Universidade Federal do ABC - UFABC
REITOR
Helio Waldman
VICE-REITOR
Gustavo Martini Dalpian
SECRETÁRIA-GERAL
Soraya Aparecida Cordeiro
DIVISÃO DE ARQUIVO E PROTOCOLO
César Augusto Moreira Guarido
MANUAL DE PADRONIZAÇÃO DE
DOCUMENTOS DA UFABC
1ª Edição | 2013
Divisão de Arquivo e Protocolo
Santo André – SP
SUMÁRIO
1 Introdução................................................................................................................................... 05
2 Documentos padronizados......................................................................................................... 06
3 Características gerais dos documentos oficiais ....................................................................... 07
3.1. Legalidade................................................................................................................................ 07
3.2. Impessoalidade......................................................................................................................... 07
3.3. Publicidade............................................................................................................................... 07
3.4. Clareza...................................................................................................................................... 07
3.5. Concisão................................................................................................................................... 07
3.6. Formalidade.............................................................................................................................. 08
3.7. Objetividade............................................................................................................................. 08
3.8. Uniformidade........................................................................................................................... 08
4 Atos administrativos normativos.............................................................................................. 09
4.1. Estrutura do ato normativo....................................................................................................... 09
4.1.1. Parte preliminar..................................................................................................................... 10
4.1.2. Parte normativa..................................................................................................................... 13
4.1.3. Parte final.............................................................................................................................. 18
5 Normas gerais............................................................................................................................. 20
5.1 Pronomes de tratamento............................................................................................................ 20
5.2 Fecho das correspondências...................................................................................................... 24
5.3 Abreviaturas.............................................................................................................................. 24
6 Normatização e formatação dos documentos oficiais........................................................... 25
6.1 Apresentação dos documentos oficiais..................................................................................... 25
6.2 Cabeçalho dos documentos oficiais.......................................................................................... 26
6.3 Rodapé dos documentos oficiais............................................................................................... 28
7 Documentos oficiais.................................................................................................................... 30
7.1 Espécies documentais e competências...................................................................................... 30
7.2 Ata............................................................................................................................................. 31
7.3 Ato decisório............................................................................................................................. 34
7.4 Comunicação interna................................................................................................................. 36
7.5 Despacho................................................................................................................................... 40
7.6 Edital......................................................................................................................................... 42
7.7 Ofício......................................................................................................................................... 45
7.8 Portaria...................................................................................................................................... 49
7.9 Resolução.................................................................................................................................. 52
8 Ficha técnica............................................................................................................................... 54
1. Introdução
A proposta deste manual é apresentar, de forma objetiva e clara, o padrão a ser aplicado nos
documentos oficiais emitidos na Fundação Universidade Federal do ABC (UFABC).
A padronização é uma técnica que objetiva reduzir a variabilidade dos processos de trabalho, sem
prejudicar sua flexibilidade. Padronizar significa atender às expectativas dos usuários sem, no
entanto, sujeitá-los a rotinas monótonas e normas rígidas.
Assim sendo, a padronização é um processo que envolve as pessoas responsáveis pela execução do
projeto e visa atender às expectativas dos usuários, aumentar sua produtividade, eliminar
desperdícios e melhorar sua satisfação.
Com a padronização da estrutura dos documentos oficiais, objetiva-se apresentar e fixar a
identidade visual da UFABC, tanto no âmbito interno, como – e principalmente – no externo, de
forma que todos que tiverem acesso a algum documento da Instituição possam identificar, de
imediato, tratar-se da Universidade Federal do ABC. Para tanto, a comunidade universitária deverá
seguir conceitos, competências, modelos, observações e notas aqui estabelecidos.
Vale lembrar que este manual poderá sofrer acréscimos e alterações, de acordo com eventuais
sugestões propostas pela comunidade da UFABC.
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2. Documentos padronizados
Este manual contempla a padronização dos documentos ditos atemporais, isto é, aqueles que
independem do tempo e não são afetados por mudanças nas gestões administrativas. Desse modo,
levam a aplicação do Brasão Nacional para sua identificação.
Exemplos: atas, comunicações internas, ofícios, portarias, resoluções, etc.
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3. Características gerais dos documentos oficiais
As características gerais e imprescindíveis dos documentos oficiais são as mesmas que afetam a
Administração Pública, conforme o caput do Artigo 37 da Constituição Federal de 1988: legalidade,
impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. Além dessas, a Lei Complementar nº 95, de
26 de fevereiro de 1998, em seu Artigo 11, determina que as disposições normativas sejam
redigidas com clareza, precisão e ordem lógica. Diante disso, é importante que sejam observadas
algumas características quando da redação de atos oficiais, sejam normativos, sejam de expediente:
3.1. Legalidade
A Administração Pública somente poderá fazer o que estiver expressamente autorizado em lei e nas
demais espécies normativas, ou, quando for o caso, em ato de delegação de competência.
3.2. Impessoalidade
O agente público signatário representa a Administração Pública, devendo, pois, tratar do assunto de
forma impessoal. Essa recomendação não tem relação direta com a pessoa gramatical do verbo
relativo ao emissor, que tanto pode ser empregado na primeira pessoa do singular quanto na
primeira pessoa do plural.
3.3. Publicidade
A publicidade é um dos mais importantes princípios da Administração Pública. Significa tanto que
as matérias possam ser lidas, porque foram publicadas, quanto compreendidas, porque foram
escritas com clareza.
3.4. Clareza
A clareza é atingida pelo uso de expressões simples, diretas e de fácil entendimento para o público
em geral.
3.5. Concisão
É a qualidade de apresentar o texto com o mínimo de palavras, eliminando a adjetivação
desnecessária, períodos extensos e redundantes.
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3.6. Formalidade
A formalidade se expressa pela utilização do padrão da linguagem culta, que está acima das
diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares e das
particularidades linguísticas. Na comunicação oficial a polidez consiste no emprego de expressões
respeitosas e no tratamento apropriado dispensado àqueles com quem nos relacionamos no trato
administrativo. Uma comunicação polida, portanto, é isenta de preciosismos – amabilidades ilógicas
–, irreverência, banalidade, intimidade e expressões vulgares. A polidez abrange, ainda, a discrição,
qualidade indispensável a todos que lidam com assuntos oficiais, muitas vezes sigilosos e de
publicidade inconveniente.
3.7. Objetividade
A objetividade resulta em evidenciar a ideia central do documento. Convém, ainda, evitar a
abordagem de assuntos diversos em um mesmo documento.
3.8. Uniformidade
A uniformidade, refletida na padronização dos documentos, decorre da premissa de que o emissor
dos documentos é único, independente de quem seja o redator. A uniformização do layout e a
correta diagramação dos documentos oficiais, combinadas com a clareza do texto, são elementos
indispensáveis à adequada transmissão da mensagem.
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4. Atos administrativos normativos
Ato administrativo normativo é aquele manifestado unilateralmente pela Administração Pública,
com o intuito de disciplinar de forma geral e abstrata o funcionamento interno, a aplicação da
legislação federal e regulamentar as obrigações e direitos dos agentes públicos vinculados à
instituição.
Os atos administrativos possuem características próprias:
•
Competência – para praticar um ato administrativo, o agente deve estar investido de
competência e ter capacidade para tanto. A competência é elemento vinculado do ato
administrativo. Assim, se for praticado por autoridade incompetente, o ato será nulo. A
competência pode ser delegada.
•
Finalidade – todo ato administrativo deve ser voltado a um interesse público determinado
em lei. Deve-se sempre verificar se o ato está realmente voltado ao interesse público ou se,
por trás dele, há um negócio ilícito, pois pode haver favorecimento pessoal.
•
Forma – é a maneira pela qual se exterioriza o ato.
•
Motivo – circunstância de fato ou de direito que acarreta a formação do ato. Exemplo: a
falta de um material é motivação para abrir licitação.
•
Conteúdo – todo ato administrativo é uma modalidade de ato jurídico, e o conteúdo do ato
visa ou adquirir ou outorgar direitos, estabelecer obrigações, extinguir direitos, reconhecer
ou extinguir obrigações etc.
•
Causa – adequação entre a motivação e o conteúdo. Deve haver uma sequência lógica entre
a motivação, o conteúdo e a finalidade do ato. Se a consequência não atender à causa
principal do ato, ou se for utilizado um meio inadequado em face da motivação, não se
atinge a finalidade específica.
4.1. Estrutura do ato normativo
O ato administrativo normativo deve ser estruturado em três partes: preliminar, normativa e final.
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4.1.1. Parte preliminar
A parte preliminar compreende a epígrafe, a ementa, o preâmbulo, o enunciado do objeto e a
indicação do âmbito de aplicação das disposições normativas.
A epígrafe indica a espécie do ato, a identificação da unidade ou autoridade administrativa
emitente, o número e a data.
Espécie do Ato
Unidade Administrativa
Número
Data
ATO
DA REITORIA
Nº 37,
DE 05 DE FEVEREIRO DE 2013.
PORTARIA
DO CECS
Nº 4,
DE 11 DE MARÇO DE 2013.
Formatação:
A epígrafe deve ser grafada em negrito, com letras maiúsculas, de forma centralizada, com vírgula
após o número e encerrada com um ponto final.
Numeração:
Os atos terão numeração sequencial específica em cada unidade, iniciando-se nova numeração a
cada ano civil. A numeração deve ser controlada por cada grande área da universidade.
A ementa explicita, de modo conciso e sob a forma de título, o objeto do ato normativo. Sintetiza o
conteúdo, a fim de permitir, de modo imediato, o conhecimento da matéria legislada. Deve manter
estreita correlação com a ideia central do texto, isto é, o conteúdo do documento, de forma a
facilitar a catalogação por assunto para efeito de pesquisas posteriores.
Exemplo:
Altera dispositivos da Resolução nº 37, de 05 de fevereiro
de 2011, que dispõe sobre as ações de proteção
ambiental, saúde e apoio às atividades produtivas para a
comunidade indígena.
Formatação:
•
A ementa deve ser grafada em itálico, com espaçamento simples e com recuo deslocado de
7,0cm da margem esquerda do papel.
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Recomendação para elaborar ementas:
-
É inútil a expressão “...e dá outras providências”. Não a utilize;
-
A ementa deverá ter uma frase iniciada por um verbo na terceira pessoa do singular ou
plural do presente do indicativo;
-
Utilizar os verbos no presente do indicativo, flexionado no impessoal ou na terceira pessoa
do singular;
-
Utilizar verbos como: autorizar, criar, regulamentar, aprovar, disciplinar e similares;
-
Quando for alterar ou revogar algum ato normativo, a ementa do ato modificador deve
reproduzir (entre aspas) a ementa do ato alterado ou revogado;
-
Não utilize siglas. Se forem necessárias devem estar acompanhadas do respectivo nome por
extenso.
O preâmbulo enuncia o fundamento legal, quando necessário, e a promulgação do ato pela
autoridade competente. O preâmbulo inicia-se com a denominação do órgão emitente (ou do cargo
da autoridade signatária) do ato administrativo normativo, seguida da fundamentação legal da
competência para a emissão do ato, e encerra-se com a apresentação da ordem de execução.
Artigo
definido
A denominação do órgão emitente
ou a da autoridade signatária
O fundamento legal da competência
para a emissão do ato
Ordem de
execução
O
PRESIDENTE DO SENADO
FEDERAL,
no uso da atribuição que lhe foi conferida
pelo art. 14 das Disposições Finais da
Resolução nº 9, de 1997, e tendo em vista o
disposto no Anexo I da Resolução do
Senado Federal nº 61, de 2010,
O
DIRETOR-GERAL DO
SENADO FEDERAL,
no uso das atribuições regulamentares, e de
acordo com o Ato nº 2, de 2008, artigo 6º, da
Comissão Diretora, e tendo em vista o que
consta no processo nº 003712/10-9,
RESOLVE:
DIRETOR-GERAL DO
SENADO FEDERAL,
no
exercício
de
suas
atribuições
regulamentares, tendo em vista o disposto na
Lei nº 9.506, de 30 de outubro de 1997,
regulamentada pela Resolução do Congresso
Nacional nº 1, de 16 de dezembro de 1997,
bem como na delegação de competência
instituída pelo Ato da Comissão Diretora nº
1, de 1999, e, tendo em vista o que consta no
Processo nº 031704/10-7,
RESOLVE:
O
A
COMISSÃO DIRETORA
DO SENADO FEDERAL,
no uso da competência que lhe foi conferida
pelo inciso I do art. 98 do Regimento Interno
do Senado Federal, combinado com o
disposto no art. 3º do Regulamento Orgânico
do Senado Federal,
RESOLVE:
RESOLVE:
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Formatação:
•
A denominação do órgão emitente ou a da autoridade signatária do ato deverá ser completa
e sem abreviações, escrita em caixa alta e negrito, precedida do artigo definido a ela
adequado.
•
O fundamento legal da competência para a emissão do ato deverá separar-se por vírgula da
denominação do autor.
•
A ordem de execução deverá separar-se por vírgula do fundamento legal da competência
para a emissão do ato.
•
A ordem de execução deve ser escrita em caixa alta e seguida de dois-pontos.
NOTA: Em certos atos oficiais aparecem os “considerandos”, que se destinam a justificar a decisão
tomada. No caso de ser apenas um, este deverá estar contido no primeiro parágrafo (v. exemplo 01).
Caso contrário deverá seguir como novos parágrafos (v. exemplo 02).
Exemplo 01:
O REITOR DA FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DO ABC, nomeado
pelo Decreto da Presidência da República, de 26 de janeiro de 2010, publicada no Diário Oficial da
União, Seção 02, página 01, de 27 de janeiro de 2010, no uso de suas atribuições legais e,
considerando oportuna a efetiva implementação de Normas para padronização de documentos na
Universidade Federal do ABC,
RESOLVE:
Exemplo 02:
O CONSELHO UNIVERSITÁRIO DA FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE
FEDERAL DO ABC, no uso de suas atribuições e considerando:
as deliberações ocorridas na continuação de sua III sessão ordinária de 2012,
realizada no dia 5 de fevereiro de 2013;
a Resolução ConsEPE nº 106, de 20 de maio de 2011, que regulamenta os
procedimentos para concessão de auxílio financeiro para atividades didáticas extrassala aos
professores das disciplinas de graduação; e
as deliberações ocorridas na III reunião ordinária da Comissão de Natureza
Orçamentária e Administrativa (CANOA), realizada no dia 12 de setembro de 2011,
RESOLVE:
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4.1.2. Parte normativa
A parte normativa compreende o texto das normas de conteúdo substantivo relacionadas com a
matéria regulada.
A parte normativa do texto divide-se em artigos. O artigo subdivide-se em parágrafos; estes e o
caput do artigo, em incisos; estes, em alíneas; estas, em itens.
Figura 01: Desdobramentos do artigo
Artigo
•
É a unidade básica da lei. Toda lei tem, no mínimo, um artigo, e eles constituem a forma
mais prática de se localizar alguma informação dentro da lei, por maior que ela seja.
•
O artigo deve abranger um único assunto e trará exclusivamente a norma geral, o princípio.
As medidas complementares e as exceções devem ser reservadas às subdivisões,
especialmente aos parágrafos.
•
É indicado pela abreviatura "Art.”, seguida de numeração ordinal até o nono e cardinal,
acompanhada de ponto, a partir do décimo.
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•
A abreviatura “art.” somente será utilizada quando empregada no meio da sentença.
•
A abreviatura e a numeração do artigo não terão negrito ou outro tipo de realce.
•
A numeração do artigo é separada do texto por dois espaços em branco, sem traços ou
outros sinais.
•
O texto do artigo inicia-se com letra maiúscula e termina com ponto ou, nos casos em que se
desdobrar em incisos, com dois-pontos.
•
O artigo deve ter início a 2,5cm da margem esquerda da página.
Exemplos:
Art. 1º Não serão objeto de consolidação as medidas provisórias ainda não convertidas em lei.
Art. 9º Revoga-se o art. 15 do Ato da Comissão Diretora nº 139 de 2011.
Art. 10. Compete à Diretoria-Geral:
Parágrafo
•
É um desdobramento da norma de um determinado artigo, podendo explicá-la,
complementá-la, indicar alguma exceção, etc.
•
A regra fundamental nunca deve ser enunciada em parágrafo.
•
A matéria tratada no parágrafo deve estar intimamente ligada à de que se ocupa o artigo.
•
O parágrafo único de artigo é indicado pela expressão “Parágrafo único”, seguido de ponto e
separada do texto normativo por dois espaços em branco. Deve ser utilizada sem negrito ou
qualquer outro tipo de realce.
•
Os parágrafos de artigo são indicados pelo símbolo “§”, seguido de numeração ordinal até o
nono e cardinal, acompanhado de ponto, a partir do décimo.
•
A numeração do parágrafo é separada do texto por dois espaços em branco, sem traços ou
outros sinais.
•
O texto do parágrafo único e dos parágrafos inicia-se com letra maiúscula e termina com
ponto ou, nos casos em que se desdobrar em incisos, com dois-pontos.
•
O parágrafo deve ter início a 2,5cm da margem esquerda da página.
Exemplos:
§9º O projeto de ato normativo terá um único objeto.
§10. Os demais atos serão identificados pela data e pela ementa.
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Parágrafo único. A formulação de normas penais em branco deverá ser evitada
Inciso
•
É um desdobramento do artigo ou do parágrafo, conforme o caso.
•
É empregado como elemento discriminativo do artigo se o assunto nele tratado não puder
ser condensado no próprio artigo ou se não se mostrar adequado a constituir um parágrafo.
•
Os incisos são indicados por algarismos romanos seguidos de hífen, o qual é separado do
algarismo e do texto por um espaço em branco.
•
O texto do inciso inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e
termina, em geral, com ponto e vírgula. No caso do inciso se desdobrar em alíneas, o texto
deve terminar com dois pontos. Caso seja o último inciso, o texto deve terminar com ponto.
•
O texto de um artigo ou de um parágrafo não poderá desdobrar-se em um único inciso.
•
O inciso deve ter início a 2,5cm da margem esquerda da página.
•
Não utilizar as conjunções "e" ou "ou" no penúltimo inciso.
Exemplos:
Art. 197. Não corre a prescrição:
I - entre os cônjuges, na constância da sociedade conjugal;
II - entre ascendentes e descendentes, durante o poder familiar;
III - entre tutelados ou curatelados e seus tutores ou curadores, durante a tutela ou curatela.
Alínea
•
Representa o desdobramento dos incisos ou dos parágrafos.
•
A alínea é indicada por letra minúscula seguindo o alfabeto e acompanhada de parêntese,
separada do texto por um espaço em branco.
•
O texto da alínea inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e
termina, em geral, com ponto e vírgula. No caso do inciso se desdobrar em itens, o texto
deve terminar com dois pontos. Caso seja a última alínea e anteceda artigo ou parágrafo, o
texto deve terminar com ponto.
•
O texto de um inciso não poderá desdobrar-se em uma única alínea.
•
A alínea deve ter início a 2,5cm da margem esquerda da página.
•
Não utilizar as conjunções "e" ou "ou" na penúltima alínea.
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Exemplo:
Art. 206. Prescreve:
§ 1° Em um ano:
I - a pretensão dos hospedeiros ou fornecedores de víveres destinados a consumo no próprio
estabelecimento, para o pagamento da hospedagem ou dos alimentos;
II - a pretensão do segurado contra o segurador, ou a deste contra aquele, contado o prazo:
a) para o segurado, no caso de seguro de responsabilidade civil, da data em que é citado para
responder à ação de indenização proposta pelo terceiro prejudicado, ou da data que a este indeniza,
com a anuência do segurador;
b) quanto aos demais seguros, da ciência do fato gerador da pretensão;
Item
•
É o desdobramento da alínea.
•
Os itens são indicados por algarismos arábicos, seguido de ponto e separados do texto por
um espaço em branco, e termina, em geral, com ponto e vírgula. Caso seja o último item e
anteceda artigo ou parágrafo, o texto deve terminar com ponto.
•
O texto inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio. O texto de
uma alínea não poderá desdobrar-se em um único item.
•
O item deve ter início a 2,5cm da margem esquerda da página.
•
Não utilizar as conjunções "e" ou "ou" no penúltimo item.
Exemplo:
I - crédito outorgado do ICMS equivalente à aplicação de até:
a) 5% (cinco por cento) sobre o valor da base de cálculo correspondente à:
1. operação ou prestação interna, sujeita à aplicação da alíquota de 17% (dezessete por cento);
2. operação interna com leite em estado natural, pasteurizado ou esterilizado (UHT), sujeita à
aplicação da alíquota de 12% (doze por cento);
3. operação interestadual com produto de fabricação própria relacionado em regulamento, em cuja
industrialização tenha sido utilizado leite como matéria-prima;
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Agrupamento
O agrupamento de artigos poderá constituir Subseções; o de Subseções, a Seção; o de Seções, o
Capítulo; o de Capítulos, o Título; o de Títulos, o Livro e o de Livros, a Parte. As partes podem ser
subdividas em Parte Geral e Parte Especial. Poderão ainda ser utilizados os agrupamentos:
Disposições Preliminares, Gerais, Finais ou Transitórias, conforme necessário.
Embora os critérios utilizados para o agrupamento de artigos sejam de escolha relativamente
discricionária de quem redige o ato, devem, contudo, guardar adequação com a matéria regulada.
As regras básicas para o agrupamento de artigos são:
•
Deve-se guardar fidelidade básica com o sistema escolhido.
•
Deve-se reunir em um mesmo contexto matérias que guardem afinidade objetiva entre si.
•
Deve-se disciplinar os procedimentos de acordo com uma ordem cronológica.
Capítulo, título e livro
•
Grafados em letras maiúsculas, identificados por algarismos romanos, acompanhados por
nome do assunto disciplinado na unidade.
•
As numerações e denominações das unidades de agrupamento deverão estar centralizadas.
•
O nome do assunto tratado em cada unidade de agrupamento deverá ser iniciado pela
preposição “De”, contraída com o artigo apropriado: “o”, “a”, “os”, “as”.
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•
O nome do assunto disciplinado na unidade de agrupamento deverá estar na linha abaixo à
do nome do tipo da unidade.
•
O “Livro” deve ser reservado para atos de extraordinária extensão.
Exemplo:
LIVRO I
DAS PESSOAS
TÍTULO I
DAS PESSOAS NATURAIS
CAPÍTULO I
DA PERSONALIDADE E DA CAPACIDADE
Subseção e seção
•
Identificadas em algarismos romanos, grafadas com iniciais maiúsculas e postas em negrito
ou caracteres que as coloquem em realce.
•
As numerações e denominações das unidades de agrupamento deverão estar centralizadas.
•
O nome do assunto tratado em cada unidade de agrupamento deverá ser iniciado pela
preposição “De”, contraída com o artigo apropriado: “o”, “a”, “os”, “as”.
•
O nome do assunto disciplinado na unidade de agrupamento deverá estar na linha abaixo à
do nome do tipo da unidade.
Exemplo:
CAPÍTULO III
DA AUSÊNCIA
Seção I
Da Curadoria dos Bens do Ausente
4.1.3. Parte final
A parte final compreende as disposições pertinentes às medidas necessárias à implementação das
normas de conteúdo substantivo, às disposições transitórias, se for o caso, a cláusula de vigência e a
cláusula de revogação, quando couber.
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O início da vigência do ato administrativo normativo é disposto no último artigo do texto
normativo. O Decreto-Lei nº 4.657, de 04 de setembro de 1942, a Lei de introdução às normas do
direito brasileiro, estabelece em seu art. 1º que, “salvo disposição contrária, a lei começa a vigorar
em todo o País quarenta e cinco dias depois de oficialmente publicada”. Mas, é recomendável
estabelecer o início da vigência.
Da mesma forma, é recomendável que a expressão "entra em vigor na data de sua publicação" seja
utilizada apenas nos atos normativos de menor repercussão; nos de maior, sugere-se que seja
estabelecido período de vacância razoável para que deles se tenha amplo conhecimento e que seja
utilizada a cláusula "Este(a) (nome do ato administrativo normativo) entra em vigor após decorridos
(a quantidade de dias) dias de sua publicação oficial.".
Exemplos:
Art. 47. Esta Lei entra em vigor após decorridos cento e oitenta dias de sua publicação oficial.
Art. 36. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 9º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação, vigorando até 31 de dezembro de 1995.
Art. 5º Esta Lei entra em vigor após decorridos noventa dias de sua publicação oficial, exceto em
relação ao seu art. 4º, que entra em vigor na data da sua publicação.
A cláusula revogatória apresenta, no penúltimo artigo, explicitamente os atos ou as partes dos atos
que, em face do novo regulamento, ficam revogados. Caso não haja a revogação de nenhum
dispositivo normativo, o ato administrativo normativo não possuirá cláusula revogatória.
Exemplos:
Art. 9º Ficam revogados os Atos da Comissão Diretora nº 27 de 1994 e 28 de 1994.
Art. 3º Revogam-se os Atos da Comissão Diretora nº 15, de 1994, e 36, de 1992.
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5. Normas gerais
5.1. Pronomes de tratamento
Os pronomes de tratamento são palavras ou locuções que exercem função de pronomes pessoais no
tratamento indireto da pessoa a quem se dirige a palavra.
Embora se refiram a segunda pessoa gramatical – ou seja, a pessoa a quem se fala –, a concordância
verbal é levada à terceira pessoa (“Vossa Excelência encaminhou o documento”). Da mesma
maneira, seus pronomes possessivos também concordam com a terceira pessoa (“Vossa Senhoria
nomeará seu substituto”). Já a concordância de gênero gramatical dos adjetivos deve coincidir com
o sexo da pessoa a que se refere (“Vossa Excelência está ocupado”, “Vossa Excelência está
ocupada”).
Conforme o Manual de Redação da Presidência da República, foi abolido o emprego dos
tratamentos “Digníssimo” e “Ilustríssimo”. Ressalta-se que “Doutor” não é forma de tratamento e
somente deve ser empregado em comunicações dirigidas a pessoas que tenham concluído curso
universitário de doutorado e que, por isso, tenham tal grau.
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Cargo ou Função
Forma de Tratamento
Vocativo
Endereçamento
Presidente da República
Presidente do Congresso Nacional
Presidente do Supremo Tribunal Federal
Vossa Excelência
Excelentíssimo Senhor
(seguido do cargo)
A Sua Excelência o Senhor
Cargo ou Função
Forma de Tratamento
Vocativo
Endereçamento
Advogado-Geral da União
Chefe da Casa Civil da Presidência da República
Chefe da Corregedoria-Geral da União
Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República
Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas
Chefe do Gabinete de Segurança Institucional
Embaixador
Governador e Vice-Governador de Estado e do Distrito Federal
Ministro de Estado
Oficial-General das Forças Armadas
Prefeito Municipal
Procurador-Geral da República
Secretário da Presidência da República
Secretário-Executivo e Secretário Nacional de Ministérios
Secretário de Estado, de Governo dos Estados e do Distrito Federal
Vice-Presidente da República
Vossa Excelência
Senhor (seguido do cargo)
A Sua Excelência o Senhor
Demais autoridades e particulares
Vossa Senhoria
Senhor (seguido do cargo)
A Sua Senhoria o Senhor
Autoridades do Poder Executivo
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Autoridades do Poder Legislativo
Cargo ou Função
Forma de Tratamento
Vocativo
Endereçamento
Presidente de Câmara Municipal
Presidente e Membros das Assembleias Legislativas Estaduais
Presidente e Membros do Tribunal de Contas da União e dos Estados
Presidente, Vice-Presidente e Membros da Câmara dos Deputados e do
Senado Federal
Vossa Excelência
Senhor (seguido do cargo)
A Sua Excelência o Senhor
Cargo ou Função
Forma de Tratamento
Vocativo
Endereçamento
Auditor de Justiça Militar, Curador, Defensor Público, Desembargador,
Juiz, Presidente e Membro de Tribunal, Procurador, Promotor
Vossa Excelência
Senhor (seguido do cargo)
A Sua Excelência o Senhor
Cargo ou Função
Forma de Tratamento
Vocativo
Endereçamento
Reitor
Vossa Magnificência
Magnífico Reitor
A Sua Magnificência o
Reitor
Vice-Reitor, Assessor, Decano, Pró-Reitor, Diretor e demais dirigentes
Vossa Senhoria
Senhor (seguido do cargo)
A Sua Senhoria o Senhor
Autoridades do Poder Judiciário
Autoridades Universitárias
22
Autoridades Eclesiásticas
Cargo ou Função
Forma de Tratamento
Vocativo
Endereçamento
Arcebispo e Bispo
Vossa Excelência Reverendíssima
Excelentíssimo Reverendíssimo
A Sua Excelência
Reverendíssima
Cardeal
Vossa Eminência ou
Vossa Eminência Reverendíssima
Eminentíssimo Reverendíssimo
ou Eminentíssimo Senhor
Cardeal
A Sua Eminência
Reverendíssima
Cônego, Monsenhor e superiores religiosos
Vossa Reverendíssima ou
Vossa Senhoria Reverendíssima
Reverendíssimo (seguido do
cargo)
Ao Reverendíssimo (seguido
de cargo)
Papa
Vossa Santidade
Santíssimo Padre
A Sua Santidade o Papa
Clérigo, Sacerdote e demais religiosos
Vossa Reverência
Reverendo (seguido do cargo)
Ao Reverendo (seguido do
cargo)
23
5.2. Fecho das correspondências
O fecho das comunicações oficiais tem, além da finalidade de arrematar o texto, a de saudar o
destinatário. O Manual de Redação da Presidência da República estabelece o emprego de somente
dois fechos para todas as modalidades de comunicação oficial:
-
Respeitosamente: quando a correspondência é dirigida ao Presidente da República e a
autoridades superiores ao nível hierárquico do remetente; e
-
Atenciosamente: quando a correspondência é dirigida a autoridades de mesmo nível
hierárquico ou de hierarquia inferior.
Todos os demais fechos foram abolidos. As comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras
devem seguir o estabelecido no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores (MRE).
Dessa forma, não devem ser utilizados, como fechos de comunicação, termos como: cordialmente,
saudações, sinceramente, abraços.
5.3. Abreviaturas
Caso seja necessário, sugere-se o uso das seguintes abreviaturas.
Aos cuidados
a/c
Artigo
art.
Com cópia
c/c
Em mão, em mãos
e/m
Número, números
n.
Página
p.
Páginas
pp.
Parágrafo (quando citar lei)
§
Parágrafos
§§
Sem número
s/n
Quando as abreviaturas iniciarem uma frase, deve-se grafar a primeira letra em maiúsculo: A/c, C/c,
E/m, etc.
24
6. Normatização e formatação dos documentos oficias
6.1. Apresentação dos documentos oficiais
Com a finalidade de uniformizar os documentos oficiais produzidos no âmbito da UFABC, além
das orientações tratadas anteriormente, deverão ser seguidas as normas gerais abaixo relacionadas.
Papel: As folhas de papel de uso comum na Administração Pública têm o formato A-4
(210x297mm), gramatura 75g/m² e cor branca.
Impressão: A impressão dos textos deve ser feita na cor preta. A impressão colorida deve ser usada
apenas para gráficos e ilustrações.
Fonte: Deverá ser utilizada a fonte Times New Roman de corpo 12 (doze) no texto em geral e 11
(onze) nas citações.
Margens: Os documentos oficiais devem respeitar as seguintes margens:
-
Superior: 5,0cm;
-
Inferior: 2,0cm;
-
Esquerda: 3,0cm;
-
Direita: 1,5cm.
Espaço interlinear: Deverá ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos depois
de cada parágrafo.
Numeração das páginas: Somente serão numerados os documentos que possuírem duas ou mais
páginas. A numeração deverá aparecer a partir da segunda página no rodapé do documento e de
forma centralizada.
Destaque gráfico: Nos textos oficiais, os destaques devem ser usados com moderação. Não deve
haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo,
bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento.
25
Assinatura e Identificação do Signatário:
Signatário A assinatura deverá ser feita acima do nome e do cargo
do signatário, digitados apenas
penas com as iniciais maiúsculas.
maiúsculas. O nome e o cargo são grafados
grafado em
linhas distintas com espaçamento simples entre as duas linhas, sem nenhum ponto adicional.
Apenas o nome do signatário deverá estar em negrito. Quando houver mais de uma assinatura, deve
ser observada a hierarquia do maior para o menor.
Preservação do documento original: Todos
odos os documentos elaborados devem ter o arquivo de
texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos. Para
facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte
se
maneira: tipo do
documento + número do documento + palavras-chaves
palavras chaves do conteúdo.
conteúdo Os arquivos devem ser
armazenados na rede, em pastas criadas para cada espécie documental,
documental
Exemplos:
2012\Ofício 123/2012 - relatório produtividade ano 2011.
Z:\PROPLADI\OFICIOS\2012
Z:\CECS\PORTARIAS\2013
2013\Portaria 037/2013 – eleição conselho ano 2013.
6.2. Cabeçalhos dos documentos
ocumentos oficiais
Todos os documentos oficiais produzidos pelos órgãos da Administração Pública devem trazer o
brasão de armas do Brasil e a identificação da esfera administrativa, observando a hierarquia da
unidade que está emitindo o documento.
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Fundação Universidade Federal do ABC
[Reitoria, Pró-Reitoria
Pró
ou área equivalente]
[Setor emissor do documento]
[Endereço para correspondência]
[Endereço - continuação / Telefone]
[Endereço de correio eletrônico]
Esse procedimento permitirá a identificação de grupos e subgrupos, por ocasião do arquivamento
permanente dos documentos oficiais.
26
Normas de utilização
As seguintes margens devem ser respeitadas no interior do cabeçalho:
-
Superior: 1,0cm;
-
Esquerda: 3,0cm;
-
Início do texto:: 6,5cm (3,5cm após a margem esquerda).
O brasão deve possuir tamanho padrão de 2,7cm (altura) x 2,52cm
cm (largura) e estar alinhado à
esquerda. Os elementos textuais ficarão no lado direito do brasão, terão entrelinha simples e serão
dispostos na seguinte ordem e com as seguintes especificações:
a) Nome do MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO, fonte Times New Roman,
Roman corpo 12, negrito e
caixa alta.
b) Nome da Fundação Universidade Federal do ABC, fonte Times New Roman,
Roman corpo 11,
negrito.
c) Nome da Reitoria, Pró-Reitoria
Pró
ou área equivalente, fonte Times New Roman,
Roman corpo 11,
negrito.
d) Nome da unidade emissora
emissor do documento (quando necessário),
), fonte Times New Romam,
corpo 11.
e) Endereço do órgão, fonte Times New Roman, corpo 9.
f) Continuação do endereço e telefone para contato (com código da região), fonte Times New
Roman, corpo 9.
g) Endereço de correio eletrônico,
eletrônico fonte Times New Roman, corpo 9.
9
Exemplo:
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Fundação Universidade Federal do ABC
Secretaria Geral
Divisão de Arquivo e Protocolo
Rua Catequese, 242 · Bairro Jardim · Santo André - SP
CEP 09090-400
09090
· Fone: (11) 4437.8420
[email protected]
A(s) página(s) subsequente(s) de um documento oficial não recebe(m) cabeçalho. Para tanto, devedeve
se utilizar margem superior de 3,5cm;
27
6.3. Rodapé dos documentos oficiais
A logo da UFABC será utilizada no rodapé dos documentos oficiais conforme o modelo a seguir:
A logo deve possuir tamanho padrão de 1,65cm (altura) x 10cm (largura) e estar centralizada.
Quando houver necessidade de numerar as páginas do documento, esta deverá ficar acima da logo,
também de forma centralizada e com entrelinha simples, conforme mostra o exemplo abaixo:
2
DICA 01: Como configurar um documento oficial contendo duas ou mais páginas utilizando o
editor de textos Microsoft Word.
Margens:
1. Na guia Layout da Página, no grupo Configurar Página, clique em Margens e em
seguida em Margens Personalizadas;
2. Configure as margens do documento de acordo com os valores mencionados neste manual;
3. Clique em OK;
Cabeçalho:
4. Para adicionar um cabeçalho, dê um duplo clique na parte superior da página;
5. Insira o cabeçalho padrão respeitando as regras mencionadas neste manual;
6. Coloque o cursor no final do texto da primeira página;
7. Na guia Layout da Página, no grupo Configurar Página, clique em Quebras;
8. Em Quebras de Seção selecione Próxima Página;
9. Na página seguinte, dê um duplo clique no cabeçalho para abri-lo;
10. Na guia Design, no grupo Navegação, clique em Vincular ao Anterior para que o
cabeçalho seja desvinculado ao da primeira página;
11. Apague o cabeçalho;
28
Alterar a margem superior:
12. Certifique-se de que o cursor esteja posicionado na segunda página do documento;
13. Na guia Layout da Página, no grupo Configurar Página, clique em Margens e em
seguida em Margens Personalizadas;
14. Altere o valor da margem superior e clique em OK;
Adicionar numeração de páginas no rodapé do documento:
15. Para abrir o rodapé, dê um duplo clique na parte inferior da segunda página;
16. Na guia Design, no grupo Navegação, clique em Vincular ao Anterior para que o rodapé
seja desvinculado ao da primeira página;
17. Na guia Design, no grupo Cabeçalho e Rodapé, clique em Número de Página e em
seguida em Fim da Página;
18. Selecione Número sem formatação 2.
29
7. Documentos oficiais
7.1. Espécies documentais e competências
Espécie Documental
Conceito
Competência
Ata
Relato circunstanciado das ocorrências,
resoluções e decisões de reuniões, assembleias,
eleições ou sessões de colegiados.
Presidente do Conselho ou Colegiado,
ou aquele designado para tanto. É
assinada pelo Presidente e por quem a
redigiu, sendo recomendável que
também os membros presentes à
reunião a assinem.
Ato Decisório
Manifestação de vontade da administração
pública que tem por finalidade adquirir,
resguardar, transferir, modificar, extinguir e
declarar direitos ou impor obrigações aos
administrados ou a si própria.
Presidente do Conselho ou Colegiado,
ou aquele designado para tanto.
Comunicação Interna
Forma de correspondência direta entre unidades
de um mesmo órgão, usada para assuntos
rotineiros.
Reitor, Vice-Reitor, Dirigente de
Unidades Acadêmica e Administrativa,
Diretores de Centro, Assessoria e
Secretaria, Chefe de Divisão e de
Serviço ou servidores autorizados – por
competência do cargo ou de ordem.
Despacho
Registro de decisão proferida, em autos ou em
papéis administrativos, por autoridade sobre
assunto de sua competência, em caso de matéria
submetida à sua apreciação. Traduzem
resoluções, quando decisórios e representam
opiniões, quando interlocutórios.
Reitor, Vice-Reitor, Dirigente de
Unidades Acadêmica e Administrativa,
Diretores de Centro, Assessoria e
Secretaria, Chefe de Divisão e de
Serviço ou servidores autorizados – por
competência do cargo ou de ordem.
Edital
Ato pelo qual se faz publicar pela imprensa, ou
nos lugares públicos, certa notícia, fato ou ordem,
que deva ser divulgada ou difundida, para
conhecimento das próprias pessoas nele
mencionadas, bem como às demais interessadas
no assunto.
Reitor, Vice-Reitor, Dirigente de
Unidades Acadêmica e Administrativa,
Diretores de Centro, Assessoria e
Secretaria, Chefe de Divisão e de
Serviço ou servidores autorizados – por
competência do cargo ou de ordem.
Ofício
Forma de comunicação escrita entre subalternos e
autoridades e entre os órgãos públicos e os
particulares, em caráter oficial.
Reitor, Vice-Reitor, Dirigente de
Unidades Acadêmica e Administrativa,
Diretores de Centro, Assessoria e
Secretaria, Chefe de Divisão.
Portaria
Ato pelo qual as autoridades competentes
determinam providências de caráter
administrativo, impõem normas, definem
situações funcionais, aplicam penas disciplinares
e atos semelhantes.
Reitor, Vice-Reitor, Pró-Reitores e
Diretores de Centro.
Resolução
Ato emanado de órgão colegiado para estabelecer
normas ou para fazer cumprir suas deliberações.
Presidente do Conselho ou Colegiado,
ou aquele designado para tanto.
30
7.2. Ata
Conceito
É o documento em que se registram, de forma exata e metódica, as ocorrências e decisões das
assembleias, reuniões ou sessões realizadas por comissões, conselhos, congregações, corporações e
outros órgãos ou entidades colegiadas.
A ata é um documento de valor jurídico, por isso requer cuidados especiais na sua redação. Deve
ser lavrada de tal forma que nada lhe possa ser acrescentado ou modificado: o texto deve ser
digitado com entrelinhas simples, sem parágrafos nem espaços vazios; os números devem ser
escritos por extenso ou traduzidos em palavras entre parênteses; palavras não devem ser abreviadas.
O tempo verbal utilizado é o pretérito perfeito do indicativo.
Assinam a ata todas as pessoas presentes à reunião ou, quando deliberado, apenas o presidente e o
secretário. A ata é redigida por um secretário efetivo do órgão ou, na falta desse, por um secretário
ad hoc, isto é, designado para secretariar aquela reunião. Como a ata é um registro fiel dos fatos
ocorridos em determinada reunião, sua linguagem deve ser simples, clara, precisa e concisa, não se
prestando, por isso mesmo, à demonstração ou extravasando de prováveis dotes literários do
redator.
Forma e estrutura
-
Cabeçalho padrão
-
Título: Tipo e número do documento, seguido da sigla do órgão que a expede, alinhados à
esquerda e em negrito;
Exemplo: Ata nº 021/2013/REIT
-
Texto: Identificação da ata e finalidade da reunião (ordem do dia), horário, data, local (todos
por extenso) em que teve início, nome do presidente, dos membros presentes e dos
convidados, dos membros com ausência justificada, assuntos discutidos, votações, decisões
e respectivas deliberações;
-
Fecho: Deve ser constituído de expressão formal de encerramento, horário do encerramento
e em sequência ao texto, localidade e data por extenso (v. 3.2. Fecho das
Correspondências);
-
Assinatura e identificação de quem a redigiu;
31
-
Assinatura e identificação do presidente e dos demais membros presentes (em ordem
alfabética), caso seja essa a opção do todo.
Observações
As linhas devem ser numeradas sequencialmente, a partir do início do texto corrido, para facilitar a
recuperação da informação desejada.
DICA 02: Como adicionar números de linha utilizando o editor de textos Microsoft Word.
1. Coloque o cursor na linha em que deseja iniciar a numeração;
2. Na guia Layout da Página, no grupo Configurar Página, clique em Números de Linha;
3. Para criar uma numeração consecutiva, clique em Opções de Numeração de Linhas;
4. Em Início da Sessão selecione Contínua;
5. Em Aplicar a selecione Deste ponto em diante e clique em OK;
6. Na guia Layout da Página, no grupo Configurar Página, clique em Números de Linha e
selecione Contínuo.
32
33
7.3. Ato decisório
Conceito
Pronunciamento final de autoridade administrativa competente. É competência dos Conselhos
Superiores.
Forma e estrutura
-
Cabeçalho padrão
-
Epígrafe: ATO DECISÓRIO (caixa alta, por extenso, em negrito), seguido da identificação
da unidade ou autoridade administrativa emitente, numeração (sequencial, crescente e anual)
e data, por extenso. O título deve estar centralizado.
Exemplo: ATO DECISÓRIO DA REITORIA Nº 60, DE 02 DE NOVEMBRO DE 2011;
-
Preâmbulo: denominação completa da autoridade executiva que expede o ato, em letras
maiúsculas, fundamentação legal do ato e, quando necessário, os “considenandos”;
-
DECIDE (caixa alta, por extenso), seguida de dois pontos;
-
Texto;
-
Assinatura e identificação do signatário: nome da autoridade competente (em negrito),
indicando-se cargo e/ou função.
Exemplo:
José Augusto da Silva
Presidente
34
35
7.4. Comunicação interna
Conceito
A Comunicação interna ou memorando é uma modalidade de comunicação entre unidades
administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em
níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.
Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregada para a exposição de projetos, ideias,
diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. A tramitação da
comunicação interna em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de
procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os
despachos devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de
continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando
maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria
tratada na comunicação interna.
Forma e estrutura
-
Cabeçalho padrão
-
Título: Comunicação Interna (por extenso, em negrito), seguido de numeração (sequencial,
crescente e anual) onde os espaços são preenchidos com zero até o limite de três casas (por
exemplo: 001/2013, 026/2013 e 378/2013), precedida por barra e sigla do órgão emitente e
respectivas vinculações hierárquicas. O título deve estar alinhado à esquerda.
Exemplos:
Comunicação
Interna
nº
123/2013/SG;
Comunicação
Interna
nº
007/2013/PROAD/CGRH;
-
Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita;
-
Destinatário: o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação;
-
Assunto: resumo do teor do documento (em negrito);
-
Texto: conteúdo do documento, com parágrafos numerados na margem esquerda do texto;
-
Fecho: (v. 3.2. Fecho das Correspondências);
-
Assinatura e identificação do signatário: nome da autoridade competente (em negrito),
indicando-se cargo e/ou função.
Exemplo:
José Augusto da Silva
Chefe da Divisão de Arquivo e Protocolo
36
Observações
O texto deve conter a seguinte estrutura:
•
Introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto
que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer
de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta;
•
Desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre
o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à
exposição;
•
Conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada
sobre o assunto.
Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados
em itens ou títulos e subtítulos.
Quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:
•
Introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a
remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da
comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento
encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual
está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula: “Em resposta à Comunicação Interna
nº 12, de 1º de fevereiro de 2012, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de
2012, da Secretaria Executiva do Ministério da Educação, que trata da requisição do
servidor Fulano de Tal.” ou “Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia da
Comunicação Interna nº 12, de 1º de fevereiro de 2012, do Prefeito Universitário, a respeito
do projeto de modernização das áreas comuns da UFABC.”
•
Desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do
documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso
contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero
encaminhamento.
37
A numeração da comunicação interna deverá ser controlada por cada grande área, não sendo
permitida a utilização da mesma numeração para as suas divisões e/ou setores.
Exemplo:
PERMITIDO
Comunicação Interna nº 032/2013/SG
Comunicação Interna nº 033/2013/SG/DAEP
Comunicação Interna nº 032/2013/PROGRAD/DAD
NÃO PERMITIDO
Comunicação Interna nº 005/2013/PROGRAD
Comunicação Interna nº 005/2013/PROGRAD/DAD
Comunicação Interna nº 005/2013/PROGRAD/DSSI
38
39
7.5. Despacho
Conceito
É a decisão proferida pela autoridade administrativa no caso submetido à sua apreciação. Pode ser
informativo ou decisório. Usualmente, parte integrante de processo. Quanto ao seu conteúdo pode
ser de mera informação, dando prosseguimento a um processo, ou conter uma decisão
administrativa.
Forma e estrutura
-
Cabeçalho Padrão;
-
Título: DESPACHO em caixa alta, negrito e centralizado;
-
Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita;
-
Número do Processo: referência ao processo em que faz parte;
-
Destinatário: sigla do órgão e respectivas vinculações hierárquicas;
-
Assunto: conteúdo do documento;
-
Fecho: (v. 3.2. Fecho das Correspondências);
-
Assinatura e identificação do signatário: nome da autoridade competente (em negrito),
indicando-se cargo e/ou função.
Exemplo:
José Augusto da Silva
Chefe da Divisão de Arquivo e Protocolo
Observações
Os textos dos despachos devem ser claros e objetivos quanto às providências que devem ser
tomadas pelo setor demandado. Deve-se evitar, portanto, textos evasivos, tais como: “Para as
providências necessárias”.
A identificação do signatário do despacho dever ser clara e legível, podendo ser utilizado, para isso,
o carimbo.
40
41
7.6. Edital
Conceito
Instrumento de comunicação utilizado pela Administração Pública para fins de abertura de
concorrência e de concurso público, provimento de cargo público, convocação de servidor,
licitações e divulgação de atos deliberativos.
Forma e estrutura
-
Cabeçalho Padrão;
-
Título: EDITAL (caixa alta, por extenso, em negrito), seguido de número de ordem
(sequencial, crescente e anual) onde os espaços são preenchidos com zero até o limite de três
casas (por exemplo: 001/2013, 026/2013 e 378/2013). O título deve estar centralizado.
Exemplos: EDITAL Nº 005/2013; EDITAL Nº 037/2013;
-
Ementa: facultativo, mas oferece a vantagem de propiciar o conhecimento prévio e sucinto
do que é exposto em seguida. Aparece, principalmente, em editais de concorrência pública e
tomada de preço;
-
Texto: deve conter todas as condições exigidas para preenchimento das formalidades legais.
A natureza do edital é que determina os elementos específicos que deverá conter;
-
Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à esquerda;
-
Assinatura e identificação do signatário: nome da autoridade competente (em negrito),
indicando-se cargo e/ou função.
Exemplo:
José Augusto da Silva
Chefe da Divisão de Arquivo e Protocolo
Observações
O título de cada item será escrito em caixa-alta e em negrito, não recebendo pontuação ao final do
texto. Os subitens (primários, secundários, terciários etc.) terão grafia normal, apenas com a inicial
em caixa-alta. As alíneas serão utilizadas para enumeração, sempre após texto finalizado em dois
pontos, grafadas com iniciais minúsculas, finalizadas em ponto-e-vírgula, com exceção da última
listada, que terá ponto final. Os números e letras que identificam os itens, subitens, alíneas e
subalíneas serão grafados em negrito e alinhados à margem esquerda.
42
43
44
7.7. Ofício
Conceito
Ofício é comunicação externa escrita que as autoridades fazem entre si, com instituições públicas e
privadas, e com particulares, em caráter oficial. O ato de expedir ofícios compete aos titulares dos
órgãos, diretores, gerentes e chefes de serviço.
O conteúdo de um ofício deve tratar de matéria administrativa ou de mero encaminhamento. Pode
veicular também assunto de caráter social, oriundo do relacionamento da autoridade com
particulares, em virtude do cargo ou função. Geralmente é enviado a um único receptor, mas o
assunto de que trata pode exigir que mais receptores tomem-lhe ciência. Quando assim for, o ofício
terá tantas cópias quantos forem os receptores e se chamará ofício circular.
Forma e estrutura
-
Cabeçalho padrão
-
Título: Ofício (por extenso, em negrito), seguido de numeração (sequencial, crescente e
anual) onde os espaços são preenchidos com zero até o limite de três casas (por exemplo:
001/2013, 026/2013 e 378/2013), precedida por barra e sigla do órgão emitente e respectivas
vinculações hierárquicas. O título deve estar alinhado à esquerda.
Exemplos: Ofício nº 123/2013/REIT; Ofício nº 007/2013/GAB_REIT;
-
Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita;
-
Endereçamento: invoca o destinatário (v. 3.1. Pronomes de Tratamento);
-
Destinatário: nome, cargo e endereço (um por linha). O endereço deve ser dividido em duas
linhas;
-
Assunto: resumo do teor do documento (em negrito);
-
Referência: Caso o ofício seja expedido em razão de um documento anterior, deve-se
informar, logo abaixo do assunto, a referência ao documento que solicitou o
encaminhamento.
-
Vocativo: deve vir seguido do cargo (v. 3.1. Pronomes de Tratamento);
-
Texto: conteúdo do documento, com parágrafos numerados na margem esquerda do texto;
-
Fecho: (v. 3.2. Fecho das Correspondências);
-
Assinatura e identificação do signatário: nome da autoridade competente (em negrito),
indicando-se cargo e/ou função.
45
Exemplo:
José Augusto da Silva
Chefe da Divisão de Arquivo e Protocolo
Observações
A numeração do ofício deverá ser controlada por cada grande área, não sendo permitida a utilização
da mesma numeração para as suas divisões e/ou setores.
Exemplo:
PERMITIDO
NÃO PERMITIDO
Ofício nº 032/2013/SG
Ofício nº 005/2013/PROGRAD
Ofício nº 033/2013/SG/DAEP
Ofício nº 005/2013/PROGRAD/DAD
Ofício nº 032/2013/PROGRAD/DAD Ofício nº 005/2013/PROGRAD/DSSI
As informações do destinatário (tratamento designativo, nome, cargo/função e localidade de
destino) deverão estar dispostas conformo o modelo de ofício apresentado neste manual.
O vocativo deve ser adequado ao cargo/função do destinatário, conforme o capítulo 3 deste manual.
Nos ofícios mais extensos, em que haja a necessidade de se utilizar mais de uma folha, recomendase não deixar a assinatura em página isolada do expediente, mas transferir para a segunda página ao
menos a última frase anterior ao fecho.
Não se antepõe título profissional ao nome do signatário, já que este assina o documento em razão
do cargo que ocupa ou função que exerce.
46
47
48
7.8. Portaria
Conceito
Ato administrativo que define competências estabelece normas e procedimentos, disciplina matéria
não regulada em lei. Define situações funcionais e aplica medidas de ordem disciplinar.
Forma e estrutura
-
Cabeçalho padrão
-
Título: PORTARIA (caixa alta, por extenso, em negrito), seguido da identificação da
unidade ou autoridade administrativa emitente, numeração (sequencial, crescente e anual) e
data, por extenso. O título deve estar centralizado.
Exemplo: PORTARIA DO CECS Nº 123, DE 20 DE SETEMBRO DE 2012;
-
Ementa: assunto que sintetiza o contexto do ato;
-
Preâmbulo: denominação completa da autoridade executiva que expede o ato, em letras
maiúsculas, fundamentação legal do ato e, quando necessário, os “considenandos”;
-
RESOLVE (caixa alta, por extenso), seguida de dois pontos;
-
Texto;
-
Fecho: quando necessário.
-
Assinatura e identificação do signatário: nome da autoridade competente (em negrito),
indicando-se cargo e/ou função.
Exemplo:
José Augusto da Silva
Reitor
49
50
51
7.9. Resolução
Conceito
Ato pelo qual uma autoridade toma uma decisão, impõe uma ordem ou estabelece uma medida. As
resoluções dizem respeito a questões de ordem administrativa ou regulamentar. É de competência
dos Conselhos da Universidade.
Forma e estrutura
-
Cabeçalho Padrão;
-
Título: RESOLUÇÃO (caixa alta, por extenso, em negrito), seguido da identificação da
unidade ou autoridade administrativa emitente, numeração (sequencial, crescente e anual) e
data, por extenso. O título deve estar centralizado.
Exemplo: RESOLUÇÃO DA REITORIA Nº 12, DE 17 DE JULHO DE 2012;
-
Ementa: assunto que sintetiza o contexto do ato;
-
Preâmbulo: denominação completa da autoridade executiva que expede o ato, em letras
maiúsculas, fundamentação legal do ato e, quando necessário, os “considenandos”;
-
RESOLVE (caixa alta, por extenso), seguida de dois pontos;
-
Texto;
-
Assinatura e identificação do signatário: nome da autoridade competente (em negrito),
indicando-se cargo e/ou função.
Exemplo:
José Augusto da Silva
Presidente
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8. Ficha técnica
Material desenvolvido por:
Divisão de Arquivo e Protocolo
Secretaria Geral – Universidade Federal do ABC.
Finalizado em setembro de 2013.
Referências:
BRASIL. Congresso. Senado Federal. Manual de padronização de Atos Administrativos
Normativos, Brasília: 2012. 90p.
BRASIL. PRESIDÊNCIA DA REPUBLICA. Manual de Redação da Presidência da República.
2.ed. Brasilia: Presidência da República, 2002 140p.
SANTA CATARINA. Secretaria do Estado da Administração. Diretoria de Patrimônio e
Documentação. Padronização e Redação dos Atos Oficiais. 2.ed. Florianópolis: SEA, 2003 240p.
UNIVERSIDADE DE BRASÍLIA. Normas para Padronização de Documentos. Brasília, 2011
54p.
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Manual de Atos e Comunicações Oficiais.
Niterói, 2003 204p.
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