EVENTOS
São ferramentas cada vez mais
importantes para os objetivos da
comunicação empresarial, do ponto de
vista institucional e de geração de
negócios.
Por meio deles, as corporações podem
apresentar suas propostas diretamente
a um público qualificado, com a
garantia de retorno das ações de
comunicação e marketing.
TIPOS DE EVENTOS
• Brunch – Seu horário é entre às 10 e as
15 horas. Em geral, não se serve bebidas
alcoólicas, no entanto, é possível servir
Bloody Mary’s e/ou screewdriver (coquetel
de suco de laranja e vodka). Serve como
evento de apoio para visitas empresariais,
inaugurações de salas e placas e
convenções.
TIPOS DE EVENTOS
• Happy hour – Ocorre no final da tarde.
São servidos uísque e outras bebidas
alcoólicas, acompanhadas de patês e
salgados finos. Apóia eventos como
visitas empresariais e convenções.
TIPOS DE EVENTOS
• Coquetel – O horário mais comum é à
noite, após às 20 horas. Normalmente
este evento apóia inaugurações de
espaços, vernissages (preview, abertura
de mostras ou exposições), abertura de
simpósios e abertura de congressos.
TIPOS DE EVENTOS
• Conferência – Exposição feita por
autoridade em determinado assunto para
grande número de pessoas. É mais formal
que a palestra e exige a presença de um
presidente de mesa para condução dos
trabalhos, afinal são feitas perguntas
identificadas.
TIPOS DE EVENTOS
• Palestra – Método de discussão mais
antigo e tradicional. Pressupõe uma
preleção acompanhada de intenso
período de perguntas e debates com a
platéia, buscando conclusões.
TIPOS DE EVENTOS
• Concurso – Disputa entre diversos
concorrentes de um prêmio, um emprego,
etc. Provas públicas de matérias
científicas, literárias, artísticas, etc,
prestadas pelos candidatos a
determinados empregos ou concessões.
TIPOS DE EVENTOS
• Gincana – Disputa entre equipes.
TIPOS DE EVENTOS
• Feira, Salão – Eventos geralmente de
caráter comercial. A diferença entre eles
está no local a ser realizado. Uma feira
pode ser um evento tanto aberto quanto
fechado, enquanto que o salão costuma
ser um evento fechado. A forma como são
expostos os trabalhos em ambos os
eventos também é um pouco diferente.
Nas feiras há barracas, quiosques ou
estandes.
TIPOS DE EVENTOS
• Mostra, Exposição – Podem ser
utilizadas como atração assessória, mas
também podem ser o evento principal. A
mostra constitui uma forma clara e rápida
de apresentar fatos relativos a companhia.
TIPOS DE EVENTOS
• Workshop – Também promove o
aprendizado, mas o termo (loja de
trabalho) indica a proposta de idéias e
como concretizá-las. É mais voltado para
o experimental.
TIPOS DE EVENTOS
• Entrevistas coletivas e individuais – No
preparo de qualquer entrevista, deve-se
com antecedência definir/saber com o
entrevistador a pauta de perguntas. Em
entrevistas individuais, algumas
assessorias solicitam antecipadamente ao
repórter o roteiro da entrevista.
TIPOS DE EVENTOS
• Debate – Discussão exclusiva entre dois
oradores devidamente comprometidos a
defender um ponto de vista em torno de
determinado assunto, participando a
audiência somente com aplausos ou
protestos não formais.
TIPOS DE EVENTOS
• Mesa redonda – Difere do debate pelo
fato de ter mais participantes.
TIPOS DE EVENTOS
• Fórum – Reunião baseada na busca da
participação intensa da platéia,
preferencialmente numerosa. A idéia é
sensibilizar a opinião pública sobre
determinados problemas sociais.
TIPOS DE EVENTOS
• Convenção – Pode ser de vendas,
lançamento de produto/serviço,
congraçamento e comemorações.
Reunião de profissionais da mesma área.
TIPOS DE EVENTOS
• Seminário – É uma seqüência
concentrada de atividades com o fim
específico de desenvolver capacidades,
conhecimento e aprendizagem por meio
do trabalho de treinadores especializados.
TIPOS DE EVENTOS
• Simpósio – É uma reunião de
especialistas de alto renome, sob a
direção de um moderador para
apresentação de tema de grande
interesse e geralmente de caráter
científico, a uma audiência selecionada.
TIPOS DE EVENTOS
• Congresso – Restrito a ambientes
associativos com discussões de assuntos
de interesse específico de um segmento
profissional.
TIPOS DE EVENTOS
• Painel – Reunião essencialmente
questionadora em que é resumido para
um grande grupo o teor de apresentações
feitas por pequeno grupo.
TIPOS DE EVENTOS
• Show – Reunião de público diverso para
assistir a artistas.
TIPOS DE EVENTOS
• Festival (show) – Reunião de vários
artistas para um público diverso.
• Festival (hobbie) – Reunião de
aficionados em determinado hobbie para
exibições.
• Festival (arte) – Reunião de artistas de
cinema/música/artes
plásticas/televisão/etc. para mostras e
disputas.
Organização
de eventos
Sugestões práticas
PRÉ-EVENTO
•
•
•
•
•
•
Elaboração do conteúdo (assunto/tema/etc.).
Recursos.
Contratação de palestrantes/artistas/etc.
Local e estrutura (locação/adaptação/etc.).
Segurança e licenças (Polícia Civil/Polícia Militar/Bombeiros/etc.).
Marketing e divulgação:
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–
–
–
–
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•
Peças/anúncios
Mídias
Telemarketing
E-mail marketing
Site de apoio (hot site)
Convites
Assessoria de Imprensa.
Gerenciamento de convites e inscrições.
Captação de cotas de patrocínio e apoio de empresas.
Equipe/profissionais (banco de dados).
Transmissão (TV, rádio, internet).
EVENTO
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•
•
•
•
•
Equipe.
Estrutura do local (acessos, saídas, banheiros, etc.).
Sala/camarim dos palestrantes/artistas/etc.
Recursos para problemas de última hora.
Gerenciamento de materiais.
Gerenciamento de chegada.
Gerenciamento de coxia.
Gerenciamento de segurança.
Assessoria de Imprensa.
Site de apoio (hot site).
Transmissão (TV, rádio, internet).
PÓS-EVENTO
•
•
•
•
Assessoria de Imprensa
Pesquisa de satisfação
Marketing (e-mail marketing)
Site de apoio (hot site)
PLANEJAMENTO GERAL
• O quê?
• Para quê? Qual é o resultado final
desejado?
• Para quem?
• Onde? Como? Quando?
• Quem faz o quê?
• Que recursos?
• Concorrência?
O quê? Para quê?
PLANEJAMENTO
• Definição do que se pretende fazer e de quais
são os resultados finais a alcançar (metas).
• Definir roteiro com descrição das etapas.
• Responsáveis por etapa.
• Cronograma, com tempos bem definidos.
• Fluxo dos convidados (entrada, passagem,
saída,..alternativas de segurança) e gráficos de
disposição de elementos.
Para quem?
CONVITES
• Definição do universo de convidados (geral ou
segmentado).
– SMS
– E-mail
– Impresso
• Carta personalizada para contatos formais
• Público em geral
• Mensagem do convite (não esquecer as informações
essenciais: data, hora, local).
• Prazos de envio.
• Anúncios em mídias de massa.
• Sites ou hot sites
• Indicar acessibilidades ao local (carro, ônibus,
estacionamentos)
Para quem?
IMPRENSA
• Lista segmentada de jornalistas.
• Convite (antecipado) com press-release (curto, incisivo).
• Informação para as agendas e recall dos convites com
72 horas de antecedência.
• Pasta de imprensa (press-kit na chegada) – resumos,
informações ou documentação acessórias, imagens,
etc.)
• Lugares reservados para jornalistas (cuidar para
receberem o “melhor” som).
• Prever momento para fotógrafos (cuidar do
enquadramento para fotografias).
• Garantir contato com os artistas/palestrantes/etc após o
evento, mas sem constranger artistas/palestrantes/etc,
convidados vip ou os próprios jornalistas.
Quem faz o quê?
EQUIPE
• Quem faz o quê?
• Quem coordena.
• Reunir competências diversas: relações públicas,
operação som/luz/computador, comunicação...
• Roteiro bastante detalhado.
• Mecanismo de inter-comunicação (do gesto/olhar, à
mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie...)
• Reuniões:
–
–
–
–
–
De arranque e planeamento
De monitorização da preparação
De véspera (ensaios/testes)
De pré-execução (uma hora antes do início da operação)
De avaliação
Onde? Como? Quando?
RECEPÇÃO/ACOLHIMENTO
• Prever uma zona de acolhimento.
• As boas-vindas são o primeiro passo para transformar
um evento num acontecimento “super...”
• Colocar indicações óbvias no trajeto até a
sala/salão/pista de dança/etc.
• Entrega de programa, de bloco/caneta (se aplicável), de
materiais informativos gerais, de identificador.
• Registrar as presenças (pedir contatos para Banco de
Dados, por exemplo, e-mail).
• Sala de acolhimento para convidados especiais
enquanto se espera começar.
Onde? Como? Quando?
SALA/LOCAL
• Disposição da sala (sentados/de pé, plateia, semicírculo,
círculo).
• Canais de circulação (público e convidados): meio, lados,
orientados pelas portas, porta de acesso especial para
convidados.
• Cálculo da capacidade para gestão de entradas (lotação).
• Cadeiras (conforto, ruído, distância).
• Clima do evento
– Temperatura (calor ou frio mata um evento).
– Arejamento.
• Iluminação (natural/artificial).
–
–
–
–
Garantir destaque para centro do evento.
Projeção (suficientemente legível da última fila)
Operador ou apoio técnico sempre presente.
Apresentações previamente instaladas e testadas.
Onde? Como? Quando?
SEGURANÇA
• Verificação de extintores mais próximos.
• Saídas de emergência desimpedidas.
• Contatos de Bombeiros e polícia em local
acessível.
• Garantir vigilância do circuito de trânsito
com atenção a qualquer elemento
estranho.
• Protocolo de ação para indisposições,
desmaios, etc.
Onde? Como? Quando?
HIGIENE
• Verificar existência de WC próximos, bem
indicados e limpos.
• Garantir a higiene (antes, durante e
depois)
• Não falhar pormenores: papel higiênico,
sabonete, toalhas de papel, lixo.
• Ter alternativas identificadas em caso de
avarias, lotação.
Onde? Como? Quando?
ENSAIOS E TESTES
• Tudo deve ser testado duas vezes, uma
das quais 30 minutos antes.
– O som deve ser testado um minuto antes de
começar, ligando os microfones.
• Os movimentos mais complexos devem
ser ensaiados (trajetos, etc).
Onde? Como? Quando?
COMPOSIÇÃO DA MESA
• Precedências:
6
4
2
1
Mesa
Plateia
3
5
7
Onde? Como? Quando?
COMPOSIÇÃO DA MESA
• No centro da mesa fica o convidado mais
importante.
• O anfitrião pode ficar à direita do nº 1 ou no
último lugar.
• Para usar da palavra, começa o anfitrião e vai
por ordem ascendente de importância.
– Depois do convidado principal (último a falar), mais
ninguém intervém.
• Um apresentador declara aberta a sessão, dá
as entradas a cada orador e dá por encerrada a
sessão.
Onde? Como? Quando?
NO CURSO DO EVENTO
•
•
•
•
Cumprimento do roteiro.
Atenção ao ritmo e tempo.
Comunicação entre a equipe.
Importância essencial dos fatores de
conforto e de comunicabilidade: som, luz,
ar, leitura dos materiais projetados, etc.
Onde? Como? Quando?
CENÁRIOS DE CONTINGÊNCIA
• Pouca participação >> chamar figurantes...
• Excesso de participantes >> retirar cadeiras para dar
lugar em pé, abrir portas para criar clareiras de audição
fora de portas...
• Falha de conferencistas >> o moderador sempre
preparado para se ajustar a novos formatos de sessão.
• Falha de som e de audiovisuais >> microfones
suplentes, verificação de ligação de cabos, pilhas
adicionais, portátil, alternativo…
• Falha de eletricidade >> saídas de emergência, luz de
emergência...
Recursos?
MATERIAIS DE APOIO
•
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Plateia: cadeiras reservas.
Palco: mesa e cadeiras reservas.
Audiovisuais: projetor, tela, sistema de som.
Computador portátil.
Bandeiras.
Cenário de fundo.
Plantas e flores.
Placas comemorativas.
Bastidores e mesa de apoio para a organização.
Águas e copos para conferencistas.
Identificadores de dupla face para conferencistas.
Recursos?
SOM
• Microfones – com/sem fios (pilha/carga); direccionais ou
de espectro largo; on-off bem conhecido,...
• Pés e suportes – capacidade de ajustamento.
• Amplificador e colunas (PA).
• Efeito de abafamento – sala com público abafa o som; é
necessário compensar.
• Feed-back – retro-alimentação: o som das colunas está
entrando nos microfones???
• Ruídos parasitas.
• Microfonia.
• Operador sempre presente para monitorar o som (junto
a mesa de som).
Recursos?
DECORAÇÃO
• Do espaço:
– Sóbria ou carregada?
– Com referências à imagem corporativa
(cartaz, logotipo..)?
– Sem nada que distraia?
• Mesa:
– Plantas (base da mesa)?
– Flores (em cima da mesa... que não tapem,
nem incomodem)?
Recursos?
TRADUÇÃO SIMULTÂNEA
• Materiais de apoio: auscultadores,
gabinetes de tradução.
• Indicação dos canais por língua.
• Disponibilização de textos (quando
existem) para facilitação do trabalho dos
tradutores.
• Avisar conferencistas para falarem + lento.
Concorrência?
CONCORRÊNCIA
• Verificação prévia de:
– Datas incompatíveis ou inconvenientes.
– Outros eventos agendados na mesma área
temática.
– Outros eventos de grande impacto midiático
– Greves
BOM EVENTO PRA VOCÊ!