UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO
CENTRO DE ARTES E COMUNICAÇÃO
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
CURSO DE BIBLIOTECONOMIA
BRUNO NICODEMOS BISPO DA SILVA
ESTUDO DO FLUXO DE INFORMAÇÃO DIGITAL E SEU PROCESSO DE
ARQUIVAMENTO NO SETOR CONTÁBIL/FISCAL DA EMPRESA LEM/LTDA:
MAPEANDO AS INFORMAÇÕES CONTÁBEIS/FISCAIS
RECIFE
2012
BRUNO NICODEMOS BISPO DA SILVA
ESTUDO DO FLUXO DE INFORMAÇÃO DIGITAL E SEU PROCESSO DE
ARQUIVAMENTO NO SETOR CONTÁBIL/FISCAL DA EMPRESA LEM/LTDA:
MAPEANDO AS INFORMAÇÕES CONTÁBEIS/FISCAIS
Trabalho de Conclusão apresentado ao Curso de
Biblioteconomia, como requisito parcial para
obtenção do grau de Bacharel em
Biblioteconomia.
Orientadora: Profª. Msc. Edilene Maria da
Silva
RECIFE
2012
S586e
Silva, Bruno Nicodemos Bispo da.
Estudo do fluxo de informação digital e seu processo de
arquivamento no setor contábil/fiscal da empresa LEM/LTDA:
mapeando as informações contábeis/fiscais / Bruno
Nicodemos Bispo da Silva. – Recife: O autor, 2012.
78 f. : il.; 30 cm.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em
Biblioteconomia) – Universidade Federal de Pernambuco,
2012.
Orientador: Edilene Maria da Silva
1. Fluxo da Informação. 2. Gestão Documental. 3.
Informação Contábil. 4. Análise de processos. 5. SPED
Fiscal I. Título.
CDU 024
CDD 028.5
BRUNO NICODEMOS BISPO DA SILVA
ESTUDO DO FLUXO DE INFORMAÇÃO DIGITAL E SEU PROCESSO DE
ARQUIVAMENTO NO SETOR CONTABIL/FISCAL DA EMPRESA LEM/LTDA:
MAPEANDO AS INFORMAÇÕES CONTÁBEIS/FISCAIS
Este Trabalho de Conclusão de Curso – TCC foi aprovado pela banca examinadora do curso de
Graduação em Biblioteconomia constituída pelos seguintes professores:
_________________________________________________________________________
Prof. Msc. Edilene Maria da Silva
Orientadora
________________________________________________________________________
Prof. Dra. Maria Cristina Guimarães Oliveira
Examinador
__________________________________________________________________________
Prof. Msc. Vildeane da Rocha Borba
Examinador
Aprovado em: Recife, ______ de _____________ de 2012
A minha mãe Luzia Bispo (in memorian)
que, mesmo não pertencendo mais a este
plano, sempre me transmitiu forças para
continuar vivendo e aprendendo, Dedico.
AGRADECIMENTOS
Agradeço a minha esposa Patrícia Dias pelo carinho, presença e orações constantes
visando minha vitória e bonança, por me estimular e incentivar nesta árdua caminhada e
ainda por ser essa pessoa maravilhosa com quem vivo e convivo sem a qual nenhum esforço
faria sentido. EU TE AMO, SEMPRE!
Ao meu grandessíssimo tio, Sílvio Bispo a quem devo grande parte de minha
formação intelectual, ideais políticos e consciência cidadã. Pessoa essa que sempre me
tratou como um filho. JE VOUS AIME BEAUCOUP! MON ONCLE, MON PÈRE!
À minha irmã Beatriz Bispo pela torcida e incentivo que mesmo distante me apoiou e
sempre quis meu bem estar.
Aos meus sogros Cristina e Marcos pela compreensão e carinho, e, sobretudo, por ter
me acolhido nesta família linda que tenho.
Aos meus sobrinhos Miguel e Tarsila, os seres mais lindos do mundo, simplesmente
por existirem e tornar a minha vida mais feliz.
À minha orientadora, professora Edilene Silva - a quem me atrevo a chamar de amiga
- pela paciência, pela orientação, disponibilidade para me atender e tirar as minhas dúvidas,
por ter se tornado minha “psicóloga” nos momentos difíceis e por toda ajuda que me
concedeu na realização desse trabalho.
Às professoras que compuseram a banca examinadora Cristina Guimarães e Vildeane
Borba, pela gentileza de se disporem, mesmo na deflagração da greve, para avaliar meu
trabalho e que muito contribuíram para a concepção da versão final.
A todos os funcionários da LEM/LTDA que não hesitaram em me ajudar durante as
entrevistas e aos companheiros do Departamento Contábil/Fiscal por momentos
maravilhosos desfrutados desde que fui admitido nesta empresa
À Clélia Dantas, diretora da Divisão de Arquivo do TCE-PE, com quem tive o privilégio
de trabalhar e que foi a inspiração para que eu conseguisse desenvolver o tema exposto
neste trabalho.
À minha amiga e “irmã” Adna Márcia, por ter me ajudado em momentos difíceis, por
ter me aconselhado sempre a trilhar o melhor caminho e com quem pude compreender o
significado da canção: “amigo é coisa pra se guardar no lado esquerdo do peito”.
À minha nobríssima amiga Carla Izabel por ter me incentivado e transmitido forças
durante minha empreitada acadêmica.
Ao nobre amigo Kennedy Albuquerque (Magoooo da TOIC_T_) pelo companheirismo
de sempre a quem tenho a honra de chamar de IRMÃO e que passei a ter conhecimento
sobre o valor de uma amizade verdadeira.
Aos meus companheiros da banda Duque de Arake (Gustavo, Paulo e Thiago) “meus
amigos de fé, meus irmãos, camaradas”, pela compreensão e paciência, pois souberam me
conter nos momento de perturbação e ainda me levavam para outro universo ao
compartilhar com o que mais gosto de fazer: produzir som em harmonia! VIDA LONGA AO
ROCK!
A todos os professores da UFPE que contribuíram para a minha formação acadêmica.
"A má informação é mais desesperadora que
a não-informação." (Charles Colton).
RESUMO
Este trabalho é resultado de um estudo de caso sobre o Fluxo da Informação Contábil/Fiscal
em meio analógico e digital, realizado numa empresa privada de grande porte que recebeu o
pseudônimo de LEM/LTDA. O objetivo principal desse estudo se volta para a realização de
um mapeamento do fluxo de informação entre duas filiais e o setor contábil/fiscal de uma
empresa do ramo de comercio de eletroeletrônico, identificando por onde circula a
informação desde sua origem até seu armazenamento. Observou-se como funciona o
processo de tramitação das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) desde sua origem até seu
arquivamento, perpassando pelo repasse dos dados para a Secretaria da Fazenda do Estado
de Pernambuco (SEFAZ-PE) e a Receita Federal do Brasil (RFB), foi analisado como as
informações de venda que ficam registradas no banco de dados do sistema Enterprise
Resource Planning (ERP) da empresa são recolhidas, compiladas e enviadas on-line para a
Receita Federal via Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e para a SEFAZ-PE por
meio do Sistema de Escrituração Fiscal (SEF). Para compor a análise descritiva deste estudo,
foram realizadas entrevistas em três setores correlatos os quais detêm a responsabilidade
pelo fluxo da informação que são geradas de uma operação de venda. Ao final da pesquisa,
constata-se que para haver maior fluidez da informação, a organização deve estar munida de
um Sistema de Informação altamente desenvolvido e bem estruturado para atender aos
requisitos dos órgãos reguladores e fiscalizadores na entrega da obrigação do Fisco. Todavia,
verificou-se que é preciso que a empresa mantenha uma política séria ao lidar com as
informações estratégicas, visto que, mesmo se tratando de uma empresa de grande porte e
que trabalha com Tecnologias da Informação, não ficou ilesa dos gargalos que incidem
durante o percurso da informação, levando muitas vezes a punições rigorosas. Constata a
ausência de uma Gestão Documental eficiente e a inexistência de políticas para essa
designação, deixando tanto os documentos digitais quanto os analógicos a mercê do acaso.
Palavras-chave: Fluxo da Informação. Gestão Documental. Contabilidade Digital. Sistemas de
Informação. Tecnologia da Informação.
ABSTRACT
This paper is a result of a case study about the Flow of Accounting/Fiscal Information
through analogic and digital resource, accomplished in a big private company that got the
pseudonym of LEM/LTDA. This study main goal was to map the flow of information between
two subsidiaries of this company and the accounting/fiscal sector from a company of
electronics, identifying where information circulates from its origin to its storage. It was
observed how the processing of Electronic Invoices (e-Invoice) works from its origin to its
filing, traversing the data transfer to Department of Finance of the state of Pernambuco
(SEFAZ-PE) and Federal Revenue of Brazil (FRB), it was analyzed how the sale information
that is recorded in the database of Enterprise Resource Planning (ERP) of the company is
collected, compiled and sent on-line to Federal Revenue through Public Digital Bookkeeping
System (PDBS) and to SEFAZ-PE through Fiscal Bookkeeping System (FBS). To compose the
descriptive analysis of this study, it was used interviews in three related sectors which are
responsible for the flow of information that is generated from a sales transaction. At the end
of the study, it was concluded that in order to exist bigger fluidity of information, the
organization must be provided of a highly developed and well-structured Information
System to attend to the requisites of the regulators and supervisory organs in the delivery of
the Treasury obligation. However, it was verified that it is necessary that the company keeps
a serious policy when dealing with the strategic information, since, even being a big
company that works with Information Technology, it was not unharmed of the barriers that
occurs during the course of information, leading several times to strict punishments. It was
verified the absence of an efficient Document Management and the nonexistence of policies
for this purpose, leaving both digital and analogic documents at the mercy of chance.
Keywords: Flow of Information. Document Management. Digital Accounting. Information
Systems. Information Technology.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
FIGURA 1 -
Os três fluxos de informação de uma empresa
28
FIGURA 2 -
Modelo do Fluxo interno e externo da informação.
28
FIGURA 3 -
Representação do fluxo da informação nas
organizações
30
FIGURA 4 -
O ciclo da informação ou modelo social
32
FIGURA 5 -
Formulário do fluxograma vertical
46
FIGURA 6 -
Simbologia alternativa que foi utilizada nos
Fluxogramas
52
FIGURA 7 -
Fluxograma referente ao Fluxo da Informação
55
Contábil
FIGURA 8 -
Fluxograma referente à Contabilidade Digital (SPED)
60
FIGURA 9 -
Fluxograma referente à Gestão Documental
65
FIGURA 10 -
Simbologia do fluxograma vertical
74
FIGURA 11 -
Simbologia do fluxograma horizontal parcial
75
FIGURA 12 -
Simbologia do fluxograma horizontal global
76
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
CF – Constituição Federal
COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social
CPD – Central de Processamentos de Dados
DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
DCF – Departamento Contábil/Fiscal
DIPJ – Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica
DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
ECD – Escrituração Contábil Digital
EFD – Escrituração Fiscal Digital
ERP - Enterprise Resource Planning
ICMS – Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a
Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação
IPI – Imposto sobre Produto Industrializado
LC – Lei Complementar
NF-e – Nota Fiscal Eletrônica
PAC – Programa de Aceleração do Crescimento
PIB – Produto Interno Bruto
PMATA – Projeto de Modernização da Administração Tributária e Aduaneira
RFB – Receita Federal do Brasil
SEF – Sistema de Escrituração Fiscal
SI - Sistemas de Informação
SPED - Sistema Público de Escrituração Digital
SSL – Setor de Suporte as Lojas
TIC – Tecnologia da Informação e Comunicação
SUMÁRIO
1
INTRODUÇÃO
14
1.1
JUSTIFICATIVA
18
2
GESTÃO DOCUMENTAL
19
2.1
GESTÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
24
2.2
MAPEAMENTO DAS INFORMAÇÕES
26
2.3
ETAPAS DO FLUXO DA INFORMAÇÃO
27
3
INFORMAÇÃO: ALGUMAS DEFINIÇÕES
30
4
CONTABILIDADE DIGITAL
34
4.1
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
37
4.2
SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL – SPED
38
4.3
SEF - SISTEMA DE ESCRITURAÇÃO FISCAL (SEFAZ-PE)
41
5
FLUXOGRAMA
42
5.1
SIMBOLOGIA DO FLUXOGRAMA
45
6
PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
47
6.1
47
6.2
INSTRUMENTOS E PROCEDIMENTOS DE COLETA DE
DADOS
DESCRIÇÃO DA AMOSTRA
7
APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS
49
7.1
MAPEANDO O FLUXO DA INFORMAÇÃO UTILIZANDO
A TÉCNICA DE FLUXOGRAMA
FLUXO DA INFORMAÇÃO CONTÁBIL – ENTREVISTA
COM O SSL
CONTABILIDADE DIGITAL (SPED) - ENTREVISTA NO
DCF
GESTÃO DOCUMENTAL – ENTREVISTA COM O
ARQUIVO DO DCF E O CPD
CONSIDERAÇÕES FINAIS
52
7.2
7.3
7.4
8
REFERÊNCIAS
48
53
58
63
68
70
ANEXO A
SÍMBOLOS DO FLUXOGRAMA VERTICAL
74
ANEXO B
OS SÍMBOLOS DO FLUXOGRAMA HORIZONTAL,
PARCIAL OU DESCRITIVO
SÍMBOLOS DO FLUXOGRAMA HORIZONTAL GLOBAL
OU DE COLUNA
75
ANEXO C
76
14
1 INTRODUÇÃO
Fatores científicos, tecnológicos, econômicos e socioculturais incidem diretamente na
sociedade e estão inteiramente relacionados com a mutação pela qual esta vem passando.
Essas mudanças ocorrem com tal tenacidade e truculência que nos fazem ter a impressão de
que, de repente, não temos conhecimento de nada que se passa nesta esfera. Nessa
conjuntura de transformações sociais, a informação tornou-se uma necessidade crescente
para qualquer setor da atividade humana e o gerenciamento dessa informação é um fator de
elevada importância em qualquer ambiente organizacional por ser um recurso indispensável
nos contextos internos e externos das pessoas e instituições.
O principal foco da informação com a sociedade está relacionado com a produção de
conhecimento no indivíduo e “como agente mediador na produção do conhecimento, a
informação qualifica-se em forma e substância, como estruturas significantes com a
competência de gerar conhecimento para o indivíduo e seu grupo”. (BARRETO, 1994, p.3).
Já no ambiente organizacional, a informação pode se inserir como uma ferramenta
indispensável para uma ação administrativa eficiente. Choo (2006, p. 27) diz que “[...] a
criação e uso da informação desempenham um papel estratégico no crescimento e na
capacidade de adaptação da empresa”. Neste contexto, não há mais como administrar uma
organização competitivamente sem que haja um controle da produção, do uso e do fluxo
das informações que transitam no interior das empresas.
O eficiente monitoramento da produção, do uso e do fluxo das informações, aumenta
as possibilidades de contribuição para o processo decisório das corporações. Embora, vale
destacar que os indivíduos detentores do conhecimento são os únicos que possuem a
competência cognitiva para decodificar o significado que tal informação exprime.
A informação é elemento importante na tomada de decisões pertinentes, de
melhor qualidade e no momento adequado, ou seja, pode ser utilizada para reduzir
a incerteza na tomada de decisão. [...] a credibilidade das decisões será
diretamente proporcional à qualidade da informação provida além da competência
dos tomadores de decisão de interpretá-la e usá-la na escolha das opções mais
corretas, contudo o acesso às informações sensatas aumenta a expectativa de
sucesso da decisão. (LESCA; ALMEIDA, 1994.)
15
Conforme Braga (1996), a gestão da informação é eficaz quando políticas são
estabelecidas de modo coerente e a informação gerada seja relevante e oportuna, com
qualidade, precisão, custo apropriado e de fácil acesso para seus utilizadores.
Na mesma perspectiva, os Sistemas de Informação (SI), através do auxílio das
Tecnologias de Informação (TI), se inserem como ferramentas importantes para o alcance de
bons resultados no processo decisório, por esses influírem diretamente no fluxo da
informação seja em âmbitos internos ou externos. De acordo com Mañas (2007) o sistema
de informações designa a logística indispensável à realização do processo de integração
entre informação, conhecimento e tomada de decisão, a qual não se restringe somente à
informática. Moresi (2001) completa dizendo que os sistemas de informação estão
desenvolvendo mecanismos que maximizam o fluxo informacional relevante ao suporte das
diretrizes organizacionais, em busca da decodificação do processo de conhecimento, tomada
de decisão e intervenção na realidade.
Contemporaneamente, o gerenciamento da informação passou a ser compreendido
como um trunfo organizacional, permitindo superar algumas barreiras mercadológicas na
medida em que existe uma nova maneira de pensar a informação, ou seja, como elemento
estratégico nas organizações, mediada e veiculada pela Tecnologia da Informação,
especificamente a internet, possibilitando que as empresas ajam e reajam rapidamente
frente aos clientes, mercados, concorrência e de órgãos fiscalizadores e reguladores.
Com base nas informações coletadas sobre os ambientes interno e externo, a
organização pode identificar alternativas e tomar decisões estratégicas para
promover mudanças na estrutura e nos processos organizacionais, de modo a
garantir a manutenção da sintonia com o ambiente externo e oferecer respostas
adequadas para a sobrevivência e crescimento da organização. (BEAL, 2009, p. 75)
Como insumo para a tomada de decisão, a informação percorre diversos fluxos nos
sistemas de informação das organizações antes de chegar ao seu detentor final. O fluxo
Informacional é entendido como ponte que interliga os gestores à informação o qual
explicita as etapas de produção, tratamento, armazenamento, distribuição, disseminação e
uso da informação no ambiente corporativo.
Segundo Vital (2010, p. 86) “a gestão da informação requer o estabelecimento de
processos, etapas sistematizadas, organizadas e estruturadas das quais os fluxos
informacionais são responsáveis.” Completando a ideia McGee e Prusak (1994, p. 5) afirmam
que “a criação, captação, organização, distribuição, interpretação e comercialização da
16
informação são processos essenciais” para as instituições ministrarem a gestão da
informação de forma estratégica.
Contudo, para solucionar problemas oriundos da ausência, insuficiência, redundância
e/ou abundância de informações, faz-se necessário que ocorra uma análise da gestão da
informação, no sentido de delineamento do fluxo informacional com a assistência dos
aparatos tecnológico, que dê suporte aos gestores de informações.
A informação circula por meio de algum suporte, sejam eles físicos ou digitais.
Tradicionalmente, a maioria das informações registradas no suporte físico é armazenada em
arquivos, que podem ser nomeados de Arquivo geral, Centro de documentação, Centro de
Informação, não importa a denominação é imprescindível que haja nas organizações uma
gestão adequada para essa demanda. O crescimento da produção de informações trouxe
consigo desafios também para a área arquivística, pois as organizações querem a
informação, não importando se ela é ou está em formato analógico ou digital. E para tanto é
preciso que uma organização desenvolva o gerenciamento dos documentos para minimizar
os problemas e implementar (ou dinamizar) políticas de gestão documental.
Como o termo gestão está associado ao ato de gerenciar, todos os preceitos da
administração também se aplicam à gestão documental. Ou seja, é preciso ir além do ato de
registrar a informação em um determinado suporte, traçar um planejamento de
gerenciamento dos documentos desde sua produção até seu armazenamento, visto que
toda gama documental que é gerada pela organização deve ser rapidamente localizada e
utilizada no momento correto e necessário para tomar decisões com qualidade,
credibilidade e exatidão. (BARTALO; MORENO, 2008)
As práticas arquivísticas, como o tratamento, organização, armazenamento e
disponibilização da informação, estão inseridas no contexto das organizações modernas e
desempenha um papel muito importante, à medida que facilita o acesso às informações aos
profissionais que nela trabalham.
A informação arquivística constitui-se em prova documental extremamente
necessária à vida das organizações/instituições, como fonte de sua história e
autenticidade e transparência de suas ações. É utilizada quer pelo seu valor
primário (para decidir, para agir, e controlar as decisões e ações empreendidas),
quer pelo seu valor secundário (para efetuar pesquisas retrospectivas que põem
em evidencia decisões ou ações passadas). (MORENO, 2006, p.80).
17
Diante da crescente geração de documentos em meio digital é imprescindível
apresentar uma gestão documental subsidiada pelas Tecnologias da Informação, pois, as
vantagens competitivas são agora obtidas através da utilização de redes de comunicação e
sistemas de informações que interconectam empresas, clientes e fornecedores com rapidez
e custo reduzido.
Assim sendo, esse estudo se volta para a realização do mapeamento do fluxo de
informação entre duas filiais e o setor contábil/fiscal de uma empresa do ramo de comércio
de eletroeletrônico, identificando por onde circula a informação desde sua origem até seu
armazenamento. Em se tratando de uma empresa privada esse processo se estende até o
repasse desses dados informacionais para a Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ) através
do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
A “contabilidade digital”, constituída em parceria com o Fisco, surge como um novo
modelo de lavrar a escrituração contábil/fiscal, e tem no Sistema Público de Escrituração
Digital (SPED) uma premissa de alcançar a transparência que o fluxo único de informações
concede, bem como uma integração na relação entre Fisco, contribuintes e sociedade.
Afirmado isto, surgem as indagações: Quais as principais etapas do fluxo da
informação contábil desde sua origem até seu destino final neste cenário digital? E ainda,
como monitorar o fluxo para combater os “ruídos” e diminuir os gargalos visando o êxito no
final de todo processo contábil?
Pretender-se-á com este estudo, efetuar um mapeamento das etapas do fluxo
informacional que transita entre uma filial do estado da Paraíba e outra filial que atua no
estado de Pernambuco e o setor contábil/fiscal da empresa, visando identificar quais os
possíveis gargalos que interceptam o adequado fluxo de informações.
Têm-se como objetivos específicos: observar como funciona o processo de
tramitação das notas fiscais eletrônicas desde sua emissão até seu arquivamento,
perpassando pelo repasse dos dados para a Secretaria da Fazenda Estadual e a Receita
Federal; Analisar como as informações que constam no banco de dados do sistema ERP da
empresa são recolhidas, compiladas e enviadas on-line para a Receita Federal via SPED e
para a SEFAZ-PE por meio do SEF; Identificar como essas informações são geridas,
armazenadas e descritas para o devido arquivamento ao final da etapa da escrituração.
18
1.1 JUSTIFICATIVA
O Arquivo é um organismo que está em constante expansão por estar diretamente
ligada à geração de novas informações que tais instituições precisam gerenciar, mesmo, que
não possua o mesmo valor de sua origem. Isso diz respeito não só ao acervo criado que se
expande com os adventos tecnológicos, mas também, a forma como os serviços são
prestados, e esses, do mesmo modo, tiveram sua evolução legitimada.
A gestão documental não passou ilesa por essas transformações. Das antigas
prateleiras de madeira para imensos storages, de uma folha de papiro a um punhado de bits.
O mundo do papel pouco a pouco está cedendo espaço para o mundo digital. E a nova
perspectiva da transformação digital não está só atrelada aos documentos, mas também
para quem os operacionalizam e consomem. A informação hoje deixa de ser privilégio de
poucos e passa a ser disseminada e conhecida em questão de segundos. Todas essas
premissas estão citadas em Rondinelli (2005, p. 24) ao afirmar que:
[...] No mundo do trabalho, por exemplo, os profissionais da informação
foram profundamente atingidos e, entre eles, os arquivistas. Tal afirmação
se fundamenta no fato de que o avanço tecnológico mudou radicalmente
os mecanismos de registro e de comunicação da informação nas
instituições e, consequentemente, seus arquivos também mudaram.
Devido às mudanças do setor tributário brasileiro e fazendo-se uso das novas
tecnologias aplicadas à gestão e transferência da informação, desde abril de 2008 está em
vigor uma nova sistemática de recolhimento do fisco através das informações contidas nas
Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e). A troca de informações eletrônica com a Receita Federal já é
uma realidade contundente. Esse mecanismo surgiu com o intuito de substituir a emissão de
notas fiscais em papel e transformar o fluxo de informações antes desorganizado em um só
núcleo, simplificando a vida do contribuinte, aumentando a segurança e inibindo às práticas
de fraudes.
A empresa estudada gera e trabalha com grande volume de emissões de NF-e e, em
decorrência disso, a empresa está mobilizando uma equipe somente para tratar desse
gerenciamento. Em decorrência disso, se faz necessário, e de extrema importância, para
toda e qualquer organização a realização de um estudo aprofundado para a elaboração de
um mapeamento dessas informações, visando um melhor monitoramento durante o
19
percurso de escrituração e posterior arquivamento adequado. Para servir de instrumento
facilitador na recuperação dessas informações em caso de fiscalizações posteriores.
As informações produzidas no âmbito organizacional são consideradas insumos
essenciais, por isso que se constituem em elemento integrador das diversas atividades
administrativas e processos organizacionais que refletem suas estruturas e funções, assim
como formam e alicerçam o ambiente de informação de uma organização.
A realização desse trabalho também trará uma contribuição de ordem teórica, pois,
pretende identificar e apresentar os fenômenos pertinentes ao fluxo de informação em
ambientes empresariais no âmbito da gestão documental integrada desde sua produção,
tratamento, tramitação, armazenamento e acesso.
Além disso, a relevância desse trabalho consiste em proporcionar maior
conhecimento do processo de geração e manipulação das NF-e como documento legal, e
explicitar os procedimentos da empresa na tramitação dos dados informacionais via SPED
como forma de criar, por meio da interdisciplinaridade do tema, insumos que sirvam como
base para outras pesquisas e/ou estudos de casos.
2 GESTÃO DOCUMENTAL
Em qualquer esfera organizacional a produção de documentos é inerente à
atividade corporativa. Existe uma infinidade de tipos diferentes de documentos que
necessitam de organização para que o cotidiano das empresas transcorra normalmente. O
ciclo de vida destes documentos tem trajetórias extensas, seja para cumprir obrigações
impostas pela legislação, seja por auditorias internas, ou meramente pelo resgate das
informações para assim formar a essência daquela atividade.
A gestão de documentos (ou documental) é um procedimento essencial na
existência de uma organização. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a
memória institucional é necessário constituir um conjunto de práticas que avalize a
organização e preservação dos arquivos.
Baseado na Lei nº. 8.159, de 08 de janeiro de 1991, o Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística conceitua a gestão de documentos como sendo o “conjunto de
20
procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente”. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 100). A NBR 9578 da
Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT, 1986, p. 1) reforça definindo que a gestão
de documentos é uma “metodologia de programas para controlar a criação, o uso, a
normalização, a manutenção, a guarda, a prática e a destinação de documentos”.
Já os arquivos são “o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos
públicos e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos”. (BRASIL, 1991). Entendidos esses conceitos, podemos afirmar que a ação
dessa gestão documental nos arquivos, diz respeito a uma área da administração
relacionada à busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final
dos documentos.
As ações da gestão documental ou gestão de documentos objetiva, entre
outros, assegurar uma documentação adequada, garantir a preservação e o
acesso aos documentos, permitindo a recuperação das informações de
forma ágil e eficaz, proporcionar o cuidado adequado e o armazenamento a
baixo custo, reduzir ao essencial a massa documental produzida, otimizar
recursos humanos, físicos e materiais. (BARTALO; MORENO, 2008, p. 85)
Na gestão documental, o cerne das discussões gira em torno justamente do
documento. Porém, por mais importante que seja a informação contida nele, a gestão não
visa administrar somente um, mas um conjunto de documentos que forma a gama
documental e que possui também a informação importante para explicar, demonstrar,
comprovar e subsidiar o indivíduo na tomada de decisão, com o intuito de inferir na
realidade em busca de compreensões, seja na vida cotidiana de uma pessoa e/ou nas
atividades de uma organização pública ou privada.
A gestão de documentos iniciou sua exploração nos Estados Unidos e Canadá, a
partir da década de 1950, após a Segunda Guerra Mundial, como uma forma de racionalizar
a produção documental e promover o fácil acesso por parte da administração pública. Nesta
época, as instituições arquivísticas públicas caracterizavam-se pela função de órgão
estritamente de apoio à pesquisa, comprometidos com a conservação e acesso aos
documentos considerados de valor histórico. Esta concepção opunha-se a ideia de
21
documento administrativo, cujos problemas eram considerados de competência peculiar dos
órgãos da administração pública que os produziam e utilizavam. (JARDIM, 1987).
O resultado destas alterações ocorridas trouxe para a área arquivística, uma nova
concepção de arquivo baseada na Teoria das Três Idades, princípio pelo qual os documentos
perpassam por etapas instituídas conforme seu valor administrativo e frequência de
consulta. Essa teoria hoje é conhecida como o “Ciclo de Vida” dos documentos de arquivo
que é composto por três fases:

Fase corrente: são os documentos em tramitação ou que foram arquivados, mas que
são consultados com frequência e são mantidos junto à organização que o produziu ou
recebeu. Corresponde também ao valor administrativo que o documento representa para a
organização no atual momento. Distingui-se por esta servir às finalidades imediatas da
organização para as quais foram originadas ou recebidas em atividades pertinentes. Como
exemplo, podemos citar os memorandos.

Fase Intermediária: trata-se dos documentos provenientes do arquivo corrente, que
não têm mais uso ou possui baixa assiduidade de acesso corrente embora tenham interesse
administrativo e que espera a decisão sobre sua destinação final, podendo ser descartados
ou encaminhados para o arquivo permanente. Exemplo Normas internas ou regulamentos.

Fase permanente: é o conjunto de documentos armazenado de maneira definitiva
em virtude de seu valor informativo, histórico ou probatório. Mesmo durante o “estado
permanente” dos documentos, ainda existem critérios que definirão por quanto tempo eles
permanecerão arquivados, a depender do valor das informações contidas no seu escopo.
Um livro fiscal é um exemplo de documento permanente.
Esse ciclo representado pela passagem dos documentos de uma fase para outra é
direcionado por um instrumento denominado Tabela de Temporalidade, que visa o
estabelecimento de parâmetros para avaliar os documentos e definir prazos de utilização e
destinação final. Ela dá diretrizes no que se refere à: separação dos documentos de guarda
temporária e de guarda permanente; a eliminação dos documentos em desuso; a
racionalização das atividades de transferência e recolhimento e a introdução de uma política
de destinação de documentos. (ARQUIVO NACIONAL, 2005).
Complementando as etapas sugeridas pela Teoria das três idades que engloba as
fases de produção até a destinação final, Rhoads citado por Jardim (1987), examinando o
22
contexto inerente às práticas arquivísticas fomentada pela UNESCO no seu Programa Geral
da Informação (PGI) através do estudo RAMP1 (Programa de Gestão de Documentos e
Arquivos), afirma que, para uma gestão de documentos alcançar a economia e eficácia,
deve-se criar planos de ação criteriosos durante a construção das seguintes etapas:

Produção: etapa que administra os itens peculiares de uma ação que controla a
concepção de documentos, através da elaboração e gestão de formulários, da gestão
da correspondência e dos relatórios, sistemas de gestão da informação, gestão das
diretrizes da preparação e difusão da informação sobre as políticas e procedimentos
e aplicação das novas tecnologias inerentes a estes processos;

Utilização e conservação: atuam na fase que corresponde à utilização e
armazenamento dos documentos indispensáveis para a concretização ou
simplificação das atividades de uma organização. Compreende a implantação dos
sistemas de arquivos e de recuperação da informação, a gestão dos correios e
telecomunicações; seleção e uso de equipamentos reprográficos, análise de sistemas,
produção e manutenção de programas de documentos vitais à administração e uso
de automação e reprografia nestes processos.

Destinação: fase esta que determinam os métodos para implementar as
recomendações sobre eliminação de documentos, e que abrange as atividades de
identificação e descrição dos documentos, a avaliação do valor permanente para os
arquivos, a eliminação cíclica dos documentos sem valor de guarda permanente.
Paralelamente, iniciara-se a era da “administração científica”, idealizada por
Frederick Taylor2 e Frank Gilberth3, onde eles alertavam os administradores para a
necessidade de aplicar métodos científicos aos processos administrativos, reduzindo custos
e conseguindo resultados mais rápidos e satisfatórios.
1
Este programa tem como objetivos principais fomentar a formulação de políticas e planos de informação,
difundir os métodos, normas e regras de gestão da informação, contribuir para o desenvolvimento de sistemas
especializados de informação. [...] Os trabalhos versam sobre os principais aspectos da Arquivística
contemporânea e são produzidos por especialistas internacionais. (SOUSA, 1995, p. 24).
2
Frederick Winslow Taylor foi um engenheiro norte-americano que introduziu o conceito da
chamada Administração Científica, revolucionando todo o sistema produtivo no começo do século XX e criando
a base sobre a qual se desenvolveu a atual Teoria Geral da Administração.
3
Frank Bunker Gilbreth engenheiro norte-americano nascido em Fairfield Maine, que com a esposa Lillian
Gilbreth ganharam fama com a criação do Estudo dos Movimentos.
23
O modelo de administração científica influenciou diretamente a gestão documental
por apresentar diretrizes na busca de soluções para problemas arquivísticos, e após serem
aplicadas as ideias, verificou-se que essa corrente resultou em benfeitorias para a gestão
documental, pois, mesmo não sendo criada para resolver questões diretamente
relacionadas a documentos, trouxe muitas inovações para a área arquivística. (BARTALO;
MORENO, 2008).
Nos anos 1980, a arquivologia se deparava frente aos desafios de identificar
inúmeros documentos empilhados em depósitos de arquivos, os quais aglomeravam
desordenadamente e deveriam ser organizados e avaliados para que o inútil fosse
suprimido, tarefas que se estabeleciam para resolver o problema da superlotação dos
arquivos. (JARDIM,1987).
Na década de 1990, As instituições arquivísticas públicas, particularmente os
arquivos nacionais dos EUA e do Canadá, começaram a assumir nova feição, admitindo
também a função de órgão de apoio à administração pública. Essa postura foi adotada a
partir da aplicação dos princípios básicos de gestão de documentos, segundo o qual a
informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com
o menor custo possível. (FONSECA, 2005).
Atualmente, os desafios que se colocam para a gestão documental são em relação
aos documentos digitais e tudo que engloba seus sistemas de gerenciamento, uma vez que
essas conduzem a área arquivística a uma aproximação cada vez mais intensa com a área da
Informática, na busca de parâmetros científicos para o planejamento adequado da produção
e para o tratamento dos documentos que serão armazenados em bases de dados. Questões
como a mudança de suporte da informação do meio analógico para o digital, certificação
digital e arquivamento nas nuvens são algumas das proposições amplamente debatidas hoje
por especialistas, empresas e acadêmicos no intuito de modernizar a gestão documental
visando à resolução de problemas peculiares a essa área do conhecimento.
A gestão de documentos contribui para a definição criteriosa da parcela de
documentos que constituem valor ao patrimônio arquivístico de uma organização, ou seja,
que nem todo documento produzido por uma organização deve ser conservado para
sempre. Desse modo, é preciso colocar em prática os princípios de gestão para que, entre
outros benefícios, a informação seja disponibilizada de forma rápida pelo fato de
24
caracterizar-se como processo de redução seletiva da massa documental, de forma a
conservar permanentemente os documentos que têm valor administrativo e/ou cultural
futuro sem menosprezar a integridade substantiva dessa massa para efeito de pesquisa.
(SCHELLENBERG, 2006).
2.1 GESTÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
Já no gerenciamento de documentos eletrônicos, o uso dos conceitos e práticas
modernas de arquivamento pelas empresas que adotam esse recurso, dá garantias de que a
informação que ali está sendo produzida e utilizada sejam bem gerenciada, além de outros
benefícios como: a racionalização dos espaços de guarda de documento, a eficiência e
rapidez nas suas atividades diárias e o atendimento, de forma mais rápida, de seu público e
dos órgãos que o fiscalizam. Rondinelli (2005) cita a importância dessa designação
arquivística:
No âmbito das organizações públicas e privadas, os documentos eletrônicos
tornaram mais urgente a gestão arquivística de documentos, que inclui
tanto os documentos tradicionais como os produzidos em meio eletrônico.
A gestão arquivística de documentos eletrônicos não difere essencialmente
da gestão arquivística de documentos em papel, mas a manutenção dos
documentos eletrônicos é mais dependente de um bom sistema de gestão
arquivística de documentos.
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005),
documentos digitais são aqueles codificados em dígitos binários, acessíveis por meio de
sistema computacional. O Conselho Nacional de Arquivos (2004, p. 7) considera exemplos de
documentos arquivísticos digitais: textos; imagens fixas e em movimento; gravações
sonoras; mensagens de correio eletrônico; páginas web; bases de dados.
Nesse novo cenário, pelas quais as mutações passam a ocorrer com tamanha
rapidez, a inquietação em relação ao gerenciamento dos documentos digitais é colocada em
evidência, a partir do momento em que as organizações devem atinar para manter sólidas as
redes internas e externas de transmissão de dados e ter a total confiança acerca da nova
tecnologia que se pretende introduzir na instituição. A falta dessa ação pode acarretar o
fracasso do que o gerenciamento de documentos digitais se propõe a fazer, fazendo com o
25
que esse tipo de documento, mesmo tendo origem digital, migre para outro suporte após
sua criação, como por exemplo, a impressão em papel.
Entretanto, o avanço da tecnologia digital e a consolidação da Internet
possibilitaram aos documentos digitais, novas características e funcionalidades, chegando a
não permitir que esses dados sejam transferidos para o papel. Um exemplo que podemos
citar é arquivo sonoro.
Os documentos arquivísticos digitais têm o caráter de facilitar sua transmissão.
Porém, esta facilidade pode se reverter em problemas, pois, pode gerar informalidade na
linguagem, duplicidades semânticas e confusões nas posições hierárquicas durante
procedimentos gerenciais e operacionais em uma instituição, ou seja, a facilidade de acesso
aos documentos digitais pode favorecer intervenções não autorizadas, acarretando
adulteração de documentos digitais ou sua perda (SANTOS, 2005).
Os documentos digitais também podem apresentar problemas típicos de
preservação a longo prazo e de acessibilidade contínua, visto que, quanto mais os recursos
tecnológicos avançam, mais serão as chances de haver obsolescência no que se refere a
softwares, hardwares e formatos além da deterioração da mídia.
A implementação de uma gestão documental eficiente se faz necessário por essa
atividade ser direcionada às informações essenciais da organização ou de interesse
arquivístico, que serão administradas de forma simples e objetiva. A gestão de documentos
envolve, paralelamente, a utilização eficaz da informação em tempo hábil, garantindo a
eficiência no âmbito interno e externo das empresas.
Considerando o histórico da crescente utilização dos programas de gestão
documental nas organizações, entende-se que há, não apenas uma conscientização do que
seja a informação arquivística, mas uma preocupação no que tange todos os setores,
principalmente os setores comprometidos com a cúpula da administração de uma
organização, e quando essas as técnicas arquivísticas forem desenvolvidas nas empresas,
poder-se-á perceber a rapidez na obtenção da informação e a racionalização de espaço físico
destinado à guarda dos documentos, reconhecendo o valor intrínseco que cada arquivo
representa.
26
2.2 MAPEAMENTO DAS INFORMAÇÕES
O mapeamento das informações pode ser considerado uma técnica excelente para
que organizações como a LEM/LTDA possam desmistificar e descrever “os tipos de recursos
informacionais existentes, suas fontes e localizações, as unidades organizacionais
responsáveis e os serviços e sistemas a eles associados”. (BEAL, 2009, p.34). Desta forma,
deve-se considerar não só o conteúdo da informação, mas as maneiras de acesso disponíveis
dentro da organização e a análise dos fluxos desde a fase embrionária até a de término de
sua utilização.
Se a organização dispuser de um mapa da informação, o usuário pode ser
conduzido rapidamente para o local onde os dados se encontram,
aumentando substancialmente a possibilidade e que estes sejam usados de
maneira eficiente e de que a informação obtida seja reutilizada com
facilidade. (BEAL, 2009, p.35, grifo da autora).
A autora ainda lista os problemas que poderiam ser minimizados com a aderência
desse método:
 Informação Dispersa: Problemas relacionados com a falta de integração entre os
setores que produzem, processam e emitem informações comumente, dificultando
o acesso e controle por parte dos gestores;
 Informação Divergente: Informações com mesmo conteúdo, mas que são
discrepantes;
 Informação Excessiva: Quantidade muito grande de informações produzidas que nem
sempre é utilizada ou consultada, acumulando ainda mais documentos na fase de
armazenamento;
 Informações em duplicidade: produção repetida das mesmas informações e
disponibilizadas ou disponibilizadas novamente.
Existem varias formas de se mapear as informações numa organização. E para
compor este mapeamento, foi elaborado Fluxogramas contendo todas as etapas do fluxo da
informação que permeiam os setores SSL, DCF e CPD da LEM/LTDA e ele foi elaborado
conforme foi descrito nos resultados da pesquisa.
27
Portanto, o estudo do mapeamento do Fluxo de Informações, e desenho do
fluxograma permitirá à instituição entender os problemas na transmissão de dados
informacionais, o que implicará numa maior capacidade de gerenciar a informação em todos
os setores organizacionais, constituindo a força motriz do desenvolvimento econômico,
social, cultural e tecnológico da empresa.
2.3 ETAPAS DO FLUXO DA INFORMAÇÃO
As organizações possuem rotinas diferentes e, para cada segmento empresarial,
pode-se desenhar um modelo de fluxo que se adapta à realidade informacional existente em
suas estruturas. Este seria só mais um ponto dentre tantos outros sobre o fluxo da
informação que a corporação deve sempre estar atenta, pois, para cada característica
distinta que surge, podem surgir novas propostas de representação do fluxo. Neste sentido,
a informação precisa seguir etapas gerenciadas que vão proporcionar a empresa maior
segurança na utilização da informação. Citaremos três autores e suas respectivas
representações das etapas:

Etapas de Fluxo da Informação – Lesca e Almeida (1994)
São mostradas três etapas do fluxo da informação inseridas na conjuntura
organizacional e mercadológica. A primeira etapa aborda o ponto de vista da coleta da
informação do ambiente externo para ser usado pela empresa, fazendo com o que a
organização opte pela maneira adequada de tomar decisão para seu âmbito o que permitirá
identificar qual informação será adaptável e utilizável. A segunda trata da informação
produzida em seu próprio âmbito organizacional, selecionando qual informação será
relevante ou não. Na última etapa, a informação produzida dentro do âmbito organizacional
é comercializada para o público externo mediante clientes, fornecedores, concorrentes e a
quem necessite.
28
Figura 1: os três fluxos de informação de uma empresa
Fonte: Lesca e Almeida (1994)
 Fluxo interno e os fluxos externos da informação - Smit e Barreto (2002)
Neste modelo, os autores consideram que a informação se expõe em dois estados:
os que são sucedidos por fluxos internos e por fluxos externos de informação. O fluxo
interno busca a representação de uma forma de ação e de organização a ser seguida no
processo de controle e na tomada de decisão e os externos cooperam com a constituição
das ações sugeridas pelo grau interno.
Figura 2: Modelo do Fluxo interno e externo da informação.
Fonte: Smit e Barreto (2002).
29
 Modelo de representação do fluxo da informação – Beal (2009)
Esse esquema talvez seja o mais ideal para as organizações seguirem na atual
conjuntura, pois, ela envolve sete ações para melhoria da gestão da informação nas
organizações através do fluxo:
- A primeira etapa do fluxo da informação exibe a “identificação das necessidades e
requisitos necessários” para uso da informação. Esta etapa é importante para o
desenvolvimento de produtos informacionais.
- A segunda, marca a “obtenção” da informação. Descreve que “na etapa de obtenção da
informação são desenvolvidas as atividades de criação, recepção e captura de informação,
proveniente de fontes externa ou interna, em qualquer mídia ou formato”.
- Na terceira etapa, o “tratamento” da informação é traçado conforme o desejo de tornar a
informação acessível.
- A quarta etapa está relacionada à “distribuição” de informação referente às necessidades
dos usuários. Afirma que “quanto melhor a rede de comunicação da organização, mais
eficiente é a distribuição interna da informação, o que aumenta a probabilidade de que esta
venha a ser usada para apoiar processos e decisões [...]”.
- A quinta apresenta o “uso” da informação. Nessa etapa, a informação é usada nas práticas
organizacionais pelos seus detentores.
- A sexta etapa diz respeito ao “armazenamento” da informação, que na visão da autora, é o
procedimento de conservar os dados e informações, permitindo o uso e reuso da
informação.
- O “descarte” é a sétima e última etapa do processo, permite que a organização descarte as
informações em desuso, ou seja, que perderam seu valor administrativo e legal, abrindo
espaço para novas informações e dando mais agilidade às informações em uso.
30
FIGURA 3 – Representação do fluxo da informação nas organizações
FONTE: (BEAL, p. 29, 2009).
3 INFORMAÇÃO: ALGUMAS DEFINIÇÕES
A Informação é um recurso valioso e está presente em todos os níveis hierárquicos
da estrutura organizacional. Dois exemplos disso repercutem: no plano estratégico, quando
uma “ação informacional” está apta para acrescentar coerência entre a organização e os
meios que a envolvem, aumentando a eficácia na busca da realização da missão
institucional; e nos planos operacional e gerencial, quando as informações são originadas
dentro da organização, que posteriormente são traduzidas em aumento da eficiência
organizacional em termos de opções estratégicas (ROBBINS, 2010).
Com os avanços das tecnologias da informação que auxiliam diretamente o fluxo
informacional, a informação passa a representar uma estratégia para qualquer atividade
organizacional, seja produtiva, intelectual ou de serviços. Geralmente, as organizações
adotam uma estrutura administrativa, cujas tomadas de decisões são baseadas no sistema
de informação. Porém, muitas organizações se depararam com um problema: o mau
funcionamento administrativo provocado pela desordem ou falta de uma normatização das
informações estratégicas.
31
A informação é um significado registrado, em meio impresso, digital, oral e/ou
audiovisual, e é transmitido para um indivíduo através de sinais num determinado tempo e
espaço (LE COADIC, 2004). E para cumprir o papel de conhecimento comunicado, as
informações percorrem por etapas que vão desde sua origem (obtenção) até a salvaguarda
(armazenamento). As etapas, que são séries de ocorrências que media o sinal/mensagem de
um emissor para um receptor, vêm se modificando pelo surgimento de adventos
tecnológicos, sobretudo, no que se refere à transferência de dados informacionais.
Além dos diversos contextos que este tema pode abordar, alguns autores da área
da Ciência da Informação consideram o fluxo da informação uma função primordial, pelo
fato dele operar diretamente na transmissão da mensagem no processo de comunicação.
Atualmente, este fato é alavancado, principalmente, pela eclosão das tecnologias da
informação que incidem na vida social, através da popularização da web, das
telecomunicações e dos veículos de comunicação, sempre focalizando o que essa área do
conhecimento defende sobre o propósito potencial da informação que é: criar
conhecimento no indivíduo na sua realidade. Barreto (1998, p. 122) elucida essa premissa
mencionando que:
[...] o fluxo de informação, que, mediante processos de comunicação,
realiza a intencionalidade do fenômeno da informação, não almeja
somente uma passagem. Ao atingir o público a que se destina deve
promover uma alteração; aqueles que recebem e podem elaborar a
informação estão expostos a um processo de desenvolvimento, que
permite acessar um estágio qualitativamente superior nas diversas e
diferentes gradações da condição humana. E esse desenvolvimento é
repassado ao seu mundo de convivência.
Conforme Le Coadic (2004, p. 6) a aparição do fluxo da informação se deu através
da conjunção de dois fenômenos: a explosão quantitativa da informação e a implosão do
tempo de comunicação da informação. Ainda seguindo o raciocínio do autor francês, as
etapas que compreendem o fluxo da informação se inserem por meio de ciclos, e interligam
três componentes ao termo informação na composição de seus conceitos gerais:
 Informação e dado – define como sendo uma informação codificada que se submete
ao processamento eletrônico. Utiliza-se o recurso da informação informatizada
trazendo novas nomenclaturas como metadados e metainformação;
32
 Informação e conhecimento – aborda a própria capacidade cognitiva do indivíduo,
onde com o acréscimo de uma informação repassada, aquele conhecimento que já se
encontrava retido em mente se modifica. Ele apresenta uma fórmula para
representar este ciclo:
C+∆C=C’
I∆
Onde o conhecimento C passa para um novo estado C’ pela contribuição de um
conhecimento ∆C que é extraído de uma informação I∆;
 Informação e comunicação – sistema que representa a analogia de fenômenos que
expõe a informação na conjuntura da comunicação. Nesta proposição, o autor
apresenta um modelo simplista de ciclo da informação, que surgiu com a evolução
dos modelos sociais propostos pela massificação da mídia e da teoria da informação.
Figura 4 – O ciclo da informação ou modelo social
Fonte: Le Coadic (2004, p. 10)
Portanto, no âmbito da comunicação social, o fluxo da informação pode ser
definido como um processo de transferência da informação de um emissor para um
receptor, agregando valores ao indíviduo que, por consequência, transmitirá a informação
processada para outros, gerando um novo ciclo.
McGee e Prusak (1994) afirmam que o valor da informação é determinado pelo
usuário, no qual implica que a mesma pode ser reutilizável. Completando o raciocínio Sordi
(2008) menciona que o valor das informações, nesse contexto, deve estar claro e explicitado
em fatores como: relevância, utilidade, clareza, objetividade, contextualização.
Outra abordagem, mais focalizada na esfera institucional, surge pelo fato do fluxo
da informação englobar atividades ligadas à produção, disseminação e uso da informação
33
nas organizações, desde a absorção de uma ideia até a sua transformação em um
conhecimento e posterior expressão. Tratando da gestão da informação nas organizações, o
fluxo da informação é estudado como uma fonte estratégica no sentido de subsidiar o
processo decisório, e que, não obstante, percorre etapas sistematizadas que têm a função
de delinear o melhor caminho para trafegar, desde sua concepção até o uso, intuitivamente
a fim de minimizar ruídos durante sua trajetória. Dessa maneira, adverte-se que, sem a
gestão, o fluxo de informação que circula nas organizações fica sem direção, dissipando
informações relevantes ao desenvolvimento das organizações. (BEUREM, 2009).
A projeção da informação, bem como sua manipulação, é debatida no cotidiano das
corporações pelos respaldos que ela proporciona na maneira de gerir a empresa. Porém,
pode sofrer efeito inverso caso apresente falhas ou defeitos na sua tramitação. O correto
fluxo da informação traz consigo vantagens estratégicas, mas, se houver incidências de
ruídos, o fluxo pode se tornar vulnerável acarretando discrepâncias gerenciais e
operacionais, ocasionando adversidades direta e indiretamente (OLIVEIRA, 2010). Alguns
autores da área já diagnosticaram problemas pela falta de monitoramento, eis abaixo alguns
exemplos:
 A ausência da informação, por essa ser perdida ou extraviada durante seu percurso
(MCGEE; PRUSAK, 1994);
 Desordem do fluxo e decorrente ineficiência, além do excesso de informações
irrelevantes (LE COADIC, 2004);
 Bloqueios de comunicação, fazendo com o que a informação chegue insuficiente ao
seu detentor final (FREIRE, 2006);
 Redundância e inconsistência de informações geradas de fontes diversas; (BEAL,
2009).
A Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) concede recursos para o
manuseio das informações visando minimizar ao máximo os problemas supracitados, desde
a obtenção até a transmissão delas. Com o advento dos multimeios e da consolidação dos
ativos da informática nos sistemas de informação, surge um novo modo de gerenciar as
34
informações. Hoje, ela tem um papel fundamental nas organizações por “adicionar valor e
qualidade aos processos, produtos e serviços” Beal (2009, p. 78). Porém, também trouxe
consigo desafios quanto ao impacto resultante do uso mesclado destas tecnologias.
Está comprovado que muitos sistemas de tecnologia da informação ficam
aquém de seu potencial em razão da concentração dos esforços
unicamente em implantar equipamentos e programas de alto nível sem
levar em conta os ajustes necessários nos processos organizacionais e no
comportamento dos indivíduos em relação a TIC. [...] a implementação
eficaz das tecnologias da informação exige uma integração dos aspectos
técnicos dos sistemas de TIC com os aspectos sociais das organizações, num
processo de adaptação mútua e contínua que deve contar com ampla
participação de todas as partes que serão afetadas pela TIC. (BEAL, 2009, p.
79)
Por isso, deve haver uma análise tanto dos equipamentos quanto do ambiente
organizacional onde será implantada a TIC dentro do sistema de informação, além de um
estudo prévio desse sistema, com o intuito de traçar diagnósticos de situações em que o seu
uso reflita o fluxo de informação.
Sistema de informação é o conjunto de dados (transformado em informação)
interdependente das pessoas, da estrutura da organização, das tecnologias de informação
(hardware e software), dos procedimentos e métodos que deveria permitir à empresa
dispor, no tempo desejado, das informações que necessita (ou necessitará em caso de
arquivamento) para seu funcionamento cotidiano e para seu desenvolvimento (MAÑAS,
2007). A informação deve ser gerenciada como recurso estratégico por meio de seus
sistemas de informação para o processamento dos dados e obtenção da informação útil ao
usuário no momento correto.
Os sistemas de informação também mantêm controle sobre as rotinas de
comunicação das informações, o que na teoria proporciona alicerces seguros de auxílio à
tomada de decisão. Todavia, nota-se também que graves problemas relacionados aos
sistemas de informação advêm da inadequação dos ciclos que compõem os fluxos de
informações ou o não cumprimento de etapas inerentes ao processo de gerenciamento da
informação.
4 CONTABILIDADE DIGITAL
Entendida por muitos como a ferramenta chave para a administração financeira
com o objetivo principal de planejar, organizar, controlar e decidir os passos econômicos de
35
uma corporação, a Contabilidade está inserida no campo das ciências por estudar o controle
do patrimônio das entidades organizacionais, e se apresenta como fonte geradora de dados
e informações úteis que subsidiam a gestão organizacional em seus processos de tomada de
decisão. (FRANCO, 1996)
A Contabilidade, por possuir vasta amplitude no seu campo de atuação, também
apresenta vários conceitos possíveis, sobretudo nas áreas sociais, econômicas e financeiras.
Segundo Ferrari (2001) a Contabilidade é a ciência que estuda, controla e interpreta as
variações e composições do Patrimônio das entidades, objetivando o controle, o
fornecimento de informações gerenciais e o planejamento.
O papel primordial da Contabilidade é municiar as entidades de informações úteis
para a tomada de decisões econômicas e podem-se destacar duas funções imprescindíveis
dentro do campo de atuação da mesma que conforme Santos e Schmidt (2003) são as:
 FUNÇÕES ECONÔMICAS: que apura o resultado do período, o qual pode se
apresentar na forma de lucro ou prejuízo;
 FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS: que controla o patrimônio da entidade, tanto sobre o
aspecto estático (posição em dado momento), como dinâmico (representa o
movimento ou as mudanças qualitativas e quantitativas dos elementos).
Além das funções principais podem-se destacar como finalidades inerentes à
Contabilidade as formalidades de escrituração, as demonstrações contábeis, a auditoria e a
análise de balanços da empresa, que se prestam ao registro dos fatos praticados pela
organização e à sistematização dos fatos em forma de demonstrações contábeis que
refletem seu estado patrimonial, financeiro e de resultados. (SANTOS; SCHMIDT 2003).
Destarte, a Contabilidade é indispensável para que uma empresa concretize
interesses comerciais com o Governo, com os bancos, com fornecedores e clientes, além
desta necessidade convencional, a Contabilidade se apresenta como o grande pilar na
veracidade da informação e consequentemente na credibilidade da companhia perante seus
investidores. (FERRARI, 2001)
Hoje, estamos vivenciando a Era da Informação e a transformação aludida pela
eclosão dos meios digitais, eletrônicos e virtuais para esse fim no cotidiano das corporações
36
está distinguindo um novo entendimento sobre a cultura da administração de empresas.
Atualmente, o universo corporativo convive sob pleno domínio das tecnologias da
informação, fazendo com que ocorram mudanças significativas em alguns processos tanto
gerenciais quanto operacionais dentro de uma instituição. Dessa forma, é natural que essas
mudanças atinjam campos comuns (e por vezes vitais) dentre as organizações como, por
exemplo, a área Contábil/Fiscal que com o surgimento da contabilidade digital, trouxe novos
mecanismos na apresentação das escrituras com o intuito de buscar uma maior integração
entre os registros contábeis e seus usuários, internos e externos.
No Brasil, as recentes mudanças ocorridas por força de leis, como a 11.638/074,
surgem com a pretensão de uniformizar as informações contábeis para que se tornem de
fácil transmissão, visando uma padronização internacional a fim de garantir um
desenvolvimento eficaz das organizações e progressão ascendente do país. Algumas
iniciativas do Governo Federal tais como o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e
informações a Previdência Social (SEFIP)5, acabaram por incentivar o interesse pelo
gerenciamento eletrônico
de arrecadação de tributos, não só por ter propiciado a
concepção de um enorme banco de dados que facilita a tramitação das informações, mas
também a melhora na gestão da cobrança e arrecadação de tributos por parte do Governo.
(BRASIL, 2012)
Nesse panorama, surge o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), instituído
conforme o artigo 2º do Decreto nº 6.022/07 como parte do Programa de Aceleração do
Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010), que, através da informatização, busca
aproximar a relação entre contribuintes e o fisco. O SPED é uma modernização do fisco que
se encarrega de interligar as esferas governamentais às organizações através de sistemas de
informação, diminuindo a quantidade de obrigação a ser entregue e atendendo as
necessidades dos contribuintes.
Desse modo, o SPED é um Sistema de Informação que utiliza intensivamente as
Tecnologias da Informação para suprir uma lacuna que está prevista na Emenda
4
Lei nº 11.638, de 28 de dezembro de 2007. Altera e revoga dispositivos da lei n° 6.404, de 15 de dezembro de
1976, e da lei n° 6.385, de 7 de dezembro de 1976, e estende às sociedades de grande porte disposições
relativas
à
elaboração
e
divulgação
de
demonstrações
financeiras.
Disponível
em:
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2007/lei/l11638.html
5
É um aplicativo desenvolvido pela Caixa Econômica Federal, que permite ao empregador/contribuinte
consolidar os dados cadastrais e financeiros da empresa e seus empregados, bem como repassá-los ao FGTS e à
Previdência Social.
37
Constitucional nº 42, aprovada em 19 de Dezembro de 2003 que inseriu o Inciso XXII ao art.
37 da Constituição Federal que determina às administrações tributárias da União, dos
Estados e dos Municípios atuem de forma integrada, sobretudo no compartilhamento de
cadastros e de informações fiscais.
4.1 ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
Antes de destrincharmos o SPED e suas subdivisões, é pertinente falarmos do
Enterprise Resource Planning (ERP) que são Sistemas de Informação auxiliados por recursos
de TIC que integram sistemas, redes e também referencia a troca de dados entre sistemas
contemplando a definição de uma tecnologia específica de plataformas de hardware e
software além de integrar os setores das empresas tornando as rotinas administrativas
interativas por este sistema possuir conceitos de interoperabilidade6. Esse recurso é de vital
importância para a implantação e desenvolvimento do SPED nas organizações. (TONINI,
2006).
O ERP se consolidou como uma importante ferramenta de gestão que, por meio de
sua utilização, é possível controlar os estoques, as vendas, o relacionamento com clientes e
fornecedores, o financeiro, os lucros, enfim, todos os setores da organização mediante um
único programa. Anteriormente, as empresas utilizavam, sistemas diferentes para cada
departamento, o que trazia dificuldades para a aglutinação da informação, o controle e a
tomada de decisão. (PADOVEZE, 2010)
Podemos definir ERP como uma arquitetura de software que facilita o fluxo
de informações entre todas as atividades de uma empresa, como
fabricação, logística, finanças e recursos humanos. Normalmente, é
composto por um banco de dados único, operando em uma plataforma
comum que interage com um conjunto de aplicações. (TONINI, p.30, 2006)
É preciso ter noções sólidas e estar em constante aperfeiçoamento no que concerne
aos conhecimentos em computação, sistemas, redes, tecnologia da informação, hardwares e
softwares, para ter êxito ao fim de todo processo. Mas em contrapartida, com surgimento
das ERP’s para as organizações, serviços essenciais como o de envio da escrituração ficou
mais fácil, pois antes essa fiscalização era realizada de maneira muito burocrática, utilizando
6
Parte de princípios que tratam da diversidade de componentes de um SI, com a utilização de produtos
diversos de fornecedores distintos. Tem por meta a consideração de todos os fatores para que os sistemas
possam atuar cooperativamente, fixando as normas, as políticas e os padrões necessários para consecução
desses objetivos. Disponível em: http://www.governoeletronico.gov.br/acoes-e-projetos/e-ping-padroes-deinteroperabilidade/o-que-e-interoperabilidade/
38
grandes quantidades de papéis e entrega de obrigações acessórias como os livros fiscais.
Entretanto, os órgãos de fiscalização estão se desenvolvendo rapidamente, obtendo como
resultado praticidade e um melhor relacionamento com as entidades.
Todos esses processos de avanço tecnológico descritos acima foi, determinante
para a evolução da Contabilidade, fazendo jus a seu objetivo principal que é levar a
informação hábil e segura a seus usuários, por isso a importância de utilizar as ferramentas
que automatizem a gestão.
4.2 SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL – SPED
O SPED surgiu por meio da assinatura do Protocolo ENAT7 nº 3/2005 que
envolveram a Receita Federal do Brasil (RFB) e as Secretarias de Fazenda Estaduais e
Municipais (SEFAZ) em 27/08/2005 e que a partir dessa data, vem propiciando vantagens
tanto para as empresas por exonerá-la da árdua tarefa de manter e enviar as informações
tributárias em papel e o Governo por obter informações mais seguras e fidedignas,
contribuindo para a diminuição da evasão fiscal. (BRASIL, 2012).
O SPED é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação,
armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a
escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades
empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.
(BRASIL, 2012).
A primeira iniciativa já tinha sido outorgada com o incremento na Constituição
Federal, em seu 37º artigo, pela Emenda Constitucional nº 42 de 2003, determinando a
sincronia entre as informações fiscais. Segundo a Emenda Constitucional Nº 42, de 19 de
dezembro de 2003 em seu artigo 37 inciso XXII que institui:
As administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e
dos Municípios, atividades essenciais ao funcionamento do Estado,
exercidas por servidores de carreira específica, terão recursos prioritários
para a realização de suas atividades e atuarão de forma integrada, inclusive
com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma
da lei ou convênio. (BRASIL, 2003).
7
Encontro Nacional dos Administradores Tributários realizado em São Paulo, em agosto de 2005 onde houve
aperfeiçoamento das decisões do ENAT I e a aprovação de protocolos visando realização do SPED, Nota Fiscal
Eletrônica e padronização na aplicação do CNAE (Classificação Nacional das atividades Econômicas);
39
E deu continuidade no plano plurianual do governo de Fernando Henrique Cardoso
através da lei 9.989/00 que tinha outra nomenclatura que era o PMATA (Programa de
Modernização das Administrações Tributárias e Aduaneiras), mas acabou sendo
implementado no governo de Luiz Inácio Lula da Silva no Programa de Aceleração do
Crescimento (PAC). (AZEVEDO; MARIANO, 2009).
Os principais objetivos do SPED são: a padronização das obrigações acessórias,
geração e envio de documento eletrônico oficial com respaldo jurídico para todos os fins,
redução de custos para os contribuintes e melhoria do controle dos processos, diminuindo
ilícitos tributários devido ao cruzamento de dados e auditoria eletrônica. (BRASIL, 2012).
Além disso, Azevedo e Mariano (2009) trazem como objetivo muito mais do que uma
alteração da forma de cumprimento das obrigações, é uma mudança da “cultura do papel”
nas organizações pela utilização de arquivos digitais.
O SPED, na sua forma atual, é basicamente divido em sete projetos: Escrituração
Contábil Digital (ECD ou SPED Contábil), Escrituração Fiscal Digital (SPED Fiscal), Nota Fiscal
Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFS-e), Conhecimento de Transporte
Eletrônico (CT-e), FCONT8 e EFD-Contribuições9, todavia só serão estudados os três
primeiros, pois, na pesquisa realizada na LEM/LTDA, não foram mencionadas as outras
modalidades no estudo de caso.
A ECD, por meio da “Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007.
(com as alterações da IN RFB 825/08 e da IN RFB 926/09)” foi instituído para fins fiscais e
previdenciários e consiste na alteração da escrituração tradicional de livros Diário e Razão
(antes feita em papel) para a digital, extinguindo a necessidade de manutenção de espaços
para o arquivamento desta documentação. (BRASIL, 2012). Em síntese, o departamento
contábil da empresa irá gerar através de seu sistema de ERP, que deverá estar atualizado e
adequado ao processo de Escrituração Digital, um arquivo que será submetido ao Programa
Validador e Assinador (PVA), fornecido através do site da Receita Federal que está disponível
8
Conforme disciplina a Instrução Normativa RFB nº 949/09, O FCONT é uma escrituração, das contas
patrimoniais e de resultado, em partidas dobradas, que considera os métodos e critérios contábeis vigentes em
31.12.2007.
9
A EFD-Contribuições trata-se de um arquivo digital instituído no Sistema Publico de Escrituração Digital –
SPED, a ser utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep
e da Cofins, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo, com base no conjunto de documentos e
operações representativos das receitas auferidas, bem como dos custos, despesas, encargos e aquisições
geradores de créditos da não-cumulatividade.
40
para download. A partir daí o arquivo será validado, assinado digitalmente pelos
responsáveis e após essa jornada, será gerado um requerimento de autenticação dirigido à
Junta Comercial de sua jurisdição.
O Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006 instituiu a Escrituração Fiscal
Digital (EFD) que surgiu com a proposta de substituir as escriturações de documentos fiscais
em meio analógico para um arquivo digital, no qual constarão também outras informações
de interesse do Fisco, inclusive registros de apuração de impostos referentes às operações e
prestações praticadas pelo contribuinte.
A partir de sua base de dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital
de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE, informando todos os
documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e
estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Este
arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa
Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo Sped. (BRASIL, 2012)
Com a implementação dos ECD’s e EFD’s a empresa fica dispensada de apresentar
outras obrigações acessórias tais como: DIPJ, IPI e PIS/CONFINS.
De acordo com Ribeiro (2003, p. 398): “nota fiscal é um documento que deve ser
emitido pelas empresas sempre que promoverem a circulação de mercadorias (através de
vendas, transferências, remessas, devoluções, etc.) ou a prestação de serviços”.
A NF-e foi desenvolvida de forma integrada pelas Secretarias da Fazenda dos Estados
e pela Receita Federal do Brasil, de acordo com a assinatura do Protocolo ENAT 03/2005, de
27/08/2005, e consiste na mudança de suporte da nota fiscal analógica para a eletrônica, ou
seja, na substituição do documento fiscal tradicional pelo seu equivalente digital, com
validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações
acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo
real das operações comerciais pelo Fisco.
Existe outra variante de nota eletrônica, a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e),
que “é um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente em
Ambiente Nacional pela RFB, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para
documentar as operações de prestação de serviços.” (BRASIL, 2012):
Atualmente, as Administrações Tributárias despendem grandes somas de
recursos para captar, tratar, armazenar e disponibilizar informações sobre a
emissão de notas fiscais dos contribuintes. Os volumes de transações
efetuadas e os montantes de recursos movimentados crescem num ritmo
41
intenso e, na mesma proporção, aumentam os custos inerentes à
necessidade do Estado de detectar e prevenir a evasão tributária. (BRASIL,
2012).
No que concerne ao fluxo da NF-e, pode-se afirmar que trabalha em circuitos
predefinidos, onde tudo se inicia na empresa emissora, que gera um arquivo eletrônico,
assinado digitalmente, contendo as informações da transação mercantil que será tramitado
entre as SEFAZ’s de origem e a RFB. A NF-e também possui em seu escopo uma
representação impressa intitulada DANFE que possui finalidades intrínsecas tais como:
“resguardar a circulação de mercadorias, obter a companhia do destinatário/comprador
para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços e auxiliar a
escrituração da NF-e.” (ANDRADE, 2009, p. 6).
4.3 SEF - SISTEMA DE ESCRITURAÇÃO FISCAL (SEFAZ-PE)
De acordo com a Lei nº 12.333, de 23.01.2003 a Secretaria da Fazenda de
Pernambuco (SEFAZ-PE) instituiu o SEF cujo programa tem o objetivo de gerar um arquivo
digital onde são registradas as informações econômico-fiscais dos contribuintes cadastrados.
O SEF é o conjunto de normas, programas, leiaute e especificações técnicas
que disciplinam a nova escrituração fiscal do contribuinte do ICMS, inscrito
no regime normal de pagamento do Estado de Pernambuco. A escrituração
fiscal (livros fiscais) e a prestação de informações em documentos de
informação econômico-fiscais (GIAM, GIAF etc) são feitas em sistema de
processamento de dados através de software próprio para elaborar um
arquivo digital com todas as informações do contribuinte. (PERNAMBUCO,
2012)
Para que haja legalidade nas tramitações com documentos oficiais é preciso que
eles estejam devidamente assinados, para legitimar sua identificação e comprovação. Com a
eclosão das novas tecnologias, sobretudo no campo da informação, as assinaturas (ou
certificações) digitais já é uma realidade no mundo virtual corporativo, tornando os
documentos eletrônicos com a mesma autenticidade dos analógicos.
A assinatura digital surgiu depois de instituída a Medida Provisória 2.200-2/01
(Emenda Constitucional Nº 32/2001) que regula o uso do documento eletrônico. A
certificação digital só poderá ser emitida por Autoridades Certificadora, e por isso foi
delegado ao ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação) a Autoridade Certificadora
Matricial, e com isso surgiu também um sistema de certificação digital de documentos
42
eletrônicos denominados ICP-Brasil – Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira, tendo o
objetivo
de
atribuir
maior
segurança
aos
documentos
eletrônicos
assinados
eletronicamente. (AZEVEDO; MARIANO, 2009).
A medida provisória supracitada foi complementada com a concessão da Lei n.
11.419, de 2006, cuja certificação digital se introduz no Brasil levando em consideração a
probabilidade de sua emergente utilização face aos processos judiciais eletrônicos e/ou
virtuais de várias magnitudes. A referida Lei no seu Capitulo I Artigo 1º define: “o uso de
meio eletrônico na tramitação de processos judiciais, comunicação de atos e transmissão de
peças processuais será admitido nos termos desta Lei”. A seguir transcrevemos alguns
trechos da referida lei para fins de esclarecimento de determinados termos:
§ 1o Aplica-se o disposto nesta Lei, indistintamente, aos processos civil, penal e trabalhista,
bem como aos juizados especiais, em qualquer grau de jurisdição.
§ 2o Para o disposto nesta Lei, considera-se:
I - meio eletrônico qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos
digitais;
II - transmissão eletrônica toda forma de comunicação a distância com a utilização de redes
de comunicação, preferencialmente a rede mundial de computadores;
III - assinatura eletrônica as seguintes formas de identificação inequívoca do signatário:
a) assinatura digital baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora
credenciada, na forma de lei específica;
b) mediante cadastro de usuário no Poder Judiciário, conforme disciplinado pelos órgãos
respectivos.
A certificação digital almeja, com as proposições expostas acima, a busca da
autenticidade e integridade dos arquivos eletrônicos, pois, o fisco precisa confiar nas
informações que recebe visto que os documentos assinados digitalmente possuem o mesmo
valor jurídico que os documentos assinados manualmente.
5 FLUXOGRAMA
Todo processo gerencial e operacional das corporações possui um fluxo das
operações que compreendem as atividades de entradas, de processamentos e de saídas.
Esse fluxo abrange as atividades setoriais da organização envolvida, os recursos humanos e
43
materiais, os custos relativos a esses recursos, o volume de trabalho, os tempos de
execução, a documentação que tramita pelo mesmo e a tecnologia de informação utilizada.
(ARAÚJO, 2011).
Entre as técnicas de representação gráfica existentes, o fluxograma é o mais
conceituado, pois ele “pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no
sistema, os circuitos de informações correlacionadas ao processo decisório, bem como as
unidades organizacionais envolvidas no processo”. (OLIVEIRA, 2010, p. 265). Esse fluxograma
permite uma visão completa do fluxo, de maneira clara e precisa, facilitando a análise da
situação atual.
O fluxograma é a representação gráfica de um fluxo que expõe o encadeamento de
tarefas de forma analítica, exibindo as características das operações, os responsáveis pelo
andamento do trabalho e as organizações que desempenham tais atividades. (OLIVEIRA,
2010). O termo fluxograma provém da palavra inglesa flowchart, onde flow significa fluxo e
chart gráfico e utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e
precisa do fluxo.
Segundo Oliveira (2010, p. 264), o fluxograma é conhecido também pelos nomes de
carta de fluxo de processo, gráfico de sequência ou gráfico de processamento onde objetiva,
entre outros, os seguintes aspectos principais:
1. Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos;
2. Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;
3. Facilitar a leitura e o entendimento;
4. Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes;
5. Maior flexibilidade; e
6. Melhor grau de análise.
Para trabalhos de análise administrativa, o fluxograma é o gráfico mais utilizado e por esse
motivo o mapeamento do fluxo de informação no presente trabalho será instituído por meio
dessa ferramenta, pois:
Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas são feitas, e não o
modo pelo qual o chefe diz aos funcionários que as façam; não é a maneira
segundo a qual o chefe pensa que as atividades são feitas, mas a forma pela
qual o manual de normas e procedimentos manda que elas sejam feitas.
(OLIVEIRA, 2010, p. 265).
44
E ainda com a descrição do fluxograma podem-se explanar feições do fluxo de um
processo tais como:
 Quais operações são realizadas;
 Onde são realizadas as operações;
 Quem as executa;
 Quais as entradas e saídas;
 Qual o fluxo das informações (objeto de estudo deste trabalho);
 Quais os recursos empregados no processo;
 Quais os custos parciais e totais;
 Qual o volume de trabalho;
 Qual o tempo de execução, tanto parcial quanto total.
Araújo (2011) ratifica as funcionalidades do fluxograma descritas acima
mencionando as vantagens de utilizar esse tipo de representação gráfica:

Conduz a um entendimento simples e objetivo dos métodos descritivos;

Visualiza de maneira mais nítida a sequência de operações de um sistema;

Verifica se tais operações estão sendo executadas, da maneira mais eficiente, pelos
órgãos e pessoas adequadas;

Aplica-se a qualquer sistema.
A preparação de um fluxograma deve ser precedida de uma pesquisa no local onde
será aplicada a técnica, efetuando um levantamento dos passos que envolvem as atividades,
desde o operador inicial até o final, passando, inclusive, pelos formulários envolvidos no
processo. (CURY, 2005). Abaixo constarão as etapas necessárias para a implantação da
técnica do fluxograma:
OBJETIVO
LEVANTAMENTO
PRELIMINAR
LEVANTAMENTO DE
DADOS
ELABORAÇÃO DO
FLUXO
Definir o objetivo do sistema, que justifique a elaboração de
um fluxo
Planejamento, Levantamento e leitura dos documentos
existentes; Levantamento da legislação, se houver, Contato
com usuário (conversa informal)
Questionário, entrevista, leitura de manuais, etc.
Situação atual das atividades
45
PROPOSTA
APROVAÇÃO
IMPLANTAÇÃO
ACOMPANHAMENTO
Fluxograma representativo da situação atual; Descrição das
falhas; Proposta (fluxograma, formulários); Teste, simulação
para verificar distorções; Apresentação clara e objetiva para
a Unidade Organizacional interessada
Formalização (documentação e manuais);
Treinamento
Utilizar como guia para todos os procedimentos do momento
da implementação em diante.
Para efetuar as análises do fluxograma nos processos organizacionais, algumas
indagações básicas devem ser levadas em consideração. Cury (2005) relaciona algumas
perguntas norteadoras como:

O que é feito? Para que serve?

Qual a necessidade real da fase que está sendo analisada? (influência no resultado
final da rotina analisada);

Qual o local onde a fase está sendo realizada? E qual a conveniência de manter ou
alterar o local, objetivando maior simplificação da rotina?

Qual o momento (quando) esta fase é realizada e se a sua sequência está
corretamente fixada?

Quais os responsáveis pela sua execução e se a delegação de competência está
correta; a forma como a fase está sendo executada?
5.1 SIMBOLOGIA DO FLUXOGRAMA
Conforme Oliveira (2010, p. 268), “os símbolos têm por objetivos evidenciar origem,
processo e destino da informação escrita e ou verbal componente de um sistema
administrativo”. O uso dos símbolos apresenta de forma simples as atividades inerentes à
rotina administrativa formando um diagrama que descreve minuciosamente cada etapa que
permite expandir, elucidar ou decodificar os passos distintos dos métodos administrativos.
Existem essencialmente três tipos principais de fluxograma:

Fluxograma vertical:
Esse tipo de fluxograma é “destinado à representação de rotina simples no seu
processamento analítico dentro de uma unidade organizacional” (OLIVEIRA, 2010, p. 269). É
46
também utilizado no estudo de processos produtivos, do tipo linha de produção, além de
utilizado para se proceder a levantamentos gerais.
Para esse tipo de fluxograma, pode-se utilizar um formulário uniformizado (fig. 5)
que contém símbolos e combinações preestabelecidos e impressos em colunas verticais.
Possui vantagens do tipo agilidade de preenchimento, a nitidez na apresentação e de fácil
leitura. Os símbolos mais utilizados em um fluxograma vertical são apresentados no Anexo
A.
FLUXOGRAMA VERTICAL
Cliente:
Execução ou conferência
Demora
Arquivo Provisório
Processo:
Totais
Símbolos
Operação ou análise
)
ou Proposta (
)
Estudado por:
Arquivo Definitivo
Transporte
Nº
Atual (
Símbolos
Data:
Unidade
Organizacional
Descrição
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Figura 5: Formulário do fluxograma vertical
Fonte: (CURY, 2005)

Fluxograma horizontal, parcial ou descritivo:
É um tipo de fluxograma que apresenta o fluxo de trabalho dos documentos e das
informações que circulam em uma atividade, e que possui símbolos padronizados. Comparase a um relatório de atividades redigido, a diferença é que no lugar de um texto corrido,
usam-se símbolos e palavras que simplificam a descrição do fluxo no processo. Os símbolos
deste fluxograma estão apresentados no Anexo B.

Fluxograma horizontal global ou de coluna:
Esse fluxograma é apresentado por colunas, o que permite demonstrar a circulação
de documentos ou informações através de áreas de responsabilidade. Demonstra também
os tipos de deliberações ou operações que se atingem ao transcorrer de todo processo,
corroborando com o funcionamento da organização. Os símbolos deste fluxograma estão
apresentados no Anexo C.
47
6 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Neste tópico será descrita a metodologia adotada para a realização dos estudos que
compõem o núcleo do tema em questão. E para desenvolver a pesquisa, tentou-se descobrir
métodos que comportassem o referencial teórico, a obtenção de acontecimentos legítimos
aliados aos conceitos e experiências dos colaboradores que servem ao universo pesquisado,
no sentido de conseguir informações de pessoas que participam diretamente do objeto
estudado, de analisar episódios característicos do assunto escolhido com uma profundidade
empírica e ainda de permitir o intercâmbio entre pesquisador e sujeitos da pesquisa.
6.1 INSTRUMENTOS E PROCEDIMENTOS DE COLETA DE DADOS
Antes de destrincharmos as metodologias adotadas nesta investigação científica, é
importante lembrar que “a atividade básica da ciência é a pesquisa” (VERGARA, 2009, p. 1,).
E a pesquisa nesse contexto, se conceitua como sendo um trabalho cujo processo de
elaboração é de domínio complexo e imprevisível, onde ela deve designar um procedimento
apropriado para representar uma lógica própria, conforme a sua finalidade, durante a
execução do estudo. (HUBNER, 1998).
A pesquisa desenvolvida no presente trabalho traçou diretrizes de acordo com os
critérios de Vergara (2009) que classifica as pesquisas:

Quanto aos fins: a pesquisa visa uma abordagem descritiva por essa descrever as
características do fluxo de informação contábil e fiscal entre duas lojas do e o setor
contábil/fiscal de uma empresa do ramo comercial além de “estabelecer correlações entre
variáveis e definir sua natureza” (VERGARA, 2009, p. 42,).
Valentim (2008, p. 23) enfatiza a pesquisa descritiva:
Caracteriza-se pela seleção de amostras aleatórias de grandes ou pequenas
populações sujeitas à pesquisa, visando obter conhecimentos empíricos
atuais. Este tipo de pesquisa leva a possibilidade de generalização sobre a
realidade pesquisada. Os métodos utilizados na pesquisa descritiva,
geralmente, permitem ao pesquisador investigar apenas um percentual da
população alvo desejada, isto é, existem casos que não há necessidade de
pesquisar a população alvo na sua totalidade.
48
Está pesquisa também é de cunho exploratório, por se tratar de um tema recente
que envolve três áreas correlatas que são a Contabilidade, Gestão da Informação e a Gestão
Documental.

Quanto aos meios, esta pesquisa aglutina, ao mesmo tempo: a pesquisa de
campo por se tratar de uma pesquisa empírica; a investigação bibliográfica, pois busca
referências em autores diversos; estudo de caso, por se tratar de um levantamento baseado
em situações que estão dentro do contexto da realidade. Vergara (2009, p. 47) ressalta que
as atividades desenvolvidas em determinado local ou instituição, apresentam características
de pesquisa de Campo, que é a “investigação empírica realizada no local onde ocorre ou
ocorreu um fenômeno ou que dispõe de elementos para explicá-lo”.
Os instrumentos escolhidos para a coleta de dados foram a observação
participante, visto que compartilhamos com a equipe que trabalha na empresa pesquisada,
participando diretamente do cotidiano das operações e a entrevista semi-estruturada, pois
apresenta um roteiro pré-estabelecido.
6.2 DESCRIÇÃO DA AMOSTRA
O universo da pesquisa foi constituído por 7 colaboradores de uma empresa do
ramo comercial de grande porte (que a partir deste capítulo, passará a se chamar
LEM/LTDA) do setor contábil/fiscal e duas filiais: uma do estado de Pernambuco (que se
chamará loja 2) e outra da Paraíba (loja 10).
A LEM/LTDA é uma organização de natureza privada que se dedica à
comercialização de produtos dos segmentos de eletroeletrônico, móveis, eletro portáteis,
telefonia, e brinquedos. A empresa iniciou suas atividades em 1992 e constituiu uma rede de
114 lojas, (contando com galpões e escritórios) distribuídas nos estados de Alagoas, Bahia,
Sergipe, Paraíba, Rio Grande do Norte, Ceará, Piauí e Pernambuco, tendo sua matriz
instalada em Recife.
Sua administração é efetuada através de co-gestão onde na matriz (na qual são
distribuídos os setores administrativos) cada departamento possui um gestor tendo como
subordinante a própria direção (que são os acionistas da empresa). E em cada uma das 114
49
lojas, compete às responsabilidades da gestão a um gerente, sendo esse monitorado por um
supervisor regional.
Por serem os dados contábeis e fiscais um dos objetos de estudo e pelo fato do
arquivo da instituição estar atrelado a este departamento, é pertinente descrever sobre o
Departamento Contábil e Fiscal (DCF). Esta divisão é responsável pelos lançamentos dos atos
e fatos contábeis e pelo registro e mapeamento dos impostos, municipais, estaduais e
federais. Mas ela é também responsável por toda gama informacional de vendas,
transferências ou devoluções dos produtos nas lojas, e é desses tramites que surgem as
Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e é esse setor que responde pelo envio da Escrituração
Contábil Digital (ECD) Escrituração Fiscal Digital (EFD).
Outra razão pela qual motivou a escolha do DCF como universo do estudo foi para
auxiliar na delimitação do tema, visto que o fluxo de informação é bastante abrangente e a
informação contábil/fiscal bem como a produção de documentos contábil/fiscal é peculiar a
toda e qualquer organização, por estes envolverem outros departamentos inclusive pelo seu
caráter arquivístico.
O fluxo informacional do DCF é constituído de toda a gama de informação gerada
pelas ações de venda dos produtos nas lojas e das demais operações decorrente das
atividades relacionadas às finanças, contabilidade e fiscal da empresa.
Após realizar
observações preliminares, foram identificados dois tipos principais:
- O fluxo operacional: é o que agrupa as informações necessárias à concretização de uma
operação de venda;
- O fluxo gerencial: foi observado como sendo as informações funcionais que a gerência
recebe, colocando-a a par do que se passa sobre algo de competência e responsabilidade a
nível operacional.
A rápida observação fez perceber que os gargalos podem estar na passagem das
informações para o fluxo gerencial, pois, é de onde advêm os principais problemas
administrativos do DCF da Empresa.
7 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS
A empresa está distribuída em diversas localidades simultaneamente, mas as
principais atividades administrativas se concentram na sede localizada no bairro da
50
Imbiribeira em Recife, onde se desenvolvem as atividades-meio da entidade. Ela também
atua de forma descentralizada no que concerne às atividades-fim nas 114 lojas distribuídas
pelo nordeste brasileiro recebendo suportes administrativos diversos por meio de
comunicação instantânea com a matriz além de contar com supervisores. Cada unidade tem
autonomia para fiscalizar e responder por um grupo geograficamente próximo de municípios
do estado.
A diversidade de linhas de produtos é direcionada para vários segmentos comerciais
e não são produzidos na LEM/LTDA. São fornecidos por diversas empresas que mantém
forte vínculo comercial onde fica a cargo da LEM/LTDA a distribuição dos produtos até o
consumidor final.
A LEM/LTDA possui um sistema de gerenciamento eletrônico de informação (ERP)
que interliga as rotinas administrativa e financeira e todas as ações das lojas e depósitos com
a matriz e outros órgãos fiscalizadores e reguladores. O objetivo desse sistema consiste em
controlar a situação econômica, financeira e produtiva da empresa de forma integrada,
dinamizando as decisões e otimizando os resultados. Trata-se de um software de interface
maleável que foi adquirido para funcionar como um sistema aplicativo, integrando todas as
atividades de todos os departamentos inclusive nas lojas com sua interface comercial.
Antes de a empresa adquirir esse sistema, cada setor possuía um software diferente
que era projetado só para atender as necessidades em relação às atribuições e rotinas
daquele ambiente setorial, o que proporcionava muitos problemas de comunicação e até de
ordem operacional e gerencial da empresa.
Alguns módulos e serviços que ele promove dedicando-se só ao DCF:
a) Orçamento por natureza da receita / despesa;
b) Emissão de FN-e;
c) Fluxo de caixa com indicadores gráficos;
d) Planilhas financeiras;
e) Emissão de contracheques em formulário contínuo;
f) Emissão de boletos, borderô de pagamentos;
g) Acompanhamento da movimentação de vendas;
h) contas a pagar e a receber;
i) Mapas e resumos da ECF;
51
j) Acompanhamento do histórico dos clientes;
l) Gerenciamento eletrônico de documentos.
Conforme foi descrito no tópico dos procedimentos metodológicos, foi realizado um
estudo de caso envolvendo duas filiais da LEM/LTDA (lojas 02 e 10). Para o levantamento de
informações foram envolvidos três setores na pesquisa: o Departamento Contábil/Fiscal
(CDF); a Central de Processamento de Dados (CPD) e o Setor de Suporte às Lojas (SSL), nos
quais foram realizadas entrevistas semi-estruturadas para verificar as etapas do fluxo da
informação, com o intuito de apurar minuciosamente cada detalhe das informações
repassadas pelos colaboradores dos referidos setores visando o desenho do fluxograma das
operações de venda.
A pesquisa de campo foi desenvolvida durante uma semana, mas precisamente
entre os dias 14 e 18 de maio de 2012 na empresa supracitada e distinguiu-se em três fases
correlacionadas:
Fase 1: Informações acerca do Fluxo da Informação Contábil (NF-e). Compreendeu a
observação das operações comerciais por meio de acesso remoto, troca de
informações com as lojas 02 e 10 através de uma ferramenta de comunicação
instantânea denominada Pandion e entrevista com a coordenadora do Setor de
Suporte às Lojas (SSL);
Fase 2: Informações acerca da Contabilidade Digital - SPED. Entrevista com a
Contadora da empresa e o analista contábil que é o coordenador do Departamento
Contábil/Fiscal (DCF) e coordena as operações de envio dos SPED’s;
Fase 3: Informações acerca da Gestão Documental. Entrevista com o auxiliar de
arquivo lotado no DCF e com um analista de TI lotado na Central de Processamento
de Dados (CPD) da empresa que é responsável pelo repositório de dados do servidor
da empresa.
A análise foi norteada pelo modelo de fluxo da informação apresentado por Beal
(2009), pois, dos três modelos estudados no referencial teórico, é o que melhor representa
as organizações na atual conjuntura.
52
7.1 MAPEANDO O FLUXO DA INFORMAÇÃO UTILIZANDO A TÉCNICA DE
FLUXOGRAMA
A partir do recolhimento dos dados descritos neste capítulo sobre o fluxo dos
documentos digitais e analógicos e os setores que os manipulam, parte-se para o
mapeamento das atividades que envolvem todo este processo. Desta forma, a análise do
processo e indicação do fluxo das informações foram descritos utilizando a técnica de
Fluxograma.
Dos três modelos mostrados no referencial teórico, ficou decidido pela utilização do
Fluxograma Horizontal Global (ou de Coluna) por este, segundo Oliveira (2010, p. 275):
 Ser utilizado tanto no levantamento, quanto na descrição de novas rotinas e
procedimentos;
 Permitir a demonstração do Fluxo das Informações e de documentos, com maior
nitidez, tanto no ambiente interno quanto no externo da unidade organizacional;
 Apresentar maior versatilidade pela quantidade e diversidade de símbolos que ficam
a disposição do analista.
Além da utilização dos símbolos originais cujas designações e significados encontramse no capítulo 2 deste trabalho foi também incorporado outro símbolo, de criação própria,
para ilustrar onde incide os principais gargalos. O símbolo utilizado foi:
Símbolo
G?
Significado
Gargalo
(Onde G? será o tipo de gargalo
que pode incidir naquele
determinado processo).
Figura 6: Simbologia alternativa que foi utilizada nos Fluxogramas
Fonte: O Autor
53
7.2 FLUXO DA INFORMAÇÃO CONTÁBIL - ENTREVISTA COM O SSL
O SSL tem como objetivo principal dar suporte às lojas no que se refere ao sistema
integrado ERP durante as operações comerciais e o monitoramento de toda emissão de NFe. A coleta de dados se iniciou por esse setor pelo fato de estar diretamente atrelado às
operações de venda na loja.
Ao passo que realizávamos a entrevista, nos comunicávamos em paralelo com as
lojas objetivando a observação, na prática, de como se originavam as informações que
compõem as NF-e. Verificou-se a existência de vários tipos de NF-e que a LEM/LTDA emite e
que são descriminados no campo Natureza da Operação tendo como principais as NF-e de
Devolução de Mercadoria, NF’s-e de Devolução para Fornecedor, NF’s-e de Transferência de
Produtos e as de Vendas, cuja especificidade é denominada como Lançamento em
Substituição ao ECF, que diz respeito à operação de venda, que se sucede à troca do Cupom
Fiscal pela NF-e a qual fica oficialmente deferida pela RFB.
As informações que provém das operações de vendas são originadas nas lojas e se
inicia basicamente pelo cadastro prévio do cliente que segundo o entrevistado: “compõe
uma das mais importantes etapas para a concepção da NF-e, pois, a SEFAZ confronta todos
os dados automaticamente à medida que a NF-e vai sendo gerada. Até informações como
CEP e CPF do cliente são conferidos e se houver um dígito errado, a NF-e não é autorizada 10.
Esse cadastro prévio é chamado de “pré-venda” onde são colhidos os dados
pessoais do cliente além da descrição do produto adquirido já com a inclusão dos encargos
que serão pagos por ele. Esse procedimento é imprescindível para constituição da NF-e, pois
os dados do cliente também são repassados para a SEFAZ de origem e é desse procedimento
que surgirão as primeiras informações de venda.
Todas essas informações são inseridas e registradas pelo sistema ERP da empresa e
depois repassadas automaticamente tanto para o banco de dados do servidor localizado na
matriz, quanto para a SEFAZ de origem. De posse do Cupom Fiscal (CF), o cliente pode
10
Informação fornecida durante a entrevista pela loja 10 via comunicação instantânea on line.
54
solicitar a NF-e que conterá as mesmas informações do Cupom Fiscal acrescidas das
informações da pré-venda juntamente com os dados relativos à compra, que seguirão para o
Fisco.
De acordo com o entrevistado da SSL: “Se o cliente for uma pessoa jurídica, a
LEM/LTDA é obrigada a fornecer a NF-e tanto impressa quanto em meio digital e quando se
trata de uma pessoa física, esta solicita a Nota Fiscal e é confeccionada a NF-e”. O próprio
sistema ERP tem a homologação para certificar o documento eletronicamente e enviar para
a SEFAZ, onde a NF-e receberá o deferimento ou não para circulação, sempre monitorada e
conferida pelo SSL. “Antes da adesão deste novo sistema, tudo era feito manuscrito o que
levava muito tempo para finalizar uma venda”. (Entrevista SSL, 2012).
Após a confecção da NF-e, os dados lançados no sistema ERP ficam armazenados no
banco de dados do servidor no formato XML e o cliente recebe uma via impressa
denominada Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
As informações da operação de venda que resultou na origem da NF-e são
transportadas por meio do sistema ERP para banco de dados, enquanto a via da DANFE
destinada à empresa é compilada a outros documentos e enviados via SEDEX para a matriz,
mas precisamente em atenção ao DCF. As etapas desses processos estão representadas na
figura 7:
55
FIGURA 7: Fluxograma referente ao Fluxo da Informação Contábil
56
Onde:
A
G1
: é a rotina inerente ao fluxo informacional no DCF;
: Gargalo que incide durante o cadastro do cliente e consiste na inserção de dados
errados no sistema causando inconsistências no banco de dados do servidor da
LEM/LTDA e da SEFAZ também;
G2
: Gargalo que diz respeito ao fato do site da SEFAZ se encontrar fora do ar o que faz
com o que os dados lançados automaticamente fiquem em duplicidade.
No modelo de fluxo apresentado por Beal (2009), a primeira etapa Identificação de
Necessidades e Requisitos é de fundamental importância para haver êxito no decorrer das
outras etapas, mas o que se observou com a aplicação da entrevista foi que não existe na
LEM/LTDA um estudo prévio sobre essas necessidades informacionais e requisitos para
gestão, nem mesmo um manual ou mapa que dê diretrizes de como se dá tal processo,
ficando meramente a mercê da rotina diária das atividades operacionais.
A organização das informações geradas das operações de venda só existe por causa
da formalização jurídica que é imposta mediante a legislação. A RFB e demais SEFAZ’s
exigem as informações contidas nas NF’s-e, sobretudo no processo de repasse dessas
informações com o intuito principal de evitar a evasão fiscal.
“É notório como facilitou a transmissão dos dados informacionais depois do
advento da NF-e e SPED. A LEM/LTDA também precisou evoluir e foi
praticamente obrigada a investir em um sistema integrado e outros
aparatos tecnológicos, mas só isso, até o presente momento, não garantiu
o sucesso esperado. Precisa-se de mais seriedade no gerenciamento de
todo esse processo, pois a empresa carece de uma administração voltada
para a informação tanto dentro como fora da empresa”. (ENTREVISTA SSL,
2012)
57
A partir do cadastro do cliente através do lançamento da pré-venda no PDV
(chamado popularmente de caixa), e sua consecutiva inserção dos dados no sistema
podemos mencionar que a informação está ali se originando e corroborando com a etapa de
Obtenção. Observou-se que as informações colhidas do cliente e repassadas para as
operadoras de caixa devem ser minuciosamente inseridas no sistema, pois, se houver erro
de digitação ou qualquer inserção de informação não condizente com os dados passados
pelo cliente, corre-se o risco da operação ser cancelada, criando inconsistências tanto no
banco de dados do sistema ERP da LEM/LTDA quanto no banco da SEFAZ. O processo de
cadastramento do cliente apresenta inúmeras deficiências que, se melhoradas, poderão
servir como ferramenta valiosa no processo de pós-venda.
“Problemas desse tipo pode acarretar em situações como: a SEFAZ não
autoriza a circulação da nota por conterem dados errôneos; se o sistema
entender como inconsistência poderá haver perda de registro chegando a
ocorrer inexistência de dados naquela determinada NF-e; ou gerar
duplicidade”. (ENTREVISTA SSL, 2012)
Além de mencionados esses problemas nesta etapa, outro grave problema que
acontece, dessa vez por responsabilidade da SEFAZ, devido a instabilidade do sistema, já que
o sistema ERP da LEM/LTDA possui um “robô” que é interconectado ao sistema da SEFAZ,
fazendo com o que, todas as informações sejam emitidas no mesmo instante em que elas
são geradas, e o que ocorre é que o arquivo “bate e volta”. Só que quando se tenta gerar
novamente, cai em duplicidade, visto que, as NF-e possuem numerações sequenciais que
não podem ser alteradas e tendo o setor SSL que inutilizar esta nota ocasionando outros
problemas como num efeito dominó.
Outra observação valiosa acontece quando se está operacionalizando uma venda. É
preciso saber se o cliente é pessoa física ou jurídica. Sendo uma pessoa jurídica, a NF-e é
originada obrigatoriamente já no caso do cliente ser pessoa física, é facultativo solicitar ou
não a NF-e, todavia os dados que constam no Cupom Fiscal também compõem as
informações de saída que comporão o livro de apuração no momento em que este será
enviado para a RFB através do SPED em outro módulo.
A NF-e de venda é um documento que substitui o Cupom Fiscal, por isso quando se
gera uma NF-e, o Cupom Fiscal precisa ser anexado ao DANFE para efeito de fiscalização por
parte da SEFAZ juntamente com a RFB.
58
7.3 CONTABILIDADE DIGITAL (SPED) - ENTREVISTA NO DCF
A entrevista no DCF foi dividida em duas partes: a primeira foi a entrevista com a
gestora deste departamento - contadora geral da empresa, a qual forneceu informações
gerais do setor. A segunda parte da entrevista foi realizada com o analista contábil e
coordenador do DCF que detalhou sobre a sequência do fluxo das informações no processo
de faturamento das Notas Fiscais e do procedimento do SPED e SEF.
As informações que foram extraídas das NF-e (tanto de entradas quanto de saídas)
e que constam no banco de dados no módulo contábil do Sistema ERP da empresa são
unificadas para realizar as escriturações dessas notas e registro no Livro de Apuração. No
Livro de Apuração será feita uma conferência dos dados com os que foram lançados no
Sistema. Em seguida, é efetuada uma importação dessas informações, convertidas para o
formato TXT, seguindo uma padronização conforme leiaute fornecido pela RFB.
Pelo fato da LEM/LTDA possuir um sistema ERP integrado, facilita bastante o
processo de repasse das informações para a SEFAZ. No caso da loja 10 as informações
seguem diretamente para a RFB. Já as informações oriundas da loja 02 seguem para a SEFAZPE e eles se encarregam de encaminhar os dados para a RFB. O Sistema ERP da LEM/LTDA
possui uma base de dados onde ficam registradas todas as informações de vendas das lojas,
e que o DCF tem total acesso caso necessite confrontar algum dado antes de enviar o SPED.
As atividades em relação ao envio do SPED que no caso específico do DCF, seria a
distribuição das informações compiladas pelo contador para colaboradores com perfis
específicos e que tenham capacitação e autorização adequadas para repassar as
informações à SEFAZ-PE e para a RFB através do SPED. A ECD e EFD são procedimentos
semelhantes. A diferença está nos tipos de obrigações, dos documentos analógicos que os
arquivos digitais substituem e pela periodicidade/prazo de envio, sendo o EFD transmitido
mensalmente e o ECD uma vez ao ano.
Depois que as informações já estiverem sido unificadas em pastas especificas,
aciona-se o PVA e insere toda informação que foi extraída do Sistema ERP, já convertida
para TXT, para o SPED Fiscal e/ou SPED contábil no caso da loja 10 e SEF para a loja 02.
59
Em seguida, se processa a declaração do EFD de acordo com leiaute da RFB onde
constarão todas as informações de vendas que ficam armazenadas no sistema ERP para
depois serem importadas para o PVA, onde os arquivos receberão a validação e a
certificação digital do contador da empresa devidamente cadastrado na receita e pelo
representante da pessoa jurídica que é o acionista da LEM/LTDA.
A transmissão desses dados é feita através do portal do RECEITANET11, e o envio do
SEF é feito no endereço eletrônico da SEFAZ-PE. Para confirmar o envio da escrituração, a
RECEITANET emite um recibo para ser impresso informando o êxito da entrega da obrigação,
pois, a empresa ao final de todo procedimento ainda precisa imprimir e arquivar esse recibo
em papel autenticado pela RFB onde neste recibo estarão todas as informações que foram
enviadas tanto de entrada quanto de saída de uma forma resumida.
Descritas as etapas acima, a figura 8 demonstra a continuação da sequência das
etapas do fluxo da informação, dessa vez já com os dados informacionais sob posse do DCF:
11
Programa transmissor dos dados informacionais para RFB.
60
Figura 8: Fluxograma referente à Contabilidade Digital (SPED)
61
Onde:
B
: Processo de envio do SEF para a SEFAZ-PE;
C
: Rotina inerente ao processo de arquivamento o DCF E CPD;
G3
: Gargalo que surge na adequação do sistema ERP da empresa aos leiautes impostos
pela RFB e demais SEFAZ além de prazos e regulamentos diferentes;
Depois da constatação de Autorização de Uso da NF-e por parte da SEFAZ e da
confirmação da venda, as informações são enviadas para o DCF onde serão feitas as
atividades que no modelo de fluxo da informação de Beal (2009) corresponde ao
Tratamento da Informação. Neste momento os documentos que chegam ao DCF são
selecionados, classificados, conferidos, formatados e compilados para a preparação do envio
do SPED.
As informações digitais no formato XML que ficam armazenados no servidor são
analisadas e conferidas com os DANFE’s impressos e enviados pelas lojas com destino ao
DCF. Depois de efetuada a conferência dia a dia, os arquivos digitais da loja 02 e 10 são
convertidos de XML para TXT e são realocados para o aplicativo gerador do SEF (fornecido
pela SEFAZ-PE) e para a pasta Geradora do EFD dentro do sistema ERP respectivamente,
sendo todos os seus arquivos impressos, arquivados em pastas A-Z, inclusive a DANFE.
Seguindo as etapas de Beal, a Distribuição da informação se dá a partir do momento
em que os arquivos da loja 02 seguem para a SEFAZ-PE via SEF para posterior envio para a
RFB e os da loja 10 já é repassada diretamente para a RFB por meio do SPED.
Quando perguntado sobre o suporte da esfera governamental no processo, foi
respondido que existe um plantão do SPED que dá suporte on line, mas que nem sempre
62
funciona. No que concerne à legislação se encontra um problema relacionado ao SPED, pois,
trata-se de um sistema universal do Governo Federal, porém, quem estabelece os critérios
de operacionalização são as Secretarias da Fazenda Estaduais. Um exemplo que podemos
vincular ao que foi descrito é referente aos prazos de entrega da obrigatoriedade que
compete a cada estado criar o seu, dificultando o processo de empresas que são instaladas
em diversas UF’s no Brasil além dos sistemas exigirem procedimentos diferentes como
acontece no caso do SEF e SPED que utilizam programas validadores diferentes quando os
arquivos a serem enviados possuem a mesmas designações.
Pode-se dizer que o procedimento do SPED possui muitas vantagens para ambas as
partes, sobretudo no que se refere à segurança da tramitação das informações. Mas para se
ter êxito, a organização precisa possuir um sistema ERP robusto e altamente desenvolvido
para seguir as exigências da RFB no que concerne aos leiautes, visto que, esses leiautes
servem para dar maior mobilidade e segurança ao fluxo da informação que será transmitido
em meio magnético.
Os principais problemas enfrentados, segundo os analistas, estão atrelados aos
leiautes: “o sistema disponibilizado pela RFB é complexo e não aceita erros, pois, uma vez
enviado as informações, não tem mais volta, não é um sistema desenvolvido para ser
manipulado por terceiros.” (ENTREVISTADO, DCF). Algumas consequências foram
identificadas no momento da transmissão do SPED, tais como:
 Documentos cujas informações divergem das registradas no sistema;
 Documentos em duplicidade;
 Documentos constam no livro de escrituração, mas inexistentes no banco de dados
do sistema:
“por que há algum problema no registro desse documento que impossibilita
a transmissão dele, como por exemplo, quando o cliente está efetuando o
cadastro lá na loja, não precisa preencher o campo do RG, pois para a RFB
basta o CPF, e é necessário colocar a palavra ISENTO, mas muitas vezes há
erros de digitação ficando assim escrito: “insento”, “inseto” ETC o que
acaba causando erro nos registros quando se converte o arquivo de XML
para TXT”. (ENTREVISTA DCF, 2012).
Quanto ao Uso da Informação podemos mencionar três situações: a primeira diz
respeito à utilização dessa informação no âmbito externo mais precisamente pela SEFAZ-PE
e RFB que é usada para confronto de dados e verificar a ocorrências de fraudes nas
operações de venda; outra situação que remete também a questões externas como quando
63
a empresa está sendo julgada em audiências ou auditorias e precisam daquelas informações
para compor a defesa e, no próprio âmbito interno, para analisar outros fluxos como os de
caixa, de estoque, de logística entre outros.
7.4 GESTÃO DOCUMENTAL – ENTREVISTA COM O ARQUIVO DO DCF E O CPD
Além de o DCF desenvolver serviços inerentes às atribuições de finanças da
empresa, é de sua responsabilidade também o gerenciamento de toda gama documental de
natureza comercial, administrativa e por vezes jurídica. O arquivo armazena tanto
documentos em suporte físico quanto os de formato digital. Mesmo sendo uma empresa
experiente no mercado, a preocupação com as práticas arquivísticas estão sendo exercitadas
apenas agora. São 20 anos de documentação espalhadas numa área de aproximadamente
100 m² que está começando a tomar forma de um arquivo. Recentemente contratou-se uma
empresa para organizar e elaborar a política de gerenciamento documental, mas ainda não
entrou em vigor.
A LEM/LTDA também usa diversos recursos para o gerenciamento de
informações/documentos, sobretudo para seu arquivamento que é o sistema ERP, cujo
programa tem interfaces destinadas à tramitação dos dados informacionais que ficam
armazenados no servidor da Central de Processamento de Dados, inclusive um módulo de
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que ainda está em fase de adaptações. No
entanto, ainda é preciso que haja uma interação entre os aparatos técnicos, tecnológicos e o
profissional responsável pela gestão documental.
A trajetória do fluxo da informação tem sua continuação com a passagem pelo DCF
e, depois que os dados são enviados por meio do SPED, eles são armazenados em pastas no
servidor como itens já enviados para a SEFAZ e RFB, de acordo com a ordem cronológica de
origem do documento. O DCF armazena estes mesmos arquivos como backups para
garantirem a integridade desses documentos eletrônicos, pois os mesmos serão unificados
novamente para compor o ECD (que são todos os arquivos de EFD de todos os meses do ano
que seguirão novamente para a RFB).
Já os documentos impressos que integram a informação arquivística em meio
analógico como os recibos impressos que foram emitidos pela RFB e os DANFE’s, são
64
armazenados em pastas A-Z e são alocadas em estantes que formam o arquivo corrente do
DCF para eventuais consultas. Visto que:
As informações digitais de venda e das demais operações são armazenadas em
storages no CPD da LEM/LTDA, porém observou-se que não há gerenciamento destas
informações pós-arquivamento, o que causa muitos transtornos no momento em que um
funcionário pretende recuperar a informação posteriormente.
O DCF recebe suporte do CPD no que diz respeito às atribuições específicas de TI,
porém, não existe interação no que concerne aos documentos armazenados
eletronicamente, causando insatisfações para ambos os lados.
A figura 9 mostra os detalhes desta etapa:
65
FIGURA 9: Fluxograma referente à Gestão Documental
66
Onde:
G4
: Gargalo referente ao armazenamento das informações digitais, pois, o setor
responsável pelo gerenciamento eletrônicos destes documentos seria o CPD,
mas, as informações são salvas nos stogares sem nenhum tipo de tratamento
ou organização. A recuperadas das informações é extremamente difícil, isso faz
com que o DCF crie uma maneira de armazenar esses documentos em HD’s
externos.
G5
: Gargalo referente à falta de gerenciamento dos documentos impressos que
são armazenados desordenadamente em pastas A-Z até terminar o ano
corrente. Mesmo sendo documentos recentes, não é fácil fazer a recuperação
deles, pois são muitos documentos armazenados de todas as lojas.
G6
: Gargalo referente à falta de política de gestão documental pósarquivamento, pois, não há um critério para descartar os documentos. Ficando
agrupados em um enorme espaço e quando se precisa de espaço para
depositar documentos mais recentes, são escolhidos alguns documentos para
serem incinerados, desrespeitando até mesmo a legislação vigente.
Dentre as análises estudadas neste trabalho, as que mais chamam atenção condiz
nas duas últimas etapas idealizadas por Beal (2009) que são o Armazenamento e o Descarte
da Informação.
As NF’s-e depois de receberem Autorização de Uso já são enviadas
automaticamente para o servidor localizado no CPD, porém não há um gerenciamento
dessas informações, ficando por vezes impossível de ser recuperada, pois, o sistema só
67
indexa o arquivo de acordo com a ordem cronológica e vários documentos são gerados ao
mesmo tempo dentre as 114 lojas existentes.
Por falta de uma gestão documental, os analistas contábeis são forçados a fazer
cópias reservas em HD’s externos para se precaver de possíveis extravios. Os documentos
analógicos originados destes processos são apenas guardados em pastas nominadas, mas
também não há um gerenciamento. “Fica só a critério de guarda, pois, muitas vezes nem
classificação recebem, isso quando o documento consegue chegar ao arquivo do DCF”.
(ENTREVISTA DCF, 2012).
Foi observado que no DCF existe um espaço onde ficam guarnecidos os documentos
recentes (definido assim como arquivo corrente) e possui um espaço em anexo com
aproximadamente 100m² que denominam de arquivo, porém os documentos não têm nem
classificação nem organização.
Quando questionado sobre a existência de uma política voltada para o arquivo, o
setor foi bem enfático: “Aqui neste espaço estão guardados 20 anos de empresa e você
ainda me pergunta se há uma política de arquivamento?”. Essa frase pode resumir bem o
que seria a 7ª e última etapa, pois na LEM/LTDA não existe a etapa denominada de Descarte
da informação por Beal idealizada. Todos os documentos são jogados em um depósito
chamado pelos colaboradores de “céu” e é para lá onde se destinam os arquivos
intermediários e permanentes.
Não existem critérios para descarte de documentos que obedeça as normas legais,
as políticas operacionais e exigências internas e externas (BEAL, 2009). O que há na verdade
são incinerações sem nenhum respaldo. “Tanto faz para a empresa mandar queimar
documento de 1999 com os de 2010, quando eles necessitam de espaço manda queimar e
pronto, não existe uma critério de descarte muito menos uma tabela de temporalidade”
(ENTREVISTA DCF, 2012).
Existe ainda o problema em relação a falta de uma política de preservação digital,
visto que, os formatos XML e TXT não são adequados para serem armazenados, pois, podem
correr o risco de os arquivos caírem em obsolescência digital por não possuírem mais
leitores ou reprodutores desse tipo de formato e/ou extensão.
68
8 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Com o agrupamento das análises dos resultados obtidos nesta pesquisa, pode-se
concluir que a problemática levantada sobre o fluxo da informação contábil e sua respectiva
gestão documental na empresa estudada fora apresentada em coerência com os
desdobramentos e funcionalidades do modelo de fluxo proposto por Beal (2009) incluindo
um mapeamento da informação para identificar de onde advêm os principais gargalos que
incidem neste fluxo.
Apesar do complexo fluxo de informações que tramita entre os setores estudados, a
escolha das rotinas contábil/fiscal foi um desafio satisfatório de se investigar, visto que, é
uma área do conhecimento que, além se constituir em um dos setores mais importantes de
uma organização, sofre influência direta e imprescindível da Gestão da Informação.
Por meio dos resultados obtidos em relação ao fluxo da informação contábil/fiscal
nas operações de venda, pôde-se ter a conclusão de que das 7 etapas que compõem o
modelo “ideal” de fluxo da informação explicitado por Beal (2009), só cinco foram
identificados como usáveis na LEM/LTDA. O destaque negativo dessa descoberta ficou por
conta da ausência de uma Gestão Documental eficiente, pois, trata-se uma empresa privada
de grande porte no cenário regional com uma longa estrada percorrida e alguns bilhões de
receita anual, mas que investe pouquíssimo no tratamento de suas informações relativas as
suas atividades operacionais e estratégicas.
De posse do acervo teórico que compõe essa pesquisa, somadas as opiniões dos
respondentes das entrevistas, pode-se dizer que o conceito de Contabilidade Digital
(SPED/SEF) e seu Gerenciamento Eletrônico são vistos atualmente como uma “vantagem
vital” das organizações que as utilizam, que sempre se viu cercadas de papéis, e tem essa
premissa como a solução para o gerenciamento dos documentos digitais gerados destes
processos. A Tecnologia da Informação criada para estes ambientes realmente foi uma
inovação plausível para o cenário Tributário Nacional, afetando positivamente também as
esferas arquivísticas, sobretudo para gerenciar sua massa documental que muitas vezes não
está organizada fisicamente.
A partir dos procedimentos descritos, tanto em relação ao estudo de caso, quanto
em relação à revisão teórica, a problemática levantada neste estudo foi respondida através
do mapeamento Fluxo da Informação por meio do desenho dos fluxogramas, o que tornou
69
mais claro e evidente a necessidade uma gestão e política documental, para diminuir os
impactos no processo decisório da organização.
Ficou explícito nas entrevistas que, para se ter êxito em todo o processo de
gerenciamento de informações digitais, é importante a adesão de um sistema integrado
robusto, que seja flexível e ao mesmo tempo consistente onde todas as informações fiquem
“amarradas” esperando pelas solicitações de recuperação no momento adequado.
As funcionalidades de um mapeamento das informações e a conseguinte
construção de um fluxograma para a análise deste fluxo informacional dentro de um Sistema
de Informações estão apresentadas para qualquer organização que deseje organizar suas
atividades, inclusive no âmbito documental, visto que independente do porte da empresa,
ela precisa se ater mais aos componentes intrínsecos voltados para a Gestão da Informação.
O estudo de caso da LEM/LTDA é uma demonstração de que não será só com a adesão de
um sistema ERP altamente desenvolvido que resolverão os gargalos, mas sim a utilização de
uma política informacional eficaz que possa ser utilizada corretamente.
Aponta-se como possível solução a adoção de uma política de gestão documental
que contemple: a inserção de normas do CONARQ; a criação da Tabela de Temporalidade e a
efetivação de procedimentos adequados para a preservação dos documentos digitais, como
por exemplo, o armazenamento das informações digitais em formato PDF.
Portanto, as organizações podem fazer uso do estudo de suas atividades por meio
de mapeamento/fluxograma, não só para conhecer suas rotinas, mas também para
aperfeiçoar os seus processos.
A soma mais importante sobre a realização deste trabalho está no acréscimo
interdisciplinar que esse tema propicia, tanto para a interatividade das áreas de Gestão da
Informação, Ciências Contábeis e Arquivologia, quanto para a interação entre os setores
estudados na LEM/LTDA. Visto que, confrontou-se a gama teórica com a árdua prática,
trazendo contribuições mútuas tanto para a empresa pelo nível factível do estudo quanto
para a academia por tornar um insumo para eventuais pesquisas.
Enfim, espera-se que este estudo proporcione mais um alicerce teórico para esses
temas estudados, sobretudo para os que estudarão a sequência do fluxo da informação
contábil nos órgãos reguladores e fiscalizadores públicos como a RFB e demais SEFAZ’s.
70
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71
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74
ANEXO A – SÍMBOLOS DO FLUXOGRAMA VERTICAL
SÍMBOLO
SIGNIFICADO
SIMBOLO
SIGNIFICADO
Análise
ou
Operação
Execução
ou
Inspeção
Transportes
Permanência
Temporária ou
Passagem
Arquivo
Definitivo
Figura 10: Simbologia do fluxograma vertical
Fonte: (OLIVEIRA, 2010)
Demora
ou
Atraso
75
ANEXO B- OS SÍMBOLOS DO FLUXOGRAMA HORIZONTAL, PARCIAL OU
DESCRITIVO
Símbolo
Significado
Símbolo
Significado
Terminal
Operação
Executante
ou
Responsável
Documento
Arquivo
Decisão
Conferência
Conector
de
Página
Conector
de
Rotina
Sentido de
Circulação:
Documentos,
Informações Orais.
Material
Figura 11: Simbologia do fluxograma horizontal parcial
Fonte: (OLIVEIRA, 2010)
76
ANEXO C - SÍMBOLOS DO FLUXOGRAMA HORIZONTAL GLOBAL OU DE COLUNA
Símbolo
Significado
Símbolo
Significado
Terminal
Documento
(Inicia ou termina uma rotina
ou um processo qualquer).
(Serve para identificar o
documento que entra no
fluxo).
Conector
Informação Oral
(Utiliza para transferir o fluxo
para outra página).
(Quando uma informação
importante é tramitada
verbalmente).
Arquivo Permanente
Conector de Rotina
(Documento foi arquivado,
em caráter definitivo, só
podendo sair mediante
requisição).
(Utiliza para transportar a
rotina para outra coluna,
dentro do mesma página).
Arquivo Provisório
Decisão
(Indica fluxo em parada
temporária, aguardando
algum tipo de providência,
para poder prosseguir).
(Identifica a tomada de
decisão, levando ao
desdobramento do fluxo,
segundo as alternativas
verificadas).
Inutilização
ou destruição
do
Documento
Sentido de
Circulação:
Documentos,
Informações Orais.
Operação
Conferência
(Indica um grupo de
instruções que executam
uma função de
processamento do
programa).
(Indica qualquer exame,
conferência ou inspeção no
fluxo de trabalho inclusive a
verificação do conteúdo do
Documento).
77
Demora, Atraso ou
arquivamento
temporário
Figura 12: Simbologia do fluxograma horizontal global
Fonte: Adaptado de Oliveira (2010).
Material