Professor Marcello Giulian
REDAÇÃO OFICIAL1
Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público
redige atos normativos e comunicações. Interessa-nos tratá-la do ponto de vista do Poder
Executivo.
A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de
linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses
atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: "A administração pública direta,
indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e
dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade
e eficiência (...)". Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda
administração pública, claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e
comunicações oficiais.
Não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza seja redigido de forma
obscura, que dificulte ou impossibilite sua compreensão. A transparência do sentido dos atos
normativos, bem como sua inteligibilidade, são requisitos do próprio Estado de Direito: é
inaceitável que um texto legal não seja entendido pelos cidadãos. A publicidade implica, pois,
necessariamente, clareza e concisão.
Além de atender à disposição constitucional, a forma dos atos normativos obedece a
certa tradição. Há normas para sua elaboração que remontam ao período de nossa história
imperial, como, por exemplo, a obrigatoriedade – estabelecida por decreto imperial de 10 de
dezembro de 1822 – de que se aponha, ao final desses atos, o número de anos transcorridos
desde a Independência. Essa prática foi mantida no período republicano.
Esses mesmos princípios (impessoalidade, clareza, uniformidade, concisão e uso de
linguagem formal) aplicam-se às comunicações oficiais: elas devem sempre permitir uma única
interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nível de
linguagem.
Nesse quadro, fica claro também que as comunicações oficiais são necessariamente
uniformes, pois há sempre um único comunicador (o Serviço Público) e o receptor dessas
comunicações ou é o próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão a
outro) – ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público).
Características da Redação Oficial
A Impessoalidade (a concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade)
A finalidade da língua é comunicar, quer pela fala, quer pela escrita. Para que haja
comunicação, são necessários: a) alguém que comunique, b) algo a ser comunicado, e c)
alguém que receba essa comunicação. No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o
Serviço Público (este ou aquele Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção); o
que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; o
destinatário dessa comunicação ou é o público, o conjunto dos cidadãos, ou outro órgão público,
do Executivo ou dos outros Poderes da União.
Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que
constam das comunicações oficiais decorre:
a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por
exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção, é sempre em nome do
Serviço Público que é feita a comunicação. Obtém-se, assim, uma desejável padronização, que
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Esta parte do material foi retirado do Manual de Redação da Presidência da República
https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/manual.htm disponível em 15/10/2006
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permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da Administração guardem entre si
certa uniformidade;
b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação, com duas possibilidades: ela
pode ser dirigida a um cidadão, sempre concebido como público, ou a outro órgão público. Nos
dois casos, temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal;
c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das
comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público, é natural
que não cabe qualquer tom particular ou pessoal.
A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais
A necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e expedientes
oficiais decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações; de outro, de
sua finalidade. Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de caráter normativo, ou estabelecem
regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o funcionamento dos órgãos públicos, o que só
é alcançado se em sua elaboração for empregada a linguagem adequada. O mesmo se dá com
os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de informar com clareza e objetividade.
As comunicações que partem dos órgãos públicos federais devem ser compreendidas
por todo e qualquer cidadão brasileiro. Para atingir esse objetivo, há que evitar o uso de uma
linguagem restrita a determinados grupos. Não há dúvida que um texto marcado por expressões
de circulação restrita, como a gíria, os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico, tem sua
compreensão dificultada.
Ressalte-se que há necessariamente uma distância entre a língua falada e a escrita.
Aquela é extremamente dinâmica, reflete de forma imediata qualquer alteração de costumes, e
pode eventualmente contar com outros elementos que auxiliem a sua compreensão, como os
gestos, a entoação, etc., para mencionar apenas alguns dos fatores responsáveis por essa
distância. Já a língua escrita incorpora mais lentamente as transformações, tem maior vocação
para a permanência, e vale-se apenas de si mesma para comunicar.
A língua escrita, como a falada, compreende diferentes níveis, de acordo com o uso que
dela se faça. Por exemplo, em uma carta a um amigo, podemos nos valer de determinado
padrão de linguagem que incorpore expressões extremamente pessoais ou coloquiais; em um
parecer jurídico, não se há de estranhar a presença do vocabulário técnico correspondente. Nos
dois casos, há um padrão de linguagem que atende ao uso que se faz da língua, a finalidade
com que a empregamos.
O mesmo ocorre com os textos oficiais: por seu caráter impessoal, por sua finalidade de
informar com o máximo de clareza e concisão, eles requerem o uso do padrão culto da língua.
Há consenso de que o padrão culto é aquele em que a) se observam as regras da gramática
formal, e b) se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. É
importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial decorre do
fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos
modismos vocabulares, das idiossincrasias lingüísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja
a pretendida compreensão por todos os cidadãos.
Formalidade e Padronização
As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras de
forma: além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de
linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento. Não se trata somente da eterna
dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma
autoridade de certo nível (v. a esse respeito 2.1.3. Emprego dos Pronomes de Tratamento); mais
do que isso, a formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao
assunto do qual cuida a comunicação.
A formalidade de tratamento vincula-se, também, à necessária uniformidade das
comunicações. Ora, se a administração federal é una, é natural que as comunicações que
expede sigam um mesmo padrão. O estabelecimento desse padrão, uma das metas deste
Manual, exige que se atente para todas as características da redação oficial e que se cuide,
ainda, da apresentação dos textos.
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A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta
diagramação do texto são indispensáveis para a padronização. Consulte o Capítulo II, As
Comunicações Oficiais, a respeito de normas específicas para cada tipo de expediente.
Concisão e Clareza
A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Conciso é o
texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. Para que
se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto
sobre o qual se escreve, o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. É nessa
releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias
de idéias.
O esforço de sermos concisos atende, basicamente ao princípio de economia lingüística,
à mencionada fórmula de empregar o mínimo de palavras para informar o máximo. Não se deve
de forma alguma entendê-la como economia de pensamento, isto é, não se devem eliminar
passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de
cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescentem ao que já foi dito.
Normas da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) e Recomendações2
1 – NOMENCLATURAS DE DOCUMENTOS OFICIAIS  Artigo - Cada uma das divisões, ordinalmente numeradas, de lei, decreto, código,
documento oficial, etc.
 Parágrafo – Unidade de texto escrito contendo uma idéia central, um só tópico.
 Inciso - subdivisão de um artigo da lei, que, por sua vez, pode ser subdividido em
alíneas.
 Alínea - cada uma das subdivisões de um artigo de lei, decreto, contrato e similares,
indicada pelos sinais a), b), c) etc.
2 – NUMERAÇÃO DE ARTIGOS – Deve ser numerado por algarismos ordinais do primeiro ao
nono, e por intermédio de cardinais do décimo em diante.
Art. 9º Os proprietários deste condomínio ...
Art. 10. Serão proibidas atividades no pátio após ...
3 – GRAFIA DOS PARÁGRAFOS – A expressão parágrafo único, quando citada ou escrita,
deve ser escrita por extenso. Quando tratar de parágrafos numerados, usa-se o símbolo
apropriado §
(Lei no. 5.692, de 11-8-1971.)
Art. 41. A educação constitui dever da União, dos Estados ...
Parágrafo único. Respondem, na forma da lei, solidariamente com o poder público ...
Art. 56. Cabe à União destinar recursos ...
§ 1º Aos recursos federais, os Estados, ...
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Esta parte do material foi adaptada de KASPARY, Adalberto J. Redação Oficial: normas e modelos. 16. Ed. Porto Alegre:
EDITA, 2003.
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4 – GRAFIA DAS DATAS
a) Na designação de ano, os números cardinais devem ser escritos sem ponto ou espaço
separando as classes:
 2003, 2004 (adequado)
 2.003, 2.004 ou 2 003, 2 004 (inadequado)
b) É preferível usar hífen para separar os elementos de uma data (dia, mês, ano) ao ponto ou à
diagonal:
 26-12-2003 (adequado)
 26.12.2003 ou 26/12/2003 (inadequado)
c) Para resguardar a data contra possíveis fraudes, por questões estéticas, por exigências
burocráticas, ou por características da linguagem eletrônica, é possível antepor um zero ao
número indicativo do dia e do mês: 02-01-2004.
d) Em atos normativos, o nome dos meses deve ser escrito por extenso, o algarismo indicativo
do dia sem zero, o primeiro dia do mês deve ser indicado pelo número ordinal correspondente:
 2 de janeiro de 2004, 1º de janeiro de 2004. (adequado aos atos normativos)
 1 (ou 01) de janeiro de 2004. (adequados a outros documentos)
5 – TRANSLINEAÇÃO
a) Por questão de estética, não se deve isolar uma vogal de palavra translineada no fim ou no
início de linha:
 i-déia
 idéi-a.
b) Deve-se evitar a translineação em que parte da palavra dividida lembre palavra obscena ou
ridícula:
 a-bundar
 cô-mico
 de-putada,
c) Deve-se, ao translinear palavras compostas hifenizadas, repetir o hífen na nova linha3.
(...) nós
chegaremos as
segunda--feira (...) solicitamos
encontrar--nos na repartição (...)
d) O hífen da separação silábica deve ser colocado exatamente ao lado da última letra escrita,
nunca embaixo dessa letra, e também não se deve dar espaço entre a última letra e o hífen nem
para emparelhar a margem direita do papel.
e) Não se deve dar espaços entre as letra de uma palavra com a finalidade de emparelhar a
margem direita:
 m a r g e m (inadequado)
 margem (adequado)
f) É errado usar determinados sinais (tapa-margem) para emparelhar a margem direita do papel.
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Já existem autores que contestam mesmo para o uso oficial esta medida.
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(...) atendendo a sua solicitação
// será enviado o documento
com a máxima urgência (...)
Observação – O tapa-margem só é permitido em documentos com finalidade de serem evitadas
fraudes (Ata, por exemplo)
g) Não convém translinear números relativos a valores monetários, no caso, completa-se a linha
com reticências.
(...) verificamos no processo que
foi desviado o montante de R$
... 18.000,00 (dezoito mil reais)
das verbas que (...)
Observação – Na indicação de outros conjuntos numéricos (identidade, etc.), é indiferente
translinear ou não.
h) É permitida a translineação de siglas. Faz-se a divisão em qualquer parte, se forem simples,
ou separam-se os elementos se forem compostas: DE-TRAN, SSP-RS
6 – SINAIS DE PONTUAÇÃO – Os sinais de pontuação devem ser colocados imediatamente
antes ou depois da palavra, ou seja não se deixa espaço entre o sinal de pontuação e a palavra,
exceto o travessão: “Os brasileiros – trata-se de convicção generalizada – são pessoas muito
criativas.” (KASPARY)
7 – SUBLINHA E SINAIS DE PONTUAÇÃO – Os sinais de pontuação não são sublinhados,
com exceção do hífen de palavras compostas.
(...) foi danificado o alto-falante e
foram totalmente destruídos os
equipamentos de filmagem do
gru- po de pesquisadores (...)
8 – SUBLINHA ESPAÇO ENTRE PALAVRAS – Os espaços entre as palavras não são
sublinhados.
(...) foi danificado o alto-falante e
foram totalmente destruídos os
equipamentos de filmagem do
gru- po de pesquisadores (...)
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9 – DESTAQUE DE PALAVRAS E EXPRESSÕES – destacam-se expressões ou fragmentos de
texto de diversas maneiras:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
sublinhando: As metas do Governo
colocando entre aspas: “Associação Brasileira de Normas Técnicas”
espaçando as letras: s e c r e t o
escrevendo em caracteres maiúsculos: REGIMENTO INTERNO
imprimindo em negrito: (...) no local, encontrei as provas do crime escondidas (...)
mediante caracteres em itálico: (...) no local, encontrei as provas do crime escondidas (...)
Observação – Não se mistura dois ou mais tipos de destaque.
10 – CARACTERES MAIÚSCULOS E ACENTUAÇÃO GRÁFICA – As palavras escritas em
letras maiúsculas permanecem subordinadas às regras de acentuação gráfica.
11 – USO DA ABREVIATURA DE SENHOR – Abrevia-se a palavra senhor apenas quando for
seguida de substantivo próprio ou personalizado.
 Sr. Otávio
 Sr. Diretor
 Srs. Diretores
12 – EMPREGO DE ASPAS
a) Em transcrições ou citações parciais (parte do período, frase ou expressão), os sinais de
pontuação que encerram o texto ficam fora delas.
 Mário Quinta, certa vez, disse que “eles passarão, eu passarinho”.
b) Em transcrições ou citações integrais (período, frase ou expressão) os sinais de pontuação
que encerram o período ficam dentro delas: “Densa tristeza me escurece a mente.”
(BARBOSA,Rui)
c) Em transcrições de apenas um parágrafo, as aspas devem ser colocadas no início e no fim do
parágrafo.
d) Em transcrições de diversos parágrafos, as aspas devem ser colocadas no início de cada
parágrafo e no fim apenas do último parágrafo.
e) Em citações feitas dentro de trechos transcritos, as aspas devem ser colocadas no início de
cada linha e no fim da última linha.
f) Para evitar excesso de aspas em citações internas na transcrição, usam-se aspas simples ou
sublinha: “Em janeiro de 1884, Rui leva a esposa à ‘Fazenda Santa Genebra’ propriedade de
genro do conselheiro Albino”. (d’Amaral)
13 – GRAFIA DE PALAVRAS E EXPRESSÕES ESTRANGEIRAS – Sempre que se fizer
necessário o uso de palavras ou de expressões estrangeiras, elas devem ser escritas entre
aspas ou sublinhadas (grifo da tipografia): O “Shopping Center Praia de Belas” (Shopping Center
Praia de Belas) está fechado.
14 – CAIXA POSTAL E TELEFONE – Nunca são precedidos de vírgula, mesmo que omitida a
abreviatura no. (número): telefone no. 3232-2895, telefone 3232-2895. Caixa postal no. 354, caixa
postal 354.
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15 – NOME E NÚMERO DE RUA – Põe-se vírgula depois do nome da rua, avenida, etc. (a
abreviatura no. é dispensável): Rua das Rosas, 23.
16 – TRAÇO PARA ASSINATURA – O traço acima do nome do signatário é dispensável.
17 – FORMAS COMBINADAS E PARÊNTESES – Usam-se parênteses apenas em formas
combinadas quando, se retirados, a leitura do novo grupo de letras resultar palavra normal:
senhor(es) = senhores, doutor(a) = doutora. Procure evitar combinações como comprarei(emos),
psicólogo(a) = comprareiemos, psicólogoa.
18 – DESTAQUE NO ENDEREÇAMENTO – No endereçamento interno, não se destaca o nome
do destinatário. Destaca-se apenas a localidade de destino: PORTO ALEGRE – RS, NESTA
CAPITAL.
19 – DESTAQUES INDEVIDOS – “Não se deve escrever inteiramente em caracteres maiúsculos
o vocativo, certos fechos (atenciosamente, saudações, etc.) e o nome e o cargo ou função de
quem assina a correspondência.” (KASPARY)
20 – ESPAÇO ENTRE O NÚMERO E O SÍMBOLO DA UNIDADE – Pode-se escrever o símbolo
da unidade ao lado do número correspondente ou com intervalo entre eles.
 20h ou 20 h
 50m ou 50 m
21 – PONTUAÇÃO DO VOCATIVO – O vocativo é, na correspondência oficial, seguido de dois
pontos.
 Excelentíssimo Senhor Presidente:
 Senhora Diretora:
Observação – No Manual de Redação da Presidência da República/1991, adotou-se a vírgula,
o que contraria o tradicional dois-pontos.
Emprego dos Vocativos na Redação Oficial
Vocativos em redação oficial são qualificativos que antecedem as formas de tratamento.
Para Excelência: Excelentíssimo Senhor (Exmo. Sr.) ou Digníssimo (DD.)
Para Eminência: Eminentíssimo Senhor (Emmo. Sr.)
Para Senhoria: Ilustríssimo Senhor (Ilmo Sr.) ou Mui(to) Digno (M.D.)
Para juiz: Meritíssimo (MM)
Para os Tribunais de Justiça: Egrégio
Para Reitor de Universidade: Magnífico
22 – ESPAÇOS IMPRÓPRIOS – Não se deve deixar espaço:
 antes ou depois do hífen;
 entre as aspas e o que está escrito dentro delas;
 entre os parênteses e o que está escrito dentro deles;
 entre uma palavra e a pontuação que a segue.
Observação: O travessão fica a um espaço da palavra anterior e a seguinte.
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23 – NÚMERO EM INÍCIO DE FRASE – Não se deve iniciar frase com números:
 1954 foi um ano que ... (inadequado)
 O ano de 1954 foi um ano ... (adequado)
 80 % dos candidatos ... (inadequado)
 Oitenta por cento dos alunos ... (adequado)
24 – ALGARISMOS ROMANOS E PONTUAÇÃO – Escrevem-se os algarismos romanos em
letra maiúscula e não são seguidos de ponto: V – (5) M – (1000). Na numeração de títulos: V –
Credibilidade das fontes de informação.
Observação – Com algarismos cardinais, usa-se ponto ou travessão: 5. Qualidades do texto, ou
5 – Qualidades do texto.
25 – ASSINATURA POR DOIS CHEFES DE SERVIÇO – O chefe superior assina à esquerda do
documento. À direita, assina o responsável pelo teor do documento.
26 – GRAFIA DOS NUMERAIS EM ATOS NORMATIVOS – Os numerais devem ser escritos por
extenso quando apresentarem uma só palavra: (dez, onze, vinte, etc.). Quando formados por
mais de uma palavra, escrevem-se em algarismos (21, 174, 1001, etc.). Os numerais indicativos
de porcentagem seguem a mesma regra: dez por cento e 22 %. Não se usa a indicação em
algarismo acompanhada da expressão por extenso.
27 – INICIAIS DO REDATOR E DO DIGITADOR/DATILÓGRAFO – Tanto as iniciais do redator
quanto as do digitador/datilógrafo devem ser escritas com letras maiúsculas.
28 – PONTO ABREVIATIVO EM FINAL DE FRASE – Uma frase terminada em ponto
abreviativo não recebe ponto-final, uma vez que o ponto da abreviação tem dupla função:
abreviativo e final: A tarefa foi confiada à Engenharia Vila Nova Ltda.
29 – PONTUAÇÃO COM ETC. – A abreviatura etc. (e outras coisas) pode ser precedida de
vírgula.
30. AS FORMAS DE TRATAMENTO NA REDAÇÃO OFICIAL
Concordância
Verbo, pronome oblíquo e pronome possessivo ► concorda com a terceira pessoa (do singular
ou do plural)
Exs.: Gostaríamos que Vossa Senhoria recebesse nossa manifestação.
Gostaríamos que Vossas Senhorias recebessem nossa manifestação.
A concordância é feita não com o GÊNERO GRAMATICAL das formas de tratamento e sim com
o SEXO das pessoas por ela representadas.
Exs.: Vossa Senhoria está sendo convidado (homem) para a cerimônia de premiação.
Vossa Senhoria está sendo convidada (mulher) para a cerimônia de premiação.
Como o artigo oferece um certo padrão de informalidade é proibido o seu emprego junto a um
pronome de tratamento.
Exs.: Lamentamos a ausência de Vossa Excelência na festividade. (adequado)
Lamentamos a ausência da Vossa Excelência na festividade. (inadequado)
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Emprego de VOSSA e SUA
VOSSA (direto) _____________________________________
SUA (indireto) _____________________________________
Emprego dos Pronomes de Tratamento na Redação Oficial
PRONOME
Vossa(s) Excelência(s)
V.Exa
V.Exas.
Vossa(s) Magnificência(s)
V.Maga, V.Magas
Vossa(s) Senhoria(s)
V.Sa, V.S as.
Vossa(s) Santidade(s)
V.S. , VV.SS.
Vossa(s) Eminência(s)
V.Ema , V.Em as.
Vossa(s) Excelência(s) Reverendíssima(s)
V.Exa Revma(s)
Vossa(s) Reverendíssima(s)
V.Revma. , V.Revmas.
EMPREGO
Presidente da República (o único que não
admite a forma abreviada de Pron. de Trat.),
Ministro, Embaixador, Governador, Secretário
de Estado, Prefeito, Senador, Deputado, Juiz,
General, Almirante, Brigadeiro, Presidente da
Câmara de Vereadores, Membros do Ministério
Público.
Reitor de Universidade
Qualquer autoridade ou pessoa civil
Papa
Cardeal
Arcebispo e bispo
Autoridades religiosas inferiores
RELATÓRIO
1. Conceito
Descrição minuciosa de fatos relevantes passados analisados com a intenção de orientar
o serviço interessado ou superior imediato numa determinada ação.
2. Conteúdo
Trata sempre de uma circunstância devidamente narrada.
3. Tipos





Científico
Econômico
Jurídico
Policial
Investigativo
4. Estrutura do relatório
a) Título
Apresenta o nome do documento em letras maiúsculas: RELATÓRIO
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b) Invocação:
Vocativo adequado ao tratamento da autoridade a quem se dirige o documento.
c) Texto
1-Introdução (Não conta a numeração do parágrafo)
Justificativa introdutória para a elaboração do documento.
2-Descrição Narrada dos fatos (Todos os parágrafos são contados)
Descrição pormenorizada dos fatos apresentados seqüencialmente em
parágrafos.
Todos os parágrafos devem apresentar numeração – menos o primeiro.
3-Conclusão (analítica fundamentada na narração)
Conclusão coerente de acordo com a narração exposta acima.
4-Sugestão ou recomendação
Parágrafo que encerra a orientação do autor do documento para as devidas
decisões da autoridade a quem o documento está sendo endereçado.
d) Fecho
Trata-se da apresentação das devidas formas de cortesia (opcional)
e) Local e data
Como o documento ofício (Ex.: Porto Alegre, 21 de março de 2002.)
f) Assinatura
Nome e cargo ou função da autoridade ou servidor que apresenta o relatório (podendo vir
no plural no caso de mais de uma autoridade)
Exemplo:
RELATÓRIO
Senhor Diretor-Geral:
Consoante sua determinação, encaminhada a esta repartição em despacho 15 de
outubro do corrente ano, passamos a relatar-lhe os acontecimentos ocorridos no dia 23 de abril
último, nesta repartição.
Encontrávamos cumprindo nossas atribuições funcionais, quando entrou na repartição o
cidadão Rogério de Almeida Pereira, residente nesta cidade, que a nós se dirigiu solicitando
informações sobre recolhimento de tributos devidos ao Estado.
2. Não estando esta repartição em condições de responder à consulta formulada,
comunicamos ao referido Senhor que deveria fazê-la à Exatoria Estadual desta cidade.
3. Com isso não se conformou o referido cidadão e começou a proferir uma série de
palavras de baixo calão em alto e bom som o que veio a surpreender as pessoas ali presentes.
4. O Senhor Rogério de Almeida Pereira, ao sair das dependências da repartição pública
onde ocorreu o fato, jogou algumas moedas no chão em sinal de protesto proferindo injúrias
contras os membros desta repartição pública.
5. Os funcionários públicos que presenciaram estes fatos foram José Arbim da Costa,
Angélica Cunha, Fernando Pedrini e Carlos Roberto Muller os quais estavam desempenhando
as suas tarefas comuns do exercício de suas funções.
6. Desta forma não pude verificar qualquer atitude inimigo dos funcionários desta
repartição em relação ao cidadão Rogério de Almeida Pereira neste fato ocorrido no dia 23 de
abril de 2005. Os registros apontam que os funcionários desta repartição é que foram alvo da
agressão do Senhor Rogério.
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Sendo o que nos competia informar, atendendo à determinação dessa Direção-Geral,
aguardamos com confiança o julgamento imparcial dos fatos pela superior administração.
Porto Alegre, 28 de outubro de 2006.
Pedro Américo Alves
Chefe de Serviço de Pessoal
Exemplo de texto para análise:
Prezados Senhores,
Venho, por meio desta, solicitar com muito empenho,
dedicação, esforço e desejo de todo o meu ser uma
oportunidade de estagiar no setor de informática desta empresa
anteriormente mencionada acima.
Exercícios:
1. Assinale a opção que apresenta um erro de correspondência das formas de tratamento.
(A) V.Maga - Reitor
(B) Ilmo. - M.D.
(C) Exmo - DD.
(D) Diretor do Clube - Ilmo
(E) V.Exa. - Ilmo
2. Analise as assertivas abaixo.
I. A forma de tratamento adequada ao Ministro do Trabalho pode ser V.Exa. e M.D.
II. O vocativo DD. Fica perfeitamente adequado ao referir-se a um Procurador de Estado.
III. O vocativo Mui Digno assim como o Digníssimo referem-se ao mesmo cargo público.
Qual(s) as alternativas estão corretas?
(A) apenas I
(B) apenas II
(C) apenas III
(D) apenas I e II
(E) I, II e III
3. Assinale a única alternativa que está correta na relação entre a forma e o cargo a que se
refere.
(A) Presidente da Câmara de Vereadores - Meritíssimo
(B) Presidente da República – Ilustríssimo
(C) Presidente do DCE da Universidade – DD.
(D) Presidente do Conselho Deliberativo do Clube – M.D.
(E) Diretor da Escola de Magistratura - Digníssimo
ATESTADO
1. Conceito
É um documento que se constitui em um ato administrativo pelo qual a Administração
comprova um fato ou uma situação de que tenha conhecimento por seus órgãos competentes.
2. Particularidades
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O atestado, ato administrativo, destina-se à comprovação de fatos ou situações
passageiras que não são necessariamente constantes em livros, papéis ou documentos em
poder da Administração, portanto passíveis de serem alteradas com certa freqüência.
Quando se tratar de fatos ou situações permanentes e que constem em arquivos da
Administração, o documento apropriado para comprovar a informação é a certidão. O atestado
consiste em uma mera declaração, ao passo que a certidão é uma transcrição.
3. Partes
a) Título – nome do documento
b) Texto – apresentação do conteúdo da atestação (não é obrigatória a declaração da finalidade
do documento, tampouco o registro de quem requer a informação).
c) Local e data – cidade, dia, mês e ano da emissão do documento (é opcional o registro do
nome do órgão onde a autoridade signatária do atestado exerce suas funções).
d) Assinatura – nome e cargo (ou função) da autoridade signatária.
MODELO
ATESTADO
Atesto que José Ferreira Guimarães é servidor funcionário deste
Ministério, ocupando o cargo Inspetor Ambiental. Presta serviço nesta instituição
desde o ano de 1993, quando ingressou no mês de janeiro, Percebendo
atualmente o vencimento de R$ 5.342,00 (cinco mil e trezentos e quarenta e dois
reais), da qual desconta os impostos devidos.
Porto Alegre, 31 de março de 2005.
Gregório Gama
Diretor de Pessoal
CERTIDÃO
1. Conceito
“Certidão é o documento revestido de formalidades legais adequadas, mandado fornecer
por autoridade competente, a requerimento do interessado, solicitado ou requerido ex oficio por
autoridade administrativa ou judicial e destinado a fazer certa a existência de registro em livro,
processo ou documento qualquer em poder do expedidor, referente a determinado ato ou fato,
ou dar por certa a inexistência de tal registro.”
(Regulamento de Correspondência do Exército – art. 174)
2. Particularidades
As certidões podem ser de inteiro teor, ou resumidas, desde que apresente fielmente o
que se contém no original donde foram extraídas. Quando a certidão consistir em transcrição
verbum ad verbum, isto é, integral, também recebe o nome de translado.
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As certidões apresentam uma certa semelhança com a elaboração da ata:
 escrita em linhas corridas, sem emendas ou rasuras;
 eventuais erros podem ser ressalvados com a palavra digo ou a expressão em tempo
(ao final do corpo do texto);
 quaisquer espaços em branco devem ser preenchidos com pontos ou outros sinais
convencionais.
3. Partes
a) Título – nome do documento
b) Introdução – alusão ao ato que determinou a expedição do documento (poderá ser
mencionado o documento ou livro donde a certidão está sendo extraída).
c) Texto – efetiva descrição do que foi encontrado ou transcrição do documento original
d) Fecho – termo de encerramento e assinatura dos funcionários que participaram do ato (quem
lavrou o documento e quem o conferiu).
e) Local e data – cidade, dia, mês e ano da expedição do ato normativo.
f) Visto – da autoridade que autorizou a lavratura da certidão.
MODELO
CERTIDÃO
CERTIFICO, em cumprimento do despacho do Senhor Diretor, exarado no Processo nº 443712,
de 5 de novembro de 2005, que o Professor Pedro Zaraquiel ocupa atualmente o cargo de
Diretor de Pedagogia do Distrito Federal do quadro de pessoal da Secretaria de Educação para
o qual foi nomeado pelo Ato no 5 de dez de maio de mil novecentos e oitenta e cinco, tendo
tomado posse e entrando em exercício na mesma data. CERTIFICO ainda que as atribuições
ao referido cargo se acham enumeradas no artigo 725 da consolidação das leis trabalhistas.
CERTIFICO, finalmente, que o Senhor Pedro Zaraquiel foi efetivado no cargo de Diretor de
Pedagogia desde a data de sua nomeação ) dez de maio de mil novecentos e oitenta e cinco)
até a data que é expedida a presente certidão. Do que, para constar, eu, Jair Bernardo Souza,
Auxiliar Administrativo, extraí a presente certidão, aos três dias do mês de abril de dois mil e
seis, a qual vai devidamente conferida e assinada pelo Sr. Rui Guerra, Chefe da Seção de
Pessoal, e visada pelo Sr. Nei Parente, Diretor da Divisão Administrativa da Secretaria de
Educação do Distrito Federal.
Visto:
Nei Cunha,
Diretor
Rui Guerra
Chefe da Seção de Pessoal
(Dos arquivos da Secretaria de Educação, D. F.)
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CIRCULAR
1. Conceito
“Circulares são ordens escritas, de caráter uniforme, expedidas a determinados
funcionários ou agentes administrativos incumbidos de certo serviço, ou de desempenho de
certas atribuições em circunstâncias especiais.”
(Hely Lopes Meirelles – Direito Administrativo Brasileiro)
2. Particularidades

circulação – interna ao órgão ou direcionada a órgãos que tenham a mesma condição,
mesma função e que pertençam a mesma categoria;

objetivo – sevem para divulgar matéria de interesse geral sobre atos e fatos
administrativos.
3. Partes
a) Numeração – número do ato e data de expedição
b) Ementa – resumo do assunto da circular (opcional)
c) Vocativo – também é opcional
d) Texto – apresentação do conteúdo, podendo ser dividido em parágrafos e, se necessário, em
alíneas (os parágrafos devem ser numerados, exceto o primeiro)
e) Fecho – cortesia (opcional)
f) Assinatura – nome da autoridade, seguido do cargo que ocupa ou função que exerce
MODELO
CIRCULAR No 1, DE 02 DE OUTUBRO DE 2005.
A fim de obter-se economia necessária uniformidade nos textos dos atos
submetidos ao Senhor. Ministro da Educação, recomendo ao Senhores
Secretários de Educação que, a partir desta data, ao encaminharem pedidos de
exoneração o façam com estrita observância dos modelos anexos.
Amanda Barbieri
Assessora do Ministério de Educação
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INFORMAÇÃO
1. Conceito
“Informação é o ato de servidor subalterno incumbido de estudo de processo,
instrumento ou qualquer documento e consta do esclarecimento que se fizer necessário, a fim de
que o chefe imediato possa formar juízo exato sobre o assunto e deliberar ou encaminhar o caso
em tela à autoridade superior.” (Gessner P.P. de Barros – A Redação na Administração Pública).
2. Particularidades

Objetivo – instruir um chefe superior; esclarecer, provar e documentar um fato objeto de
processo.
3. Partes
a) Designação – número do processo colocado no centro do papel (poderá constar também o
número da informação).
b) Ementa – resumo do assunto (deve ser redigida pelo primeiro servidor que instruir o
processo); colocada no alto da página à direita.
c) Vocativo - obrigatório
d) Texto – dividido em três partes (os parágrafos devem ser numerados, exceto o primeiro)
 Introdução – histórico
 Apreciação – desenvolvimento
 Conclusão - encerramento
Observação: Qualquer referência a elementos constantes do processo deve ser acompanhada
da indicação do número da folha respectiva do processo.
e) Fecho – deve constar
 Denominação do órgão do servidor que elaborou o ato (permitida a abreviação)
 Data
 Assinatura
 Nome do servidor por extenso, cargo e função.
MODELO
Informação no. SCR/554-90
Processo no R/00.000-03
Senhor Diretor do Departamento de Pessoal:
Jair Gonçalves, Escrevente-Datilógrafo, AF-320.0,
do Quadro único de Pessoal – Parte Permanente, desta Universidade, Com
exercício na Faculdade de Medicina, solicita exoneração do referido cargo, a
partir de 20 de novembro de 1974.
2. Consoante informação da Seção de Preparo de
Pagamento, deste Departamento, o postulante nada deve aos cofres da União,
tendo cumprido com as demais exigências legais.
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3. Isso posto, de acordo com disposto no item I do
artigo 33 da lei no 1.752, de 21 de outubro de 1970, nada obsta a que seja
atendida a solicitação, motivo porque remetemos, em anexo, o ato necessário à
efetivação da medida.
À consideração de Vossa Senhoria.
SCRCE, em 10 de novembro de 2003.
Sandro Ferreira
Chefe
MEMORANDO
1. Conceito
Memorando é correspondência interna entre diretores e chefes de serviço.
2. Particularidades
Tem como principal característica tratar sobre assuntos rotineiros, por isso prima pela
simplicidade, rapidez, clareza e objetividade.
3. Partes
Sugere-se uma estrutura similar a estrutura de um ofício (por tratar-se de um ofício em
miniatura).
MODELO
SECRETARIA DA EDUCAÇÃO
Memo no 324
Porto Alegre, 06 de novembro de 2005.
Do: Deoclides Azambuja
Ao: Genaro da Silva
Assunto: Solicita informação.
Senhor Sicrano de Tal:
Solicitamos informar, com a possível urgência, a data em que assumiu
suas funções, neste Instituto, o Escrevente-Datilógrafo Bernardo Felice, lotado
nesta Diretoria.
Atenciosamente,
Pedro Eugênio Dias
Chefe Administrativo
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OFÍCIO
1. Conceito
“Ofícios são comunicações escritas que as autoridades fazem entre si, entre subalternos
e superiores, e entre a Administração e particulares em caráter oficial.” (Hely Lopes Meirelles –
Direito Administrativo Brasileiro).
2. Partes
a) Timbre – identifica a esfera administrativa e o órgão de onde provém o documento
b) índice e número – iniciais do órgão que expede o ofício, seguidas do número de ordem do
documento (colocados à margem esquerda)
c) local e data – na mesma altura do índice e número (margem direita do papel)
d) vocativo
e) assunto – resumo assunto principal do ofício
f) texto – apresentação do assunto (os parágrafos devem ser numerados, exceto o primeiro)
g) fecho – encerramento de cortesia sem enumeração
h) assinatura – nome do signatário com seu cargo ou função
i) endereço – tratamento e designativo do cargo ou função do destinatário, seguido da localidade
de destino (endereço é colocado abaixo junto à margem esquerda da folha inicial – geralmente
ocupa duas ou três linhas)
Observação 1: As iniciais, sigla do redator e do datilógrafo (digitador) devem ser ambas com
letras maiúsculas.
Observação 2: Uma diagonal (/) logo acima do endereço, junto à margem esquerda, significa que
o documento contém anexo cujo número é indicado com algarismos arábicos.
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MODELO
Of. no JC/103-03
Porto Alegre, 02 de fevereiro de 2003.
Senhor Diretor:
Comunicamos a V. Sa. que, de acordo com a programação de
trabalho aprovada para o presente exercício, este Tribunal realizará Inspeção
Ordinária nesse Órgão, a partir de 10-02-03.
2. Dessa forma, solicitamos sua providência no sentido de
proporcionar à Equipe de Inspeção deste Tribunal o amplo acesso a todas as
dependências deste Órgão, condição indispensável ao pleno exercício da
fiscalização financeira e orçamentária.
Atenciosamente,
José Fernandes
Diretor Geral
A Sua Senhoria o Senhor Hélio Guerra
Supervisor Administrativo da Secretaria de Educação
NESTA CAPITAL
PDS/JC
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