ROTEIRO DE REQUERIMENTO COM E-PROCESSO
Este roteiro orienta a como preparar os documentos para formalização de eprocessos na IRF/SP.
Os pedidos que devem ser preparados desta maneira são:
• Habilitações no RADAR (exceto simplificada Pessoa Física e especial), desde
02/05/2011;
• Alteração ou inclusão de Responsável Legal no RADAR/SISCOMEX, desde
02/05/2011;
• Revisão de estimativa, desde 02/05/2011;
• Recursos contra indeferimentos dos assuntos acima, quando o pedido já foi
apresentado em meio digital, desde 02/05/2011;
• Registro no cadastro de Despachantes e de Ajudante de Despachantes, a
partir de 06/06/2011;
• Registro de Contratos de Vinculação por encomenda e por conta e ordem, a
partir de 06/06/2011;
• Habilitação de Transportadora no SISCOMEX Trânsito, a partir de
06/06/2011.
1- PREPARAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO E DO(S) ARQUIVO(S)
1. Preparar a documentação nos mesmos moldes que se era exigido para a
formalização em papel, ou seja, cópias autenticadas dos documentos e firmas
reconhecidas nos requerimentos e declarações do contribuinte. Não carimbar ou
escrever “EM BRANCO” no verso. Caso haja páginas com apenas o carimbo “EM
BRANCO” no verso, não digitalizá-las ou apagar essas imagens antes da criação
do PDF.
ATENÇÃO: É obrigatória a inclusão, dentro da documentação
digitalizada, da tela de comprovação da opção pela Caixa Postal
Eletrônica. (Ver item 2 deste manual, na página 3.)
2. Ordenar a documentação seguindo a ordem estabelecida nos check-lists
constantes neste CD. Depois, numerar as páginas e montar um índice, seguindo
a lista de documentos (check-list) disponível neste CD, indicando em qual folha
se inicia cada grupo de documentos. Por exemplo:
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ÍNDICE DO REQUERIMENTO DE HABILITAÇÃO SIMPLIFICADA
EMPRESA: LOJA DA ESQUINA
CNPJ: 00123456/0001-12
Índice....................................................................folha 01
Requerimento.........................................................folha 02
Documento identificação do Responsável........ …... ....folha 05
Atos constitutivos............................................ ... ...folha 14
Ou:
ÍNDICE DO REQUERIMENTO DE VINCULAÇÃO POR CONTA E ORDEM
EMPRESA: LOJA DA ESQUINA
CNPJ: 00123456/0001-12
Requerimento....................................................................folha 01
Documento identificação do Responsável...............................folha 05
Atos constitutivos........................................................ .... .folha 06
Índice........ …....................................................................folha 23
E assim sucessivamente, até incluir todos os documentos.
3. Digitalizar todos os documentos, frente e verso, em resolução 300 dpi e preto e
branco, salvando-os em um arquivo de extensão “.pdf”.
4. Tomar cuidado para não deixar de digitalizar as páginas que contenham
etiquetas dos cartórios. Se possível, pedir no cartório que as etiquetas de
autenticação e reconhecimento de firma sejam afixadas na frente do documento.
5. Cada documento incluído pelo atendente da RFB no e-processo demanda um
procedimento que leva bastante tempo para ser feito. Por isso, deve-se criar
APENAS um documento digital contendo todo o conjunto de documentos em
papel, desde que menor do que 14 MB.
6. Verificar no software usado para a criação do arquivo pdf se há opções que
permitam uma maior compactação do arquivo. Esses softwares normalmente
possuem configurações como compactação, salvar em menor tamanho, etc. No
link “http://www.mhavila.com.br/topicos/mm/gspdf.html“ há uma lista de
softwares gratuitos que podem ser usados para a geração do arquivo pdf. Há
ainda os softwares que , a partir de um arquivo pdf já existente, de tamanho
grande, o converte e cria um novo pdf de tamanho bem menor.
7. O e-processo não aceita arquivos maiores do que 14 MB. Caso o arquivo
resultante tenha um tamanho maior do que 14 MB, fracioná-lo em arquivos
menores, com no máximo 14 MB cada. Na hora da recepção, se o arquivo
estiver maior do que 14 MB, o sistema irá recusá-lo e deverá ser feito outro
arquivo.
2
8. Nunca criar um documento digital para cada folha do requerimento. Criar
sempre o menor número de arquivos possível, respeitando o tamanho máximo
de 14 MB por arquivo.
9. Nomear o arquivo da seguinte maneira:
Razão social curta+cnpj básico+tipo de serviço.pdf.
P. Ex.:
Lojadaesquina00123456pqmonta.pdf
Ou, no caso de mais de um arquivo:
Lojadaesquina00123456pqmonta1-2.pdf
Lojadaesquina00123456pqmonta2-2.pdf
Obs.: NÃO UTILIZAR PONTOS NO NOME DO(S) ARQUIVO(S). ISSO
IMPEDE SEU USO NO E-PROCESSO.
9. Gravar o arquivo em CD/DVD.
10. Fazer a validação dos arquivos, a partir do CD/DVD, pelo SVA (ler item 4 deste roteiro
– página 14).
11.
Preencher o Recibo Declaratório (anexo I da OS IRF/SPO Nº 5/2011),
informando nele os dados obtidos no SVA.
12. Apresentar na recepção do pedido, o CD, o Recibo Declaratório (contido na pasta
“RECIBO DECLARATÓRIO - ANEXO I OS IRFSPO 05-2011” deste CD) e o Recibo
do SVA, AMBOS EM PAPEL, assinados e com firma reconhecida.
13. Nos casos de habilitação ordinária no RADAR/SISCOMEX, apresentar também
outro CD/DVD com os anexos 1 A, 1 B e 1C. Este CD não precisa de validação
no SVA e nem de recibo declaratório.
2 - CAIXA POSTAL NO E-CAC
Com o e-processo, o Contribuinte tem acesso ao conteúdo integral do seu
processo pela internet, podendo ler os documentos digitalizados incluídos no processo,
seja pelo próprio Contribuinte, sejas pela RFB. As comunicações para ciência do
Contribuinte, acerca do andamento do e-processo, serão feitas pela Caixa Postal
Eletrônica no e-Cac.
A visualização dos documentos no e-processo só ocorre se o Contribuinte tiver
feito a opção pelo Domicílio Tributário Eletrônico, como a caixa postal eletrônica é
oficialmente chamada.
Por isso, será necessário incluir, na documentação que será digitalizada, o
comprovante de adesão à caixa postal no e-Cac.
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A Caixa Postal Eletrônica deverá ser do contribuinte (Pessoa Física ou Jurídica)
requerente da habilitação, nunca de seus representantes e a opção poderá ser feita
pelo próprio Representante Legal do Contribuinte, através do e-CNPJ ou e-CPF do
Responsável legal no CNPJ ou de seu Procurador Eletrônico (através de certificado
digital) desde que habilitado para tal (Ver o item 3 – PROCURAÇÂO ELETRÔNICA deste
roteiro, na página 8.).
a - COMO FAZER A OPÇÃO
Acessar o portal do e-Cac, na tela abaixo:
Selecionar a forma de acesso ao e-cac, ou seja, via certificado digital ou via
código de acesso (as informações para acesso via código de acesso podem ser obtidas
nos links abaixo do campo de senha do acesso).
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Se o acesso tiver sido feito por e-CPF, o e-CAC estará direcionado para o
Contribuinte pessoa física detentora de e-cpf. Para que a opção seja feita em nome do
Contribuinte pessoa jurídica, é necessário alterar o “perfil de acesso”, conforme a tela
abaixo:
Dentro da tela abaixo, selecionar a opção “Caixa Postal”:
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Na tela seguinte, selecionar “Termo de Opção Por Domicílio Tributário
Eletrônico”:
Na sequência, aparece a tela com o termo de opção. Ler com atenção o
conteúdo do “TERMO DE OPÇÃO POR DOMICÍLIO TRIBUTÁRIO ELETRÔNICO” e
selecionar “Enviar Opção”:
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A última tela é a confirmação do sucesso da transação. Esta tela deve ser
impressa com CNPJ e Razão Social (copiar a tela inteira e colar em outro aplicativo,
como o Paint ou mesmo o Word) e imprimir a partir deste último) e digitalizada junto
com o restante dos documentos da petição. Nunca junte a tela anterior, pois nela
ainda não se efetivou a opção pela Caixa Postal Eletrônica. Caso o Contribuinte já seja
optante, anexar a tela de leitura das mensagens, sempre com CNPJ e Razão Social.
Nesta tela, também, é possível fazer o cadastramento de celulares para
recebimento de mensagens informando a chegada de novas mensagens na Caixa
Postal Eletrônica.
b - COMO ACESSAR AS MENSAGENS
Acessando o e-cac com o certificado digital, dentro do perfil de acesso do
contribuinte pessoa física ou jurídica, selecionar a opção “Caixa Postal – Mensagens”:
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3 - PROCURAÇÃO ELETRÔNICA
A Procuração Eletrônica serve apenas para a representação do Contribuinte
dentro do e-cac. Ela não substitui as procurações em papel dentro dos pedidos
formalizados à RFB, mesmo que em e-processo, nem para confirmar a representação
no despacho aduaneiro.
Para os e-processos na RFB, a procuração eletrônica pode abranger os seguintes
serviços:
Caixa postal – mensagens:
Serve apenas para delegar competência ao procurador acessar a caixa
postal e ler as mensagens contida lá. É necessário para que se possa ler o conteúdo
dos documentos do e-processo;
Caixa postal – Termo de opção pelo Domicílio Tributário Eletrônico:
Permite ao procurador eletrônico fazer a opção pela caixa postal eletrônica
para o Contribuinte;
Processos Digitais:
Permite o acompanhamento do e-processo,com a possibilidade de leitura
dos documentos que o compõe, desde que haja a opção pela caixa postal eletrônica.
Há dois tipos de procurações eletrônicas na RFB. Cada uma atende a uma das
situações abaixo:
1 – PROCURAÇÃO ELETRÔNICA
Outorgante e outorgado com certificado digital, e
2 – PROCURAÇÃO PARA A RECEITA FEDERAL DO BRASIL
Outorgante sem certificado digital e outorgado com certificado digital.
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a - COMO CADASTRAR PROCURADORES NA PROCURAÇÃO ELETRÔNICA
O CONTRIBUINTE deve acessar, com o certificado digital ou senha de acesso,
a tela abaixo:
Selecionar o serviço “Procuração Eletrônica”:
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Selecionar “Cadastrar Procuração”:
Nesta tela, informar o CPF/CNPJ do Procurador, a data de validade daprocuração
e o(s) poder(es) abrangidos pela procuração:
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b - COMO SOLICITAR A PROCURAÇÃO PARA A RFB
Não há necessidade de o outorgante possuir certificado digital para constituir a
procuração.
A procuração será emitida, exclusivamente, a partir do aplicativo disponível no sítio da
RFB na Internet, e conterá a hora, a data de emissão e o código de controle a ser
utilizado no processo de validação da procuração em unidade de atendimento da RFB.
Essa procuração deverá ser impressa e assinada pelo outorgante ou por
procurador constituído por procuração pública específica com poderes próprios para a
realização desta outorga, na presença de servidor de unidade de atendimento da RFB.
Quando se tratar de pessoa jurídica, deverá ser assinada pelo responsável da empresa
perante o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).
A procuração deverá ser entregue em uma Unidade de Atendimento (no Estado
de São Paulo, nos CACs das DRFs/DERATs), no prazo de 30 (trinta) dias contados da
data de sua emissão, acompanhada de cópias autenticadas dos documentos de
identidade do outorgante e outorgado, sendo que a autenticação das cópias também
poderá ser efetuada pela própria unidade de atendimento da RFB, mediante
apresentação dos documentos originais, para que ela seja conferida e validada no
sistema.
Somente a partir da aceitação da procuração na Unidade da RFB, é que o
possuidor do certificado passará a ter acesso aos serviços, em nome do outorgante.
Lista das Unidades de Atendimento:
http://www.receita.fazenda.gov.br/Aplicacoes/Atbhe/UnidadesAtendimento/CentroAte
ndimento.htm
Essa procuração terá prazo de validade de 5 (cinco) anos, salvo se for fixado
prazo menor pelo outorgante, sendo vedado o substabelecimento.Conforme da
Instrução Normativa RFB nº 944, de 29/05/2009, esta procuração terá a validade de 5
(cinco) anos.
Entrar no link marcado na tela abaixo:
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Selecionar a opção “Solicitação de Procuração para a Receita Federal do Brasil”:
Nesta tela, o Contribuinte pode Cadastrar, consultar ou cancelar a procuração.
Selecione “Cadastro”:
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Nesta tela, informar os dados do Outorgante e do Outorgado:
Depois, selecionar, dentro da lista de serviços disponíveis, a opção “Processos
Digitais”, dentro dos serviços “Destinados tanto a Pessoa Física quanto a Pessoa
Jurídica”:
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4 - ORIENTAÇÕES SOBRE O USO DO SVA PARA VALIDAÇÃO DE
ARQUIVOS DIGITAIS
O aplicativo SVA (Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos) deverá ser
utilizado para a emissão do Recibo de Entrega de Arquivos Digitais que compõe os
requerimentos relacionados à habilitação no SISCOMEX.
O
download
do
aplicativo
pode
ser
feito
no
sítio
http://www.receita.fazenda.gov.br, em “Download de Programas”, “Programas para
Empresas”, “Fornecimento de Programas Pessoa Jurídica”.
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UTILIZAÇÃO
Na primeira tela do aplicativo, clicar em “Editar”:
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Nesta tela, informar os dados da empresa e do Responsável Legal que irá
assinar o Recibo de Entrega e depois salvar. Os demais campos devem ser deixados
em branco:
Selecionar a opção “Autenticação de Documentos” e depois “Avançar”:
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Os arquivos a ser validados serão selecionados agora. Clicar em “Adic. Arquivos”
e depois em “Prosseguir”:
Em “Examinar”, indicar a Unidade de CD/DVD:
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Selecionar os arquivos a ser validados:
Prosseguir:
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Clicar em “Recibo de Entrega”:
Preencher as informações adicionais dos arquivos na tela a seguir:
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Em “Destino do Relatório”, selecionar “Imprimir”:
Apresentar o recibo em papel, assinado e com firma reconhecida, juntamente
com o CD/DVD contendo os arquivos.
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5 - ACOMPANHAMENTO DO E-PROCESSO NO E-CAC
Com o e-processo, o Contribuinte tem acesso direto ao conteúdo do processo,
via internet, pelo e-Cac, dentro do sítio da RFB. Para tanto, o contribuinte ou seu
representante, com procuração eletrônica, precisam acessar o e-Cac com certificado
digital.
ATENÇÃO: O acesso ao e-processo por senha de acesso não permite a
visualização do teor integral dos documentos do processo.
Na próxima tela, selecionar Acessar o Portal e-Cac:
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E depois:
Nesta tela, entrar em “Alterar Perfil de Acesso” e informar em qual situação
abaixo se enquadra e o CPF/CNPJ do Contribuinte:
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Nesta tela, selecione a opção “Processo Digital”:
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