Escola Secundária de Paços de Ferreira
Módulo 20
Prof.: Adelina Silva
Cândida Raquel Brandão Carneiro nº4
Escola Secundária de Paços de Ferreira
Índice
Introdução ......................................................................................................................... 4
Tipos de Eventos .............................................................................................................. 5
Inaugurações ................................................................................................................. 5
Feiras, exposição e salões ............................................................................................. 6
Os diferentes tipos de participantes de exposições/feiras ............................................. 9
Outros eventos de incentivo ....................................................................................... 10
Outros eventos ............................................................................................................ 11
Planificação de eventos .............................................................................................. 13
Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer atenção na
organização de eventos ................................................................................................... 15
Lista de participantes .................................................................................................. 15
Convites ...................................................................................................................... 17
Regras de protocolo aplicáveis ................................................................................... 17
Normas de cerimonial público........................................................................................ 23
Preparação de uma sala de exposições ou para uma conferência pública ...................... 25
Princípios de ergonomia (iluminação, ruídos, mobiliário) ......................................... 25
Meios audiovisuais disponíveis .................................................................................. 27
Estilos de disposição de mesas e outro mobiliário ..................................................... 28
Refeições como complemento de eventos ...................................................................... 31
Definição de ementas.................................................................................................. 31
Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em consideração na planificação e
concretização de um evento............................................................................................ 32
Apresentações, saudações e cumprimentos ................................................................ 32
Procedimento dos lugares ........................................................................................... 32
Incidentes críticos ....................................................................................................... 34
Contactos com prestadores de serviços nesta área ......................................................... 36
Alugueres de salas ...................................................................................................... 36
Utilização de restaurantes e hotéis.............................................................................. 36
Follow-up ....................................................................................................................... 37
Verificação e controlo de custos ocasionados com o evento...................................... 37
Organização de um torneio de golf................................................................................. 41
Conclusão ....................................................................................................................... 44
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Bibliografia ..................................................................................................................... 45
Modulo 20 – Organização de eventos
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Introdução
A organização de eventos, empresarial ou social, está atraindo profissionais
formados nas mais diversas áreas, pois tem se mostrado uma actividade altamente
rentável.
A organização de eventos consiste em organizar eventos como: inaugurações,
congressos, conferências, entre outros.
Espero que este trabalho mostre a evolução e organização de eventos e que seja
muito útil para os leitores.
Este trabalho foi elaborado na disciplina de Técnicas de Secretariado e sugerido
pela Professora Adelina Silva.
Modulo 20 – Organização de eventos
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Tipos de Eventos
Evento é um facto que desperta a atenção, podendo ser notícia e, com isso,
divulgar o organizador. Para as relações públicas, evento é a execução do projecto
devidamente planejado de um acontecimento, com o objectivo de manter, elevar ou
recuperar o conceito de uma organização no público de interesse.
O evento é como um instrumento misto de relações públicas. É um
acontecimento criado com a finalidade específica de alterar a história da relação
organização-público, em face das necessidades observadas.
Inaugurações
Inauguração de Espaço Físico
Consiste em apresentar ao público de interesse determinado espaço físico que entrará
em actividade. Inicialmente, é necessária a escolha da data e hora do evento, preparação
dos convites e lista de convidados.
Dependendo do porte do evento é preciso providenciar área de estacionamento e
policiamento, visando à tranquilidade e segurança do publico convidado.
Modulo 20 – Organização de eventos
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Inauguração de retratos, bustos e estátuas
Consiste em homenagear alguém por seu desempenho. É o tipo de homenagem prestada
geralmente a pessoas falecidas. Hoje, já se está prestando essa forma de homenagem a
pessoas vivas.
Inicialmente, há necessidade de o organizador manter contacto com os familiares para
que haja um entendimento prévio, no caso de a pessoa que se pretende homenagear ser
falecida; caso contrário, o contacto será com o próprio homenageado.
Os convidados desse evento serão indicados pelo homenageado e/ou familiares, e o
público de interesse do organizador.
Inauguração de placas de registro de presença
As placas com registro de presença são inauguradas quando há visita de pessoas de
grande destaque, dos mais diversos ramos de actividade, que comparecem à organização
por motivos variados.
O cerimonial assemelha-se ao de descerramento de placa inaugural de espaço físico, já
visto.
Inauguração de placas de ruas
Os mesmos procedimentos feitos na inauguração de retratos, bustos e estátuas são
aplicados nesse tipo de eventos. O evento pode transcorrer na própria rua onde a placa
será afixada ou em lugar fechado, sendo a placa, depois, colocada na rua que leva tal
nome.
Feiras,
Feiras, exposição e salões
Feira
É ampla, fixa e visa vender. Nesse caso, o profissional de relações de públicas da
organização que participa do evento pode executar um trabalho de assessoria ao pessoal
de vendas, marketing e publicidade.
O expositor organiza a sua participação comprando o espaço físico que se transformará
no stand; ele estará, com outros expositores, participando de um evento amplo e
concorrido; nesse caso, tal espaço é bastante dispendioso por se tratar de um evento de
vendas. Feira é a forma de expor organizada com mais frequência
Modulo 20 – Organização de eventos
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Exposição
É fixa, visa apenas divulgar. Nas grandes exposições, a pessoa organiza a participação
adquirindo o espaço físico, que será transformado em stand e integrará, com outros
expositores, o evento. Nas pequenas exposições, geralmente individuais, de artistas
plásticos, a cessão do espaço físico pode ser obtida sem despesas.
No caso de uma exposição ou feira, os objectivos são geralmente:
Gerar receitas para o organizador;
Permitir aos expositores exporem os seus produtos e serviços;
Aumentar o número de visitantes;
Dar apoio e formação aos visitantes;
Criar oportunidades de negócio para os expositores;
Elevar o perfil da indústria.
Os diferentes tipos de exposições
Tal como as feiras, as exposições podem ter diferentes objectivos, tais como:
Objectivos artísticos, ou
Objectivos comerciais.
O acto de expor, determina uma intenção clara de mostrar ou demonstrar determinado
objecto, produto ou conceito, quer em termos comerciais, quer em termos lúdico
criativos, ou artísticos.
O conceito exposição implica da parte dos seus organizadores um conhecimento
profundo sobre a técnica de exibição de objectos e produtos (colocação/disposição;
iluminação; enquadramento estético etc.) mas exige também um trabalho apurado de
pesquisa sobre o produto que se vai expor, já que só assim é que se pode optimizar ao
máximo o que se pretende exibir.
1. A categoria artística
A exposição de arte implica que o organizador tenha uma relação de forte proximidade
com o produtor da obra, no sentido de dispor os objectos, atendendo a critérios estéticos
de observação de modo a despertar o interesse de fruição do produto por parte do
consumidor.
2. A categoria comercial
Esta categoria está mais aferida ao processo de exposição de produtos comerciais e tem
por objectivo despertar o interesse do consumidor através de propostas de estímulo e
Modulo 20 – Organização de eventos
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incentivo ao consumo. As exposições podem ter um carácter temporário ou permanente,
podendo realizar-se pontual, sazonal ou ciclicamente. A perspectiva mais comercial da
exposição determina três tipos distintos de exibição, nomeadamente:
A exposição de incentivo;
A exposição de demonstração;
A exposição de lançamento de produtos.
A EXPOSIÇÃO DE INCENTIVO
O objectivo da exposição de incentivo é o de promover o produto, criando através da
exposição formas que estimulem a compra do produto, quer através de ofertas, quer
através da redução de preços e outras promoções.
A EXPOSIÇÃO DE DEMONSTRAÇÃO
O principal objectivo da exposição de demonstração é o de publicamente optimizar e
divulgar as qualidades e capacidades de desempenho de um determinado produto.
A EXPOSIÇÃO DE LANÇAMENTO DE PRODUTOS
A exposição de lançamento tem por objectivo confrontar o consumidor com um produto
ou com uma marca específica que ainda não foi lançado no mercado, realçando as
vantagens que ela importa no mercado concorrencial.
Podemos classificar os consumidores de feiras e exposições em três categorias:
VIPs e convidados;
Profissionais;
Público em geral.
1. VIPs e convidados
São todos aqueles que, tendo convite especial e tendo atributos de distinção social,
cultural e política, deverão ter um acompanhamento especial da organização e das
relações públicas e ser alvo de uma atenção e segurança mais específica.
2. Profissionais
O consumidor profissional tem intenções muito objectivas na visita que faz a uma
determinada feira, já que pretende não somente visitar o espaço, mas também criar
condições para a realização de negócios.
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2. Público em geral
Por norma, o interesse do comum dos visitantes é mais geral, procurando fazer uma
leitura muito aberta de todo o evento, debruçando-se aqui e além num ou noutro stand
que tenha tema ou produtos de um interesse mais particular.
Os diferentes tipos de participantes de exposições/feiras
No acto de concepção e realização de um projecto de organização de eventos, e no caso
específico das feiras, existem diversos tipos de participantes, nomeadamente:
Promotores;
Organizadores;
Expositores;
Funcionários de apoio;
Visitantes.
1. Promotores
Os promotores são geralmente instituições (países, grupos corporativos, associações
etc.), mas também podem ser indivíduos ou grupos não institucionais de indivíduos, que
assumem a intenção de realizar um determinado evento que há partida está sujeito a um
tema, um tempo e um local de realização. São também os promotores os principais
financiadores do evento.
2. Organizadores
Os organizadores são geralmente equipas de trabalho especializadas na realização de
eventos que estruturam a ideia apresentada pelos promotores e desenvolvem todo o
trabalho de projecto e de execução do evento. A sua função pode ser dividida em três
etapas que se sobrepõem:
A primeira etapa consiste no design e planeamento de todo o evento;
A segunda etapa envolve a execução e monitorização do evento;
A terceira etapa destina-se a avaliar o sucesso, ou não, do evento.
Modulo 20 – Organização de eventos
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3. Expositores
Os expositores são os indivíduos ou grupos que, movidos pelo interesse de participarem
no evento, solicitam a disponibilidade de um determinado espaço (geralmente pago)
afim de, no contexto do evento, poderem expor e divulgar os seus produtos em stands
cujo modelo, disposição espacial, tamanho, área de ocupação e segurança são definidas
pela organização, ficando a sua montagem e disposição dos produtos à responsabilidade
de quem expõe.
4. Funcionários de apoio
Os funcionários do evento estão classificados a três níveis:
• Os funcionários da organização – Um conjunto de técnicos que, em contratação de
serviço pontual, apoiam o organizador na implementação do evento (ex. secretariado,
informações, articulação com os expositores e stands etc.);
• Os funcionários em subcontratação – um conjunto de técnicos e pessoal indiferenciado
que prestam serviço em instituições contratadas pela organização, ex. segurança,
serviços de manutenção às estruturas dos stands, serviço de limpeza, serviços de
manutenção (som e luz), etc.
• Os funcionários contratados pelos expositores – Estes são os funcionários responsáveis
por promover os produtos e serviços expostos nos stands.
5. Visitantes
Os visitantes são indivíduos que isoladamente ou em grupo visitam o local do evento e
integram a sua dinâmica.
Salão
É amplo, fixo e visa apenas divulgar, embora hoje apresente características de feira. O
procedimento para a sua organização é o mesmo adoptado para as situações anteriores.
Outros eventos de incentivo
Existe uma grande variedade de eventos de incentivo, que podem incluir viagens para
destinos longínquos ou ser realizados a nível local. É frequente servirem como forma de
recompensar os funcionários por desempenhos excepcionais, em particular na área das
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vendas, e podem incluir a realização de actividades como passeios em viaturas todo-oterreno, tiro ao alvo, banquetes especiais ou dias livres em competições
automobilísticas, corridas de cavalos ou outros eventos desportivos. Na maior parte dos
casos os eventos de incentivo são organizados externamente, por agências
especializadas, dado que normalmente as empresas não dispõem de um funcionário
interno especializado para desempenhar essa função.
Outros eventos
Espectáculos temáticos, festivais e concertos
Os espectáculos temáticos, festivais e concertos são eventos públicos realizados com o
objectivo de entreter os habitantes e os visitantes dos locais onde têm lugar. Podem
consistir, por exemplo, em desfiles espectaculares pelo centro da cidade, podendo
também incluir música, dança e comidas e bebidas. Estes eventos com espectadores
atraem grandes multidões e, por consequência, requerem um controlo eficaz das
mesmas e a disponibilização de serviços auxiliares adequados para responder às
necessidades dos participantes. É frequentes os espectáculos temáticos e festivais serem
organizados pelas autoridades locais da cidade onde decorrem, contando por vezes com
a ajuda de parceiros comerciais. É possível que as autoridades locais disponham de
directores de eventos especializados, que se encarreguem deste trabalho, sendo também
frequente existir uma comissão representativa das partes que está encarregue da
direcção da iniciativa.
Espectáculos de fogo-de-artifício
É frequentes os espectáculos de fogo-de-artifício serem realizados como complemento
de outro evento e, normalmente, decorrem aquando do seu encerramento. Mais uma
vez, podem atrair grandes multidões e, tendo em conta os riscos inerentes ao evento, a
saúde e segurança dos espectadores têm uma importância vital. Tal como no caso dos
festivais e espectáculos temáticos, é frequente serem organizados pelas autoridades
locais que usam os seus funcionários internos ou contratam empresas especializadas em
fogo-de-artifício.
Eventos desportivos
Os eventos desportivos, como é o caso dos Jogos Olímpicos, são extremamente
diversificados no que se refere à natureza dos recursos necessários e cuja
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disponibilização tem de ser assegurada pelos organizadores. Não só é necessário gerir as
enormes multidões de espectadores e assegurar o respectivo catering, como também é
necessário ter em conta as necessidades de um grande número de atletas, a diversos
níveis: alimentação, estadia, instalações, transporte e impacte na cidade anfitriã e nos
seus habitantes. Para que seja possível organizar um evento desportivo de grande
dimensão terá de existir uma comissão de organizadores que representem os
patrocinadores, as autoridades desportivas, as autoridades locais, os especialistas em
gestão de eventos e as empresas participantes.
Eventos privados
Tornou-se prática comum os eventos privados de grande dimensão serem organizados
por organizadores especializados, por ex.: serviços de organização de casamentos e de
festas, que organizam os eventos em nome dos clientes. Tendo em conta o tempo
necessário e as complexidades envolvidas no planeamento e na organização de eventos
deste tipo, hoje em dia muitas pessoas preferem “contratar externamente” o esforço
organizacional de forma a minorar a responsabilidade decorrente do seu envolvimento
directo. Esta tendência é particularmente popular no caso de celebridades e de outras
personalidades públicas e, consequentemente, os organizadores têm de se esforçar por
oferecer eventos cada vez mais elaborados e com um lado criativo espectacular e
notório.
Modulo 20 – Organização de eventos
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Planificação e preparação/Elaboração de documentação
Planificação de eventos
A organização de eventos é trabalhosa e exige grande responsabilidade. Acontece “ao
vivo”, e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é
realizado e do seu organizador.
Para ter os objectivos plenamente atingidos, é fundamental que se faça um criterioso
planeamento que envolve: objectivos, públicos, estratégias, recursos, implantação,
factores condicionantes, acompanhamento e controlo, avaliação e orçamento.
Segurança
Os organizadores devem também planear todas as acções necessárias para garantir uma
segurança adequada durante o evento. O tipo de segurança necessário dependerá
obviamente da natureza do evento. Por exemplo, pode ser inadequado contratar os
serviços de um corpo de especialistas (com experiência no controlo de multidões em
concertos de música rock e eventos desportivos) para garantir a segurança durante um
congresso. No entanto, pode ser necessário contratar pessoal de segurança para um
grande congresso que inclua uma exposição, para vigiar a segurança dos artigos
expostos e impedir o acesso a determinadas áreas por pessoal não autorizado. Mais uma
vez as acções necessárias para obter estes recursos devem ser planeadas e deverá ser
reservado tempo suficiente para as realizar.
Objectivos
Devem ser considerados como gerais e específicas. É o que determina o que se pretende
com o evento, de forma ampla e específica.
Públicos
É a quem se destina o evento, determinando se é externo, interno ou misto, e a quem se
destina dentro dessa classificação.
Estratégias
Consiste naquilo que serve de atracção para o publico de interesse do evento.
Recursos
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São todos os factores humanos, materiais e físicos que serão utilizados no evento.
Implantação
É a descrição dos procedimentos, desde a aprovação do projecto até à sua terminação.
Factores condicionantes
São factos, decisões e acontecimentos aos quais o projecto fica condicionado para a sua
realização.
Acompanhamento do controlo
É a determinação de quem fará a coordenação de todo o processo da organização do
evento e de como ela será feita.
Avaliação
É feita após a terminação do evento em forma de relatório para ser entregue a quem
solicitou a organização. É uma espécie de prestação de contas.
Orçamento previsto
Deve ser feito detalhadamente. É dele que virão os recursos financeiros necessários para
o pagamento dos recursos humanos e materiais.
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Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer
atenção na organização de eventos
Lista de participantes
Delegados
Os delegados são o grupo mais importante de qualquer conferência, encontro ou
congresso.
Quanto maior a sua satisfação, maior a reputação do organizador e do anfitrião do
evento (se este for diferente do organizador), o que permitirá repetir a conferência,
encontro ou congresso no ano seguinte. Todos os outros participantes (expositores,
oradores, moderadores, animadores, fornecedores e funcionários) participam na
conferência, encontro ou congresso para benefício dos delegados.
Os delegados são geralmente pessoas que pagam para poderem participar no evento ou
que são patrocinados por empresas (empresas farmacêuticas em congressos médicos,
por exemplo) – em qualquer dos casos a sua satisfação é crucial para o sucesso da
conferência, encontro ou congresso.
Expositores
Os expositores pagam geralmente os seus espaços de exposição – estes espaços são
bastante caros, em eventos de elevada categoria, e o seu aluguer constitui uma
importante fonte de financiamento para o evento. A satisfação dos expositores deve, por
isso, ter a máxima prioridade, tal como acontece com os delegados.
Oradores, moderadores e animadores
Este grupo é também muito importante para o sucesso do evento. É importante fazer
uma escolha criteriosa dos oradores (especialmente os oradores principais) pois estes
devem não só satisfazer os requisitos do evento, como também inspirar e motivar os
delegados. Entre os diferentes tipos de oradores existem os oradores principais, os
oradores convidados, e oradores “normais” (aqueles que apresentaram comunicações
que foram seleccionadas pela comissão organizadora). A diferença entre eles é que os
oradores principais e convidados recebem geralmente uma remuneração pelos seus
serviços e as suas despesas são pagas. As despesas de alojamento, de transporte, de
Modulo 20 – Organização de eventos
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inscrição, dos acontecimentos sociais, de viagens anteriores e posteriores ao congresso,
dos oradores principais e convidados são geralmente pagas pelo organizador.
Os moderadores são pessoas que asseguram que o programa do evento decorra de
acordo com o previsto. Eles apresentam os oradores, anunciam os intervalos, informam
os delegados sobre os acontecimentos nocturnos, etc. e, em geral, garantem que o
evento se desenrola sem incidentes.
Os animadores são as pessoas cuja missão é iniciar a discussão (geralmente ninguém
quer ser o primeiro). Estes levantam questões pertinentes (por vezes ligeiramente
controversas) para desencadearem o debate e contributos da audiência. É o organizador
do evento (membro da comissão científica) ou o próprio orador que negoceia com os
potenciais animadores (que podem ser escolhidos entre os delegados mais experientes).
Fornecedores
Os fornecedores podem ser considerados como participantes de forma limitada. O
organizador do evento contrata os seus serviços, mas a maior parte deles não se envolve
no evento propriamente dito (por exemplo, uma gráfica ou uma editora que fornece
brochuras, etc.). Os fornecedores que participam no evento, tais como os que fornecem
expositores, técnicos, etc., devem estar devidamente identificados para se distinguirem
facilmente entre os delegados e os outros participantes.
Funcionários
Estes incluem funcionários do local do evento e funcionários da organização, que
andam normalmente identificados, usando, por vezes, T-shirts iguais ou uniformes. É
importante que os funcionários técnicos (por exemplo do audiovisual) sejam facilmente
identificáveis, visto que eles desempenham tarefas especiais. O pessoal dos serviços de
catering também deverá usar o seu próprio uniforme. A principal função dos
funcionários é serem úteis aos delegados e demais participantes e garantirem que o
evento decorre de acordo com o planeado. Eles devem ser educados, nunca dizer NÃO,
e devem conhecer bem o programa e o local onde decorre o evento, para poderem
ajudar os participantes, sempre que necessário.
Modulo 20 – Organização de eventos
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Convites
Devem conter os elementos básicos, que são: quem convida, tipo de evento, menção à
presença de alguma personalidade, local, data, hora, indicar se é intransferível, pedir
confirmação (R.S.F.F) e indicar o traje.
Os convites formais devem ser entregues com antecedência de 10 dias; os menos
formais, com 8 dias, por meio de entrega directa, oficio ou correio. Os convites formais
devem usar o termo “honra” e os menos formais, “prazer”.
Para as autoridades, o convite impresso deve ser enviado sempre acompanhado de um
ofício.
GOVERNO-SP
O governador do estado de S. Paulo e Senhora têm a honra de convidar V. ex. e
excelentíssima família para ………………………………………………………………
Às….. horas do dia……. De Janeiro de ………, no palácio de governo.
TRAJE social
R.S.F.F.
Regras
Regras de protocolo aplicáveis
Religião
Para muitas pessoas a religião é uma questão muito importante e deve, por isso, ser
respeitada. O Islão e outras religiões orientais têm as suas regras e rituais próprios que
têm de ser cumpridos em determinadas alturas do dia, independentemente do que possa
estar previsto no programa do evento. Os organizadores têm de estar conscientes disto,
reservando, por exemplo, um local ou um período durante o programa, para a prática
destas actividades religiosas.
Modulo 20 – Organização de eventos
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Idioma
O idioma é um dos aspectos mais importantes a considerar em eventos internacionais.
Nos últimos anos a tendência tem sido a de adoptar o inglês como língua oficial neste
tipo de eventos, disponibilizando-se em alguns casos serviços de tradução simultânea
para permitir há diferentes nacionalidades acompanharem o evento na sua própria
língua. Porém, mesmo quando o evento tem uma única língua oficial, como o inglês, é
importante que os organizadores tomem em consideração os significados das palavras
usadas em diferentes culturas. Por exemplo, no Reino Unido flat é um apartamento
enquanto nos Estados Unidos significa um pneu furado. Se os organizadores não se
certificarem que a linguagem utilizada no evento é clara e não susceptível de
interpretações incorrectas, o evento poderá transmitir uma mensagem confusa e
ambígua.
Trajes
Existe muita diferença entre a terminologia utilizada para designar trajes. Há, portanto,
que se usar uma boa dose de bom senso ao se vestir para comparecer a um evento.
Segue-se a seguir algumas sugestões consideradas tradicionais e, por isso, de fácil
identificação para a maioria das pessoas.
Quando um traje específico é enunciado, deve seguir-se a seguinte indicação:
Traje informal – Os convidados deverão trajar um Fato de cor escura;
Traje casual – Os convidados poderão trajar uma roupa mais cómoda;
Traje de passeio – deve ser interpretado como fato de sair, pelo que não se está
a falar de calções, calças de ganga etc.
Traje de gala – referente a acontecimentos de grande solenidade, smoking,
casaca ou fraque para homem, e vestido ou saia comprida para senhora. Em cerimónias
de Estado e em cerimónias diplomáticas, sendo também sujeito a confirmação, os
convidados deverão, se pretenderem, apresentar-se também com condecorações e/ou
comendas, e vestir uma casaca.
Traje para almoço de cerimónia – Os convidados deverão trajar um fato cinza
claro.
Traje para um jantar de cerimónia não formal – Os convidados deverão
trajar um fato de cinza escuro (com camisa branca, gravata formal e sapatos pretos de
atacadores).
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Traje para um jantar de cerimónia formal – Os convidados deverão trajar um
fato azul-escuro.
Trajes civis de cerimónia e de recepções oficiais
Smoking – Só deve ser usado à noite ou, quanto muito, ao final de tarde. Deverá
ser preto, ou azul muito escuro: peúgas pretas até ao joelho, camisa sempre
branca e laço. O smoking não admite condecorações. Somente pode ser usada
uma miniatura na botoeira ou então a roseta da condecoração.
Fraque – Pode ser usado ao fim da manhã ou ao princípio da tarde. A
sobrecasaca deve ser preta ou cinzenta, as calças são cinzentas com as riscas
características. Usa-se com chapéu alto (se bem que em desuso) preto ou
cinzento; camisa branca, gravata cinzenta e colete preto. Os procedimentos
relativamente a condecorações são idênticos ao smoking.
Casaca – É considerado o traje de cerimónia de grande gala. Usado
essencialmente à noite, também o pode ser a qualquer hora do dia. Deve ser
preto ou azul muito escuro. Os sapatos deverão ser pretos, de preferência verniz.
A camisa é branca com peitilho duro; laço branco; colete branco ou preto, no
caso de se tratar de uma cerimónia religiosa. A casaca admite a colocação de
condecoração, mediante a sua solicitação expressa no convite. O uniforme
militar correspondente será o de gala, na presença do Chefe de Estado, ou então
o grande uniforme ou a jaqueta com condecorações.
Etiqueta
Apresenta-se sempre a pessoa menos importante á mais importante.
Apresenta-se um homem a uma mulher, uma pessoa mais nova a uma mais
velha.
Graus são: idade, sexo, posição social ou política.
Sacerdote quase sempre é quem tem grau superior.
Modulo 20 – Organização de eventos
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Escola Secundária de Paços de Ferreira
A pessoa mais importante estende a mão a quem lhe foi apresentada ou faz
reverência com a cabeça. A pessoa mais importante é quem diz “como vai”. Não se usa
dizer “muito prazer”.
Uma mulher nunca se levanta quando é apresentada a outra mulher ou a um
homem. Só o faz quando a pessoa a quem é apresentada é de ordem que obrigue a isso,
como o chefe de Estado, sacerdote ou pessoa mais idosos.
Quando há um grupo de pessoas reunidas e chega mais uma, o anfitrião deve
apresentá-la dizendo o seu nome e, de longe, dizer os nomes das pessoas do grupo. Não
há necessidade de cumprimentos individuais.
O homem ou a pessoa mais jovem é que cumprimenta em primeiro lugar.
A pessoa mais jovem ou menos importante socialmente não deve parar para
cumprimentar.
No Inverno, usando luvas, os homens cumprimentam-se tirando-as. As mulheres
não precisam de tirá-las.
Nunca se beija a mão de uma mulher que esteja com luvas ou solteira.
O homem, ao beijar a mão de uma mulher, deve curvar-se, não levantando a
mão.
É bom lembrar que hoje raramente se beija a mão. O mais comum é a troca de
beijinhos no rosto entre pessoas mais jovens de ambos ao sexos, e um aperto de mão
quando jovens se cumprimentam mais velhos que não são so seu relacionamento.
Não se deve estender a mão a uma pessoa doente num hospital.
No restaurante basta fazer uma saudação com a cabeça.
Quando ocorre um encontro entre homens, todos se levantam para cumprimentar
aquele que chega.
Se houver num convite as iniciais R.S.F.F, a resposta deve ser dada até 48 horas
de antecedência.
Quando se tratar de um pequeno jantar, ao fazer o convite, comunica-se quem
sãos os convidados e qual é a ementa.
Se houver homenageado, os convidados devem chegar 15min antes do horário
estabelecido para o inicio do evento e retirar-se após a saída do homenageado.
O uso da colher quando se como sopa, é feito pelas laterais e nunca pela ponta.
O guardanapo é usado aberto ou dobrado em dois, sobre o colo. Após o uso,
deixe-o ligeiramente dobrado sobre a mesa.
Modulo 20 – Organização de eventos
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O vinho deve ser servido em jarras. Se for de qualidade, serve-se na própria
garrafa.
Nunca se leva o copo á boca sem antes limpar os lábios com o guardanapo.
Não se deve cortar macarrão com a faca.
A salada deve ser cortada com o garfo ou então deve-se dobrar a folha.
Come-se queijo forte colocando-o em pequenos pedaços sobre o pão ou torradas,
nunca o levando com a faca ou garfo directo á boca.
Para as compotas usa-se o garfo para os pedaços de fruta e colher para a calda.
O marido diz “Minha Mulher” e “Sua Esposa” ou “Sua Senhora”.
A mulher diz “Meu Marido” e “Seu Esposo”.
Nunca se diz “Bom Dia, dona”, mas sim “Bom Dia, Senhora”.
À saída e entrada do elevador, a pessoa mais velha ou mulher tem preferência.
Na rua, o homem fica do lado externo do passeio e carrega os sacos para a
mulher.
Não se colocam os cotovelos sobre a mesa durante as refeições.
Não se devem cruzar as pernas, trazendo um dos pés até ao joelho, muito menos
segurar o sapato ou tornozelo com a mão. Ao cruzar a perna deve-se fazê-lo desde o
joelho.
Numa recepção não se deve esquecer de servir água.
Ao subir umas escadas, o homem vai á frente da mulher, e ao descer fica logo
atrás.
Ao mencionar as pessoas de um grupo, site o seu nome.
Não peça ao empregado a receita daquele saboroso prato que você acabou de
saborear.
A mulher nunca acende o cigarro ao homem.
Não se devem usar jóias junto com bijutarias.
Durante uma conversa, não fique citando muitas pessoas e autores de prestigio,
pois isso poderá ser tomado por pedantismo.
Não se dobra mais os cartões de visitas para entregar a alguém.
Convites para casamento devem ser entregues pessoalmente e com 30 dias de
antecedência. Para os convidados de outras cidades, coloca-se o convite com envelope
dentro de outro envelope maior, e neste último escreve-se o endereço.
Evite servir camarões nas recepções, pois estes causam mau hálito.
Nunca recuse vinho. Aperitivos e digestivos podem ser recusados.
Modulo 20 – Organização de eventos
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Evite assuntos desagradáveis em reuniões ou á mesa.
Quando se recebe um presente, este deve ser aberto a frente da pessoa que o deu,
e o agradecimento deve ir acompanhado de um elogio.
É elegante brindar a saúde daqueles com quem se bebe.
Prenda o seu animal de estimação quando receber visitas. Nem todos gostam que
ele fique pulado no seu colo.
Seja elegante com quem lhe oferece presentes, oferecendo-lhe também um
presente quando houver uma ocasião propícia. Caso contrário, você poderá ser cortado
da sua lista de presentes.
Devem-se segurar os copos pela base, sem levantar o dedo mínimo.
Deve-se segurar o copo de conhaque com as duas mãos para aquecer, ou para
mantê-lo aquecido.
Caso não haja cinzeiros á vista, significa que os anfitriões que não querem que
os convidados fumem. É falta de elegância pedir que o tragam.
Homem elegante, ao sentar-se á mesa de refeições fica atento às senhoras que o
acompanham para atendê-las.
Pessoas finas e elegantes são as primeiras a ser notadas.
Modulo 20 – Organização de eventos
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Normas de cerimonial público
Precedência
O Presidente da Republica precederá sempre a cerimonia a que comparecer. Os antigos
chefes de Estado passarão logo após o presidente do Tribunal, desde que não exerçam
qualquer função pública.
A precedência entre adidos militares será regulada pelo cerimonial militar.
As representações
Em jantares e almoços, nenhum convidado deverá representar-se.
Quando o Presidente da Republica representa-se em cerimónias, o lugar que compete ao
seu representante é à direita da autoridade que a presidir.
Do mesmo modo, os representantes do Legislativo, quando membros do referido poder,
terão a colocação que compete aos respectivos presidentes.
Nenhum convidado poderá fazer-se representar nas cerimónias a que comparecer o
presidente da Republica.
Os desfiles
Por ocasião dos desfiles civis ou militares, o presidente da Republica terá ao seu lado os
ministros de Estado aos quais estiverem subordinadas as corporações que desfilam.
Hino Nacional
A execução do hino nacional só terá inicio depois que o presidente da Republica estiver
a ocupar o lugar que lhe foi reservado, salvo nas cerimónias sujeitas a regulamentos
espaciais.
A posse do presidente da Republica
O presidente da Republica eleito, tendo á sua esquerda o vice-presidente, á sua frente, o
chefe do gabinete militar o chefe do gabinete civil, dirigirá, em cargo do Estado, ao
palácio do congresso nacional, a fim de prestar o compromisso constitucional.
Compete ao congresso nacional organizar a cerimónia do compromisso constitucional.
O chefe do cerimonial receberá do presidente do congresso esclarecimentos sobre a
Modulo 20 – Organização de eventos
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cerimónia, bem como sobre a participação nestas admissões especiais e do corpo
diplomático.
Os cumprimentos
No mesmo dia, o presidente da Republica receberá, em audiência solene, as missões
especiais e estrangeiras que houverem sido designadas para a sua posse.
Logo depois, ele receberá os cumprimentos das altas autoridades da Republica, para
esse fim houverem previamente se inscrito.
A recepção
Á noite, o presidente da Republica recepcionará, no palácio do Itamaraty, as missões
especiais estrangeiras e altas autoridades da república.
As audiências
As audiências dos chefes de missão diplomática com o presidente da Republica serão
solicitadas por intermédio do cerimonial do ministério das relações exteriores.
O cerimonial do ministério das relações exteriores encaminhará também, carácter
excepcional pedido de audiência formulado por altas personalidades estrangeiras.
Modulo 20 – Organização de eventos
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Preparação de uma sala de exposições ou para uma conferência
pública
Princípios de ergonomia (iluminação,
(iluminação, ruídos, mobiliário)
Celebrações, flores, etc.
Quando são oferecidas flores num evento, o organizador deverá saber qual o significado
que a cor da flor ou a flor propriamente dita pode ter para a pessoa que a recebe. Há
cores que em determinados países são usadas apenas em funerais e que seriam
naturalmente inadequadas, enquanto determinados tipos de flores podem ter
significados específicos que o organizador deverá evitar. É por isso importante saber
antecipadamente qual o tipo de flor ou oferta mais adequado para evitar erros ou
ofensas.
Materiais
Todos os eventos necessitam de diversos materiais. Estes poderão incluir materiais
impressos, tais como programas de conferências e de exposições, bilhetes, manuais de
formação a serem distribuídos aos formandos e artigos promocionais, tais como canetas,
camisolas, chaveiros, etc. para promover a sua organização. Todos os materiais que
sejam necessários devem ser tomados em consideração antecipadamente e planeados de
forma a estarem disponíveis no momento certo.
Equipamento
O tipo de equipamento de que irá necessitar vai depender do tipo de evento que esteja a
organizar. Para uma conferência, o equipamento necessário poderá incluir um
computador, uma impressora, uma fotocopiadora, uma rede telefónica e um fax de
modo a permitir o funcionamento eficaz de um gabinete de eventos, enquanto para uma
exposição serão necessários espaços arquitectonicamente preparados, bem como o
fornecimento de energia e iluminação para satisfazer as necessidades dos expositores.
Deve certificar-se de que o equipamento que precisa é de confiança e seguro e adequado
para a utilização que lhe vai dar.
Modulo 20 – Organização de eventos
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1. Os diferentes tipos de equipamento necessários
Antes de poder realizar uma conferência de imprensa a sala deve se apetrechada com
um conjunto de equipamentos essenciais:
Meios de comunicação – telefones, faxes, computadores (com ligação à Internet,
impressoras, modems, etc.).
Meios de informação – televisão e vídeo, rádio e DVD e jornais diários.
Outros tipos de materiais – mobiliário (cadeiras, secretárias, quadros, sofás,
etc.).
Uma sala de conferência deve estar preparada com uma estrutura de trabalho em grupo
(isto é, uma sala de conferência, diversas salas para entrevistas e áreas de trabalho
isoladas).
Serviços oferecido pelo local do evento
A escolha do local do evento é um aspecto importante do ponto de vista ambiental. Há
que ponderar se ele dispõe de um sistema de aquecimento e de ar condicionado
económico e eficaz; se os percursos de transporte são curtos e funcionais; se existe uma
boa gestão de desperdícios; se os serviços de catering são geridos de forma eficaz, se
existem sistemas electrónicos que minimizem as impressões em suporte de papel
(nomeadamente, quando são introduzidas alterações ao plano); e, se existem salas com
equipamento adequado ao evento
(designadamente equipamento audiovisual, sistemas de som e de luz, etc.), evitando a
necessidade de o trazer para o local.
1. Transporte
Existem muitos meios de transporte alternativos, mas alguns são preferíveis a outros do
ponto de vista ambiental. Por exemplo, os meios de transporte públicos em alternativa
aos carros. Nalguns eventos poderá ser possível usar comboios para levar os delegados
a um acontecimento social ou transportar as pessoas em grupo usando autocarros. Num
evento bem planeado a distância entre o alojamento dos delegados e o local do evento, e
deste para os acontecimentos sociais, pode ser minimizado. Ao escolher um local para o
evento o organizador deverá tomar em consideração as alternativas de transporte.
Modulo 20 – Organização de eventos
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2. Tratamento de lixos
Durante um evento é normal gerar-se uma grande quantidade de lixo. O lixo mais
complicado é geralmente produzido na preparação de uma exposição (nomeadamente,
com as embalagens dos materiais utilizados), no decorrer da própria exposição e durante
a desmontagem. O organizador deverá colaborar com os responsáveis do local do
evento para manter a área de exposição limpa e poderá ter de pagar um custo adicional
para a remoção de lixos. O tratamento dos resíduos alimentares obedece a regras muito
rigorosas que obrigam à sua separação e armazenamento adequado, antes de poderem
ser removidos.
Meios audiovisuais disponíveis
Exemplos de equipamento técnico são:
Computadores
Projectores de diapositivos
Ecrãs de plasma planos
Equipamento de ampliação de som
Microfones
Sistemas sonoros
Projector de vídeo / câmara de vídeo
Equipamento para vídeo-conferência
Equipamento para tradução simultânea.
Outros materiais promocionais
Os diferentes tipos de materiais promocionais que podem ser usados são os seguintes:
Panfletos
Brochuras
Apresentações na Internet
Cassetes de Vídeo
CD ROMs
Cartazes
Brindes promocionais, tais como canetas, cachecóis ou T-shirts com o logótipo
do evento ou da empresa
Anúncios
Modulo 20 – Organização de eventos
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Órgãos de comunicação social – rádio ou televisão
Livros, revistas, etc.
Estilos de disposição de mesas e outro mobiliário
Mesa redonda
Uma mesa redonda reúne pessoas com os mesmos direitos mas com diferentes áreas de
actuação com o objectivo de desenvolver acções conjuntas. A “Mesa redonda”
simboliza a ausência de uma hierarquia e permite a troca de opiniões entre especialistas
de diferentes áreas no sentido de chegar a uma visão global e de desenvolver acções
conjuntas. O diálogo entre os que se encontram em volta da mesa tem uma função
importante e os participantes têm direitos idênticos. Embora os debates em mesa
redonda possam ser extremamente produtivos, a utilização deste método de
comunicação em conferências e congressos ainda não é muito popular.
Este é um estilo muitas vezes usado para discussões. As mesas redondas são
organizadas para grupos com, preferencialmente, até 15 pessoas para permitir que haja
discussão entre o grupo. Os participantes estão sentados em volta de uma mesa de frente
uns para os outros. Este estilo é também frequentemente usado em conselhos de
administração de empresas e é muito habitual em reuniões de comités.
Tipo anfiteatro
Os participantes da reunião estão
Modulo 20 – Organização de eventos
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sentados como se estivessem num teatro, isto é, em filas compostas apenas por cadeiras
(sem mesas) voltadas para a plataforma onde se senta o orador e se encontra o pódio e o
ecrã.
Tipo sala de aula
Os participantes estão sentados como alunos numa sala de aula, com as filas de mesas e
cadeiras voltadas para a plataforma do apresentador. Este tipo de disposição poderá
incluir mesas a direito ou em forma de "V", como mostram os diagramas.
Tipo semi-círculo
Por vezes designado em forma de "U", uma vez que a disposição das cadeiras e mesas
faz lembrar a letra "U", com os delegados voltados para o orador. Podem também
colocar-se apenas cadeiras em semicírculo ou forma de "U" (sem mesas), especialmente
em sessões de formação em que se pretende encorajar a participação aberta dos
delegados, sem barreiras.
Modulo 20 – Organização de eventos
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Tipo circular
Uma mesa em círculo (muitas vezes em forma de "quadrado") com um espaço vazio no
centro é um formato muito usado para discussões abertas entre os participantes, que
ficam de frente uns para os outros. Esta é muitas vezes chamada "mesa oval" ou
"Genebra" porque é usada para as reuniões políticas mais importantes.
Tipo sessão
O formato de sessão é normalmente usado para congressos de partidos políticos. Neste
caso, as mesas e cadeiras são dispostas em filas, à semelhança do formato de sala de
aula.
Vantagens e desvantagens de cada tipo de configuração
A vantagem da configuração de teatro e sala de aula é de que todas as pessoas
conseguem ver claramente o orador e o ecrã. A desvantagem do anfiteatro é de que é
difícil para os delegados tomarem notas por não existir uma mesa. Além disso, o
contacto entre o orador e a audiência é limitado, o que cria barreiras à discussão. Estes
dois tipos de configurações devem ser usados em auditórios de grande dimensão.
As mesas redondas, em semi-círculo e circulares são adequadas para reuniões de menor
dimensão (a capacidade máxima de uma mesa redonda é de cerca de 15 pessoas e a de
uma mesa circular é de cerca de 40). O contacto entre os participantes e o orador
(moderador) é muito próximo mas pode ser difícil fazer uma apresentação audiovisual
numa mesa redonda ou de tipo circular porque este tipo de configuração impede alguns
dos delegados de verem o ecrã de forma clara.
O formato de sessão é útil quando é necessário reunir muitas pessoas numa sala
relativamente pequena. A desvantagem desta configuração é de que pode ser difícil para
alguns participantes verem o orador e o ecrã de determinados ângulos.
Modulo 20 – Organização de eventos
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Refeições como complemento de eventos
Definição de ementas
Refeições e escolha de menus
As refeições são muitas vezes um dos aspectos mais importantes de um evento. Elas
garantem que os delegados estão confortáveis e satisfeitos, mas também proporcionam
oportunidades de socialização. A inclusão de refeições durante um evento depende
geralmente do orçamento disponível – poderão estar incluídas no programa ou ser pagas
à parte. Ao escolher a ementa de uma refeição é importante tomar em consideração os
diferentes hábitos alimentares dos participantes. Há muitas culturas que não comem
carne, outras que não comem carne de porco e muitas pessoas têm requisitos dietéticos
especiais.
A escolha de refeições e menus é sempre um assunto muito delicado, porque implica
conhecer um conjunto de factores de ordem cultural dos nossos convidados, bem como
os seus gostos especiais ou condicionantes pessoais. Factores como o consumo de
bebidas alcoólicas, ou determinados tipos de carne, têm afectações de carácter cultural.
As dietas, por exemplo, deverão ser sempre consideradas. O melhor processo é através
dos funcionários do convidado, aquando da preparação do evento, procurar saber todos
esses pormenores.
Os lugares à mesa, deverão ser colocados em protocolo comercial, consoante já foi
referenciado acima.
Modulo 20 – Organização de eventos
31
Escola Secundária de Paços de Ferreira
Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em consideração
na planificação e concretização de um evento
Apresentações, saudações e cumprimentos
Receber e cumprimentar
Os organizadores de eventos têm de saber receber e cumprimentar alguém de acordo
com os seus hábitos culturais. Por exemplo, enquanto no Ocidente é habitual
cumprimentar alguém com um aperto de mão, nalguns países é comum acenar com a
cabeça (Japão) e noutros abraçar a pessoa. Qualquer que seja a forma como as pessoas
se cumprimentam, o mais correcto é evitar atitudes que possam ser consideradas
ofensivas.
Procedimento dos lugares
As regras básicas de distribuição de lugares à mesa são:
Numa mesa de refeição seja ela oficial ou particular, presidem o anfitrião ou
anfitriões;
Quando se trata de uma presidência feita por dois homens, a primeira
presidência é outorgada ao anfitrião, atribuindo-se o lugar à sua frente para segunda
presidência. A condição de presidência destaca para além do anfitrião, o portador de
cargos políticos, diplomáticos e eclesiásticos, pelo que sempre que eminentes figuras do
estado e da sociedade são convidados para um evento assumem eles a presidência da
mesa.
Nas refeições de carácter familiar, deve-se seguir os procedimentos da elegância e
cortesia e boas maneiras, assim:
Deve dar-se primazia aos convidados e aos idosos;
A mulher tem a mesma precedência que o seu marido;
Os casais não devem sentar-se lado a lado nem em frente um ao outro;
A senhora que merece maior consideração senta-se à direita do anfitrião e o seu
par à direita da anfitriã;
Não havendo motivos de precedência maior, deve garantir-se a mesma à pessoa
mais idosa.
Modulo 20 – Organização de eventos
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As regras de etiqueta e cortesia encontram modos de actuação diferenciados,
dependendo do espaço, do contexto e do modelo de interacção. Por exemplo, os
modelos anglo-saxões e francês são bem diferentes:
No modelo anglo-saxão, os anfitriões assumem respectivamente as cabeceiras da
mesa, sentando alternadamente os convidados numa lógica masculinos/femininos,
sentando face a face duas mulheres junto ao anfitrião masculino e dois homens junto à
anfitriã.
AM – Anfitrião
AF – Anfitriã
F – Mulher
M – Homem
No modelo francês, as cabeceiras ou topos de mesa não são ocupadas,
colocando-se o anfitrião e a sua congénere, face a face no lugar ao centro da mesa. De
um lugar e de outro do anfitrião sentam-se duas senhoras; sentando-se dois homens á
direita e à esquerda da anfitriã.
AM – Anfitrião
AF – Anfitriã
F – Mulher
Modulo 20 – Organização de eventos
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M – Homem
Incidentes críticos
Elaborar planos de emergência significa que estará preparado para quaisquer incidentes
que possam ocorrer durante o evento. Como resultado, conseguirá lidar rapidamente (e
no próprio local) com pequenas situações e alertar imediatamente os serviços de
emergência adequados em situações graves ou de grande dimensão. Mesmo os
pequenos incidentes, se não forem geridos eficazmente, podem muitas vezes
desencadear situações graves ou de grande dimensão. Com o planeamento de
emergência você terá planos de acção e de contingência que o ajudarão a reagir às
situações de forma estruturada, confiante e eficaz.
As consequências de não estar devidamente preparado para uma situação de emergência
podem ser muito graves. Uma situação de emergência pode resultar em danos físicos
graves ou em mortes entre os funcionários do evento ou entre os participantes. Estar
adequadamente preparado significa que os seus planos têm de ser completos e
rigorosos, cobrindo todas as situações possíveis.
Tipos de situações de emergência potenciais
Que tipos de emergências podem ocorrer? Isto dependerá do tipo de cada evento.
Fogo;
Explosões;
Terrorismo;
Desastres Naturais;
Emergências Médicas;
Emergências Não-Médicas;
Colapso de Estruturas.
1. Fogo
O risco depende do local em que é realizado o evento (interior/exterior). Se o fogo
deflagrar dentro de um edifício pode alastrar rapidamente e no pior dos cenários
bloquear as saídas do edifício. O fumo tenderá a reduzir a visibilidade e as pessoas
Modulo 20 – Organização de eventos
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Escola Secundária de Paços de Ferreira
poderão ter dificuldades em respirar devido aos gases libertados. Poderá gerar-se o
pânico. É necessário o apoio dos serviços de emergência.
2. Explosões
Independentemente da causa, uma explosão pode causar fogo e o colapso da estrutura.
Os edifícios podem tornar-se instáveis. Pode gerar-se o pânico. É necessário o apoio dos
serviços de emergência.
3. Terrorismo
As ameaças de terrorismo, como ameaças de bombas ou gases venenosos, podem causar
diversos tipos de danos físicos e mortes caso se concretizem. É necessário o apoio dos
serviços de emergência.
4. Desastres Naturais
As inundações e os tremores de terra podem provocar o colapso das estruturas. Pode
gerar-se o pânico. É necessário o apoio dos serviços de emergência.
5. Emergências Médicas
Danos físicos ou súbitas doenças graves dos funcionários do evento ou dos participantes
(por exemplo ataques cardíacos) exigem uma atenção e tratamento médico imediatos. É
necessário o apoio dos serviços de emergência.
6. Emergências Não-Médicas
Podem incluir greves, manifestações, roubos ou vandalismo, em que serão necessários
os serviços de emergência, ou outras situações, tais como a quebra de fornecimento de
energia eléctrica, em que aqueles serviços não serão necessários.
7. Colapso de Estruturas
Pode resultar da concentração do peso de demasiadas pessoas, provocando a
instabilidade do edifício. Pode gerar-se o pânico. É necessário o apoio dos serviços de
emergência.
Modulo 20 – Organização de eventos
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Contactos com prestadores de serviços nesta área
Alugueres de salas
Escolha do local
A escolha do local e do equipamento necessário para realizar uma conferência de
imprensa depende de um conjunto de factores:
Da natureza do evento – a escolha do local depende naturalmente da natureza da
conferência de imprensa e da sua adequação à conferência.
Do número de participantes – Todos os locais têm um limite em termos de
capacidade.
Assim, o local e o equipamento devem ser adequados ao número de pessoas que são
esperadas.
Do orçamento disponível – Sempre que se pretende organizar uma conferência
de imprensa é essencial saber qual o orçamento disponível para a sua realização.
Utilização de restaurantes e hotéis
A escolha do restaurante deve ser feita com muito cuidado, devendo privilegiar-se
restaurantes já conhecidos e que permitam alguma privacidade. Muitas das vezes nesta
situação ignoram-se as precedências, sendo o elemento de escolha preponderante a
proximidade com alguém com que se pretende falar.
Modulo 20 – Organização de eventos
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Follow-up
Verificação e controlo de custos
custos ocasionados com o evento
A realização de qualquer sistema de produção de eventos tem como factor de capital
importância o processo de regulação e análise orçamental, já que é fundamental
perceber quais os mecanismos económicos e financeiros que podemos e devemos
utilizar para a efectiva execução do projecto.
Independentemente do seu grau de complexidade, da sua duração, da visibilidade
pública que encerra, do público-alvo que pretende atingir ou até dos objectivos
desenhados, a organização de um evento deverá ser pautada por um elevado rigor na
definição orçamental, já que só esse rigor permitirá o sucesso do próprio projecto.
Depois de ser considerada a pertinência da organização do evento, deverão ser
consideradas as variáveis que nos permitem:
Medir a pertinência da realização do evento;
Medir a exequibilidade da realização do projecto.
1. Análise orçamental para a produção de eventos
A organização do evento deverá então considerar a necessidade de aplicar instrumentos
de análise orçamental, sendo que este conceito, para este caso concreto, se resume ao
processo de verificação da capacidade financeira disponibilizada e inventariada à
partida para a execução do projecto de organização de eventos.
A análise orçamental irá identificar factores que contribuem para uma situação
financeira positiva ou negativa.
Os factores positivos são aqueles que permitem, à partida, induzir a existência de
capacidade financeira para a realização do evento e que funcionam como mecanismos
facilitadores (ex. cobertura das despesas de organização por parte de uma entidade
pública ou privada. Esta situação deve ser aferida contratualmente afim de evitar mal
entendidos).
Os factores negativos são aqueles que permitem, à partida, considerar não estarem
reunidas as condições financeiras significativas para um lançamento sustentado do
projecto e que funcionam como mecanismos redutores (ex. despesas de representação e
Modulo 20 – Organização de eventos
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Escola Secundária de Paços de Ferreira
presença de oradores convidados a um congresso muito acima do valor médio
considerado para eventos de idêntica importância).
2. A análise dos custos
A análise orçamental para a produção de eventos deverá então identificar os custos do
evento à partida, ou seja, quais são as despesas efectivas a considerar para as três fases
de organização do evento:
Custos a considerar na fase de planeamento e preparação do evento
Custos com o aparelho organizativo:
- Contratos e remunerações;
- Prestações sociais e encargos fiscais, tais como IRS, IVA, Segurança Social, seguros
específicos, etc.);
Custos com a instalação do grupo de trabalho:
- Espaço físico e equipamento, nomeadamente:
(a) Rendas;
(b) Alugueres;
(c) Aquisições;
- Sistemas de informação e comunicação (correio, telefone,
Internet);
Custos com a promoção, divulgação, publicidade e marketing, tais como:
- Produção de cartazes;
- Anúncios em jornais e revistas;
- Spots televisivos e radiofónicos;
Custos a considerar na fase de realização do evento
- Espaço e equipamentos (ex. aluguer de espaço de auditório);
- Meios técnicos (som, iluminação, audiovisuais);
- Serviços e recursos humanos exteriores à organização, tais como:
(a) Técnicos de som/iluminação/audiovisuais;
(b) tradutores;
(c) apoio ao secretariado;
Modulo 20 – Organização de eventos
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(d) hospedeiros de sala;
(e) segurança;
(f) apoio de catering;
- Serviços e aquisições de produtos perecíveis e/ou sem retorno, tais como:
(a) Materiais de desgaste (material informático, fotocópias, águas, flores);
(b) produtos sem retorno (convites, oferta de ingressos, oferta de prendas);
Custos a considerar na fase de avaliação do evento:
Custos inerentes à recolha e análise de dados e à realização dos relatórios de
avaliação.
O processo de análise organizacional muitas vezes utilizado enquadra-se num modelo
de comparação com outros eventos semelhantes, acrescido do valor referente ao
crescimento verificado da inflação e dos salários.
Modulo 20 – Organização de eventos
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Modulo 20 – Organização de eventos
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Organização de um torneio de golf
A realização com sucesso de um Torneio de Golfe depende de múltiplos factores que,
conjugados, permitem assegurar a prestação de um serviço de excelência,
independentemente da complexidade da prova em questão. É, pois, fundamental, definir
previamente o tipo de torneio ou público-alvo a que este evento se destina.
O evento vai ser a organização de um torneio de golf.
Este evento terá lugar na pista de golf em Paços de Ferreira, os participantes vão ser os
praticantes da modalidade (10), melhores praticantes amadores (5), sujeitos a inscrição.
Para assistir a este evento serão convidados os amigos (5), clientes (5), fornecedores (5)
e outros convidados (5), VIPs (5).
Os patrocinadores vão ser a “SportZone”, a “Trampolim”, e a “Nike”.
Haverá prémios para os 3 primeiros lugares e lembrança para os restantes participantes.
O serviço de refeições será feito por uma empresa de catering.
O Orçamento é de 800euros.
Todos os convidados irão receber um convite com a seguinte estrutura:
Modulo 20 – Organização de eventos
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Escola Secundária de Paços de Ferreira
Venho
por
este
meio
convidar Vossa excelência
para um torneio de golf que
se irá realizar no dia 28 de
Outubro
de
2009,
pelas
14horas no campo de golf de
Paços de Ferreira.
Agradeço desde já a sua
confirmação.
Telf. 255273390
Lista dos participantes
Nomes
Sr. Tiago
presente/não presente
Sr. Rui
Sr. Mário
Sr. Miguel
Sra. Raquel
Sra. Tânia
Sra. Flávia
Sra. Gaelle
Sr. Martinho
Sr. Micael
Sr. Pedro
Sr. Eduardo
Sr. Manuel
Modulo 20 – Organização de eventos
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Sr. Nélson
Sr. Marcelo
Sr. Daniel
Sra. Mara
Sr. Geoffray
Sra. Clara
Sra. Cláudia
Modulo 20 – Organização de eventos
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Conclusão
Com este trabalho conclui que existem vários tipos de eventos, desde desportivos a
empresariais.
A indústria de eventos é extremamente abrangente e os diversos tipos de eventos
produzidos pelos organizadores variam desde pequenas reuniões de um dia até eventos
desportivos internacionais de grande dimensão que se prolongam durante várias
semanas. Embora os princípios básicos de gestão do processo do evento sejam
semelhantes ou até iguais em todos os casos, obviamente os pormenores inerentes aos
tipos de eventos específicos variam muito.
Modulo 20 – Organização de eventos
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Escola Secundária de Paços de Ferreira
Bibliografia
http://www1.istockphoto.com/file_thumbview_approve/5705683/2/istockphoto_570568
3-golf-ball-on-grass-with-driver.jpg
http://www.eventoclick.pt/eventos-pt/desportivos/10-chaves-para-realizacao-um-evento
desportivo.html
http://images.quebarato.com.br/photos/big/4/8/88A48_1.jpg
A2 – Anexo A
A2 – Anexo C
A3 – Anexo C
C2 – Anexo C
C3 – Anexo C
C4 – Anexo C
D2A – Anexo C
D2B – Anexo C
D3A – Anexo C
D3B – Anexo C
D5 – Anexo C
D7 – Anexo C
D10 – Anexo C
D11 – Anexo C
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