MINISTÉRIO DA CULTURA
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MINISTÉRIO DA CULTURA
SECRETARIA EXECUTIVA
SUBSECRETARIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E ADMINISTRAÇÃO
COORDENAÇÃO-GERAL DE RECURSOS LOGÍSTICOS
COORDENAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
DOCUMENTAIS
Adleide Catarina Falcão
Arquivista
Coordenadora de Protocolo, Documentação e Informação
Aline Lucena Rezende
Arquivista
Chefe de Divisão
SCS QD 09 LT C ED. ÁRQUE CIDADE CORPORATE TORRE B 12º ANDAR
TELEFONES: + 55 61 2024-2753 FAX: + 55 61 2024-2052 [email protected]
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1.
SUMÁRIO
1. Apresentação......................................................................................................................... 3
2. Gestão Documental................................................................................................................ 4
2.1 Da Obrigatoriedade da Gestão Documental............................................................................... 5
2.2 Da Importância da Gestão Documental...................................................................................... 5
2.3 Da Responsabilidade pela Proteção do Acervo Documental..................................................... 5
2.4 Gestão Documental e a Responsabilidade Socioambiental........................................................ 5
3. Estrutura da Coordenação de Documentação e Informação................................................................ 6
4. Principais Procedimentos..................................................................................................................... 6
4.1 Protocolo...................................................................................................................................... 6
4.2 Arquivo........................................................................................................................................ 7
5. Legislação Arquivística........................................................................................................................ 8
Lei federal nº 8159 de 08 de janeiro de 1991.................................................................................... 9
Portaria nº 03 de 2003 SLTI/MP....................................................................................................... 11
Portaria nº 05 de 2002 SLTI/MP....................................................................................................... 16
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1. APRESENTAÇÃO
O Manual de Procedimentos Documentais é produto do levantamento das necessidades de
padronização das atividades.
Apresenta dados essenciais para a realização das atividades das áreas tornando de fácil
entendimento à equipe de trabalho. Vem expor a importância da organização das atividades de trâmites
documentais.
A publicação ora apresentada é uma contribuição necessária e de extrema seriedade para
aqueles que prestam e utilizam os serviços arquivísticos no âmbito documental.
A organização gera frutos de contribuição às técnicas arquivísticas.
O Ministério da Cultura necessita de uma reestruturação arquivística para o bom
cumprimento de suas atribuições, pois as áreas arquivam cópias dos documentos de acordo com critérios
próprios, a nomenclatura utilizada não é padronizada e o trâmite documental possui algumas falhas.
O Manual de Procedimentos Documentais tem por finalidade promover a conscientização
do produtor de documentos, ou seja, das áreas sobre a importância de ações preventivas para a localização
das informações. Tem a pretensão de ser um guia prático de procedimentos básicos a serem adotados nos
procedimentos de tramitação e arquivamento de documentos.
A implantação de procedimentos para a gestão de documentos viabilizará a localização
rápida, evitará o acúmulo de massa documental, trará segurança de acesso a pessoas autorizadas e a
manutenção permanente da qualidade do documento.
Adleide Catarina Falcão
Arquivista
2. GESTÃO DE DOCUMENTOS
A lei federal 8.159, de 08 de janeiro de 1991 conceitua gestão de documentos:
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Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
A aplicação desta técnica permite que a Instituição utilize a documentação de maneira
correta e passe a controlar o seu acervo documental. Desta forma a Instituição soluciona os problemas
decorrentes da falta de um programa de gestão, como:
Perda;
Duplicidade e extravio de documentos;
Falta de espaço;
Dificuldade no acesso e na localização da informação;
Controle manual de fluxo;e
Falta de padrão para elaboração e tratamento de documentos
Devem ser criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas
duplicações e emissão de vias desnecessárias.
A tramitação e utilização de documentos consistem nas atividades de protocolo
(recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação); expedição; organização e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária; elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos
e consultas).
A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos documentos
acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais será
objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e
de informação para a instituição e para terceiros.
Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um órgão ou entidade,
independente do suporte em que se apresentam, registram suas políticas, funções, procedimentos e decisões.
Nesse sentido, constituem-se em documentos arquivísticos, os quais conferem aos órgãos e entidades a
capacidade de:
1. Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o controle
social das informações;
2. Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão;
3. Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros;
4. Fornecer provas em caso de litígios;
5. Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários
ou clientes;
6. Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem
como a pesquisa histórica; e,
7. Manter a memória corporativa e coletiva.
Para conferir essa capacidade, os documentos arquivísticos precisam ser confiáveis,
autênticos, acessíveis, compreensíveis e passíveis de preservação, o que só é possível por meio da
implantação de um programa de gestão arquivística de documentos.
A gestão arquivística de documentos eletrônicos compreende:
1. Definição da política arquivística;
2. Designação de responsabilidades;
3. Planejamento do programa de gestão; e,
4. Implantação do programa de gestão.
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2.1 DA OBRIGATORIEDADE DA GESTÃO DOCUMENTAL
Lei Federal nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991:
Art. 1º É dever do Poder Públicos a gestão documental e o de
proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de
apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e
como elementos de prova e informação.
2.2 DA IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DOCUMENTAL
È responsabilidade de todos a gestão documental, tendo em vista que a Administração Pública é
formal e que seus atos devem ser registrados em algum suporte, portanto é necessário gerir a informação
produzida pelo Ministério da Cultura.
Desta forma, é preciso ressaltar a finalidade da Administração Pública, já que a instituição não deve
se organizar apenas por necessidade própria, mas também para atender as demandas do Governo Federal e
os anseios da sociedade.
Conforme expresso na Lei Federal nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991:
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações
de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas
em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja
imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
2.3 DA RESPONSABILIDADE PELA PROTEÇÃO DO ACERVO DOCUMENTAL
Lei Federal nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991:
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que
desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse público e social
As sanções penais podem ser vistas no Decreto-Lei nº2.848, de 7 de dezembro de 1940. Código
Penal/
Dos crimes contra o patrimônio.
2.4 DA RESPONSABILIDADE SOCIOAMBIENTAL
O devido tratamento dos documentos permitirá o ganho com o resgate célere da informação, um
melhor aproveitamento do espaço físico, garantirá a preservação da história da instituição e, principalmente,
contribuirá com a conservação do meio ambiente, por meio da redução de cópias que oneram o meio o
ambiente quanto ao uso de: papel, cartucho de tinta e energia elétrica.
3. ESTRUTURA DA COORDENAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
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Coordenação de Documentação e
Informação - CODIN
Divisão de Protocolo
DPROT
Divisão de Arquivo e Acervo
Documental
DIAAD
Biblioteca
Conforme consta na PORTARIA Nº 40, DE 30 DE ABRIL DE 2013 do Regimento Interno da SecretariaExecutiva, são atribuições da CODIN:
Art. 55. À Coordenação de Documentação e Informação compete gerir a política de documentação do
Ministério, garantindo a recuperação da informação, o acesso ao documento e a preservação de sua memória
e, especificamente:
I - gerir a política de documentação do Ministério, garantindo a recuperação da informação, o acesso ao
documento e a preservação de sua memória;
II - manter o intercâmbio com as unidades setoriais e seccionais, visando à integração e uniformização das
atividades;
III - coordenar as atividades de arquivo, protocolo e biblioteca do Ministério;
IV - orientar tecnicamente as unidades do Ministério, quanto aos procedimentos de organização e tratamento
documental;
V - gerir os sistemas informatizados referentes à gestão da informação no Ministério;
VI - propor critérios de automação e gerenciamento eletrônico dos documentos;
VII - definir os procedimentos para elaboração, publicação e divulgação de atos administrativos e
normativos do Boletim Administrativo;
VIII - promover e avaliar, no âmbito do Ministério da Cultura, a execução das atividades de organização,
tratamento e armazenamento dos acervos bibliográficos, de legislação e de multimeios;
IX - preservar a produção bibliográfica, técnica e histórica visando à formação e ao controle da Coleção
Memória do Ministério;
X - possibilitar o acesso dos usuários às informações do acervo bibliográfico;
XI - manter a política de seleção, aquisição e desbastamento de publicações e avaliação do acervo
bibliográfico; e
XII - orientar quanto aos procedimentos para as publicações produzidas ou editadas pelo Ministério por meio
de serviços gráficos.
4. PRINCIPAIS PROCEDIMENTOS
4.1 PROTOCOLO
Os procedimentos adotados no Protocolo Central e setorial são baseados na Portaria Normativa nº 05, de
19 de dezembro de 2002 do Ministério do Planejamento.
O Protocolo atua no recebimento e na Expedição de documentos e processos.
Quanto ao recebimento:
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Correios – ECT
Malote – abrange a representações regionais, as autarquias e fundações do Sistema MinC.
Atendimento ao público.
Quanto à expedição: (TODOS OS DOCUMENTOS DEVERÃO SER EXPEDIDOS POR MEIO DOS
PROTOCOLOS)
Correios-ECT
Malote- abrange a representações regionais, as autarquias e fundações do Sistema MinC.
Motoboy
Para cada um dos procedimentos há um formulário específico.
4.2 ARQUIVO
A Divisão de Arquivo e Acervo Documental atualmente é responsável pela guarda de todos os
processos que tiveram seu trâmite encerrado, para tanto é necessário sejam despachados nos sistemas e
nos processos, de modo que fique claro a solicitação de arquivamento.
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LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA
LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados e dá outras providências.
Decreto nº 2.942, de 18.1.99, regulamenta os arts. 7º,
11 e 16 (revogado)
Decreto nº 4.073, de 03.01.02, regulamenta a Lei
8.159/91
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço
saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono
a seguinte lei:
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão
documental e a de proteção especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio à administração,
à cultura, ao desenvolvimento científico e como
elementos de prova e informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins
desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter
público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o
conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando
a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos
públicos informações de seu interesse particular ou de
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena
de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo
seja imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da
vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5º A Administração Pública franqueará a
consulta aos documentos públicos na forma desta lei.
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização
pelo dano material ou moral decorrente da violação do
sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e
administrativa.
CAPÍTULO II
Dos Arquivos Públicos
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos, no exercício de
suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal em
decorrência de suas funções administrativas,
legislativas e judiciárias.
§ 1º São também públicos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por instituições de
caráter público, por entidades privadas encarregadas da
gestão de serviços públicos no exercício de suas
atividades.
§ 2º A cessação de atividades de instituições
públicas e de caráter público implica o recolhimento de
sua documentação à instituição arquivística pública ou
a sua transferência à instituição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados
como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes
aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,
constituam de consultas freqüentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários
aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de
documentos de valor histórico, probatório e
informativo que devem
ser
definitivamente
preservados.
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Art. 9º A eliminação de documentos produzidos
por instituições públicas e de caráter público será
realizada mediante autorização da instituição
arquivística pública, na sua específica esfera de
competência.
Art. 10º. Os documentos de valor permanente
são inalienáveis e imprescritíveis.
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arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais.
§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional
do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo
e do Poder Judiciário. São considerados, também, do
Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha,
do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério
do Exército e do Ministério da Aeronáutica.
CAPÍTULO III
Dos Arquivos Privados
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder
Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo
do Poder Judiciário.
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os
conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas
atividades.
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo
do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e
o arquivo do Poder Judiciário.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser
identificados pelo Poder Público como de interesse
público e social, desde que sejam considerados como
conjuntos de fontes relevantes para a história e
desenvolvimento científico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como
de interesse público e social não poderão ser alienados
com dispersão ou perda da unidade documental, nem
transferidos para o exterior.
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o
Poder Público exercerá preferência na aquisição.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos
privados identificados como de interesse público e
social poderá ser franqueado mediante autorização de
seu proprietário ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como
de interesse público e social poderão ser depositados a
título revogável, ou doados a instituições arquivísticas
públicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de
entidades religiosas produzidos anteriormente à
vigência do Código Civil ficam identificados como de
interesse público e social.
CAPÍTULO IV
Da Organização e Administração de Instituições
Arquivísticas Públicas
Art. 17. A administração da documentação
pública ou de caráter público compete às instituições
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do
Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são
organizados de acordo com sua estrutura políticojurídica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e
o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e
acompanhar e implementar a política nacional de
arquivos.
Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas
funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades
regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder
Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob
sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder
Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Judiciário Federal no exercício de suas funções,
tramitados em juízo e oriundos de cartórios e
secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal
e municipal definirá os critérios de organização e
vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem
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como a gestão e o acesso aos documentos, observado o
disposto na Constituição Federal e nesta lei.
CAPÍTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos
Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno
aos documentos públicos.
Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo
que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na
classificação dos documentos por eles produzidos.
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em
risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como
aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas são originariamente sigilosos.
§ 2º O acesso aos documentos sigilosos
referentes à segurança da sociedade e do Estado será
restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a
contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma única vez, por igual período.
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente
à honra e à imagem das pessoas será restrito por um
prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data
de produção.
Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer
instância, determinar a exibição reservada de qualquer
documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa
de direito próprio ou esclarecimento de situação
pessoal da parte.
Disposições Finais
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal,
civil e administrativa, na forma da legislação em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse público
e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de
Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo
Nacional, que definirá a política nacional de arquivos,
como órgão central de um Sistema Nacional de
Arquivos (Sinar).
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será
presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e
integrado por representantes de instituições
arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho
criado neste artigo serão estabelecidos em
regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua
publicação.
Art. 28. Revogam-se as disposições em
contrário.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
[Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991, e pub.
ret. em 28 de janeiro de 1991]
Parágrafo único. Nenhuma norma de
organização administrativa será interpretada de modo
a, por qualquer forma, restringir o disposto neste
artigo.
SECRETARIA DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
PORTARIA Nº 3, DE 16 DE MAIO DE 2003
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O SECRETÁRIO DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA
DA INFORMAÇÃO, DO MINISTÉRIO DO
PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO, no
uso da atribuição que lhe confere o Decreto nº 3.858,
de 4 de julho de 2001, e tendo em vista o disposto no
Decreto nº 1.094, de 23 de março de 1994, resolve:
Art. 1º Baixar a presente Portaria, destinada a orientar
os órgãos da Presidência da República, Ministérios,
autarquias e fundações integrantes do Sistema de
Serviços Gerais - SISG, quanto aos procedimentos
relativos
às
atividades
de
Comunicações
Administrativas, para utilização do número único de
processos e documentos.
Art. 2º Os processos autuados pelos órgãos públicos
federais integrantes do SISG deverão adotar a
sistemática de numeração única de processo e/ou
documentos, de acordo com o disposto nesta Portaria,
visando a integridade do número atribuído ao processo
e/ou documento, na unidade protocolizadora de
origem.
Parágrafo
único.
Entende-se
por
unidade
protocolizadora, a unidade organizacional que tenha,
dentre suas competências, independentemente da sua
denominação e hierarquia, na escritura do órgão que
integra, a responsabilidade pela autuação/numeração
de processos e/ou documentos.
09000 A 09999 - MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES
EXTERIORES
10000 A 19999 - MINISTÉRIO DA FAZENDA
21000 A 21999-MINISTÉRIO DA AGRICULTURA,
PECUÁRIA E ABASTECIMENTO
23000 A 23999 - MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
25000 A 25999 - MINISTÉRIO DA SAÚDE
33000 A 33999 - MINISTÉRIO DA SAÚDE
35000 A 39999 - MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA
SOCIAL
44000 A 45999 - MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA
SOCIAL
46000 A 47999 - MINISTÉRIO DO TRABALHO E
EMPREGO
48000 A 49999 - MINISTÉRIO DE MINAS E
ENERGIA
50000
A
51999
TRANSPORTES
-
MINISTÉRIO
DOS
Art. 3º Para a utilização da sistemática de numeração
única de processo, os órgãos integrantes do SISG
deverão obedecer as faixas numéricas de codificação
de unidades protocolizadoras relacionadas abaixo:
52000
A
52999MINISTÉRIO
DO
DESENVOLVIMENTO, INDÚSTRIA E COMÉRCIO
EXTERIOR
00001 A 00399 - PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
53000
A
53999
COMUNICAÇÕES
00400 A 00599 - ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO
01200 A 01399 - MINISTÉRIO DA CIÊNCIA E
TECNOLOGIA
01400 A 01599 - MINISTÉRIO DA CULTURA
02000 A 02999
AMBIENTE
-
MINISTÉRIO
DO
MEIO
03000
A
05999
MINISTÉRIO
PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO
58000 A 58999 - MINISTÉRIO DO ESPORTE
08000 A 08999 - MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
DO
-
MINISTÉRIO
54000
A
56999
MINISTÉRIO
DESENVOLVIMENTO AGRÁRIO
DAS
DO
59000 A 59999 - MINISTÉRIO DA INTEGRAÇÃO
NACIONAL
60000 A 69999 - MINISTÉRIO DA DEFESA
70000 A 70999 - MINISTÉRIO DA AGRICULTURA,
PECUÁRIA E ABASTECIMENTO
71000 A 71999 - MINISTÉRIO DA ASSISTÊNCIA E
PROMOÇÃO SOCIAL
72000 A 72999 - MINISTÉRIO DO TURISMO
MINISTÉRIO DA CULTURA
80000 A 80899 - MINISTÉRIO DAS CIDADES
90000 A 90499 - GABINETE DO MINISTRO
EXTRAORDINÁRIO
DE
SEGURANÇA
ALIMENTAR E COMBATE À FOME
Art. 4º Os órgãos já cadastrados no Cadastro Nacional
de Unidades Protocolizadoras da Administração
Pública Federal deverão encaminhar ao Departamento
de Logística e Serviços Gerais - DLSG, da Secretaria
de Logística e Tecnologia da Informação - SLTI, do
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão MP, no prazo de trinta dias, a contar da data de
publicação desta Portaria, a relação das suas unidades
protocolizadoras, com os respectivos dados
atualizados, para a manutenção e atualização do
referido Cadastro, viabilizando, assim, a reedição do
novo Catálogo Nacional de Protocolos da
Administração Federal.
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verificação (DV) e, com o acréscimo dos dígitos
verificadores, o número atribuído ao processo será
composto por dezessete dígitos, separados em grupos
(00000.000000/0000-00), conforme descrito abaixo:
I - o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos,
referentes ao código numérico atribuído a cada unidade
protocolizadora e este código identifica o órgão de
origem do processo, mantendo-se inalterado, de acordo
com as faixas numéricas determinadas no art. 3º;
II - o segundo grupo é constituído de seis dígitos,
separados do primeiro por um ponto e determina o
registro seqüencial dos processos autuados, devendo
este número ser reiniciado a cada ano;
III - o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos,
separado do segundo grupo por uma barra, indica o ano
de formação do processo; e
Art. 5º Para o cadastramento de novas unidades
protocolizadoras, o órgão interessado deverá solicitar,
previamente, ao DLSG/SLTI/MP, o seu cadastramento,
devendo constar da solicitação, os seguintes dados:
IV - o quarto grupo, constituído de dois dígitos,
separado do terceiro grupo por hífen, indica os Dígitos
Verificadores (DV), utilizados pelos órgãos que façam
uso de rotinas automatizadas.
I - nome/sigla da unidade protocolizadora (órgão);
Parágrafo único. Somente terão valor, perante a
Administração Pública Federal, os processos autuados
de acordo com as disposições desta Portaria.
II - DDD/telefone, fax, e-mail; e
III - endereço completo (rua, avenida, número, bairro,
cidade, UF e CEP).
§ 1º As solicitações de cadastramento deverão ser
encaminhadas ao DLSG/SLTI/MP, no seguinte
endereço:
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação
Departamento de Logística e Serviços Gerais
Esplanada dos Ministérios, Bloco "C", 3º Andar,
Sala/351
70046-900 - Brasília-DF
§ 2º Toda e qualquer alteração, ocorrida nos dados das
unidades protocolizadoras cadastradas, deverá ser
comunicada ao DLSG/SLTI/MP, mencionando o
código da unidade seguido das alterações a serem
introduzidas, visando a atualização do Cadastro
Nacional
de
Unidades
Protocolizadoras
da
Administração Federal.
Art. 6º O número único atribuído ao processo, quando
da sua autuação, será constituído de quinze dígitos,
devendo, ainda, ser acrescido de mais dois dígitos de
Art. 7º As Empresas Públicas poderão adotar a
sistemática de numeração única de processo, mediante
solicitação de cadastramento no Ministério ao qual
estão vinculadas.
Art. 8º Os processos autuados originariamente nos
órgãos que não utilizam a sistemática de numeração
única de processos, como outros Poderes, Empresas,
Governos Estaduais, Municipais e do Distrito Federal,
e que estejam em tramitação nos órgãos públicos
federais, deverão ser identificados por intermédio de
mecanismos de controle desenvolvidos para prestar
informações à parte interessada, tanto pelo número de
origem, quanto pelo nome do órgão ou do interessado,
não podendo, em hipótese alguma, ser renumerados.
Art. 9º Os órgãos cadastrados e que foram
transformados de acordo com o disposto nos artigos 30
e 31 da Medida Provisória nº 103/2003, mantêm
inalteradas as suas respectivas faixas numéricas de
codificação de unidades protocolizadoras, conforme
estabelecido no art. 3º .
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Art. 10. As entidades vinculadas a Ministérios extintos,
na forma do art. 33 da Medida Provisória nº 103/2003,
e transferidas para outros Ministérios, serão
recadastradas.
§ 1º Nos casos de tramitação externa, haverá, no
controle de movimentações da unidade protocolizadora
do órgão expedidor, a indicação dos dados que permita
a identificação do órgão de destino.
§ 1º O recadastramento será efetuado de acordo com a
faixa numérica de codificação de unidades
protocolizadoras do Ministério, o qual tais unidades
passem a integrar.
§ 2º Na tramitação interna, a identificação será feita
por intermédio de tabela de códigos definida para as
unidades organizacionais internas.
§ 2º O recadastramento será efetuado pelo
DLSG/SLTI/MP, que enviará listagem para todos os
órgãos do Sistema, contendo a nova codificação das
unidades protocolizadoras pertencentes aos órgãos que
foram transferidos, dos Ministérios extintos para outros
Ministérios.
§ 3º Os códigos de unidades protocolizadoras
anteriormente utilizados por órgãos extintos ou
transferidos para outros Ministérios, não poderão ser
reutilizados e serão automaticamente extintos do
Cadastro Nacional de Unidades Protocolizadoras,
mantido pelo DLSG/SLTI/MP.
Art. 11. O registro de processos e/ou documentos a ser
adotado pelas unidades protocolizadoras conterá os
seguintes campos:
I - número único de processo/documento;
II - identificação do documento original (espécie,
procedência, data);
III - nome do interessado (nomes de pessoas físicas ou
jurídicas);
IV - data de cadastramento (dia, mês e ano); e
V - assunto (descrição clara e concisa do conteúdo do
documento).
Parágrafo único. Os processos autuados e os
documentos registrados anteriormente permanecerão
tramitando com o número de origem, até a decisão
final e o seu arquivamento, não sendo permitida a
renumeração de processos e documentos no âmbito da
Administração Pública Federal.
Art. 12. Após o cadastramento do processo e/ou
documento, deverá ser mantido o efetivo controle da
movimentação, visando a imediata localização física e
a pronta prestação de informações à parte interessada.
§ 3º A movimentação de processos e/ou documentos
deverá ser efetuada por intermédio das unidades
protocolizadoras
cadastradas
e,
após
cada
movimentação, poderá ser registrada uma síntese dos
despachos proferidos, objetivando a pronta prestação
de informações à parte interessada.
Art. 13. O código do arquivamento de processos
deverá ser indicado em campo específico, definido no
registro de cadastramento, a fim de permitir a
respectiva localização física e os processos deverão ser
arquivados, preferencialmente, no órgão de origem.
Parágrafo único. Deverá ser mantida cópia de
segurança (back up) diária dos arquivos gerados por
sistema informatizado de protocolo.
Art. 14. As unidades protocolizadoras, que utilizem
rotinas automatizadas, acrescentarão dois dígitos ao
número único de processo, os dígitos verificadores
(DV), definidos por módulo 11 (onze) e pesos
correspondentes à posição dos dígitos, da direita para a
esquerda, em progressão aritmética de razão 1 (um),
com o primeiro termo igual a 2 (dois) e assim, o último
termo, será igual a 16 (dezesseis).
Art. l5. O cálculo do 1º Dígito Verificador (DV) será
obtido observados os passos a seguir:
I - multiplica-se cada um dos quinze algarismos do
número único de processo pelo respectivo peso,
somando-se os produtos parciais;
II - a soma encontrada (ponderada) será dividida por 11
(onze); e
III - com relação ao resto da divisão por 11, que poderá
ser de l0 (dez) a 0 (zero), a tabela a seguir conduzirá ao
dígito procurado:
MÓD
(menos)
RESTO
>
DV
11
10
1
11
9
2
11
8
3
MINISTÉRIO DA CULTURA
Pág. 14
11
7
4
11
6
5
11
5
6
Art. 16. O cálculo do 2º Dígito Verificador (DV) será
obtido observados os passos a seguir:
I - O primeiro algarismo, obtido na etapa precedente,
será colocado imediatamente à direita do número único
de processo, utilizando-se o mesmo procedimento do
1º Dígito Verificador, com a diferença de que os pesos,
sempre da direita para a esquerda, partirão de 2 (dois) 1º termo da progressão, e finalizando em 17
(dezessete) - último termo da progressão aritmética.
2º Exemplo:
Dado o número único de processo 0400.001412/2000,
calcular os dígitos verificadores.
a)(0x2)+(0x3)+(0x4)+(2x5)+(2x6)+(1x7)+(4x8)+(1x9)
+(0x10)+(0x11)+(0x12)+(0x13)+(0x14)+(4x15)+(0x16);
b) 0+0+0+10+12+7+32+9+0+0+0+0+0+60+0=130;
c) 130÷11 = 11; RESTO = 9;
d) 11-9=2; e
e) O 1º DV será 2 (dois).
1º Exemplo:
Para o segundo DV:
Dado o número único de processo 35041.000387/2000,
os dígitos verificadores serão calculados do seguinte
modo:
a)
a)(2x2)+(0x3)+(0x4)+(0x5)+(2x6)+(2x7)+(1x8)+(4x9)
+(1x10)+(0x11)+(0x12)+(0x13)+(0x14)+(0x15) +(4x16)+(0x17);
b) 4+0+0+0+12+14+8+36+10+0+0+0+0+0+64+0=148;
(0x2)+(0x3)+(0x4)+(2x5)+(7x6)+(8x7)+(3x8)+(0x9)+(0x10)+(0x11)
+ (1x12) + (4x13) + (0x14) + (5x15)+(3x16);
c) 148÷11=13; RESTO=5;
b) 0+0+0+10+42+56+24+0+0+0+12+52+0+75+48=319
d) 11-5=6; e
c) 319÷11 = 29; RESTO = 0;
e) O 2º DV será 6 (seis).
d) 11-0=11 - despreza-se a casa da dezena; e
Assim sendo, o número único de processo dado como
exemplo será acrescido dos dígitos verificadores
4000.001412/2000-26.
e) o 1º DV será 1 (um).
OBSERVAÇÃO: o número encontrado para o 1º DV,
deverá ser colocado à direita do número único de
processo, dando continuidade aos procedimentos
relativos ao cálculo do 2º DV, conforme a seguir:
a)(lx2)+(0x3)+(0x4)+(0x5)+(2x6)+(7x7)+(8x8)+(3x9)+(0x10)
Art. 17. Os órgãos que não dispõem de recursos
automatizados deverão, simplesmente, colocar à direita
dos quinze algarismos referentes ao número inteiro do
processo, duas letras, D e V (iniciais de DÍGITO
VERIFICADOR), considerando que, no futuro,
poderão ser automatizados e farão uso desta
sistemática.
+(0x11)+(0x12)+(1x13)+(4x14)+(0x15)+(5x16)+(3x17);
b) 2+0+0+0+12+49+64+27+0+0+0+13+56+0+80+51=354
c) 354÷11 = 32; RESTO = 2;
d) 11-2=9; e
e) O 2º DV será 9 (nove).
Assim sendo, o número único do processo dado como
exemplo, será acrescido dos dígitos verificadores
35041.000387/2000-19.
Art. 18. Quando uma unidade protocolizadora receber
um processo de outro órgão, deverá proceder seu
registro e a sua tramitação deverá ocorrer com o
número de origem, rigorosamente, inalterado.
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 19. É vedado adotar procedimentos diversos do
admitido nesta Portaria, como colocar arbitrariamente
qualquer algarismo para indicar o dígito verificador ou
suprimir dígitos de verificação que tenham sido
lançados por outro órgão.
MINISTÉRIO DA CULTURA
Art. 20. Recomenda-se que, no desenvolvimento de
sistemas automatizados para a tramitação/controle de
processos e/ou documentos, seja prevista a elaboração
de relatórios para a prestação de informações gerais.
Art. 2l. A capa de processo utilizada atualmente, pelos
órgãos públicos federais, será mantida e tem as
seguintes especificações básicas:
I - material: Papel Kraft branco (KB-125) com
125g/m2;
II - formato: 220mm x 298mm;
III - forma de apresentação: Folha Dupla (D);
IV - timbre: 5 (centrado no impresso com os dizeres
"Serviço Público Federal", ficando a parte superior do
emblema a 15mm (40 pontos);
V - impressão: Preto frente;
VI - acondicionamento: Pacote de 250 impressos,
envoltos em papel kraft (KN-75), cor parda e rotulado;
e
VII - unidade de compra: Milheiro.
Art. 22. Os sistemas informatizados deverão prever
cálculos
diferenciados
dos
DÍGITOS
VERIFICADORES entre os números dos processos
anteriores e os posteriores a 1/1/2000, e a fórmula de
cálculo destes dígitos será a mesma descrita nesta
Portaria, sendo que os números dos processos autuados
anteriormente àquela data terão 13 posições (ano com
2 caracteres numéricos) e os posteriores terão 15
posições (ano com 4 caractéres numéricos).
Pág. 15
Art. 23. Os casos omissos e as dúvidas serão dirimidos
pelo DLSG/SLTI/MP.
Art. 24. Fica revogada a Portaria MP nº 02, de 26 de
fevereiro de 2003.
Art. 25. Esta Portaria entra em vigor na data de sua
publicação.
ROGÉRIO SANTANNA DOS SANTOS
(Of. El. nº 293/03)
D.O.U., 19/05/2003
MINISTÉRIO DA CULTURA
Pág. 16
SECRETARIA DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002 (*)
Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública
Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.
A SECRETÁRIA-ADJUNTA DE LOGÍSTICA E
TECNOLOGIA
DA
INFORMAÇÃO,
DO
MINISTÉRIO
DO
PLANEJAMENTO,
ORÇAMENTO E GESTÃO, no uso das atribuições
conferidas pelo Decreto s/nº, de 3 de novembro de
1999 e pelo Decreto nº 3.858 de 5 de junho de 2001 e
tendo em vista o disposto na Portaria/MP nº 171, de 28
de dezembro de 1999, resolve:
Art. 1º Dispor sobre os procedimentos gerais para
utilização dos serviços de <protocolo>, no âmbito da
Administração Pública Federal, para os órgãos e
entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais SISG, nos termos do Anexo desta Portaria Normativa.
Art. 2º Esta Portaria Normativa entra em vigor na data
de sua publicação.
RENATA VILHENA
ANEXO
PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAÇÃO
DOS SERVIÇOS DE PROTOCOLO
1. OBJETIVO
CORRESPONDÊNCIA - É toda espécie de
comunicação escrita, que circula nos órgãos ou
entidades, à exceção dos processos.
Quanto à natureza: A correspondência classifica-se em
interna e externa, oficial e particular, recebida e
expedida.
a)Interna e externa
A correspondência interna é mantida entre as unidades
do órgão ou entidade.
A correspondência externa é mantida entre os órgãos
ou entidades da Administração Pública Federal.
b)Oficial e particular
A correspondência oficial é a espécie formal de
comunicação mantida entre os órgãos ou entidades da
Administração Pública Federal ou destes para outros
órgãos públicos ou empresas privadas.
A correspondência particular é a espécie informal de
comunicação utilizada entre autoridades ou servidores
e instituições ou pessoas estranhas à Administração
Pública Federal.
Esta norma tem por objetivo equalizar os
procedimentos gerais referentes à gestão de processos
e correspondência, com a finalidade de criar bases para
a implantação de sistemas informatizados unificados
no âmbito a que se destina.
c) Recebida e expedida
2. CONCEITOS E DEFINIÇÕES
A expedição é a remessa da correspondência interna ou
externa no âmbito da Administração Pública Federal.
Para efeito desta norma, foram utilizados os seguintes
conceitos e definições:
AUTUAÇÃO E/OU FORMAÇÃO DE PROCESSO É o termo que caracteriza a abertura do processo. Na
formação do processo deverão ser observados os
documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e
operações contábeis financeiras, ou requeira análises,
informações, despachos e decisões de diversas
unidades organizacionais de uma instituição.
A correspondência recebida é aquela de origem interna
ou externa recebida pelo <protocolo> central ou
setorial do órgão ou entidade.
DESAPENSAÇÃO - É a separação física de processos
apensados.
DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS - É a retirada
de peças de um processo, que poderá ocorrer quando
houver interesse da Administração ou a pedido do
interessado.
MINISTÉRIO DA CULTURA
DESMEMBRAMENTO - É a separação de parte da
documentação de um ou mais processos para formação
de novo processo; o desmembramento de processo
dependerá de autorização e instruções específicas do
órgão interessado.
DESPACHO - Decisão proferida pela autoridade
administrativa em caso que lhe é submetido à
apreciação; o despacho pode ser favorável ou
desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador,
servidor público ou não.
DILIGÊNCIA - É o ato pelo qual um processo que,
tendo deixado de atender as formalidades
indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal,
é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de
corrigir ou sanar as falhas apontadas.
DISTRIBUIÇÃO - É a remessa do processo às
unidades que decidirão sobre a matéria nele tratada.
DOCUMENTO - É toda informação registrada em um
suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova
e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de
vida e pensamentos do homem numa determinada
época ou lugar.
Pág. 17
Documentos sonoros: São os documentos com
dimensões e rotações variáveis, contendo registros
fonográficos. Ex.: discos e fitas audiomagnéticas;
Documentos micrográficos: São documentos em
suporte fílmico resultante da microrreprodução de
imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
Ex.: rolo, microficha, jaqueta e cartão-janela;
Documentos informáticos: São os documentos
produzidos, tratados e armazenados em computador.
Ex.: disco flexível (disquete), disco rígido
(Winchester) e disco óptico.
b) Caracterização quanto à espécie
Atos normativos: Expedidos por autoridades
administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar
sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória,
decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução,
portaria, instrução normativa, ordem de serviço,
decisão, acórdão, despacho decisório, lei;
Atos enunciativos: São os opinativos, que esclarecem
os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Ex.:
parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;
De acordo com seus diversos elementos, formas e
conteúdos, os documentos podem ser caracterizados
segundo o gênero, a espécie e a natureza, conforme
descrito a seguir.
Atos de assentamento: São os configurados por
registros, consubstanciando assentamento sobre fatos
ou ocorrências. Ex.: apostila, ata, termo, auto de
infração;
a) Caracterização quanto ao gênero
Atos comprobatórios: São os que comprovam
assentamentos, decisões etc. Ex.: traslado, certidão,
atestado, cópia autêntica ou idêntica; Atos de ajuste:
São representados por acordos em que a Administração
Pública Federal, Estadual ou Municipal - é parte. Ex:
tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste
etc.) e, Atos de correspondência: Objetivam a execução
dos atos normativos, em sentido amplo. Ex: aviso,
ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação,
exposição de motivos, notificação, telegrama, telex,
telefax, alvará, circular.
Documentos textuais: São os documentos manuscritos,
datilografados ou impressos;
Documentos cartográficos: São os documentos em
formatos
e
dimensões
variáveis,
contendo
representações geográficas arquitetônicas ou de
engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis;
Documentos iconográficos: São documentos em
suporte sintético, em papel emulsionado, contendo
imagens estáticas. Ex.: fotografias (diapositivos,
ampliações e negativos fotográficos), desenhos e
gravuras;
Documentos filmográficos: São documentos em
películas cinematográficas e fitas magnéticas de
imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras,
com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens
em movimento. Ex.: filmes e fitas vídeomagnéticas;
c) Caracterização quanto à natureza
Documentos Sigilosos: São os que requerem rigorosas
medidas de segurança e cujo teor ou característica
possam ser do conhecimento de servidores que,
embora sem ligação íntima com seu estudo e manuseio,
sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em
razão de sua responsabilidade funcional;
MINISTÉRIO DA CULTURA
Pág. 18
Documentos Urgentes: São os documentos cuja
tramitação requer maior celeridade que a rotineira. Ex.:
Pedidos de informação oriundos do Poder Executivo,
do Poder Judiciário e das Casas do Congresso
Nacional; mandados de segurança; licitações judiciais
ou administrativas; pedidos de exoneração ou dispensa;
demissão; auxílio - funeral; diárias para afastamento da
Instituição; folhas de pagamento; outros que, por
conveniência da Administração ou por força de lei,
exijam tramitação preferencial.
PROCEDÊNCIA - A instituição que originou o
documento.
Documentos Ostensivos: São documentos cujo acesso
é irrestrito;
PROCESSO ACESSÓRIO - É o processo que
apresenta matéria indispensável à instrução do
processo principal.
Documentos Reservados: São aqueles cujo assunto não
deva ser do conhecimento do público em geral.
FOLHA DO PROCESSO - São as duas faces de uma
página do processo.
INTERESSADO - Pessoa física ou instituição que será
objeto de análise do processo.
JUNTADA - É a união de um processo a outro, ou de
um documento a um processo; realiza-se por Anexação
ou Apensação.
JUNTADA POR ANEXAÇÃO - É a união definitiva e
irreversível
de
01
(um)
ou
mais
processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo
(considerado principal), desde que pertencentes a um
mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.
JUNTADA POR APENSAÇÃO - É a união provisória
de um ou mais processos a um processo mais antigo,
destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em
matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou
não. Ex. Um processo de solicitação de aposentadoria
de servidor público federal, apensado ao outro
referente à solicitação de revisão de percepção, para
subsidiá-lo, caracterizando a apensação do processo
acessório ao processo principal.
NUMERAÇÃO DE PEÇAS - É a numeração atribuída
às partes integrantes do processo.
PÁGINA DO PROCESSO - É cada uma das faces de
uma folha de papel do processo.
PEÇA DO PROCESSO - É o documento que, sob
diversas formas, integra o processo. Ex: Folha, folha
de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo
de convênio, contrato, fita de vídeo, nota fiscal, entre
outros.
PROCESSO - É o documento ou o conjunto de
documentos que exige um estudo mais detalhado, bem
como procedimentos expressados por despachos,
pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para
pagamento de despesas; assim, o documento é
protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a
executar tais procedimentos.
PROCESSO PRINCIPAL - É o processo que, pela
natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de
um ou mais processos como complemento à sua
decisão.
<PROTOCOLO> CENTRAL - É a unidade junto ao
órgão ou entidade, encarregada dos procedimentos
com relação às rotinas de recebimento e expedição de
documentos.
<PROTOCOLO> SETORIAL - É a unidade
localizada junto aos setores específicos dos órgãos ou
entidades, encarregada de dar suporte às atividades de
recebimento e expedição de documentos no âmbito da
área à qual se vincula; tem a finalidade de
descentralizar as atividades do <protocolo> central.
REGISTRO - É a reprodução dos dados do documento,
feita em sistema próprio, destinado a controlar a
movimentação da correspondência e do processo e
fornecer dados de suas características fundamentais,
aos interessados.
TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS É uma nota utilizada para informar sobre a retirada de
peça(s) de um processo pode ser por intermédio de
carimbo específico.
TERMO DE DESAPENSAÇÃO - É uma nota
utilizada para registrar a separação física de dois ou
mais processos apensados pode ser por intermédio de
carimbo específico.
TERMO DE ENCERRAMENTO - É uma nota
utilizada para registrar o encerramento do processo
pode ser por intermédio de carimbo específico.
TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEÇA - É
uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s)
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ou peça(s) ao processo pode ser por intermédio de
carimbo específico.
TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEÇA - É
uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s)
ou peça(s) do processo pode ser por intermédio de
carimbo específico.
TERMO DE RESSALVA - É uma nota utilizada para
informar que uma peça foi retirada do processo quando
do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi
constatada a ausência de uma peça pode ser por
intermédio de carimbo específico.
TRAMITAÇÃO - É a movimentação do processo de
uma unidade à outra, interna ou externa, através de
sistema próprio.
3.RECEBIMENTO, REGISTRO E DISTRIBUIÇÃO
DE DOCUMENTOS
Ao receber a correspondência e proceder à abertura do
envelope, o protocolo setorial deverá observar:
a)se está assinado pelo próprio remetente, por seu
representante legal ou procurador, caso em que deverá
ser anexado o instrumento de procuração;
b)se está acompanhado dos respectivos anexos, se for o
caso;
c)se contém o comprovante de recebimento, e
providenciar a respectiva devolução;
Pág. 19
A seguir, tratar o documento conforme os
procedimentos descritos abaixo, destinados à
correspondência ou processo, conforme o caso.
Nenhuma correspondência poderá permanecer por
mais de 24h (vinte e quatro horas) nos protocolos,
salvo aquelas recebidas às sextas-feiras, véspera de
feriados ou pontos facultativos.
4.PROCEDIMENTOS
CORRESPONDÊNCIA
COM
RELAÇÃO
À
a)Toda correspondência oficial expedida deverá conter,
para sua identificação em sistema próprio, a espécie do
documento e o órgão emissor, seguido da sigla da
unidade, do número de ordem, destinatário, assunto e
da data da emissão.
A correspondência oficial expedida será encaminhada
por intermédio do protocolo central do órgão ou
entidade, por meio dos serviços da empresa de
correios, ou utilizando-se de meios próprios para
efetuar a entrega.
A correspondência oficial interna será encaminhada
por intermédio do protocolo setorial;
Toda correspondência oficial expedida será
acondicionada em envelope, contendo, no canto
superior esquerdo, o nome, cargo, endereço do
destinatário, a espécie e número da correspondência,
bem como nome e endereço do remetente, a fim de
que, em caso de devolução, a empresa de correios o
localize, conforme modelo a seguir:
d)se a correspondência será autuada ou não;
Exemplo:
Ressalta-se que o documento oficial faz referência ao
cargo do destinatário e não à pessoa que o ocupa;
portanto, quando um documento oficial for
encaminhado para um destinatário que não ocupe mais
MINISTÉRIO DA CULTURA
Pág. 20
o cargo, deverá ser aberto, para as providências
cabíveis.
b)Apor, na capa do processo, a etiqueta com o
respectivo número deprotocolo;
b)A correspondência particular não será expedida pelas
unidades de protocolo central ou setorial do órgão ou
entidade.
c)Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta
com o mesmo número de protocolo;
A correspondência de caráter particular recebida pelas
unidades de protocolo central ou setorial deverá ser
encaminhada diretamente ao destinatário.
e)Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma
sucinta, clara e objetiva;
c)Correspondência Recebida e expedida
Correspondência Recebida
f)Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo
será encaminhado;
A correspondência recebida será entregue no protocolo
central de cada órgão ou entidade da Administração
Pública Federal, para posterior distribuição.
O protocolo central receberá a correspondência e
verificará se o destinatário ou a unidade pertencem ou
não ao órgão ou entidade; em caso negativo, devolverá
a correspondência ao remetente, apondo o carimbo, e
identificando o motivo da devolução.
As unidades de protocolo central remeterão a
correspondência lacrada, ao protocolo setorial da
unidade à qual pertença o destinatário, controlando por
meio de sistema próprio.
d)Correspondência Expedida
O controle da expedição de correspondência caberá ao
respectivo protocolo setorial, responsável pela
numeração, que deverá ser seqüencial, numéricocronológica e iniciada a cada ano.
O protocolo central do órgão ou da entidade manterá
um controle da expedição de correspondência, a fim de
informar aos usuários, sua localização, em tempo real.
5. PROCEDIMENTOS
PROCESSOS
d)Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo
(órgão, número da folha e rubrica do servidor que
estiver numerando o processo);
COM
RELAÇÃO
A
5.1 AUTUAÇÃO OU FORMAÇÃO DE PROCESSO
A autuação, também chamada formação de processo,
obedecerá a seguinte rotina:
a)Prender a capa, juntamente com toda a
documentação, com colchetes, obedecendo a ordem
cronológica do mais antigo para o mais recente, isto é,
os mais antigos serão os primeiros do conjunto;
g)Registrar, em sistema próprio, identificando as
principais características do documento, a fim de
permitir sua recuperação. Ex.: espécie, nº, data,
procedência, interessado, assunto e outras informações
julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de
cada órgão ou entidade;
h)Conferir o registro e a numeração das folhas;
i)Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e
registrado para a unidade específica correspondente, do
órgão ou entidade;
j)O envelope encaminhando a correspondência não será
peça do processo, devendo ser descartado, anotando-se
as informações necessárias, referentes ao endereço do
remetente.
A correspondência não autuada seguirá as regras desta
norma para ser registrada em sistema próprio e
encaminhada à unidade de destino.
A autuação de documentos classificados como
"SECRETO", "CONFIDENCIAL" ou "RESERVADO"
será processada por servidor com competência para tal,
da mesma forma que os demais documentos, devendo,
no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial,
após a autuação, lacrarem o envelope do processo,
apondo o número do processo, o órgão de destino e o
carimbo correspondente ao grau de sigilo.
As mensagens e documentos resultantes de transmissão
via fax não poderão se constituir em peças de processo.
Não serão autuados os documentos que não devam
sofrer tramitação, tais como convites para festividades,
comunicação de posse, remessa para publicação, pedido
de cópia de processo, desarquivamento de processo e
MINISTÉRIO DA CULTURA
Pág. 21
outros que, por sua natureza, não devam constituir
processo.
numeração, não sendo admitido diferenciar pelas letras
"A" e "B", nem rasurar.
A prioridade na autuação e movimentação de processos
deve contemplar documentos caracterizados como
urgentes.
Nos casos em que a peça do processo estiver em
tamanho reduzido, será colada em folha de papel
branco, apondo-se o carimbo da numeração de peças de
tal forma que o canto superior direito do documento
seja atingido pelo referido carimbo.
O processo deve ser autuado, preferencialmente, por
um documento original; no entanto, pode ser autuado
utilizando-se uma cópia de documento, considerando-se
que o servidor tem fé pública para autenticar
documentos e fazer reconhecimento de firmas.
5.2NUMERAÇÃO DE FOLHAS E DE PEÇAS
As folhas dos processos serão numeradas em ordem
crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo
próprio para colocação do número, aposto no canto
superior direito da página, recebendo, a primeira folha,
o número 1.
O documento não encadernado receberá numeração em
seqüência cronológica e individual para cada peça que o
constituir.
A numeração das peças do processo é iniciada no
protocolo central ou setorial da unidade correspondente,
conforme faixa numérica de autuação. As peças
subseqüentes serão numeradas pelas unidades que as
adicionarem; a capa do processo não será numerada.
Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma
5.3JUNTADA
A juntada de processos será executada pelo central ou
setorial da unidade correspondente, mediante
determinação, por despacho, de seu dirigente.
5.3.1JUNTADA POR ANEXAÇÃO
Os processos oriundos de instituições não pertencentes
à Administração Pública Federal só terão suas peças
renumeradas se a respectiva numeração não estiver
correta; não havendo falhas, prosseguir com a
seqüência numérica existente;
Qualquer solicitação ou informação inerente ao
processo será feita por intermédio de despacho no
próprio documento ou, caso seja possível, em folha de
despacho, a ser incluída ao final do processo,
utilizando-se tantas folhas quanto necessário. Utilizar
somente a frente da folha de despacho, não permitidose a inclusão de novas folhas até seu total
aproveitamento. No caso de inserção de novos
documentos no processo, inutilizar o espaço em branco
da última folha de despacho, apondo o carimbo "Em
branco".
Quando, por falha ou omissão, for constatada a
necessidade da correção de numeração de qualquer
folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um "X"
sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas
seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrência.
A juntada por anexação será feita somente quando
houver dependência entre os processos a serem
anexados.
A dependência será caracterizada quando for possível
definir um processo como principal e um ou mais
como acessórios.
Exemplos que caracterizam os processos principais e
acessórios:
MINISTÉRIO DA CULTURA
Pág. 22
Processo Principal Processo Acessório
Inquérito
Administrativo
Recurso contra
Inquérito
Auto de Infração
Defesa contra Auto de Infração
Aquisição
Material
Licença
vencimentos
de
sem
decisão
de
Prestação de Contas
Cancelamento de Licença
Na juntada por anexação, as peças do conjunto
processado serão renumeradas a partir do processo
acessório.
Se, na juntada por anexação, o processo acessório
contiver "TERMO DE RETIRADA DE PEÇA", na
renumeração do conjunto processado, permanecerá
vago o lugar correspondente à peça desentranhada,
devendo, no entanto, esta providência ser consignada
expressamente no "TERMO DE RESSALVA" a ser
lavrado imediatamente após o "TERMO DE
JUNTADA".
ficando em segundo lugar o processo que contenha o
pedido de juntada;
b)manter as folhas de cada processo com sua
numeração original;
c)lavrar o 'TERMO DE JUNTADA POR
APENSAÇÃO' na última folha do processo mais
antigo, o qual, no ato da apensação, ficará em primeiro
lugar;
d)anotar na capa do processo que ficar em primeiro
lugar o número do processo apensado;
e)Registrar, em sistema próprio, a juntada por
apensação.
5.4 DESAPENSAÇÃO
Após a decisão final, os processos poderão ser
desapensados no <protocolo> setorial da unidade onde
se encontrarem.
A metodologia adotada para juntada por anexação é:
A desapensação ocorrerá antes do arquivamento.
a)Colocar em primeiro lugar a capa e o conteúdo do
processo principal;
A metodologia para a desapensação será:
a)separar os processos;
b)Retirar a capa do processo acessório, sobrepondo-a à
capa do processo principal e manter os processos sobre
as duas capas, formando um único conjunto;
b)lavrar o "TERMO DE DESAPENSAÇÃO' no
processo que solicitou a juntada;
c)Renumerar e rubricar as peças do processo acessório,
obedecendo a numeração já existente no principal;
c)tornar sem efeito a anotação da capa do processo
feita à época da apensação;
d)Lavrar o "TERMO DE JUNTADA POR
ANEXAÇÃO' na última folha do processo mais
antigo;
d)apor despacho de encaminhamento em cada processo
a ser desapensado;
e)Anotar, na capa do processo principal, o número do
processo acessório que foi juntado;
e) registrar em sistema próprio, a desapensação.
f)Registrar, em sistema próprio, a juntada por
anexação.
A desapensação, bem como a juntada de processos,
serão executadas pelo protocolo central ou pelo setorial
da unidade correspondente, mediante determinação,
por despacho de seu dirigente.
5.3.2JUNTADA POR APENSAÇÃO
5.5DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS
Observar, na juntada por apensação, a seguinte
metodologia:
A retirada de folhas ou peças ocorrerá onde se
encontrar o processo, mediante despacho prévio da
autoridade competente.
a)manter superposto um processo ao outro, presos por
colchetes ou barbante, conforme o número de páginas,
MINISTÉRIO DA CULTURA
Pág. 23
Sempre que houver retirada de folhas ou peças, lavrar,
após o último despacho, o "TERMO DE
DESENTRANHAMENTO".
5.8.1O encerramento dos processos será:
Quando a retirada de folhas ou peças for a pedido de
terceiros, usar o carimbo de desentranhamento de peça,
onde consta o recibo da parte interessada.
b)Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos
compromissos arbitrados ou dela decorrentes;
O processo que tiver folha ou peça retirada conservará
a numeração original de suas folhas ou peças,
permanecendo vago o número de folha(s)
correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o
carimbo de desentranhamento.
É vedada a retirada da folha ou peça inicial do
processo.
5.6 DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS
A separação de parte da documentação de um
processo, para formar outro, ocorrerá mediante
despacho da autoridade competente, utilizando-se o
"TERMO DE DESMEMBRAMENTO", conforme
metodologia a seguir:
a)Retirar os documentos que constituirão outro
processo;
b)Apor o "TERMO DE DESMEMBRAMENTO" no
local onde foram retirados os documentos;
c)Proceder à autuação dos documentos retirados,
conforme esta norma, renumerando suas páginas.
a)Por indeferimento do pleito;
c)Pela expressa desistência do interessado;
d)Quando seu desenvolvimento for interrompido por
período superior a um ano, por omissão da parte
interessada.
Os autos não deverão exceder a 200 folhas em cada
volume, e a fixação dos colchetes observará a
distância, na margem esquerda, de cerca de 2cm.
Quando a peça processual contiver número de folhas
excedente ao limite fixado nesta norma, a partir do
próximo número, formar-se-ão outros volumes.
Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer
a inclusão de um documento que exceda às 200 folhas,
esse documento abrirá um novo volume.
Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual
será incluído um documento contendo 50, encerrar-seá o volume com 180 e abrir-se-á novo volume com o
referido documento de 50 folhas.
O encerramento e a abertura de novos volumes serão
efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos
em folhas suplementares, prosseguindo a numeração,
sem solução de continuidade, no volume subseqüente.
5.7 DILIGÊNCIA
Quando o processo envolver pessoas ou instituições
estranhas à Administração Pública Federal, será
devolvido ao protocolo central do órgão ou da
entidade, para que convoque o interessado afim de, no
prazo máximo de trinta dias, cumprir a exigência.
A convocação do interessado para cumprir diligência
não pertencente à Administração Pública Federal será
feita através de correspondência expedida pelo setor de
comunicação do órgão ou entidade que a solicitar.
Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigência, o
órgão responsável anexará ao processo cópia da
convocação expedida e o remeterá à instituição que
determinou a diligência.
5.8 ENCERRAMENTO DO PROCESSO
ABERTURA DE VOLUME SUBSEQÜENTE
E
A abertura do volume subseqüente será informada no
volume anterior e no novo volume, da seguinte forma:
No volume anterior, após a última folha do processo,
incluir-se- á "TERMO DE ENCERRAMENTO DE
VOLUME", devidamente numerado e no novo volume,
proceder conforme abaixo.
5.8.2ABERTURA DO VOLUME SUBSEQÜENTE
No novo volume, logo após a capa, incluir-se-á
"TERMO DE ABERTURA DE VOLUME"
devidamente numerado, obedecendo-se à seqüência do
volume anterior.
A abertura de um novo volume será executada
diretamente pelo protocolo central ou setorial das
unidades correspondentes, que deverão providenciar o
preenchimento da nova capa, certificando a sua
MINISTÉRIO DA CULTURA
Pág. 24
abertura e atualizando o sistema de protocolo
correspondente. Os volumes deverão ser numerados na
capa do processo, com a seguinte inscrição: 1º volume,
2º volume etc.
d)Apor uma folha inicial informando que aquele
processo está sendo reconstituído, constando o número
do processo, procedência, interessado e assunto e
outras informações julgadas necessárias;
Documento encadernado ou em brochura, bem como
os de grande volume, serão apensados ao processo com
a colocação da etiqueta de anexo contendo o número
do processo e a palavra "anexo".
e)Atribuir nova numeração ao processo reconstituído;
5.9RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS
6.CARIMBOS
Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o
servidor que primeiro tomar conhecimento do fato
comunicará, à sua chefia, o ocorrido.
Os carimbos sugeridos nesta norma poderão ser
emitidos por via informatizada, nos casos dos órgãos e
entidades que utilizam sistemas próprios de protocolo
com medidas definidas pela conveniência de cada
instituição, preservando as recomendações quanto às
informações, conforme os exemplos a seguir.
A autoridade administrativa que tiver ciência do fato
promoverá a sua apuração imediata, mediante
sindicância ou processo administrativo disciplinar.
f)Registrar, no sistema próprio, a ocorrência, citando o
número do processo extraviado e o atual.
6.1CONFERE COM O ORIGINAL
Independentemente das ações adotadas anteriormente,
o servidor responsável pela reconstituição do processo
observará o seguinte procedimento:
a)Ordenar a documentação que caracterize a busca de
localização do processo dentro de uma capa,
juntamente com o documento, pelo qual foi dado
conhecimento à chefia, do desaparecimento ou
extravio do processo;
b)Fazer representação ao chefe da unidade a que
estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a
reconstituição do processo;
c)Reconstituir o processo, resgatando as suas
informações e obtendo cópias de documentos que o
constituíam;
O carimbo "confere com o original" será utilizado para
autenticar a reprodução do documento ou peças de
processo, cujos originais são imprescindíveis à
Administração.
Esse carimbo tem a identificação do órgão ou entidade
onde o documento está sendo autenticado e os
seguintes campos a serem preenchidos:
a)data da autenticação;
b)assinatura do servidor.
MINISTÉRIO DA CULTURA
6.2CONFERIDO
O carimbo "conferido" será usado nas unidades de
<protocolo> para registrar a quantidade de folhas ou
peças inseridas no processo, quando da autuação.
Pág. 25
Os campos próprios desse carimbo serão preenchidos
com as seguintes informações:
a)quantidade de peças que constituem o processo;
c)rubrica do servidor e sigla do órgão autuado.
6.3CONFIDENCIAL
O carimbo "confidencial" será utilizado para facilitar a
identificação do documento ou processo cujo teor
somente será conhecido por servidor autorizado.
As unidades de protocolo também usarão esse carimbo
após a autuação de documento classificado como
"confidencial", observados os procedimentos definidos
nesta norma.
Usarão o carimbo "confidencial", os servidores
competentes para classificar o documento como tal.
Esse carimbo será aposto sobre o fechamento do
envelope que protege o documento ou processo,
precedido da assinatura do servidor que o classificou.
Exemplo:
6.4DESMEMBRAMENTO
6.6 DEVOLUÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA
O carimbo "devolução de correspondência" será usado
pelos órgãos e entidades, para comunicar ao serviço
6.5DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS
MINISTÉRIO DA CULTURA
dos correios a não localização do interessado.
Pág. 26
b)rubrica do servidor que fez as anotações;
O nome do órgão ou entidade deverá circundar o
carimbo.
Os órgãos ou entidades serão representados por
abreviaturas, na palavra inicial, conforme detalhado
abaixo, seguido de seu respectivo nome, constando,
também, à volta do carimbo, a sigla da unidade
específica que tenha autuado o processo ou inserido
peças.
6.7 EM BRANCO
Ao autuar um processo, apor o carimbo "EM
BRANCO", em páginas e espaços que não contenham
informações.
6.8 NUMERAÇÃO DE FOLHA OU PEÇA
O carimbo de "numeração de folha ou peça" será
utilizado para registrar a inclusão de uma ou mais
peças no processo.
Caberá ao <protocolo> central ou setorial do órgão ou
entidade que inserir uma ou mais folhas, bem como
peças no processo, fazer a aposição do carimbo de
"numeração de folha ou peça", preenchendo com os
seguintes dados:
a)número da folha ou peça;
Exemplo:
Documentos de tamanho pequeno (Ex.: guias de
depósito bancário, DARF) serão colados no centro da
página do processo e carimbados de forma que o
carimbo atinja seus cantos superiores direito e
esquerdo, observando para não prejudicar informações
constantes do verso.
MINISTÉRIO DA CULTURA
Pág. 27
6.9NUMERADOR-DATADOR
6.10RESERVADO
O carimbo "numerador-datador" será usado para
registrar, em ordem numérico-cronológica, os
processos formados pelas unidades de protocolo .
O carimbo "reservado" será usado para caracterizar os
documentos cujo assunto não deva ser do
conhecimento do público em geral.
Esse carimbo registrará, no processo, os seguintes
elementos:
Usarão o carimbo "reservado", os servidores
competentes para classificar o documento como tal.
a)nome ou sigla da unidade administrativa responsável
pela autuação;
Esse carimbo será aposto sobre o fechamento do
envelope que protege o documento ou processo,
precedido da assinatura e identificação do servidor que
o classificou.
b)número do processo;
c)data da autuação.
Será opcional, a cada órgão, a utilização do carimbo
numerador-datador.
As unidades de <protocolo> também deverão usar este
carimbo após a autuação de documento classificado
como "reservado", observados os procedimentos
definidos nesta norma.
MINISTÉRIO DA CULTURA
6.11SECRETO
O carimbo "secreto" será utilizado para salvaguardar o
documento ou processo cujo trato requeira alto grau de
segurança e cujo teor deva ser, exclusivamente, do
conhecimento de servidores diretamente ligados ao seu
estudo ou manuseio.
Poderão usar o carimbo de "secreto", exclusivamente,
os servidores competentes para classificar o documento
como tal.
Esse carimbo será aposto sobre o lacre do envelope
que protege o documento ou processo, precedido da
assinatura e identificação do servidor que o classificou.
As unidades de <protocolo> também deverão usar este
carimbo após a autuação de documento classificado
como "secreto", observados os procedimentos
definidos nesta norma.
6.12 TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
Este termo será lavrado, no protocolo central ou
setorial, na abertura de volume.
Pág. 28
O carimbo "secreto" será utilizado para salvaguardar o
documento ou processo cujo trato requeira alto grau de
segurança e cujo teor deva ser, exclusivamente, do
conhecimento de servidores diretamente ligados ao seu
estudo ou manuseio.
Poderão usar o carimbo de "secreto", exclusivamente,
os servidores competentes para classificar o documento
como tal.
Esse carimbo será aposto sobre o lacre do envelope
que protege o documento ou processo, precedido da
assinatura e identificação do servidor que o classificou.
As unidades de <protocolo> também deverão usar este
carimbo após a autuação de documento classificado
como "secreto", observados os procedimentos
definidos nesta norma.
6.13 TERMO
VOLUME
DE
ENCERRAMENTO
DE
Este termo será lavrado no protocolo central ou
setorial, no encerramento de volume.
MINISTÉRIO DA CULTURA
Pág. 29
6.14TERMO DE DESAPENSAÇÃO
6.15TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO
Este termo será lavrado no protocolo central ou
setorial, quando ocorrer a desapensação de processos.
Este termo será lavrado no protocolo central ou
setorial, na juntada por apensação.
6.16TERMO DE RESSALVA
Este termo será lavrado no protocolo central ou
setorial, quando, no momento da anexação de
processos, for constatada a ausência de peça(s) em um
dos processos anexados.
6.17URGENTE
O carimbo "urgente" será usado em documentos cuja
tramitação requeira maior celeridade que a rotineira.
Usarão o carimbo "urgente" os servidores competentes
para classificar o documento como tal. Esse carimbo
será aposto na capa do processo, ou sobre o documento
assim classificado.
MINISTÉRIO DA CULTURA
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6.18 TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO
Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, por ocasião da juntada por anexação, de dois ou mais
processos.
7.DISPOSIÇÕES FINAIS
7.1Observar princípios éticos dispensados aos
documentos, mantendo absoluta discrição com relação
às informações neles contidas.
7.2Dispensar adequado tratamento físico aos
documentos, observando cuidados de higiene no seu
manuseio, fazer furos centralizados, fazer as dobras
necessárias com simetria, utilizar material adequado,
como cola apropriada, evitar uso de grampos
metálicos, clips, preservar informações ao apor
elementos, como carimbos, etiquetas, etc.
7.3Caberá a cada órgão ou entidade desenvolver seu
respectivo manual operacional das ações destinadas ao
serviço de <protocolo>, detalhando as rotinas e
procedimentos, com base nesta norma.
7.4 Cada órgão ou entidade deverá ter uma comissão
credenciada, com competência para receber
documentos de caráter sigiloso, como confidenciais,
secretos e reservados.
7.5Caberá a cada órgão ou entidade definir sua própria
estrutura de protocolo determinando quanto à
existência de protocolo central e/ou setorial.
7.6As dúvidas e casos omissos serão dirimidos junto ao
Departamento de Logística e Serviços Gerais,
subordinado à Secretaria de Logística e Tecnologia da
Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento
e Gestão.
(Of. El. nº 010/03)
D.O.U.,
REP., 09/01/2003
23/12/2002
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ANEXO II – PASSO A PASSO CADASTRO SALIC WEB E SAD
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MINISTÉRIO DA CULTURA
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1. CADASTRO DE DOCUMENTOS NO SALICWEB (perfil somente do Protocolo Central)
A documentação que é recebida no Protocolo do MinC é cadastrada em dois sistemas: o SAD
( Sistema de Acompanhamento de Documentos ) e o SALICWEB.( Sistema de Apoio às Leis de Incentivo à
Cultura )
Para identificar um documento via SALICWEB:
1 - Fazer a leitura do documento.
2 - Verificar se consta o número de Pronac.
3 - Constando o número do PRONAC verificar se está especificado como:
 Prestação de Contas;
 Parecer;
 Resposta à diligência (geralmente o proponente coloca que está atendendo ao ofício nº tal do setor
tal);
 Solicitação do proponente (geralmente o proponente solicita alguma coisa).
4 – Se estiver especificando que é um projeto e não consta o número de PRONAC deverá ser feita uma
pesquisa no SALICWEB e SAD:
 PELO NOME DO PROJETO;
 PELO NOME DO PROPONENTE;
 PELO CNPJ OU CPF DO PROPONENTE; ou
 PELO NÚMERO DO PROCESSO CASO CONSTE.
CADASTRAMENTO SALICWEB
5 – Inclusão do Documento.
5.1- Se a documentação constar vários números de Pronac, tirar uma cópia para cada PRONAC, com a cópia
do envelope com o código de Correios para cada Pronac encontrado no mesmo envelope;
5.2 - Sendo a documentação assinada por Parlamentar (Deputado, Senador, Prefeitos, Governadores, ETC) e
for PRONAC deverá ser tirada uma cópia do ofício e encaminhar via SAD para GM /ASPAR;
5.3 - O ofício original vai via SALICWEB no Pronac conforme a documentação.
5.4 - Efetue login no SALICWEB que, deverá ter o perfil para incluir documentos.
5.5 - Siga conforme imagem abaixo.
5.6 - Número de PRONAC, se constar o próximo passo é verificar a tipologia citado no item 3.
5.7 - Se estiver especificando que é um PROJETO e NÃO CONSTA O NÚMERO DE PRONAC será feita
uma PESQUISA NO SALICWEB e no SAD para localizar o Pronac:
 PELO NOME DO PROJETO;
 PELO NOME DO PROPONENTE;
 PELO CNPJ OU CPF DO PROPONENTE;ou
 PELO NÚMERO DO PROCESSO CASO CONSTE.
:
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6 - Colocar o número do PRONAC.
7- Identificar o TIPO DO DOCUMENTO;
8- PASSAR O LEITOR ÓTICO NO CÓDIGO DE BARRA DOS CORREIOS;
9- DIGITALIZAR O DOCUMENTO;
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MINISTÉRIO DA CULTURA
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10- Lembre-se: A documentação recebida pelos Correios: do SEDEX AR ou CARTA REGISTRADA
DEVERÁ SER FEITA A LEITURA ÓTICA, (Pela etiqueta / Código de Barras);
11- Documento de PARECER TÉCNICO – NÃO DEVE SER DIGITALIZADO;
12- Outra documentação diferente das acima especificadas DEVERÁ SER DIGITALIZADA! (Lembrando
que PRESTAÇÃO DE CONTAS deve digitalizar o ofício ou carta, ou seja, da folha de rosto);
12- VERIFIQUEM SE A DOCUMENTAÇÃO NÃO FALTA PÁGINAS
13- SE FOI DIGITALIZADA CORRETAMENTE TODAS AS PÁGINAS, ANTES DE ENVIAR O
DOCUMENTO; (ou seja, ABRA O DOCUMENTO ANEXO E OLHE!)
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14. CLIQUE EM ENVIAR SOMENTE APÓS TER CERTEZA DO TRÂMITE;
- Ao clicar vai aparecer a janela abaixo da Guia de Tramitação de Projetos:
- IMPRIMA UMA VIA DA GUIA DE TRAMITAÇÃO.
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MINISTÉRIO DA CULTURA
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2.TRÂMITE DE PROCESSOS NO SALICWEB (PERFIL MAIS COMUM ENTRE AS UNIDADES)
Para identificar um documento via SALICWEB:
1 - Fazer a leitura do PROCESSO e verificar no último despacho para onde se destina o
processo. (TENHA CERTEZA QUE EXISTE A INSTRUÇÃO PROCESSUAL E LEMBRE-SE
DA PORTARIA NORMATIVA Nº 5, MPOG)
2 - Verificar se consta o número de Pronac.
3 - Constando o número do PRONAC proceder aos trâmites: o trâmite de processo somente será
realizado pela pessoa que possuir o perfil para tramitar projetos.
- Incluir o número do Pronac do processo a ser despachado:
- Selecionar o destino; e
- Incluir o despacho. (ESCREVA COM PARCIMÔNIA, POIS O PROPONENTE
VISUALIZA ESSAS INFORMAÇÕES)
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- Ao incluir o projeto aparecerá a imagem abaixo para enviar o projeto e imprimir a Guia de
Tramitação:
- A Guia de Tramitação será semelhante ao modelo abaixo:
- Ao receber o processo deverá constar a assinatura legível do recebedor, data e hora.
3. RECEBENDO PROJETOS NO SALICWEB
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MINISTÉRIO DA CULTURA
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- O recebimento de processo somente será realizado pela pessoa que possuir o perfil para receber
projetos.
- Ir em receber projetos conforme figura acima;
- Se não tiver na tela inicial ir em localizar conforme tela abaixo;
- Clicar em receber lote conforme abaixo;
MINISTÉRIO DA CULTURA
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4. RECEBENDO DOCUMENTOS DE PROJETOS NO SALICWEB
- O recebimento de processo somente será realizado pela pessoa que possuir o perfil para receber
documentos.
- O procedimento é o mesmo de receber projetos, já citado acima siga os passos.
5. PESQUISANDO TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROJETOS NO SALICWEB
- A pesquisa de documentos pode ser feita de diversas formas, o SALICWEB nos dá a opção para
vários critérios.
- Abaixo temos a tela para iniciar a pesquisa, vá em:
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Pág. 40
Consulta – Operacional -Tramitação - De Documento
Em seguida vamos à tela que apresenta as seguintes opções de pesquisa:
- Os critérios de busca podem ser:
 Pelo código do correio: Ex: SX1326547852BR;
 Pelo número do lote: Ex: 12456;
 Pelo local de origem e destino;
 Por intervalos de data.
Obs.: A opção de Consulta – Operacional – Tramitação - De Projeto - também tem opção de busca
similar, sendo excluída a opção: “código dos Correios”.
6. PESQUISANDO PROJETOS NO SALICWEB
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- A pesquisa de PROJETOS pode ser feita de diversas formas, na guia – Consulta – Projeto
conforme a imagem abaixo:
A janela de pesquisa dá as seguintes opções de pesquisa:
 Pelo número do Pronac;
 Pelo Nome do Projeto;
 Pelo CPF ou CNPJ do proponente;
 Pelo nome do proponente.
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MINISTÉRIO DA CULTURA
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7. PESQUISANDO DOCUMENTOS DE PROJETOS NO SALICNET
- A pesquisa de documentos pode ser feita de diversas formas, o SALICNET nos dá a opção para
vários critérios similares ao do SALICWEB.
- O SALICNET só é usado para pesquisa e possui vários critérios de busca.
A janela de pesquisa dá as seguintes opções de pesquisa:
 Pelo número do Pronac;
 Pelo Nome do Projeto;
 Pelo CPF ou CNPJ do proponente;
 Pelo nome do proponente.
O SALICNET possibilita, também, pesquisar dados estatísticos.
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CADASTRO NO SAD (perfil único a todos os usuários)
1. CADASTRANDO UM NOVO DOCUMENTO
Modelo em Branco do cadastro
1.1 - O cadastro no SAD é feito a partir da leitura do documento.
1.2 - Não identificando o número de PRONAC encaminhar via SAD. (LEMBRE-SE TODOS OS
DOCUMENTOS PRODUZIDOS DEVEM TER REGISTROS EM ALGUM DOS SISTEMAS
DE INFORMAÇÃO DO MINC)
1.3 - Identificar os seguintes elementos:
1.3.1 - No SAD cadastrando novo documento como na tela abaixo:
1. 3.2 - Identificar a espécie documental (ofício, carta, memorando, fax, etc.);
1. 3.3 - Identificar a localidade de origem do documento;
1. 3.4 - Identificar a data do documento (caso não tenha colocar data do cadastro);
1. 3.5 - Identificar o número do documento (se houver);
1.3.6 - Identificar o assunto e inserir no RESUMO, caso o assunto não esteja identificado faça
uma leitura do documento e coloque as informações mais relevantes;
1.3.7 - Verifique as informações apontadas com seta no exemplo de Memorando abaixo:
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Cadastro do Memorando exemplificado acima:
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MINISTÉRIO DA CULTURA
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2. REFERÊNCIAS
Na Guia – Referências - temos os dados mais utilizados nas pesquisas, portanto preste muita
atenção na hora de preencher, o erro pode dificultar a localização por assunto.
2.1 – Como fazer:
2.1.1- Identificar o VÍNCULO – Destinatário/ Emitente/ Interessado;
MINISTÉRIO DA CULTURA
Pág. 46
2.1.2 - Identificar o Assunto - Abaixo seguem padronização dos assuntos para facilitar a busca:
- Colocar palavras chave sem erro de português – faça sempre uma revisão no assunto.
- Colocar o tipo de documento no seguinte formato:
Memorando 003/2010 – FBN
Ofício 012/2009 – ANCINE
Carta 4413/2010 – Correios
Fax 123/2010 – MRE
Carta-Circular 124/2008 – CGU
Observação: sempre vai ser:
 “tipo”: Fax
 nº com 3 dígitos barra e ano: 124/2008 ( se o nº tiver mais de três dígitos não acrescentar o
nº 0, se tiver menos de três dígitos acrescentar o nº “0”)
- Colocar palavras chave sem erro de português – faça sempre uma revisão no assunto.
- Colocar o código do correio – escreva tudo junto (caso não tenha o leitor de código de barras) –
nunca se esqueça de colocar o código dos Correios, pois o emitente sempre procura com este
código.
3. TRÂMITES
3.1 Ir em: Ações – Despachar:
3.2 - Identificar a área de destino do documento e enviar, conforme tela acima: ações – despachar.
NÃO ESQUECER de marcar a opção Envio Imediato, após ir para o passo 3.6.
MINISTÉRIO DA CULTURA
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3.3 – Caso queira enviar vários documentos na mesma Guia de Tramitação NÃO marcar a opção
Envio Imediato ou caso esqueça-se de marcar a opção Envio Imediato, seguir os próximos passos.
3.4 – Ir em: Módulos – Guias de tramitação – enviar
MINISTÉRIO DA CULTURA
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3.5 – Verifique o destino da Guia, clique na sigla referente ao destinatário:
3.6 – Na janela acima, verifique quais os documentos estão em suas mãos para serem tramitados.
MINISTÉRIO DA CULTURA
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3.7 – As guias desnecessárias, ou seja, referentes a documentos que não estejam em suas mãos,
devem ser retiradas, para isso, clicar sobre elas com o botão direito do mouse e depois em Retira
Documento da Guia conforme imagem abaixo:
3.8 – Segue abaixo o exemplo onde apenas um documento deveria ser enviado, o restante foi retirado da
Guia. Porém, isso não quer dizer que os outros foram excluídos, apenas não sairão na Guia neste momento.
3.9 – Após ficar apenas os documentos necessários, clicar em enviar e a Guia será impressa
automáticamente.
3.10 - Ao despachar vai aparecer à imagem abaixo da Guia de Tramitação SAD:
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vias:
Pág. 50
MINISTÉRIO DA CULTURA
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4. Autuando um Documento para se tornar um Processo no SAD
4.1 - clique em Ações – Autuar / Reautuar
4.2 - Se você digitar o número do processo conforme abaixo vai te dar a opção:
Reautuar;
4.3 - Se você não digitar o número, aparecerá a opção: Autuar e vai gerar um número novo de processo;
4.4 - Após a autuação, não se esquecer de clicar em etiqueta e termo para imprimir.
4.5 - Automaticamente você terá sua etiqueta com os dados do processo e número como também termo de
autuação para inserir no processo e preenchê-lo.
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Exemplo de Termo de Autuação:
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Exemplo de etiqueta de processo:
5. RECEBENDO DOCUMENTOS NO SAD
- O documento físico ao chegar ao local de destino deve ser recebido no sistema SAD.
Para o recebimento você deve clicar em: guias a receber, conforme tela abaixo.
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Ao clicar vão aparecer todos os documentos que estão tramitados para o setor aguardando recebimento,
procure o seu documento.
Na lista aparece em ordem da data de envio, na descrição vem:
- o número da guia de tramitação;
- Sigla do órgão de origem e de destino;
- Data de envio e situação de enviada.
Ao localizar seu documento selecione e clique em receber, conforme imagem abaixo.
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6.Arquivando um Processo no SAD
6.1 – Para arquivar um processo no SAD:
6.1.1 – Com o documento aberto ir em ações – arquivar/desarquivar:
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6.1.2 – Apor as informações necessárias:
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1.3 – Para Desarquivar ir em ações arquivar/desarquivar :
7.PESQUISANDO DOCUMENTOS NO SAD
7.1- A pesquisa de documentos pode ser feita de diversas formas, o SAD nos dá a opção para vários
critérios, porém identifica-se algumas dificuldades. Abaixo listamos a maneira mais fácil para localizar:
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- Critério de busca: Código de Correio do documento
Ao clicar em assunto, irá abrir a janela ao lado para selecionar o assunto, neste campo coloque o código dos
correios sem espaçamento, conforme o exemplo, clique em pesquisar onde a seta esta indicando, se o código
estiver cadastrado vai aparecer abaixo, clique para marcar e dê “Ok”.
Após o procedimento acima, vai aparecer a janela abaixo, o assunto, estará completo, clique em pesquisar
conforme indicação da seta:
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Após clicar vai aparecer a janela abaixo, clique com o botão direito do mouse e vá na opção abrir, em
seguida você encontrará o documento cadastrado.
Documento localizado:
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Critério de busca: Espécie Documental – (Memorando, FAX, Ofício, Despacho, etc.)
Pesquisando por espécie documental, como memorando, ofício, despacho, fax, etc.
Na tela pesquisa clique em “Original”, vai aparecer a tela ao lado para selecionar o “Tipo Documental”,
selecione e dê ok.
Você pode também preencher com o critério de intervalo do cadastro conforme abaixo:
Clique em dados para colocar o número do tipo documental e a data, vai aparecer a janela abaixo, preencha a
data e o número nesse formato, caso não tenha o número ou não tenha certeza que foi cadastrado dessa
forma, coloque somente a data, clique em “Ok”:
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Após clicar ok, vai voltar a tela de pesquisa, clique em pesquisar para encontrar o resultado da busca, vai
aparecer a janela abaixo, clique com o botão direito do mouse e vá na opção abrir no documento que você
está procurando, em seguida você encontrará o documento cadastrado.
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8.PESQUISANDO DOCUMENTOS NO SADWEB
- A pesquisa de documentos pode ser feita de diversas formas, o SADWEB nos dá a opção para vários
critérios, alguns diferentes do SAD. Abaixo listamos a maneira mais fácil para localizar.
Os critérios de busca disponíveis são:
 Documentos – número do SAD
 Processos – número do processo, ex.: 01400.001234/2008-03
 Pessoas – nome da pessoa (pode localizar a pessoa que cadastrou o documento ou que seja parte no
documento) ou pelo CNPJ/ CPF
 Órgão de carga – setor que está de posse do documento; aparecem todos os documentos e processos
na carga do órgão;
 Tramitações – nele você pode buscar por um intervalo de datas, adicionar o órgão que enviou o
documento e o de destino;
 Usuários por órgão – nele você pode ver quem são as pessoas cadastradas no sistema pelo setor;
 Órgãos X grupos por usuário – aparecem todas as pessoas cadastradas no SAD;
 Projetos (salicnet) – nele tem a opção de link para o sistema SALICNET, visto acima.
Vamos nos ater a pesquisa mais usada:
Critério de busca: Tramitações
Preencha com o intervalo de datas desejado, órgão de origem e de destino e clique na lupa como no exemplo
abaixo:
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Ao clicar vão aparecer todos os documentos tramitados saindo do setor de origem com destino ao setor
selecionado, conforme tela abaixo:
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6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS. Dicionário brasileiro de terminologia
arquivística: contribuição para o estabelecimento de uma terminologia arquivística em
língua portuguesa. São Paulo : CENADEM, 1990. BRASIL.
Lei 9.784 de 29 de janeiro de 1999 (DOU de 01.02.99) Regula o processo administrativo no âmbito da
Administração Pública Federal.
Manual de Redação da Câmara dos Deputados. Coordenação de Publicações, 2004. 420p. – (Série fontes de
referência. Guias e Manuais; n 17).
Manual de Redação da PUCRS. Disponível em: <http://www.pucrs.br/manualred/abreviaturas.php>.
Acesso em 28 maio 2008.
Manual Normativo de Arquivos Digitais. PORTARIA MPS/SRP Nº 58, DE 28 DE JANEIRO DE 2005 DOU DE 31/01/2005. disponível em: <http://www010.dataprev.gov.br>. Acesso em 21 maio 2008.
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma abordagem
teórica da diplomática arquivística contemporânea. 2 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004, 158 p.