Secretaria-Geral do Ministério da Justiça
Relatório de Autoavaliação • 2012
Abril de 2013
S E C R E TA R I A - G E R A L D O M I N I S T É R I O D A J U ST I Ç A
Relatório de Autoavaliação • 2012
Abril • 2013
(Corresponde aos Capítulos 3 e 5 do Relatório de Atividades de 2012)
© MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
Praça do Comércio
1149-019 Lisboa
E-mail: [email protected]
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Índice
1.
Autoavaliação ......................................................................... 3
1.1.
QUAR 2012 .................................................................................. 3
1.2.
Objetivos e atividades das unidades orgânicas ...................................... 10
1.3.
Apreciação dos serviços prestados .................................................... 33
1.4.
Audição dos dirigentes intermédios e demais trabalhadores na autoavaliação. 36
1.5.
Avaliação do sistema de controlo interno ............................................ 36
1.6.
Medidas para um reforço positivo do desempenho ................................. 39
1.7.
Comparação com o desempenho de serviços idênticos ............................ 39
2.
Avaliação Final...................................................................... 42
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1. Autoavaliação
1.1.
QUAR 2012
OBJETIVOS OPERACIONAIS
Nos quadros seguintes é apresentado o nível de execução dos objetivos operacionais do QUAR –
Quadro de Avaliação e Responsabilização - da SGMJ para 2012 (no anexo 1 apresenta-se o QUAR no
formato original).
Assegurar a execução do Plano de Atividades
INDICADORES
Taxa de execução do Plano de Atividades
META
2012
Tolerância
Valor
crítico
RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
85%
5%
100%
96%
118%
Superou
O objetivo de assegurar a execução do Plano de Atividades foi superado, na medida em que da
totalidade dos objetivos e atividades previstas naquele plano, 96% foram realizadas (79 num total
de 82).
Garantir uma resposta eficaz aos serviços e organismos do MJ
META
2012
Tolerância
Valor
crítico
RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
Tempo médio de resposta a solicitações
(urgentes e não urgentes) dos serviços e
organismos do MJ em matérias relacionadas
com recursos humanos (nº de dias úteis)
15
2
8
8,3
124%
Superou
Tempo médio de resposta às questões dos
serviços e organismos do MJ em matérias
relacionadas com as compras centralizadas
(nº de dias úteis)
4
1
1
2,5
113%
Superou
Tempo médio de elaboração das peças
jurídicas nos processos urgentes e não
urgentes (nº de dias)
18
2
12
11,4
128%
Superou
INDICADORES
Relativamente ao objetivo de garantir uma resposta eficaz aos serviços e organismos do MJ, nas
vertentes de recursos humanos, compras centralizadas e peças juridicas, este objetivo foi superado,
dado que os resultados dos indicadores se situaram abaixo da meta. O tempo médio de resposta da
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SGMJ às solicitações dos serviços e organismos do MJ em matérias relacionadas com recursos
humanos foi de 8,3 dias úteis. Nas compras centralizadas o tempo médio de respostas às questões
colocadas foi de 2,5 dias úteis. O número médio de dias necessários para elaboração de peças
jurídicas foi de 11,4.
Assegurar a elaboração e execução de orçamentos dos gabinetes dos membros do Governo do MJ
INDICADORES
Percentagem de reportes orçamentais
efetuados nos primeiros 5 dias úteis de cada
mês
META
2012
Tolerância
Valor
crítico
RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
96%
2%
100%
100%
125%
Superou
Tendo como referência o objetivo assegurar a elaboração e execução de orçamentos dos gabinetes
dos membros do Governo do MJ, verifica-se que este foi superado, uma vez que na elaboração e
envio mensal dos reportes orçamentais relativos aos orçamentos dos membros do Governo cumpriuse o prazo estipulado de 5 dias úteis para a totalidade dos reportes (24 reportes).
Melhorar a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ
META
2012
Tolerância
Valor
crítico
RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
Taxa de poupança obtida nos
procedimentos centralizados
5%
3%
12%
13%
129%
Superou
Nº categorias centralizadas de bens e
serviços que são objeto de aquisição
centralizada pela SGMJ/UCMJ
12
1
14
14
125%
Superou
INDICADORES
O objetivo “Melhorar a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ”,
medido pela taxa de poupança obtida nos procedimentos centralizados e pelo número de categorias
de bens e serviços que foram objeto de aquisição centralizada pela SGMJ/UCMJ, foi também
superado.
De facto, verificou-se uma taxa de poupança acima da meta, tendo-se atingido 13% nos
procedimentos centralizados realizados.
Foram objeto de aquisição centralizada 14 categorias de bens e serviços: Equipamento Informático,
Cópia e Impressão, Papel, Economato e Consumíveis de Impressão, Vigilância e Segurança, Higiene e
Limpeza, Combustíveis Rodoviários, Serviço Móvel Terrestre, Licenciamento de Software, Mobiliário
de Escritório, Plataformas Eletrónicas de Contratação, Refeições Confecionadas, Energia,
Comunicações Móveis de Dados, Viagens e Telefones IP.
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Melhorar a eficiência operacional da execução orçamental da SGMJ
META
2012
Tolerância
Valor
crítico
RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
Aumento do nivel de execução orçamental
comparativamente a 2011 (em pontos
percentuais)
5
2
8
8,2
127%
Superou
Taxa de poupança obtida nas despesas de
funcionamento
5%
2%
8%
18%
208%
Superou
INDICADORES
O objetivo “Melhorar a eficiência operacional da execução orçamental da SGMJ” foi também
superado, uma vez que tanto o aumento do nível de execução orçamental, como a taxa de
poupança ficaram acima da meta.
O nível de execução orçamental em 2012 foi 8,2 pontos percentuais acima do verificado em 2011
(89,6% vs. de 97,8%). A taxa de poupança obtida nas despesas de funcionamento situou-se nos 18%.
Reforçar a desmaterialização dos processos da SGMJ e dos gabinetes dos membros do Governo
META
2012
Tolerância
Valor
crítico
RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
Nº de novas unidades orgânicas que
utilizam as funcionalidades disponibilizadas
na ferramenta de workflow
1
0
2
2
125%
Superou
Redução de documentos internos
produzidos em papel (em %, relativamente
ao ano anterior)
20
5
40
22
100%
Atingiu
INDICADORES
O objetivo de reforçar a desmaterialização dos processos foi superado. Assim, duas unidades
orgânicas da SGMJ iniciaram em 2012 a utilização das funcionalidades disponibilizadas na
ferramenta de workflow (DSRH e DSRFP/DGFP). Paralelamente verificou-se uma redução de 22% nos
documentos produzidos internamente em papel, com a crescente utilização daquela ferramenta.
Melhorar a qualidade do serviço prestado
META
2012
Tolerância
Valor
crítico
RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
Número de melhorias do "Plano de
Melhorias" da CAF implementadas
5
2
10
5
100%
Atingiu
Nº de manuais de procedimentos
elaborados/revistos
2
0
3
2
100%
Atingiu
INDICADORES
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O objetivo relativo à melhoria da qualidade do serviço prestado foi atingido. Foram implementadas
5 ações de melhoria na SGMJ que constavam do Plano de Melhorias elaborado aquando da aplicação
da ferramenta CAF (Common Assessment Framework):
1. Melhorar a monitorização da atividade da SGMJ, estabelecendo mecanismos uniformes de
monitorização – procedeu-se ao levantamento dos instrumentos de monitorização da
atividade existentes na SGMJ e desenvolveram-se instrumentos harmonizados para o
controlo do cumprimento de objetivos em duas unidades orgânicas;
2. Promover transparência e igualdade de circunstâncias no tratamento de situações
relacionadas com a conciliação da vida profissional e particular - foram elaboradas
orientações internas para a recuperação do vencimento nas situações de faltas por doença
e adotadas medidas relativamente a autorizações de pedidos de mobilidade;
3. Incentivar boas práticas ambientais e melhorar a recolha seletiva praticada na SGMJ,
facilitando a sua adoção por todos – foram colocados em todos os gabinetes de trabalho do
edifício sede do MJ postos de recolha de papel, no âmbito da adesão da SGMJ à campanha
“Papel por Alimentos” da Federação dos Bancos Alimentares, que visa promover a troca de
papel por alimentos (por cada tonelada de papel recolhido são doados 100€ em produtos
alimentares básicos) e sensibilizar para a necessidade de se proceder à recuperação e
reutilização de papel. Em resultado desta iniciativa a SGMJ recolheu mais de 2 toneladas de
resíduos de papel para reciclagem. A SGMJ também promoveu esta iniciativa junto de
outros organismos do MJ;
4. Elaborar um Código de Ética e Conduta para a SGMJ – em outubro de 2012 foi aprovado o
documento que estabelece os princípios e valores que devem pautar a atuação da SGMJ,
bem como as normas de conduta profissional a observar por todos os que nela trabalham;
5. Melhorar a auscultação dos principais clientes da SGMJ – foram efetuados pela primeira vez
questionários de avaliação da satisfação com os serviços prestados pela SGMJ aos
organismos do MJ e alargado o âmbito do questionário de avaliação da satisfação efetuado
aos Gabinetes dos membros do governo, considerando o alargamento de competências que
estes entenderam atribuir à SGMJ, uma vez que anteriormente apenas versava sobre o
protocolo e relações públicas.
Foram também objeto de reformulação os manuais de procedimentos de 2 unidades orgânicas (DSRH
e DOM), de forma a atualiza-los, quer em termos de legislação, quer em termos de nova lei orgânica
da SGMJ.
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Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ
META
2012
Tolerância
Valor
crítico
RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
Nível médio de satisfação pelos serviços
prestados aos membros dos gabinetes do
Governo, igual ou superior a 3,5 (numa
escala de 1 a 5)
3,5
0
5
4,4
115%
Superou
Nível médio de satisfação pelos serviços
prestados aos outros organismos do MJ, igual
ou superior a 3,5 (numa escala de 1 a 5)
3,5
0
5
4,5
117%
Superou
INDICADORES
O objetivo “Garantir a satisfação dos clientes da SGMJ” foi superado, tendo o nível médio de
satisfação pelos serviços prestados pela SGMJ sido superior à meta, quer dos organismos do MJ, quer
dos gabinetes dos membros do Governo.
Promover partilha de boas práticas e desenvolvimento de projetos comuns nas áreas de inovação,
qualidade e gestão dos riscos de corrupção
INDICADORES
Nº de organismos do MJ que implementam
melhorias no Plano de Prevenção da
Corrupção (nomeadamente divulgação na
internet, classificação dos riscos,
monitorização, etc), com o apoio da SGMJ
META
2012
Tolerância
Valor
crítico
RESULTADO
TAXA
REALIZAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO
2
1
4
2
100%
Atingiu
Nº de organismos do MJ a que a SGMJ
prestou apoio técnico na implementação da
Para promover partilha de boas práticas,
CAF
Indicador cancelado
a SGMJ desenvolveu
um trabalho de análise dos Planos de
Prevenção da Corrupção e Infrações Conexas de todos os organismos do MJ, com base numa checklist preparada para o efeito. Posteriormente realizou-se uma reunião para partilha de experiencias
e sugestões de melhoria dos Planos de Prevenção da Corrupção e Infrações Conexas. Para avaliar os
resultados práticos desta partilha, foi enviado aos participantes da reunião um questionário sobre
diversos aspetos da reunião, nomeadamente o contributo que tinha tido para melhoria dos
respetivos Planos. Dois organismos do MJ – IMLCF e IRN - consideraram que a reunião tinha
contribuído muito significativamente para a melhoria dos seus Planos de Prevenção da Corrupção.
De referir que este objetivo foi objeto de reformulação, tendo sido cancelado um segundo indicador
que se propunha promover a implementação da CAF nos serviços e organismos do MJ, em virtude do
atraso
significativo
verificado
na
aprovação
regulamentares.
7
das
respetivas
Leis
orgânicas
e
decretos
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Adicionalmente, no QUAR inicial da SGMJ constava também o objetivo “Coordenar as candidaturas
conjuntas aos fundos comunitários do MJ”, que foi inscrito para refletir naquele documento uma
nova atribuição da SGMJ. No entanto, não foi possível desenvolver esta atividade no decorrer de
2012, uma vez que no 2º semestre não se verificou qualquer abertura de candidaturas aos fundos
estruturais em POPH. As reformulações ao QUAR da SGMJ foram aprovadas por Sua Excelência a
Ministra da Justiça a 2 de novembro de 2012.
MEIOS DISPONÍVEIS – RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS
Na avaliação do QUAR é também apresentada a comparação entre os meios planeados para a
prossecução dos objetivos propostos e os meios que efetivamente estiveram disponíveis para a
obtenção dos resultados alcançados.
Nos meios humanos o cálculo é feito em pontos. Considerando uma determinada pontuação por
efetivo (calculada com base numa estimativa do número médio de salários mínimos no respetivo
cargo ou categoria), calculam-se os pontos planeados a partir do número de efetivos planeados e o
número de dias úteis do ano. O total verificado é determinado tendo em conta a pontuação definida
por efetivo, o número de efetivos em funções, de facto, durante o ano e, o número dias úteis
realmente trabalhados, por cada efetivo.
Meios disponíveis - Recursos Humanos
Recursos Humanos 2012
Pontuação
por efetivo
Planeado
Nº
efetivos
Desvio do executado
face ao planeado
Executado
Pontos
Nº efetivos
31/12/2012
Pontos
Nº
efetivos
Pontos
Dirigentes - Direção Superior
7,7
2
15,4
2
15,4
0
0,0
Dirigentes - Direção Intermédia
5,8
10
58,0
10
66,3
0
8,3
Técnico Superior
4,2
31
130,1
28
109,2
-3
-20,9
Coordenador Técnico
2,8
3
8,5
3
7,2
0
-1,3
Assistente Técnico
2,0
37
75,8
34
70,4
-3
-5,4
Assistente Operacional
1,5
22
34,0
19
30,4
-3
-3,6
105
321,8
96
299,0
-9
-22,8
Total:
A pontuação executada em termos de recursos humanos ficou aquém do planeado em quase todas
as carreiras profissionais, exceto nos dirigentes intermédios.
A principal causa para a pontuação executada ser inferior à planeada foi a saída de alguns efetivos
para outros organismos ou para aposentação. Nos dirigentes intermédios, embora o número de
efetivos no final do ano seja igual ao planeado, verificou-se ao longo do ano uma grande
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movimentação, com diversas saídas e entradas, fruto da reorganização interna resultante da
alteração da estrutura orgânica.
Recursos humanos - Diferença entre a pontuação planeada e executada
10,0
0,0
-10,0
-20,0
-30,0
Direcção Superior
Direcção Intermédia
Técnico Superior
Coordenador Técnico
Assistente Técnico
Planeado
Assistente Operacional
Executado
Os meios financeiros planeados no QUAR 2012, referente à dotação orçamental inicial da SGMJ,
eram de 5.931.074 euros. A dotação inicial sofreu, no entanto, diversas alterações ao longo do ano
económico: foi sujeita a cativações que diminuiu o valor disponível, tendo igualmente sido
transferidos valores para outros orçamentos, em função da gestão orçamental interna do Ministério
da Justiça. Desta forma, após a aplicação das cativações e transferências, a dotação orçamental
disponível foi de 4.715.049 euros, tendo a despesa totalizado 4.611.451 euros. Verificou-se assim
uma taxa de execução orçamental correspondente a 98%.
(em euros)
Meios disponíveis - Recursos Financeiros
2012
Funcionamento
Dotação Inicial
Dotação disponível
Despesa
5.931.074
4.715.049
4.611.451
Desvio da despesa
face à dotação
disponível
-103.598
De referir que os dados apresentados não incluem os valores relativos ao subsistema de saúde.
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Objetivos e atividades das unidades orgânicas
DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS HUMANOS, PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO
Objetivos
Operacional QUAR / Prestar apoio, no âmbito das matérias de Recursos Humanos a todos os Serviços e
DSRHPO
Organismos do MJ
Classificação
Superado
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Tempo médio de
resposta a solicitações
dos serviços e
organismos do MJ em
matérias relacionadas
com recursos humanos
(nº de dias úteis)
15
A DSRHPO procedeu à elaboração de pareceres e informações relativos às
matérias de gestão e administração de recursos humanos, em reposta às
solicitações dos serviços e organismos do MJ, em 8,2 dias úteis, em média.
8,5
Operacional DSRHPO
Promover partilha de boas práticas e desenvolvimento de projetos comuns nas áreas de
inovação, qualidade e gestão dos riscos de corrupção
Classificação
Cumprido
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Nº de organismos do MJ
que implementam
melhorias no Plano de
Prevenção da
Corrupção, com o apoio
da SGMJ
2
Após reunião no âmbito dos Planos de Prevenção da Corrupção, dois dos
organismos do MJ consideraram que a partilha de boas práticas tinha
contribuido muito para a melhoria dos seus Planos.
2
Operacional DSRHPO
Coordenar a elaboração do Plano e do Relatório de Atividades da SGMJ, garantindo
atempadamente a participação de todas as Unidades Orgânicas
Classificação
Cumprido
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Nº de relatórios
elaborados no prazo
previsto
3
Foi assegurada a elaboração do Relatório de Atividade de 2011 e dos
Planos de Atividades de 2012 e de 2013, dentro dos prazos previstos.
3
Operacional DSRHPO
Indicador
Nº de relatórios de
monitorização
elaborados
Assegurar a disponibilização dos elementos necessários à elaboração, monitorização e
apresentação de resultados do QUAR
Classificação
Superado
Meta
Execução
Resultado
2
Monitorização quadrimestral do QUAR 2012 da SGMJ, com elaboração de
dois relatórios de ponto de situação do cumprimento dos objetivos, com
base na informação recolhida junto das unidades orgânicas da SGMJ: em
maio (avaliação do 1º quadrimestre) e em setembro (avaliação do 2º
quadrimestre). Foi ainda elaborada uma monitorização intermédia,
relativa ao 1º semestre do ano.
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Atividades
Área dos Recursos Humanos
 Assegurar, em articulação com os serviços competentes da Administração Pública, as ações
necessárias à prossecução dos objetivos definidos em matéria de gestão e administração de
recursos humanos do departamento ministerial, nomeadamente as decorrentes do novo
regime de vínculos, carreiras e remunerações:

Foram divulgadas orientações com origem no interlocutor da DGAEP para o MJ, no
âmbito da gestão de recursos humanos aos serviços e organismos do MJ, tais como:
recrutamento por recurso a diplomados do CEAGP, procedimentos inerentes aos Estágios
Profissionais na Administração Pública, remuneração do fiscal único nos organismos da
administração indireta do Estado, Comissão Interministerial para a criação de Emprego
Jovem;

Foram elaborados pareceres relativos às matérias de gestão e administração de recursos
humanos, sendo destinatários os serviços e organismos deste departamento ministerial,
num total de 75 pareceres ou informações.
 Promoção, coordenação e acompanhamento da aplicação dos instrumentos de mobilidade no
âmbito do MJ e assegurar a administração dos efetivos em situação de mobilidade especial,
em articulação com a GERAP/INA:

A 31 de dezembro de 2012, estavam afetos à SGMJ 107 trabalhadores, em regime de
mobilidade
especial
ou
em
licença
extraordinária
(39
e
68
trabalhadores,
respetivamente);

Foram efetuados os processamentos decorrentes de abonos e descontos na plataforma
do SRH (sistema de processamento de vencimentos), aos colaboradores na situação de
mobilidade especial ou de licença extraordinária num total de 1301 processamentos
(considerando um processamento por pessoa);

Foi garantida a administração e atualização permanente de dados dos trabalhadores em
situação de mobilidade especial, através do portal do SIGAme/GERAP.

Foram efetuados 29 procedimentos no âmbito da figura da mobilidade geral, prevista na
Lei nº 12-A/2008, de 27.02
 Processamento de vencimentos e outros abonos do pessoal afeto aos gabinetes dos membros
do Governo integrados no MJ (450 processamentos) e do pessoal da SGMJ, da Comissão da
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Liberdade Religiosa, da Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes e da Comissão para a
Eficácia das Execuções (1391 processamentos), num total de 1841 processamentos.
Elaboração de 59 Guias de reposição e das correspondentes notas discriminativas dos valores
a repor.
 Gestão e a administração dos recursos humanos da SGMJ e dos recursos humanos afetos aos
gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ, da Comissão da Liberdade Religiosa,
da Comissão de Proteção às Vítimas de Crimes e da Comissão para a Eficácia das Execuções,
realizando diversos procedimentos, nomeadamente:

Celebração de 4 contratos de trabalho em funções públicas por tempo indeterminado na
sequência de: consolidação de mobilidade interna na categoria (2), termo de situação
de mobilidade interna (1), termo de comissão de serviço (1) e celebração de 2 acordos
de cedência de interesse público;

Procedimentos concursais para provimento de 2 cargos dirigentes de nível intermédio;

Elaboração do mapa mensal de registo do pessoal nos termos da alínea j) do artigo 87.º
da Lei n.º 59/2008, de 11 de setembro;

Elaboração de 851 boletins de assiduidade;

Registos e regularizações na plataforma de assiduidade num total de 16320 movimentos,
apurando-se numa média simples 1360 registos mensais e 65 diários;

Instrução de processos de aposentação de trabalhadores do mapa de pessoal da SGMJ e
de colaboradores em situação de mobilidade especial ou licença extraordinária;

Elaboração de 61 declarações de vínculo laboral e de contagem de tempo de serviço;

36 registos referentes à Declaração Mensal de Remunerações por Internet perante a
Segurança Social;

Consolidação mensal do ficheiro de quotas e contribuições para a Caixa Geral de
Aposentações (SGMJ, SGMH-SME, Gabinetes e CPVC);

Elaboração de 4 registos biográficos;

Carregamento trimestral e semestral no Sistema de Informação e Organização do Estado
(SIOE), respeitante à SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade Especial;

Informação trimestral no âmbito da Resolução do Conselho de Ministros nº 22/2012, de
09 de março, para feitos do plano de redução de efetivos na Administração Pública;

Elaboração do Balanço Social da SGMJ, com observância da matriz divulgada pela
DGAEP;

Emissão de 368 declarações de IRS;

Preparação dos mapas de férias do pessoal da SGMJ, Mobilidade Especial, Gabinetes
Ministeriais e Comissões sem estrutura de apoio técnico-administrativo.
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
Emissão de 75 cartões de identificação e 8 de livre-trânsito;

Organização e submissão através de plataforma eletrónica da ADSE Direta de 125
pedidos de comparticipação em regime livre.
 Elaboração de relatório síntese relativo à aplicação do SIADAP 2 e 3 em 2011 no MJ, através
do lançamento dos dados na aplicação para o efeito disponibilizada pela DGAEP, a partir dos
relatórios parciais remetidos pelos serviços e organismos do MJ.
 Elaboração do Balanço Social consolidado do MJ referente ao ano de 2011, em dezembro de
2012, a partir da informação contida nos Balanços Sociais de todos os serviços e organismos
do MJ.
 Elaboração do Mapa de Pessoal da SGMJ para 2013, observando as orientações do PREMAC,
com preenchimento dos mapas relativos aos postos de trabalho necessários à prossecução
das atribuições da SGMJ, de acordo com as disposições do Decreto-Lei nº 162/2012, de 31 de
julho e do mapa comparativo entre os efetivos existentes e necessários, acompanhados de
nota justificativa.
 Elaboração do relatório de atividades de formação da SGMJ, enviado à DGAEP, através da
aplicação para o efeito disponibilizada.
 Gestão da formação do pessoal afeto à SGMJ no ano de 2012, com uma taxa de execução de
88%, relativamente à formação planeada. Foi também realizada a avaliação da formação ao
nível do impacto no desempenho, com 100% da formação a ser considerada “Relevante” ou
“Muito relevante”.
 Elaboração de todos os mapas com a projeção de encargos com pessoal para as propostas do
Orçamento do Estado para 2013 (SGMJ, Gabinetes Ministeriais, Mobilidade Especial e CPVC).
 Elaboração de mapas para as Contas de Gerência extraordinárias e ordinárias relativas a
2011 (SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade Especial) e registo das alterações ocorridas
através do preenchimento do modelo 10.
 Preparação do alinhamento de dados da SRH para o Gerfip (SGMJ, SGMH-SME, Gabinetes e
CPVC), nomeadamente através de preenchimento de tabelas de centros de custos,
entidades recetoras de descontos, atividades, etc.
 Criação mensal dos ficheiros SIGO (SGMJ, Gabinetes Ministeriais e Mobilidade Especial) para
posterior registo pela DSRFPT na plataforma do MF.
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 Criação dos ficheiros do modelo 10 (Declaração de IRS) para SGMJ, Gabinetes Ministeriais e
Mobilidade Especial.
 Elaboração de proposta de perfil de competências e conteúdo funcional para a carreira
geral de técnico superior, no âmbito das áreas de intervenção da Secretaria-Geral.
 Elaboração de Minutas de Despacho para assinatura dos membros do Governo na área da
Justiça, nomeadamente: designações para os gabinetes ministeriais, ao abrigo do DL
11/2012 de 20 de junho; Autorização para celebração/prorrogação de acordos de cedência
de interesse público; Designação em regime de substituição dos dirigentes de nível superior
dos serviços e organismos do MJ na sequência do PREMAC; Elaboração de Minuta de
Despacho conjunto para atribuição de abono para falta a Secretários de Justiça.
 Elaboração de Despachos para assinatura da Secretária-Geral, nomeadamente: Despacho de
criação das unidades orgânicas flexíveis da SGMJ; Despacho de constituição da equipa
multidisciplinar e designação da respetiva chefia; Despachos de designação em regime de
substituição de dirigentes de nível intermédio para a SGMJ na sequência do PREMAC;
Despachos de manutenção das comissões de serviço de dirigentes de nível intermédio para a
SGMJ na sequência do PREMAC; Despacho que autoriza trabalhadores da SGMJ a realizar
trabalho extraordinário; Despacho de eleição da Comissão Paritária; Despacho dos
representantes da administração que integram a Comissão Paritária; Despacho de
constituição final da Comissão Paritária, Despacho que designa trabalhadores para a função
de secretariado ao dirigente máximo do serviço.
 Compilação e preparação de dados para IGF, no âmbito da auditoria realizada à SGMJ.
Área do Planeamento e Organização
 Elaboração do Dossier Justiça relativo a 2013, para apoio à discussão do orçamento da
Justiça na Assembleia da República, em colaboração com os gabinetes dos membros do
Governo na área da Justiça.
 Disponibilização, manutenção e atualização de conteúdos na Internet e na Intranet da SGMJ:

Na Internet foram introduzidos 135 novos conteúdos no site da SGMJ referentes a
notícias e outras informações relevantes;

Na Intranet, foram introduzidos 408 conteúdos, referentes a notícias e outras
informações;
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Tanto na internet, como na intranet, foi feita uma monitorização da informação de
forma a assegurar que a sua disponibilização on-line não fosse obsoleta;

Para além da divulgação de informação, foram desenvolvidos outros trabalhos do âmbito
da internet e da intranet: adaptação ao novo acordo ortográfico de toda a informação
divulgada na internet e na intranet; colaboração com o Gabinete de imprensa da Sr.ª
Ministra da Justiça na migração dos conteúdos do site Portal da Justiça para o site Portal
do Governo; elaboração de conteúdos no site da Comissão para a Liberdade Religiosa e
apoio à DGAJ nas alterações do seu site.
 Elaboração do Código de Ética e Conduta da SGMJ.
 Início dos trabalhos de preparação da candidatura aos fundos estruturais para formação do
MJ em 2013 (POPH):

Reunião com todos os serviços e organismos do MJ para divulgação do projeto, em
setembro;

Preparação de ficheiros para levantamento de necessidades, envio dos ficheiros aos
serviços e organismos do MJ, recolha e tratamento de respostas.
 Partilha de boas práticas sobre os Planos de Prevenção da Corrupção:

Envio a todos os organismos do MJ uma Check-list para avaliar os seus Planos de
Prevenção da Corrupção;

Realização de reunião com todos os organismos do MJ para partilha de experiencias e
sugestões de melhoria. A reunião foi posteriormente avaliada através de questionário de
satisfação.
 Gestão
dos certificados digitais dos colaboradores da SGMJ: foram realizados os
procedimentos para pedidos de emissão de 7 certificados digitais e de 4 pedidos de
revogação.
 Reporte de dados da publicidade institucional da SGMJ na plataforma media@gov.
 Na sequência da criação do logotipo “Governo de Portugal”, foram efetuadas as alterações
necessárias nos diversos suportes da SGMJ (site e intranet, emails e documentos), em
colaboração com o Gabinete de imprensa da Sr.ª Ministra da Justiça e sob orientação do
Gabinete do Ministro Adjunto e dos Assuntos Parlamentares. Foi também prestada
informação e colaboração aos organismos do MJ sobre esta questão, nomeadamente a CPVC,
DGRSP, DGAJ, IRN, IGFEJ.
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DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE RECURSOS FINANCEIROS E PATRIMONIAIS
Objetivos
Operacional QUAR /
DSRFPT
Assegurar a elaboração e execução de orçamentos dos gabinetes dos membros do
Governo do MJ
Classificação
Superado
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Percentagem de
reportes orçamentais
efetuados nos primeiros
5 dias úteis de cada mês
96%
A totalidade dos reportes orçamentais (24 reportes) foi efetuada dentro
do prazo estipulado de 5 dias úteis.
100%
Operacional QUAR /
DSRFPT
Melhorar a eficiência operacional da execução orçamental da SGMJ
Classificação
Superado
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Aumento do nivel de
execução orçamental
comparativamente a
2011 (em pontos
percentuais)
5 p.p.
O nível de execução orçamental em 2012 foi 8,2 pontos percentuais
acima da verificado em 2011 .
8,2 p.p.
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Taxa de poupança
obtida nas despesas de
funcionamento
5%
A taxa de poupança obtida nas despesas de funcionamento situou-se nos
18%.
18%
Operacional DSRFPT Otimização da gestão patrimonial e respetivo controlo
Indicador
Meta
Execução
Prazo para elaboração
de inventário de todos
os bens móveis sujeitos
Foi efetuado o inventário dos bens móveis, devidamente valorizado e
a cadastro da SGMJ,
31-10-2012 respetivas amortizações, viaturas, stocks em armazém e carregados os
com inserção dos dados
dados na plataforma eletrónica
na plataforma
eletrónica
Operacional DSRFPT Conclusão do processo de extinção do Subsistema de Saúde da Justiça
Prazo para pagamento
de todas as dívidas
Foram liquidadas todas as dívidas confirmadas e devidamente
existentes no âmbito do 31-12-2012 regularizadas pelas entidades médicas, encerrando-se o ano sem dívidas
Subsistema de Saúde da
reconhecidas por pagar.
Justiça
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Classificação
Superado
Resultado
21-09-2012
Classificação
Cumprido
31-12-2012
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Atividades
Gestão Orçamental
 Elaboração das diversas propostas de orçamento para 2013, destacando-se as propostas de
orçamento do Gabinete da Ministra da Justiça, Gabinete do Secretário de Estado da
Administração Patrimonial e Equipamentos do Ministério da Justiça, Secretária-Geral do
Ministério da Justiça, Comissão de Proteção as Vitimas de Crime e Sistema de Mobilidade
Especial.
 Elaboração e envio ao Tribunal de Contas, dentro dos prazos legais, das contas de gerência
ordinárias, relativas ao ano de 2011.
 Elaboração e envio mensal aos Gabinetes Ministeriais, Secretária-Geral e Presidente da
Comissão de Proteção às Vitimas de Crime, de todos os reportes orçamentais, com análise
da execução orçamental e apresentação das necessárias propostas de correção da execução
orçamental.
 Prestação de contas ao IGFEJ, na sua qualidade de entidade de coordenação sectorial na
área financeira.
 Verificação, processamento, liquidação e pagamento das despesas autorizadas.
 Elaboração
de todas as propostas de alterações orçamentais necessárias, quer da
competência do dirigente máximo, quer preparando o processo com vista à submissão à
tutela (num total de 64 alterações).
 Constituição, reconstituição, liquidação e pagamento de 4 fundos de maneio.
 Processamento e pagamento de abono de todas as ajudas de custo solicitadas, incluindo as
ajudas de custo antecipadas.
 Realização de todas as tarefas essenciais à implementação do Gerfip nos orçamentos geridos
pela
SGMJ, nomeadamente caracterização
das estruturas orgânicas
e funcionais,
preenchimento de tabelas base, carregamento dos dados financeiros e patrimoniais,
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destacando-se nestes o inventário dos bens móveis, devidamente valorizado e respetivas
amortizações, viaturas, stocks em armazém;
 Gestão
operacional do processo de implementação do Gerfip em todo o ministério,
conjuntamente com a ESPAP. Foram assim desenvolvidos todos os contactos com os
serviços, preparadas as ações de formação necessárias e identificadas as necessidades
técnicas ao nível das tecnologias de informação e comunicações, conjuntamente com o
então Instituto das Tecnologias de Informação na Justiça;
 Desenvolvimento de todas as tarefas com vista à implementação do SGR – Sistema de Gestão
de Receitas;
 Registo mensal de informação contabilística na plataforma SIGO do Ministério das Finanças,
ao nível das execuções, encargos assumidos, dívidas e encargos plurianuais;
 Cumprimento das obrigações fiscais, com entrega das diversas declarações obrigatórias;
 Identificação dos subsídios concedidos;
 Acompanhamento e prestação de todas as informações solicitadas, pela equipa inspetiva da
Inspeção-Geral de Finanças, no âmbito da auditoria efetuada à SGMJ no 2.º semestre de
2012.
Gestão Patrimonial
 Elaboração dos procedimentos aquisitivos de bens e serviços não abrangidos pelo sistema de
compras centralizadas necessários ao normal funcionamento da SGMJ.
 Gestão
dos contratos de prestação de serviços, celebrados no âmbito dos orçamentos
geridos pela SGMJ.
 Gestão dos bens de consumo necessários ao regular funcionamento dos serviços.
 Gestão
da frota automóvel quer ao nível da sua utilização, bem como da respetiva
manutenção e substituição.
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 Atualização permanente do inventário das viaturas e dos bens móveis. Em 2012 procedeu-se
ao levantamento exaustivo do inventário dos bens móveis, respetiva localização, valorização
e amortização, com vista à integração no Gerfip, tendo sido elaborado o respetivo manual
de procedimentos.
 Instrução
e conclusão de dois processos de inquérito por acidente de viação, com a
respetiva comunicação a ANCP e a Polícia Judiciária, no caso concreto das viaturas cedidas
em regime de comodato por esta entidade.
Liquidação do extinto Subsistema de Saúde da Justiça
 Verificação de todas as faturas existentes, com preparação do processo de pagamento das
que se encontravam conformes, que ascenderam a 27.261 faturas e devolução às entidades
médicas das restantes, para efeitos da necessária regularização.
 Pagamento
dos casos de comparticipações médicas aos antigos subscritores, que se
encontravam pendentes por necessidade de regularização processual.
 Elaboração das contas correntes dos pagamentos efetuados e posterior envio às entidades
médicas.
 Elaboração e envio dos mapas de cobrança relativos às despesas suportadas pelo extinto
subsistema às entidades protocoladas e beneficiários, com vista à recuperação de encargos
com a saúde.
 Elaboração e envio das declarações para efeitos de IRS aos médicos e beneficiários, relativas
aos pagamentos efetuados no ano económico de 2011.
 Criação
do ficheiro de rendimentos e retenções e posterior envio para a Autoridade
Tributária e Aduaneira;
 Levantamento,
caracterização, organização, identificação dos conjuntos documentais
acumulados em Vila Franca de Xira e Laranjeiras relativos à atividade do extinto
subsistema, com eliminação da documentação devida. Com a plena implementação deste
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projeto, foi eliminada 80% da documentação existente em arquivo, procedendo-se ao
correto armazenamento da restante documentação.
Gestão de fundos comunitários
 Elaboração de diversas informações no âmbito de projetos a submeter a fundos comunitários
pelos serviços do Ministério da Justiça;
 Preparação de candidatura a submeter a fundos comunitários no âmbito do financiamento
do MAOC (N) – Maritime Analysis and Operations Centre (Narcotics).
Recursos Tecnológicos
 Garantiu-se
a
operacionalidade
de
toda
a
infraestrutura
e
sistemas
existente,
nomeadamente:

Apoio aos utilizadores e as unidades orgânicas na exploração dos sistemas e aplicações
em produção;

Assegurar a operacionalidade e o desenvolvimento da infraestrutura tecnológica,
designadamente ao nível das comunicações de voz e dados, Em articulação com o ITIJ;

Assegurar através de rotinas de backup, a salvaguarda de todo acervo de dados e
informação armazenados nos sistemas centrais resultante da atividade de toda a
organização;

Proposta e acompanhamento da implementação de novas soluções informáticas.
 Modernização do parque informático ao nível de e estações de trabalho e da infraestrutura
de rede:

Gestão do parque disponível de estações de trabalho; a aquisição de 18 novos
equipamentos e de componentes de memória, permitiu melhorar e aumentar as
capacidades de praticamente todo parque em produção.

Ao nível da infraestrutura de rede e na sequência da integração de equipamento dos exSSMJ, com características superiores aos existentes, em articulação com ITIJ,
otimização das interligações destes equipamentos através de uma nova arquitetura e da
aquisição de novos componentes em fibra ótica, melhorando significativamente o
desempenho global da rede;
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Conclusão da recuperação e integração de equipamentos dos ex-SSMJ possibilitando
assim, a libertação de equipamentos operacionais, cedidos, por consequência, a outros
serviços do MJ.
 Disponibilização e manutenção dos meios tecnológicos necessários ao processo de extinção
do Departamento de Saúde (ex-SSMJ), garantindo o processamento e fecho da faturação
remanescente.
 Acompanhamento da implementação de novos sistemas e aplicações de suporte e gestão aos
processos internos:

Apoio à implementação na SGMJ do GeRFIP, a nova plataforma de Gestão de Recursos
Financeiros;

Migração da plataforma de servidora de e-mail para o Exchange 2010;

Implementação do sistema de Gestão Documental Edoclink. Os anteriores sistemas
apresentavam algumas dificuldades na sua completa implementação e projetavam já
custos elevados na sua atualização e manutenção.
 Análise
e
levantamento
exaustivo
de
toda
infraestrutura
tecnológica
nas
várias
componentes: Infraestrutura rede local, plataformas servidoras (físicas e virtuais), sistemas
e aplicações, parque local de equipamentos e todos os dispositivos e periféricos
interligados. Este levantamento resultou na elaboração de um documento “Migração de
Máquinas e Aplicações” apresentado em reunião promovida, para o efeito, pelo ITIJ em
outubro de 2012.
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DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE APOIO ESPECIALIZADO, RECURSOS DOCUMENTAIS E RELAÇÕES
PÚBLICAS
Objetivos
Operacional DSAE
Indicador
Nº de medidas
implementadas
Operacional DSAE
Indicador
Data de
apresentação do
novo modelo de
organização de
arquivos da SGMJ
Operacional DSAE
Propor medidas de operacionalização dos diversos sistemas de circuito documental a
seguir pela SGMJ
Classificação
Superado
Meta
Execução
Resultado
2
Foram implementadas as seguintes melhorias:
- definição dos requisitos normalizados de acordo com as orientações do
órgão coordenador da politica arquivística nacional (DGLAB) e o estipulado
em normas internacionais (MoReq2010);
-normalização de listas de entidades e de tipologias documentais, pela
identificação de canais de entrada e saída de documentos e ainda pela
definição de códigos de classificação de segurança a adotar no registo
documental.
- mapeamento dos processos de indultos e atos de publicação oficial de
diplomas e despachos, bem como atualizados circuitos de documentos e
processos anteriormente desenhados.
- redesenho, em articulação com o CEGER, de alguns perfis e campos de
metadados do sistema de gestão documental de apoio aos gabinetes dos
membros do Governo (SMARTDOCS).
- normalização da classificação de documentos, com a adaptação do
índice de classificação de assuntos dos processos dos gabinetes
ministeriais e do Plano de Classificação da SGMJ à MEF - Macro Estrutura
Funcional.
5
Propor medidas técnicas e logísticas para a resolução dos arquivos da SG
Meta
Execução
Foi redefinido o modelo de organização dos arquivos da SGMJ atribuindose à DSAE, de forma clara, a gestão do arquivo intermédio; Foi iniciada a
elaboração de um estudo visando a concentração dos arquivos intermédios
da SGMJ e dos gabinetes ministeriais num único depósito, garantindo-se
30-11-2012 boas práticas de gestão documental, a existência de condições ambientais
adequadas a uma correta preservação das espécies e uma rentabilização
de recursos financeiros e humanos. Numa segunda fase, o estudo em causa
deverá ser extensível a todo o MJ no âmbito das atribuições da SGMJ em
matéria de gestão organização do Arquivo Intermédio do Ministério.
Dinamizar o espaço justiça propondo soluções compatíveis com as reformas do MJ
Classificação
Cumprido
Resultado
30-11-2012
Classificação
Cumprido
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Número de
iniciativas
promovidas no
Espaço Justiça
1
Foi inaugurada a 20 de dezembro a exposição “A Caixa – 10 Anos de
Vigilância Eletrónica em Portugal”.
À data de 31 de dezembro foi visitada por 54 visitantes.
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Operacional DSAE
Indicador
Nº de documentos
partilhados
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Aproveitar o conhecimento adquirido e testado como positivo e difundi-lo por todos os Classificação
organismos do MJ
Cumprido
Meta
Execução
Resultado
2
Foi partilhado, no âmbito dos grupos de trabalho de arquivo e bibliotecas
do MJ, práticas e normas destas áreas funcionais, nomeadamente
procedimentos para a elaboração de relatórios de massas documentais
acumuladas e adaptações de planos de classificação de arquivo à Macro
Estrutura Funcional (plano de classificação de arquivo transversal à
Administração Pública).
2
Atividades
 Especialização do apoio aos gabinetes, considerando as diversas necessidades dos mesmos:

Foi prestado apoio jurídico através do tratamento de 3 262 processos, distribuídos pelas
seguintes tipologias: 2 636 Exposições, 401 Pedidos de Nacionalidade, 205 Pedidos de
Indulto e 20 Pedidos de Indeminização a Vitimas de Crimes;

Procedeu-se à tradução para língua inglesa de 9 documentos. Esta atividade teve início
a partir de setembro com o recrutamento de um técnico superior com formação em
línguas e literaturas modernas;

Foram criados formulários internos de gestão documental em suporte papel e digital;

Procedeu-se à reorganização das pastas eletrónicas partilhadas da u.o., segundo uma
relação numérica e hierárquica, de forma a melhorar fluxos de trabalho;

Foram produzidas 351 008 reproduções e realizadas 2 733 encadernações;

Foram criados e implementados mapas de controlo estatístico (avaliação quantitativa) e
relatórios de progresso (avaliação qualitativa) das atividades desenvolvidas, com vista a
uma eficaz monitorização das tarefas efetuadas e recursos utilizados.
 Gestão de correspondência da SGMJ e dos gabinetes dos membros do governo:

Procedeu-se ao registo em Base de Dados Documental de toda a correspondência
rececionada e expedida na SGMJ - 18.343 documentos entrados e 11.966 saídas de
documentos;

Procedeu-se ao registo em Base de Dados Documental de toda a correspondência
rececionada e expedida nos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ -
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18.032 entradas e 14.627 saídas de documentos; consequentemente procedeu-se à
abertura de 3 979 processos nos gabinetes dos membros do Governo;

Expediram-se 33.900 documentos na SGMJ e 9.631 nos gabinetes dos membros do
Governos (8.401 no gabinete da MJ e 1.230 no gabinete do SEAPEMJ)

Receção de 5.864 mensagens de correio eletrónico na conta institucional de apoio aos
gabinetes ministeriais ([email protected]).
 Organização
e protocolo de 38 eventos promovidos pelos gabinetes dos membros do
Governo integrados no MJ, pela SGMJ ou por outros serviços do MJ.
 Receção e acolhimento das entidades e visitas dirigidas aos gabinetes dos membros do
Governo na área da Justiça, tendo sido assegurado o acolhimento a 3.136 individualidades.
 Atualização
do fundo bibliográfico da SGMJ, através da aquisição de 54 títulos de
monografias (25 títulos por compra e 29 títulos por oferta) e de 103 periódicos (57 por
compra e 46 por oferta) e posterior tratamento documental (operações de registo,
catalogação, classificação, cotagem, indexação e carregamento de registos na Base de
dados Documental SGMJ e consequente disponibilização no site da SGMJ).
 Difusão seletiva de conteúdos pertinentes nas áreas de atuação da Justiça, de acordo com
perfis de utilizadores previamente definidos:

Foram divulgados diariamente, por correio eletrónico, os sumários do Diário da
República aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MJ e serviços do MJ
(CPVC, CPES), tendo os sumários sido também disponibilizados em repositório partilhado
por todas as unidades orgânicas da SGMJ;

Foi divulgada, por correio eletrónico, legislação à SGMJ, aos gabinetes dos membros do
Governo integrados no MJ e a serviços do MJ (IRN, CPVC e CPES), de acordo com as suas
necessidades de informação, num total de 127 diplomas legislativos;

Foram divulgadas, por correio eletrónico, todas as publicações periódicas recebidas no
Centro de Documentação aos utilizadores da SGMJ, dos gabinetes dos membros do
Governo integrados no MJ e a serviços do MJ (CPVC, CPES);
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Foram disponibilizadas, mensalmente, no sítio web SGMJ as referências bibliográficas e
as imagens das capas das publicações adquiridas.
 Difusão seletiva de peças de imprensa na área orgânica da Justiça: entre 1 de janeiro de 2
de novembro procedeu-se a difusão seletiva de 51.855 peças de imprensa da área orgânica
da Justiça ou com ela relacionada - 20.919 imprensa escrita, 5.280 internet, 19.787
televisão e 5.869 rádio. A partir de 3 de novembro a difusão seletiva de peças de imprensa
passou para a responsabilidade da Presidência do Conselho de Ministros
 Satisfação das necessidades de informação dos utilizadores do Centro de Documentação da
SGMJ:

Foram satisfeitos 3.126 pedidos de informação e documentação a utilizadores do Centro
de Documentação;

Foram atendidos presencialmente 133 utilizadores no Centro de Documentação;

Foram requisitadas 177 publicações ao Centro de Documentação.
 Satisfação das necessidades de informação dos utilizadores do Arquivo Histórico do MJ:
foram recebidos e satisfeitos 19 pedidos de informação e documentação.
 Preparação de respostas a todos os cidadãos que se dirigem aos gabinetes e à SGMJ: foram
criados e disponibilizados em repositório partilhado modelos de ofícios tipo para respostas
a exposições apresentadas aos gabinetes ministeriais, de forma a normalizar conteúdos e
formatos de resposta ao cidadão e tornar mais célere a elaboração de ofícios.
 Divulgação de informação de interesse geral para os públicos interno e externo:

Elaboração e atualização das listas de contactos internos da SGMJ e dos gabinetes dos
membros do Governo integrados no MJ, tendo sido efetuadas 28 atualizações - 15 na
lista da SGMJ e 13 na lista dos gabinetes.

Preparação de 42 conteúdos para divulgação na intranet, sítio web SGMJ e por correio
eletrónico de campanhas, atividades e de informações pertinentes para a SGMJ e para
os gabinetes dos membros do Governo; Procedeu-se à atualização da página web da
SGMJ no que respeita às FAQ’s (atualizadas 7 temáticas) e a contactos do MJ (2
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atualizações). Toda a informação disponibilizada foi monitorizada de forma a garantir a
sua atualização
 Apoio técnico na organização e gestão dos arquivos dos gabinetes dos membros do Governo
e serviços do MJ não dotados de estruturas de arquivo:

Foi efetuado o controlo da tramitação dos processos do gabinete da Ministra da Justiça e
do Secretário de Estado da Administração Patrimonial e Equipamentos do MJ, num total
de 21 176 documentos;

Procedeu-se à reorganização física e digital de 30 processos dos gabinetes ministeriais
de acordo com uma nova lógica de organização processual visando uma recuperação
mais eficaz e eficiente; Com o mesmo propósito, foi normalizada a identificação de
todos os processos abertos a partir de 2 de janeiro.
 Promoção da normalização de procedimentos arquivísticos no MJ, de forma a tornar mais
eficaz e eficiente a recuperação e partilha de informação:

Iniciou-se a conversão do Plano de Classificação de Arquivo da SGMJ à Macro Estrutura
Funcional (sistema de classificação de arquivo transversal à Administração Pública)
como garantia de uma interoperabilidade semântica na tutela e na AP;

Foram promovidas ações de sensibilização para a aplicação efetiva de Planos de
Classificação de Arquivo, de Regulamentos de Conservação Arquivistica e a elaboração
de Relatórios de Avaliação de Massas Documentais Acumuladas no MJ. Nesse sentido,
foram realizadas várias ações junto das unidades orgânicas da SGMJ e visitas técnicas,
com a colaboração da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, à IGSJ, à
PJ e à DGAJ;

Foram realizadas reuniões com a DGPJ com vista à identificação da melhor solução para
avaliação da sua documentação em fase intermedia em resposta a um pedido de apoio
deste serviço.
 Promoção da aplicação do Regulamento de Conservação Arquivístico da SGMJ: procedeu-se
à aplicação da Portaria n.º 1141/2010, de 3 de novembro, através da avaliação de cerca de
2.409 metros lineares de documentação dos extintos Serviços Sociais do MJ localizada nos
Depósitos das Laranjeiras e de Vila Franca de Xira. Desta avaliação resultou a elaboração
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de 27 autos de eliminação os quais foram, nos termos legais, remetidos à Direção-Geral do
Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (9 ml e 9 autos de eliminação em 2011);
 Promoção
da normalização de procedimentos biblioteconómicos no MJ de forma a
rentabilizar recursos e tornar mais eficaz e eficiente a recuperação e partilha de
informação: foi atualizado o catálogo de descritores da Base de Dados Bibliográfica da
SGMJ.
 Receção e atendimento ao cidadão:

Atendimento presencial e telefónico;
No atendimento ao cidadão, no Espaço Justiça, verificaram-se 2.433 atendimentos
telefónicos, através da Linha Justiça e 215 atendimentos presenciais.
Quanto ao atendimento telefónico registado na Central Telefónica, que engloba o
atendimento telefónico desta Secretaria-Geral e dos gabinetes dos membros do Governo
na área da Justiça, registou-se um total de 38.454 chamadas.

Tratamento dos pedidos de informação e reclamações registadas no Livro Amarelo,
pesquisa de informação e resposta ao cidadão, ou contacto com a entidade competente
e respetivo encaminhamento: foram tratadas 3 exposições rececionadas via postal,
encaminhadas internamente 85 mensagens de correio eletrónico, elaboradas 45
respostas na conta institucional das Relações Públicas e arquivadas 225 exposições
rececionadas por meio eletrónico; Procedeu-se ao tratamento de 2 reclamações
apresentadas no Livro Amarelo da SGMJ.
 Elaboração
de proposta de revisão de procedimentos na área funcional de Relações
Públicas.
 Preenchimento
do Questionário de Diagnóstico Detalhado à Situação Arquivística da
Administração Central, da responsabilidade da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das
Bibliotecas
 No âmbito da auditoria ao sistema interno de arquivo da SGMJ realizada pela Direção-Geral
do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, foi produzido um dossier com informação sobre o
sistema em causa e procedeu-se ao acompanhamento da equipa de auditores.
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RELATÓRIO
DE
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2012
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 Elaboração de um relatório de avaliação de massas documentais acumuladas dos extintos
Serviços Sociais do MJ e do Gabinete de Gestão Financeira de fundos arquivísticos
localizados num edifício devoluto da Rua do Comércio em Lisboa.
Relativamente à atualização do inventário de todas as obras de arte existente no edifício
sede do MJ, atividade prevista do Plano de Atividades, não foi desenvolvida pela prioridade
dada à estabilização dos serviços de apoio especializado e gestão documental.
DIREÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS E DE CONTENCIOSO
OBJETIVOS
Classificação
Operacional QUAR / DSJC Garantir uma resposta eficaz aos serviços e organismos do MJ
Indicador
Tempo médio de
elaboração das peças
jurídicas nos processos
urgentes e não urgentes
(nº de dias)
Operacional da DSJC
Indicador
Data de apresentação de
relatório com
especificação das boas
práticas adotadas
Operacional da DSJC
Indicador
Data de apresentação de
relatório com a análise dos
processos instruídos em
2012
Meta
18
Execução
Nos processos jurisdicionais, o tempo médio foi de 5,6 dias para os processos
urgentes e de 12,3 dias para os não urgentes. Nos processos graciosos, o tempo
médio foi de 13,2 dias.
Em termos globais, o tempo médio de elaboração das peças jurídicas foi de 11,4
dias.
Sinalização contínua e sistematizada de práticas/procedimentos adotados durante o ano de 2012
e elaboração e adoção de propostas de simplificação e agilização de procedimentos, internos e
junto dos organismos do MJ, a partir da análise dos processos instruídos na SGMJ
Meta
Execução
Ao longo de 2012, procedeu-se na DSJC à divulgação de práticas e procedimentos,
15-01-2013 tendo sido apresentado um Relatório com especificação das boas práticas adotadas
no dia 07-01-2013
Garantir o aumento da eficácia e da eficiência da DSJC, melhorando o funcionamento da
organização e a qualidade do serviço prestado
Meta
Execução
Foi apresentado um Relatório com análise dos processos instruídos e
15-01-2013 caracterização do movimento processual da DSJC e dos stakeholders no dia
07.01.2013
Superado
Resultado
11,4
Classificação
Superado
Resultado
07-01-2013
Classificação
Superado
Resultado
07-01-2013
Atividades
 Elaboração de peças processuais num total 1078 movimentos ou tramitações processuais
(663 jurisdicionais e 415 graciosos), dos quais 494 relativos a processos novos (250
jurisdicionais e 244 graciosos).
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RELATÓRIO
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J U S T I Ç A
 Serviço de consultadoria jurídica aos gabinetes dos membros do Governo integrados no
Ministério da Justiça, bem como aos serviços e organismos do Ministério, designadamente
através da emissão de informações e pareceres e apreciação de reclamações e recursos
hierárquicos:
119
recursos
hierárquicos,
62
apreciações
de
pedidos
de
abonos
remuneratórios a Magistrados (46 provenientes do Conselho Superior de Magistratura, 12 do
Conselho Superior do Ministério Público e 4 do Conselho Superior dos Tribunais
Administrativos e Fiscais), 40 pedidos de emissão de parecer e 23 apreciações de
requerimentos/exposições/reclamações;
 Elaboração de peças processuais em ações e recursos em que foram visados atos praticados
pelos membros do Governo, nas jurisdições comum ou administrativa, bem como atos
praticados por dirigentes de serviços do Ministério da Justiça, desde que solicitada pelo
membro do Governo competente. Na jurisdição administrativa, num total de 87
sentenças/acórdãos, obteve-se um ganho de causa em 69% dos casos.
 Instrução de 42 processos relativos a pagamentos de indemnizações fixadas pelo Tribunal
Europeu dos Direitos do Homem, tendo os processos sido enviados para o Ministério das
Finanças para efeitos de pagamento dos valores das indeminizações correspondentes.
 O Ministério da Justiça foi demandado em 14 ações judiciais relacionadas com as reduções
remuneratórias e suspensão dos subsídios de férias e de Natal previstas na Lei do Orçamento
do Estado para 2012, tendo a DSJC assegurado a respetiva defesa.
 Apoio
técnico-jurídico necessário à prossecução das atribuições das demais unidades
orgânicas da SGMJ, tendo-se mantido a estreita colaboração da DSJC com as demais
unidades orgânicas da SGMJ, em particular com a UCMJ e a DSRFPT, através da emissão de
pareceres e acompanhamento de processos.
 Foram implementadas as seguintes boas práticas na DSJC:

Foi elaborado um documento que estabiliza os circuitos estabelecidos entre a DSJC e o
Gabinete de S. Exa. a Ministra da Justiça, visando a simplificação da tramitação dos
processos e circuitos;

Foram emanadas orientações no que respeita à entidade responsável pelo pagamento
das taxas de justiça e ao circuito para efetivação do pagamento;
29
RELATÓRIO
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
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Foi solicitada, aos vários serviços e organismos, a indicação de pontos focais e
respetivos contactos, tendo sido elaborada uma lista de interlocutores.
UNIDADE DE COMPRAS DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
Objetivos
Operacional QUAR /
UCMJ
Indicador
Garantir uma resposta eficaz aos serviços e organismos do MJ
Meta
Tempo médio de
resposta às questões
dos serviços e
organismos do MJ em
matérias relacionadas
com as compras
centralizadas (nº de
dias úteis)
Operacional QUAR /
UCMJ
4
Execução
A UCMJ assegurou resposta às questões colocadas em matérias
relacionadas com as compras centralizadas pelos serviços e organismos do
MJ em 2,5 dias úteis, em média.
Melhorar a eficiência operacional do aprovisionamento centralizado no âmbito do MJ
Classificação
Superado
Resultado
2,5
Classificação
Superado
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Taxa de poupança
obtida nos
procedimentos
centralizados
5%
Foi alcançada uma taxa de poupança de 13% nos procedimentos
centralizados
13%
Indicador
Meta
Execução
Resultado
Nº categorias
centralizadas de bens e
serviços que são objeto
de aquisição
centralizada pela
SGMJ/UCMJ
12
Foram objeto de aquisição centralizada 14 categorias de bens e serviços:
Equipamento Informático, Cópia e Impressão, Papel, Economato e
Consumíveis de Impressão, Vigilância e Segurança, Higiene e Limpeza,
Combustíveis Rodoviários, Serviço Móvel Terrestre, Licenciamento de
software, Mobiliário de escritório, Plataformas eletrónicas de contratação,
Refeições confecionadas, Energia, Comunicações Móveis de dados, Viagens
e Telefones IP.
14
Atividades
 Realização de procedimentos concursais
resultantes da agregação das necessidades dos
serviços e organismos do MJ:

Abertura de 49 procedimentos de aquisição de bens e serviços, tendo sido concluídos 39
procedimentos;

Introdução de novas categorias de bens e serviços nos processos de aprovisionamento
centralizado: eletricidade, viagens e alojamento e consumíveis de impressão reciclados;
30
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
D O
AUTOAVALIAÇÃO
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Nos procedimentos aquisitivos concluídos em 2012, que corresponderam a valor global
de 15 milhões de euros, obteve-se uma poupança de 2,2 milhões de euros;

Utilização de ficheiros com a normalização dos produtos e serviços em cada categoria,
de forma a prevenir compras de bens e serviços fora do standard definido pela UCMJ e
continuar a compatibilização das necessidades dos organismos com a oferta de produtos
e serviços disponibilizados através do Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP).
Por outro lado, as necessidades de novos bens ou serviços só foram aceites após a
devida fundamentação. Tal progresso traduziu-se na realização de 45 procedimentos
aquisitivos ao abrigo dos Acordos Quadro, e apenas 4 procedimentos fora dos Acordos
Quadro.
 Promoção de uma crescente participação no âmbito dos procedimentos de aquisição junto
dos serviços e organismos do MJ:

Foram realizadas reuniões com os organismos para esclarecimento de casos concretos.
Também foi realizada uma reunião com todos os organismos para apresentação e
discussão do estado dos processos a cargo da UCMJ.
 Promoção
do aumento da eficiência e da eficácia do processo de levantamento de
necessidades junto dos organismos envolvidos em procedimentos de aquisição agregada:

Foi prestado todo o apoio solicitado pelos organismos nos processos de levantamento de
necessidades, com o esclarecimento das dúvidas apresentadas, via telefone e email.
Foram feitas reuniões presenciais com os organismos interessados.

Foi efetuado o acompanhamento permanente dos pedidos de levantamento de
necessidades, enviando aos organismos alertas/recomendações de forma a garantir que
os serviços e organismos do MJ cumprissem os prazos estabelecidos, de modo a tornar
mais céleres os procedimentos de contratação e disponibilização de bens e serviços.

Para ajudar no planeamento das atividades anuais dos organismos relativamente aos
levantamentos de necessidades, por despacho do Senhor Secretário de Estado da
Administração Patrimonial e Equipamentos do Ministério da Justiça (SEAPEMJ), de
13/12/2012, foram dados a conhecer aos organismos, além da programação da
realização de procedimentos em 2013, um conjunto de orientações tendentes à
melhoria do processo e prazos de levantamento de necessidades e conclusão dos
procedimentos.
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
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2012
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Manteve-se a sensibilização junto dos organismos para, na medida do possível,
adequarem as suas necessidades aos produtos e serviços disponibilizados pela Entidade
de Serviços Partilhados da Administração Pública I.P. (eSPap), tendo sido solicitada a
devida fundamentação para as situações não enquadráveis no Catálogo Nacional de
Compras Públicas, (CNCP).

Disponibilização na página da Internet da SGMJ de informação sobre o estado e
planeamento de execução de procedimentos a cargo da UCMJ. A atualização destes
dados teve uma periodicidade mensal. Adicionalmente, em todos os procedimentos
realizados, os organismos foram notificados por email e no próprio dia, das mudanças de
fase nos procedimentos.
 Dinamização da divulgação das tecnologias como instrumento de mudança dos processos de
trabalho nas organizações:

Continuação da utilização da Plataforma Transaccional para efetuar encomendas de
bens pelos organismos. A plataforma foi também utilizada para gestão de contratos uma
vez que permite verificar, continuadamente, os saldos, relativamente aos valores
carregados com despesas autorizadas. Em 2012, a plataforma de compras registou cerca
de 1.556 utilizadores, tendo sido realizadas 4.581 encomendas.

Inclusão nos convites e cadernos de encargos de cláusula que obriga à emissão de fatura
eletrónica.
 Cumprimento de critérios ambientais definidos na Estratégia Nacional de Compras Públicas
Ecológicas na escolha dos contratantes para a generalidade das adjudicações efetuadas pela
UCMJ.

Promoção da melhoria contínua, modificando e adaptando os processos e respetivas
peças de forma a conseguir melhores resultados, nomeadamente alterações nos
ficheiros de levantamento de necessidades e cadernos de encargos.
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RELATÓRIO
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1.3.
AUTOAVALIAÇÃO
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Apreciação dos serviços prestados
A auscultação dos clientes e dos colaboradores, através de inquéritos de satisfação, é um contributo
importante na autoavaliação de uma organização.
A SGMJ promove diversos inquéritos no âmbito da sua atuação, quer junto dos seus clientes externos
para avaliar o grau de satisfação com os serviços prestados, quer junto dos seus colaboradores para
avaliar a sua satisfação com a SGMJ e com a formação profissional realizada.
Em termos clientes externos da SGMJ, foram efetuados inquéritos aos gabinetes dos membros do
Governo na área da Justiça e aos organismos do MJ, para avaliar o seu grau de satisfação com os
serviços prestados pela SGMJ;
Relativamente aos colaboradores da SGMJ, foram efetuados inquéritos para avaliar a satisfação com
a SGMJ e com a formação profissional.
Inquérito de Satisfação – Serviços prestados pela SGMJ
Para avaliar a satisfação dos clientes com os serviços prestados pela SGMJ, foi enviado um
questionário aos gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça e aos organismos do MJ por
correio eletrónico, em fevereiro de 2013.
Nos inquéritos solicitou-se uma classificação da satisfação com os serviços prestados pela SGMJ nas
diversas áreas de atuação, numa escala de 1 a 5 (1 – Muito Insatisfeito; 5 - Muito satisfeito) e
também a classificação do contacto dos inquiridos com os serviços prestados (Muito, Pouco ou
Nenhum).
O universo alvo destes inquéritos foram os organismos do Ministério da Justiça (total de 9
organismos) e os gabinetes dos membros do Governo na área da Justiça (2 gabinetes) e as taxas de
resposta aos diferentes inquéritos foram respetivamente 78% e 100%.
Relativamente aos resultados dos inquéritos, verifica-se que os gabinete e os serviços e organismos
do MJ que responderam estão globalmente satisfeitos com os serviços prestados pela SGMJ,
conforme evidenciado nos quadros seguintes.
33
RELATÓRIO
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Questionário de Satisfação aos Serviços e Organismos do MJ
Área do
Recursos
Humanos
Área das
Compras
centralizadas
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,8
Qualidade da informação/serviço prestado
4,5
Tempo de resposta às solicitações
4,3
Disponibilização de informação
4,3
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,0
Qualidade da informação/serviço prestado
3,9
Tempo de resposta às solicitações
3,6
Disponibilização de informação
3,7
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,7
4,3
Área Jurídica e Qualidade da informação/serviço prestado
de Contencioso Tempo de resposta às solicitações
Área das
Relações
Públicas e
Protocolo
Área de
Documentação
4,2
Disponibilização de informação
4,3
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,7
Qualidade da informação/serviço prestado
4,7
Tempo de resposta às solicitações
4,7
Disponibilização de informação
4,7
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,6
Qualidade da informação/serviço prestado
4,8
Tempo de resposta às solicitações
4,2
Disponibilização de informação
4,4
4,5
Avaliação Global da Secretaria-Geral
Média total das respostas
Questionário de Satisfação aos Gabinetes dos membros do Governo
na área da Justiça do MJ
Área do
Recursos
Humanos
Área das
Compras
centralizadas
Área de
Documentação
4,4
Média das
respostas
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,8
Qualidade da informação/serviço prestado
4,8
Tempo de resposta às solicitações
4,4
Disponibilização de informação
4,5
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,3
Qualidade da informação/serviço prestado
4,3
Tempo de resposta às solicitações
4,3
Disponibilização de informação
4,5
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
5,0
4,5
Área Jurídica e Qualidade da informação/serviço prestado
de Contencioso Tempo de resposta às solicitações
Área das
Relações
Públicas e
Protocolo
Média das
respostas
4,3
Disponibilização de informação
4,3
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,3
Qualidade da informação/serviço prestado
4,3
Tempo de resposta às solicitações
4,3
Disponibilização de informação
4,2
Facilidade de comunicação e disponibilidade para prestar esclarecimentos
4,8
Qualidade da informação/serviço prestado
4,8
Tempo de resposta às solicitações
4,8
Disponibilização de informação
4,8
4,3
Avaliação Global da Secretaria-Geral
Média total das respostas
34
4,5
RELATÓRIO
DE
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AUTOAVALIAÇÃO
M I N I S T É R I O
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–
2012
J U S T I Ç A
Inquérito de Satisfação – Colaboradores
Foi efetuado um questionário de satisfação aos colaboradores, tomando como base os questionários
CAF propostos pela DGAEP, com ligeiras adaptações.
Os questionários foram disponibilizados na intranet da SGMJ em março e foi enviado um email a
todos solicitando a sua participação.
Num universo de 96 colaboradores da SGMJ, obteve-se uma taxa de resposta de 31%.
Nos inquéritos solicitou-se uma classificação da satisfação em diversas questões da SGMJ numa
escala de 1 a 5 (1 – Muito Insatisfeito; 5 - Muito satisfeito).
O quadro seguinte sintetiza os resultados obtidos no questionário de satisfação em termos de
satisfação global com a SGMJ, sendo os resultados dos diversos itens avaliados apresentados mais
detalhadamente no anexo 6.2.
Questionário de satisfação
Satisfação global com a SGMJ
Muito
insatisfeito
Insatisfeito
Pouco
satisfeito
Satisfeito
Muito
Satisfeito
Nº de
respostas
%
Nº de
respostas
%
Nº de
respostas
%
Nº de
respostas
%
Nº de
respostas
%
0
0%
0
0%
6
20%
17
57%
5
17%
Média
4,0
A informação recolhida com o questionário revela que o nível de “Satisfação global” dos
colaboradores com a SGMJ situa-se no 4, que corresponde a “Satisfeito”.
Comparativamente aos resultados do último questionário realizado aos colaboradores da SGMJ, em
2010, verificou-se uma melhoria na satisfação global com a SGMJ e uma diminuição significativa da
taxa de participação.
Inquérito de Satisfação – Formação Profissional
Para proceder à avaliação da formação profissional são realizados na SGMJ dois inquéritos por cada
ação de formação frequentada pelos funcionários.
No primeiro inquérito, efetuado imediatamente após a realização da formação e respondido pelo
formando com o apoio da chefia, o formando faz a avaliação da formação. No segundo inquérito,
preenchido pela chefia dois meses após a realização da formação, é aferido o impacto da formação
na melhoria do desempenho do formando.
35
RELATÓRIO
DE
AUTOAVALIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
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M I N I S T É R I O
2012
D A
J U S T I Ç A
Em 2012 optou-se por aplicar estes questionários apenas às formações que não eram objeto de
avaliação durante a formação, pelo que apenas se efetuaram 4 questionários. Os quadros seguintes
ilustram as respostas obtidas em ambos os inquéritos.
Avaliação imediatamente após a realização
da formação
Avaliação 2 meses
após a realização da
formação
Adequação da
formação face às
expectativas
Impacto potencial da
formação na melhoria
do desempenho
Impacto da formação
na melhoria do
desempenho do
formando
Muito relevante
25%
50%
50%
Relevante
75%
50%
50%
Reduzida
0%
0%
0%
Nenhuma
0%
0%
0%
1.4.
Necessidade de formação adficional
Avaliação
imediatamente
após a realização
da formação
Avaliação 2 meses
após a realização
da formação
Sim
50%
50%
Não
50%
50%
Audição dos dirigentes intermédios e demais trabalhadores na
autoavaliação
Todo o processo de autoavaliação da SGMJ teve o envolvimento direto dos dirigentes intermédios,
quer na fase inicial com a formulação dos objetivos operacionais das suas unidades orgânicas, quer
com dos seus contributos para o presente relatório de autoavaliação.
Também os trabalhadores participaram no processo de autoavaliação da organização, quer com a
sua autoavaliação individual, no âmbito do SIADAP 3, quer com a sua participação nos inquéritos de
satisfação que são realizados na SGMJ, conforme referido no ponto anterior.
1.5.
Avaliação do sistema de controlo interno
Relativamente à avaliação do sistema de controlo interno, os quadros seguintes evidenciam a
situação da SGMJ relativamente às questões definidas pelo Conselho Coordenador de Avaliação dos
Serviços neste âmbito.
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RELATÓRIO
DE
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Questões
Aplicado
S
N
NA
D O
AUTOAVALIAÇÃO
M I N I S T É R I O
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2012
J U S T I Ç A
Fundamentação
1 - Ambiente de controlo
1.1 - Estão claramente definidas as especificações
técnicas do sistema de controlo interno?
X
Manuais de procedimentos
Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações
Conexas
1.2 - É efetuada internamente uma verificação efetiva
sobre a legalidade, regularidade e boa gestão?
X
Segregação de funções e um ou mais níveis de
verificação.
Manuais de procedimentos
1.3 - Os elementos da equipa de controlo e auditoria
possuem a habilitação necessária para o exercício da
função?
X
O colaborador afecto à monitorização e controlo da
actividade possui habilitações necessárias.
1.4 - Estão claramente definidos valores éticos e de
integridade que regem o serviço (ex. códigos de ética e
de conduta, carta do utente, princípios de bom
governo)?
X
Manuais de procedimentos
Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações
Conexas
Código de Ética e Conduta
Declaração de compromisso relativa a
incompatibilidades, impedimentos e conflito de
interesses
1.5 - Existe uma política de formação do pessoal que
garanta a adequação do mesmo às funções e
complexidade das tarefas?
X
O Plano de Formação anual é elaborado com base no
levantamento das necessidades de formação
identificadas.
X
Na SGMJ existe a prática de contactos regulares entre a
direcção superior e os dirigentes das unidades orgânicas,
quer através de reuniões
formais, quer através de contactos mais informais.
X
Durante 2012 foram efetuadas 3 auditorias externas à
SGMJ:
- auditoria ao sistema de controlo interno pela IGF;
- auditoria ao sitema de arquivo pela Direção-Geral do
Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas;
- auditoria à UCMJ pela IGSJ.
1.6 - Estão claramente definidos e estabelecidos
contactos regulares entre a direcção e os dirigentes das
unidades orgânicas?
1.7 - O serviço foi objecto de acções de auditoria e
controlo externo?
Questões
Aplicado
S
N
NA
Fundamentação
2 - Estrutura Organizacional
2.1 - A estrutura organizacional estabelecida obedece às
regras definidas legalmente?
Lei Orgânica aprovada pelo Decreto-Lei n.º 162/2012, de
31 de julho e estrutura nuclear e competências das
unidades orgânicas pela Portaria n.º 385/2012, de 29 de
novembro.
X
2.2 - Qual a percentagem de colaboradores do serviço
avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3?
100% : todos os trabalhadores da SGMJ foram avaliados
de acordo com SIADAP 2 e 3.
2.3 - Qual a percentagem de colaboradores do serviço
que frequentaram pelo menos uma ação de formação?
36% dos colaboradores da SGMJ frequentaram pelo menos
uma ação de formação (35 formandos num total de 96
colaboradores)
37
RELATÓRIO
DE
AUTOAVALIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
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M I N I S T É R I O
2012
D A
J U S T I Ç A
Aplicado
Questões
S
N NA
3 – Actividades e procedimentos de controlo administrativo implementados pelo serviço
Fundamentação
X
Existem manuais de procedimentos para algumas
unidades organicas.
3.2 - A competência para autorização da despesa está
claramente definida e formalizada?
X
Em normas legais e delegação de competências.
3.3 - É elaborado anualmente um plano de compras?
X
A UCMJ elabora um Plano Anual de Compras Públicas
para todo o MJ, que envia à Agência Nacional de
Compras Públicas.
3.1 - Existem manuais de procedimentos internos?
3.4 - Está implementado um sistema de rotação de
funções entre trabalhadores?
Embora previsto no Plano de Prevenção de Riscos de
Corrupção e Infrações Conexas, não tem sido possivel
implementar em algumas unidades orgânicas por escassez
de trabalhadores.
X
3.5 - As responsabilidades funcionais pelas diferentes
tarefas, conferências e controlos estão claramente
definidas e formalizadas?
X
A responsabilidade funcional pelas diferentes tarefas está
definida nos manuais de procedimentos.
3.6 - Há descrição dos fluxos dos processos, centros de
responsabilidade por cada etapa e dos padrões de
qualidade mínimos?
X
Os fluxos dos processos e a respetiva responsabilidade
está definida nos manuais de procedimentos.
3.7 - Os circuitos dos documentos estão claramente
definidos de forma a evitar redundâncias?
X
Existe o mapeamento de processos organizacionais, com
definição dos circuitos dos documentos, em alguns dos
processos.
3.8 - Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e
X
infrações conexas?
A SGMJ elaborou um Plano de Prevenção dos Riscos de
Corrupção e Infrações Conexas em Dezembro de 2009.
3.9 - O plano de gestão de riscos de corrupção e
infrações conexas é executado e monitorizado?
Foram elaboradas duas revisões do Plano de Prevenção de
Riscos de Corrupção e Infrações Conexas da SGMJ e duas
monitorizações da sua aplicação.
X
Aplicado
Questões
S
N
NA
Fundamentação
4 – Fiabilidade dos sistemas de informação
4.1 - Existem aplicações informáticas de suporte ao
processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de
contabilidade, gestão documental e tesouraria?
4.2 - As diferentes aplicações estão integradas
permitindo o cruzamento de informação?
x
A SGMJ utiliza os sistemas de informação, no âmbito da
RAFE, estabelecidos para organismos da Administração
Pública (SIC, SRH e sigaME), assim como outros nas áreas
de gestão documental, aprovisionamento e gestão de
ativos, desenvolvidos especificamente para a sua
atividade.
x
As aplicações dos Serviços Financeiros e de
Recursos Humanos estão integradas (SIC e
SRH e sigaME), a Gestão Documental permite a gestão e
controlo de parte significativa da informação conexa aos
outros sistemas.
4.3 - Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a
fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos
x
sistemas?
Relativamente à fiabilidade, sim. Esporadicamente são
efetuados controlos sobre os outputs.
4.4 - A informação extraída dos sistemas de informação
é utilizada nos processos de decisão?
X
Os outputs dos sistemas de informação utilizados
possibilitam a elaboração de relatórios e mapas de
suporte à decisão.
4.5 - Estão instituídos requisitos de segurança para o
acesso de terceiros a informação ou ativos do serviço?
x
Existe uma política de acessos definida e o acesso às
aplicações está protegido por passwords individualizadas.
A informação nas pastas partilhadas é de acesso restrito
a cada Serviço/Departamento e dos respetivos
utilizadores.
Existem sistemas de antivírus, anti-spam e firewall.
4.6 - A informação dos computadores de rede está
devidamente salvaguardada (existência de backups)?
X
Existe um plano de backups e de recuperação da
informação alojada nos servidores da SGMJ.
4.7 A segurança na troca de informações e software está
X
garantida?
A informação é disponibilizada de acordo com os perfis
de acesso definidos em cada aplicação.
38
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
1.6.
D O
AUTOAVALIAÇÃO
M I N I S T É R I O
D A
–
2012
J U S T I Ç A
Medidas para um reforço positivo do desempenho
No decorrer de 2012 foram introduzidas algumas ações de melhorias identificadas no processo de
autoavaliação da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça aquando da aplicação da ferramenta CAF,
conforme já referido anteriormente.
A continuação da implementação de ações de melhoria no decurso de 2013 deverá contribuir para
um melhor desempenho da SGMJ. De referir, nomeadamente a realização de auditorias internas e a
continuação da adaptação dos manuais de procedimentos à nova estrutura orgânica, entre outras.
1.7.
Comparação com o desempenho de serviços idênticos
A SGMJ integra desde 2010 um Grupo de Trabalho (GT),com representantes das Secretarias-Gerais
de todos os ministérios, que tem por objetivo a criação de um espaço de reflexão, partilha de
experiências e de aprendizagens entre organizações congéneres.
O trabalho desenvolvido pelo GT permitiu criar um conjunto de indicadores comuns que possibilitam
a realização de exercício de benchmarking entre Secretarias-Gerais e permitem estabelecer
comparações de desempenho, com o objetivo de identificar diferenças e possíveis ações de
melhoria através da partilha de conhecimento e boas práticas.
Em 2010 realizou-se o primeiro exercício de benchmarking, do qual resultou um documento técnico
que incluía uma caracterização das diversas SG e uma grelha com 11 indicadores comuns. A
identificação de algumas discrepâncias nos resultados obtidos e nos métodos de recolha de dados
deste exercício originou o aperfeiçoamento da grelha inicial.
O exercício de 2012 encontra-se refletido nos quadros seguintes.
39
RELATÓRIO
DE
AUTOAVALIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
Áreas
Indicadores de
enquadramento
Qualidade
Gestão
D O
Indicadores Transversais
M I N I S T É R I O
MNE
MF
–
2012
D A
J U S T I Ç A
MDN
MAI
MJ
MEE
MAMAOT
MS
MEC
MSSS
Nº total de Trabalhadores em
exercício de funções
ND
120
217
123
96
220
126
59
175
130
Nº de Dirigentes Intermédios
ND
10
11
11
10
15
12
5
11
11
Índice Tecnicidade
ND
34,2%
20,3%
39,0%
29,2%
36,8%
55,2%
45,8%
49,7%
53,9%
ND
4,19
ND
4,04
4,4
ND
4,5
4,4
3,9
4,4
ND
4,2
ND
3,9
4,0
ND
NA
3,9
3,8
3,9
ND
80%
90%
100%
96%
ND
100%
100%
100%
100%
Índice de Satisfação Global Clientes
Externos
Índice de Satisfação Global Clientes
Internos
Taxa de objectivos Operacionais
Concretizado
Informática
Prazo médio de resposta a pedidos
45:30
12
24:25
NA
ND
06:00
ND
08:57
02:13
10:58
Jurídica
Prazo médio de resposta a pedidos
de informação/pareceres em
processos graciosos
5
12
ND
ND
13
30
18
30,7
10,6
15
100%
24%
100%
95%
NA
ND
100%
75%
100%
100%
ND
67,5%
62,2%
41,6%
36,0%
50,9%
29,6%
57,6%
95,0%
100,0%
Património
% de imóveis Registados no SIIE
Recursos
Humanos
% de Colaboradores que
frequentaram formação
Áreas
Arquivo e
Documentação
Orçamental
Patrimonial
Indicadores Setoriais
MNE
MF
MDN
MAI
MJ
MEE
MAMAOT
MS
MEC
MSSS
% de documentação de arquivo
tratada
85%
100%
50%
5%
100%
100%
50%
100%
10%
100%
% de organismos abrangidos por
ações de sensibilização sobre
instrumentos de gestão documental
80%
100%
NA
100%
100%
63%
100%
19%
91%
27%
Nº de Utilizações anuais dos Serviços
de Informação e Documentação
1.542
19.607
486
47.509
648
7506
150
60
NA
3.341
Nº de conteúdos disponibilizados no
‘repositorium’
4.356
435
2.074
ND
1.070
15.170
16.033
NA
NA
4.249
Peso das despesas com Pessoal no
Total do Orçamento de
Funcionamento
ND
20,6%
82,3%
43,2%
80,0%
ND
63,8%
61,0%
93,9%
74,4%
Peso das despesas correntes no Total
do Orçamento de Funcionamento
ND
98,0%
34,0%
26,9%
96,0%
ND
36,1%
99,7%
99,8%
90,6%
ND
77,4%
34,5%
28,9%
14,0%
ND
14,3%
38,1%
5,5%
15,9%
ND
ND
2,5%
5,7%
27,0%
ND
NA
0,0%
0,1%
ND
Taxa de Execução Orçamental (OF)
ND
ND
48,2%
86,5%
93,8%
ND
89,3%
87,0%
170,5%
102,5%
Prazo médio de pagamento
ND
ND
2,6
30,0
20
ND
ND
0,98
NA
16,9
Peso das despesas com bens e
serviços no Total do Orçamento de
Funcionamento
Peso das Receitas Próprias no total
das Receitas
40
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
Áreas
UMC
Indicadores Transversais
MNE
MF
MDN
MAI
MJ
AUTOAVALIAÇÃO
D O
M I N I S T É R I O
MEE
MAMAOT
D A
MS
–
2012
J U S T I Ç A
MEC
MSSS
N.º de Entidades - Serviços Prestados
ND
ND
21
ND
22
ND
37
17
ND
13
Nº Total de procedimentos
adjudicados (Contratação
centralizada)
ND
ND
21
ND
39
30
8
28
15
10
N.º de Categorias centralizadas
ND
ND
12
7
11
12
6
17
Sem despacho
de centralização
9
% de Categorias centralizadas
ND
ND
80%
80%
100%
75%
60%
89%
Sem despacho
de centralização
1
Média de procedimentos adjudicados
por técnico afeto à UMC – Centraliz.
ND
ND
2,6
ND
6,5
6,0
1,6
9,3
4,7
1,7
Valor médio (anual) dos contratos
centralizados por técnico afeto à
UMC-Centraliz.
ND
ND
4.028.603
ND
2.500.227
121.928
298.483
5.112.646
% Procedimentos centralizados
adjudicados com critérios
ambientais/sociais
ND
ND
95%
ND
87%
NA
NA
36%
Notas:
ND – não disponível
NA – não aplicável.
41
2.466.877 1.294.205
13%
70%
RELATÓRIO
DE
AUTOAVALIAÇÃO
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
–
M I N I S T É R I O
2012
D A
J U S T I Ç A
2. Avaliação Final
Em 2012 a SGMJ alcançou todos os resultados a que se tinha proposto, quer em termos de objetivos
operacionais estabelecidos no QUAR, quer em temos de objetivos operacionais das unidades
orgânicas e de atividades previstas, tendo mesmo superado muitos deles.
No que se refere aos objetivos do QUAR, dos 10 objetivos a que se tinha inicialmente proposto
alcançar, 1 foi retirado, conforme já referido. Dos 9 objetivos que constam no QUAR após revisão, a
SGMJ atingiu 2 objetivo e superou 7 objetivos.
Taxa de execução dos objetivos QUAR
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Objetivo 1
120%
140%
160%
118%
Objetivo 2
122%
Objetivo 3
125%
Objetivo 4
127%
Objetivo 5
151%
Objetivo 6
113%
Objetivo 7
100%
Objetivo 8
116%
Objetivo 9
100%
A taxa de concretização global dos objetivos do QUAR da SGMJ em 2012 foi de 120,1%, conforme
evidenciado no quadro seguinte.
QUAR 2012 - Resultados Agregados
Contribuição
Eficácia
Peso:
Resultados dos Objectivos:
Eficiência
Peso:
Resultados dos Objectivos:
Qualidade
Peso:
Resultados dos Objectivos:
35%
Resultado final
42,5%
121,6%
35%
45,9%
131,0%
30%
31,7%
105,5%
42
120,1%
RELATÓRIO
DE
S E C R E T A R I A - G E R A L
D O
AUTOAVALIAÇÃO
M I N I S T É R I O
D A
–
2012
J U S T I Ç A
O resultado final da SGMJ resulta da conjugação dos parâmetros de eficácia (121,6%), de eficiência
(131,0%) e de qualidade (105,5%).
121,6%
131,0%
Resultados
105,5%
100%
100%
100%
Metas
Eficácia
Eficiência
Qualidade
Relativamente aos objetivos operacionais das unidades orgânicas, de um total de 17 objetivos
estabelecidos, 35% foram atingidos (6 objetivos), 65% foram superados (11 objetivos).
Considerando a autoavaliação apresentada neste relatório, e de acordo com o n.º 1 do artigo 18.º da
Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, a Secretária-Geral propõe a atribuição da menção de
“Desempenho Bom” à avaliação final do desempenho da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça
em 2012.
43
R E L A T Ó R I O
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
SECRETARIA-GERAL
45
D E
A C T I V I D A D E S
–
2 0 1 0