Manual do Descarte
Limpar e organizar…
é só começar!
AGE - NPQ - março 2013
SUMÁRIO
ITEM
DESCRIÇÃO
PÁGINA
1
DESCARTE
2
1.1
Cronograma para o “Dia D” - Descarte
2
1.2
Reunião de sensibilização
2
1.3
Preparação dos locais para o Descarte
2
1.4
Recomendações gerais para iniciar o Descarte
2
1.4.1
Cada servidor efetuará o Descarte, tendo os seguintes cuidados
2
1.4.1.1
Regras Descarte gerais para objetos e dados
3
1.4.1.2
Material de consumo
3
1.4.1.3
Material permanente
4
1.4.1.4
Descarte virtual: arquivos nos microcomputadores e rede
5
1.4.1.4.1 No drive K (REDE)
5
1.4.1.4.2 No drive G (REDE)
6
1.4.1.4.3 Arquivos do drive C (disco local de cada micro)
6
1.4.2
Relatório de Descarte
6
2
Conclusão
7
Dia “D” na AGE
Limpar e organizar… é só começar!
1. DESCARTE - SENSO DE UTILIZAÇÃO
a) Descarte Físico: objetos e documentos reais.
b) Descarte Virtual: arquivos (de texto, imagem ou sons) gravados em disquetes ou
discos de microcomputadores.
c) Descarte Intangível: stress, sentimentos ruins, ressentimentos, preconceitos, etc.
Lema Senso de Utilização é: “Viva o essencial!”
1.1.
CRONOGRAMA PARA O “DIA D” - DESCARTE
DATA
ATIVIDADES
27/02/2013 - Quarta - 14h
Registro fotográfico da situação atual
01/03/2013 - Sexta
Divulgação através da Intranet do “Dia D” da AGE
04/03/2013 - Segunda -10h
Preparativos da AGE para o Descarte.
Reunião de sensibilização.
04/03/2013 - Segunda -10h30
Dia da Limpeza e Organização - “Dia D” - Descarte
05/03/2013 - Terça - 10h
Informativos dos primeiros resultados
1.2.
REUNIÃO DE SENSIBILIZAÇÃO:
Explicar os procedimentos do descarte.
Explicar os itens do Kit.
Explicar os indicadores que deverão contar do relatório de resultados do descarte e
como serão aferidos.
Fazer cronograma de atividades para o “Dia D” definindo tarefas e áreas de
atuação.
1.3.
PREPARAÇÃO DOS LOCAIS PARA O DESCARTE
a) Obter embalagens (caixas e ou sacos plásticos) para acondicionar os materiais
descartados.
b) Afixar cartazes “ATENÇÃO: DIA DO DESCARTE” na porta de acesso à AGE.
c) Definir os locais onde serão depositados os materiais descartados e identificá-los
com os cartazes: ÁREA DE DESCARTE, subdividido em 4 subáreas: 1. LIXO; 2.
RECICLÁVEL; 3. À TRANSFERIR (para outra unidade específica ou para o SMP);
4. RECUPERAR OU REAPROVEITAR (para encaminhar ao conserto ou para
outras Unidades do TRT13).
Obs: As duas últimas subáreas dividem-se em MATERIAL PERMANENTE (com
placa de tombamento) ou MATERIAL DE CONSUMO (sem placa de tombamento).
d) Providenciar uma balança que possa ser utilizada para pesar o material
descartado,caso não seja possível, deverá ser feita uma a avaliação estimativa do
peso.
1.4.
RECOMENDAÇÕES GERAIS PARA INICIAR O DESCARTE
1.4.1. Cada servidor efetuará o descarte, tendo os seguintes cuidados:
Seguir preferencialmente a ordem sugerida pelo Check-List de Descarte.
Seguir a orientação quanto ao destino de materiais descartados.
Quando se tratar de documentos, consultar pessoas habilitadas da AGE ou o
Serviço de Arquivo do TRT13, conforme o caso.
Colocar o material descartado nos locais corretos previamente definidos.
Garantir a inclusão dos materiais descartados ou encaminhados e do lixo retirado
no relatório final de Descarte da AGE.
Seguir as regras gerais de descarte de objetos e dados a seguir.
1.4.1.1. REGRAS DESCARTE GERAIS PARA OBJETOS E DADOS
COMO SEPARAR O ÚTIL DO INÚTIL
ANÁLISE
FREQUÊNCIA
PROVIDÊNCIAS
Necessário
Constantemente Mantê-lo o mais próximo possível
Necessário
Ocasionalmente
Mantê-lo em locais centrais que permitam
uma otimização do uso
Necessário, mas precisa de
Enviar à
Ocasionalmente
recuperação
conserto
unidade
responsável
pelo
Desnecessário, mas
potencialmente útil
Raramente ou
Nunca
Descartar e enviar o material ao destino
correto
Desnecessário, mas
potencialmente inútil
Nunca
Descartar e enviar o material ao destino
correto
1.4.1.2. MATERIAL DE CONSUMO
Materiais de Escritório (tesouras, telefones, grampeadores e furadores sem
número de tombamento patrimonial, canetas, etc): Devem ser incluídos na Lista de
Objetos Descartados que deverá ser encaminhada ao SMP.
1.4.1.2.1. PAPÉIS
Para fragmentação: documentos e suas cópias que exigem sigilo: contendo dados
relativos a folha de pagamento e contracheques, documentos da Área de
Planejamento, Orçamento e Finanças, lista e catálogos telefônicos específicos do
TRT13, catálogo e documentos com informações particulares de integrantes do
TRT13.
Para reciclar: folhas usadas ou inservíveis, jornais, revistas, listas telefônicas,
papelões, boletins internos de exercícios anteriores, pastas, cópias impressas e
todo tipo de papel, exceto aqueles provenientes de copas, banheiros e lavabos.
Devem aguardar o recolhimento, na AGE, pelo Serviços Gerais.
Os livros sem número de tombamento devem ser separados e incluídos na Lista
de Objetos Descartados que deverá ser enviada ao SMP.
Obs.: Os papéis destinados à reciclagem não devem ser amassados.
1.4.1.2.2. DOCUMENTOS
a) PARA TRANSFERIR: Registrar em Lista de Objetos Descartados os
documentos passíveis de descarte e encaminhá-los ao Arquivo, conforme o caso.
Devem ser transferidos para o Arquivo os documentos que depois de sua fase ativa
(em uso) passam para uma fase de guarda segundo as exigências legais,
prevenção ou à importância histórica do documento. Os documentos devem ser
encaminhados preferencialmente pelas respectivas unidade originárias. Veja
alguns documentos que são de responsabilidade exclusiva de algumas Unidades.
TIPO DE DOCUMENTO
QUEM TRANSFERE
Fotografias e fitas de vídeo
Unidade que originou
Íntegras de Acórdãos do TRT13
Vara ou Juízo que originou
Revistas do TRT13
Assessoria de Comunicação
Correspondência expedida antes de 2012:
Assessoria de Gestão Estratégia
Ofício, Memorando e fax
Correspondência recebida antes de 2012
Assessoria de Gestão Estratégia
Ata de reunião antes de 2012
Assessoria de Gestão Estratégia
Pareceres Conforme o prazo do processo
Assessoria de Gestão Estratégia
Informativos antes de 2012
Assessoria de Gestão Estratégia
Outros documentos
Conforme determinado pela AGE
ou consultar o Arquivo
b) PARA AGUARDAR NA AGE
DOCUMENTO
Correspondência
expedida
2011:Ofício, Memorando e fax
Tempo de permanência na Unidade
após
1 ano
Correspondência recebida após 2011 1 ano
Ata de reunião após 2011
1 ano
Pareceres Conforme o prazo do
processo
Conforme o prazo do processo
Informativos após 2010
2 anos
Outros documentos
Conforme determinado
consultar o Arquivo
pela
AGE
ou
c) PARA ELIMINAR
Documentos que já constam em processos administrativos. Ex.: cópias de
requisições de material, cópias de requisições de serviço, notas fiscais e faturas.
Documentos escritos que constam em meio eletrônico.
Material de apoio. Ex.: rascunhos, anotações, agendas, cartões de congratulações,
manuais de procedimentos, cópias de Instruções ou Orientações Normativas,
tabelas de custas, etc.
Outros documentos, tais como: cópias de doutrina, legislação, jurisprudência,documentas
(índices, material bibliográfico e sumários de periódicos), boletim informativo do TRT13,
etc).
d) LIXO
São considerados LIXO todo e qualquer papel ou objeto que não seja passível de
reutilização, reciclagem ou transferência para o arquivo, almoxarifado ou outra unidade
qualquer, nem que deva ser fragmentado. O lixo deverá ser pesado, separado, e
depositado em local apropriado, junto com o lixo orgânico, onde o pessoal da limpeza
procederá o recolhimento.
1.4.1.3. MATERIAL PERMANENTE
Todo Material Permanente deve ser enviado ao SMP ou SETIC, conforme o caso, e
só deve ser liberado após inclusão na Lista de Objetos Descartados, onde será
necessário o número de patrimônio e o motivo da liberação.
1.4.1.3.1. PARA DEVOLVER
a) Equipamentos de informática: relacionar na Lista de Objetos Descartados e
solicitar à SETIC através de memorando no sistema SISPAE, especificamente para
os itens - (microcomputadores, impressoras, multifuncionais, scanners, etc), - para
que os aparelhos sejam desativados e transferidos oportunamente.
b) Móveis e equipamentos com número de tombamento patrimonial: (mesas,
cadeiras, estantes, carrinhos, armários) - incluir os materiais na Lista de Objetos
Descartados e solicitar ao SMP através de memorando no sistema SISPAE, para
que os mesmos sejam recolhidos ou transferidos. Inclui-se nesta categoria os
materiais de escritório e outros materiais semelhantes - (máquinas de calcular, fax,
grampeador, furadores grandes, material médico, hospitalar, etc) - com número de
patrimônio.
c) Livros com número de tombamento: livros diversos, doutrina, códigos, revistas
de assinaturas e boletins de direito administrativo. Os livros devem ser incluídos na
Lista de Objetos Descartados, embalados em caixas com uma identificação
afixada, contendo: Nome da Unidade e Identificação dos Materiais - (título, autor,
editora e numero do patrimônio - se houver) - e encaminhados ao SMP por meio de
memorando no sistema SISPAE, para que os mesmos sejam recolhidos ou
transferidos.
1.4.1.3.2. PARA CONSERTAR
a) Equipamentos de Escritório e Mobiliário: relacioná-los em expediente como
“Material para Recuperar”, informando o n.º do Patrimônio e observações sobre
avaria e/ou defeitos e encaminhar a relação por meio de memorando no Sistema
Sispae ao SMP solicitando providências. Depositá-los em local da própria Unidade
aguardando instruções para o seu recolhimento.
b) Equipamentos de Informática: relacioná-los em expediente como “Equipamentos
para Recuperar”, informando o n.º do Patrimônio e observações sobre avaria e/ou
defeitos e encaminhar a relação por meio de memorando no Sistema Sispae à
SETIC solicitando providências. Depositá-los em local da própria Unidade
aguardando instruções para o seu recolhimento.
1.4.1.4. DESCARTE VIRTUAL: ARQUIVOS NOS MICROCOMPUTADORES E REDE
A AGE deverá criar uma pasta da Rede intitulada Descarte Virtual para onde
deverão ser transferidos (movidos e NÃO copiados) todos os arquivos destinados ao
Descarte. Após a conclusão dos trabalhos, o volume em megabytes, números de
Arquivos, desta pasta, bem como a quantidade de disquetes ou CD`s descartados,
deverão ser informados no relatório de Resultados do Descarte.
Outra forma de apurar os resultados é limpar a “lixeira” do Windows
eliminando qualquer tipo de arquivo que esteja lá. Dessa forma, ao final dos trabalhos
será possível quantificar os arquivos eliminados.
1.4.1.4.1. NO DRIVE K (REDE):
a) ARQUIVOS QUE NÃO PODEM SER APAGADOS
ATENÇÃO: O Arquivo LOGIN.BAT NÃO PODE SER ELIMINADO. As
demais pastas foram criadas, a princípio, por demanda ou iniciativa da própria unidade.
Somente os próprios usuários sabem o que pode ser apagado. Os arquivos destas pastas
devem ser avaliados pelos usuários e poderão ser apagados, gravados em disquete ou
CD pelo próprio usuário.
b) ARQUIVOS QUE PODEM E DEVEM SER EXCLUÍDOS
E-mails: apague os e-mails que você recebeu e não tem mais utilidades. Emails acumulados representam um dos maiores volumes de dados na Rede. Para
contabilizar as mensagens apagadas crie uma pasta chamada “Descarte Virtual” e
arraste para lá os e-mails a descartar. Antes de excluí-los conte quantos são, para
acrescentar ao número de arquivos no Relatório de Descarte. Não é necessário computar
o tamanho das mensagens em Kbytes.
c) ARQUIVOS DO COMPUTADOR QUE PODEM SER ELIMINADOS: aqueles com
as extensões:
*.avi
*.fwt
*.mpeg
*.bar
.gif;
*.mp3
*.bmp (exceto brasão)
*.jpg
*.rtf;
*.doc
*.jpeg
*.tmp
*.fac
*.mpg
*.wma
Dica: Utilizando o explorer do windows, caso a data seja anterior a um ano é
provável que este arquivo possa ser eliminado.
Arquivos de imagens, fotos, música e vídeo, que não sejam relacionados
com as rotinas de trabalho como: *.mp3 *.wma *.avi *.mpg *.mpeg *.jpg *.jpeg *.bmp
*.gif.
Características desse tipo de arquivo:
não fazem parte do trabalho do TRT13
ocupam muito espaço na rede
podem ser apagados da rede pela SETIC SEM AVISO
não entram nos backups diários feitos em fita
usuários que queiram mantê-los devem movê-los para a unidade local de seus micros, ou
seja, no Drive “C”
Arquivos temporários: Normalmente têm a extensão *.TMP ou têm o nome
iniciado pelo símbolo "~" (til).
Arquivos particulares do usuário: Que não têm relação com as atividades
do TRT13.
Cópias de segurança: Quando o usuário troca de microcomputador e
deseja garantir cópia dos seus dados do Drive C, eventualmente faz uma cópia no Drive
K: e esquece de apagá-la quando está com um microcomputador novo.
Arquivos duplicados: Muitos arquivos que estão disponíveis na rede em
outros Drives. Não há necessidade de fazer cópias de arquivos da rede, pois diariamente
é feito backup em fita dos arquivos da rede.
Arquivos de backup automático dos programas: Têm a extensão *.BAK.
São arquivos criados automaticamente por alguns programas como cópia de segurança.
Não têm muito sentido sua existência uma vez que são feitos backups em fita
diariamente.
Arquivos antigos não mais utilizados: Se for utilizado o critério de data
para eliminação de arquivos.
1.4.1.4.2. NO DRIVE G (REDE):
Todos os arquivos deste drive são considerados temporários, podem ser
eliminados a qualquer momento e dele não é feito backup.
1.4.1.4.3. ARQUIVOS DO DRIVE C (DISCO LOCAL DE CADA MICRO):
a) ARQUIVOS QUE NÃO PODEM SER APAGADOS:
ATENÇÃO - Arquivos que possuem as extensões *.COM, *.EXE, *.DLL,
*.SYS, *.BAT NÃO PODEM SER ELIMINADOS!
Pasta Windows - Para garantir o bom funcionamento do micro, nada deve
ser alterado nessa pasta, exceto o conteúdo da subpasta TEMP e TMP.
Pasta Arquivos de Programas - é onde ficam instalados os programas,
como WORD, INTERNET, etc. Nada deve ser apagado dessa pasta e subpastas.
Demais pastas - NÃO devem ser apagados arquivos cuja extensão seja
*.COM *.EXE *.DLL *.SYS *.DAT *.BAT *.CFG *DOT.
Drive local (C:), Dica geral - Não grave nada importante nele, pois dele não
é feito backup.
b) ARQUIVOS QUE PODEM SER APAGADOS:
Arquivos de imagens, fotos, música e vídeo - como *.MP3 *.WMA *.AVI
*.MPG *.MPEG *.JPG *.JPEG *.BMP *.GIF, que não sejam relacionados com as rotinas de
trabalho.
Arquivos particulares do usuário - que sejam de pouca ou nenhuma
utilidade.
1.4.2. RELATÓRIO DO DESCARTE
Os resultados serão aferidos quanto a, pelo menos, 7 (sete) indicadores:
1. Descarte Físico
Quilos de lixo retirados.
Quilos de material reciclável descartado.
Quantidade de itens de material permanente retirados ou descartados.
Quantidade de itens de material de consumo retirados ou descartados.
Obs.: Além dos indicadores poderão ser mencionados no relatório os
itens descartados mais interessantes ou incomuns.
2. Descarte Virtual
Megabytes de arquivos excluídos dos computadores e servidores da rede.
Número de arquivos excluídos.
Quantidade de disquetes e CD`s descartados.
3. Descarte Intangível
Além dos indicadores poderão ser mencionados também, em poucos parágrafos,
as percepções da equipe envolvida quanto aos resultados intangíveis dos trabalhos, como
eventuais melhorias quanto ao bem-estar no local de trabalho, motivação da equipe, ou
no relacionamento interpessoal.
O Material reciclável recolhido será destinado a Cooperativa de Catadores de Lixo,
conforme acordo mantido com o TRT13.
Levantamentos fotográficos, tipo antes e depois, embora opcionais, serão bem
vindos.
2. CONCLUSÃO
O Programa 5S de Qualidade é uma proposta que visa promover melhorias nos
hábitos e comportamentos das pessoas, boas condições no ambiente de trabalho, na
saúde e segurança, e na redução de desperdícios. Uma das etapas do programa é o dia
do descarte.
A AGE comprometida com a ideia: Educação combina com limpeza e organização,
apresenta-se como parceira de qualquer unidade do TRT13 que queira implantar esta
importante ferramenta de gestão da qualidade, solicitando para tanto que o mesmo
formalize o deseja por meio de Protocolo, afinal ”Limpar e organizar… é só começar!”.
FICHA TÉCNICA
Supervisão:
Produção e Revisão:
Pesquisas:
Assessoria de Gestão Estratégica. E-mail: [email protected]
Max Frederico Feitosa Guedes Pereira
Núcleo de Processo da Qualidade. E-mail: [email protected]
Luiza Lúcia de Farias Aires Leal, Márcia Valério
TRT20, JFSC, SEBRAE
ANEXOS
ANEXO I – KIT DE DESCARTE
KIT DE DESCARTE - LISTA DE OBJETOS
ITEM
DESCRIÇÃO
QUANTIDADE
1
O QUE FAZER
1
Manual do Descarte
2
Check-List do
Descarte
3
Cartaz de aviso
sobre o Dia do
Descarte
4
Identificadores das
áreas de Descarte
5
Lista de Objetos
Descartados
1
Para auxiliar o
relatório
6
Formulário para
Relatório de
Descarte
1
Para auxiliar o
relatório
7
Embalagens vazias
para descarte caixas
e sacos
10
Usar para coleta e
envio
4 cópias
2
1 conjunto
Leitura
Usar como roteiro
Afixar na porta
dentro e fora.
Afixar junto à área
ANEXO II – CHECK-LIST DE DESCARTE
N°
ITENS A SEREM VERIFICADOS
OK
Materiais / alimentos não recomendáveis para
uso / esquecidos.
1
ÁREA DO CAFÉ OU
LANCHE
Mantimentos e medicamentos fora da validade;
Equipamentos, móveis e utensílios s/ serventia ou
sem condições de higiene.
Papéis desatualizados ou obsoletos.
2
MURAIS
Papéis inúteis ou desatualizados colados em
paredes/portas.
Rascunhos, arquivos, materiais de expediente,
envelopes.
3
MESINHAS AUXILIARES
Guias, listas desatualizadas.
Papéis desatualizados / obsoletos.
Livros, catálogos, periódicos, apostilas, relatórios,
códigos, revistas, guias, boletins, etc. sem utilidade
ou desatualizados.
4
ARMÁRIOS/ ESTANTES Pastas, arquivos, livros de registro obsoletos ou
sem uso.
Materiais diversos desnecessários, em
condições, fora de validade ou obsoletos.
5
ARQUIVOS
más
Pastas obsoletas, desatualizadas ou sem
utilidade.
Pastas em más condições de uso.
6
PASTAS
Papéis sem utilidade.
Papéis obsoletos / desatualizados.
Capas, fios, extensões, cabos de computador etc.
sem uso.
7
COMPUTADOR
Manuais de Software em excesso ou obsoletos.
Disquetes avariados, sem utilidade / parados há +
de 2 anos.
8
MESAS DE
IMPRESSORA
Excesso de papéis, rascunhos, retrabalhos, etc.
Peças quebradas, cartuchos vazios ou obsoletos.
Excesso de documentos para examinar ou
arquivar.
Livros, revistas, códigos, jornais, informativos, etc.
9
MESAS
Objetos pessoais de pouca utilidade / obstruindo
movimentos.
Objetos de adorno em excesso.
Duplicidade de materiais de expediente.
0
GAVETAS
11 SALA
Rascunhos, modelos, materiais de expediente em
excesso, estragados ou em desuso.
Objetos pessoais em excesso, sem uso ou fora da
validade.
Equipamentos não utilizados / estragados.
Móveis não utilizados / subutilizados / danificados.
Arquivos
repetidos,
desnecessários,
desatualizados ou obsoletos (não utilizados há
mais de 2 anos).
12 DESCARTE VIRTUAL
Informações / dados não utilizados ou duplicado
em outro meio.
Softwares desatualizados ou sem utilidade.
E-mails sem importância.
ANEXO III
MODELO DE CRONOGRAMA GERAL DOS TRABALHOS
Nº
TAREFAS
1
Registro fotográfico da situação atual
2
Contatos prévio com Serviços Gerais e
Informática
3
Contatos prévio com Patrimônio e
Arquivo
4
Aprovar Plano de Descarte da AGE
5
Divulgação do “Dia D” da AGE na
Intranet
6
Distribuição do Kit de Descarte
7
Reunião de Sensibilização
8
“Dia D” - Dia do Descarte e
Organização Descarte Físico
9
“Dia D” - Dia do Descarte e
Organização Descarte Virtual
10 Redação do Relatório Final a AGE
QUA QUI SEX SEG
27
28
01
04
TER QUA QUI
05
06
07
5
DIAS
ANEXO IV – LISTA DE OBJETOS DESCARTADOS
MATERIAL PERMANENTE
N º DE
ORDEM
TOMBAMENTO
DESCRIÇÃO DO
MATERIAL
MOTIVO DA
LIBERAÇÃO
SETOR : _____________________________________________
RESPONSÁVEL : _____________________________________
UNIDADE
DESTINO
ANEXO V – LISTA DE OBJETOS DESCARTADOS
MATERIAL DE CONSUMO
QTDE
Nº DOC/UNID
DESCRIÇÃO DO
DOCUMENTO
EXERCÍCIO
MOTIVO DA UNIDADE
LIBERAÇÃO DESTINO
TOTAL
SETOR : _____________________________________________
RESPONSÁVEL : _____________________________________
ANEXO VI – FOMULÁRIO PARA RELATÓRIO DESCARTE
DESCARTE FÍSICO
ÍNDICE
DESCRIÇÃO
1
Lixo retirado
2
Material reciclável
3
Itens de material de consumo retirados ou
descartados
4
Itens de material permanente retirados ou
descartados
QUANTIDADE UNIDADE
DESCARTE VIRTUAL
ÍNDICE
DESCRIÇÃO
QUANTIDADE UNIDADE
1
Megabytes de arquivos excluídos
computadores e servidores da rede.
dos
2
Arquivos excluídos
3
CD`s descartados
4
Gigabytes de e-mails excluídos no serviço de
e-mail corporativo
5
Número de e-mails excluídos
SETOR : _____________________________________________
RESPONSÁVEL : _____________________________________