Bradeko
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Nos dias atuais, as informações têm papel fundamental na sobrevivência e
desenvolvimento de pessoas, empresas, entidades, cidades, estados, países, enfim,
de toda a humanidade. Entender formas de obtê-las, organizá-las e mantê-las tem
sido um dos principais desafios das pessoas no mundo contemporâneo.
Nos tópicos seguintes, estudaremos essas formas de lidar com as informações e
I
analisaremos como elas podem influenciar nos propósitos das pessoas.
''
Veremos as tecnologias e conhecimentos necessários ao domínio das informações;
sua utilidade competitiva e importantes conceitos definidos por estudiosos da área.
Entenderemos sua importância sob novos aspectos e perceberemos a necessidade
de geri-las como principal recurso num ambiente empresarial competitivo.
2. ABORDAGEM SISTÊMICA
DAS ORGANIZA(ÓES
Abordagem sistêmica das organizações significa entender as organizações como
sistemas que verdadeiramente são. Significa vê-las como uma série de elementos
funcionando harmoniosamente para atingir um obietivo comum.
Organizações são empresas, órgãos governamentais, fundações, enfim, aquilo que
se forma, pela organização de pessoas, para atingir determinados obietivos num
meio social (fornecer produtos e serviços, treinar pessoas, garantir a segurança e
educação da população, atender a comunidades carentes, garantir a própria
segurança etc.), como nos dois exemplos seguintes:
Num bairro, alguns moradores, insatisfeitos com a atenção dispensada pela
prefeitura da cidade às suas necessidades, se reúnem' na casa de um deles
para discutir sobre o assunto. Logo percebem que, para conseguirem o que
querem, precisam executar diversas tarefas. Assim, observam que muitas
dessas tarefas seriam executadas eficientemente por determinados moradores
com potenciais apropriados. Notam também que precisarão de alguns
recursos materiais. Determinam algumas normas de funcionamento das
reuniões e de execução das tarefas. Nomeiam responsáveis pela supervisão
das tarefas. E começam os trabalhos.
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~radeko
Ao
analisar o funcionamento
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de uma empresa,
observamos pessoas
trabalhando no que sabem fazer, orientadas por outras pessoas a quem
devem responsabilidades. Cada uma sabe de seu dever e do que a empresa
pretende fazer com o resultado de cada trabalho. Todos seguem as normas
definidas e conhecidas; identificam com facilidade as informações importantes
e as formas pelas quais circulam; sabem que todos precisam do empenho de
cada um para a empresa continuar existindo e crescendo.
Observando os dois exemplos anteriores, notamos facilmente que .se
' trata de
organizações. Temos pessoas motivadas e organizadas para atingir a alguns
obietivos. Vamos confirmar isso pelos estudos de dois especialistas no assunto.
Segundo Bartoli (1 991), uma organização é identificada se existe, num grupo:
uma finalidade conhecida por todos os membros;
distribuição de regras e tarefas a serem realizadas;
divisão do poder formal;
duração indeterminada;
sistema de comunicação e coordenação;
critérios de avaliação e controle dos resultados.
Já
Chester
Bernard (Apud CHIAVENATO,
2002,
p.143)
reconhece uma
organização por três condições:
interação entre duas ou mais pessoas;
desejo e disposição para cooperação;
finalidade de alcançar um obietivo comum.
Se conseguirmos identificar cada um desses itens nos dois exemplos anteriores,
entendemos o que são organizações. Agora, precisamos entender o que são
sistemas para analisar estas organizações pela abordagem sistêmica.
2.1. O CONCEITO DE SISTEMA
Podemos definir sistema como sendo um conjunto de partes integradas com uma
finalidade comum. O u seia, se algumas pessoas, peças ou informações são reunidas
para alguma finalidade e precisam umas das outras para isso, temos um sistema.
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Bradesco
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O termo sistema vem do grego: sun = com e istemi = colocar junto, ou seja, é um
conjunto de elementos que estão dinamicamente relacionados (CHIAVENATO,
2002, p.239).
Vamos analisar se um automóvel pode ser considerado um sistema.
Ele pode ser subdividido em partes: motor, lataria, vidros, rodas, bancos,
suspensão, pneus etc.
&
Suas partes estão integradas: a lataria reveste o motor, os vidros complementam
a lataria, as rodas adaptam-se à suspensão e são giradas por força do motor, os
pneus se encaixam nas rodas etc.
Este conjunto de partes integradas tem uma finalidade comum a todas, ou seia,
transportar pessoas.
Essas três condições nos garantem que se trata de um sistema. Se uma das
condições não fosse contemplada, então NÃO teríamos um sistema. Por exemplo,
se os pneus fossem de avião, não se encaixariam nas rodas do automóvel, então
não haveria integração. Não poderíamos chamar o coniunto de sistema - nem seria
possível chamá-lo de "carro", muito menos de "automóvel".
Então, para identificarmos um sistema, consultaremos nosso check-list (lista para
verificação):
Possui partes?
Estão integradas (precisam umas das outras)?
Têm finalidade? Qual?
Para nosso sistema automóvel funcionar bem, ou seia, cumprir seu obietivo de
transportar pessoas, é preciso que suas partes também funcionem bem. Estas, por
sua vez, para funcionar, precisam que suas partes menores também funcionem, e
assim sucessivamente. Por exemplo: não conseguiríamos identificar um sistema
automóvel se não houvesse possibilidade de guiá-lo. Essa possibilidade existe
devido a um sistema menor, formado pelo volante, peças que transmitem o
movimento do volante até as rodas e peças que permitem às rodas se articularem
para mudar a direção do automóvel. Poderemos chamar este sistema de sistema de
direção do automóvel, e ao sistema que transmite o movimento do volante até as
rodas de sistema de transmissão da direção. Assim, nosso sistema automóvel é
formado por sistemas menores, que, por sua vez, são formados por sistemas
menores ainda.
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Vendo o automóvel assim, como um sistema maior, formado por sistemas menores que
o fazem funcionar, estamos analisando-o por uma abordagem sistêmica. Por esta
abordagem, chamamos todo o automóvel simplesmente de sistema e as suas partes,
de micro-sistemas ou subsistemas. O que fica de fora do sistema que analisamos,
chamamos de ambiente, meio, universo, supersistema ou macrossistema.
Macrossístema
Figura 1 - Exemplo da abrangência dos sistemas.
Tudo depende da abrangência do que analisamos. Se o que estudamos é apenas o
sistema de direção do automóvel, então este é nosso sistema, as partes que o
compõem são seus subsistemas e todo o resto, que fica de fora, o macrossistema.
Da mesma forma, um organismo humano (sistema) pode ser decomposto em
subsistemas: ósseo, nervoso, respiratório etc. Analisando, por exemplo, somente o
subsistema respiratório, este passa a ser nosso sistema, envolvido no macrossistema
organismo humano e composto por suas partes - pulmões, nariz etc., seus
su bsistemas (BIO, 1996, p. 1 8).
Sistemas abertos
Os sistemas que analisamos englobam um conjunto de partes até um determinado
ponto, sendo que outras partes ficam de fora. Por exemplo, o volante e o banco do
motorista pertencem ao automóvel (ao sistema), mas o motorista não. Ele fica de
fora do sistema, fica no macrossistema ou meio.
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O que fica de fora dos sistemas que analisamos pode interagir com eles, no caso
de sistemas abertos, ou não, no caso de sistemas fechados.
Essa interação dos sistemas abertos com o seu meio (macrossistema) se dá pela
necessidade de o sistema captar e absorver coisas desse meio, tratá-las,
transformá-las e devolvê-las, modificadas e úteis, ao mesmo meio.
Figura 2 - Exemplo de sistemas abertos.
22. ORGANIZ~OES
COMO SISTEMAS ABERTOS
Vamos trocar nosso exemplo do carro por um sistema de pessoas. Substituiremos,
então, as peças e partes do carro por pessoas e grupos de pessoas. Agora,
lembrando nossos conceitos de organização vistos anteriormente, notaremos que
sistemas de pessoas são organizações - pessoas reunidas por um obietivo comum.
Imaginemos um senhor aposentado, chamado Sr. Asdrúbal, que resolve ajudar os
mendigos de sua cidade (obietivo) que dormem ao relento e comem restos catados
nos cestos de lixo. Sabe que precisará de pessoas para ajudá-lo, então pensa em
colegas aposentados que também queiram ajudar os mendigos (obietivo comum).
Reúne três desses colegas em sua casa e resolvem o que fazer: distribuirão sopa aos
mendigos todas as noites. Sr. Asdrúbal, muito comunicativo, será responsável por
angariar donativos; Sra. Francisca, aposentada como cozinheira de um grande
restaurante, se responsabilizará pela sopa; Sr. Pedro e Sr. Juca transportarão e
distribuirão a sopa aos mendigos da cidade. Assim, os mendigos só terão a
esperada sopa se cada um dos aposentados realizar seu trabalho (sistema).
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