Conclusões e
Recomendações de
Auditoria
AUDITORIA: FINANCEIRA/ORIENTADA/OCASIONAL OU ÚNICA
Serviço Veterinário Municipal
Cascais, Junho de 2012
1
Objetivo e âmbito
As auditorias externas tendem muitas vezes a observar apenas questões formais
e de conteúdo procedimental, situação que por vezes resulta insensível aos
problemas do serviço a auditar e contribui pouco para a sua resolução.
Tentámos, no espírito da ação preventiva e corretiva no curso da auditoria e de
consultadoria aos serviços, prevista no capítulo II do Manual do Auditor Interno
aprovado em Reunião de Câmara de 3 de Outubro de 2011, produzir “informação
interna ao organismo, (…), apoiando as unidades orgânicas”, como previsto no
manual mencionado, objetivo que acreditamos ter conseguido. Ao longo das
sessões de trabalho foram transmitidas verbalmente algumas recomendações e
propostas de atuação à subunidade orgânica auditada, o que constitui uma das
formas de trabalho previstas pelas normas internacionais e nacionais de
auditoria.
O
presente
relatório
final
é
o
produto
de
uma
Auditoria
de
carácter
Financeiro/Orientado/Ocasional ou Única, à qual no seu curso se adicionaram
face à amplitude das questões encontradas, uma auditoria operacional e ações
corretivas/pedagógicas previstas na Norma de Controlo Interno.
As conclusões e recomendações expressas no presente documento são as da
equipa de auditoria, constituindo a opinião da mesma após análise e debate
internos.
Como serviço ligado ao atendimento ao público, o SVET encontra-se próximo do
utente, sendo alvo de apreciação sobre a qualidade dos serviços desenvolvidos.
Para o desenvolvimento de um serviço público de excelência, a qualidade na
resolução das questões dos utentes tem como consequência o acréscimo do grau
de cumprimento e satisfação quanto à eficácia do serviço público por parte dos
mesmos.
As áreas de atendimento e ligação com o público, nas quais se inclui o Serviço
Veterinário Municipal (SVET de ora em diante), apresentam um grau de risco
elevado, no que respeita a:
2
- Ligação serviços municipais/utente (perceção pelos utentes do município
no seu todo, formulação de juízos de valor sobre os serviços públicos);
- Risco humano, risco de processos (deficiente formulação burocrática e
consequente abertura da possibilidade de incumprimento por parte do munícipe)
e;
- Risco tecnológico.
Como pressuposto base para a abordagem quantitativa, o presente relatório de
conclusões e recomendações baseia-se no triénio 2009-2011 e nos dados do 1º
trimestre de 2012.
Não houve limitações à execução deste trabalho. Informa-se que à data de
entrega do presente documento o referido como limitação nas págs. 61 e 77 (nº
2 do ponto 5.2) do relatório enviado para contraditório, deixou de existir.
Nota de leitura: as informações destacadas a cor azul com sublinhado ou
negrito/itálico, foram assinaladas por forma a refletir ideias chave.
3
1. Enquadramento económico do SVET
A evolução das receitas geradas pela subunidade orgânica pode ser vista no
mapa seguinte:
Mapa 1
Evolução das receitas do SVET
Receita
Occisão
Pensos
Transporte
Incineração
Reclamação / Levantamento
Diversos
Vistoria Sanitária a Veiculos
de Transporte
TOTAL
Ano 2009
Cobrada no Não Cobrada
Exercício do Exercício
2.066,07 €
- €
459,97 €
- €
798,05 €
- €
3.747,75 €
- €
220,04 €
- €
523,53 €
- €
219,31 €
8.034,72 €
-
€
€
Total do
Exercicio
2.066,07 €
459,97 €
798,05 €
3.747,75 €
220,04 €
523,53 €
219,31 €
8.034,72 €
Ano 2010
Cobrada no Não Cobrada
Exercício
do Exercício
2.135,76 €
953,28 €
343,68 €
310,03 €
988,60 €
586,90 €
9.125,48 €
4.480,20 €
689,48 €
644,25 €
269,53 €
- €
- €
13.552,54 €
- €
6.974,66 €
Ano 2011
Total do
Cobrada no Não Cobrada
Exercicio
Exercício do Exercício
3.089,04 € 1.516,85 €
464,60 €
653,71 €
428,35 €
323,65 €
1.575,50 €
917,54 €
316,97 €
13.605,68 € 2.767,09 €
908,05 €
1.333,73 €
544,01 €
1.382,82 €
269,53 €
260,01 €
- €
Total do
Exercicio
1.981,45 €
752,00 €
1.234,51 €
3.675,14 €
1.926,83 €
260,01 €
- €
20.527,20 €
- €
9.829,94 €
- €
6.433,85 €
- €
3.396,09 €
Nota ao Mapa 1: em “Diversos” encontram-se os valores cobrados coercivamente.
Da análise do Mapa 1 conclui-se que a receita de 2010 teve um carácter
extraordinário, sendo a incineração de cadáveres a principal responsável pela
receita cobrada no exercício de € 13.552,54.
Se adicionarmos ao valor mencionado supra a receita “não cobrada”, que
definimos como verbas de prestações de serviços não registadas em TAX (pois a
subunidade orgânica não detém uma aplicação informática para a faturação aos
utentes) as receitas atingiriam os € 20.525,20. Note-se que, o cálculo dos
montantes devidos pelas prestações de serviços tem como suporte a “folha de
liquidação” – situação que será alvo de recomendação de auditoria no capítulo 2.
A maior parcela das receitas do serviço corresponde à incineração de animais.
Correlacionada com esta variável, como seria de esperar, encontra-se a occisão,
variável que em 2010 apresenta uma cobrança com carácter extraordinário.
4
Gráfico 1
Podem ver-se de seguida, os pesos relativos de cada tipologia de prestações de
serviços:
Gráfico 2
Gráfico 3
Gráfico 4
Procedeu-se também à análise do 1º trimestre do ano em curso, tendo-se
observado a manutenção da correlação entre incineração e occisão.
5
Mapa 2
Receita Cobrada Total 1º Trimestre 2012
Componentes
Do exercício
De anos anteriores
Cobrada em sede de Execução Fiscal
Total
Valor
1.624,30 €
107,93 €
391,23 €
2.123,46 €
A receita total faturada no 1º trimestre de 2012 pelo SVET cifrou-se nos €
2.123,46.
Este valor inclui a receita cobrada do ano em curso, as prestações de serviços
executadas e faturadas, via folha de liquidação em 2011 e pagas em 2012 (dois
documentos) e processos instruídos em execução fiscal.
Graficamente,
Gráfico 5
Gráfico 6
6
No que respeita à evolução das despesas do SVET foram analisados códigos das
Grandes Opções do Plano e de Orçamento, alvo de cabimento de requisições.
Destaque-se que as despesas apuradas não contemplam as despesas com
Pessoal
e
despesas
fixas
de
funcionamento
(água,
eletricidade,
gás,
comunicações, combustíveis, …) a determinar num futuro próximo com os
resultados da Contabilidade Analítica.
Mapa 3
GOP
06.003.2002/206.3
06.003.2002/207.18
06.003.2002/207.19
06.003.2002/207.20
06.003.2002/207.29
14.001.2002/310.2
Descrição
Desinfestação do Concelho
Aquisição de Produtos de Limpeza
Aquisição de Equipamento
Medicamentos para animais /seringas e agulhas
Recolha de Subprodutos de origem animal
Comida para animais
Total
SVET - Ano 2009
Cabimento Compromisso Realização
27.600,00 €
27.600,00 €
- €
2.980,80 €
2.980,80 €
2.980,80 €
4.933,87 €
4.933,87 €
4.085,47 €
5.856,30 €
4.780,01 €
4.777,01 €
11.050,11 €
11.050,11 €
3.021,43 €
3.798,02 €
3.798,02 €
3.798,02 €
56.219,10 €
55.142,81 €
Pago
- €
2.980,80 €
4.085,47 €
4.777,01 €
3.021,43 €
3.798,02 €
18.662,73 €
18.662,73 €
Descrição
Desinfestação do Concelho
Comida para animais
Medicamentos para animais /seringas e agulhas
Recolha de Resíduos Hospitalares
Recolha de Subprodutos de origem animal
Comida para animais
SVET - Ano 2010
Cabimento Compromisso Realização
75.600,00 €
75.600,00 € 47.436,32 €
698,05 €
698,05 €
698,05 €
5.056,84 €
2.590,88 €
2.590,88 €
260,46 €
260,46 €
234,57 €
38.338,12 €
38.338,12 € 34.064,25 €
1.180,58 €
1.180,58 €
1.180,58 €
Pago
35.336,33 €
- €
2.590,88 €
234,57 €
12.355,24 €
1.180,58 €
Total
121.134,05 €
86.204,65 €
51.697,60 €
SVET - Ano 2011
Cabimento Compromisso Realização
40.666,65 €
40.666,65 € 40.666,65 €
1.585,65 €
1.546,49 €
746,49 €
2.933,94 €
2.933,94 €
2.373,26 €
5.617,79 €
5.522,98 €
5.522,98 €
4.731,28 €
4.731,28 €
4.731,28 €
374,90 €
374,90 €
242,28 €
26.011,14 €
26.011,14 € 23.380,25 €
25,00 €
- €
- €
48,00 €
10,30 €
10,30 €
50,00 €
2,80 €
2,80 €
27,00 €
26,09 €
26,09 €
Pago
40.666,65 €
746,49 €
2.373,26 €
5.522,98 €
4.731,28 €
215,36 €
22.605,53 €
- €
10,30 €
2,80 €
26,09 €
Mapa 4
GOP
06.003.2002/206.3
06.003.2002/207.17
06.003.2002/207.20
06.003.2002/207.28
06.003.2002/207.29
10.002.2002/242.28
118.668,09 €
Mapa 5
GOP
06.003.2002/206.3
06.003.2002/207.17
06.003.2002/207.19
06.003.2002/207.20
06.003.2002/207.21
06.003.2002/207.28
06.003.2002/207.29
14.001.2002/305.11
14.001.2002/304.3
14.001.2002/304.4
14.001.2002/304.8
Descrição
Desinfestação do Concelho
Comida para animais
Aquisição de Equipamento
Medicamentos para animais /seringas e agulhas
Incineração de animais na Fundação S. Francisco de Assis
Recolha de Resíduos Hospitalares
Recolha de Subprodutos de origem animal
Limpeza e Higiene
Consumos Secretaria
Outros Bens
Aquisição Serviços
Total
82.071,35 €
81.826,57 €
77.702,38 €
76.900,74 €
7
A evolução gráfica das despesas pode ser vista em seguida:
Gráfico 7
Gráfico 8
8
Gráfico 9
Observado o fornecimento de serviços para incineração de cadáveres de animais
foi dado, na nossa opinião, um passo importante na descida do valor por
quilograma: de € 0,95 sem IVA em 2009 e 2010 (fornecimento direto ao
município pela Ambimed) para € 0,39 sem IVA no último trimestre de 2010 e
2011
(fornecimento
a
cargo
da
Fundação
São
Francisco
de
Assis
via
subcontratação da firma ITS Marques).
As rubricas de Grandes Opções do Plano e de Orçamento utilizadas pelo SVET
têm-se mantido idênticas nos últimos anos. De referir apenas que no exercício de
2010,
foi
criado
um
código
GOP
no
projeto
“Sanidade
Pecuária”
(06.003.2002/207.22) com dotação de € 1,00 e com a designação “Construção
de Novas Instalações”. Embora não tenha sido reforçado ou anulado ao longo
desse exercício, a inscrição em GOP dessa intenção relembra-nos que as
instalações em uso pelos serviços veterinários mantêm a caracterização de
provisórias, pois à data de conclusão do presente relatório desconhece-se
alteração em contrato programa relativa à passagem a definitiva das instalações
ou qualquer procedimento concursal com esse objetivo.
9
2. Conclusões e Recomendações
Durante os trabalhos de auditoria, foram detetadas algumas situações, que
indicamos em seguida e para as quais se formulam recomendações.
As propostas de auditoria resultantes dos trabalhos de campo têm por objetivo
melhorar a eficiência e a eficácia dos serviços, nos termos do disposto no nº 2 do
artº 91º da NCI.
No trabalho de campo desenvolvido e que permitiu a construção do presente
documento, foram utilizadas diversas metodologias de recolha e tratamento de
informação: entrevistas, questionários, testes de conformidade, amostragem
aleatória, análise de legislação (geral e regulamentar) e análise documental.
2.1.
Dificuldades invocadas pelo serviço no acesso informático à rede
interna do município, constatadas durante o período de auditoria
As dificuldades sentidas a nível informático esperam-se totalmente sanadas com
a instalação da solução de comunicação prevista no concurso DCOP 364/2012,
aprovado em Reunião de Câmara de 9 de Janeiro de 2012.
Propõe-se acompanhamento do desfecho da instalação em fase de follow-up.
2.2.
Implementação de SEF com TAX e formalização como Serviço Emissor
Constatou-se durante o período de auditoria que o SVET detém atalhos nos seus
equipamentos informáticos para utilização do programa da plataforma AIRC “SEF
– Sistema de Execuções Fiscais”. Na opinião da equipa técnica de auditoria, a
instalação deste programa sem plataforma “TAX – Sistema de Cobrança de
Taxas” produz uma aplicabilidade prática reduzida.
10
Por um lado, verificámos que os serviços não tinham forma de consultar se os
utentes pagaram o constante nas folhas de liquidação por forma a proceder ou
não à instrução de processos para cobrança coerciva. Aliado ao facto de
existirem processos para instruir dos exercícios económicos de 2010 e 2011,
produziu atraso na recuperação de verbas devidas ao município.
Não existindo no universo de programas informáticos disponibilizados pela AIRC
um módulo específico para a liquidação de taxas relativas ao SVET como os de
Habitação, Publicidade e Mercados, propõe-se:
1ª Fase: Introdução de “TAX”, programa da plataforma AIRC utilizado na
generalidade pelo município e adoção pelo SVET do método de emissão de guia
de receita “Em Débito”. Em simultâneo, poderá esse serviço estudar com as
áreas Financeira, Informática e com a software house a implementação da
criação de referências de multibanco com vista a facilitar o procedimento para os
munícipes. Em simultâneo com esta medida, e tendo em conta a extrema
importância de que a subunidade orgânica tenha conhecimento dos valores
cobrados relativos a cada tipo de serviço que presta, propomos ainda que em
sede de elaboração do Orçamento da Receita, sejam criados os seguintes códigos
(por tipologia de serviço prestado):
Mapa 6
Classificação Classificações
Designação
Receita
Novas
07020917
07020917
Serviço Veterinário Municipal
0702091701
Occisão
0702091702
Alimentação (pensos) a animais
0702091703
Transporte
0702091704
Cremação (Incineração)
0702091705
Levantamento de animais capturados na via pública por se encontrarem em contravenção
Esta criação de rubricas deverá ser estudada e executada pelo SVET em conjunto
com a área Financeira (DPLO).
2ª Fase: Transformação do SVET em Serviço Emissor, com posto de pagamento
no local em dinheiro e por via multibanco (sistema mais cómodo para o utente e
também para a própria subunidade orgânica);
11
Propõe-se ainda que até à implementação da 1ª fase, o SVET utilize o modelo de
folha de liquidação que juntamos no Anexo I, a utilizar com carácter provisório
até à implementação plena do sistema de cobrança de receitas via TAX.
O modelo, que tem suporte em folha Excel e faz parte dos ficheiros incluídos em
CD que acompanha as conclusões, foi complementado com base em informação
da Divisão de Expropriações e Execuções Fiscais. É importante referir que face à
ausência de referência na Tabela de Taxas para 2012 a um prazo de pagamento
de 10 dias úteis, coloca-se o prazo de 30 dias úteis como previsto na Lei Geral
Tributária. Caso seja pretendido que o prazo de pagamento se restrinja aos 10
dias originais, propõe-se que em sede de elaboração pelo serviço da tabela de
taxas para 2013, seja indicado como prazo para pagamento os 10 dias úteis.
Para o desenvolvimento das propostas supra, o tratamento da informação de
base desempenha um papel fundamental. Assim, propõe-se a adoção de medidas
para melhoria do rigor administrativo no tratamento dos processos:
- Introdução do nome e morada completos e corretos do utente;
- Verificação presencial do Número Fiscal de Contribuinte (como obriga o
Decreto-Lei nº 463/79, de 30 de Novembro) e caso o utente não disponha de
cartão único e apenas de bilhete de identidade, deverá o serviço proceder à
conferência do seu NIF (quando fornecido de memória) consultando o sítio da
DGCI. A confirmação dos Números Fiscais de Contribuinte pode ser feita no sítio
da internet da DGCI, sendo possível obter junto da área Financeira login com raiz
505 187 531 /(…) (vide Anexo II);
- A liquidação pressupõe ainda a indicação correta dos tipos de prestação de
serviços executados pela subunidade orgânica;
Até à introdução de TAX no SVET, a subunidade orgânica deverá ainda:
- Produzir folhas de liquidação devidamente impressas e com numeração
sequencial sem falhas. Quaisquer anulações ou correções deverão ser indicadas e
rubricadas pelo colaborador responsável;
12
- A Divisão do Cidadão (Balcão Único) deverá inscrever nas folhas de liquidação o
número da guia de recebimento, respetiva data e assinatura pelo colaborador
responsável pela cobrança;
- Deverá ainda a DCID colocar nas guias de recebimento o número da folha de
liquidação que deu origem à cobrança.
2.3.
Coordenação com outras unidades orgânicas
Foram detetadas em sede de trabalho de campo de auditoria situações que
requerem a verificação de condições higio-sanitárias por parte do SVET. Algumas
dessas situações implicam vistorias sem anúncio prévio, contudo, a equipa não
consegue sempre o acesso aos locais a inspecionar.
Embora se registe a iniciativa do Médico Veterinário Municipal (referida na página
5 do texto de exercício de contraditório) no contacto com o Procurador da
República, via Tribunal da Comarca de Cascais, deverá ser estudada uma
metodologia interna de normalização dos procedimentos relativos a obstáculos e
impedimentos às vistorias de locais onde se encontrem animais, propondo-se o
seu desenvolvimento em conjunto com o Departamento de Assuntos Jurídicos e
o Departamento de Polícia Municipal.
Neste ponto, devemos também fazer uma referência para a ausência de
normalização dos modelos dos documentos utilizados na comunicação dos
serviços, de acordo com a formalização-tipo do sistema identitário do município.
Veja-se como exemplo, as guias de entrega de canídeos remetidas ao SVET pela
Polícia Municipal (de que juntamos quatro modelos distintos no Anexo III).
13
2.4.
Necessidade de equipamentos informáticos
No decorrer do processo de auditoria ficou patente para esta equipa a
necessidade de reforço dos equipamentos informáticos disponibilizados, em três
máquinas: uma máquina para o encarregado geral, um segundo equipamento
para o apoio administrativo e finalmente, um terminal na mesa de receção ao
utente ligado a impressora, para emissão das guias de receita “Em débito”.
2.5.
Face
ao
Infraestruturas e equipamentos do SVET
estado
visivelmente
desatualizado
das
infraestruturas
físicas
e
equipamentos de receção ao público do SVET, propõe-se a melhoria dos espaços
de trabalho em coerência com o sistema identitário que o município tem vindo a
adotar em todos os serviços de contacto com o público. A requalificação destes
espaços e equipamentos permitirão a melhoria das condições de trabalho dos
colaboradores da subunidade orgânica, bem como o incremento qualitativo da
receção ao público.
Desde a passagem das instalações do SVET para as infraestruturas da Fundação
São Francisco de Assis, as mesmas têm sido mencionadas como “provisórias”,
sendo visível a necessidade de melhoramento a nível dessas infraestruturas,
nomeadamente no que respeita à diferenciação de espaço de atendimento ao
público,
espaços
para
os
colaboradores,
zona
de
arquivo
documental,
armazenagem de material, sala de vacinação, chipagem e tratamentos (sala de
enfermagem).
No que respeita ao canil/gatil há igualmente oportunidade de melhoria, podendo
ser utilizadas as metodologias de organização previstas pela DGAV (vide Anexo
IV). Ao nível da abertura ao público e funcionamento corrente do canil/gatil
municipal, constatou-se que o mesmo não se encontra licenciado pela Direção
Geral de Alimentação e Veterinária.
14
Será necessário proceder ao licenciamento do canil/gatil municipal, processo que
será acompanhado pela equipa de auditoria interna em follow-up com controlo
de progresso no final de seis meses findos sobre a entrega ao Pelouro do
presente relatório.
Note-se que nos parecem à partida existir inúmeras possibilidades de melhoria
prévia ao licenciamento. Uma delas é a de desenho das áreas destinadas a cada
tipologia de animal do canil/gatil e incremento das condições de salubridade
existentes, para os trabalhadores do canil/gatil (vejam-se as fotografias 44, 20,
21 e 22 nas páginas 42, 30 e 31 do relatório enviado para contraditório) e para
os próprios animais (veja-se imagem 2 na página 21 do mesmo documento).
A viatura 105 (Toyota Dyna) destinada à captura de animais e recolha de
cadáveres na via pública bem como para a recolha domiciliária de animais e
cadáveres de animais de companhia não apresenta condições para a instalação
dos animais capturados, ficando a jaula de contenção presa com uma corda
(imagens 66 e 67 da página 55 do relatório enviado para contraditório).
A viatura é de caixa aberta não sendo evidente a preparação da mesma para o
transporte e contenção de animais, de acordo com o previsto no artº 29º do
RMBESA e no artº 10º do Decreto-Lei nº 276/2001, de 17 de Outubro, que se
reproduz infra:
15
Propõe-se que em fase de planeamento das Grandes Opções do Plano para 2013,
seja inscrita uma verba com destino à aquisição de uma viatura apropriada.
Constatou-se ainda que o serviço não detém balança de pesagem. A balança
utilizada é a da Fundação São Francisco de Assis. Parece-nos que a balança a
utilizar deverá ser um equipamento próprio ao invés de equipamento cedido por
uma entidade terceira. A balança será fundamental para a elaboração de uma
ficha clínica completa dos animais que transitam pelo serviço municipal e
também para a verificação e consequente validação das faturas de serviços
prestados relativos a incineração, emitidas pela Fundação São Francisco de Assis.
Refira-se que as tabelas de taxas dos últimos anos, fazem referência ao peso dos
animais no que respeita às taxas de incineração, desta forma, pressupõe-se a
existência de uma balança no serviço. A incineração é a rubrica com maior relevo
no total das prestações de serviços, sendo pois de extrema importância a
liquidação de verbas aos utentes consoante a pesagem dos animais.
Propõe-se que em fase de planeamento das Grandes Opções do Plano para 2013,
seja inscrita uma verba com destino à aquisição de uma balança.
2.6.
Verbas não municipais arrecadadas pelo SVET
Quando o Médico Veterinário Municipal procede à vacinação, chipagem e emissão
do boletim sanitário de cães e gatos relativo a um animal, atua no âmbito das
atribuições do artº 10º do Decreto-Lei 313/2003, de 17 de Dezembro, ou seja,
no âmbito de campanha de profilaxia que lhe foi delegada pela DGAV. Neste
contexto, a cobrança de verbas tem como destino a DGAV, sendo feita em
impresso próprio (Modelo 499/DGAV), não se afigurando, na nossa opinião, como
uma
Operação
de
Tesouraria1,
pois
não
encontramos
nestas
operações
concorrência de obrigações entre a DGAV e os serviços municipais, prevista no
artº 4º do Decreto-Lei nº 116/98, de 5 de Maio. No âmbito das campanhas de
1
Esclarece-se que por operações de tesouraria se entende toda a contabilização de verbas destinadas a
entidades terceiras, servindo o município como intermediário no recebimento e na entrega das mesmas.
16
profilaxia, o Médico Veterinário Municipal presta serviço à DGAV2 sob a sua
orientação técnica.
Neste capítulo, devemos registar que o documento de cobrança utilizado pela
DGAV (vide Anexo VI, página 16 do relatório enviado para contraditório) não
constitui na nossa opinião um documento fiscalmente aceite de acordo com o
Código do IVA. Não há menção ao número de contribuinte do utente nem ao
enquadramento do IVA. Propõe-se que o Médico Veterinário Municipal analise
junto da DGAV a questão do enquadramento do IVA.
2.7.
Melhoria da projeção do SVET nos munícipes e criação de base de
dados de animais para adoção
O SVET, como subunidade orgânica que atende público, é alvo de apreciações de
qualidade de serviço, a que devemos adicionar a perceção muitas vezes negativa
que o público em geral detém desta área (não esqueçamos que é o local onde
são eutanasiados animais).
O regulamento tem por princípio base a promoção da adoção, sendo o destino
dos animais a Fundação São Francisco de Assis (refere-se sempre que “possível”
e após parecer favorável do Médico Veterinário Municipal como estipula o nº 1 do
artº 61º do RMBESA). As políticas internas de gestão do canil/gatil e por
conseguinte, dos procedimentos de adoção devem ser formalizadas num manual
de procedimentos divulgado publicamente, que estabeleça critérios objetivos
dentro dos eixos estratégicos do município com a participação ativa do Médico
Veterinário Municipal e Direção de Municipal de Ambiente e Desenvolvimento
Sustentável sob orientação do Pelouro (artº 12º do RMBESA).
A adoção ou a occisão deverá ser registada em base de dados que contenha os
dados completos do animal (nº4 do artº 54º do RMBESA) e deverá incluir a
avaliação médica feita aquando da sua chegada ao canil/gatil (nº 1 do artº 9º do
2
Alínea f) do nº 2 do artº 3º do Decreto-Lei nº 116/98, de 5 de Maio conjugado com o nº 7 do artº 4º da
Portaria nº 81/2002, de 24 de Janeiro.
17
Decreto-Lei nº 314/2003, de 17 de Dezembro e nº 2 do artº 48º do RMBESA).
Esta base de dados não existe, mas deverá ser criada.
A
melhoria da visibilidade
da subunidade
orgânica passa também pelo
melhoramento da sinalética relativa à mesma (veja-se imagens 48 a 52, páginas
45 e 46 do relatório enviado para contraditório) no que respeita à identificação
do seu espaço físico e desenvolvimento de local próprio no sítio da internet do
município (como previsto nos nº 1 e nº 2 do artº 49º do RMBESA), uma vez que
atualmente, a informação disponibilizada parece-nos escassa.
Veja-se infra o print-screen da informação relativa ao SVET no sítio da CMC.
Imagem 1
À data de fecho do presente documento, notámos alguma evolução a nível da
informação disponibilizada quanto à área do Serviço Veterinário Municipal, mas a
acessibilidade parece-nos contudo, pouco intuitiva, pois o utilizador comum não
acede de imediato a esta informação. Coexistem na mesma página informações
do SVET e da Fundação São Francisco de Assis, o que nos parece não favorecer a
autonomia e distinção e serviços prestados por cada entidade.
18
O desenvolvimento por parte do SVET de uma base de dados de animais que
transitam pelo serviço servirá como a origem das informações para adoção, a
colocar no sítio da internet do município. A informação sobre os animais para
adoção deverá ser permanentemente atualizada o que poderá mitigar o
desagrado de alguns munícipes quanto à avaliação geral do serviço. É dada
informação pelo SVET no relatório de exercício de contraditório que se encontram
a ser promovidas démarches junto da Divisão de Comunicação e Relações
Públicas para a publicação dessa base de dados, situação que será acompanhada
em follow-up de auditoria.
2.8.
Relatório Médico por animal recolhido
Constatado o facto de que a cada captura/recolha de animal corresponde uma
avaliação sumária do mesmo, é necessário, para cumprimento da legislação em
vigor proceder à avaliação clínica dos animais e elaborar um relatório médico.
Para a ausência de relatório médico por animal, contribui a sobreposição
existente entre trabalho administrativo (a executar pelo SVET) e trabalho
operacional técnico, que deverá ser executado pelo Médico Veterinário Municipal
com a independência e autonomia consagradas na legislação.
O reforço da equipa administrativa poderá libertar o Médico Veterinário
Municipal para a execução de tarefas técnicas e de chefia operacional que lhe foi
atribuída pela Nota de Serviço nº 19/2011, de 6 de Outubro, da Direção do
Departamento de Ambiente.
2.9.
Melhoria do processo administrativo e de atendimento ao público
Constata-se do processo ineficiente de liquidação das taxas cobradas aos utentes
no que respeita à base entregue aos mesmos (folha de liquidação) e ao
procedimento administrativo interno do serviço, bem como das dificuldades de
19
implementação administrativa atempada de processos a remeter para execução
fiscal.
Foram cobrados € 293,20 entre 21/Janeiro/2012 e 27/Janeiro/2012 com base na
tabela de taxas do ano de 2011. A tabela de taxas de 2012 entrou em vigor no
dia 20 de Janeiro. Esta ocorrência será colmatada por via da melhoria dos canais
de comunicação com a subunidade orgânica que elabora a tabela de taxas
(DCFC) ou com a Divisão do Cidadão, que obrigatoriamente a aplica.
No primeiro trimestre do ano em curso, os processos administrativos têm uma
taxa de formalização correta muito baixa (cerca de 16%):
Mapa 7
Designação
Nº de processos em conformidade
Nº de processos com falhas
Total de processos administrativos
Nº de processos Percentagem
12
16,44%
61
83,56%
73
100,00%
Gráfico 10
Ao nível administrativo observa-se ainda que há oportunidade de melhoria no
processo de aquisição de medicamentos. Foi analisado o triénio 2009 a 2011,
concluindo-se que são utilizados os processos de “Venda a Dinheiro” para quase
todas as compras de “Eutasil”, constituindo em média 36,60% de peso na média
do total de gastos com existências veterinárias no triénio. Trata-se pois de uma
oportunidade para melhoria do processo de planeamento das aquisições, que o
20
SVET deverá desenvolver com o apoio da DCOP no sentido de conseguir um
procedimento que permita consumos parcelares executados ao longo do ano com
pagamentos após a entrega, o que poderá inclusive permitir a negociação de
melhores preços unitários dos bens.
Outra área onde existe oportunidade para melhoria, é a relativa à gestão
documental. No geral, constatou-se em sede de trabalho de campo de auditoria
que é feito poucas vezes o fecho dos processos de gestão documental. Em texto
de contraditório, o SVET refere a intenção de fecho ou reencaminhamento dos
GDCC’s. Note-se contudo que o procedimento descrito na página 5, ponto
T1.2.a) desse relatório de exercício do contraditório deverá ser complementado
com a inscrição por parte da equipa do canil do que efetivamente foi feito, sendo
posteriormente a este relato, fechada a distribuição.
Para a adoção de uma atuação conducente à melhoria dos procedimentos
administrativos internos da subunidade orgânica, propõe-se o reforço da equipa
administrativa e reorganização de métodos e procedimentos de trabalho
internos.
Para incremento das valências internas, propõe-se ainda a frequência de ações
de formação aos colaboradores do SVET na área de Microsoft Office (Word e
Excel), Gestão Documental (GDCC), Sistema AIRC de Taxas e Licenças (TAX) e
de Execuções Fiscais (SEF).
Por último propõe-se a colocação em local visível e com acesso para consulta
direta por parte do público, do Regulamento de Cobrança e Tabela de Taxas,
Tarifas e outras Receitas do Município nas instalações da subunidade orgânica.
21
2.10. Proposta
de
extinção
ou
redução
da
taxa
de
reclamação/
levantamento de animais na tabela de taxas para 2013
A percentagem de receita relativa à reclamação/levantamento de animais
corresponde em média a 10% do total gerado pelo SVET.
Mapa 8
Receita
Reclamação / Levantamento
TOTAL
Peso relativo
Peso médio
2009
220,04 €
8.034,72 €
3%
2010
1.333,73 €
20.527,20 €
6%
10%
2011
2012
1º Trimestre
1.926,83 €
9.829,94 €
20%
351,20 €
2.922,83 €
12%
Face ao carácter residual das receitas obtidas com a reclamação/levantamento
de animais e tendo em vista o incentivo à recuperação dos animais perdidos por
parte dos seus proprietários, propõe-se a extinção da taxa na tabela de taxas
para 2013 ou a revisão do seu valor para um montante simbólico, a fim de
incentivar a recuperação. Foi apreciada in loco a reação de um munícipe que se
dirigiu ao SVET para recuperar um canídeo de pequeno porte perdido dos donos
no dia útil imediatamente anterior, sendo visível a preocupação do proprietário
pelo pagamento dos € 45,10 da taxa de reclamação/levantamento.
A existência de uma taxa com um custo total tão elevado poderá conduzir ao
desincentivo na recuperação dos animais, razão pela qual se propõe a sua
extinção ou redução.
2.11. Cobrança de valores no âmbito da adoção
A cobrança da vacinação antirrábica e da chipagem está a ser aplicada aos
utentes. Esta situação é irregular à luz da legislação em vigor e também do
RMBESA, que indicam que as despesas relativas “à esterilização, vacinação
22
antirrábica e identificação eletrónica do animal” são realizadas às expensas do
Município no âmbito da adoção de animais (nº 4 do artº 61º do RMBESA).
Para esse efeito, propõe-se a abertura de um código específico de Grandes
Opções
do
Plano/Atividades
Mais
Relevantes
relativo
a
“Serviço
Médico
Veterinário – prestação de serviços de saúde pública” com classificação
económica da classe 02 – Prestações de Serviços e dotada com o valor dos
custos estimados.
Uma vez que a esterilização se encontra prevista no RMBESA, mas não é
executada por falta de condições físicas, propõe-se a criação no serviço das
infraestruturas necessárias à sua prática, pois trata-se de uma competência
municipal. Na impossibilidade do desenvolvimento interno da esterilização,
propomos o estudo da implementação do processo em conjunto com a Fundação
São Francisco de Assis e/ou outras entidades, no âmbito do disposto no artº 62º
desse regulamento.
2.12. Necessidade de adequação de regulamentos
É necessário revogar ou alterar o nº 3 do artº 9º do RMBESA, pois na prática,
para além de estar a ser incumprido o artigo, o mesmo não é aplicado não
existindo Plano de Destruição de Cadáveres de Animais de Companhia.
No que respeita à base de dados SICAFE, constatou-se no exercício de
contraditório por parte do SVET, que a Direção Geral de Alimentação e
Veterinária pretende que as Câmaras Municipais preencham, em programa
próprio, os dados relativos à identificação dos animais. Esta situação terá que
ser acompanhada em follow-up de auditoria, uma vez que à data, não foi
fornecida pela DGAV informação que permita aferir se há repercussões na
legislação em vigor, que prevê que sejam as Juntas de Freguesia a executar
esta tarefa.
23
3. Notas finais
Registámos com agrado a resolução da situação de cedência por interesse
público de dois técnicos de saúde ambiental, que segundo informação da
Fundação São Francisco de Assis se encontram em regime de contrato de
trabalho sem termo desde 1 de Janeiro de 2012 (vide Anexo V).
No decurso dos trabalhos de fecho de conclusões e recomendações, concluiu-se
que o SVET cumpre o estabelecido no regulamento de cobrança e tabela de
taxas, embora com algumas não conformidades e insuficiências administrativas,
que abordámos ao longo do capítulo 2; contudo, foi suscitada uma questão que
eventualmente irá precisar de análise interna por parte das áreas jurídica e
financeira: se os serviços prestados pelo SVET constituem uma taxa ou
um preço. Esta questão é de tal relevância que se repercute em três áreas
fundamentais da gestão corrente do SVET:
1 – Na aplicabilidade das taxas de IVA: se há que fazer a diferenciação entre as
taxas reduzida e normal, ou isenção;
2 – Na instauração de processos em execução fiscal: pois o procedimento a
utilizar será diferente consoante estivermos perante uma taxa ou um preço (uma
taxa é alvo de execução fiscal e o preço é objeto de processo contencioso
judicial);
3 – Na classificação económica da receita: o município utiliza em exclusivo a
classe orçamental 07 – Venda de Bens e Serviços Correntes, o que aponta para
que à prestação de serviços corresponda um preço.
Propõe-se acompanhamento em follow-up das recomendações passados
seis meses da entrega do presente relatório ao Pelouro da Auditoria Interna dos
aspetos que nele constam, ou seja, em Janeiro de 2013.
24
Propõe-se ainda para data da entrevista de encerramento, o dia 9 de Julho.
A entrevista de encerramento tem por objetivo analisar com os níveis
apropriados da gestão do serviço auditado, as conclusões, as recomendações,
esclarecer dúvidas e planear os follow-up’s de auditoria.
Propomos que na entrevista de encerramento, para além da equipa de
auditoria e do SVET, estejam presentes o Sr. Vereador do Pelouro do
Ambiente, o Sr. Diretor Municipal Dr. Nunes de Carvalho e a Sra. Diretora
do Departamento de Ambiente, ou alguém que os mesmos designem.
A equipa convida ainda ou Sr. Vereador do Pelouro de Auditoria Interna,
ou quem o mesmo designe, a estar presente nos trabalhos de fecho.
Cascais, 21 de Junho de 2012,
A Equipa de Auditoria Interna,
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Carla Silva
Arabela Marques
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Dora Gonçalves
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