UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
O uso da gestão de projetos como instrumento de trabalho em arquivos
Por: Juliana Loureiro Alvim
Orientador
Prof. Nelsom José Veiga de Magalhães
Niterói
2011
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
O USO DA GESTÃO DE PROJETOS COMO INSTRUMENTO DE
TRABALHO EM ARQUIVOS
Apresentação
Candido
de
monografia
Mendes como
à
requisito
Universidade
parcial
para
obtenção do grau de especialista em Gestão de
Projetos.
Por: Juliana Loureiro Alvim
3
AGRADECIMENTOS
...a Deus, família e noivo.
4
DEDICATÓRIA
....dedico este trabalho a Deus, pois sua
soberania me faz perceber que dependo
dele em cada momento da minha vida.
5
RESUMO
Esta monografia tem como principal objetivo ressaltar a necessidade e
importância do conceito de Gestão de Projetos como instrumento para o
trabalho em arquivos.
Foram abordados os conceitos básicos de Projetos e da Arquivologia,
o surgimento do Gerenciamento de Projetos, a Gestão de documentos e a
importância de tais conceitos na organização eficiente e eficaz de um arquivo.
6
METODOLOGIA
Esta
monografia
foi
elaborada
pela
leitura
de
livros
sobre
gerenciamento de projetos segundo o PMI, e de material disponibilizado na
WEB a respeito de Arquivologia (Gestão de documentos) e do Gerenciamento
de Projetos.
O PMBOK, Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de
Projetos, artigos e sites, foram as principais fontes de informação.
7
SUMÁRIO
INTRODUCAO
08
CAPÍTULO I – SURGIMENTO DA ARQUIVOLOGIA NO BRASIL E O
CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
09
CAPÍTULO II – SURGIMENTO DA GESTÃO DE PROJETOS E COMO PODE
SER UM AGENTE FACILITADOR NA GESTÃO DE ARQUIVOS
15
CAPÍTULO III – O ESTABELECIMENTO DE METAS PARA EXECUÇÃO PODE
AUXILIAR EM DETERMINADOS TRABALHOS EM ARQUIVO
26
CONCLUSÃO
38
BIBLIOGRAFIA
39
ÍNDICE
41
8
INTRODUÇÃO
O tema desta monografia é o uso dos conceitos da gestão de projetos
em trabalhos em arquivos. O inicio do referido trabalho deu-se por base o
surgimento de tais disciplinas, ambas para solucionar um problema pósguerra. O gerenciamento de projeto, que tem como objetivo agir com qualidade
na solução de um problema operacional em muitas vezes.
O tema em questão é de suma importância principalmente para quebra
de
paradigmas para
Arquivologia,
que
por
muito
tempo
baseou
o
conhecimento em arquivos históricos e atualmente tal conceito está
modificando para atender a necessidade do século XXI, período que é visível a
quantidade de informações que devemos processar de forma rápida e precisa
e a importância de um profissional qualificado para lidar com o problema, com
certeza está sendo o diferencial.
Trata-se de um tema bastante atual e por meio do gerenciamento de
projetos, ou seja, algumas de suas etapas como: planejamento, execução e
atividades de controle podem obter resultados favoráveis aplicando ao
trabalho em arquivos.
Este trabalho tem por finalidade enfocar os principais conceitos dessa
temática área de conhecimento e como ela é importante em um projeto.
9
CAPÍTULO I
SURGIMENTO DA ARQUIVOLOGIA NO BRASIL E O
CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
1.1 – SURGIMENTO DA ARQUIVOLOGIA NO BRASIL
Na 1° metade do século XX, ocorreu a 2° guerra mundial que trouxe
para o campo da informação, evolução das técnicas, e a necessidade de
adquirir informação de uma forma mais rápida e precisa. Esse fato ocasionou a
produção de muitos documentos e o acúmulo indevido dos mesmos.
A massa documental acumulada não foi característica apenas do Brasil,
isso também ocorreu em outros países. Porém o Brasil não possuía
preocupação relevante com a sua documentação. Observando a péssima
situação que se encontrava o país, alguns profissionais que tratavam de
arquivo, sem ter formação especializada na área, começaram a reivindicar a
existência de um curso superior que formasse profissionais qualificados para
solucionar a questão documental.
A ideia da criação do curso superior em arquivologia surge em 1970,
por meio de uma das pioneiras da área Astréa de Moraes e Castro que
possuía contato com arquivo desde o 2° grau, e em 1963 por meio de
concurso público ingressou na Câmara dos Deputados. Logo depois do
ingresso na Câmara pediu um estágio no Arquivo Nacional porque queria se
aperfeiçoar no estudo de Arquivologia. Astréa participou da criação da
Associação dos Arquivistas Brasileiros, sendo muito participativa na área de
arquivos, a mesma percebia a necessidade de existir uma graduação que
tratasse da documentação brasileira. Nesse momento uma parte dos
bibliotecários realizavam tarefas inerentes ao arquivista que, apesar de tudo,
contribuíram para a emancipação da Arquivologia quando lutaram nesse
período para a construção do curso em nível superior.
10
Quando Castro identifica as diferenças entre a Arquivologia e a
biblioteconomia afirma que: “Biblioteconomia e Arquivo são técnicas que, tendo
alguns pontos de contato, têm, também, pontos de divergência absoluta.”
(2008, p.115)
Havia não somente a questão dos bibliotecários cuidarem de
documentos de arquivo, mas, sobretudo a deficiência do país em relação a
outros países onde a arquivologia era devidamente reconhecida e apoiada. No
mesmo momento que eram feitos esforços para a criação do curso superior em
arquivos, ocorria também a criação da Associação dos Arquivistas Brasileiros.
Vale destacar que antes mesmo das iniciativas para se criar o curso
nas universidades, houve por parte do Arquivo Nacional, em especial por um
diretor da época Alcides Bezerra, que procurou valorizar a realização
arquivística profissional com a criação de cursos técnicos, o que foi feito pelo
decreto n. 15.596, de 2 de agosto de 1922, incorporado ao regulamento do
Arquivo Nacional em 1923. Esses cursos destinavam-se a habilitar os
candidatos a ocupar cargos no Arquivo Nacional, na Biblioteca Nacional e no
Museu Histórico Nacional.
No ano de 1930 Alcides Bezerra, propunha que os cursos deveriam ser
incorporados à Universidade do Rio de Janeiro. Em 1932 defendeu a criação
autônoma do curso técnico para o Arquivo Nacional, visto que a Biblioteca
Nacional e o Museu Histórico Nacional haviam criado cursos próprios e
independentes. Alcides justificava ao governo que era importante que o
arquivista aliasse conhecimento humanístico à parte técnica. Porém, o governo
daquele período não se sensibilizou com o pedido. Alcides Bezerra, que até
sua saída do Arquivo Nacional, em 1938, insistia sempre na necessidade de
formar os profissionais do Arquivo Nacional.
Mas, foi somente em 25 de março de 1970 que Astréa de Moraes e
Castro envia um documento para o Diretor do Ensino Superior, sugerindo a
criação de Curso Superior de Arquivo nas universidades brasileiras,
apresentando justificativas e o currículo mínimo para a criação desse curso.
11
É nesse contexto que é aprovada a criação do curso de arquivologia no
Brasil conforme destacado por Monteiro (1988, p.79)
Foi o parecer n° 212 , de 7 de março de 1972, do Conselho Federal
de
Educação,
que
autorizou
as universidades brasileiras a
organizarem, segundo programações específicas, o curso de
arquivologia em nível superior, de acordo com os recursos materiais
e humanos de que dispunham. Dois anos após essa autorização, o
mesmo Conselho Federal de Educação, na resolução n° 28, de 13 de
maio de 1974, fixou os míimos de conteúdo e duração do curso de
arquivlogia.
A resolução determinou o número de 2.160 horas-aula, distribuídas
entre três e cinco anos. Foram criados cursos na Unirio, em 1977, na
Universidade Federal de Santa Maria no Rio Grande do Sul também em 1977
e na Universidade Federal Fluminense em Niterói, RJ em 1978.
Outro parecer de n° 249, de 1972 criou o curso de arquivística, em nível
de segundo grau, para profissionalizar técnicos de arquivo, mas não houve um
crescimento da profissão em quesitos quantitativos, pelo desinteresse por
parte das escolas públicas e particulares, logo, a profissão só permaneceu em
escolas técnicas, sendo abolidas de escolas de segundo grau.
Hoje a carreira de técnico de arquivo 1 praticamente não existe no país.
Foi a lei n°. 6546, de 4 junho de 1978 que regulamentou a profissão de
arquivista e de técnico de arquivo, sendo a lei n°. 7.446, de 20 de novembro de
1985 que criou a carreira no serviço público federal.
1 Apesar da carreira de técnico de arquivo ser desconhecida por grande parte da população, em algumas esferas do setor
público utiliza-se desse serviço. Sendo o concurso a via de acesso para ocupar essa vaga. É necessário, no entanto,
apenas o nível médio e o conhecimento básico em arquivologia.
12
1.1.1
Cursos de Arquivologia
Conforme foi visto anteriormente, a arquivologia surge no Brasil devido
a uma necessidade verificada em meados do século XX. Mas, apesar do
surgimento da profissão muitos desconhecem o papel do arquivista na
sociedade. Um dos “culpados” desse desconhecimento pode ser o próprio
arquivista que não se propõe a modificar esta situação, atuando de uma forma
em que o serviço realizado seja feito com eficiência, ou seja, o profissional por
vezes contribui para efetuar uma visão da profissão como algo sem
importância social ou científica.
Existem muitos debates sobre qual caminho real a arquivologia deve
seguir, mesmo depois de alguns anos da criação do curso em nível
universitário. Afinal, para que a mesma assuma seu papel como uma profissão
autônoma, é necessário participação dos arquivistas. Isso significa que
acompanhar apenas as práticas de arquivo é insuficiente. É necessário que os
arquivistas (estudantes, professores e profissionais da área) modifiquem, por
meio do seu trabalho, a visão que possuem do profissional de arquivo.
Sendo assim, há um questionamento referente a posição que o
arquivista assume na sociedade. Se a profissão de arquivista não possuísse
um cunho social e científico, isso significaria ser desnecessário estudar
durante um período razoavelmente longo para desenvolver apenas tarefas
práticas.
Lopes faz uma observação relevante sobre a questão:
Os benefícios da pesquisa científica eram desconhecidos por um
campo de estudo e trabalho normalmente interessado pelos aspectos
técnicos da profissão. Este campo quase sempre nega os elos
existentes entre a prática e a teoria. Salvo, em raras exceções,
constatam-se
internacionalmente
as
seguintes
características
dominantes no pensamento arquivístico: frágil elaboração teórica,
multiplicidade de esforços práticos e falta de equilíbrio entre a teoria
13
e a prática. A arquivística é uma disciplina sobre a qual muitos se
debruçam com um certo desprezo, inclusive parte expressiva do
mundo acadêmico. Este campo profissional é percebido mesmo por
alguns arquivistas como uma atividade menor de nenhuma
importância social e científica. (1998, p. 12)
O que é importante refletir é a questão da formação dos futuros
arquivistas, em relação ao ensino superior oferecido nas Universidades e a
questão dos alunos do curso quanto ao interesse em se aperfeiçoar na área,
pois uma parte desses alunos acredita que a arquivologia é uma profissão
voltada para a técnica, esquecendo todo o teor teórico que possui. Com isso,
os estudantes acabam achando desnecessário o estudo de algumas
disciplinas de outras áreas, como filosofia, sociologia, antropologia, por
exemplo. Esta questão é muito bem abordada por Lopes (1998, p 12) quando
este diz que: “o equilíbrio entre a teoria e a prática foi estabelecido na direção
contrária da imagem da tradição profissional que considera os arquivistas como
técnicos pragmáticos, que não se servem de reflexões ou raciocínios mais
abstratos”.
José Maria Jardim professor da Universidade Federal Fluminense
publicou em 1999, uma coletânea que resultava na primeira literatura no país
dedicada ao estudo da formação profissional do arquivista brasileiro. Tais
trabalhos contemplavam e contemplam até hoje um leque de temas que
permitem ao leitor a compreensão do percurso da formação de arquivistas no
Brasil, seus aspectos positivos, impasses e novas vias de abordagem do
problema.
Sendo
essa
publicação
utilizada como fundamentação do
pensamento destacado abaixo.
Apesar dos avanços alcançados por parte da AAB e do Arquivo
Nacional o ensino de arquivologia mostra-se ainda incipiente no Brasil. Fato
verificado, pois no passado muitos alunos recém formados ministravam aulas
para o curso de arquivologia sem possuir uma especialização; a facilidade por
parte dos alunos do curso em se colocar no mercado como estagiário antes
14
mesmo de conhecer os princípios básicos da arquivologia e a questão da
pesquisa que é pouco explorada na arquivística.
Vale ainda observar o que Jardim destaca nos anos de 90:
Dos 35 docentes universitários de arquivologia 17 (48,5%) são exalunos das primeiras turmas, quae imediatamente alcançados à
condição de professores, muitas vezes sem experiência profissional
como arquivista. As circunstâncias históricas de implantação dos
cursos de arquivologia talvez expliquem esta opção. Talvez
expliquem, mas não justifiquem. Esta limitação só foi revertida nos
casos em que os professores procuraram compensar tais lacunas
através de projetos desenvolvidos junto ao setor público ou á
iniciativa privada. (1999, p. 42)
Nesse quadro, o corpo discente nos cursos de arquivologia também
apresentava naquela época algumas limitações, tais como: deficiência de
leitura de literatura especializada devido a um ensino médio fragilizado,
provido de escolas fracas no ensino, geralmente de escolas públicas onde
houve um sucateamento no ensino.
Chauí faz uma observação importante referente ao ensino básico no
Brasil.
Durante a ditadura militar, as elites brasileiras praticamente
destruíram a escola pública de primeiro e segundo grau com a
perspectiva de um ensino básico destinado a formar mão-de-obra
barata para o mercado de trabalho. Como resultado, muitos dos
alunos, egressos de escolas públicas, mal têm condições para
15
enfrentar os vestibulares, ao contrário da clientela egressa das
escolas particulares. (1994, p.3)
Sendo assim, quando um professor do curso trata a arquivologia como
conhecimento científico e não como um conhecimento voltado exclusivamente
para prática, há uma dificuldades em superar eventuais limitações que foram
adquiridas no 2° grau.
Um ponto que vale ressaltar é a questão do aluno do curso de
arquivologia possuir facilidade em se colocar no mercado como estagiário, em
contraposição a estudantes de outras graduações onde o estágio só é
permitido a partir de um determinado período. Os alunos do curso de
arquivologia começam a fazer estágio desde o 1° período antes mesmo de
conhecerem os fundamentos essenciais da arquivologia. Uma parte desses
alunos acaba adquirindo em seus estágios o conhecimento prático da
arquivologia enquanto deveria, no entanto, possuir anteriormente um
embasamento teórico.
Este fato pode comprometer a formação profissional, conforme ressalta
Jardim (1998, p. 44) quando diz:
“(...) Diante das limitações do mercado – muitas vezes mais aberto
ao estagiário que ao profissional – cria-se o aluno estagiário
profissional que perpetua no curso em função de uma lógica
perversa, segundo a qual o mercado rejeita o profissional em
detrimento do estudante. Talvez isto ocorra porque o mercado tenda
a considerar partes de suas demandas satisfeitas com este tipo de
mão –de –obra, não apenas barata, mas considerada qualificada
para ordenar documentos, ação visualizada mais como uma
atividade física que intelectual”.
16
Outra questão relevante é a ausência de pesquisa na área, o que
acarreta aquilo que Bosi (1993) designa como o “mundo do receituário” das
fórmulas feitas, muitas vezes normas marcadas pelo tecnicismo e uma
pretensa neutralidade. Sem a perspectiva crítica que a pesquisa sustenta com
o valor intrínseco, tende-se a retificar conceitos, calcados em lacunas teóricas.
Mas, o quadro referente à formação do arquivista está sofrendo algumas
modificações, no sentido em que os professores dos cursos não são mais
bacharéis, sendo necessário pós-graduação para dar aula em disciplinas de
graduação. O MEC estabeleceu isso como política educacional.
Há interesse, por parte de alguns alunos do curso, em adquirir
conhecimento para além das aulas aprenderem um pouco mais da
Arquivologia, fato verificado devido a contatos diretos com os outros alunos do
curso. Percebe-se que, diferentes de épocas passadas. Atualmente uma parte
desses estudantes de arquivologia entram na faculdade sabendo ou
conhecendo o que é e o que faz um arquivista. O interesse em se aprofundar
nessa área de conhecimento pode se dar pelo fato de muitos professores do
curso estarem se especializando a fim de contribuir para o crescimento da
arquivologia, dessa forma estimulando os discentes.
Um outro fator em relação à formação do arquivista é o currículo mínimo
que nos últimos anos sofreu algumas alterações, a partir de contato via e-mail,
obtivemos respostas de algumas universidades tais como: Universidade
Federal do Estado do Rio de Janeiro em RJ, Universidade Federal Fluminense
em Niterói – RJ, Universidade Federal de Santa Maria no Rio Grande do Sul,
Universidade Estadual de Londrina em Londrina no Paraná e na Universidade
Estadual Paulista em Marília – SP que neste ano está passando por
reestruturação curricular. Tal reformulação justifica-se pela necessidade da
nossa área em consonância com as reflexões teóricas e tendência de
mercado. Isso significa que a arquivologia atualmente está voltada para as
necessidades do século XXI, sendo isso que se destaca por meio de seu
currículo mínimo modificado.
17
Existe muita coisa a ser feita quanto ao ensino de arquivologia no Brasil,
mas o principal nesse momento é a necessidade de pesquisa que existe na
arquivologia, para que essa profissão alcance seu lugar na sociedade.
1.2 – SURGIMENTO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
A prática arquivística que dominou ao longo do século XIX e durante a
primeira metade do século XX, ficou fragilizada com a explosão da massa
documental a partir da 2° guerra mundial, em virtude da evolução das técnicas,
das legislações e das mentalidades bem como da extensão do campo das
competências administrativas no âmbito da gestão da economia, dos assuntos
sociais, do urbanismo, do ensino e da cultura, características dos estados
modernos, e da crescente complexidade dos processos de decisão de
execução a nível nacional, regional e inclusive local que se denomina
“burocracia”.
O fazer arquivístico foi calcado em práticas durante muito tempo,
sendo isso ineficiente para o tratamento do cenário descrito acima. Com isso,
estes problemas foram, efetivamente, preocupantes tanto para eficácia da
ação administrativa e para uma eficiente gestão econômica como para a
conservação e organização dos documentos produzidos. Para os arquivistas,
constituía-se um profundo replanejamento de seu papel tradicional.
Os Estados Unidos foram primeiros, desde os anos 40, ao elaborarem
o sistema de gestão de documentos (records management) inicialmente, era
nitidamente mais administrativa e econômica do que arquivística tratava-se,
essencialmente, de otimizar o funcionamento da administração, limitando a
quantidade de documentos produzidos e o prazo de guarda.
Na Europa, o problema foi tratado especialmente sob o ângulo do
interesse histórico dos documentos, com diversas formas de controle dos
arquivistas-historiadores sobre a seleção dos documentos a conservar e sobre
a destruição do resto: isto é o que se tem denominado, de maneira bastante
imprecisa, às vezes, de pré-arquivamento.
18
Ocorreu assim, o surgimento de vários modelos nacionais ligados as
condições culturais, econômicas, administrativas e inclusive psicológicas, de
cada pais ou grupo de países. Abaixo, seguem alguns conceitos referente a
gestão de documentos.
Robert SANDERS “As novas tecnologias tentam o gestor de
documentos com o perigo da infidelidade: recuperação acelerada, economia
de espaço e melhora das comunicações, mas ao mesmo tempo dificultam a
tarefa do arquivista que tem de aplicar os procedência e ordem original de
avaliar o significado histórico e legal com o desaparecimento de fones
documentais em suporte papel”.
Lawrence
BURNET
“Gestão
de
documentos
é
uma
operação
arquivística entendida domo o processo de reduzir seletivamente a proporções
manipuláveis a massa documental características da administração moderna
visando a conservação permanente daquela que tem valor cultural futuro sem
menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de
pesquisa”.
Michael COOK “Gestão de documentos é a aplicação da administração
cientifica com fins de eficiência e economia, sendo considerados os benefícios
para os futuros pesquisadores meros subprodutos”.
A UNESCO, por intermédio do RAMP, definiu a gestão de documentos
bem como a área da administração geral que se encarrega de assegurar
economia e eficácia as operações arquivísticas desde a criação, manutenção e
utilização dos documentos, mesmo antes de sua criação ou recepção até o
momento em que eles não são mais necessários na condução que se faça de
seu valor e de sua utilidade potencial, podendo tomar a forma de uma
transferência a um arquivo intermediário para armazenamento temporário, de
um recolhimento ao arquivo permanente, de sua reprodução antes de sua
destruição ou da eliminação pura e simples.
Art. 3 da lei 8159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e privados- “Considera-se gestão de
documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
19
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente”.
Portanto, a gestão de documentos é o conjunto das operações técnicas
e processos que governam todas as atividades de um arquivo e que são
capazes de controlar e racionalizar as atividades de produção, manutenção,
uso,
guarda,
seleção
e
limitação
de
documentos, fazendo uso do
planejamento, a organização, da coordenação e do controle dos recursos
humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar
e simplificar todo o ciclo documental.
20
CAPÍTULO II
O SURGIMENTO DA GESTÃO DE PROJETOS E COMO
PODE SER UM AGENTE FACILITADOR NA GESTÃO DE
ARQUIVOS
2.1 - Gestão de Projetos
Com o objetivo de iniciar este capítulo, procurei mencionar o que vem a
ser Gestão de Projetos que para alguns autores, significa aplicação de alguns
adjetivos tais como: conhecimento, habilidades e técnicas na elaboração de
atividades relacionadas para atingir um conjunto de objetivos pré-definidos, em
um prazo que na maioria das vezes é curto, com custo e qualidade por meio
da mobilização de recursos técnicos e humanos.
Segundo Kozak, 2005 com relação ao surgimento do gerenciamento de
projetos, se observado atentamente, já tem existido, de alguma forma, há
milhares de anos. Todo ato de planejar a obtenção de um produto final único,
com um prazo definido, pelo menos em parte, pode ser identificado como um
projeto. De outra forma, os seres humanos jamais teriam conseguido um
resultado plausível na tentativa de se construir maravilhas como a Muralha da
China (221AC – 206AC), a Pirâmide de Giza (2.550AC) ou o Coliseu Romano
(80AC). Além de grandes construções, outros projetos também podem ser
destacados como as jornadas cruzando o Oceano Atlântico e as diversas e
grandes expedições pelos quatro cantos do mundo. Todos esses exemplos
podem ser interpretados como diferentes tipos de projetos.
Porém tal disciplina surge devido a certas dificuldades verificadas a partir
da 2ª Guerra Mundial e dos anos 50, a execução de grandes projetos militares
trouxe a necessidade de uma melhor gestão das atividades, equipes e
disciplinas diversas, presentes na construção de novos artefatos, obras ou
produtos. Nos anos 60, a indústria automobilística também começou a aplicar
21
novas técnicas na coordenação e sincronização dos trabalhos em projetos
complexos envolvendo diferentes áreas e engenharias.
Com isso alguns prazos foram estourados, custos e funcionalidades
deficientes eram problemas que começavam a se repetir e repercutindo nos
resultados. Como uma forma de resposta a esse quadro, organizações
surgiram com o objetivo de desenvolver um corpo de conhecimentos e práticas
para uma melhor gestão de projetos, visando prover maiores garantias de
previsibilidade desses resultados. Nessa época, se formaram organizações
como o Project Management Institute e o Internacional Project Management
Association com tal intuito. Mais tarde, em 1989, evoluiu de uma metodologia
de gestão de projetos de Tecnologia de Informação para uma organização
orientada a prover um modelo de referência de gestão de projetos de qualquer
natureza.
Sendo assim, algumas empresas, organizando-se para poder dar
respostas eficazes e ágeis às questões ambientais e organizacionais, a gestão
de projetos tem assumido maior importância na sociedade atual. Na década de
90, houve uma retomada em gerenciamento de projetos no Brasil e no mundo,
e essa retomada pode ser vista em forma de ondas por alguns autores
destacam.
Sendo a primeira referente a questões básicas de gerenciamento de
projetos. Nessa onda, proliferaram os cursos de treinamento fundamentais,
houve maior atenção nas áreas básicas, com maior concentração na gestão do
escopo e do acompanhamento de prazos e custos através do uso de
cronogramas físico-financeiros, acompanhados de uso mais intensivo da
tecnologia de informação na disponibilização das informações do projeto e na
utilização de softwares aplicativos desta área.
Portanto, a primeira onda proporcionou maior eficiência às empresas no
gerenciamento de projetos. O uso de técnicas e práticas ajudou-as no
desenvolvimento de seus empreendimentos através de melhor eficiência na
22
utilização dos recursos. Peter Drucker em seu Clássico artigo da Harvard
(1963) sobre eficiência e eficácia permitiu fazer as coisas de forma correta,
mas isto tudo ainda é pouco; as empresas agora precisam de um
gerenciamento de projetos profissional, sobretudo; para conseguir atingir seus
resultados mais rapidamente, é preciso ser eficaz, ou seja, fazer a coisa certa.
A segunda onda deve levar em conta, definitivamente, a integração das
áreas de conhecimento em gestão de projetos. Enquanto na primeira onda os
gerentes de projetos aprenderam a desenvolver seus empreendimentos,
administrando isoladamente escopo, prazos, custos e qualidade, na segunda
onda é necessário aprimorar algumas áreas de conhecimento, como é o caso
do gerenciamento de riscos em projetos. O uso de técnicas de simulação, por
exemplo, bastante explorado pelo pessoal de riscos financeiros, ainda é pouco
difundido e explorado pelos gerentes de projetos de maneira geral. Estas
técnicas, quando utilizadas de maneira plena, ajudam a configurar a
administração em outras áreas do conhecimento. As incertezas nos projetos
são muitas e minimizá-las é uma tarefa que, ainda, poucos gerentes o fazem.
Neste aspecto, cabe lembrar que os programas de simulação podem ser
utilizados, também, para minimizar as incertezas de prazos e custos em
projetos. Isto é uma forma mais criativa de utilização de recursos e ferramentas
já existentes que, em muitos casos, não estão sendo exploradas devidamente.
Logo, o gerenciamento de projetos deverá se apresentar de forma mais
profissional, e para isto será necessário não só avançar na sedimentação de
técnicas e ferramentas pouco exploradas na primeira onda, mas também criar
elementos que possam sensibilizar uma camada mais estratégica
empresas.
das
23
2.1.1 Gestão de Projetos como um agente facilitador
Conforme
verificado
acima,
foram
criadas
novas
formas
de
organização para garantir a continuidade do sistema de produção em suas
atividades diárias e a conclusão bem-sucedida dos projetos. A mais importante
entre essas novas formas de organização é a organização baseada em
projetos, que consiste em uma forma de resolver um problema de uma
determinada instituição.
A organização baseada em projetos geralmente é constituída bem
antes do início dos projetos para que se possa elaborar o plano de projeto. O
plano significa planta do projeto e guia geral para se conseguir uma conclusão
bem sucedida dos mesmos.
O
Project
Management
Institute
–
PMI®,
uma
das
maiores
organizações de profissionais de gerenciamento de projetos do mundo, propõe
uma definição sintética e abrangente:
Projeto é um empreendimento temporário realizado de forma
progressiva para criar um produto ou serviço único.
Por serem temporários, os projetos têm, obrigatoriamente, início e
término
definidos,
diferenciando-se
de
operações
contínuas.
Essa
característica não indica, necessariamente, que sejam curtos ou longos, mas
apenas que são iniciados, evoluem e, por fim, são finalizados.
O gerente de projeto pode dividir os projetos em fases para obter
melhor controle gerencial com ligação adequada com as operações da
organização executora. Estas fases são conhecidas como ciclo de vida do
projeto. Muitas organizações identificam um ciclo de vida específico para ser
usado em todos os projetos.
24

De um modo geral, as fases do projeto apresentam as seguintes
características:

Cada fase do projeto é marcada pela entrega de um ou mais
produtos (deliverables), como estudos de viabilidade ou protótipos funcionais;

No início de cada fase, define-se o trabalho a ser feito e o
pessoal envolvido na sua execução;

O fim da fase é marcado por uma revisão dos produtos e do
desempenho do projeto até o momento;

Uma fase começa quando termina a outra. Quando há
overlapping entre as fases, chamamos essa prática de "fast tracking". Nesse
caso, começa-se a trabalhar nas próximas fases do projeto antes do fim da
fase corrente (entrega e revisão dos produtos);

Os custos são geralmente crescentes à medida que a fase

Os riscos são geralmente decrescentes à medida que a fase

A habilidade das partes envolvidas alterarem os produtos de
avança;
avança;
cada fase é decrescente à medida que a fase avança;
Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um
produto, serviço ou resultado exclusivo. A sua natureza temporária indica um
início e um término definidos. O término é alcançado quando os objetivos
tiverem sido atingidos ou quando se concluir que esses objetivos não serão ou
não poderão ser atingidos e o projeto for encerrado, ou quando o mesmo não
for mais necessário. Temporário não significa necessariamente de curta
duração. Além disso, geralmente o termo temporário não se aplica ao produto,
serviço ou resultado criado pelo projeto; a maioria dos projetos é realizada
para criar um resultado duradouro. Por exemplo, um projeto para a construção
de um monumento nacional criará um resultado que deve durar séculos. Os
25
projetos também podem ter impactos sociais, econômicos e ambientais com
duração mais longa que a dos próprios projetos.
Cada projeto cria um produto, serviço ou resultado exclusivo. Embora
elementos repetitivos possam estar presentes em algumas entregas do projeto,
essa repetição não muda a singularidade fundamental do trabalho do projeto.
Por exemplo, prédios de escritórios são construídos com os materiais idênticos
ou similares ou pela mesma equipe, mas cada um é exclusivo, com diferentes
projetos, circunstâncias, fornecedores, etc.
Um esforço de trabalho contínuo é geralmente um processo repetitivo
porque segue os procedimentos existentes de uma organização. Por outro
lado, devido à natureza exclusiva dos projetos, pode haver incertezas quantos
aos produtos, serviços ou resultados criados pelo projeto. As tarefas podem
ser novas para a equipe do projeto, o que demanda planejamento mais
dedicado do que outro trabalho rotineiro. Além disso, os projetos são
empreendidos em todos os níveis organizacionais. Um projeto pode envolver
uma única pessoa ou múltiplas unidades organizacionais.
Gerenciar, administrar, coordenar ou gerir um projeto é a aplicação de
técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha
sucesso. E gerenciar um projeto envolve desde iniciá-lo até finalizá-lo,
passando pelas etapas de planejamento, execução e atividades de controle.
2.1.2 Gestão de Arquivos
A cultura de muitas empresas é realizar a guarda de todos os
documentos, sem ao menos organizá-los antes de arquivá-los, para evitar
perda de informações que futuramente poderá ser útil. Nesse cenário entra o
profissional da informação que muitas vezes é discriminado pela falta de
26
conhecimento do que é um arquivista e o que é um arquivo, por meio de
algumas instituições.
Com o objetivo de resolver tais problemas, foi criado o curso de
Arquivologia, visto no capítulo I deste trabalho, com objetivo solucionar por
meio do conhecimento o grande volume documental, ou melhor, a massa
2
documental existente nas empresas.
O arquivo consiste em um lugar de guarda segura das informações de
um determinado órgão, autores da literatura arquivistica destacam que os
documentos
passam
por
três
idades:
Correntes
(surgimento
do
documento/produção, no qual o documento é utilizado por muitas vezes),
intermediária (conjunto de documentos consultados em baixa freqüência,
geralmente é enviado para locais de guarda fora dos grandes centros urbanos,
como medida de controle orçamentário, pois o metro quadrado no centro das
grandes cidades o valor é alto, para guardar documentos que não são muito
consultados) e permanente (documentos que possuem caráter histórico para
as empresas, comprovação de sua existência, por exemplo, atas de
assembléia e outros).
A gestão de arquivo começa desde a produção dos documentos que se
refere ao ato de elaboração em razão da execução das atividades de um órgão
ou setor, passando assim pela utilização da documentação que compreende o
controle e o armazenamento das informações necessárias ao desenvolvimento
das funções ou atividades da instituição e por fim a destinação de documentos
sendo uma das fases mais importantes, pois implicam em decidir quais serão
conservados como testemunho do passado e quais os que devem ser
destruídos e também por quanto tempo devem ser conservados determinados
documentos por razões administrativas ou jurídicas.
Gerir um arquivo consiste em capacitar a equipe, selecionar os
materiais
e
equipamentos
adequados,
garantir
maior
utilização
dos
equipamentos e controle na aquisição de novos equipamentos, elaborar
sistemas de armazenamento de informação em suporte que não sejam o papel,
27
como micro formas ou gravações em vídeo, eliminar os documentos não
3
necessários, depósitos de armazenamento intermediário e recolhimento dos
documentos ao arquivo permanente. Gerir um arquivo é muito mais do que
guardar documentos antigos e empoeirados, gerir um arquivo consiste em
administrar um setor, saber lidar com as diferenças dos usuários (pessoas que
utilizam o arquivo) e, sobretudo gerir pessoas que é uma das atividades mais
complexas existentes, nesse cenário o conhecimento a mais em gestão de
projetos beneficia o profissional arquivista.
2.2 – Processos Associados ao gerenciamento de
documentos e a utilização de novas tecnologias
Conforme verificado acima a gestão de arquivos, ou melhor, gestão de
documentos passa por três fases sendo elas: Produção, utilização e
destinação, Abaixo, podem ser verificadas com maior clareza o ciclo de vida
dos documentos.
Produção – Elaboração dos documentos.
Nesta fase, devem-se evitar a produção de documentos não essenciais,
diminuindo o volume de documentos manuseados, controlados, armazenados
e eliminados;
Ampliar a utilização e a utilidade dos documentos que são necessários;
Garantir um nível adequado de aplicações dos recursos de reprografia e
automação.
Utilização - Refere-se ao fluxo necessário percorrido pelos documentos para o
cumprimento de sua função administrativa assim como a sua forma de guarda
2
Massa documental é o nome dado ao grande volume documental encontrado em algumas instituições que não possui
tratamento em seu arquivo, na maioria das vezes é visto como depósito de documentos.
3
Recolhimento na linguagem arquivística, significa o ato de recolher documentos que servem como testemunho do
passado.
28
Nesta fase desenvolvem-se a gestão de arquivos e a implantação de sistemas
de comunicação, informação e arquivos. Esta fase garante: disponibilidade da
informação e dos documentos necessários; utilização a baixo custo da
informação e dos documentos; seleção de material auxiliar, equipamentos e
lugar de armazenamento de documentos, de acordo com a freqüência de
consulta e a sua natureza.
Destinação - Essa fase envolve as atividades de análise, seleção e fixação de
prazos de guarda dos documentos. É a fase em que devem participar
arquivistas e administradores.
Para que a destinação de documentos seja eficientemente determinada
as seguintes atividades devem ser desenvolvidas: identificação e descrição
dos documentos por séries ou classes; classificação destas séries ou classes
com vistas a sua conservação ou eliminação e eliminação periódica de
documentos não permanentes.
Portanto, tais atividades de gestão de documentos muitas vezes são
desconhecidas por parte de algumas empresas, se tal conceito fosse aplicado
e aliado a gestão de projetos, muitos prejuízos causados por meio da
desorganização documental poderia ser evitado.
29
CAPÍTULO III
O ESTABELECIMENTO DE METAS NO TRABALHO EM ARQUIVOS
3.1 – Gerir arquivos com eficácia e eficiência respeitando
o cronograma
A existência de arquivos e sua necessidade para a sociedade são
inquestionáveis, por isso o tratamento de acervos depende de um
conhecimento teórico, visto que o arquivista estuda durante um tempo
considerável para depois desempenhar tarefas inerentes à sua formação. A
ausência de um arquivista em um arquivo pode trazer deficiências na
organização da documentação. Visto que no século XXI a busca pela
informação se da em maiores exigências e é maior a necessidade de atender
com eficiência e eficácia às necessidades de pesquisa, algumas empresas,
conscientes desse fato, estão buscando o serviço desse profissional e isso
vem trazendo conseqüências positivas para as instituições e também para
área de arquivo.
Sendo assim, para que haja eficácia na gestão é necessário que o
profissional da informação domine não apenas os conceitos arquivisticos, mas,
sobretudo possa ser capacitado no ato de administrar, ou seja, consiga liderar
equipes, administrar os recursos disponíveis, controlar e produzir. Produzir, no
entanto, significa as tarefas inerentes ao arquivista: controle do fluxo
documental, criação de tabela de temporalidade, criação de instrumentos de
pesquisa tais como: inventário, índice, catálogo e guia.
Há muitas atividades para realizar em arquivo, fato desconhecido por
parte de algumas empresas que acabam contratando um arquivista, porque
não acha algum tipo de documento, porém se as tarefas descritas acima,
principalmente o controle do fluxo documental e a contratação de um arquivista
fosse realizado desde a criação de um órgão, com certeza, os problemas
seriam mínimos. Como este fato nunca acontece, cabe ao arquivista mostrar
30
por meio de seu trabalho, sua eficiência. Não basta apenas colocar seus
conhecimentos adquiridos na academia, mas, conhecer métodos que podemos
encontrar em outras disciplinas, ser assim um profissional interdisciplinar.
Logo, a visão que acabam tendo de um arquivista, como uma atividade que
talvez não tenha necessidade de cursar um curso superior, com certeza
diminuiria.
3.1.1 – O arquivo setorial de uma Incorporadora
Este trabalho faz referência a um arquivo de uma determinada instituição,
onde foi perceptível a necessidade de possuir conhecimentos em gestão de
projetos aliados aos conhecimentos arquivísticos.
Quando cheguei à instituição percebi que a grande massa documental
acumulada sem nenhum tratamento e sem padrão da nomenclatura
documental.
Apresentam
caixas
com identificação
do
tipo:
diversos,
documentos antigos para arquivar, dossiês de funcionários, caixa com nome
de colaboradores do departamento, caixa sem identificação e dentre outras.
No primeiro momento, destaquei os principais pontos necessários para o
início do projeto de organização documental: tratamento dos documentos
correntes (ou seja, documentos que são utilizados com muita frequência), por
meio de uma melhora em seu acondicionamento. Conforme, segue abaixo:

Padronização da nomenclatura;

Trocar material;

Criar etiquetas padronizadas para as pastas suspensas, caixas e pastas jekas;

Inserção dos dados em sistema de busca (fato já criado por meio do inventário
sumário), melhor adequação do inventário existente, a fim de atender as
necessidades do usuário, objetivando a digitazaliação da documentação do DP
e disponibilização no Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos
(GED).
31
No segundo momento é viável unificar toda a documentação dispersa que
encontra-se em diversos lugares da empresa, a fim de centralizar no arquivo
destacado. Porém, identificando cada tipo de documento e vendo a
possibilidade por meio de sua utilização de encaminhar para a empresa de
guarda documental, depois de inventariado.
Em seguida, o ideal é identificar as caixas que não possuem nenhum tipo
de informação que estão acondicionadas no arquivo.
Os fatores ressaltados acima foram implantados em uma empresa do ramo
imobiliário, especificamente em um arquivo setorial. Apesar de possuir uma
equipe pequena. Algumas bonificações para atingir as metas estabelecidas
foram estímulos para a equipe e os mesmos conseguiram alcançá-las. Ainda
há muitas atividades a para desenvolver, principalmente a mudança de cultura
referente a arquivo.
Sendo assim, por meio do conhecimento referente à gestão de projetos,
estratégia, noções de administração o acesso a informação estará disponível
de uma forma rápida e de fácil acesso para todos os colaboradores do
departamento mencionado.
3.1.2 – Equipe como aliada
Uma das tarefas mais complexas em gestão de projetos é gerir recursos
humanos, visto que as todas as pessoas são diferentes. Capacidade,
personalidade, interesses, ambições, níveis de energia, educação, treinamento
e experiência variam. Sendo importante que os gerentes de projetos
considerem essas diferenças, porque abordagens gerais e universais para
melhorar o desempenho no trabalho podem não ser eficazes para todos os
empregados.
32
Sendo assim, cabe ao gestor de projetos ou qualquer líder estimular sua
equipe, transforma-los em aliados e motiva-los sempre. Mas, como pode ser
feito tal coisa?
Motivação significa o conjunto de processos que dão ao comportamento
uma intensidade, uma direção determinada e uma forma de desenvolvimento
próprias da atividade individual. Para Maslow que identificou cinco níveis de
necessidades motivam as pessoas a agir sendo elas: fisiológicas, segurança,
sociais, estima e auto-realização. Essas necessidades são organizadas no
nível mais elevado. Somente necessidades não satisfeitas são motivadores, ou
fazem com que as pessoas ajam, e à medida que cada necessidade de nível
mais baixo torna-se relativamente satisfeita, necessidades de nível mais
elevado surgem como motivadores.
Baseado nos conceitos destacados acima, o gerente de projetos deve:
promover o envolvimento de membros da equipe que não ocupam posições de
comando no processo de planejamento; estabelecer regras básicas para
detecção, resolução de conflitos e sobretudo mostrar para cada membro da
equipe que todos estão no mesmo “barco”, ou seja, é um time. Então, um time
unido tem mais chances de vencer. Tais fatos destacados podem apresentar
resultado paralelo de melhorar o desempenho da equipe.
De acordo com Stuckenbruck e Marshall, o processo de formação de
equipe envolve:
1. Planejar a formação da equipe;
2. Negociar os membros da equipe;
3. Organizar a equipe;
4. Realizar a reunião de partida;
5. Obter o comprometimento dos membros da equipe;
6. Construir links de comunicação;
7. Conduzir exercícios de formação de equipe;
8. Utilizar o desenvolvimento da equipe.
33
Portanto, não existe uma receita a qual seguirá e será visto como um
líder por meio dos membros da sua equipe, a melhor maneira deste fato
ocorrer é ser verdadeiro em todo tempo e conversar. No momento do elogio,
elogie no meio de todos e no momento de chamar atenção, fale em particular.
O segredo para um projeto seja ele em arquivo ou em outra área do
conhecimento é liderar com eficiência, mostras aos membros da equipe que
podem contar com o líder, esse modelo de gestão ainda é utopia nas
organizações.
3.2 - O Gestor de projetos em arquivos
O gerente de projetos em arquivos deve ser um administrador de um
grande número de diferentes interfaces, com um relacionamento bastante
dinâmico entre si. Para lidar com estas interfaces e com a elevada
responsabilidade inerentes ao cargo, espera-se que este profissional possua
um alto grau de flexibilidade face à limitada autoridade formal de que pode
fazer uso (SBRAGIA, MAXIMIANO & KRUGLIANSKAS, 1986). Ele é a pessoa
designada pela organização executora para atingir os objetivos do projeto e
também é responsável por definir, planejar, desenvolver e controlar projetos,
atendendo os requisitos de custos, prazos, qualidade e especificações
estabelecidas pelas empresas. Para um projeto ser bem elaborado, é preciso
que o responsável leve em consideração:
 O tempo estimado,
 O custo previsto,
 Um bom nível de aceitação do cliente,
 As regras, procedimentos da organização e,
 Os aspectos culturais.
A figura do Gerente de Projetos começa ter valor a partir da hora que a
diretoria da organização tiver consciência do seu trabalho e da sua
34
importância. E isso deve se disseminar para todos os outros departamentos da
organização.
A principal precaução que o gerente de projetos deve tomar é
providenciar para que a adequada atenção seja dada a todos os elementos
constituintes do sistema do projeto. Muitos elementos do projeto podem ter
pouco relacionamento direto com o sistema que está sendo trabalhado, porém
podem ser críticos para o seu sucesso. A maioria dos projetos envolve um
número diferente de unidades organizacionais, sendo elas vinculadas a
serviços ou suporte de capacitação, e um grande número de pessoas pode
estar interessado em vários aspectos do projeto (STUCKENBRUCK, 1978).
Sendo assim, um gerente de projetos necessita de entusiasmo, força e
aptidões para o difícil trabalho de resistência ao ataque de interesses técnicos
e políticos. Sempre que possível, ele deve possuir antiguidade e posição na
organização proporcional ao do gerente funcional, com o qual terá que
negociar. Quando o gerente de projetos é coordenador, dentro de uma
estrutura funcional, ou gerente em uma estrutura matricial, ele freqüentemente
encontrará sua autoridade de forma incompleta. Conseqüentemente, ele deve
ter uma combinação de habilidades técnicas, administrativas e interpessoais
para superar as dificuldades advindas do cargo (SHTUB, BARD &
GLOBERSON, 1994).
Portanto, o gerente de projetos em arquivo, deve coordenar com
eficiência e eficácia a sua equipe, saber liderar e ser visto por meio dos
membros da equipe, como uma figura respeitada, porém não autoritária.
35
CONCLUSÃO
Essa monografia conceituou arquivo e projeto, a importância dos
conceitos de gestão de projetos em arquivos, abordou as ferramentas do
gerenciamento de projetos e da gestão de arquivos.
Segundo o Guia PMBOK, o gerenciamento de projetos é a aplicação
de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto
a fim de atender aos seus requisitos. O gerenciamento de projetos é realizado
através da aplicação e da integração dos seguintes processos de
gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento
e controle, e encerramento. O gerente de projetos é a pessoa responsável pela
realização dos objetivos do projeto.
36
ANEXO I
GLOSSÁRIO
Arquivista - Profissional de nível superior, com formação em arquivologia ou
experiência reconhecida pelo Estado.
Dossiê- Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação,
evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.
Gestão de documentos - Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou
recolhimento. Também chamado de administração de documentos.
Instrumento de pesquisa – Meio que permite a identificação, localização ou
consulta a documentos ou a informações neles contidas. Expressão
normalmente empregada em arquivos permanentes.
Inventário- Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente,
as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação
obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física
dos documentos.
Seleção - Separação dos documentos de valor permanente daqueles
passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente
estabelecidos em tabela de temporalidade.
37
BIBLIOGRAFIA
1- BRASIL, Lei n° 6.546, de 04 de Julho de 1978. Senado Federal. Disponível
em
<http://www6.senado.gov.br/legislacao/ListaPublicacoes.action?id=124752>
Acesso em: 10 de março de 2011.
2- CASTRO, ASTREA DE MORAES. Arquivologia. Sua Trajetória no Brasil: o
curso superior em arquivo. Brasília: Editora Stilo, 2008.
3- CHAUÍ, MARILENA. Do direito ao privilégio. Folha de S. Paulo, São Paulo,
p.3, 5 jul. 1994.
4-
ESTEVÃO,
SILVIA NINITA DE MOURA. Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
5- GAITHER, NORMAN; FRAIZER, GREG. Administração da Produção e
Operações. 8° ed., Texas: Universidade do Texas, 2002.
6- INDOLFO, ANA CELESTE. Disciplina Gestão de Documentos Arquivísticos.
Rio de Janeiro: Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro, 2008.
7- KAMINISSE, F. T. (2007). A Importância do Gerente de Projetos numa
Organização de Desenvolvimento de Software.
8- LOPES, Luís Carlos. A imagem e a Sombra da Arquivística. Rio de Janeiro:
Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, 1998.
38
9- PMBOK®, GUIA. Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento
de Projetos. Terceira edição. Project Management Institute, Four Campus
Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 EUA, pp 179-190, 2004.
10-
PM
Network,
edição
2005,
traduzido
por
Rodrigo
Fernandes.
Disponível
em
www.pmimg.org.br/Geral/visualizadorConteudo.aspx?cod_areaconteudo=423,
acessado em 03/03/2011.
11- REBECHINI, ROQUE As duas ondas na gestão de projetos. Disponível em
http://www.fradmon.com.br/default/index.php?page=art006,
Acessado
em
13/04/2011
13- SBRAGIA, R.; MAXIMIANO, A. C. A.; KRUGLIANKAS, I. O gerente de
projetos: seu papel e habilidades. Revista de Administração, São Paulo, v.21,
n3, p.24-31, jul./Set. 1986
12- STUCKENBRUCK, L.C. Project manager: the system integrator. Project
manegement quaterly. September, 1978.
14- VIOLA, MARCELO. Disciplina: Gereciamento de Recursos Humanos em
Projetos. Rio de Janeiro: A Vez do Mestre, 2010.
39
ÍNDICE
AGRADECIMENTO
03
DEDICATORIA
04
RESUMO
05
METODOLOGIA
06
SUMARIO
07
INTRODUCAO
08
CAPÍTULO I – SURGIMENTO DA ARQUIVOLOGIA NO BRASIL E O
CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
09
1.1 – Surgimento da Arquivologia no Brasil
09
1.1.1 – Curso de Arquivologia
12
1.2 – O surgimento da Gestão de Documentos
17
CAPÍTULO II – O SURGIMENTO DA GESTÃO DE PROJETOS E COMO
FACILITADOR NA GESTÃO DE ARQUIVOS
20
2.1 - Gestão de Projetos
20
2.1.1 Gestão de projetos como um agente facilitador
23
2.2 – Processos Associados ao gerenciamento de documentos e
a utilização de novas tecnologias
27
CAPÍTULO III –O ESTABELECIMENTO DE METAS NO TRABALHO EM
ARQUIVOS
29
3.1 – Gerir arquivos com eficácia e eficiência respeitando o
cronograma
29
3.1.1 – O arquivo setorial de uma incorporadora
30
3.1.2 – Equipe como aliada
31
3.2 – O Gerente de Projetos em arquivos
33
CONCLUSÃO
35
ANEXO I – GLOSSÁRIO
36
BIBLIOGRAFIA
37