IESAP—INSTITUTO DE ENSINO SUPERIOR DO AMAPÁ
Formatando trabalhos
acadêmicos com Word2007
Prof. MARCOS MENDES
Profa. MILENA MENDES
MACAPÁ-AP
2008
Sumário
O QUE É FORMATACÃO
COMO CRIAR E SALVAR UM ARQUIVO
ABRINDO ARQUIVOS
DEFININDO FONTES
RECUOS DA PRIMEIRA LINHA
DEFININDO MARGENS
ENTRELINHAS
DEMARCADORES
CLASSIFICAR EM ORDEM ALFABÉTICA
NÚMEROS DE PÁGINA
INSERIR FOTOS
INSERIR TABELA
NOTA DE RODAPÉ
EXEMPLOS
CAPA
FOLHA DE ROSTO
CITAÇÃO DIRETA
Devido os inúmeros recursos que o Word
2007 possui, sua utilização oferece muitas vantagens aos
acadêmicos que precisam formatar seus trabalhos de
forma harmoniosa, ao mesmo tempo em que têm que
obedecer as normas estabelecidas por cada instituição.
Assim, este manual se dedica especificamente ao uso do Word2007 para formatação de trabalhos
acadêmicos, sendo esta a justificativa para a não
abordagem de todos os comandos que o Word2007
oferece. Se você desejar saber mais sobre a utilização do
Word2007, temos outros títulos abordando este software.
Da mesma forma, este manual não se
propõe a ser o guia metodológico para as regras de
apresentacão de trabalhos, mas sim, como dito anteriormente apenas a ensinar os procedimentos a serem
aplicados no computador para formatar os trabalhos.
Os autores
O que é formatação?
Muitos usuários de computadores usam os programas
processadores de texto como se fossem máquinas de escrever eletrônicas, não fazendo uso dos múltiplos recursos que os programas atuais
oferecem para permitir uma apresentação técnica de trabalhos
acadêmicos.
Pela experiência que se tem no ensino da informática, a
não utilização se dá pelo fato de que o usuário não identifica os
comandos que permitem aplicar as regras ao texto produzido.
Com o advento e popularização da internet, que
possibilitou uma grande possibilidade de divulgação de artigos, TCC’s,
dissertações e teses, a formatação tem sido uma grande preocupação
por parte das instituições de ensino superior, pois os alunos podem
publicar seus trabalhos nas muitas revistas científicas on-line existentes
no Brasil e no exterior.
Assim, antes de ensinar a formatar, precisamos saber o
que é formatação. Como o nome sugere, é dar um formato ao trabalho
desenvolvido. A importância ao formato é pelo fato de que uma produção acadêmica é fruto de pesquisa, raciocínio e argumentação por
parte do acadêmico, e portanto, digna de uma apresentação à altura de
sua produção. No Brasil este formato é definido por regras federais,
estabelecidas pela ABNT, a qual todas as instituições procuram seguir.
Portanto, formatar é aplicar as normas ao trabalho,
utilizando o computador como ferramenta de produtividade. Estas normas abrangem o tamanho do texto, espaçamento entre linhas, margens, numeração de páginas, entre muitas opções.
Para obter a íntegra das normas da ABNT referentes a
formatação de trabalhos acadêmicos, acesse o seguinte site.
·
www.abnt.org.br
FUNÇÕES BÁSICAS
1. COMO CRIAR E SALVAR UM ARQUIVO
Clique no botão Office
, e escolha a opção ‘Novo’.
Após, o Word exibe uma caixa de diálogo, onde você deve
clicar em ‘documento em branco’, e depois em`criar’.
Esta ação faz com que o Word crie uma nova página, onde
você poderá dar início à produção do seu trabalho.
A prudência indica que ao iniciar, salve logo seu trabalho,
para que não corra o risco de perdê-lo por algum motivo. Entre
tantas vantagens em salvar seu trabalho, uma delas é que o Word
sempre salva automaticamente a cada 5 minutos, o que é uma
garantia em caso de falta de energia ou pane no computador.
Para salvar, clique no disquete
ao lado do botão Office. Esta ação
faz com que o Word abra uma
janela, onde você deverá definir o local onde o arquivo será
gravado, e o nome que ele irá ter no seu computador.
Dependendo do computador que você está utilizando, a
aparência desta janela abaixo pode ser um pouco diferentes, mas
as funções certamente serão as mesmas.
No campo ‘nome do arquivo’, coloque o nome do arquivo.
No campo ‘tipo’, você escolhe a versão do arquivo a ser gravado.
Se você deixar na opção ‘documento do Word’, o seu trabalho só
poderá ser aberto em um computador que tenha o Word2007
instalado. Se você deseja que seu arquivo seja aberto em
qualquer versão do Word, escolha opção ‘documento do Word 97
-2003’. Após, clique no botão
para finalizar o processo.
2. ABRINDO ARQUIVOS
Para abrir um arquivo, clique no botão Office
,e
escolha a opção ‘abrir’.
Com esta ação, o Word abre uma janela, em que você
escolhe a pasta que o arquivo está gravado. Selecione a pasta
com o mouse, e clique em
.
3. DEFININDO FONTES
Este processo é muito simples, e fácil de ser executado. É
importante você ter conhecimento prévio de qual fonte e
tamanho o professor quer o trabalho.
Para formatar a fonte, selecione o texto a ser formatado.
Após, clique na seção`Início’. Localize o bloco ‘fonte’, e
clique na lista de fontes para escolher a fonte Arial. Perceba que
no Word2007, ao passar o mouse em cima do nome da fonte
(sem clicar), é exibida uma prévia da fonte. Se esta for a fonte
desejada, clique em cima do nome para aplicar.
O passo seguinte é definir o tamanho da fonte. O
procedimento é o mesmo utilizado para escolher a fonte. Ao lado
da lista de fontes, está a lista de tamanhos. Clique para escolher
o tamanho.
Estes parâmetros podem ser alterados a qualquer
momento, conforme a parte do trabalho que está sendo
formatada.
4. RECUOS DA PRIMEIRA LINHA
Recuo é espaço entre a margem e o início da primeira
linha. Todo trabalho acadêmico deve ter um limite de recuo, para
distinguir o início de um parágrafo.
Contudo, atualmente é comum visualizarmos publicações
de mestrado sem o recuo. Em todo o caso, como na graduação e
na especialização se utiliza muito o recuo, vamos aprender como
fazer o recuo.
É importante você saber qual o padrão de recuo que o professor deseja para o trabalho que está sendo preparado. Esta observação é importante, porque mesmo com as normas da ABNT,
alguns professores preferem atender o seu gosto pessoal.
Para editar, clique no menu “Exibição”. Após, localize o
bloco ‘mostrar/ocultar’, e marque na opção ‘regua’. Se já estiver
marcada, não precisa alterar.
A régua apresenta medidas numéricas, que serão utilizadas
para definir o tamanho do recuo. Perceba que a régua possui
seções na cor azul e na cor branca. A cor azul representa as partes
que não estão disponíveis para inserir texto. Logicamente, o seu
texto será digitado somente nos limites estabelecidos pela parte
branca da régua.
Para definir o recuo, localize na divisa entre a parte azul e
branca, duas pequenas setas, uma de ponta com a outra.
(visualize ampliado ao lado).
Estas setas é que definem o recuo do texto. Seta superior,
controla o início do texto da primeira linha, e a seta inferior, define as linhas consecutivas.
Para definir a primeira linha, clique na seta superior e
mantenha
clique do mouse pressionado.
Arraste o mouse até o número 3, e solte o
clique do mouse. No momento em que se
arrasta a seta superior, uma linha pontilhada
aparece, para guiar a movimentação.
5. DEFININDO MARGENS
As margens representam a distância
entre a borda do papel e o texto impresso.
Para editar, clique no grupo “Início”. Selecione o bloco ‘configurar página’, e
escolha a opção ‘Margem’. Esta ação exibe
uma lista de opções de margem. Escolha a
última opção ‘Margens Personalizadas’.
Após, será exibida uma janela, onde deverão ser digitados
os
parâmetros
de
margens.
Atualmente estes padrões são os
seguintes:
superior=3cm,
esquerda=3cm,
direita=2cm,
inferior=2cm. Clique em ok para
finalizar. Após este ajuste, estes parâmetros ficarão gravados
na lista principal, para posteriores utilizações.
6. ENTRELINHAS
As entrelinhas são os ajustes referentes a distância de uma
linha para outra. Este recurso é muito utilizado porque no texto,
sempre se utiliza entrelinhas diferenciadas, dependendo do
contexto. Para utilizar, clique no grupo
“Início”. No bloco ‘parágrafo’, localize
e clique no botão ‘Espaçamento’. Ao
clicar, escolha a opção de espaçamento desejado.
Esta função do Word2007 é muito útil para a perfeita
apresentação do seu trabalho. É sempre importante perguntar
ao professor que receberá o trabalho, qual o padrão desejado
para o trabalho.
7. MARCADORES
Os marcadores são grandes aliados quando se deseja
utilizar listas no seu trabalho, pois eles permitem tanto colocar
automaticamente um símbolo para cada linha, quanto alinham
as linhas esquerdas no mesmo padrão.
Para utilizar, clique no menu
“Início”. No bloco ‘parágrafo’, escolha a
opção ‘Marcadores’. Clique e escolha o
símbolo a ser utilizado em sua lista.
8. CLASSIFICAR EM ORDEM ALFABÉTICA
Esta função permite que listas sejam colocadas em ordem
alfabética. Nem sempre esta opção é utilizada, mas sempre é
bem vinda em referências bibliográficas, facilmente organizadas
em ordem alfabética.
Para utilizar, clique no menu “Início”. No bloco ‘parágrafo’,
escolha a e clique na opção ‘Classificar’.
Ao clicar, o Word exibe uma janela, em
que você deve definir o padrão de
classificação a ser implantado.
Por padrão, o Word já traz um padrão de ordem alfabética
crescente, e se esta for sua
intenção para classificar a
lista, basta clicar em OK.
Esta função é muito
útil na lista de abreviaturas,
índices de quadros, etc.
9. NÚMEROS DE PÁGINAS
Todo trabalho acadêmico deve ser numerado. Esta ação
costuma ser um grande problema para acadêmicos, em especial
na época do TCC, pois devido as páginas pré-textuais, muitos
alunos acabam criando dois arquivos. Um para as pré-textuais e
outro para o texto do trabalho.
Para utilizar este recurso, clique no grupo “Inserir”. Após,
localize o bloco ‘cabeçalho e rodapé’, e escolha a opção ‘Número
de página’.
Ao executar esta opção, o Word exibe uma lista de opções,
em que você deve ter muita atenção na utilização, uma vez que
ele exibe muitas opções. No caso de trabalhos acadêmicos,
geralmente se utiliza a numeração no
fim da página. Clique na opção ‘fim da
página’, para o Word exibir uma extensa
lista de formatos de números de página.
Para aplicar, clique no modelo desejado. As opções escolhidas podem ser
alteradas a qualquer momento.
10. INSERIR FOTO
Em alguns casos é necessário inserir fotos ou imagens em
trabalhos acadêmicos. Esta ação requer um pouco de atenção e
empenho por parte do usuário.
Para utilizar, clique no grupo “Inserir”. No bloco
’ilustrações’, localize e clique na opção ’Imagem’.
É importante observar que imagens não são somente
fotos, mas também ilustrações, quadros obtidos na internet, e
todas as imagens obtidas a partir do scanner.
Após clicar em ‘Imagem’, o Word abre uma janela, em que
você escolhe a pasta que a imagem está gravada. Selecione a
pasta com o mouse, e clique em
.
Quando você clica em inserir, é comum a imagem demorar
um pouco para aparecer. A causa pode variar, mas geralmente é
quando a imagem está no pendrive ou quando o tamanho da
imagem é muito grande.
Quando a imagem é inserida, é necessário o ajuste do
tamanho da imagem, para que fique proporcional ao texto. Para
isso, clique na imagem (um clique apenas). Irá aparecer quatro
‘bolinhas’ nos cantos da imagem.
Estas ‘bolinhas’ serves para diminuir ou aumentar a
imagem. Para utilizar, clique em um dos cantos. Quando a
imagem estiver pronta para ser redimensionada, o cursor do
mouse muda de aparência, ficando uma seta pequena de duas
pontas. Clique, e arraste a imagem para diminuir ou aumentar.
Tenha cuidado, para não distorcer a imagem, deixando-a muito
estreita ou muito larga.
11. INSERIR TABELA
Muitos acadêmicos tem a necessidade de inserir tabelas
em seus trabalhos, para as mais diversas finalidade. Em alguns
casos precisam recorrer a outras pessoas para desenvolver suas
tabelas.
Esta ação não é das mais difíceis, mais requer um pouco de
atenção na sua criação. Mas depois que se familiariza com seus
recursos, se torna uma tarefa fácil de executar.
Para inserir uma tabela, clique no grupo “Inserir”. No bloco
‘tabela’, clique no botão. O Word exibe uma janela com vários
“quadradinhos”, que representam as colunas e linhas disponíveis
para utilização.
Selecione com o mouse quantas linhas e quantas colunas
sua tabela irá precisar. Perceba que enquanto você define as
dimensões da tabela, o Word faz uma prévia de como ficará no
seu documento. Para aplicar, basta clicar quando a tabela estiver
de acordo com sua necessidade.
Quando se insere uma tabela, o Word habilita uma função
contextual, ou seja, só aparece quando o clique do mouse está
dentro de uma tabela. Esta função é percebida através de 2
grupos novos que surgem acima de sua tela: Design e Layout.
Estes novos grupos representam um grande aliado para
quem precisa formatar tabelas, permitindo um visual muito
profissional, mas de forma rápida.
Para utilizar o grupo “Design”, clique no grupo, que fica na
cor amarela, para ficar em destaque quando está disponível.
A utilização é fácil e intuitiva.
Para expandir todas as opções,
clique nas setas ao lado das opções
de cores.
Aumentando e diminuindo colunas e linhas
Apesar do Word montar a tabela, quase sempre precisamos alterar a largura ou altura de algumas linhas. Esta tarefa
é muito é rápida e prática. Coloque o mouse bem na divisa da
linha ou da coluna que deseja alterar. Você perceberá que o
mouse se transforma em uma seta dupla. Isto significa que, se
você clicar, pode arrastar a linha ou coluna para onde desejar
12. NOTA DE RODAPÉ
Esta função é uma das que mais incomodam os acadêmicos. Mas no Word2007 esta tarefa é muito fácil. Para utilizar,
coloque o cursor do mouse bem no final da palavra que deseja
criar uma nota de rodapé. Após, clique no Grupo “Referências”, e
acesse o bloco ‘Notas de Rodapé’, e clique no botão
.
Ao clicar no botão, o Word insere automaticamente tanto
a numeração ao lado da palavra, quanto a caixa de texto ao final
da página para que você digite o conteúdo, e ainda insere a linha
que a ABNT determina, para separar o texto da citação.
Como esta função é automática, sempre que for inserida
uma nova citação, ela será colocada na ordem. Por exemplo, se
você já tem 15 citações no seu texto, e depois da orientação,
precisa colocar uma citação após a 3ª citação. Faça o procedimento de inserir citação, que o Word automaticamente
renumera as citações posteriores.
1. CAPA
Criar a capa de seu trabalho no Word é tarefa muito fácil.
Se você já exercitou todos os comandos deste livro, não sentirá
dificuldade alguma.
Contudo, ao citar os comandos a serem utilizados, será
colocado entre parênteses a numeração da página que consta o
procedimento para executá-lo.
Ao abrir o Word, ele já inicia com uma página em branco.
Assim, inicie definindo os padrões de margem.
Ajuste as margens nos seguintes padrões:
· superior=3cm;
· esquerda=3cm;
· direita=2cm;
· inferior=2cm.
Clique em ok para finalizar. Após este ajuste, estes
parâmetros ficarão gravados na lista principal, para posteriores
utilizações.
Direita
Esquerda
Superior
Inferior
Depois de definir as margens, vamos digitar os textos
referentes à capa. Algumas instituições de ensino criam algumas
variações, mas estas instruções podem ser utilizadas para todos
os padrões.
Clique no grupo início, e escolha a fonte Arial, e depois
defina o tamanho para 12. Na primeira linha, digite o nome da
instituição. Depois aperte a tecla enter por 2 vezes, e digite o seu
nome. Selecione as duas linhas. Para centralizar, clique a combinação de teclas ctrl + E (clique simultaneamente a tecla ctrl e a
tecla ’E’).
Após centralizar, digite na linha abaixo do nome o título do
trabalho. Aperte a tecla enter para inserir uma linha, e nesta
linha digite o nome da cidade e o ano da publicação do trabalho.
Para se ter uma noção da disposição dos elementos na
página, clique no grupo “Exibição”, e acesse o bloco ‘Zoom’.
Clique na opção ‘uma página’. Coloque o
cursor do mouse no início da linha que está
o título, e aperte a tecla enter quantas
vezes forem necessárias até que o titulo se localize no meio da
página. Este ajuste é visual. Após, coloque o cursor do mouse no
início da linha que está a cidade e o ano, e aperte a tecla enter
quantas vezes forem necessárias até que alcancem o final da
página.
A visualização final seria algo parecido com a imagem
acima. Não se esqueça de sempre seguir a orientação do
professor, pois cada docente tem uma preferência na ordem de
nomes, título e nome da instituição, e apesar de ter normas
técnicas, na prática, o orientador exige que o acadêmico formate
como ele acha que é o correto.
2. FOLHA DE ROSTO
Sob o ponto de vista de recursos do Word2007, a formatação da folha de rosto utiliza os mesmos procedimentos,
acrescidos apenas do texto que informa a finalidade daquele
trabalho. A diferença é no texto referente a finalidade do tra-
balho, colocado abaixo do título. A formatação deste pequeno
parágrafo é uma tarefa muito simples, e segue os mesmos
procedimentos utilizados para implantar o recuo.
Antes de definir os limites, digite todo o texto, de acordo
com o padrão que o professor que avaliará o trabalho prefere.
Com o texto digitado, selecione somente este parágrafo.
Após, arraste o slider inferior até o número 9.
Após, faça o mesmo com o slider superior.
Depois, justifique o texto, com a combinação de teclas ctrl
+ j (aperte simultaneamente no teclado a tecla ctrl e a tecla j).
Ao final desta ação, a aparência
do trabalho ficará parecida com esta
imagem ao lado.
Voltamos a informar que, apesar
de existir padronização das normas
técnicas, cada professor tem sua
preferência, e portanto, siga as orientações que cada trabalho deverá seguir.
3. CITAÇÃO DIRETA
Esta ação é extremamente simples, pois utiliza recursos já
aprendidos para preparar a capa e a folha de rosto. Para utilizar,
selecione o parágrafo a ser formatado com este padrão.
Clique nos sliders superiores e inferiores e faça o recuo
tanto da primeira linha quanto das linhas inferiores de acordo
com a orientação do seu professor. Após, diminua o tamanho da
fonte.
Ao final, a sua citação terá uma aparência semelhante com
a imagem acima.
Sobre os autores
MARCOS MENDES
· Mestrando em Políticas Públicas (UECE)
· MBA em Informática e Comunicação na Educação
· Bacharel em Ciências Contábeis (CEAP)
· Professor do IESAP e do CEAP
MILENA MENDES
· Especializanda em Educação à Distância (UNB)
· Licenciada em Informática (IESAP)
· Tecnóloga em Sistemas Web (UNIMETA)
· Professora do Governo do Estado do Amapá
(PUC)