Carmen Lucia Chaim Mattos
Organização de
Eventos e Feiras
IESDE Brasil S.A.
Curitiba
2011
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© 2010 – IESDE Brasil S.A. É proibida a reprodução, mesmo parcial, por qualquer processo, sem autorização por escrito
dos autores e do detentor dos direitos autorais.
M435o
Mattos, Carmen Lucia Chaim. / Organização de eventos e feiras.
/ Carmen Lucia Chaim Mattos. — Curitiba: IESDE Brasil S.A., 2011.
76 p.
ISBN: 978-85-387-1569-6
1. Eventos. 2. Parcerias. 3. Negócio. 4. Marca. 5. Criatividade. 6. Marketing.
I. Título.
CDD 658.81
Capa: IESDE Brasil S.A.
Imagem da capa: Shutterstock
Todos os direitos reservados.
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Carmen Lucia Chaim Mattos
Mestre em Educação pela Universidade Tuiuti do
Paraná (UTP). Pós-graduada em Recursos Humanos pela
UTP. Especialista em Psicodrama pela Sociedade Paranaense de Psicodrama. Graduada em Psicologia pela UTP.
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Sumário
Os benefícios de eventos e feiras.......................................................................9
Estreitamento de relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores........................... 9
Os eventos e as relações públicas.......................................................................................................12
Lançamento da imagem institucional...............................................................................................12
Marketing e vendas..................................................................................................................................13
Benefícios de uma feira...........................................................................................................................14
Perfil do profissional de feiras e eventos..........................................................................................16
Patrocinadores...........................................................................................................................................17
Conhecendo os tipos de eventos.....................................................................23
Eventos comerciais...................................................................................................................................23
Eventos culturais.......................................................................................................................................26
Eventos esportivos....................................................................................................................................30
Eventos sociais...........................................................................................................................................30
Eventos gastronômicos...........................................................................................................................30
Eventos ecoturísticos...............................................................................................................................31
Os novos eventos......................................................................................................................................32
Planejamento de eventos e feiras....................................................................37
Objetivos de um planejamento...........................................................................................................37
Planejamento de feiras ..........................................................................................................................41
Convites para eventos públicos...........................................................................................................45
Pesquisa sobre o evento.........................................................................................................................46
Avaliação do evento..............................................................................................51
Relatórios.....................................................................................................................................................52
Pessoal de apoio........................................................................................................................................54
Catálogos de evento................................................................................................................................55
Rentabilidades de um evento...............................................................................................................58
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Marketing de eventos..........................................................................................63
Fundamentos..............................................................................................................................................63
Sucesso de um evento.............................................................................................................................68
Eventos de sucesso...................................................................................................................................71
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Apresentação
Caros alunos: Os textos aqui elaborados têm por finalidade
abrir seus caminhos para um tema muito importante na
atualidade: organização de feiras e eventos.
Trata-se de uma atividade que cresce e se profissionaliza a cada ano em nosso país, mostrando que diante de
um cenário cada vez mais competitivo há necessidade de
se buscar ferramentas que aproximem clientes, fornecedores, funcionários etc.
Agora é o momento de você conhecer algumas atividades
que poderão capacitá-lo na gestão e organização de eventos e feiras em todos os seus aspectos.
Os próximos capítulos tratarão de temas como: benefícios
de um evento, tipos de eventos, planejamento e avaliação
dos eventos e o marketing utilizado para promover um
evento. Vocês terão oportunidade de conhecer como um
evento pode trazer benefícios para uma cidade, como pode
alavancar a economia e cultura local.
Conhecerão também como os eventos tornaram-se criativos e inovadores ao longo do tempo, tornando-se muitas
vezes o centro das atenções da sociedade em determinados períodos.
Apropriem-se desses conhecimentos e bons estudos.
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Os benefícios de eventos e feiras
Atualmente os eventos são utilizados como uma grande estratégia para atingir
um público-alvo, pois movimentam um grande número de pessoas motivadas a participar de alguma atividade, o que acaba provocando mudanças sociais, econômicas e
culturais na localidade.
Segundo Zanela (2004, p. 13), evento é uma concentração ou reunião formal e
solene de pessoas e/ou entidades, realizada em data e local especial, com objetivo de
celebrar acontecimentos importantes e significativos e estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, científica etc.
Geralmente um evento significa muito trabalho, iniciativa, criatividade e competência para os organizadores, pois muitas atividades estão envolvidas. A Organização
Mundial de Turismo (OMT) cita três propósitos de viagem:
1 – lazer, recreação e férias;
2 – negócios e atividades profissionais;
3 – outros, referindo-se a visitas a amigos, parentes etc.
A expressão “turismo de negócios” provoca certo desconforto e a preferência é
pela expressão “viagens corporativas” ou “viagens de negócios”, evitando o termo turismo. Hoje o Brasil ocupa o sétimo lugar na realização de eventos, sendo que em 2008
realizou 254 eventos internacionais. São Paulo é a cidade que mais recebeu eventos.
Estreitamento de relacionamento
com clientes, parceiros e fornecedores
Por sua grande complexidade e amplitude, para promoção de um evento é necessário que os envolvidos possuam experiência e especialização técnica, pois para sua
operacionalização é necessário um eficiente sistema de planejamento.
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Um dos aspectos desse planejamento é o estabelecimento de um sistema de integração e relacionamento com os patrocinadores, promotores, empresas vinculadas,
fornecedores, imprensa, autoridades, participantes e colaboradores, com o objetivo de
obter sugestões e subsídios para o evento.
Algumas considerações são relevantes na hora de selecionar fornecedores para o
evento. É importante que estes ofereçam as melhores condições com o menor custo. A
disponibilidade em prestar informações quanto aos seus produtos ou serviços também
deve ser considerada. Outro fator a ser considerado é a disponibilidade de mercadorias,
referindo-se à quantidade e qualidade, além do cumprimento dos prazos acordados.
A reputação do fornecedor é muito relevante, pois evitará problemas futuros; se
for conhecida no mercado, é mais fácil obter informações sobre seus serviços. Recomenda-se que seja realizada uma visita para conhecer melhor esses detalhes.
A localização pode agilizar o tempo de entrega.
A forma como realiza a entrega pode facilitar ou dificultar o processo de reposição
de estoque. Se tiver prontidão para resolver os problemas, disposição e rapidez para
fazer substituições pode ser o diferencial. O cumprimento de prazo e pontualidade são
fundamentais. Fatores como preço, desconto, qualidade, são fundamentais na escolha do fornecedor. Manter um relacionamento de qualidade com clientes, parceiros e
fornecedores é crucial para a sobrevivência de qualquer negócio. Esse relacionamento deve se basear em desenvolvimento e cooperação, numa operação “ganha-ganha”,
para sucesso de todos.
A contribuição dos eventos para a economia
Os benefícios de eventos e feiras
Os eventos têm uma importância significativa na área de turismo, e é uma das
atividades que mais crescem nesse segmento.
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Estima-se que cerca de 60% do fluxo turístico mundial correspondam a viagens
de lazer e 40% são deslocamentos de caráter comercial ou viagens de negócios. Nas
viagens de executivos, 45% correspondem à participação em eventos, principalmente
congressos, feiras comerciais, industriais e de serviços (ZANELLA, 2004).
Além de sua importância para o desenvolvimento turístico, os eventos também
contribuem com o ambiente socioeconômico (ZANELLA, 2004).
Colaboram para assegurar a estabilidade da atividade econômica, pois normalmente utilizam mão de obra de menor qualificação que não é atingida ou
afetada por mudanças tecnológicas em curto prazo.
Estimulam e consolidam contatos comerciais e lançamento de novos produEste material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,
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tos e serviços por meio de aplicação de feiras e workshops com aplicação de
técnicas especiais de marketing.
Aumentam a taxa de ocupação e, consequentemente, as receitas das empresas de transporte e hotéis nos períodos de recesso ou baixa temporada.
Incrementam a arrecadação de impostos e tributos em virtude do desenvolvimento das vendas e da atividade econômica geral.
Estimulam iniciativas e investimentos para a instalação, ampliação e construção de centros de eventos, convenções e negócios.
Promovem o desenvolvimento de atividades complementares ao evento
principal, tais como transporte interno, áreas de alimentação, lazer, serviços
de instalações e montagens, produção de artigos promocionais e brindes e,
especialmente, o incremento do comércio informal.
Divulgam e consolidam a imagem favorável da localidade-sede e das entidades e empresas que participam do evento.
Proporcionam a geração de novos empregos e o aproveitamento da mão de
obra local.
Contribuem para a melhoria dos serviços de infraestrutura da localidade-sede,
beneficiando a comunidade.
Segundo Ferreira e Wada (2010, p. 25-26), os eventos orientam negócios pois:
reúnem pessoas e mantêm relações profissionais;
a mensagem chega aos colaboradores, clientes e outros stakeholders, como os
acionistas;
demonstram influência estratégica;
estabelecem métodos de controle de gastos e de controle de desperdício;
proporcionam promoção e proteção à marca;
aprimoram habilidades de negociação e proposições que tornem atrativos os
atributos considerados no foco do evento;
maximizam o investimento por meio do uso adequado de comunicação
dirigida;
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Os benefícios de eventos e feiras
proveem acesso a informações-chave, por intermédio de tecnologia;
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permitem compartilhar o novo processo com colaboradores, com treinamento
para que possam constatar as oportunidades de economizar, além de outras
métricas de eficiência;
influenciam a performance dos colaboradores;
proporcionam oportunidades de redução de custos, duplicidade de despesas
e retorno do investimento, com impacto positivo na linha de resultados.
Os eventos e as relações públicas
Os eventos são meios de estabelecer a aproximação entre pessoas e públicos de
organizações governamentais ou privadas.
O perfil do profissional do próximo milênio é o de uma pessoa capaz de relacionar-se
bem e com uma atitude de comunicação forte. As organizações querem profissionais com
maior poder de socialização. A educação entra aí nesse aspecto, como decisivo para o
sucesso. (BRISSAC apud VELOSO, 2001, p. 3)
É função do profissional das relações públicas projetar uma imagem favorável da
instituição, dos serviços e produtos visando obter prestígio do público em geral.
O impacto da opinião pública sobre produtos e serviços foi fundamental para a
mudança de mentalidade dos administradores das instituições públicas. A consciência
dos empresários sobre a soberania do consumidor fez com que percebessem a importância de ações de aproximação com os consumidores.
Os benefícios de eventos e feiras
Os eventos são poderosos meios de potencializar essa integração. Os congressos, seminários e fóruns constituem meios para aumentar a integração da organização
com o seu público.
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Para que um evento se desenvolva é necessário que se responda a algumas questões como: o quê?, onde?, por quê?, para quem? e quando? Como envolve sempre um
público-alvo, as regras de etiqueta, boas maneiras e protocolares devem estar presentes e contempladas para o sucesso do seu planejamento.
Lançamento da imagem institucional
São diversos os benefícios que potencializam a imagem da empresa quando da
participação ou promoção de um evento.
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A divulgação da sua marca e o marketing de relacionamento é o que amplia sua
relação com a rede de clientes, fornecedores e outros públicos de interesse.
Cada vez mais o evento tem sido utilizado como ferramenta de marketing pelas
empresas, pois se refere a um mercado dinâmico e que propicia novos negócios atraindo clientes e parceiros.
A empresa não deve apenas querer participar de um evento, mas, antes de tudo,
focar nos resultados. É preciso determinar qual o objetivo de sua participação, para
dimensionar o melhor período e a melhor forma de realizá-lo.
Os eventos, além de gerarem negócios, reforçam a marca das empresas e de seus
produtos na mente dos consumidores, o que faz com que as vendas aumentem.
Portanto, a utilização da ferramenta de marketing mais adequada às necessidades é fundamental para potencializar os resultados e, consequentemente, os lucros.
A aproximação da marca com os clientes, que acontece nos eventos, faz com que
os consumidores se aproximem da empresa. Assim a empresa passa a conhecer melhor
quem são os seus clientes e o que eles desejam.
O evento tem o papel de trabalhar com o comportamento do público criando
vínculos com a marca e, por consequência, com a empresa. Eles são valiosos para apresentar ao mercado um novo produto, serviço ou mesmo uma novidade de algo que já
existe.
Marketing e vendas
Esta é uma área responsável por algumas atividades que vamos conhecer:
Estabelecer procedimentos relacionados com a venda de convites, estandes,
ingressos, publicidade, painéis e outros instrumentos.
Organizar cadastro de clientes, participantes, autoridades.
Manter contatos permanentes com agências de turismo, operadoras, entidades, jornais, escolas e outros, objetivando maior integração técnica e
operacional.
Acompanhar as atividades dos eventos, promovendo iniciativas a fim de transmitir e consolidar uma imagem positiva dos serviços.
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Os benefícios de eventos e feiras
Promover permanentemente pesquisas e avaliações de mercado atual e potencial dos eventos.
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Promover contato com empresas e entidades, para obter patrocínio e apoio.
Firmar convênio com empresas fornecedoras de produtos e serviços para concessão de tratamento especial aos participantes dos eventos, tais como descontos e atendimento privilegiado em lojas, locadoras, casa de espetáculos etc.
Participar e analisar as promoções e atividades complementares realizadas simultaneamente ao evento principal.
Implantar instrumentos de avaliação de desempenho e registro de fatos e
ocorrências, como livro de impressão de visitantes, livro de sugestões e reclamações, álbum fotográfico para constituição do acervo histórico do evento.
Promover pesquisas de opinião pública para avaliação da qualidade dos serviços, receptividade às promoções realizadas, apurar eventuais deficiências e
colher críticas e sugestões.
Para que haja eficiência das vendas, é necessário que exista uma definição clara
das metas e prioridades da organização do evento. É preciso ter claro se o evento pretende apenas cobrir os custos ou que dê lucro. As estratégias de marketing devem ser
bem planejadas, pois estas poderão contribuir para o aumento das vendas.
Benefícios de uma feira
A feira não é apenas um local para realizar vendas, mas também para se obter
informações sobre os produtos expostos, sobre a empresa expositora, sobre preços
etc. Pode servir também para saber como será a aceitação de um produto por parte do
consumidor. Para fazer contatos com distribuidores, legistas, conhecer a concorrência
etc. Não é apenas um local de promoção e vendas, mas também para as seguintes
finalidades:
• descobrir novos mercados;
Os benefícios de eventos e feiras
• conhecer a concorrência;
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• verificar se há condições de exportação;
• trocar experiências;
• iniciar acordos de cooperação e alianças estratégicas;
• organizar os canais de distribuição;
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• avaliar a competitividade da empresa;
• descobrir novos clientes;
• avaliar as políticas de preço, descontos e formas de pagamento;
• fazer o lançamento de novos produtos;
• apresentar inovações;
• informar sobre a utilidade e formas de utilização de novos produtos;
• fazer demonstrações educativas;
• conseguir representantes;
• treinar o pessoal de vendas;
• auxiliar no planejamento estratégico;
• vender os produtos. (SEBRAE, 2010)
Participar ou não de uma feira
Quando uma empresa opta em participar de uma feira, decisão normalmente inserida no seu planejamento estratégico, é importante pedir aos organizadores algumas informações como:
área total da feira;
quantidade de expositores nos últimos três anos;
número de visitantes nos últimos anos;
relação de expositores dos últimos anos.
Outro procedimento que deve ser adotado é fazer contatos com participantes de
anos anteriores, para captar suas avaliações sobre o evento. Caso a empresa tenha como
propósito o mercado externo, participar de uma feira municipal não faz muito sentido.
Para que se obtenha informações adequadas, que facilite a tomada de decisão em participar ou não de uma feira, algumas questões precisam ser esclarecidas, como:
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Os benefícios de eventos e feiras
Esses dados são fundamentais para decisão de expor ou não o seu produto. Caso
não seja possível obter esses dados, uma análise já deve ser feita, pois demonstra o
nível de organização, e que talvez não seja o melhor local para expor seus produtos.
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Quais são os seus propósitos na feira?
Qual o tamanho ideal de estande?
Quem são os clientes que se quer atingir?
Quem são os compradores presentes na feira?
Quem são os promotores?
Qual a possibilidade da feira ser um sucesso?
Os nossos produtos estão de acordo com a proposta da feira?
Quanto vai custar participar da feira?
Qual o retorno esperado?
A empresa dispõe de pessoas preparadas?
Vai ser possível atender aos pedidos?
Perfil do profissional de feiras e eventos
Como se trata de uma atividade com muitos desafios, algumas características são
exigidas desse profissional, dentre as quais se destacam:
bom planejamento;
persistência;
organização;
disciplina;
Os benefícios de eventos e feiras
iniciativa;
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comprometimento;
dedicação;
comunicação;
conhecimento de técnicas de vendas.
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Muitas vezes esse profissional possui outras atividades, o que impede que sua
dedicação seja exclusiva para eventos, mas o ideal é que pudesse se dedicar a todas as
atividades de promoção comercial, para ter a oportunidade de fazer constantemente
aperfeiçoamentos.
Patrocinadores
Grande parte dos eventos contam com o apoio de muitos patrocinadores, e patrocinar um evento é um investimento realizado por muitas empresas. Essa é uma excelente oportunidade para divulgação da marca. Em um congresso, por exemplo, o
patrocínio poderá ser feito para a hospedagem ou transporte para o evento, como
também por meio de produtos ou material promocional. Algumas formas de patrocínio são:
contribuição financeira;
doação de brindes, como canetas, chaveiros, camisetas etc.;
empréstimos de equipamentos, utensílios, móveis etc.;
instalação de pontos de vendas;
serviços de transporte;
fornecimento gratuito de produtos para venda.
Alguns benefícios do apoio promocional:
divulgação da empresa patrocinadora;
divulgação institucional em mídia eletrônica e imprensa;
inscrição do nome, marca ou logotipo do patrocinador em uniformes, vestuário, utensílios;
É importante que seja realizado um contrato com a empresa patrocinadora, para
que as responsabilidades da empresa promotora e patrocinadora do evento, relacionadas aos aspectos financeiros, operacionais e jurídicos, fiquem bem claras.
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Os benefícios de eventos e feiras
inclusão de publicação do patrocinador no encarte oficial do evento.
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Texto complementar
Definição básica de eventos e breve histórico de feiras e eventos
(BRUIN, 2010)
Evento
A origem da palavra é do latim eventu, onde entre os conceitos apresentados, podemos adotar o termo acontecimento. Acontecer, por sua vez, vem do latim
contigescere, ou seja, ser ou constituir fato de importância na vida social ou em
outros âmbitos. Assim, levando-se em conta a correlação existente entre “eventos
e acontecimento”, definimos evento como iniciativa que tenha o objetivo de reunir
pessoas para finalidade diversas, tais como: comemorações, festividades, intercâmbio de conhecimentos e experiências, troca de informações etc.
Portanto, dada a abrangência do termo, evento pode ser uma simples reunião
de negócios ou, até mesmo, um amplo congresso técnico e científico.
Feira
Do latim feria, ou seja, lugar público onde se expõem e vendem mercadorias
(Novo Dicionário Aurélio da Língua Portuguesa). Definida ainda como dia de festa
(Enciclopédia Larousse Cultural).
Os benefícios de eventos e feiras
As primeiras informações acerca da realização de feiras dão conta de que os
fenícios, povo de língua semítica descendente dos cananeus, e que já haviam inventado o alfabeto, eram muito conhecidos no Ocidente, onde estabeleceram diversos
postos de comércio.
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Seu verdadeiro progresso correspondeu, contudo, à renovação comercial da
Europa Medieval, onde eram o órgão essencial da vida econômica internacional.
Congresso
Do latim congressu. Reunião. Encontro de diplomatas para tratar de problemas
internacionais; conferência. O corpo ou poder legislativo de uma Nação; assembleia;
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parlamento. No Brasil, o congresso é constituído pelo Senado Federal e pela Câmara
dos Deputados. Assembleia de delegados para discutirem assuntos de importância;
conferência (Novo Dicionário Aurélio da Língua Portuguesa).
Acredita-se que os congressos tiveram origem na Igreja, objetivando unificar e
difundir a linguagem doutrinária da religião, assegurando, entre outros, a continuidade do poder que detinha principalmente na Idade Média. Atividades
1. Tendo em vista a importância de selecionar parceiros e fornecedores para um
evento, desenvolva um texto apontando os cuidados que deverão ser tomados
nesse momento.
2. Aponte os benefícios relacionados à imagem da empresa quando da participação em um evento.
Recomenda-se a leitura do livro Eventos – uma alavanca de negócios, de Ricardo
Souto Ferreira e Elizabeth Kyoko Wada, parte I, Aspectos Estratégicos, para maior compreensão dos fundamentos, políticas e estratégias dos eventos.
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Os benefícios de eventos e feiras
Ampliando conhecimentos
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Gabarito
1. É importante que este ofereça as melhores condições de fornecimento com
o menor custo. A disponibilidade em prestar informações deve ser considerada. Se ele estará disponível para prestar informações quanto a seus produtos
ou serviços. Outro fator a ser considerado é a disponibilidade de mercadorias,
referindo-se à quantidade e qualidade, além do cumprimento dos prazos acordados. A reputação do fornecedor é muito relevante, pois poderá evitar problemas futuros.
2. Os eventos, além de gerarem negócios, reforçam a marca das empresas e de
seus produtos na mente dos consumidores, o que faz com que aumentem as
vendas.
Referências
BRUIN, Paulo Celso. Definição Básica de Eventos e Breve Histórico de Feiras e Eventos. Disponível em: <www.secretariando.com.br/eventos/even-02.htm>. Acesso em:
15 ago. 2010.
FERREIRA, Ricardo Souto; WADA, Elizabeth Kyoko. Eventos – uma alavanca de negócios. São Paulo: Aleph, 2010.
SEBRAE. Manual de Feiras e Eventos. Disponível em: <www.sebrae.com.br/uf/
riogrande-do-norte/areas-de-atuacao/ampliacao-do-mercado/feiras-e-eventos/>.
Acesso em: 15 ago. 2010.
VELOSO, Dirceu. Organização de Eventos e Solenidades. Goiânia: AB, 2001.
Os benefícios de eventos e feiras
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organização e Eventos. São Paulo: Atlas, 2004.
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Os benefícios de eventos e feiras
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Conhecendo os tipos de eventos
Os eventos vêm se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas, pois a cada ano eles crescem um número, proporções e grau de sofisticação.
São estratégias de comunicação para anunciar produtos e marcas, além de
contribuir para vida social, pois transmitem emoções que são compartilhadas na
coletividade.
Eles podem ser apresentados em diversas modalidades, de acordo com sua natureza, objetivos, nível de participantes, amplitude, área, local, fato gerador etc. Sua
classificação é ampla, podendo variar de autor para autor. Zanella (2010) estabelece a
seguinte classificação: comerciais, políticos, sociais, esportivos, gastronômicos, culturais, técnicos, turísticos etc.
Eventos comerciais
Define-se convenção por um encontro, reunião, assembleia, realizada em geral
de forma esporádica, com duração média de cinco dias, geralmente promovida por
empresas, associações de classe ou entidades civis. Tem por objetivo a integração e o
congraçamento. As convenções poderão ter um caráter político, quando se tratar da
escolha de um candidato ou que envolvam questões partidárias. Geralmente reúnem
participantes de diversos níveis de categoria, mas relacionadas ao mesmo ramo de
atividade. Apresenta as mesmas características de um congresso, porém de âmbito
mais restrito.
Nesses eventos são abordados assuntos de interesse profissional dos participantes, fomentando, assim, as discussões técnicas para estabelecimento de diretrizes
gerais.
Como exemplos há as convenções de vendas, que focam nas diretrizes e políticas
relacionadas a essa atividade profissional.
Algumas atividades de lazer, bem como distribuição de prêmios e brindes, são
incluídas no evento.
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O apoio de patrocínio fica por conta das próprias entidades participantes.
Normalmente a estrutura operacional para sua realização é composta de um coordenador, orador e debatedores.
Workshop
Pode ser definido como oficina ou laboratório, que conta com especialistas ou
técnicos, dispostos a debater e encontrar soluções para os casos práticos apresentados
pelos participantes.
O evento pode ser dividido em duas partes: teórica e prática.
Os workshops também são utilizados para contatos comerciais, com participação de fornecedores, compradores e clientes para apresentação de algum produto ou
serviço.
A sua organização fica a cargo de empresas especialistas em eventos, ou entidades e associação de classes, podendo fazer parte de outros eventos de maior porte.
O ambiente consiste de estandes mobiliados para exposição de produtos e realização de contatos.
Seus objetivos devem ser definidos com clareza, como também a maneira de
atingi-los, ou seja:
estimular as vendas;
promover contatos;
fazer pesquisa de mercado.
Conhecendo os tipos de eventos
Algumas atividades complementares poderão ser promovidas, como palestras
técnicas e atividades de lazer (espetáculos, sorteios, distribuição de brindes etc.).
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Mostra
É o mesmo que exposição, mas sem o objetivo de vendas e visa à divulgação.
Pode ser vista em vários locais, com a mesma forma e conteúdo, como, por exemplo,
uma mostra de fotos.
O público-alvo é a comunidade em geral, ligada ao tema.
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Feiras e exposições
Eventos de grande porte que reúnem fornecedores, fabricantes, vendedores,
compradores ou clientes, consumidores, financeiras, bancos etc., com a finalidade de
estabelecer contatos comerciais, exposição de produtos, bens, serviços e apresentação
ou lançamento de novas tecnologias.
O principal objetivo é proporcionar contatos com canais de comercialização, que
servem para alavancar vendas das empresas, dos artesãos, produtores, para divulgar
produtos e ampliar mercados para os expositores.
Exemplos de feiras:
Feira estadual – tem como característica predominante a setoriação, pois há
uma temática definida quase sempre ligada ao artesanato, podendo englobar
os setores industrial, comercial e de serviços.
Feira nacional – atraem expositores de todo país, e é promovida nas grandes
capitais brasileiras.
Feira internacional – atraem visitantes e expositores de outros países. Hoje
existem muitas feiras internacionais importantes que são realizadas no Brasil.
Nas feiras é comum que ocorram eventos paralelos, principalmente em feiras profissionais como: seminários, palestras técnicas, rodadas de negócios etc. Caso a feira de
produtos não seja atividade principal do evento, recomenda-se a utilização de nomes
como festa, festival, feira-festa etc. Existem algumas regras para se vender em feiras,
segundo sugestão da Fundação Centro de Estudos do Comércio Exterior.
Todos os revendedores e contatos da empresa devem ser convidados a uma
visita ao stand.
Em uma exposição internacional, a documentação em línguas estrangeiras é
imprescindível. Ela deve abranger os aspectos técnicos e comerciais das empresas e de seus produtos.
O stand não é território nem do comprador nem do vendedor: é um território
neutro.
Estudar o fluxo dos visitantes.
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Conhecendo os tipos de eventos
Manter as pessoas de nível no stand: vendedor, técnico, diretor e presença
feminina.
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Nunca se colocar na frente do ponto de atração do stand.
Acolher com gentileza. Mostrar que está satisfeito em falar com visitante.
Manter uma atitude e uma postura que convidem o visitante a entrar no seu
stand.
Cada minuto de conversação, cada resposta, cada gesto de hospitalidade deve
produzir um dos seguintes resultados: um pedido assinado, uma entrevista
após a exposição ou o endereço de um novo contato. (FUNCEX, 2010)
Eventos culturais
São eventos que têm por finalidade, estimular a criatividade, expressões artísticas,
ou promover debates sobre um assunto. São eles:
Congresso
Trata-se de um encontro solene, de grande porte, e com um número elevado de
participantes, podendo ser regional, nacional ou internacional. Seu maior objetivo é
criar meios para os debates de interesse específico, geralmente assuntos da atualidade, destinado a uma determinada categoria profissional. Os temas em geral são diversificados, mas se relacionam a mesma especialidade. Podem ser de ordem profissional,
técnico, cultural, artístico, político etc.
Conhecendo os tipos de eventos
A maior relevância de um congresso se concentra na divulgação de novos conceitos, teorias. As atividades podem ser apresentadas dispostas em mesas-redondas,
sessões, plenárias, reuniões etc. Os palestrantes são pessoas de grande nível técnico e
profissional. Na maioria das vezes possuem calendários regulares, às vezes alternando
apenas as cidades sedes. Sua duração varia de 3 a 5 dias, e normalmente são realizados
em hotéis ou centro de convenções.
26
Como se trata de evento de grande relevância para a localidade organizadora,
geralmente na sua agenda consta visita turística à localidade envolvida. Os trabalhos
apresentados recebem o nome de anais, e de acordo com sua natureza e importância
podem ser divulgados como manifestação oficial da classe.
Uma comissão organizadora ficará responsável por sua coordenação, por se tratar
de evento com tamanha complexidade; normalmente sua estrutura operacional é composta por mestre-de-cerimônia, oradores, painelistas, debatedores, coordenador e
moderador.
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Seminário
Refere-se a um evento técnico ou profissional, pois reúne pessoas de mesmo nível
e qualificação. Estas se organizam em pequenos grupos para discutirem aspectos técnicos de um mesmo tema.
Em geral nos seminários existem três etapas: exposição, discussão e a conclusão.
Os seminários também estão presentes nas escolas, pois é um recurso usado pelo professor para levantar discussões sobre determinado tema.
Normalmente, por seu caráter técnico, o seminário conta com um número limitado
de pessoas, pois o grupo se dispõe na busca de soluções para problemas levantados.
A participação dos trabalhos se dá com a participação dos presentes, por apresentar características de uma aula. Após a apresentação são promovidos debates e
trocas de experiências entre participantes e coordenadores, e ao final formulam-se algumas conclusões.
Para fazer parte dos trabalhos, os participantes enviam antecipadamente monografias ou trabalhos relacionados com os temas propostos. O participante tem acesso
a todo material apresentado, referente aos temas discutidos, quer sejam relatórios resumidos, cópias de transparências, relatórios finais, apostila etc.
Um seminário pode ter característica de um curso, com desdobramento em vários
módulos, como, por exemplo, um seminário de capacitação técnica em eventos, distribuído nos seguintes módulos:
organização de eventos;
recepção e etiqueta;
cerimonial e protocolo.
De caráter científico ou tecnológico, normalmente é promovido por entidades
profissionais. Suas discussões abrangem aspectos diferenciados, de um mesmo tema,
com a participação ativa das pessoas. Sua condução é sempre feita por um especialista com elevada qualificação. Assemelha-se à mesa-redonda, mas apresenta como
diferencial a abordagem de aspectos diferenciados de um mesmo tema, enquanto a
mesa-redonda refere-se a temas diversificados de âmbito geral e variado.
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Conhecendo os tipos de eventos
Simpósio
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Como exemplo temos o simpósio da indústria eletrônica, que apresenta como
temas: a indústria elétrica e eletrônica atual, e tendências da indústria elétrica e eletrônica no século XXI. Durante a apresentação os participantes poderão formular perguntas, que serão respondidas ao final com a ajuda de um moderador.
Algumas regras são definidas, como: tempo de apresentação dos palestrantes;
os participantes devem encaminhar suas dúvidas para serem respondidas ao final da
exposição evitando interrupções durante a exposição; os trabalhos precisam ser encaminhados previamente para a produção dos anais do evento.
Conferência
Ministrada por especialista com grande qualificação, aborda tema de interesse
geral, dirigida a um público com nível cultural diversificado.
Difere da palestra por sua formalidade e sua apresentação se dá em ambientes
mais confortáveis, amplos e bem decorados.
Os conferencistas ocupam uma mesa, juntamente com um presidente que coordena os trabalhos. Um moderador auxilia na condução dos debates. Como normalmente
são apresentadas a um grande público, as perguntas são realizadas por escrito em formulários previamente distribuídos. Essa prática auxilia na reflexão e análise do conferencista
antes de proferir as respostas, bem como evita perguntas em duplicidade ou alheias ao
tema. Evita interrupções durante a conferência e incentiva a participação do público, que
não precisa manifestar-se na presença de todos. Em situações em que são permitidas
perguntas verbais, o participante deverá fazer uso do microfone, identificando-se.
Conhecendo os tipos de eventos
Palestra
28
Menos formal que uma conferência, com um público menor, mas com noção do
tema a ser proferido. Quando apresentada por vários palestrantes recebe o nome de
ciclo de palestras e aborda assuntos variados. Os temas geralmente são específicos
e de interesse de um público homogêneo, com tempo e duração predeterminados.
Nesse evento são permitidas perguntas verbais, com intuito de propiciar um ambiente
mais descontraído e com a integração dos participantes.
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Painel
Discussão e análise de um tema por um palestrante, especialista ou debatedor
para um grupo restrito de pessoas, o que possibilita maior integração e debates sobre
o assunto.
As atividades de um painel são:
definição do tema;
seleção do painelista;
definição da metodologia, tempo para exposição e discussão e perguntas dos
participantes.
Ao moderador são dadas as seguintes atribuições:
apresentação do tema e objetivos;
apresentação dos debatedores, seguindo os critérios da esquerda para direita
ou nível hierárquico;
orientar o público para perguntas;
fazer o encerramento do evento.
Cabe ao moderador manter o nível elevado do evento, das discussões, administrando eventuais problemas que possam ocorrer.
Fórum
Tem como característica o debate de ideias e opiniões, com a participação de um
número elevado de pessoas. Consiste na apresentação breve de um assunto, seguida
por perguntas e opiniões. Como se trata de evento que reúne grande número de pessoas, há necessidade de um local amplo com boa infraestrutura.
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Conhecendo os tipos de eventos
Nessa mesma programação podem ocorrer vários fóruns seguidos ou simultâneos. Um coordenador orienta o grupo de debatedores como também o público no
momento das perguntas, e um técnico capacitado acompanha e consolida o material
produzido e o devido registro em anais do fórum.
29
Eventos esportivos
Os eventos esportivos tiveram seu marco nos jogos olímpicos, que teve seu início
em 776 a.C.
Esses eventos consistem na realização de modalidades esportivas que são subdivididas em categorias, atuando em disputas de títulos, com a presença do público.
Podem ser classificados como:
olimpíada;
campeonato;
torneio;
taças ou copa;
festival;
gincana.
O público-alvo está segmentado de acordo com interesse pessoal.
Eventos sociais
Os eventos sociais são momentos de eternização do sentimento para as famílias
(VELOSO, 2001, p. 83). Esses eventos podem ser:
recepções;
baile de debutantes;
casamento;
Conhecendo os tipos de eventos
aniversários de casamento;
30
concurso de beleza;
bailes comemorativos.
Eventos gastronômicos
Geralmente são eventos que propiciam integração familiar, e atuam também como
ferramenta para o desenvolvimento local, pois contribuem nos seguintes aspectos:
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promover e divulgar a região;
apresentar pratos, serviços e instalações;
aumentar receita de vendas;
absorver novas técnicas por contar com especialistas.
Geralmente esses eventos atuam como complementares a outros eventos, e poderão adotar como tema a cultura e tradição local. Podem ser banquetes, coquetel,
festival etc. Algumas recomendações para esses eventos devem ser observadas:
Evitar repetição de cardápios e de locais, pois de acordo com sua periodicidade podem tornar-se monótonos e rotineiros.
Evitar alimentos que deixem odor forte na boca ou que deixem resíduos entre
os dentes.
Inserir o momento gastronômico adequadamente na programação geral, evitando coquetel após longo tempo sem ingestão de alimentos, evitar alimentos de difícil digestão em intervalos para almoço, escolher cardápio e serviço
adequados ao período de intervalo.
Eventos ecoturísticos
Os eventos ecológicos têm despertado o interesse de muitas pessoas, pois propiciam o contato com a natureza. Ecoturismo ou turismo rural fortalece a cultura regional, bem como incentiva o contato com valores históricos. Alguns eventos incluem
caminhadas, cavalgadas, rafting etc.
Algumas atividades:
acompanhar trabalho de peões em fazendas, encilhar cavalos;
auxiliar na ordenha de vacas;
conhecer viveiro de peixes;
percorrer trilhas;
realizar passeios em canoas ou botes.
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Conhecendo os tipos de eventos
acompanhar o plantio e colheita de plantas;
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Os novos eventos
Eventos de rua
Eventos que foram criados a partir da necessidade das cidades, de lazer, cultura e
esportes. Geralmente esses eventos agradam a todos os moradores, pois são realizados próximos às suas casas, e seu custo é baixo. O cidadão comum muitas vezes não
tem condições para frequentar teatro, shows, biblioteca, e quando essas oportunidades são criadas, despertam o interesse de um grande público. Temos como exemplo
a cidade do Rio de Janeiro, que possui um calendário bem diversificado para esses
eventos, como “Rio, parabéns pra você”, “Rio é Cultura” e “Rio Feliz Natal”. São shows,
teatros, exposições, que são realizados em local público e horários de fácil acesso para
toda população.
Eventos desafios
A Confederação Brasileira de Desportos Aquáticos se utilizou dessa estratégia
para criar desafios para natação. São reunidos diversos atletas, geralmente os melhores
em suas modalidades, em busca de recordes. Sem dúvida que a presença de grandes
estrelas e a expectativa de novos recordes garante o sucesso do evento. Geralmente o
evento desafio leva o nome do patrocinador em seu próprio título.
Conhecendo os tipos de eventos
Eventos de caráter social
32
São eventos que têm por finalidade ajudar a população carente que reside próxima ao local do evento. Muitas vezes a ajuda vem através de doações de brinquedos, cesta básica, assistência odontológica gratuita, prestação de serviços públicos,
como carteira de trabalho, carteira de identidade etc. Geralmente acontecem shows
de música ou teatro, e a prestação de serviços que são necessários àquela população. É
importante que esses eventos também sejam educativos, como voltados para práticas
de prevenção na área da saúde e higiene pessoal.
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Texto complementar
Sugestão de estrutura de plano
(NUNES, 2010)
O planejamento será apresentado sob a forma de plano, que é um instrumento
elaborado para formalizar as ideias ou sugestões sobre o evento. O plano significa,
antes de tudo, a redação de um texto (documento) que consubstancie os objetivos a
serem alcançados; as diretrizes; a alocação dos recursos e os prazos necessários para
alcançar os objetivos.
Esse documento, escrito de modo claro, ordenado e objetivo, disciplinando e
racionalizando esforços e atividades, deve conter dados suficientes para sua aprovação pela chefias superiores da empresa.
Dados de identificação:
Nome do evento:
Data e local:
Horário:
Públicos:
Coordenação geral:
Comissões:
Membros:
Tarefas:
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Conhecendo os tipos de eventos
Coordenação:
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Objetivos do evento:
Justificativas:
Atividades a serem desenvolvidas:
Recursos:
Humanos:
Materiais:
Financeiros:
Disponíveis:
Patrocínios/Apoios:
Divulgação:
Custos:
Anexos (sugestões)
Relação de prováveis convidados
Relação de autoridades
Relação de recursos operacionais
Cronogramas
Modelos diversos
(Fonte: Cerimonial para Executivos – um guia para execução e supervisão de eventos empresa-
Conhecendo os tipos de eventos
riais, de Marina Martinez. Editora Sagra Luzzatto.)
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Atividades
1. Com base no texto comente a frase: “É difícil imaginar nossas vidas sem eventos”.
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2. Como Zanella classifica os eventos?
Ampliando conhecimentos
Recomendo o capítulo 4 do livro Manual de Organização de Eventos de Luiz Carlos
Zanella, com o título “Tipos e características dos eventos”, para aprofundamento do
tema.
Gabarito
1. Os eventos fazem parte da nossa vida. Curso, palestra, competições, exposições, feiras, participamos de tudo isso e não percebemos sua importância.
2. Comerciais, políticos, sociais, esportivos, gastronômicos, culturais, técnicos, turísticos etc.
Referências
FERREIRA, Ricardo Souto; WADA, Elizabeth Kyoko, Eventos – uma alavanca de negócios. São Paulo: Aleph, 2010.
FUNDAÇÃO CENTRO DE ESTUDOS DO COMÉRCIO EXTERIOR (FUNCEX). Disponível em:
<www.funcex.com.br/>. Acesso em: 22 ago. 2010.
NUNES, Marina Martinez. Sugestão de Estrutura de Plano. In: SECRETARIANDO. Planejamento e Organização de Eventos. Disponível em: <www.secretariando.com.br/
eventos/even-13.htm> Acesso em: 22 ago. 2010.
VELOSO, Dirceu. Organização de Eventos e Solenidades. Goiania: AB, 2001.
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organização e Eventos. São Paulo: Atlas, 2004.
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Conhecendo os tipos de eventos
SEBRAE. Manual de Feiras e Eventos. Disponível em: <www.sebrae.com.br/uf/
riogrande-do-norte/areas-de-atuacao/ampliacao-do-mercado/feiras-e-eventos/>.
Acesso em: 22 ago. 2010.
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Planejamento de eventos e feiras
Esta é uma etapa considerada fundamental para o bom andamento dos eventos.
O planejamento ajuda a racionalizar as atividades, a gerenciar de forma mais adequada os recursos e a minimizar os imprevistos. Por sua complexidade, um evento exige
especialização técnica, experiência e um planejamento eficiente.
Objetivos de um planejamento
Para que se possa realizar um bom planejamento, inicialmente deve se ter clareza
do objetivo do evento. Segundo Meirelles (1999, p. 72), “os objetivos são fatores essenciais para criar, firmar e divulgar o conceito e a imagem de uma organização, pessoa
ou produto”, portanto é fundamental que os objetivos estejam estabelecidos de forma
clara e precisa, para o sucesso de um bom planejamento. Alguns aspectos são essenciais no planejamento:
Definir de forma clara e precisa os objetivos e a amplitude do evento ajudam
a conhecer melhor os limites de atuação, bem como as etapas de execução.
O planejamento e o cronograma de execução devem ser etapas anteriores ao
início do evento.
Recursos materiais e financeiros devem ser previstos.
Uma equipe deve assumir a coordenação e execução dos trabalhos.
Estabelecer contatos com fornecedores, patrocinadores, empresas, autoridades, agentes de viagem, para colher subsídios e sugestões.
Canais de comunicação ágeis devem ser estabelecidos com a operação e serviços, para evitar possíveis falhas.
Garantir a quantidade e qualidade dos materiais, produtos e equipamentos
que serão utilizados.
Estabelecimento de regras para os participantes.
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Um fator a ser observado anteriormente ao planejamento é a verificação quanto
à capacidade e condições da entidade promotora do evento, pois essa análise é fundamental para que tudo ocorra bem. Conhecer a opinião do público-alvo sobre locais,
datas, horários, participantes e convidados, pode auxiliar na estratégia de marketing,
bem como os veículos de comunicação. Há necessidade de integração de algumas atividades técnicas para a operacionalização do evento, são elas:
planejamento, coordenação e controle;
secretaria executiva;
recepção e atendimento;
marketing e vendas;
publicidade e comunicação;
serviços de manutenção das instalações e equipamentos.
Planejamento, coordenação e controle
Esta área responde pelas seguintes atividades:
Planejar e coordenar as atividades do evento.
Implantar sistemas de controle das operações.
Elaborar e controlar o orçamento financeiro e caixa.
Estabelecer e controlar o cronograma das atividades.
Coordenar e acompanhar a equipe técnica envolvida, analisando o andamento das atividades.
Planejamento de eventos e feiras
Coordenar instalação e montagem das secretarias, sala VIP, sala de coordenação e auditórios.
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Realizar licitações de compras e contratação de serviços de terceiros.
Disciplinar as rotinas de trabalho.
Emitir relatórios de avaliação de desempenho e relatório final.
Coordenar a elaboração dos anais do evento.
Contratação de pessoal, organização das equipes de trabalho e estabelecimento de regras de conduta.
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A secretaria executiva
Esta área responde pelas seguintes atividades:
Inscrições de participantes.
Elaboração de cerimoniais.
Suporte técnico e operacional aos serviços de atendimento.
Providenciar todo material impresso.
Lista de presença.
Materiais para os participantes.
Providenciar crachás, diplomas, certificados, apostilas, pastas etc.
Acompanhar fornecimento de água para os palestrantes, limpeza do local,
coffee break etc.
Providenciar faixas, placas de circulação.
Contatos com promotores e patrocinadores do evento.
Apresentação e vestuário do pessoal envolvido na recepção e atendimento
aos visitantes.
Recepção e atendimento
Esta área é responsável pelas atividades que abrangem os serviços dos seguintes
profissionais:
Recepcionista da secretaria.
Moderador/apresentador/mestre de cerimônias.
Recepcionista do hotel.
Marketing e vendas
Esta área é responsável pelas atividades:
Venda de convites, ingressos, publicidade, painéis etc.
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Planejamento de eventos e feiras
Recepcionista do aeroporto.
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Acompanhar os contratos com patrocinadores.
Sugerir a prática dos preços no evento, de acordo com estudos realizados.
Promover integração com agências de turismo, operadoras, jornais, escolas
etc.
Cuidar da imagem do evento, para que ela seja positiva.
Estabelecer convênios para que os participantes tenham descontos e tratamento diferenciado durante o evento.
Pesquisar as características dos participantes, como profissão, idade, nível
social etc., para adequar o planejamento.
Criar instrumentos de avaliação, registros de ocorrências, álbum fotográfico,
impressões dos visitantes, para histórico do evento.
Pesquisas de opinião sobre a qualidade dos serviços oferecidos e eventuais
deficiências.
Publicidade e comunicação
Esta área é responsável pelas seguintes atividades:
Divulgar o evento, mantendo contatos com imprensa, publicidade, relações
públicas e mala direta.
Elaborar os textos dos anúncios, mala direta, folhetos, folders, notícias, boletins, convites, cartazes etc.
Revisão dos anais do evento para garantia de qualidade do material.
Desenvolver programas de telemarketing.
Planejamento de eventos e feiras
Organizar a sala de imprensa.
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Analisar o desempenho das campanhas publicitárias.
Negociar patrocínio de brindes.
Cuidar da correspondência de agradecimento de participação.
Providenciar os equipamentos audiovisuais para as palestras.
Coordenar o cerimonial e protocolo.
Providenciar instalação de bandeiras quando necessário.
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Serviços de manutenção das instalações de equipamentos
Esta área é responsável pelas seguintes atividades:
Verificação das condições de funcionamento dos telefones, iluminação, som etc.
Montagem e desmontagem dos equipamentos.
Analisar os orçamentos de serviços de terceiros.
Inspecionar o funcionamento dos equipamentos.
Cuidar da manutenção dos equipamentos.
Planejamento de feiras
Para que esse evento possa ser um sucesso, é fundamental que algumas ações
sejam observadas. Primeiramente, é importante que o evento seja organizado por
pessoas qualificadas, pois o êxito é de responsabilidade de todos. É interessante que
sejam formadas comissões específicas por assuntos e que exista um comitê gestor
responsável.
A organização de uma feira municipal, por exemplo, exige envolvimento de
muitas pessoas, devendo ficar claro o papel e responsabilidades de cada um.
Nas feiras de grande porte, há necessidade de estudos de viabilidade técnica e
financeira antes do início do planejamento, para evitar os riscos. Há necessidade de
elaboração de um cronograma, com prazos, atividades e nomes dos responsáveis, para
que haja um acompanhamento de todos.
Não apenas feiras e eventos de grande porte devem basear-se em um bom planejamento, verificação de orçamento e cronograma para acompanhamento das atividades, esse é o primeiro passo para se evitar eventuais fracassos.
No planejamento de uma feira, existem basicamente dois públicos-alvos, que são
expositores e visitantes. Escolher bem os expositores pode garantir o sucesso de feiras
ou exposições. Expositores que possam apresentar produtos e serviços diversificados,
atraentes e adequados à finalidade da feira, podem garantir um fluxo maior de pessoas no evento. Deve-se primeiramente esgotar a pesquisa por expositores na região
próxima ao evento, para depois buscar em outras regiões, o que poderá diminuir os
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Planejamento de eventos e feiras
Público-alvo
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custos do evento, além de valorizar a atividade local. O desafio é reunir expositores
que atraiam o interesse do público. As feiras, nacionais ou internacionais, valem-se de
parceiros dos estados e países de interesse do evento.
Visitantes
As feiras são realizadas com alguns objetivos, como ampliar os negócios, fortalecer a economia, divulgar a comunidade, enfim, tudo isso só é possível com a presença
do público. Uma grande preocupação é atrair o público correto para o tipo de feira que
está se realizando, isso garante a continuidade da feira ao longo do tempo.
Infraestrutura
Os expositores e visitantes devem contar com infraestrutura e apoio nos eventos,
como uma secretaria que preste os serviços de sua competência, bem como instalações sanitárias adequadas, telefone público, estacionamento, serviço médico para
emergências, alimentação, limpeza dos locais, instalações elétricas, hidráulicas e de
incêndio adequadas, e ainda um local para atendimento aos expositores, sala para imprensa etc. Essas medidas independem do porte da feira. A responsabilidade pela segurança do evento é dos organizadores e o pessoal destinado deve estar identificado,
por isso é recomendável a contratação de uma empresa especializada, com pessoal
experiente.
Divulgação
Planejamento de eventos e feiras
Essa é uma etapa muito importante, pois mesmo que o produto seja interessante,
se não tiver interessados, a responsabilidade pesa para a divulgação. O mesmo evento
que garantiu um grande público no passado, não é garantia para que isso aconteça no
presente. A divulgação pode ser feita através de:
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panfletagem;
assessoria de imprensa;
site na internet;
palestras;
jornais, revistas, associações, clubes;
rádios;
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outdoors;
folders;
cartazes;
mala direta;
televisão;
busdoor (linhas de ônibus).
Local
Os locais devem possuir características específicas para o evento a que se propõem e devem conter:
Instalações que possibilitem diversas atividades, como jantares, coquetéis,
outros eventos paralelos etc.
Pé-direito alto, espaços amplos, modulares.
Possibilidade para montagem de diversos cenários.
Facilidade para circulação de pessoas.
Áreas para armazenamento adequadas.
Área para estacionamento.
Meios de comunicação.
A distribuição do fluxo no espaço físico (layout) é muito importante e merece
um estudo da planta baixa do local, para que não ocorram áreas de estrangulamento e o evento possa ser prejudicado.
Com relação às instalações devem-se obedecer alguns critérios:
Ventilação e luminosidade dos ambientes.
Espaços para móveis, estandes, anfiteatros etc.
Integração com setores de serviços, para rapidez de circulação.
Facilidade para instalação dos equipamentos necessários.
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Planejamento de eventos e feiras
Flexibilidade para mudanças de layouts.
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Instalações que possibilitem um posto bancário, correio, ambulatório médico etc.
Local para fax, telefones, copiadora etc.
Estacionamento com segurança para os veículos.
Isolamento acústico.
Cortina para proteção de luz natural.
Portas adequadas para passagem de objetos de maior volume.
Saídas de emergência sinalizadas, dispositivos de segurança.
Outros aspectos importantes:
Cor – as tonalidades fortes imprimem vitalidade e as neutras abrandam a
tensão.
Mobiliário – em geral utilizam-se móveis de madeira, e o estilo pode variar de
acordo com o evento.
Iluminação – sabendo que a luminosidade pode diferenciar os ambientes,
recomenda-se que ela seja suficiente ao que se propõe.
Acústica – para salas com lotação superior a 20 pessoas recomendam-se o uso
de microfones, que devem ser testados com antecedência.
Convites
Basicamente, nos convites deve constar:
quem convida ou promove o evento;
nome completo do convidado;
Planejamento de eventos e feiras
tipo do evento;
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local;
data e horário;
indicação de convite pessoal e intransferível;
pedido para confirmação de presença;
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caso estejam presentes autoridades, deve constar;
número do telefone para confirmação.
A Editora e o presidente da FEIRA têm a satisfação de
convidar V.S.ª para o lançamento e sessão de autógrafos dos livros da
Editora no salão nobre da Universidade________________Rua______
localidade__________________________.
(ZANELLA, 2004)
Os convites deverão ser entregues com 30 dias de antecedência para eventos formais e 10 dias para os menos formais. Se for por via correio deverá ser registrado, se
pessoalmente, protocolado.
Dia___/___/___
_________-feira; _________horas
Livro _______________________________________
Autoria de __________________________________
Este livro aborda o panorama brasileiro – Século XX.
Dia___/___/___
_________-feira; _________horas
Livro _______________________________________
Autoria de __________________________________
Este livro reúne histórias infantis.
Convites para eventos públicos
Esses convites apresentam a forma de boletins ou folders, podem ser distribuídos
via mala direta ou ao público. Os textos devem ser simples, para estimular o comparecimento, podendo constar um mapa indicativo do local, além de constar:
local;
data e horário;
taxa de inscrição, se houver;
contatos da empresa.
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Planejamento de eventos e feiras
tema e objetivo do evento;
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Há ____ anos é promovida a maior, mais completa e conhecida
feira de _____________. A cada ano, aumenta o número de expositores
nacionais e estrangeiros apresentando novidades tecnológicas em produtos,
equipamentos e serviços.
No ano passado, apresentaram-se mais de ______expositores.
A feira apresenta tudo sobre o ramo de __________________.
Diversos especialistas do setor estarão presentes, orientando e
instruindo sobre o funcionamento e aplicação dos equipamentos e serviços.
Simultaneamente à feira serão promovidos palestras e painéis
técnicos.
Aguardamos você!
Pesquisa sobre o evento
A pesquisa tem por objetivo avaliar todas as atividades que foram oferecidas durante o evento. Uma pesquisa sobre uma palestra, por exemplo, tem como finalidade
avaliar se o tema foi abordado de acordo com os objetivos propostos, e detectar possíveis falhas para correção futura.
Texto complementar
Atendimento
Planejamento de eventos e feiras
(SEBRAE, 2010)
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O atendimento durante o evento é peça fundamental do processo. Vendas
técnicas, por exemplo, necessitam pessoal qualificado mais que pessoas somente
“bonitas e produzidas” como ocorre em muitos eventos. No caso de feiras no exterior, deve-se considerar o domínio de línguas adequadas a interação com o público.
Basicamente, o atendimento em feiras e eventos se dá em dois níveis: Este material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,
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Visitantes interessados: são aqueles que estão tomando contato com a empresa ainda em estágio superficial. Em geral se contentam com levar um folheto da empresa ou produto para um posterior contato. Trata-se de um cliente potencial que
poderá ser trabalhado futuramente. A ideia de coletar seu cartão de visitas ou preencher uma ficha de cadastro pode ser uma boa alternativa de potencializar contatos.
Para isso são usados sorteios ou distribuição de brindes tendo como contrapartida o
fornecimento dos dados cadastrais. Em geral é uma “troca” aceita pelo cliente.
Negociadores e visitantes profissionais: em geral são identificados pelos questionamentos sobre o produto bem mais técnicos e comportamento de abordagem
ao stand que é decidido e objetivo, diferentemente dos demais que é tímido e evasivo. Geralmente este perfil de cliente é convidado a sentar-se à mesa para uma conversa mais estruturada e permite uma interação mais detalhada. Em ambos os casos devemos contar com pessoas qualificadas para realizar este
serviço, bem orientadas através de capacitação e simulações de atendimento e com
recursos de apoio adequados e em número suficiente para atender a demanda do
evento.
Atividades
1. Segundo Meirelles, para o sucesso de um evento é fundamental que haja clareza
nos seus objetivos. Apoiados na definição desse autor, comente essa questão.
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Planejamento de eventos e feiras
2. Baseado na aula, responda por que o planejamento e o cronograma devem ser
etapas anteriores ao início de um evento?
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Ampliando conhecimentos
Para aprofundar este tema recomendo a parte I, Políticas de Eventos, do livro
Eventos – uma alavanca de negócios, de Ricardo Souto Ferreira e Elizabeth Kyoko Wada,
em que o autor aborda o processo de aprovação orçamentária de um evento, calendário e planejamento.
Gabarito
1. Para divulgar a imagem da organização é fundamental que os objetivos sejam
claros e precisos ao se formular o planejamento de um evento.
2. Hoje os eventos estão cada dia mais profissionais, e há necessidade de planejar
cada etapa e elaborar um cronograma para garantir o sucesso do evento e que
todas as etapas sejam cumpridas.
Referências
FERREIRA, Ricardo Souto; WADA, Elizabeth Kyoko. Eventos – uma alavanca de negócios. São Paulo: Aleph, 2010.
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre Eventos. São Paulo: STS, 1999.
Planejamento de eventos e feiras
MELO NETO, Francisco Paulo de. Criatividade em Eventos. São Paulo: Contexto,
2001.
48
SEBRAE. Atendimento. Disponível em: <http://www.sebraepr.com.br/portal/page/
portal/PORTAL_INTERNET/PRINCIPAL2004/BUSCA_TEXTO?_dad=portal&p_macro_
tema=2&p_tema=55&p_texto_id=930>. Acesso em: 4 set. 2010.
VELOSO, Dirceu, Organização de Eventos e Solenidades. Goiania: AB, 2001.
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organização e Eventos. São Paulo: Atlas, 2004.
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Planejamento de eventos e feiras
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Avaliação do evento
Realizar uma pesquisa de satisfação após o evento tem por finalidade a análise de
dados e a formação de um histórico do evento.
A elaboração dos resultados fornece uma síntese que trará informações relevantes, que podem respaldar decisões futuras, principalmente sobre a viabilidade de
eventos similares. A pesquisa deve ser realizada sobre todos os serviços que foram
oferecidos, as instalações, os produtos, as palestras realizadas, o local etc. Geralmente
é realizada através de questionários elaborados de forma clara e objetiva.
A seguir um modelo de um questionário de avaliação dos serviços de um hotel sede:
Caro participante, é com imensa satisfação que registramos sua presença neste
hotel como participante do evento -------------------------------------Desejamos que sua estada tenha sido agradável e proveitosa.
Ficaríamos muito gratos se você reservasse uns minutos do seu tempo para
colaborar conosco preenchendo este questionário. É muito importante pra nós a
sua opinião.
1. Atendimento na recepção do hotel:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
2. Atendimento da reserva de passagens ou transporte pela agência de viagens:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
3. Condições gerais das instalações, ambientes, salas, salões:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
4. Qualidade do coffee break:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
5. Qualidade das refeições:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
6. Atendimento no restaurante:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
7. Qualidade dos apartamentos:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
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8. Serviços de portaria e recepção:
( ) Bom ( ) Regular ( ) Deficiente
9. Gostaria de retornar no próximo evento utilizando os mesmos serviços:
( ) Sim
( ) Não
Observações e sugestões:
Grato por sua gentileza. Favor entregar este questionário na recepção ou ao responsável pelo evento.
Relatórios
Após a realização do evento, algumas providências precisam ser tomadas:
Promover uma reunião para avaliar o desempenho por setor e geral, bem
como colher sugestões.
Conferir todo o equipamento e materiais.
Acompanhar a desmontagem geral das instalações, móveis, estandes etc.
Realizar um levantamento do número de participantes, volume de operações,
pessoal de operação etc.
Elaborar um relatório final, citando a programação do evento, histórico das
atividades, resultado da pesquisa.
Ter dados estatísticos do número de participantes por tipos, tais como congressistas, expositores, número e área ocupada pelos estandes, participantes
por área de atividades etc.
Análise entre o que foi programado e o realizado.
Sugestões, recomendações, informações para os futuros eventos.
Montar pasta com toda a documentação do evento (formulários, relatórios,
material publicitário, pagamentos, fotografias, orçamentos e cronograma
financeiro).
Avaliação do evento
Parecer sobre os pontos positivos e negativos do evento.
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Enviar correspondência de agradecimento para as pessoas que tiveram maior
participação, principalmente patrocinadores e colaboradores.
Modelo de mensagem de agradecimento:
Agradecemos sua participação e o feliz convívio e amizade que esse encontro nos proporcionou. Esperamos que muito em breve nos reencontremos.
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CHECKLIST DO EXPOSITOR
(modelo)
1. Estande
Contratação do espaço
Contratação do arquiteto
Contratação da montagem
Aluguel de mobiliário
Contratação da segurança
Contratação da limpeza
Contratação de recepcionistas
Recolhimento de taxas
Preenchimento de formulários da feira
Pagamentos
2. Relações Públicas
Envio de mala direta e convites
Carta aos representantes
Releases para a imprensa
Receptivo do estande
3. Materiais para o estande
Seleção e treinamento de pessoal
Reserva de hotel
Reserva de passagens
Adiantamento de viagem
Contratação de veículo
Distribuição de tarefas
5. Equipamentos e acessórios
Vídeo e TV
Telefone
Internet
Frigobar
Condicionador de ar
Displays
6. Documentos
Notas fiscais
Bloco de pedidos
Licenças
7. Outros
Organize seu próprio checklist de acordo com as suas necessidades.
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Avaliação do evento
Seleção das amostras
Catálogos e folhetos
Cartões de visita
Materiais de expediente
“Kit feira”
Brindes
Fichas de entrevista
Materiais de copa e bar
Lixeiras e cinzeiros
Materiais descartáveis
Reserva de praça (frete)
4. Pessoal
(Disponível em: <www.biblioteca.sebrae.com.br/bds/bds.nsf/2CEC7501C11CC400832573E0005C945F/$File/NT000374AE.pdf>.)
Modelo de checklist do expositor
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Material de montagem
Em geral os eventos contam com uma equipe que executa esse trabalho, mas é
comum acontecer de os participantes quererem fazer sua própria contratação, o que
é importante é que deve-se obedecer ao cronograma oficial de datas para realização.
Outro fator relevante é que todo material a ser utilizado na montagem deverá ser
apresentado à administração do evento para aprovação, isso garante que tudo estará
pronto antes da abertura do evento. Caso o expositor queira uma metragem maior
para seu estande ele poderá negociar com a administração e possivelmente pagar a
diferença da metragem padrão.
O expositor deverá se restringir ao seu espaço, pois não será permitido nada que
avance as áreas de circulação. E os serviços de limpeza que serão contratados ficarão
responsáveis apenas pela limpeza no interior do estande.
Cada estande terá uma placa de identificação padrão fornecida pela administração do evento.
A decoração do estande fica a critério do expositor, que com um pouco de criatividade pode montar um estande diferenciado, criando um espaço mais agradável, pois o
estande básico inclui uma mesa e três cadeiras. Poderão ainda ser instalados frigobar/
refrigerador, vitrines para demonstração dos produtos etc. Cabe ao expositor a manutenção da ordem e limpeza do estande.
Quanto ao piso, muitas vezes não há necessidade de utilizar outro além do existente no local. Caso seja necessária uma forração, o importante é que ela não destoe
do ambiente geral.
Em relação à iluminação, mesmo que a do local seja boa, é recomendável uma
iluminação própria do estande, pois ela dará vida ao ambiente. Em relação a obras,
Zanella (2004, p. 243) afirma que “durante o horário de funcionamento do evento não
serão permitidas obras nos estandes. Em casos especiais, deverá ser feita solicitação
por escrito à administração que poderá autorizar a execução em horário especial.”
Avaliação do evento
Pessoal de apoio
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Na maioria das vezes não temos ideia do número de pessoas envolvidas nos eventos, feiras ou exposições. Além das pessoas que cuidam dos aspectos administrativos e
de gestão, há aquelas que são responsáveis pela montagem, desmontagem e funcionamento do evento. Normalmente são pessoas que trabalham por contratos temporários, ou mesmo de forma autônoma.
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Vamos conhecer algumas delas:
Recepcionista – pessoas que possuam perfil para essa função são as que têm
atenciosidade, simpatia, gosto em atender ao público, boa apresentação, o
que pode ser conseguido com treinamento.
Encanadores – responsáveis pela rede de instalação hidráulica. É importante
saber se os serviços desses profissionais estão incluídos no preço do estande.
Eletricista – esses profissionais são muito requisitados nos estandes, pois
muitas vezes há necessidade de mais uma tomada, ou de uma extensão etc.
Letristas – geralmente entregam o que está em contrato, mas sempre surgem
trabalhos para melhorar o visual dos estandes.
Pintores – trabalham nos estandes que necessitam desse serviço.
Carpinteiros – quando há necessidade de alguma montagem especial que
precisa desses serviços.
Instaladores de redes de telefones – são responsáveis por deixar funcionando todo serviço telefônico de acordo com a operadora local.
Instaladores de rede de computadores – responsáveis pela conexão dos
computadores e internet.
Chefe de montagem – é o responsável por toda equipe de profissionais já citados, e muito requisitado por todos, pois orienta os serviços dos profissionais
e precisa atender a todos com urgência.
Catálogos de evento
Hoje é considerado um material importante, pois apresenta o nome das pessoas
envolvidas, expositores, palestrantes, produto, serviços, contatos etc. Recomenda-se
que sua distribuição seja associada ao ingresso para que não seja entregue a qualquer
pessoa. Muitos preferem apresentar o catálogo em CD, pois seu custo é menor. Mas o
importante é fazer bom uso dessa grande ferramenta dos eventos.
Trata-se de todo registro realizado das pessoas presentes. O usual é que todos
se utilizem de crachás para sua identificação. Normalmente a identificação contém o
nome da pessoa, o papel que representa naquele momento, por exemplo, visitante,
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Avaliação do evento
Credenciamento
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expositor, palestrante etc., e a empresa que representa. Por exemplo, JOÃO DA SILVA –
IMPRENSA – JORNAL X.
No caso de feiras, exposições, congressos etc., deve-se requisitar com antecedência as credenciais do pessoal que irá trabalhar. O pessoal da organização, da coordenação e do apoio aos eventos deverá usar crachás, para acesso fácil.
Embora sejam distribuídos aos visitantes, estes poderão ficar sem o uso dos crachás dependendo do evento. Alguns são obrigatórios e garantem suas participações
em palestras pelo código de barras. O importante é que os visitantes possam deixar
os seus dados no verso dos convites, isso ajudará a traçar o perfil deles. Esse perfil tem
como finalidade saber qual o público que se interessa pelo evento; esses dados são
importantíssimos para o planejamento de próximos eventos.
Ingressos
A forma como vai funcionar a venda ou não de ingressos fica a cargo dos coordenadores do evento. Há, por exemplo, feiras que os visitantes só entram com convites, e
outras onde há cobrança dos ingressos. Recomenda-se que exista uma cobrança, pois
é uma maneira de se atrair o público correto para o evento. Muitos eventos cedem a
bilheteria a uma ONG, que se beneficia da receita.
Patrocinadores
É uma prática comum a busca pelo patrocínio, mas algo bastante difícil de se conseguir, pois deve ser de interesse tanto para quem busca como para quem patrocina.
Avaliação do evento
Para que se busquem patrocinadores o ideal é ter o perfil dos visitantes, para que
haja interesse sobre aquele público. Muitas empresas podem patrocinar um evento,
como empresas de telefonia, de bebidas, de cartão de crédito, agentes financeiros e
empresas situadas na região do evento.
56
Essas empresas muitas vezes têm interesse em divulgar um novo produto, reforçar sua imagem, ampliar a carteira de clientes, realizar pesquisa de satisfação de um
produto etc. Os organizadores precisam se munir de argumentos para convencer os
patrocinadores, e é bom que tenham bem elaborado um plano de patrocínio, no qual
precisa constar: nome do evento, data e horário, que setores serão contemplados, público-alvo, expectativa de público, o plano de mídia e valores envolvidos. Mais ainda, os
veículos de comunicação que estarão cobrindo o evento, como aparecerá o nome do
patrocinador; se em banners, mostrar as dimensões e locais em que ficarão expostos.
É interessante que isso possa ser apresentado utilizando-se os recursos de informática
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para facilitar a visualização e mudança do nome do patrocinador, para apresentar a
outros parceiros.
Além da elaboração de um bom plano, é necessário que este seja apresentado
com grande antecedência, pois as decisões quanto ao patrocínio muitas vezes são
lentas.
Outro fator importante é saber quem é a pessoa mais adequada para negociar
esse patrocínio, muitas vezes alguém que já possui um bom relacionamento com a
empresa da qual se quer parceria.
Não se pode deixar de cumprir todas as cláusulas do plano, para não ficar sem
crédito no mercado, pois o que se quer é a fidelização do parceiro.
É interessante que se apresente ao patrocinador um relatório completo, com detalhes sobre o evento, como o número de visitantes, as perspectivas de negócio etc.,
pois poderá ajudá-lo na decisão.
Segurança nos eventos
É importante que os eventos possam contar com os serviços de portaria, guarda
e vigilância, que mantenham a máxima discrição possível, pois a segurança de todos
deve ser garantida.
Os serviços devem abranger:
O controle da movimentação das pessoas em todos os locais.
As operações de carga e descarga devem ser realizadas com segurança.
As áreas de estacionamento deverão ser controladas.
No local devem existir equipamentos de segurança instalados e monitorados.
Os profissionais, quando em serviço, deverão usar uniformes para facilitar sua
identificação.
É importante que os serviços de portaria se utilizem de instrumentos que permitam a identificação das pessoas e veículos que tiveram acesso às dependências do evento.
Os organizadores terão acesso livre mediante crachá especial.
Na portaria deverá ser mantida uma relação de pessoas com livre acesso.
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Avaliação do evento
Os veículos de carga e descarga deverão permanecer apenas o tempo suficiente para seus serviços.
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Atendimento médico
Para atendimento de pequenos acidentes, como cortes e torções sem muita gravidade, é interessante que o local possa contar com medicamentos de primeiros socorros. Além de medicamentos, deve contar com a presença de um profissional qualificado para os atendimentos. Caso o evento ocorra em áreas externas, recomendam-se
também repelentes para insetos e antitérmicos para crianças.
Rentabilidades de um evento
Geralmente os eventos culturais são mais rentáveis, visto que os participantes
possuem um maior poder aquisitivo e estão dispostos a investir no seu desenvolvimento. Os patrocinadores devem avaliar bem o evento para saber se haverá receita,
pois isso muitas vezes fica atrelado à presença de um grande público. Muitas empresas
se utilizam dos ingressos gratuitos ou de entrada franca, pois seu objetivo é apenas
expor a sua marca e o efeito que isso trará posteriormente. Muitos patrocinadores
querem apenas melhorar sua imagem diante do público, e para isso precisam contar
com eventos que atraiam um grande público.
As empresas patrocinadoras, em geral, buscam retorno com a divulgação da
marca e de vendas, e ressaltamos aqui a importância de um processo de avaliação que
contemple algumas questões como:
Quais os benefícios concretos que serão recebidos pelo patrocinador?
Os resultados são mensuráveis?
O público do evento é o mercado-alvo do patrocinador?
O investidor vai aumentar suas vendas?
Como a marca será valorizada?
O custo do patrocínio compensa o investimento?
Todas as oportunidades de exposição da marca foram utilizadas?
Houve divulgação na mídia?
Houve ganho de imagem?
Avaliação do evento
Patrocinadores e parceiros contribuíram para o sucesso do evento?
58
Um evento precisa gerar benefícios para os patrocinadores relacionados à imagem
da marca, mercado. Ele precisa aumentar suas vendas e aumentar o nível de consumidores que conhecem sua marca. O custo do investimento geralmente é baixo se
comparado a tantos benefícios que um evento pode trazer, pois um bom evento tem
sempre uma boa cobertura da mídia.
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As atividades de planejamento, organização, divulgação e avaliação são determinantes para o custo de um evento. Já o público, a marca, os produtos, a divulgação são
os que agregam grandes benefícios aos eventos.
Todos os assuntos que abordamos nesta aula, como ingresso, credenciamento,
segurança, patrocinadores etc., nos remetem a uma preocupação que devemos ter na
hora de planejar os eventos, e a verificação, a avaliação pormenorizada de todas essas
etapas é fundamental para que, ao chegarmos ao final do evento, no momento de
avaliarmos as ações, percebamos a importância de cada passo, o reforço que devemos
dar a cada etapa para que a avaliação do evento como um todo seja positiva. O que
se espera é que se o cliente for bem atendido em todas as etapas, a ficha de avaliação
refletirá resultados positivos e satisfatórios em suas respostas, e isso será fundamental
para alimentar o banco de dados que será utilizado nos próximos eventos.
O texto complementar a seguir reforça a preocupação com o planejamento para
o resultado do evento. Um evento bem planejado pode garantir sucesso de todos –
empresa, patrocinadores, fornecedores, público em geral. Boa leitura!
Texto complementar
Planejamento de eventos
(FERNANDES, 2007)
Conceitos
Planejamento de eventos é uma prática que serve para apoiar a organização,
liderança e acompanhamento de todos os elementos que compõem um evento,
seja ele da natureza que for. Por evento se entende que é todo e qualquer acontecimento que não faça parte da rotina institucional e que envolva pessoas com o fim
de comunicar algo.
Planejamento de eventos
Para que isso não aconteça (e pode não acontecer), é necessário cuidar de dois
pontos base: planejamento e prazo. Prazos merece um post próprio, aqui falamos de
planejamento que deve ser feito definindo três níveis:
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Avaliação do evento
Um evento é geralmente um stress, trabalho extra, incomodação para instituição que quer promovê-lo. Não raramente, pessoas envolvidas com a execução de
um evento pedem férias após sua realização. E não é pra menos: orçamento, cronograma, fornecedores, decoração e um sem-fim de outras coisas tomam todo tempo
dos colaboradoes, não permitindo uma condução organizada de toda a função e
causando milhares de incêndios que precisam ser apagados.
59
1. Estratégico – público de interesse, mote, justificativa e objetivos.
2. Tático – duração do evento, formas de divulgação, relatorização e orçamento.
3. Operacional – lugar, tipo de decoração, alimentação, segurança, entretenimento, conforto ambiental, registros, mailing, divulgação, agradecimentos
e coisas que exigem minúcias em geral.
Após esses itens serem definidos, começa a mão na massa. Não antes, não durante: após. É legal que tudo seja planilhado e que todas as mudanças propostas
entre o planejamento e a execução sejam anotadas para futuramente se planejar
com maior certeza de sucesso. Os cronogramas da parte operacional devem ser
sempre concebidos com a certeza de que eles irão estourar, já que somos brasileiros
e deixamos absolutamente tudo para última hora. [...]
Atividades
1. Analise a importância de se realizar uma pesquisa ao final dos eventos.
Avaliação do evento
2. Cite algumas ações que devem estar presentes ao final do evento.
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Ampliando conhecimentos
Para maior conhecimento recomendo o livro Criatividade em Eventos, de Francisco
Paulo de Melo Neto, capítulo “O evento como espaço criativo” que aborda como podemos fazer um evento com mais criatividade.
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Gabarito
1. A elaboração dos resultados fornece uma síntese que trará informações relevantes, que podem respaldar decisões futuras, principalmente sobre a viabilidade de eventos similares. A pesquisa deve ser realizada sobre todos os serviços que foram oferecidos, as instalações, os produtos, palestras realizadas, o
hotel sede etc. Geralmente é realizada através de questionários elaborados de
forma clara e objetiva.
2. Promover uma reunião para avaliar o desempenho por setor e geral, bem como
colher sugestões, conferir todos os equipamentos utilizados, acompanhar toda
a desmontagem das instalações, levantar o número de participantes, com o objetivo de elaborar um relatório contendo todas as informações do evento, para
que fique registrado um histórico, bem como o resultado da pesquisa, para futuros eventos.
Referências
ANDRADE, Renato Brenol. Manual de Eventos. Caxias do Sul: Educs, 2002.
FERNANDES, Daniel. Planejamento de Eventos. Porto Alegre: 8 fev. 2007. Disponível
em: <www.gestao.wordpress.com/2007/02/08/planejamento-de-eventos/>. Acesso
em: 11 set. 2010.
FERREIRA, Ricardo Souto; WADA, Elizabeth Kyoko. Eventos – uma alavanca de negócios. São Paulo: Aleph, 2010.
MELO NETO, Francisco Paulo de. Criatividade em Eventos. São Paulo: Contexto,
2001.
SEBRAE. Manual de Feiras e Eventos. Disponível em: <www.sebrae.com.br/setor/servicos/segmentos-apoiados/festas-e-eventos>. Acesso em: 8 set. 2010.
VELOSO, Dirceu. Organização de Eventos e Solenidades. Goiânia: AB, 2001.
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organização e Eventos. São Paulo: Atlas, 2004.
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Avaliação do evento
SEBRAE. Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas. Manual de Feiras
e Exposições. Série Mercado, 1999. Disponível em: <www.biblioteca.sebrae.com.br/
bds/bds.nsf/2CEC7501C11CC400832573E0005C945F/$File/NT000374AE.pdf>. Acesso
em: 11 set. 2010.
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Marketing de eventos
A área de marketing de eventos se utiliza das técnicas de marketing para promover
melhor o evento. Segundo Melo Neto (2007, p. 22), “é uma modalidade de marketing
promocional que objetiva criar ambientes interativos onde o negócio do patrocinador
se junta a consumidores potenciais, promove a marca e aumenta as vendas” (2007, p.
22). Isso significa que ao fazer a divulgação da marca ela passa a ser mais conhecida e,
por consequência, entra na mente dos consumidores, despertando o desejo de consumir o produto que foi divulgado no evento.
Esta é a grande estratégia do marketing de eventos: através de sua comunicação transfere o sucesso do evento para a marca do patrocinador, aumentando suas
vendas.
Fundamentos
Marketing é o processo de administração pelo qual se identificam, se antecipam
e se satisfazem as necessidades do consumidor de maneira rentável, otimizando investimentos (ANDRADE, 2002). O marketing não é apenas uma função de vendas, mas a
realização de negócios e, para isso, muitos eventos precisam ser realizados para que
se possa atrair um grande número de participantes. Todos os envolvidos nos eventos
devem ter em mente a grande vantagem que é a criação de uma imagem favorável do
produto, para isso os objetivos precisam ser claros durante a elaboração das estratégias. Nessa elaboração, o posicionamento correto e a imagem que se quer fixar devem
ser definidos com clareza, podendo contar com a ajuda de uma pesquisa de análise de
mercado.
Cabe também ao marketing capacitar a mão de obra que vai atuar nos eventos,
pois os atendimentos precisam ser cada vez mais aprimorados, visto que o público
torna-se cada vez mais exigente.
As ações do marketing a partir de informações corretas serão determinadas pelo
mercado que se pretende atingir, baseado no perfil dos consumidores, tendo em vista
que a cada dia que passa a concorrência torna-se cada vez maior.
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Elas abrangem as áreas de publicidade, promoção, relações públicas, comunicação social, e devem se fundamentar em objetivos e metas, levando em consideração
algumas questões:
Qual produto que se está vendendo?
Qual o orçamento disponível?
Qual mercado será atingido?
O que comunicar?
Como comunicar?
Quando comunicar?
Em qual mídia?
É importante saber que o interesse de uma pessoa faz com que ela forme sua opinião sobre determinado assunto, e a soma de opiniões das pessoas forma o que chamamos de opinião pública. Conhecendo essa força, que pode alavancar ou aniquilar o
sucesso de uma marca, algumas recomendações são importantes:
Não interessa o que você pensa que o cliente pensa do seu produto. Interessa
é o que ele pensa.
Não interessa o que você espera do cliente. Interessa o que ele espera de
você.
Não interessa o que você diz do seu produto. Interessa o que o pessoal que
trabalha no ponto de venda afirma sobre ele.
Não interessa o que sua propaganda está querendo dizer. Interessa como e
para quem ela está dizendo.
Não interessa o quanto seu produto está aparecendo. Interessa como o consumidor o está percebendo.
O evento é uma ferramenta de marketing quando:
Marketing de eventos
atinge o público-alvo;
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divulga sua marca;
promove o seu produto;
potencializa suas vendas e contribui para a expansão de novos mercados.
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O evento contribui para reforçar a imagem do produto, pois busca aproximar os
clientes atuais e os potenciais. É muito comum a distribuição de produtos e degustação durante os eventos. Pode-se também pedir aos participantes que preencham um
questionário, contribuindo para uma excelente pesquisa de mercado.
Portanto, é considerado um evento estratégico aquele que consegue desenvolver
o negócio dos patrocinadores. Um exemplo são as feiras de agropecuária, consideradas os eventos mais importantes das cidades do interior, em especial no sul do país. De
simples feira de animais e mostras agropecuárias evoluíram para macroeventos agropecuários e agroindustriais. A ênfase não é apenas vender animais, mas estimular a
geração de negócios (MELO NETO, 2007).
Eventos de grande porte
Caracterizada pela associação das marcas a um grande evento, por exemplo, a
Pizza Hut associou o seu nome ao futebol, considerado esporte número um no mundo,
e ao jogador Pelé, também considerado o número um. Outras grandes empresas como
IBM, McDonald’s, General Motors etc., também investem para associar suas marcas a
grandes modalidades de esportes como tênis, automobilismo, basquete e outros, pois
se tratam de esportes que são praticados em todo mundo.
“O marketing de grandes eventos atrai a imaginação das pessoas e nos permite
moldar nossas imagens conforme o espírito do nosso público-alvo. Associando-nos
ao futebol e a Pelé, obtemos a imagem que procuramos” (LORELLI apud MELO NETO,
2007, p. 25).
Os eventos de pequeno porte também exercem grande impacto na mídia e
atraem um grande público. Ao contrário do marketing para grandes eventos, eles têm
como finalidade atrair clientes, oferecendo muitas opções de lazer e entretenimento
para a comunidade local.
Esses eventos recebem o patrocínio das empresas locais e grande apoio da comunidade. Geralmente são festas e shows infantis, festas de confraternização etc. Os
investimentos ficam a cargo do dono do negócio, comerciantes e empresários de sucesso da própria região, e que agora retribuem a cidade com esses eventos com a finalidade de manter bons relacionamentos com a comunidade.
A maneira mais utilizada é a venda do patrocínio ou copatrocínio. Outra maneira é
a venda do direito do uso da marca do evento. Em ações de publicidade, um exemplo
é quando a Varig anuncia que é a transportadora oficial das delegações esportivas em
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Marketing de eventos
Como vender o evento
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eventos como a Olimpíada. Outra forma é a venda do licenciamento; aqui as empresas
comercializam seus produtos com logotipo do evento.
Nas feiras e congressos predominam a venda de estandes. Em empresas de serviços públicos, como serviço de telefonia, correios, são utilizados os postos de serviços.
Nos eventos esportivos a venda de publicidade geralmente ocorre no local.
É comum a troca de serviço, como, por exemplo, uma empresa médica prestar
atendimento grátis numa feira e ganhar a permissão de se instalar no local. Com as
empresas de som, instalação, montagem de palcos, também ocorre negociação de redução de preço mediante a permissão de instalar placas publicitárias.
Vender um evento não é tarefa fácil, e para que isso aconteça é necessário uma
relação custo-benefício e o projeto do evento precisa estar adequado ao perfil da empresa patrocinadora. O valor do patrocínio deve acompanhar o tamanho do público
previsto para o evento e, com isso, a publicidade gerada por tal acontecimento.
As empresas patrocinadoras geralmente recebem os projetos para os eventos na
metade do ano, para realizar o evento no ano seguinte.
No caso de macroeventos, sempre há a parceria com patrocinadores top como
IBM, Coca-Cola, Mastercard, Ford, GM, entre outros.
Algumas categorias de grandes empresas escolhidas para o patrocínio são as
de bancos, companhias aéreas, seguros, serviços financeiros e mineração. Cada vez
é maior o número de empresas top que participam dos eventos, pois sabem que eles
são de continuidade assegurada, como Copa do Mundo, Olimpíada, campeonatos de
automobilismo etc. A Coca-Cola se utiliza da estratégia de ser patrocinadora oficial da
Copa do Mundo de futebol, contribuindo para consolidar sua imagem junto a esse
grande evento. Um evento dessa magnitude envolve uma variedade de parcerias e o
número de espaços publicitários é limitado. Para facilitar essa distribuição, os patrocinadores foram divididos em quatro categorias:
Os patrocinadores oficiais são os apoiadores financeiros (Coca-Cola, Mastercard).
Marketing de eventos
Os parceiros oficiais, envolvidos diretamente na organização, através de prestação de serviços (Danone, Telecom).
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Os fornecedores de serviços e produtos oficiais, empresas que compraram o
direito de promover seus produtos como marcas oficiais do evento (pneus,
pilhas).
As empresas agregadas são as que disponibilizam seus serviços aos participantes do evento (hotéis , transportes).
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Os patrocinadores oficiais fornecem o apoio financeiro; os parceiros oficiais dão
apoio de gestão; os fornecedores de produtos e serviços, apoio do produto; e empresas agregadoras dão apoio logístico.
Pode-se contar ainda com o apoio governamental, como prefeituras, governos
dos estados, com serviços do Corpo de Bombeiros, Polícia Militar, pois é um espaço de
melhoria de imagem junto à comunidade.
Exemplo de promoção de um evento
Associada à criatividade, a cada dia novas maneiras de promover um evento são
apresentadas.
A imaginação dos americanos comprovou que é possível inovar: quando sediaram a Copa de 94, determinaram que fariam um megaevento quando do sorteio das
chaves.
Suas principais ações foram:
Contrataram um grande apresentador e estrelas da música como Elton John,
Rod Stewart, estrelas do cinema como Sylvester Stallone e Schwarzenegger.
Divulgação aos patrocinadores de que o evento atrairia em média 50 milhões
de pessoas.
Escolha da cidade de Las Vegas como local para o evento, no Hotel Caesars
Palace.
Envio de mais de 900 convites para a imprensa local e mundial.
Escolha de um horário que possibilitasse o maior número de telespectadores
de todo o mundo, ao meio-dia.
Durante o evento, cenas das cidades que sediaram a copa foram exibidas, com
dicas de alojamentos e diversão para os visitantes.
Pacotes turísticos foram disponibilizados para os visitantes.
A presença de celebridades da música e cinema, de autoridades locais, representantes, patrocinadores, são estratégias que foram utilizadas para anteceder o evento
maior, e essa estratégia começa a ser utilizada por todos os países, cada um querendo
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Marketing de eventos
Um evento que antecede um evento maior ajuda a promover o evento principal,
pois cria expectativas no público, e como se trata de Copa do Mundo, a presença da
mídia é maciça.
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reunir um maior público, para superar o evento anterior. O sorteio passa a se transformar num grande evento, ou seja, cria diversão para o público, e o sorteio visto como
entretenimento corresponde a 70% do sucesso do evento.
Segundo Melo Neto (2007, p. 78), “Um bom evento começa antes, bem antes do
seu início propriamente dito”, e um sorteio poderá ajudar muito.
Sucesso de um evento
Um evento é marcado pela oportunidade de maior comunicação entre os patrocinadores e o consumidor.
Muitas vezes essa interação é feita através da distribuição de brindes durante os
eventos, fazendo com que a marca seja parte integrante dele. Nesse caso, o consumidor terá a oportunidade de entrar em contato com o produto, admirar seu visual, criar
interesse e, com isso, já se estabelece maior contato com o patrocinador, o que gera
maior consciência do consumidor em relação à marca.
Em muitos eventos, a entrada é a embalagem de determinado produto que pode
ser trocado por ingresso, e temos aí a associação patrocinador-produto-evento-cliente.
Há casos ainda em que o produto é consumido por um atleta, associando ao produto o alto desempenho desse profissional, criando assim uma interação entre marca-atleta-público-evento.
Outra estratégia é a prestação de serviços exclusivos a clientes especiais, como
transporte grátis, venda de ingresso a domicílio, com o objetivo de fidelizar esses
clientes.
Colocar a marca em locais de destaque no evento também proporciona grande
interação com o público.
Marketing de eventos
Plano de marketing
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Um exemplo de inovação na área de promoção de eventos foi apresentado nas
Olimpíadas de Sydney, em 2000, na Austrália, pois além do patrocínio para o evento, foi
apresentado um plano com duração de quatro anos. Embora esse seja um evento que
atraia pessoas do mundo inteiro, sua duração é de apenas 14 dias, sua relação custo-benefício se pauta nessa grande audiência.
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Mas quando pensamos no tempo de exposição das marcas, vemos que o custo
é alto para tão poucos dias. Foi aí que a equipe australiana de marketing sugeriu que
eram possíveis maiores vantagens, desde que se pensasse em novas estratégias.
As estratégias foram apresentadas da seguinte maneira:
As Olimpíadas vão começar em 1997, com ênfase nos 30 mil anos dos aborígenes australianos com a “Olimpíada Cultural Sonhos”.
Em 1998, os Jogos de Inverno no Japão e a Olimpíada Cultural “Mar de
Mudança”.
Em 1999, diversos campeonatos na Austrália e a olimpíada cultural, “Alcançando o Mundo” (MELO NETO, 2007, p. 116).
Em 2000, a Olimpíada de Sydney.
Com isso, os patrocinadores tiveram a oportunidade de associar suas marcas a
um projeto com duração maior, além da promoção do esporte pelo mundo, pois criaram grande expectativa para o evento maior que ocorreria em 2000, as Olimpíadas de
Sydney.
Essa foi a primeira vez que um plano tão criativo foi apresentado e foi chamado de
“Quadriênio Olímpico” (MELO NETO, 2007, p. 116).
Outro projeto interessante de estratégia de mercado foi desenvolvido pela marca
Puma, fabricante de calçados esportivos. A empresa promoveu o futebol de rua no
Brasil.
O evento iniciou no sul do país e depois atingiu o nível nacional. O projeto foi
desenvolvido nas seguintes etapas:
Lançamento do Puma Street Soccer Cup no Brasil.
Difusão da prática do futebol de rua.
Participação de equipe brasileira no evento mundial.
Institucionalização do futebol de rua como prática desportiva.
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Marketing de eventos
A estratégia criada teve um grande toque de inovação, pois difundiu essa modalidade esportiva num país bastante promissor para a marca, visto que o Brasil é o quarto
maior mercado desses produtos. Com essa ação a empresa assegura sua liderança, colocando sua marca em grande destaque.
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A mídia nos eventos
Os eventos esportivos ocupam cada vez mais os espaços na mídia, e as TVs investem mais a cada ano, incluindo as TVs a cabo, que já observaram essa grande oportunidade. Alguns eventos entram na briga para o ganho de exclusividade pelos canais de
televisão, como é o caso do automobilismo, amistosos da seleção brasileira de futebol
e muitos outros, pois o esporte vende cada vez mais e seu atletas ajudam a divulgar
esse evento.
Por atrair a atenção do grande público, esses eventos geram retorno para seus
patrocinadores ao apresentar características como:
São eventos com grandes audiências.
São apresentados em horários nobres.
São excelentes alternativas de merchandising.
Reúnem grandes atrações, que são os atletas.
Para isso, as TVs contratam os melhores comentaristas esportivos e investem na
sofisticação das imagens. Fora isso, incluem diariamente em suas programações chamadas oportunas para os eventos.
Um megaevento costuma gerar muitos negócios com vendas de ingressos, recolhimento de impostos, venda de produtos e ainda com a ocupação de hotéis.
A grande final do futebol americano é um exemplo de grande audiência por todo
o mundo e algumas empresas veiculam suas propagandas nos intervalos dos jogos e
com isso ganham muito prestígio. Como os eventos são grandes espetáculos os comerciais também devem acompanhar a grandeza do evento. E os segmentos que mais
crescem são o de telefonia celular, TVs a cabo, computadores de uso pessoal, cerveja,
refrigerantes, bancos etc.
O evento visto como mídia apresenta as seguintes características:
Maximização da exposição do produto ou marca.
Marketing de eventos
Grande impacto sobre a audiência.
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Otimização do poder da comunicação com o público.
Alto poder de imagem.
Vincular uma marca a um grande evento diante da audiência de milhares de pessoas é aperfeiçoar o poder de comunicação com esse grande público. A transmissão
de um megaevento pela televisão é muito valorizada quando se fala em direitos televiEste material é parte integrante do acervo do IESDE BRASIL S.A.,
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sivos, pois seu valor é proporcional ao número de patrocinadores desse evento e pode
ser considerado um bom produto para TV quando:
é de grande audiência;
seu período de exposição é extenso;
é de alcance mundial;
tem grandes atrações.
Os eventos de longa duração são muito procurados pelas TVs, pois apresentam
grandes retornos como no caso de Olimpíadas e Copas do Mundo, por exemplo. A
venda de patrocínio é facilitada, pois é possível, por sua longa duração e a inserção de
várias propagandas.
Como o esporte é um ótimo produto para comercialização, hoje as TVs têm grandes investimentos nas programações esportivas. As TVs por assinatura também têm
realizado um grande investimento no esporte, e muitas contam com canais exclusivos
para essa programação, incluindo campeonatos de futebol argentino, inglês, espanhol, italiano, holandês, alemão, futebol no mundo, além do Campeonato Brasileiro,
Copa do Brasil e os campeonatos regionais, como paranaense, carioca, paulista etc. A
transmissão exclusiva de eventos esportivos torna-se cada dia mais estratégica através
das TVs por assinatura, visto que as TVs abertas apresentam pouco crescimento.
Eventos de sucesso
Alguns eventos fazem parte do rol dos mais bem-sucedidos, como o caso do Free
Jazz Festival1, inicialmente voltado para apresentações de artistas de Jazz e que com o
passar dos anos foi incorporando outros ritmos.
Outro evento é o do Parque Villa-Lobos, localizado em São Paulo numa área de
700 mil metros quadrados, onde acontecem muitos eventos, e tem como foco princi1
A partir de 2003, por conta de uma lei anti-tabagista o Free Jazz Festival teve seu nome mudado para Tim Festival. Essa lei proíbe que empresas de tabaco
patrocinem eventos culturais, e como o nome Free vem de uma marca de cigarros da empresa Souza Cruz, tiveram que mudar de nome. A última edição do
Tim Festival ocorreu em 2008.
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Marketing de eventos
Conforme Melo Neto (2007, p. 189), o evento foi lançado em 1984, tendo como
principal patrocinador a Souza Cruz e outros copatrocinadores, como Cartão Nacional,
Shell, Banrisul, Philips e Varig. Esse evento foi realizado no Rio de Janeiro, São Paulo
e Porto Alegre, e com o objetivo de atrair um grande público seus ingressos foram
vendidos a preços populares. Os músicos que são grandes astros, contribuindo para
atrair o grande público. Por ser um evento que gera ganhos expressivos para os seus
patrocinadores, é considerado um evento de sucesso. O festival aconteceu por mais de
dez anos e proporcionou mais de 400 horas de música e lazer.
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pal a diversão infantil. O maior evento ocorrido foi “O Mundo da Fantasia’’, que reuniu
milhares de crianças com apresentação de um musical da Walt Disney Company. O que
contribuiu para o sucesso foi a localização, pois o espaço é privilegiado e contou com
uma produção inédita no Brasil, a da Walt Disney,. Pôde também contar com infraestrutura adequada e investidores permanentes. A ideia é realizar no parque eventos
ligados à recreação infantil.
O principal evento de motociclismo conhecido como Enduro da Independência soma-se à lista dos mais bem-sucedidos, pois é considerado o maior enduro do
mundo. O evento alavanca a venda de motocicletas e seus patrocinadores como a
Lubrax, o grupo Renasce, a Coca-cola e a Honda movimentam milhões de dólares, de
acordo com Melo Neto (2007, p. 196). Equipes internacionais abrilhantam o evento,
que também serve de oportunidade para o lançamento de novas marcas. Realizado
sempre no dia 7 de setembro, data da Independência do Brasil, o enduro faz o trajeto
das cidades históricas mineiras, lembrando a passagem dos inconfidentes, percorrendo o trecho Rio de Janeiro – Belo Horizonte. Além de contar com trajeto de grande
beleza natural, conta com alta tecnologia e a grande habilidade dos participantes.
Considerado um evento de sucesso, pois ganha adeptos no mundo inteiro, alavanca
muitos negócios e é realizado numa data importante para o país, além de reunir uma
grande equipe internacional.
Tecnologia nos eventos
Marketing de eventos
A tecnologia tomou conta do palco nos eventos de dança e teatro. A computação
interativa disponibiliza uma nova dinâmica para o desempenho dos atores. Essa evolução pode ser observada com a ampliação da linguagem cênica, em que o movimento do
artista é ampliado através do uso de sensores acionados pela luz, câmeras ópticas, técnicas de projeção. O som, a luz, a dança, os filmes e vídeos se unem para apresentar ao público uma performance interativa e inovadora, na qual a plateia interage com os atores.
O que antes era função dos coreógrafos e técnicos passa a ser definido pelos atores do
espetáculo, pois estes dispõem de sensores instalados no corpo, controlam a luz, o som
e as imagens, sem contar a grande interação que estabelece com o público.
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O ambiente de criação amplia e passa a contar com o grande público e especialistas que assistem aos ensaios pela internet. Essa inovação conta com um ambiente que se expandiu para as telas dos computadores e os softwares enriquecem os
movimentos.
Outra inovação são os eventos virtuais que permitem através de sites e links participar de feiras de negócios. A vantagem é que não se utiliza dos espaços necessários
para as feiras convencionais, estandes etc., e sua duração ultrapassa os calendários
normais.
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Algumas vantagens desse tipo de evento podem ser listadas:
Permitem acesso a visitantes que por alguma razão não compareceram.
O acesso é rápido e ilimitado.
Participação em conferências por meio de chats.
Os negócios podem acontecer durante todo ano.
As mudanças nos estandes podem ser feitas constantemente.
Podem circular cerca de 30 mil visitantes.
Esses eventos são considerados promissores e com o avanço da tecnologia se
espera inovações a cada momento.
Texto complementar
Marketing esportivo: definições e conceitos
(ARENA, 2010)
O marketing esportivo é uma ferramenta utilizada para comunicar-se com
clientes, prospects, colaboradores e comunidade. Tem o esporte como forma de contato com o target e, portanto, é ligado diretamente à emoção, à paixão.
Esse é o grande diferencial com relação às demais ferramentas de comunicação. Utilizado de forma precisa, o marketing esportivo agrega força à marca ou à
empresa por meio do simbolismo com os valores do esporte, como superação, trabalho em equipe e liderança, inerentes também ao sucesso na vida corporativa e às
características de cada corporação. Sendo assim, empresas de tecnologia buscam se
associar ao automobilismo e empresas cujos produtos são de luxo, a esportes como
tênis e golfe, por exemplo.
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Marketing de eventos
O marketing esportivo tem como vantagem o fato de impactar um consumidor
relaxado, em meio ao programa, e não nos intervalos. Dessa forma, a empresa que
faz uso dessa estratégia de comunicação é percebida não como uma anunciante,
mas sim como uma parceira, que permite com que os campeonatos ou times patrocinados possam ter sucesso e continuidade. Mais do que isso, ainda há uma lealdade
muito maior a empresas que detêm esta imagem. Por exemplo, na Nascar, categoria
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do automobilismo americano, há uma lealdade de 72% aos patrocinadores. Ou seja,
72% dos fãs da categoria assumem comprar um produto de um patrocinador em
detrimento a um não patrocinador.
Além de ser uma forma de comunicação saudável, envolve sentimentos de uma
grandeza insuperável que só o esporte pode oferecer. Adrenalina, alegria, conquista,
vibração e emoção são alguns dos elementos que fazem da atividade um misto de
aventura e poder.
Não se pode esquecer o papel dos ídolos, que, nesse processo, são os verdadeiros porta-vozes do mercado, com suas mensagens traduzidas em forma de talentos
esportivos.
Eventos como os Jogos Olímpicos, Copa do Mundo e Superbowl, que atraem
bilhões de espectadores ao redor do mundo, são bons exemplos de como o esporte
surge como uma excelente forma, diferenciada, de atingir objetivos de marketing
propostos pelas empresas. Esporte produz entretenimento, produz paixão. Mas é
uma indústria e deve ser administrada como um negócio.
Atividades
Marketing de eventos
1. Como podemos entender o marketing de eventos?
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2. Quais as questões que devem estar presentes nas ações de marketing?
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Ampliando conhecimentos
Recomenda-se a leitura do capítulo 2, “Uma nova visão do conceito de evento”, do
livro Marketing de Eventos, de Francisco Paulo de Melo Neto, em que o autor estabelece
uma interação entre eventos, marketing, negócio e consumidores.
Gabarito
1. Como uma ação envolvendo patrocinadores, consumidores, negócios e marca. Os patrocinadores realizam negócios a partir da associação das marcas aos
eventos, onde são reunidos um público potencial para que se venda mais o
produto.
2. Qual produto que se está vendendo; qual o orçamento disponível; qual o mercado a ser atingido; o que comunicar; como comunicar; quando comunicar e
em qual mídia.
Referências
ANDRADE, Renato Brenol. Manual de Eventos. Caxias do Sul: Educs, 2002.
ARENA Marketing Esportivo. Marketing Esportivo: definições e conceitos. Disponível
em: <www.arenasports.com.br/mktesportivo.asp>. Acesso em: 12 set. 2010.
FERREIRA, Ricardo Souto; WADA, Elizabeth Kyoko. Eventos – uma alavanca de negócios. São Paulo: Aleph, 2010.
MELO NETO, Francisco Paulo de. Criatividade em Eventos. São Paulo: Contexto,
2007.
VELOSO, Dirceu. Organização de Eventos e Solenidades. Goiânia: AB, 2001.
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Marketing de eventos
ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organização e Eventos. São Paulo: Atlas, 2004.
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