FINANÇAS EM PROJETOS DE TI
FINANÇAS EM
PROJETOS DE TI
2012
Material 6.1
Prof. Luiz Carlos Valeretto Jr.
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FINANÇAS EM PROJETOS DE TI
Work Breakdown Structure (WBS) ou Estrutura Analítica do Projeto (EAP) –
Gerenciamento do Escopo do Projeto
Criar a EAP é o processo de subdivisão (decomposição) das entregas e do trabalho
do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil. Definidos em
nível de pacotes de trabalho.
A EAP é uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser
executado pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar entregas
requisitadas, sendo que cada nível descendente da EAP representa uma definição
gradualmente mais detalhada da definição do trabalho do projeto.
A EAP organiza e define o escopo total e representa o trabalho especificado na atual
declaração do escopo do projeto aprovada.
Os componentes que compõem a EAP auxiliam as partes interessadas a visualizar
as entregas do projeto.
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Passos para a criação da EAP:
1- Escrever o nome do projeto o primeiro nível da EAP.
2- Iniciar o segundo nível com as entregas de Gerenciamento do Projeto e
Encerramento.
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3- Acrescentar as fases do ciclo de vida do projeto no segundo nível.
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4- Decompor as entregas (produtos ou serviços) em subprodutos (entregas parciais)
que as compõem
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5- Decompor as entregas parciais até um nível de detalhe que viabilize o
planejamento e controle em termos de tempo, custo, qualidade, risco, atribuição de
responsabilidades e contratação
Representação gráfica da EAP
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Representação hierárquica da EAP
1- Nome do Projeto
1.1- Ger. do Projeto
1.1.1- Plano de Gerenciamento do Projeto
1.1.1.1- PG do Escopo
1.1.1.2- PG dos Requisitos
1.1.1.2- PG do Cronograma
.
1.1.2- Monitoramento e Controle
1.1.2.1- Reuniões de Acompanhamento
.
1.2- Fase 1
1.2.1- Entrega 1.1
.
1.3- Fase 2
1.3.1- Entrega 2.1
.
1.4- Fase 3
1.4.1- Entrega 3
.
1.5- Encerramento
1.5.1- Encerramento de Contratos
.
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GERENCIAMENTO DE CUSTOS DO PROJETO
 Inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa,
orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o
projeto dentro do orçamento aprovado.
 Seu objetivo é criar um orçamento realista e exequível, além de controlar
a sua execução de modo a garantir que o projeto seja realizado dentro do
orçamento planejado e aprovado.
 Trata principalmente do custo dos recursos necessários para terminar as
atividades do cronograma.
 A capacidade de influenciar o custo é maior nos estágios inicias do
projeto e esse e o motivo pelo qual a definição do escopo logo no início é
essencial.
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 Os custos podem ser classificados como diretos e indiretos.
- Custos Diretos: São aqueles atribuídos diretamente do projeto.
* materiais e equipamentos adquiridos, salários da equipe do
projeto.
- Custos Indiretos: São aqueles custos rateados pela organização
para o projeto.
* rateio de custos administrativos da organização, aluguel de
ambiente compartilhado.
 Podendo ser fixos ou variáveis.
- Custos Fixos: São aqueles que não variam conforme a
produção, utilização ou quantidade de esforço.
* aquisição de equipamentos, contratos.
- Custos Variáveis: São aqueles proporcionais à sua utilização.
* hora de trabalho.
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Processos do Gerenciamento de Custos do Projeto
 Estimativa de Custos: desenvolvimento de uma estimativa dos custos
dos recursos necessários para terminar as atividades do projeto.
 Orçamentação: agregação dos custos estimados de atividades
individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base de
custos.
 Controle de Custos: controle dos fatores que criam as variações de
custos e controle das mudanças no orçamento do projeto.
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Processo – Estimativa de Custos
 Responsável por estimar os recursos monetários necessários para
realização das atividades do projeto.
 As estimativas de custo são um prognóstico baseado nas informações
conhecidas em um determinado momento, incluem a identificação e
consideração das alternativas de custo e devem incluir compensações e
riscos, bem como análise do compartilhamento de recursos para melhor
eficiência e otimização.
 Os custos das atividades do cronograma são estimados para todos os
recursos cujos custos serão lançados no projeto. Isso inclui, mas não se
limita a:
- Mão-de-obra.
- Materiais.
- Equipamentos.
- Serviços.
- Instalações
- Além de categorias especiais como uma provisão para inflação ou
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um custo de contingência.
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 Está intimamente relacionado com o processo “Definir Atividades” e
demais processos do Gerenciamento de Tempo do Projeto, pois as
características, atributos e necessidades de recursos das atividades são a
base para as estimativas de custos.
 Quando elabora-se o orçamento, verifica-se sua relação com o
cronograma na medida em que se faz necessário coordenar o fluxo de
pagamentos (fluxo de caixa) para que o projeto obtenha os fundos
necessários nos períodos apropriados.
 As estimativas de custo devem ser refinadas durante o curso do
planejamento para refletir detalhes adicionais e novas informações,
aumentando a precisão ao confeccionar o orçamento.
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Entradas
 Linha de Base de Escopo: Premissas da declaração de escopo, relações
descritas na EAP ou implicações contratuais podem afetar os custos do
projeto.
 Cronograma do Projeto: O tipo e a quantidade de recursos alocados
interfere diretamente nos custos do projeto.
* Os custos podem sofrer variações ao longo do tempo, por isso, é de suma
importância conhecer detalhadamente o cronograma do projeto.
 Plano de Recursos Humanos: Atributos de pessoal e conhecimentos
relacionados, reconhecimentos ou prêmios podem afetar os custos do
projeto.
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 Registro de Riscos: O plano de respostas aos riscos pode criar novas
necessidades de recursos para lidar com os riscos identificados e reservas
para os riscos não identificados.
 Fatores Ambientais: Condições de mercado e informações comerciais
publicadas influenciam o processo de estimativa de custos.
 Ativos de Processos Organizacionais: Políticas e modelos de
estimativas de custos, informações históricas e lições aprendidas podem
influenciar a estimativa de custos do projeto.
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Ferramentas e Técnicas
 Opinião Especializada: Especialistas oferecem opiniões técnicas para a
composição das estimativas de custos.
 Estimativa Análoga: Utiliza valores de projetos anteriores semelhantes
como base para estimar os custos do projeto atual.
Em geral custa menos porém é menos precisa do que outras técnicas.
 Estimativa Paramétrica: Utiliza uma relação estatística entre dados
históricos e outras variáveis (ex: metros quadrados em construção, linhas de
código em desenvolvimento de software, horas de mão-de-obra necessárias,
etc) para calcular uma estimativa de custos para um recurso de uma
atividade do cronograma.
Pode produzir níveis mais altos de exatidão dependendo da sofisticação e
também da quantidade de recursos e dados dos custos.
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 Estimativa “Bottom-Up”: Método para estimar um componente de
trabalho.
O custo de pacotes ou unidades menores é detalhado e especificado,
somando-se depois para agregar aos níveis mais altos.
Esta técnica envolve estimar os custos das atividades individuais dos
pacotes de trabalho, depois sumarizá-los ou agregá-los para obter a
estimativa total do projeto.
Por isso são chamados de “bottom up”, pois integram o nível inferior de
insumos nos serviços necessários para cumpri as atividades, de baixo para
cima na estrutura analítica (EAP).
O custo e a precisão da estimativa “bottom-up” são influenciados pelo
tamanho e pela complexidade das atividades individuais dos pacotes de
trabalho.
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 Estimativa de Três Pontos”: Considera variabilidade e riscos, utilizando
uma média ponderada chamada PERT, definida por ce = (co+4*cm+cp)/6,
onde :
- ce: custo estimado
- co: custo otimista
- cm: custo mais provável
- cp: custo pessimista
 Análise das Reservas: As estimativas de custos podem incluir reservas
de contingências para considerar os custos das incertezas.
Conforme informações mais precisas sobre o projeto se tornam disponíveis,
a reserva para contingências pode ser usada, reduzida ou eliminada.
 CQD (Custo de Qualidade): As premissas sobre custos da qualidade
podem ser usadas para preparar a estimativa dos custos da atividade.
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 Software para Estimativa em Gerenciamento de Projetos: Planilhas,
simuladores e ferramentas estatísticas ajudam na estimativa de custos.
 Análise de Propostas de Fornecedores: Análise baseada nas respostas
de cotações com fornecedores ao gerenciamento de custos.
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Saídas
 Estimativa de Custos das Atividades: Documento com a avaliação
quantitativa dos custos esperados para executar o trabalho do projeto.
Pode ser apresentado em formato resumido ou em detalhes.
 Base de Estimativas: Documentação de suporte que mostra como a
estimativa de custos foi realizada.
 Atualizações dos Documentos do Projeto: Os documentos são
atualizados para armazenamento das estimativas de custos efetuadas.
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Processo – Determinar o Orçamento
 Processo responsável pela agregação dos custos estimados das
atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer a linha de
base dos custos, que inclui todo o orçamento autorizado.
 O orçamento do projeto documenta os recursos financeiros autorizados
para executar o projeto e serve para medição do desempenho de custos.
 Também chamado de orçamentação, calcula o total do projeto para
determinar as necessidades de fundos a serem despendidos pela
organização.
 Após concluído, o orçamento deve ser analisado e validado, para depois
ser aprovado pelas partes interessadas (e principalmente patrocinador)
juntamente com o plano de gerenciamento do projeto.
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 Existem 02 tipos de reservas a serem consideradas:
- Reservas de Contingência: São reservas planejadas para serem
utilizadas nas respostas aos riscos identificados no projeto.
- Reservas Gerenciais: Orçamento extra disponibilizado para
riscos não identificados. Representam os fundos aos quais o
gerente de projetos tem acesso para controlar o projeto.
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Entradas
 Estimativas de Custos das Atividades: São agregadas para obter a
estimativa de custos dos pacotes de trabalho.
 Bases de Estimativas: Documentação de suporte que mostra como a
estimativa de custos foi realizada.
 Linha de Base de Escopo: Fornece importantes informações sobre os
requisitos do projeto considerados durante a estimativa de custos.
 Cronograma do Projeto: Incluem as datas de início e término das
atividades, pacotes de trabalho.
Essas informações são úteis para agregar os custos nos períodos do
calendário.
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 Calendário de Recursos: fornecem informações sobre quais recursos
são designados para o projeto e quando os mesmos são alocados utilizados
para informar os custos dos recursos durante o projeto.
 Contratos: informações de produtos, serviços ou resultados já
contratados.
 Ativos de Processos Organizacionais: políticas, ferramentas para o
orçamento de custos e métodos de elaboração de relatórios.
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Ferramentas e Técnicas
 Agregação dos Custos: Os custos das atividades são agregados nos
pacotes de trabalhos, que são agregados em componentes maiores da EAP
até o nível do projeto.
 Análise de Reservas: Estabelecimento das reservas gerencias e de
contingência destinadas as possíveis mudanças de escopo.
As reservas não fazem parte da linha de base de custos do projeto, mas
podem ser incluídas no orçamento total do projeto.
 Opinião Especializada: Utilização de profissionais especializados (outras
áreas, consultores, clientes, etc).
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 Relações
paramétricas.
Históricas:
Aplicações
de
estimativas
análogas
ou
 Reconciliação do Limite de Recursos Financeiros: Aplicação de
reagendamento do trabalho em virtude do nivelamento dos gastos do
projeto.
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Saídas
 Linha de Base de Desempenho de Custos: É um orçamento dividido em
fases e é desenvolvido somando-se os custos estimados por período.
Orçamento sincronizado com o tempo para medir, monitorar e controlar o
desempenho de custos geral do projeto.
É desenvolvido como um acúmulo dos orçamentos aprovados por período de
tempo e é tipicamente mostrado em uma curva “S”.
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 Requisitos de Recursos Financeiros do projeto: São os gastos
projetados por período (semestre, ano, etc.), incluindo as reservas gerencias.
 Atualização dos Documentos do Projeto: Registro de riscos, estimativa
de custos e cronograma do projeto.
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Processo – Controlar os Custos
 Este processo, assim como os demais processos de monitoramento e
controle, tem como objetivo medir e comparar o progresso do projeto com o
que foi planejado.
 Tem foco nos custos, sendo responsável pelo monitoramento e
atualização do orçamento e pelo gerenciamento das mudanças feitas na
linha de base dos custos.
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 Envolve as seguintes atividades principais:
- Assegurar que todas as solicitações de mudança sejam
corretamente tratadas.
- Gerenciar as mudanças reais como ocorridas.
- Assegurar que os gastos não excedam os recursos autorizados
por período.
- Monitorar e analisar o desempenho dos custos para compreender
as variações e suas causas.
- Monitorar o desempenho do trabalho executado em relação aos
recursos consumidos.
- Prevenir a inclusão de mudanças não aprovadas.
- Informar as partes interessadas a respeito das mudanças
aprovadas e dos custos a elas associados.
- Agir (pró-atividade) para que os custos fiquem dentro dos limites
aceitáveis.
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Entradas
 Plano de Gerenciamento do Projeto: Contém a linha de base do
desempenho de custo (estimativa dos custos) que é comparado com os
resultados reais e analisado para determinar se é preciso fazer uma ação
corretiva e/ou preventiva.
Também há o plano de gerenciamento dos custos que descreve como os
custos do projeto serão gerenciados e controlados.
 Requisitos dos Recursos Financeiros do Projeto: São os gastos
projetados por período (semestre, ano, etc.), incluindo as reservas
gerenciais.
Esses requisitos determinam as necessidades de financiamento, conforme o
fluxo de caixa planejado para o projeto e incluem as reservas de
contingência e gerenciamento.
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 Informações Sobre o Desempenho do Trabalho: Informações relativas
ao andamento e aos custos das atividades do projeto que estão sendo
realizadas ou já terminadas.
Podem também incluir informações de custos autorizados, incorridos, e
estimativas para completar o trabalho do projeto.
 Ativos de Processos Organizacionais: Políticas, procedimentos,
ferramentas e métodos. Descreve o histórico das ações tomadas pela
organização referente à gestão de custos.
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Ferramentas e Técnicas
Acrônimo
Termo
Interpretação
VP
Valor Planejado
Qual é o valor estimado do trabalho planejado?
VA
Valor Agregado
Qual é o valor estimado do trabalho efetivamente
realizado?
CR
Custo Real
Qual é o custo real incorrido para o trabalho realizado?
ONT
Orçamento no Término
Quanto ORÇAMOS para o esforço TOTAL do projeto?
ENT
Estimativa no Término
Neste momento, qual é a nossa previsão para o custo
TOTAL do projeto?
EPT
Estimativa para
Terminar
A partir deste momento, quanto MAIS esperamos
gastar para concluir o projeto?
VNC
Variação na Conclusão
O quanto acima ou abaixo do orçamento esperamos
estar ao final do projeto?
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Nome
Fórmula
Interpretação
VC: Variação de
Custos
VA-CR
NEGATIVA: Está acima do orçamento
POSITIVA: Está abaixo do orçamento
VPR: Variação de
Prazos
VA-VP
NEGATIVA: O projeto está atrasado em relação ao cronograma
POSITIVA: Está adiantado em relação ao cronograma
IDC: Índice de
Desempenho de
Custos
VA/CR
Estou obtendo o equivalente a $ ___ de valor em trabalho de cada
$ 1 gasto. Os fundos estão ou não estão sendo usados com
eficiência.
IDC > 1: Indica que o projeto está gastando menos do que o
planejado.
IDPR: Índice de
Desempenho de
Prazos
VA/VP
Estamos progredindo a (apenas) ___% da taxa planejada
originalmente.
IDPR > 1: Indica que o projeto está adiantado em relação ao
cronograma.
ENT: Estimativa no
Término
ONT/IDC
Neste momento, qual é a nossa previsão para o custo total do
projeto? $ ___
EPT: Estimativa
para Terminar
ENT-CR
O quanto o projeto ainda custará?
VNC: Variação na
Conclusão
ONT-ENT
O quanto acima ou abaixo do orçamento estaremos ao final do
projeto?
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Exemplo 1:
Você tem um projeto de construir uma cerca nova. A cerca tem quatro lados, conforme
mostrado. A construção de cada lado deve levar um dia e o orçamento é $ 1.000 por lado. O
Planejamento determina que os lados sejam construídos um depois do outro. Hoje é o final
do dia 3.
Atividade
Dia 1
Lado 1
I ------------T
Lado 2
Lado 3
Lado 4
Dia 2
Dia 3
Dia 4
Situação no fim do dia 3
Concluído, gasto de $ 1.000
I ----------TP
----T
Concluído, gasto de $ 1.200
IP--I-------TP
50% concluído, gasto de $ 600
IP----------TP
Ainda não iniciado
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Nome
Cálculo
Resposta
Interpretação
VP: Valor Planejado
1000+1000+1000
3.000
Deveríamos ter concluído $ 3.000 de
trabalho
VA: Valor Agregado
1000+1000+500
2.500
Na verdade, concluímos o
equivalente a $ 2.500 de trabalho
CR: Custo Real
1000+1200+600
2.800
Na verdade, gastamos $ 2.800
ONT: Orçamento no Término
1000+1000+1000+
1000
4.000
O orçamento do nosso projeto é
$ 4.000
VC: Variação de Custos
2500-2800
-300
Estamos $ 300 acima do orçamento
IDC: Índice de Desempenho de
Custos
2500 / 2800
0,893
Só estamos obtendo 89 centavos de
cada dólar que colocamos no projeto
VPR: Variação de Prazos
2500-3000
-500
Estamos atrasados em relação ao
cronograma
IDPR: Índice de Desempenho de
Prazos
2500/3000
0,833
Só estamos progredindo a 83% da
taxa planejada
ENT: Estimativa no Término
4000/0,893
4.479
Neste momento, estimamos que o
custo total do projeto será $4.479
EPT: Estimativa para Terminar
4479-2800
1679
Precisaremos gastar ainda $ 1679
para concluir o projeto
VNC: Variação na Conclusão
4000-4479
-479
Neste momento, esperamos estar
$479 acima do orçamento quando o
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projeto estiver concluído