outras, com a finalidade de alcançar uma série de objetivos, tanto da organização quanto
de seus participantes.
É fácil observar que esses conceitos correspondem à realidade das organizações. O
que a aplicação dessa visão sistêmica trouxe de novo a Teoria da Gestão foi o fornecimento
de um quadro global, no qual podem ser integrados quase todos os conhecimentos colhidos
anteriormente, considerando agora também o ambiente no qual a organização se insere.
Esta é a grande novidade, pois, até esse momento, as teorias de gestão que tinham sido
propostas viam a empresa como um sistema fechado.
Os principais subsistemas que compõem o sistema empresarial são:
Subsistema de Objetivos e Valores: há em cada organização um subsistema de
objetivos e valores. Sendo a empresa um subsistema da sociedade onde se insere, é
natural que uma boa parte dos seus valores sejam determinados pelo contexto em que se
insere. Esse subsistema inclui a cultura e os objetivos globais, de grupo ou individuais.
Subsistema Técnico: é o subsistema que integra o conhecimento necessário ao
desempenho do papel produtivo da empresa, bem como a tecnologia envolvida.
Subsistema Psicossocial: compreende os fatores que influenciam o comportamento
individual, como a motivação, as dinâmicas de grupo, a liderança, a comunicação ou as
relações interpessoais.
Subsistema de Estrutura: inclui os meios de divisão e coordenação da organização,
estabelecendo as relações formais de autoridade, comunicação e trabalho.
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Subsistema de Gestão: envolve os outros quatro, estabelecendo os objetivos,
planejando, desenhando a estrutura e implementando sistemas de controle.
Figura 1: O sistema organizacional
Assim, a organização deve ser vista como um sistema aberto, composto por um
conjunto de subsistemas (ou processos) que trabalham coordenadamente como um único
sistema global, para atingir os objetivos do negócio. As funções, os departamentos ou os
serviços são subsistemas, cuja única razão de ser é contribuir para o processo-base da
organização.
A abordagem sistêmica estuda a empresa como um sistema (processos), focalizando a
gestão na simplificação dos processos pelos quais os produtos são criados e na eliminação
das tarefas que não tem valor agregado, permitindo que esta responda, de uma forma
adequada, a crescente exigência por parte do cliente.
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PROCESSO ADMINISTRATIVO
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ADMINISTRAÇÃO: CONCEITO E APLICAÇÃO
A palavra administração origina-se do latim ad – na direção de, no sentido de... e
minister – obediência, subordinação. Administrar significa, portanto, realizar tarefas
mediante uma relação entre autoridade e responsabilidade, isto é, comando e obediência.
Administrar é a arte e a ciência de preparar, organizar e dirigir os esforços humanos,
aplicando-os a direção das forcas e a utilização dos materiais para benefício humano.
Apesar dos diferentes tratamentos da Administração pelo tempo, ela permanece
como forma de aprimorar os meios para atingir os melhores fins. Seja por meio da arte,
seja da racionalização, seja do uso de ambas, a Administração propõe o desenvolvimento
da melhor forma de agir para obter os resultados esperados.
Segundo Stoner (1999, p.4): “A Administração é o processo de planejar, organizar,
liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos
os outros recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos.”
O conceito de administração está, dessa forma, estreitamente relacionado ao próprio
conceito de organização, pois não se pode pensar em empresas, organismos e instituições
que não utilizem processos administrativos, uma vez que é por meio deles que se estruturam
as organizações, levando-as a realizar seus objetivos.
Na verdade, como diz Idalberto Chiavenato na obra Introdução a Teoria da
Administração:
O objeto de estudo da administração sempre foi a organização, inicialmente entendida
como um conjunto de cargos e tarefas, mais além como um conjunto de órgãos e funções,
desdobrando-se, posteriormente, em uma complexa gama até chegar a concepção de
sistema. As mais recentes teorias administrativas têm por objetivo o estudo da organização
como um sistema composto de subsistemas que interagem entre si e com o ambiente
externo.
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A administração não é uma atividade mecânica, varia de empresa para empresa.
Logo, o administrador terá de reavaliar seu papel, suas atividades, suas funções, cada vez
que necessitar exercer cargos administrativos.
O sucesso de um administrador esta correlacionado mais as características de sua
personalidade, ao seu modo de agir e de resolver problemas do que propriamente ao
conhecimento adquirido sobre administração.
Por isso, Idalberto Chiavenato destaca três aspectos importantes para que o
administrador possa executar eficazmente o processo administrativo: a habilidade técnica,
a humana e a conceitual. Vamos analisá-las.
1. Habilidade técnica – consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas
e equipamentos necessários à realização de suas tarefas específicas, por meio de sua
instrução, experiência e educação.
2. Habilidade humana – consiste na capacidade e no discernimento para trabalhar
com pessoas, compreender suas atitudes e motivações e aplicar uma liderança eficaz.
3. Habilidade conceitual – consiste na compreensão global das complexidades
da organização e no ajustamento do comportamento da pessoa na organização. Essa
habilidade permite que a pessoa se comporte de acordo com os objetivos da organização.
A necessidade de usar mais uma habilidade do que outra varia à medida que se sobe
na escala hierárquica, de posições de supervisão a posições de alta direção. Assim, quando
se exercem cargos mais elevados na organização, diminui a necessidade de habilidades
técnicas e aumenta a necessidade de habilidade conceitual.
A atividade administrativa pode ser exercida por profissionais de qualquer área:
engenheiros, médicos, economistas, professores etc. Numa estrutura organizacional,
qualquer profissional competente pode ser designado para ocupar cargos de supervisão,
chefia, direção. A partir do momento em que for promovido, precisa, então, dedicar-se as
responsabilidades que lhe exigirão conhecimentos e posturas novas e diferentes.
Um bom administrador deve observar alguns fatores dos quais depende o sucesso
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de seu trabalho. Estes são os seguintes: filosofia, objetivos, aptidões humanas, recursos
ambientais, normas e estrutura. Conheça, de forma breve, essas características.
1. A filosofia da administração compreende a orientação que o administrador imprime
ao seu trabalho. Mesmo quando ela não é expressa – existe de forma implícita, norteando
o trabalho do administrador –, está presente nas respostas que o administrador dá a certas
questões.
2. Os objetivos são diferentes para a organização, para os empregados e para a
comunidade. A organização, por exemplo, interessam a produção de bens ou serviços
e o lucro que essa atividade possa proporcionar-Ihe. Já aos empregados interessam,
sobretudo, a sobrevivência e a realização pessoal. Para a comunidade, interessam os bens
e os serviços, e a qualidade deles. Cabe ao administrador conciliar os objetivos dos vários
grupos sociais.
3. As aptidões humanas são um fator fundamental para o desenvolvimento das
empresas e instituições, pois delas depende, em grande parte, a realização dos planos
estabelecidos pela organização. É importante o cuidado constante com o aperfeiçoamento
dos trabalhadores, bem como a busca de sua satisfação pessoal.
4. Os recursos ambientais dizem respeito a instalações, equipamentos e demais
recursos e serviços de apoio necessários ao alcance dos objetivos da organização, dos
empregados e da comunidade.
5. As normas referem-se à seqüência em que as tarefas devem ser desenvolvidas,
ou seja, cada atividade, cada trabalho deve ser executado mediante determinados passos
previamente estabelecidos. É função do administrador promover pesquisas para verificar,
em cada caso, qual a seqüência de etapas que conduz de forma mais eficiente aos objetivos.
6. A estrutura organizacional consiste em determinada distribuição das funções
e responsabilidades administrativas dentro da organização. Por exemplo, a estrutura
organizacional de uma universidade vai indicar as várias faculdades e institutos de que se
compõe essa organização de Ensino Superior e, dentro de cada unidade, vai indicar os
departamentos que a compõem, e assim por diante.
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Pode-se concluir que a administração, nos dias de hoje, é uma área de conhecimento
humano imprescindível para o desenvolvimento da sociedade. Não se trata, entretanto, de
uma atividade simples, ao contrário, é complexa e plena de desafios. Cada organização lida
com problemas específicos, portanto o administrador deve estar preparado para antecipar
e solucionar problemas, planejar a aplicação de recursos e desenvolver estratégias.
FUNÇÕES EMPRESARIAIS
Para atingir o objetivo estabelecido pela empresa, o administrador deve estar apto a
utilizar os recursos humanos, materiais e financeiros numa ação ordenada das chamadas
funções empresariais.
Funções técnicas
Referem-se às atividades de transformação de matérias-primas em produtos
acabados, estando intimamente ligadas ao negócio em si. Uma imobiliária, por exemplo,
tem por obrigação conhecer as diversas particularidades envolvidas na compra, na locação
e na venda de imóveis.
Funções comerciais
Abrangem todas as etapas direcionadas à compreensão das necessidades/desejos do
mercado, envolvendo, também, a análise da concorrência. Destinam-se a oferecer aquilo
que os clientes almejam a preços competitivos.
Funções financeiras
Representam a habilidade de atrair recursos monetários e aplicá-los onde dêem maior
retorno. É a gestão do capital.
Funções de segurança
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Estão ligadas a proteção do patrimônio, incluindo pessoas, máquinas, equipamentos,
instalações prediais etc.
Funções contábeis
Tem a finalidade específica de, mediante demonstrativos formalizados, apresentar a
situação do negócio. Compreendem inventários, balancetes, balanços etc.
Funções administrativas
Relacionam-se à estipulação de programas de ação empresarial, gerenciando os
recursos a disposição. Abrangem todo o processo de definição de objetivos e metas,
culminando com a determinação das responsabilidades, níveis de autoridade, liderança e
instrumentos de acompanhamento e controle.
O PROCESSO ADMINISTRATIVO
As diversas funções do administrador, quando visualizadas como um todo para o
alcance dos objetivos da empresa, constituem o processo administrativo. Este processo
possui caráter extremamente dinâmico e contínuo, envolvendo as seguintes funções:
A. Planejamento
B. Organização
C. Direção
D. Controle
Vamos abordar cada uma delas de forma prática e resumida.
A. Planejamento
O planejamento, na área administrativa, é a ação de especificar os objetivos a serem
atingidos pela organização e determinar as formas de concretizá-los.
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A função básica do planejamento reside na importância de se definir linhas de atuação,
sejam estas individuais, sejam coletivas, consoante os desempenhos capazes de gerar
resultados positivos a um todo.
Variáveis externas
Como qualquer função no mundo dos negócios, o planejamento sofre influências
de variáveis internas e externas. Vamos exemplificar com fatores atuantes no mercado
imobiliário.
a economia interfere diretamente na oferta e procura de bens imóveis;
a
tecnologia
fornece
condições
inovadoras
no
ato de vender e na captação da informação;
o governo cria taxas e impostos;
a legislação impõe normas de procedimentos administrativos;
o modismo provoca mutações nos comportamentos de consumo;
os aspectos sociais ditam posturas coletivas;
a demografia demonstra os níveis de crescimento populacional e o fluxo desta provoca
transformações nos limites das cidades.
Variáveis Internas
O conhecimento da realidade interna da organização, isto é, sua situação no que se
refere à condição do mercado, subsidia o processo decisório acerca do que se pretende
atingir e qual o impacto do alcance de determinados objetivos nos negócios.
Partindo do exposto, pode-se concluir o seguinte.
O planejamento existe em função da própria razão de existência da empresa.
O planejamento responde as indagações: o que fazer? onde fazer? como fazer?
quanto fazer? quando fazer? quem vai fazer? e para quem fazer?
O planejamento deve abranger toda a organização.
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Pressupostos do Planejamento
O planejamento busca as ações a seguir.
Eficiência: fazer as coisas com bom desempenho; está baseada em métodos, meios
e procedimentos.
Eficácia: fazer as coisas corretas, atingindo os resultados propostos.
Efetividade: apresentar resultados positivos permanentes, generalizados por toda a
empresa. Traduz-se pelas respostas eficientes e eficazes.
Economicidade: nortear o trabalho com ausência de desperdício de recursos; está
baseada na relação custo, benefício e viabilidade.
Estrutura do planejamento
A estrutura do planejamento em uma organização, quanto a sua abrangência, pode
ser esta.
Estratégico – Compreende as decisões que englobam a empresa como um todo. Está
voltado para o estabelecimento de metas, objetivos e políticas da organização. Tende a ser
mais complexo, exigindo um período relativamente longo para sua plena concretização.
Tático – Compreende a procura por resultados eficientes e eficazes direcionados para
um departamento da organização. É projetado para media prazo, muitas das vezes para
um exercício anual.
Operacional – Representa o próprio ato de “fazer”. Pode ser visualizado em setores,
seções e até nos funcionários. É projetado para curto prazo, podendo envolver cada tarefa ou
atividade isoladamente. Normalmente objetiva metas, programas, normas e procedimentos
Período do Planejamento
Quanto ao período o planejamento pode ser.
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Em longo prazo – Abrange períodos acima de cinco anos.
Em médio prazo – Abrange períodos de dois a cinco anos.
Em curto prazo – Abrange período de ate um ano.
B. Organização
É a ação de estruturar a empresa por meio da reunião de pessoas e da aquisição
dos equipamentos necessários a consecução dos objetivos. Fazem parte da estrutura
organizacional as normas de trabalho, o pessoal, os materiais e os equipamentos.
Como atividade básica da administração, serve para estruturar todos os recursos,
humanos ou não, visando ao alcance dos objetivos predeterminados.
Quando a função administrativa é estabelecida de forma adequada, oportuniza:
a organização das funções e responsabilidades;
a identificação das tarefas necessárias;
a clareza de informações e feedback aos empregados;
a oferta dos recursos e dos materiais para realização das tarefas;
a avaliação de dos desempenhos compatíveis com os objetivos;
o agrupamento de pessoas para realização de tarefas inter-relacionadas;
um sistema de motivação eficiente.
C. Direção
É a ação de fazer funcionar a organização, mediante coordenação de todo o trabalho e
de seu acompanhamento. O papel da direção é acionar e dinamizar a empresa. Temos aqui
a correção de desvios, o treinamento de pessoal, a reposição de materiais e a substituição
ou o remanejamento de empregados, por exemplo.
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Esta função integra a forma pela qual as atividades das pessoas que trabalham
na empresa vão ser desenvolvidas para que os objetivos propostos no planejamento
sejam alcançados. A direção, como função administrativa, também interpreta os planos
organizacionais, que podem ser globais, departamentais ou operacionais, dando os devidos
encaminhamentos para sua plena execução.
Assim, lida com as relações interpessoais em todos os níveis organizacionais,
envolvendo todos os administradores e seus respectivos subordinados.
Princípios da administração aplicados a direção.
Unidade de comando – deve haver um superior a quem os subordinados prestam
contas.
Delegação – deve haver designação de tarefas, de autoridade e de responsabilidades.
Para que este princípio tenha os resultados esperados, convém:
Delegar a tarefa inteira, aumenta-se o nível de motivação e responsabilidade, além de
facilitar o controle do desempenho.
- Delegar a tarefa inteira, confiando na competência da pessoa e evitando interferências
constantes;
- Delegar a tarefa certa para a pessoa certa;
- Delegar a tarefa junto com a responsabilidade e a autoridade para executá-la.
Amplitude de controle – deve haver um limite quanto ao número de posições que
podem ser eficientemente supervisionadas por um único indivíduo.
Principio da coordenação ou das relações funcionais – deve haver uma ação
globalizada e convergente, que harmonize e capitaliza todos os esforços individuais em
benefício do objetivo comum.
D. Controle
É a ação que consiste na verificação sistemática do andamento das operações
funcionais no intuito de localizar erros e/ou distorções em um instante que ainda possibilita
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a aplicação de mecanismos corretivos capazes de reverter a condição adversa identificada.
O controle deve ser efetuado no momento certo, funcionando como alternativa preventiva
a ocorrência de performances diferenciadas daquilo que se planejou.
A importância de se acompanhar o que está sendo feito não se resume, simplesmente,
na ação de se identificar prováveis distúrbios no cotidiano organizacional, mas também
propicia o contato com variáveis atuantes na empresa e no meio onde esta atua, capazes
de provocar mudanças repentinas e inesperadas no fluxo dos acontecimentos.
O controle pode ser usado para:
padronizar o desempenho, mediante inspeção, supervisão, procedimentos escritos;
proteger os bens da organização de roubos, desperdícios e abusos, por exigência de
registros escritos, auditoria e divisão de responsabilidade;
padronizar a qualidade de produtos ou serviços oferecidos pela empresa;
restringir a autoridade que está sendo exercida pelas várias posições ou pelos níveis
organizacionais;
avaliar e dirigir o desempenho dos empregados, por meio de sistemas de avaliação do
desempenho do pessoal, supervisão direta;
atuar de forma preventiva para o atingimento dos objetivos da empresa, por meio da
articulação de objetivos em um planejamento.
Princípios gerais de administração aplicados ao controle
Por meio de padrões, que representam o desempenho esperado, e critérios para
estabelecer os resultados desejados, pode, na função de controle, aplicar-se os seguintes
princípios administrativos.
Garantia do objetivo — o controle deve contribuir para identificação dos desvios em
tempo para permitir a ação corretiva.
Definição dos padrões — a padronização norteia e facilita a aceitação por parte de
quem executa as tarefas.
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Princípio da exceção — os esforços de controle, por parte do administrador, devem
estar focado para os desvios e as exceções.
Ação — o controle deve indicar providências que possam corrigir os desvios apontados
ou verificados em relação aos planos.
Conforme mostramos, o administrador, além dos conhecimentos técnicos, é um
profissional que precisa ter qualidades humanas condizentes com a função de administrar,
pois precisa lidar com pessoas que lhe estão subordinadas, precisa estar atento a
acontecimentos passados e presentes e fazer previsões futuras.
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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
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TIPOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS
Qualquer organização obedece a uma linha hierárquica, isto é, a existência de
autoridades, deveres e obrigações – de diretores, chefes, encarregados, funcionários ou
empregados. Todos esses aspectos delineados compõem a estrutura organizacional de
uma empresa.
Segundo Oliveira (1994, p. 90), em sua obra Sistemas, Organização e Métodos
“Estrutura organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades,
comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa.”
Silva, em Organização e Técnica Comercial, afirma que a hierarquia vai desde a mais
alta autoridade da empresa até o último subordinado, e que os tipos de organização estão
relacionados à forma mediante a qual as organizações estão hierarquicamente organizadas.
Assim, temos três tipos fundamentais de estrutura organizacional: organização linear;
organização funcional e organização linha-staff. Vamos especificar cada uma delas.
Organização linear
A organização linear é baseada na hierarquia e na disciplina. Nela, a autoridade segue
um caminho reto (vertical), desde o superior até o inferior. Cada elemento da organização
esta subordinado ao chefe imediatamente superior, de modo que a hierarquia forma uma
linha vertical. Por essa razão, a organização linear tem um formato igual ao de uma pirâmide.
Graficamente, podemos representar as relações assim:
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Esse tipo de organização oferece a desvantagem de se perder muito tempo na
execução de tarefas ou serviços, já que os chefes são sobrecarregados com questões sem
grande importância.
As vantagens são a unidade de comando, isto é, o executor recebe ordens de um
único encarregado, e a simplicidade de estruturação.
A organização linear só pode ser adotada nas empresas de pequeno e médio porte.
Organização funcional
A organização funcional não se baseia na hierarquia, como a organização linear, e sim
na especialização e na supervisão múltipla.
Na organização funcional, cada pessoa se subordina a vários chefes simultaneamente,
cada qual especializado em uma atividade funcional. Dessa forma, descentraliza-se o
trabalho, e a ligação do funcionário com os chefes dá-se diretamente, o que implica a
resolução do problema de forma mais rápida.
As críticas mais freqüentes feitas a esse tipo de organização são as seguintes: dificuldade
de coordenação, ineficiência no controle da disciplina, repartição de responsabilidade,
choques de autoridade. Essas críticas são decorrentes da pluralidade de comandos, pois,
nesse tipo de organização, o executor recebe ordens de vários encarregados.
A organização funcional é mais indicada nas empresas que necessitam de trabalhos
de especialistas.
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Organização linha-staff
A organização linha-staff é um tipo misto de organização, pois reúne características
dos dois tipos de organização já vistos (organização linear e organização funcional). Esse
tipo de organização também é amplamente conhecido como organização de Estado-Maior.
Na organização linha-staff, os órgãos de direção e gerencia estão apoiados por órgãos
consultivos, fiscais, orientadores. As consultorias e assessorias formam linhas paralelas
cuja função é orientar, aconselhar e recomendar o que deve ser feito em nível técnico, ao
mesmo tempo em que a organização recebe orientação administrativa da direção.
DEPARTAMENTALIZAÇÃO NAS ESTRUTURAS ORGANIZATIVAS
É o processo de agrupar atividades em setores ou unidades de serviço, definidas
segundo um dado critério, com vistas à melhor adequação da estrutura organizacional e sua
dinâmica de ação. Para que a departamentalização se concretize, é necessário delinear a
configuração organizacional que será usada para agrupar as várias atividades, levando-se
em conta os seguintes aspectos:
divisão do trabalho – compreende distribuição e especialização das tarefas entre
várias pessoas.
trabalho em equipe – pressupõe a participação com troca de informações entre as
pessoas com relação a determinado assunto, favorecendo a interligação dos setores,
independentemente dos cargos e títulos que elas possam ocupar na empresa.
A departamentalização pode ser classificada da seguinte maneira.
Departamentalização por função
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A departamentalização funcional agrupa atividades semelhantes ou funções comuns,
visando à formação de uma unidade funcional em que os indivíduos que executam funções
semelhantes ficam reunidos.
A maior vantagem da departamentalização por função é permitir uma especialização
nas áreas técnicas, otimizando os recursos nessas áreas. Entretanto, o incentivo aos
objetivos próprios da especialização deixa de lado os objetivos gerais da organização,
sendo esta uma das grandes desvantagens da departamentalização funcional.
Departamentalização por produto ou serviço
Esse tipo de departamentalização é muito utilizado nas empresas onde os produtos e
os serviços são muito diferenciados ou representam um volume significativo
Permite, ainda, que a coordenação de funções ao nível da divisão de produto e
serviços seja otimizada, possibilitando melhor análise e conhecimento sobre eles.
A desvantagem é devida a duplicação de atividades, cujo custo pode exceder os
benefícios, pois exige mais pessoal e recursos de material.
Departamentalização por território
Também conhecida como regional, de área ou geográfica.
Nesse tipo de departamentalização, o agrupamento de atividades dá-se de acordo
com as áreas geográficas onde estão localizadas as operações.
Normalmente ocorre quando a organização opera em regiões diferentes, exigindo
uma administração local.
A maior vantagem deste tipo de departamentalização está no fato da administração
local conhecer melhor as especificidades da região onde está estabelecida. A desvantagem
é que esse tipo de departamentalização descentralizada pode, em alguns casos, apresentar
limitação no seu campo de ação.
Departamentalização por cliente
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Esse tipo de departamentalização agrupa as atividades, focalizando um determinado
uso de produto ou serviço aos clientes a quem se destinam. É normalmente utilizada nas
empresas que trabalham com diferentes tipos de clientes, exigindo, assim, tratamento
especializado e diferenciado. Podemos exemplificar com uma loja de departamentos que
pode oferecer seções distintas de artigos para homens, mulheres, crianças, gestantes,
bebês e adolescentes.
A departamentalização por cliente permite conhecer melhor as necessidades e o modo
de se tratar cada tipo de cliente. A grande desvantagem é a dificuldade de coordenação
associada à constante substituição de recursos, já que, muitas vezes, o atendimento aos
clientes é sazonal.
Departamentalização por processo
Os agrupamentos de atividades são estabelecidos por linhas de processo ou
equipamento. É encontrada, freqüentemente, nas operações industriais de uma fábrica,
por exemplo.
Nesse tipo de departamentalização, a principal vantagem é a possibilidade de maior
especialização e a rapidez com que flui a informação técnica. A desvantagem é a visão
limitada dos funcionários em virtude da extrema especialização.
Departamentalização por projeto
As atividades são agrupadas por projeto e as pessoas recebem atribuições temporárias,
pois um projeto possui cronograma próprio. É muito utilizada em organizações de pesquisa
e de consultoria.
Uma das principais vantagens é a possibilidade de empenho e desenvolvimento
de responsabilidade da equipe de trabalho e o cumprimento dos prazos e orçamentos
estabelecidos. Já a grande desvantagem apresentada é que; ao término, do projeto,
as pessoas são deslocadas para outras atividades, havendo, assim, perda de parte do
conhecimento técnico adquirido.
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Departamentalização matricial
Aqui acontece a sobreposição de duas ou mais formas de departamentalização,
compostas por pessoas de diversas especialidades, reunidas com o objetivo de realizar
tarefas com características temporárias. Na maioria das vezes, essa sobreposição ocorre
entre a estrutura funcional e a estrutura por projetos.
Uma das maiores vantagens nesse tipo de departamentalização é a possibilidade de
aprimoramento técnico da equipe de trabalho aliada a uma coordenação de atividades mais
eficiente e coerente entre os especialistas envolvidos. Já uma das grandes desvantagens
diz respeito à dupla subordinação que dificulta a clareza na definição de papéis e suas
relações.
Todos os tipos de departamentalização apresentam vantagens e desvantagens,
cabendo a empresa buscar o processo em que a eficiência e a eficácia organizacional
possam ser melhor conjugadas e implementadas.
SISTEMA DE AUTORIDADE
Em todas as estruturas organizativas existe uma cadeia de comando, com níveis
de hierarquia, funções, direitos, responsabilidades e atribuições ordenadas, visando ao
alcance dos objetivos e dos resultados a serem alcançados.
Autoridade
Pode ser definida como o poder de comandar e dirigir as pessoas, tomar decisões, em
um sistema organizacional. Podemos considerá-la como o fundamento da responsabilidade.
Enquanto o PODER em uma organização é a capacidade de afetar e controlar as
ações e decisões dos subordinados (poder de posição) a AUTORIDADE é um direito formal
e legítimo de tomar decisões, dar ordens e alocar recursos para alcançar objetivos.
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autoridade formal representa a autoridade delegada pelo superior hierárquico.
autoridade informal é uma espécie de “autoridade adquirida” desenvolvida por meio
das relações informais entre as pessoas da empresa.
Tipos de Autoridade
Deliberativa – estabelece as políticas e as diretrizes.
Executiva – faz cumprir o que foi deliberado.
Fiscal – verifica, acompanha e controla os resultados.
Consultiva – oferece aconselhamento e apresenta sugestões.
Técnica – orienta e fiscaliza as operações.
Coordenadora
–
articula
e
harmoniza
os
esforços das áreas sob sua coordenação.
Limitação de autoridade
A autoridade de um administrador apresenta limitações de atuação, visto que esta é
norteada pela missão e pelas metas da empresa e restringida por regras, regulamentos
e procedimentos explícitos das diferentes unidades organizacionais que compõem a
instituição.
A autoridade também pode sofrer restrições por limitações de ordem física, biológica,
técnica ou financeira
Responsabilidade
Em termos empresariais, responsabilidade é a obrigação de realização de uma tarefa
ou atividade que tenha sido delegada por outrem, a quem também deve prestar contas
sobre ela. Pode-se dizer que a responsabilidade é a contrapartida da autoridade e seu grau
deve ser proporcional ao grau de autoridade recebido.
Atribuição
Relaciona-se ao recebimento da autoridade e da responsabilidade, conduzindo a
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prestação de contas aos superiores na cadeia de comando.
Delegação
Refere-se à transferência da autoridade e da responsabilidade aos subordinados. Ao
delegar autoridade para a tomada de decisão, alguns elementos devem ser considerados:
Deve-se delegar a autoridade e atribuir responsabilidade por ações inteiras,
aumentando-se o nível de motivação e responsabilidade, além de facilitar o controle do
desempenho.
Deve-se observar as diferenças individuais e delegar a “tarefa certa para a pessoa
certa”.
Deve-se delegar responsabilidade com a devida autoridade para executá-la.
Centralização e descentralização
O nível de centralização/descentralização de uma empresa relaciona-se ao quanto o
poder decisório está concentrado no topo da organização ou disperso na sua base.
Uma organização pode ser considerada centralizada quando o processo decisório
ocorre nos níveis hierárquicos mais elevados. Já numa organização com estrutura
descentralizada, os níveis mais baixos possuem autonomia para a tomada de decisões.
Para que sejam ágeis e com boa comunicação, as decisões devem ficar mais próximas
do campo de ação e da fonte de informação e esta é uma vantagem da descentralização.
Por outro lado, na administração centralizada, observa-se uma maior uniformidade nos
processes decisórios.
Liderança
Liderança é a capacidade de alguém exercer influência sobre indivíduos e grupos,
conduzindo-os a um objetivo.
A influência exercida pelo líder traduz-se na busca em atingir os propósitos, a missão
e as estratégias estabelecidas pela empresa.
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A liderança decorre de uma serie de características essenciais come visão do futuro,
autocontrole, coragem e valores, sendo sua função primordial a junção das forças e idéias
para a realização de um bem comum pela motivação gerada no grupo em que sua influencia
é exercida.
Existem diversos tipos de liderança porém os principais são o autocrático, em que
ocorre um autoritarismo maior e menos liberdade para a equipe, o liberal ou laissez-faire em
que a equipe tem uma liberdade exagerada e o democrático, com uma liberdade controlada,
discussão constante das idéias e apoio por parte do líder.
É importante tragar uma relação líder-subordinado, baseada na empatia e no respeito,
sem, no entanto, ultrapassar os limites da relação profissional. O liderado sente-se seguro e
motivado quando vê o seu líder envolvido no projeto no qual ele está inserido, quando o líder
conhece o negócio e transmite esse conhecimento para que o liderado possa desenvolver
bem suas tarefas e quando o líder permite ao seu liderado que ele faça realmente seu
trabalho, ou seja, permitindo que se comunique, participe e tome decisões.
GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO
Os gráficos de organização são ferramentas gráficas, utilizadas para apresentar a
estrutura e os serviços de uma empresa, podendo ser classificadas em dois grandes tipos
mais usuais:
Organograma
Fluxograma Organograma
Organograma
É a ferramenta gráfica que representa a estrutura de uma empresa, considerando a
disposição, a interligação e a hierarquia existentes entre si, num determinado período.
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Características apresentadas por um organograma:
Permitir a visualização da estrutura organizacional, ou seja, quais os órgãos de linha,
(que dirigem e comandam) quais os de assessoramento, (que prestam orientações), quem
está subordinado a quem, quais os órgãos que mantém ligações funcionais etc.
Possibilitar a compreensão dos fluxos de autoridade, dos relacionamentos formais, de
caráter hierárquico ou funcional.
Demonstrar a importância dos órgãos em termos hierárquicos, assim como das
atividades exercidas por meio de sua especialização.
Tipos de Organogramas
Clássico
Circular, em Setores ou Setograma
Radial ou Solar
I – Organograma Clássico
Nesse tipo de apresentação gráfica, os órgãos de direção, os administrativos e de
execução são normalmente indicados por meio de retângulos e as relações de autoridade
e de função são representadas por linhas. No alto da folha, deve constar o nome da
organização. As linhas de autoridade são verticais e as de coordenação horizontais. Os
agrupamentos devem ser representados. As linhas tracejadas ou pontilhadas necessitam
ter a sua significação apresentada na legenda. Unidades de mesmo nível devem estar na
mesma linha horizontal
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II – Organograma Circular ou em Setores
Sua construção se baseia em círculos concêntricos, representando os diversos
níveis hierárquicos. A autoridade máxima é colocada no centro e, e os órgãos com menor
nível hierárquico, vão sendo colocados na periferia. É um gráfico que apresenta pouca
flexibilidade, exigindo a utilização de legendas.
Ill – Organograma Radial ou Solar
Representa a estrutura da empresa utilizando a configuração do sistema solar. A
autoridade máxima encontra-se no centro do gráfico (sol) e os departamentos nas posições
dos planetas; as divisões e os setores ou seções correspondem aos satélites. A compreensão
desse gráfico fica comprometida quando aparecem dentro dessas ramificações os órgãos
menores.
Fluxograma
Fluxograma é a representação gráfica das rotinas e do fluxo e operação de pessoas,
documentos ou materiais entre diversas unidades da organização, evidenciando todas as
suas etapas.
Por meio do fluxograma, visualize-se, com clareza, a seqüência de operações de
um sistema ou serviço, possibilitando a verificação e se estas estão sendo realizadas
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eficientemente, pelos órgãos e pelas pessoas adequadas, constatando, também, se há ou
não duplicação de desempenho ou fases desnecessárias.
Podem destacar-se as seguintes vantagens na utilização e na analise de um
fluxograma.
Fornecer condições para simplificação do trabalho por meio de retirada, combinação
ou reposicionamento de passos a fim de aperfeiçoá-lo.
Localizar, corrigir e eliminar os movimentos e contatos considerados dispensáveis.
Facilitar a implantação de procedimentos e de instruções, proporcionando aos usuários
melhor compreensão.
Oferecer uma visão geral do trabalho a ser executado e suas interfaces. Exemplo:
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Manual de organização
É um instrumento de organização que complementa o organograma, fornecendo
informações adicionais, servindo também como fonte de referencia e consulta.
Normalmente, o manual de organização de uma empresa é composto pelo seguinte.
Documentos emitidos pela direção, oficializando a utilização do manual.
Aspectos teóricos e considerações sobre a empresa.
Histórico da empresa.
Organograma, representando a sua estrutura organizacional.
Detalhamento da estrutura organizacional por meio de:
fichas de funções – em que se encontram ordenadas a posição hierárquica de cada
unidade organizacional, com suas respectivas finalidades e atribuições,
quadro de competência – em que são estabelecidos os níveis de autoridade e de
responsabilidade;
comitês – em que se situam suas atividades, seus membros.
Guia de distribuição dos cargos com seus respectivos códigos, siglas e atribuições,
visando à facilitação da comunicação.
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ORGANIZAÇÕES COMERCIAIS
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A palavra empresa (do latim prehensa) significa empreendimento, negócio
As empresas tem origem antiga, mas seu crescimento e sistematização datam da
época da Revolução Industrial, quando houve major divisão do trabalho. Foi também
naquela época que se organizaram os fatores de produção: trabalho e capital.
Embora ate hoje sobrevivam outras formas de produção, como a do pequeno lavrador
ou do produtor artesanal doméstico, a empresa é o processo principal no sistema econômico
capitalista e socialista.
A empresa é uma organização social em que se reúnem e combinam os elementos
necessários a produção de bens e serviços, com finalidade de lucro.
Dizemos que empresa é uma organização social por ser uma associação de pessoas
para a exploração de um negócio, tendo em vista um objetivo – lucro ou atendimento a uma
necessidade da sociedade. Os elementos que se reúnem e se combinam em uma empresa
são, justamente, o material (capital aplicado) e o humano (trabalho).
No sistema capitalista, as empresas caracterizam-se por visarem ao lucro do
empresariado.
Na ordem econômica socialista, a empresa pertence ao Estado. Os lucros são de
direito do Estado, revertidos para a população.
Costuma-se confundir empresa com entidade. No entanto, ha diferença significativa
entre os dois organismos. Como vimos, as empresas visam ao lucro, no sistema capitalista.
As empresas que não visam ao lucro são chamadas entidades.
CONSTITUIÇÃO DA EMPRESA
Vamos conhecer, agora, a constituição das principais formas de empresas.
Antes, porem, queremos estudar o conceito jurídico de tais sociedades, pois, sem esse
esclarecimento, é difícil compreender o assunto.
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Na linguagem do Direito Civil, encontramos dois sentidos de pessoa: pessoa física e
pessoa jurídica. Vejamos cada um deles.
Pessoa física é o individuo capaz de assumir direitos e obrigações.
Pessoa jurídica é a reunião de dois ou mais indivíduos, resultante de um contrato
estabelecido para certo fim, com vida e patrimônio distintos dos daqueles dos indivíduos
que a compõem.
Por meio desses conceitos, compreendemos que os sócios de uma sociedade
comercial são pessoas físicas, enquanto as sociedades comerciais são pessoas jurídicas.
OS TIPOS DE FIRMAS E AS FORMAS DE SOCIEDADE COMERCIAL
Vamos analisar aqui outros conceitos importantes a compreensão da constituição das
empresas.
Tipos de firmas comerciais
Firma comercial, razão social ou razão comercial é o nome que representa o
estabelecimento comercial em todos os seus documentos e transações. A firma pode ser
individual ou social.
A firma comercial deve ser registrada na Junta Comercial.
As empresas podem ser constituídas de duas formas: firmas individuais e firmas de
sociedade.
Firma individual é aquela que é representada por um só empresário. As
responsabilidades, os direitos e os deveres concentram-se em uma única pessoa. As firmas
individuais são consideradas pessoas jurídicas para fins tributários.
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Firma de sociedade é aquela que é propriedade de uma sociedade comercial. Nesse
tipo de firma, as responsabilidades, os direitos e os deveres dividem-se entre duas ou mais
pessoas. As firmas de sociedade podem assumir uma variedade de formas de sociedades
comerciais.
Junta Comercial
E uma autarquia com personalidade jurídica de direito responsável pelo registro de
atividades ligadas a sociedades empresariais, que executa serviços de arquivamento dos
atos relativos a constituição, alteração, dissolução e extinção de empresas mercantis de:
pequeno, médio, e grande porte, consórcios e grupos de sociedades; empresas estrangeiras
autorizadas a funcionar no país, documentos que, por determinação legal, sejam atribuídos
ao Registro Público de Empresas Mercantis e atividades afins (leilões, traduções etc.) e
daqueles que possam interessar ao empresário ou as empresas.
Toda empresa após passar pela Junta Comercial e com o cumprimento de todas as
exigências para seu registro, terá o número do CNPJ devidamente emitido pelo Ministério
da Fazenda.
Formas de sociedades comerciais
As firmas podem assumir diferentes formas, dependendo dos interesses dos sócios e
do tipo de negocio.
Sociedade em nome coletivo – é uma associação de duas ou mais pessoas, operando
sob nome ou firma em comum. Nesse tipo de sociedade, os sócios são responsáveis
solidariamente pelos direitos e pelas obrigações da firma, sem qualquer limite.
Sociedade de capital e indústria – consiste em uma associação que envolve dois
tipos de sócios: os sócios capitalistas e os sócios de indústria. Os sócios capitalistas
recebem esse nome porque contribuem com o capital; eles respondem pelas obrigações
da sociedade. Os sócios de indústria incumbem-se da prestação de serviços técnicos ou
profissionais e não respondem pelo capital social.
Sociedade anônima – é um tipo de associação cujo capital social é dividido em
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ações (nominais ou ao portador) de um mesmo valor nominal e constituído por meio de
subscrições. Nesse tipo de associação, cada pessoa adquire (subscreve) o número de
ações que lhe convier, tornando-se acionista da sociedade anônima. O grupo, ou mesmo
pessoa, que possui o maior número de ações pode eleger em assembléia de acionistas os
dirigentes da empresa. Os acionistas assumem os direitos e os deveres da sociedade e as
obrigações sociais, em função do número de ações que detenham.
Sociedade em comandita simples – tem o capital formado pelas contribuições de
duas classes de sócios: os sócios comanditários ou capitalistas e os sócios comanditados.
Os sócios comanditários respondem de forma limitada pelo capital subscrito. Os sócios
comanditados respondem solidaria e ilimitadamente pelas obrigações sociais; empenham
seu patrimônio, seu trabalho e são os sócios comerciantes da sociedade.
Sociedade em comandita por ações – representa também os dois tipos de sócios
citados anteriormente: os comanditários e os comanditados. Somente os sócios ou
acionistas tem qualidade para gerir a empresa (como diretores ou gerentes, por exemplo).
Esta é uma forma de sociedade rara em nosso país, pois a sociedade anônima a substitui
com vantagem.
Sociedade por quotas de responsabilidade limitada – pode funcionar com o nome
de algum dos sócios ou adotar uma denominação social. Os sócios tem responsabilidade
frente aos direitos e obrigações da firma proporcional ao capital registrado em seu contrato
social.
Sociedade cooperativa – é uma associação voltada exclusivamente para o suprimento
de necessidades e interesses dos associados (cooperativa de agricultores, produtores de
cana-de-açúcar etc.).
Seu capital é formado por quotas-partes e varia conforme aumenta ou diminui o
número de associados, não podendo ser transferido para terceiros. Os associados podem
participar das deliberações tomadas em assembléias gerais por meio de voto. Nesse tipo
de sociedade, número de associados é ilimitado, sendo impedida a subscrição de quotaspartes a estranhos ao meio social amparado pela associação.
Sociedade em conta de participação – é a forma jurídica que ocorre quando duas ou
mais pessoas, sendo ao menos uma comerciante, reúnem-se sem firma social, para lucro
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comum, em operações previamente determinadas, trabalhando uma, algumas ou todas
em seu nome individual para o fim social. Nesse tipo de sociedade, o sócio ostensivo (ou
gerente) é o único que se obriga com terceiros; os outros sócios, porem, ficam obrigados
somente com sócio ostensivo por todos os resultados das transações e obrigações sociais
empreendidas, nos termos exatos do contrato.
Sociedade de economia mista – é uma associação de capital privado e público, em
forma de sociedade anônima. O Estado canaliza para si, mediante participação privada,
os recursos de que necessita para empreendimentos essenciais e ben6ficos para toda
coletividade.
CLASSIFICAÇÃO DAS EMPRESAS
As empresas podem ser classificadas sob diversos aspectos, independentemente
da espécie de firma comercial escolhida: quanto a sua propriedade; quanto ao tipo de
produção e quanto ao tamanho.
Vejamos, agora, cada um desses aspectos.
Quanto à propriedade
Quanto à propriedade as empresas podem ser:
Empresas públicas (ou estatais). São aquelas de propriedade do Estado e que
constituem o setor p6blico. Tem por objetivo o bem-estar social, pois estão voltadas para o
beneficio da sociedade. São também conhecidas como empresas não lucrativas.
Empresas privadas (ou particulares). São de propriedade de particulares e constituem
o chamado setor privado. O principal objetivo dessas empresas é o lucro.
Empresas mistas. São sociedades por ações de participação pública e privada,
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simultaneamente. Nas empresas mistas, a união, o estado, o município são geralmente os
sócios majoritários, detendo a maior parte das ações. Essas empresas prestam serviços de
utilidade pública ou de segurança nacional.
Quanta ao tipo e a produção
Quanto ao que produzem, as empresas podem ser estas.
Empresas primárias ou extrativas. Executam atividades extrativas (empresas agrícolas,
de mineração, de prospecção e extração de petr6leo etc.). São chamadas primarias porque
trabalham visando a obtenção de matérias-primas.
Empresas secundárias ou de transformação. Processam e transformam as matériasprimas em produtos finais. Nessa classificação entram as indústrias em geral, quaisquer
que sejam seus produtos finais.
Empresas terciarias ou prestadoras de serviços. Executam e prestam serviços
especializados. Enquadram-se nessa classificação os bancos, as financeiras, o comércio
em geral, os hospitais, as escolas e as universidades, os serviços de comunicações (radio,
TV, imprensa, telefonia, telex, fax, Internet etc.) e toda a gama de serviços realizados por
profissionais liberais (advogados, médicos, engenheiros etc.).
Quanto ao tamanho
As empresas, quanto ao seu porte e ao volume de recursos de que dispõem, podem
ser as seguintes.
Empresas grandes. São de grande porte e de enorme volume de recursos (número
de empregados, tamanho das instalações, volumes de capital e de equipamentos etc.). As
empresas grandes são constituídas por um grande número de empregados.
Empresas médias. São de porte intermediário e de razoável volume de recursos. São
constituídas por um número entre 50 a 250 empregados, aproximadamente. O limite de
empregados que separa uma empresa media de uma empresa grande é de aproximadamente
500 empregados.
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Empresas pequenas. São de pequeno porte e de limitado número de empregados
(menos de 50). Outra definição para empresa pequena (ou microempresa) é a de que, nela,
o administrador (geralmente o proprietário) devem o comando de todas as áreas funcionais
da empresa (área comercial, de produção, financeira e de pessoal), não havendo um
segundo nível diretivo para essas responsabilidades.
Essa classificação de empresas possibilita combinações interessantes: uma empresa
pode ser privada (quanto à propriedade); secundária (quanto ao tipo de produção) e de
grande porte (quanto ao tamanho), por exemplo. Existem as empresas multinacionais,
aqueles que possuem filiais em diversos países.
Escolha de atividades
A escolha da atividade da empresa esta entre as primeiras decisões que seus sócios
devem tomar. Aliás, a constituição da empresa depende da escolha da atividade. O que a
empresa ira fazer? Em que volume ela ira produzir? Será uma empresa pequena, media ou
grande? Perguntas como essas devem ser respondidas por seus sócios antes mesmo da
constituição das empresas.
Ha fatores decisivos na escolha da atividade da empresa. Entre os mais importantes
destacamos os seguintes.
o “know-how”: é o grau de conhecimento que os sócios têm sobre os produtos ou
serviços a serem produzidos pela empresa e suas técnicas de produção;
o conhecimento do mercado: abrange os consumidores ou usuários dos produtos ou
serviços, as empresas concorrentes que também os produzem, as condições de compra e
venda que vigoram no mercado etc.
o capital: é o montante que os sócios podem investir no need°, a probabilidade de
retorno desse capital e o risco que o negocio pode envolver.
os recursos empresariais: são todos aqueles que os sócios podem conseguir, como
prédios, edifícios, máquinas, equipamentos, instalações, matérias-primas, tecnologia de
produção etc.; Os recursos empresariais podem ser de propriedade da empresa (fazendo
parte de seu patrimônio), alugados ou arrendados.
os recursos humanos: refere-se a todos aqueles que os sócios podem recrutar para o
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funcionamento do negócio, dotados dos conhecimentos e habilidades necessários.
As empresas e a influência no mercado
Uma empresa deficitária, que não se sustenta, ou que transfere seus encargos para a
sua mantenedora, é uma empresa inviável.
Para obter lucros, as empresas baseiam-se na lei da oferta e da procura e tem livre
iniciativa, ou seja, podem concorrer com outras empresas. Em que se fundamenta a lei da
oferta e da procura? Segundo essa lei, os pregos dos bens e serviços aumentam quando
a procura é maior do que a oferta e diminuem quando a oferta é maior do que a procura.
As empresas, no entanto, podem burlar essa lei por mecanismos como o monopólio, o
oligopólio e outros recursos.
Monopólio
O monopólio consiste no privilégio de vender ou fabricar determinado produto com
exclusividade. Em geral, o monopólio é proibido, pois impede a livre concorrência, passando
a favorecer apenas uma empresa.
O monopólio pode ser legalizado pelo governo quando ha interesse de ordem pública
ou de segurança.
Embora seja proibido por lei, o monopólio existe largamente na sociedade. Às vezes,
ele ocorre por falta mesmo de concorrentes ou pode acontecer de os grandes concorrentes
se imporem ao mercado, sufocando os pequenos concorrentes. Esse procedimento também
é uma forma de monopólio.
Oligopólio
O oligopólio ocorre quando, no mercado, ha grande número de pequenos compradores
e pequeno número de grandes vendedores. Por exemplo: grande número de pessoas
compra carros comercializados por um número reduzido de concessionárias.
Truste
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Os trustes surgem da fusão de varias empresas de maneira completa e definitiva. As
empresas que se fundem perdem a sua personalidade jurídica, dando origem a uma nova,
representada pela junção do patrimônio de todas elas. As empresas agrupam-se formando
trustes para adquirirem o monopólio do mercado, pois tornam-se fortes e passam a girar
com grandes capitais.
Ha diversos tipos de trustes.
Cartel é a associação temporária de empresas juridicamente autônomas, mas que
realizam acordos, definindo suas políticas de comercialização, principalmente de preços,
visando a suprir ou a limitar a concorrência.
As empresas que formam um cartel, ou seja, que se mantêm independentes, mas
que não concorrem entre si, adquirem grande poder. Em casos extremos, mesmo que a
produção das empresas do cartel nä° seja suficiente para suprir o mercado, elas podem fazer
reserva de mercado, impedindo o aparecimento de concorrentes por meio do aviltamento
temporário de preços.
Holding é a empresa que resulta da fusão de varias outras. Trata-se de uma sociedade
sem atividade produtiva própria, mas que, por meio de sua participação financeira, detém o
controle acionário de diversas empresas. Com o seu poder de decisão nas empresas que
controla, uma holding pode dominar determinados mercados, impedindo a livre concorrência.
Grupo de sociedade
O grupo de sociedade é constituído por sociedades que combinam recursos ou esforços
para a realização de objetivos comuns e participam em atividades ou empreendimentos
comuns.
Essa forma de associação pode ter efeitos econômicos benéficos, tais como redução
de custos em conseqüência da racionalização, divisão de trabalho e outros procedimentos
organizacionais.
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TÉCNICAS COMERCIAIS
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As empresas produzem bens e serviços consumidos pela sociedade. Os bens e
serviços são colocados no mercado onde são vendidos. E necessário, portanto, que haja
oferta (produtos) e sua exposição no mercado e procura (compra dos produtos). Essa
transação de oferta e procura chama-se comércio.
Técnica comercial são os processos utilizados pelo homem para realização do
comércio, utilizando-se para este fim princípios econômicos, jurídicos e administrativos.
Explicando por outras palavras, técnica comercial é a maneira pela qual uma empresa
efetua suas atividades de compra e venda de bens ou serviços.
ORGANIZAÇÃO COMERCIAL DA EMPRESA
A organização comercial é responsável não só pelos aspectos relacionados às vendas
(estratégia de marketing e bases de ação comercial da empresa em relação ao mercado),
mas também a estratégia de compras. Podemos dizer que ela é o ponto de ligação entre a
empresa e o mercado. Esse movimento é também conhecido pelo nome de interface.
O objetivo da organização comercial é comprar e vender de forma eficiente e satisfatória.
Para realizar o objetivo das empresas, ela conta com a ajuda de varies serviços, que são
chamados serviços auxiliares do comércio.
ESTUDO DO MERCADO: OS PROCESSOS DE COMPRA E VENDA
O estudo do mercado é a investigação de fenômenos que ocorrem no processo de
intercambio de mercadorias do produtor ao consumidor. E uma sondagem com vistas à
obtenção de informações esclarecedoras quanto ao comportamento do mercado. Toda
empresa, para vender bem, precisa realizar essa sondagem.
Geralmente, as empresas tem seus órgãos de compra e de venda.
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O órgão de compras encarrega-se de suprir a empresa do material e instrumentos
necessários ao seu funcionamento, no tempo certo, quantidade e qualidades adequadas.
O processo de compras compreende as seguintes fases.
pesquisa do mercado de fornecedores;
recebimento da ordem de compra;
cotação de preços e condições de pagamento;
escolha do melhor fornecedor;
pedido de compra;
acompanhamento do pedido de compra;
recebimento do material.
Elas são importantes e devem ser observadas para que o processo de compra se
efetue eficientemente.
O processo de vendas tem a função de colocar os produtos da empresa no mercado
para serem consumidos. O órgão de vendas funciona como ponto de ligação entre a
empresa e seus clientes.
O órgão de vendas deve também observar alguns passos para funcionar com eficácia.
Esses passos são:
pesquisa do mercado de consumidores
propaganda
venda
promoção de vendas
canais de distribuição
merchandising (apresentação, características, preço, tamanho, nome, marca,
embalagem etc. do produto).
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PROPAGANDA, PUBLICIDADE E PROMOÇÃO DE VENDAS
A promoção, como termo genérico, é uma das formas de estimulo as vendas de uma
empresa. Vista como um todo, a promoção compreende quatro componentes: a propaganda,
a publicidade, a promoção de vendas e a própria venda pessoal.
Os conceitos de propaganda, publicidade e promoção de vendas tornam mais claras
as qualidades específicas de cada um desses componentes promocionais.
Propaganda é qualquer forma paga e impessoal de apresentação e promoção de
idéias, bens ou serviços, por um patrocinador identificado, conforme estabelece o Decreto
n° 57.690 de 1/2/1966, que regulamenta a profissão do publicitário e delimita as atividades
das agendas de propaganda.
Publicidade é o estimulo impessoal para a procura de um produto, serviço ou negócio,
pela divulgação de noticias comercialmente significativas numa mídia impressa ou em
apresentação favorável no radio, na televisão ou ate no palco.
Promoção de vendas trabalha com as vantagens quanto à forma de aquisição, assim,
ela é o estimulo a compra por parte do consumidor e eficácia dos revendedores. Utiliza
recursos como displays, shows, exposições, demonstrações e outros esforços que não se
incluem na rotina de vendas.
A propaganda visa propagar, divulgar o produto; ela utiliza os mais diversos tipos de
mídia: espaço em jornais e revistas; radio e televisão; outdoors (compreenda outdoors não
só como aqueles enormes cartazes em exposição nas ruas, mas também os luminosos
e a propaganda aérea); mala direta, souvenir (caixinhas de fósforos, blocos de rascunho,
agenda, calendários); adesivos, catálogos; listas telefônicas e paginas amarelas etc.
A propaganda pode ser realizada com vários fins:
o de fixar o nome da empresa em longo prazo (propaganda institucional);
o de desenvolver a marca em longo prazo (propaganda de marca);
o de disseminar informações sobre uma venda, serviço ou acontecimento (propaganda
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classificada);
o de anunciar uma venda especial (propaganda de vendas).
O anúncio refere-se à propaganda comercial que visa despertar o interesse do
consumidor por bens ou serviços anunciados.
O COMERCIO E O MERCADO IMOBILIÁRIO
Captação imobiliária
A captação imobiliária é uma das principais funções da atividade de intermediação
imobiliária. Consiste, basicamente, na realização de contatos junto ao mercado potencial
visando à viabilização de uma venda ou um negócio imobiliário.
O anúncio de imóveis para venda ou locação é um dos recursos técnicos mais
utilizados para a captação imobiliária. Entretanto, outros recursos devem ser utilizados
complementarmente de maneira a criar um ambiente de oportunidades que signifique a
ampliação de mecanismos capazes de identificar mais rapidamente o cliente.
Nesse sentido, pode destacar-se o oferecimento do serviço de corretagem ou
intermediação imobiliária a potenciais clientes selecionados por grupo de renda, preferências
ou qualificações
para aquisição. Desenvolvimento de estratégias de captação de imóveis junto a
empresas construtoras, potencias interessados em vender seus imóveis, contatos com
antigos clientes etc. representam alternativas de captação que possibilitam uma maior
oportunidade de negócio.
Condições de crédito
Crédito pode ser definido como uma transação comercial em que um determinado
comprador – ou beneficiário, adquire um bem ou serviço de um determinado credor – aquele
que concede (empresa, pessoa, banco etc.) o qual será pago pelo comprador em uma ou
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mais parcelas, por um tempo determinado, com base na confiança que inspira ao credor.
As Condições de Crédito podem ser consideradas tanto pelo aspecto do credor,
isto é, aquele que concede o benefício do crédito quanto daquele que recebe o crédito,
isto é, o beneficiário. Dessa forma, quando se fala em condições de crédito do credor,
refere-se à disposição, interesse ou disponibilidade daquele que concede o beneficio em
efetivamente conceder o crédito. Por outro lado, a condição de crédito do beneficiário este
relacionada à confiabilidade e à capacidade ecomônica-financeira do beneficiário para
saldar o compromisso financeiro a ser assumido junto ao credor.
COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL
Comunicação Empresarial (Organizacional, Corporativa ou Institucional) compreende
um conjunto complexo de atividades, ações, estratégias, produtos e processos desenvolvidos
para reforçar a imagem de uma organização junto aos seus públicos de interesse (interno
e externo) ou junto à opinião pública.
Item fundamental para a existência de qualquer organização, a Comunicação
Empresarial tem assumido, nos últimos anos, maior complexidade, tendo em vista: a
necessidade de trabalhar com diferentes públicos (portanto diferentes conteúdos, discursos
ou linguagens), o acirramento da concorrência, a segmentação da mídia e a introdução
acelerada das novas tecnologias.
Tendo a comunicação como palavra-chave, a Comunicação Empresarial pode ser
considerada no sentido mais amplo da comunicação, e, como tal, abre-se um leque de
possibilidades em vários segmentos capazes de proporcionar ao corretor ou a empresa de
intermediação imobiliária a identificação dos potenciais clientes para a concretização de um
negócio.
Com o surgimento de novas tecnologias, alem da sofisticação e aprimoramento de
métodos de comunicação já existentes, afloram a cada dia novas alternativas, tornando
mais dinâmicas as possibilidades de comunicação: telefone, correios, televisão, radio,
jornais e principalmente a Internet.
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Os segmentos de mercado correspondem a parcelas da sociedade que estão cada dia
mais sensíveis e, por conseqüência mais exigentes. Daí vem à necessidade de usarmos não
só todas as possibilidades de comunicação existentes mas fazer isso de forma adequada
no sentido de busca pertinente e individual de acordo com cada ramo de atividade, ou seja,
atingir o segmento de mercado correto.
E necessário buscar não só os meios de comunicação adequados, mas também
utilizarmos a linguagem correta para cada tipo de mídia; buscar não só o universo correto
desses meios de comunicação, mas também saber dosar as inserções em cada um deles.
Com a evolução das novas tecnologias, a palavra comunicação amplia ainda mais seu
significado. Hoje, a Comunicação Empresarial já desempenha papel fundamental, definindose como estratégica para as organizações.
PROCESSO DE MARKETING
O processo de marketing consiste na análise de oportunidades, pesquisa e seleção
de mercados-alvo, preparação de estratégias, planejamento de programas de marketing,
organização, implementação e controle do esforço de marketing.
As empresas de hoje devem urgente e criticamente repensar sua missão de negócio
e estratégias de marketing. Em vez de operarem em um mercado formado de concorrentes
fixos e desconhecidos e de consumidores com preferências estáveis, devem considerar a
existência de concorrentes ativos, avanços tecnológicos, novas legislações e, principalmente,
a diminuição da lealdade do consumidor.
As empresas que obtêm sucesso hoje são aquelas mais bem-sucedidas em satisfazer
e encantar, de fato, seus consumidores-alvo. Essas empresas veem marketing como filosofia
que permeia toda a companhia, não uma função separada em um departamento. Essas
empresas procuram ser as melhores em atender as necessidades de seus mercados-alvo.
Administração de vendas em empresas imobiliárias
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A Administração de Vendas, parte integrante do Marketing moderno, impõe o
conhecimento do mercado e das características da clientela, bem como do produto/serviço
a ser vendido de maneira a possibilitar a lealdade do consumidor.
A Administração de Vendas considera analise, planejamento e implementação do
controle do esforço de vendas da organização, exigindo a necessidade de previsão de
vendas, distribuição física e esforços de promoção e propaganda. Sem a ajuda de uma
adequada estrutura de recursos materiais, humanos, financeiros e tecnológico, dificilmente
uma organização moderna conseguira atingir, em curto prazo, a viabilização de suas metas
de vendas e resultados.
COMPOSIÇÃO E ESTRUTURAÇÃO DA FORÇA DE VENDAS
A Força de Vendas é o quantitativo de pessoas disponíveis na empresa imobiliária
para a execução da viabilização de uma venda ou um negócio imobiliário.
Na composição da Força de Vendas de uma empresa imobiliária, o corretor é o
responsável pela negociação de vendas de um imóvel. Convém, entretanto, que haja
uma equipe de apoio ao corretor, bem treinada e orientada, visando à racionalização, ao
direcionamento e à otimização do trabalho desse profissional. Essa equipe, se possível,
deve ser composta por uma pessoa responsável a dar informações técnicas e responder
aos questionamentos básicos dos clientes em potencial (apoio técnico) e uma pessoa
encarregada pelos serviços de escritório (assistente de vendas), permitindo, assim, ao
corretor, canalizar seu tempo para dar atendimento direcionado e diferenciado aos clientes
em potencial que Ihe forem designados.
O assistente de vendas tem basicamente a incumbência de:
- dar as primeiras informações aos interessados;
- realizar a identificação dos prováveis perfis;
- realizar uma pré-identificação do perfil do cliente;
- agendar compromissos com os clientes;
- facilitar possíveis contatos com os corretores;
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- preencher cadastros e formulários;
- elaborar e lavrar contratos;
- dar seqüência aos tramites burocráticos etc.
Entretanto, passo importante em uma empresa imobiliária é a organização da sua
Força de Vendas. Organizar a forca de vendas significa estabelecer os critérios para a
atuação dos vendedores. Os principais critérios para a atuação dos corretores são:
Determinação de quotas de vendas por meio do estabelecimento dos objetivos de
venda para a equipe de vendas.
Análise do representante versus vendedor contratado, pela qual a empresa imobiliária
devera decidir se a função vendas será uma função interna a empresa (integrada
verticalmente), ou se ela será externa (relação contratual) composta de agentes de venda
ou representantes.
Departamentalização ou estruturação da força de vendas, pela qual a empresa
se estrutura, segundo a função, em cinco possíveis departamentos: (1) Território – uma
determinada área é dividida em território de vendas, (2) Produtos ou serviços – Forca de
vendas trabalha separadamente com uma linha de produto ou serviço, (3) Projeto, em que
a Força de Vendas trabalha, visando ao atendimento de projetos específicos (4) Clientes –
Equipes especializadas em diferentes clientes, (5) Mista – combinação da forma geográfica
com alguma outra.
Definição do número de vendedores, pela qual considera-se o dimensionamento da
intensidade em que será usada a força de vendas em conjunto com outras variáveis de
marketing para que se consiga atingir o volume de vendas procurado.
Definição e alinhamento de zonas de vendas, quando são estabelecidos os territórios
de atuação da empresa, ou seja, áreas para atuação separada de vendedores e gerentes
de vendas.
Estabelecimento de níveis hierárquicos e amplitude de controle gerencial em vendas,
relacionando-se a extensão vertical e horizontal da estrutura organizacional de vendas, ou
seja, o número de níveis hierárquicos e o número de pessoas dentro de cada nível.
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As empresas imobiliárias vem adotando a departamentalização como forma de
aperfeiçoar, adequar e melhor estruturar sua Forca de Vendas, sendo as mais utilizadas:
por território, por produto ou serviço, por projeto, por clientela e mista.
Na departamentalização por território cada vendedor tem uma área definida, atendendo
a todos os clientes dessa área. Esse critério de organização apresenta as seguintes
vantagens:
define claramente as responsabilidades do corretor, pois só ele recebe crédito sobre
as vendas naquela área;
aumenta o incentivo do corretor, que tende a desenvolver negócios e a criar laços
muito úteis de amizade em seus “domínios”;
possibilita que o corretor conheça melhor as especificidades da “sua região”.
Na departamentalização por produto ou serviço, a empresa imobiliária tende a se
estruturar com setores específicos para os serviços, como por exemplo, os serviços de
administração de imóveis – locação e intermediação – compra e venda.
Na departamentalização por projeto, a empresa imobiliária orienta sua equipe de
vendas, marketing, engenharia, finanças, apoio técnico a trabalharem de forma integrada,
visando ao atendimento de projetos específicos, tais como lançamentos imobiliários, feira
de negócios imobiliários, campanhas especificas na mídia etc.
A departamentalização por clientela organiza a atuação do corretor, segundo a
disponibilidade deste, que acompanha e da assistência a um grupo de clientes desde os
primeiros contatos ate a finalização das negociações.
A departamentalização mista resulta da combinação de critérios. Os vendedores
especializam-se, por exemplo, em zona-produto; zona-cliente; produto-cliente ou ate zona
produto-cliente.
Seja qual for à organização da forca de vendas adotada por uma empresa, ela deve
ser periodicamente avaliada. Só assim a empresa não correra o perigo de manter uma
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forca de vendas defasada pelo tempo.
Dimensionamento, recrutamento e seleção da força de venda.
Uma vez definida a estrutura de sua Força de Vendas, a empresa imobiliária devera
se ocupar do tamanho da força de vendas necessária e adequada a organização, uma vez
que o número de vendedores é uma importante questão em vendas.
Uma força de vendas corretamente estruturada assegura a implementação de processo
de vendas, individual ou em equipe, para cada segmento-alvo do mercado. Assegura que o
esforço de venda e manutenção seja o mais eficaz possível, ao mesmo tempo em que usa
os recursos de vendas com a máxima eficiência.
Com uma organização de vendas do tamanho certo, os clientes efetivos e potenciais
recebem a cobertura apropriada, a força de vendas se mantém ocupada, mas não
sobrecarregada de trabalho, e a empresa faz um investimento adequado em seus recursos
de vendas.
O dimensionamento da intensidade com que será usada a força de vendas em conjunto
com outras variáveis de marketing é a forma mais propicia para que se consiga atingir o
objetivo de vendas.
Algumas empresas imobiliárias utilizam a carga de trabalho para determinar o número
de vendedores, com base na expectativa de contatos comerciais realizados, tempo gasto
em cada contato, e demais aspectos envolvidos para se fechar uma transação imobiliária.
O recrutamento e seleção da Força de Vendas é a decisão mais importante tomada
pela empresa imobiliária. A contratação, o treinamento e o gerente de vendas são sempre
classificados como os três fatores mais importantes, e a contratação geralmente é vista
como o mais importante de todos.
Para uma seleção bem-sucedida, é necessário que a empresa imobiliária defina
previamente as características essenciais ao seu bom corretor. Entretanto, é bom ter em
mente que o “perfil’ de sucesso” está intimamente ligado a definição do cargo. As exigências
específicas para a função sugerem o tipo de pessoa que mais tende a ser bem-sucedida.
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Algumas características essenciais aos bons vendedores são:
Desejo inato de servir
Motivação
Entusiasmo
Persistência
Disciplina
Sólida ética no trabalho
Responsabilidade e Integridade
Capacidade de deixar os outros a vontade
Dons de comunicação eficazes
Disposição para ouvir
Entretanto, pode perceber-se que quase todas as características são intrínsecas
ao candidato, por isso, só é possível ensiná-lo técnicas e conhecimentos. Toda empresa
quer que os membros de sua força de vendas tenham a maior parte das características
relacionadas acima. A contratação e o treinamento contribuem igualmente para a formação
de uma organização de vendas de alto desempenho, mas suas funções são diferentes. A
função de contratação é identificar pessoas com as características e os valores essenciais
para o sucesso nas vendas. A função do treinamento é proporcionar a essas pessoas todas
as oportunidades de sucesso, fornecendo-Ihes o conhecimento e as técnicas que Ihes
permitirão atender as necessidades dos clientes. Atualmente, as empresas imobiliárias
consideram o treinamento como um investimento, cujo retorno é detectado no aumento da
eficiência nas transações imobiliárias.
SUPERVISÃO E CONTROLE DE VENDAS
Gerir uma unidade ou departamento de vendas de uma organização pressupõe
a utilização de algumas ferramentas com vista a dar resposta a necessidades e, por
conseguinte, elaborar e colocar em pratica as melhores estratégias.
Nesse sentido, a adoção de um controle de vendas possibilita ao empresário
prever receitas futuras e, conseqüentemente, controlar as vendas e locações realizadas
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por corretores ou equipes de corretores. Além disso, torna-se mais fácil acompanhar o
comportamento mensal das vendas, as variações devido à sazonalidade, bem como o
prazo médio concedido para os pagamentos realizados.
O controle de vendas preconiza inicialmente o estabelecimento de padrões de
avaliação de desempenho futuro da empresa, com o qual se pode fazer comparações
do desempenho atual com o padrão então estabelecido, possibilitando assim a seleção
e a adoção de ações destinadas a reduzir a diferença entre o desempenho esperado e o
desempenho real.
Os critérios para o estabelecimento de padrões de avaliação mais utilizados são
análise de vendas, o estudo detalhado do desempenho de vendas da empresa, para detectar
seus pontos fortes e fracos em marketing; análise de participação do mercado, se houve
alguma alteração ou variação da participação da organização no mercado, verificando
se ocorreu interferência interna ou externa na organização, analise da lucratividade, pela
qual a qualidade e as características do lucro da organização são verificadas e análise do
desempenho da força de vendas, pela qual o desempenho dos vendedores é avaliado por
meio de Relatórios de Venda.
O Relatório de Vendas é uma das principais ferramentas que a supervisão possui para
avaliação do desempenho da força de vendas em uma organização. Nele são registrados,
pelos vendedores de uma equipe de vendas, suas atividades, os contatos realizados com
os clientes, as novas captações, as oportunidades, os negócios perdidos e as condições
do mercado, permitindo assim uma analise tanto do desempenho dos vendedores como de
informações úteis que serão a base para o planejamento de ações futuras.
O supervisor de vendas pode, a partir da analise desse relatório, atuar na força de
vendas para:
estabelecer um cronograma e um roteiro de atividades para a equipe (plantões de
vendas, visitas, reuniões etc.);
“dar força” a equipe agindo ora como conselheiro ora como colega;
incentivar o grupo com um clima organizacional positivo;
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definir metas de venda para os corretores;
implementar varias outras estratégias que otimizem o trabalho eficiente e produtivo
numa empresa imobiliária.
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AUXILIARES DO COMERCIO
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As empresas trabalham com serviços auxiliares do comércio. Entre os serviços,
merecem destaque: os bancos e as câmaras de compensação, as bolsas, os seguros, os
transportes, os armazéns, a importação e a exportação, as feiras e exposições, as câmaras
de comércio, os consulados, as associações comerciais e as organizações sindicais.
COMPANHIAS DE SEGUROS
As companhias de seguro são entidades auxiliares do comércio, por meio das quais
se ressarcem empresas ou pessoas por danos ou prejuízos decorrentes de fatos danosos.
Quanto aos tipos, os seguros podem ser os seguintes.
Seguros sociais - aqueles que proporcionam proteção a todas as camadas sociais da
população. São seguros obrigatórios operados pelo governo para proteger os beneficiários.
Os seguros sociais são: Assistência Médica e Hospitalar, Aposentadoria, Pensão, Acidentes
de Trabalho.
Seguros privados - são aqueles operados pelo Sistema Nacional de Seguros Privados.
Os seguros privados podem ser de dois tipos: ramo de vida e ramos elementares.
Quanto aos objetivos, existem dois tipos de seguros:
Ramo de vida - seguros de pessoas, voltados para sua integridade (Seguros de
acidentes pessoais, seguro de vida, seguro de saúde.)
Ramos elementares - aqueles que se referem a bens, direitos e obrigações (seguros
contra incêndios, seguros de transportes, seguro de automóvel etc.).
Os riscos assumidos pelas companhias de seguro podem ser classificados em:
Riscos físicos - são os riscos dependentes das condições físicas, sociais, idade,
estado de saúde.
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Riscos morais - são os decorrentes de condições mentais: insanidade, negligência,
desonestidade etc.
Seguro é um contrato consensual que apresenta os seguintes elementos: o segurador,
o segurado, o risco, a base do contrato e o tempo, prazo do contrato. Todos estes elementos
compõem o instrumento formal do contrato que é a apólice de seguro.
ESTABELECIMENTOS FINANCEIROS
Banco Central do Brasil - é autarquia federal integrante do Sistema Financeiro Nacional,
vinculado ao Ministério da Fazenda. Como autoridade monetária principal do país, além de
ser responsável pela emissão de papel moeda e moeda metálica, cumpre e faz cumprir a
legislação e normas que são expedidas pelo Conselho Monetário Nacional.
Banco do Brasil – é uma instituição financeira brasileira, constituída na forma de
sociedade de economia mista, com participação da união com 70% das ações. Possui a
função de recebimento dos tributos federais, execução da política de pregos mínimos e
financiamento dos produtos agrícolas, controle e incremento do comércio exterior, entre
outras.
Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social – (BNDS) – é uma empresa
pública federal, vinculada ao Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior,
Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior, e tem por objetivo apoiar os
empreendimentos que visem ao desenvolvimento nacional.
Suas linhas de financiamentos contemplam projetos de investimentos e comercialização
de máquinas e equipamentos, fabricados no país, bem como o incentivo ao aumento das
exportações. Contribui também para o fortalecimento das empresas privadas nacionais e
para o desenvolvimento tecnológico.
Caixas Econômicas – é um estabelecimento que intermedia recursos e negócios
financeiros, com o objetivo de estimular a poupança. Atua também, no fomento ao
desenvolvimento urbano e nos segmentos de habitação, saneamento e infra-estrutura, e
na administração de fundos, programas e serviços de caráter social.
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Alguns estados possuem a sua própria caixa econômica, atuando no âmbito estadual.
Já a Caixa Econômica Federal – CEF atua, como o nome indica, em todo território federal.
Bancos Comerciais – são instituições financeiras públicas ou privadas que tem como
objetivo principal proporcionar suprimento de recursos necessários para financiar, em
curto e médio prazos, o comércio, a indústria, as empresas prestadoras de serviços, as
pessoas físicas e terceiros em geral. As atividades mais comuns de um Banco comercial
são recebimentos, depósitos, depósitos de poupança, pagamentos, empréstimos e compra
e venda de moedas e títulos.
Bancos de Investimentos – são instituições financeiras privadas, especializadas em
operações de financiamento da atividade produtiva para empréstimo de capital fixo e de
giro e de administração de recursos de terceiros, principalmente empresas privadas.
Fundos Mútuos de Investimento – refere-se ao conjunto de valores que resultam da
coleta, capitalização e centralização de poupanças dos particulares e das empresas.
Companhias de Crédito, Financiamento e Investimento – são instituições especializadas
em realizar investimentos de médio e longo prazos, por meio da captação de recursos,
mediante emissão de letras de câmbio.
Sociedade Distribuidora de Valores – tem como objetivo subscritar títulos para
revender, intermediar e distribuir no mercado de capitais.
BOLSAS
As bolsas são instituições onde são, efetuadas negociações, por intermédio de
corretores, com títulos de crédito, mercadorias, divisas, valores imobiliários e outros bens
fungíveis.
A classificação das bolsas pode ser feita pelo serviço que prestam.
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As bolsas de valores são, associações civis sem fins lucrativos. Seu patrimônio é
constituído de títulos subscritos por sociedades corretoras, realizados em dinheiro. As
sociedades corretoras são os membros das bolsas de valores.
As bolsas de valores operam com títulos de crédito e tem suas atividades autorizadas
e fiscalizadas pelo Banco Central do Brasil.
As bolsas de mercadorias são instituições onde os produtores e comerciantes realizam
a compra e a venda de mercadorias pelos de corretores.
AÇÕES DAS S/AS
Existem dois tipos de ação:
Ordinárias Nominativas (ON) – Ação que proporciona participação nos resultados
econômicos de uma empresa. Confere a seu titular o direito de voto em assembléia.
Preferenciais Nominativas (PN) – Ação que oferece a seu detentor prioridades no
recebimento de dividendos. Em geral, não concede direito a veto em assembléia.
OUTROS SERVIÇOS DO COMÉRCIO
Além dos serviços já citados, o comércio conta, também, com outros serviços
importantes; vamos analisá-los resumidamente.
Transportes
Os meios de transportes constituem também um serviço auxiliar do comércio. Eles
são fundamentais para transportar mercadorias do vendedor para o comprador, para
deslocar matéria-prima, máquinas e equipamentos de um local para outro, para conduzir
funcionários etc.
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Armazéns
Armazéns são locais (prédios, galpões etc.) que servem para guardar, estocar
mercadorias por um determinado tempo. Quando a mercadoria é matéria-prima, em
pequenas quantidades, é guardada em almoxarifados; quando se trata de produto acabado,
é guardada em depósitos.
Há épocas do ano em que se necessita, mais do que outras, de armazenar mercadorias.
Também, quando há desequilíbrio entre oferta e procura, surge à necessidade de contar
com espaços para o armazenamento.
Importação e exportação
O comércio, compra e venda de mercadorias, pode ser interno ou externo. É
considerado interno quando realizado dentro das fronteiras de um país. É externo quando
envolve compradores e vendedores de diferentes países, com operações de importação –
entrada de mercadorias estrangeiras em um país – e de exportação – saída de mercadorias
nacionais de um país.
A relação entre as importações e as exportações recebe o nome de balança comercial.
Quando as exportações são maiores do que as importações, ocorre o que se chama
superávit. Quando as exportações são menores do que as importações, ocorre défice.
Exposições e feiras
As feiras e as exposições são mecanismos criados para anunciar produtos ou serviços
da empresa. Geralmente, são eventos coordenados entre várias empresas do mesmo ramo
de atividade para apresentação conjunta de seus produtos ou serviços.
A exposição caracteriza-se por realizar negócios em nível de atacado e raramente de
varejo.
As feiras são os meios mais econômicos de fazer negócios e lançar produtos no
mercado, pois proporcionam ao expositor uma aproximação face a face com potenciais
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compradores nacionais e internacionais, de forma ágil, rápida e inteligente.
Câmaras de comércio
Câmaras de comércio são entidades sem fins lucrativos, constituídas por empresas de
origem internacional, com o objetivo de facilitar seus contatos e comunicações e coordenar
suas atividades.
Consulados
Consulados são representações diplomáticas e legais de um país em determinadas
capitais estrangeiras. O consulado dispõe de amplo material sobre as atividades industriais
e comerciais do país que representa, fornecendo informações para as empresas
desenvolverem suas operações no país representado.
Os consulados são ligados a embaixada de seu país no local. As embaixadas
localizam-se na capital do país perante o qual representam o próprio país e, inclusive, as
suas dependências são consideradas corno território do país de origem.
Também as embaixadas realizam diretamente relações internacionais que
proporcionam negócios e intercâmbios entre os países.
Associações comerciais
Associações comerciais são entidades associativas constituídas por empresas, visando
ao intercambio de experiências, união da classe. As associações comerciais oportunizam
contatos entre as empresas, uma vez que facilitam contatos e comunicações entre elas.
Organizações sindicais
Sindicatos são associações profissionais que agregam empregados ou empregadores
que enxergam a mesma atividade ou profissão, com o objetivo de defender e coordenar
seus interesses econômicos e profissionais. Existem sindicatos de empregados e sindicatos
de empresas.
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Os sindicatos, quando em número superior a cinco, podem reunir-se, formando
federações. As federações, por sua vez, podem agregar-se, constituindo as confederações,
sediadas na capital federal.
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MERCADORIAS E TÍTULOS
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As operações com mercadorias constituem-se na principal atividade das empresas
comerciais e industriais. E por meio dessas operações que as empresas atingem o seu
objeto social. Para que essas operações sejam satisfatórias, é necessário que haja uma
conjugação entre as necessidades da empresa, a rotatividade das mercadorias, o preço
dos produtos e as condições financeiras da empresa para aquisição das mercadorias.
OPERAÇÕES SOBRE MERCADORIAS
A compra, a venda, o beneficiamento e a revenda de produtos podem ser realizados
por meio de várias modalidades de operações.
Operações por atacado – compra e venda, em volumes fechados, de grande quantidade
de mercadorias; é geralmente realizada entre atacadistas, distribuidores e revendedores.
Operações
a
varejo
–
transação
feita
em
pequenas quantidades com o consumidor.
Operações à vista – compra de mercadoria com pagamento em moeda corrente.
Operações a crédito – compra ou venda de mercadoria com pagamento feito no futuro,
de uma só vez ou, ou em parcelas mensais, com apresentação de título de crédito.
Operações por amostragem – tipo de transação em que a mercadoria é apresentada
ou em pequenas quantidades ou por meio de catálogos com as devidas especificações
técnicas.
Operações a termo – tipo de compra e venda realizada nas bolsas de valores e
mercadorias, com pagamento em prazo determinado.
Operação contraentrega – transação cujo pagamento é realizado no recebimento da
mercadoria, na localização solicitada pelo comprador.
Operação com reserva de domínio – modalidade de operação em que o domínio da
mercadoria só é transferido ao final total de seu pagamento, normalmente associada à
operação de crédito.
OPERAÇÕES SOBRE TÍTULOS
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As operações sobre títulos abarcam as transações com o titulo de crédito comercial,
o registro da dívida estabelecida entre o credor e seu devedor. Os títulos mais comuns são
estes.
Nota promissória – documento emitido pelo devedor comprometendo-se a pagar ao
seu credor, o valor da dívida na data estipulada.
Duplicata
–
título
que
constitui
o
instrumento
de prova do contrato de compra e venda.
Ações – documento que indica ser seu possuidor o proprietário de uma fração do
capital de uma sociedade.
Letras de câmbio – título de crédito que consiste em uma ordem de pagamento em
que se encontram registrados o emitente, o aceitante e o recebedor.
Cheque – cheque é uma ordem de pagamento a vista expedida contra um Banco
sobre fundos depositados na conta do emitente.
Debênture – titulo de crédito representativo de empréstimo que uma companhia faz
junto a terceiros, em que todos os direitos conferidos pelos títulos, suas garantias e demais
clausulas e condições encontram-se na escritura de emissão.
Títulos da divida pública – títulos de crédito federais, estaduais ou municipais, emitidos
e garantidos pelo estado ou município, e geralmente trazendo o prazo de resgate e a taxa
de juros incidente destacados.
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REFERÊNCIAS
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 3. ed. Rio de
Janeiro: Campus, 2000.
KOTLER, Philip. Marketing (edição compactada). São Paulo: Atlas, 1980.
MACEDO, Jamil Pereira. Manual do Técnico em Transações Imobiliárias. 2. ed.
Goiânia: AB Editora, 1986.
MAXIMIANO, Antônio César Amaru. Teoria geral da administração. 6. ed. São Paulo:
Atlas, 2006.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização e métodos: uma
abordagem gerencial. 18. ed. São Paulo: Atlas, 2009.
SILVA, Adelphino Teixeira. Organização e Técnica Comercial, 20. ed. São Paulo: Atlas,
1996.
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