Encontro Técnico sobre Processo Eletrônico e sobre Contas de Governo
Roteiro para Discussões
Grupo: Processo Eletrônico
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INTRODUÇÃO .............................................................................................................................................3
CONTEXTO..................................................................................................................................................3
1 – DIRETRIZES SOBRE PLANEJAMENTO DO PROJETO DE PROCESSO ELETRÔNICO .............5
1.1 – Conceito de Processo Eletrônico ......................................................................................................5
1.1.1 – Parâmetro: Marco Temporal......................................................................................................5
1.1.2 – Parâmetro: Origem dos documentos eletrônicos .......................................................................7
1.1.3 – Parâmetro: Objeto de Incidência ...............................................................................................7
1.1.4 – Quadro Sintético ........................................................................................................................8
1.2 – Formar equipe multidisciplinar.......................................................................................................10
1.3 – Fazer o levantamento da situação do Tribunal ...............................................................................11
1.4 – Decidir a abrangência do projeto....................................................................................................12
1.5 – Verificar a necessidade de redefinição dos procedimentos e fluxos processuais ...........................12
1.6 – Mensurar a reorganização dos recursos humanos ..........................................................................13
1.7 – Levantar o nível de informatização dos jurisdicionados ................................................................14
2 - DIRETRIZES SOBRE ASPECTOS TÉCNICOS DO PROJETO DE PROCESSO ELETRÔNICO ...15
2.1 – Normatização..................................................................................................................................15
2.1.1 – Necessidade de alteração da lei orgânica.................................................................................15
2.1.2 – Tipos de normatização.............................................................................................................16
2.1.3 – Questões e problemáticas da normatização .............................................................................18
2.2 – Infraestrutura Básica.......................................................................................................................23
2.3 – Certificado digital ...........................................................................................................................25
2.3.1 – Desenvolver ou comprar? ........................................................................................................25
2.3.2 – Características das assinaturas.................................................................................................26
2.3.3 – Aquisição de certificado digital para os usuários ....................................................................26
2.4 – Digitalização ...................................................................................................................................27
2.4.1 – Plano de digitalização ..............................................................................................................27
2.4.2 – Padrão de digitalização ............................................................................................................27
2.4.3 – Documentos não digitalizáveis ................................................................................................28
2.4.4 – Guarda dos documentos digitalizados .....................................................................................28
2.4.5 – Ônus da digitalização...............................................................................................................29
2.4.6 – Metadados das digitalizações ..................................................................................................30
2.5 – Outros aspectos técnicos.................................................................................................................31
2.5.1 – Tipos de arquivos eletrônicos recebidos..................................................................................31
2.5.2 – Quantidade e tamanho dos arquivos recebidos........................................................................32
2.5.3 – Publicidade dos documentos....................................................................................................35
2.5.4 – Várias referências de um documento eletrônico......................................................................39
2.5.5 – Habilitação dos advogados e demais representantes ...............................................................40
2.5.6 – Tratamento de PDF..................................................................................................................41
2.5.7 – Paginação.................................................................................................................................43
2.5.8 – Exibição dos documentos eletrônicos......................................................................................45
2.5.9 – Forma de armazenar os documentos eletrônicos .....................................................................45
2.5.10 – Classificação dos documentos eletrônicos pelos usuários externos ......................................46
2.5.11 – Automação de atos cartorários...............................................................................................47
2.5.12 – Achados de auditoria eletrônicos...........................................................................................48
3 – PROPOSTA DE COMPARTILHAMENTO ........................................................................................49
3.1 – Biblioteca de validação de documento eletrônico ..........................................................................49
3.2 – Biblioteca de assinatura eletrônica .................................................................................................50
3.3 – Política de segurança da Informação ..............................................................................................50
Anexo I – Proposta de separação normativa do processo eletrônico elaborado pelo TCE-PB ...................51
3
INTRODUÇÃO
Este documento foi desenvolvido com a finalidade de facilitar as discussões técnicas a respeito do
processo eletrônico no âmbito dos tribunais de contas. Parte-se da premissa que a partir de um
documento padrão acessível a todos, haverá uma maior interação entre os participantes do Encontro
Técnico dos Tribunais de Contas sobre Processo Eletrônico e Contas de Governo. Vale ressaltar que a
forma de abordagem dos temas nesse documento não possui o intuito de esgotar a matéria, pois muitos
dos comentários são superficiais e pretendem apenas despertar o interesse do leitor para a discussão.
Em geral, foi adotada uma abordagem descritiva sobre os aspectos do processo eletrônico com
objetivo de trazer o maior número possível de questionamentos. Para cada tópico são realizadas algumas
opiniões ou posicionamentos. A ideia é que o conjunto de opções facilite que o grupo visualize a melhor
forma de compreender o problema.
Vale salientar também que algumas opiniões sobre determinado tema são acompanhadas de uma
tabela com aspectos positivos e negativos do posicionamento.
CONTEXTO
Essa iniciativa faz parte de um projeto maior de compartilhamento de informações sobre processo
eletrônico. Quando se fala em compartilhamento na área de TI, vem em mente sempre a troca e repasse
de sistemas informáticos, porém tal atividade tem um escopo mais abrangente, inclusive de maior
aplicabilidade. O compartilhamento deve ser iniciado no âmbito do conhecimento e amadurecido
gradativamente para poder chegar ao nível de compartilhamento de sistemas quando for viável. Dessa
forma, é interessante trabalhar com a premissa que o conhecimento sobre o processo eletrônico deve ser
compartilhado e aprofundado através de interações entre as equipes. Um futuro produto informático que
consolide entendimentos padronizados será conseqüência de toda uma atividade. Dessa forma, pode-se
adotar os seguintes níveis de compartilhamento de um projeto de processo eletrônico:
Nível 1 – Nivelamento do conhecimento: Na atualidade, poucos tribunais de contas possuem
experiência no assunto, dessa forma fica ainda imatura qualquer espécie de diálogo em conjunto. A única
forma de mitigar esse problema é passar a difundir o conhecimento. Nesse nível, é imprescindível a
ocorrência de encontros técnicos, visitas e palestras, para que aqueles que ainda não conhecem o
problema possam começar a pensar nele. Nesse momento as diretrizes gerais já começam a ser
rascunhadas.
Nível 2 - Definição de diretrizes gerais: Com o nivelamento do conhecimento será possível
estabelecer um melhor diálogo a respeito das diretrizes gerais do processo eletrônico. Nesse estágio, não
apenas aqueles que já desenvolveram algo do processo eletrônico, mas todos contribuirão profundamente
com a identificação dos problemas técnicos. Para o bom resultado desse nível, é necessário existir um
canal ágil de compartilhamento de informações.
Nível 3 – Compartilhamento de módulos independentes: Uma vez estabelecidas as diretrizes
gerais, é possível identificar módulos do processo eletrônico que podem ser compartilhados. Esses
módulos são independentes das características de cada tribunal e devem funcionar para qualquer sistema
que implemente esse tipo de solução.
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Nível 4 – Integração dos sistemas: com o uso de módulos compartilhados e de conceitos
padronizados, seria possível estabelecer uma integração entre os dados dos sistemas de processo
eletrônico. Assim, poderíamos ter dados concatenados entre os sistemas e sumarizados em patamar
nacional.
Nível 5 – Desenvolvimento de sistema padrão: caso seja possível tecnicamente, e haja realmente
necessidade, poderia ser desenvolvido um sistema padrão de processo eletrônico no âmbito dos tribunais
de contas. Vale ressaltar que, se for alcançado o nível 4 de compartilhamento, não haveria tanta
necessidade em termos um sistema único, pois não haveria um ganho substancial quando comparado na
situação em que os diversos sistemas falem “a mesma língua”.
Nível 1
Nivelamento do
conhecimento
• Encontro Técnico
• Definição de grupo
coordenador
• Reuniões
• Adoção de um canal de
comunicação
• Rascunho de documento
preliminar de diretrizes
Nível 2
Definição de diretrizes
gerais
• Continuidade das discussões
• Finalização das diretrizes
gerais
• Validação e aprovação das
diretrizes gerais
• Identificação preliminar de
possíveis compartilhamentos
Nível 3
Compartilhamento de
módulos independentes
Nível 4
Integração dos
sistemas
• Identificação final dos
• Definição de dados
módulos
mínimos
• Elaboração dos projetos de • Interligação dos sistemas
cada módulo
• Criação de modulo de
• Execução dos projetos
consulta dos dados
compartilhados
• Disponibilização dos
produtos
Nível 5
Desenvolvimento de
sistema padrão
• Elaboração de projeto de
desenvolvimento de um
sistema padrão
• Execução do projeto
• Implantação do sistemas
em todos os tribunais
Como se percebe, o projeto de compartilhamento do processo eletrônico pode comportar várias
dimensões. A proposta inicial do nosso trabalho é termos um compartilhamento na seara exclusivamente
do conhecimento, ou seja, os objetivos estão traçados inicialmente para se nivelar os conhecimentos e
definir diretrizes gerais. Portanto, trabalharemos nos níveis 1 e 2 do macro processo. É importante
ressaltar que, embora não seja o objetivo, com a discussão dos temas relacionados, já será possível, nessas
etapas, vislumbrar possíveis módulos de compartilhamento do processo eletrônico, embora sua
implementação só ocorra futuramente em um eventual aumento do escopo do projeto.
Assim, o objetivo imediato desse evento é possibilitar um nivelamento do conhecimento sobre a
área e também iniciar o mapeamento daquilo que poderia ser considerado uma diretriz geral do processo
eletrônico.
Em linhas gerais, as diretrizes gerais do processo eletrônico podem ser divididas da seguinte forma:
- Diretrizes da formação de um projeto de processo eletrônico (Planejamento)
- Diretrizes sobre aspectos técnicos do projeto (Execução)
- Normatização
- Infraestrutura
- Certificação Digital
- Digitalização
- Outros aspectos tecnológicos
- Proposta de compartilhamento
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1 – DIRETRIZES SOBRE PLANEJAMENTO DO PROJETO DE
PROCESSO ELETRÔNICO
Para saber a necessidade ou relevância da implantação do processo eletrônico no âmbito de um
tribunal de contas, é necessário fazer uma série de levantamentos e tomadas de decisão para que o
procedimento se realize em sua totalidade com o mínimo de esforço e o máximo de ganho para o órgão e
a sociedade. Pode-se elencar os seguintes passos e/ou decisões:
- Definir o escopo do projeto (conceito de processo eletrônico)
- Formar uma equipe multidisciplinar
- Fazer levantamento da situação do tribunal
- Decidir a abrangência do projeto
- Verificar a necessidade de redefinição dos procedimentos e fluxos processuais
- Mensurar a reorganização dos recursos humanos
- Levantar o nível de informatização dos jurisdicionados
1.1 – Conceito de Processo Eletrônico
Antes de iniciar qualquer estudo de viabilidade de implantação do processo eletrônico, é
imprescindível mensurar o seu conceito. Deve ser bem delineada a abrangência desse complexo de
procedimentos. Além de especificar o que está contido dentro de um projeto de processo eletrônico, é
necessário também identificar tudo aquilo que não corresponde ao objetivo desejado. Pode-se perceber
que os conceitos de processo eletrônico podem variar de acordo com três parâmetros: marco temporal,
origem dos documentos eletrônicos e objeto de incidência.
1.1.1 – Parâmetro: Marco Temporal
O conceito de processo eletrônico pode ser limitado por seu termo inicial e final.
Termo inicial
Opinião 1: Para essa corrente, a relação processual inicia-se com a entrada dos documentos iniciais,
portanto o processo eletrônico contempla todas as ações a partir desse momento. Compreende desde os
documentos protocolizadaos até o trânsito em julgado.
Obs: Existem dois tipos de processos nos tribunais de contas: um de iniciativa externa (Ex: denúncia) e
outro de iniciativa interna (Ex: inspeção especial). Para os adeptos dessa opção, o processo eletrônico
inicia-se já com o protocolo, portanto qualquer projeto de processo eletrônico deve contemplar esses atos.
Processo Eletrônico
Protocolização /
Inicio Administrativo
Citação
Julgamento
Trânsito em
julgado
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Opinião 2: O conceito de processo apenas inicia-se com o contraditório, ou seja, têm-se o processo
realmente constituído quando os interessados são citados. Até esse momento o que existe é apenas um
procedimento administrativo interno. Portanto, o escopo de processo eletrônico deve contemplar as ações
a partir desse momento até o trânsito em julgado.
Processo Eletrônico
Fase interna
Citação
Protocolização /
Inicio Administrativo
Julgamento
Trânsito em
julgado
Termo Final
Opinião 1: O conceito de processo eletrônico deve contemplar até o trânsito em julgado, quando então
acaba a relação processual. Não se contempla o acompanhamento de alguns procedimentos posteriores,
pois fogem do escopo das atribuições dos tribunais de contas.
Acompanhamento das
decisões
Processo Eletrônico
Protocolização /
Inicio Administrativo
Citação
Julgamento
Trânsito em
julgado
Fim do
acompanha
mento da
decisão
Opinião 2: O conceito de processo eletrônico pode ser estendido até o controle dos atos após decisão. Ele
pode abarcar procedimentos de acompanhamento das decisões, seja no âmbito do tribunal
(acompanhamento de determinações ou imputação de multa), seja em outros órgãos competentes
(acompanhamento das execuções de imputação de débito).
Processo Eletrônico
Protocolização /
Inicio Administrativo
Citação
Julgamento
Trânsito em
julgado
Fim do
acompanha
mento da
decisão
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1.1.2 – Parâmetro: Origem dos documentos eletrônicos
Embora a existência de documentos eletrônicos processuais caracterize um processo como
eletrônico, é interessante ressaltar que nem todos os documentos digitais são iguais, pois eles
diferenciam-se quanto a forma de produção. Essas diferenças, por sua vez, acabam por influenciar as
características do processo eletrônico como um todo. Temos as seguintes opiniões quanto às formas de
criar um documento eletrônico:
Opinião 1: Digitalizar todos os atos processuais, ou seja, todo ato processual continua sendo elaborado
em papel, porém ocorre a digitalização. Trabalha-se exclusivamente com documentos digitalizados.
Opinião 2: O processo eletrônico pode até receber documentos digitalizados, porém a regra é o uso de
documentos genuinamente eletrônicos criados pelos usuários diretamente no sistema. Assim, tal
posicionamento trabalha com documentos digitalizados e documentos eletrônicos criados pelos
usuários.
Opinião 3: Em regra, o processo eletrônico utiliza-se de documentos originariamente eletrônicos, mas
pode também receber excepcionalmente documentos digitalizados. A diferença dessa opção é que
determinados atos processuais podem ser realizados diretamente pelo sistema. Ex: emissão de recibo de
protocolo. Nesse caso, trabalha-se com documentos digitalizados, documentos eletrônicos criados
pelos usuários e documentos eletrônicos gerados pelo sistema.
Obs: Não se deve considerar como processo eletrônico a existência de sistema informático que armazene
os documentos eletrônicos que foram impressos e anexados ao processo. Embora seu valor seja alto, por
facilitar as consultas, tais documentos não possuem validade jurídica.
1.1.3 – Parâmetro: Objeto de Incidência
O processo eletrônico pode ser utilizado para transferir diversos tipos de atos para o meio
eletrônico, porém é necessário questionar a prescindibilidade desse procedimento. Assim, surgem
divergências sobre qual ato deve ser ou não transformado em eletrônico. Questiona-se também se novos
recursos podem ser acrescentados nesse escopo.
Opinião 1: O processo eletrônico vai abarcar exclusivamente os atos processuais. Consistirá apenas na
transposição de meios, ou seja, é apenas trocar o papel pelo eletrônico. O ganho com o processo
eletrônico será extraído apenas da mudança do suporte, não haverá o desenvolvimento de ferramentas
auxiliares. Exemplos de atos processuais: tramitação, despacho, certidão, alerta, parecer, cota, anexação,
arquivamento, ato formalizador, distribuição, relatório, expurgo, julgamento, protocolo.
Atos exclusivamente processuais
Tramitação
Anexação
Distribuição
Arquivamento
Protocolo
Julgamento
Despacho
Certidão
Alerta
Parecer
Cota
Relatório Técnico
Recurso
Expurgo
Ato Formalizador
8
Opinião 2: O processo eletrônico irá abarcar os atos processuais assim como uma série de procedimentos
informatizados que contribuam para a melhoria da análise processual. O processo eletrônico aumenta seu
escopo. De um projeto que muda apenas o formato dos processos, agora atinge a qualidade da análise.
Várias ferramentas são desenvolvidas como forma de facilitar o trabalho técnico. Há mais tempo para os
trabalhos intelectuais do que para os trabalhos manuais. Exemplos de novas ferramentas que surgem no
bojo do processo eletrônico: diário eletrônico, sessão de julgamento on line, controle de metas,
distribuição automática, relatórios técnicos automatizados, certidões automatizadas, integração com
outros órgãos públicos, integração com o sistema contábil, integração com o sistema de
georreferenciamento, acompanhamento de prazos processuais).
Atos Processuais + Novas Ferramentas
Integração com o
georreferenciamento
Integração com o
sistema contábil
Tramitação
Anexação
Distribuição
Controle de Prazos
Automatizados
Diário Eletrônico
Integração com
órgãos públicos
Arquivamento
Protocolo
Julgamento
Despacho
Certidão
Alerta
Parecer
Cota
Relatório Técnico
Certidão
Automatizada
Distribuição
Automática
Sessão Julgamento
Online
Recurso
Controle de
Metas
Expurgo
Ato Formalizador
Relatório técnico
automatizado
1.1.4 – Quadro Sintético
Diante dos fatores de objeto de incidência e origem dos documentos eletrônicos podemos ter o
seguinte quadro de tipo de processo eletrônico:
Processo Eletrônico Digitalizado: é aquele composto exclusivamente por atos processuais digitalizados.
Objeto de incidência: Atos processuais
Origem dos documentos eletrônicos: Digitalização
Processo Eletrônico: é aquele que também é composto por atos processuais representados por arquivos
eletrônicos manuseados pelos usuários diretamente no sistema.
Objeto de incidência: Atos processuais
Origem dos documentos eletrônicos: Digitalização + documentos eletrônicos criados pelos
usuários
Processo Eletrônico Otimizado: é aquele que além de ter em sua esfera documentos digitalizados e
eletrônicos produzidos pelos usuários, possui também arquivos gerados diretamente pelo sistema.
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Objeto de incidência: Atos processuais
Origem dos documentos eletrônicos: Digitalização + documentos eletrônicos criados pelos
usuários + documentos eletrônicos gerados pelo sistema.
Processo Eletrônico de Contas: é aquele que além de comportar todas as formas de atos processuais das
categorias anteriores, possibilita a interação com novas ferramentas que ajudam na análise dos processos
de competência dos tribunais de contas. Utiliza-se o temo “de contas” para realçar as interações com
outros sistemas dos tribunais que auxiliam no controle externo.
Obs: As nomenclaturas acima citadas não possuem nenhum caráter oficial, apenas foram colocadas para
tentar dar uma maior didática as diferentes concepções do mesmo instituto.
Processo Eletrônico
de Contas
Processo Eletrônico
Otimizado
Processo Eletrônico
Processo Eletrônico
Digitalizado
Opinião do TCE-PB: Como fora demonstrado acima, o processo eletrônico pode ter mais de uma
dimensão. Para nós, o processo eletrônico possui as seguintes características:
Termo inicial: protocolização.
Termo final: trânsito em julgado.
Forma de implementação: documentos digitalizados + documentos eletrônicos dos usuários +
documentos eletrônicos do sistema
Objeto de incidência: atos processuais + novas ferramentas
Assim, podemos classificar o nosso sistema como um processo eletrônico de contas.
Pode existir um processo que seja uma parte em papel e outra eletrônica?
Opnião 1: Sim, pois a existência e validade do ato independe da forma.
+
Uso imediato do meio eletrônico
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-
Dificuldade de manusear o processo
Causa confusão nos usuários
Opinião 2: Não, pois é necessário que um processo esteja apenas em um único meio, sob pena de causar
dificuldades para a sua análise. Vale lembrar que, se o processo já existir em papel, e for possível
executar as próximas etapas em eletrônico, é necessário digitalizar os atos passados para que eles fiquem
no mesmo meio.
+
Padronização do meio utilizado
Facilita o trabalho do usuário
-
O uso do meio eletrônico não é imediato
1.2 – Formar equipe multidisciplinar
Para o sucesso da elaboração do projeto do processo eletrônico, é imprescindível que seja
constituída uma comissão de representantes de setores chave.
Participantes mínimos:
Participante
Atribuição
Presidente
do É o patrocinador do projeto. Ele é que deve determinar
Tribunal
as diretrizes e macro objetivos de todo o projeto de
processo eletrônico
Representante
do Tem a competência de tomar as decisões da área de
grupo de julgadores
negócio em nível gerencial. Deverá intermediar a
participação dos demais relatores
Diretoria geral
Dar o suporte administrativo para todas as atividades do
projeto de processo eletrônico. Sem a sua participação, o
projeto pode encontrar entraves administrativos
Representante da área Deve ser uma pessoa com bastante experiência nas
de negócio
práticas processuais do Tribunal e que seja capaz de
direcionar a análise dos requisitos. Facilitará a
comunicação entre os usuários finais e a equipe de TI
Assessoria jurídica
Analisar juridicamente as decisões tomadas no projeto,
assim como elaborar ou alterar normativas inerentes ao
projeto
Representante
da Será responsável pelas decisões técnicas. Fará a ligação
equipe de TI
entre os requisitos e as ferramentas informáticas. Após a
elaboração do projeto, será responsável pelo controle da
execução
Tipo de decisão
Política
Área de negócio com
enfoque gerencial
Administrativa
Área de negócio
Jurídica
Técnica
Obs: É interessante ressaltar que esses são os participantes mínimos no contexto da elaboração do
projeto. Na execução, por óbvio, deverá ter a participação de toda a equipe de TI, assim como a
colaboração de representantes de todos os outros setores envolvidos.
Deverá ter um representante dos jurisdicionados nessa equipe?
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Opinião 1: Sim, pois trata-se de um interessado e sua validação é imprescindível.
+
Validação com todos os usuários envolvidos
O representante dos jurisdicionados participará das decisões e não será apenas comunicado
-
Dependência de representante externo ao órgão
Opinião 2: Não, pois a grande maioria das decisões são internas e cabe apenas ao Tribunal comunicá-las
aos seus jurisdicionados.
+
-
Não há dependência de representante externo ao órgão
Os jurisdicionados apenas validam posteriormente as decisões
Pode causar retrabalho
Opinião do TCE-PB: Sem sombra de dúvidas, na teoria, a primeira opção é a mais correta, porém o que
foi visto na prática é que o representante externo não tem o mesmo compromisso com o projeto do que os
participantes internos. Na nossa experiência, foram feitos convites aos representantes da OAB, CRC e
FAMUP para participarem de algumas reuniões sobre o processo eletrônico e em muitas delas não houve
colaboração desses órgãos. Assim, no intuito de não engessar o projeto na espera dessa colaboração
externa, adotamos a postura de sempre estar aberto para tais entidades, porém, na sua ausência, as
decisões continuam sendo tomadas. Dessa forma, o usuário externo figura como um validador das
decisões em um estágio mais avançado e deixam de participar das discussões iniciais.
1.3 – Fazer o levantamento da situação do Tribunal
É imprescindível conhecer a realidade do tribunal para que se possa mensurar os futuros ganhos
com o processo eletrônico, assim como determinar os passos de sua implantação. Segue abaixo, alguns
exemplos de parâmetros pare esse levantamento.
- Quantos processos existem no tribunal? Qual a média de quantidade de páginas de um processo?
Essa pergunta se faz relevante no momento em que se decidirá sobre a possibilidade de digitalização do
legado. Essa decisão será tomada com base na quantidade de processos, o número de páginas médio de
um processo e o custo de digitalização por página.
- Quantos processos em papel o tribunal recebe por ano?
Definirá a quantidade de envio de documentos eletrônicos por meio do sistema de processo eletrônico.
Servirá para a estimativa do tamanho de armazenamento eletrônico.
- Quantos processos em papel o tribunal julga?
Identifica o volume de processos julgados pelo tribunal dentro de um ano para que futuramente seja
comparado com o volume de processos eletrônicos julgados.
- Qual o tempo médio de julgamento de um processo?
Servirá de base para o comparativo com o tempo médio de julgamento dos processos eletrônicos.
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Obs: É interessante observar que no início o tribunal poderá perceber uma queda na produção enquanto
os novos procedimentos ainda não estão consolidados e que somente após um tempo os efetivos ganhos
com o processo eletrônico serão percebidos.
1.4 – Decidir a abrangência do projeto
Definir a abrangência do projeto de processo eletrônico é determinar quando, quantos e quais
processos serão transferidos para o meio digital. Surgem as seguintes indagações:
- O procedimento de implantação do processo será imediato ou gradativo? Se for gradativo, quais serão
os critérios utilizados (tempo no tribunal, categoria do processo, valor do processo, relevância social)?
Opinião 1: Implantar o processo eletrônico para todos os processos de uma vez.
+
-
Uniformização dos procedimentos de forma imediata
Mudança de paradigma de forma abrupta
Maior tempo no planejamento e desenvolvimento do projeto do processo eletrônico para abarcar
todos os casos
Opinião 2: Implantar o processo eletrônico gradativamente de acordo com algum critério (tempo no
tribunal, categoria do processo, valor do processo, relevância social)
+
Mudança de paradigma de forma gradativa
Planejamento e desenvolvimento do projeto do processo eletrônico de forma incremental
-
Existência de dois procedimentos processuais (eletrônico e físico) que gera confusão nos usuários
Opinião do TCE-PB: Nós adotamos a segunda opção por circunstâncias da realidade do setor técnico que
não comportaria a implantação do processo eletrônico para todos os processos. Utilizou-se o critério de
seleção pela categoria do processo. De início era apenas a Prestação de Contas Anuais e, hoje,
gradativamente os demais processos estão sendo colocados no novo meio. Uma boa prática seria começar
a utilização do sistema de processo eletrônico para aqueles processos menos complexos como forma de
aprendizado e aprimoramento para enfrentar aqueles mais complexos.
1.5 – Verificar a necessidade de redefinição dos procedimentos e fluxos
processuais
A direção do tribunal deverá se posicionar no tocante a necessidade de alteração dos fluxos
processuais existentes no mundo físico. De forma teórica, não é obrigatória a mudança dos procedimentos
e fluxos processuais existentes para que eles possam migrar para a seara eletrônica, porém, em alguns
casos, evidencia-se que os procedimentos e fluxos processuais físicos perdem a finalidade quando na
forma eletrônica.
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Opinião 1: O tribunal poderá implantar o processo eletrônico em cima dos procedimentos e fluxos
processuais existentes. Nesse caso, haveria apenas uma alteração do meio sem haver uma análise e
redefinição dos procedimentos.
+
-
Maior celeridade na implantação do processo eletrônico
Facilidade de absorção do meio eletrônico pelos usuários
Existência de procedimentos desnecessários no mundo eletrônico
Subutilização do meio eletrônico
Opinião 2: O tribunal poderá rever seus procedimentos com o foco no processo eletrônico. Cada
procedimento deve ser analisado respondendo as seguintes perguntas. Há necessidade de sua existência
no meio eletrônico? Ele pode ser otimizado para esse novo meio?
+
-
Utilização eficiente do meio eletrônico
Procedimentos e fluxos condizentes com o novo paradigma
Implantação do processo eletrônico de forma mais lenta
Maior dificuldade de adaptação do meio eletrônico pelos usuários
Opinião do TCE-PB: Foi adotada a opção 2, pois o que foi priorizado foi a utilização eficiente do meio
eletrônico. A construção de qualquer módulo do processo eletrônico era precedida de uma redefinição de
seu fluxo no contexto eletrônico. Vários procedimentos foram alterados ou até mesmo suprimidos por não
manterem uma função nessa nova realidade.
1.6 – Mensurar a reorganização dos recursos humanos
Antes de iniciar o projeto de processo eletrônico, é interessante avaliar o quadro funcional do
tribunal em detrimento das competências de cada cargo. Com a mudança para o meio eletrônico, alguns
cargos podem ficar obsoletos, pois suas atribuições eram umbilicalmente ligadas ao papel. Assim, é
necessário fazer as seguintes avaliações:
- No contexto do processo eletrônico, haverá a necessidade de todos os cargos hoje existentes? Haverá
necessidade de extinção de cargos? Haverá necessidade de criação de novos cargos?
- O quantitativo de servidores em cada cargo é proporcional à carga de trabalho necessária?
- Qual o nível de conhecimento informático dos servidores? Será necessário treinamento?
Da resposta dessas perguntas, possivelmente se chegará as seguintes conclusões:
- Necessidade de capacitar os servidores para desempenharem suas funções no meio eletrônico.
- Possivelmente, pessoas que nunca utilizaram computadores farão parte de todo o ciclo de processo
eletrônico e não terão escolha. Cabe à direção capacitá-los, e, principalmente, motivá-las a quebrar a
barreira da mudança.
- Perceberá que as atribuições dos servidores serão cada vez mais intelectuais do que manuais.
Praticamente todas as atividades mecanizadas ficarão a cargo do sistema, enquanto que caberá ao ser
humano o uso da inteligência. Assim, não se deve deixar de lado o servidor que hoje se enquadra em
funções manuais. Deve-se capacitá-lo para fazer parte desse processo.
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1.7 – Levantar o nível de informatização dos jurisdicionados
É necessário fazer um estudo sobre a viabilidade do uso do meio eletrônico para os jurisdicionados.
Dependendo da realidade social da região abrangida pelo tribunal, vários locais não possuem acesso à
rede de computadores através de uma banda larga. Assim, antes de iniciar o projeto, é preciso ter certeza
que ele será funcional. Não adianta implantar uma ferramenta eficaz de processo eletrônico se os
jurisdicionados, que são alguns dos usuários, não possuírem capacidade técnica nem infraestrutura para
utilizá-lo.
A pesquisa do nível de informatização deve englobar os seguintes aspectos:
- Conexão com internet de banda larga
- Nível de disponibilidade do serviço de internet de banda larga
- Nível de conhecimento de informática
Para se chegar à conclusão de que o processo eletrônico é viável no atual contexto, é necessário que
a existência e o nível de disponibilidade do serviço de internet de banda larga, assim como o nível de
conhecimento informático sejam aceitáveis para a grande maioria dos jurisdicionados. Se nem todos
possuem tais requisitos em um patamar ideal, pode o Tribunal mesmo assim adotar as práticas
processuais de modo eletrônico, porém, terá que fazer um tratamento diferenciado para aqueles que ainda
não possuem tais condições.
É interessante observar que a deficiência no nível de conhecimento de informática pode ser
mitigada através de treinamentos promovidos pelo próprio tribunal, porém o acesso à internet em banda
larga foge do escopo do órgão. Assim, ao analisar a pesquisa, pode-se até tolerar um nível maior de falta
de conhecimento informático, porém, não se deve assumir a implantação do processo eletrônico para
número grande de jurisdicionados sem infraestrutura necessária.
Obs: Pode-se adicionar à pesquisa um aspecto que contemple o conhecimento ou uso do certificado
digital pelos jurisdicionados para seu futuro uso no sistema de processo eletrônico.
Exemplo do TCE-PB: Na implantação do nosso processo eletrônico não foi necessário fazer tal pesquisa,
pois os jurisdicionados já estavam habitados ao envio de documentos eletrônicos pela internet para outro
sistema. Os jurisdicionados possuem experiência nesse envio desde 2002 no sistema SAGRES. O que
houve foi a necessidade de treinamentos em cima das novas tecnologias.
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2 - DIRETRIZES SOBRE ASPECTOS TÉCNICOS DO PROJETO DE
PROCESSO ELETRÔNICO
De posse das diretrizes de um projeto de processo eletrônico, pode-se agora discutir um pouco a
respeito de questões técnicas na execução do projeto. A presente seção será dividida da seguinte forma:
- Normatização
- Infraestrutura
- Certificação Digital
- Digitalização
- Outros aspectos técnicos
2.1 – Normatização
Os aspectos normativos é que darão a base e a segurança para o bom funcionamento do processo
eletrônico. O sucesso do projeto estará ligado à qualidade de sua normatização na mesma proporção que
estará atrelada aos aspectos tecnológicos. Sobre o tema, é importante ressaltar os seguintes pontos:
- Necessidade de alteração da lei orgânica
- Tipos de normatização
- Questões e problemáticas da normatização
2.1.1 – Necessidade de alteração da lei orgânica
A primeira coisa a se definir para a implantação do processo eletrônico é garantir o arcabouço
jurídico que lhe dará validade. Até a presente data, dois atos normativos federais subsidiam o processo
eletrônico:
Legislação
Medida Provisória 2.200 de 28 de junho de 2001
Lei 11.419 de 19 de dezembro de 2006
Principais pontos
- Criou a Infra Estrutura de Chaves Públicas
Brasileira – ICP-Brasil
- Conceito de meio eletrônico, transmissão
eletrônica e assinatura eletrônica
- Processo eletrônico em geral
Surge a seguinte dúvida:
É necessário alterar a lei orgânica do tribunal de contas para se introduzir as normas do processo
eletrônico ou pode-se simplesmente utilizá-la de forma subsidiária ao Código de Processo Civil?
Opinião 1: Não há necessidade de inserir as normas de processo eletrônico diretamente no escopo
legislativo dos tribunais de contas, pois, em geral, as leis orgânicas possuem a previsão de uso subsidiário
do Código de Processo Civil, que, por sua vez, foi alterado em algumas partes para ficar compatível com
a lei do processo eletrônico. Um ponto que corroboraria com essa decisão seria o fato de que as normas
de processo eletrônico sempre ficariam sincronizadas com as que são utilizadas no âmbito do judiciário,
sem haver a necessidade de uma posterior atualização.
16
+
-
Sincronização das normas de processo eletrônico com o Poder Judiciário
Possibilidade de discussão da validade de aplicação das normas de processo eletrônico sem a
alteração da lei orgânica.
Opinião 2: Seria conveniente alterar a lei orgânica do tribunal de contas para inserir as normas de
processo eletrônico, pois a lei 11.419/11 é voltada especificamente para o Poder Judiciário. Dessa forma,
embora ela tenha alterado artigos do CPC e este seja usado subsidiariamente, poderia abrir alguma brecha
para eventuais discussões jurídicas. Outro argumento para adotar essa postura seria o fato de que as
normas de processo eletrônico poderiam ser adaptadas para a realidade do tribunal. Em suma, os
dispositivos da lei de processo eletrônico seriam adaptados para a lei orgânica.
+
-
Segurança jurídica
Adaptação das normas para as necessidades do Tribunal
Dificuldade de sincronização com as normas de processo eletrônico do Poder Judiciário
Necessidade de alteração da lei orgânica
Opinião do TCE-PB: Nós adotamos a segunda abordagem por considerar mais seguro em termos
jurídicos e também por nos permitir modificar alguns aspectos.
2.1.2 – Tipos de normatização
Uma vez definida a necessidade de criar a norma de processo eletrônico, ou simplesmente utilizar a
lei 11.419/11, é necessário definir quais delas precisam ser detalhadas em normas secundárias.
Normas secundárias
- Regimento Interno
- Resolução Normativa
- Resolução Administrativa
- Portarias
Surge a seguinte dúvida:
Como definir se uma norma do processo eletrônico deve ser colocada na lei orgânica, regimento interno,
resolução ou portaria?
Opinião: Cada tópico de discussão do processo eletrônico deve ser avaliado segundo os seguintes
parâmetros: grau de abstração, probabilidade de atualização e dependência tecnológica. A análise desses
parâmetros é que definirá como determinado ponto deve ser normatizado. Vale ressaltar também que um
único tópico do processo eletrônico pode ser disposto em todos os tipos normativos, porém com enfoque
diferenciado em cada um deles. Assim, a estrutura normativa do processo eletrônico deve respeitar o
seguinte quadro:
17
Tipo de
norma
Lei
Orgânica
Regimento
Interno
Resoluções
Portarias
Característica
Cria direitos e deveres. A lei orgânica
deve sempre buscar trazer o mínimo de
normas. Falar apenas o necessário para
não
engessar
o
processo
de
normatização. Apenas nesse tipo é que
se pode criar direitos e deveres. As
demais espécies normativas apenas
detalharão o que foi criado nela.
Questões tecnológicas devem ser
inseridas com muita cautela para que
não fiquem obsoletas rapidamente.
Detalha os direitos e deveres citados na
lei orgânica. Inicia a ligação normativa
com os elementos tecnológicos.
Detalha a aplicação das normas
elencadas na lei orgânica e no regimento
interno. É o elo entre a norma do
processo eletrônico e o sistema
informático. Portanto, há uma grande
participação do setor informático na sua
edição.
Detalha uma atividade do processo
eletrônico que deve ser temporal ou
factível de mudanças constantes.
Grau de
Abstração
Probabilidade
de Atualização
Dependência
Tecnológica
ALTO
BAIXA
BAIXA
MÉDIO
MÉDIA
MÉDIA
BAIXO
MÉDIA
ALTA
BAIXO
ALTA
ALTA
Exemplo de fragmentação de uma norma do Diário Oficial Eletrônico:
Texto Lei Orgânica
“Fica instituído o Diário Oficial Eletrônico do Tribunal de Contas do Estado como meio oficial de
publicação dos atos processuais e administrativos do Tribunal e de seus órgãos integrantes, bem
como das suas comunicações em geral”
Texto Regimento Interno
“Art. 96-C O Diário Oficial Eletrônico será publicado na rede mundial de computadores Internet, no sítio eletrônico do Tribunal de Contas.
Parágrafo único. O Diário Oficial Eletrônico será publicado diariamente, de segunda a sexta-feira,
exceto nos feriados nacionais, estaduais e os municipais que abranjam a sede do TCE-PB, bem
como nos dias em que, mediante divulgação, não houver expediente.”
Texto Portaria
“Concluída a revisão final, o responsável pela publicação gerará a edição do Diário Oficial
Eletrônico em arquivo pdf, assinando-o digitalmente, e o remeterá para publicação até as 21:00
(vinte e uma horas).
Parágrafo único. Uma vez agendada para publicação, a edição do Diário Oficial Eletrônico não
poderá ser modificada.”
18
Com base na estrutura supracitada, poderíamos definir os seguintes passos para elaborar o texto
normativo do processo eletrônico:
1º Passo
2º Passo
3º Passo
4º Passo
5º Passo
6º Passo
7º Passo
8º Passo
Identificar todos os pontos do processo eletrônico que precisam ser normatizados
Para cada ponto identificado deve-se verificar:
1 – A necessidade de criação de um direito ou obrigação
2 – A probabilidade de atualização
3 – O nível de dependência tecnológica
Utilizar os parâmetros elencados na tabela para separar o conteúdo nos tipos de norma (Ver
anexo I)
Elaborar texto da lei orgânica com as normas que criam direitos e deveres; possuem alto grau
de abstração; baixa probabilidade de atualização; baixa dependência tecnológica.
Elaborar texto do regimento interno que esmiúce o conteúdo da lei orgânica e que já possua
um nível maior de dependência tecnológica.
Elaborar o texto das resoluções com os pontos normativos do processo eletrônico de uma
forma que já os liguem a sua aplicação nos sistemas informáticos.
Elaborar o texto das portarias com os pontos normativos do processo eletrônico de uma forma
que já os liguem a sua aplicação e que possuam uma alta probabilidade de mudança.
Elaborar o texto das disposições transitórias necessárias para a implantação de cada ponto
normativo do processo eletrônico.
Obs: Deve-se ter atenção ao elaborar as disposições transitórias para que o texto normativo
deixe uma margem de folga na implantação do processo eletrônico para que não possibilite o
surgimento de nulidades. Ex: afirmar que todos os atos processuais serão assinados
digitalmente e não prever que o processo de implantação pode ser gradativo.
Obs: É importantíssima a participação dos entes externos nesse processo de elaboração normativa, pois
serão eles os futuros usuários. A validação deles resultará em ganho em todo o processo de implantação
do processo eletrônico. Ex: OAB, CRC, Órgão representativo dos jurisdicionados. É salutar realizar
reuniões para apresentação das propostas normativas.
Obs: A produção das resoluções e portarias podem ser feitas de maneira incremental, ou seja, as
resoluções serão emitidas ou atualizadas na proporção em que as funcionalidade do processo eletrônico
são disponibilizados.
Obs: Não existe um única forma de normatizar que seja considerada correta. Cada órgão terá suas
prioridades e especificidade.
2.1.3 – Questões e problemáticas da normatização
Vários aspectos da normatização do processo eletrônico são de fácil compreensão e não
desencadeiam grandes discussões, porém alguns pontos passam por uma discussão jurídica e técnica. No
presente tópico serão feitas algumas considerações específicas, porém, ao decorrer deste documento
outros temas serão abordados.
19
2.1.3.1 – Formas de assinatura eletrônica
O ponto mais controverso da normatização do processo eletrônico é sem dúvida a forma como dar
validade jurídica aos documentos eletrônicos. A lei 11.419/06, por diversas razões políticas, contemplou
duas formas para se alcançar aquela validade:
1 – Assinatura eletrônica mediante cadastro de usuário
2 – Assinatura digital baseada em certificado digital
O texto da lei, segundo alguns doutrinadores, coloca o termo “assinatura eletrônica” como gênero, e
“assinatura digital” como uma espécie daquela. Sem querer entrar nos meandros terminológicos,
utilizaremos o temo “assinatura eletrônica” como aquela realizada através do uso de login e senha e
“assinatura digital” para aquela que utiliza a tecnologia de certificado digital, que se vale dos recursos de
criptografia para garantir a integridade e autoria dos dados transmitidos. Essa forma de assinatura pode
ser de dois tipos: assinatura digital no contexto da ICP-Brasil ou assinatura digital no contexto de
certificados próprios. Resumidamente, temos a possibilidade de uso das seguintes formas de assinatura:
- Assinatura eletrônica por login e senha
- Assinatura digital por certificado expedido por cadeia própria
- Assinatura digital por certificado expedido pela ICP-Brasil
Assinatura Eletrônica por login e senha
É a assinatura realizada pelo usuário através do uso de credenciais previamente obtidas no próprio
órgão. Características:
Autenticidade: é garantida pelo uso do login e a senha, pois apenas uma pessoa previamente cadastrada
tem essa informação. Assim, não há como outra pessoa enviar um documento no lugar de outra. Vale
sempre ressaltar que a validação desse usuário cadastrado é realizada exclusivamente no âmbito do órgão
público. É ele que tem a responsabilidade para gerir as informações.
Obs: Nesse tipo de solução há a necessidade de cadastro prévio dos usuários no órgão para se ter certeza
da origem da informação.
Integridade: o sistema de login e senha, por si só não contempla uma forma de garantir a integridade dos
documentos eletrônicos, ou seja, na sua concepção não há como ter certeza que um documento foi
alterado ou não. Na prática, percebe-se que essa deficiência pode ser suprida com a utilização do
procedimento de geração de código de resumo do documento no momento de sua entrada no sistema.
Assim, quando o documento eletrônico é armazenado no sistema, é gerado um código hash para ele e
fornecido ao usuário. Com esse número hash o usuário pode a qualquer tempo verificar se o documento
que se encontra no sistema é igual àquele que ele inseriu.
Não repúdio: é garantido pelas informações consistentes no banco de dados do sistema de processo
eletrônico. É o próprio órgão que constata quem assinou determinado documento. Cabe ao usuário
externo comprovar qualquer suposta incoerência. Nesse caso a discussão do não repúdio se dará entre
usuário contestador e o órgão público.
+
Praticidade para os usuários
20
-
Familiaridade com o uso de login e senha
Baixo custo de implantação
Baixo custo de manutenção
As validações de autenticidade, integridade e não repúdio são realizadas pelo próprio órgão
Necessidade de um cadastro prévio presencial dos usuários
Necessidade de complementar o uso de códigos hash para garantir a integridade do documento
A segurança do usuário está presente apenas na sua senha
Assinatura Digital por certificado emitido pela ICP-Brasil
É a assinatura realizada com um certificado digital emitida pela Infraestrutura de Chaves Públicas
do Brasil. As Autoridades de Registro (AR) é que tem competência para emitir os certificados para os
usuários. Quem faz a validação presencial é a própria AR. Não há mais necessidade de um
credenciamento no órgão público. Os certificados digitais são armazenados em um suporte físico
criptográfico que aumentam o nível de segurança.
Autenticidade: é garantida pelo certificado digital do usuário, ou seja, através do seu uso garante-se que
somente aquela pessoa que foi presencialmente à Autoridade de Registro da ICP-Brasil é que está
acessando o sistema.
Integridade: diferentemente do método de login e senha, a tecnologia da assinatura digital já coteja em
sua aplicação a geração do código hash do documento assinado. Dessa forma, não há como alguém alterar
o documento de forma que não seja rastreável. Vale lembrar que essa verificação é feita através de
validações com a cadeia da ICP-Brasil, portanto a confiabilidade está com um órgão externo à relação
entre usuário e tribunal.
Não repúdio: o não repúdio é garantido pelo fato de que o documento eletrônico foi assinado pela chave
privada do usuário. Como apenas a sua chave pública consegue abrir o documento, tem-se a certeza de
quem o assinou. Mais uma vez, ressalta-se que a validação é feita pela cadeia da ICP-Brasil. O órgão
público não detém mais a informação. O procedimento torna-se mais seguro no momento em que alguma
divergência é visualizada entre o usuário e o tribunal.
+
-
Não há mais necessidade de credenciamento no órgão
As informações do certificado são garantidas pela própria ICP-Brasil
Não há ingerência do órgão no procedimento de validação
A segurança do usuário está presente no suporte físico que armazena a chave privada do certificado
digital, assim como na sua senha de uso
Custo elevado
Pouco conhecimento dos usuários
Implementação mais complexa
Assinatura Digital por certificado emitido por cadeia própria
Possui praticamente as mesmas características da assinatura digital da ICP-Brasil, porém quem
emite e gerencia os certificados é o próprio órgão público. Nessa hipótese, o tribunal geraria para cada
usuário um certificado digital (geralmente utiliza-se o tipo A1) e o sistema trabalharia como esse tipo de
certificado.
21
Autenticidade: é garantida pelo certificado digital do usuário. Utiliza-se um certificado, porém a
validação não é com uma infraestrutura externa, mas dentro do âmbito do órgão já que é ele que o cria e
gerencia.
Integridade: a assinatura digital já coteja em sua aplicação a geração do código hash do documento
assinado. Dessa forma, não há como alguém alterar o documento de forma que não seja rastreável.
Diferentemente da assinatura digital anterior, as validações são feitas sob a responsabilidade do próprio
tribunal.
Não repúdio: o não repúdio é garantido pelo fato de que o documento eletrônico foi assinado pela chave
privada do usuário. Como apenas a sua chave pública consegue abrir o documento, tem-se a certeza de
quem o assinou, porém a validação continua no âmbito interno. Nesse caso, não se tem uma entidade
pública que ateste o assinante do documento.
+
-
A segurança do usuário está na posse do seu certificado e na sua senha de uso
Pouco conhecimento dos usuários
Implementação mais complexa
As validações de autenticidade, integridade e não repúdio são realizadas pelo próprio órgão
Necessidade de um cadastro prévio presencial dos usuários
Custo elevado para o tribunal
Complexidade em gerenciar os certificados (emissão, revogação, lista de revogação,
armazenamento)
Obs: Vale ressaltar que tanto a assinatura eletrônica como a assinatura digital por certificado próprio são
formas de assinatura de documentos eletrônicos que possuem um escopo interno, ou seja, seu âmbito de
atuação se dá nas relações entre usuário e tribunal. Quando há necessidade de divulgar documentos para
fora do órgão, esses tipos de assinaturas perdem a sua aplicabilidade, pois não haverá como pessoas
externas confiram a validade do documento sem uma consulta no sistema interno do órgão. Ex: Um
tribunal de contas estadual envia um processo eletrônico para o TCU para subsidiar uma análise. Nesse
caso o TCU não tem como validar a assinatura dos documentos, pois os registros das assinaturas (login e
senha ou certificado digital próprio) ficam apenas com o tribunal estadual. Assim, para que esse
documento seja validado pelo TCU é necessário criar um mecanismo de verificação para usuários
externos ou então encapsular os documentos remetidos para fora do órgão com uma assinatura digital por
certificado da ICP-Brasil.
Obs: Embora haja a previsão normativa de utilização da assinatura eletrônica (login e senha) na lei
11.419/11, já tramita no Congresso Nacional projetos de lei que visam excluir essa possibilidade. Vale
salientar que essa matéria sempre foi questionada e, possivelmente, deverá ser alterada. Assim, qualquer
decisão a respeito da forma de assinatura eletrônica deve considerar que há uma grande corrente que
indique que seu uso deve ser usado no máximo em caráter temporário.
Obs: Uma coisa que é importante desmistificar é que o login e senha não traz nenhuma segurança. O que
se deve ter em mente é que a assinatura por certificado digital traz uma maior segurança, porém o método
de login e senha é tão seguro quanto ao método dos documentos físicos.
Obs: Vale salientar que pode-se utilizar o certificado digital para garantir o sigilo das comunicação,
porém trata-se de um certificado expedido para essa finalidade no contexto da ICP-Brasil.
22
2.1.3.2 – Disponibilidade do sistema
Um ponto que causa muitas discussões na seara jurídica é a questão da disponibilidade do sistema.
É extremamente necessário regulamentar as situações possíveis em que o sistema fica inativo para não
ferir nenhum direito dos jurisdicionados. Vale lembrar que essa indisponibilidade só opera consequências
quando considerado um prazo processual que encerre no dia da parada de funcionamento do sistema.
Surgem as seguintes dúvidas:
O que caracteriza a indisponibilidade do sistema?
Fator: Abrangência
Opinião 1: O sistema se torna indisponível apenas quando ele para de funcionar por completo, ou seja,
não se consegue ter acesso a nenhuma parte dele. Nesse caso, a indisponibilidade apenas possui aspecto
geral, pois afeta todos os jurisdicionados.
Opinião 2: Não é apenas a parada completa de funcionamento do sistema que gera os efeitos da
indisponibilidade, mas sim o erro ocorrido em uma operação. Nesse caso, a indisponibilidade pode ser
pontual, ou seja, o sistema pode ficar indisponível para um único ato de uma determinada pessoa. Ex:
jurisdicionado que tenta enviar sua defesa, mas o sistema não finaliza a operação de protocolo.
Fator: Tempo
Opinião 1: É necessário ter uma norma que diga claramente o tempo de indisponibilidade do sistema que
cause os efeitos da prorrogação dos prazos processuais. Ex: Todos os prazos processuais serão
prorrogados com 2hrs de indisponibilidade do sistema. Essa solução facilita o entendimento, porém pode
desencadear situações desnecessárias. Ex: A indisponibilidade do sistema por 2hrs no período de 1hr e
3hrs da madrugada. Realmente há necessidade dessa prorrogação? A indisponibilidade do sistema
inviabilizou o ato do jurisdicionado?
+
Critério bem objetivo
Segurança para os jurisdicionados
-
Trata várias situações de uma forma padrão que pode não ser a adequada
Obs: É sempre bom lembrar que a vinda do meio eletrônico trouxe diversos benefícios para os
jurisidicionados. Um deles é a possibilidade de protocolização em qualquer lugar, mas em especial, a
qualquer tempo. Nessa nova realidade, não há a limitação de tempo de funcionamento de serviço de
protocolo da sede do tribunal. O jurisdicionado pode protocolizar a qualquer hora, inclusive de
madrugada e finais de semana. Assim, surge o questionamento se essa prerrogativa que foi dado aos
usuários externos deve ser um ônus para a instituição. É realmente obrigatório que o órgão mantenha seus
sistemas ativos em finais de semana e madrugadas, por exemplo?
Opinião 2: É necessário ter uma norma com um critério objetivo de tempo para aferir a indisponibilidade
do sistema ou não, porém não pode ser um único critério, pois para cada momento pode-se estipular
diferentes proporções. Por exemplo:
00:00 – 6:59 -> Considera-se indisponível o sistema que fica mais de 3hrs fora do ar.
23
07:00 – 18:59 -> Considera-se indisponível o sistema que fica mais de 1hr fora do ar.
19:00 – 23:59 -> Considera-se indisponível o sistema que fica mais de 2hr fora do ar.
+
Critério bem objetivo
Fracionamento das hipóteses
Segurança para os jurisdicionados
-
Não analisa a particularidade do caso em concreto
Opinião 3: Não se tem um critério objetivo para aferir a indisponibilidade do sistema. Toda a parada do
sistema deve ser avaliada para saber se deve ou não causar prorrogação dos prazos processuais. Ex: uma
parada no sistema de 1hr e 1 min em que não foi registrado que nenhum usuário tentou protocolizar, não
há necessidade de prorrogação de prazo, pois não prejudicou ninguém. Nesse caso, se fosse adotado um
critério objetivo de 1hr de indisponibilidade, teríamos uma prorrogação de prazo processual totalmente
desarrazoada.
+
-
Analisa a particularidade do caso em concreto
Critério subjetivo
Menor segurança para os jurisdicionados
Como os jurisdicionados podem reclamar das indisponibilidades?
Quem é competente para atestar a indisponibilidade?
Obs: Em regra, é necessário ter um software de monitoramento do sistema para acompanhar e registrar os
períodos de indisponibilidade.
Os prazos processuais são automaticamente prorrogados com a indisponibilidade ou é necessário um ato
formal do relator?
Opinião 1: Deve-se prorrogar automaticamente os prazos tendo em vista que essas hipóteses deverão
estar regulamentada e prevendo essa hipótese de automação.
Opinião 2: Quem deve prorrogar o prazo é o relator, haja vista que ele preside o processo.
Obs: Geralmente é salutar criar um mural no portal do tribunal com as informações das
indisponibilidades ocorridas, assim como as previsões de parada do sistema para manutenção.
2.2 – Infraestrutura Básica
Para definir a infraestrutura necessária do processo eletrônico, deve-se levar em conta alguns
parâmetros, porém não há como inferir uma solução padrão. Cada tribunal deverá dimensioná-la
observando experiências externas, mas, sobretudo deve-se conhecer a carga atual do seu parque
tecnológico para poder mensurar a futura necessidade com as novas demandas.
Hardware
- Definir máquinas servidoras (processador, quantidade de memória RAM)
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- Rede (dimensionar a largura de banda de rede que suporte o acesso dos usuários externos)
- Armazenamento (dimensionar a capacidade de armazenamento de arquivos)
Software
- Sistema Operacional do servidor
- Servidor Web (partindo-se da premissa que qualquer sistema de processo eletrônico deve ser web, para
poder viabilizar a participação do usuário externo)
- Servidor de aplicação
- Banco de dados
- Plataforma de desenvolvimento (linguagens utilizadas)
Para se definir os itens supracitados, pode-se utilizar os seguintes parâmetros:
Internos
- Quantidade de usuários internos
- Quantidade de usuários externos
- Quantidade de processos
- Quantidade de processos que são criados por ano
- Quantidade de processos julgados por ano
Externos (podem ser obtidos através da análise da experiência de outros tribunais com o processo
eletrônico)
- Espaço total de armazenamento
- Quantidade de armazenamento utilizado
- Quantidade de arquivos
- Média de acesso aos arquivos
- Média de acesso aos arquivos pelos usuários externos
- Média de bytes por arquivo
- Máximo de bytes de um arquivo
- Média de bytes por processo
- Média de crescimento do armazenamento por mês
Além dos parâmetros, é necessário atentar-se para alguns questionamentos:
É necessário ter uma redundância do servidor do sistema de processo eletrônico e do link de rede
externo?
Opinião 1: Sim, pois o sistema deve sempre estar ativo.
+
Garantia de disponibilidade do sistema
-
Alto custo
Opinião 2: Não, pois o custo é altíssimo e embora não seja a solução mais adequada, ela pode ser
contornada ou bem administrada se as indisponibilidades do sistema estiverem bem normatizadas.
+
Baixo custo
-
Menor garantia de disponibilidade do sistema
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Necessidade de normatização dos períodos de indisponibilidade
Prejuízo com o tempo de indisponibilidade
É melhor virtualizar os serviços?
É necessário ter uma sala cofre?
Como deve ser feito o backup dos arquivos?
Utilizar softwares comprados ou livres?
Opinião 1: Utilizar softwares comprados, pois são os únicos que possuem garantia. Quando houver a
necessidade de um suporte, já estará previsto no contrato. A responsabilidade fica com o fornecedor do
serviço.
+
Responsabilidade do fornecedor
Soluções mais robustas
-
Alto custo
Opinião 2: Utilizar softwares livres, pois não há a necessidade de gastar muito dinheiro em soluções
pagas. Essas soluções são na maioria das vezes mais robustas, porém nem sempre os recursos extras são
utilizados pelos órgãos públicos. Portanto, deve-se fazer uma avaliação se realmente vale a pena pagar um
valor por um produto com maior garantia, se já existe outro programa grátis que lhe dá uma margem de
segurança tolerável.
+
-
Baixo custo
Responsabilidade da equipe de TI
Soluções menos robustas
2.3 – Certificado digital
2.3.1 – Desenvolver ou comprar?
Opinião 1: Desenvolver os módulos que assinem e validem os documentos eletrônicos dentro do
tribunal.
+
É necessário ter uma equipe especializada
Baixo custo inicial
-
Necessidade de adaptação quando houver mudança nas normativas
Opinião 2: Comprar/terceirizar o desenvolvimento dos módulos que assinem e validem os documentos
eletrônico.
26
+
Adaptações derivadas de mudanças normativas ficam no escopo do contrato
Não há necessidade de ter uma equipe especializada
-
Maior custo inicial
Opinião do TCE-PB: Embora ainda não tenhamos implantado a assinatura digital, já fizemos alguns
levantamentos sobre a forma desse desenvolvimento. Ao analisar algumas soluções, é possível perceber
que o desenvolvimento dos módulos de assinatura e validação dos documentos é de uma complexidade
razoável, porém o grande custo é ter uma equipe em constante atualização desses módulos, pois a cada
mudança normativa, pode haver a necessidade de adaptação do sistema. Assim, visualizamos que a opção
de comprar uma solução pronta, ou para desenvolver, que esteja atrelada a um contrato de manutenção é o
meio mais prático de enfrentar essa questão.
2.3.2 – Características das assinaturas
A ICP-Brasil trabalha com mais de uma forma de assinatura dos documentos eletrônicos. As opções
vão desde o formato utilizado pelo arquivo de assinatura, até as informações que devem estar dentro da
assinatura.
Obs: A Adobe possui uma forma própria de assinatura dos arquivos pdf. Ela acrescenta dentro do arquivo
os dados da assinatura eletrônica. Essa forma de assinar não é adotada pela maioria das empresas.
Deve-se utilizar o formato XMLDSig ou no PKCS#7?
O arquivo da assinatura será um arquivo separado ou o arquivo de assinatura receberá o próprio
documento?
Quais são as informações que devem ser preenchidas nas assinaturas? É necessário acrescentar alguma
outra?
A cadeia do certificado vai ficar dentro da assinatura?
Como armazenar as listas de revogação? É necessário ter um serviço online de verificação?
Há a necessidade de utilização do carimbo do tempo?
2.3.3 – Aquisição de certificado digital para os usuários
Os usuários externos, em geral, já estão se familiarizando com essa tecnologia. Vários outros órgãos
já trabalham com a certificação digital. Portanto, acredita-se que o impacto dessa adoção com relação aos
jurisdicionados não seja tão grande. Vale ressaltar que antes de qualquer implantação é necessário
levantar a informação da gama de usuários externos que já possuem certificado, assim como permitir um
período de transição que possibilite aqueles que ainda não possuam um certificado.
No tocante aos usuários internos, cabe ao tribunal propiciar a aquisição desses certificados. Deverá
haver um estudo sobre quais são os usuários que necessitam possuí-los. Deve-se procurar uma das
autoridades de registro e solicitar um serviço de cadastramento in loco. Algumas empresas levam seus
funcionários ao órgão e realizam os procedimentos de emissão dentro do tribunal. Deve-se também
27
mensurar se o certificado deve ficar armazenado em token ou em smartcard. Caso seja em smartcard, é
necessário que os computadores do órgão possuam um leitor para esse formato. Como os certificados
possuem prazo de eficácia, é necessário também estruturar um plano de renovação. Questão bem
polêmica é a responsabilidade do Tribunal pela perda de um certificado. Por exemplo: caso um servidor
perca o certificado e exista a pendência de assinatura de um documento em caráter personalíssimo, o que
fazer? Deve-se esperar o certificado ser emitido novamente? Quem paga os custos pela perda do
certificado? Portanto, no momento em que se adquirirem os certificados para os usuários internos, é
necessário existir uma normativa que contemple os procedimentos necessários para resolver essas e a
outras situações.
2.4 – Digitalização
A digitalização é um procedimento presente em qualquer contexto de implantação do processo
eletrônico. Como todos os tribunais trabalham em cima de processos em papel, cedo ou tarde deverão
contemplar a necessidade ou não da digitalização de seu acervo ou mesmo das novas peças processuais. É
interessante existir normativas do tribunal que contemplem os temas abaixo discutidos.
2.4.1 – Plano de digitalização
Como foi dito, falar em processo eletrônico implica em analisar a questão da digitalização, porém
esse é apenas um dos procedimentos existentes, não se confundindo com aquele. É necessário desde o
início que se trace um plano de digitalização de seus documentos ao longo do tempo. Mesmo naqueles
tribunais em que o processo eletrônico seja implantado gradativamente haverá a necessidade de existência
desse plano que contemple os marcos e procedimentos da digitalização.
O plano de digitalização deve contemplar:
1 – Decisão do escopo da digitalização (será digitalizado todo o legado imediatamente ou será feito
gradativamente?)
2 – Decisão sobre a competência da digitalização (será digitalizado usando os recursos do próprio órgão
ou através de terceirização?)
3 – Definir a infraestrutura necessária
4 – Definir o padrão mínimo de qualidade das digitalizações
5 - Elaborar classificação dos tipos de documentos a serem digitalizados para facilitar o trabalho dos
indexadores
6 – Definição dos procedimentos (limpeza, indexação, armazenamento, destino do papel, etc)
7 – Mensurar o tempo (deve-se levar em conta os recursos físicos e humanos)
Obs: É importante lembrar que a digitalização incide sobre dois tipos de documentos: o legado, que serve
apenas como acervo histórico, e o documento ainda ativo, que ainda está sendo analisado. Deve-se
destacar a maior importância de início para essa última classe.
2.4.2 – Padrão de digitalização
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A estipulação de um padrão de digitalização é necessária, pois vai refletir na usabilidade dos
arquivos. Não se pode deixar que cada documento digitalizado possua características muito diferentes um
do outro ao ponto de atrapalhar o sistema processual. Assim, mister se faz estabelecer os seguintes
critérios:
- Relação bytes / página (arquivo texto)
- Bytes por arquivo
- Resolução mínima e máxima de digitalização
- Nível de contraste e uso do preto e branco
- Uso do OCR
Obs: Pode-se colocar algumas validações no sistema para que ele não aceite documentos digitalizados
fora do padrão.
Obs: Embora haja esse padrão, algumas vezes determinados documentos precisam de um tratamento
diferenciado, porém deve ser exceção.
2.4.3 – Documentos não digitalizáveis
Além de regulamentar a digitalização, é necessário deixar bem claro tudo aquilo que não pode ser
digitalizado. Documento não digitalizável é todo aquele documento que por sua característica física é
impossível ser submetido à digitalização ou torna-se inviável por critérios técnicos. Exemplos: camisa,
boné, banner, faixa, etc. É necessário existir uma normativa do tribunal explicando o que se considera um
documento desse tipo, para que os usuários externos não tenham dúvidas. O sistema de processo
eletrônico deve permitir que tais documentos deem entrada no protocolo e sejam arquivados em local
específico. No processo ao qual ele faz parte do conjunto probatório, deve existir alguma indicação sobre
a presença de tal documento. Deve ser da responsabilidade do usuário externo o encaminhamento dos
documentos não digitalizáveis para serem armazenados na sede do tribunal. No momento da
protocolização no sistema, pode o usuário indicar quantos documentos não digitalizáveis ele pretende
entregar fisicamente.
Informações básicas de um documento não digitalizável:
- Número do protocolo
- Processo ao qual faz referência
- Descrição do documento
- Localização (onde está armazenado no tribunal)
2.4.4 – Guarda dos documentos digitalizados
Os papeis que são digitalizados devem ser devolvidos aos jurisdicionados ou o tribunal deve
guardá-los?
Opinião 1: O tribunal deve devolver imediatamente a documentação digitalizada, haja vista que não há
mais necessidade de guarda, pois com a digitalização e a posterior assinatura eletrônica do documento há
a presunção de veracidade do arquivo. Os papéis devem ficar disponíveis para o jurisdicionado coletá-los,
caso haja dissidia, tais documentos podem ser expurgados.
29
Opinião 2: O tribunal deve guardar a documentação digitalizada até o trânsito em julgado do processo.
Nessa hipótese, ocorre um resguardo quanto a qualquer discussão de erro na digitalização.
Opinião do TCE-PB: Não há necessidade de guarda pelo tribunal dos documentos que são digitalizados,
haja vista que cabe ao interessado a comprovação de qualquer erro. Como a guarda dos documentos é
responsabilidade do jurisdicionado, é incumbência dele atestar qualquer incoerência. Não há necessidade
de arcar com esse ônus. A assinatura eletrônica do servidor incumbido pela digitalização dá todo o valor
legal.
Obs: Pode-se adotar uma terceira opção quando se tratar de digitalização de documentos recentes.
Poderia o tribunal emitir uma normativa que determine que ele apenas receberá cópias dos documentos
em papel, pois eles serão imediatamente descartados após a digitalização.
2.4.5 – Ônus da digitalização
Com relação à responsabilidade da digitalização, é interessante levantar alguns questionamento:
Com a implantação do processo eletrônico, pode-se não receber mais pape? Ou seja, qualquer
necessidade de digitalização fica a cargo do usuário? Comporta exceção?
Opinião 1: Há a necessidade de receber ainda papel, pois não pode dificultar o direito de peticionamento.
Assim, caso um advogado venha na sede do tribunal de posse da documentação em papel, deve-se recebêlo para depois digitaliza-lo. Nessa hipótese, o ônus da digitalização fica a cargo do tribunal.
+
-
O interessado possui mais de um meio de protocolização
Ônus da digitalização com o tribunal
Duplo procedimento
Opinião 2: Não deve-se receber nenhum documento em papel para os processos eletrônicos, pois o forma
do ato é eletrônico. Não há o que se falar em supressão do direito de peticionamento, pois vai estar
disponível o meio eletrônico. Fazendo-se uma analogia com o meio físico, hoje o jurisdicionado não
possui outra forma de peticionar que não seja o papel. Da mesma forma, com os processos eletrônicos a
única forma de peticionar vai ser eletrônica, que, aliás, facilita o trabalho e diminui os custos. Nessa
hipótese, o ônus da digitalização fica a cargo do interessado.
Obs: O tribunal pode fornecer um serviço de digitalização para os usuários, porém apenas como uma
faculdade. O interessado pode utilizar-se da estrutura de digitalização do órgão, mas a entrega dos
documentos para esse setor não corresponde à protocolização do documento. Seria uma espécie de
facilitação que o tribunal estaria dispondo. Após a digitalização, o usuário protocoliza diretamente no
sistema.
Obs: Deve-se lembrar que se o sistema de processo eletrônico adotar a assinatura eletrônica por login e
senha, nem todos os interessados de um processo poderão de início possuir acesso ao sistema. Para esses
casos, pode-se ou abrir a exceção de receber o documento em papel para posteriormente ser digitalizado,
ou pode-se solicitar que se habilite no sistema e encaminhe a documentação em meio eletrônico.
+
Procedimento único
Ônus da digitalização com o tribunal
30
-
Limitação no meio de protocolização
Opinião do TCE-PB: Como o processo de implantação do processo eletrônico está sendo de forma
gradativa, temos a seguinte realidade:
Processo em papel: recebe exclusivamente em papel.
Processo eletrônico: recebe, em regra, apenas em meio eletrônico. Interessados não cadastrados no
sistema podem protocolizar documento em papel. Estamos aceitando a entrada de documentos em papel
quando há possibilidade de envio pelo sistema em caráter temporário até que o sistema esteja mais
difundido. A partir de determinada data essa opção será cancelada.
2.4.6 – Metadados das digitalizações
A digitalização não contempla simplesmente a transposição de meios, pois ela envolve diversas
técnicas e informações. Dentro do contexto de um documento digitalizado, é relevante ter um padrão
mínimo de informações, tais como:
- Categoria do documento (obrigatório)
- Observação do documento
- Número protocolo associado (obrigatório)
- Quantidade de páginas
- Tamanho
- Data do documento
- Data da digitalização (obrigatório)
- Responsável pelo conteúdo (obrigatório)
- Responsável pela digitalização (obrigatório)
31
2.5 – Outros aspectos técnicos
Além dos aspectos normativos, infraestrutura, certificação digital e digitalização há uma série de
problemas tecnológicos na implementação da solução de um processo eletrônico. Pode-se citar os
seguintes exemplos:
- Tipos de arquivos eletrônicos recebidos
- Quantidade e tamanho dos arquivos recebidos
- Publicidade dos documentos
- Várias referências de um documento eletrônico
- Habilitação dos advogados e demais representantes
- Tratamento de PDF
- Paginação
- Exibição dos documentos eletrônicos
- Forma de armazenar os documentos eletrônicos
- Classificação dos documentos eletrônicos pelos usuários externos
- Automação de atos cartorários
- Achados de auditoria eletrônicos
2.5.1 – Tipos de arquivos eletrônicos recebidos
Será necessário definir os tipos (extensões) de documento eletrônico que o sistema processual
trabalhará. Embora saibamos que o uso do meio digital abre portas para o uso de formatos novos, é
necessário fazer uma avaliação a respeito da viabilidade do uso de arquivos multimídia. Hoje, qualquer
ato processual é escrito, ou seja, representado por caracteres alfabéticos sob um suporte. O que mudará no
novo processo é o tipo de suporte, que antes era o papel, passará para o meio eletrônico. Embora haja essa
mudança, a comunicação permanecerá escrita no meio eletrônico. Assim, em regra serão utilizados
documentos em formato de texto, porém nada impede que se utilizem arquivos de áudio e vídeo, pois as
características do processo eletrônico os conferem a mesma validade jurídica dos documentos textuais.
Verifica-se o uso do arquivo PDF (Portable Document Format) como um padrão entre os órgãos
públicos.
Opinião 1: Trabalhar com apenas um tipo de documento eletrônico textual. De preferência o PDF.
+
Padronização no tratamento dos arquivos
Facilidade de uso
Necessidade de armazenamento moderado
-
Subutilização dos recursos eletrônicos
Opinião 2: Trabalhar com vários tipos de documentos eletrônicos textual.
+
-
Liberdade de escolha do formato do documento digital
Necessidade de armazenamento moderado
Dificuldade de tratar vários tipos de arquivos
Dificuldade no uso
Subutilização dos recursos eletrônicos
32
Opinião 3: Trabalhar com tipos de documentos eletrônicos textuais e multimídias. Ex: vídeo de
julgamento, petições em áudio, achados de auditoria em vídeo.
+
-
Liberdade de escolha do formato do documento digital
Facilidade de acesso à informação no formato multimídia
Alta necessidade de armazenamento
Alto uso da banda de rede
Opinião do TCE-PB: Acreditamos que a melhor opção é a primeira, pois facilita o tratamento e o
manuseio dos documentos eletrônicos. Possibilitar que os usuários utilizem vários tipos de documentos
textuais (.doc, .txt, .rtf, .pdf) só dificulta a visualização e o desenvolvimento do sistema sem haver um
significativo ganho. No tocante a terceira opção, ela se mostrará mais vantajosa se houver infraestrutura
de armazenamento de dados e de rede compatíveis com o fluxo de documentos multimídia.
2.5.2 – Quantidade e tamanho dos arquivos recebidos
Essa questão técnica afeta todos os módulos de um sistema de processo eletrônico. O tamanho dos
documentos eletrônicos, assim como a sua quantidade no sistema informático vai determinar a qualidade
e a forma com que os usuários vão manipular os processos. Por exemplo, quanto mais fragmentada for
uma peça processual, menor será o custo de banda para transmiti-la e melhor será o seu carregamento,
porém, desencadeia um custo maior para o usuário que deverá abrir vários arquivos para um único ato
processual. Assim, pode-se vislumbrar uma série de cenários possíveis para o tratamento do envio dos
documentos eletrônicos partindo-se da existência ou não dos seguintes parâmetros:
1 – Limite no tamanho por arquivo: O sistema pode ou não estipular um limite máximo de bytes para
cada arquivo.
+
Tempo de envio e resposta do sistema fica padronizado (melhora o controle)
Serve de orientação para o usuário
-
O usuário deve fracionar o conteúdo para se adequar ao tamanho
2 - Possibilidade de fracionamento: O sistema pode ou não permitir que o peticionamento seja
fracionado, ou seja, o usuário pode inserir vários arquivos para um único ato processual.
+
-
Estrutura melhor a informação
Racionaliza o envio de documentos
Dificulta o trabalho do usuário que envia, pois precisará fracionar o conteúdo
Dificulta o trabalho de quem manuseia o documento, pois precisará abrir vários documentos
3 - Limite de quantidade de arquivos fracionados por petição: Caso o sistema permita o fracionamento,
ele poderá ser restrito ou ilimitado, ou seja, o usuário fica livre ou não para fracionar a petição em quantos
subarquivos ache necessário.
+
Informação com um nível máximo de granularidade para evitar excessos
33
-
Facilidade no manuseio dos documentos
O usuário deve fracionar o conteúdo em vários arquivos até esse limite
Se for conjugado com o limite de bytes por arquivo, afeta o direito de petição
4 - Limite de quantidade global dos arquivos fracionados: Caso o sistema permita o fracionamento da
petição, ele pode limitar o número total de bytes, considerando o somatório dos subarquivos.
+
Impede o envio de documentos mal digitalizados
Serve de orientação para o usuário
-
Fere o livre direito de peticionamento
Com base nesses parâmetros, pode-se chegar aos seguintes cenários de envio de documentos
eletrônicos:
Exemplo:
Limite no tamanho de cada arquivo: 10 mb
Limite de quantidade global dos arquivos fracionado: 100mb
Limite de quantidade de arquivos fracionados por petição: 5
Possibilidade de fracionamento
Cenários
Premissas
Ex: Envio de
documentos
Não há limite no tamanho de cada arquivo
Cenário 1
Não há limite ao fracionamento
Não há limite global de tamanho na
somatória dos arquivos enviados
Não há limite no tamanho de cada arquivo
Há a possibilidade de fracionamento
Cenário 3
Não há limite ao fracionamento
Há limite global de tamanho na somatória
dos arquivos enviados
Não há limite no tamanho de cada arquivo
Cenário 4
Defesa 1.pdf (10mb)
Defesa 2.pdf (50mb)
Defesa 3.pdf (10mb)
Defesa 4.pdf (5mb)
Defesa 5.pdf (15mb)
Defesa 6.pdf (5mb)
Defesa 7.pdf (5mb)
O usuário possui a liberdade de
fracionar em quantos arquivos ele
quiser, onde cada arquivo pode ter
qualquer tamanho, porém deve respeitar
o limite global da petição. Nesse
exemplo, os arquivos da defesa 8 e 9
não podem ser enviados
Não há possibilidade de fracionamento
Há a possibilidade de fracionamento
Cenário 2
Defesa 1.pdf (10mb)
Defesa 2.pdf (50mb)
Defesa 3.pdf (10mb)
Defesa 4.pdf (5mb)
Defesa 5.pdf (15mb)
Defesa 6.pdf (5mb)
Defesa 7.pdf (5mb)
O sistema recebe apenas um arquivo por
peticionamento, independentemente do
seu tamanho. O usuário não pode fazer a
divisão em subarquivos.
O usuário faz a divisão de sua petição de
forma livre, ou seja, pode distribuir a
quantidade de bytes irrestritamente entre
os vários documentos que ele queira
criar, assim como não se preocupa com
o somatório de bytes de todos os
arquivos.
Defesa.pdf (100mb)
Não há limite no tamanho de cada arquivo
Há a possibilidade de fracionamento
Há limite ao fracionamento
Comentários
Defesa 8.pdf (10mb)
Defesa 9.pdf (5mb)
Defesa 1.pdf (10mb)
Defesa 2.pdf (50mb)
Defesa 3.pdf (10mb)
Defesa 4.pdf (5mb)
Defesa 5.pdf (15mb)
O usuário pode fracionar a sua petição
até a quantidade limite de arquivos que
o sistema permite. Dentro dessa
quantidade, ele pode dividir a carga de
bytes na forma que ele quiser, porém
deve respeitar o limite global de bytes.
34
Há limite global de tamanho na somatória
dos arquivos enviados
Defesa 6.pdf (5mb)
Defesa 7.pdf (5mb)
Defesa 8.pdf (10mb)
Defesa 9.pdf (5mb)
Há limite no tamanho de cada arquivo
Cenário 5
Não há possibilidade de fracionamento
Há limite no tamanho de cada arquivo
Há possibilidade de fracionamento
Não há limite ao fracionamento
Cenário 6
Não há limite global de tamanho na
somatória dos arquivos enviados
Há limite no tamanho de cada arquivo
Há possibilidade de fracionamento
Há limite ao fracionamento
Cenário 7
Defesa.pdf (100mb)
Há limite global de tamanho na somatória
dos arquivos enviados
Defesa 1.pdf (10mb)
Defesa 2.pdf (7mb)
Defesa 3.pdf (3mb)
Defesa 4.pdf (10mb)
Defesa 5.pdf (10mb)
Defesa 6.pdf (5mb)
Defesa 7.pdf (5mb)
Defesa 8.pdf (10mb)
Defesa 9.pdf (10mb)
Defesa 10.pdf (10mb)
Defesa 11.pdf (10mb)
Defesa 12.pdf (10mb)
Defesa 1.pdf (10mb)
Defesa 2.pdf (7mb)
Defesa 3.pdf (3mb)
Defesa 4.pdf (10mb)
Defesa 5.pdf (10mb)
Defesa 6.pdf (5mb)
Defesa 7.pdf (5mb)
Defesa 8.pdf (10mb)
Defesa 9.pdf (10mb)
Defesa 10.pdf (10mb)
Defesa 11.pdf (10mb)
Defesa 12.pdf (10mb)
No exemplo, os arquivos 6 e 7 não
poderiam ser enviados por atingir o
limite de fracionamento de arquivos (5),
enquanto que os arquivos 8 e 9 também
não podem ser enviados porque
ultrapassariam o limite global de bytes.
O usuário só pode enviar um arquivo e
este deve necessariamente estar dentro
do limite de bytes. Nesse caso, o arquivo
ultrapassaria o limite unitário de 10mb e
não seria enviado.
O usuário pode dividir sua petição em n
partes, porém cada parte deve respeitar o
limite unitário.
O usuário apenas pode enviar no
máximo 5 arquivos e cada um deles
deve respeitar o limite de 10 mb. Assim,
o limite total é de 50mb.
Além dos parâmetros elencados, a escolha do cenário mais adequado para se implantar no sistema
de processo eletrônico deve estar atenta aos seguintes pontos:
Validade jurídica da decisão: como se trata do direito de peticionamento, qualquer restrição pode ser alvo
de impugnação judicial. Alguns dos cenários elencados podem restringir o amplo direito de peticionar
(com limite total de bytes) ou mesmo dificultar a sua aplicação (imposição de limite de fracionamento).
Dessa forma, para a tomada dessa decisão é imprescindível a participação da assessoria jurídica.
Disciplina dos usuários: A forma como o sistema receberá os documentos eletrônicos vai influenciar a
qualidade desses. Por exemplo, quando há a possibilidade de fracionamento de arquivos e limite por
arquivo, em geral as petições ficam melhor agrupadas. Havendo limite global de bytes por petição, o
usuário tem mais cuidado na hora das digitalizações, ou seja, quando não há esse limite, a maioria das
digitalizações não é feita da melhor forma.
Viabilidade do sistema: A quantidade de arquivos e bytes trafegando em um sistema pode torná-lo
inviável. Após a decisão sobre o cenário que se irá implantar, é necessário ter uma infraestrutura de
hardware e software compatível, sob pena de ter um sistema que não seja funcional.
35
Ainda sobre a questão do envio de documentos em meio eletrônico, surgem as seguintes dúvidas:
Se for utilizado um limite de bytes, qual limite seria esse? Qual o critério para adotar esse limite?
Caso seja adotado algum cenário que contemple um limite de bytes, quem deve definir esse limite de
bytes deve ser o setor técnico, porém a sua definição fica sob a condição da infraestrutura de hardware e
software.
Se for fracionar um ato processual, qual o limite desse fracionamento? Esse limite será estático ou
dinâmico? Se for dinâmico, haverá um procedimento de autorização do aumento da quantidade e bytes
dos arquivos?
Caso seja adotado algum critério que contemple um limite de fracionamento de arquivos, quem deve
definir a quantidade de arquivos por petição também deve ser o setor técnico com base nas condições de
infraestrutura de hardware e software. Se o tribunal adotar um limite estático, o usuário deve
peremptoriamente se adaptar a ele, porém pode-se estipular um limite com cunho didático, ou seja, haverá
uma sugestão de que o peticionamento respeite determinado limite, pois assim os usuários tentariam se
adaptar a esse requisito, porém, no caso concreto, o usuário poderia enviar mais documentos do que o
limite inicial. Ainda para essa última hipótese, a prerrogativa de enviar acima do limite poderá ser
discricionária ou ficar na condição de liberação de um responsável, ou seja, o usuário solicitaria um maior
limite tendo por base uma impossibilidade técnica de reduzir seu conteúdo ao limite estipulado.
O sistema rejeitará a entrada de documentos fora do padrão? O sistema irá tratar os documentos para
que eles já entrem no formato padrão? Como diferenciar um documento grande de um documento mal
formatado?
O sistema pode rejeitar de plano os documentos eletrônicos enviados fora do padrão, ou, antes de receber,
pode-se fazer um tratamento nele (reduzir tamanho, passar OCR) com o intuito de adequá-lo ao padrão
estipulado. Caso o arquivo continue incompatível, ele será rejeitado.
Opinião do TCE-PB: Nós adotamos o cenário em que permite o fracionamento da petição em vários
arquivos até o limite de 20, sendo cada um de até 20mb. Embora haja essa restrição, no intuito de não
cercear nenhum direito, o usuário pode solicitar o aumento desses limites. Assim, conseguimos catequizar
o usuário a criar melhor seus arquivos, porém possibilitamos o envio de documentos maiores para não
haver nenhuma limitação ao peticionamento.
Obs: Vale lembrar também que essa decisão sobre a quantidade e limites dos documentos eletrônicos
devem ser normatizadas para dar uma maior segurança.
2.5.3 – Publicidade dos documentos
Questão bastante intrigante é a definição do grau de publicidade dos documentos, pois desencadeia
o ajuste de alguns conflitos de direitos. Em regra, todo ato administrativo é público e deve ser ampla a sua
publicidade, porém alguns atos possuem um caráter tão pessoal que a publicação de uma informação pode
ferir outros direitos. Dessa forma, é imprescindível possuir regras bem definidas quanto a existência ou
36
não de limites à publicidade dos processos dos tribunais de contas. De início, deve-se criar níveis de
publicidade de acordo com os grupos de usuários do sistema processual.
A publicidade dos documentos eletrônicos deve ser igual a dos em meio físico?
Opinião 1: Sim, pois nada muda com simples transferência de meio.
Opinião 2: Não, pois com o uso do meio eletrônico a informação se potencializa, ou seja, é mais fácil
encontrar e divulgar informações, pois há uma probabilidade maior de busca por conteúdo.
A publicidade dos documentos é plena?
Opinião 1: Sim, pois trata-se de um processo administrativo que toda a sociedade tem legitimidade para
acompanhar.
Opinião 2: Não, pois a publicidade é uma regra que comporta exceções quando fundamentadas. No caso
dos processos dos tribunais de contas pode-se constatar a necessidade de restrição do nível de publicidade
dos autos quando verificado que a matéria pode ferir direitos pessoais, ou mesmo pode prejudicar o
próprio desenrolar do processo. Vale salientar que as limitações à publicidade devem possuir um caráter
temporário, pois tratam de matéria pública, ou seja, qualquer restrição deve perdurar por certo tempo, mas
nunca em caráter definitivo. Por exemplo, um processo em que a publicidade é mitigada enquanto dura a
sua análise, deverá tornar-se totalmente público quando do seu julgamento final.
Opinião do TCE-PB: Partindo-se da premissa que a segunda opinião é a mais adequada, verifica-se a
necessidade de se criar níveis de publicidade de acordo com os grupos de usuários do sistema processual.
Nível 1 – Autor do documento
Apenas o autor do documento visualiza o seu conteúdo. Esse nível persistirá enquanto o documento ainda
possa ser alterado/corrigido.
Nível 2 – Setor do documento
O documento fica visível para todos os usuários do setor do autor do documento. Em geral, esse é o
momento em que o documento é validado e confirmado.
Nível 3 – Tribunal
O documento fica visível para todo o órgão, pois se presume que já foi devidamente revisado.
Nível 4 – Interessado no processo
O documento fica visível para as pessoas arroladas no processo (gestor, contador, assessor técnico,
advogado habilitado, ou qualquer outra pessoa que participe diretamente no processo).
Advogado não habilitado terá acesso aos processos?
Opinião 1: Sim, pois é um direito de todo advogado a ter acesso aos processos.
Opinião 2: Não, pois nos processos dos tribunais de contas há necessidade de manter o sigilo de algumas
informações até determinado momento. A abertura dessa prerrogativa pode ensejar o uso indevido de
informações que estão no processo.
37
Opinião do TCE-PB: O sistema processual apenas possibilita que o advogado habilitado possa visualizar
os documentos enquanto ele não for público. Estamos estudando a possibilidade de liberar um acesso do
advogado não habilitado, porém com algumas restrições (Ex: pedido de solicitação de acesso ou limitação
do acesso dentro do prédio do tribunal)
Nível 5 – Sociedade
O documento torna-se totalmente público.
Obs: Cada nível é incremental, ou seja, o nível mais alto contempla os critérios de publicidade dos níveis
mais baixos.
Obs: Pode-se acrescentar a permissão de acesso aos documentos para outros órgãos públicos. Ex:
Ministério Público Estadual. No caso do TCE-PB, o MP tem acesso aos autos a partir da elaboração do
relatório técnico de análise da defesa.
Exemplo de publicidade
Nível 1 – Autor do documento
Nível 2 – Setor do documento
Nível 3 – Tribunal
Nível 4 – Interessados do processo
Nível 5 – Sociedade
Relatório
Defesa
Relatório
Defesa
Defesa
Defesa
Defesa
Despacho
Despacho
Despacho
Despacho
Relatório
Técnico
Relatório
Técnico
Relatório
Técnico
Relatório
Técnico
Relatório
Técnico
Relatório
Técnico
Relatório
Técnico
Documentos
Iniciais
Documentos
Iniciais
Documentos
Iniciais
Documentos
Iniciais
Documentos
Iniciais
Documentos
Iniciais
Documentos
Iniciais
Documentos
Iniciais
Início do
Processo*
Elaboração do
Relatório
Técnico
Revisão do
Relatório
Técnico
Relatório
Técnico
Revisado
Citação dos
interessados
Envio das
defesas
Elaboração do
Relatório de
Defesa
Revisão do
Relatório de
Defesa
Fluxo Processual
38
Decisão
Recurso
Recurso
Recurso
Decisão
Decisão
Decisão
Despacho
Despacho
Despacho
Despacho
Parecer
MPjTCE
Parecer
MPjTCE
Parecer
MPjTCE
Parecer
MPjTCE
Parecer
MPjTCE
Parecer
MPjTCE
Relatório
Defesa
Relatório
Defesa
Relatório
Defesa
Relatório
Defesa
Relatório
Defesa
Relatório
Defesa
Relatório
Defesa
Defesa
Defesa
Defesa
Defesa
Defesa
Defesa
Defesa
Despacho
Despacho
Despacho
Despacho
Despacho
Despacho
Despacho
Relatório
Técnico
Relatório
Técnico
Relatório
Técnico
Relatório
Técnico
Relatório
Técnico
Relatório
Técnico
Relatório
Técnico
Documentos
Iniciais
Documentos
Iniciais
Documentos
Iniciais
Documentos
Iniciais
Documentos
Iniciais
Documentos
Iniciais
Documentos
Iniciais
Relatório de
Defesa
Revisado
Elaboração do
Parecer do
MPjTCE
Parecer do
MPjTCE
finalizado
Intimação para
Julgamento
Julgamento
Envio de
recurso
Julgamento do
recurso
Fluxo Processual
Assim, pode-se resumir que o controle de publicidade dos documentos deve ser por documento.
Cada arquivo deve ter um nível de acesso associado que varia conforme o andamento processual. Devem
ser mapeados os eventos que desencadeiam as mudanças dos níveis de publicidade.
Ex:
Anexação do Relatório
Relatório
Técnico
Autor
Revisão do Relatório
Relatório
Técnico
Autor
Setor
Citação dos interessados
Julgamento
Relatório
Técnico
Relatório
Técnico
Autor
Setor
Tribunal
Autor
Setor
Tribunal
Interessados
Relatório
Técnico
Autor
Setor
Tribunal
Interessados
Sociedade
39
2.5.4 – Várias referências de um documento eletrônico
A pluralidade de referências aos documentos eletrônicos pode ser entendida como o procedimento
necessário para que um mesmo documento eletrônico seja parte processual em mais de um processo. No
mundo físico, quando há a necessidade de que determinado documento faça parte de mais de um
processo, pois ele serve de subsídios a vários, ele é fotocopiado e anexado em quantos processos houver
necessidade. No caso dos documentos eletrônicos, pode-se resolver essa questão de duas formas:
Opinião 1: O documento eletrônico é copiado para cada processo, ou seja, haverá um cópia do arquivo
associado a cada processo.
+
Fácil implementação
-
Aumento do armazenamento de dados
Copia o arquivo
Processo
A
Arquivo 1.pdf
Copia o arquivo
Processo
B
Arquivo 1.pdf
Arquivo 1.pdf
Copia o arquivo
Processo
C
Arquivo 1.pdf
Opinião 2: Continuará a existir apenas um arquivo, porém o sistema terá várias referências de processos
que o utilizam.
+
Armazenamento de um único arquivo
-
Implementação mais complexa
40
Chama o Arquivo 1.pdf
Processo
A
Referëncia ao Arquivo 1.pdf
Chama o Arquivo 1.pdf
Processo
B
Arquivo 1.pdf
Referëncia ao Arquivo 1.pdf
Chama o Arquivo 1.pdf
Processo
C
Referëncia ao Arquivo 1.pdf
Opinião do TCE-PB: Foi adotada a segunda opção por ser aquela que melhor dimensiona o
armazenamento dos dados, porém é interessante ressaltar que essa solução induz a consequência que para
um processo eletrônico teremos arquivos pdf que são apenas dele e outros que são compartilhados por
vários processos. A dificuldade é controlar essas multireferências a um único arquivo e também possuir
um registro de paginação para o arquivo com relação a cada processo (caso seja adotada a paginação geral
do processo eletrônico). Outro ponto a se salientar é que na necessidade de exportação do processo
eletrônico para uma mídia (Ex: cópia do inteiro teor do processo eletrônico para um cd), deve-se sempre
substituir a referência do arquivo pelo próprio arquivo.
2.5.5 – Habilitação dos advogados e demais representantes
Os interessados dos processos podem atuar diretamente ou através de representantes. Cada
interessado pode habilitar um ou vários representantes (advogado ou assessor técnico) por processo. Um
representante, por sua vez, pode representar vários interessados em um único processo. A problemática
reside na forma de habilitação desses representantes:
Opinião 1: A habilitação dos representantes é feita pelo próprio representado que confere esse direito
diretamente no sistema.
41
+
Apenas os habilitados podem ter acesso ao processo
-
Necessidade habilitação prévia ao peticionamento
Opinião 2: O próprio representante envia a procuração que lhe outorga poderes. Nesse caso, o
documento eletrônico pode ser assinado digitalmente (certificado digital pela ICP-Brasil) ou pode ser uma
digitalização de um documento em papel que seja assinado digitalmente pelo próprio representante
atestando-lhe a veracidade das informações. Nesse caso, o representante envia a documentação e o
tribunal a considera como verídica de plano para que o sistema libere o peticionamento. Eventual
irregularidade ou nulidade da procuração será analisada posteriormente.
+
-
A habilitação pode ser feita a qualquer momento e independe do acesso do representado ao sistema
Possibilita que advogados e assessores técnicos habilitem-se em qualquer processo, pois a
verificação é posterior
Opinião do TCE-PB: Foi adotada a segunda opção, pois se constatou que o ato de outorga de procuração
diretamente pelo interessado engessava o procedimento. Na prática os interessados ainda utilizam
procurações em papel que ficam na posse dos advogados. Quando há a necessidade de peticionamento, o
advogado, como já está na posse da procuração, efetua a habilitação e, o envio dos documentos em
seguida.
Obs: As habilitações devem possibilitar o subestabelecimento com ou sem reserva de poderes.
Obs: O Estatuto da OAB em seu § 1º art. 5º estabelece que o advogado pode peticionar sem a devida
procuração, quando afirmar urgência e apresentá-la dentro de 15 dias.
2.5.6 – Tratamento de PDF
Considerando que a maioria dos sistemas de processo eletrônico trabalha com arquivos pdf, faz-se
necessário ter alguns cuidados com o uso desse formato. É interessante que o sistema de processo
eletrônico efetue determinadas validações para se aferir se um arquivo é válido ou não.
Validações no momento do envio de um documento pdf:
1 – Verificar se o arquivo está corrompido
2 – Verificar se o arquivo está em branco
3 – Verificar se o tamanho do arquivo está dentro do limite permitido (quando houver limite)
4 – Verificar se o arquivo está protegido
5 – Verificar se o arquivo contém vírus
6 – Passar OCR
7 – Colocar no padrão de visualização
Assim, no momento que o usuário externo envia um arquivo pdf, o sistema fará essas validações
antes de aceitar o documento. Vale salientar que após as validações é necessário que o usuário analise o
documento e ateste que ele não foi alterado pelo sistema ao ponto que tenha perdido informações. Essa
42
precaução se faz necessária, pois o ato de passar o OCR pode mudar a legibilidade do documento, fato
que atrapalharia a qualidade da informação.
Outro ponto que pode ser tratado no pdf é a questão da representação da assinatura eletrônica.
Opção 1: Não há necessidade de representação gráfica da assinatura eletrônica dentro do próprio
documento pdf, pois essa assinatura deve estar em outro arquivo.
+
Coerência com o paradigma eletrônico
-
Dificuldade do usuário em entender que a assinatura digital está em outro arquivo
Opção 2: Uso da representação gráfica da Adobe quando utilizada a assinatura digital por certificado da
ICP-Brasil.
+
Fácil identificação gráfica
Semelhança com o mundo físico
-
Uso da forma de assinatura digital da adobe que hoje não é considerada o padrão
Opção 3: Uso de uma representação gráfica da assinatura (carimbo) colocado no arquivo pdf. Essa opção
serve para os casos de assinatura eletrônica por login e senha ou certificado digital.
+
Fácil identificação gráfica
Semelhança com o mundo físico
-
Necessidade de manipulação do pdf para acrescentar o carimbo
Opção 4: Uso de uma representação gráfica (digitalização da assinatura de cada usuário) colocado no
arquivo pdf. Essa opção serve para os casos de assinatura eletrônica por login e senha ou certificado
digital.
+
-
Fácil identificação gráfica
Semelhança com o mundo físico
Necessidade de manipulação do pdf para acrescentar a imagem da assinatura
O usuário pode continuar achando que a representação gráfica da assinatura é que dá a validade
jurídica do documento
Opinião do TCE-PB: Embora saibamos da real desnecessidade do documento eletrônico possuir uma
marca de assinatura, é interessante criar alguma representação no próprio documento que facilite a
identificação de quem assinou o documento. Poderia complicar muito a usabilidade do sistema o fato de
existir uma operação separada para identificar o assinante de um documento.
43
2.5.7 – Paginação
A numeração de folhas é um procedimento essencial ao mundo físico, pois garante que nenhuma
folha seja suprimida e possibilita a referência no texto. No mundo virtual, por sua vez, a paginação perde
aquela primeira função, pois os mecanismos de assinatura eletrônica já garantem a integridade do
documento. Apenas sobrevive a necessidade da paginação no tocante ao referenciamento textual. Assim,
surge a seguinte dúvida no uso da paginação dos documentos eletrônicos:
É necessário existir uma paginação contínua para os documentos de um processo eletrônico?
Opinião 1: Sim, pois o processo eletrônico segue a lógica do físico. A existência de uma paginação
contínua ajuda na referência textual e é mecanismo que impede a inserção de documentos no meio do
processo. A numeração da página deve ser inserida no documento.
+
Facilita a referência textual
Mais um mecanismo que impede a entrada de arquivos no meio do processo
-
Implementação mais complexa
Processo
Doc.1
Pag.1
Pag.2
Pag.3
Doc.2
Pag.4
Pag.5
Doc. 3
Doc.4
Pag.6
Pag.7
Pag.8
Doc.5
Pag.10
Doc.6
Pag.11
Pag.12
Pag.9
Exemplo de referenciação: “Conforme comprovante de pagamento nas folhas 7 e 8”.
Opinião 2: Não, pois no âmbito eletrônico não há necessidade dessa burocratização. Os documentos são
referenciados conforme a sua paginação, ou seja, cada documento iniciará com a página 1. Assim,
qualquer referência deve iniciar identificando o arquivo para posteriormente identificar a página. Nessa
hipótese, utiliza-se como referência da página a numeração informada pelo aplicativo que abre o arquivo
de texto.
+
-
Fácil implementação
Dificulta a referência textual
O sistema de processo é que controla a entrada de documentos no meio do processo
44
Processo
Doc.1
Pag.1
Pag.2
Doc.2
Pag.1
Doc. 3
Doc.4
Pag.1
Pag.1
Pag.2
Pag.2
Pag.3
Doc.5
Pag.1
Doc.6
Pag.1
Pag.2
Pag.3
Exemplo de referenciação: “Conforme comprovante de pagamento nas folhas 1 e 2 do documento 4”.
Opinião do TCE-P: Nós iniciamos o processo eletrônico utilizando a paginação unitária do processo,
porém estamos verificando um alto grau de complexidade na implementação dessa solução, pois é
necessário um controle nos procedimentos de anexação/desanexação de documentos, assim como um
controle na inserção.
O que fazer com os documentos eletrônicos não textuais?
Não tratar os autos eletrônicos como compostos apenas por documentos paginados, mas sim por itens.
Cada item pode ser de qualquer tipo. O tipo de referenciação muda de acordo com o formato. Ex: arquivo
texto (paginação); vídeo (tempo).
Como paginar processos anexados quando for utilizada a paginação contínua?
Deve-se criar uma nova referência de paginação, ou seja, não se descarta a paginação originária do
arquivo anexado, mas cria-se uma nova com relação ao processo novo. Assim, cada documento do
processo originário possuirá duas referências de paginação.
Paginação do documento com referência ao processo A
Pag.1
Pag.2
Pag.3
Documento
Paginação do documento com referência ao processo B
Pag.7
Pag.8
Pag.9
45
2.5.8 – Exibição dos documentos eletrônicos
Para cada ato processual existe um documento eletrônico associado. Como o processo é uma
concatenação de atos, surgem as seguintes dúvidas:
Como visualizar os documentos eletrônicos? Deve-se abrir cada um isoladamente ou ter uma forma de
juntá-los?
Opinião 1:Abre-se cada documento de forma individual.
+
Fácil implementação
Melhor dimensionamento da banda de rede
-
Dificulta o manuseio do processo
Opinião 2: Junta-se todos os documentos eletrônicos em um único documento.
+
-
Melhor manuseio do processo
Maior uso da banda de rede
Implementação mais complexa
Opinião 3: Junta-se grupos de documentos do processo em um único documento. Ex: verificar todos os
relatórios técnicos de um processo. Nesse caso, não há uma visão unitária do processo, mas sim uma
visão por tipos de documentos. Quem deve escolher a forma de visualização é o usuário. Essa opção deve
ser conjugada com a hipótese de visualização individual dos arquivos.
+
Bom dimensionamento da banda de rede
Facilita o manuseio do processo
-
Implementação mais complexa
Opinião do TCE-PB: A opção 1 deve ser o padrão de qualquer sistema processual, pois ela se ajusta
melhor aos requisitos sistêmicos, porém, como forma de facilitar a usabilidade, pode-se implementar as
outras duas soluções.
2.5.9 – Forma de armazenar os documentos eletrônicos
Trata-se de uma questão bastante técnica da área de TI. O processo eletrônico em essência está
embasado no uso de arquivos eletrônicos, portanto é imprescindível tomar a decisão de como armazenálos da melhor forma.
Opinião 1: Armazenar os documentos eletrônicos no banco de dados da aplicação. Nessa opção, os
arquivos ficarão em campos BLOB do banco de dados
+
Facilita a programação
Maior segurança
-
Banco cresce exponencialmente
46
Dificuldade no backup do banco de dados
Pior desempenho com grande quantidade de arquivos e tamanho
Opinião 2: Armazenar os documentos eletrônicos em sistema de arquivos. Os arquivos são salvos em
pastas do sistema operacional. No banco de dados há apenas uma referência onde o arquivo está
depositado.
+
-
Acesso mais rápido
Melhor desempenho com grandes quantidades de arquivos e tamanho
Maior programação
Menor segurança
Opinião do TCE-PB: Nós adotamos o segundo posicionamento, pois foi preponderante a questão de que o
backup ficaria mais rápido, porém, foi necessário um esforço maior de codificação para garantirmos a
integridade dos documentos que são inseridos e jogados no sistema de arquivos..
2.5.10 – Classificação dos documentos eletrônicos pelos usuários externos
Sempre quando o usuário insere um documento eletrônico no sistema, cabe a ele categorizá-lo, ou
seja, associá-lo a um registro do rol de documentos, assim como pode acrescentar outras informações em
sua observação. Quando se trata de um usuário interno, não se vislumbra maiores problemas, pois os
procedimentos e conhecimentos já são bem difundidos, porém, quando são os usuários externos, a
realidade é outra. Muitas vezes o usuário externo não categoriza o documento da melhor forma, seja por
falta de conhecimento dos conceitos, ou por desídia. Assim, é necessário corrigir ou mitigar esse
problema.
Opinião 1: Criar um rol de classificação de documentos e disponibilizá-lo ao usuário quando no momento
do envio do documento eletrônico.
+
-
Padronização das classificações
Engessa as possibilidades de classificação dos documentos
Depende exclusivamente do usuário externo
Opinião 2: Criar um rol de classificação de documentos e disponibilizá-lo ao usuário quando no momento
do envio do documento eletrônico, porém o documento, após a sua protocolização, passará por uma
revisão para saber se a sua classificação correspondo com o seu teor.
+
-
Maior confiabilidade da informação
Padronização das classificações
Engessa as possibilidades de classificação dos documentos
Exigência de mais um procedimento
Opinião 3: Deixar que o usuário classifique seu documento de forma aberta.
+
Flexibilidade para o usuário
47
-
Falta de padronização das classificações
Menor confiabilidade da informação
Opinião do TCE-PB: Adotamos a opção 1 e a 3, pois o usuário externo deve classificar o tipo do seu
peticionamento dentro de um rol predetertimando, porém, pode adicionar anexos ao seu peticionamento
cuja descrição é livre.
2.5.11 – Automação de atos cartorários
Alguns atos processuais possuem caráter apenas cartorário, ou seja, eles exprimem um
acontecimento no processo. Não há carga valorativa na sua produção, portanto não há necessidade de
trabalho intelectual. Pode-se citar como exemplo desses atos as certidões de juntada de documento, de
publicação, de final de prazo. No bojo do processo eletrônico, surge a seguinte dúvida:
Há a necessidade de se expedir esses atos? Os atos cartorários podem ser automatizados pelo sistema? É
necessária a intervenção humana?
Opinião 1: Não há mais necessidade de formalização de documentos de atos cartorários no âmbito do
processo eletrônico, pois os fatos que eles atestam já possuem registro no banco de dados do sistema. Por
exemplo, uma certidão de juntada de processos (arquivo pdf que afirma tal fato) pode ser suprimida pela
informação no sistema de que os processos foram juntados. Dessa forma, há uma substituição do
documento em pdf por um registro no banco de dados.
+
Celeridade processual
Impessoalidade
-
O processo eletrônico fica formado por arquivos pdf e registro de banco de dados
Opinião 2: É interessante manter tais certidões em documentos eletrônicos, porém não há a necessidade
de que haja a intervenção humana para tal. Assim, o próprio sistema criaria os arquivos em pdf e juntaria
ao processo.
+
Celeridade processual
Impessoalidade
-
Falta de validação humana no ato
Obs: É importante lembrar que a legislação do Tribunal não deve restringir a prática de tais atos a
determinados cargos ou pessoas.
Opinião 3: O sistema geraria todas as certidões, porem elas ficam pendentes de uma validação humana.
Apenas com a assinatura do responsável é que a certidão terá valor jurídico.
+
Validação humana
-
Burocratização de um ato automatizado
48
Opinião do TCE-PB: Foi adotada a terceira opção, pois a nossa legislação é expressa ao afirmar que
determinados atos cartorários é da competência do secretário. Como ainda não houve mudança na lei
orgânica, restou-nos esta opção.
2.5.12 – Achados de auditoria eletrônicos
Achados de auditoria são aqueles documentos comprobatórios que o técnico de controle externo
obtém in loco para servir de subsídios para o seu relatório. No mundo físico não há problema, pois os
documentos físicos são anexados no processo eletrônico. Por sua vez, quando se trata de um processo
eletrônico podem acontecer duas hipóteses:
1 – O técnico de controle externo traz achados de auditoria em papel
2 – O técnico de controle externo traz achados de auditoria em meio eletrônico
Na primeira hipótese, não há problema, pois entraria na regra geral de digitalização, ou seja, o
técnico voltaria para o tribunal e solicitaria a digitalização da documentação para posteriormente ser
anexada ao processo eletrônico. Na segunda hipótese, porém, surgem as seguintes dúvidas:
Como o técnico trará os documentos eletrônicos? O técnico poderá pegar os documentos eletrônicos
diretamente ou solicitará que o jurisdicionado envie pelo sistema de processo eletrônico?
Opinião 1: O técnico imprime todo o conteúdo eletrônico e depois digitaliza para ser inserido no processo
eletrônico.
+
-
Não necessita de nenhum novo aparato informático
Incompatível com os procedimentos do processo eletrônico
Incoerência no ato de imprimir para depois digitalizar
Opinião 2: O técnico de controle externo habilita que o sistema de processo eletrônico receba a
documentação.
+
-
Resolve o problema da autenticação, pois o próprio jurisdicionado pode enviar os arquivos.
Fica dependente da disponibilidade de internet no local da inspeção. Se não for possível enviar
naquele momento.
Opinião 3: O técnico de controle externo gera uma certidão (papel) com os códigos hash’s de cada
documento e pede que o responsável pela documentação a assine. Essa certidão deve ser gerada por um
aplicativo desktop desenvolvido pelo tribunal para que o técnico leve consigo nas inspeções. Uma vez
garantida a integridade dos documentos eletrônicos, será necessário copiar os arquivos para algum tipo de
mídia para ser levada à sede do tribunal para uma futura inserção no sistema
+
-
Resolve o problema da autenticação, pois o próprio jurisdicionado assina a relação dos documentos
eletrônicos entregues com o seus respectivos hash.
Não é dependente da disponibilidade da internet no local da inspeção
Necessidade de criação de um sistema informático especialmente para a geração da certidão
Necessidade e um controle em papel de documentos eletrônicos
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Opinião TCE-PB: A melhor forma de atacar esse problema é adotar as medidas da opção 2 e, se possível,
conjugar com as medidas da opção 3. Na verdade, essas duas opções são complementares, assim o
técnico, por via de regra, solicitaria que o jurisdicionado colocasse os documentos eletrônicos diretamente
no sistema, porém, caso haja impossibilidade de acesso ao sistema, ele utilizaria o aplicativo de geração
de certidão. Dessa forma, não haveria risco de atrasos no encaminhamento desses documentos.
Obs: Em regra, documentos eletrônicos dentro de computadores dos jurisdicionados são apenas indícios,
pois somente seriam documentos realmente comprobatórios se estiverem assinados eletronicamente.
3 – PROPOSTA DE COMPARTILHAMENTO
Conforme explicitado na introdução, não é objetivo deste documento e nem do Encontro Técnico
sobre Processo Eletrônico já identificar possíveis módulos de compartilhamento do processo eletrônico,
porém já é possível sugerir algumas ideias:
- Biblioteca de validação de documento eletrônico
- Biblioteca de assinatura eletrônica
- Política de segurança da Informação
3.1 – Biblioteca de validação de documento eletrônico
Verifica-se a necessidade de padronizar a entrada de documentos eletrônicos no sistema processual.
Muitas vezes o usuário externo encaminha documentos corrompidos, com vírus, mal estruturados, em
outro formato, protegidos ou de forma que dificulte a visualização. É perceptível que esse tipo de
problema é inerente a qualquer sistema processual eletrônico, pois não fica amarrado a nenhuma solução
específica. Seria possível desenvolver uma biblioteca em comum para todos os tribunais com o intuito de
fazer todas as validações possíveis na hora da entrada do documento.
Exemplo de validações padrões:
1 – Verificar se o arquivo está corrompido
2 – Verificar se o arquivo está em branco (arquivo textual)
3 – Verificar se o arquivo está no formato permitido
3 – Verificar se o tamanho do arquivo está dentro do limite permitido
5 – Verificar se o arquivo está protegido
6 – Verificar se o arquivo contém vírus
7 – Passar OCR (arquivo textual)
8 – Colocar no padrão de visualização (arquivo textual)
9 – Gerar hash do documento utilizando um algoritmo padrão
Assim, não seria interessante cada tribunal ter o ônus de criar essas validações, quando na verdade uma
biblioteca poderia ser disponibilizada para realizar essa tarefa no contexto de qualquer sistema.
50
3.2 – Biblioteca de assinatura eletrônica
Partindo-se da premissa que a assinatura eletrônica por certificado digital deve ser adotada no futuro
por todos os tribunais, poder-se-ia vislumbrar a criação de bibliotecas comuns de assinatura e validação
dos documentos eletrônicos. Não há necessidade de que cada tribunal se esforce para comprar ou para
desenvolver um assinador ou validador. É possível desenvolver uma biblioteca comum, onde o custo de
desenvolvimento, e principalmente de manutenção, ficariam diluídos entre os tribunais. O que se percebe
hoje é que aqueles tribunais que desenvolveram soluções próprias ficam com um grande ônus de sempre
manterem atualizadas as suas soluções quando há alguma mudança normativa a respeito do tema, ou
arcam com os custos de atualização de suas bibliotecas que foram terceirizadas. Dessa forma, criar-se-ia
um grupo de pessoas para tratarem especificamente dessa área e que disponibilizasse a biblioteca para
todos os tribunais.
3.3 – Política de segurança da Informação
Um ponto em comum para todos aqueles que ingressarem no gerenciamento de sistemas eletrônicos
é a questão da segurança da informação. Para cada setor de TI será necessário ter normas bem definidas
no tocante ao tratamento dos dados. Assim, como se trata de um requisito que abstrai o tipo de sistema
que se utiliza, é possível compartilhar as diretrizes e normas mínimas de segurança da informação.
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Anexo I – Proposta de separação normativa do processo eletrônico elaborado pelo TCE-PB
Lei Orgânica
DIÁRIO OFICIAL
ELETRÔNICO
PROCESSO
ELETRÔNICO
Regimento Interno
- Instituir o DOE como meio oficial de publicação.
- Determinar que o DOE seja assinado eletronicamente e
disponibilizado na internet.
- Subsidariedade do Diário do Estado.
- Direitos autorais.
- Condicionamento da vigência do DOE (Disposições
transitórias)
- Especificação do novo conceito de data da publicação
(Contagem de prazos)
-
- Determinar que os atos processuais e o envio de
informações podem ser feitos na forma eletrônica.
- Determinar a validade jurídica dos documentos eletrônicos.
- Determinar que as comunicações devem ser feitas de forma
eletrônica (Comunicações processuais)
- Condicionamento da vigência do Processo Eletrônico
(Disposições transitórias)
- Requisitos do Processo Eletrônico.
- Procedimentos
das
comunicações
processuais
eletrônicas.
- Vista pessoal.
- Exceções aos procedimentos eletrônicos.
- Protocolo Eletrônico.
- Prazo protocolo eletrônico.
- Prorrogação de prazos processuais devido a problemas.
- Validade jurídica dos extratos digitais e documentos
digitalizados pelo TCE.
- Argüição de falsidade de documento.
- Período de guarda dos documentos em meio físico.
- Regras de publicidade do Processo Eletrônico.
- Formas de proteção e conservação dos autos digitais.
- Forma de envio dos autos eletrônicos à outro órgão.
- Estabelecer a forma de adesão ao processo eletrônico.
- Determinar a manutenção de estrutura física do TCE para
dar suporte ao processo eletrônico.
Resolução
Requisitos tecnológicos do DOE.
Periodicidade da publicação.
Re-publicação.
Responsabilidades do conteúdo e forma do DOE.
Indicação dos responsáveis pela publicação.
Forma de suporte e manutenção.
Estabelecer o período de transição (Disposições
transitórias).
- Especificar a documentação
necessária para o cadastro de
usuário
do
processo
eletrônico.
- Especificar a forma dos dados
enviados para os sistemas do
TCE-PB.