Programa Cotas – desenvolvendo parcerias de
sucesso
Temática – Modelo de gestão
Introdução
A prática das parcerias é algo extremamente comum no mercado de trabalho,
principalmente para as Empresas Juniores, que muitas vezes contam com recursos
limitados, e normalmente se iniciam através de uma parceria com a sua Universidade.
Com a nossa empresa, não poderia ser diferente; diferente é a forma como
atualmente ela realiza essa atividade. Este case aborda como a empresa, ao longo
dos anos, moldou sua gestão através de um Programa de Parceria.
Desenvolvimento
Desde sua fundação, a empresa pautou sua gestão na receita oriunda
exclusivamente de projetos, e toda essa renda era revertida nas despesas
operacionais, na sua infra-estrutura, em capacitação e na realização de projetos
sociais (a custo zero para o cliente).
Ao desenvolver o seu planejamento estratégico para o ano de 2007, a empresa
resolveu reformular seu modelo de gestão, objetivando um aumento de sua
produtividade e um maior foco na realização de projetos sociais. Para esse desafio,
seria necessário investir pesadamente em capacitação e na infra-estrutura da
empresa, além de estar desenvolvendo projetos sem custos. Como todos os itens
demandariam quantidades consideráveis de recursos financeiros, a solução
estratégica encontrada pelos membros foi a de desvincular parte dos reinvestimentos
que se fazia em
infra-estrutura e capacitação, buscando aliados para a
sustentabilidade desse crescimento: os parceiros.
O Programa Cotas, programa de parceria entre a EJ e empresas do seu mercado,
tinha como idéia macro ter um investimento financeiro significativo e ter como
contrapartida a marca dos parceiros seria atrelada à da EJ pelo período de um ano,
Dessa forma, a empresa teria um único programa de parceria, de maior durabilidade.
Definindo objetivos e estratégias
A Diretoria de Presidência definiu uma seqüência de atividades para se construir o
Programa. Ela acredita que para uma parceria ser bem sucedida, ela precisa seguir o
cronograma básico de estratégias:
1. Definição dos objetivos – Para se começar uma parceria, é preciso definir
claramente quais os objetivos dela e, no nosso caso, decidimos por investimentos
financeiros. No entanto, esbarraríamos no obstáculo da desconfiança, pois os
empresários estariam incertos da aplicação do dinheiro.
Para superar esse problema, direcionamos os investimentos para a infra-estrutura
da sede, garantindo o destino com futuras prestações de contas e dando flexibilidade
ao parceiro de investir através da compra do próprio material. Outras medidas foram
listar e orçar esses materiais, demonstrando objetividade e profissionalismo.
2. Análise do mercado – Todo curso de graduação possui um mercado com áreas
específicas de atuação. Tendo isso em vista, decidimos aproveitar essa realidade na
escolha dos parceiros, dividindo o Programa com quatro empresas do nosso mercado
de diferentes ramos. Dessa forma, garantiríamos, além do investimento, amplo contato
com o mercado e a capacitação dos nossos membros.
O passo seguinte foi estudar o perfil dos profissionais dessas empresas: pessoas
objetivas, de raciocínio lógico e com pouca disbonibilidade de tempo.
3. Definição da contrapartida – A inovação nesse item não foi a contrapartida em si
(divulgação dos parceiros), e sim o profissionalismo com que foi tratada. Começamos
a trabalhá-la melhor dividindo o nosso espaço de divulgação em quatro cotas iguais,
daí o nome do Programa. Como nosso orçamento chegou a um valor de R$
16.400,00, o valor de cada cota seria de R$ 4.100,00 podendo a empresa optar entre
uma, duas ou quatro cotas. Porém, valorizando a diversificação de ramos, a
preferência era ter quatro parceiros. Na soma das quatro Cotas, além da parcela da
infra-estrutura, estava incluso R$3.000,00 para confecção do material de divulgação.
Baseado na análise do perfil do mercado, ressaltamos com números a qualidade
da nossa divulgação (nº de alunos na unidade, nº de alunos do curso, nº de
professores e pós-graduandos). Também ressaltamos como a empresa tem
visibilidade dentro da Universidade, mostrando algumas de nossas realizações (Ciclo
de Palestras, participação como expositor na Expo-Construção – maior evento da
construção civil do Norte e Nordeste do Brasil, Semana Pensando em Argamassa).
Também tivemos a preocupação de identificar e apresentar todos os veículos de
divulgação em que a marca do parceiro apareceria (destaque para mural, site, banner,
folder, informativo e camisas) e de evidenciar o benefício de consolidá-la com os
estudantes e os Empresários Juniores, que futuramente serão os clientes,
empregados e empresários do mercado de engenharia.
4. Construção da Proposta – A construção da proposta também foi influenciada pela
análise do mercado e, por isso, decidimos construí-la em cima destes quatro pilares:
praticidade, objetividade, simplicidade e atratividade. Essas são características do
nosso mercado, porém, a empresa acredita que esses são valores fundamentais para
construção da maioria das propostas elaboradas por uma EJ.
Foi pensando também na velocidade atual do mercado que esses valores fizeram
tanto sentido para a empresa, desmistificado um ato recorrente de alguns empresários
juniores (e até então da nossa empresa) de serem prolixos para incrementar as suas
propostas. Para chegar ao seu modelo, a empresa analisou diversas propostas do
MEJ, sendo algumas muito longas e de palavreado rebuscado. A nossa idéia era
inovar: desenvolver um documento atrativo, auto-explicativo, onde informações vitais
fossem facilmente acessíveis.
5. Mapeamento de potenciais parceiros – Primeiro realizamos um brainstorm em
busca do maior número de possíveis parceiros; pesquisamos dentro da empresa
contatos diretos; ordenamos as empresas a serem visitadas e partimos para a
negociação. A seleção foi baseada pesando dois critérios: o potencial de firmar a
parceria e a força do contato.
6.
Negociação – A hora da negociação é, sem dúvida, a mais importante: é a
confirmação de todo o trabalho, não havendo espaço para falhas. Apesar de todo
preparo e ensaio, o rumo que uma conversa terá não é controlável; há muito mais
feeling do que regras a serem seguidas. No entanto, percorremos alguns passos que
ajudaram na negociação, como apresentar com auxílio de notebook e vestimenta
adequada para o ambiente de cada empresa.
O andamento das negociações mostrou claramente que estávamos no caminho
certo, pois confirmamos a parceria com as quatro primeiras empresas que visitamos.
7.
Relacionamento – Uma das grandes lições que aprendemos com as antigas
parcerias foi a importância de manter um bom relacionamento com o parceiro. Esse
fator também influenciou na decisão por um número menor e fixo dos mesmos,
tornando mais simples gerir as parcerias.
No Programa Cotas, a primeira política de relacionamento com parceiros foi
desenvolvida. O pensamento criado era o de aproximar cada parceiro à realidade da
empresa, tornando a relação entre as empresas mais amistosa, sem deixar o
profissionalismo de lado.
Para isso, além das prestações de conta dos gastos efetuados pela nossa
empresa, elaboramos o Trimestralidade Cotas (relatório das atividades desenvolvidas
no trimestre), fazendo com que encontrássemos os parceiros periodicamente;
convidamos as empresas para participarem de eventos, a exemplo do II Ciclo de
Palestras, e fizemos outras pequenas ações como o envio de camisas confeccionadas
e cartões de datas comemorativas.
Ações Internas
Um
Programa
de
Parceria
mais
estruturado
requer
também
maiores
responsabilidades. O compromisso de divulgar os parceiros traz a necessidade de
treinar a empresa, elaborar materiais de divulgação de qualidade e reforçar a
aplicação do endomarketing, zelando ainda mais pela nossa própria marca, que agora
está atrelada a de mais quatro parceiros.
Apesar da Diretoria de Presidência ser a maior responsável, o Programa envolve
toda a empresa e mais diretamente as Diretorias Administrativo-Financeira (DAF) e
obviamente a de Marketing (DMKT). A DAF precisou desenvolver um rígido controle
da conta da empresa, fez a revisão da forma de precificação da EJ, já que não mais
precisávamos acrescentar aos projetos a parcela de capacitação e infra-estrutura. Já a
DMKT passou a ter um novo público para a divulgação da empresa e foi feito um plano
de divulgação e uma política de relacionamento com os parceiros. Com relação à
Diretoria de Projetos, um novo cargo (gerente setorial) foi criado para cada item da
área de atuação da empresa. Compete a essa ocupação desenvolver cartilhas,
manuais técnicos e metodologia de realização de projetos e toda a capacitação que o
membro recebe é através de cursos e livros financiados pelo programa.
Resultados
Assim como era previsto, nós alcançamos um aumento na produtividade: o prazo
médio de execução dos projetos caiu em 20%, a empresa aumentou em 83% os
projetos realizados. Além disso, foi possível fortalecer sua política de responsabilidade
social, conseguindo o expressivo aumento de 250% na realização de projetos sem
nenhum custo para o cliente. Sendo assim, a empresa se confirma como sendo a EJ
que mais realiza projetos sociais do seu estado.
Esse crescimento deve-se a um upgrade na infra-estrutura da sede com o
investimento de R$ 13.400,00 (sem contar os R$3.000,00 de divulgação). Uma prova
do sucesso desse novo modelo de gestão da empresa é a propria aprovação do
programa pelos parceiros: após o término do 1º ano de parceria, três dos quatros
parceiros já confirmaram sua continuação na parceria e um ainda está em processo de
negociação. Para esse novo ano de parceria, o valor arrecadado será de R$14.578,00.
Analisando qualitativamente, podemos citar a melhoria no ambiente de trabalho,
tornando sua área mais agradável para os membros e clientes e passando uma maior
confiança com a nova aparência de um escritório de ponta. Como conseqüência de
todos esses fatores, a motivação e satisfação dos membros saltou positivamente.
É bom salientar o prestígio atingido no MEJ, com os clientes, professores e alunos
da Universidade quanto na sociedade, devido ao respaldo das marcas dos parceiros e
a importância de obter esse contato profissional.