SGDoc - SISTEMA DE GERENCIMENTO DE DOCUMENTOS
Autores: Geise Kelly da Silva
Manoel Messias Nunes de Medeiros
Orientador Prof. MSc. Cândido Guerrero Salgado
2007
1
UNIVERSIDADE CATÓLICA DE BRASÍLIA
BACHARELADO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
PROJETO FINAL – VOLUME I
SGDoc - SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS
Alunos:
Geise Kelly da Silva
–
2001045905
Manoel Messias Nunes de Medeiros
–
2002026793
Orientador: Prof. MSc. Cândido Guerrero Salgado
Brasília-DF, Junho de 2007
2
AGRADECIMENTOS
É com grande satisfação que expressamos nossos sinceros agradecimentos a todos
aqueles que colaboraram diretamente e indiretamente para conclusão deste trabalho, e
possibilitaram esta jornada.
“A Universidade Católica de Brasília que sempre atuou de forma solidária e
efetiva para o desenvolvimento da pessoa humana e da sociedade, por meio da geração
e comunhão do saber, comprometida com a qualidade e os valores éticos e cristãos, na
busca da verdade”.
Aos professores e orientadores desta Instituição que estiveram presentes durante
nosso aprendizado e contribuíram sobremaneira para nossa formação profissional e de
cidadãos conscientes.
Dentre tantas outras pessoas, familiares, amigos e especialmente a Deus por
estarem sempre ao nosso lado, e tornaram possível a conclusão deste curso.
3
RESUMO
A necessidade de melhoria na qualidade dos serviços oferecidos por instituições
públicas e privadas torna-se necessário à busca contínua pela eficiência das
organizações.
Sendo a eficiência para o Estado, como para qualquer instituição pública ou privada, um
requisito essencial a ser preservado e ampliado, é imperativa a implantação de
mudanças
que
visem
o
aperfeiçoamento
contínuo
das
atividades,
com
a
desburocratização de processos, e principalmente a qualidade dos gastos públicos.
Diante desta necessidade, este projeto foi idealizado com a finalidade de desenvolver
uma aplicação de TI capaz de possibilitar a gestão do conhecimento colaborativo,
baseado no uso de tecnologias como Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
e Automação dos Processos de Negócios (workflow).
O Sistema de Gestão de Documentos – SGDoc, foi implementado com o objetivo de
aumentar o desempenho de instituições públicas, privadas e de economia mista, com o
mapeamento preciso da informação através de uma gestão com mecanismos de controle
mais eficientes e eficazes.
Esta solução tende viabilizar os princípios da confiabilidade, integridade e
disponibilidade
da
informação
em
níveis
estratégicos,
além
de
reduzir
consideravelmente redundância de informações, retrabalhos e o uso de arquivos físicos.
4
ABSTRACT
The necessity of improvement in the quality of the services offered for public and
private institutions becomes necessary the continuous search for the efficiency of the
organizations.
Being the efficiency for the State, as for any public or private institution a requirement
essential to be preserved and extended, the implantation of changes is imperative that
vision the continuous perfection of the activities, with the end of the bureaucratization
of processes, and mainly the quality of the public expenses when if to deal with the
State.
Ahead of this necessity, this project was idealized with the purpose to develop an
application of Technology of the information capable to make possible the management
knowledge base to collaborate, established in the use of technologies as Electronic
Documents Management (GED) and Automation of the business-oriented Processes
(workflow).
The System of Document Management - SGDoc, was implemented with the objective
to increase the performance of institutions, with the necessary mapping of the
information through a management with mechanisms of more efficient and efficient
control.
This solution tends to make possible the principles of the trustworthiness, integrity and
availability of the information in levels of strategy, beyond reducing redundancy of
information, repeated works and the use of physical archives.
5
SUMÁRIO
1
INTRODUÇÃO .......................................................................................... 15
1.1
Motivação .......................................................................................................... 15
1.2
Problemas Diagnosticados ............................................................................... 15
1.3
Usuário(s) do Sistema ....................................................................................... 16
1.3.1
Sentença de Posição do Produto ................................................................. 16
1.4
Organograma da Organização ........................................................................ 16
1.5
Empresa ou Organização interessada............................................................. 17
2
OBJETIVOS.............................................................................................. 17
2.1
Objetivo Geral .................................................................................................. 17
2.2
Objetivos Específicos ........................................................................................ 17
3
PROPOSTA DO SISTEMA ....................................................................... 18
3.1
Descrição do Sistema Proposto........................................................................ 18
3.2
Resultados Esperados ....................................................................................... 18
3.3
Restrições do Sistema Proposto ....................................................................... 19
3.4
Recursos Necessários para Execução .............................................................. 19
3.4.1
Descrição do Hardware Ideal ..................................................................... 19
3.4.2
Descrição do Hardware Mínimo................................................................. 20
3.4.3
Descrição do Software ................................................................................ 21
3.4.4
Configuração da Rede ................................................................................ 22
3.4.5
Configuração de Bancos de Dados ............................................................. 22
3.4.6
Descrição das Instalações ........................................................................... 22
3.4.7
Pessoal Exigido .......................................................................................... 22
3.5
Relação Custo x Benefício ................................................................................ 23
6
3.6
4
Áreas Afetadas pelo Novo Sistema .................................................................. 23
JUSTIFICATIVA DA PROPOSTA ............................................................ 23
4.1
Embasamento teórico ....................................................................................... 24
4.1.1
4.1.1.1
5
GED – Gerenciamento eletrônico de documentos. .................................... 24
Workflow ................................................................................................ 24
PLANEJAMENTO DO PROJETO ............................................................ 25
5.1
Plano do Processo de Desenvolvimento .......................................................... 25
5.1.1
Ciclo de vida do projeto ............................................................................. 25
5.1.2
Métodos de Desenvolvimento e ferramentas CASE .................................. 26
5.1.3
Linguagens de programação ....................................................................... 28
5.1.4
Ambiente de hardware para o desenvolvimento......................................... 29
5.2
Plano de Organização ....................................................................................... 30
5.2.1
Equipe de Gerência ..................................................................................... 30
5.2.2
Equipe de Desenvolvimento ....................................................................... 30
5.3
Plano de Acompanhamento ............................................................................. 30
5.3.1
Marcos e Pontos de Controle ...................................................................... 30
5.3.2
Métodos de acompanhamento e controle ................................................... 32
5.3.3
Análise e Gerência de Riscos ..................................................................... 32
5.4
Plano de Recursos e Produtos.......................................................................... 33
5.4.1
5.4.1.1
Recursos Humanos ..................................................................................... 33
Resumo dos Envolvidos ......................................................................... 34
5.4.1.1.1
5.4.1.2
Perfil dos profissionais ..................................................................... 35
Tabela de Cargos e Salários ................................................................... 37
5.4.2
Recursos de Hardware ................................................................................ 37
5.4.3
Recursos de Software ................................................................................. 38
5.4.4
Recursos Financeiros .................................................................................. 38
5.5
Cronograma ...................................................................................................... 39
5.6
Glossário ............................................................................................................ 40
7
6
ESPECIFICAÇÃO DOS REQUISITOS DO SISTEMA .............................. 43
6.1
Descrição do problema - Requisitos de dados ................................................ 43
6.2
Identificação dos Interessados ......................................................................... 44
6.3
Descrição das necessidades dos interessados ................................................. 45
6.3.1
Secretário / Secretário Adjunto .................................................................. 48
6.3.2
Chefe de Gabinete, Assessor, Diretor de Programa, Coordenador, Chefe de
Divisão e Assistente ................................................................................................... 48
6.3.3
Administrador ............................................................................................. 48
6.4
Descrição das características do sistema ........................................................ 48
6.5
Requisitos do software (funcionalidades) ....................................................... 49
6.5.1
Usuário ....................................................................................................... 49
6.5.2
Administrador ............................................................................................. 50
6.5.3
Chefe........................................................................................................... 50
6.6
Requisitos suplementares (não-funcionais) .................................................... 50
6.6.1
Usabilidade ................................................................................................. 50
6.6.2
Confiabilidade ............................................................................................ 51
6.6.3
Desempenho ............................................................................................... 51
6.6.4
Suportabilidade ........................................................................................... 51
6.6.5
Segurança.................................................................................................... 52
6.6.6
Infra-estrutura Tecnológica ........................................................................ 52
6.7
7
Restrições ........................................................................................................... 52
MODELOS DO NEGÓCIO ........................................................................ 52
7.1
Diagramas de Casos de Uso de Negócio ......................................................... 52
7.2
Diagramas de classes do negócio (domain model) ......................................... 53
Figura 7.2: Diagrama de Classe do Negócio (domain model). ................................. 53
7.3
Diagramas de interação de objetos do negócio .............................................. 53
8
7.4
Diagramas de atividades (workflows) – Processo não automatizado .......... 54
7.5
Diagramas de atividades (workflows) – Processo automatizado.................. 55
8
MODELOS DE CASOS DE USO (REQUISITOS) .................................... 56
8.1
Visão geral dos Casos de Uso e atores ............................................................ 56
8.2
Descrição dos Casos de Uso ............................................................................. 57
8.2.1
Encaminhar Documento ............................................................................. 57
8.2.2
Consultar Documento ................................................................................. 57
8.2.3
Manter Tarefa ............................................................................................. 58
8.2.4
Verificar Pendências ................................................................................... 59
8.2.5
Cadastrar Usuário ....................................................................................... 60
8.2.6
Atualizar Cadastro do Usuário ................................................................... 60
8.2.7
Validar Cadastro ......................................................................................... 61
8.2.8
Consultar equipe ......................................................................................... 62
8.2.9
Manter Tipo de Documentos ...................................................................... 62
8.2.10
Manter Cargo .............................................................................................. 63
8.2.11
Manter Status de Documento ..................................................................... 65
8.2.12
Manter Setor ............................................................................................... 66
8.2.13
Manter Departamento ................................................................................. 67
8.2.14
Consultar Organograma .............................................................................. 68
9
MODELOS DE ANALISE ......................................................................... 69
9.1
UC001 – Encaminhar Documento .................................................................. 69
9.1.1
Descrição Sumária ...................................................................................... 69
9.1.2
Ator ............................................................................................................. 69
9.1.3
Prioridade ................................................................................................... 69
9.1.4
Diagramas ................................................................................................... 69
9.2
9.1.4.1
Diagrama de Colaboração ...................................................................... 69
9.1.4.2
Diagrama de Seqüência .......................................................................... 70
9.1.4.3
Diagrama de Classe ................................................................................ 71
UC002 – Consultar Documento ....................................................................... 72
9
9.2.1
Descrição Sumária ...................................................................................... 72
9.2.2
Ator ............................................................................................................. 72
9.2.3
Prioridade ................................................................................................... 72
9.2.4
Diagramas ................................................................................................... 72
9.3
9.2.4.1
Diagrama de Colaboração ...................................................................... 72
9.2.4.2
Diagrama de Seqüência .......................................................................... 73
9.2.4.3
Diagrama de Classe ................................................................................ 73
UC003 – Manter Tarefa ................................................................................... 74
9.3.1
Descrição Sumária ...................................................................................... 74
9.3.2
Ator ............................................................................................................. 74
9.3.3
Prioridade ................................................................................................... 74
9.3.4
Diagramas ................................................................................................... 74
9.4
9.3.4.1
Diagrama de Colaboração ...................................................................... 74
9.3.4.2
Diagrama de Seqüência .......................................................................... 74
9.3.4.3
Diagrama de Classe ................................................................................ 77
UC004 – Verificar Pendência .......................................................................... 78
9.4.1
Descrição Sumária ...................................................................................... 78
9.4.2
Ator ............................................................................................................. 78
9.4.3
Prioridade ................................................................................................... 78
9.4.4
Diagramas ................................................................................................... 78
9.5
9.4.4.1
Diagrama de Colaboração ...................................................................... 78
9.4.4.2
Diagrama de Seqüência .......................................................................... 79
9.4.4.3
Diagrama de Classe ................................................................................ 79
UC005 – Cadastrar Usuário ............................................................................ 80
9.5.1
Descrição Sumária ...................................................................................... 80
9.5.2
Ator ............................................................................................................. 80
9.5.3
Prioridade ................................................................................................... 80
9.5.4
Diagramas ................................................................................................... 80
9.5.4.1
Diagrama de Colaboração ...................................................................... 80
9.5.4.2
Diagrama de Seqüência .......................................................................... 81
9.5.4.3
Diagrama de Classe ................................................................................ 81
10
UC006 – Atualizar Cadastro ........................................................................... 82
9.6
9.6.1
Descrição Sumária ...................................................................................... 82
9.6.2
Ator ............................................................................................................. 82
9.6.3
Prioridade ................................................................................................... 82
9.6.4
Diagramas ................................................................................................... 82
9.7
9.6.4.1
Diagrama de Colaboração ...................................................................... 82
9.6.4.2
Diagrama de Seqüência .......................................................................... 83
9.6.4.3
Diagrama de Classe ................................................................................ 83
UC007 – Validar Cadastro .............................................................................. 84
9.7.1
Descrição Sumária ...................................................................................... 84
9.7.2
Ator ............................................................................................................. 84
9.7.3
Prioridade ................................................................................................... 84
9.7.4
Diagramas ................................................................................................... 84
9.8
9.7.4.1
Diagrama de Colaboração ...................................................................... 84
9.7.4.2
Diagrama de Seqüência .......................................................................... 84
9.7.4.3
Diagrama de Classe ................................................................................ 85
UC008 – Consultar Equipe .............................................................................. 85
9.8.1
Descrição Sumária ...................................................................................... 85
9.8.2
Ator ............................................................................................................. 85
9.8.3
Prioridade ................................................................................................... 85
9.8.4
4.13.5 Diagramas ........................................................................................ 86
9.9
9.8.4.1
Diagrama de Colaboração ...................................................................... 86
9.8.4.2
Diagrama de Seqüência .......................................................................... 86
9.8.4.3
Diagrama de Classe ................................................................................ 87
UC009 – Manter Tipo de Documento ............................................................. 87
9.9.1
Descrição Sumária ...................................................................................... 87
9.9.2
Ator ............................................................................................................. 87
9.9.3
Prioridade ................................................................................................... 87
9.9.4
Diagramas ................................................................................................... 88
9.9.4.1
Diagrama de Colaboração ...................................................................... 88
9.9.4.2
Diagrama de Seqüência .......................................................................... 88
9.9.4.3
Diagrama de Classe ................................................................................ 90
11
9.10
UC010 – Manter Cargo .................................................................................... 91
9.10.1
Descrição Sumária ...................................................................................... 91
9.10.2
Ator ............................................................................................................. 91
9.10.3
Prioridade ................................................................................................... 91
9.10.4
Diagramas ................................................................................................... 91
9.11
9.10.4.1
Diagrama de Colaboração .................................................................. 91
9.10.4.2
Diagrama de Seqüência ...................................................................... 92
9.10.4.3
Diagrama de Classe ............................................................................ 94
UC011 – Manter Status de Documento .......................................................... 95
9.11.1
Descrição Sumária ...................................................................................... 95
9.11.2
Ator ............................................................................................................. 95
9.11.3
Prioridade ................................................................................................... 95
9.11.4
Diagramas ................................................................................................... 95
9.12
9.11.4.1
Diagrama de Colaboração .................................................................. 95
9.11.4.2
Diagrama de Seqüência ...................................................................... 95
9.11.4.3
Diagrama de Classe ............................................................................ 98
UC012 – Manter Setor ..................................................................................... 98
9.12.1
Descrição Sumária ...................................................................................... 98
9.12.2
Ator ............................................................................................................. 99
9.12.3
Prioridade ................................................................................................... 99
9.12.4
Diagramas ................................................................................................... 99
9.13
9.12.4.1
Diagrama de Colaboração .................................................................. 99
9.12.4.2
Diagrama de Seqüência ...................................................................... 99
9.12.4.3
Diagrama de Classe .......................................................................... 102
UC013 – Manter Departamento .................................................................... 103
9.13.1
Descrição Sumária .................................................................................... 103
9.13.2
Ator ........................................................................................................... 103
9.13.3
Prioridade ................................................................................................. 103
9.13.4
Diagramas ................................................................................................. 103
9.13.4.1
Diagrama de Colaboração ................................................................ 103
9.13.4.2
Diagrama de Seqüência .................................................................... 103
9.13.4.3
Diagrama de Classe .......................................................................... 106
12
9.14
UC014 – Consultar Organograma ................................................................ 106
9.14.1
Descrição Sumária .................................................................................... 106
9.14.2
Ator ........................................................................................................... 107
9.14.3
Prioridade ................................................................................................. 107
9.14.4
Diagramas ................................................................................................. 107
9.14.4.1
Diagrama de Colaboração ................................................................ 107
9.14.4.2
Diagrama de Seqüência .................................................................... 107
9.14.4.3
Diagrama de Classe .......................................................................... 108
10
CONCLUSÃO ..................................................................................... 109
11
BIBLIOGRAFIA ................................................................................... 110
13
Projeto final de Graduação, sob a Orientação
do Prof. MSc. Cândido Guerrero Salgado
avaliado por uma Banca Examinadora do
Curso
de
Sistemas
de
Informação
da
Universidade Católica de Brasília e que
constituiu requisito para obtenção do Título de
Bacharelado em Sistemas de Informação.
14
1
INTRODUÇÃO
1.1 Motivação
Atualmente, o tratamento das informações tende a tomar formas digitais, por ser
considerado o meio de armazenamento mais seguro, econômico e principalmente mais
rápido. As informações digitais podem reduzir o custo de armazenamento e aumentar a
segurança da informação. Esta tendência possibilita a economia de tempo e dinheiro,
pois ao gerar um documento digital eliminam-se impressões que muitas vezes são
desnecessárias, evitando o desperdício de papel.
No entanto, só os meios de armazenamentos e as formas de conversões de papéis para o
meio digital não solucionam todos os problemas. São necessárias boas políticas de
armazenamento e de localização destas informações, visto que, o armazenamento da
informação é o processo mais importante de qualquer organização, e é constantemente
necessário o resgate de documentos arquivados.
Com o objetivo de buscar o controle efetivo da documentação tramitada dentro de uma
organização é necessário combinar em um único sistema o uso de tecnologias como
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e Automação dos Processos de
Negócios (workflow). Desta forma, a aplicação será capaz de mapear o ciclo de vida de
toda documentação produzida dentro da organização e possibilitar a descentralização do
conhecimento, uma vez que ele passará a ser compartilhado, quantificado e qualificado.
1.2 Problemas Diagnosticados
É comum encontrar nas organizações arquivos físicos em todos os departamentos
provocando o desperdício de espaço, recursos físicos e financeiros além do retrabalho e
redundância das informações.
Identificou-se também a existência de um setor oficialmente responsável pelo envio e
recebimento dos documentos (protocolo), e apesar disto, observa-se que a tramitação da
documentação segue um processo extremamente burocrático e demorado, em virtude do
manuseio de papel, e dos procedimentos necessários para o registro do envio e
recebimento dos documentos.
Apesar do rigor do processo, percebemos com freqüência o extravio de informações
face o grande volume de papel.
15
1.3 Usuário(s) do Sistema
Estimam-se como usuários deste sistema, os funcionários de toda e qualquer
organização pública ou privada que pretendem realizar um controle mais efetivo da
documentação produzida e tramitada.
1.3.1 Sentença de Posição do Produto
Para
Instituições públicas, privadas e economia mista.
A concentração do conhecimento produzido dentro da
organização não permite a continuidade do negócio e a
Quem
sustentação do desenvolvimento da competência coletiva.
O SGDoc – Sistema de Gestão de Documentos é um sistema
baseado nos conceitos de gerenciamento eletrônicos de
documentos e workflow.
Que
Diferente das
Nosso produto
Gestão eficiente do conhecimento compartilhado.
Aplicações atualmente encontradas no mercado não utilizam
GED e workflow em uma mesma solução.
Permite a flexibilidade para adequação de qualquer estrutura
organizacional respeitando a particularidade de cada uma.
1.4 Organograma da Organização
Pretende-se que o sistema seja suficientemente flexível a ponto de possibilitar a
customização do organograma a fim de atender qualquer organização cujos padrões
estruturais sejam passíveis de adequação. Sendo assim, sugere-se como estudo de caso
para aplicabilidade do sistema a ser desenvolvido durante este projeto o Ministério do
Planejamento.
16
Figura 1.5: Organograma do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.
Fonte: http:// www.planejamento.gov.br
1.5 Empresa ou Organização interessada
Não existe agente financiador. Todos os custos com pesquisas, documentação, e
implementação deste projeto estão sendo subsidiados pelos próprios alunos.
2
OBJETIVOS
2.1 Objetivo Geral
O objetivo desta proposta é o desenvolvimento de um sistema WEB que permita
gerenciar e mapear o ciclo de vida do documento através das metodologias de
Gerenciamento Eletrônico de documento e Mapeamento dos Processos Organizacionais.
2.2 Objetivos Específicos
Desenvolver um sistema capaz de auxiliar empresas públicas, privadas e de economia
mista a controlar de formar mais eficiente e eficaz a documentação que tramita entre os
setores e departamentos, buscando facilitar o gerenciamento da documentação, que na
sua maioria é física.
17
Acredita-se que após a implementação do sistema toda documentação seja eletrônica,
facilitando o manuseio e o fluxo da informação entre os setores da empresa, a fim de
minimizar os riscos de perda de documentos relevantes durante o caminho, visto que na
maioria das empresas devido ao grande volume de informações (papéis), existem
burocracias que dificultam o compartilhamento da informação em função da demora ou
extravio, fazendo com que o documento precise ser encaminhado novamente.
Busca-se também, a padronização e centralização do processo de emissão de
documentos oficiais, bem como a eliminação de arquivos físicos setoriais que provocam
a redundância da informação e o aumento do custo operacional.
3
PROPOSTA DO SISTEMA
3.1 Descrição do Sistema Proposto
O sistema será o único instrumento para tramitação de documentos oficiais dentro da
organização, e possibilitará o compartilhamento das informações bem como o
acompanhamento do ciclo de vida de cada documento no âmbito da organização.
Não obstante, para que essa iniciativa se torne sistêmica, ou seja, reduzindo a
necessidade de interação homem máquina, é necessário que as informações capturadas,
desenvolvidas e implementadas passem a incorporar o dia-a-dia da instituição.
A aplicação tem o caráter de proporcionar uma melhor gestão do conhecimento
produzido na instituição, a fim de garantir a continuidade do negócio, e conceber o
gerenciamento de arquivos capaz de classificar categoricamente os documentos, com o
apoio de tabelas de temporalidade e níveis de segurança.
3.2 Resultados Esperados
O sucesso desta aplicação depende de uma estratégia de conformidade das
funcionalidades do software com os processos do negócio da instituição buscando a
regulamentação da metodologia operacional. Além disto, é fundamental uma mudança
de cultura dos indivíduos, com a finalidade de possibilitar a colaboração dos trabalhos
visando melhores resultados e maior agilidade, uma vez que as equipes passaram a
desenvolver colaborativamente suas atividades.
Facilitar do canal de comunicação, e possibilitar o gerenciamento do ciclo de vida da
informação, monitorar e avaliar objetos de conteúdo envolvidos em um processo de
18
negócio, sendo assim, a aplicação deverá organizar e simplificar a maneira pela quais as
pessoas trabalham em torno de um objetivo comum.
3.3 Restrições do Sistema Proposto
No momento não foi identificado nenhuma restrição quanto à execução deste projeto,
pretende-se implementar todos os casos de uso e implantar o sistema no prazo de 6
meses após a conclusão da fase de planejamento, exceto os requisitos que sofrerem
alterações e novas solicitações.
3.4 Recursos Necessários para Execução
3.4.1 Descrição do Hardware Ideal
Qtd
7
300
1
Descrição
Custo
Total
Estação de trabalho para desenvolvimento*
R$ 3.354,91
23.484,37
- Processador Dual Core 3.00 GHz (2x2MB
L2 cache, 800 MHz);
- 2.0GB de memória DDR2, 667MHz
(2DIMM)
- Disco rígido de 80GB Serial ATA,
3.0Gb/s
- Leitor de CD (CD-ROM 48X)
- Monitor 17" Flat Panel LCD (17.0 de área
visível)
- Placa de Vídeo Integrada
- Alto-falante interno
- Placa de rede Integrada
- Mouse Óptico 2 botões USB com scroll
- Teclado USB ABNT2
Estação de trabalho para usuário*
R$ 2.549,67
764.901,00
- Processador
AMD
Athlon™
64
3500+(2.20GHZ,512KB)
- 1GB de memória DDR2, 667MHz
(2DIMM)
- Disco rígido de 80GB Serial ATA,
3.0Gb/s
- Leitor de DVD ( DVD-ROM 16X)740
- Monitor 17" Flat Panel LCD
- Placa de vídeo Integrada
- Mouse Óptico 2 botões USB com scroll
- Teclado USB ABNT2
Servidor de banco de dados para ambiente de R$ 18.998,21
R$ 18.998,21
produção**
- Processador Intel® Xeon® 5120 Dual
Core 1.86GHz (2x 2MB L2 Cache)
- 4GB Kit (2x 2GB) PC2 5300 DDR2 FBD
19
- Serve RAID 8k SAS Controller
- 2 Discos rígido de 300GB 10K 3.5" SAS
Hot Swap
- CD-ROM 48X IDE
- Gigabit Ethernet 10/100/1000
- Placa de Vídeo Integrada
- Mouse Óptico 2 botões USB com scroll
- Teclado USB ABNT2
Servidor de aplicação para ambiente de R$ 14.644,17
R$ 14.644,17
1
produção**
- Processador Intel® Xeon® 5120 Dual
Core 1.86GHz (2x 2MB L2 Cache)
- 4GB Kit (2x 2GB) PC2 5300 DDR2 FBD
- 1 Discos rígido de 300GB 10K 3.5" SAS
Hot Swap
- CD-ROM 48X IDE
- Gigabit Ethernet 10/100/1000
- Placa de Vídeo Integrada
- Mouse Óptico 2 botões USB com scroll
- Teclado USB ABNT2
* Equipamento com Microsoft® Windows® XP Professional Original em português
** Equipamento com Microsoft® Windows® Server 2003
Fonte: http:// www.dell.com.br e http:// www.ibm.com.br
3.4.2 Descrição do Hardware Mínimo
Qtd
7
300
Descrição
Estação de trabalho para desenvolvimento*
- Processador
AMD
Athlon™
64
3500+(2.20GHZ,512KB)
- 1GB de memória DDR2, 667MHz
(2DIMM)
- Disco rígido de 80GB Serial ATA,
3.0Gb/s
- Leitor de DVD ( DVD-ROM 16X)740
- Monitor 17" Flat Panel LCD
- Placa de vídeo Integrada
- Mouse Óptico 2 botões USB com scroll
- Teclado USB ABNT2
Estação de trabalho para usuário*
- Processador Intel® Pentium® 4 531
(1MB L2 cache, 3.00 GHz, 800 MHz)
- 512MB de memória DDR2, 533MHZ
(1DIMM)
- Disco rígido de 80GB Serial ATA,
3.0Gb/s
- Leitor de DVD e CD (DVD-ROM 16X)
- Monitor Dell 17" CRT (16.0 de área
visível)
- Placa de vídeo Integrada
Custo
Total
R$ 2.549,67
17.847,69
R$ 1.980,32
594.096,00
20
- Mouse Óptico 2 botões USB com scroll
- Teclado USB ABNT2
Servidor de banco de dados para ambiente de
R$ 5.225,00
R$ 5.225,00
1
produção**
- Processador
Intel®
Xeon®
1.87GHz/1066MHz (2x 1MB L2 cache)
- 1GB (2x512MB) PC2-5300 DDR2
SDRAM
- 160GB SATA
- CD-ROM 48X IDE
- Gigabit Ethernet 10/100/1000
- Placa de Vídeo Integrada
- Mouse Óptico 2 botões USB com scroll
- Teclado USB ABNT2
Servidor de aplicação para ambiente de
R$ 2.263,69
R$ 2.263,69
1
produção**
- Processador Intel® Xeon® 1.87GHz /
1066MHz (2x 1MB L2 cache)
- 1GB (2x512MB) PC2-5300 DDR2
SDRAM
- 80GB 7200rpm Simple Swap SATA II
- CD-ROM 48X IDE
- Gigabit Ethernet 10/100/1000
- Placa de Vídeo Integrada
- Mouse Óptico 2 botões USB com scroll
- Teclado USB ABNT2
* Equipamento com Microsoft® Windows® XP Professional Original em português
** Equipamento com Microsoft® Windows® Server 2003
Fonte: http:// www.dell.com.br e http:// www.ibm.com.br
3.4.3 Descrição do Software
Serão utilizados vários programas para auxiliar na diagramação, representação da
metodologia
de
desenvolvimento
do
software,
construção
do
protótipo
e
desenvolvimento.
Software
Tipo de licença
Qtd.
GPL
*
Dreamweaver
Proprietário
*
ColdFusion
Proprietário
***
Jude
GPL
*
JSDK 1.5.0
SCSL
*
DB-Designer
GPL
*
Open Office
LGPL
**
(MPL)Licença Pública
Mozilla
**
MySQL 5.0
Firefox
21
MS Project
GPL
LGPL
Proprietário
*
Visio
Proprietário
*
Internet Explorer
Proprietário
**
Windows XP Profissional
Proprietário
**
Windows® Server 2003
Proprietário
***
* Equivalente ao número de estações de trabalho para o desenvolvimento
** Equivalente ao número de estações de trabalho
*** Equivalente ao número de servidores
Tabela - Softwares e custos - Fontes
MySQL SQL - http://www.mysqlsql.org/
JUDE - http://jude.change-vision.com/jude-web/index.html
GPL - http://pt.wikipedia.org/wiki/GNU_General_Public_License
LGPL - http://pt.wikipedia.org/wiki/GNU_Lesser_General_Public_License
Open Office - http://www.openoffice.org.br/?q=sobre/licenca
MPL- Licença Pública Mozilla http://pt.wikipedia.org/wiki/Licen%C3%A7a_p%C3%BAblica_Mozilla
SCSL - http://javawoman.objectis.net/Artigos/ArtigoJavaOpenSource.rtf
3.4.4 Configuração da Rede
Será utilizada uma infra-estrutura de rede 10/100 MB com cabos par trançando de
categoria 5, switches com 48 portas, e serviços necessários para o bom funcionamento
da rede mantidos por uma equipe especializada.
3.4.5 Configuração de Bancos de Dados
MySQL 5.0 instalado em um servidor com dois processadores, 4GB de memória e 600
GB de armazenamento exclusivo para o referido serviço.
3.4.6 Descrição das Instalações
Será necessário um ambiente adequado de escritório a fim de acomodar a equipe de
desenvolvimento com mesas, cadeiras, armários, computadores e infra-estrutura de
redes elétrica, ethernet e telefônica.
3.4.7 Pessoal Exigido
Qtde
Profissional
Direção
01
Coordenador
01
Gerente de Projeto
22
01
Analista
03
Programadores
01
DBA
01
Executor de testes
3.5 Relação Custo x Benefício
A idealização deste projeto envolve o gerenciamento de toda massa de informação da
instituição, por isso é considerado um plano de ação crítico e delicado em função da
reestruturação do fluxo dos documentos da organização.
Com base no estudo de caso utilizado para o desenvolvimento desta aplicação esperarse reduzir retrabalhos, perdas de documentos, duplicação de arquivos físicos, e
conseqüentemente os custos provocados por estes desvios. Além disto, garantir a
qualidade e disponibilidade da informação no momento em que ela for necessária com a
praticidade adequada ao nível estratégico e operacional.
Diante dos benefícios esperados, do nível de risco envolvido neste projeto, e da não
identificação no mercado de um produto com as características necessárias, considera-se
os custos citados no item 5.5.4 deste documento adequados aos serviços que se pretende
proporcionar a instituição.
3.6 Áreas Afetadas pelo Novo Sistema
Com a implantação do SGDoc nas empresas, haverá a necessidade de treinamento e
capacitação dos usuários que irão operar o sistema, sendo preciso disponibilizar um
programa de treinamento e suporte técnico via web com uma equipe de profissionais
altamente treinados, à disposição para esclarecer quaisquer dúvida e ou solucionar
problemas.
Após a implantação do SGDoc e o treinamento dos usuários, a instituição terá seu
processo organizacional mais eficiente e eficaz visto que o manuseio e o fluxo das
informações tramitadas entre os setores se tornará mais fácil.
4
JUSTIFICATIVA DA PROPOSTA
O sistema será desenvolvido para apoiar empresas no controle do fluxo de informações
e tarefas que tramitam dentro de cada setor, de forma que os funcionários possam
aproveitar informações importantes através do compartilhamento do conhecimento
proporcionando a integração de setores e departamentos da organização.
23
Para que as informações possam ser devidamente documentadas e gerenciadas a fim de
garantir a gestão do conhecimento, se fazem necessários a quantificação e a qualificação
de forma organizada e padronizada. Com este objetivo, o sistema visa adequar as
atividades com a devida regulamentação e gerenciamento dos processos de negocio,
viabilizando a inteligência competitiva institucional.
4.1 Embasamento teórico
4.1.1 GED – Gerenciamento eletrônico de documentos.
Atualmente na maioria das empresas existe uma imensa quantidade de documentos que
já nascem eletrônicos, esse mundo de documentos digitais sem gerenciamento, implica
em muitas cópias de diversas versões e duplicação de arquivos, provocando a má
utilização de espaço em discos, e custos desnecessários com armazenamento para
controlar esse volume de informação.
Para o melhor aproveitamento da informação é fundamental que ela esteja sempre
disponível a fim de apoiar decisões gerenciais e administrativas, para isto é essencial o
uso de recursos que permitam agilidade e flexibilidade nos processos, de modo a
garantir a qualidade dos serviços da instituição.
Sendo assim, faz-se necessário o uso do GED, considerada atualmente um dos melhores
recursos tecnológicos para provê meios de gerar, controlar, armazenar, compartilhar,
recuperar informações existentes em documentos.
Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura,
normalmente via navegador Web por meio de uma intranet coorporativa, a capacidade
de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do
Conhecimento, preservando o patrimônio da empresa e organizando eletronicamente a
documentação para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa
certa, além de tratar qualquer tipo de documentação.
4.1.1.1 Workflow
Nas empresas os processos de negócios assumem características próprias, a combinação
dos processos configura a infra-estrutura de uma organização. Freqüentemente, esta
infra-estrutura não é documentada, mas apenas estabelecida no modo como as pessoas
trabalham, visto que a comunicação nem sempre é pontual ou compartilhada dentro da
empresa e geralmente alguns processos são lentos, a solução é o uso de workflow, pois
24
é um recurso que coordena as atividades interligadas dentro da organização, de acordo
com um conjunto de regras definidas, para que possa atingir a automação de processos
de negócio, permitindo que estes possam ser transferidos de uma pessoa para outra.
5
PLANEJAMENTO DO PROJETO
5.1 Plano do Processo de Desenvolvimento
O processo de desenvolvimento a ser adotado no projeto será o modelo RUP (Rational
Unified Process), é um processo que usa a abordagem da orientação a objetos,
utilizando a notação UML (Unified Modeling Language) para ilustrar os processos em
ação. O RUP utiliza técnicas e práticas provadas comercialmente, dividido na suas 4
fases:
1.
Concepção: ênfase no escopo do sistema
2.
Elaboração: ênfase na arquitetura
3.
Construção: ênfase no desenvolvimento
4.
Transição: ênfase na implantação
O RUP também se baseia nos 4 P's:
1.
Pessoas
2.
Projeto
3.
Produto
4.
Processo
As fases são compostas de iterações, que são janelas de tempo, as iterações possuem
prazo definido enquanto as fases são objetivas, todas as fases geram artefatos que serão
utilizados nas próximas fases e documentam o projeto. Além de permitir melhor
acompanhamento do mesmo.
5.1.1 Ciclo de vida do projeto
O Rational Unified Process (RUP) é um processo bem definido e bem estruturado. O
RUP define claramente quem é responsável pelo que, como as coisas devem ser feitas e
quando fazê-las, também provê uma estrutura bem definida para o ciclo de vida de um
projeto RUP, articulando claramente os marcos essenciais e pontos de decisão.
O objetivo do RUP é garantir a produção de software com alta qualidade satisfazendo as
necessidades dos seus usuários, dentro de um cronograma e orçamento previsível, já
que estas mudanças podem ocorrer devido a vários fatores tais como: restrições de
25
arquitetura, mudanças nas necessidades do cliente ou mudanças devidas a um
refinamento no entendimento do problema original, e incrementais que consiste no
trânsito do desenvolvimento do projeto nas quatro fases: concepção, elaboração,
construção e transição. Após o término da última fase, o produto pode voltar a percorrer
cada uma das fases, permitindo evoluções, na qual novas gerações do produto poderão
surgir.
Fases do Projeto
Descrição da Situação Atual e Planejamento Inicial
Elaborar o Plano Trabalho Inicial
Modelagem de Negócio
Requisitos
Elaborar Plano de trabalho
Análise
Projeto
Implementação
Testes
Homologação
Capacitação
Implantação
Avaliar o Projeto Encerrado
Gestão de Configuração de Software
Acompanhar o Plano do Projeto
Garantia de Qualidade de Software
5.1.2 Métodos de Desenvolvimento e ferramentas CASE
O projeto será desenvolvido utilizando Orientação a Objetos, adotando a UML (Unified
Modeling Language) como linguagem para auxiliar a especificação, documentação,
visualização e desenvolvimento de sistemas orientados a objetos permitindo que
desenvolvedores visualizem os produtos de seu trabalho em diagramas padronizados.
Ferramenta CASE
Auxiliará os profissionais envolvidos na tarefa de construção do sistema, prevendo
ainda como será sua estrutura, quais serão suas classes, entidades, seus fluxos internos e
muitos outros detalhes.
MS-Project: Apresenta funcionalidades para elaboração de cronogramas, incluindo
planejamento de atividades com relação de dependência entre elas, alocação de recursos
e custo. Além destas funcionalidades, a ferramenta disponibiliza diagramas de Perti para
analise de caminhos críticos e gráficos de Gantt.
26
Rational Rose: Compreendem funcionalidades para revisões, estabelecimento e
modificações em rastreamento de relacionamento de atributos, consultas de requisitos e
visões a partir do banco de dados. É uma ferramenta de modelagem que suporta
atividades de análise de projeto.
JUDE – (Java and UML Developers' Environment) - IDE para Modelagem de Dados
(UML) criada com Java e de uso fácil e intuitivo, com a IDE JUDE é possível realizar
uma modelagem de dados complexa, apresenta os dados para o usuário de forma clara e
ainda possuí a vantagem de seu layout ser bem intuitivo. A IDE possui uma Árvore de
Estrutura com todos os Dados à disposição do usuário para se criar diagramas, mapas,
classes, caso de uso, desenvolvimento.
Após feita toda a modelagem é possível exportar tudo para um arquivo Java, HTML ou
exportar cada diagrama em forma de imagem.
Visio - é um aplicativo que torna mais fácil, para profissionais de TI e de negócios, as
tarefas de visualizar, analisar e comunicar informações, sistemas e processos
complexos. Usando os diagramas de aparência profissional do Visio, é possível
melhorar a compreensão sobre sistemas e processos, adquirir discernimento para lidar
com informações complexas, e usar esses conhecimentos para tomar melhores decisões.
O Visio pode inclusive importar Banco de Dados e gerar o design das tabelas, para que
o funcionamento do banco de dados fique mais visível, e possa ser corrigido.
MySQL 5.0 - é um sistema gerenciador de banco de dados relacional de código aberto
que permite que o armazenamento complexo de dados.
Dreamweaver – é uma ferramenta para desenho, desenvolvimento e manutenção de
websites e aplicações para web com interface visual e ambiente ágil de códigos para
Java, Coldfusion, PHP, ASP, .Net, CSC, entre outras linguagens.
Coldfusion - é um servidor web para aplicações desenvolvidas em CFM e Java com a
capacidade de atuar também como servidor web/HTTP, ou ainda, trabalhar em conjunto
com o Apache ou o Microsoft IIS.
27
JSDK 1.5.0 - é um conjunto de utilitários que permitem o desenvolvimento de
programas em Java, com compilador e bibliotecas que permitindo o compartilhamento e
a alteração de código e dados de forma modular.
Db-Designer - é uma ferramenta de modelagem para banco de dados que integra
criação, modelagem, desenvolvimento e manutenção de um ambiente simples e
agradável. Esta ferramenta permite o uso da engenharia reversa, gerando o modelo a
partir das tabelas do bando de dados, além de importar modelos gerados em XML por
outros softwares.
Open Office - é um conjunto de aplicativos de texto, planilha e apresentação para
escritório disponível para diferentes plataformas de sistemas operacionais.
Firefox - é um navegador livre, multi-plataforma, intuitivo e altamente extensível, com
a possibilidade de adicionar temas e extensões através de plugins.
Internet Explorer - é um navegador de internet integrado das versões do Microsoft
Windows.
Windows XP Profissional - sistema operacional proprietário da Microsoft, com muitas
tecnologias e recursos projetados para atender diversas necessidades das estações de
trabalho.
Windows Server 2003 - é um sistema operacional da Microsoft desenvolvido
estritamente para atividades em redes de computadores com o objetivo de disponibilizar
e gerenciar diversos serviços coorporativos.
5.1.3 Linguagens de programação
A linguagem utilizada na etapa de codificação do projeto será a linguagem de
programação CFM (ColdFusion) que é uma linguagem de alto nível, com sintaxe
extremamente similar à do HTML, e com diversas características herdadas de outras
linguagens, como Java. É antes de tudo uma linguagem com uma curva de fácil
aprendizagem e grande produtividade.
28
5.1.4 Ambiente de hardware para o desenvolvimento
Nesta etapa, serão utilizados computadores com a capacidade processamento adequado
as necessidades dos profissionais, bem como, uma infra-estrutura apropriada para as
fases de desenvolvimento, testes, e homologação com a utilização de servidores
específicos para as tarefas, definindo o cenário para execução das tarefas, a fim de
garantir total separação do ambiente de produção, pretendendo com isso, minimizar os
riscos sobre os dados reais.
29
5.2 Plano de Organização
5.2.1 Equipe de Gerência
Fazem parte da equipe de gerência os seguintes profissionais:
- Coordenador
- Direção
- Gerente de Projeto
5.2.2 Equipe de Desenvolvimento
A equipe de desenvolvimento é composta pelos profissionais abaixo:
-
Analista
DBA
Executor de testes
Programador
5.3 Plano de Acompanhamento
Será considerado o cronograma de execução do projeto do item 5.6 para o
acompanhamento da evolução de cada fase.
5.3.1 Marcos e Pontos de Controle
Pretende-se que em cada inicio e final de tarefa, seja realizada uma reunião de
coordenação com a equipe responsável pela atividade.
30
Atividades e Artefatos a serem desenvolvidos
Dt. Prevista
Descrição da Situação Atual e Planejamento Inicial*
Plano Trabalho*
Modelagem de Negócio*
 Regras de Negócio**
 Visão do Negócio**
 Glossário de Negócio**
Requisitos*
 Documento de Visão**
 Especificação de Requisito*
 Caso de Uso*
 Especificação de Requisito Suplementares*
 Glossário*
Análise*
 Documento de arquitetura de Software*
 Realização dos Casos de Uso*
Projeto*
14/05/07
13/02/07
08/03/07
Implementação*
 Plano de Integração*
 Estrutura do Modelo de Implementação da UI*
 Produto – Código Fontes*
05/09/07
29/05/07
04/06/07
05/09/07
Testes*


05/10/07
14/09/07
05/10/07
Plano de Testes**
Sumário de Avaliação de Testes**
29/03/07
13/04/07
14/05/07
Homologação*
 Plano de Homologação**
 Termo de aceitação do Produto**
 Manual do Usuário**
12/10/07
06/10/07
12/10/07
06/10/07
Implantação*
 Lista de Materiais
 Plano de Implantação**
 Notas de Release*
 Proposta de Treinamento**
 Material de Treinamento/Questionários de Avaliação
 Formalizar Termos e Responsabilidades**
 Disco com os códigos fontes da aplicação*
15/12/07
Avaliar o Projeto Encerrado
22/12/07
24/10/07
28/11/07
01/12/07
15/12/07
*O coordenador deve realizar a verificação deste item e produzir relatório de não conformidade/check list
com a finalidade de confirmar que cada serviço e/ou produto estão sendo executados de acordo com o
planejamento, padrões e normas adotados.
**O gerente de projeto deve obter junto ao cliente uma validação formal do artefato a fim de garantir que
o produto atende as suas necessidades.
31
5.3.2 Métodos de acompanhamento e controle
Serão realizadas reuniões rotineiras de caráter técnico e gerencial em cada fase do
projeto, além da medição a ser realizada nos marcos e pontos de controle definido no
item 5.3.1.
5.3.3 Análise e Gerência de Riscos
Todos os documentos serão submetidos à aprovação do grupo de trabalho e as
solicitações futuras que impliquem na mudança de requisitos e dos processos
identificados durante a modelagem de negócio e levantamento de requisitos, serão
analisadas e avaliadas no âmbito do ciclo de vida do desenvolvimento de software, a
fim de reduzir os impactos e riscos do projeto.
Apesar do planejamento e dos mecanismos de monitoramento e avaliação
implementados para o acompanhamento e medição da execução do projeto, é comum o
surgimento de novas situações durante o ciclo de vida de desenvolvimento,
considerados imprevistos. Desta forma, que segue na tabela abaixo alguns fatores que
poderão representar riscos ao projeto, e seus respectivos planos de contingências.
Risco
Tipo
Atraso no cronograma
Atraso na entrega
do projeto
Mudança de requisitos Atraso na entrega
já definidos no meio do do projeto
desenvolvimento
Adição de requisitos Atraso na entrega
quando os mesmos já do projeto
foram estabelecidos
Falha na escolha da Falha tecnológica
tecnologia
de
desenvolvimento
Custos adicionais
Prioridade
Alta
Alta
Alta
Alta
Erro de cálculo no
orçamento
Média
Perda temporária ou Atraso na entrega
permanente de recursos do projeto
humanos
Falta de conhecimento Falha tecnológica
dos
usuários
em
informática
Média
Baixa
Estratégia de
Contingência
Renegociar prazos com o
cliente
Renegociar
prazos
e
planos orçamentários com
o cliente
Renegociar
prazos
e
planos orçamentários com
o cliente
Identificar
as
funcionalidades
não
suportadas, para torná-las
programáveis.
Renegociar
planos
orçamentários com o
cliente
Identificar profissionais
dentro da equipe que
desenvolvam a função
Treinar os usuários
32
5.4 Plano de Recursos e Produtos
5.4.1 Recursos Humanos
Profissional
Qtd.
Período
em meses
Salário mensal
Total do projeto
Direção
Coordenador
1
Gerente de Projeto
1
10
12.741,00
127.410,00
Analista
1
9
8.255,00
74.295,0
Programador
3
6
4.308,00
77.544,00
DBA
1
2
4.827,00
8.574,00
Executor de Teste
1
3
1.602,73
4.808,19
Total
292.631,19
Fonte: Manager Assessoria em Recursos Humanos
novembro/2006
http://info.abril.com.br/carreira/salarios.shl
33
5.4.1.1 Resumo dos Envolvidos
Nome
Direção
Coordenador
Gerente de Projeto
Analista
Programador
DBA
Executor de teste
Usuários
Descrição
Responsabilidades
Composta por membros da É
responsável
pelas
organização com autonomia negociações financeiras, além
gerencial.
de representar o topo da
estrutura organizacional para
tomada de decisões.
Profissional designado pela Desenvolver atividades para
Direção com perfil gerencial.
monitoramento e avaliação de
todos os envolvidos além de
apoiar o gerente do projeto na
coordenação dos trabalhos.
Profissional
também Compete a esta função
designado pela Direção com gerenciar
as
atividades
perfil apropriado para a relacionadas às fases do ciclo
administração das atividades.
de vida de desenvolvimento de
software com a autoridade
para solicitar a alocação/
remanejamento
dos
profissionais que fazem parte
da equipe de TI.
Cargo com formação superior Aplica os
métodos
do
e experiência de mercado.
processo, faz análises e
prepara os requisitos e a
especificação do projeto para a
codificação.
Pessoal técnico, com aptidões São
encarregados
pela
técnicas necessárias para fazer codificação do sistema em
a codificação, os testes e linguagens de programação.
apoiar o trabalho do analista.
A função exige cursos de Definição a estrutura de
formação e experiência de armazenamento e implementar
mercado.
em SGDB.
Profissional com experiência e Responsável pela elaboração,
formação superior capaz de planejamento,
implantação,
garantir a qualidade de realização e avaliação de
software do sistema.
testes, incluindo a geração de
plano e modelo de teste,
implementando procedimentos
de testes e avaliando a
abrangência
dos
testes,
resultados e a efetividade.
Grupo de trabalho composto É atribuição do grupo de
representantes de cada setor trabalho
apoiar
o
e/ou departamento em todos desenvolvimento da aplicação
os níveis da organização.
de
forma
colaborativa
fornecendo subsídios que
possibilitem a equipe técnica
34
estabelecer o escopo do
sistema
com
base
no
mapeamento dos processos, e
no registro das regras de
negócio
a
serem
implementadas na aplicação,
além da homologação dos
módulos desenvolvidos.
Resumo dos Usuários
Nome
Usuário final
Descrição
Responsabilidades
Envolvido
Uso operacional da Contribuir de forma Grupo de trabalho
aplicação
cooperativa para o
levantamento
de
requisitos,
mapeamento
de
processo e para o
registro das regras
de negócio, além de
validar os módulos
desenvolvidos.
5.4.1.1.1 Perfil dos profissionais
A equipe de desenvolvimento será composta pelos profissionais do quadro abaixo
atendam minimamente as exigências relativas a cada função.
Qtde.
01
Profissional
Gerente de Projeto
Conhecimento/Experiência
- Formação profissional de acordo com as
exigências do cargo (curso superior e/ou
certificação)
- Habilidades de administração geral
- Planejamento estratégico, tático e operacional
- Conhecimentos de estruturas e comportamento
organizacional
- Gerência de relações de trabalho através de
motivação, delegação, supervisão (controle),
desenvolvimento de equipes, etc
- Auto-gerenciamento através de gerência de tempo
pessoal, gerência de stress, etc
- Liderança (estabelecer direção, alinhar, motivar e
inspirar as pessoas)
- Comunicação (oral, escrita, falada e ouvida)
- Negociação (para negociar objetivos e mudanças
de escopo, custo, cronograma, termos contratuais
e recursos em prol do projeto)
- Solução de problemas (definir problemas, tomar
decisões e implementar as decisões)
- Capacidade de influenciar a organização (fazer
35
01
Analistas de Sistemas
-
01
Administrador de
Banco de Dados
-
03
Programadores
-
01
Executor de teste
-
com que “as coisas sejam feitas”)
Formação profissional de acordo com as
exigências do cargo (curso superior e/ou
certificação)
Experiência mínima de dois anos como analista
de sistemas
Conhecimento da plataforma J2EE, projeto de
aplicações em camadas, sistemas distribuídos,
orientação a objetos
Conhecimento em banco de dados MySQL/
MySQL e ferramentas de modelagem relacional
Conhecimento de UML
Formação profissional de acordo com as
exigências do cargo (curso superior e/ou
certificação)
Experiência de pelo menos 2 anos em
administração/desenvolvimento como DBA
SGDB´s MySQL/ MySQL
Domínio sobre ferramentas de modelagem
relacional de dados
Experiência
mínima
de
1
ano
com
desenvolvimento de sistemas em JAVA, para
Web e para Desktop.
Conhecimento nas Ferramentas e Tecnologias:
Java, Eclipse, J2EE, J2SE, AWT, SWING, MVC,
RUP, Servlet, JSP, JavaScript, HTML, XML,
MySql, MySQL , UML, Design Patterns, JBoss
Server, TomCat.
Formação profissional de acordo com as
exigências do cargo (curso superior e/ou
certificação)
Experiência mínima de 1 ano em atividades de
testes de sistemas
Conhecimento da plataforma J2EE ou ter
trabalhado com testes de sistemas nesta
plataforma
Habilidade em elaboração de casos de teste a
partir de especificações de casos de uso
Habilidade em executar testes de sistema de
forma criteriosa e propor métodos e
procedimentos para realização dos mesmos
Habilidade em planejar e conduzir processos de
homologação de sistemas junto ao cliente
36
5.4.1.2 Tabela de Cargos e Salários
Analista de sistemas
Mínimo
6.314,00
R$ (Reais/mês)
Médio
Máximo
8.255,00 8.379,00
Administrador de banco de dados pleno
4.719,00
4.827,00
Gerente de projetos de sistemas
11.934,00
12.741,00 14.323,00
Analista programador pl.
4.138,00
4.308,00
4.479,00
Analista programador jr.
2.534,00
3.152,00
3.512,00
Cargo
4.933,00
Fonte: Manager Assessoria em Recursos Humanos
novembro/2006
http://info.abril.com.br/carreira/salarios.shl
5.4.2 Recursos de Hardware
Segue abaixo a estimativa de custos com equipamentos baseado na escolha do item
3.4.1 que descreve o hardware mais adequado às atividades.
Qtd
7
Descrição
Estação de trabalho para desenvolvimento*
Custo
3.354,91
R$ (em Reais)
Total
23.484,37
Estação de trabalho para usuário*
2.549,67
764.901,00
(renovação do parque de equipamentos)
Servidor de banco de dados para ambiente de
18.998,21
18.998,21
1
produção**
Servidor de aplicação para ambiente de
14.644,17
14.644,17
1
produção**
Total
822.027,75
* Equipamento com Microsoft® Windows® XP Professional Original em português
** Equipamento com Microsoft® Windows® Server 2003
Fonte: http:// www.dell.com.br e http:// www.ibm.com.br
300
37
5.4.3 Recursos de Software
Software
Qtd.
Valor Unitário
R$ (em Reais)
Total
MySQL 5.0
1
0,00
0,00
Dreamweaver CS3
3
1.270,62
3.811,86
ColdFusion 8.0
1
3.488,22
3.488,22
Jude
0,00
0,00
JSDK 1.5.0
0,00
0,00
Db-Designer
0,00
0,00
Open Office
0,00
0,00
Firefox
0,00
0,00
MS Project 2003
2
2.130,00
4.260,00
Visio 2003 Profissional
2
1.645,00
3.290,00
Rational Rose
0,00
0,00
Internet Explorer*
0,00
0,00
Windows XP Profissional*
0,00
0,00
0,00
0,00
Windows® Server 2003*
2
Total
14.850,08
* Custo incluso no preço do equipamento
Fonte: http://www.brasoftware.com.br/
5.4.4 Recursos Financeiros
Discriminação
R$ (em Reais)
Valor
Recursos Humanos
292.631,19
Recursos de Hardware
822.027,75
Recursos de Software
14.850,08
Total
1.129.509,02
38
5.5 Cronograma
Nome da Tarefa
Duração
Início
Término
Descrição da Situação Atual e Planejamento Inicial
Elaborar o Plano Trabalho Inicial
Modelagem de Negócio
Requisitos
Elaborar Plano de trabalho
Análise
Projeto
80 dias
3 dias
20 dias
18 dias
5 dias
8 dias
25 dias
10/02/07
10/02/07
14/02/07
09/03/07
30/03/07
05/04/07
16/04/07
14/05/07
13/02/07
08/03/07
29/03/07
04/04/07
13/04/07
14/05/07
Implementação
Planejar Integração
Estruturar Modelo de Implementação da UI
Implementar UI
Implementar estruturas de dados
Planejar testes de unidade e integração
Projetar ambiente para testes de unidade e integração
Implementar ambiente para testes de unidade e integração
Testar unidade
Revisar Implementação
95 dias
10 dias
5 dias
60 dias
30 dias
2 dias
2 dias
1 dia
5 dias
10 dias
18/05/07
18/05/07
30/05/07
05/06/07
05/06/07
14/08/07
16/08/07
18/08/07
20/08/07
25/08/07
05/09/07
29/05/07
04/06/07
13/08/07
09/07/07
15/08/07
17/08/07
18/08/07
24/08/07
05/09/07
Testes
Planejar Testes
Implementar Testes
Projetar e Implementar Ambiente Testes de Sistema
Executar Testes
Avaliar Resultados dos Testes
Revisar Testes
20 dias
2 dias
3 dias
1 dia
10 dias
2 dias
2 dias
13/09/07
13/09/07
15/09/07
19/09/07
20/09/07
02/10/07
04/10/07
05/10/07
14/09/07
18/09/07
19/09/07
01/10/07
03/10/07
05/10/07
Homologação
Planejar Homologação
Preparar Ambiente para Homologação
Efetuar Homologação Preliminar
Homologar o Produto de Software
6 dias
1 dia
1 dia
1 dia
3 dias
06/10/07
06/10/07
08/10/07
09/10/07
10/10/07
12/10/07
06/10/07
08/10/07
09/10/07
12/10/07
Implantação
Planejar Implantação
Gerar Pacotes de Implantação
Distribuir e/ou Instalar Pacotes de Implantação
Preparar Treinamento
Executar Treinamento
Formalizar Termos e Responsabilidades
Revisar Implantação
Executar Revisão Pós-Implantação
55 dias
4 dias
2 dias
1 dia
3 dias
30 dias
3 dias
2 dias
10 dias
13/10/07
13/10/07
18/10/07
20/10/07
22/10/07
25/10/07
29/11/07
03/12/07
05/12/07
15/12/07
17/10/07
19/10/07
20/10/07
24/10/07
28/11/07
01/12/07
04/12/07
15/12/07
Avaliar o Projeto Encerrado
3 dias 20/12/07 22/12/07
39
5.6 Glossário
Antivírus
Programa especificamente desenvolvido para detectar, anular e
eliminar de um computador vírus e outros tipos de código malicioso.
Aplicação
Applet
Um conjunto de programas para computador. Software aplicado em
uma situação para a qual um conjunto pré-especificado de passos
procedurais tenha sido definido.
Uma maneira de incluir programas complexos no âmbito de uma
página web.
Artefato
São
documentos
produzidos
durante
o
ciclo
de
vida
de
desenvolvimento de software, também denominados entregáveis.
AWT
É biblioteca da classe Java que implementa interface do applet através
de janelas.
CASE
Um sistema que suporta o desenvolvimento de software, formado pela
integração de ferramentas de forma que a informação criada por uma
delas possa ser utilizada por outra.
Ciclo de vida
História de um software, desde a percepção de sua necessidade até sua
retirada de operação.
Cliente
Entidade que contrata a execução de um projeto, ou seu representante
autorizado, com poder de aceitação de propostas e produtos.
Codificação
Expressão de um programa de computador em uma linguagem de
programação.
Desenvolvedor
Profissional que exerce tarefas técnicas em um projeto de
desenvolvimento de software.
Desktop
Uma área de trabalho que consiste de um ambiente gráfico adequado ao
usuário, onde ele possa abrir algumas janelas de programas e efetuar
operações básicas sobre as janelas abertas e sobre o ambiente em si.
Eclipse
Uma IDE de código aberto para a construção de programas de
computador.
Especificação de Documento que estabelece os requisitos de um produto ou sistema.
requisitos
Framework
Estrutura de suporte definida em que um outro projeto de software
pode ser organizado e desenvolvido.
Garbage
Conhecido por sua sigla GC (coletor de lixo), é um processo usado no
Collection
gerenciamento de memória nos sistemas computacionais.
40
Gerenciamento
Tecnologia que provê um meio para facilmente gerar, controlar,
Eletrônico de
armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em
Documentos
documentos.
(GED)
Hardware
É a parte física do computador que é dividida em vários componentes
mecânicos, elétricos ou eletrônicos.
HTML
Hyper Text Mark-up Language (linguagem de marcação de hipertexto).
É a linguagem de formatação mais utilizada nos documentos
publicados na Internet, sendo capaz de dar formato a textos, imagens,
sons e vídeos, e, principalmente de vincular diferentes tipos de
arquivos, por meio de links.
Informação
Conjunto estruturado de representações mentais codificadas (símbolos
significantes) socialmente contextualizadas e passíveis de serem
registradas num qualquer suporte material (papel, filme, banda
magnética, disco compacto, etc.) e, portanto, comunicadas de forma
assíncrona e multidirecionada.
J2EE
Plataforma de programação de computadores que faz parte da
plataforma Java.
J2SE
Ferramenta necessária para o desenvolvimento de aplicações em Java.
Java
Linguagem de programação.
JavaScript
Linguagem para criação de scripts utilizados em páginas da web (não
relacionada com a linguagem Java).
JBoss
Servidor de aplicação de código fonte aberto baseado na plataforma
J2EE implementada completamente na linguagem de programação
Java.
JSP
Linguagem
Tecnologia utilizada no desenvolvimento de aplicações para Web.
de Um vocabulário e conjunto de regras gramaticais para que um
Programação
computador execute tarefas específicas.
Log
Registro de atividades gerado por programas de computador.
Multithreaded
permite repartir a utilização do processador entre várias tarefas
simultaneamente.
MVC
Padrão de arquitetura de aplicações que visa separar a lógica da
aplicação (Model), da interface do usuário (View) e do fluxo da
41
aplicação (Controller). Permite que a mesma lógica de negócios possa
ser acessada e visualizada por várias interfaces.
Processo de
Framework para as tarefas necessárias à construção de software com
desenvolvimento alta qualidade, definindo a abordagem que será adotada enquanto o
de software
software estiver em construção.
Projeto
Unidade gerencial que cobre uma execução de um processo de
desenvolvimento de software.
Requisito
Característica que um produto deve possuir para ser aceito.
RUP
Processo proprietário de Engenharia de software criado pela Rational
Software Corporation, adquirida pela IBM tornando-se uma brand
“modelo” na área de Software, fornecendo técnicas a serem seguidas
pelos membros da equipe de desenvolvimento de software com o
objetivo de aumentar a sua produtividade.
Servlet
Componente que disponibiliza ao programador da linguagem Java uma
interface para o servidor web (ou servidor de aplicação), através de
uma API.
Sistema
Conjunto de um ou mais computadores, seu software associado,
dispositivos conectados, operadores (pessoas), processos físicos, meios
de transferência de informações, etc., formando um organismo
autônomo capaz de realizar o processamento de informações e/ou sua
transferência.
Software
Consiste no conjunto de: instruções (programas computacionais) que,
quando executadas, fornecem a função e o desempenho desejados;
estruturas de dados que possibilitam aos programas manipularem
adequadamente as informações; documentos que descrevem a operação
e o uso dos programas.
SWING
API Java para interfaces gráficas.
TomCat
Servidor de aplicações Java para web.
UI
Unidade de Implementação.
UML
Linguagem usada para especificação, construção, visualização e
documentação de sistemas de software, assim como para a modelagem
de negócios e outros sistemas não baseados em software.
WEB
World Wide Web (que significa "rede de alcance mundial", em inglês;
42
também conhecida como WWW) é um sistema de documentos em
hipermídia interligados que é executado na Internet.
Workflow
Seqüência de passos necessários para que se possa atingir a automação
de processos de negócio, de acordo com um conjunto de regras
definidas.
XML
(eXtensible Markup Language) é uma recomendação da W3C para
gerar linguagens de marcação para necessidades especiais.
6
ESPECIFICAÇÃO DOS REQUISITOS DO SISTEMA
6.1 Descrição do problema - Requisitos de dados
Empresas de pequeno e grande porte movimentam amplo volume de documentos entre
seus departamentos, essas informações são de grande importância para a organização e
por isso precisam ser manuseadas adequadamente.
No entanto, é comum encontrar nas maiorias das empresas procedimentos não
normatizados, que arriscam definir o fluxo de tramitação dos referidos documentos,
inviabilizando qualquer tentativa de controle efetivo das informações que circulam
internamente, e conseqüentemente acentuando o risco de extravios, e a necessidade de
maiores espaços físicos para o arquivamento.
Outro fator crítico refere-se às informações confidenciais cujo manuseio incorreto pode
ocasionar o vazamento, ou o mau uso da informação, colocando em risco todo o
negócio da organização.
43
6.2 Identificação dos Interessados
Esta aplicação destina-se a toda e qualquer organização pública, privada ou de
economia mista que estejam interessadas em manter o controle efetivo da
documentação. De acordo com o item 1.5, propõe-se adequar este projeto para as
necessidades do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.
Interessados
Secretário
Atribuições Relacionadas ao Cargo
O Secretário-Executivo é um assistente direto ao Ministro,
bem como os demais secretários vinculados ao SecretárioExecutivo e conseqüentemente ao Ministro de Estado aos
quais compete a supervisão e coordenação das atividades
desenvolvidas pelas Secretarias integrantes da estrutura de
cada Ministério e das entidades a ele vinculadas.
Cabe ao Secretário-Executivo substituir o Ministro em sua
ausência, respondendo também pela articulação entre as
diversas Secretarias e órgãos do Ministério, e aos demais
Secretários as atribuições específicas de cada Secretaria.
Secretário Adjunto
Os secretários adjuntos desempenham os mesmo papeis
que os seus respectivos titulares do cargo de Secretário,
assumindo interinamente na ausência do titular.
Chefe de Gabinete
Cabe ao Chefe de Gabinete planejar, coordenar, orientar e
supervisionar a execução das atividades do Gabinete e de
suas unidades subordinadas; assistindo diretamente os
titulares de suas unidades (Ministro ou Secretários) em
sua
representação,
além
de
desempenhar
outras
atribuições que lhe forem confiadas pelo Ministro de
Estado ou Secretário.
Assessor
Compete aos Assessores planejar, coordenar, orientar e
supervisionar a execução das atividades a cargo das
unidades sob sua direção; apoiando o Chefe de Gabinete
nos assuntos afetos à respectiva área de competência; e
opinar sobre os assuntos da unidade, dependentes de
decisão superior.
44
Diretor de Programa
Ao Diretor de Programa incumbe planejar, coordenar e
avaliar o desenvolvimento de estudos e projetos no âmbito
do seu respectivo programa, além de promover as
articulações necessárias e desenvolver ações com vistas à
integração das funções de planejamento, orçamento e
gestão; e exercer outras atividades que lhe forem
cometidas.
Coordenador
Gerir e supervisionar a execução das atividades afetas à
sua área de competência; emitir parecer e relatório de
trabalho sobre assuntos pertinentes à sua unidade; propor
normas
e
rotinas
que
maximizem
os
resultados
pretendidos; e desempenhar outras atividades que lhes
forem determinadas pelo superior imediato.
Chefe de Divisão
Dirigir, orientar, coordenar e controlar as atividades da
respectiva unidade; emitir parecer nos assuntos pertinentes
à respectiva unidade; e praticar os demais atos necessários
à consecução das competências de sua unidade.
Assistentes
Assessorar, orientar e executar as atividades conforme as
atribuições que lhes forem cometidas.
Administrador
É
de
responsabilidade
do
administrador
a
manutenibilidade da aplicação.
6.3 Descrição das necessidades dos interessados
Foram identificadas seguintes necessidades no aspecto da instituição.
Necessidade
Compartilhamento de
informações em tempo
real
Mecanismo de controle
mais eficiente e eficaz
para o envio e
recebimento de
documentos
Redução de arquivos
físicos
Prioridade
Alta
Alta
Baixa
Preocupações
Padronização
em nível da
instituição
Solução
Soluções
Atual
Propostas
Não existe
A definir
Controle
realizado
manualmente
A definir
A redução dos Não existe
arquivos físicos
se dará
A definir
45
gradativamente
Garantir o
armazenamento
sem a perda de
informações
Segurança dos
documentos
Alta
Procedimento
otimizado para
recuperação de
documentos arquivados
Modernizar as
estruturas
organizacionais e os
processos
administrativos
Proporcionar a
transparência para o
acompanhamento de
documentos durante o
seu tempo de vida
Modernizar a gestão do
fluxo de documentos
Alta
Flexibilidade e
agilidade
Média
Formalização
de uma
estrutura
organizacional
hierárquica
Transparência
limitada à
função de cada
funcionário
Desenvolver
mecanismos para
promover e implantar
uma cultura de
mudança institucional
Média
Melhorar e facilitar a
capacidade de gestão
dos funcionários e da
sua produção
Baixa
Média
Alta
Mapeamento
dos processos e
estados durante
o tempo de
vida do
documento
Arquivos
físicos com
acesso
restrito aos
funcionários
do setor
Não existe
A definir
A definir
A definir
Não existe
A definir
A definir
Capacitar os
funcionários
e submetê-los
a
treinamentos
de reciclagem
A definir
Ferramenta de
apoio ao
gerente para
coordenação
dos trabalhos
Integração das áreas
Baixa
Oficialização
(setores/departamentos)
de um único
meio de
comunicação
São descritas abaixo as principais necessidades e funcionalidades requeridas pelas
partes interessadas para o desenvolvimento do sistema.
1.
Analisar o conteúdo da documentação elaborada pelos colaboradores
(usuários) em nível de gerencial bem como o ciclo de vida do documento,
baseando nos estados em elaboração, em tramitação e arquivado.
46
2.
É importante que as fases de elaboração e de tramitação identifiquem com
quem (qual usuário) está documento.
3.
Possibilitar o acesso e recuperação de informações de forma otimizada e
transparente de acordo com o cargo de cada funcionário.
4.
Construir uma base de conhecimento, considerando que todos os trabalhos
desenvolvidos sejam centralizados em um único meio de armazenado
possibilitando o compartilhamento das informações a fim de garantir a
continuidade do negócio.
5.
É necessário o cadastramento no sistema de forma adequada para que haja o
acesso às informações. Para isto, o sistema dever permitir em sua tela inicial
sem a necessidade de autenticação o auto cadastramento, e a validação do
cadastro pelo chefe imediato.
6.
As chefias poderão designar tarefas aos seus colaboradores e fazer o
acompanhamento das atividades solicitadas por meio do sistema.
7.
O sistema deverá permitir os usuários se organizem em grupos de trabalhos
para desenvolver atividades conjuntas.
8.
Os usuários do sistema com perfil administrativo poderão definir o fluxo de
tramitação por meio da confecção do organograma no sistema.
9.
O sistema deve prever um depositório de arquivos comuns ao departamento.
10.
Os usuários poderão configurar atributos de segurança em cada arquivo de
maneira que a versão original seja preservada.
11.
Os arquivos deverão ser categorizados com os tipos de documentações
especificas de cada organização, sendo assim, será necessário que os
administradores do sistema efetuem o cadastro de todas as variações de
documentos oficiais utilizados pelas instituições.
12.
Os usuários poderão visualizar as mensagem/documentos que estão sob a sua
responsabilidade através de uma caixa de entrada onde estarão listados todos
os documentos (pendentes) que aguardam providências.
13.
Da mesma forma, todas as mensagens encaminhadas/documentos, estarão
disponíveis na caixa de saída onde o usuário poderá acompanhar o fluxo de
tramitação, visualizando assim, o ciclo de vida daquele documento.
47
6.3.1 Secretário / Secretário Adjunto
-
Receber documentos (informações);
Solicitar e atribuir à execução de tarefas;
Acompanhar prazos e evolução das atividades;
Recuperar informações e documentos;
Interagir diretamente com seus colaboradores;
Dar encaminhamento aos assuntos tratados no âmbito de sua secretaria;
6.3.2 Chefe de Gabinete, Assessor, Diretor de Programa, Coordenador, Chefe de
Divisão e Assistente
-
Analisar documentação produzida;
Identificar qual a localização do documento dentro da organização;
Acompanhar prazos;
Recuperar informações e documentos;
Compartilhar informações entre setores;
Encaminhar documentos;
Monitorar atividades solicitadas;
Desenvolver atividades conjuntas com outros setores;
Atribuir tarefas aos seus colaboradores;
Acompanhar o fluxo de tramitação do documento;
Executar tarefas designadas pelo meu superior
6.3.3 Administrador
-
Analisar documentação produzida;
Identificar qual a localização do documento dentro da organização;
Acompanhar prazos;
Recuperar informações e documentos;
Compartilhar informações entre setores;
Encaminhar documentos;
Monitorar atividades solicitadas;
Desenvolver atividades conjuntas com outros setores;
Acompanhar o fluxo de tramitação do documento;
Executar tarefas designadas pelo meu superior
Gerenciar a trajetória do documento dentro da organização;
Cadastramento de documentos;
Validação de cadastramento;
Alterar status de documentos;
Manter Categorias de documentos;
Manter estrutura organizacional (organograma);
Manter usuários do sistema.
6.4 Descrição das características do sistema
O sistema será desenvolvido com a integração das tecnologias de gerenciamento
eletrônico de documentos e workflow, em um nível de flexibilidade que permita sua
adequação as diferentes estruturas organizacionais.
48
A aplicação será disponibilizada através de uma interface web, e deverá prever
acessibilidade. O sistema deverá suportar diferentes plataformas de software e
hardware, para que o custo para manutenção seja acessível e para a facilidade do
usuário.
Características do sistema:
-
Permitir analise do conteúdo da documentação produzida;
gerenciar o ciclo de vida do documento;
acompanhar a tramitação do documento;
identificar a localização do documento;
possibilitar o controle de prazo;
permitir o acesso e recuperação de informações;
permitir o compartilhamento das informações entre setores;
permitir o cadastramento de usuários;
permitir o cadastramento de documentos;
permitir a validação do cadastramento pelo chefe imediato;
designar tarefas a colaboradores;
acompanhar evolução das atividades demandadas;
permitir o desenvolvimento de atividades conjuntas;
permitir arquivamento de documentos;
permitir busca otimizada de documentos;
permitir classificação de documentos;
permitir cadastro dos tipos de documentos oficiais;
permitir encaminhar documentos;
permitir visualizar a localização do documento dentro da organização;
definir fluxo de tramitação do documento;
6.5 Requisitos do software (funcionalidades)
6.5.1 Usuário
- Caixa de entrada – Cada usuário do sistema terá uma caixa de entrada com o
objetivo de receber mensagens, documentos, tarefas e solicitações de modo
geral.
- Caixa de saída – Possibilitará ao usuário consultar todos os documentos
encaminhados por ele.
- Manter tarefa – o usuário deverá cadastrar a tarefa/atividades definindo o plano
de trabalho a ser realizado por ele ou pelos seus colaboradores, utilizado link
“nova tarefa” disponível no menu de opções da aplicação, sendo necessário o
preenchimento do formulário com campos nome da tarefa, objetivo, prioridade,
data de início, data de termino, e responsáveis, que passaram a contribuir com
grupo de trabalho para o desenvolvimento da atividade, informando nos campos
apropriados os comentários, percentual de andamento da tarefa, com a
possibilidade de anexar documentos.
- Cadastrar usuário – Cada usuário do sistema deverá efetuar seu cadastro por
meio de um formulário disponível na tela inicial da aplicação. O usuário deverá
preencher o formulário e encaminhar através de um botão “enviar” para sua
validação pela chefia imediata. O formulário deverá conter nome completo,
49
cargo, CPF, matrícula e-mail, departamento, setor, sala, ramal, chefia imediata e
senha.
- Atualizar cadastro do usuário – Para atualizar as informações cadastrais do
usuário no sistema, o usuário deverá clicar no link “atualizar cadastro” onde o
formulário utilizado para o cadastramento estará disponível para as alterações
necessárias, com exceção dos campos nome, CPF, matricula, que deverá ser
submetido novamente à validação pela chefia.
- Consultar documentos – Sempre que necessário os usuários poderão visualizar
documentos, acompanhar prazos e fluxo da tramitação, por meio de consultas
parametrizadas pelo próprio usuário.
- Encaminhar Documento – Todo usuário do sistema poderá tramitar documentos
através desta funcionalidade, no entanto, é necessário que o usuário anexe ao
formulário “enviar documento” disponível no menu de opções os arquivo dos
documentos a serem encaminhados, além de preencher os campos de
destinatário, tipo de documento, prioridade, prazo e observação.
6.5.2 Administrador
- Manter tipo de documentos – O administrador poderá incluir, alterar, excluir e
consultar todos os tipos de documentos (memorando, carta, ofício, parecer,
despacho, etc.) no sistema.
- Manter Status do documento – Este recurso estará disponível para os
administradores do sistema com a possibilidade de incluir, alterar, excluir e
consultar os tipos de estados do documento (arquivado, encaminhado, aprovado,
em andamento, em elaboração, etc).
- Manter cargo – Este recurso do sistema permitirá incluir, alterar, excluir e
consultar cargos existentes na organização.
- Manter setor – Este recurso do sistema permitirá incluir, alterar, excluir e excluir
setores existentes na organização.
- Manter departamento – Este recurso permitirá incluir, alterar, excluir e consultar
departamentos existentes na organização.
- Manter organograma – Esta funcionalidade de acesso exclusivo ao
administrador possibilitará incluir, alterar, excluir e consultar departamentos e
setores da instituição modelando hierarquicamente a estrutura organizacional.
6.5.3 Chefe
- Bloquear usuários – Quando ocorrer o desligamento de um funcionário da
organização, a chefia imediata deverá desativar a conta do usuário através da
função “bloquear conta de usuário” disponível no menu de opções.
- Validar cadastro – Sempre que um funcionário solicitar o cadastramento ou
atualização dos seus dados na aplicação será encaminhado para chefia informada
no formulário a validação das informações.
6.6 Requisitos suplementares (não-funcionais)
6.6.1 Usabilidade
- Conformidade com padrões – adequação do sistema a padrões internos ou
externos à empresa quanto à padronização de interface, e identidade visual
(cores).
50
- Nível de habilidade do usuário – os usuários deverão utilizar o mouse como
instrumento facilitador para navegabilidade da aplicação.
- Presença de ferramentas de auxílio – a aplicação deve disponibilizar em todas as
telas um ícone para acesso a ajuda do sistema. (helps on-line), bem como
manual de utilização e documentações pertinentes.
- Treinamento – necessidades de tempo e meios para a capacitação plena dos
usuários na ferramenta.
- Dicas para o usuário – aplicação irá fornecer dicas a respeito do significado de
cada campo em tela.
6.6.2 Confiabilidade
- Integridade dos dados – medidas necessárias à preservação da integridade dos
dados no banco.
- Disponibilidade – a aplicação deverá ter garantido sua máxima disponibilidade
no horário comercial da organização.
- Rotinas operacionais – necessidade da realização de backup incremental e
diário, revisar regularmente os acessos atribuídos, manter e analisar
regularmente logs, manter um controle efetivo das contas/senhas, manter
atualizado os service packs de estações/servidores e antivírus;
6.6.3 Desempenho
O sistema deverá ter capacidade mínima para armazenar informações de toda a
organização e suportar o cadastramento de todos os funcionários da instituição sendo
atualmente um total aproximado de 2500 (Dois mil e quinhentos) usuários. A
implementação do sistema deverá levar em conta a escalabilidade do sistema,
permitindo a evolução do sistema para equipamentos de maior capacidade sem a
necessidade de alterações de software, portanto os módulos de software produzidos para
este sistema deverão ser portáveis para diferentes plataformas de Hardware/Sistemaoperacional.
- O tempo de resposta para uma transação não deve inviabilizar a produtividade
do usuário.
- Estima-se 60 transações diárias com o banco de dados por usuário.
- Toda a infra-estrutura bem como a aplicação deve está apta para atender cem por
cento dos usuários ativos cadastrados simultaneamente.
- Capacidade – a aplicação deve permitir escalabilidade com o objetivo de atender
o aumento da quantidade de usuários ou transações que o sistema pode
acomodar.
- Área de Armazenamento – estima-se a quantidade de 400Gb como área de
armazenamento dos dados do sistema para o primeiro ano de produção.
6.6.4 Suportabilidade
- Padrões de programação – é necessário o uso dos framework como Struts,
Hibernate.
51
- Padrões gerais – o desenvolvimento deve obedecer aos padrões para
nomenclatura da linguagem Java para os códigos e arquivos.
- Por se tratar de uma aplicação web, a ferramenta deverá atender os requisitos
necessários para utilização dos navegadores Internet Explorer e Mozila Firefox.
6.6.5 Segurança
- Mecanismos ou sistemas de controle de acesso – aplicação deverá validar o
acesso aos dados da aplicação por meio da verificação do login e senha do
usuário.
- Transações e perfis de acesso – as funcionalidade disponíveis aos usuários serão
restritas aos seus respectivos cargos, somente o administrador poderá ter acesso
indiscriminado a todas as funções da aplicação, o usuário poderá definir
atributos de segurança para o documento sob sua responsabilidade.
- Auditoria – toda e qualquer transação efetuada no banco de dados deverá ser
registrada por meio de log cujo acesso deve ser restrito ao administrador do
banco de dados.
6.6.6 Infra-estrutura Tecnológica
É necessária uma infra-estrutura mínima de hardware conforme descrito no item 3.4.2 –
Descrição de hardware mínimo.
6.7 Restrições
Neste momento não será implementado nesta versão da aplicação o tratamento de
documentos físicos, limitando-se apenas aos documentos eletrônicos, o que não é
impeditivo para o uso de outros recursos para digitalização de documentos no formato
de papel.
7
MODELOS DO NEGÓCIO
7.1 Diagramas de Casos de Uso de Negócio
NÃO APLICÁVEL
52
7.2 Diagramas de classes do negócio (domain model)
7.3 Figura 7.2: Diagrama de Classe do Negócio (domain model).
7.4 Diagramas de interação de objetos do negócio
Não Aplicável
53
7.5 Diagramas de atividades (workflows) – Processo não automatizado
54
7.6 Diagramas de atividades (workflows) – Processo automatizado
55
8
MODELOS DE CASOS DE USO (requisitos)
8.1 Visão geral dos Casos de Uso e atores
56
8.2 Descrição dos Casos de Uso
8.2.1 Encaminhar Documento
Objetivo: Encaminhar documento
Atores: Usuário
Prioridade: Alta
Pré-condições: O usuário deverá está autenticado no sistema.
Fluxo Principal
1.
O caso de uso começa quando o usuário seleciona “enviar documento”.
2.
O sistema exibe o formulário para o envio de documentos.
3.
O usuário preenche os campos de destinatário, tipo de documento,
prioridade, prazo e observação.
4.
Em seguida o usuário seleciona o arquivo pressionando o botão “Anexar
Arquivo” disponível no formulário.
5.
O usuário pressiona o botão “enviar” [A1] [A2].
6.
O sistema exibe uma mensagem informando a data e hora que o documento
foi encaminhado e o caso de uso termina.
Fluxos Alternativos
A1 - O usuário deixou de preencher alguma informação
1.
Caso o usuário deixe de preencher os campos de destinatário, tipo de
documento, o sistema deverá avisar.
2.
O fluxo retorna ao passo 3 do fluxo principal.
A2 – O usuário deixou de anexar arquivo
1.
Caso o usuário deixe de anexar o arquivo, o sistema deverá avisar.
2.
O fluxo retorna ao passo 4 do fluxo principal.
Pós-condições: Nenhuma pós-condição identificada.
8.2.2 Consultar Documento
Objetivo: Consultar documentos.
Atores: Usuário
Prioridade: Alta
Pré-condições: O usuário deverá estar autenticado no sistema.
Fluxo Principal
57
1.
O caso de uso começa quando o usuário escolhe a opção “Consultar
Documentos”.
2.
O sistema exibe as opções de parâmetros (filtros) para que o usuário elabore
sua consulta.
3.
O usuário informa os critérios da consulta através dos campos: tipo de
documento, período, setor, departamento, destinatário e remetente.
4.
O usuário pressiona o botão “Consultar”.
5.
O sistema exibe a lista dos documentos de acordo com os critérios
especificados pelo usuário no passo 3.
6.
O usuário seleciona o documento que deseja visualizar.
7.
O sistema exibe o documento e o caso de uso termina.
Fluxos Alternativos: Nenhum fluxo alternativo identificado.
Pós-condições: Nenhuma pós-condição identificada.
8.2.3 Manter Tarefa
Objetivo: Cadastrar, alterar, excluir e consultar tarefas/atividades.
Atores: Usuário
Prioridade: Alta
Pré-condições: O usuário deverá está autenticado no sistema.
Fluxo Principal
1.
O caso de uso começa quando o usuário deseja criar uma “nova tarefa”[A2]
[A3] [A4].
2.
O sistema exibe um formulário de cadastro de tarefa.
3.
O usuário preenche o formulário com o nome da tarefa, objetivo, prioridade,
data de início, data de termino, e responsáveis e submete ao sistema [A1].
4.
O sistema salva as informações.
5.
O sistema informa que a operação foi realizada corretamente e o caso de uso
termina.
Fluxos Alternativos
A1 - O usuário deixou de preencher alguma informação
1.
O sistema deverá avisar ao usuário qual campo que deverá ser preenchido.
2.
O fluxo retorna ao passo 3 do fluxo principal.
A2 – Alterar Tarefa
1.
O usuário escolhe a opção alterar tarefa.
58
2.
Aplicação exibe todas as tarefas em uma tabela.
3.
O usuário seleciona a tarefa/atividade que deseja alterar.
4.
O sistema exibe as informações da tarefa selecionada pelo usuário.
5.
O usuário efetua as alterações e submete ao sistema.
6.
O fluxo retorna ao passo 5 do fluxo principal.
A3 – Excluir Tarefa
1.
O usuário escolhe a opção excluir tarefa.
2.
Aplicação exibe todas as tarefas em uma tabela.
3.
O usuário seleciona a tarefa que deseja excluir.
4.
O fluxo retorna ao passo 5 do fluxo principal.
A4 – Consultar Tarefa
1.
O usuário escolhe a opção consultar tarefa.
2.
A aplicação exibe todas as tarefas em uma tabela.
3.
O usuário seleciona a tarefa.
4.
O sistema exibe as informações desejadas.
5.
O usuário visualiza as informações e o caso de uso termina.
Pós-condições: Nenhuma pós-condição identificada.
8.2.4 Verificar Pendências
Objetivo: Receber mensagens, documentos, tarefas e solicitações em geral.
Atores: Usuário
Prioridade: Alta
Pré-condições: O usuário deverá estar autenticado no sistema.
Fluxo Principal
1.
O caso de uso começa quando o usuário deseja visualizar as mensagens que
foram encaminhas para ele.
2.
O usuário escolhe a opção pendências.
3.
O sistema exibe uma lista de documentos encaminhados a ele que aguardam
alguma providência. [A1]
4.
O usuário seleciona o documento que deseja visualizar.
5.
O sistema exibe o documento e o caso de uso termina.
Fluxos Alternativos
A1 – Exibir mensagem
59
1.
Caso a caixa de entrada não contenha documentos pendentes, o sistema
deverá exibir a mensagem “Não existe nenhuma pendência” e o caso de uso
termina.
Pós-condições: Nenhuma pós-condição identificada.
8.2.5 Cadastrar Usuário
Objetivo: cadastrar usuário.
Atores: Usuário
Prioridade: alta
Pré-condições: O usuário deverá estar autenticado no sistema.
Fluxo Principal
1.
O caso de uso começa quando o usuário deseja se cadastrar no sistema.
2.
O usuário seleciona a opção “Cadastre-se Aqui”.
3.
O sistema exibe um formulário para a realização do cadastro.
4.
O usuário preenche o formulário com o nome completo, cargo, CPF,
matrícula, e-mail, departamento, setor, sala, ramal, chefia imediata e senha.
5.
Após preencher o formulário o usuário encaminha o formulário para que seja
feita a validação pela sua chefia imediata através do botão “enviar”. [A1]
[A2]
6.
O sistema informa que a solicitação de cadastro foi enviada com sucesso e o
caso de uso termina.
Fluxos Alternativos
A1 - O usuário deixou de preencher alguma informação
1.
O sistema deverá avisar ao usuário qual campo que deverá ser preenchido.
2.
O fluxo retorna ao passo 3 do fluxo principal.
A2 – Usuário já existente
1.
Caso o usuário já exista, o sistema deverá informar.
2.
O fluxo retorna ao passo 3 do fluxo principal.
Pós-condições: Nenhuma pós-condição identificada.
8.2.6 Atualizar Cadastro do Usuário
Objetivo: atualizar as informações cadastrais do usuário.
Atores: Usuário
Prioridade: Média
60
Pré-condições: o usuário deverá está autenticado no sistema.
Fluxo Principal
1.
O caso de uso começa quando o usuário seleciona “Atualizar Cadastro”.
2.
O sistema exibe um formulário para a atualização do cadastro.
3.
O usuário efetua as devidas atualizações com exceção dos campos nome,
CPF e matricula.
4.
Depois de preencher o formulário o usuário encaminha o formulário
novamente para que seja feita a validação pela sua chefia imediata através do
botão “enviar”. [A1]
5.
O sistema informa que a atualização de cadastro foi enviada com sucesso e o
caso de uso termina.
Fluxos Alternativos
A1 - O usuário deixou de preencher alguma informação
1.
O sistema deverá avisar ao usuário qual campo que deverá ser preenchido.
2.
O fluxo retorna ao passo 3 do fluxo principal.
Pós-condições: Nenhuma pós-condição identificada.
8.2.7 Validar Cadastro
Objetivo: Validar do cadastro do usuário.
Atores: Chefe
Prioridade: Alta
Pré-condições: O chefe deverá está autenticado no sistema e ter recebido o formulário
de cadastro do usuário.
Fluxo Principal
1.
O caso de uso começa quando o chefe recebe a solicitação de validação do
cadastro enviado pelo usuário (subordinado).
2.
O chefe abre o documento com o formulário de solicitação de cadastro e
confere as informações.
3.
O chefe valida o cadastro através do botão “Aprovar. [A1]
4.
O sistema informa que a validação foi efetuada com sucesso e o caso de uso
termina.
Fluxos Alternativos
A1 – Cadastro rejeitado pelo chefe
1.
Caso o chefe não valide o cadastro, seleciona a opção rejeitar.
61
Pós-condições: Nenhuma pós-condição identificada.
8.2.8 Consultar equipe
Objetivo: Consultar todos os funcionários diretamente subordinados.
Atores: Chefe
Prioridade: Alta
Pré-condições: O chefe deverá estar autenticado no sistema.
Fluxo Principal
1.
O caso de uso começa quando o chefe seleciona consultar funcionários.
2.
O sistema exibe uma tabela com todos os funcionários.
3.
O chefe seleciona o nome do funcionário que deseja consultar.
4.
O sistema exibe os dados do funcionário selecionado e o caso de uso
termina. [A1]
Fluxos Alternativos
A1 – Bloquear conta do usuário
1.
Caso o chefe deseje bloquear o acesso do usuário no sistema, seleciona a
opção bloquear conta.
Pós-condições: Nenhuma pós-condição identificada.
8.2.9 Manter Tipo de Documentos
Objetivo: Cadastrar, alterar, excluir e consultar tipos de documentos.
Atores: Administrador
Prioridade: Alta
Pré-condições: O administrador deverá estar autenticado no sistema.
Fluxo Principal
1.
O caso de uso começa quando o administrador seleciona incluir tipo de
documentos. [A2] [A3] [A4]
2.
O sistema exibe o formulário de cadastro de tipo de documentos.
3.
O administrador preenche o formulário com o tipo de documento e submete
ao sistema. [A1] [A5]
4.
O sistema salva o tipo de documento.
5.
O sistema informa que a operação foi realizada corretamente e o caso de uso
termina.
62
Fluxos Alternativos
A1 - O usuário deixou de preencher alguma informação.
1.
O sistema deverá avisar ao usuário qual campo que deverá ser preenchido.
2.
O fluxo retorna ao passo 3 do fluxo principal.
A2 – Alterar Tipo de Documentos.
1.
O usuário escolhe a opção alterar tipo de documento.
2.
A aplicação exibe todos os documentos em uma tabela.
3.
O usuário seleciona o tipo de documento que deseja alterar.
4.
O sistema exibe as informações do documento selecionado pelo usuário.
5.
O usuário efetua as alterações e submete ao sistema.
6.
O fluxo retorna ao passo 5 do fluxo principal.
A3 – Excluir Tipo de Documentos.
1.
O usuário escolhe a opção excluir tipo de documento.
2.
A aplicação exibe todos os tipos de documentos em uma tabela.
3.
O usuário seleciona o tipo de documento que deseja excluir.
4.
O fluxo retorna ao passo 5 do fluxo principal.
A4 – Consultar Tipo de Documentos.
1.
O usuário escolhe a opção consultar tipo de documento.
2.
A aplicação exibe todos os tipos de documento em uma tabela.
3.
O usuário seleciona o tipo de documento.
4.
O sistema exibe as informações desejadas.
5.
O usuário visualiza as informações e o caso de uso termina.
A5 – Tratamento de informações repetidas
1.
Caso o tipo de documento já exista, o sistema deverá informar que o tipo de
documento já existe.
2.
O fluxo retorna ao passo 3 do fluxo principal.
Pós-condições: Nenhuma pós-condição identificada.
8.2.10 Manter Cargo
Objetivo: Cadastrar, alterar, excluir e consultar cargos.
Atores: Administrador
Prioridade: Alta
Pré-condições: O administrador deverá estar autenticado no sistema.
Fluxo Principal
63
1.
O caso de uso começa quando o administrador seleciona incluir cargo. [A2]
[A3] [A4]
2.
O sistema exibe um formulário de cadastro de cargos.
3.
O administrador preenche o formulário com os cargos e submete ao sistema.
[A1] [A5]
4.
O sistema salva as informações.
5.
O sistema informa que operação foi realizada corretamente e o caso de uso
termina.
Fluxos Alternativos
A1 - O usuário deixou de preencher alguma informação
1.
O sistema deverá avisar ao usuário qual campo que deverá ser preenchido.
2.
O fluxo retorna ao passo 3 do fluxo principal.
A2 – Alterar cargo
1.
O usuário escolhe a opção alterar cargo.
2.
A aplicação exibe todos os cargos em uma tabela.
3.
O usuário seleciona o cargo que deseja alterar.
4.
O sistema exibe as informações do cargo selecionado pelo usuário.
5.
O usuário efetua as alterações e submete ao sistema.
6.
O fluxo retorna ao passo 5 do fluxo principal.
A3 – Excluir cargo
1.
O usuário escolhe a opção excluir cargo.
2.
A aplicação exibe todos os cargos em uma tabela.
3.
O usuário seleciona o cargo que deseja excluir.
4.
O fluxo retorna ao passo 5 do fluxo principal.
A4 – Consultar cargo
1.
O usuário escolhe a opção consultar cargo.
2.
A aplicação exibe todos os cargos em uma tabela.
3.
O usuário seleciona o cargo.
4.
O sistema exibe as informações desejadas.
5.
O usuário visualiza as informações e o caso de uso termina.
A5 – Tratamento de informações repetidas
1.
Caso o tipo de documento já exista, o sistema deverá informar que o tipo de
documento já existe.
2.
O fluxo retorna ao passo 3 do fluxo principal.
64
Pós-condições: Nenhuma pós-condição identificada.
8.2.11 Manter Status de Documento
Objetivo: cadastrar, alterar, excluir e consultar todos os tipos de estados de documento.
Atores: Administrador
Prioridade: Alta
Pré-condições: O administrador deverá estar autenticado no sistema.
Fluxo Principal
1.
O caso de uso começa quando o administrador seleciona incluir status do
documento. [A2][A3] [A4]
2.
O sistema exibe um formulário de cadastro de status do documento.
3.
O administrador preenche o formulário com o status dos documentos e
submete ao sistema. [A1][A5]
4.
O sistema salva as informações.
5.
O sistema informa que a operação foi realizada corretamente e o caso de uso
termina.
Fluxos Alternativos
A1 - O usuário deixou de preencher alguma informação
1.
O sistema deverá avisar ao usuário qual campo que deverá ser preenchido.
2.
O fluxo retorna ao passo 3 do fluxo principal.
A2 - Alterar status do documento.
1.
O usuário escolhe a opção alterar status de documento.
2.
A aplicação exibe todos os status de documento em uma tabela.
3.
O usuário seleciona o status de documento que deseja alterar.
4.
O sistema exibe as informações do status de documento selecionado pelo
usuário.
5.
O usuário efetua as alterações e submete ao sistema.
6.
O fluxo retorna ao passo 5 do fluxo principal.
A3 - Excluir status do documento
1.
O usuário escolhe a opção excluir status de documento.
2.
A aplicação exibe todos os status de documento em uma tabela.
3.
O usuário seleciona o status de documento que deseja excluir.
4.
O fluxo retorna ao passo 5 do fluxo principal.
A4 - Consultar status do documento.
65
1.
O usuário escolhe a opção consultar status de documento.
2.
A aplicação exibe todos os status de documento em uma tabela.
3.
O usuário seleciona o status de documento.
4.
O sistema exibe as informações desejadas.
5.
O usuário visualiza as informações e o caso de uso termina.
A5 - Tratamento de informações repetidas
1.
Caso o tipo de documento já exista, o sistema deverá informar que o tipo de
documento já existe.
2.
O fluxo retorna ao passo 3 do fluxo principal.
Pós-condições: Nenhuma pós-condição identificada.
8.2.12 Manter Setor
Objetivo: Cadastrar, alterar, excluir e consultar setores.
Atores: Administrador
Prioridade: Média
Pré-condições: O administrador deverá estar autenticado no sistema.
Fluxo Principal
1.
O caso de uso começa quando o administrador seleciona incluir setor. [A2]
[A3] [A4]
2.
O sistema exibe um formulário de cadastro de setor.
3.
O administrador preenche o formulário com os setores e submete ao sistema.
[A1] [A5]
4.
O sistema salva as informações.
5.
O sistema informa que a operação foi realizada corretamente e o caso de uso
termina.
Fluxos Alternativos
A1 – O usuário deixou de preencher alguma informação
1.
O sistema deverá avisar ao usuário qual campo que deverá ser preenchido.
2.
O fluxo retorna ao passo 3 do fluxo principal.
A2 – Alterar setor
1.
O usuário escolhe a opção alterar setor.
2.
A aplicação exibe todos os setores em uma tabela.
3.
O usuário seleciona o setor que deseja alterar.
4.
O sistema exibe as informações do setor selecionado pelo usuário.
66
5.
O usuário efetua as alterações e submete ao sistema.
6.
O fluxo retorna ao passo 5 do fluxo principal.
A3 – Excluir setor
1.
O usuário escolhe a opção excluir setor.
2.
A aplicação exibe todos os status do setor em uma tabela.
3.
O usuário seleciona o setor que deseja excluir.
4.
O fluxo retorna ao passo 5 do fluxo principal.
A4 – Consultar setor
1.
O usuário escolhe a opção consultar setor.
2.
A aplicação exibe todos os setores em uma tabela.
3.
O usuário seleciona o setor.
4.
O sistema exibe as informações desejadas.
5.
O usuário visualiza as informações e o caso de uso termina.
A5 – Tratamento de informações repetidas
1.
Caso o setor já exista, o sistema deverá informar que setor já existe.
2.
O fluxo retorna ao passo 3 do fluxo principal.
Pós-condições: Nenhuma pós-condição identificada.
8.2.13 Manter Departamento
Objetivo: Cadastrar, alterar, excluir e consultar departamentos.
Atores: Administrador
Prioridade: Média
Pré-condições: O administrador deverá estar autenticado no sistema.
1.
O caso de uso começa quando o administrador deseja incluir departamento.
[A2] [A3] [A4]
2.
O sistema exibe um formulário de cadastro de departamento.
3.
O administrador preenche o formulário com os departamentos e submete ao
sistema. [A1] [A5]
4.
O sistema salva as informações.
5.
O sistema informa que a operação foi realizada corretamente e o caso de uso
termina.
Fluxos Alternativos
A1 – O usuário deixou de preencher alguma informação
1.
O sistema deverá avisar ao usuário qual campo que deverá ser preenchido.
67
2.
O fluxo retorna ao passo 3 do fluxo principal.
A2 – Alterar departamento.
1.
O usuário escolhe a opção alterar departamento.
2.
A aplicação exibe todos os departamentos em uma tabela.
3.
O usuário seleciona o departamento que deseja alterar.
4.
O sistema exibe as informações do departamento selecionado pelo usuário.
5.
O usuário efetua as alterações e submete ao sistema.
6.
O fluxo retorna ao passo 5 do fluxo principal.
A3 – Excluir departamento
1.
O usuário escolhe a opção excluir departamento.
2.
A aplicação exibe todos os departamentos em uma tabela.
3.
O usuário seleciona o departamento que deseja excluir.
4.
O fluxo retorna ao passo 5 do fluxo principal.
A4 – Consultar departamento.
1.
O usuário escolhe a opção consultar departamento.
2.
A aplicação exibe todos os departamentos em uma tabela.
3.
O usuário seleciona o departamento.
4.
O sistema exibe as informações desejadas.
5.
O usuário visualiza as informações e o caso de uso termina.
A5 – Tratamento de informações repetidas
1.
Caso o tipo de documento já exista, o sistema deverá informar que o tipo de
documento já existe.
2.
O fluxo retorna ao passo 3 do fluxo principal.
Pós-condições: Nenhuma pós-condição identificada.
8.2.14 Consultar Organograma
Objetivo: Consultar organograma.
Atores: Usuário
Prioridade: Alta
Pré-condições: O administrador deverá estar autenticado no sistema.
Fluxo Principal
1.
O usuário seleciona consultar organograma.
2.
A
aplicação
exibe
o
a
estrutura
organizacional
(hierarquia
dos
departamentos/setores).
68
3.
O usuário seleciona o nível organizacional (departamento/setor).
4.
O sistema exibe as informações desejadas.
5.
O usuário visualiza as informações e o caso de uso termina.
Fluxos Alternativos: Nenhum fluxo alternativo identificado.
Pós-condições: Nenhuma pós-condição identificada.
9
MODELOS DE ANALISE
Os casos de uso a seguir têm o objetivo de implementar uma metodologia sistemática
que possibilite o desenvolvimento de um sistema computacional capaz de minimizar
problemas como volume dos arquivos físicos, desperdício de espaço, recursos físicos e
financeiros além do retrabalho e da redundância e perda das informações, buscando um
mecanismo de controle mais eficiente e eficaz para a organização.
9.1 UC001 – Encaminhar Documento
9.1.1 Descrição Sumária
Este caso de uso tem o objetivo de descreve o processo da funcionalidade encaminhar
documento.
9.1.2 Ator
Usuário
9.1.3 Prioridade
Essencial
9.1.4 Diagramas
9.1.4.1 Diagrama de Colaboração
Não se aplica.
69
9.1.4.2 Diagrama de Seqüência
70
9.1.4.3 Diagrama de Classe
71
9.2 UC002 – Consultar Documento
9.2.1 Descrição Sumária
Este caso de uso tem a finalidade de descreve a funcionalidade consultar documento.
Objetivo: Consultar documentos
9.2.2 Ator
Usuário
9.2.3 Prioridade
Essencial
9.2.4 Diagramas
9.2.4.1 Diagrama de Colaboração
Não se aplica.
72
9.2.4.2 Diagrama de Seqüência
9.2.4.3 Diagrama de Classe
73
9.3 UC003 – Manter Tarefa
9.3.1 Descrição Sumária
Este caso de uso tem a finalidade de descreve as etapas da funcionalidade manter tarefa.
Objetivo: Cadastrar, alterar, excluir e consultar tarefas/atividades.
9.3.2 Ator
Usuário
9.3.3 Prioridade
Essencial
9.3.4 Diagramas
9.3.4.1 Diagrama de Colaboração
Não se aplica.
9.3.4.2 Diagrama de Seqüência
Manter Tarefa – Cenário Incluir
74
Manter Tarefa – Cenário Alterar
Manter Tarefa – Cenário Excluir
75
Manter Tarefa – Cenário Consultar
76
9.3.4.3 Diagrama de Classe
77
9.4 UC004 – Verificar Pendência
9.4.1 Descrição Sumária
Este caso de uso tem a finalidade de descreve a funcionalidade verificar pendência.
Objetivo: Receber mensagens, documentos, tarefas e solicitações em geral.
9.4.2 Ator
Usuário
9.4.3 Prioridade
Essencial
9.4.4 Diagramas
9.4.4.1 Diagrama de Colaboração
Não se aplica.
78
9.4.4.2 Diagrama de Seqüência
9.4.4.3 Diagrama de Classe
79
9.5 UC005 – Cadastrar Usuário
9.5.1 Descrição Sumária
Este caso de uso tem a finalidade de descreve os passos para a funcionalidade cadastrar
usuário.
Objetivo: Cadastrar usuário.
9.5.2 Ator
Usuário
9.5.3 Prioridade
Essencial
9.5.4 Diagramas
9.5.4.1 Diagrama de Colaboração
Não se aplica.
80
9.5.4.2 Diagrama de Seqüência
9.5.4.3 Diagrama de Classe
81
9.6 UC006 – Atualizar Cadastro
9.6.1 Descrição Sumária
Este caso de uso tem a finalidade de descreve as fases para a funcionalidade atualizar
cadastro.
Objetivo: Atualizar cadastro.
9.6.2 Ator
Usuário
9.6.3 Prioridade
Essencial
9.6.4 Diagramas
9.6.4.1 Diagrama de Colaboração
Não se aplica.
82
9.6.4.2 Diagrama de Seqüência
9.6.4.3 Diagrama de Classe
83
9.7 UC007 – Validar Cadastro
9.7.1 Descrição Sumária
Este caso de uso tem a finalidade de descreve os passos para a funcionalidade validar
cadastro.
Objetivo: Validar cadastro de usuário
9.7.2 Ator
Chefe
9.7.3 Prioridade
Essencial
9.7.4 Diagramas
9.7.4.1 Diagrama de Colaboração
Não se aplica.
9.7.4.2 Diagrama de Seqüência
84
9.7.4.3 Diagrama de Classe
9.8 UC008 – Consultar Equipe
9.8.1 Descrição Sumária
Este caso de uso tem a finalidade de descreve a funcionalidade consultar equipe.
Objetivo: Consultar equipe.
9.8.2 Ator
Chefe
9.8.3 Prioridade
Essencial
85
9.8.4 4.13.5 Diagramas
9.8.4.1 Diagrama de Colaboração
Não se aplica.
9.8.4.2 Diagrama de Seqüência
86
9.8.4.3 Diagrama de Classe
9.9 UC009 – Manter Tipo de Documento
9.9.1 Descrição Sumária
Este caso de uso tem a finalidade de descreve os passos para a funcionalidade manter
tipo de documento.
Objetivo: Cadastrar, alterar, excluir e consultar tipo de documento.
9.9.2 Ator
Administrador
9.9.3 Prioridade
Essencial
87
9.9.4 Diagramas
9.9.4.1 Diagrama de Colaboração
Não se aplica.
9.9.4.2 Diagrama de Seqüência
Manter Tipo de Documento – Cenário Incluir
Manter Tipo de Documento – Cenário Alterar
88
Manter Tipo de Documento – Cenário Excluir
Manter Tipo de Documento – Cenário Consultar
89
9.9.4.3 Diagrama de Classe
90
9.10 UC010 – Manter Cargo
9.10.1 Descrição Sumária
Este caso de uso tem a finalidade de descreve os passos para a funcionalidade manter
cargo.
Objetivo: Cadastrar, alterar, excluir e consultar cargos.
9.10.2 Ator
Administrador
9.10.3 Prioridade
Essencial
9.10.4 Diagramas
9.10.4.1 Diagrama de Colaboração
Não se aplica.
91
9.10.4.2 Diagrama de Seqüência
Manter Cargo – Cenário Incluir
Manter Cargo – Cenário Alterar
92
Manter Cargo – Cenário Excluir
Manter Cargo – Cenário Consultar
93
9.10.4.3 Diagrama de Classe
94
9.11 UC011 – Manter Status de Documento
9.11.1 Descrição Sumária
Este caso de uso tem a finalidade de descreve as fases para a funcionalidade manter
status de documento.
Objetivo: Cadastrar, alterar, excluir e consultar status de documento.
9.11.2 Ator
Administrador
9.11.3 Prioridade
Essencial
9.11.4 Diagramas
9.11.4.1 Diagrama de Colaboração
Não se aplica.
9.11.4.2 Diagrama de Seqüência
Manter Status de Documento – Cenário Incluir
95
Manter Status de Documento – Cenário Alterar
Manter Status de Documento – Cenário Excluir
96
Manter Status de Documento – Cenário Consultar
97
9.11.4.3 Diagrama de Classe
9.12 UC012 – Manter Setor
9.12.1 Descrição Sumária
Este caso de uso tem a finalidade de descreve as etapas para a funcionalidade manter
setor.
Objetivo: Cadastrar, alterar, excluir e consultar setor.
98
9.12.2 Ator
Administrador
9.12.3 Prioridade
Essencial
9.12.4 Diagramas
9.12.4.1 Diagrama de Colaboração
Não se aplica.
9.12.4.2 Diagrama de Seqüência
Manter Setor – Cenário Incluir
99
Manter Setor – Cenário Alterar
Manter Setor – Cenário Excluir
100
Manter Setor – Cenário Consultar
101
9.12.4.3 Diagrama de Classe
102
9.13 UC013 – Manter Departamento
9.13.1 Descrição Sumária
Este caso de uso tem a finalidade de descreve os passos para a funcionalidade manter
departamento.
Objetivo: Cadastrar, alterar, excluir e consultar departamentos
9.13.2 Ator
Administrador
9.13.3 Prioridade
Essencial
9.13.4 Diagramas
9.13.4.1 Diagrama de Colaboração
Não se aplica.
9.13.4.2 Diagrama de Seqüência
Manter Departamento – Cenário Incluir
103
Manter Departamento – Cenário Alterar
Manter Departamento – Cenário Excluir
104
Manter Departamento – Cenário Consultar
105
9.13.4.3 Diagrama de Classe
9.14 UC014 – Consultar Organograma
9.14.1 Descrição Sumária
Este caso de uso tem a finalidade de descreve os passos para a funcionalidade manter
departamento.
Objetivo: Consultar organograma.
106
9.14.2 Ator
Usuário
9.14.3 Prioridade
Essencial
9.14.4 Diagramas
9.14.4.1 Diagrama de Colaboração
Não se aplica.
9.14.4.2 Diagrama de Seqüência
107
9.14.4.3 Diagrama de Classe
108
10 CONCLUSÃO
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos e o Workflow são tecnologias que
contribuem significativamente para a sobrevivência e o crescimento das organizações,
além de serem essenciais para formar a base do gerenciamento do conhecimento, uma
vez que promove o aperfeiçoamento de processos.
Entendemos que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Workflow devem ser
adotados como ferramentas integradoras dos processos organizacionais, facilitando
assim a comunicação e o trabalho de forma colaborativa entre as diversas áreas da
empresa
promovendo
a
completa
integração
entre
seus
colaboradores
e
conseqüentemente uma visível racionalização nos custos de operação.
109
11 BIBLIOGRAFIA
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http://www.planejamento.gov.br. Acesso em 10/02/2007.
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padrões. 2. ed. Porto Alegre: Bookman, 2004. 607 p.
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[19] Tabela de cargos e salários e Plano de Recursos e Produtos - Manager Assessoria
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[20] Recurso de software. Disponível em http://www.brasoftware.com.br/. Acesso em
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