Centros de documentação e
informação para área de
ENGENHARIA: como implantar e
resultados esperados
Iza Saldanha
Abordagem
❖ Conceitos
❖ Procedimentos/Ferramentas
❖ Benefícios esperados
❖ Estudo de caso Planave
❖ Modelos
❖ Referências
Conceituando...
Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação
Gestão de
documentos
e arquivamento de documentos em fase corrente
e intermediária, visando sua eliminação ou
recolhimento. Também chamado administração
de documentos.
É uma disciplina que promove, com
visão integrada, o gerenciamento e o
compartilhamento de todo o ativo de
Gestão do conhecimento
informação possuído pela empresa.
Esta informação pode estar em um
banco
de
dados,
procedimentos,
pessoas,
documentos,
bem
através
experiências e habilidade.
como
de
em
suas
Gestão
arquivística de
documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Tabela de temporalidade
documental
Ferramenta da Gestão Documental,
que faz parte da Gestão por
processos, sendo fundamental para a
execução das rotinas da empresa,
através do mapeamento de suas
atividades, contribuindo para que
sejam alcançados os objetivos da
organização.
Através da TTD é possível verificar
os documentos gerados e quais
deverão ser guardados em meio
físico (folhas arquivadas) e/ou em
meio eletrônico (digitalização).
Instrumentos para uma boa
gestão
❖ Tabela de temporalidade documental
❖ Acesso a informação
❖ Armazenamento e preservação
❖ Tecnologias da informação
Acesso a informação
❖
❖
❖
Definir o grau de segurança dos documentos
e permissão de acesso por usuários, para
criação, alteração e exclusão.
Digitalização do acervo.
Indexação dos documentos em sistema de
gerenciamento de documentos.
Armazenamento e preservação
Definir a forma de armazenamento, local de
guarda e recuperação de acordo com a TTD.
Tecnologias da informação
Definir ferramenta tecnológica para registro,
classificação, indexação, atribuição de restrição
de acesso, armazenamento e preservação do
documento e acessibilidade, de forma a garantir
a sua confiabilidade, autenticidade e acesso a
longo prazo.
Procedimentos operacionais
Arquivístico
Bibliográfico
❖ Diagnóstico/Avaliação do acervo
❖ Seleção e aquisição
❖ Tratamento do acervo
❖ Processamento técnico
❖ Elaboração de
❖ Circulação
metodologia/padronização para
armazenamento físico e digital
❖ Disponibilização dos documentos.
❖ Guarda
Diagnóstico/Avaliação do acervo
❖
❖
❖
❖
Levantamento e identificação das tipologias
documentais
Elaboração do levantamento quantitativo e
qualitativo (mapeamento do fluxo)
Identificação do mobiliário arquivístico e estado
de conservação
Identificação dos acervos em rede e ambiente
digital
Tratamento do acervo
❖ Agrupamento dos documentos
❖ Triagem dos documentos
❖ Remessa de documentos
❖ Organização dos documentos
❖ Cadastramento dos documentos em
sistema pré definido
❖ Arquivamento dos documentos em
mobiliário arquivístico
Ferramentas
❖
Elaboração de TTD
❖
Elaboração de taxonomia (vocabulário
controlado)
Resumindo...
Resultados esperados
❖ Reduzir custos com armazenamento e busca da informação
❖ Evitar perda de informação por acondicionamento inadequado
❖ Gestão e controle de documentos armazenados em meio físico e digital
❖ Atendimento aos requisitos das certificações das normas ISO
❖ Acelerar a geração de novos conhecimentos de valor competitivo
❖ Melhorar o processo de decisão no nível de gestão, na produção e/ou na linha de frente
❖ Reduzir o re-trabalho
❖ Descobrir e re-utilizar o capital intelectual e o conhecimento já existente na empresa
para gerar novos projetos
❖
Proteger o capital intelectual existente na empresa
❖
Alavancar o conhecimento existente na empresa para melhor servir os clientes
❖ Preservação da Memória organizacional
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO
E INFORMAÇÃO / PLANAVE
S.A.
Planave S.A. Estudos e Projetos
de Engenharia
❖ A PLANAVE é uma empresa de engenharia consultiva organizada por áreas de negócio,
fundada em 1969. Os principais segmentos em que atua são a engenharia de infraestrutura,
com ênfase no setor portuário e a de energia, com foco principal no setor de petróleo e gás.
Tem como missão oferecer soluções multidisciplinares de engenharia de forma inovadora para
atender as necessidades do cliente e construir relações duradouras.
Histórico
Criado em 1970 o setor de Informações Técnicas,
formado pela Biblioteca e Arquivo (SIT), teve como
objetivo organizar, armazenar, tratar, todo o acervo de
informações técnicas produzidas pela empresa.
Missão
❖A missão do Centro de Documentação e Informação / Biblioteca da Planave
é prover a empresa de toda informação necessária para a elaboração de seus
estudos e projetos, organizando, armazenando e divulgando todo o acervo de
informações técnicas produzidas e/ou adquiridas pela empresa, bem como
prestar assistência aos colaboradores.
Acervo
Acervo hibrido especializado em engenharia, composto
por material bibliográfico, técnico e técnico administrativo.
❖
❖Em
2010 iniciou-se a implantação do sistema de gestão
documental e informatização do acervo, seguindo as novas
tendências. No período existiam 3.050.400 fls/doc para
serem tratados, além de todo o acervo bibliográfico, em
suporte papel e digital.
Em 2013 este quantitativo aumentou para 4.309.200
fls./doc.
No mesmo período definiu-se o local de guarda de
todos os documentos permanente da Empresa.
Gestão
Para a realização do projeto
processo:
foi realizado o seguinte
❖ Diagnóstico / Mapeamento dos processos
❖ Politica de gestão
❖ Elaboração de procedimentos
❖ Tabela de temporalidade documental (TTD)
❖ Regulamento de uso do Centro de Documentação e Informação
❖ Disponibilização do acervo físico e digital
❖ Eliminação e descarte de documentos
❖ Taxonomia: vocabulário controlado/tesauro
❖ Organização de pastas eletrônicas
❖ Desenvolvimento de sistema integrado
❖ Relatórios trimestrais e anuais
❖ Indicadores de qualidade
❖ Divulgação
❖ Memória organizacional
Divulgação e marketing
❖A
Biblioteca conta com o informativo interno da empresa
e da intranet para divulgar os serviços, as novas
aquisições, dentre outros assuntos de interesse.
Metodologia
Planave
CONCEITUAÇÃO DO
PROJETO
DESENVOLVIMENTO DE
ESTRUTURAÇÃO DE
ASSUNTOS
FERRAMENTAS
IMPLEMENTAÇÃO DO
PROJETO
DESTINAÇÃO FINAL
Diagnóstico
Elaboração de
Identificação da
Tratamento
Cliente interno e
Detalhamento
TTD
terminologia da
técnico e
externo
do processo
Elaboração de
procedimentos
operacionais
empresa
organização do
Definir conceitos
Estruturação de
assuntos
acervo físico e
Definição dos
modelos
digital
Digitalização
Cadastramento em
sistema prédefinido.
Treinamentos
Alguns modelos
Modelo de cronograma
Tabela de Temporalidade Documental (TTD)
Antes e depois
Para refletir
“Eu tenho um problema. É o seguinte: quanto
tempo duram as coisas? Se eu deixar uma folha de
papel num quarto fechado ela atinge a
eternidade?”
(Clarice Lispector, Um sopro de vida – Pulsações 1978)
Obrigada!!!
Referência
Planave S.A. MA-000-L00-001- Manual da Qualidade.
Planave S.A. MA-000-L00-002 - Glossário Planave.
CRUZ, Ana Maria da Costa; MENDES, Maria Thereza Reis. A
biblioteca: o técnico e suas tarefas. Niterói: Intertexto, 2000.
LANCASTER, F.W. Indexação e resumos: teoria e prática. Brasília:
Briquet de Lemos, 2004.