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ROTEIRO DE PROCEDIMENTOS DE
COMPRAS E CONTRATAÇÕES PÚBLICAS
POR DISPENSA DE LICITAÇÃO
(LEI FEDERAL Nº. 8.666/93)
Cartilha de Procedimentos de Compras e Contratações Públicas
Sumário
Solicitante/Requerente .....................................................................................................
Grupo Administrativo ........................................................................................................
Setor Responsável pelas compras/ Prestação de serviços ..........................................
Setor de protocolo ............................................................................................................
Setor de Planejamento e Orçamento (ou setor equivalente) ...........................................
Assessoria Jurídica/CPL (ou setor equivalente) ..............................................................
Ordenador de despesas ...................................................................................................
Setor Financeiro (ou setor equivalente) ...........................................................................
Setor Administrativo (ou setor equivalente) .....................................................................
Setor Solicitante/Almoxarifado (ou setor equivalente) .....................................................
Setor Financeiro (ou setor equivalente) ...........................................................................
Ordenador de despesas ...................................................................................................
Setor Financeiro ...............................................................................................................
Conceituação ...................................................................................................................
Diretrizes ..........................................................................................................................
Legenda:
Dicas
Atenção
Observação
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Solicitante / Requerente
Formaliza uma solicitação para realização de despesa, especificando claramente
o que se pretende comprar/contratar.
Encaminha solicitação ao Setor Administrativo (ou setor equivalente).
Na solicitação deverá conter:
-
Justificativa da necessidade da aquisição ou serviços (art. 37 da Constituição Federal);
Descrição detalhada do que se pretende contratar;
Definição das quantidades a serem adquiridas ou etapas, quando se tratar de serviços;
Projeto básico e executivo, no caso de obras e serviços;
Cronograma de execução;
Finalidade pública;
Estimativa de custo total.
*Não é permitida a indicação de marca na solicitação para realização de despesa.
Grupo Administrativo (ou setor equivalente)
Recebe do solicitante/requerente a solicitação de realização de despesa.
Verifica a necessidade de aquisição do material ou realização dos serviços e encaminha a
solicitação ao setor reponsável pelas compras e/ou contratação de serviços.
Caso seja verificado que a solicitação poderá ser atendida pelo Grupo
Administrativo (ou setor equivalente) e que não haverá necessidade de abertura de
processo de despesa, o pedido deverá retornar ao solicitante/requerente com a
informação e previsão de atendimento.
Solicitação para realização de despesa¹ - Para melhor instruir o processo, é
recomendável inclusão de documentos, como: ofício, comunicação interna, e-mail, projeto
básico, croquis, estudos, laudos, contratos, prospectos, planilha de despesas, dentre
outros que venham a fundamentar e facilitar o entendimento do que se pretende adquirir ou
contratar.
Quando o Grupo Administrativo motivar a realização de uma despesa, o processo deverá
ser instruído com um Pedido de Autorização de Despesas PAD, que constitui um
instrumento de controle das despesas realizadas por uma Secretaria.
Nos casos em que a realização de uma despesa for motivada pelos demais setores da
Secretaria, essa solicitação deverá ser encaminhada ao GA, para abertura de um Pedido
de Autorização de Despesa PAD e posterior autuação do processo.
Todas as despesas decorrentes da solicitação deverão estar previstas na inicial ex.:
despesas com frete, impostos, arrecadação, etc...
No caso de contratação de prestação de serviços de pessoa física, deverá ser previsto, na
inicial, o acréscimo de 20% do valor total, referente ao pagamento de despesas com
Obrigações Patronais.
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Setor responsável pelas compras / Prestação de serviços
Após constatada a necessidade de realização da despesa, adequa a(s) especificação(s) do(s)
material(s) ou serviço(s) ao catálogo de especificações;
*Se preciso, negocia com o solicitante/requerente ajustes necessários.
Preenche o formulário Pedido de Orçamento (Anexo II) e o envia às empresas do ramo;
Após comprovação de compatibilidade com os preços de mercado, preenche Mapa
Comparativo (Anexo III), informando, por meio de despacho, a empresa que apresentou a
proposta com o menor preço;
*Sugere-se que, após realizado o pedido de orçamento, seja estipulado um prazo
máximo para obtenção de resposta, de acordo com a necessidade da despesa e,
caso não se obtenha no mínimo três orçamentos, deverá ser elaborado um
despacho, relatando e comprovando a dificuldade de coleta de orçamentos, por
meio de relatórios de fax enviados, e-mail ou documentos equivalentes.
*Também poderão ser utilizados para justificativa de preço de mercado pesquisa
na Internet, material de divulgação, sites oficiais de outros governos, etc.
Providencia a impressão das certidões de regularidade fiscal da empresa vencedora junto às
Fazendas Municipal, Estadual e Federal, INSS e FGTS;
Junta a solicitação de realização de despesa, a comprovação de preços de mercado, o Mapa
Comparativo, o despacho com a informação da empresa que apresentou menor valor, as
certidões e encaminha ao Setor de Protocolo, para autuação;
*Sugere-se que, no despacho, sejam informados os setores que o processo deverá
seguir, com as respectivas atribuições, para que se obtenha fluidez e agilidade no
procedimento se evitem tramitações desnecessárias.
*Exemplo de despacho: Ao Protocolo, para autuação, em seguida, ao Grupo de
Planejamento e Orçamento
GPO, para classificar despesa e verificar
disponibilidade orçamentária.
Informa, ainda, se já houve despesas dessa natureza no exercício vigente.
*As despesas que ultrapassem o limite de R$ 8.000,00 (oito mil reais) deverão ser
precedidas de licitação, na forma da Lei Nº 8.666/93. Por isso, é fundamental que
se informe, no processo, qual valor das despesas da mesma natureza que foram
realizadas durante o exercício vigente.
Os orçamentos deverão se referir ao mesmo objeto e deverão conter: papel timbrado com Razão Social
da empresa, CNPJ, endereço completo, telefone de contato e dados bancários.
As empresas consultadas deverão ter ciência da exigência de regularidade fiscal junto às receitas
municipal, estadual e federal, INSS e FGTS.
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Nos orçamentos, deverão ser observados aspectos, como: clareza, objetividade, concisão,
preço unitário, preço total, prazo de validade da proposta e data.
*Considerando os custos gerados por cada tramitação de um processo
protocolado, recomenda-se a autuação somente após comprovada a
necessidade e condições de realização da despesa.
Setor de Protocolo
Autua a solicitação, por meio de registro eletrônico;
Numera as páginas;
Encaminha ao Setor de Planejamento e Orçamento, para verificar disponibilidade
orçamentária, conforme solicitado no despacho anterior.
Setor de Planejamento e Orçamento (ou setor equivalente)
Analisa a conta de disponibilidade orçamentária do órgão;
Classifica a despesa;
Providencia reserva orçamentária e anexa ao processo;
Informa disponibilidade orçamentária, por meio de despacho (art. 14 da Lei 8.666/93);
Encaminha à Assessoria Jurídica, para informar amparo legal (art. 38, VI da Lei 8.666/93 e LC
nº 88/02).
*Quando não houver disponibilidade orçamentária, deverá ser solicitada a
suplementação, com base na análise do Quadro de Detalhamento de Despesas
QDD do órgão.
Assessoria Jurídica / CPL (ou setor equivalente)
*A caracterização legal para realização de uma pretendida despesa pode ser feita
pelo requerente, a fim de adequar a pretensão aos princípios pertinentes às
contratações públicas, tendo como base a Lei nº 8.666/93.
Analisa e informa o amparo legal, especificando se a despesa poderá ser dispensável,
inexigível ou qual modalidade deverá ser adotada;
Encaminha o processo para autorização do ordenador de despesa (art. 38 da Lei 8.666/93 e
art. 58 da Lei 4.320).
*As despesas que deverão ser precedidas de licitação ou se caracterizarem por
inexigibilidade deverão seguir um rito específico.
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Ordenador de despesas
Analisa o processo e, se de acordo, encaminha o processo para o Setor Financeiro com
autorização para emissão de Empenho.
*O ordenador de despesas poderá autorizar o valor que entender ser necessário,
podendo limitar o empenho da forma que for mais conveniente para a
administração.
*Nesta fase, é recomendável a autorização somente da emissão da nota de
empenho. A autorização de pagamento deverá ser feita somente após a
liquidação da despesa.
Nenhum empenho será processado sem autorização formal do ordenador
de despesas, sob pena de os agentes envolvidos sujeitarem-se a sanções
previstas em lei e em regulamentos próprios, sem prejuízo das
responsabilidades administrativa, civil e criminal que seu ato ensejar.
A autorização para realização de despesa e emissão empenho poderá ser
feita no mesmo ato e por meio de despacho ou Nota Técnica contendo
necessariamente as seguintes informações: nome da empresa favorecida;
valor a ser empenhado; objeto a que se refere; data da autorização e
assinatura do ordenador de despesa.
Setor Financeiro (ou setor equivalente)
Analisa o processo, observando:
Se o objeto do empenho corresponde à solicitação inicial;
A classificação da despesa e a informação de disponibilidade orçamentária dada pelo GPO;
Se consta comprovação de preços de mercado;
Se consta mapa comparativo de acordo com as propostas;
Se os valores conferem;
Se a autorização de empenho está de acordo com o solicitado;
Se a razão social e dados bancários da empresa estão corretos;
Se a empresa está cadastrada no SIAFEM;
Se a empresa possui reguralidade fiscal;
Se for contrato registrá-lo no sistema SIAFEM.
Classifica a despesa por subelemento;
Providencia emissão de empenho pelo SIAFEM; (art. 60 e 61 da Lei 4.320/64)
Observa as peculiaridades da contratação entre pessoas físicas e jurídicas;
Anexa a Nota de Empenho ao processo;
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Encaminha ao Setor Administrativo ou setor equivalente, para providências quanto à
contratação.
As despesas só poderão ser executadas após emissão de empenho, devidamente
autorizada pelo Ordenador de Despesa. Lei 4320/64 Art. 60 - "É vedada a
realização de despesa sem prévio empenho".
Setor Administrativo (ou setor equivalente)
Envia cópia da Nota de Empenho e/ou Ordem de Compra/Serviços (Anexo V) à empresa
vencedora, autorizando a compra ou a execução do(s) serviço(s);
Anexa Ordem de Compra/Serviço ao processo;
Envia processo ao setor solicitante/requerente, para acompanhamento da entrega dos
materiais ou execução dos serviços.
*A Ordem de Compras ou Serviços constitui-se num instrumento de autorização
para efetivar a entrega dos materiais ou a execução dos serviços. Nenhuma
despesa poderá ser efetivada sem a emissão da Ordem de Compras ou Serviços.
Setor Solicitante / Almoxarifado (setor equivalente)
Recebe o processo, verifica a conformidade do que se contratou, com base na Ordem de
Compra ou Ordem de Serviços (art. 73 e 76 da Lei 8.666/93);
Quanto se tratar de compras:
- Recebe o material;
- Registra a entrada;
- Atualiza planilha(s) de controle de estoque;
Quanto se tratar de serviços:
- Acompanha a execução dos serviços;
Atesta o recebimento do material no verso da Nota Fiscal (art. 63 da Lei 4.320/64);
Anexa Nota Fiscal, devidamente atestada, ao processo, e encaminha ao Setor Financeiro (ou setor
equivalente).
*Para melhor acompanhamento da execução dos serviços ou recebimento de
compras, deverá ser indicado, nos autos, um servidor capacitado para proceder à
análise de conformidade, com base na Ordem de Serviço ou Ordem de Compra.
*Para realização da análise, deverá ser observada a conformidade dos seguintes
aspectos: prazo de execução dos serviços ou entrega das mercadorias;
especificações técnicas; quantidades; padrões de qualidade.
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Procedimentos Internos do Almoxarifado
Após o recebimento dos materiais e atestação da nota fiscal, deve-se proceder a sua
estocagem, na seguinte forma: organizar os materiais em uma área apropriada, de forma a dar
o máximo de aproveitamento ao espaço, organizá-los agrupando-os por classes e datas de
recebimento e de acordo com sua movimentação em estoque. Observar normas técnicas
específicas para estocagem de materiais explosivos.
Os materiais poderão ser distribuídos por dois processos:
Fornecimento por pressão: É o processo onde o quantitativo a ser fornecido está previamente
estipulado, bem como o período.
Fornecimento por requisição: É o processo de fornecimento de material mediante a
apresentação de uma solicitação padronizada denominada Requisição de Material ao
Almoxarifado RMA.
Deverão ser adotados alguns procedimentos preliminares ao fornecimento por requisição.
São eles:
Verificar se a requisição encontra-se dentro dos padrões definidos pela instituição.
Analisar quantitativo solicitado, verificando se está normal para as necessidades do solicitante
e dentro da possibilidade do almoxarifado para o fornecimento.
Controlar o almoxarifado, para que evite desperdícios para a administração pública, cujos
principais objetivos são:
Evitar desvios/perdas, ocorridos por vencimentos do prazo de validade de produtos ou por
roubos.
Identificar os itens que apresentam baixa rotação e promover aumento em seu giro.
Auxiliar no momento da compra, informando os dados reais sobre o giro da mercadoria a ser
comprada, dentre outras.
Dentre outras.
Setor Financeiro (ou setor equivalente)
Analisa o processo, observando:
Se os documentos fiscais/faturas contêm discriminação clara e precisa do objeto contratado e seus
elementos, bem como os valores;
Se as notas fiscais ou faturas estão devidamente atestadas;
A validade dos documentos fiscais;
Se as notas fiscais contêm a data de emissão;
Se consta do processo a declaração emitida pelo servidor responsável informando que houve ingresso
no almoxarifado;
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A apuração dos valores dos tributos a serem retidos ao processo;
Emite e anexa Nota de Liquidação NL ao processo;
Envia processo ao Ordenador de Despesas, solicitando autorização de pagamento, por meio de
despacho.
Ordenador de despesas
Analisa o processo e, se de acordo, o encaminha ao Setor Financeiro, com autorização para
pagamento, posterior à liquidação da despesa. (art. 64 da Lei 4.320)
*A autorização de pagamento poderá ser feita por meio de despacho ou Nota
Técnica contendo necessariamente as seguintes informações: Nome da empresa
favorecida; valor a ser pago; objeto a que se refere; data da autorização e
assinatura do ordenador de despesa.
Setor Financeiro
Recebe e analisa o processo para pagamento, verificando:
Se a razão social da nota fiscal é a mesma do empenho;
Se os dados estão de acordo com a Ordem de Compras ou Serviços;
Se a nota fiscal foi atestada pelo setor competente;
Se for material, conferir se esse foi registrado no almoxarifado;
Se os valores estão corretos;
Se a empresa possui regularidade fiscal;
Os impostos a serem retidos (IR, INSS, ISS);
Liquida despesa, com base na Nota Fiscal atestada;
Emite Nota de Lançamento NL no Sistema SIAFEM;
Emite Nota de Programação de Desembolso PD no Sistema SIAFEM;
Providencia a solicitação de pagamento, por meio da Solexexpd
com o vencimento;
Imprime Relatório de Ordem Bancária
Sistema SIAFEM, de acordo
RE;
Colhe assinatura do Ordenador de Despesas no Relatório de Ordem Bancária
RE;
Executa o pagamento (art. 62 da Lei 4.320/64);
Providencia o arquivamento do processo no arquivo financeiro.
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* Ao final do dia, O GFS deve emitir o Relatório de Ordem Bancária RE, conferir
todas as ordens bancárias a serem pagas, colher a assinatura do ordenador de
despesas e enviá-la à instituição bancária.
*Quando se tratar de despesas contínuas, após o pagamento, o processo deverá
ser encaminhado ao Setor Administrativo (ou setor equivalente) para aguardar os
próximos ciclos de execução, liquidação e pagamento.
*No caso de contratação de prestação de serviços de pessoa física, após o
pagamento das despesas provenientes de obrigações patronais e recolhimento de
impostos, deverá ser gerada e paga a GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS e
Informações à Previdência Social.
Fim
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Conceituação
Para melhor compreensão das terminologias utilizadas, apresentamos a seguir algumas
definições básicas que auxiliarão a compreender esses procedimentos. São elas:
Planejamento - Metodologia de administração que consiste, basicamente, em determinar os
objetivos a alcançar, as ações a serem realizadas, compatibilizando-as com os meios
disponíveis para sua execução. Essa concepção da ação planejada é também conhecida como
planejamento normativo.
Receita - Recursos auferidos na gestão, a serem computados na apuração do resultado do
exercício, desdobrados nas categorias econômicas de correntes e de capital.
Processo
Instrumento formal com numeração própria, que compreende atividades
coordenadas em busca de um determinado fim relacionado a determinado procedimento. Os
processos são instruídos por despachos;
Ato Administrativo Toda manifestação unilateral de vontade da administração pública que,
agindo nessa qualidade, tenha por fim imediato: adquirir, resguardar, transferir, modificar,
extinguir, declarar direitos ou impor obrigações aos seus administrados ou a si próprio;
Procedimento Administrativo Sucessão ordenada de operações que propiciam a formação
de ato final objetivado pela Administração. Constitui-se de atos intermediários, preparatórios e
autônomos, mas sempre interligados, que se conjugam para dar conteúdo e forma ao ato
principal e final;
Fato Administrativo Toda realização material da Administração em cumprimento de alguma
decisão administrativa;
Autos de Processo Conjunto de documentos ordenados cronologicamente, reunidos em
capa própria, com numeração específica, necessários ao registro formal de atos e de fatos de
natureza administrativa ou jurídica;
Correspondência Toda espécie de comunicação formal escrita, que circula nos órgãos ou
entidades, classificando-se e:
a)CI comunicação interna, mantida entre setores da mesma instituição;
b)Ofício comunicação mantida entre órgão ou entidades externos à instituição.
Autuação Ato pelo qual o documento ou conjunto de documentos, recebidos no Setor de
Protocolo, transforma-se em processo, recebendo numeração única e capa padronizada;
Despacho Ato pelo qual a autoridade competente decide uma questão submetida à sua
apreciação e/ou visa o esclarecimento de matéria constante do procedimento e/ou requer a
adoção de medidas para andamento do procedimento e/ou emite parecer técnico, incluindo
opiniões sobre questões submetidas ao seu pronunciamento;
Protocolo
Atividade de recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de
documentos e correspondências;
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Solicitação de Despesa procedimento realizado que permite aos órgãos requisitarem as
aquisições de bens permanentes, de consumo, de serviços, de obras e serviços de engenharia,
por meio de autuação de pedido.
Despesas Correntes - Despesas realizadas com a manutenção dos equipamentos e com o
funcionamento dos órgãos.
Despesas de Capital Despesas realizadas com o propósito de formar e/ou adquirir ativos
reais, abrangendo, entre outras ações, o planejamento e a execução de obras, a compra de
instalações, equipamentos, material permanente, títulos representativos do capital de
empresas ou entidades de qualquer natureza, bem como as amortizações de dívida e
concessões de empréstimos.
Material de Consumo - Aquele cuja duração é limitada a curto lapso de tempo. Exemplos:
artigos de escritório, de limpeza e higiene, material elétrico e de iluminação, gêneros
alimentícios, artigos de mesa, combustíveis etc..
Material Permanente - Aquele de duração superior a dois anos. Exemplos: mesas, máquinas,
tapeçaria, equipamentos de laboratórios, ferramentas, veículos, semoventes etc.
Órgão Requisitante Órgão que requisita material/serviço/obra com o intuito de que o mesmo
seja obtido através de licitação, dispensa ou inexigibilidade.
Dotação - Limite de crédito consignado na lei de orçamento ou crédito adicional, para atender
determinada despesa.
Dotação Orçamentária - Alocação dos recursos orçamentários formada pelo Programa de
Trabalho, Natureza da Despesa, Fonte de Recursos e valor correspondente.
Elemento de Despesa - Desdobramento da despesa com pessoal, material, serviços, obras e
outras meios de que se serve a administração pública para a consecução dos seus fins.
Quadro de Detalhamento de Despesa QDD - Documento que indica por órgão ou ministério
e em cada unidade orçamentária, a cotização dos elementos de despesa pelos projetos e/ou
atividades, podendo ter sua dotação dividida por mais de um elemento de despesa. É o ponto de
partida para a execução orçamentária.
Suplementação Aumento de recursos por crédito adicional, para reforçar as dotações que já
constam na lei orçamentária.
Cadastro de Fornecedores - Cadastramento dos prestadores de serviços e/ou fornecedores
de material ao serviço público.
Empenho - O artigo 58 da Lei 4320/64 define empenho da seguinte forma: "O empenho da
despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado obrigação de
pagamento pendente ou não de implemento de condição.
Administrativamente pode ser definido também assim: "Ato emanado de autoridade
competente que determina a dedução do valor da despesa a ser executada da dotação
consignada no orçamento para atender a essa despesa. É uma reserva que se faz, ou garantia
que se dá ao fornecedor ou prestador de serviços, com base em autorização e dedução da
dotação respectiva, de que o fornecimento ou o serviço contratado será pago, desde que
observadas as cláusulas contratuais e editalícias".
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Para complementar o conceito repetimos também outros dois artigos da Lei 4320:
Art. 59 - "O empenho da despesa não poderá exceder o limite dos créditos concedidos". Ou
seja, os valores empenhados não poderão exceder o valor total da respectiva dotação.
Art. 60 - "É vedada a realização de despesa sem prévio empenho".
Nota de Empenho - Nota de empenho é o documento que materializa o empenho, ou seja,
empenho é o ato enquanto a nota de empenho é o documento que o materializa.
O §1º do artigo 60 da Lei 4320 menciona que em casos especiais, previstos em legislação
específica, poderá ser dispensada a emissão da nota de empenho.
Empenho Estimativo - Destinado a atender despesa de valor não quantificável durante
o exercício.
Empenho Global - Destinado a atender despesa quantificada e de base liquidável,
geralmente em cada mês, durante a fluência do exercício.
Empenho Ordinário - Destinado a atender despesa quantificada e liquidável de uma só
vez.
Ordenador de Despesa - Segundo o §1º do art.80 da Lei 4.320/64, "Ordenador de Despesa
é toda e qualquer autoridade de cujos atos resultarem emissão de empenho, autorização de
pagamento, suprimento ou dispêndio de recursos" da Administração.
Licitação - É o processo formal que permite à Administração Pública contratar com terceiros
e, segundo o artigo 3º da Lei 8666, "destina-se a garantir a observância do princípio
constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração e
será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade,
da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade
administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que
lhe são correlatos".
Dispensa de Licitação - São os casos de aquisição/contratação especificados pelo artigo
24 da Lei 8.666/93, em que a Administração fica dispensada de realizar procedimento
licitatório. O caso mais usual é aquele cujo valor estimado da compra ou contratação for
igual ou inferior a R$8.000,00, também chamado, de compra informal.
Liquidação da Despesa - A Lei 4320/64 trata de liquidação em dois artigos, a saber:
Art. 62 - "O pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após a sua regular
liquidação". Ou seja, a liquidação da despesa é que permite à Administração reconhecer a
dívida como líquida e certa, surgindo daí a obrigação de pagamento, desde que as cláusulas
contratadas tenham sido cumpridas.
Art. 63 - "A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor,
tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito". Ou seja, a
liquidação vem a ser a verificação do implemento de condição que a Lei menciona em seu
artigo 58, sempre com base em documentos específicos devidamente atestados por quem
de direito (basicamente nota fiscal ou fatura).
Medição - Verificação das quantidades das obras ou serviços executados em cada etapa
contratual.
Restos a Pagar - Despesas empenhadas, mas não pagas, até 31 de dezembro,
distinguindo-se as processadas das não processadas.
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Ordem Bancária - Documento destinado ao pagamento de compromissos através de rede
bancária, bem como à liberação de recursos para fins de adiantamento, suprimentos de fundo,
transferência financeira e sub-repasse.
Pagamento - Último estágio da despesa pública. Caracteriza-se pela emissão do cheque ou
ordem bancária em favor do credor.
Juntada Ato de inserir documento(s) aos autos;
Disjunção
Ato de desincorporar documento(s) equivocadamente submetido(s) ao
procedimento de juntada. Em outros termos, é o ato de retirar documento(s) registrado(s)
mecanicamente, separando-os de um processo, registrado(s) no Sistema Eletrônico de
Protocolo SEP, ou de outro(s) documento(s) registrado(s) mecanicamente, os quais foram
equivocadamente submetidos ao procedimentos de juntada;
Anexação- Ato de incorporar (internamente, ou seja, sob capa única), de forma definitiva, um
processo a outro, sendo que o anexado se extingue;
Desanexação Ato de desincorporar física e eletronicamente processos que foram anexados
de forma equivocada;
Apensação Ato de separar processos juntados por apensação;
Entranhamento Ato de incorporar a um processo ou a um documento uma nova lauda (folha
de informação, laudos técnicos e outros) que não tenha registro mecânico nem eletrônico;
Desentranhamento Ato de desincorporar lauda(s), ou seja, folha(s) de um processo ou de
outro documento que foi previamente submetida(s) ao procedimento de entranhamento.
Aplicável somente para correção de entranhamento realizado equivocadamente;
Arquivamento Ato de guardar e conservar documentos e processos no Setor de Arquivo;
Desarquivamento Ato pelo qual um documento ou processo, mediante solicitação, é retirado
do setor de Arquivo.
Diretrizes
Lei Federal nº 4.320, de 17/03/1964
Institui Normas Gerais de Direito Financeiro para
elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do
Distrito Federal;
- Lei Federal nº 8.666, de 21/06/1993 e suas alterações
Licitações e Contratos Administrativos;
Estabelece normas gerais para
- Lei Complementar 101, de 04/05/2000 Lei de Responsabilidade Fiscal;
- PROGED, Manual de Gestão Documental do Estado do Espírito Santo, Vitória, 2005;
- Decreto nº 1595-R, de 06/12/2005 - Código de Ética dos Servidores Civis do Poder Executivo
do Estado do Espírito Santo.
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