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CARTILHA PARA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS NA FMB
OBJETIVO: apresentar um roteiro de atitudes a serem tomadas que visam facilitar a
organização de eventos científicos e culturais na FMB.
MEDIDAS IMPORTANTES
- O planejamento deve ser criterioso e ser feito com antecedência suficiente, observando
datas importantes e outros eventos que possam já ter sido planejados para a data escolhida,
lembrando sempre que é o planejamento que garante o sucesso do evento.
- Há alguns eventos que já são tradicionais na Unidade. Observar as datas dos mesmos e
respeitá-las.
- Todos os eventos científicos devem ser cadastrados no Banco de Dados da PROEX,
através do endereço eletrônico: www.proex-unesp.com.br, com antecedência mínima de 30
(trinta) dias. Todos os eventos são avaliados na reunião da CPEU e esta antecedência se faz
necessária para que se possa pautar o evento para aprovação. A não observância deste
período pode prejudicar a avaliação e resultar na não aprovação do evento.
- A FMB dispõe de um sistema para gerenciamento de eventos que foi desenvolvido pelo
NEAD/TIS e que facilita muito vários aspectos envolvidos no gerenciamento do evento.
Caso os organizadores optarem por utilizar este sistema, deverão entrar em contato com o
NEAD/TIS para solicitar a anuência. No caso de utilizar o sistema de gerenciamento
eletrônico, o evento necessita ser cadastrado também no NEAD/TIS.
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PLANEJANDO O EVENTO
Os organizadores devem prever:
Tipo de evento que está sendo planejado: congresso, simpósio, workshop, curso, seminário,
palestra
Público alvo
Datas prováveis
Palestrantes locais e de outras Unidades
Número esperado de participantes
Orçamento (entrada de recursos/gastos) e onde buscar os recursos
RECURSOS NECESSÁRIOS
Ao se planejar um evento, os organizadores necessitam ter noção de qual será o
dispêndio financeiro como um todo. Sem dúvida, eventos maiores precisam de logística
mais complexa, mais verbas para pagamento de deslocamentos de palestrantes, hospedaria,
etc.
A título de auxiliar os organizadores, listamos abaixo quais são os itens necessários
para se ter o evento.
NECESSIDADES GERAIS PARA A REALIZAÇÃO DOS EVENTOS
- Necessidade de recolhimento de Taxas:
1) Pagamento de taxa de TCDU (Taxa de contribuição para o desenvolvimento da
UNESP): esta é uma exigência da UNESP. O valor de 5% do arrecadado no evento deve ser
recolhido logo após a finalização da atividade, no Setor de Finanças da FMB. Esta taxa faz
parte de uma regulamentação da UNESP e não ficará na Unidade. A taxa de TCDU será
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enviada para a Pró-Reitoria de Extensão, devendo ser utilizada para composição de um
fundo que é direcionado aos alunos carentes da UNESP.
2) Pagamento de taxas para a FMB: existe uma regulamentação da UNESP de
recolhimento de taxas dos eventos para a Unidade Universitária. Entretanto, a FMB não tem
praticado esta cobrança e pretende continuar desta maneira, como uma forma de incentivo
aos organizadores dos eventos.
- Necessidades para a logística do evento:
Espaço físico
Anfiteatros
Sala de aula
Hall para coquetel
Hall para exposição
Sala
de
apoio
multimídia
Secretaria
Copa
Área de alimentação
( ) Coffe Break
( ) Coquetel
( ) Refeições
Almoxarifado
Número
de
unidades
Número
de
usuários
Equipamentos:
( ) nenhum
( ) Aparelho de Som/CD – Quantidade: __
( ) Caixa Amplificadora – Quantidade: __
( ) CPU – Quantidade: __
( ) DVD – Quantidade: __
( ) Fax – Quantidade: __
( ) Leitor de código de barra – Quantidade: __
( ) Máquina fotográfica – Quantidade: __
( ) Microfone lapela – Quantidade: __
( ) Microfone pedestal – Quantidade: __
( ) Microfone mesa – Quantidade: __
( ) Notebook – Quantidade: __
( ) Projetor multimídia – Quantidade: __
( ) Rádio de comunicação (walk-talk)
( ) Smart board – Quantidade: __
( ) Tela projeção – Quantidade: __
( ) Telefone de mesa – Quantidade: __
( ) TV – Quantidade: __
( ) Videocassete – Quantidade: __
Instalações com mão-de-obra externa:
( ) Nenhum
( ) Som/Luz
( ) Cabine/Tradução Simultânea
( ) Outros:____________________________
Período de utilização
Manhã
Tarde
Noite
(08 às 12h.) (14 às 18h.) (19 às 23h.)
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Locação de Stands:
( ) Comercial ( ) Divulgação
( ) Nenhum
( ) Número de Stands
( ) Área total ocupada em m2:_______
Pessoal de Apoio – a critério do organizador do evento:
( ) Nenhum
( ) Técnico Audiovisual – Quantidade: __
( ) Limpeza – Quantidade: __
( ) Segurança – Quantidade: __
( ) Serviços gerais – Quantidade: __
( ) Outros (especificar): _____________________________________
Obs: Os equipamentos da FMB somente poderão ser operados por funcionários da área de
áudio-visual. Caso haja necessidade de se passar do horário das atividades didáticas, as
despesas ficarão a cargo dos organizadores dos eventos.
Muitos destes itens são cobertos pela própria FMB, conforme mencionado no item
abaixo.
RECURSOS OFERECIDOS PELA FMB PARA A REALIZAÇÃO DE EVNTOS
CIENTÍFICOS E EXTENSIONISTAS
Os seguintes itens serão fornecidos aos organizadores pela FMB, sem custo, para
eventos que forem organizados por membros do nosso corpo docente, funcionários e
discentes da Unidade (FMB/HC).
1) espaços didáticos como anfiteatros, solários de ensino, salas de aula, laboratórios para
atividades práticas;
2) material de apoio para as palestras, como multimídia, computadores e impressora;
3) recursos humanos para agendamento do evento e para manejo dos equipamentos
multimídia;
4) um funcionário poderá prestar esclarecimentos e auxiliar na logística da realização do
evento;
5) limpeza do recinto e insumos necessários a serem utilizados nas dependências ocupadas
pelo evento;
6) sistema de gerenciamento de eventos pertencente ao NEAD/TIS e que poderá ser
utilizado, desde que haja o contato com os responsáveis;
7) divulgação do evento pela página da FMB;
8) auxílio da Assessoria de Imprensa da FMB para divulgação na mídia escrita e falada de
dentro e fora da UNESP.
ITENS DE RESPONSABILIDADE DO ORGANIZADOR DO EVENTO:
- cadastramento dos eventos na PROEX e Sistema de Gerenciamento de Eventos do
NEAD/TIS.
- ter o programa do evento* – aulas e palestrantes a serem convidados
- providenciar a identidade visual do evento
- providenciar material de divulgação escrito (internet) e impresso, banners e faixas
- confecção de certificados (caso não se use o gerenciamento do NEAD/TIS)
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- providenciar serviços de Secretaria – recursos humanos para efetivar inscrições e aferir
presença que seja condizente com o tamanho do evento
- providenciar transporte de palestrantes
- reservar hotelaria e refeições para os palestrantes
- decidir sobre a necessidade e tipo de coffee-break e providenciar reserva
- decidir e providenciar decoração do espaço físico do evento
- buscar financiamento da FUNDUNESP e de órgão de fomento, assim como laboratórios,
casas de comércio e outros para cobrir as despesas do evento
* do programa do evento devem constar: 1) nome do evento que deve refletir exatamente o
tema principal do evento; 2) data e local; 3) nomes dos palestrantes e um breve curriculum
dos mesmos para que o público conheça quem serão os convidados; 4) objetivo do evento,
ou seja, qual é o motivo de se ter a reunião e sua importância; 5) programa com horários e
nomes das palestras; 6) relação de organizadores e apoiadores.
A FMB irá disponibilizar um funcionário que poderá fornecer as informações
necessárias para os organizadores a respeito destes itens, caso se faça necessário.
RECOMENDAÇÕES PARA DEPOIS DO EVENTO:
Os organizadores já devem se planejar para algumas atividades pós-evento:
- Brindes para participantes e palestrantes
- Agradecimentos aos palestrantes – enviar por e-mail
- Agradecimentos aos participantes – enviar por e-mail
- Cuidar para que todos recebam o certificado
OBSERVAÇÕES:
1)
a utilização do Sistema do NEAD/TIS dispensa a necessidade de impressão de
certificados. Os mesmos serão impressos pelo sistema on-line, pelos próprios participantes
do evento.
2)
há a obrigatoriedade do organizador do evento cadastrar Relatório Final no Banco de
Dados da Proex. Deste relatório vem constar: listagem de participantes e resumo financeiro,
onde deverão constar obrigatoriamente os itens de receita/despesas, conforme abaixo
discriminados:
RECURSOS DISPONÍVEIS
(RECEITA):
Inscrições
- médicos
- residentes
- alunos
- outros
Órgãos de Fomento
- Fundunesp
- FAPESP
- CNPq
- Outros
Pró-Reitorias
Indústria/Bancos
DESPESAS:
Secretaria
Material de divulgação
Viagens
Hospedagem
Material de consumo
Coffee Breack
SALDO (Positivo ou negativo)
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FONTES EXTERNAS PARA A OBTENÇÃO DE RECURSOS PARA EVENTOS
É muito importante que os organizadores do evento planejem as necessidades e busquem
recursos para que o evento tenha sucesso.
A captação de recursos externos para eventos pode ser feita:
1)
Recursos captados a partir das inscrições: partindo do princípio de que haverá
necessidade de se ter recursos para a realização do evento, as inscrições poderão ser uma
fonte de entrada de recursos. Lembrar de escalonar o montante a ser pago segundo categoria,
por exemplo: alunos, funcionários, pós-graduandos, médicos, professores e outros
profissionais. Após o cálculo dos recursos necessários é que se deve estimar o valor das
inscrições, de modo que se possa ter como cumprir os compromissos com o recolhimento
das mesmas.
2)
Fontes Públicas: CNPq, CAPES, FAPESP, FUNDUNESP: para conhecer como
funciona a solicitação de recursos nestes órgãos, há necessidade de:
- formular o programa com bastante antecedência, conhecer o quadro de palestrantes e
possuir um mini-curriculum de cada um deles, ter um resumo do assunto que será abordado
pelo palestrante.
- explicitar qual seria o objetivo do curso e como seriam desenvolvidas as atividades para se
atingir estes objetivos.
- demonstrar efetivamente o público-alvo. A obtenção dos financiamentos externos está
bastante relacionada com a possibilidade de o curso ser abrangente e atrair um público
grande, que seja maior do que o que faz parte de uma única Instituição.
- procurar formular eventos que permitam exposições curtas ou apresentações de pôsteres
para que o público também possa ter participação ativa.
- todos os eventos que possuem memória são bem avaliados em órgãos de fomento. A
“memória” pode ser obtida em revistas de especialidades relacionadas ao evento ou revistas
da UNESP.
- observar prazos para cadastramentos e solicitações, além de ficar atento para editais que
divulgam oportunidades.
É muito importante visitar os sites para conhecer exatamente o que é preciso ter para
fazer a solicitação:
- www.cnpq.br
- www.capes.br
- www.fapesp.br
- www.fundunesp.unesp.br
Outras fundações também poderão colaborar: VUNESP, FAMESP.
3)
Fontes privadas: Indústrias, Bancos e Lojas de Comércio.
Lembrar que o fornecimento de verbas estará relacionado ao assunto que
deverá ter pertinência com o possível doador.
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PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAÇÃO DE SALAS DE AULAS, ANFITEATROS
E EQUIPAMENTOS DA FMB PARA REALIZAÇÃO DE ATIVIDADES
DIDÁTICAS E EXTRACURRICULARES.
Reserva para atividades didáticas e defesas de teses (30 dias de antecedência ao evento) As solicitações deverão ser enviadas, por escrito e/ou e-mail, à Central de Eventos
Pedido emergencial – três (3) dias de antecedência ao evento - O atendimento da
solicitação dependerá de disponibilidade de sala e equipamento, tendo em vista o elevado
número de atividades.
Cancelamento de atividade até um (1) dia de antecedência ao evento - O cancelamento
de atividade deverá ser comunicado por escrito, e-mail e telefone, viabilizando o
atendimento de outras atividades emergenciais.
Critério para reserva de sala e equipamento – Prioridade “1” às atividades didáticas de
graduação; Prioridade “2” às atividades extracurriculares (ordem de chegada do pedido).
Atividade noturna e final de semana nas seguintes dependências:
Salas de aulas - Em qualquer atividade que ultrapassar o período de expediente da Seção, o
responsável pelo evento deverá assinar termo de responsabilidade pela utilização dos
equipamentos, bem como avisar o Setor de Vigilância sobre o término da atividade.
O responsável pelo evento deverá atender os procedimentos de utilização e guarda dos
equipamentos, sendo que também poderão requerer maiores instruções de utilização com os
funcionários responsáveis durante o horário de expediente.
Anfiteatros - Em qualquer atividade fora do período de expediente dos funcionários, os
equipamentos multimídia só poderão ser operados por funcionários da referida área, cujas
despesas ficarão a cargo dos organizadores dos eventos.
Cumpre-nos observar que o descumprimento dos procedimentos, acima expostos, como é de
praxe, são relatados em Boletim de Ocorrência pela Área de Vigilância, depois da vistoria
realizada nas salas, após as 19h00 e, no dia seguinte, pelos funcionários da Seção de Áudio
Visual, antes do início das atividades didáticas. Os Boletins de Ocorrência são
encaminhados, por escrito, às Assistências Administrativas e Acadêmicas e à Diretoria para
conhecimento.
Horários de atendimentos e informação para contato com as Seções:
- Assessoria de Segurança:
- DTA: 08h00min às 11h30min e das 13h30min às 18h00min
- NEAD.TIS: 08h00min às 11h30min e das 13h30min às 18h00min
- STI: 08h00min às 11h30min e das 13h30min às 18h00min
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FORMULÁRIO PARA SOLICITAÇÃO
EQUIPAMENTOS DA FMB
DE
USO
DOS
ESPAÇOS
Nome do Evento: _________________________________________
Coordenador: ____________________________________________
Fone e e-mail: ____________________________________________
Unidade/Departamento: ___________________________________
Data do evento: ________________________Carga horária: ______________
Público Alvo: _______________Número esperado de participantes: _____________
Taxa de Inscrição: ( ) Sim ( ) Não Valor: _______________
Fomentos:
( ) FMB R$_________
( ) UNESP R$_________
( ) FAPESP R$_________
( ) CNPQ R$_________
( ) CAPES R$_________
( ) NENHUM
( ) EMPRESAS e/ou OUTROS (especificar):____________________________
Origem do evento:
( )
FMB
( )
UNESP
( ) Externo à UNESP
Tipo de Evento:
( ) Acadêmico
( ) Associação de Classe
( ) Empresarial
( ) Outros (especificar): ___________________________
Formato do Evento:
( ) Curso
( ) Congresso
( ) Seminário
( ) Palestra
( ) Outro (especificar): _____________________________________
Instalações com mão-de-obra externa:
( ) Nenhum
( ) Som/Luz
( ) Cabina/Tradução Simultânea
( ) Outros:____________________________
Locação de Stands:
( ) Comercial ( ) Divulgação
( ) Nenhum
( ) Número de Stands
( ) Área total ocupada em m2:_______
Nome e assinatura do Professor responsável pelo evento: ______________________
Ciência do Chefe do Departamento: ____________________________________
Data da solicitação: ________________________
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